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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU” AVM FACULDADE INTEGRADA Implantação do SISTEMA SAP ERP módulo CO - controladoria e soluções corporativas Por: Daniella dos Reis Oliveira Casanova Orientador Professora. ALEKSANDRA SLIWOWSKA Rio de Janeiro 2013 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES DO CU ME NT O PR OT EG ID O PE LA LE I D E D IR EIT O AU TO RA L 2 PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU” AVM FACULDADE INTEGRADA Tema: Sistema SAP ERP) Implantação SISTEMA SAP ERP módulo CO (controladoria) - A importância do Software Integrado de Planejamento de Recursos corporativos<> Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão Empresarial Por: . Daniella dos Reis Oliveira Casanova 3 AGRADECIMENTOS ....aos amigos e consultores SAP clientes, fornecedores 4 DEDICATÓRIA ..... Dedico essa Monografia a minha única família, meu esposo Newton Casanova homem de caráter imensurável que acreditou em toda a minha trajetória acadêmica e profissional e por estar presente em cada momento que eu precisei e também a minha mãe em memória por ter passado todos os exemplos de uma mulher vitoriosa que sempre soube superar todos os obstáculos da vida. 5 RESUMO O propósito central do estudo é demonstrar através do sistema SAP módulo CO (controlling), o planejamento empresarial e determinar os desvios, comparando os dados reais com os dados planejados. Esses cálculos de desvios permitem controlar os fluxos de negócios com maior segurança para os analistas e gestores.. 6 METODOLOGIA A metodologia utilizada para a realização dessa Monografia foram práticas de mercado em implantação do sistema Integrado SAP R/3 no ambiente Gerencial e referências bibliográficas e atualmente atuando na função de chave de usuário no desenho, desenvolvimento e implantação do sistema SAP em uma empresa de grande porte do segmento de mineração no módulo de controladoria. 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I - O Sistema ERP - SAP/R3 10 CAPÍTULO II – Controlling e seus componentes 17 CAPÍTULO III – Sistema de Relatórios Gerenciais 27 CONCLUSÃO 31 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ÍNDICE 8 INTRODUÇÃO Sistema integrado SAP é uma empresa de origem alemã, com forte presença no Brasil, criadora de Softwares de Gestão de Empresas. Ao longo de quatro décadas, a SAP evoluiu de uma empresa pequena e regional a uma organização de alcance mundial. Hoje, a SAP é a líder global de mercado em soluções de negócios colaborativas e multiempresas. O principal produto da empresa, que emprega mais de 55.000 pessoas, é o Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE ou SIG), em inglês Enterprise Resource Planning (ERP), ou seja, são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão etc). Os ERPs em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios. Dentre vários sistemas de Gestão disponíveis no mercado, o SAP R/3 é reconhecidamente um dos melhores em nível mundial, mas exige altíssimo investimento em novos computadores, serviços de consultoria para sua efetivação. Um projeto SAP para uma empresa de mineração custa por volta de três bilhões de Reais abordando um período de 3 anos. O sistema SAP tem como principal objetivo fornecer informações gerenciais até seu último nível de detalhe seja em cada módulo específico ou de forma integrada com os demais, em tempo real proporcionando precisão e segurança das informações. http://pt.wikipedia.org/wiki/Alemanha http://pt.wikipedia.org/wiki/L%C3%ADngua_inglesa http://pt.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_informa%C3%A7%C3%A3o http://pt.wikipedia.org/wiki/Software http://pt.wikipedia.org/wiki/Empresa http://pt.wikipedia.org/wiki/Automa%C3%A7%C3%A3o 9 No primeiro capítulo será possível compreender melhor sobre o sistema ERP SAP e seus respectivos módulos, que tem como principais objetivos, automatização de tarefas manuais, otimização de processos, Controle sobre as operações da empresa, disponibilidade imediata de informações seguras, redução de custos, redução dos riscos da atividade empresarial, obtenção de informações e resultados que auxiliem na tomada de decisões e permitam total visibilidade do desempenho das áreas da empresa. No segundo capítulo vamos entender um pouco mais sobre o Controlling e seus componentes, que seria a Contabilidade das classes de custo e de receita, pois fornecem uma visão geral dos custos e das receitas que ocorrem em uma organização. A Contabilidade de centros de custo é usada para fins de controle dentro da organização. Ela é útil para a atribuição de custos indiretos relativos à origem no local onde ocorreram. As ordens internas são usadas para cobrança e controle de custos de acordo com a sua natureza e origem e de uma forma detalhada. É possível atribuir orçamentos a essas tarefas, que o sistema monitoriza, para garantir que seus custos não sejam excedidos, por exemplo, o setor contábil gastou cem mil em taxi, com a ordem interna é possível um melhor detalhamento desses respectivos gastos. No terceiro capítulo, detalharemos mais a principal atividade do Controlling de custos do produto, pois o mesmo tem a responsabilidade de calcular os custos ocorridos durante a fabricação de um produto, ou a provisão para um serviço. Ele permite calcular o preço mínimo pelo qual um produto possa ser comercializado com lucro. No quarto capítulo abordaremos a importância do Planejamento e Formação do Orçamento, realizado sempre de forma detalhada por natureza do gasto, custo ou receita. Há empresas que possuem processos complexos de planejamento que envolvem vários objetos de CO, bem como alocações planejadas. No quinto capítulo, iremos explorar o sub módulo de controlling, a demonstração de resultados (CO-PA), que permite avaliar segmentos de mercado, que podem ser classificados de acordo com produtos, clientes, ordens ou qualquer combinação destes, ou ainda unidades estratégicas de http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/pt/35/26b5c7afab52b9e10000009b38f974/content.htm 10 negócios como organizações de vendas ou divisões, relativamente á contribuição marginal ou margem de lucro de uma empresa. No sexto capítulo abordaremos o Sistema de Relatórios Gerenciais que serão de extrema importância para análise das Classes de custo (conta contábil), Centros de custo (setor que a despesa ou receita foi aplicada) e