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GERENCIANDO OS PONTOS CRÍTICOS DOS SEUS PROCESSOS DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL Organizando, otimizando e resolvendo problemas!10 Entenda as consequências da falta de gerenciamento da Administração de Pessoal05 07 Quais os deveres e funções do Departamento de Pessoal? 03 Introdução 12 Como lidar com o processo de desligamento de colaboradores? 18 Conclusão 20 Sobre a Metadados INTRODUÇÃO 44 INTRODUÇÃO Os processos de Administração de Pessoal costumam compor o eixo principal da gestão do capital humano dentro das empresas, estando presentes em todas as estruturas organizacionais. Normalmente, um setor é criado para assumir a responsabilidade por uma série de rotinas importantes, que cercam os colaboradores e ex-funcionários. Admissão, demissão, cadastros, pagamentos, recolhimentos, licenças, férias e uma infinidade de controles, fazem parte do cotidiano deste departamento, de forma a garantir o cumprimento da legislação trabalhista, em todos os seus aspectos. Considerando a importância de obedecer às exigências previstas nas leis brasileiras, é preciso contar com um setor competente, atualizado e proativo, capaz de desempenhar todas essas tarefas, com eficiência, de modo a evitar riscos para o negócio, além de garantir a segurança, o bem-estar e os direitos de todos os profissionais. Neste eBook, trataremos dos processos críticos, dos impactos produzidos por falhas nesta gestão e dos deveres da Administração de Pessoal. Vamos lá! https://www.facebook.com/MetadadosRH/ https://twitter.com/metadadosRH https://www.linkedin.com/company/1124780?goback=.fps_PBCK_metadados_*1_*1_*1_*1_*1_*1_*2_*1_Y_*1_*1_*1_false_1_R_*1_*51_*1_*51_true_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2&trk=pro_other_cmpy ENTENDA AS CONSEQUÊNCIAS DA FALTA DE GERENCIAMENTO DA ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL 6 ENTENDA AS CONSEQUÊNCIAS DA FALTA DE GERENCIAMENTO DA ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL A Administração de Pessoal é o setor que executa atividades específicas, direcionadas aos colaboradores, como a contratação, crédito de salários, gestão de benefícios, organização da jornada, guarda de documentos, emissão de relatórios para órgãos regulamentadores, além da realização de controles de presença, de horas trabalhadas e de adicionais – noturnos, de periculosidade ou insalubridade. Para garantir a efetividade destas rotinas, é fundamental conhecer profundamente a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e o acordo coletivo da categoria, para que seja possível cumprir todas as obrigações previstas em lei. De fato, o descumprimento destas obrigações pode provocar prejuízos imensos, tanto financeiros, como para a imagem da empresa. As auditorias do Ministério do Trabalho e as próprias reclamações trabalhistas são uma grande ameaça para a longevidade da organização. Por isso, a Administração de Pessoal deve estabelecer processos eficientes, que assegurem a obediência aos prazos e prerrogativas legais, como recolhimentos, pagamentos, licenças e demais garantias dos colaboradores. Vale ressaltar que as indenizações – quando há perda de causa - costumam representar valores bem significativos, que podem, inclusive, inviabilizar a operação. O mesmo acontece quando os danos causados à reputação da empresa são reais, afetando a percepção de clientes e parceiros, e consequentemente, reduzindo as vendas, o faturamento e a lucratividade do negócio. https://www.facebook.com/MetadadosRH/ https://twitter.com/metadadosRH https://www.linkedin.com/company/1124780?goback=.fps_PBCK_metadados_*1_*1_*1_*1_*1_*1_*2_*1_Y_*1_*1_*1_false_1_R_*1_*51_*1_*51_true_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2&trk=pro_other_cmpy QUAIS OS DEVERES E FUNÇÕES DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL? 8 QUAIS OS DEVERES E FUNÇÕES DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL? Dentre os deveres e funções do Departamento de Pessoal estão os processos de realização de cadastros, de acordo com a CLT – que envolve a coleta de documentos, a confecção do contrato de trabalho, a abertura da Ficha de Registro e as anotações na CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social). Porém, todas essas etapas devem estar alinhadas às políticas de cargos e salários, que por sua vez, precisam obedecer a pisos, tetos, dissídios e especificidades de cada categoria. A gestão de benefícios é outro ponto importante. A concessão