Aula 8 - A Logística na Farmácia Hospitalar - Aquisição e Controle de Estoque

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LOGÍSTICA NA FARMÁCIA HOSPITALAR: Aquisição e Controle de Estoque
LOGÍSTICA DE MATERIAIS
 “É o processo de planejamento, implementação e controle do fluxo eficiente e eficaz de matérias- primas, estoques de produtos semi-acabados e acabados, bem como de fluxos de informações a eles relativo, desde a origem até o consumo, com o propósito de atender aos requisitos dos clientes”.
 (Council of Logistics Management )
Conjunto de procedimentos através dos quais se efetiva o processo de compra dos medicamentos, de acordo com uma programação estabelecida, com o objetivo de suprir necessidades de medicamentos em quantidade, qualidade e menor custo-efetividade e manter a regularidade do sistema de abastecimento.
PADRONIZAÇÃO DA LISTA DE MEDICAMENTOS 
Seleção de medicamentos
Programação para aquisição de medicamentos
AQUISIÇÃO
Cadastro e seleção fornecedores
4
Prover medicamentos primordiais na atividade hospitalar, as pessoas desempenham, direta ou indiretamente, papel fundamental na prestação da assistência.
Conhecer os mecanismos do processo, sendo treinadas e capacitadas.
estabelecem suas diretrizes com foco nas necessidades, adequando‑se a sua capacidade e orçamento
PRIVADO
Definem as formas de aquisição a fim atender as normas e leis vigentes.
PÚBLICO
AQUISIÇÃO
PERIODICIDADE DE COMPRAS 
 Aspectos a considerar
modalidade de compra adotada
disponibilidade e capacidade do fornecedor
definição dos níveis de estoque
capacidade de armazenamento do serviço
recursos orçamentários e financeiros disponíveis
Programação: Mensal, Bimensal, Trimestral, Semestral ou Anual
Aspectos Mais Importantes
Recursos humanos 
Sistema de informações
Orçamento e finanças
Infraestrutura
Gestão
Seleção de fornecedores
Conhecimentos técnicos
Conhecimentos administrativos
Conhecimentos Legais
Conhecimentos Econômicos
Conhecimentos das Políticas de Saúde
Monitoramento - indicadores
ATRIBUIÇÕES DO FARMACÊUTICO
 Estabelecer requisitos técnicos e participar da elaboração das normas administrativas e de procedimentos que orientem o processo de compra
Solicitar pedido de compras, definindo as especificações técnicas
 Emitir parecer técnico dos processos de compras relacionados a medicamentos e/ou material sob sua responsabilidade
 Acompanhar e avaliar o processo de compra
 Acompanhar e avaliar fornecedores
AQUISIÇÃO
AQUISIÇÃO EM INSTITUIÇÕES PRIVADAS
Estratégias
Pesquisa de preços no Mercado
Cadastro prévio de Fornecedores
Normas Particulares da instituição
Cooperativas
Aspectos a serem observados
 Número mínimo de cotações
 Preço objetivo
 Aprovação de compra
Definição prazos de entrega e pgmento
 Registro de compra
Gestão de estoques de materiais essenciais que exige por sua especificidade aprofundado conhecimento:
1 - Nomenclatura dos medicamentos
2 - Esquemas terapêuticos
3 - Estabilidade e conservação dos fármacos
4 - Tecnologia farmacêutica e controle de qualidade
5 - Planejamento do estoque
Área De Atuação Do Farmacêutico
Modalidade
Participantes
Prazo de divulgação
Meios de divulgação
Valor
Dispensa
-
-
-
Até R$ 17.600,00
Convite
Interessados cadastrados ou não
Mínimo 3
5 dias úteis
Convocação escrita
Até R$ 176.000,00
Tomada de preços
cadastrados
15diasúteis
Diário oficial e jornal de grande circulação
Até R$ 1.430.000,00
Concorrência
cadastrados
nomínimo30dias
Diário oficial e jornal de grande circulação
Até R$ 1.430.000,00
Pregão
Cadastro
8dias
Diário oficial e jornal de grande circulação
-
Aquisição Setor Público: Licitação
É o procedimento administrativo pelo qual um órgão público seleciona a proposta mais vantajosa aos seus interesses, mediante condições estabelecidas no instrumento convocatório, denominado “EDITAL”.
