Rotinas de Admissão 6

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Rotinas de Admissão de 
Colaboradores
Tema 6 - Retenção de documentos
Bloco 1
José Maria Pascoal Júnior
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• A importância do registro de empregados.
• Os dados documentais a serem preenchidos por
ocasião do registro.
• A conduta com os registros de empregados e os
registros eletrônicos.
Visto no Tema 5
1. Descrever qual a lei de apresentação de documentos
de identificação pessoal.
2. Denominar os aspectos gerais da retenção de
documentos.
3. Apontar os prazos legais de guarda de documentos.
TEMA 6: Retenção de Documentos 
Figura 1 - Documentos 
Carteira de Trabalho e Previdência Social
Carteira de Identidade
Certidão de Casamento
A maioria dos processos e atos trabalhistas 
serão autenticados por meio de um 
documento.
RETER Manter, indevidamente,
posse daquilo 
que não lhe pertence.
Retenção de Documentos 
Fonte: o autor.
• Daí o destaque sobre a documentação nas relações do
trabalho, sendo fundamental ao empregador ou ao
gestor de RH entender até que ponto um determinado
documento pode ser retido com a finalidade de não
cometer qualquer infração legal.
Retenção de Documentos 
A nenhuma pessoa física, bem como a nenhuma pessoa
jurídica, de direito público ou de direito privado é lícito
reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda
que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-
forma, inclusive, comprovante de quitação com o serviço
militar, título de eleitor, carteira profissional, certidão de
registro de nascimento, certidão de casamento,
comprovante de naturalização e carteira de identidade de
estrangeiro (BRASIL, 1968, art. 1º).
Retenção de Documentos 
• Os documentos que o trabalhador apresenta não
devem ser retidos pelo empregador, até mesmo
fotocópias com autenticação.
• O prazo para retenção de documentos não pode ser
superior a cinco dias para que os dados documentais
sejam extraídos e o documentos sejam devolvidos aos
proprietários.
Retenção de Documentos 
• O empregador pode reter a CTPS
para realizar as anotações
necessárias, como admissão,
concessão de férias, correção
salarial e rescisão, entre outras
situações, devolvendo-a ao
trabalhador em até quarenta e
oito horas (BRASIL, 1943, art. 29).
Retenção da CTPS
<Fonte: https://goo.gl/6B9OKV>.
• A empresa pode sofrer sanções caso não respeite
este prazo e deverá fornecer um recibo ao
trabalhador quando permanecer com a carteira
retida.
Retenção da CTPS
FOTOCÓPIAS SEM 
AUTENTICAÇÃO
TERMO 
DE RETENÇÃO
CINCO 
DIAS
DEVOLUÇÃO NA 
DEMISSÃO
RETENÇÃO
Figura 2 - Retenção 
Fonte: o autor.
FOTOCÓPIAS
DOCUMENTOS
TRABALHADORES
OFÍCIOS 
NOTAS
ESCRITURAS
CAPITAL 
INTELECTUAL
GESTÃO DE 
DOCUMENTOS
Analisados
Atualizados
Aprovados
Reprovados
Documentos 
disponibilizados em local 
adequado
Condutas específicas 
para documentos 
externos e os que não 
estão mais em vigor.
Figura 3 - Gestão de Documentos
Gestão de documentos
Fonte: o autor.
ASSOCIAÇÃO 
BRASILEIRA DE 
NORMAS 
TÉCNICAS
Figura 4 - ABNY 
ISO 9001: conjunto de normas que definem os requisitos para a
organização que deseja implantar um sistema de gestão da
qualidade, principalmente, com o foco para as necessidades do
cliente. Na abordagem para documentos, elas estabelecem as
regras para controle documental efetivo. Essa ferramenta é
utilizada em muitos países e, no Brasil, é disponibilizada pela
Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT.
ISO 9001
Fonte: o autor.
Rotinas de Admissão de 
Colaboradores
Tema 6 - Retenção de documentos
Bloco 2
José Maria Pascoal Júnior
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Reconhecer a importância da informação certa,
disponibilizada no local adequado, a ser utilizada no
momento oportuno faz toda a diferença para as
organizações.
Fonte: <https://goo.gl/9I3A4V>.
Digitalização
• Converter um documento de qualquer padrão
físico, como em papel, fotografia ou microfilme,
para formato digital, com o objetivo de
disponibilizar, simultaneamente, seus dados para
a consulta de várias pessoas.