os respectivos desvios planej./reais. Esses relatórios poderão ser elaborados conforme necessidade da empresa, ex: mudança de loyout, mudança de moeda. CAPÍTULO I O SISTEMA ERP - SAP/R3 1.1 O que é um Sistema ERP – Enterprise resource Planning? ERP é um sistema de gestão empresarial que gerencia as informações relativas aos processos operacionais, administrativos e gerenciaisdas empresas. O Objetivo de um Sistema ERP é centralizar as informações e gerir o seu fluxo durante todo processo de desenvolvimento da atividade empresarial, integrando os setores da organização e possibilitando aos gestores acesso ágil, eficiente e confiável às informações gerenciais, dando suporte à tomada de decisões em todos os níveis do negócio. Construídos sobre um banco de dados centralizado, os sistemas ERP consolidam todas as operações de uma empresa em um único sistema, que pode residir em um servidor centralizado, ser distribuído em unidades de hardware autônomas em rede local ou ser hospedado remotamente via web. 11 Os sistemas ERP abrangem cada passo da operação, desde as compras, provisões, planejamento, manufatura, formação de preços, contas a pagar e receber, processos contábeis, controle de estoque, administração de contratos, venda de serviços a quantidade máxima de produtos e/ou serviços que podem ser produzidos numa mesma unidade produtiva, num dado intervalo de tempo, com o SAP é possível uma análise criteriosa de custo x volume x lucro, calculando aspectos fundamentais da organização, como os diversos pontos de equilíbrio e margens de contribuição dos produtos, com o máximo de precisão. e todos os níveis de comércio varejista ou atacado, passando pela gestão eficaz dos relacionamentos com clientes e fornecedores, pós-venda, análise de resultados e muitos outros fatores personalizados, altamente adaptáveis a qualquer empresa, em qualquer ramo de negócios. O uso de um Sistema ERP SAP em uma empresa dá a seus gestores o controle total sobre a empresa, auxiliando na tomada de decisões e fornecendo todas as informações vitais de maneira acessível e clara. A implantação destes sistemas é geralmente realizada por uma equipe dividida em módulos, sendo que a integração destes módulos possibilita o fluxo dos processos dentro do sistema. Benefícios da implantação do sistema ERP SAP em uma Empresa: - Aumento na eficiência do uso da capacidade instalada; O sistema SAP disponibiliza diversos métodos eficazes de planejamento para que a empresa possa se programar por exemplo quanto ao tempo perdido em troca de turno, manutenções preventivas periódicas, falta de mão de obra, manutenção corretiva etc. - Blindagem contra fraudes e furtos - Com o SAP é possível realizar trilha de auditoria, fiscalizar e gerenciar as funções e atividades transacionais. Controlar e centralizar acesso dos usuários sobre as operações devido a restrição do perfil de acesso; O sistema SAP possui dispositivos onde é possível detectar e corrigir possível violação de riscos de caráter interno e externo. Exemplo: não é possível realizar lançamentos contábeis onde possa alterar, incluir ou excluir os números da empresa. SAP disponibiliza visibilidade em tempo real em posição do risco atual. 12 - Redução de erros - Disponibiliza dados confiáveis a seus sistemas operacionais. A centralização na criação e no gerenciamento de dados mestre gera precisão e pontualidade em conciliações financeiras e fechamento contábil; eliminação de informações duplicadas, incompletas ou desatualizadas; disponibilidade de relatórios com informações em tempo real. Lembre-se que o sistema SAP processa as informações que recebe, não existe mágica. O sistema será tão preciso quanto forem às informações fornecidas. Ninguém pode sonegar informações por julgar que competem apenas a seu departamento. A diretoria deve decidir quem terá acesso a quais dados (perfil de acesso). Assim, a mentalidade das pessoas deve mudar e surgirá uma nova mentalidade de trabalho onde o "todo" é a soma de todos. -Eliminação de retrabalho - Devido à utilização de base única (plataforma de trabalho), é possível realizar lançamento automáticos e com acesso aos lançamentos via Drill down, com esse procedimento é possível compreender a origem e realizar o rastreamento desses lançamentos, também é disponibilizado vários relatórios de inconsistências com log de verificação dos erros e onde os mesmos foram originados. Lembrando que dificilmente existe lançamento manual de ajuste no SAP, pelo motivo obvio de segurança e integridade nas informações. - Melhor proximidade e conhecimento sobre os clientes (CRM) – A interface entre informações disponibilizadas SAP e CRM (Gestão de relacionamento com o cliente) foi Criado para definir toda uma classe de ferramentas que automatizam as funções de contato com o cliente, essas ferramentas compreendem sistemas informatizados e fundamentalmente uma mudança de atitude corporativa, que objetiva ajudar as companhias a criar e manter um bom relacionamento com seus clientes armazenando e inter-relacionando de forma inteligente, informações sobre suas atividades e interações com a empresa. -Informação precisa e segura, sincronizada em tempo real com as operações da empresa. SAP ERP está baseado em uma plataforma aberta que proporciona um complexo controle sobre suas operações e estratégias empresariais. Melhora, ao mesmo tempo, a produtividade já que oferece a 13 flexibilidade necessária para adaptar a estratégia corporativa às necessidades empresariais, com base em informação clara e em tempo real. - Padronização dos processos em todas as áreas, com integração e uniformidade - oferece uma potente integração de dados corporativos e solução para dados de qualidade. Proporciona um ambiente de gerenciamento, de desenvolvimento e de tempo de execução que permite integrar, transformar, melhorar e distribuir dados em qualquer setor da empresa e em qualquer frequência. Redução de despesas administrativas, gerais e de vendas – Através de configuração chamada regra de validação e substituição é possível determinar qual objeto de custo no qual chamamos de centro de custo assumirá o gasto ou despesa, por exemplo se você pertencer ao setor de contabilidade somente terá acesso as contas e centro de custo inerente ao seu departamento. - Queda nos custos de estoque – O custo em uma organização coordena monitora e otimiza todos os processos da empresa. Para isto, o custeio