FOLHA DE PAGAMENTO

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FOLHA DE PAGAMENTO
Este trabalho visa possibilitar ao leitor o conhecimento da composição da folha de pagamento de salários e dos encargos que incidem sobre a mesma, bem como o processo de elaboração e de contabilização da folha de pagamento.
Para tal, será aborda os conceitos dos principais proventos e descontos incidentes na folha de pagamento, de tal forma a trazer ao leitor, explicação básica de cada desconto e provento para que o mesmo consiga na segunda parte deste trabalho, entender tais descontos e proventos na folha de pagamento simulada que acompanha este trabalho.
3 passos para preparar o cálculo de folha de pagamento
O cálculo de folha de pagamento começa muito antes das contas propriamente ditas. Exige organização e olhar detalhista por parte da equipe de gestão de pessoas, que deve estar atenta às movimentações de funcionários ao longo do mês.
1. Confira o registro de admissões e demissões
Uma rotina importante do RH no que tange à folha de pagamento é conferir se há novos colaboradores na empresa ou se alguém foi desligado da mesma. O envio equivocado de valores para quem já não faz mais parte da equipe pode gerar alguns dissabores desnecessários.
Da mesma forma, um novo colaborador que deixa de receber o salário porque ainda não está registrado no sistema de folha de pagamento pode se sentir insatisfeito e perceber a desorganização do setor.
Cabe também conferir se o colaborador que acaba de entrar está enquadrado na categoria correta, se os valores de adicionais noturno, de insalubridade e periculosidade correspondem aos informados na Convenção Coletiva de Trabalho e se a remuneração de horas extras também está configurada da forma correta.
O registro de benefícios, comissões e outras formas de remuneração também devem estar em dia para que não haja problemas no momento de rodar a folha de pagamento.
2. Faça o fechamento do controle de ponto
O registro de ponto é parte crucial do cálculo de folha de pagamento, pois é por meio deste controle que a equipe de gestão de pessoas sabe exatamente quantas horas foram trabalhadas por cada colaborador e se há necessidade de pagamento de horas extras ou  descontos por faltas e atrasos.
Nessa hora, um sistema de controle de ponto digital ou biométrico pode facilitar (e muito) todo o processo, pois você pode consolidar os dados em questão de minutos e agilizar o lançamento das informações na folha de pagamento.
A grande vantagem é que você não precisa esperar o fim do mês para fazer esse levantamento. Os dados são lançados no software de controle de ponto em tempo real e podem ser consultados a qualquer hora.
3. Consolide os benefícios e remunerações variáveis
Muitas empresas concedem benefícios diferenciados para os colaboradores, dependendo do desejo de adesão de cada um. Também existe a remuneração variável, aplicada a equipes de vendas, por exemplo.
Se a sua empresa trabalha desta maneira, é importante ter todos os dados atualizados para não realizar descontos indevidos no pagamento dos funcionários ou então deixar de descontar algo necessário.
A título de exemplo, podemos citar os descontos de vale transporte e plano de saúde, bem como gastos em farmácias conveniadas ou adiantamentos salariais.
· PROVENTOS
Proventos são créditos do empregado, os quais deverão ser lançados separadamente por verba, de forma a facilitar o entendimento por parte do empregado e a evitar a figura do salário compressivo, que não é aceita na Justiça do Trabalho.
· Salário
Entende-se como salário, a contraprestação dos serviços, em decorrência do contrato de trabalho. Antes de preparar a folha de pagamento, deverá ser feita à atualização dos salários dos empregados, com base na política salarial do governo ou das convenções, acordos, ou sentenças normativas, prevalecendo sempre o princípio da norma mais benéfica.
· 13º Salário
É uma gratificação instituída no Brasil, que deve ser paga ao empregado em duas parcelas até o final do ano, no valor corresponde a 1/12 (uns doze avos) da remuneração para cada mês trabalhado. A provisão para o pagamento do 13º salário é calculada na base de 1/12 da remuneração dos empregados que tiverem trabalhado no mínimo quinze dias no mês, cabendo ajuste do valor provisionado nos meses anteriores em virtude de reajustes salariais, acrescidos dos encargos sociais cujo ônus cabe à empresa.
