Módulo de Estratégia de Sistemas de Informação

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Módulo de Estratégia de Sistemas de Informação, gestão e Aquisição
Gestão Estratégica da Informação em PMEs de Contexto (Pequenas e Médias Empresas) e Sector Público
Você já parou para pensar como seria a sua vida sem as pequenas e médias empresas (PME)?
É verdade que suas receitas podem não chegar perto de negócios de grande porte, com nomes reconhecidos nacional e mundialmente.
Mas isso em nada diminui a importância delas para o mercado.
Afinal, as pequenas empresas estão em cada esquina e fazem a economia girar.
Muitos são os produtos e serviços indispensáveis para o nosso dia a dia adquiridos em um estabelecimento do tipo.
Isso sem contar a sua importância na geração de empregos e de receitas públicas, oriundas do pagamento de impostos.
Por isso, o fortalecimento de toda empresa PME é um objetivo a ser perseguido, pois traz benefícios para toda a sociedade brasileira.
E a melhor forma de fazer isso é disseminando o conhecimento, não é verdade?
É justamente isso que procuramos fazer aqui.
Neste artigo, você vai saber mais sobre essa categoria empresarial e conhecer práticas para melhorar a gestão e, consequentemente, os resultados do negócio.
Está na hora de aprender tudo sobre como administrar uma pequena empresa de sucesso. Estes são os tópicos que iremos abordar hoje:
· O que é PME (Pequenas e Médias Empresas)?
· Classificação das PME
· Quais os principais desafios e dificuldades das PME?
· Quais as principais vantagens das PME?
· Como administrar uma pequena empresa?
· Como melhorar a competitividade de uma PME?
· Como inovar em PME?
· Como implementar missão, visão e valores em PME?
· 7 estratégias para otimizar o crescimento das Pequenas e Médias Empresas
· Quais cursos fazer para administrar melhor uma PME?
Boa leitura!
..A sigla PME não está presente na legislação brasileira, mas seu uso é muito comum mesmo assim
O que é PME (Pequenas e Médias Empresas)?
A sigla PME se refere à categoria de empresas de pequeno e médio porte.
Mas sem uma definição objetiva do que significa isso, o nome não quer dizer nada, não é mesmo?
Apesar de a sigla ser bastante conhecida no jargão da administração, essa classificação não existe na legislação brasileira.
Você sabia disso?
Se considerarmos apenas as pequenas empresas, aí sim. Esse tipo de negócio é regulamentado por legislação federal.
Mais precisamente, estamos falando da Lei Complementar nº 123/2006, que institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte.
Por sua importância, é também conhecida como a Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas.
E tem até mesmo um site que funciona como observatório e fonte de informações – clique aqui e conheça. O texto da Lei 123/2006 contempla empresas que têm receita bruta anual igual ou inferior a R$ 4,8 milhões.
Essas são, portanto, as pequenas empresas, ou Empresas de Pequeno Porte, conhecidas pela sigla EPP.
Esse limite não serve apenas como um parâmetro para classificar os pequenos negócios. É também um critério para o enquadramento das pessoas jurídicas no Simples Nacional, um regime tributário que simplifica a cobrança de impostos no Brasil.
Até o ano passado, o limite de faturamento anual era de R$ 3,6 milhões, sendo alterado a partir de janeiro de 2018 pela Lei Complementar n.º 155/2016.
Médias empresas
Nas duas leis citadas até aqui, apenas as pequenas empresas são citadas. Não há nada sobre PME ou empresas de porte médio.
A verdade é que, nos demais regimes tributários, essa classificação não existe.
Há outros limites, é verdade.
Entre eles, o estabelecimento de receita bruta anual máxima de R$ 78 milhões para o enquadramento no regime de Lucro Presumido. Apesar disso, a lei não o relaciona às médias empresas.
O Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES), por outro lado, utiliza a terminologia para criar diferentes linhas de crédito, programas e condições aos seus clientes.
Segundo a classificação do banco, microempresas têm receita bruta anual menor ou igual a R$ 360 mil, pequenas empresas entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões, e médias empresas entre R$ 4,8 milhões e R$ 300 milhões.
Veja que é um faturamento bem acima do limite máximo para opção pelo Lucro Presumido, descartando qualquer relação entre esse regime e as PME.
O Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), por sua vez, utiliza um critério diferente para classificar o porte das empresas em seus estudos.
Para o órgão, o que vale é o número de funcionários, não as receitas brutas auferidas.
Segundo o IBGE, as micro e pequenas empresas do setor de comércio e serviços indústria têm até 49 funcionários, enquanto as médias possuem entre 50 e 99 empregados.
Já na indústria, são consideradas micro e pequenas empresas aquelas que têm até 99 empregados.
As médias, por sua vez, variam entre 100 a 499 colaboradores.
Classificação das PME
Como vimos até aqui, o conceito de PME integra as pequenas e médias empresas, embora não apareça na legislação nacional.
Dessa forma, em termos de classificação dos negócios, é preciso estabelecer uma separação.
Inicialmente, vamos falar daqueles de menor porte.
