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GESTÃO DO TEMPO
Miguel Justiniano
Todos Direitos Autorais Reservados - Catho Online - Miguel Justiniano
Material de Apoio do Curso Online Gestão do Tempo
Gestao do Tempo~
APRESENTAÇÃO DO CURSO
Gerir o tempo é um dos grandes desafios do homem contemporâneo. 
Atualmente, há uma gama cada vez maior de atividades, incluindo trabalho e diversão, nas quais pode-
mos investir nosso tempo. Porém, a dificuldade em separar os momentos de lazer dos profissionais, além 
da falta de disciplina e de hábitos inadequados, acaba fazendo com que desperdicemos horas preciosas 
do nosso dia-a-dia. 
Neste curso você terá a oportunidade de:
 desenvolver uma visão crítica sobre a forma de utilizar o tempo
 abrir caminhos para mudanças de atitudes 
 definir objetivos e se programar para alcançá-los 
 aprender a definir prioridades
 aprender a identificar as crises e gerenciá-las de forma eficaz 
 saber como as novas ferramentas tecnológicas podem ajudar ou atrapalhar na gestão do tem-
po 
 conhecer os três diferentes tipos de tempo do administrador e descobrir que o excesso de tra-
balho pode ser conseqüência da divisão equivocada destes tempos
 conhecer as artimanhas da mente e saber porque elas podem resultar em ganho ou perda de 
tempo
 conhecer seis diferentes níveis de delegação
 habituar-se a planejar 
 descobrir a importância de ter uma filosofia de vida
 definir uma filosofia de vida 
Gestao do Tempo~
SOBRE O AUTOR
Miguel Justiniano
 Licenciado pela LMI Leadership Management International, empresa global especializada em 
treinamento de mudanças de atitude e comportamento.
 Consultor de empresa, especializado em produtividade empresarial. 
 Como consultor em melhoria de produtividade, desenvolveu trabalho em diversos setores da 
economia. 
 Integrante da APC Skills do Brasil, atuou, entre outras empresas, no Unibanco, Tri-fil, BASF, 
WV, G. Gerdau.
 Foi vice-presidente do Grupo Catho, fundador e responsável pela Divisão Productivity - Con-
sultoria em Melhoria de Produtividade, onde prestou serviços de consultoria a empresas como 
Ducoco, Gráfica Bandeirantes, Belgo- Mineira, Cimento Montes Claros, Samarco Mineração e 
Czarina, entre outras. 
 Foi editor e fundador do Guia NEI, anuário industrial publicado pelo Grupo Lund de Editoras.
 Palestrante em gestão do tempo, atitudes e comportamentos e mensuração do quadro de 
funcionários.
 Bachelors of Arts, na University of New Hampshire, e M.A. of Arts, na Brown University, Esta-
dos Unidos.
Gestao do Tempo~
Bem-vindo ao curso Gestão do Tempo: como aumentar sua produtividade. Este é um tema importante 
que todos nós devemos conhecer, dominar e praticar diariamente. Gerir o tempo adequadamente é o pri-
meiro passo para o sucesso. Saber a melhor maneira de utilizar o tempo, com o objetivo de não ter perda 
de tempo, é um passo importante e significativo para melhorar a vida. Como diz o ditado popular, “Nada é 
de graça na vida; nós pagamos pelo que fazemos e pelo que deixamos de fazer.”
A abordagem do curso é pratica e visualiza o tempo como um elemento do qual devemos cuidar muito, 
em todas as áreas da nossa vida. Não podemos ser um excelente administrador do tempo na vida profis-
sional e ter uma vida privada sem significados ou carente de valores a preservar ou a construir.
A Internet tem sido uma poderosa ferramenta de infindáveis utilidades para facilitar a nossa vida, só 
que a sua utilização requer certos cuidados no sentido de consumir muito mais tempo do que o imaginado, 
privando-nos de desfrutar outras atividades mais importantes, apresentadas neste curso.
O curso é um processo de aprendizado de novos comportamentos a serem implantados e aplicados no 
dia-a-dia. É um processo de treinamento, e não um evento rápido diário. À medida que em que você for 
aplicando na prática as informações e dicas dadas aqui, sentirá a diferença nos seus resultados, nas suas 
preocupações e, principalmente, sentirá que você tem o controle sob a sua vida.
Um grande abraço.
MENSAGEM DO AUTOR
MIGUEL JUSTINIANO
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Gestao do Tempo~
SUMÁRIO
Módulo 1 - O valor do tempo
1.1 - Definição do tempo .................................................................................................8
1.2 - Por que se preocupar com o tempo .......................................................................10
1.3 - O indivíduo e o tempo ............................................................................................ 11
1.4 - Influências ..............................................................................................................13
1.5 - Será que trabalhamos demais? .............................................................................14
Módulo 2 - Mudanças de comportamento: definindo objetivos
2.1 - Estabelecendo objetivos de alto retorno ................................................................18
2.2 - Como fixar objetivos ..............................................................................................19
2.3 - Prioridades e programação do tempo ....................................................................22
2.4 - Dilema: o importante e o urgente ...........................................................................24
2.5 - Como evitar preocupações excessivas .................................................................25
Módulo 3 - Lidando com o dia-a-dia no seu trabalho
3.1 - Interrupções ...........................................................................................................28
3.2 - Como lidar com interrupções: as visitas inesperadas ............................................29
3.3 - Como lidar com interrupções: o telefone ............................................................... 31
3.4 - Por que paramos uma tarefa .................................................................................32
3.5 - Como evitar interrupções - metodologia ................................................................34
3.6 - Como diminuir as crises ........................................................................................35
Módulo 4 - Consumidores e organizadores do tempo
4.1 - E-mail / Internet .....................................................................................................39
4.2 - Reuniões ................................................................................................................42
4.3 - Arquivos: quantos realmente são necessários? ...................................................45
4.4 - Usando o tempo com eficácia ................................................................................ 47
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Gestao do Tempo~
Módulo 5 - Economizando tempo
5.1 - O tempo na administração ..................................................................................... 51
5.2 - Disciplina ................................................................................................................59
Módulo 6 - Como usar o tempo racionalmente
6.1 - Nossa mente ..........................................................................................................63
6.2 - Como planejar .......................................................................................................66
6.3 - O tempo no século XXI ..........................................................................................69
6.4 - A técnica elefante de administrar o tempo .............................................................70
Módulo 7 - Sistemas para organizar o trabalho e o tempo
7.1 - Filosofia de vida e trabalho ................................................................................... 73
7.2 - O hábito de planejar .............................................................................................. 75
7.3 - Programando o tempo .......................................................................................... 77
7.4 - Organização e tranqüilidade .................................................................................. 807.5 - Delegação: o seu tempo e de seus subordinados ................................................. 81
Referências Bibliográficas ..........................................................................................86
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Modulo 1´Gestao do Tempo~
MÓDULO 1
O VALOR DO TEMPO
Este módulo aborda a questão do tempo e propõe maneiras racionais para utilizá-lo a fim de 
aumentar a produtividade no trabalho e no desempenho das tarefas em geral. Agora você 
vai descobrir por que o controle do tempo sempre fascinou o ser humano e entenderá qual 
é o seu significado e o seu valor nos dias atuais. Com as informações contidas aqui você 
poderá desenvolver uma visão crítica sobre a forma de utilizar o tempo e terá a possibilidade 
de abrir caminhos para mudanças de atitude.
1.1 - Definição do tempo
1.2 - Porque se preocupar com o tempo
1.3 - O indivíduo e o tempo
1.4 - Influências
1.5 - Será que trabalhamos demais?
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Modulo 1´Gestao do Tempo~
MÓDULO 1
O VALOR DO TEMPO
1.1 - DEFINIÇÃO DO TEMPO
O tempo está sempre presente em nossas vidas, mas raramente pensamos no que ele significa. Você 
já parou para pensar sobre o que é o tempo? O tempo pode ser definido como:
 Medida de duração 
 Época
 Conjunto de muitos anos
 O que decorre entre duas passagens consecutivas da Terra pelo mesmo ponto de sua órbita
O tempo não é um bem material: não pode ser visto, tocado ou apalpado; pode apenas ser sentido. Ele 
está sempre presente. Não pode ser interrompido e nunca deixa de existir. O tempo é uma das poucas 
coisas que o homem nunca conseguiu controlar, e é por isso que ele sempre exerceu tanto fascínio sobre 
o ser humano. 
Ao longo dos anos, filósofos, matemáticos, físicos, psicólogos e economistas, entre outros estudiosos, 
refletiram sobre o assunto e acabaram chegando a diferentes conclusões. Não há uma definição única 
para “tempo”, portanto, todos os conceitos desenvolvidos estão corretos, cada um com seu enfoque par-
ticular. 
Na maioria das vezes, quando não estamos trabalhando, estamos gastando o dinheiro que ganhamos 
no trabalho. Mas o objetivo do uso do tempo pode ser também dedicado ao lazer, à família ou aos estudos. 
Estas também são formas de usar o tempo adequadamente. Tempo não é necessariamente sinônimo de 
trabalho ou de dinheiro. Tempo é vida! E esta se compõe da união de vários elementos.
Na sociedade contemporânea, marcada pelo consumo, o tempo é um elemento de riqueza a serviço, 
unicamente, da produção e do lucro.
Esta definição dá um enfoque essencialmente econômico ao tempo. Se você pensar bem, verá que ela 
se adequa perfeitamente às nossas vidas.
Para entendermos melhor o significado e o valor do tempo nos dias atuais, vamos analisar os compo-
nentes necessários para a fabricação de diversos produtos. 
 Pão francês: 
água – farinha – ovo - mão-de-obra – tempo - dinheiro
 Jóia: 
mão-de-obra – ouro – diamante – tempo - dinheiro
 Ponte:
cimento – pedra – guindaste – caminhão – trator – computador – mão-de-obra – tempo - dinhei-
ro
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Modulo 1´Gestao do Tempo~
 Avião:
guindaste – caminhão – trator – mão-de-obra –vidro – computadores – ferragem – tempo - di-
nheiro
Você percebeu que, além dos materiais específicos de cada produto, três elementos são necessários 
para a fabricação de todos os itens.