· Remuneração
A remuneração é a somados salário com outras vantagens percebidas pelo empregado em decorrência de um contrato de trabalho.
· Participação nos lucros
A participação nos lucros é o pagamento efetuado pelo empregador ao empregado, proveniente da lei ou das partes firmadas em contrato de trabalho, referente à distribuição dos resultados positivos alcançados pela empresa, pelo qual o funcionário ajudou a obter.
· Prêmios
Os prêmios costumam consistir na promessa de vantagem, seja monetária ou não, caso o empregado atinja certo nível de produção. Os prêmios quando são pagos habitualmente, se integram ao salário, sendo um salário vinculado a fatores de produção, quando o prêmio é eventual, pago esporadicamente, este já não se integra ao salário.
· Diárias de viagens
São pagamentos dos gastos habitualmente ao empregado para cobrir despesas necessárias tais como: alimentação, transporte, hotéis, alojamento, para realização de serviços externos. O pagamento não visa remunerar o trabalho do empregado, mas sim torna-lo viável. Parte da diária pode ser considerada como salário, parte como indenização. Para ser integrada ao salário, o valor da diária deve ultrapassar 50% do salário do funcionário, e quando o valor não exceder os 50% do salário mensal, a diária será considerada indenização, portanto, não se inclui no salário, conforme o enunciado nº 101 do TST.
· Quebra de Caixa
A quebra de caixa pode ser definida como um adicional pago aos funcionários que efetuam o recebimento ativos do empregador, ou seja, que trabalham no caixa da empresa. Caso haja uma diferença a menor no caixa, o empregado deverá prestar contas da quantia, ou descontado o valor deste adicional.
· Gratificação de Função
É uma vantagem paga a um empregado em função de o mesmo, estar exercendo um cargo de chefia.
· Horas Extras
São horas suplementares, em número não excedente de 2 (duas), mediante acordo escrito entre empregador e empregado, ou mediante contrato coletivo de trabalho. Não são consideradas horas extras, as variações de horário no registro de ponto não excedentes de dez minutos diários. Passados esses dez minutos serão consideradas como extra a totalidade do tempo que exceder.
Para o cálculo da hora extra, deve-se primeiramente encontrar o valor da hora normal do empregado.
· Descanso Semanal Remunerado sobre Horas Extras
O Enunciado TST 172 determinam que as horas extraordinárias habitualmente prestadas devam ser computadas no cálculo do Descanso Semanal Remunerado - DSR. A Constituição Federal no seu artigo 7º, inciso XVI determina que a remuneração do serviço extraordinário deva ser acrescida de no mínimo 50% (cinquenta por cento) à do normal, mas a empresa antes de aplicar nos cálculos da sua folha de pagamento deverá conferir com a Convenção Coletiva de Trabalho se tal percentual não é superior.
· Adicional de periculosidade e insalubridade
Conforme a Súmula 132 do TST e 139 do TST, ambas estabelecem que o adicional de periculosidade e insalubridade, pago em caráter permanente, integra o cálculo de horas extras.
· Adicional Noturno
Toda hora extra trabalhada no horário de 22horas de um dia às 05 horas do dia seguinte é chamada de hora extra noturna. Para fazermos o seu cálculo, tomamos o valor da hora normal, adicionado do adicional noturno e aplicamos o percentual de hora extra.
· Adicional de Insalubridade
São consideradas insalubres as atividades ou operações que por sua natureza, condições ou métodos de trabalho, expõem o empregado a agentes nocivos à saúde, acima dos limites de tolerância fixados em razão da natureza e da intensidade do agente e o tempo de exposição aos seus efeitos. Nos anexos da NR 15 da portaria 3214/78, encontra-se discriminadas váriasatividades consideradas insalubres.
O Trabalho em condições de insalubres assegura ao empregado um adicional de:
1. 40% do valor do salário mínimo do empregado, para insalubridade de grau máximo.
2. 20% do valor do salário mínimo do empregado, para insalubridade de grau médio.
3. 10% do valor do salário mínimo do empregado, para insalubridade de grau mínimo.