Digitalização
• As redes de computadores e a Internet facilitam
sobremaneira o acesso aos documentos
digitalizados, à medida que disponibilizam o exame
de muitas informações documentais e, desta forma,
agilizam a tomada de decisão, dentre outros
aspectos.
Digitalização
• Por imposição legal, os empregadores devem manter
em arquivo diversos documentos para a comprovação
das obrigações relativas ao emprego, com a finalidade
de demonstrar os atos trabalhistas e previdenciários,
permitindo a verificação pelos agentes dos órgãos
fiscalizadores oficiais.
• O prazo para a guarda de documentos não é unânime.
Prazo de guarda para documentos
Documentos de Prazos de 
Guarda Indeterminados
• Contrato de Trabalho, Livros ou Fichas Registros de
Empregados, Relação Anual de Informações Sociais – RAIS,
Livros de atas da CIPA (GONÇALVES, 2014, p. 152).
• Estes documentos podem ser solicitados a qualquer tempo
para comprovação de tempo de serviço.
Prazo de guarda para documentos
Documentos de Prazos de 
Guarda MAIS DE 20 ANOS
• 30 anos: documentos referentes ao FGTS (GONÇALVES,
2014, p. 152).
• 20 anos: exames médicos, prontuário clínico individual que
ficará sob a responsabilidade do médico-coordenador do
PCMSO) (GONÇALVES, 2014, p. 152).
• Folha de pagamento, ficha de salário-família, Guia de
Recolhimento Previdenciário – GPS, PIS/PASEP – a contar
da data de seu recolhimento (GONÇALVES, 2014, p. 151).
Documentos de 
Prazos de Guarda 
MAIS DE 10 ANOS
Prazo de guarda para documentos
Documentos de 
Prazos de Guarda 
MAIS DE 05 ANOS
• Boa parte dos documentos trabalhistas enquadra-se neste
prazo. Veja alguns: atestados médicos, documentos de
controle de horas de trabalho (cartões, fichas ou livro
ponto), documentos relativos ao Vale-Transporte
(GONÇALVES, 2014, p. 151).
• Recibos em geral: recibo das parcelas do 13º salário,
recibo de abono de férias, recibo de adiantamento de
salário etc.
Documentos 
Pessoais - Prazos 
de Guarda MAIS 
DE 05 ANOS
• Geralmente, os documentos devem ser mantidos por
cinco anos, o prazo de prescrição de cobrança.
Entretanto há outros recibos que devem ser
guardados por prazos bem maiores.
DOCUMENTO
PRAZO DE 
GUARDA
PRAZO DE 
PRECAUÇÃO
OBSERVAÇÕES
Comprovantes 
de água, luz, 
telefone
90 dias 05 anos
Relação de consumo, o prazo é
definido pelo Código de Defesa do
Consumidor, Lei nº 8.078/90, art.
26, II. Em caso de necessidade de
questionamento de valores de
tributos, seguir o Código Tributário
Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I).
Fonte: <https://goo.gl/DpoiKy>.
Prazo de guarda para documentos
• A retenção de documentos pessoais é um ato proibido
com sanções previstas em lei, inclusive, as cópias
autenticadas.
• Caso um documento original ou fotocópia autenticada
necessitar ser retido pelo empregador, este terá o
prazo máximo de cinco dias para extrair os dados e
devolver ao interessado.
Não se esqueça!
• A conduta com as fotocópias não autenticada
é a de utilizá-las para registrar os dados,
arquivá-las em local adequado para consulta
e devolvê-las por ocasião da demissão.
• A gestão documental é um processo extremamente
necessário para as organizações que desejam ter uma
gestão efetiva. Ela pode se basear nos requisitos da ISO
9001 e se apoiar em sistemas de apoio a decisão.
Não se esqueça!
• A digitalização de documentos é um processo não tão
simples, necessitando de estrutura, mão de obra
especializada e observação à legislação, mas propicia
que as informações documentais estejamsempre
acessíveis a várias pessoas, simultaneamente.
Não se esqueça!
• Os empregadores devem ficar atentos para
os prazos de guarda de cada documento
trabalhista ou previdenciário. Determinados
documentos devem ser mantidos por prazos
longos ou, até mesmo, indeterminados.
Não se esqueça!