 Dinheiro
Dinheiro não falta! O que limita o dinheiro é a demanda, e não a oferta. O empresário que precisa de di-
nheiro para produzir um bem de consumo ou de serviço não terá nenhum problema em encontrá-lo. Caso 
não tenha a quantia necessária, pode pedir um empréstimo ao banco, por exemplo. 
 Mão-de-obra
O que não falta no mundo é força de trabalho disponível. Só é necessário dinheiro para contratá-la. 
Profissionais de qualquer área sempre existirão para serem contratados, ou seja, isso não é problema!
 Tempo
Ao contrário do dinheiro e da mão-de-obra, o tempo é limitado e não tem substituto. Podemos substituir 
pessoas, treinar ou contratar mais mão-de-obra e conseguir mais dinheiro, mas não podemos mudar o 
tempo, alugá-lo, contratá-lo ou pedi-lo emprestado.
O tempo não possui elasticidade, não muda, não desaparece, não aumenta, não diminui. Também não 
pode ser armazenado. Não importa a demanda exigida, o tempo se conserva indelével. 
De todos os recursos necessários para a produção de um bem de consumo ou de serviço, o tempo é 
o mais reduzido e o menos disponível. 
Pense numa situação de trabalho: imagine que você tem uma determinada tarefa que precisa ser en-
tregue numa determinada data. Para cumprir o prazo, você poderá trabalhar mais horas, usando a sua 
força de trabalho, ou contratar mais mão-de-obra. Você poderá, ainda, comprar materiais que ajudem na 
realização da tarefa, como computadores, programas etc. Porém, você não tem como mudar o tempo; não 
há como aumentar o número de horas num dia ou fazê-las passar mais lentamente. O tempo não muda 
e não pára.
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Modulo 1´Gestao do Tempo~
1.2 - POR QUE SE PREOCUPAR COM O TEMPO
Viver no tempo é algo que deve ser aprendido. A maioria das pessoas que se sentem realizadas e 
felizes tem o cuidado de planejar o seu tempo para poder realizar todas estas tarefas.
Por outro lado, a falta de tempo gera uma espécie de frustração nas pessoas. As jornadas de trabalho 
se estendem e, muitas vezes, roubam o espaço da vida familiar e social. O administrador, angustiado, 
passa a conviver com a sensação de que tem que carregar o mundo nas costas e lhe faltam forças para 
isso. A produtividade e a qualidade ficam comprometidas.
Quem você acha que vive melhor? Essa pessoa que só tem tempo para o trabalho ou aquela que, além 
de trabalhar, também tem tempo para estar com sua família e com seus amigos?
Seu tempo é a sua vida.
Planejar o tempo é o grande segredo das pessoas realizadas e felizes. Viver e sentir-se realizado é 
poder trabalhar, divertir-se, sonhar, relaxar... É um aprendizado que as pessoas têm que fazer.
A falta de planejamento na utilização do seu tempo gera conflitos internos, ansiedades. As horas de tra-
balho roubam as horas de descanso, da vida familiar e da vida social. As pessoas sentem um peso enorme 
que não podem carregar: é o mundo caindo sobre suas costas. Sentem–se incapazes de ser produtivas 
ou de fazer um trabalho de qualidade.
Saber como fazer uma tarefa não é suficiente. Conhecer o que deve ser feito é diferente de realmente 
fazer. Um é conhecimento, o outro é comportamento. Por isso a importância de se automotivar e de ter 
atitudes corretas em relação ao tempo. 
A prática assídua da automotivação é fundamental para manter o equilíbrio. Administrar o tempo é fazer 
as coisas de forma inteligente e não trabalhar arduamente. 
Por que o seu tempo é importante?
Porque tempo é vida e desperdiçar o seu tempo é desperdiçar a sua vida. 
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Modulo 1´Gestao do Tempo~
1.3 - O INDIVÍDUO E O TEMPO
Nem sempre percebemos o tempo da mesma forma. Às vezes, temos a sensação de que o tempo não 
passa. Em outras vezes, temos a impressão de que as horas passam rápido demais. Você sabe por que 
sentimos o tempo de forma tão paradoxal?
 Quando não temos compromissos e tarefas a serem realizadas, as horas parecem se estender. 
Podemos relaxar e simplesmente ver o tempo passar.
 Quando estamos concentrados em alguma atividade, temos a impressão de que o tempo passa 
rapidamente, mas na medida certa.
 Quando estamos nervosos, estressados, sob pressão e com muitos compromissos simultâne-
os, o tempo nunca parece ser suficiente.
Quando temos a impressão de que as horas são curtas demais, é importante lembrarmos que o proble-
ma não é a falta de tempo, mas a maneira como o utilizamos. Sempre há tempo suficiente para as coisas 
realmente importantes. 
A dificuldade está em determinar o que é realmente importante e priorizar algumas tarefas. 
Reflita sobre o seu cotidiano e responda para você mesmo as perguntas abaixo. Talvez você precise 
reavaliar suas atitudes... 
Você tem sempre a impressão de que não conseguiu cumprir todas as suas tarefas? 
As pessoas estão semprepedindo um pouco do seu tempo? 
Você acha que tem tempo suficiente para si próprio? 
A maioria das pessoas desperdiça duas horas por dia. Infelizmente, esta perda de tempo é involuntária 
e inconsciente, e ocorre devido aos nossos hábitos inadequados e indisciplinados de trabalho. 
Perdemos tempo porque: 
1. Estamos mais interessados em sermos EFICIENTES* fazendo certas coisas do que em ser-
mos EFICAZES** fazendo as coisas certas. 
2. Estamos mais preocupados com as atividades do que com os resultados.
3. Não estabelecemos prioridades e não agimos decididamente na hora certa.
4. Não estamos conscientes de nossas ações e seus resultados.
Reflita um pouco sobre a sua forma de trabalho. Você acha que desperdiça muitas horas do seu dia? 
Você se identifica com os comportamentos citados acima? 
Como posso utilizar melhor o meu tempo?
Para aprender a administrar e controlar o seu tempo você precisa se fazer esta pergunta continuamen-
* Aquele que obtém os resultados esperados. 
** Aquele que atinge os seus objetivos com bons resultados.
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Modulo 1´Gestao do Tempo~
te. Só você pode julgar se está utilizando o seu tempo de forma adequada. 
Dica do Autor
 Dica 1
Tente definir exatamente o que você precisa realizar. 
Conhecer a tarefa, saber exatamente o que deve ser feito e como deve ser feito sempre será um 
dos mais importantes fatores na utilização correta do tempo.
 Dica 2
Examine suas tarefas e estabeleça objetivos e metas de forma clara e racional.
Para aproveitar o seu tempo da melhor forma possível, você deve sempre ter em mente o por 
quê de estar realizando uma tarefa. Além disso, é importante que você estabeleça metas claras 
e bem definidas.
 Usar racionalmente o tempo
Podemos utilizar o tempo com qualidade e quantidade, agregando valores à nossa vida e aos nossos 
objetivos e desejos. Por exemplo: entrar num programa de exercícios físicos com o objetivo de perder 
cinco quilos em quatro semanas.
 Gastar tempo
Quando gastamos nosso tempo sem ligação a nada ou a alguém. Por exemplo: vagar numa rua ou 
passear no shopping.
 Perder tempo
Consiste em utilizar o tempo exercendo alguma ação de forma errada, gerando trabalho. O tempo gas-
to na repetição de uma ação equivocada é irrecuperável. Por exemplo: ser obrigado a refazer uma tarefa 
por falta de atenção, conhecimento ou vontade.
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Modulo 1´Gestao do Tempo~
1.4 - INFLUÊNCIAS
Veja as atividades abaixo
 Lavar pratos
 Conversar com os amigos(as)
 Escrever a ata de uma reunião
 Ler um livro
 Fazer o fluxo de caixa
 Arrumar a casa
 Lavar o carro
 Escrever relatórios
Agora reflita um pouco sobre as atividades descritas acima. Quais delas você desempenha melhor? 
Pense também naquelas que você tem mais dificuldade para realizar ou naquelas que está sempre dei-
xando para fazer depois.
As atitudes que temos perante as atividades afetam nosso desempenho frente ao uso do tempo.
 Atitudes negativas
Não teremos o desempenho desejado se, por algum motivo, não gostarmos do que estamos 
fazendo. Se considerarmos uma tarefa muito chata, teremos uma tendência a “enrolar” e adiá-la, 
perdendo muito tempo.
 Atitudes positivas
Quando temos prazer em desempenhar uma tarefa, somos mais ágeis e ficamos mais atentos, 
diminuindo as chances de erro. Tendo atitudes positivas, o tempo será sempre utilizado racional-
mente.
Quando temos uma tarefa que não gostamos de fazer, podemos delegá-la a outra pessoa ou fazê-la o 
mais rapidamente possível! (Nos módulos seguintes detalharemos este assunto.)
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Modulo 1´Gestao do Tempo~
1.5 – SERÁ QUE TRABALHAMOS DEMAIS?
 Eu trabalho demais.
 Eu gostaria de ter mais tempo livre.
 Estou sempre cansado de tanto trabalhar.
 Não consigo fazer mais nada além de trabalhar.
Você se identifica com as afirmações acima?
Sim, eu me identifico: Será que você não está exagerando? Muitas pessoas acreditam que passam 
horas em excesso trabalhando quando, na realidade, estão mais preocupadas em mostrar que trabalham 
muito do que com o trabalho em questão. É fácil identificar essas pessoas. Geralmente são profissionais 
sem estabilidade profissional e que estão sempre ocupados para atender um pedido.
Não, eu não me identifico: Reflita bem sobre isso e veja se este é o seu caso.
Ao contrário do que se pensa, o excesso de trabalho não fere ninguém. O problema não é a quantidade 
de trabalho, mas sim a qualidade e a forma como organizamos o tempo. 
Todos nós já tivemos que trabalhar excessivamente, indo além do nosso horário de expediente. Quan-
do estamos envolvidos com o trabalho e aproveitamos o tempo de forma racional, nem percebemos as 
horas passarem. O trabalho deixa de ser um peso e passa a ser um estímulo.
Mas, quando estamos ansiosos, não conseguimos cumprir nossas tarefas e vemos nosso trabalho 
aumentando a cada dia, nos sentimos oprimidos, frustrados e com a sensação de que perdemos tempo e 
desperdiçamos oportunidades. 
 
Rita e Diego trabalham juntos num escritório. 