· Adicional de Periculosidade
As atividades que impliquem o contato permanente com inflamáveis ou explosivos em condições de risco acentuado são consideradas perigosas. Os anexos 1 e 2 da NR 16 da portaria 3214/78 relacionam tais atividades. O adicional é de 30%, incidente sobre o salário, sem os acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participação nos lucros da empresa. O trabalho exercido de forma perigosa, mesmo intermitente, dá o direito ao empregado a receber o adicional de forma integral, pois a lei número 7369/85 não estabeleceu nenhuma proporcionalidade em relação ao seu pagamento.
· Adicional Noturno
O adicional noturno é devido ao empregado que trabalha no horário de 22 horas de um dia até as 05 horas do dia seguinte. Esse adicional é de no mínimo 20% sobre o valor da hora diurna, sendo que as convenções coletivas de trabalho, acordo ou sentença normativa podem estabelecer percentual maior.
Para cálculo do adicional noturno a pagar, multiplica-se o número de horas de 60 minutos por 1,1428571, esse coeficiente é resultado da divisão de 60 minutos (hora normal) por 52,50 (A hora noturna é considerada completa aos 52,5 minutos).
· Descanso Semanal Remunerado sobre Adicional Noturno
Como o artigo 7º da Lei nº 605 e o artigo 10 do Decreto nº 27.048/49 preceituam que a remuneração do descanso semanal corresponde a um dia normal de trabalho. Em consequência, trabalhando o empregado em horário noturno, o adicional correspondente faz parte da sua jornada normal, sendo devido o respectivo no DSR.
A CLT assegura em seu artigo 73 um adicional para o trabalho noturno de no mínimo 20%, uma vez que a própria Constituição Federal de 1988, em seu artigo 7º, inciso IX, dispõe que à remuneração do trabalho noturno deve ser superior à do trabalho diurno. Para se ter certeza do adicional a ser aplicado deve ser consultada a Convenção Coletiva da respectiva Categoria, uma vez que esta pode trazer um adicional superior, o qual deve ser obedecido.
· Adicional de Transferência
De acordo com a Súmula 29 do TST, o empregado transferido, por ato unilateral do empregador, para local mais distante de sua residência, tem direito a suplemento salarial correspondente ao acréscimo da despesa de transporte.
A transferência tem de resultar da real necessidade do serviço e considera-se transferência, somente aquela que implica na mudança do domicilio do empregado. O empregador não pode transferir o empregado sem a sua anuência, exceto para os empregados exercestes de cargo de confiança e aqueles cujo contrato de trabalho tenha implícita ou explicita a transferência.
· Adicional por tempo de serviço
São os adicionais chamados, anuênios, biênios, triênios, quinquênios, geralmente previstos em convenção, acordo ou sentença normativa e regulamento da empresa. Normalmente é um percentual incidente sobre os salários e as regras para sua concessão serão previstas nos documentos que os instituir.
· Salário Família
O salário família é um benefício previdenciário devido mensalmente ao segurado empregado com salário de contribuição igual ou inferior a R$ 752,12, na proporção do respectivo número de filhos ou equiparados até 14 anos de idade ou inválido sem limite de idade com base nos valores divulgados pelo INSS. Todas as importâncias que integram o salário de contribuição serão consideradas como parte integrante da remuneração do mês, exceto o 13º salário e o adicional de férias do inciso XVII do art. 7º da CF/88, para efeito de direito a cota de salário-família.
A tabela vigente para pagamento do salário família é a seguinte:
1. Remuneração até R$ 500,00 = Valor unitário da quota R$ 25,66
2. Remuneração até R$ 752,12 = R$ 18,08.
· Salário Maternidade
O salário maternidade é um benefício previdenciário devido às seguradas empregadas, com início no período entre vinte e oito dias antes e término noventa e um dia depois do parto. O benefício é contado em dias corridos, a partir da data mencionada no atestado médico.
· Repouso semanal remunerado
Todo empregado tem direito a um repouso de 24 horas consecutivas num dia de cada semana, preferencialmente aos domingos, nos feriados civis e nos religiosos, de acordo com a tradição local. A Súmula 146 do TST, estabelece que o trabalho prestado em domingos e feriados, não compensado, deve ser pago em dobro, sem prejuízo da remuneração relativa ao repouso semanal.
