Palestra UCM: Técnicas para dirigir Reunião

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Tema: Técnicas para dirigir uma reunião
Elaborado por:dr Armando Domingos
Universidade Católica de Moçambique
Faculdade de Ciências de Saúde 
Curso de Licenciatura em Enfermagem
Estrutura da palestra
Objectivos da palestra
Conceitos básicos da reunião
Esquemas das reuniões
Tipos de reunião
Etapas de reunião
Actas de reunião 
Importância de reunião
Técnicas de reunião
Objectivos da Palestra
Objectivo geral do módulo:
 Desenvolver habilidades de cooperar e liderar numa equipa de enfermeiros, numa equipa multidisciplinar e com os estudantes.
Objectivo técnicas para conduzir uma reunião
Conceituar a Reunião;
Expliccar o Esquema de Reunião (fechado e aberto);
Identificar osTipos e Etapas de reunião;
Reconhecr a Acta de reunião.
Conceitos Básicos
 Reunião 
 Reunião se caracteriza pelo encontro entre duas ou mais pessoas com a finalidade de apresentar, debater e discutir tópicos relativos ao tema central escolhido (NAKANE, 2000). 
 A reunião é uma importante ferramenta de comunicação e, durante a comunicação, as pessoas visam formar um entendimento comum ao compartilhar ideias, discutir, negociar e tomar decisões (FUKS et al., 2002). 
 A comunicação facilita a tomada de decisão, resultado fundamental de uma reunião, em que estimula, desenvolve e valoriza os profissionais. 
 