Rita está trabalhando excessivamente há cinco dias. Ela precisa entregar um relatório ainda hoje. 
Está cansada, mas acha que o esforço valeu a pena: o relatório ficou melhor do que esperava. 
Além disso, ela sabe que amanhã poderá descansar um pouco e sair mais cedo para jantar com 
o seu namorado.
Diego está ansioso porque termina hoje o prazo para entregar o relatório que está fazendo. Ele 
está trabalhando nisso há uma semana, sem folga. A sua maior preocupação é saber se o rela-
tório de Rita ficará melhor do que o dele. Por isso não consegue se concentrar. Ele está irritado 
porque acha que todos no escritório estão torcendo para que ele não termine o trabalho dentro 
do prazo estabelecido. 
Agora pense no ambiente em que você trabalha. Você reconhece os tipos descritos na imagem acima? 
E você, se identifica com algum deles?
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Modulo 1´Gestao do Tempo~
Há alguns anos, os doutores Rosennann e Fridman, cardiologistas norte-americanos, concluíram que 
todos os pacientes que sofreram ataques cardíacos prematuros tinham um perfil típico, muito parecido 
com o de Diego, ou seja, todos viviam numa constante luta contra o tempo, excessivamente preocupados 
com prazos, nunca conseguiam fazer tudo a que se propunham e raramente estavam satisfeitos. Além 
disso, apresentavam o que chamamos de “sentimentos ruins favoritos”, ou seja, irritação, impaciência, 
raiva e uma generalizada desconfiança em relação às pessoas. 
O tipo de personalidade de Diego é conhecido na literatura médica como TIPO A, sinônimo de execu-
tivo que trabalha muito e tem um alto risco de morte prematura. 
O alto índice de problemas cardíacos entre as pessoas do TIPO A não está ligado ao excesso de tra-
balho, mas sim aos “sentimentos ruins favoritos”.
A chave para manter uma vida saudável está na postura de cada um. É claro que muitos fatores podem 
atuar como causadores de problemas de saúde, como fumo, má alimentação, predisposição genética ou 
hereditária a doenças e excesso ou falta de exercícios físicos, porém, segundo os especialistas, é cada 
vez maior a certeza de que há inúmeros elementos psicológicos envolvidos neste processo.
Aprender a usar o tempo de forma racional pode ajudá-lo a ter uma atitude positiva em relação ao tra-
balho e a espantar os “sentimentos ruins favoritos”. 
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Modulo 1´Gestao do Tempo~
RESUMO
1. Não existe uma única definição para o tempo. Ao longo dos anos, filósofos, matemáticos, fí-
sicos, psicólogos, economistas, entre outros estudiosos, refletiram sobre este tema e chegaram 
a diferentes conceitos e teorias, cada um com um enfoque particular. Na sociedade contempo-
rânea, marcada pelo consumo, o tempo é um elemento de riqueza a serviço, unicamente, da 
produção de bens de consumo e do lucro.
2. Sempre há tempo suficiente para as coisas que realmente julgamos importantes. A dificuldade 
está em determinar o que de fato é importante, priorizando tarefas. O problema não é a falta de 
tempo, mas a maneira como o utilizamos. 
3. As atitudes que temos perante nossas atividades afetamo nosso desempenho frente ao uso 
do tempo. Atitudes positivas levam à utilização racional do tempo. 
4. Ao contrário do que algumas pessoas pensam, o excesso de trabalho não é prejudicial à saúde. 
O caminho para manter uma vida saudável está na postura de cada um. Aprender a usar o tempo 
de forma racional pode ajudá-lo a ter uma atitude mais positiva em relação ao trabalho, assim 
como a espantar os “sentimentos ruins favoritos”.
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Modulo 2´Gestao do Tempo~
MÓDULO 2
MUDANÇAS DE COMPORTAMENTO: 
DEFININDO OBJETIVOS
No módulo anterior, você viu que usar o tempo de forma racional pode trazer mudanças 
significativas para o dia-a-dia. Agora você vai entender que determinar metas profissionais 
e pessoais também são um passo importante na gestão do tempo. Neste módulo você vai 
aprender a definir objetivos e se programar para alcançá-los. Você vai entender a diferença 
entre urgente e importante, e vai ver como esta distinção pode ajudá-lo a aproveitar melhor 
o tempo, priorizando o que, de fato, é essencial.
2.1 - Estabelecendo objetivos de alto retorno
2.2 - Como fixar objetivos
2.3 - Prioridades e programação do tempo
2.4 - Dilema: importante X urgente
2.5 - Como evitar preocupações excessivas
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Modulo 2´Gestao do Tempo~
MÓDULO 2
MUDANÇAS DE COMPORTAMENTO: DEFININDO OBJETIVOS
2.1 - ESTABELECENDO OBJETIVOS DE ALTO RETORNO
A fixação de objetivos é uma das ferramentas mais poderosas para racionalizar e tornar produtivo o 
uso do tempo. Objetivos bem definidos e claramente especificados funcionam com um antídoto para a 
perda de tempo, eliminando atividades periféricas e sem importância.
Quando se tem uma meta bem definida fica mais fácil saber o que fazer para alcançar o sucesso. 
Mas você sabe o que é sucesso? 
Sucesso é a realização progressiva de objetivos pessoais valiosos e predeterminados. As pessoas de 
sucesso são aquelas que alcançam os objetivos traçados e concentram o tempo em atividades de alto 
retorno, ligadas direta ou indiretamente aos objetivos previamente definidos. Esta realização é progressiva 
e se consolida passo a passo, minuto a minuto, todos os dias, 24 horas por dia, sete dias por semana. 
Paul J. Meyer é autor do livro “Produtividade pessoal efetiva”. Ainda jovem, Meyer se interessou pelos 
princípios de desenvolvimento da produtividade pessoal e do sucesso. Ao 27 anos, tornou-se milionário 
aplicando os seus conhecimentos. Em 1960, fundou a Leadership Management International, empresa 
dedicada à motivação de pessoas até os seus plenos potenciais. Atualmente, a empresa atua em mais 60 
países, inclusive no Brasil, e conta com mais de 2.500 associados. Desde a sua fundação, o faturamento 
da companhia já ultrapassou 1 bilhão de dólares. A metodologia LMI, disponível em mais de 20 idiomas, 
tem sucesso comprovado na potencialização das pessoas por meio de mudanças de atitude e comporta-
mento. Meyer tem três doutorados honorários e os seus artigos já foram publicados em mais de 200 jornais 
e revistas. Suas idéias de como atingir o sucesso já foram citadas por mais de 100 autores.
 “Os objetivos trazem ordem, significado e finalidade à vida, sustentando o interesse e a motiva-
ção por um longo período de tempo. Além disso, evocam nossas qualidades mais nobres: ao 
fixar metas, expressamos o desejo de realizar, melhorar nossa vida, sermos mais efetivos e mais 
produtivos e obter mais sucesso amanhã do que o que obtivemos até agora.”
Paul J. Meyer, “Produtividade Pessoal Efetiva” (copyright 1988 Manual de Metodologia LMI)
 
Como você viu, estabelecer objetivos é fundamental e deve ser visto como o primeiro passo para me-
lhorar a utilização do tempo e, consequentemente, da sua vida. Mas para isso você terá que despender 
algum tempo...
Você precisará achar tempo para definir claramente a sua missão e as suas metas, e depois escrevê-
las, uma a uma. 
Lembre-se: escrever os objetivos é tão importante quanto defini-los. Objetivos não escritos não têm 
valor!
As pessoas têm objetivos diferentes. Alguns podem parecer muito difíceis; outros, muito fáceis. Porém, 
para realizá-los é preciso ter uma a definição clara do que se pretende alcançar. É preciso escrever cada 
objetivo, um a um, profissional e pessoal, independentemente do grau de dificuldade. 
Você já parou para pensar em quais são os seus reais objetivos?
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Modulo 2´Gestao do Tempo~
2.2 – COMO FIXAR OBJETIVOS
Muitas pessoas têm dificuldade de refletir sobre si mesmas por se sentirem desconfortáveis toda vez 
que estão, aparentemente, desocupadas. Esta é uma atitude equivocada que deve ser evitada.
A reflexão é uma etapa importantíssima da administração do tempo: para fixar objetivos você deve 
passar por um processo de introspeção e autoconhecimento. Para isso, procure caminhos, questione, seja 
crítico com você mesmo, use a criatividade para achar soluções, ouse! Destine parte do seu tempo para 
se concentrar, com tranqüilidade e sem interrupções.
O que você costuma fazer depois de estabelecer um objetivo? 
1. Fica pensando sobre o assunto e esperando a oportunidade ideal para realizá-lo. 
2. Pensa nele de vez em quando e se sente tranqüilo porque conseguiu, finalmente, descobrir 
uma coisa que realmente é importante. 
3. Escreve o objetivo num lugar bem visível, olha para ele todos os dias e enumera todas as al-
ternativas possíveis para conseguir realizá-lo. 
Ao estabelecer os seus objetivos você deve escrevê-los, registrá-los.
Esta é a regra mais importante para ajudar você a fixar os seus objetivos:
1. Você poderá revê-los periodicamente, relembrando suas metas.
2. O ato de escrever os seus objetivos ajuda a tornar seus pensamentos mais claros.
3. Ao rever os seus objetivos você poderá definir com mais facilidade as suas prioridades, dando 
seqüência às ações da melhor forma possível.
4. A leitura das metas estimula os sentimentos de autoconfiança e otimismo.
5. Com o passar do tempo, você poderá avaliar os seus objetivos e aprimorá-los. 
Vamos relembrar alguns pontos importantes já vistos por aqui: 
 Escrever os objetivos ajuda-o a fixar um compromisso com você mesmo, além de reforçar a 
sua motivação e dedicação a eles e facilitar a priorização de ações realmente importantes neste 
processo. 
 A revisão dos objetivos possibilita a reorganização de estratégias para alcançá-los e a realiza-
ção de um check-point para garantir que está indo em direção ao caminho certo.
Mas uma pergunta continua no ar. Como fazer para que os seus objetivos saiam do papel? 
Elaborando um plano de ação para cada objetivo. Esta é a resposta! Vamos começar vendo a melhor 
forma de definir e registrar objetivos. 
20
Modulo 2´Gestao do Tempo~
Área: Data inicial: Data final: 
Pessoal / Profissional 20/08/2002 20/08/2004
Objetivo: 
Aprender a falar inglês, fluentemente, em dois anos.
