Introdução ao Gerenciamento de Projetos

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Apresentação
Nesta aula, vamos abordar a definição de projeto e a diferença entre projeto e operação. Veremos o que é o PMI e as origens dos projetos. Conheceremos as análises de viabilidade dos projetos e o escritório de projetos – PMO e entenderemos o ciclo de vida de projeto, as áreas de conhecimentos e grupos de processos de gerenciamento de projetos.
As organizações sabem que precisam ganhar maturidade em gerenciamento de projetos para obter sucesso nas suas iniciativas.
As transformações do mundo globalizado e a velocidade das inovações têm marcado a sociedade contemporânea por inúmeras descontinuidades e incertezas, que desencadeiam um alto nível de competitividade no âmbito empresarial.
O PMI estima que aproximadamente 25% do PIB mundial são gastos em projetos e que cerca de 16,5 milhões de profissionais estão envolvidos diretamente com gerência de projetos no mundo.
Esse volume de projetos e as mudanças no cenário mundial, cada vez mais competitivo, geram a necessidade de resultados mais rápidos, com qualidade maior e custo menor.
Objetivos
· Definir projeto e distinguir o projeto e operação;
· Apontar os benefícios do gerenciamento de projeto;
· Identificar os tipos de estruturas organizacionais e suas influências no projeto;
· Analisar o ciclo de vida de projeto;
· Apontar o significado de uma metodologia em gerenciamento de projetos;
· Reconhecer a tríplice restrição do projeto.
Gerenciamento de projetos
O ambiente empresarial competitivo tem obrigado as organizações a aprimorar o gerenciamento de projetos como ferramenta para lidar com as mudanças estratégicas, táticas e operacionais.
Para sobreviver à competição, as empresas precisam cada vez mais:
Gerenciamento de projetos
O ambiente empresarial competitivo tem obrigado as organizações a aprimorar o gerenciamento de projetos como ferramenta para lidar com as mudanças estratégicas, táticas e operacionais.
Para sobreviver à competição, as empresas precisam cada vez mais:
1
Gerar novos negócios
2
Buscar maneiras para aumentar sua eficiência operacional
3
Melhorar a satisfação do cliente
Cada vez mais é exigido que os projetos sejam realizados dentro do escopo, prazo, custos e qualidade planejados para o atendimento às necessidades das partes interessadas.
O conhecimento dos princípios de gerenciamento de projetos permite entender a necessidade de sua aplicação para maior oportunidade de sucesso ao empreendimento.
Esta disciplina fundamenta os processos de gerenciamento de projetos preconizados pelo PMI.
Mas o que é gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas as atividades do projeto com o objetivo de atender as necessidades e expectativas das partes envolvidas (Guia PMBOK®, 5ª edição).
Artigo: Benefícios do gerenciamento de projetos
Gerenciar projetos possibilita uma maior previsibilidade e probabilidade de atingir os objetivos do projeto.
Segundo pesquisas realizadas pelo PMI® no Brasil, “Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil”, os principais benefícios do gerenciamento do projeto são:
 Maior comprometimento com objetivos e resultado;
 Disponibilidade de informação para tomada de decisão;
 Melhorias na qualidade do resultado do projeto;
 Minimização dos riscos em projetos;
 Maior integração entre as áreas;
 Aumento da satisfação do cliente;
 Redução dos prazos de entrega;
 Aumento da produtividade;
 Redução dos custos do projeto.
Conceitos de projeto e operação
Como podemos definir projeto?
Segundo o Guia PMBOK® (5ª edição), projeto é “esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.
Conheça as principais características do projeto:
 Início e término definidos antes do início do trabalho;
 Único - Produz um propósito único;
 Elaborado progressivamente – Desenvolvido em etapas;
 Resultado incerto.
Atenção
Um projeto termina quando:
 Os objetivos são alcançados;
 Fica claro que os objetivos não podem ou não serão alcançados;
 A necessidade que originou o projeto não existe mais.