no sistema SAP proporciona informações sobre o consumo dos recursos e atividade de produção. O planejamento também é uma atividade executada pela área de custeio. A comparação entre o planejado e o real permite apontar variações que constituem a base para medições corretivas. Inclui, ainda, as funções de contabilização de lucros e perdas, tais como margem de contribuição, rentabilidade de áreas individuais e da empresa como um todo. Fornece informações críticas para tomada de decisões suportando tanto os objetivos operacionais (curto prazo) e estratégicos (longo prazo). - Redução em custos de materiais – O Sistema SAP alimenta de informações sobre valores relevantes que dizem respeito às consequências de curto e longo prazo sobre medidas de corte de produtos, fixação de preços, opções de compra ou fabricação, etc... - Redução do ciclo de venda - Um representante de vendas grava um pedido de compra no sistema SAP da empresa. Quando a fábrica começa a processar a ordem, o faturamento e a expedição podem checar o status da ordem de produção e estimar a data de embarque. O estoque pode checar se a ordem pode ser suprida pelo saldo e podem então notificar a produção com uma ordem que apenas complemente a quantidade de itens requisitados. Uma vez 14 expedida, a informação vai direto a relatório de vendas para gerenciamento superior. - Reduz o lead time de produção e entrega - Reconhecendo as necessidades das empresas em reduzir o tempo de resposta ao mercado de produtos e serviços, o sistema SAP é desenvolvido para responder instantaneamente o surgimento de novas necessidades não previstas. As operações podem facilmente mudar ou expandir sem romper com as atividades em curso. Daí, o tempo de produção e consequentementeentrega são otimizados . - Diminuição de impressão em papel- As informações estão disponibilizadas nos relatórios mais completos dependendo da necessidade de cada setor da empresa em tempo real sem precisar de interfaces, apenas gerar o relatório, clicar no lançamento desejado e realizar sua análise, ou se preferir exportar para uma planilha eletrônica, email etc. - Favorece o desenvolvimento, a implantação e utilização de SGQs (Sistemas de Gestão da Qualidade) e adequação a normas como ISO e outras. O componente de aplicação QM oferece apoio a tarefas associadas ao planejamento, controle e acompanhamento da qualidade. Além disso, esse componente controla a criação de certificados de qualidade. Exemplo: é possível monitorar a qualidade das vendas e distribuição, fiscalizar os defeitos de fabricação, administração de amostras dentre outras funções. As empresas que desejam implantar um sistema SAP precisam adaptar seus processos para que o pacote ERP SAP, possa contemplar os processos existentes, de forma que esses mesmos processos sejam aprimorados e tornados mais eficientes pelo uso do Sistema Integrado. Negligenciar o mapeamento dos processos atuais antes de iniciar a implantação do sistema é uma das principais razões para o fracasso da implantação. Portanto, é crucial que as organizações executem um processo de profunda análise do negócio. Existem três tipos de serviços que podem ser empregadas na implantação: consultoria, customização e treinamento. O tempo necessário para implantar um sistema SAP depende do tamanho do negócio, o número de módulos, a extensão da customização e da disposição de todos os setores da empresa durante a implantação. 15 Os módulos SAP são modulares, de modo que nem todos precisam ser implementados de uma só vez. Ele pode ser dividido em várias fases conforme a demanda da empresa. Devido à complexidade do processo de implantação de um sistema ERP, as empresas costumam procurar a ajuda de um fornecedor SAP ou de empresas de consultoria terceirizadas, ex: IBM Normalmente, uma equipe de consultoria responsável pela implantação do sistema irá atuar em: -Planejamento; -Treinamento; -Implantação; -Testes; -Entrega. Após a implantação, existem ainda consultorias sobre criação de processos e relatórios de conformidade, formação de produtos, workflow e consultoria especializada para melhorar a forma como SAP é utilizado na empresa, visando otimizar o uso sistema e ajudar no processo de decisão, a partir dos dados extraídos pelo ERP SAP. Após a implantação haverá um período de estabilização, onde a consultoria contratada acompanhará todo o processo operacional até o fechamento contábil e de custos (controladoria), normalmente esse período abrange três meses. Após o período de estabilização dependendo do porte da empresa contrata-se a mesma ou outra empresa de consultoria para atender a eventuais problemas em configuração, melhoria e dúvidas. 1.2 - Módulos e Processos sistema SAP Os sistemas ERP são comerciais e didaticamente divididos em módulos. O módulo de finanças (FI) satisfaz todas as necessidades internacionais que devem cumprir o departamento de gestão financeira de uma empresa. O módulo FI apresenta os componentes que integram o livro razão, contas a pagar, contas a receber, contabilidade bancária, controle de ativos fixos, controle de orçamento, etc. 16 Módulo de MM à Gestão de Materiais: O módulo de Gestão de Materiais (MM) se integra completamente à outras áreas funcionais do SAP e dá suporte a todas as fases de planejamento das necessidades de consumo, planejamento e gestão de compras, gestão de serviços, etc. Módulo de SD à Vendas e Distribuição: Dentro da área de logística, o módulo de Vendas e Distribuição ou Comercial (SD) apresenta aos alunos todas as funções básicas do sistema, cobrindo as áreas de vendas, faturamento, comércio exterior, alfândegas, etc. -Pré-requisitos: Conhecimento em pelo menos um dos processos de negocio de Vendas, tais como: Vendas, Crédito ao Cliente, Expedição de Materiais e Faturamento. Módulo de CO à Controladoria: O módulo de Controladoria (CO) proporciona informações para auxiliar nas decisões de gestão. Facilita a coordenação, o controle e a otimização de todos os processos em uma empresa. Entre os assuntos apresentados estão a contabilidade de classes de custo, de centros de custo, de custos por processos, de centros de benefício, ordens CO, controle de custo de produto, conta de resultados, etc. Módulo ABAP à Programação ABAP: O SAP está construído em linguagem de programação ABAP (Advanced Business Application Programming). Ao incorporar o ambiente de programação, o SAP permite ampliar as funções proporcionadas