 Área
Os seus objetivos podem ser profissionais ou pessoais. Defina o tipo de meta e utilize um formu-
lário para cada objetivo. Lembre-se: todos os seus objetivos precisam ser:
1. Específicos
2. Mensuráveis
3. Possíveis
4. Realísticos
5. Tangíveis
 Data Inicial
Você precisa definir uma data para começar o caminho para atingir o seu objetivo.
 Data Final
Você precisa definir uma data final, estabelecendo um prazo para que este objetivo seja alcança-
do. Se necessário, altere esta data posteriormente. 
 Objetivo
Descreva de forma clara e sucinta o objetivo em questão.
A próxima etapa será definir os benefícios e o seu plano de ação:
21
Modulo 2´Gestao do Tempo~
Por que o cumprimento deste objetivo será útil para você? Como você irá aplicá-lo em sua vida? Esti-
pulando benefícios você poderá mensurar a importância desta meta no seu dia-a-dia.
A última etapa será definir os possíveis obstáculos que vai encontrar e as soluções para cada um deles. 
Clique na área colorida para ver como preencher estes campos:
Possíveis obstáculos Possíveis soluções
1. Falta de tempo para estudar inglês.
Disponibilizar algumas horas durante a 
semana ou o fim de semana para esta 
atividade,abdicando de uma atividade de 
lazer.
2. Não ter dinheiro para fazer o curso de 
verão em outro país.
Evitar gastos com coisas supérfluas para 
conseguir juntar dinheiro.
Não importa quais sejam os seus objetivos, você sempre encontrará obstáculos pelo caminho. Se pu-
der prevê-los, com certeza eles poderão ser solucionados com muito mais facilidade!
Pronto! Agora você tem todas as ferramentas necessárias para criar os seus próprios objetivos. Ache 
tempo para refletir sobre a sua vida pessoal e profissional, e comece a estabelecer metas para a sua vida. 
Em seguida, escreva-as, utilizando um formulário para cada objetivo.
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Modulo 2´Gestao do Tempo~
2.3 - PRIORIDADES E PROGRAMAÇÃO DO TEMPO
Como vimos no módulo anterior, sempre há tempo suficiente para as coisas realmente importantes. 
Lembre-se: o problema não é a falta de tempo, mas a maneira como o utilizamos. 
“O tempo é servo das nossas prioridades. Não importam os objetivos, sempre teremos tempo 
suficiente para realizá-los.”
Paul J. Meyer
Nossos recursos são limitados, mas nossas necessidades serão sempre ilimitadas. 
Por isso, sempre teremos mais atividades do que somos capazes de realizar. O importante é definir o 
que fazer primeiro, estabelecendo prioridades, definindo quais iremos trabalhar primeiramente.
Priorizar permite converter o inadministrável em administrável.
Mas o que é priorizar?
Vamos imaginar que você tem um belo planejamento com uma série de objetivos definidos. Qual é o 
próximo passo? 
As prioridades são a parte mais importante na execução de um plano. Podemos criar a melhor lista de 
metas, de objetivos e tarefas; porém, ela só servirá se você a implementar. A definição das prioridades lhe 
ajudará a atingir as metas na determinação do que deve ser feito em primeiro lugar. 
Você também descobrirá que as prioridades ajudam na organização do seu dia.
Mas... o que é priorizar?
Priorizar é o processo para determinar o que é o mais importante para você fazer. Itens que precisam 
ser priorizados podem ser feitos em base diária, semanal, mensal ou anual. A lista de prioridades é sim-
plesmente uma lista numerada das coisas a fazer.
Vamos entender melhor como priorizar tarefas.
Suponhamos que você tenha algumas metas para atingir no seu trabalho durante o dia. Para isso, você 
deve estabelecer seus objetivos e tarefas envolvidas na realização de cada uma. 
Você terá que definir uma ordem de prioridades para as metas, partindo da mais importante, para as 
de menor importância. 
Feito isso, você deverá priorizar os seus objetivos, ou seja, escolher aqueles que o ajudarão a alcançar 
cada uma das metas mais rapidamente. Para isso, você deverá enumerá-los também, em ordem crescen-
te de prioridade. 
Agora você deverá listar as tarefas a serem feitas para atingir suas metas, priorizando cada uma delas. 
Desta forma, você terá uma lista de “coisas a fazer” que o ajudará a atingir suas metas. Cada tarefa deve 
estar relacionada com cada objetivo, e cada objetivo deve estar relacionado com cada meta.
Se desejar ser uma pessoa de sucesso, você sempre deverá definir suas tarefas. Você poderá se per-
guntar: “Como faço todas estas tarefas e ainda o meu trabalho rotineiro?” 
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Modulo 2´Gestao do Tempo~
Para a maioria das pessoas, trabalhar produtivamente faz parte dos próprios objetivos e as atividades 
diárias, parte de suas tarefas.
E os imprevistos que aparecem no último minuto? Como ficam? 
Isso acontece com todos nós. Portanto, esteja preparado para re-priorizar suas tarefas ao longo do dia 
e faça das emergências parte do seu plano. 
 Exemplo
Um vendedor tem que dar prioridade ao atendimento do seu cliente. Isso significa que pode ter 
uma tarde no final do mês com muitos chamados dos seus clientes que o impedirão de concluir 
seu relatório mensal no prazo estabelecido. Para evitar crises de atraso, ele pode elaborá-los 
semanalmente e, desta forma, poderá diminuir o tempo de fechamento mensal para evitar uma 
urgência no fim do mês.
Por último, não esqueça que sempre há tempo para dizer NÃO.
Mas como programar o tempo da melhor maneira possível? 
1. Estabeleça seus objetivos: Como vimos, antes de começar qualquer tarefa, você deve achar 
tempo para estabelecer, por escrito, os seus objetivos. Esta será sempre a sua prioridade número 
um!
2. Consulte seu plano de ações: Para definir suas prioridades você deve consultar o seu plano de 
ações, procurando respostas para as seguintes perguntas:
 Onde está o maior retorno?
 Quais são os pontos-chave para obter grande parte dos resultados?
 O que é decisivo ou crítico?
 O que é significativo para fazer a diferença?
 O que é essencial para minha sobrevivência e o meu sucesso?
3. Evite ter atividades em excesso: 
 Saiba delegar funções.
 Tenha em mente que ao estipular uma prioridade, você deixará de lado alguma atividade. 
Priorizar é deixar de fazer uma coisa em detrimento de outra.
 Se necessário, descarte tarefas não tão importantes.
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Modulo 2´Gestao do Tempo~
2.4 - DILEMA: O IMPORTANTE E O URGENTE
Mas como programar o tempo da melhor maneira possível?
O quadro abaixo irá ajudá-lo a entender a grande diferença entre importante e urgente. Tente avaliar 
as suas atividades seguindo a matriz abaixo:
Importante
Sim Não
Importante
Sim
Evacuar um edifício em fogo.
Resolver problemas com um 
cliente importante.
Constantes interrupções.
Atender a telefonemas.
Não
Desenvolver subordinados. 
Planejar objetivos a longo 
prazo.
Conversas inconseqüentes. 
Organizar, novamente, os 
seus papéis.
 Cada ação que você realiza tem um grau relativo de importância e urgência.
As tarefas importantes são aquelas necessárias, úteis, de alto valor, essenciais.
As tarefas urgentes são aquelas que precisam ser executadas naquele momento, com pressa, não 
podendo ser adiadas.
Será que você sabe diferenciar o importante do urgente no seu dia-a-dia? 
1. As coisas importantes raramente são urgentes.
2. As questões urgentes exigem nossa atenção exclusiva e exercem contínua pressão.
3. O caráter de pressa do que é urgente mascara a sua real importância.
4. Muitas tarefas urgentes são, na realidade, artificiais.
Quando deixamos de fazer alguma atividade no prazo estipulado, criamos uma urgência. Paga-
mos com desgaste emocional e físico nas nossas relações pessoais e profissionais. Sem contar 
que, muitas vezes, para controlar uma urgência, precisamos abandonar tarefas importantes. 
Trabalhar constantemente em crise, “apagando incêndios”, não é natural, e compromete a saúde 
e a motivação.
Reflita sobre o seu cotidiano de trabalho. Pense como você realiza a maior parte das atividades. 
Se você conseguir diferenciar as tarefas urgentes das importantes estará dando o primeiro passo 
para priorizar o que é, de fato, essencial. 
Somente quando pudermos romper com a tirania do urgente é que resolveremos o problema da 
falta de tempo.
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Modulo 2´Gestao do Tempo~
2.5 - COMO EVITAR PREOCUPAÇÕES EXCESSIVAS
No módulo anterior, vimos que o excesso de trabalho não faz mal à saude; o que é prejudicial à saúde 
são os “sentimentos ruins favoritos”, ou seja, irritação, impaciência, raiva e desconfiança.
A preocupação excessiva é outro sentimento muito comum que também atua como fonte de stress e 
desgaste e afeta a nossa produtividade.
Por isso, tente evitá-la.
Na maioria das vezes, ficamos preocupados porque não temos metas e planos de ações estabelecidos. 
Gastamos nosso tempo resolvendo tarefas urgentes, sem definir prioridades. 
Quando isso acontece, nossa mente fica ocupada e preocupada com inúmeros assuntos irrelevantes, 
periféricos. Consequentemente, não conseguimos nos ocupar do que de fato é importante. Temos a sen-
sação de não controlar o que estamos fazendo, e nos sentimos pressionados, estressados e insatisfeitos.
A preocupação constante com todas as coisas que temos para fazer consome o nosso tempo e 
a nossa energia.
1. Redija um plano de ações para todas as suas tarefas. 
2. À medida que os problemas forem sendo resolvidos,elimine-os do seu plano de ações.
3. Escreva num pedaço de papel todas as informações relativas às suas atividades. Assim você 
não precisará se lembrar de todos os detalhes de cada uma delas, deixando a mente livre para 
pensar em outras tarefas.
4. Mantenha uma agenda diária, com todos os seus compromissos.
Ao estabelecer metas e traçar um plano de ações você estará usando o tempo de forma racional. Agin-
do desta forma, as atitudes e os sentimentos negativos serão, aos poucos, eliminados, contribuindo para 
aumentar a sua produtividade e bem-estar no trabalho e na vida pessoal.
