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6 INTRODUÇÃO O objetivo das Atividades Práticas Supervisionadas – APS visam a favorecer um meio de reflexão crítica da realidade a partir dos fundamentos teóricos das disciplinas do semestre letivo e da observação, descrição e análise de importantes temas e desafios presentes em uma organização em situação real. O tema da atividade é o ambiente contextual, estratégia e estágio de desenvolvimento da empresa como determinantes da estrutura organizacional: um estudo em uma empresa de pequeno porte. A estrutura organizacional é o resultado final do processo de organização. O seguinte trabalho será desenvolvido com a primeira parte contendo a fundamentação teórica, sendo base para a abordagem das sugestões de melhorias. Em seguida, o estudo de caso da empresa Cibel Tecidos, tendo como objetivo identificar e propor sugestões de melhorias de forma que aperfeiçoe o processo. 7 1. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 1.1 ORGANIZAÇÃO Organizações podem ser tanto uma entidade social como uma função da administração. Sobral e Peci definem entidade social por: ” um grupo estruturado e pessoas que atuam em conjunto para alcançar objetivos comuns. ” (2013) E estabelecem função da administração como: “ responsável pela distribuição do trabalho, recursos e autoridades pelos membros da organização. “ Pode-se definir organização como a função da administração responsável pela distribuição de tarefas e recursos pelos membros da empresa e pela definição de quem tem autoridade sobre quem, quando e onde devem tomar decisões. 1.2 PROCESSOS Organizar é um processo de tomada de decisões. Envolvendo dois processos de tomada de decisões: diferenciação e integração. Divide-se em departamentos, especializa-se, integra e coordena os esforços para atingir seus objetivos. O resultado desse processo é o desenho da estrutura organizacional. Estrutura organizacional é a forma como as organizações ordenam e agrupam as atividades e recursos, especificando papéis, relações e procedimentos que possibilitam uma ação coordenada de seus membros. Para Sobral e Peci a diferenciação é: “ O processo de divisão das atividades e tarefas organizacionais e seu agrupamento em departamentos especializados. ” (2013). E integração estabelece como: “processo de coordenação das atividades dos diferentes departamentos, de forma a obter unidade de esforços e, assim, alcançar os objetivos globais da organização. ” 8 1.3 ORGANOGRAMA O organograma é a representação gráfica da estrutura de uma organização, mostrando as funções, os departamentos e os cargos da empresa, especificando como estes se relacionam. Fonte: Gomes, Sistema de Gestão Integrada, Da Silva. 2012. 1.3.1 Níveis Organizacionais A organização por nível hierárquico, é dividida em três níveis: estratégico, tático e operacional. Cabendo ao nível estratégico as decisões no ambiente de incerteza, onde as informações são incompletas e imprecisas. E, ao nível operacional as decisões no ambiente de certeza, com situações repetitivas e estruturadas, para as quais a organização já desenvolveu mecanismos de atuação e controle. 9 Fonte: THOMSON; STRICKLAND III, 2003, p. 56. 1.4 ELEMENTOS DO PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO Os princípios presentes no processo de organização envolvem a tomada de decisões relativas a seis elementos: Especialização do trabalho; Cadeia de comando; Amplitude de comando; Amplitude de controle; Departamentalização; Centralização; Formalização. 10 1.4.1 Especialização do trabalho A especialização do trabalho é o grau em que as tarefas são divididas e padronizadas para que possam ser aprendidas e realizadas de forma relativamente rápida e eficiente. As organizações têm de tomar decisões quanto ao grau de especialização horizontal e vertical das tarefas. A especialização horizontal divide o trabalho em termos de diferenciação entre os diferentes tipos de tarefas executados, especificando o número de diferentes atividades a serem desempenhadas. Na especialização vertical temos a divisão do trabalho em termos de autoridade e responsabilidade, estabelecendo quem é responsável pela concepção, execução e administração de uma atividade. 1.4.2 Cadeia de Comando A cadeia de comando é uma linha de autoridade formal de uma organização que define a estrutura hierárquica de relações entre os membros e unidades organizacionais. Este conceito está associado ao princípio da unidade de comando, o qual cada subordinado se reporta apenas a um único superior hierárquico. Verticalmente na cadeia de comando é expressa a autoridade, que é o direito de tomar decisões e dirigir pessoas e recursos na execução das tarefas e atividades organizacionais. A autoridade formal é um poder concedido pela organização ao indivíduo que nela ocupa determinada posição. É caracterizada por: Ser alocada a posições organizacionais, não em pessoas; Ser aceita pelos subordinados; Fluir do topo até a base da organização. 11 A autoridade entra em confronto com a responsabilidade, os dois conceitos refletem o impacto da especialização e da hierarquia. Ambos são consequências da divisão do trabalho nas organizações. A responsabilidade refere-se à obrigação e ao dever de uma pessoa executar um conjunto de tarefas ou atividades organizacionais pelas quais responde. 1.4.3 Amplitude de controle A amplitude de controle refere-se ao número de subordinados pelos quais um gestor é responsável. Quanto maior for a amplitude, menor será o número de níveis hierárquicos da organização e menor será o número de administradores. De acordo com o grau de amplitude de controle, as estruturas organizacionais podem ser: Estrutura vertical ou aguda; Estrutura horizontal ou achatada. 