Cont.
 Reuniões são ferramentas fundamentais para provocar mudanças e obter soluções nas organizações. Uma reunião apropriada e planejada pode influenciar na qualidade do serviço, visando o desenvolvimento da organização e ainda aprimorar o sistema de comunicação entre os departamentos (THOMSETT, 1992).
 segundo Medeiros e Rezende (2014 ), Uma reunião é o encontro de duas ou mais pessoas para discutir algum assunto em pauta, trocar ideias e até mesmo experiências sobre um ou mais assuntos para que haja aceitação por todos os envolvidos e assim provocar uma decisão coletiva, em que todos se comprometam com o que foi decidido.
Esquema de Reunião (fechado e aberto)
 Segundo Alcolismo Anonimo no Brasil (2013) Tradicionalmente as reuniões abertas são para qualquer pessoa que deseje assisti-la.
 Exemplo: Qualquer pessoa interessada no programa de A.A. para a recuperação do alcoolismo pode assistir às reuniões abertas. As reuniões fechadas são unicamente para os membros de A.A., ou para aqueles que tenham um problema com a bebida e tenham "o desejo de parar de beber". Sejam abertas ou fechadas, as reuniões dos Grupos de A.A. são realizadas e coordenadas por membros de A.A. Nas reuniões abertas, pode-se convidar aos não AAs para falar, conforme determinar a consciência de Grupo.
Mulheres que Amam Demais Anonimas
Uma reunião Aberta em Mulheres que Amam Demais Anonimas (MADA) é um método que nossos grupos utilizam para realizar seu propósito primordial de levar a mensagem de Mada à mulher que ainda sofre.1
– Reuniões Fechadas: visitantes não podem assistir, pois são reuniões apenas para membros de Mada e novatas em Mada.
– Reuniões Abertas: qualquer visitante pode assistir.1
Visitantes podem ser: psicólogas, médicas, assistentes sociais, profissionais, terapeutas e estudantes da área de saúde, ou qualquer mulher interessada em conhecer na prática como funciona uma reunião de MADA.1
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1https://grupomadabrasil.com.br/reunioes-abertas-e-fechadas/ (cedido no dia 14 de Setembro pela 11:13min)
Narcóticos Anónimos
Reuniões abertas – (reuniões para familiares, amigos, etc de pessoas que tem problemas com drogas lícitas e ilícitas).
Reuniões fechadas – (reuniões exclusivas para pessoas que tem problemas com drogas lícitas e ilícitas). 
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https://www.apmp.com.br/juridico/pjsantana/pdf/end_narc_anon.pdf ( Cedido no dia 14/09/2019 pela11:35min)
Esquema de Reuniões Abertas
Reunião de Alinhamento sobre Sarampo é realizada na Regional de Saúde de Varginha
Fonte: https://tvboaesperanca.com.br/reuniao-de-alinhamento-sobre-sarampo-e-realizada-na-regional-de-saude-de-varginha/, (cediddo no dia 14/09/19 pelas 12:37min)
 Cont.
Fonte: https://www.jatai.go.gov.br/convite-reuniao-ordinaria-do-conselho-municipal-de-saude/(cediddo no dia 14/09/19 pelas 12:45min)
Esquema reunião Fechada
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Cont.
Cont.
Importa salientar que existem vários esquemas de reuniões na área de Saúde, no entanto tem reuniões apenas dos Médicos chefes, diretores distritais apenas, diretores provinciais, pessoas soropositivas apenas, porem temos reuniões abertas que qual pessoa pode participar (a comunidade, amigos, vizinhos, etc)
Tipos de reuniões 
Para Silveira Neto apud Medeiros e Rezende (2014 ), as reuniões compreendem a três categorias e são classificadas de acordo com o seu objetivo: 
Reunião	de	Informação: seu objetivo é puramente informativo, não estimula debates. Nesse tipo de reunião, pode-se envolver o recebimento ou a divulgação de informação. A participação pode ser mínima. Pode ser realizada para grandes ou pequenos grupos.
Reunião	para	tomada	de	decisão: tem por escopo, por meio de troca de informações, iden- tificar alternativas para a solução de problemas e definir a implantação das decisões adotadas. 
Reunião	de	avaliação: é aquela na qual as decisões anteriormente tomadas têm seu desen- volvimento ou implantação verificados e acompanhados, e as medidas de acerto são sugeridas quan- do existem desvios dos rumos previamente acordados.
Mucchielli apud Medeiros e Rezende (2014 ), diz que a obrigação de um responsável por qualquer reunião é saber qual o tipo de reunião vai conduzir, pois o papel do condutor depende do objetivo de cada reunião.
O quadro abaixo mostra a classificação das reuniões e dos papéis dos condutores segundo Mucchielli apud Medeiros e Rezende (2014 ),
Cont.
Tipos
Características
Papel do condutor
Os meetings e as reuniões de massa
Congregam um grupo amplo de 500 a milhares de pessoas
Dirigir um meeting é assumir o papel de incitador, líder, condutor.
Os auditórios
Reuniões em que participam grupos ditos médios, de 30 a 500 pessoas.
O condutor ou conferencista tem um papel de informação ou de demonstração.
As reuniões de informação descendente
Realizadas geralmente em auditório. Devem ser distinguidos vários tipos: reunião de informação simples, o briefing, exposição de decisões, a reunião de contrainformação, reunião de feedback.
O condutor é encarregado de expor a informação.
Cont.
Tipos
Características
Papel do condutor
As reuniões de informação ascendente
informação ascendente
Têm em comum a procura e a obtenção de informações pela interrogação do grupo. O tema da discussão é interno ao grupo interrogado. Podem ser de diversos tipos: pesquisa de motivação, entrevista em grupo e fases de solução de tensões negativas.
O condutor interroga, faz a entrevista.
As reuniões-discussões
São diferenciadas mais por seus objetivos que pelos métodos de condução. Trata-se de uma discussão que deve chegar a um resultado, sejam decisões ou soluções relativas a um determinado tema. Subdividem- se em diversos tipos: reuniões- discussões com um tema, discussões preliminares, comissões de trabalho, grupos de concertamento.
O condutor tem o papel de animador ou regulador.
As reuniões de confrontação
Reúnem-se subgrupos de opiniões divergentes para que haja uma informação recíproca, uma mediação ou uma negociação.
 
A reunião é conduzida por um condutor.
Cont.
Tipos
Características
Papel do condutor
As reuniões de grupo com objetivo de formaçã
Nessa categoria de reuniões de pequenos grupos estão: os estudos de caso, as formações propriamente ditas e os grupos de formação.
 
O condutor tem como função utilizar a energia do grupo e dinâmica com o objetivo de fazer circular a informação que cada um detém.
Os grupos de criatividade
São reunidos para resolver problemas. Geralmente são grupos pequenos. São exemplos: grupos de solução de problema e de conflito e brainstorming.
 