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Modulo 2´Gestao do Tempo~
RESUMO
1. A fixação de objetivos constitui uma ferramenta fundamental para racionalizar o uso do tempo. 
Quando se tem uma meta bem definida fica bem mais fácil estabelecer estratégias e alcançar o 
sucesso sem perder tempo. 
2. Para definir os seus objetivos você deve passar por um processo de introspecção e autoco-
nhecimento. Escreva num pedaço de papel as suas metas! Esta é a regra mais importante para 
ajudar você a fixá-las.
3. Não importam os objetivos, você sempre encontrará tempo suficiente para realizá-los. O impor-
tante é definir o que fazer primeiro, estabelecer prioridades. 
4. As tarefas importantes são aquelas necessárias, essenciais; as urgentes são aquelas que 
precisam ser executadas naquele momento, que não podem ser adiadas. Só resolveremos o 
problema da falta de tempo quando pudermos romper com a tirania do urgente.
5. A preocupação constante com todas as coisas que temos para fazer é o que mais consome 
nosso tempo e energia. Na maioria das vezes, ficamos preocupados porque não temos metas e 
planos de ações estabelecidos.
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Modulo 3´Gestao do Tempo~
MÓDULO 3
LIDANDO COM O DIA-A-DIA NO SEU TRABALHO
Este módulo é sobre interrupções, uma das principais causas de perda de tempo no traba-
lho. As interrupções ameaçam nossa produtividade e nosso desempenho e não podem ser 
eliminadas, apenas controladas. Agora você vai descobrir por que as interrupções ocorrem 
e vai aprender técnicas e dicas para administrá-las melhor. Você vai ver ainda a origem das 
crises e aprenderá a gerenciá-las de forma eficaz. 
3.1 - Interrupções
3.2 - Como lidar com interrupções: as visitas inesperadas
3.3 - Como lidar com interrupções: o telefone
3.4 - Por que paramos uma tarefa
3.5 - Como evitar interrupções - metodologia
3.6 - Como diminuir as crises
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Modulo 3´Gestao do Tempo~
MÓDULO 3
LIDANDO COM O DIA-A-DIA NO SEU TRABALHO
3.1 – INTERRUPÇÕES
As interrupções são fonte de estresse e uma das maiores ameaças à eficiência e produtividade no 
trabalho. Elas ocorrem de várias formas e podem ser causadas por você mesmo, por outras pessoas ou 
por acontecimentos inesperados. Porém, uma coisa é certa: quando somos interrompidos, perdemos a 
concentração e a inspiração, e somos obrigados a gastar tempo e energia para retomarmos a tarefa. 
Quem nunca viveu uma situação como esta? Quem nunca ficou nervoso por chegar ao fim do expe-
diente sem ter feito metade do que estava programado? 
Você já reparou o que acontece quando somos obrigados a interromper uma atividade impor-
tante? 
1. Ao reiniciar uma tarefa que foi interrompida por algum motivo, perdemos tempo repetindo 
parte do que já tínhamos feito. Precisamos voltar alguns passos, relembrar e retomar “o fio da 
meada”. 
2. A interrupção atrasa o fim da tarefa e põe em risco o prazo estipulado. O trabalho realizado 
com interrupções demanda muito mais tempo do que aquele feito ininterruptamente.
3. Interrupções constantes fazem a tarefa parecer nunca ter fim. A atividade fica “arrastada” e 
monótona. Na maioria das vezes, a motivação diminui, atrapalhando o nosso desempenho.
 
Para evitar interrupções é importante saber por que elas ocorrem. 
As interrupções são provocadas:
1. Por nós mesmos. Ex: Falta de atenção ou de motivação, indecisão etc.
2. Por terceiros. Ex: Colegas de trabalho, telefone etc.
3. Por acontecimentos inesperados. Ex: Pane no computador, falta de luz etc.
As situações citadas anteriormente são comuns a todos nós.
E são normais. Como não vivemos isolados e não podemos controlar tudo o que ocorre à nossa volta, 
muitas vezes não há como evitar ser interrompido. O importante é saber lidar com a situação e não deixar 
que a interrupção nos controle.
“Interrupções vêm em todos os tamanhos, formas e circunstâncias. Sabendo como lidar 
com algumas coisas mais comuns, nossa capacidade de lidar com as incomuns me-
lhora também. Esteja sempre consciente de que lidar com interrupções é essencial á 
produtividade.” 
Paul J. Meyer
Quando deixamos uma tarefa inacabada, entramos para o rol das pessoas que perdem mais de um 
terço do tempo com atividades improdutivas. A maioria dos executivos e profissionais desperdiça um va-
lioso tempo quando, por algum motivo, param de fazer uma tarefa importante e prioritária para fazer algo 
que não o é.
Não pare na metade de uma tarefa iniciada.
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Modulo 3´Gestao do Tempo~
3.2 - COMO LIDAR COM INTERRUPÇÕES: AS VISITAS INESPERADAS
Pense no seu ambiente de trabalho. Você costuma ser constantemente interrompido por seus colegas, 
subordinados ou chefes? Quanto tempo, em média, você consegue trabalhar, concentradamente, sem ser 
chamado por alguém? Como você reage às interrupções?
Aprender a administrar as interrupções, controlando o controlável e aceitando o incontrolável, é um 
grande passo para evitar a perda de tempo. 
O primeiro passo para controlar as interrupções é analisar o motivo pelo qual elas ocorrem. Para isso é 
importante saber se quem interrompe precisa, de fato, da sua ajuda. Tente analisar porque a sua atenção 
é tão requisitada respondendo as perguntas abaixo. 
1. Será que você deveria delegar mais autoridade e autonomia aos seus subordinados?
Se você acha que deve delegar mais autoridade e autonomia aos seus subordinados, o seu pensamento 
está correto. Tenha sempre em mente que você precisa confiar na sua equipe. 
Tenha sempre em mente que você precisa confiar na sua equipe. 
2. Será que seus colegas estão tentando passar a você suas funções ou problemas?
Este é um hábito que precisa mudar.
Fique atento para que isso não aconteça.
3. Será que você é tão inacessível que seus colegas precisam “agarrá-lo” sempre que o vêem?
Este é um hábito que precisa mudar.
Fique atento para que isso não aconteça.
Analise sempre o seu posicionamento frente aos seus subordinados, chefes e colegas de trabalho: 
você pode estar contribuindo ou sendo conivente com as constantes interrupções. Avalie sempre o motivo 
pelo qual você está sendo interrompido e evite esta situação quando não for essencial. Não desvie das 
suas atividades prioritárias para apagar incêndios de terceiros. Procure sempre desenvolver uma tarefa do 
início ao fim, de uma só vez: pesquisas apontam que a maioria dos profissionais desperdiça tempo quando 
pára uma tarefa importante e prioritária para realizar outra que não o é. 
DICA DO AUTOR
1. Afaste-se dos “bate-papos” improdutivos. 
2. Eliminar cadeiras extras é uma boa forma de evitar que seus colegas se instalem para uma 
“conversinha rápida”.
3. Mantenha a porta do seu escritório fechada. Caso você trabalhe em um salão aberto, posicione 
sua mesa longe do fluxo de tráfego.
 4. Diminua o número de interrupções causadas por membros da sua equipe estabelecendo um 
horário para atendê-los.
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Modulo 3´Gestao do Tempo~
5. Estabeleça um limite de tempo para suas visitas e peça para a sua secretária, assistente ou 
colega chamá-lo quando este tempo expirar. 
6. Aprenda a ser sincero com as pessoas. É importante saber dizer “não” quando necessário.
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Modulo 3´Gestao do Tempo~
3.3 - COMO LIDAR COM INTERRUPÇÕES: O TELEFONE
O telefone é um importante instrumento de socialização que aproxima as pessoas e ajuda a estabele-
cer relacionamentos agradáveis. Mas é também uma das principais fontes de interrupção de trabalho no 
dia-a-dia. Pergunte a qualquer grupo de pessoas sobre os fatores que levam à perda detempo e os telefo-
nes serão sempre mencionados como uns dos três primeiros itens. Como você não pode prever o assunto 
que será tratado quando o telefone toca, qualquer pessoa pode interrompê-lo no meio de uma atividade 
importante e roubar parte do seu precioso tempo: clientes, amigos, familiares, vendedores, fornecedores, 
colegas de trabalho, conhecidos ou desconhecidos.
É necessário ter em mente que, em certas ocasiões, você pode, e deve, abrir mão da socialização. 
Vamos aprender agora como usar o telefone de forma eficiente e racional, sem, contudo, ser anti-social.
Várias atitudes podem ajudá-lo a evitar as freqüentes interrupções causadas pelo telefone. 
1. Caso a conversa demore mais do que dois minutos, peça para o interlocutor retornar a ligação 
em um horário pré-determinado.
2. Se possível, peça para sua secretária ou assistente atender ao telefone, passando a você 
apenas as chamadas importantes.
3. Caso a conversa se estenda desnecessariamente, invente uma desculpa e desligue. Diga que 
tem outra chamada para atender, uma reunião ou uma emergência. Em último caso, desligue 
enquanto estiver falando.
4. Não tenha medo de ofender. Aprenda a ser firme sem ser grosseiro. A maioria das pessoas 
entende quando não estamos disponíveis e não se ofende por isso.
5. Planeje suas ligações. Esteja preparado para falar, mantendo todas as informações à mão.
6. Agrupe suas ligações. Tente fazer todas as suas chamadas de uma só vez.
7. Seja claro. Não invente desculpas ao lidar com profissionais de vendas ou fornecedores. Caso 
não esteja interessado na oferta, diga-o claramente para evitar que o interlocutor retorne a liga-
ção. Se estiver na dúvida, peça para ele enviar um e-mail e analise-o posteriormente. Evite as 
promessas que não serão cumpridas. Isto demonstra falta de profissionalismo. 
8. Marque um horário para falar com os seus fornecedores. Isso é, no mínimo, uma manifestação 
de respeito profissional mútuo. Muitas vezes, por negligenciar os retornos esperados, seu tempo 
é consumido inutilmente entre os telefonemas e as respostas evasivas. 