No Simples Nacional, então, as pequenas empresas estão divididas da seguinte maneira:
· Microempreendedor Individual (MEI): trabalha por conta própria, pode possuir um único empregado e deve ter receita bruta anual de até R$ 81 mil
· Microempresa (ME): empresa com receita bruta anual igual ou inferior a R$ 360 mil
· Empresa de Pequeno Porte (EPP): tipo de sociedade das empresas que têm receita bruta anual superior a R$ 360 mil e igual ou inferior a R$ 4,8 milhões.
Essa classificação é restrita ao P da sigla PME.
Já as empresas médias não possuem subcategorias.
Isso acontece, como vimos, porque elas não contam com um regime tributário específico, apenas as definições já apresentadas no tópico anterior.
Qual a importância das PME na economia?
Quando abrimos o texto destacando a importância das PME para a economia, não estávamos exagerando.
A verdade é que elas representam a esmagadora maioria das empresas brasileiras.
Quer ver só?
Segundo dados de 2015 do IBGE, das 4.552.431 empresas registradas no Brasil naquele ano, apenas 33.718 tinham 100 ou mais funcionários e somente 6.124 possuía mais de 500 funcionários.
Mais de 99% das empresas brasileiras, portanto, tem menos de 100 funcionários.
Por consequência, portanto, grandes empresas representam apenas 1% de todos os negócios formalizados no país.
Ainda de acordo com o levantamento do IBGE, entre o pessoal ocupado e assalariado, as empresas com até 99 funcionários eram responsáveis por empregar 16.529.313 pessoas, contra 17.094.080 naquelas com 100 ou mais colaboradores.
As PME praticamente se equiparam, portanto, às gigantes que mais geram empregos no  Brasil.
Mas a sua importância vai além dos números que atestam a sua representatividade na economia.
Elas são responsáveis por serviços que grandes corporações não têm interesse em realizar, mas que são inegavelmente importantes para a população.
Nessa categoria, está o chaveiro, a padaria da sua rua, agropecuárias que fornecem alimentos para o varejo local e pequenas indústrias de móveis, por exemplo.
Mesmo que não tenham tantos clientes e uma receita bruta tão elevada, são negócios que podem ser altamente lucrativos para os empreendedores.
E o mais importante: sem eles, a sua vida seria muito diferente – e de forma negativa.
A importância das PME na economia digital
Dois fatores recentes têm contribuído para o aumento do empreendedorismo no Brasil.
Um é global e diz respeito ao avanço das tecnologias, o que gerou a chamada economia digital.
É um novo contexto no qual produtos e modelos de negócio são baseados na internet.
Isso inclui softwares e aplicativos, mas também a possibilidade das pessoas trabalharem de onde quiserem, uma vez que todas as ferramentas que precisam estão em seu computador, e a comunicação pode ser totalmente online.
É, de fato, uma nova realidade, à qual muitos chamam de quarta revolução industrial.
O outro fator se apoia na categoria de Microempreendedor Individual (MEI), que proporcionaaos trabalhadores autônomos a possibilidade de formalizar uma empresa e fornecer notas fiscais.
Assim, profissionais podem fazer trabalhos de consultoria, tradução, comunicação, programação, auxiliar administrativo e muito mais de forma totalmente digital.
Esse cenário aumenta as transações de empresa para empresa (business to business) nas PME e fomenta processos mais ágeis e eficientes em todo ecossistema de negócios.
Vale destacar aqui os chamados infoprodutores digitais, que criam soluções disponíveis apenas por via online, como cursos em áreas diversas.
Cada um deles contribui para a maior representatividade das PME na economia atual.
Estrutura, legislação trabalhista… os gestores de PME têm vários desafios
Quais os principais desafios e dificuldades das PME?
Administrar uma pequena ou média empresa impõe uma série de desafios.
Para começar, é claro que uma PME está longe de ter a mesma estrutura de uma grande empresa.
Também não se pode negar que isso tende a gerar algumas dificuldades a mais para esse tipo de negócio.
Mesmo após a reforma, a legislação trabalhista brasileira é intrincada.
O mesmo acontece com a questão tributária.
Se não é possível ter setores jurídico e financeiro, a empresa precisa se cercar de bons parceiros para o apoio necessário nessas áreas.
Outro desafio para as PME está na capacitação de seus colaboradores.
Já que as maiores empresas atraem os melhores profissionais, a saída é investir em alternativas para que eles se qualifiquem.
E como o assunto é ensino, é preciso considerar que muitos desses negócios são individuais, nos quais o empreendedor é quem cuida de tudo sozinho.
Mais do que nunca, esse é um cenário que exige habilidades e competências de gestão.
Quem deixa a qualificação em segundo plano, não raro acaba vendo o seu sonho empreendedor abreviado.
Quais as principais vantagens das PME?
Na maioria das vezes, uma empresa de menor porte é muito mais fácil de gerir.
Estoque, finanças, marketing…
É possível acompanhar tudo de perto.
Sem esquecer de como é importante delegar atribuições entre os gestores das áreas – em vez de “abraçar o mundo”.
Mas a grande vantagem está na maior adaptabilidade, uma característica muito importante nos atuais dias de mercado volátil, grande concorrência e incerteza econômica.
Com uma estrutura mais enxuta, a PME que reconhece gargalos e oportunidades pode mudar sua configuração de maneira mais fácil que as grandes empresas, para atender às novas demandas que se impõem.