A técnica de condução de grupos de criatividade é muito específica e o animador deve aplicar regras restritas.Etapas de Reunião
Segundo Correia (2011), uma reunião envolve 3 fases:
Preparação,
Execução,
Acções posteriores.
MODELO DE ACTA DE REUNIÃO
Às ___ horas, do dia ____, do mês de ___________, do ano de _______, reuniu-se a Diretoria Enfermagem_____________________, do Hospital__________________________________. Na pauta de reunião foi discutido que ___________________ e ____________________, sendo aprovadas as seguintes propostas a serem encaminhadas: __________________________ , ____________________________ e __________________________ . A reunião foi presidida por __________________________ (nome), ___________________________________ (cargo) e por mim, ____________________________ (nome), ___________________________ (cargo), que a secretariei.
Assinaturas: 
Importância das reuniões
Segundo Medeiros e Rezende (2014 ), desde a década de 1960, as reuniões eram consideradas uma ferramenta importante para fazer fluir o trabalho nas empresas, democratizar e difundir informação, tanto no sentido de verificar falhas nos processos, como também de encontrar soluções inovadoras. A importância das reuniões está relacionada ao trabalho desenvolvido em grupo, compartilhamento de ideias, de informações e aprimoramento das relações em grupo. Porém, para que as reuniões sejam bem-sucedidas, são necessários o planejamento, a condução, organização e acompanhamentos dos participantes.
 Segundo Neto apud Medeiros e Rezende (2014 ), os estudos mostram que os executivos gastam entre 20 e 30% de seu tempo participando de reuniões. 
Benificios de reunião
Medeiros e Rezende (2014 ), salienta que, ao se realizar uma reunião, vários aspectos podem ser observados. Muitas vezes, reuniões fazem com que vários benefícios apareçam – às vezes, algum assunto em pauta pode fazer com que erros futuros não venham a acontecer em novas reuniões. 
Os benefícios conquistados podem ser vários, entre eles: novos conhecimentos, soluções para problemas, debates, motivação, eles também podem gerar apaziguamento, treinamento, promover mudanças e gerar os famosos feedbacks, sejam eles positivos ou negativos. Por isso, reunir a equipe esporadicamente para decidir, criar, trocar ideias, falar de novas experiências, apresentar hipóteses e soluções é importante para que todos saibam a importância de se trabalhar em equipe. As reuniões bem organizadas atingem os objetivos do grupo e confirmam a eficácia. (Opcit)
Técnicas reunião 
Medeiros e Rezende (2014 ), diz que, para uma reunião ter sucesso e tornar-se produtiva, é importante saber conduzi-la com eficácia e, para isso, você precisa aprender as técnicas de uma boa condução. 
O fracasso de várias reuniões pode ser por algum despreparo do condutor da reunião e também pelo excesso de reuniões desnecessárias e mal conduzidas que podem ocorrer várias vezes na semana sem necessidade. Barbosa apud Medeiros e Rezende (2014 ), relata que para que a reunião fique mais produtiva, devemos focar em alguns pontos:
Cont.
Para Medeiros e Rezende (2014 ), Inicie a reunião esclarecendo os objetivos – esclarecendo todos os objetivos será a melhor maneira de se chegar a um resultado esperado;
Permaneça sempre em pé – a pessoa que conduzirá a reunião deverá ser o foco da atenção naquele momento, logo, deve ficar em pé para garantir a atenção; 
Controle o tempo da reunião – a delimitação do tempo deverá ser planejada com o horário de início, desenvolvimento e encerramento, pois assim terá todos os objetivos atendidos;
Registre as principais ideias da reunião – o objetivo não é chegar a uma decisão final e, sim, limitar um campo de ideias ou de opções;
Ao término da reunião, faça uma pesquisa com os participantes para que eles possam dar a opinião a fim de aprimorar a técnica para torná-la mais produtiva.
Cont.
Medeiros e Rezende (2014 ), diz que, lembrando também que os principais objetivos a serem tratados devem ser listados para que o assunto não se perca. Para que o condutor da reunião tenha sucesso em seu discurso, deve: 
Focar no tema; 
Fazer com que não haja conversas paralelas durante a reunião; 
Apresentar as soluções e o feedback da reunião passada; 
Definir os próximos passos a serem tratados nas próximas reuniões. 
Cont.
Toda reunião, quando é bem planejada e conduzida, custa tempo e dinheiro. Ao serem bem planejadas, contribuem para um trabalho em equipe eficiente e aumentam o desempenho de todos dentro da equipe.
 Para que as reuniões tornem-se mais produtivas, se- gue uma lista de exemplos:
Cont.
Fazer e responder perguntas; 
Discutir assuntos importantes e tomar decisões em conjunto; 
Ajudar os funcionários a desenvolver suas habilidades; 
Levantar questões variadas e identificar problemas; 
Observar como os funcionários interagem;
Aproveitar para desenvolver as habilidades gerenciais.
FIM
MUITO OBRIGADO PELA ATENÇÃO DISPESADA