no standard. ABAP é uma linguagem de programação orientada a objetos e estruturada, é interpretada, dirigida por eventos, multi- idiomas e está completamente integrada ao sistema SAP. Módulo de PP à Planejamento da Produção: O módulo PP traz uma extensa solução de operações para automatizar e integrar o desenvolvimento de produtos e manufatura. A solução traz poderosas ferramentas de análise para uma melhor tomada de decisões, transformando passos manuais em 17 processos integrados online, para melhorar o planejamento empresarial como um todo, permitindo melhorias contínuas de processos. Ratificando a implantação destes sistemas é geralmente realizada por uma equipe dividida em módulos, sendo que a integração destes módulos possibilita o fluxo dos processos dentro do sistema. CAPÍTULO II 2.1 Controlling e seus componentes Os componentes do CO podem ser classificados em diferentes grupos. A classificação indica o objetivo geral de cada componente. Os principais objetos são: Classes de Receitas e Custos –São os objetos de classificação contábil ou seja, contas contábeis. Centros de Custo – É usada para fins de controlling dentro da organização. Serve como uma ferramenta para a monitoração de custos indiretos e sua atribuição ao local em que ocorreram, alinhados a sua origem; Ordem Interna - É usada para supervisionar partes dos custos e despesas em determinadas circunstâncias, período e com maior detalhamento de informações. Controlling de Custos do Produto - Calcula os custos decorrentes da fabricação de um produto ou do fornecimento de um serviço. Permite calcular o preço mínimo pelo qual um produto pode ser comercializado de modo lucrativo. Formação do orçamento - Quanto cada departamento ou área estão se planejando financeiramente para suprir os custos, despesas da empresa em um determinado período e as respectivas análises entre Planejado x Real; Demonstração de resultados e Centro de Lucro - Calcula o lucro ou perda de uma organização de acordo com segmentos de mercado individuais. Para cada segmento de mercado, o sistema aloca, para as receitas, os custos correspondentes. A demonstração de resultados fornece a base para a tomada de decisões, determinação do preço, seleção de clientes, estabelecimento de condições e escolha do canal de distribuição. Contabilidade de centro de lucro 18 A contabilidade de centros de lucro analisa os lucros ou as perdas de áreas independentes e individuais dentro de uma organização. Essas áreas são responsáveis pelos seus custos e receitas. Esses objetos emissores e receptores serão novos personagens e de extrema importância para a organização, eles representaram a localização claramente delimitada onde ocorrem os custos ou despesa. Antes de começar a usar esses novos objetos na sua empresa, o usuário precisa de uma visão geral das particularidades desses objetos e para que servem. Além disso, necessita de informações sobre o fluxo de dados e suas diversas finalidade. Administrar uma empresa requer o uso de diferentes ferramentas para situaçõesdiversas. Para analisar o lucro, por exemplo, é necessário dispor de uma ferramenta apropriada para a visão que é pretendida (Ex.: por produto ou por centro de responsabilidade). O grupo de componentes Controlling de vendas e resultados possui duas ferramentas (componentes) para direcionar as necessidades desse negócio. Do mesmo modo, os grupos de componentes Controlling dos custos indiretos e Controlling de custos do produto oferecem ferramentas apropriadas para outros tipos de necessidades comercias. No R/3 os lançamentos contábeis são gerados automaticamente pelos outros módulos de forma on-line e em tempo real. Com os componentes de controlling podemos responder as seguintes perguntas para os gestores, analistas etc. Quais custos ocorrem dentro da organização? A resposta vem do controlling e custo do produto; Como manter os custos indiretos sobre controle? Ex: Custos indiretos são custos que podem ser atribuídos ao produto apenas indiretamente , como custos de eletricidade ou de armazenagem em geral. A resposta vem do Centro de custo; As áreas onde os custos indiretos ocorrem estão trabalhando eficientemente, também gostaria do detalhamento dos mesmos? A resposta será extraída das dos centro de custos. 19 Quão alto estão os custos das atividades da empresa? Estão seguindo o orçamento? A Resposta poderá ser originada das ordens internas. Quanto custa fabricar um produto ou fornecer um serviço? Resposta vem dos objetos de controlling de custo do produto. Quanto custa fabricar um produto ou fornecer uma serviço? A resposta vem do controlling de custo do produto; Quais os segmentos da empresa são rentáveis? A resposa poderá ser extraída da análise de rentabilidade. Quão lucrativa são as unidades corporativas individuais? A resposa poderá ser extraída do centro de lucro. 2.2 Contabilidade de Classes de Receitas e Custos Em CO, não existe a necessidade de existir um débito fechando com um crédito. Os lançamentos oriundos de FI geram um débito no objeto de custo especificado e nenhum crédito. Quando ocorre o lançamento de um custo primário em CO ele é tratado como uma entrada unilateral diferentemente da contabilidade tradicional. No lançamento de custos secundários, ou seja, quando ocorre o repasse de custo de um centro de custo para uma ordem, por exemplo, aí sim, haverá um crédito no centro de custo gerador do custo (emissor) e um débito no centro de custo que recebeu o serviço (receptor). O controlling dos custos indiretos possui três componentes. Cada um deles rege certos aspectos da análise e controlling dos custos indiretos. Esse tipo de custo não pode ser atribuído diretamente a objetos de custo (Ex.: ordens de produção etc.). A porcentagem de custos indiretos nos custos totais sofreu um grande aumento nos últimos anos. O número de funcionários empregados em áreas de custos indiretos cresceu de 25-30%, nos anos 50, para o índice atual, que ultrapassa os 50%. Esse crescimento pôde ser observado tanto nas empresas fabricantes, quanto nas prestadoras de serviços. Pesquisas realizadas nos Estados Unidos revelam que os custos indiretos representam cerca de 80% dos custos totais nas indústrias fabricantes de máquinas e eletrônicos. À medida que os custos 20 indiretos crescem, os custos de produção atribuíveis diretamente têm uma redução proporcional. Desse modo, a análise e controle dos custos indiretos está se tornando cada vez mais importante, o que cria a necessidade do desenvolvimento de ferramentas cada vez mais sofisticadas para facilitar a aplicação desse tipo de custo às ordens de produção e a outros objetos de custo. 