Licitação
“ A licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia, a seleção da proposta mais vantajosa para a administração e a promoção do desenvolvimento nacional sustentável e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos” 
(Lei nº 12.349, de 2.010) 
Definição:
Sistema de registro de preços é um procedimento de compras, previsto no art. 15, da lei 8666/93, no artigo 12 , da lei 10.520, de 17/07/02 e regulamentado pelo decreto nº 3.931 de 19/09/2001, mediante concorrência pública e pregão, tipo menor preço, em que os interessados em fornecer materiais, equipamentos ou gêneros à administração pública, concordam em manter registrados os seus preços para estes produtos e a fornecê-los, quando solicitado, conforme conveniência da administração, durante o prazo de validade da ata de registro de preços.
Sistema de Registro de Preços
Não exige número mínimo de participantes.
Tem vigência de 12 meses e pode ultrapassar o ano fiscal.
Não há valor estimado.
Os preços não podem ser reajustados.
Não há obrigatoriedade de compra.
SRP - VANTAGENS
EMPENHO
Art. 58 – Lei 4320/64
O Empenho da despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o estado obrigação de pagamento.
MODALIDADES DE EMPENHO
Ordinário
Global
Estimativo
Valor do empenho é igual ao da compra
Pagamento pelo seu total, única vez.
Quando não houver condições de se apurar 
o valor correto da despesa
Se conhece o valor total da despesa, mas 
o pagamento e a entrega são feitos parceladamente
DISPENSA DE LICITAÇÃO 
Emergência (demanda momentânea)
Licitação deserta
LICITAÇÃO INEXIGÍVEL
 Fornecedor exclusivo, comprovado com 	carta emitida por órgão de registro 	comercial 
Impedimento de licitar e contratar com a Administração pública pelo prazo de até 5 anos;
Descredenciamento no Sicaf ou sistemas equivalentes pelo mesmo período;
Multas e demais cominações legais - art. 184, Lei 9.433/05;
Detenção de 06 meses a 06 anos - arts. 93 e 96, Lei 8.666/93.
 
Processos Licitatórios
Quais as Sanções & Penalidades ?
Parecer Técnico
EXIGÊNCIAS TÉNICAS
I - Apresentação da Licença Sanitária Estadual ou Municipal; 
II - Comprovação da Autorização de Funcionamento da empresa participante da licitação; 
III - Certificado de Boas Práticas de Fabricação e Controle por linha de produção/produtos, emitido pela Secretaria de Vigilância Sanitária do Ministério da Saúde; (REVOGADO pela Portaria MS 2.894/18.
IV - Certificado de Registro de Produtos emitido pela Secretaria de Vigilância Sanitária, ou cópia da publicação no D.O.U.
Lei de licitação: 8.666/93; Lei dos genéricos: 9.787/99; Pregão: lei 10.520/2002.
Papel do Farmacêutico na Licitação
certificar que o produto atenda as características descritas no EDITAL.
Analisar a documentação enviada e as amostras quando for o caso.
Após essa análise é emitido um parecer técnico podendo classificar ou desclassificar a empresa para a etapa de lances.
 
 
Publicação do DOU
Empresa detentora do registro
Nº AFE da Empresa 
Fármaco / Princípio Ativo
Classe terapêutica
Nome comercial; nº do processo
Destinação; nº do registro (13 dg)
Assunto da petição
Vencimento do registro
Prazo de validade
Apresentação comercial
Deve corresponder à especificação e à proposta
A empresa realmente está ofertando o que é preciso comprar?
Deve corresponder à proposta
O registro analisado é o do produto ofertado?
