FERRAMENTAS DE GESTÃO

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O que é o 5W2H e como ele é utilizado?
Conhecendo bem o mundo acadêmico e seus trabalhos mirabolantes que costumam deixar os estudantes de cabelos em pé, vou (re)começar hoje uma série sobre as ferramenta de gestão mais utilizadas. E após já ter falado há um tempo sobre cadeia de valor e mais detalhadamente sobre Balanced Score Card – BSC (parte 1) e (parte 2), hoje falarei sobre a ferramenta 5W2H. Você sabe o que é e para que serve? Então fique de olho!
O que é o 5W2H?
O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores  da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.
Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!
Por que 5W2H?
O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:
What – O que será feito (etapas)
Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)
Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais.
Como utilizar?
Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:
· Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos;
· Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;
· É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.
Me dá um exemplo?
Sim, claro! Ao planejar determinada atividade gerencial, você deve responder às  7 perguntas citadas acima com clareza e objetividade. Logo após, você deverá elaborar uma tabela explicativa sobre tudo o que foi planejado. Abaixo segue o esboço bem simples de uma planilha de 5W2H. Ela pode ser configurada da maneira que o utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas sempre seguindo o modelo de especificar, ao máximo, todas as etapas do processo. Caso contrário o 5W2H perde a sua função.
A ferramenta 5w2h é uma das mais fáceis de ser implementada e traz grandes benefícios para os gestores e suas atividades organizacionais. Por isso, não deixe de utilizá-la em seu dia-a-dia empresarial. Você só tem a ganhar!
Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta da qualidade que ajuda a levantar as causas-raízes de um problema, analisando todos os fatores que envolvem a execução do processo.
Criado na década de 60, por Kaoru Ishikawa, o diagrama leva em conta todos os aspectos que podem ter levado à ocorrência do problema, dessa forma, ao utilizá-lo, as chances de que algum detalhe seja esquecido diminuem consideravelmente.
Na metodologia, todo problema tem causas específicas, e essas causas devem ser analisadas e testadas, uma a uma, a fim de comprovar qual delas está realmente causando o efeito (problema) que se quer eliminar. Eliminado as causas, elimina-se o problema.
O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta prática, muito utilizada para realizar a análise das causas-raízes em avaliações de não conformidades, como apresentado no exemplo abaixo.
Exemplo de utilização
O Diagrama de Ishikawa apresenta a relação existente entre o resultado indesejado ou não conforme de um processo (efeito) e os diversos fatores (causas) que podem contribuir para que esse resultado tenha ocorrido. Sua relação com a imagem de uma espinha de peixe se dá devido ao fato que podemos considerar suas espinhas as causas dos problemas levantados, que contribuirão para a descoberta de seu efeito, além do formato gráfico que muito se assemelha ao desenho de um esqueleto de peixe.
Para que é utilizado?
É possível aplicar o Diagrama de Ishikawa a diversos contextos e de diferentes maneiras, entre elas, destaca-se a utilização:
· para visualizar as causas principais e secundárias de um problema (efeito).
· para ampliar a visão das possíveis causas de um problema, enxergando-o de maneira mais sistêmica e abrangente;
· para identificar soluções, levantando os recursos disponíveis pela empresa;
· para gerar melhorias nos processos.
Como fazer um Diagrama de Ishikawa?
Para realizar a análise de causas utilizando o Diagrama de Ishikawa, basta seguir alguns passos. Veja só:
· defina o problema (efeito) a ser analisado;
· desenhe uma seta horizontal apontando para a direita e escreva o problema no interior de um retângulo localizado na ponta da seta;
· realize um brainstorming para levantar as possíveis causas que possam estar gerando o problema. Para isso, procure responder a seguinte pergunta: “Por que isto está acontecendo?”;
· divida as causas identificadas em categorias, por exemplo: máquina, mão de obra, método e materiais ou da forma que for mais coerente com o problema analisado e o contexto da sua empresa;
· logo após, defina as sub-causas, ou seja, os fatores que levaram aquela causa a acontecer.
Cabe ressaltar que, originalmente, são propostas 6 categorias pelo método, que são: Máquina, Materiais, Mão de obra, Meio-ambiente, Método e Medidas (os 6Ms). Entretanto nem todos os processos ou problemas utilizam-se de todos esses fatores, assim é preciso avaliar quais deles estão presentes ou são importantes para a execução.
É possível que você só avalie 4 deles, como no exemplo utilizado anteriormente no artigo. Não há nenhum problema com isso, desde que a análise seja feita com base em fatos e dados e nenhum aspecto importante seja deixado de lado.
O que é PDCA?
O PDCA é uma ferramenta da Qualidade utilizada no controle de processos, que tem como foco a solução de problemas. Sua aplicação consiste em quatro fases:
P (plan: planejar): seleção de um processo, atividade ou máquina que necessite de melhoria e elaboração de medidas claras e executáveis, sempre voltadas  para obtenção dos resultados esperados;
D (do: fazer): implementação do plano elaborado e acompanhamento de seu progresso;
C (check: verificar): análise dos resultados obtidos com a execução do plano e, se necessário, reavaliação do plano;
A (act: agir): caso tenha obtido sucesso, o novo processo é documentado e se transforma em um novo padrão.