2.3 Contabilidade de Centro de custos O componente Contabilidade de centro de custo (CO-OM-CCA) rastreia a ocorrência de custos na empresa. O centro de custo é uma unidade organizacional em uma área de contabilidade de custos. Tais centros podem ser definidos de acordo com diversos tipos de abordagem de desenvolvimento. Uma abordagem típica seria uma empresa que define um centro de custo para cada unidade organizacional que possui responsabilidade por administrar custos. À medida que incorrem, os custos são atribuídos ou lançados para o centro de custo apropriado. Esses custos podem incluir folha de pagamento, aluguel e qualquer outro custo atribuível a um certo centro. O lançamento e atribuição de custos a centros de custo não apenas torna possível a contabilidade administrativa mas também é uma etapa vital para a utilização dos outros componentes do controlling. Como mencionado anteriormente, centros de custo podem ser definidos de acordo com diferentes abordagens, como: necessidades funcionais, critério de alocação, atividades ou serviços fornecidos, localização geográfica e/ou área de responsabilidade. Todavia, qualquer que seja a abordagem escolhida, ela deve manter a consistência em toda a empresa. Centros de custo podem ser agrupados para fornecer informações sobre custos totais. Na verdade, um requisito fundamental para a implementação da Contabilidade de centro de custo é a criação de uma hierarquia standard para uma área de contabilidade de custos. Essa hierarquia reflete a estrutura geral de todos os centros de custo dessa área e fornece custos totais predefinidos em cada nó da estrutura. O próximo capítulo contém mais detalhes sobre esse procedimento. 21 2.4 Contabilidade de Ordens Internas A Ordem Interna é uma ferramenta de CO bastante flexível. Também se constitui num objeto acumulador de custo como o centro de custo só que, é de natureza transitória. Os custos jamais “morrerão” dentro de uma ordem. Num determinado momento, esta ordem será liquidada e os seus custos serão transferidos para outro objeto . Assim, para um centro de custo, o R/3 solicita um período de validade, já para a ordem interna, não. Resumindo, a Ordem Interna corresponde a uma estrutura transitória criada para diferentes propósito. A ordem interna também tem um função de detalhar as despesas ou custos incorridos em um determinado período, enquanto o centro de custo te fornece a despesas por departamento a ordem interna tem condição de especificar e detalhar exatamente cada despesa desse evento. 2.5 Controlling e Custo do Produto O Planejamento de custos do produto (CO-PC-PCP) é uma área do Controlling de custos do produto (CO-PC) onde o usuário pode planejar os custos não determinados por ordem e determinar preços de materiais e outros objetos de contabilidade de custos. Utilização do custo do produto no módulo de controlling. O Planejamento de custos do produto pode ser usado para decompor os custos dos produtos da empresa, como:Número de Materiais fabricados Serviços Outros bens intangíveis para fins de análise. É possível analisar os custos de várias formas, por exemplo: Qual é o montante do valor agregado a uma determinada etapa do processo de produção? Qual a proporção do valor agregado que pode ser atribuída a uma unidade organizacional em particular? Como os custos primários e os preços internos são decompostos? Qual o valor máximo dos custos de materiais, de produção e indiretos? De que maneira a produção ou construção pode ser racionalizada? 22 É possível fornecer o produto a um preço competitivo? As funções do Planejamento de custos do produto podem ser usadas para calcular o custo de produção (CPG) e o custo de produtos vendidos (CPV) para os produtos do tipo materiais e serviços. Em seguida, os custos podem ser analisados e as decisões empresariais (tais como "produzir ou comprar") podem ser tomadas. Integração: Para realizar o cálculo de custo, o Planejamento de custos do produto acessa os dados mestre em outros componentes, como listas técnicas, roteiros centros de trabalho do Planejamento da produção e centros de custos, tipos atividades e processosempresariais do Controlling dos custos indiretos. De modo inverso, é possível deixar os resultados do cálculo de custo disponíveis para outras aplicações. Por exemplo, podem-se usar os resultados do cálculo de custo para atualizar o preço-padrão no mestre de materiais e executar a avaliação do material usando este preço. 2.6 Sequência do cálculo do custo Os cálculos de custos podem ser criados em diferentes ocasiões e com objetivos variados ao longo do exercício: No começo do exercício ou do novo período - Para planejar e simular os custos para os novos produtos ou serviços (cálculo de custo por componente); Para calcular preços para a avaliação de materiais que serão produzidos (cálculo de custos planejados, cálculo de custos do inventário); Durante o exercício: Para fornecer informações sobre como os custos estão mudando (cálculo de custo atual); Antes da preparação do balanço - Para determinar os métodos de avaliação para as avaliações comercial e fiscal dos materiais em estoque (cálculo de custos do inventário) 2.7 Planejamento e Formação do Orçamento 23 O planejamento é realizado sempre de forma detalhada por natureza do gasto, custo ou receita. Há empresas que possuem processos complexos de planejamento que envolvem vários objetos de CO, bem como alocações planejadas bem semelhantes a realização. No Orçamento podemos ativar o controle de disponibilidade em CO para orçamento de Ordens Intenas. Já para Centros de Custos também poderão ser orçados, porém sem a possibilidade de ativação do controle de disponibilidade. Na prática, esta restrição faz com que as empresas optem pela implementação do módulo FM – Funds Management. Esse orçamento é atribuído originalmente, antes de qualquer atualização. É o valor original aprovado para uma determinada ordem interna. Suplemento Ao longo do processamento de um projeto suportado por uma ordem interna, podem ocorrer eventos imprevistos. Tais eventos podem comprometer os recursos orçados inicialmente e podem requerer uma suplementação de orçamento. É inerente ao processo