O relacionamento com o público interno (funcionários) e externo (fornecedores e consumidores) também é simplificado.
Dependendo do número de funcionários, o gestor de uma PME pode observar pessoalmente os padrões de comportamento e as necessidades dos trabalhadores.
Por fim, especificamente no caso das micro e pequenas empresas, a possibilidade de aderir ao Simples Nacional é uma grande vantagem.
Com ele, é possível fazer o recolhimento mensal do IRPJ, IPI, CSLL, Cofins, PIS/Pasep, CPP, ICMS e ISS em um documento único de arrecadação.
Não apenas o pagamento dos tributos, mas o cálculo deles é simplificado nesse regime tributário.
É uma facilidade com a qual os negócios de maior porte não contam.
Dá para seguir um plano para ter uma administração de sua pequena empresa mais ciente
Como administrar uma pequena empresa?
Embora tenhamos reconhecido no tópico anterior que é menos complicado administrar uma pequena empresa, na comparação com outras maiores, isso não significa que seja exatamente fácil.
Se você observar os principais desafios e dificuldades que também já citamos, fica claro que não é uma tarefa para qualquer um.
Mas é possível tornar tudo um pouco mais simples.
1. Dedique-se ao planejamento
O primeiro passo é fazer um bom planejamento – antes mesmo de abrir as portas.
Em qual fatia de mercado você pretende se inserir? Quais serviços ou produtos é capaz de oferecer?
Há muitas questões que devem ser respondidas para elaborar a sua estratégia.
Tente montar um modelo de negócio, resumindo em uma folha quais recursos serão mobilizados e de que maneira a empresa vai gerar valor e obter receitas.
Quanto mais detalhado esse documento for, mais você estará preparado para os imprevistos – e eles virão, inegavelmente.
Vale lembrar também que um planejamento estratégico não se aplica apenas a negócios em fase inicial.
Se você está à frente de uma PME com alguns anos de operação, precisa monitorar os resultados e rever as ações propostas para os próximos anos.
Isso é proatividade, uma característica marcante em empreendedores de sucesso.
2. Conheça o seu público-alvo
Tendo o planejamento bem claro, o passo seguinte é conhecer o público-alvo.
Quem são os consumidores? Qual o seu perfil?
Lembre que essas respostas podem mudar com o passar dos anos.
A definição é de uma importância que dispensaria comentários.
Afinal, é conhecendo o seu público que você consegue determinar o que ele necessita e, a partir daí, oferecer a ele a solução exata para as suas dores, da forma como ele gostaria de ter acesso a ela.
3. Diversifique a sua carteira de clientes
O ideal é não depender apenas de um ou dois grandes clientes, mas sim diversificar.
É uma estratégia inteligente, pois, no caso de perder um contrato, você não terá um prejuízo tão grande.
Vale principalmente para prestadores de serviços, mas não só para eles – é claro.
Pequenos empreendedores que dependem de um só cliente podem simplesmente ter que encerrar as atividades no caso do rompimento dessa relação.
Esse é também um motivo para você investir no vínculo, promover um atendimento personalizado e fazer do cliente um verdadeiro parceiro.
4. Agregue tecnologia
Na hora de executar o planejamento e o modelo de negócio, é preciso pensar em um sistema de gestão que atenda às necessidades da empresa.
Vai depender muito da área, do porte e do tipo de trabalho realizado.
Mas não descuide dessa organização, pois ela é fundamental.
O avanço da tecnologia permite que uma PME tenha acesso a soluções eficazes e baratas.
O maior benefício está na automação de tarefas e no armazenamento em nuvem de arquivos, o que evita perder documentos importantes restritos ao papel.
5. Seja rigoroso com o controle financeiro
Esse é um ponto muito sensível em qualquer PME.
Afinal, tudo está relacionado às finanças, das vendas ao estoque, do RH ao administrativo.
Registrar todas as suas despesas e receitas representa o esforço mínimo.
Também jamais esqueça da premissa de não misturar as contas pessoais com as da empresa.
Além de ser esse um comportamento amador, é um atalho que leva rápido à falência.
6. Olhe para o presente e projete o futuro
O seu esforço no controle financeiro tem uma boa razão de existir.
Com a ajuda de um bom contador, você vai olhar para o fluxo de caixa, analisar seus resultados, entender como chegou até aqui e projetar um futuro melhor.
E quando a empresa começar a crescer, não dê um passo maior que a perna.
Faça um detalhado planejamento e prepare-se para o que vem pela frente.
7. Foque no custo-benefício do marketing
Quanto ao marketing, as ações recomendadas também dependem muito da área de atuação.
Para um bom custo-benefício, pense em uma campanha digital.
Marketing de conteúdo, técnicas de SEO e redes sociais são investimentos baratos, e que podem ter um retorno muito efetivo, ainda que no médio ou longo prazo.
Fora que, na internet, sua campanha sai muito mais em conta e possui um alcance bem maior.
Como profissionalizar minha PME?
Há pessoas que empreendem mesmo sem ter nenhum conhecimento em gestão e conseguem prosperar.
Essas histórias são surpreendentes e motivam bastante, mas não são regra.