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Modulo 3´Gestao do Tempo~
3.4 – POR QUE PARAMOS UMA TAREFA
Como vimos, as interrupções nem sempre são causadas por terceiros. Muitas vezes, nós mesmos 
somos responsáveis pelas pausas. Quantas vezes “enrolamos” e adiamos o cumprimento de algumas 
tarefas? Você já parou para pensar no motivo pelo qual isso acontece? 
O que nos leva a interromper uma tarefa:
Motivo Descrição
Falta de concentração
Sua cabeça está longe. Você pensa em tudo, menos na 
tarefa que está fazendo. As ansiedades e os estados 
emocionais também afetam a sua concentração no tra-
balho.
Autodistração Você se dispersa e faz qualquer coisa, exceto o que está na sua frente.
Falta de motivação para con-
cluir uma tarefa
Você não gosta do que está fazendo, por isso se disper-
sa fazendo várias atividades, menos a tarefa em pauta.
Indecisão Você está inseguro e não sabe que decisão tomar.
Dificuldade para enfrentar ta-
refas difíceis
Você deixa a tarefa para depois porque está inseguro 
sobre como desempenhá-la.
Desejo de ser perfeccionista Você gasta horas revisando cada detalhe da sua tarefa, querendo atingir a perfeição.
Mudanças de prioridade Você precisa interromper o que está fazendo para execu-tar outra tarefa importante solicitada pelo seu chefe.
Medo de errar Você fica ansioso e tem receio de que seu trabalho seja criticado ou não aceito.
Informação insuficiente Você não tem dados ou ferramentas suficientes para ter-minar a tarefa.
Agora pense no seu cotidiano no trabalho. Você se identifica com as situações descritas acima? Tente 
se lembrar de tarefas ou circunstâncias nas quais você “enrolou” e reflita sobre as razões que o levaram a 
ter esta atitude. Sabendo identificar o problema fica bem mais fácil controlá-lo.
Toda interrupção indesejada é perda de tempo. Se você tiver consciência de que interromper uma ati-
vidade é jogar tempo fora, certamente fará o possível para evitar pausas.
Caso perceba que está, voluntária ou involuntariamente, provocando uma interrupção, tente identificar 
o motivo. Se você souber por que está “enrolando” será mais fácil voltar à atividade.
 Falta de concentração: Muitas vezes não conseguimos nos concentrar porque estamos pre-
ocupados com outros problemas ou atividades. Tente resolver uma coisa de cada vez, e se con-
centre somente no que é prioritário, eliminando as atividades não-programadas.
 Falta de motivação: Seja motivador de si mesmo. Faça as tarefas chatas de uma só vez, as-
sim você evitará se desconcentrar e perder energia. Lembre-se de que quanto mais você “enro-
lar”, mais desmotivado ficará.
 Indecisão: As decisões fazem parte do nosso cotidiano. Quanto mais inseguro você ficar, mais 
difícil será decidir. Para afastar a insegurança, tenha sempre em mente que se você tem autono-
mia para decidir é sinal que tem competência suficiente para isso.
 Dificuldade de enfrentar tarefas difíceis: Não é simples enfrentar uma tarefa que achamos 
difícil. Sentimos uma série de ansiedades, conscientes e inconscientes, como medo de falhar, 
medo de sermos avaliados negativamente etc. Nunca se esqueça de que tarefas inacabadas 
podem se transformar em urgências. Por isso faça o possível e o impossível para terminar as 
33
Modulo 3´Gestao do Tempo~
tarefas mais complicadas num prazo relativamente curto. Caso contrário, você será obrigado a 
resolver assuntos difíceis sob pressão.
 Desejo de ser perfeccionista: Lembre-se: o ótimo é inimigo do bom. As pessoas que se 
sentem obrigadas a fazer qualquer atividade com absoluta perfeição acabam se desgastando 
desnecessariamente. Normalmente, interrompem as tarefas para revisar cada detalhe e acabam 
afetando a sua produtividade. 
 Mudanças de prioridade: Nem sempre é possível manter as prioridades. Urgências ou impre-
vistos alheios à sua vontade podem surgir, forçando-o a mudar de tarefa. Por exemplo, se seu 
superior precisar de você em uma tarefa urgente. Este tipo de interrupção pode ser evitada por 
meio de uma PRÁTICA DE PREVENÇÃO*. A maioria das interrupções ocorre por não anteci-
parmos uma ocorrência, por isso tente prever os acontecimentos e se adiantar. Procure antever 
todas as situações inesperadas. 
 Informação insuficiente: Antes de começar uma tarefa, destine parte do seu tempo para 
planejá-la e certifique-se de que dispõe de todos os dados e ferramentas necessários a sua 
execução. 
*Praticar a prevenção: dispor com antecedência, precaver-se, preparar-se, antecipar-se.
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Modulo 3´Gestao do Tempo~
3.5 – COMO EVITAR INTERRUPÇÕES - METODOLOGIA
As tarefas repetitivas e burocráticas sempre fizeram parte do nosso cotidiano. Algumas podem ser 
realizadas em poucos minutos, já outras demoram para ser concluídas. Entretanto, independentemente 
do tempo que demandam, o hábito de deixá-las para depois ou de “enrolar” acaba permitindo que elas 
consumam todo o nosso tempo, nos privando de atividades mais prazerosas e instigantes.
E para evitar perder tempo com este tipo de tarefa, você deve adotar uma metodologia rígida que não 
deixe que você se disperse.
As nossas atividades cotidianas podem ser dividas em duas categorias:
 Tarefas curtas (demoram menos de três minutos para serem realizadas)
1. Evite acumular pequenas tarefas. Ao receber relatórios, comunicações internas, comunica-
dos ou memorandos, responda-os imediatamente.
2. Caso a resposta seja por e-mail, guarde-a em uma pasta específica após enviá-la. Se for 
em papel, escreva a resposta no mesmo original (80% dos comunicados recebidos podem ser 
respondidos assim).
3. Crie formulários ou textos padronizados para as tarefas de rotina.
 Tarefas longas (demoram mais de três minutos para serem realizadas)
1. As atividades que não podem ser resolvidas imediatamente devem ser guardadas em uma 
pasta chamada “Cacarecos”. Este espaço tem a finalidade de agrupar todas as tarefas pen-
dentes. Desta forma, você terá pleno controle de tudo o que ainda não foi solucionado, evitan-do preocupações como “Não posso me esquecer disto”, “Preciso fazer aquilo”. Conseqüente-
mente, sua mente ficará livre para tudo que exige reflexão e ação.
2. Tente agrupar atividades similares. Por exemplo, responda todos os e-mails pendentes de 
uma única vez, dedique parte do seu tempo para escrever relatórios, respostas, despachos 
etc.
3. As tarefas longas, que não podem ser feitas de uma vez, devem ser segmentadas, dividi-
das em partes. Antes de começar uma atividade, estime quanto tempo será necessário para 
executá-la e planeje trabalhar em blocos. Por exemplo, você pode dividir a preparação de um 
relatório em três partes:
 Levantar dados
 Analisar dados
 Redigir
Desta forma, você poderá trabalhar em cada bloco de forma ininterrupta, sem se desgastar. Além disso, 
cada parte concluída será um fator de motivação para você terminar a tarefa.
Como vimos anteriormente, antes de começar qualquer tipo de tarefa, independentemente do tempo 
necessário para terminá-la, é importante que você:
1. Esteja sempre pronto para decidir. O mínimo esperado de um profissional é a tomada de de-
cisões.
2. Faça o possível e o impossível para vencer a vontade de interromper tarefas desagradáveis 
ou difíceis. Caso contrário, a tarefa inacabada pode virar uma urgência.
3. Seja motivador de si próprio. Concentre-se apenas na tarefa do momento. Faça-a com rapidez, 
evitando a perda da concentração.
35
Modulo 3´Gestao do Tempo~
3.6 – COMO DIMINUIR AS CRISES
As crises fazem parte do nosso cotidiano, tanto no trabalho quanto na vida pessoal. Infelizmente, não 
temos como eliminá-las, mas podemos aprender a administrá-las e, conseqüentemente, diminui-las.
Mantenha a calma. Relaxe por alguns minutos antes de enfrentar o problema. Esta é a regra número 
1 para enfrentar uma crise.
Ao se desesperar, você pode atrapalhar o seu desempenho. Você precisa de calma para agir nos mo-
mentos críticos. Em vez de solucionar o problema, o nervosismo excessivo pode gerar uma nova crise. 
Para diminuir as crises são necessárias ações como, por exemplo, a realização de uma auto-análise. O 
primeiro passo é identificar o que desencadeou aquela situação, ou seja, a origem da crise. 
Para isso, basta responder com sinceridade as perguntas abaixo. 
Por que a situação chegou a esse ponto?
A grande maioria das crises ocorre quando “enrolamos” ou deixamos de fazer uma tarefa importante. 
Perda de tempo com atividades periféricas e interrupções por motivos pequenos podem gerar uma crise 
futura. Combata com firmeza os seus desejos de adiar, transferir ou delongar atividades importantes.
A origem da crise foge ao meu controle?
Em alguns casos, as crises são causadas por acontecimentos fora do nosso alcance. Tente identificá-
los e, se possível, influencie o comportamento das pessoas responsáveis. Se não houver nada que você 
possa fazer, relaxe.
Uma vez encontrada a sua origem, é necessário saber o tipo da crise. Para isso, as perguntas a serem 
feitas são: 
Esta crise é específica?
As crises específicas acontecem uma única vez, por um motivo singular. 
Esta crise é recorrente?
Algumas crises acontecem repetidamente, sempre pelo mesmo motivo. Neste caso, é importante iden-
tificar a origem para evitar que elas voltem a ocorrer. Ao resolver as crises recorrentes você terá mais 
tempo para enfrentar as específicas. 
É importante saber tirar proveito das crises. As dicas abaixo certamente ajudarão bastante: 
 Tente aproveitá-las para rever o seu comportamento, experimentar novas idéias, desenvolver 
novos procedimentos. 
 Aprenda a antever os problemas que podem se repetir e gerar uma nova crise. Faça planos de 
contingência. Quanto mais importante ou delicada for a tarefa a ser realizada, mais importante 
será ter um plano de contingência. 
 Espere o inesperado. Uma crise pode gerar outra. Prepare-se para manter sempre o controle.
36
Modulo 3´Gestao do Tempo~
 Aprenda a reagir adequadamente. Evite criar crises por comportamento emocional inadequado 
quando a solução do problema requerer raciocínio e tranqüilidade.