administrativo de cada empresa a forma de aprovação da suplementação desta verba. O SAP permite, através da suplementação de verba, que seja redimensionado o valor orçado inicialmente para ordem através do processo “Suplemento de Orçamento”. Restituição de orçamento Da mesma forma que é possível suplementar o orçamento para uma ordem interna, também é possível restituir verba de uma ordem, ou seja, diminuir o seu orçamento inicial. Tais situações podem estar ligados a eventos imprevistos ou mesmo, dependendo da política da empresa, ligados a transferência de verbas excedentes de uma ordem para outra ordem que esteja com necessidade de 24 suplementação de verba. Evidentemente tais modificações devem estar suportadas pelas regras internas da empresa. A versão zero é a única versão que pode conter dados reais além dos planejados, as demais existentes somente serão para fins de planejamento. O sistema permite a cópia de versões ou mesmo a cópia do realizado para uma versão planejada. Em todo o processo de planejamento é preciso a utilização de um perfil do planejador. A cada perfil do planejador, são associados um ou mais layout de planejamento. Em um perfil do planejador, é possível controlar autorizações de planejamento atribuindo um grupo de autorização a um perfil do planejador. Isto é particularmente importante no planejamento descentralizado. Com os perfis do planejador especializados para os planejadores e atribuindo grupos de autorização, o planejamento fica restrito à área autorizada. Os perfis do planejador são usados para controlar o processo de planejamento. Em um perfil do planejador, pode-se atribuir tantos layouts de planejamento para cada área quantos se quiser. Os layouts de planejamento alimentam os dados planejados no controlling em telas de entrada. É criado um layout de planejamento para uma das áreas de planejamento. Pode-se usar layouts de planejamento para definir as características (centro de custo, classe de custo e assim por diante) para as quais se quer entrar valores planejados, e preparar as colunas de valor apropriadas. O sistema SAP fornece muitos layouts standard predefinidos. O sistema R/3 contém perfis do planejador standard e layouts de planejamento standard que cobrem quase todas as situações de planejamento concebíveis. O perfil do planejador SAPALL possibilita planejar as três áreas de planejamento com vários layouts atribuídos SAP-Standard. Pode-se também definir perfis do planejador próprios. No perfil do planejador, pode-se definir as seguintes condições de planejamento: com a tela de pré-configuração nos perfis do planejador, pode- se especificar defaults em um layout de planejamento e impedir a sobregravação pelo usuário durante o processo de planejamento. 25 2.8 Demonstração do Resultado e seus relatórios Demonstração de resultados (CO-PA) permite analisar o resultado de objetos do mercado externo. Estes objetos podem ser definidos de acordo com produtos, clientes, áreas geográficas e inúmeras outras características, como também com unidades organizacionais internas, tais como empresas ou divisões. O objetivo é oferecer – à gerência executiva, vendas, marketing, planejamento e outros grupos da organização – apoio à decisão sob um ponto de vista orientado para o mercado. Relatório de responsabilidade: permite analisar lucros e perdas internas de centros de lucro. Isto permite a avaliação de diferentes áreas ou unidades dentro da companhia. Os centros de lucro podem ser estruturados de acordo com região (filiais, fábricas), funções (produção, vendas) ou produto (grupos de produto, setores de atividade). Contabilidade de centros de lucro é um componente do módulo "Controlling empresarial". Questões frequentes em demonstração do resultados Quais são os maiores clientes? Quais são os clientes com crescimento mais rápido? A equipe de vendas atingiu a meta de contribuição marginal? Qual foi o sucesso mais recente de promoção de vendas de uma linha de produtos? Qual é o impacto de uma estratégia de determinação de preços em um grupo de clientes? A Demonstração de resultados (CO-PA) permite analisar lucro e contribuição marginal dos segmentos de mercado da empresa. O objetivo de CO-PA é apoiar vendas, administração de produtos, e auxiliar no planejamento e 26 processo decisório de toda a empresa, utilizando uma visão externa, baseada em uma perspectiva orientada para o mercado. Os segmentos de mercado são definidos em termos de características, tais como produtos, grupos de produto, clientes, grupos de clientes, áreas geográficas etc. Entre outras opções, é possível analisar, por exemplo, a rentabilidade de determinado grupo de produtos que a empresa vende para um determinado cliente (ou grupo de clientes). Durante a preparação de CO-PA para uso na empresa, o usuário tem ampla flexibilidade para selecionar quaisquer características relevantes aos segmentos de mercado da empresa. Cada combinação exclusiva de valores de característica (por exemplo: venda do produto A para o cliente Y) define um objeto de resultado. O usuário também deve definir que valores relacionados ao resultado devem ser analisados nestes segmentos. Tais valores são conhecidos como índices. Por exemplo, é possível definir os tipos de categorias de receita e despesa / custo que devem ser utilizados para determinar a margem bruta relativa às necessidades da empresa. Aqui, novamente, CO-PA oferece, aos vários usuários da empresa, a possibilidade de livre seleção dos valores relevantes. Se diferentes tipos de usuários definirem margens brutas distintas (por exemplo: gerenciamento de vendas vs. gerenciamento de produto), será possível fornecer, para cada umdeles, números separados de margem bruta, calculados de acordo com as necessidades individuais. CO-PA fornece uma ferramenta multidimensional de criação de relatórios, que pode ser utilizada para desenvolver relatórios que analisem dados de qualquer segmento de mercado selecionado, e de qualquer medida de rentabilidade. 2.9 Contabilidade de Centro de Lucro Questões frequentes em contabilidade de centro de lucro: Qual é o resultado empresarial de um centro de lucro? Qual é o retorno sobre o valor do imobilizado atribuído a um centro de lucro? No último mês, que áreas de reponsabilidade ultrapassaram o planejado? Que fornecimentos e serviços são permutados dentro da empresa? 