Como podemos definir operação?
Operação é esforço contínuo que sempre gera o mesmo resultado e não possui hora nem data para acabar.
Conheça as principais características da operação:
 É um trabalho contínuo e, normalmente, repetitivo;
 Seu objetivo é manter o negócio da organização;
 Produz o mesmo produto, serviço ou resultado;
 Resultado determinístico.
Atenção
O projeto e a operação têm algumas características em comum, pois:
 São realizados por pessoas;
 Possuem recursos limitados;
 São planejados, controlados e executados.
Project Management Institute - PMI
Na década de 1960, o gerenciamento de projetos surgiu como ciência.
Em 1969, foi criado o PMI1, tendo como base a ideia de que existiam muitas práticas comuns de gerenciamento de projeto e que estas práticas poderiam ser documentadas.
Mas com qual objetivo o PMI foi criado?
De organizar, difundir e incentivar as melhores práticas em gerenciamento de projetos no mundo.
Esta é a maior instituição sem fins lucrativos do mundo, dedicada à disseminação do conhecimento e ao aprimoramento das atividades de gestão de projetos.
Em 1987, o PMI produziu um manuscrito intitulado O Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos.
Em 1996, produziu o “Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos” (Guia PMBOK®2).
Atenção
O PMI também certifica profissionais em gerenciamento de projetos. Esta certificação, muito valorizada no mercado, é denominada PMP (Project Management Professional).
 São realizados por pessoas;
 Possuem recursos limitados;
 São planejados, controlados e executados.
Origens dos projetos
Você sabe qual é o objetivo da maioria dos projetos?
Atender os objetivos estratégicos da organização determinados no seu plano estratégico.
Conforme a 5ª versão do PMBOK®, os projetos são autorizados para atender uma ou mais considerações estratégicas, tais como:
· Demanda de mercado
· Oportunidade de negócio
· Necessidade de natureza social
· Considerações ambientais
· Solicitação de cliente
· Avanço tecnológico
· Requisito legal
Também há projetos que visam atender a situações operacionais da organização, tal como um projeto de manutenção de equipamento, e que não estão necessariamente relacionados a um objetivo estratégico da organização.
Artigo: Problemas mais frequentes em projetos
Segundo pesquisas realizadas pelo PMI® no Brasil, especialmente o “Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil”, com centenas de organizações que aplicam gerenciamento de projetos no seu trabalho, os problemas que ocorrem com mais frequência nos projetos são:
 Não cumprimento dos prazos;
 Mudanças de escopo constantes;
 Problemas de comunicação;
 Escopo não definido adequadamente;
 Riscos não avaliados adequadamente;
 Recursos humanos insuficientes;
 Concorrência entre as atividades rotineiras e o projeto na utilização dos recursos;
 Não cumprimento do orçamento;
 Mudanças de prioridades constantes ou falta de prioridades;
 Estimativas incorretas ou sem fundamento.
Seleção de projetos e análise de viabilidade dos projetos
No âmbito de uma organização, há diversas propostas de projetos que precisam ser executados.
A seleção dos projetos que serão levados adiante pressupõe que a escolha de um projeto em detrimento de outro é baseada nos resultados dos estudos de viabilidade dos projetos.
Normalmente, os projetos selecionados evidenciam sua viabilidade e estão associados a um ou mais objetivos estratégicos da organização.
Seleção de projetos e análise de viabilidade dos projetos
Os principais métodos de análise da viabilidade econômica dos projetos são:
Payback (tempo de retorno)
Mede o prazo necessário para a organização recuperar o investimento inicial do projeto.
Quanto menor for este prazo, melhor para a organização;
Valor presente líquido (VPL)
Transporta todas as receitas e custos estimados do projeto, descontados pela taxa mínima de atratividade, para a data de início do projeto.O projeto de maior VPL deve ser o selecionado;
Taxa interna de retorno (TIR)
Calcula a taxa de juros que torna anula a soma de todas as receitas e custos estimados do projeto na data de início do projeto.