 Lembre-se: a maioria das crises vem da incapacidade de usar o tempo de forma eficaz. Ao 
planejar suas tarefas, tenha sempre em mente as três conhecidas leis de Murphy:
1. Nada é tão simples quanto parece.
2. Tudo demora mais do que você imagina.
3. Se houver a possibilidade de alguma coisa dar errado, dará.
A realidade de todo e qualquer planejamento diário que você define é assim: você começa o seu dia 
com todas as boas intenções para fazer todas as tarefas planejadas, porém, por qualquer motivo, não 
consegue. 
Fazer ou não todas as tarefas programadas se relacionará sempre à sua determinação. Isso vai de-
mandar dizer NÃO mais de uma vez. 
Você pode se perguntar: Mas por que dizer NÃO?
A menos que já tenha definido previamente suas metas, você terá que mudar os seus hábitos no mo-
mento em que definir seus objetivos. Isso demanda dizer NÃO aos velhos hábitos que não estão relacio-
nados com os seus objetivos. 
Também leve em consideração que, se você é uma pessoa muito dedicada que adora ajudar outras 
pessoas e esta atividade não faz parte dos seus objetivos, ela poderá afetar a realização dos mesmos. 
Essa situação poderá ser resolvida com uma única pergunta: Quão importantes são os seus objeti-
vos? 
37
Modulo 3´Gestao do Tempo~
RESUMO
1. As interrupções inesperadas são uma das maiores fontes de perda de tempo e uma constante 
ameaça à nossa produtividade e eficiência. Infelizmente, não temos como eliminá-las, mas pode-
mos administrá-las de forma eficiente e racional.
2. No trabalho, somos constantemente interrompidos por visitas inesperadas. É importante anali-
sar o motivo das interrupções e evitar todo tipo de pausa sem importância.
3. Além das visitas inesperadas, o telefone é uma das principais fontes de perda de tempo. Apren-
der a usá-lo de forma racional é o ponto de partida para evitar interrupções indesejadas. 
4. Muitas vezes nós mesmos somos responsáveis por interrupções improdutivas. Falta de moti-
vação ou de concentração, perfeccionismo, indecisão e dificuldade para enfrentar tarefas difíceis 
são alguns dos fatores que nos levam a perder tempo. 
5. É necessário adotar uma metodologia rígida na execução de tarefas repetitivas e burocráticas 
para evitar que elas consumam todo o nosso tempo, nos privando de atividades mais instigan-
tes.
6. As crises fazem parte do nosso cotidiano profissional e pessoal. Sabendo administrá-las, po-
demos evitar que se repitam e até mesmo aproveitá-las para rever nosso comportamento e ex-
perimentar novas idéias.
38
Modulo 4´Gestao do Tempo~
MÓDULO 4
CONSUMIDORES E ORGANIZADORES DO TEMPO
Neste módulo você vai conhecer inúmeros fatores responsáveis pelo desperdício do seu 
tempo. 
Você vai se surpreender descobrindo que algumas soluções, ao invés de aumentarem sua 
produtividade, acabam consumindo uma parcela considerável do seu dia. Agora você vai 
aprender a identificar e a evitar este tipo de problema. 
4.1 - E-mail / Internet
4.2 - Reuniões
4.3 - Arquivos: quantos realmente são necessários?
4.4 - Usando o Tempo com Eficácia
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Modulo 4´Gestao do Tempo~
MÓDULO 4
CONSUMIDORES E ORGANIZADORES DO TEMPO
4.1 – E-MAIL / INTERNET
O laptop pode ser um grande aliado para otimizar seu tempo. 
O laptop é uma eficiente ferramenta para ampliar o aproveitamento de seu tempo. Você pode utilizá-lo 
enquanto viaja ou aguarda uma reunião para, por exemplo, processar assuntos simples da sua pasta de 
“cacarecos”, preparar um relatório e realizar partes de uma tarefa. 
Além disso, com o seu computador sempre a mão, você pode utilizar o Word ou um organizador digital 
para registrar as idéias que tiver ao longo do dia. 
Lembre-se: entre centenas de idéias ruins, há dezenas de boas idéias. O importante é arquivá-las fora 
da mente para avaliá-las e desenvolvê-las no momento oportuno. Desta forma, você evita que as idéias se 
percam e mantém a mente liberada para reflexão. 
 E-mail 
Os meios tecnológicosmodernos são ferramentas de grande utilidade para administrar nosso tempo. 
Se utilizados adequadamente eles agilizam a comunicação, facilitam nossa vida e potencializam nossa 
capacidade de “fazer coisas”. 
Porém, a falta de disciplina pode transformar o e-mail num dos maiores geradores de perda de tempo 
e numa desculpa para procrastinar! Fique atento para a maneira como você utiliza este recurso. É preciso 
saber administrar a enorme quantidade de e-mails que recebemos todos os dias. 
Reflita sobre esta questão: as mensagens que recebemos nem sempre são importantes e quase nunca 
são urgentes. Quem tem pressa em obter uma resposta utiliza, por exemplo, o telefone. 
Fique atento: você pode estar perdendo seu tempo utilizando o e-mail inadvertidamente. A falta de 
disciplina tende a transformar esta ferramenta num dos maiores geradores de perda de tempo e numa des-
culpa para procrastinar! Você já parou para pensar em quantas mensagens sem importância você recebe 
ao longo do seu dia? Observe quanto tempo você gasta com elas e repare se são fontes de interrupção. 
 Marque uma hora para checar seus e-mails
Como qualquer outra atividade, o acesso à caixa postal deve ser feito com hora marcad. A freqü-
ência ideal para conferir o e-mail depende do seu tipo de atividade ou das suas prioridades. 
 Exemplo
Um vendedor, um responsável de contas, ou um comprador, que tem na comunicação eletrônica 
um de seus principais recursos, deve checar sua caixa de entrada, no mínimo, duas vezes por 
dia. Já uma professora que utiliza o e-mail principalmente para troca de arquivos e conteúdo, 
pode checar apenas uma vez. Definir quanto tempo será reservado para esta tarefa também é 
muito importante: é uma maneira de você evitar a preocupação ou mesmo a neurose de abrir 
constantemente seu e-mail.
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 Responda suas mensagens imediatamente. 
Podemos aplicar aqui a conhecida “Lei de Pareto”: 80% dos e-mails podem ser respondidos 
em menos de 2 minutos, os restantes 20% precisam de mais tempo. Por isso, ao ler suas men-
sagens, responda imediatamente aquelas que não demandam mais que este tempo. Caso a 
mensagem esteja entre os 20% que exigem a procura de informações, ou necessitam de maior 
elaboração, coloque-a na sua lista de Cacarecos. Já os e-mails que não precisam de resposta ou 
ação deverão ser “salvos” em uma pasta apropriada ao tema ou ao tipo de mensagem. 
 Mantenha sua “caixa de mensagens recebidas” sempre limpa. 
Manter limpa a “caixa de mensagens recebidas” proporciona uma sensação de alívio, dá a im-
pressão de tarefa cumprida e de que você está controlando bem o seu tempo. 
 Deixe sempre claro o assunto da mensagem. 
Quando enviar um e-mail, procure deixar bem claro o assunto. Assim você não corre o risco do 
receptor confundir sua mensagem com algum e-mail desconhecido ou suspeito e deletá-lo. 
 Apague as mensagens que não lhe interessam. 
Diariamente recebemos muitos e-mails promocionais que não nos interessam. Libere sua caixa 
de entrada apagando-os imediatamente após conferir a informação. 
 Internet
A Internet é, sem dúvida, um grande agente transformador. Trata-se de uma das mais importantes in-
fluências da civilização contemporânea. Uma prova disso é que, atualmente, as pessoas e principalmente 
as empresas já não conseguem imaginar o dia-a-dia sem as facilidades da Web. 
Porém, assim como o e-mail, a Internet pode ser um grande consumidor do nosso tempo. Ela é um 
recurso paradoxal que ao mesmo tempo facilita e complica o nosso dia-a-dia. Tudo depende da maneira 
como a utilizamos. 
A Internet possibilita um ganho imensurável de tempo através da sua capacidade de reunir e disponi-
bilizar informações. Ela é uma excelente fonte de conteúdo. O problema é que não dispomos do tempo 
necessário para analisar, avaliar e selecionar toda a informação que ela nos oferece. Isso está acima da 
nossa capacidade de absorção e administração. 
Portanto, ficamos com o dilema: temos acesso a ilimitado número de informações mas não temos tem-
po para processá-la. O que fazer? 
Uma única consulta num site de busca da Internet pode reunir a mesma quantidade de informação que 
levaríamos meses para obter em várias bibliotecas.
Portanto, seguramente, se decidíssemos procurar informações sobre todos os temas que nos interes-
sam, se resolvêssemos abrir todas as publicações de notícias e pesquisar todas as novidades do nosso 
ramo, não teríamos tempo para realizar nenhuma outra atividade quer seja profissional, social ou familiar. 
Teríamos que passar dia e noite na frente do computador. 
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Para combater a tentação de ser “um grande internauta”, no sentido negativo do termo, é necessário 
ter disciplina, objetivos claros e uma vida organizada. 
Deve-se evitar a procrastinação. Assim, você poderá utilizar a internet de maneira produtiva - como 
meio para atingir seus objetivos de alto retorno - ao invés de se transformar num “navegante perdido”.
Veja algumas dicas de como utilizar a Internet de maneira adequada.
1. Quantifique quanto tempo por semana você passa em frente ao seu computador. 
2. Analise quanto tempo você passa na Internet fazendo atividades relacionadas diretamente a 
seus objetivos e quanto tempo gasta em outras atividades. 
3. A Internet também é um ambiente lúdico que, além de informação, oferece diversão. Se seu 
objetivo momentâneo for se divertir, divirta-se. Não desvie sua atenção pesquisando assuntos 
relacionados a trabalho. 
4. Para saber como você utiliza seu tempo no computador, faça uma auto-avaliação. 
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4.2 – REUNIÕES
“Um dos maiores desperdiçadores do tempo é a desorganização. Seu sintoma é o 
excesso de reuniões.”
PETER F. DRUCKER 
Peter F. Drucker é considerado o papa da Administração. Ele atua como consultor e “diagnosticador” 
em inúmeras empresas, governos e órgãos oficiais de países como Estados Unidos, Canadá e Japão. 
