ciclo bpn

Prévia do material em texto

Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
METODOLOGIA E 
CICLO BPM: 
CONHEÇA AS 6 FASES 
DETERMINANTES
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
METODOLOGIA E CICLO BPM: 
CONHEÇA AS 6 FASES 
DETERMINANTES
A Gestão de Processos de Negócio (Business Process Management) é uma abordagem sistemática 
que tem como objetivo a melhoria contínua dos processos. O BPM vem tornando as organizações 
mais eficientes e capazes de mudar o seu foco, estratégia, processos e estrutura. Entre os principais 
benefícios proporcionados pelas iniciativas de BPM podemos citar a redução de custos, aumento da 
eficiência, a melhoria da qualidade e a inovação.
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
A Gestão de Processos de Negócio (Business Process Management – BPM) é uma 
abordagem disciplinar ou um ciclo contínuo para projetar, modelar, simular, executar, monitorar e 
melhorar os processos de negócio da organização, automatizados ou não, para alcançar 
resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização. Porém quando 
uma empresa resolve gerir os seus processos de negócio, surgem diversas dúvidas: Como 
fazer? Por onde começar?
Existem metodologias que propõem o passo-a-passo para algumas fases do ciclo de BPM. 
Por exemplo, vale a pena destacar a metodologia de modelagem de processos do Sharp e Mcdermott
(2001). Além das metodologias, também existem alguns guias que ajudam a realizar a gestão de 
processos nas organizações (BABOK, 2011) (ABPMP, 2009).
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
1. Projeto:
Planejar como o projeto de gestão de processos de negócio será realizado na empresa.
Nesta etapa é realizado o diagnóstico para verificar quais os principais problemas e a melhor
forma de resolvê-los utilizando a gestão de processos.
Também é o momento do projeto em que são definidos o
1. método,
2. meta-modelo,
3. notação
4. ferramenta
que serão utilizados durante todo o ciclo de BPM.
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
2. Modelagem: os processos são levantados, detalhados no conjunto de atividades que os compõem e
validados para garantir que o seu entendimento está correto.
Nesta fase, o negócio da empresa é mapeado.
Primeiramente é necessário conhecer a organização como um todo. Para isso, é desenhada a sua
cadeia de valor, aonde são especificados os principais processos da empresa. Esses processos
normalmente são classificados em três tipos: gestão, negócio e apoio ou suporte.
Depois que a cadeia de valor é definida, os processos são priorizados para que se inicie o
levantamento do processo atual. Neste momento, são realizadas entrevistas (registradas
em documentos de anotações) ou aplicadas outras técnicas de levantamento (tais como workshops,
questionários e etc.) com os principais responsáveis pelos processos.
Após esse levantamento são desenhados os fluxos dos processos atuais (AS-IS) seguindo a notação
de modelagem adotada e empregando a ferramenta de modelagem de processos.
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
Técnicas de Levantamento de Processos
As principais notações utilizadas 
no mercado são
Business Process
Management Notation (BPMN)
e
Event Driven Process
Chain (EPC)
Já em relação às ferramentas de 
modelagem, existem diversas 
delas, com destaque para 
o ARIS, Bizaggi, Intalio e ARPO.
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
Esses fluxos são 
validados em workshops
ou reuniões para verificar 
se estão de acordo com a 
realidade da organização 
e se o entendimento dos 
analistas de processo 
foi correto. 
Caso seja necessário, 
neste ponto são 
efetuados os devidos 
ajustes nos modelos de 
processos.
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
3. Simulação: os processos são simulados com base em medidas de desempenho.
Primeiramente, são planejados os resultados quantitativos que o processo deve alcançar.
Em seguida, utilizando uma ferramenta de simulação, o processo é testado para verificar se ele
está sendo executado da maneira prevista ou se estão ocorrendo possíveis filas ou gargalos.
Caso sejam detectados problemas, o processo pode ser alterado antes de ser disponibilizado
para uso efetivo dentro da empresa.
Quando o comportamento do processo estiver de acordo com o esperado, então ele poderá ser
utilizado na prática.
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
4. Execução: os processos são implantados e institucionalizados.
Primeiramente, é necessário planejar como será essa implantação, considerando necessidades de
treinamento, aquisição de software, implantação de novos sistemas, mudanças na estrutura
organizacional, remanejamento da equipe e etc.
A gestão da mudança vai auxiliar a organização a fazer as modificações de uma maneira que o
impacto no dia-a-dia dos funcionários seja o menor possível.
As mudanças devem ser vistas como algo positivo e não algo a atrapalhar e modificar o cotidiano de
trabalho da empresa.
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
5. Monitoramento:
Os processos são acompanhados através de indicadores de desempenho previamente definidos
para verificar se houve desvios.
Caso os processos não alcancem os resultados esperados em relação aos indicadores definidos, é
necessário tomar ações para controlar os desvios observados.
6. Melhoria: a situação atual dos processos é avaliada, melhorias são levantadas e o processo
futuro modelado.
Na fase de melhoria é onde ocorre a avaliação da situação atual (AS-IS), para que sejam propostas
melhorias e modelado o processo futuro (TO-BE) de acordo com essas melhorias.
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
As melhorias podem corresponder à inclusão, modificação ou exclusão de atividades, papeis, 
sequências, documentos, ferramentas de apoio, regras de negócio, entre outros. 
Para realizar a avaliação da situação atual podem ser utilizadas diversas técnicas.