Para reduzir os riscos e aumentar as chances de sucesso, o conhecimento é muito importante.
Se possível, qualifique-se, capacite-se e especialize-se.
Na área específica da empresa e também em práticas de gestão, pois isso tornará tudo mais fácil.
A mesma premissa serve para os funcionários.
Aprimore não apenas o processo de seleção, mas também de desenvolvimento de talentos.
O Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas(Sebrae) pode ser um grande aliado para empresas desse porte que buscam se profissionalizar.
Por fim, contar com um bom software de gestão (ou sistema ERP) é fundamental para a profissionalização da empresa, mesmo que seja pequena e tenha poucos funcionários.
Ele permite automatizar tarefas, o que eleva a produtividade e trabalha melhor a gestão de erros, reduzindo prejuízos e permitindo ao empreendedor se dedicar mais aos aspectos operacionais do negócio.
O benchmarking pode ser vital para sempre ser competitivo no seu mercado
Como melhorar a competitividade de uma PME?
Você sabe que o mercado atual é altamente competitivo, mas deseja abocanhar uma fatia cada vez maior dele.
É justo que assim seja, mas não sem planejamento.
Antes de aumentar as despesas com marketing, por exemplo, pense em como o seu produto ou serviço pode melhorar para superar a concorrência.
Utilize a inteligência de mercado para estudar o que as demais empresas da área estão fazendo e tomar decisões mais assertivas.
Essa técnica se chama benchmarking, o que significa observar, mas não copiar outras empresas.
Até porque ser mais do mesmo não aumenta a competitividade de ninguém, não é mesmo?
Tente estar um passo à frente dos concorrentes e busque um diferencial, algo que faça seu trabalho ser reconhecido como único, o que fortalecerá bastante a sua marca.
Para tanto, conhecer não apenas o seu mercado, como também detalhes do seu público-alvo, ajuda a entregar a ele a solução exata para as suas necessidades.
Como inovar em PME?
Um grande erro de quem tenta criar soluções inovadoras é olhar muito para o presente e pouco para o futuro.
É claro que, às vezes, uma demanda atual que ainda não foi suprida pode ser um excelente insight para um produto ou serviço inovador.
Mas há projetos que levam um certo tempo para serem desenvolvidos e testados até ganharem a maturidade necessária para obterem o sucesso esperado.
Nesse meio tempo, com a dinâmica atual do mercado e o avanço da tecnologia, a ideia supostamente inovadora já pode se tornar obsoleta.
É um risco considerável, não é mesmo?
Então, procure olhar para a frente.
Estude as tendências e o comportamento do público-alvo, procurando por padrões que indiquem um nicho a surgir ou crescer nos próximos anos.
Inovar não depende do tamanho da empresa, o que afasta a ideia de que essa é uma missão impossível para uma PME.
Mas também não é um processo que ocorre em um estalar de dedos.
Investir no seu conhecimento pode ser um ponto de partida.
Antes de tudo isso, pense também em propósito
Como implementar missão, visão e valores em PME?
Você certamente já leu e ouviu muito sobre a definição de missão, visão e valores em uma empresa.
E isso vale também para as PME.
A missão é a razão de ser de uma empresa; a visão é o seu norte; e os valores são as convicções.
O problema é que muitas companhias encaram a definição disso tudo como uma obrigação e pensam em palavras bonitas que, na prática, não significam muita coisa.
Esse costuma ser o erro mais comum no processo.
Quer uma dica?
Antes de pensar em missão, visão e valores, se volte ao propósito.
Encontre dentro de si a essência da empresa, o valor central que motivou a sua criação – e não estamos falando de dinheiro.
O que importa é que esse sentimento seja verdadeiro.
Ele motivará a definição dos três itens e será o ponto de partida para a identidade da marca.
Mas talvez você pergunte: preciso mesmo disso?
Entenda que missão, visão e valores são aspectos integralmente relacionados à cultura organizacional.
Mais do que palavras bonitas, dizem ao público interno e externo no que sua empresa acredita e como ela se comporta.
Dessa forma, pode ser decisivo tanto para atrair e reter talentos, quanto para chamar a atenção de investidores.
Afinal, ninguém quer se juntar a negócios que não compartilham dos mesmos valores, concorda?
Como realizar a sucessão em PME?
Agora, vamos falar de um tema delicado, mas por vezes inadiável.
Quem cria e consegue fazer uma empresa prosperar pode ter dificuldade em lidar com o momento em que a idade pesa e chega a hora de passar sua gestão para outras pessoas.
É disso que se trata a sucessão. O fundamental é que seja tudo muito bem planejado.
A sucessão precisa começar a ser pensada muito antes da troca de comando.
Caso contrário, já nasce fadada ao fracasso.
Pense em um período de transição e antecipe os possíveis desafios da nova gestão, propondo uma sequência de ações preditivas.
Se a sucessão for familiar, redobre os cuidados.
Pode parecer mais fácil, mas não se engane.
Um erro comum é misturar o afetivo com o profissional.
Para fugir dessa armadilha, estabeleça critérios racionais.
Em vez de passar o comando para o primogênito, opte por aquele que atender esses critérios – demonstrar interesse, capacidade e competência.
Nesses casos, um olhar de fora pode ser valioso.