Suas obras têm sido traduzidas para mais de 25 idiomas. Entre elas podemos destacar: Fator Humano e 
Desempenho; Administração: Tarefas, Responsabilidade e Práticas; Nova Era de Administração; Adminis-
tração em Tempos Turbulentos e o mais conhecido: Prática de Administração de Empresas.
As reuniões são um meio efetivo de intercambiar informações e tomar decisões, porém, o tempo gasto 
em reuniões improdutivas é um dos maiores inimigos do trabalho produtivo. Toda reunião custa tempo e, 
como vimos no Módulo 1, o tempo é o único recurso que não podemos controlar, comprar ou repor. 
Dessa forma, devemos sempre avaliar se o tempo investido na preparação e realização de uma reu-
nião irá compensar os benefícios que ela trará para a empresa. 
 O que você precisa EVITAR para ter reuniões improdutivas: 
 Evite marcar reuniões para discutir falhas individuais. 
Quando se tem um problema deve-se, antes de tudo, tentar resolvê-lo. Para isso, ao invés de 
marcar uma reunião, converse individualmente com o responsável pela tarefa. Essa é uma 
atitude que, além de produtiva, evita que seus subordinados passem por constrangimentos 
desnecessários. Punir o culpado não elimina a questão.
 Evite fazer reuniões sem objetivos definidos e com participantes desinformados. 
1. Perda de tempo - Os participantes estarão mentalmente preparados para ouvir, pensar e se 
manifestar sobre o tema tratado, assim, você poderá ir direto ao ponto da discussão. 
2. A participação improvisada - Preparando os participantes antecipadamente será mais fácil 
prevenir as conclusões errôneas, incompletas ou insuficientes. 
 Evite usar reuniões para decidir um assunto que você deve decidir. 
Este uso de reuniões pode ter conseqüências nada convenientes para a sua imagem na empre-
sa. Afinal, você é pago para tomar decisões! Quando estiver em dúvida, procure opiniões em 
particular ao invés de tomar o tempo das pessoas numa reunião.
 Evite convocar reuniões sem estabelecer o tempo de duração: início e fim. 
E nunca espere por retardatários. A não ser, claro, peloseu chefe!
 O que FAZER para garantir uma reunião produtiva.
 Defina que objetivos são válidos para a convocação de uma reunião. Explique claramente aos 
participantes suas expectativas quanto aos resultados da mesma.
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 Faça uma agenda detalhada contendo os pontos ou tópicos que serão abordados.
 Envie, antecipadamente, a agenda para os participantes. Caso não seja possível, anuncie-os, 
junto com suas expectativas, antes do inicio da reunião. Sempre informe a duração da mesma.
 Convide apenas as pessoas cuja presença é necessária e diga o que espera de cada uma 
delas.
 Permita que as pessoas entrem e saiam de acordo com a necessidade de suas presenças. 
 Não faz sentido segurar durante toda a reunião uma pessoa que pode contribuir apenas numa 
parte específica. É importante inserir esses detalhes na agenda e comunicá-los aos interessa-
dos.
 Prepare-se para a reunião: leve todo o material pertinente e use ilustrações quando estas pu-
derem transmitir melhor, ou mais claramente, seus pontos de vista.
Dica do Autor
Veja algumas dicas de como tornar suas reuniões mais produtivas.
 Evite e resista às interrupções: você deve isso às pessoas presentes. Se estiver esperando 
uma ligação específica, tenha a delicadeza de informar a seus colegas ou subordinados. Isso 
demonstra respeito e reafirma sua liderança.
 Mantenha-se no comando e exija que as outras pessoas venham preparadas para a reunião. 
 Tente marcar reuniões para horários como 16:12, 11:42, etc. Normalmente as pessoas são 
mais pontuais neste modo “quebrado” de definir horários. Lembre-se: a pontualidade é essencial 
para motivar a participação. 
 Procure não deixar as pessoas mais à vontade do que é conveniente. Faça-as ser objetivas. Se 
suas reuniões costumam demorar muito mais que o esperado, tente reunir-se de pé. Além disso, 
programe as reuniões para antes do almoço ou no fim do dia: isso estimula explanações breves.
 Certifique-se de que as resoluções das reuniões sejam implementadas imediatamente. Para 
isso, faça um resumo das conclusões e compromissos assumidos. Certifique-se de que todos os 
participantes entenderam, exatamente, o que você espera deles e quando. Caso haja necessida-
de de minutas, certifique-se de que sejam distribuídas no máximo 48 horas após a reunião.
 Esporadicamente analise suas reuniões: verifique se os participantes são as pessoas certas e 
se estão devidamente preparados. Além disso, procure perceber em que pontos suas reuniões 
podem ser melhoradas. 
Como participante de uma reunião, você deve procurar ter a mesma atitude de quando está convocan-
do. Faça isso de maneira diplomática e sem entrar em atrito com seus colegas. 
Seja o participante que gostaria de ter na sua reunião. Esteja preparado. Não colabore com divagações 
e conversas desnecessárias e/ou paralelas. Tente ajudar os outros a não desviarem da pauta. Seja obje-
tivo e criativo: mostre interesse pelos assuntos abordados. 
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 Este é um modelo de uma agenda de reuniões:
Agenda de Reuniões
Data: 04 /09/02 Local: Sala de Reuniões
Horário: 9:10 às 10:30
Participantes: Carlos, Maurício, Wanda, Mônica. 
Observações/Instruções especiais: Trazer relatórios do desempenho das vendas dos últimos 
3 meses. 
Agenda:
Apresentação das idéias gerais das campanhas de vendas e as prioridades comerciais da Cia 
neste momento (Ana Maria).
 Breve discussão com a opinião de cada um. 
 Conclusão, passos seguintes.
Compromissos:
Assunto Responsável Prazo
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4.3 - ARQUIVOS: QUANTOS REALMENTE SÃO NECESSÁRIOS?
Arquivos, pastas, documentos eletrônicos ou em papel, são também grandes obstáculos para o bom 
aproveitamento do nosso tempo. É preciso mantê-los sempre organizados para evitar perda de tempo 
quando precisamos localizá-los. 
Você, com certeza, já ouviu a expressão: “Fulano está soterrado em papéis”. 
Para alguns, isso pode até parecer excesso de trabalho mas, na verdade, demonstra apenas desorga-
nização. 
Preste atenção na sua mesa de trabalho, nas suas estantes e até na sua casa e responda: Você é uma 
pessoa organizada? 
Se a sua produtividade está sendo prejudicada pela sua falta de organização, não se desespere. Você 
pode adotar alguns procedimentos para resolver este problema. 
A primeira medida é separar os documentos, tanto em papel quanto eletrônicos, que necessitam de al-
guma ação. Eles provavelmente serão utilizados num futuro próximo, portanto, devem ir para seu arquivo 
de cacarecos. 
Separe o material informativo e as comunicações que são apenas para seu conhecimento: geralmente 
as mesas de trabalho e caixas de entradas ficam abarrotadas com este tipo de informação.
Jogue fora o que puder e separe o que lhe parecer importante. Depois, de acordo com a quantidade de 
material, avalie a demanda de espaço e defina como deve ser feito o arquivamento. Na maioria das vezes, 
este material obedece a critérios como: documentos legais, acordos, contratos, dados para consulta, his-
tóricos. Porém, esta decisão cabe a você. Faça da maneira que lhe parecer conveniente. 
Muitas pessoas têm dificuldade para decidir o que deve ir para o lixo, o que deve ser arquivado para 
consultas futuras e o que deve ir para o arquivo cacarecos. A dona Nadir é uma dessas pessoas. 
Os arquivos de referência podem ser organizados de várias maneiras e através de diversos tipos de 
ferramentas. Os mais comuns estão relacionados abaixo. 
 Bibliotecas arquivos: Este é o mais fácil de catalogar. Você terá apenas que decidir se o esfor-
ço e espaço necessários para arquivá-lo compensam. Para manter a organização, separe o ma-
terial utilizado no momento e, quando terminar, arquive-o de volta na biblioteca ou descarte-o. 
 Arquivos e fichas de contatos: Atualmente existem inúmeras alternativas para organizar um 
arquivo de relacionamentos particulares ou comerciais. A grande maioria das pessoas possui 
uma agenda de papel ou eletrônica. Independente do tipo de ferramenta utilizada, o importante 
é que a informação esteja completa. Muitas vezes, além do número do telefone e do endereço, 
outras informações como o nome da secretária, do assistente, a data de aniversário, a data da 
última compra, entre outras, podem ser muito úteis. 
Quanto mais completa for sua agenda de contatos, menor será sua preocupação em memorizar as 
informações. Desta maneira, sua mente ficará liberada para as atividades importantes.
Vale lembrar: guarde sua agenda sempre no mesmo lugar. Se você não puder encontrá-la, de nada 
servirá seu esforço em organizá-la. 
 Arquivos ou pastas para assuntos gerais: Como o próprio nome indica, tratam-se de ma-
teriais que podem ser classificados de mais de uma forma ou que são muito específicos. Se o 
volume reunido ainda não é suficiente para abrir uma pasta diferenciada, a pasta ou arquivo de 
assuntos gerais é o melhor lugar para guardá-los. 
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Lembre-se: você pode fazer isso tanto com seus arquivos de trabalho quanto com os pessoais. 
 Pastas e arquivos de referência geral: Nesta pasta devem ser arquivados os assuntos que não 
pertencem à pasta de cacarecos nem aos outros arquivos já mencionados. O ideal é que ela contenha um 
volume pequeno de informação: em torno de duas ou três páginas. É bom lembrar que abrir uma pasta 
para guardar apenas um papel ou ter pastas muitos gordas é contraprodutivo: manusear um número ex-
cessivo de pastas ou de papéis em um mesmo arquivo demanda tempo. Evite ambas situações. Isto vale, 
também, para os arquivos eletrônicos: você pode consumir seu tempo navegando, abrindo, conferindo e 
fechando inúmeros arquivos antes de encontrar o que procura. 
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4.4 – USANDO O TEMPO COM EFICÁCIA
Como já vimos ao longo do curso, são muitos os fatores que consomem nosso tempo. Por isso, para 
evitá-los, precisamos ter objetivos bem definidos e uma programação para alcançá-los. Além disso, é 
necessário