O PDCA pode ser representado visualmente conforme mostra a figura abaixo:
COMO FUNCIONA?
Sempre que um problema é identificado e solucionado, o sistema produtivo passa para um patamar superior de qualidade, pois os problemas são, na verdade, oportunidades para melhorar os processos.Assim, o ciclo PDCA também pode ser usado para induzir melhorias ou seja, melhorar as diretrizes de controle.
Neste caso, na etapa inicial, planeja-se uma meta a ser alcançada e um plano de ação para atingi-la. A ação é executada segundo a nova diretriz e é feita a verificação da efetividade, ou seja, se a meta foi alcançada. Se os objetivos foram alcançados, esta nova sistemática de ação é padronizada; em caso de não atendimento da meta, volta-se a etapa inicial e um novo método deve ser planejado, um novo plano de ação deve ser elaborado.
PDCA como ferramenta de garantia da qualidade
	ETAPAS
	 AÇÕES
	P (PLAN)
	Planejar o trabalho a ser realizado por meio de um plano de ação após a identificação, reconhecimento das características e descoberta das causas principais do problema (projeto da garantia da qualidade).
	D (DO)
	Realizar o trabalho planejado de acordo com o plano de ação (execução da garantia da qualidade, cumprimento dos padrões).
	C (CHECK)
	Medir ou avaliar o que foi feito, identificando a diferença entre o realizado e o que foi planejado no plano de ação (verificação do cumprimento dos padrões da qualidade).
	A (ACT)
	Atuar corretivamente sobre a diferença identificada (caso houver); caso contrário, haverá a padronização e a conclusão do plano (ações corretivas sobre os processos de planejamento, execução e auditoria; eliminação definitiva das causas, revisão das atividades e planejamento.
Porque utilizar o PDCA
O PDCA é uma das ferramentas mais consagradas do mundo para resolução de problemas, seu escopo de utilização é tão amplo que até mesmo a ISO 9001:2015recomenda a utilização da metodologia. Segunda a norma, pode-se aplicar o ciclo PDCA em qualquer processo do SGQ. É possível, por exemplo, organizar a tratativa de não conformidades tendo como base um ciclo PDCA, tornando o processo muito mais eficiente.
Diagrama de Pareto
O Princípio de Pareto apresenta o conceito de que, na maioria das situações, 80% das consequências são resultado de 20% das causas. Isso pode ser muito útil para tratar não conformidades, identificar pontos de melhoria e definir que planos de ação devem ser atacados primeiro no que diz respeito a prioridade.
Ainda segundo a metodologia, os problemas referentes a qualidade de produtos e processos, que resultam em perdas, podem ser classificados da seguinte maneira:
· Poucos vitais: representam poucos problemas que resultam em grandes perdas;
· Muitos triviais: representam muitos problemas que resultam em poucas perdas.
O Diagrama de Pareto apresenta um gráfico de barras que permite determinar, por exemplo, quais problemas devem ser resolvidos primeiro. Por meio das frequências das ocorrências, da maior para a menor, é possível visualizar que, na maioria das vezes, há muitos problemas menores diante de outros mais graves, que representam maior índice de preocupação e maiores perdas para a organização.
Como fazer o Diagrama de Pareto
· Determine o tipo de perda/problema que você quer investigar;
· Especifique o aspecto de interesse do tipo de perda que você quer investigar;
· Organize uma folha de verificação com as categorias do aspecto que você decidiu investigar;
· Preencha a folha de verificação;
· Faça as contagens, organize as categorias por ordem decrescente de frequência, agrupe aquelas que ocorrem com baixa frequência sob denominação “outros” e calcule o total;
· Calcule as frequências relativas e as frequências acumuladas.
EXEMPLO
Uma empresa fabrica e entrega seus produtos para várias lojas de varejo e quer diminuir o número de devoluções. Para isto,  investigou o número de ocorrências geradoras de devolução da entrega no último semestre, conforme apresentado na tabela abaixo:
Passos para Construção do Diagrama de Pareto
Primeiro passo: refazer a folha de verificação ordenando os valores por ordem decrescente de grandeza.
Segundo passo: acrescentar mais uma coluna indicando os valores acumulados. Esse calculo é feito somando o número de ocorrências de uma razão mais as ocorrências da razão anterior.
Terceiro passo: acrescentar mais uma coluna onde serão colocados os valores percentuais referentes a cada tipo de ocorrência.
 O cálculo é feito dividindo-se o número de ocorrências de um determinado tipo pelo total de ocorrências no período.
Quarto passo: acumulam-se estes percentuais em uma última coluna. Para isso, basta somar o percentual de ocorrência de cada razão ao percentual de ocorrência da razão anterior.
Com estes dados pode ser construído o gráfico de Pareto, apresentado a seguir:
 
Conforme apresentado no gráfico acima, para diminuir  o problema de devolução de produtos será necessário criar um programa de ação para a empresa diminuir os atrasos de entrega da fábrica e da transportadora. Com isso, 53% do problema será resolvido.