· Auxilio doença
É um benefício previdenciário que todo segurado tem direito ao se afastar do serviço por motivo de doença. Para fazer jus ao benefício é necessário que o afastamento seja por mais de quinze dias consecutivos e tenha sido cumprida a carência que é de doze contribuições mensais. A empresa paga os quinze primeiros dias de afastamento e o INSS a partir do 16º dia se requerido até o 30º dia do afastamento e a partir do requerimento, se após este prazo.
· Licença Paternidade
É prevista na CF/88, sendo de cinco dias, ao pai, por ocasião do nascimento do filho, cuja comprovação é feita através da apresentação da certidão de nascimento.
· Salário “In Natura”
O salário pode ser composto de utilidades, como alimentação, habitação, transporte, etc.
Não se permite que o empregado seja pago exclusivamente em utilidade, sendo-lhe garantido, em dinheiro, um mínimo de 30% do salário. Em virtude de as utilidades integrarem o salário, desde que concedidas habitualmente, por força de contrato ou de costume, deverão ser-lhes atribuídos valores, para efeito de integração nos cálculos de férias, 13º salário, deposito do FGTS e contribuição previdenciária.
Não são considerados como salário, as seguintes utilidades, concedidas pelo empregador:
1. Vestuários, equipamentos e outros acessórios fornecidos aos empregados e utilizados no local de trabalho, para a prestação do serviço.
2. Educação, em estabelecimento de ensino próprio ou de terceiros, compreendendo os valores relativos a matricula, mensalidade, anuidade, livros e material didático.
3. Transporte destinado ao deslocamento para o trabalho e retorno, em percurso servido ou não por transporte público.
4. Assistência medica hospitalar e odontológica, prestada diretamente ou mediante seguro-saúde.
5. Seguro de vida e de acidentes pessoais
6. Previdência Privada
7. Alimentação fornecida ao empregado, o vale refeição, alimentação, ou cesta básica fornecida através do Programa de Alimentação do Trabalhador.
· Adiantamento Quinzenal
São muito comuns as empresas trabalharem com folha de pagamento de adiantamento quinzenal, umas por normas próprias e outras por imposição de convenção coletiva, acordo ou sentença normativa.
· DESCONTOS
Descontos são valores dos encargos legais e outros autorizados pelo empregado, abatidos dos Proventos.
3.1Encargos Sociais
São as obrigações da empresa incidentes sobre a remuneração da folha de pagamento.
· INSS
A contribuição para o INSS obedece ao regime de competência, ou seja, obedece a tabela do mês em que foi prestado o serviço, incidindo sobre a remuneração recebida a qualquer título em uma ou mais empresas.
A tabela vigente do INSS é a seguinte:
1. Salário de contribuição até R$ 1.040,22 = alíquota de 8%.
2. Salário de contribuição de R$ 1.040,22 até R$ 1.733,70 = alíquota de 9%.
3. Salário de contribuição de R$ 1.733,70 até R$ 3.467,40 = alíquota de 11%
No 13º salário, o cálculo do INSS é em separado dos salários. O valor máximo de contribuição é de R$ 381,41.
· Imposto de Renda
O imposto de renda obedece ao regime de caixa, o que obriga a aplicar a tabela vigente no dia do pagamento dos rendimentos. Ocorrendo pagamento de rendimentos iguais no mesmo mês, eles serão somados.
A base de cálculo para a aplicação da tabela do imposto de rende é encontrada mediante a dedução do INSS,dependentes, pensão alimentícia e contribuições pagas a entidades de previdência privada domiciliadas no país, cujo ônus tenha sido do contribuinte.