do plano de saúde, vale-transporte, alimentação, cestas e demais auxílios, devem ser gerenciados com cautela, pois em geral, envolvem deduções e subsídios que impactam na remuneração final do colaborador. É preciso lembrar que os benefícios oferecidos podem variar de acordo com cargo, nível hierárquico ou ainda, apresentarem diferentes valores. Por isso, a necessidade de garantir controles efetivos, evitando erros e desvios que possam lesar o profissional ou a empresa. Além disso, cabe ao Departamento de Pessoal, monitorar a frequência dos colaboradores, de modo a calcular índices de absenteísmo e também, os períodos a serem pagos, compensados ou administrados em um sistema de banco de horas. Os descontos relativos a impostos e contribuições também são de responsabilidade do setor, complementando a folha de pagamento. https://www.facebook.com/MetadadosRH/ https://twitter.com/metadadosRH https://www.linkedin.com/company/1124780?goback=.fps_PBCK_metadados_*1_*1_*1_*1_*1_*1_*2_*1_Y_*1_*1_*1_false_1_R_*1_*51_*1_*51_true_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2&trk=pro_other_cmpy http://www.metadados.com.br/blog/index.php/2016/04/26/9-problemas-de-departamento-de-pessoal-que-ja-possuem-solucao/ 9 QUAIS OS DEVERES E FUNÇÕES DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL? Os processos de homologação e representação da empresa junto aos órgãos oficiais - como DRT (Delegacia Regional do Trabalho), sindicatos, Justiça do Trabalho e demais agências de fiscalização - também cabem ao Departamento de Pessoal. Normalmente, cabe também ao Departamento de Pessoal a execução dos trâmites do processo de desligamento dos profissionais, seja por justa causa, por meio de um acordo entre as partes ou por solicitação. Na demissão, é preciso calcular valores, preparar o aviso prévio, o termo de rescisão e a guia de seguro-desemprego, além de acompanhar e orientar o profissional que está sendo desligado. https://www.facebook.com/MetadadosRH/ https://twitter.com/metadadosRH https://www.linkedin.com/company/1124780?goback=.fps_PBCK_metadados_*1_*1_*1_*1_*1_*1_*2_*1_Y_*1_*1_*1_false_1_R_*1_*51_*1_*51_true_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2&trk=pro_other_cmpy ORGANIZANDO, OTIMIZANDO E RESOLVENDO PROBLEMAS! 11 ORGANIZANDO, OTIMIZANDO E RESOLVENDO PROBLEMAS! A Administração de Pessoal deve procurar otimizar seus processos continuamente, de modo a eliminar desperdícios, retrabalhos e gargalos. E neste contexto, é fundamental apostar na organização, para garantir mais agilidade e produtividade. A organização de arquivos, por exemplo, tem a finalidade de estabelecer regras de armazenamento e controle do tráfego de documentos. A padronização das pastas e dos conteúdos a serem guardados, também é importante para evitar o acúmulo de supérfluos. Esse procedimento permite uma grande economia de tempo e de espaço, além de colaborar para a segurança da informação. E foi pensando assim que a empresa farmacêutica Kley Hertz optou por um sistema de gestão de RH que atendesse às necessidades. Agora, o setor está mais organizado e a otimização dos processos possibilitou ações estratégicas que até então eram deixadas de lado. Veja, no vídeo, o que o coordenador de RH fala sobre as mudanças. A digitalização de prontuários, registros, declarações, demonstrativos de pagamento e contratos, é outra forma de facilitar o dia a dia do setor. Assim, é mais fácil gerenciar e compartilhar as informações, além de preservar as versões originais dos impressos. Outra questão importante para a Administração de Pessoal é a correta destruição de documentos sigilosos ou prescritos que, muitasvezes, superlotam prateleiras e gavetas, gerando custos de armazenagem e dificultando o acesso aos arquivos ativos. Estes documentos podem conter dados confidenciais sobre a empresa e devem ser descartados através de um sistema específico, eliminando o risco de possíveis extravios e uso indevido destas informações, por terceiros. https://www.facebook.com/MetadadosRH/ https://twitter.com/metadadosRH https://www.linkedin.com/company/1124780?goback=.fps_PBCK_metadados_*1_*1_*1_*1_*1_*1_*2_*1_Y_*1_*1_*1_false_1_R_*1_*51_*1_*51_true_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2&trk=pro_other_cmpy dentro do aplicativo, mesmo com diferentes n�veis de aprova��o. COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES? 13 COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES? A demissão é sempre um processo delicado e por isso, merece destaque