Converse com integrantes da empresa que não são da família e, se achar necessário, contrate uma consultoria especializada em sucessão.
Neste tópico indicaremos algumas estratégias para otimizar o crescimento de sua PME
7 estratégias para otimizar o crescimento das Pequenas e Médias Empresas
Fazer um negócio decolar depende de muito trabalho, dedicação e planejamento, é claro.
Embora não exista uma receita de sucesso única para todas as empresas, há condutas em comum que podem aproximar você do crescimento sustentável.
Quer fazer a sua PME subir de patamar, aumentando a produção, o número de funcionários e, é claro, as receitas?
Então, siga as sete dicas abaixo:
1. Cuidado com o endividamento
A expansão implica em custos cujo retorno pode não ser imediato.
Então, é preciso calcular bem os riscos.
Se possível, planeje antecipadamente e faça um caixa para financiar o crescimento.
2. Descubra a importância de saber delegar
Tentar abraçar o mundo é um grande erro.
Procure se cercar de profissionais qualificados, engaje-os no plano de crescimento e tenha confiança para delegar responsabilidades a eles.
3. Aposte na gestão da produção
É incrível como ajustes nos processos diários podem levar a um aumento enorme na produtividade.
E isso significa obter mais receitas com a mesma estrutura.
Pesquise e estude sobre a implementação da gestão de produção no seu negócio.
4. Aprenda a lidar com a gestão de pessoas
Vamos direto ao ponto: sem funcionários satisfeitos será muito difícil chegar a algum lugar.
Como você tem cuidado do seu time?
5. Invista em formação e capacitação (inclusive a sua)
Em vez de se queixar da falta de profissionais qualificados no mercado, trabalhe para formá-los.
Além de suprirem suas necessidades, eles serão gratos pelo aprendizado proporcionado.
Veja que esse é um investimento, e não um custo, mirando o tão desejado crescimento sustentável.
6. Atente ao relacionamento com o cliente
Atrair um novo cliente custa mais dinheiro que fidelizar os já existentes – até cinco vezes mais.
Então, crie canais de atendimento e políticas de relacionamento para que eles sigam comprando de você.
Cultive o vínculo e valorize quem dá valor à sua empresa.
7. Monitore seus números
Iniciou o plano de expansão?
Procure guardar o maior número de dados e informações possível sobre os resultados, para ser capaz de mudar os rumos do projeto caso identifique essa necessidade.
Sem organização, o sucesso fica distante.
· Modulo de Desenvolvimento e Mudança Organizacional 
A Importância da Comunicação Interna como Ferramenta Estratégica
A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO INTERNA COMO FERRAMENTA ESTRATÉGICA
COMUNICAÇÃO E MARKETING
Conceitos de comunicação e comunicação interna, a comunicação organizacional e os canais de divulgação mais utilizados e a importância da comunicação interna alinhada às ações corporativas na busca de resultados positivos.
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ÍNDICE
1. 1. RESUMO
2. 2. INTRODUÇÃO
3. 3. OBJETIVOS
1. 3.1 Objetivo Geral
2. 3.2 Objetivos específico
4. 4. PROBLEMA DE PESQUISA
5. 5. JUSTIFICATIVA
6. 6. ESTRUTURA DO TRABALHO
7. 7. REVISÃO DE LEITURA
1. 7.1 CONCEITO DE COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
1. 7.1.1 Redes de Comunicação
2. 7.1.2 Canais informaisde comunicação
3. 7.1.3 Fatores que condicionam o aparecimento da estrutura informal
4. 7.1.4 Canais formais de comunicação
8. 8. CONCEITO DE COMUNICAÇÃO INTERNA
1. 8.1 Aspectos da Comunicação Interna
1. 8.1.1 Consequências da falta de comunicação nas organizações
2. 8.1.2 Fatores influenciadores na comunicação dentro das organizações
9. 9. COMUNICAÇÃO INTERNA COMO FERRAMENTA ESTRATÉGICA
1. 9.1 Como estabelecer programas de ação
1. 9.1.1 Conhecendo a Cultura Organizacional
2. 9.1.2 A importância da comunicação interna na geração de resultados
3. 9.1.3 Planejamento Estratégico
10. 10. METODOLOGIA DE PESQUISA
1. 10.1 Conceito de Metodologia
2. 10.2 Caracterização da pesquisa
11. 11. Coleta de Dados
12. 12. ANÁLISE DOS RESULTADOS
13. 13. CONSIDERAÇÕES FINAIS
14. 14. REFERÊNCIAS
1. RESUMO
As organizações estão inseridas em ambientes vulneráveis e em constantes mudanças, nos quais a grande volatilidade de informações e a concorrência influenciam em seu desempenho, exigindo agilidade e competitividade.
Devido a esta atual competitividade entre as organizações, somente as que se empenham e se destacam com as melhores estratégias e diferenciais sobreviverão. Por isso, valorizam-se cada vez mais qualidade e eficiência nos processos organizacionais, fatores que refletem diretamente nos produtos e serviços.
