10 passos para uma gestão de documentos digitais eficiente A-1

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13/11/2019 10 passos para uma gestão de documentos digitais eficiente
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De acordo com o whitepaper da IDC, fornecedora global de inteligência de mercado para o setor de TI, –
The High Cost of Not Finding Information – uma empresa com 1.000 trabalhadores perde quase 45.500
euros por mês apenas por não conseguir encontrar e recuperar informações existentes.
Essa afirmação baseia-se na evidência de que o extravio de um arquivo pode forçar a refazer horas ou
mesmo dias de trabalho.
Neste post listamos as 10 principais dicas para organizar uma gestão de documentos digitais de forma fácil
para encontrar tudo que você precisa com agilidade.
Por que é importante organizar corretamente seus documentos digitais?
Atualmente, a maioria de nós armazena nossos arquivos digitais localmente, na nuvem e em servidores
conectados a uma única rede (chamada NAS – network-attached storage – ou armazenamento conectado à
rede).
Embora grandes avanços tenham sido feitos, a manutenção de grandes volumes de arquivos organizados
continua sendo fundamental para a gestão de documentos digitais.
Portanto, salvar e organizar os documentos digitais talvez seja mais complicado do que nunca.
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Embora os mecanismos de busca de arquivos continuem a melhorar, manter e organizar nossos
documentos, isso é uma fonte de vantagem competitiva, porque na economia digital o tempo é dinheiro.
Portanto, as empresas devem estabelecer sistemas para gerenciamento de arquivos digitais para garantir
que todas as informações sejam organizadas e atualizadas. Também é importante não negligenciar outros
benefícios importantes da boa gestão de documentos:
recuperar facilmente versões antigas de documentos específicos;
permitir edição remota e simultânea do mesmo arquivo por várias pessoas em uma equipe.
Existem naturalmente muitas soluções de software no mercado para facilitar esse gerenciamento de
documentos, mas hoje vamos nos concentrar nas dez principais recomendações que são independentes de
qualquer software de gestão de documentos digitais que você possa implementar em sua empresa.
10 recomendações para uma gestão de documentos digitais melhor
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1. Estabelecer um protocolo sobre como armazenar informações digitais
Crie e compartilhe com seus funcionários entre as regras da empresa como armazenar documentos digitais.
As regras de gestão de documentos digitais devem ser precisas:
como nomear pastas e arquivos;
quando alternar entre o uso local e a nuvem (cloud computing);
quando e como executar backups, entre outras regras.
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2. Salve todos os seus documentos digitais na mesma pasta
Crie uma estrutura de subpastas. Salvar todos os arquivos digitais da sua organização nesta pasta principal
– por padrão, chamado de “Meu servidor” – facilitará a pesquisa e o backup da gestão de documentos
digitais.
3. Use nomes auto-explicativos
É muito importante usar nomes auto-explicativos para pastas e arquivos. Os acrônimos podem parecer uma
boa ideia para abreviar, mas para continuar interpretando o significado e a hierarquia ao longo do tempo, é
importante usar fórmulas descritivas (clientes atuais, clientes antigos, faturas, ofertas, etc).
4. Além de serem auto-explicativos, os nomes devem ser breves
Os nomes descritivos também devem ser curtos. Embora o Windows permita nomes de pastas e arquivos
com até 260 caracteres, seja breve:
separe palavras com sublinhados;
evite usar caracteres estranhos que possam tornar esses nomes incompatíveis com outras plataformas.
5. Quanto maior o volume de informações, maior a necessidade de subpastas
Com o tempo, a complexidade da gestão de documentos digitais aumentará, à medida que a quantidade de
arquivos aumentar. Neste momento, para manter o gerenciamento de arquivos digitais considere incorporar
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subpastas para distribuir a informação.
Por exemplo, se uma pasta com faturas cresce exponencialmente, não exclua as antigas nem crie uma nova
pasta: em vez disso, coloque-as em subpastas correspondentes aos diferentes anos fiscais (2017, 2018,
2019, …).
6. Nomeie os documentos digitais com a data invertida
Uma boa maneira de nomear seus arquivos digitais é usando a última data de edição invertida – ou seja,
20181204 para 4 de dezembro de 2018.
Dessa forma, ao ordenar alfabeticamente uma pasta, ela será organizada automaticamente por datas. No
final do nome, também é recomendado incluir números de versões sucessivas (_v2, _v3, _v4 …).
7. Armazene cada documento digital na pasta apropriada desde o início
É importante para a gestão de documentos digitais organizar adequadamente os arquivos desde o primeiro
momento, em vez de salvá-los primeiro localmente e depois movê-los para a pasta a que pertencem.
Este é um passo desnecessário que muitas vezes leva ao “desaparecimento” do documento em questão.
8. Não exclua nada
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Crie subpastas com as versões antigas ou inativas de arquivos quando determinados documentos ficarem
desatualizados. Você nunca sabe se precisará deles no futuro.
9. Seja criterioso com os backups
No contexto atual, existem maneiras diferentes de executar uma gestão de backup:
um backup periódico de informações de um servidor NAS para uma nuvem ou para um terceiro meio de
armazenamento (como um disco rígido externo);
armazenar as informações provenientes da nuvem em algum dispositivo físico próprio.
10. Revise sua área de trabalho ou pasta de documentos local semanalmente
O desafio: esvaziar sua pasta de documentos local e transferir todo o seu conteúdo digital para o servidor,
para que ele seja armazenado adequadamente na pasta apropriada.
Embora muitas vezes passem despercebidos, os custos de não encontrar as informações certas quando são
necessárias são enormes.
Não é apenas o tempo perdido procurando informações que não estão salvas ou o tempo perdido na
duplicação de documentos que estão lá, mas não podem ser encontrados. É que acessar informações
relevantes no momento certo é crucial para tomar as decisões precisas.
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Afinal de contas, os problemas que surgem de más decisões são simplesmente uma falha na informação
usada (porque está errada, obsoleta, etc.).
Esperamos que essas dez dicas contribuam para a gestão de documentos digitais em sua empresa. E com
isso você possa tomar decisões bem informadas a tempo.
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