dentre as práticas relacionadas à gestão de pessoas. Entretanto, antes de decidir pela demissão, a recomendação é que a empresa avalie alguns fatores, como a estratégia corporativa, a previsão para os próximos meses, o desempenho do colaborador e as despesas financeiras previstas com a rescisão de contrato. Mas algumas situações indicam que o desligamento é realmente necessário, como quando o profissional é resistente a mudanças, não tem um rendimento satisfatório, não consegue manter um bom relacionamento com a equipe e com o gestor, ou quando não demonstra comprometimento. Confira algumas dicas de como demitir um colaborador de forma ética e sem causar danos a reputação e imagem da empresa. https://www.facebook.com/MetadadosRH/ https://twitter.com/metadadosRH https://www.linkedin.com/company/1124780?goback=.fps_PBCK_metadados_*1_*1_*1_*1_*1_*1_*2_*1_Y_*1_*1_*1_false_1_R_*1_*51_*1_*51_true_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2&trk=pro_other_cmpy 14 COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES? A TRANSPARÊNCIA DO PROCESSO É essencial atentar para que a demissão não seja uma surpresa para o colaborador. Por isso, o gestor precisa realizar feedbacks constantes e, através de conversas francas, indicar problemas relacionados ao rendimento, confirmar que as expectativas não estão sendo atingidas ou informar sobre as dificuldades impostas pelo mercado. É extremamente recomendável que as faltas consideradas graves sejam tratadas de maneira formal e documentadas (através de uma advertência por escrito, por exemplo). Esse processo de orientação deve ser claro e conduzido sempre pelo líder da equipe, até a oficialização da demissão. A MANUTENÇÃO DO ARQUIVO PESSOAL A empresa deve manter adequadamente documentado todo o histórico do colaborador, desde o seu primeiro dia de trabalho. É fundamental criar documentos para comprovar medidas disciplinares - decorrentes de desvios de comportamento e faltas graves – além de arquivar as avaliações de desempenho e promoções. Esse arquivo precisa ser alimentado pelo gestor, tanto para responder a possíveis argumentações do profissional, no momento da demissão, bem como para suportar a empresa no caso de reclamações trabalhistas futuras. https://www.facebook.com/MetadadosRH/ https://twitter.com/metadadosRH https://www.linkedin.com/company/1124780?goback=.fps_PBCK_metadados_*1_*1_*1_*1_*1_*1_*2_*1_Y_*1_*1_*1_false_1_R_*1_*51_*1_*51_true_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2&trk=pro_other_cmpy 15 COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES? OS PROCEDIMENTOS CORPORATIVOS É importante também estabelecer procedimentos relacionados ao processo de desligamento de colaboradores, para as mais diversas situações - como redução de efetivo, adesão a um programa de demissão voluntária, baixo desempenho, perda de confiança ou justa causa. Cabe aos gestores obedecerem a esses procedimentos rigorosamente, de modo a evitar constrangimentos e a caracterização de assédio moral. O ROTEIRO DA DEMISSÃO O gestor deve escolher um local reservado, a fim de preservar a privacidade e evitar exposição desnecessária. O ideal é que a comunicação oficial seja feita no início do expediente, pelo gestor, e na sequência, o colaborador seja orientado a seguir um roteiro – que contempla a passagem pela Administração de Pessoal, a realização do exame demissional e todos os demais trâmites que envolvam o desligamento. Lembrando que a demissão precisa ser acordada antecipadamente, entre a Administração de Pessoal, Medicina Ocupacional e o gestor responsável, de modo que os documentos sejam previamente providenciados. https://www.facebook.com/MetadadosRH/ https://twitter.com/metadadosRH https://www.linkedin.com/company/1124780?goback=.fps_PBCK_metadados_*1_*1_*1_*1_*1_*1_*2_*1_Y_*1_*1_*1_false_1_R_*1_*51_*1_*51_true_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2&trk=pro_other_cmpy 16 COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES? A COLETA DE EQUIPAMENTOS Outra medida necessária é o recolhimento de equipamentos que pertencem a empresa, como notebooks, celulares ou tablets, além de crachás de identificação e de acesso. Neste sentido, é fundamental que o gestor avalie também as informações armazenadas nestes aparelhos, que podem ser confidenciais ou sigilosas. Outro aspecto importante envolve a interrupção dos acessos aos sistemas da empresa e às informações privilegiadas. O CUMPRIMENTO DA LEGISLAÇÃO A Administração de Pessoal deve esclarecer uma série de