A comunicação empresarial tem sido uma atividade estratégica em organizações com o desenvolvimento das novas tecnologias de informação e comunicação. O presente estudo procura analisar e apresentar a importância da comunicação interna como ferramenta de gestão. Promover a comunicação interna é algumas das sugestões que podem contribuir para o seu melhor desempenho e, consequentemente, melhores resultados.
ABSTRACT
Organizations are inserted in vulnerable environments and in constant changings, in which the volatility of information and competition have influence in development, requiring flexibility and competitiveness.
Due to the present competitiveness between organizations, only the ones with greater commitment and better strategies will survive. Therefore, quality and efficiency in organizational processes is higher valued, as factors which influences in the products and services.
Business communication has been a strategic activity in organizations with development of new technologies of information and communication. The present study aims to analyze and present the importance of internal communication as a strategic tool. Promoting internal communication is one of the keys to contribute to a better performance and, consequently, to achieve better results.
2. INTRODUÇÃO
As organizações modernas possuem uma característica essencial para o sucesso, que é o contínuo processo de melhoria de todas as suas atividades, onde se torna indispensável o uso de uma boa comunicação. Esta, quando ocorre internamente, possibilita a todos os níveis organizacionais uma melhor interação no alcance das metas e dos objetivos, promovendo o desenvolvimento do conhecimento de cada colaborador de forma flexível, enriquecendo o capital intelectual da empresa, motivando a força de trabalho em equipe e o comprometimento na obtenção de resultados, permitindo melhor adaptação às mudanças do mercado.
Não basta ter uma equipe de grandes talentos altamente motivados. Se ela não estiver bem informada, se seus integrantes não se comunicarem adequadamente, não será possível potencializar a força humana da empresa (RUGGIERO, 2002).
Entendamos porque a Comunicação Interna hoje é uma ferramenta estratégica de negócios. A comunicação interna é um fator estratégico para o sucesso das organizações, porque atua principalmente em três frentes: é fundamental para os resultados do negócio, é um fator humanizador das relações de trabalho e consolida a identidade da organização junto aos seus públicos (TORQUATO, 1998, p. 16).
A empresa que não favorece a cultura da comunicação e da participação acaba perdendo confiança, produtividade, qualidade, credibilidade e, consequentemente, clientes, negócios e mercado, o que significa baixa competitividade (MATOS, 2009, p. 91).
Em um mercado globalizado onde a tecnologia é ferramenta vital, as empresas necessitam se lançar no mar da inovação, criatividade e competitividade adaptando-se às novas realidades de mercado. Essa tecnologia desempenha um papel fundamental na comunicação interna, proporcionando agilidade e eficiência que garantem a satisfação do mercado consumidor (SILVEIRA, 1999).
Sendo assim, neste TCC são abordados conceitos relevantes pertinentes ao tema da comunicação empresarial interna, como sua definição, seus aspectos mais relevantes, sua relação com a cultura organizacional de uma instituição, bem como também sua ligação com a motivação, a produtividade e a qualidade de vida dos trabalhadores de uma organização. Tudo isso visando deixar evidente que a comunicação empresarial interna atualmente se constitui em uma ferramenta estratégica para o desenvolvimento das organizações. Assim sendo, pode-se aqui afirmar que uma boa comunicação empresarial interna é um fator essencial para a melhoria de processos nas organizações e para a otimização de suas atividades, influenciando positivamente no alcance dos objetivos estratégicos e até mesmo sendo fator decisivo para a sobrevivência dessas organizações.
Desta forma, capacitando o relacionamento entre funcionários e a pirâmide administrativa, o desempenho empresarial será aprimorado capacitando à organização alcançar uma presença mais marcante no mercado competitivo.
3. OBJETIVOS
3.1. Objetivo Geral
O objetivo geral do presente trabalho é apresentar a Comunicação Interna e seu desempenho vital como ferramenta estratégica, focando na preparação e interação de seus colaboradores internos.
3.2. Objetivos específico
Os objetivos específicos do presente trabalho é apresentar estratégias para que se alcancem os seguintes resultados:
1. Possibilitar aos colaboradores de uma empresa o conhecimento das transformações ocorridas no ambiente de trabalho
2. Tornar determinante a presença dos colaboradores da organização no andamento dos negócios
3. Facilitar a comunicação empresarial, deixando-a clara e objetiva para o público interno.
4. PROBLEMA DE PESQUISA
A presente monografia se propõe a responder o seguinte problema de pesquisa: Até que ponto a comunicação interna contribui para a melhoria da qualidade dos processos e resultados, atuando como ferramenta estratégica?
5. JUSTIFICATIVA
O tema a ser tratado se justifica por englobar todos os processos de comunicação com o público interno, ou seja, funcionários e acionistas. É uma ferramenta de extrema importância ainda pouco praticada dentro das empresas, e que se aplicada da maneira adequada traz grandes benefícios e melhoria para a estrutura organizacional.
Um dos desafios a serem enfrentados para estabelecer a comunicação interna é justamente se adequar ao modelo da organização. É necessário inovar na criação de processos que devem acompanhar as mudanças organizacionais.
É importante ressaltar que a comunicação interna aplicada de maneira adequada desempenha um papel estratégico essencial na organização, de modo que as empresas precisam compreender sua importância e estudar métodos que correspondam às necessidades atuais. A interação dos funcionários faz com que a informação flua em todos os setores e níveis organizacionais.