A tabela vigente é a seguinte:
1. Rendimentos até R$ 1.499,15 = isento de alíquota.
2. Rendimentos de R$ 1.499,16 até R$ 2.246,75 = alíquota de 7,5%.
3. Rendimentos de R$ 2.246,76 até R$ 2.995,70 = alíquota de 15%.
4. Rendimentos de R$ 2.995,71 até R$ 3.743,19 = alíquota de 22,5%
5. Rendimentos acima de R$ 3.743,19 = alíquota de 27,5 %
A parcela a deduzir do IRPF segue a tabela abaixo:
1. Alíquota 7,5% = parcela a deduzir de R$ 112,43.
2. Alíquota de 15% = parcela a deduzir de R$ 280,94.
3. Alíquota de 22,5% = parcela a deduzir de R$ 505,62.
4. Alíquota de 27,5% = parcela a deduzir de R$ 692,78.
A dedução por dependente é de R$ 150,69.
· FGTS
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. É formado por Contribuições compulsórias do empregador, cuja alíquota é de 8 % sobre o total da folha de pagamento, depositadas na Caixa Econômica Federal em conta específica do empregado, que, no entanto, não pode movimentá-la livremente.
O prazo de recolhimento é o dia sete do mês subseqüente, porém se o dia sete não for dia útil, antecipa-se o recolhimento. Os casos de rescisão de trabalho por justa causa, falecimento, pedido de dispensa, terão depositado o FGTS sobre as verbas que tem incidência, pagas naquela ocasião. Para recolhimentos fora do prazo, a multa é de 5% no mês de vencimento da obrigação e de 10% a partir do mês seguinte ao do vencimento. Os juros são de 0,5% ao mês ou fração, sobre os valores atualizados por TR.
· Contribuição Sindical
A contribuição sindical está prevista nos artigos 578 a 591 da CLT. Possui natureza tributária e é recolhida compulsoriamente pelos empregadores no mês de janeiro e pelos trabalhadores no mês de abril de cada ano.
A contribuição Sindical corresponde ao valor de um dia normal de trabalho.
A contribuição sindical do empregado é descontada no mês de março de cada ano, inclusive dos admitidos em março e recolhida no último dia útil do mês de abril.
Para os empregados admitidos após o mês de março e que ainda não pagaram à contribuição sindical, esta será descontada no mês seguinte à sua admissão e recolhido no mês subsequente.
Para os empregados que estiverem afastados do trabalho por algum motivo legal, o desconto deverá ser realizado no mês seguinte ao retorno.
· Contribuição Confederativa
A contribuição confederativa é prevista na CF/88, cabendo a assembleia geral fixar. Esta contribuição está condicionada ao empregado ser associado ao sindicato. A empresa é mero intermediário, cabendo somente descontar do empregado e repassar ao sindicato.
· Contribuição Assistencial
Contribuição assistencial ou taxa assistencial, é prevista em documento coletivo de trabalho, acordado nas datas base entre sindicatos da categoria profissional e econômica.
Essa contribuição depende de o empregado ser associado ao sindicato, devendo ser descontada de todos os empregados beneficiados pelo reajuste salarial da categoria.
· Mensalidade Sindical
A contribuição sindical depende de o empregado ser associado ao sindical, no qual o mesmo preenche uma proposta de sócio e autoriza um desconto mensal, para usufruir dos benefícios do sindicalizado, tais como, assistência jurídica, medica, odontológica, etc.
· Vale Transporte
Quando admitido, o empregado firma uma declaração enumerando os meios de transporte de que se servirá no trajeto residência-trabalho e vice-versa e se comprometendo a usar os vales exclusivamente nele.
O desconto do vale transporte deve ser de 6% do salário básico ou a tarifa o que for menor. Para o empregado comissionista misto, o desconte será somente sobre a parte fixa.
A parcela devida pelo beneficiário do vale transporte, somente será inferior a 6% do salário básico quando o valor dos vales for inferior a este percentual ou quando o empregado sofrer redução salarial motivada, por exemplo, por falta não justificada, oportunidade em que há de verificar o período a que ele se refere, desprezando-se, portanto, o seu valor mensal total.
· Pensão alimentícia
É estabelecida por um juiz de Direito, podendo ser um valor fixo, como também um percentual sobre o valor bruto ou liquido.