Utilização do Diagrama de Pareto
O Diagrama de Pareto é um recurso gráfico utilizado para estabelecer uma ordenação nas causas de perdas que devem ser sanadas, auxiliando na identificação dos problemas e priorizando-os para que sejam resolvidos de acordo com sua importância. Isso não quer dizer que nem todos os problemas são importantes, mas sim que alguns precisam ser solucionados com maior urgência.
O Diagrama de Pareto faz parte das sete ferramentas da qualidade e permite uma fácil visualização e identificação das causas ou problemas mais importantes, possibilitando a concentração de esforços para saná-los.
Análise SWOT
Análise SWOT (ou Análise FOFA) é a sigla em para Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). É uma ferramenta de gestão que serve para fazer o planejamento estratégico de empresas e novos projetos.
Tente lembrar a última vez em que você teve que tomar uma decisão importante.
Uma decisão que impactasse sua vida, seu destino. Provavelmente esse não foi um momento fácil.
Você teve que pensar na sua situação atual, pesar os prós e contras, avaliar o impacto para as pessoas próximas, entre outros fatores.
Com essa análise, você deve ter ficado mais seguro de que estava tomando a decisão mais acertada.
Lembrou-se de alguma situação assim? O mesmo acontece nas empresas.
No momento de dar um passo importante, é preciso antes avaliar a situação do negócio e o cenário em que está inserido para entender qual o caminho certo a seguir.
E é para isso que serve a análise SWOT, que em português pode ser chamada de matriz FOFA, uma das ferramentas de planejamento mais usadas no mundo empresarial.
Nosso objetivo neste post é explicar para você tudo sobre a análise SWOT: o que é, para que serve, como fazer.
Aprenda com a gente a usar esta metodologia no seu negócio para embasar suas decisões.
O que é a análise SWOT?
SWOT é a sigla em inglês para Forças (Strengths), Fraquezas (Weakness), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).
No Brasil, você pode ouvir algumas pessoas chamando essa análise FOFA (Forças, Ameaças, Fraquezas e Oportunidades).
A análise SWOT é muito utilizada no planejamento estratégico das empresas ou de novos projetos, pois consiste na realização de um diagnóstico completo sobre o negócio e o ambiente que o cerca.
Com isso, o empreendedor tem um embasamento para formular suas estratégias de gestão e marketing com mais segurança.
O resultado da análise é a criação da matriz, também chamada de Matriz SWOT, que ajuda a identificar os principais fatores internos a serem trabalhados e os pontos externos que demandam atenção.
Quem criou a análise SWOT?
A análise SWOT é foi criada por Albert Humphrey (pelo menos é creditada a ele). Não se sabe ao certo, mas ela provavelmente foi criada na década de 60, na Universidade de Stanford (EUA), por meio de um estudo, encabeçado por Albert, das 500 maiores corporações norte-americanas da época.
Parte inferior do formulário
Para que serve a análise SWOT?
A análise SWOT serve para embasar a tomada de decisões. Com ela, temos um diagnóstico completo sobre a empresa, o que reduz os riscos na hora de dar um passo importante, como explorar novos mercados,lançar um novo produto ou criar novas estratégias de marketing.
Portanto, a análise SWOT pode ajudar o negócio das seguintes formas:
· Dar mais segurança para a tomada de decisão
· Conhecer profundamente o cenário
· Compreender a posição em relação aos concorrentes
· Antecipar-se a movimentos externos
· Indicar alternativas de ação
A metodologia é bastante versátil e fácil de ser aplicada.
Por isso, ela se tornou popular e passou a ser usada não só por grandes empresas (como na sua origem), mas também pequenos negócios, novos projetos, produtos, lugares, blogs e até pessoas.
Ou seja, em qualquer situação em que seja preciso tomar uma decisão, a análise SWOT pode ser usada.
Quem deve fazer a análise SWOT
Dependendo do porte do negócio, é o gestor da empresa ou um profissional de marketingquem fará a análise.
Porém, ela será muito mais completa se toda a equipe for envolvida no processo.
Certamente os gestores têm uma visão global do negócio, mas são os especialistas de cada área que conhecem de perto as dores, os desafios e as necessidades dentro do seu trabalho.
Além disso, participar de um processo estratégico como esse é capaz de despertar um senso de pertencimento, essencial para engajar os colaboradores em direção ao objetivo maior.
Vamos agora entender todos os detalhes sobre como realizar a SWOT, começando pela análise interna.
Como fazer uma análise SWOT da sua empresa?
Confira como fazer uma análise SWOT para a sua empresa, passo a passo:
1. Analisar os fatores internos: Forças e Fraquezas
2. Analisar os fatores externos: Oportunidades e Ameaças
3. Analise o microambiente e o macroambiente
4. Elabore a matriz SWOT priorizando o que é mais relevante
5. Analise todos os pontos destacando os fatores positivos e os fatores negativos
Vamos ver essa passo a passo detalhando cada uma dessas tarefas e ilustrando com a matriz.
Como analisar os fatores internos
“Conhece a ti mesmo”. Essa sabedoria não vale só para a sua vida, mas também para as empresas.