27 Centro de lucro é uma unidade organizacional orientada à administração e utilizada para finalidades de controlling interno. Dividir uma empresa em centros de lucro permite ao usuário examinar as áreas de responsabilidade e delegar responsabilidades a unidades descentralizadas, tratando-as como "empresas dentro da empresa". EC-PCA permite definir os centros de lucro de acordo com características como, por exemplo, produto (linhas de produto e setores de atividade), área geográficas (regiões, escritórios ou locais de produção) ou funções (produção, vendas). CAPÍTULO III SISTEMA DE RELATÓRIOS GERENCIAIS 3.1 Relatório Report Painter A ferramenta central para a definição de relatórios no sistema de informação é o Report Painter. Pode-se definir relatórios que correspondam às necessidades próprias de relatórios específicos. Os relatórios Report Painter são definidos usando uma estrutura gráfica de relatório, na qual são exibidas as linhas e colunas do relatório, como mostraremos mais tarde no relatório (WYSIWYG - “Você vê o que obtém”). O Report Painter oferece um conjunto de funções que podem ser usadas para definir relatórios de maneira rápida e fácil. O Report Writer (fornecido para a definição de relatórios complexos) é mais exigente, mas permite criar um layout de relatório altamente detalhado, graças a suas funções adicionais. O sistema R/3 standard fornece um grande número de relatórios. Quando se trabalha com o Report Painter, pode-se ver que o sistema contém relatórios standard default. Caso se queira criar relatórios específicos do usuário, é possível copiar os relatórios standard e modificar as necessidades conforme se deseje. Exemplos de relatórios Report Painter: ·Área: Classes de custo, Centros de custo: desvio planej./reais, Centros de custo: drilldown por parceiro ·Área: Centros de custo 28 ·Área: Índices estatísticos, Centros de custo: desvios Centros de custo: decomposição As colunas do relatório são definidas utilizando-se as características, índices e colunas predefinidas selecionadas na biblioteca. Também é possível usar um modelo de coluna para a definição de colunas. Pode-se também definir colunas de fórmulas para mostrar o desvio entre colunas, por exemplo. As linhas do relatório são definidas utilizando-se as características selecionadas para a biblioteca de relatórios própria. Também é possível usar um modelo de linha para a a definição de linhas. Pode-se também definir linhas de fórmulas para criar e mostrar o total de mais de uma linha do relatório. As seleções gerais são usadas para definir as características que se deseja utilizar para selecionar os dados do relatório inteiro. Porém, nas seleções gerais, só podem ser usadas as características que não são utilizadas em colunas ou linhas individuais. As interseções de linhas e colunas são as células. No Report Painter, pode-se trabalhar com linhas, colunas e células individuais. É preciso selecionar as células com que se deseja trabalhar. As células selecionadas ficam disponíveis no editor de fórmulas no relatório inteiro. Isso significa que pode-se usar as células, por exemplo, para definir uma coluna denominada "Porcentagem da receita". 3.2 Características, índices e colunas dos Relatórios As características são campos que exibem os critérios utilizados na seleção de dados. Alguns exemplos são “Centro de custo”, “Classe de custo” e “Exercício”. Os índices são campos numéricos que podem ser avaliados em um relatório. Alguns exemplos são “Custos, volume de atividade, volume de atividade planejado” ou “Custos na moeda da empresa”. As colunas predefinidas consistem em um índice e uma ou mais características. Elas facilitam a definição de colunas freqüentemente usadas. Alguns exemplos são “Custos reais na moeda da área de contabilidade de custos” ou “Custos planejados na moeda da área de contabilidade de custos”. 29 Todos os relatórios são mantidos em bibliotecas do sistema. A estrutura de transferência para Report Painter e Report Writer é uma tabela de relatório predefinida pelo SAP, que não pode ser modificada. Na contabilidade de centros de custo, é a tabela CCSS. Uma biblioteca contém as características, índices e colunas predefinidas da tabela de relatório, que podem ser usadas para os relatórios de Report Painter ou Report Writer. Os nomes de tabela correspondentes encontram-se no cabeçalho de cada biblioteca. Os relatórios standard para a contabilidade de centros de custo para o método de custo total encontram-se na biblioteca 1VK, e os relatórios para o método para o custeio direto estão na biblioteca 1GK. Depois de definido um relatório, deve-se atribuí-lo a um grupo de relatórios. Um grupo de relatórios deve conter todos os relatórios da biblioteca que utilizam dados idênticos ou semelhantes, mas os exibem de modo diverso. Todos os relatórios de um grupo de relatórios são executados simultaneamente, permitindo que se passe de um para outro na exibição de relatórios. No relatório Report Painter, pode-se navegar pelos dados de várias maneiras ou modificar a estrutura do relatório. O relatório pode ser modificado on-line, para atender a necessidades específicas. As funções adicionais mais importantes estão em botões com comandos de texto ou ícone. Por exemplo: Pode-se fazer o download do relatório para o PC (por exemplo, transferência de dados formatados no MS Excel). Pode-se definir um valor limiar para selecionar ou ignorar determinadas linhas do relatório que foi executado. A função remetente permite enviar relatórios pelo correio. Para fazer isso, deve-se gravar o relatório em um extrato. Outras funções: ordenar linhas do relatório, ocultar ou mostrar linhas, modificar o formato numérico, entrar um nível de compactação para exibir apenas sumários, etc. 3.3 Relatórios para encerramento de período 30 Exemplo de relatório para o encerramento do período: No final do período, deseja-se fornecer ao responsável pelo centro de custo, um relatório atualizado do centro de custo. Porém, deseja-se também manter um mínimo de consumo e carga do sistema. Deve-se fazer o seguinte: Gravar os parâmetros do relatório e o critério de seleção de variação para o relatório em uma variante. Pode-se, então, entrar o horário em que o relatório deve ser executado ou definir o código Execução periódica para executá-lo em background. A variante é atribuída para o job em background. Definir os parâmetros do usuário para o responsável pelo centro de custo, de modo que o sistema forneça os