A pensão é dedutível para encontrar a base de cálculo do imposto de renda, por sua vez o imposto de renda é dedutível para calcular a pensão. Devido isto, deve-se primeiro calcular o imposto de renda sem a dedução da pensão e depois refazer os cálculos, já considerando a pensão.
· Autorização para Desconto
A Súmula 342 do TST estabelece que os descontos salariais efetuados pelo empregador, com a autorização prévia e por escrito do empregado, para ser integrado em planos de assistência medica, odontológica, de seguro, de previdência privada, ou de entidades cooperativa, cultural ou recreativa, em seu benefício e de seus dependentes, não afrontam o disposto no art. 462 da CLT, que afirma ser vedado efetuar quaisquer descontos nos salários dos empregados, salvo se resultante de adiantamento, de dispositivo de lei ou contrato.
· Faltas e Atrasos
São consideradas faltas os dias em que o empregado não compareceu ao serviço, ou seja, sem justificativa. Atrasos superiores a 5 minutos no registro do ponto, e 10 minutos no dia, são possíveis de desconto do empregado.
Processo de Admissão 
Fluxograma Admissional
Recrutamento e seleção
O processo de Admissão de pessoas começa no recrutamento e seleção, é através deste processo que as empresas perceberam a importância das pessoas que a compõem, “uma boa gestão de pessoas é condição necessária para o sucesso” (Rocha, 1997).
O recrutamento consiste na procura e atração de candidatos para uma determinada função e a seleção na escolha e tomada de decisão do candidato que ocupará o cargo disponível.
“O objetivo do recrutamento consiste em atrair candidatos e, para que seja eficaz, deverá fazê-lo em número suficiente para fornecer o processo de seleção e assim permitir que este funcione. Trata-se, pois, de um sistema de informação que visa a divulgação de oferta de oportunidades de emprego...” (CHIAVENATO, 2000);
“ A seleção consiste em primeiro lugar, na comparação entre perfis dos candidatos e as exigências do cargo ou função, o ideal é que o perfil e a função se ajustem. Assim, é necessária uma escolha da pessoa certa para o cargo certo, ou seja, entre candidatos recrutados aqueles mais adequados aos cargos existentes na empresa, visando manter ou aumentar a eficiência e desempenho do pessoal. ” (Para Martins, 2007)
Exame médico Admissional
Segundo a Consolidação das Leis do Trabalho, mediante a Norma Regulamentadora 7, visando proteger a Saúde Ocupacional dos trabalhadores, todas as organizações devem possuir o PCMSO (Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional)
Os exames variam dependendo das características das organizações e das funções de cada cargo, tudo previamente analisado no PCMSO, esses exames servem para conferir a saúde do profissional, com o intuito de saber se ele está fisicamente apto para realizar as funções do cargo para o qual foi contratado na empresa.
Então, após a seleção do candidato precisamos ter a certeza de que o novo colaborador está apto a trabalhar. Por isso, o segundo passo do processo de admissão de funcionários é pedir que ele realize o exame médico admissional obrigatório.
Se inapto, fica impossível a contratação deste candidato, se apto passamos para a próxima etapa deste processo.
Documentação
Nesta etapa, é solicitado ao funcionário, uma lista de documentação necessária para a contratação como: 
1. Ficha de Solicitação de Emprego ou Currículo: tal documento não é de caráter obrigatório, porém extremamente útil, servindo como declaração da veracidade das informações dadas pelo empregado, sendo importante que esteja assinada;
2. Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS: deverá ser solicitada ao empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 48 horas através de protocolo de recebimento e devolução da CTPS;
3. Certidão de Casamento e de Nascimentodos filhos: Cópia dos documentos que servirão para a verificação de dados, concessão do salário-família e abatimento dos dependentes para efeito do Imposto de Renda;
4. Cópia da Carteira de Vacinação dos filhos menores de 7 anos;
5. Atestado Médico Admissional: Na admissão é requisito imprescindível e deve ser feito por conta do empregador, uma vez que através dele se verifica a capacidade física ou mental do empregado, conforme dispõe o art. 168, I, da CLT.