Autoconhecimento é o primeiro passo para o desenvolvimento. Então, a análise SWOT começa olhando para dentro, para as duas primeiras letras da sigla: Forças e Fraquezas.
Os pontos fortes e fracos da empresa são fatores que a colocam em vantagem ou desvantagem em relação à concorrência.
Por isso, embora a análise interna olhe para dentro de casa, é preciso estar de olho também no que os vizinhos (os concorrentes) estão fazendo.
Perceba também que, sobre esses fatores, sua empresa tem controle, diferentemente da análise externa que vem depois.
Para eliminar um ponto fraco ou melhorar um ponto forte, a própria empresa pode agir. Não estamos dizendo que seja fácil fazer isso, mas o controle está em suas mãos.
Para entender quais características devem ser analisadas internamente, olhe especialmente para os fatores-chave de sucesso, ou seja, quais elementos são essenciais dentro do seu setor para o bom desempenho da empresa.
Para saber quais são eles, olhe para o líder: quais características o tornam o melhor no seu mercado?
Por exemplo, no mercado financeiro, tradição e credibilidade podem ser considerados fatores-chave de sucesso.
Para um restaurante, atendimento e localização. Para uma agência de viagens, agilidade operacional e suporte eficiente. Cada mercado tem os seus.
Identifique quais são os atributos essenciais no seu mercado e a sua situação em relação a eles.
Esses são alguns pontos que você pode analisar na sua empresa para identificar suas forças e fraquezas:
· Localização
· Tempo de mercado
· Reputação
· Recursos humanos
· Recursos financeiros
· Marketing
· Gestão
· Capacidade de operação
· Acesso à matéria-prima
· Materiais e equipamentos
· Etc.
Como analisar os fatores externos
Já as Oportunidades e Ameaças referem-se ao que está no ambiente externo, do lado de fora.
Esses fatores não são controláveis, nenhuma ação da empresa pode influenciar sua existência. Eles simplesmente estão lá.
E é na análise SWOT que você identificará se eles são relevantes, se podem impactar no seu negócio e como irá lidar com isso.
Empresas que estão atentas aos movimentos do mercado, do setor, da economia, da política, da sociedade em geral, estarão mais bem preparadas para o futuro.
Ninguém consegue prever o futuro, mas é possível identificar tendências e se preparar para elas.
Existem dois ambientes externos que a análise SWOT deve abranger: o micro e o macroambiente.
O microambiente refere-se ao setor em que você atua. Como são as barreiras de entrada? Há muita concorrência entre os players? Novos entrantes representam uma ameaça para o seu negócio? Sobre o microambiente, avalie os seguintes pontos:
· Clientes (poder de barganha sobre a sua empresa)
· Fornecedores (poder de barganha sobre a sua empresa)
· Concorrentes (quantidade de empresas, rivalidade, relacionamento)
· Novos entrantes (barreiras de entrada, ameaças)
· Substitutos (barreiras de saída, ameaças)
· Intermediários (poder de barganha sobre a sua empresa)
· Entidades de classe (organização, poder de pressão)
Já o macroambiente refere-se ao que está além da empresa e do setor.
O que os índices econômicos estão dizendo sobre o futuro do país? O que a sociedade está fazendo hoje que pode se tornar um novo comportamento social? Como esses movimentos afetam o seu negócio?
Para analisar o macroambiente, olhe para estes cenários:
· Político-legal (projetos de lei, correntes ideológicas, novos governantes etc.)
· Econômico (inflação, níveis de consumo, renda da população etc.)
· Demográfico (crescimento da população, taxa de natalidade, escolaridade etc.)
· Tecnológico (novas tecnologias, processos operacionais, automação etc.)
· Sociocultural (crenças, valores, costumes, hábitos de consumo etc.)
· Natural (escassez de matéria-prima, aumento da poluição, sustentabilidade etc.)
Vejamos um exemplo…
Digamos que você tenha uma livraria física, tradicional no mercado de uma cidade, e esteja avaliando a possibilidade de abrir um e-commerce para vender seus produtos.
Vamos ver como seria a sua análise SWOT:
· Forças (Strengths)
Como dissemos, a avaliação das forças e fraquezas deve estar relacionada a fatores-chave de sucesso.
No nosso exemplo, a amplitude da oferta e a reputação da marca são pontos importantes, que esta livraria possui.
· Fraquezas (Weakness)
No entanto, a empresa pretende entrar para o mundo virtual, então a ausência de know-how em e-commerce é um ponto fraco.
Além disso, a livraria não tem um sistema de estoque que possa ser integrado às vendas online, o que é essencial para quem terá pontos-de-venda diferentes (físico e virtual).
· Oportunidades (Opportunities)
O acesso à internet no Brasil continua em crescimento, especialmente com pessoas de baixa renda e no interior do país.
Outra grande tendência é o aumento de uso de smartphones para pesquisa de produtos e compras online – hábito de consumo que também pode ser aproveitado pela livraria.
· Ameaças (Threats)
No Brasil, a falta do hábito da leitura (fator sociocultural) pode ser considerada uma ameaça para a livraria.
