SISTEMA DE APOIO A DECISÕES - SAD 1 Sistema de apoio a decisões - SAD SISTEMA DE APOIO A DECISÕES - SAD 2 SAD - SISTEMA DE APOIO A DECISÕES AULA 1 Tomada de decisões nas empresas A empresa pode ser considerada um sistema de decisões em que todos os membros estão continuamente tomando alguma decisão, sendo impossível pensar a organização sem considerar a ocorrência constante do processo decisório. Assim sendo, podemos concluir que, a tomada de decisão é uma das principais funções do administrador, se não é a principal. E sempre ocorre em reação a um problema ou oportunidade percebida. No passado, as decisões restringiam-se à direção (alta administração). À medida que as informações passaram a estar disponíveis nos demais níveis (Figura 1) pelo crescimento dos sistemas de informação, as decisões foram descentralizadas, ficando a cargo dos gestores de cada nível (administração operacional, administração tática e administração estratégica). Figura 1. Níveis hierárquicos. Conforme podemos constatar analisando a Figura 2, durante a década de 1950, os sistemas eram estritamente técnicos e visavam a apoiar as atividades operacionais da empresa. Entre as décadas de 1960 e 1980, os sistemas evoluíram e passaram a apoiar as atividades de controle gerencial, dando subsídios aos tomadores de decisão (inicialmente de nível médio). A partir da década de 1990, os sistemas passaram a apoiar decisões da alta administração, dando sustentação ao posicionamento estratégico da empresa no mercado. Dessa forma, os sistemas de informação passam SISTEMA DE APOIO A DECISÕES - SAD 3 a abranger a empresa como um todo, nos três níveis da pirâmide, conforme ilustrado na imagem acima. Figura 2. Linha do tempo As decisões costumam ser classificadas de acordo com o tipo de problema a que estão relacionadas. Assim sendo; temos as decisões: • Estruturadas; • Semiestruturadas; • Não estruturadas. As decisões estruturadas ou decisões operacionais estão diretamente ligadas à gerencia operacional e envolvem os problemas rotineiros cujas atividades são repetitivas e conhecidas. Envolvem problemas operacionais bem definidos e decisões que se repetem ao longo do tempo. Como exemplo desse tipo de decisão, podemos citar: • Quanto precisamos ter em caixa para as despesas do dia? • Qual minha previsão de faturamento? • Temos estoque suficiente para produzir as peças? • Quantos operários são necessários para atender à demanda das tarefas? SISTEMA DE APOIO A DECISÕES - SAD 4 O tipo de sistema que oferece subsídios a esse tipo de decisão são os Sistemas de Informação Gerencial (SIG), que, em geral, respondem a questões do tipo: • Qual o orçamento anual? • Como programar a produção para atender aos pedidos mensais? O gestor das unidades de negócio lida eventualmente com outros tipos de decisões, as semiestruturadas, relacionadas a problemas em que as operações são conhecidas, mas não se tem conhecimento total das variáveis que interferem nos resultados. Nesse tipo de decisão, somente parte do problema possui resposta clara e fornecida por um procedimento já aceito. O tipo de sistema que oferece subsídios a esse tipo de decisão é o objeto de nossa disciplina: Sistema de Apoio à Decisão (SAD). Como exemplo desse tipo de decisão em problemas que lidam com dados semiestruturados, podemos destacar: • Qual o impacto no preço de venda se o custo de um componente for elevado em 10%? • Por que os pedidos estão declinando nos últimos 6 (seis) meses? O terceiro tipo de decisão envolve aquelas relacionadas à alta administração da organização, envolvendo o conselho de diretores, diretores executivos e presidência. São decisões relacionadas a estratégias, políticas e objetivos da organização, envolvendo situações específicas e frequentemente únicas e sem precedentes, tendo como características: • Necessitam de muito julgamento humano; • Requerem acessos a dados externos para análise do contexto, além, claro, de dados da corporação (internos); • São decisões que envolvem problemas originais. SISTEMA DE APOIO A DECISÕES - SAD 5 Entre os exemplos de decisão que envolvem esse nível, podemos destacar: • Devemos lançar esse novo produto? • Devemos entrar nesse novo mercado? • Devemos descontinuar algum produto? • Devemos permanecer nesse mercado? O processo de tomada de decisão, que, em última análise, se refere à escolha entre diferentes cursos de ação alternativos, tem duas abordagens: reativa e proativa. Na abordagem reativa, o tomador de decisão age após a ocorrência do problema, o que pode ser complicado na medida em que os estragos já podem ter acontecido. Na abordagem proativa, as atividades são monitoradas, e os problemas podem ser descobertos antes mesmo de acontecerem, causando menos danos à empresa. Mas, independentemente da abordagem, é preciso estar ciente de que o processo de tomada de decisão envolve riscos que são inerentes à própria decisão e ao processo de tomada de decisão. A Figura 3 apresenta os cinco passos de um processo genérico de tomada de decisão que não garante o sucesso das decisões tomadas, mas permite maior lógica e coerência na condução do processo, mitigando os possíveis erros. Figura 3. Processo da tomada de decisão Fase 1: Identificação do problema. O sintoma se dá através uma insatisfação, problema ou desafio que afete a empresa e/ou uma unidade de negócio. O objetivo principal da fase é o entendimento da situação. Nesse contexto, existem duas SISTEMA DE APOIO A DECISÕES - SAD 6 ferramentas que ajudam na identificação das causas e possíveis consequências do problema, insatisfação ou desafio. • O Diagrama de Ishikawa (ou espinha de peixe), cuja finalidade é organizar o raciocínio sobre as causas do problema, que são efeitos de uma situação indesejada. A Figura 4 ilustra o uso do diagrama, considerando o problema “produto com defeito” e avaliando as possíveis causas desse problema. Pelo diagrama, os problemas têm origem nos equipamentos da produção (máquinas), na mão de obra (pessoal), nos métodos de produção e nos materiais usados. Para cada um desses grupos, são descritas as possíveis causas. Por exemplo, uma possível causa será a obsolescência dos equipamentos ou a falta de manutenção nos mesmos (grupo máquinas); Figura 4. Diagrama de Ishikawa • Diagrama de Pareto (80-20), cujo objetivo é permitir a seleção das prioridades quando temos grande número de problemas e desejamos saber as causas mais críticas. A regra de Pareto diz: o 20% das causas (poucas causas significativas) geram 80% dos efeitos; o 80% das causas (muitas causas insignificantes) geram 20 % dos efeitos. SISTEMA DE APOIO A DECISÕES - SAD 7 Assim sendo, vale concentrar os esforços de ajustes nos 20% das causas mais significativas. A Figura 5 a seguir ilustra uma aplicação do diagrama de Pareto, em que analisamos as causas mais significativas para o problema “perdas na produção”. Pelo gráfico abaixo, podemos inferir que as causas “variação na operação anterior”, “variação no ajuste da máquina” e “ajuste no rolo do laminador” representam 80% das incidências do problema. Se resolvermos esses itens, teremos solucionado 80% das causas do problema. Figura 5. Diagrama de Pareto Fase 2: Criação de alternativas. Nesse momento do processo de tomada de decisão, devemos nos ater à enumeração de toda solução do problema que seja viável de ser implementada. Ou seja, o foco é a geração