6. Comprovante de escolaridade: Cópia do Atestado de escolaridade e ou capacitação;
7. Comprovante de endereço residencial atualizado (xerox);
8. Outros documentos (Xerox): Cédula de Identidade, CPF, Título de Eleitor, Certificado de Reservista, Cartão PIS (Programa de Integração Social);
9. Foto 3x4 (para identificação no livro de registro de empregado)
Procedimentos interno para contratação
Após o recolhimento das documentações, seguimos para o procedimento interno para registro do empregado:
1. Registrar na Carteira de Trabalho o vínculo empregatício anotando as seguintes informações: Dados do empregador, cargo, admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver;
2. Preencher a Ficha ou Livro Registro de Empregado com os dados do empregado é uma exigência legal imposta ao empregador (Artigos 41 a 48 da CLT).
3. Devolver ao empregado a sua CTPS em 48 horas via protocolo de entrega;
4. Elaborar o Contrato Individual de Trabalho estabeleça um contrato de trabalho por escrito com seu empregado contendo expressamente: a data de início do contrato, a jornada de trabalho, horário de trabalho com intervalo para almoço ou jantar, o valor do salário, entre outras condições essenciais do contrato de emprego. Paralelamente a assinatura da CTPS é preciso assinar o contrato de trabalho. A empresa pode adotar o contrato de experiência, para saber qual será a aderência do empregado às suas funções. Mas atenção às regras: prazo máximo de 90 dias, sendo vedado dividir o contrato em mais de uma prorrogação. Ex: 30 + 60 = 90 dias, 60 + 30 = 90 dias, 45 + 45 = 90 dias.
5. Elaboração de Acordo de Prorrogação e Compensação de horas.
6. Elaborar Ordem de serviço, um documento que formaliza todo o trabalho que será prestado pelo colaborador, segundo sua função. Exigido pelo Ministério do Trabalho.
7. Preencher a ficha de salário-família: Documento utilizado para preenchimento do pagamento de salário família, a qual acompanha a certidão de nascimento e carteira de vacinação, deve ser preenchida sempre que o empregado tiver dependente menor de 14 (quatorze) anos de idade ou nos casos específicos determinados pela previdência social. Para os filhos até 6 anos de idade o empregado deverá apresentar no mês de novembro o atestado de vacinação ou documento equivalente e para os filhos a partir de 7 anos de idade, comprovante de frequência escolar nos meses de maio e novembro. No caso de menor inválido que não frequenta a escola por motivo de invalidez, deve ser apresentado atestado médico que confirme este fato.
8. Preencher o Termo Responsabilidade de Salário Família: É parte integrante da ficha de salário família, servindo como declaração de responsabilidade pelas informações fornecidas pelo empregado.
9. Preencher a Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte: É utilizada sempre que o empregado possuir dependentes para imposto de renda, devendo ser também assinada pelo cônjuge.
10. Preencher o Termo de Opção do Vale Transporte: É previsão legal que o empregador deva conceder meios de transporte para que o empregado possa se descolar da residência ao local de trabalho e vice-versa, dessa forma instituiu-se o vale transporte, o qual será concedido mediante uma declaração do empregado mencionando qual o tipo e quantidade de condução que usa diariamente. Pode o empregado também declarar que não precisa do vale transporte por usar outros meios para o deslocamento.
11. Solicitar o cadastramento logo após a admissão, em qualquer agência da CAIXA. Para isso, basta ter em mãos o formulário de cadastramento (DCN) do novo funcionário ainda não cadastrado no PIS, que deverá ser preenchido em duas vias e entregue à CAIXA.
12. Emitir o cadastramento do colaborador no CAGED (Cadastro geral de empregados e desempregados)
 Observação: Toda documentação deve ser assinada pelo Empregador e pelo empregado, entregar uma via ao empregado.
Integração e Treinamento
A última prática no processo de admissão do funcionário é apresentar alguns documentos da empresa a fim de facilitar o dia a dia de quem está chegando. Nesses documentos, podem ter uma apresentação mais detalhada da empresa e alguns dos benefícios oferecidos. Veja as documentações mais comuns:
· Termo de confidencialidade: Caso o funcionário lide com informações que são sigilosas de clientes e, por isso, todos assinam um termo de responsabilidade.