No microambiente, a concorrência acirrada entre as livrarias virtuais é também um ponto de atenção.
Seria possível ainda listar muitos outros pontos importantes de cada aspecto analisado, mas é importante manter a lista concisa.
Na hora de analisar, pense em tudo e liste todos os pontos, mas quando for elaborar a matriz, priorize o que é mais relevante para o negócio.
Cronograma é uma ferramenta de planejamento e controle que organiza as atividades que serão realizadas em função de um tempo.
Vamos entender melhor esse conceito?
Organizar as atividades, garantir que elas sejam executadas dentro dos prazos estipulados, distribuí-las entre os responsáveis, são todas coisas bem importantes para planejar qualquer projeto, certo? E tudo isso pode ser feito através de uma única ferramenta: o cronograma.
Um cronograma pode ser útil em diversos contextos: tanto para uma família organizar suas atividades mensais, quanto para um mestre de obras que precisa entregar uma edificação dentro de um tempopré-determinado.
Dentro da gestão de projetos, cronograma é um conceito-chave. Ele é um dos principais responsáveis por não deixar que alguns problemas apareçam, como: mudança do escopo, falta de comunicação e atrasos nas entregas. Afinal, um projeto tem início, meio e fim e para determinar o que acontecerá em cada etapa é preciso de um planejamento.
O que é cronograma?
Nós te contamos lá em cima que cronograma é uma ferramenta, ou seja, um instrumento de organização e planejamento. Ele pode ser feito no papel, em uma planilha ou até em softwares especializados. O importante é que todos os envolvidos tenham uma visão clara sobre os prazos e datas de entrega.
As atividades organizadas no cronograma são todos os trabalhos que precisam ser executados dentro do cronograma para garantir o sucesso da entrega.
E, por fim, um outro aspecto muito importante sobre o cronograma é o tempo, que deve ser sequenciado para que as entregas sejam feitas dentro do tempo estipulado.
Até a 5ª edição do PMBOK (Project Management Body of Knowledge ou Corpo de Conhecimento para o Gerenciamento de Projetos), o cronograma fazia parte de uma das áreas de conhecimento da gestão de projetos, o Gerenciamento de Tempo. Depois dela, essa área passou a chamar Gerenciamento de Cronograma, pois entendeu-se que toda a parte de organizar o tempo de um projeto é, basicamente, sobre organizar um cronograma.
Podemos ver que o cronograma é vital para uma boa gestão de projetos, certo? Acompanhe e entenda melhor as funções dessa ferramenta:
Para que serve o cronograma?
O cronograma serve como para direcionar a equipe do projeto sobre qual a sequência de execução das atividades, em qual tempo elas devem ser executadas e se está tudo ocorrendo dentro do estipulado. Entenda melhor quais as funções do cronograma dentro da gestão de projetos:
Define a sequência de atividades
O cronograma serve para sequenciar as atividades. Ele faz através de uma análise da relação que elas têm entre si, organizando-as de uma forma lógica, ou seja, respeitando aquelas que precisam ser executadas primeiro (as predecessoras) e aquelas que devem ser executadas depois (as sucessoras). Por exemplo: na colocação de pisos em uma casa eles precisam estar colocados (atividade predecessora) para que o rejunte possa ser aplicado (tarefa sucessora).
Estipula a duração de cada atividade
Outra função muito importante do cronograma é estipular a duração de cada atividade para que elas sejam executadas a tempo da entrega do projeto, também respeitando o tempo que elas precisam para serem concluídas. Imagine uma agência de Marketing que recebe a demanda de divulgação de um evento e tem 90 dias até que ele aconteça para executar esse trabalho. Eles poderão dividir o cronograma em:
· 20 dias para criação da identidade visual e todas as peças de divulgação;
· 5 dias para mapear e selecionar os canais de divulgação;
· 65 dias para fazer a divulgação nos canais selecionados.
Controla a realização das atividades
Por fim, o cronograma também serve para acompanhar a realização da atividade em detrimento do tempo, ou seja, verificar se cada entrega foi realizada dentro dos prazos estipulados e se a sequência estabelecida está sendo seguida, o famoso estimado x realizado. Se algo estiver atrasado é preciso que o gerente de projetos, junto com a sua equipe, tome atitudes para driblar as dificuldades.
Você deve estar se perguntando em como gerenciar todas estas informações em um único sistema de cronograma. Há muitas tabelas e softwares de cronogramas que podem te ajudar isso. O Artia é um Programa de Cronograma SaaS que permite coordenar seus projetos atendendo todas suas as necessidades.
Além de ter tantas funções importantes, o cronograma ainda impacta positivamente em outros aspectos dos projetos. Descubra quais são os melhores benefícios de ter um cronograma:
Benefícios do cronograma
Aumenta o foco e a produtividade
Com um cronograma bem estipulado e com prazos realistas o responsável pela execução de cada tarefa tem mais foco na hora de fazer o seu trabalho, pois o cronograma proporciona mais clareza sobre o que é preciso fazer e até quando pode ser feito. Isso também ajuda na produtividade (fazer mais em menos tempo), pois os membros da equipe saberão da importância do seu trabalho para entregar as tarefas e não atrapalhar na execução das próximas atividades que dependem da sua.