Deve estar vigente
Registro do Medicamento
Lei 5991 de 17/12/73 (controle sanitário de mtos)
Lei 8666 de 06/06/93 (normas para licitação)
Portaria 801 de 7/10/98 (registro de mdctos)
RDC 185 de 22/10/01 (Produtos para Saúde)
Lei 10.520 de 17/07/02 (institui modalidade Pregão)
RDC 45 de 12/03/03 (B.P. uso de SPGV) 
RDC 134 de 29/05/03 (similares)
RDC 135 de 29/05/03 (genéricos)
RDC 333 de 19/11/03 (rotulagem)
RDC 210 de 02/09/04 (similares)
RDC 297 de 30/11/04 ( rotulagem)
Portaria 12 de 05/01/05 (transporte) 
Legislação AplicadaQUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES – CRITÉRIOS
 
Qualidade
Prazo De Entrega
Preços Acessíveis
Estrutura Para Atender A Solicitação
Habilidade Técnica Para Produzir/Fornecer
Serviços Pós-venda (Sistema De Suporte)
Localização
Reputação E Solidez No Mercado Farmacêutico
SISTEMA INFORMATIZADO
SISTEMA
CADASTRO DE
PRODUTOS
CADASTRO DE
PACIENTES
CADASTRO DE
FORNECEDORES
CADASTRO DE
SETORES
MOVIMENTAÇÃO
CONTROLE
DE ESTOQUE
RECEITA /
RESULTADO
CUSTOS
Planejamento
CONSULTAS
FATURAMENTO
HOSPITALAR
SISTEMAS DE CONTROLE DE ESTOQUE
 Sistema Empírico
 Sistema Manual: fichas de prateleira ou ficha 	Kardex.
 Dificuldades:
 # manipulação dos dados
 # erros individuais e globais
 # impossibilidade de gerenciar individualmente
 # pouca agilidade para pesquisa
 # impossibilita cruzamento de dados on-line
SISTEMAS DE CONTROLE DE ESTOQUE
 Sistema Empírico
 Sistema Manual: fichas de prateleira ou ficha 	Kardex.
 Dificuldades:
 # manipulação dos dados
 # erros individuais e globais
 # impossibilidade de gerenciar individualmente
 # pouca agilidade para pesquisa
 # impossibilita cruzamento de dados on-line
 Cadastro Produtos	 	Apropriação consumo
 - Grupos fármaco	 	- Centro de Custo
 - Sub-grupos fármaco	- Sub-centro Custo
 - Princ. Ativo
 - Produtos		
 - Frações				
Sistema eletrônico: Base de dados
Garantir medicamentos e produtos p/ saúde
Disponibilizar medicamentos seguros e efetivos
Garantir a rastreabilidade dos mdctos e produtos para a saúde na instituição
Preservar a qualidade e estabilidade dos medicamentos
Manter boas relações com fornecedores
Reduzir custos
Diminuir custo da disponibilidade
	aumento do capital imobilizado
 	perdas por vencimento e deterioração
 	procedimentos inadequados de armazenamento
OBJETIVOS DA GESTÃO DE ESTOQUES
 Produtos selecionados pela CFT
 Especificação (descrição técnica) dos itens
 Classificação e codificação dos itens
 Controle eficaz do estoque
 Protocolos de uso de medicamentos e MMH
 Estabelecer controles de segurança
 Estudo da demanda
 Variações sazonais
CRITÉRIOS
ESTOQUE DE SEGURANÇA : MARGEM DE SEGURANÇA
O estoque de segurança é caracterizado pelo ato de manter níveis de estoque suficientes para evitar faltas de estoque diante da variabilidade da demanda e a incerteza do ressuprimento (repor item faltante) do produto quando necessário.
TEMPO DE ABASTECIMENTO (TA) = TEMPO QUE O ITEM DEMORA PARA RETORNAR AO ESTOQUE
TA= TPI + TPE
TPI = TEMPO DE PROCESSAMENTO INTERNO
TPE = TEMPO DE PROCESSAMENTO EXTERNO
PONTO DE RESSUPRIMENTO = MOMENTO DE FAZER NOVO PEDIDO
PR = CMM X TA + ES
Previsão de Demanda
 Permanente: para produtos com vida longa, requer ressuprimento periódico;
Sazonal: flutuações com período igual ou inferior a um ano, numa série temporal; 
Irregular: depende de outros fatores (taxas de câmbio, importação);
Em desuso: quando a demanda do produto acaba ou entra um novo produto;
Derivada: ligada a outro produto.
Avaliação do Consumo e Demanda
VANTEGENS
Fácil implementação e manipulação
Controle manual ou informatizado
DESVANTAGENS
Pode apresentar dados inconsistentes 
Observação e atualizaçã constantes
Consumo Médio Mensal 
CMM = consumo “n” últimos meses
		N
Estoque de Segurança (ES):
Estoque de cada item que deve ser mantido como reserva para assegurar a continuidade do tratamento em caso de atraso de entrega do fornecedor ou aumento de consumo.