· Código de conduta: documento que define o comportamento de seus membros e alinha os principais valores da empresa,
· Materiais de boas-vindas, ajuda ao funcionário ao seu novo ambiente de trabalho e informam sobre sua nova função e sobre a empresa.
Tais como oferecer integração e treinamentos para se aclimatarem à cultura organizacional o mais rápido possível para que a produtividade seja potencializada.
APURAÇÃO DE FREQUENCIA
I – PONTO
Ponto é o registro pelo qual se verifica, diariamente, os horários cumpridos pelo servidor durante sua jornada de trabalho.
O registro de frequência pode ser eletrônico ou, em casos excepcionais, manual.
Salvo em casos expressamente previstos, é vedado, sob pena de responsabilidade, dispensar o servidor do registro de ponto.
Deve constar expressamente no registro de ponto:
I – o nome e número funcional do servidor;
II – o cargo ou função-atividade do servidor;
III – jornada de trabalho, especificando, quando for o caso, se esta for cumprida em regime de plantão;
IV – o horário de entrada e saída ao serviço;
V – o horário de intervalo para alimentação/descanso;
VI – assinatura do servidor e da chefia imediata;
VII – as seguintes ocorrências, entre outras:
a) atrasos;
b) ausências temporárias;
c) faltas ao serviço;
d) afastamentos e licenças previstos em lei;
e) prestação de horas suplementares sobre a duração diária normal de trabalho em virtude de compensação ou que serão objeto desta;
f)  prestação de horas extraordinárias que serão objeto de pagamento, por terem sido previamente autorizadas pela administração.
II – JORNADA DE TRABALHO
Jornada de trabalho é o tempo em que o empregado está à disposição de seu empregador, aguardando ou executando ordens.
Dependendo da jornada de trabalho diária do servidor é obrigatória a interrupção para alimentação /descanso.
III – FREQUÊNCIA
Frequência é o comparecimento do servidor em seu local de trabalho. Ela é comprovada por meio da correta anotação dos horários do servidor no respectivo registro de frequência.
IV – OCORRÊNCIA
São todas as situações que alteram, de maneira não habitual, a jornada de trabalho diária do servidor, devendo ser anotadas no registro de frequência eletrônico ou manual, na data em que ocorrerem.
Sendo assim a apuração de frequência ( que pode ter suas regras diferenciadas de empresa para empresa) vem a ser nada mais que a contabilização das horas que empregado, permanece no local de trabalho, incluindo as paradas para descanso/refeição, entrada e saída, através de um software especializado, ou de planilhas Excel ou mesmo manual, no caso de empresas com até 10 funcionários, pois acima dessa quantidade é obrigatório por lei, ter relógio de ponto eletrônico. 
PORTARIA Nº 1.510, DE 21 DE AGOSTO DE 2009
Publicada no DOU de 25/08/2009
Lei do ponto eletrônico
A legislação que exige o uso de um mecanismo para controle de horas trabalhadas foi criada em 2009, por meio da portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego. Conhecida como lei do ponto eletrônico, ela estabelece requisitos para o registro de ponto dentro das empresas. Em 2011, a legislação foi atualizada com a portaria 373, que permitiu o uso de sistemas alternativos de marcação.
A reforma trabalhistanão alterou a legislação do ponto eletrônico, que instituiu a obrigatoriedade do controle de ponto para todos os estabelecimentos com mais de 10 funcionários. Entretanto, ela alterou várias questões relacionadas à jornada de trabalho, que influenciam diretamente no controle da jornada de trabalho.
Bibliografia
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ROCHA, J. A.O., Gestão de Recursos Humanos. Lisboa: Editorial Presença. 1997.
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Como realizar o processo de admissão de funcionários? Disponível em < https://www.xerpa.com.br/blog/como-processar-admissao-funcionario/>. Acesso em: 09 de maio de 2019.
https://tangerino.com.br/ponto-eletronico-e-lei-trabalhista-mudancas-que-voce-deve-conhecer/
Recrutamento e seleção
Exame médico Admissional
Apto
Inapto
Documentações
Contratação cancelada
Integração
Treinamento
Procedimentos internos contratação