Auxilia a prever gastos
O cronograma auxilia a prever os gastos do projeto, principalmente com recursos humanos. Ele ajuda no cálculo das horas de cada colaborador e dá ao gerente de projetos uma ideia do valor necessário para montar o orçamento da gestão de custos.
Antecipa falhas
O cronograma permite a antecipação de falhas porque é possível visualizar tarefas atrasadas ou que estão sendo executadas na ordem errada, garantindo que ações sejam tomadas para compensar esses atrasos.
Facilita na gestão de tarefas de cada participante
Com um mapeamento total das atividades em função do tempo é mais fácil distribuir as responsabilidades. Além disso, com o auxílio de um cronograma o gestor de projetos pode ver o que está atrasado e mover essa atividade para pessoas que tenham mais facilidade com aquele tipo de tarefa.
Como fazer um cronograma
Fazer um cronograma vai muito além de distribuir as tarefas em uma linha do tempo. Ele precisa ser factível, ou seja, possível de ser executado, requer alinhamento com outras áreas da gestão de projetos e sua visualização deve ser fácil por todas as partes envolvidas.
Para saber como fazer um cronograma que atenda a todas essas exigências, acompanhe 6 passos que elencamos a seguir:
1. Definir o escopo do projeto
O escopo do projeto é o conjunto de todo trabalho necessário para construir o resultado final do projeto.
O escopo deve ser bem detalhado, descrevendo tudo que precisa ser feito (nem a mais nem a menos), para que o gerente de projeto saiba quais atividades devem ser desenvolvidas para a entrega do projeto. É ele que dará origem à EAP.
2. Construir a EAP
A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é uma representação gráfica dos pacotes de entrega de um projeto. Ela observa os trabalhos levantados pelo escopo e faz a subdivisão de cada pacote em etapas menores, auxiliando na visualização de custos e de tempo.
A Estrutura Analítica do Projeto também tem o objetivo de facilitar a comunicação entre as partes envolvidas, pois muitas vezes o cliente não entende a complexidade das entregas de um projeto, e a EAP serve como uma ferramenta para facilitar essa visualização.
A construção da EAP é fundamental para o cronograma porque ela também prevê a hierarquia entre as tarefas do projeto (como veremos melhor a seguir), aspecto muito importante para sequenciar as tarefas do cronograma.
3. Criar a sequência de tarefas
Com a EAP definida, sequenciar as tarefas do projeto pode ser bem fácil. Para criar essa sequência de tarefas é preciso observar a hierarquia que há entre elas, representada na EAP: quais tarefas precisam ser executadas primeiro (predecessoras), quais precisam ser executadas depois de uma outra tarefa (sucessoras) e quais podem ser executadas paralelamente. Essas tarefas também precisam ser detalhadas, ou seja, é preciso descrever o que precisa ser feito em cada uma delas. Esse detalhamento precisa ser feito em um nível ideal: muitos detalhes podem confundir as partes envolvidas e detalhes de menos podem dificultar a compreensão do que precisa ser executado.
Depois que a sequência de tarefas estiver criada, é o momento de definir a duração de cada uma delas.
4. Definir duração de cada atividade
Chegamos ao 4º passo para definição do cronograma. Este é o momento de estimar a duração de cada atividade.
A duração de cada tarefa deve levar em conta o nível de complexidade e dificuldade de cada uma, pois podem resultar em um aumento no tempo de entrega das atividades do projeto. Neste momento é preciso estimar durações reais: não adianta colocar prazos curtos se a equipe não conseguir entregar as tarefas a tempo e também não é aconselhável colocar prazos muito longos,pois subestima a capacidade de entrega e pode fazer com que seus recursos produzam menos do que poderiam. Por isso também é tão importante atribuir tarefas para cada um.
5. Atribuir as tarefas aos responsáveis
Atribuir responsáveis para cada tarefa é importante para que nenhuma tarefa fique sem um dono, pois as tarefas podem atrasar e se isso acontecer a pessoa responsável é quem deve responder sobre esse atraso. Esses responsáveis devem ser identificados e informados sobre o papel do seu trabalho.
6. Construir o cronograma
Depois que todas essas etapas estiverem concluídas é hora de construir o cronograma graficamente. Para isso é preciso fazer uma linha do tempo que dividirá as tarefas pelo tempo, facilitando a compreensão de todos sobre o que é preciso ser feito. Para fazer essa linha do tempo é possível utilizar post-its e papel, ou contar com um programa de gestão de projetos que garante a visualização do cronograma por todos os stakeholders, na hora e lugar que eles precisarem.
Para saber mais detalhes sobre como elaborar um cronograma, veja nosso post com 5 passos para fazer um cronograma de projeto ideal.
Outra forma muito comum de construir o cronograma é utilizando algum modelo já consagrado. Acompanhe a seguir para conhecer alguns desses modelos.
O que é um gráfico de Gantt? Para que serve? Como utiliza-lo?
O que é um gráfico de Gantt?