6. ESTRUTURA DO TRABALHO
O presente trabalho será estruturado em três partes. A primeira apresenta os conceitos de comunicação e comunicação interna focando na importância desta ferramenta como apoio estratégico dentro das organizações. A segunda parte aborda a comunicação organizacional e os canais de divulgação mais utilizados. A terceira destaca a importância da comunicação interna alinhada às ações corporativas na busca de resultados positivos.
Por trás de muitas dificuldades existe apenas uma causa: a comunicação. As falhas escondem, na maioria das vezes, sérios problemas de relacionamento e de desajuste de foco (FILIAGE, 2012).
7. REVISÃO DE LEITURA
7.1. CONCEITO DE COMUNICAÇÃOORGANIZACIONAL
Por comunicação – dizem os sociólogos Loomis e Beagle – entendemos o processo pelo qual informação, decisões e diretivas circulam em um sistema social, e as formas em que o conhecimento, as opiniões e as atitudes são formadas ou modificadas. (LOOMIS e BEAGLE1 apud BORDENAVE, 1983)
Do latim, communicatione, o ato ou efeito de comunicar. É importante descrever o surgimento da comunicação empresarial para entender de forma mais clara sua importância nos dias atuais. No início do século XX ocorreram as primeiras ações de comunicação empresarial nos Estados Unidos. Em 1906, o jornalista Ivy Lee, que atuava em Nova Iorque, decidiu deixar a profissão de lado para montar o primeiro escritório de Relações Públicas (RP) de que se tem notícia (AMARAL, 1999).
Nos anos 40 a área de relações públicas alcançou prestígio a partir da experiência nos Estados Unidos. Adentraram o Canadá, França, e na seguinte década dominaram países como Holanda, Inglaterra, Noruega, Itália, Bélgica, Suécia e Finlândia. No ano de 1958 foi a vez da Alemanha começar a ter contato com a área.
Pimenta (2004, p. 99) conceitua a comunicação empresarial como o somatório de todas as atividades de comunicação da empresa. É uma atividade multidisciplinar que envolve métodos e técnicas de relações públicas, jornalismo, assessoria de imprensa, lobby, propaganda, promoções, pesquisa, endomarketing e marketing.
Terciotti (2009, p.2) diz que comunicação é o ato de compartilhar informações entre duas ou mais pessoas, com a finalidade de persuadir ou de obter um entendimento comum a respeito de um assunto ou de uma situação. O autor ilustra seu conceito na figura abaixo:
Figura 1. Conceito de comunicação
Fonte: Elaborado pelo autor
Isso deixa bastante claro que a comunicação empresarial é um conjunto de métodos e técnicas de comunicação dentro da organização direcionada ao público interno e externo, sendo justamente o somatório de todas as atividades de comunicação da organização, devendo, portanto, ser elaborada de maneira multidisciplinar, com base em métodos e técnicas de relações públicas, propaganda, promoções, jornalismo, lobby, pesquisa e marketing, e dirigida à sociedade, consumidores, empregados e formadores de opinião, devendo ter como referência justamente o planejamento estratégico da organização (MEDEIROS, 2007).
Dessa forma, pode-se constatar que a comunicação empresarial engloba um complexo conjunto de ações, estratégias e processos desenvolvidos no sentido de reforçar a imagem de uma organização perante os seus públicos de interesses (diretores, colaboradores, consumidores etc.), bem como um instrumento de gestão que cria e desenvolve uma cultura organizacional positiva, na qual todos os componentes humanos das organizações se sintam envolvidos e, de alguma maneira, participantes (GENELOT, 2001).
Fortes (2003, p. 72) é ainda mais abrangente quando identifica o público interno como agrupamento espontâneo, com ou sem continuidade física, perfeitamente identificável, originária das pessoas e dos grupos ligados à empresa por relações funcionais oficializadas.
Segundo Chiavenato (2000, p. 142-143) a comunicação é uma atividade administrativa, constituindo-se em dois propósitos. O primeiro é repassar as informações com clareza para que as pessoas possam realizar bem suas tarefas. O segundo é promover a motivação, cooperação e satisfação das pessoas nos seus respectivos cargos.
7.1.1. Redes de Comunicação
Segundo Restrepo (1995), a maneira de ser de uma organização pode ser interpretada pelas formas de comunicação que ali são desenvolvidas. O veículo de informação a ser utilizado deve atingir todos os públicos, mas a linguagem para quem trabalha na produção não será a mesma usada para diretores, acionista ou outros públicos.
Oliveira (2002), de maneira genérica, define dois tipos diferentes de formação de esquemas de comunicação numa empresa, que são os canais formais e informais. Para Dubrin (2003), os canais formais de comunicação são os caminhos oficiais para envio de informações dentro e fora da empresa, tendo como fonte de informação o organograma organizacional, que indica os canais que a mensagem deve seguir. Além de serem caminhos para a comunicação, os canais também são meios de enviar mensagens através de diversos veículos estabelecidos pela organização como: os impressos, os visuais, os auditivos, entre outros (BUENO, 2003).