Depende da classe ABC, consumo e tempo de abastecimento.
ES item A = CMM.1/3TA
ES item B = CMM.1/2TA
ES item C = CMM.TA
demanda não = nºdias faltou mdcto x CMM
Reprimida 	 nºdias funcionamento
Ponto de Reposição (PR)
Indica quando se deve iniciar um novo processo de compra.
PR = CMM x TE + ES
Tempo de Espera (TE) ou Tempo de abastecimento (TA):
Tempo de gestão administrativa para selecionar o fornecedor (cotação) e enviar o pedido, somado ao prazo de entrega da firma fornecedora.
TE = TPI + PE
Obs.: tempo de espera, prazo de entrega, CMM e Estoque de Segurança = variáveis, revisão periódica 
Estoque Mínimo (EMI)
É a quantidade mínima que se deve manter de cada item
EMI = CMM + ES
Estoque Máximo (EMX)
É a quantidade máxima que se deve atingir no estoque. Está na dependência do número de compras anuais.
EMX = CMM x TC (ou NM)
Curva ABC
Liste os principais produtos (por categoria ou aplicação) em uma planilha;
Na coluna ao lado coloque o valor unitário médio de cada item e o total consumido no período;
Multiplique o consumo pelo valor do produto e coloque na próxima coluna;
Calcule todos os itens consumidos no período;
Filtre pelos produtos com maior representatividade de consumo no período;
Calcule o percentual e coloque em uma outra coluna 
Agora basta filtrar em sua planilha os produtos com mais saída e agrupá-los de acordo com a Curva ABC.
CLASSIFICAÇÃO
% DOS ITENS
%CUSTO
CURVAA
20
80
CURVA B
30
15
CURVAC
50
5
Curva ABC 
CURVA ABC POR CUSTO
ITEM
VALOR UNITÁRIO
CONSUMO ANUAL
CUSTO ANUAL
X1
0,60
12000
7200
X2
0,05
50000
2500
X3
2,5
600
1500
X4
19,0
250
4750
X5
0,25
700
175
X6
0,82
200
164
X7
1,25
4000
37500
X8
4,0
20000
48000
X9
9,0
500
4500
X10
0,35
900
315
GRAU
ITEM
CUSTO
CONSUMO ANUAL
CUSTO ANUAL
%
CALSSIFICAÇÃO
1
X8
4
12000
48000
45,06%
A
2
X7
1,25
30000
37500
35,20%
A
3
X1
0,6
12000
7200
6,76%
B
4
X4
19
250
4750
4,46%
B
5
X9
9
500
4500
4,22%
B
6
X2
0,05
50000
2500
2,35%
C
7
X3
2,5
600
1500
1,41%
C
8
X10
0,35
900
315
0,30%
C
9
X5
0,25
700
175
0,16%
C
10
X6
0,82
200
164
0,15%
C
CLASSIFICAÇÃOABC
%ITENS
%VALOR
CURVA A
20 (X8, X7)
80,26
CURVA B
30 (X1, X4, X9)
15,44
CURVA C
50 (X2,X3,X10,X5,X6)
4,37
GERENCIAMENTO DE ITEM A
 reduzir prazo abastecimento(estoques menores);
 reduzir o estoques, estoque de segurança;
 utilizar a revisão contínua p/ repor estoques; 
 controlar rigorosamente o uso;
 estabelecer protocolos de uso;
 selecionar os melhores fornecedores; 
 negociar preços de maneira mais agressiva.
GERENCIAMENTO DE ITEM B
= menor frequência de compras
= controle diferenciado mas não 	extremamente rigoroso
= aquisição em quantidades pouco maiores
GERENCIAMENTO DE ITEM C
= deixar prazos de abastecimento maiores
= aumentar o estoque de segurança
= controle menos rigoroso
= estoque médio maior
CLASSIFICAÇÃO XYZ
PRIORIDADE TÉCNICA 
CRITICIDADE X SUBSTITUIÇÃO
X = máxima criticidade, imprescindíveis; sua falta 	põe em risco a assistência e a segurança do paciente; não podem ser substituídos.
Y = criticidade média; faltas podem provocar paradas e colocar em risco as pessoas; 	podem ser substituídos por outros com relativa facilidade.