Um gráfico de Gantt é um tipo de gráfico de barras que ilustra o cronograma do projeto, em homenagem a seu inventor, Henry Gantt (1861-1919), que projetou esse gráfico por volta dos anos 1910-1915. Os gráficos modernos de Gantt também mostram as relações de dependência entre atividades e o status atual do cronograma.
Muitas pessoas nunca ouviram falar de um Gantt. Os gráficos de Gantt são usados ​​para planejar projetos de todos os tamanhos e são uma maneira útil de mostrar qual trabalho está programado para ser feito em um dia específico. Eles também ajudam a visualizar as datas de início e término de um projeto em uma visualização simples.
Em um gráfico de Gantt, você pode ver facilmente:
· A data de início do projeto
· Quais são as tarefas do projeto
· Quem está trabalhando em cada tarefa
· Quando as tarefas começam e terminam
· Quanto tempo cada tarefa levará
· Como as tarefas se agrupam, se sobrepõem e se vinculam umas às outras
· A data de conclusão do projeto
As pessoas costumavam ter que planejar em papel (imagine isso!) Ou com blocos coloridos. Blocos magnéticos e Legos ™ tornaram-se uma ferramenta popular de planejamento de Gantt antes do advento do software gráfico de Gantt, e há até mesmo exposições de eventos comemorando a evolução do Gantt ao longo do tempo.
Hoje, a maioria dos gráficos de Gantt são criados no Excel ou com software de gerenciamento de projetos, às vezes chamado de software de gráfico de Gantt.
O que é o software para Gráfico de Gantt?
Depois que os computadores introduziram novas formas de trabalhar, os gerentes de projeto descobriram que poderiam economizar tempo na criação e atualização de seus gráficos de Gantt. O software gráfico de Gantt, também chamado de planejamento de projetos, gerenciamento de projetos ou software de programação de projetos, foi criado para automatizar o processo para suportar requisitos de Gantt mais avançados, como criar dependências de tarefas, adicionar marcos ou identificar o caminho crítico de um projeto.
Muitos gerentes de projeto usavam tradicionalmente programas de desktop locais como o Microsoft Project – e muitos ainda o fazem. Mas hoje, o software de cartas Gantt se moveu on-line, permitindo que qualquer pessoa crie planos de gráficos e projetos de Gantt compartilháveis.
Como o Gráfico de Gantt surgiu?
Embora agora considerado como uma técnica comum de gráficos, os gráficos de Gantt foram considerados revolucionários quando introduzidos pela primeira vez. A primeira ferramenta conhecida deste tipo foi desenvolvida em 1896 por Karol Adamiecki, que a chamou de harmonograma. Adamiecki não havia publicado seu gráfico até 1931 e quando o fez, foi apenas em polonês, o que limitou tanto a adoção como o reconhecimento de sua autoria.
Em 1912, Hermann Schürch publicou o que seriam considerados gráficos de Gantt ao discutir um projeto de construção. Parece que as cartas de Schürch não eram notáveis, mas sim rotineiras na Alemanha na época em que foram publicadas. O desenvolvimento anterior que leva ao trabalho de Schürch é desconhecido. Ao contrário dos gráficos posteriores de Gantt, os gráficos de Schürch não exibiram interdependências, deixando-os para serem inferidos pelo leitor. Estas também eram representações estáticas de um cronograma planejado.
O gráfico tem o nome de Henry Gantt (1861-1919), que projetou seu quadro por volta dos anos 1910-1915. Uma das primeiras grandes aplicações das cartas de Gantt foi pelos Estados Unidos durante a Primeira Guerra Mundial, por sugestão do general William Crozier.
Os primeiros gráficos de Gantt foram desenhados em papel e, portanto, tiveram que ser redesenhados inteiramente para se ajustar às mudanças no cronograma. Por muitos anos, os gerentes de projeto usaram pedaços de papel ou blocos para barras de gráfico de Gantt para que pudessem ser ajustados conforme necessário. Walter Polakov, colaborador de Gantt, apresentou cartas de Gantt à União Soviética em 1929, quando trabalhava para o Conselho Soviético Supremo de Economia Nacional. Eles foram usados ​​no desenvolvimento do Primeiro Plano Quinquenal, fornecendo traduções russas para explicar seu uso.
Nos anos 80, os computadores pessoais permitiram a criação generalizada de gráficos de Gantt complexos e elaborados. Os primeiros aplicativos de área de trabalho foram destinados principalmente a gerentes de projetos e planejadores de projetos. Com o advento da Internet e o aumento da colaboração em redes no final da década de 1990, os gráficos de Gantt tornaram-se uma característica comum dos aplicativos baseados na Web, incluindo o colaborativo. Até 2012, quase todas as cartas de Gantt foram feitas pelo software que pode facilmente ajustar-se às mudanças da programação.
Em 1999, os gráficos de Gantt foram identificados como “uma das ferramentas de gerenciamento mais utilizadas para agendamento e controle de projetos”.
Como usar um gráfico de Gantt?
Os gráficos de Gantt vêm em muitas formas, desde o bom e velho papel até o desktop e até mesmo o software baseado na web. Trazer esses gráficos on-line os transformou de um documento estático que rapidamente se torna obsoleto para uma representação viva e colaborativa do estado atual de um projeto.