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
Dicas de Modelagem de Processos
#1. Entenda onde na cadeia de valor da organização o processo se encaixa
#2. Leve em consideração as informações obtidas no levantamento do processo
#3. Coloque raias para cada ator do processo
#4. Entenda quais são os eventos iniciais do processo
#5. Use verbo no infinitivo para os nomes das atividades
#6. Complemente o nome da atividade com o objeto ao qual ela se refere (máx. 8 palavras)
#7. Evite o uso de abreviaturas e plural nos nomes dos elementos
#8. Padronize o idioma nativo na nomenclatura de todos os objetos
#9. Represente as entradas e saídas das atividades
#10. Caracterize os tipos dos eventos
#11. Confira o uso correto dos gateways ou conectores
#12. Deixe claro quais são os eventos finais possíveis do processo
#13. Pense quais são as exceções ou variações do processo
#14. Busque por incoerências, omissões ou duplicações
#15. Harmonize o nível de detalhamento de todo o processo
#16. Reorganize o modelo utilizando subprocessos
#17. Complemente o modelo gráfico com descrições textuais
#18. Revise o modelo pensando em instâncias reais do processo
#19. Peça para outro analista inspecionar o seu modelo de forma independente
#20. Valide o modelo com os stakeholders do processo pessoalmente
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
ABORDAGEM DE BPM ÁGIL: COMO INSERIR PRÁTICAS ÁGEIS NO CICLO DE BPM?
Em um projeto de gestão de processos de negócio, normalmente são realizadas entrevistas 
(detalhadas em atas) de levantamento de processos que servem de insumo para a modelagem da 
cadeia de valor, fluxo de processos e (quando necessário) detalhamento das atividades.
Depois que esses modelos são gerados, eles passam pela revisão interna de um membro daequipe de modelagem que pode sugerir ajustes. Após finalizado, o modelo é submetido à validação 
dos clientes e usuários. 
Caso sejam necessárias, são realizadas modificações. Dependendo do tamanho do processo e do 
número de atividades, esse ciclo de revisões, validações e ajustes se torna mais longo. 
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
A figura resume simplificadamente 
a sobrecarga de documentação e 
loops de revisões em um projeto 
de BPM tradicional.
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
Para tornar esse processo mais dinâmico e rápido, algumas práticas ágeis podem ser aproveitadas. 
Existe um passo-a-passo sobre como desenvolver um projeto de BPM Ágil ou Lean BPM. 
Apesar de existirem diversos trabalhos sobre o uso de métodos ágeis no desenvolvimento de 
software, o uso de métodos ágeis na gestão de processos ainda é algo novo.
Primeiramente, a modelagem do processo é dividida em pequenas entregas. Nas reuniões são 
levantados os processos que serão descritos como estórias. 
As estórias descrevem através de post-its o funcionamento dos processos e atividades e são 
usadas para o planejamento, priorização e divisão do trabalho.
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
Ao invés de um registro formal através da ata da reunião de levantamento, é proposto que 
durante a reunião sejam criadas fichas de processos que ajudem à modelagem do processo.
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
Durante a modelagem de processos, ao invés de lidar com todos os modelos existentes, o cliente 
pode adaptar/configurar/personalizar a modelagem, de acordo com as suas necessidades e visando a 
simplicidade. 
Através do cardápio de processos, é possível selecionar quais modelos/diagramas (diagrama de 
objetivos, estrutura organizacional, modelo de localização, glossário, cadeia de valor, fluxo de 
processo e diagrama de detalhamento de atividade) e elementos/objetos (riscos, indicadores, regras 
de negócio, requisitos de negócio e etc.) serão adotados.
Após esta seleção, um backlog com as tarefas do projeto de BPM é criado. 
O trabalho de modelagem é planejado e dividido em pequenas entregas (sprints) com duração 
aproximada de 15 ou 30 dias. 
De acordo com esta duração, será necessário dividir essas entregas em um ou mais sprints. 
As tarefas a serem executas são alocadas em seus respectivos sprints. O backlog e os sprints são 
cadastrados em uma ferramenta, aonde a equipe de modelagem fará o acompanhamento do projeto 
de BPM.
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
Além disso, a modelagem de processos seguirá uma padronização através de regras e boas práticas 
definidas em um documento de diretrizes de modelagem e será realizada em uma ferramenta de 
modelagem de processos colaborativa, facilitando assim a revisão que poderá ser realizada durante a 
própria modelagem.
Por fim, podem ser alocados mais de um analista por processo e adotado um rodízio de analistas nos 
processos. Isto torna a modelagem mais dinâmica, pois os analistas podem discutir as dúvidas que 
surgem durante a modelagem e apresentar ideias ou soluções de modelagem para alguns problemas 
de representação não triviais. 
O rodízio de analistas também ajuda a padronização da modelagem entre os diferentes processos 
tratados no projeto e a elaboração de modelos com mais qualidade, já que visões diferentes 
contribuem com sugestões de ajustes e melhorias.
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
Professor Willian Rinco Pereira , Mestre
O que é BPMS
O BPMS, ou Business Process Management System, são os sistemas existentes no mercado que 
automatizam a gestão de processos de negócio, permitindo a execução, controle e monitoração.
Estes sistemas permitem a modelagem do fluxo dos processos, o mapeamento dos processos de negócio 
de ponta-a-ponta, desenhando os fluxos, definindo o workflow, levantando as regras de negócio, 
monitoramento em tempo real das atividades, entre outros.
As tecnologias usadas para mapeamento do processo, que são considerados facilitadores da gestão são: 
• Workflow (automação dos processos), 
• Business Process Modeling and Analysis (entendimento detalhado processo + impacto da mudança), 
• Enterprise Application Integration (troca de informações entre sistemas) 
• Business Activity (monitoramento dos processos).
O BPMS, para ser considerado ferramenta de análise de gestão deve possuir as seguintes 
funcionalidades:
* Modelagem e desenho do processo
* Execução do processo
* Orquestração de web services
* Interface de workflow para usuários