Z = baixa criticidade; faltas não acarretam paralisações, nem riscos; grande 	possibilidade de substituições; grande facilidade de obtenção.
Métodos de avaliação de estoque
44
FEFO: First-Expire - First-Out ou PVPS: Primeiro que Vence - Primeiro que Sai. 
Serve para gerenciar o arranjo e expedição de matérias-primas ou mercadorias de um estoque, levando em consideração o seu prazo de validade.
FIFO: First In - First Out ou PEPS: primeiro a entrar - primeiro a sair.
Tipo fila (Por Ordem de Chegada), quando não há prazo de validade.
LIFO Last In - First Out ou UEPS: último a entrar - primeiro a sair.
É equivalente a FILO, First In, Last Out . O conceito é amplamente utilizado na informática. Avaliação feita pelo preço das últimas entradas - É o método mais adequado em períodos inflacionários
CUSTO MÉDIO  Média ponderada móvel dos vários preços de compra
CMV = Estoque Inicial + Compras - Estoque Final
INVENTÁRIO
Quanto à Freqüência
Permanente
Periódico
Quanto ao tipo
Geral
Parcial
Auditoria
(auditado-comissão externa)
Migração - Novo sistema
(Nomeado Comissão Externa).
Inventário
	
Tem como finalidade conciliar as posições indicadasnos registros contábeis e dos setor de controle de estoque do SFH com os saldos físicos do estoque.
Classificação: de acordo com a frequência de 			 realização.
Permanente: durante todo o exercício financeiro
B) Periódico: feito de forma rotativa
Itens A e X = inventariados mais vezes
Itens B e Y = rotatividade menor
Itens C e Z = uma vez ao ano
ARMAZENAMENTO - INSTALAÇÕES
Central de Abastecimento Farmacêutico(CAF)
Port. MS 1.884/95 - normas para projetos físicos de estabelecimentos de saúde Farmácia Hospitalar - área mínima para a CAF deve ser 0,6 m² por leito
Áreas necessárias:
 Recepção
 Quarentena
 Expedição
 Estocagem
 Administração
 Instalações Sanitárias
 A área, a localização e a construção do CAF devem ser adequadas para facilitar sua manutenção, limpeza e operação, com espaço suficiente para estocagem racional dos medicamentos. 
 Deve ser restrita somente a este propósito.
 O interior deve apresentar superfícies lisas, sem rachaduras e sem desprendimento de pó, facilitando a limpeza e não permitindo a entrada de roedores, aves, insetos ou quaisquer outros animais. 
Manual de Boas Práticas para Estocagem de Medicamentos da CEME (MS,1989)
Recebimento
Ato de conferência em que se verifica se os medicamentos entregues estão em conformidade com a especificação, quantidade e qualidade estabelecidas previamente no Edital/Pedido
É uma das etapas mais importantes do armazenamento na gerência de estoques
Documentação fiscal
Quantidade
Prazos de entrega
Preços (unitário e total)
Especificações dos produtos
Registro sanitário do produto
Certificado de análise ou laudo de controle de qualidade
Nome do responsável técnico nas embalagens
Embalagem
Lote/validade
Transporte
Os medicamentos só devem ser recebidos com documentação
Não escrever nem rasurar os documentos – documento anexo - formulário padronizado
Com exceção de nota fiscal com problemas
Toda documentação deve ser arquivada
Conferir todos os lotes (validade)
Cuidado ao atestar nota fiscal e documentos
Qualquer determinação de recebimento superior deve vir com autorização por escrito
Todas as ocorrências devem ser notificadas, datadas e assinadas
Todos os procedimentos devem ser registrados por escrito
Devolução de medicamentos
Produtos impróprios para uso
Elaboração de normas e procedimentos
Localização 
Identificação externa e interna
Dimensionamento
Acesso
Comunicação
Condições ambientais internas
Higienização
Segurança
Piso
Plano, claro e resistente
Paredes
Cor clara, tinta lavável, sem infiltração
Teto
Evitar telhas de amianto
Instalações elétricas
Evitar extensões elétricas e adaptadores
Instalações Sanitárias
Sem contato direto
Empilhamento
Não fumar
Sinalização adequada
Extintor de incêndio
Segurança