relatórios para a área de responsabilidade e a data mais recente seja acessada. Durante o encerramento do período, o job em background cria um extrato para o nó mais alto na hierarquia standard. Se um departamento central executar regularmente o relatório para o encerramento do período, poderá receber autorização para executar o programa, mas não terá, necessariamente, autorização para exibir os resultados. Os responsáveis por centros de custo podem exibir os relatórios relevantes necessários de modo rápido e fácil. Eles só podem acessar extratos da área sob sua responsabilidade.CONCLUSÃO A monografia apresentada tentou mostrar a importância de um controle interno eficiente dentro das organizações, porém para que esse processo seja possível as empresas e organizações precisam investir um valor muito alto em sistema de gestão. O Sistema SAP ERP está baseado em uma plataforma aberta e consegue proporcionar um complexo controle sobre suas operações e estratégias empresariais. Melhora, ao mesmo tempo, a produtividade já que oferece a flexibilidade necessária para adaptar a estratégia corporativa às necessidades empresariais. Também abordamos a adequação: Sugerir a empresa que faça uma análise de processos antes de iniciar o projeto, para rever todos os procedimentos por 31 áreas, visando a integração entre elas. Além da mudança cultural que advém com a revisão dos processos, a empresa certifica-se que os processos estão dentro das leis estabelecidas. Todo o mapeamento dos processos deve ser visual utilizando-se de fluxogramas para melhor entendimento de todos os envolvidos. As prioridades de implantação dependem da necessidade do cliente. Muitas vezes é necessário mostrar resultados imediatos para garantir a continuidade do projeto e manter as pessoas motivadas. Para isso, um grande argumento é citar o que já está em funcionamento. Este é um dos pontos fundamentais, mas existem várias outras questões que determinam as prioridades. A monografia estudou uma parte do SAP, o módulo CO controlling com as áreas de integração e seus respectivos componentes, tentou demonstrar como um gestor ou outro representante da empresa pode planejar, analisar, acompanhar seus resultados através dos principais objetos de controlling. Também abordamos a total flexibilidade nos relatórios gerenciais, onde é possível analisar de maneira analítica, sintética, modificar o layout de acordo com a necessidade da área, lembrando que as informações são disponibilizadas em real time. Vale ratifificar que investir em treinamento, nova cultura de trabalho é importante para o sucesso da implantação e consequentemente a extração do melhor que o SAP tem a fornecer. BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 1 – PÁGINAS DA INTERNET: http:www.sap.com 32 http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/pt/02/30793485231774e10000009 b38f83b/frameset.htm Apostila Academia de controladoria (Educação e Treinamento SAP Brasil); SOUZA, Cesar A. de; ZWICKER, Ronaldo – “Um Modelo de Ciclo de Vida de Sistemas ERP SAP: Aspectos Relacionados à Sua Seleção, Implementação e Utilização”. São Paulo, IV Seminários de Administração, FEA-USP, 2006 TAURION, C. “Envolva os usuários na seleção de ERP.” Computerworld, 7 de setembro: 18-19, 2007. VIDAL, Antônio G. da R. – “Seleção de Pacotes de Software Administrativo na Pequena e Média Empresa - Um Estudo Exploratório”. Dissertação de Mestrado, São Paulo: FEA/USP, 2000. ÍNDICE FOLHA DE ROSTO 2 AGRADECIMENTO 3 DEDICATÓRIA 4 RESUMO 5 METODOLOGIA 6 SUMÁRIO 7 INTRODUÇÃO 8 CAPÍTULO I - O Sistema ERP - SAP/R3 1.1 O que é um Sistema ERP – Enterprise resource Planning? 10 1.2 Módulos e Processos sistema SAP 15 CAPÍTULO II 2.1 Controlling e seus componentes 17 2.2 Contabilidade de Classes de Receitas e Custos 19 2.3 Contabilidade de Centro de Custos 20 http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/pt/02/30793485231774e10000009b38f83b/frameset.htm http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/pt/02/30793485231774e10000009b38f83b/frameset.htm 33 2.4 Contabilidade de Ordem Interna 21 2.5 Controlling e Custo do Produto 21 2.6 Sequencia do Cálculo de Custo 22 2.7 Planejamento e Formação do Orçamento 23 2.8 Demonstração do Resultado e seus relatórios 25 2.9 Contabilidade de Centro de Lucro 26 CAPÍTULO III Sistema de Relatórios Gerenciais 3.1 Relatório Report Painter 27 3.2 Características, índices e colunas dos Relatórios 28 3.3 Relatórios para encerramento de período 30 CONCLUSÃO 31 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 32 ÍNDICE 32 34 FOLHA DE AVALIAÇÃO INSTITUTO A VEZ DO MESTRE TÍTULO DA MONOGRAFIA : Implantação do SISTEMA SAP ERP módulo CO - controladoria e soluções corporativas AUTOR: DANIELLA DOS REIS OLIVEIRA CASANOVA DATA DA ENTREGA, DE AGOSTO DE AVALIADO POR: CONCEITO AGRADECIMENTOS SUMÁRIO BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ÍNDICE No primeiro capítulo será possível compreender melhor sobre o sistema ERP SAP e seus respectivos módulos, que tem como princip informações e resultados que auxiliem na tomada de decisões e permitam total visibilidade do desempenho das áreas da empresa. No segundo capítulo vamos entender um pouco mais sobre o Controlling e seus componentes, que seria a Contabilidade das classes A Contabilidade de centros de custo é usada para fins de controle dentro da organização. Ela é útil para a atribuição de custo As ordens internas são usadas para cobrança e controle de custos de acordo com a sua natureza e origem e de uma forma detalhad No quarto capítulo abordaremos a importância do Planejamento e Formação do Orçamento, realizado sempre de forma detalhada por natureza do gasto, custo ou receita. Há empresas que possuem processos comp Existem três tipos de serviços que podem ser empregadas na implantação: consultoria, customização e treinamento. O tempo necessário para implantar um sistema SAP depende do tamanho do negócio, o número de módulos, a extensão da customizaçã a demanda da empresa.�Devido à complexidade do processo de implantação de um sistema ERP, as empresas costumam procurar a ajud Normalmente, uma equipe de consultoria responsável pela implantação do sistema irá atuar em: �-Planejamento;�-Treinamento;�-Im Após a implantação, existem ainda consultorias sobre criação de processos e relatórios de conformidade, formação de produtos, FOLHA DE ROSTO 2 AGRADECIMENTO 3 2.1 Controlling e seus componentes 17