7.1.2. Canais informais de comunicação
Por meio da comunicação informal se pode ter uma visão "mais verdadeira" do clima organizacional e da reação das pessoas aos processos de mudança, suas expectativas, interesses, frustrações, alegrias. Todos os obstáculos ao diálogo que encontramos nas estruturas formais são concebíveis nos grupos informais, e é talvez isso que explique sua originalidade, sua força e sua coesão (MATOS, 2006).
Geralmente, a comunicação informal veicula mensagens que podem ou não ser referentes às atividades da empresa. Através dela pode-se conseguir mais rapidamente mensurar opiniões e insatisfações dos colaboradores, ao ter uma ideia mais ampla do clima organizacional e da reação das pessoas aos processos de mudança (GOMES, 2008).
A comunicação informal não está presente para prejudicar a empresa embora ela disponha deste poder. Porém, cabe aos profissionais responsáveis de comunicação saberem usá-la a favor da empresa (REZENDE, 2009).
O empregado X diz a outros três ou quatro. Só um ou dois destes receptores irão passar adiante a informação e os que o fazem irão, geralmente, contar a mais que uma pessoa. Então, a medida que a informação vai “envelhecendo” e que a proporção daqueles que tomam conhecimento dela aumenta, morre gradualmente, porque nem todos os que a recebem a repetem. Este tipo de rede é conhecida por cadeia em cacho (cluster), porque cada um dos elos da cadeia tende a informar um conjunto de pessoas, em vez de contar a uma só pessoa (Newstrom & Davis, 1997, p. 76).
A comunicação informal pode ser ruim para a empresa, quando, por exemplo, propaga muitos boatos, ou ser boa, quando facilita a ajuda entre seus membros.
FIGURA 2. O mau uso da comunicação informal
FONTE: Blog Canais de comunicação
A comunicação “é uma habilidade, e como toda habilidade precisa e pode ser desenvolvida com a prática e com o aprimoramento contínuos, principalmente para vencer desafios” (CHAVES et al, 2006, p. 22).
Para Chiavenato (1997), dificilmente a comunicação ocorre sem problemas. Quase sempre existem barreiras à comunicação. Barreiras são restrições ou limitações que ocorrem dentro ou entre as etapas do processo de comunicação, fazendo com que nem todo sinal emitido percorra livremente o processo de modo a chegar perfeito ao seu destino.
Uma administração efetiva resulta numa situação em que a estrutura informal complementa o trabalho - o ideal é haver perfeita interação entre os dois tipos de estruturas. O quadro a seguir apresenta as principais vantagens e desvantagens da estrutura informal em uma organização.
	VANTAGENS
	DESVANTAGENS
	• proporciona maior rapidez no processo
• reduz distorções existentes na estrutura formal
• complementa a estrutura formal
• reduz a carga de comunicação dos chefes
• motiva e integra as pessoas da empresa
	• desconhecimento das chefias
• dificuldade de controle
• possibilidade de atritos entre pessoas
QUADRO 2: Vantagens e Desvantagens da Comunicação Informal
Fonte: Adaptado de Litterer (1970)
7.1.3. Fatores que condicionam o aparecimento da estrutura informal
Alguns fatores a considerar são: interesses comuns, interação provocada pela própria estrutura formal, defeitos na estrutura formal, flutuação da equipe dentro da empresa, períodos de lazer e disputa do poder.
A rede informal pode ser útil também para sentir o clima organizacional e a reação das pessoas frente às informações passadas pela administração (Godoy, 2008).
As pessoas necessitam de informações confiáveis e seguras e, muitas vezes, os canais formais não proporcionam informações suficientes e claras para satisfazer suas curiosidades e dúvidas. Por isso, buscam fontes alternativas,como as comunicações informais (Kunsch, 2003, p. 83).
7.1.4. Canais formais de comunicação
São características da estrutura formal: ser representada pelo organograma da empresa e seus aspectos básicos, reconhecida juridicamente de fato e de direito, ser estruturada e organizada (CURY, 2000).
Para Dubrin (2001), os canais formais de comunicação são os caminhos oficiais para envio de informações dentro e fora da empresa, tendo como fonte de informação o Organograma, que indica os canais que a mensagem deve seguir. Ainda segundo Dubrin (2001), as mensagens nas organizações viajam em quatro direções: para baixo, para cima, horizontal e diagonalmente.
Segundo Vasconcellos (1989, p. 7), a estrutura formal é aquela explicitada em manuais de organização que descrevem os níveis de autoridade e responsabilidade dos vários departamentos e seções. A representação gráfica da estrutura formal é feita através do organograma.
A comunicação que viaja para baixo é aquela que parte do superior da empresa para os subordinados envolvendo os relatórios administrativos, manuais de políticas e procedimentos, jornais internos da empresa, cartas e circulares, manuais de empregados e entre outros. O tipo de comunicação mais adequado aos subordinados é a que presta mais informações, é mais informativo que persuasivo (DUBRIN, 2001).
A comunicação horizontal trata do envio de informações entre funcionários do mesmo nível organizacional. A comunicação diagonal transmite a mensagem de níveis organizacionais mais altos ou mais baixos em diferentes departamentos, demonstrando maior dinamismo no que se refere às decisões da comunicação (DUBRIN, 2001).
Módulo de Metodologia de Projecto Informático
Visão top-down da rede