O projeto com a maior TIR deve ser o selecionado;
Índice de benefício-custo
Compara os benefícios do projeto com os custos do projeto.
O índice de benefício-custo igual a 1 significa que os benefícios e custos do projeto se igualam
Escritório de projetos - PMO
É uma unidade organizacional que supervisiona o gerenciamento de projetos.
Também chamado de PMO (project management office), o escritório de projeto pode ser central ou descentralizado em áreas e locais, dependendo do tamanho da organização.
Programa e portfólio
Programa
é um grupo de projetos relacionados entre si, coordenados de forma a obter benefícios que não estariam disponíveis se fossem administrados isoladamente.
Portfólio
é um conjunto de projetos e programas que tem por finalidade atingir objetivos estratégicos da organização.
Stakeholders (partes interessadas)
Quem são as partes interessadas do projeto?
As partes interessadas, também chamadas de stakeholders, são pessoas e organizações envolvidas no projeto ou aqueles cujos interesses são afetados pela execução ou resultado do projeto.
A identificação das partes interessadas deve ser realizada o mais cedo possível.
Descobrir a existência de uma parte interessada tardiamente pode causar impacto negativo nos objetivos do projeto.
São exemplos de partes interessadas:
1
Gerente do projeto3
Profissional responsável pelo sucesso ou fracasso do projeto.
2
Patrocinador
3
Cliente
4
Parceiros
5
Gerentes funcionais
6
Equipe do projeto
7
Escritório de projetos
Ao identificar as pessoas interessadas e envolvidas no projeto, faz-se necessário analisar cada uma sob os seguintes aspectos:
01
Seus interesses e suas expectativas em relação ao projeto
02
O nível de influência desses interesses e seus possíveis impactos no projeto.
A partir dessa análise, devem-se traçar estratégias para abordagem das partes interessadas e gerenciar essas estratégias de engajamento durante a execução do projeto.
Tipos de estruturas organizacionais e suas influências no projeto
O tipo de estrutura organizacional é um fator que afeta a forma como o projeto é gerenciado, pois impacta, notadamente, a disponibilidade de recursos e as comunicações.
Vejamos com detalhes, os três tipos abaixo:
 Organização funcional (Fonte:).
Organização funcional
Profissionais agrupados, por especialidade, em departamentos funcionais (Marketing, Contabilidade, Financeiro, Engenharia...).
Gerentes de projeto, em geral, são os próprios gerentes funcionais.
Os funcionários de vermelho representam os que estão alocados em atividades de projetos.
Ciclo de vida do projeto
O ciclo de vida de um projeto consiste no conjunto de fases do projeto geralmente em ordem sequencial de execução, podendo ser sobrepostas ou iterativas.
Uma fase de um projeto possui um grupo de atividades relacionadas de forma lógica, e sua conclusão é marcada pela disponibilização de uma ou mais entregas.
Uma entrega é qualquer produto ou serviço, tangível e verificável.
Embora os projetos variem em tamanho e complexidade, sua estrutura pode ser mapeada no ciclo de vida a seguir:
 Ciclo de Vida de um Projeto.
O gráfico mostra a relação entre o consumo de recursos e as fases do projeto:
 Ciclo de Vida de um Projeto (Fonte: Guia PMBOK®, 2008).
Saiba mais
O ciclo de vida do produto é determinado pelas seguintes fases, basicamente associadas ao nível de quantidades produzidas:
 Concepção;
 Crescimento;
 Maturidade;
 Declínio;
 Retirada da produção.
Áreas de conhecimento de Gerenciamento de Projeto
O PMBOK® agrupa os processos de gerenciamento de projeto em dez disciplinas chamadas Áreas de Conhecimento de Gerenciamento de Projetos, que se aplicam ao gerenciamento de todos os tipos de projetos.
Gerenciamento de integração do projeto
Garantir que os diversos elementos do projeto serão coordenados de maneira integrada.