Gráficos de Gantt são úteis em quase todos os setores. Aqui estão apenas alguns exemplos dos tipos de equipes e empresas que usam gráficos de gantt para planejar, programar e executar seus projetos:
· Construção
· Agências de Consultoria
· Equipes de marketing
· Fabricação
· Recursos humanos
· Desenvolvimento de software
· Planejamento de eventos
Como usar um gráfico de Gantt?
O conceito subjacente de um gráfico de Gantt é mapear quais tarefas podem ser executadas em paralelo e quais precisam ser feitas sequencialmente. Se combinarmos isso com os recursos do projeto, poderemos explorar o trade-off entre o escopo (fazendo mais ou menos trabalho), o custo (usando mais ou menos recursos) e as escalas de tempo para o projeto. Adicionando mais recursos ou reduzindo o escopo, o gerente de projeto pode ver o efeito na data final.
Para criar um gráfico, você precisa conhecer todas as tarefas individuais necessárias para concluir o projeto, uma estimativa de quanto tempo cada tarefa levará e quais tarefas dependem de outras. O próprio processo de reunir essas informações ajuda o gerente de projeto a se concentrar nas partes essenciais do projeto e a estabelecer um cronograma realista para a conclusão.
Em suma:
· Quando você configura um gráfico de Gantt, precisa pensar em todas as tarefas envolvidas no projeto e dividi-las em componentes gerenciáveis.
· Em seguida, decida quem será responsável por cada tarefa e delegue à equipe.
· Identifique os relacionamentosde tarefas e decida a sequência de datas de conclusão de cada tarefa, mostrando a duração esperada de todo o projeto e das sub-tarefas. Um gráfico de Gantt mostrará as tarefas em uma ordem sequencial e exibirá as dependências da tarefa (isto é, como uma tarefa se relaciona com outra).
· Determine e aloque seus recursos.
· Antecipe os riscos e problemas que você pode encontrar e crie um plano de contingência para possíveis problemas.
Por que usar um gráfico de Gantt?
Um gráfico de Gantt é usado para as seguintes atividades:
· Estabeleça o cronograma inicial do projeto – quem fará o quê, quando e quanto tempo levará.
· Alocar recursos – garantir que todos saibam quem é responsável por quê.
· Faça ajustes no projeto – o plano inicial precisará de muitos ajustes.
· Monitore e relate o progresso – ajuda você a permanecer no cronograma.
· Controle e comunique o cronograma – visuais claros para as partes interessadas e participantes.
· Exibir marcos – mostra os principais eventos.
· Identifique e relate problemas – Como tudo é representado visualmente, você pode ver imediatamente o que deveria ter sido alcançado até uma determinada data e, se o projeto estiver atrasado, você pode tomar medidas para colocá-lo de volta no curso.
Quais os perigos dos Gráficos de Gantt?
Como Paul Naybour explica em seu blog, os gráficos de Gantt não são perfeitos e podem se tornar excessivamente complexos com muitas dependências e atividades. É melhor produzir um plano claro e simples que mostre os principais pacotes de trabalho em resumo, do que um plano com tantos detalhes que a impressão geral do progresso do projeto seja perdida.
Gráficos de Gantt também não são bons em mostrar as prioridades relativas de tarefas individuais e os recursos gastos em uma tarefa. Eles podem mostrar claramente o tempo decorrido de uma tarefa, mas não comunicam facilmente quantas pessoas podem ser necessárias para concluí-la.
É aqui que, por exemplo, é útil usar técnicas adicionais, como um diagrama de precedência (às vezes chamado de gráfico PERT). Os gráficos de Gantt não são perfeitos e podem se tornar excessivamente complexos com muitas dependências e atividades. É melhor produzir um plano claro e simples que mostre os principais pacotes de trabalho em resumo, do que um plano com tantos detalhes que a impressão geral do progresso do projeto seja perdida.
Gráficos de Gantt também não são bons em mostrar as prioridades relativas de tarefas individuais e os recursos gastos em uma tarefa. Eles podem mostrar claramente o tempo decorrido de uma tarefa, mas não comunicam facilmente quantas pessoas podem ser necessárias para concluí-la. É aqui que, por exemplo, é útil usar técnicas adicionais, como um diagrama de precedência (às vezes chamado de gráfico PERT).
Faça seu próprio gráfico de Gantt no Excel
O Microsoft Excel possui um recurso de gráfico de barras que pode ser formatado para criar um gráfico de Gantt do Excel.
· Etapa 1.  Liste o cronograma do seu projeto em uma tabela do Excel. Liste cada tarefa como uma linha separada e estruture seu plano de projeto, incluindo a data de término, a data de início e a conexão.
· Etapa 2.  Configure como um gráfico de barras padrão com base nas datas de início.
· Etapa 3. Adicione a duração de suas tarefas.
· Etapa 4.  Adicione descrições de tarefa ao gráfico de Gantt.
· Etapa 5. Transforme o gráfico de barras no gráfico de Gantt do Excel por meio da formatação.