questões burocráticas relacionadas aos direitos trabalhistas - como valores a serem recebidos, indenizações, datas de pagamento e homologação. Além disso, é preciso informar sobre as condições que envolvem os benefícios corporativos, em especial, o plano de saúde para o colaborador e dependentes. É indispensável que todos os documentos e os termos assinados pelo profissional, sejam arquivados no prontuário. https://www.facebook.com/MetadadosRH/ https://twitter.com/metadadosRH https://www.linkedin.com/company/1124780?goback=.fps_PBCK_metadados_*1_*1_*1_*1_*1_*1_*2_*1_Y_*1_*1_*1_false_1_R_*1_*51_*1_*51_true_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2&trk=pro_other_cmpy 17 COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES? O PROGRAMA DE APOIO Muitas empresas costumam desenvolver programas de apoio ao colaborador. Esses programas têm a participação de assistentes sociais e de especialistas em recolocação, que podem ajudar o profissional a se preparar para o mercado. Palestras e cursos conduzidos em parceria com escolas técnicas e profissionalizantes fazem parte das iniciativas mais utilizadas. Desta forma, é possível garantir uma gestão mais humanizada, minimizando os impactos negativos das demissões. https://www.facebook.com/MetadadosRH/ https://twitter.com/metadadosRH https://www.linkedin.com/company/1124780?goback=.fps_PBCK_metadados_*1_*1_*1_*1_*1_*1_*2_*1_Y_*1_*1_*1_false_1_R_*1_*51_*1_*51_true_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2&trk=pro_other_cmpy RH SEGURO 19 RH SEGURO Considerando a quantidade de informações que tramitam pela Administração de Pessoal e a complexidade de seus processos, fica evidente a importância do setor para a segurança da empresa. Na verdade, todas as obrigações legais são executadas pela Administração de Pessoal, garantindo que as exigências previstas na CLT e nos acordos coletivos, sejam cumpridas de forma efetiva. Assim, danos substanciais à saúde financeira e à reputação são evitados. Além disso, é essencial contar com uma equipe competente e multidisciplinar, capaz de definir rotinas eficazes, tanto para obedecer às burocracias legais e trabalhistas, como também para colaborar ativamente com a estratégia corporativa - através da análise de indicadores e de uma gestão eficiente de seus recursos humanos e materiais, contribuindo para o aumento da produtividade individual e coletiva. Para tanto, é preciso investir em soluções tecnológicas que assegurem a qualidade e a agilidade destesprocessos, eliminando as tarefas manuais e a probabilidade de erros. O uso de softwares de gestão e a contratação de serviços especializados, são essenciais para garantir a eficiência da Administração de Pessoal, bem como o cumprimento das exigências e a adequação ao eSocial, por exemplo. Com uma equipe capacitada e com os recursos necessários, a Administração de Pessoal pode ser um foco de eficiência que permite à organização, como um todo, alcançar os seus objetivos. Quer entender como a grande empresa farmacêutica Kley Hertz organizou seu RH com uma escolha assertiva? Agora, todos os processos são automatizados e a equipe, capacitada, produz muito mais. Confira! https://www.facebook.com/MetadadosRH/ https://twitter.com/metadadosRH https://www.linkedin.com/company/1124780?goback=.fps_PBCK_metadados_*1_*1_*1_*1_*1_*1_*2_*1_Y_*1_*1_*1_false_1_R_*1_*51_*1_*51_true_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2&trk=pro_other_cmpy dentro do aplicativo, mesmo com diferentes n�veis de aprova��o. A Metadados é especializada no desenvolvimento de soluções tecnológicas e em serviços de apoio a gestão de RH - consultoria de processos, treinamentos, assessoria e suporte operacionais e técnicos, envolvendo recursos humanos, contabilidade, saúde e segurança do trabalho e TI. A empresa está no mercado desde 1986 e possui três unidades (Caxias do Sul/RS, Porto Alegre/RS, e Barueri/SP), que atendem atualmente cerca de 900 clientes, dos mais variados segmentos – como indústrias, setores da educação e da saúde, além do varejo e escritórios de contabilidade. Conheça a Metadados e as soluções perfeitas para a sua empresa! http://www.metadados.com.br/ https://www.facebook.com/MetadadosRH/ https://twitter.com/metadadosRH https://www.linkedin.com/company/1124780?goback=.fps_PBCK_metadados_*1_*1_*1_*1_*1_*1_*2_*1_Y_*1_*1_*1_false_1_R_*1_*51_*1_*51_true_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2_*2&trk=pro_other_cmpy Página em branco
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