Gerenciamento de escopo do projeto
Garantir que o projeto incluirá todo e somente o trabalho necessário para o sucesso do projeto.
Gerenciamento do tempo do projeto
Garantir que o projeto será concluído no prazo previsto.
Gerenciamento de custos do projeto
Garantir que o projeto será concluído dentro do custo previsto.
Gerenciamento da qualidade do projeto
Garantir que o projeto atenderá aos requisitos de qualidade esperados.
Gerenciamento dos recursos humanos do projeto
Garantir a utilização efetiva dos recursos humanos do projeto.
Gerenciamento das comunicações do projeto
Garantir a geração, coleta, disseminação, armazenamento e disponibilização das informações apropriadas do projeto no tempo e de maneira adequada.
Gerenciamento das partes interessadas
Garantir o engajamento das partes interessadas com os objetivos do projeto.
Gerenciamento dos riscos do projeto
Garantir a identificação, análise, planejamento, monitoramento e controle dos riscos do projeto.
Gerenciamento de aquisições do projeto
Garantir as aquisições de bens e serviços externos à organização do projeto.
Grupos de processos em gerenciamento de projetos
Os processos das áreas de conhecimento são distribuídos em cinco grupos de processos de gerenciamento de projeto.
Um grupo de processos deve ser entendido como o trabalho de gerenciamento que deve ser feita em cada fase do ciclo de vida do projeto.
Saiba mais
Antes de dar continuidade a seus estudos,clique aqui para ver a tabela que mostra os processos de gerenciamento de projetos por grupo de processos e áreas de conhecimento.
Saiba mais
Antes de dar continuidade a seus estudos,clique aqui para ver a tabela que mostra os processos de gerenciamento de projetos por grupo de processos e áreas de conhecimento.
Grupos de processos em gerenciamento de projetos
Saiba mais
Antes de dar continuidade a seus estudos,clique aqui para ver a tabela que mostra os processos de gerenciamento de projetos por grupo de processos e áreas de conhecimento.
Metodologia de gerenciamento de projetos
As organizações desenvolvem metodologias próprias de gerenciamento de projetos adequados às suas necessidades e realidade, que abrangem:
 Definição dos processos de gerenciamento de projetos;
 Ferramentas e técnicas a serem utilizadas;
 Modelos de documentos.
Geralmente, essas metodologias tomam como base de referência as boas práticas em gerenciamento de projetos preconizadas pelo PMI® e apresentadas no Guia PMBOK®.
Tríplice restrição
A tríplice restrição do projeto é formada pelo balanceamento dos objetivos de escopo, tempo e custos.
Um projeto é considerado bem sucedido quando for concluído dentro das restrições de escopo, tempo e custos.
Metodologia de gerenciamento de projetos
As organizações desenvolvem metodologias próprias de gerenciamento de projetos adequados às suas necessidades e realidade, que abrangem:
 Definição dos processos de gerenciamento de projetos;
 Ferramentas e técnicas a serem utilizadas;
 Modelos de documentos.
Geralmente, essas metodologias tomam como base de referência as boas práticas em gerenciamento de projetos preconizadas pelo PMI® e apresentadas no Guia PMBOK®.
Tríplice restrição
A tríplice restrição do projeto é formada pelo balanceamento dos objetivos de escopo, tempo e custos.
Um projeto é considerado bem sucedido quando for concluído dentro das restrições de escopo, tempo e custos.
Atividade
1. Embora os projetos variem em tamanho e complexidade, sua estrutura pode ser mapeada em um ciclo de vida. Assinale a alternativa que consta os ciclos de vida de um projeto.
a) Briefing, arrecadação de recursos financeiros, início do projeto, execução do trabalho do projeto e encerramento.
b) Briefing, início do projeto, preparação do projeto e execução do trabalho do projeto.
c) Início do projeto, organização e preparação, execução do trabalho do projeto e encerramento.
d) Arrecadação de recursos financeiros, início do projeto, execução do trabalho do projeto e encerramento.