1.4.4 Departamentalização A departamentalização é o processo de diferenciação que consiste em agrupar e integrar tarefas, atividades e funcionários em unidades organizacionais para melhor coordenar as atividades. Os tipos de departamentalização são: Funcional: é um método de agrupamento baseado na similaridade e proximidade das tarefas, habilidades, uso de recursos e conhecimentos necessários para o desempenho de determinada função. Por produto ou serviço: segue o critério de agrupamento das tarefas em unidades organizacionais responsáveis por tipos de produtos ou serviços da organização. 12 Por cliente: consiste em agrupar tarefas, atividades e recursos pelo tipo de cliente ou segmento de mercado que a organização busca servir. Geográfica ou territorial: busca agrupar tarefas, atividades e recursos, com base nos territórios geográficos onde a empresa atua. Por processo: Agrupa atividades e recursos com base nos processos- chaves da organização. 1.4.5 Centralização e descentralização A centralização e a descentralização referem-se ao nível hierárquico no qual são tomadas as decisões. A primeira é o grau de concentração da autoridade e poder para tomar decisões no topo da hierarquia organizacional. Por outro lado, a segunda significa que a autoridade é distribuída pelos níveis inferiores da organização. Ainda relacionado à descentralização é a delegação. Sobral e Peci adotam o seguinte significado: “ são os processos usados para transferir autoridades e responsabilidades para os membros organizacionais para os níveis hierárquicos inferiores. ” O aumento do tamanho da organização é acompanhado pelo aumento do uso das normas, ou seja, da formalização. Assim, a delegação da tomada de decisões não significa perda de controle. O ambiente externo com alto grau de estabilidade pode levar à centralização. Influenciando a participação dos membros em decisões que buscamlidar com essa complexidade. No entanto, um ambiente externo turbulento leva também ao aumento da centralização como forma de aumentar o controle da organização. Já o ambiente interno tendo como pressuposto as características internas da organização, pode igualmente influenciar o grau de centralização. 13 1.4.6 Formalização Formalização é o grau de padronização dos comportamentos e processos de trabalho em regras, normas e procedimento. A formalização é um instrumento de coordenação. Padronizando procedimentos e fazendo uso de regras escritas, as organizações buscam fortalecer os processos internos de comunicação. No entanto, a excessiva formalização limita a flexibilidade, a criatividade e rapidez da resposta. Contudo, algum tipo de formalização é indispensável para alcançar propósitos organizacionais. 1.5 DESENHOS ESTRUTURAIS DAS ORGANIZAÇÕES O desenho estrutural consiste em um conjunto de decisões sobre os elementos estruturais com o propósito de definir uma estrutura adequada à estratégia e ao ambiente da organização (DAFT, 2014). Existem quatro tipos tradicionais de estruturas: Funcional; Divisional; Matricial; Geográfica. 1.5.1 Estrutura Funcional A estrutura funcional trata-se de um critério de agrupamento baseado na similaridade das tarefas, habilidades, recursos e conhecimentos necessários para o desempenho de cada função. As atividades organizacionais são coordenadas verticalmente por meio de supervisão hierárquica, regras e planos, e o progresso na carreira é baseado em sua competência e conhecimento funcional. 14 1.5.2 Estrutura Divisional As estruturas divisionais são organizadas em função dos resultados. Agrega as tarefas em diferentes unidades semiautônomas, segundo o objetivo para o qual concorrem: produtos, mercados ou clientes. 1.5.3 Estrutura Matricial Como modelo híbrido a estrutura matricial procura conjugar a lógica funcional e vertical com a lógica divisional e horizontal, de forma a conseguir uma melhor adaptação ao ambiente. Ela combina uma cadeia de comando funcional, de natureza vertical e hierárquica, com uma cadeia de comando horizontal centrada em um projeto especifico. Dessa forma, os funcionários têm dois chefes, também conhecida como autoridade dual. 1.5.4 Estrutura geográfica A estrutura geográfica faz uma abordagem divisional, que envolve a diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo com a localização geográfica onde o trabalho será desempenhado, ou uma área de mercado a ser servida pela organização 15 1.5.5 Estruturas Emergentes Estruturas organizacionais emergentes são divididas em: Horizontal; Rede; Virtuais; Hibridas. 1.5.6 Estrutura horizontal Na estrutura horizontal ao invés da visão vertical tradicional com hierarquias rígidas e departamentos estanques, o foco está nos fluxos de trabalho e processos centrais horizontais. Segundo Daft (2008), “as estruturas horizontais derivam da aplicação da Reengenharia. ” Segundo definição de Maximiano (2006, p. 486), a palavra reengenharia significa: “(...) reinventar a empresa, desafiando suas doutrinas, práticas e atividades existentes para, em seguida, redesenhar seus recursos de maneira inovadora, em processos que integram as funções departamentais. Essa reinvenção tem como objetivo otimizar a posição competitiva da organização, seu valor para os acionistas e sua contribuição para a sociedade”. 1.5.7 Estrutura em Rede A estrutura em rede é caracterizada por uma estrutura mais horizontal e com menos níveis hierárquicos, que promove uma rede de parcerias fora das suas fronteiras. Existe uma flexibilização das fronteiras da organização, e não se fala mais em capacidade interna, mas sim no estabelecimento de parcerias com clientes e fornecedores e o estabelecimento de alianças estratégicas com concorrentes, tudo isso suportado pelas novas tecnologias da informação e comunicação. 16 1.5.8 Estruturas Virtuais Nas estruturas virtuais a organização subcontrata a maior parte de seus processos de outras empresas e coordena as atividades a partir de uma pequena organização central. Os serviços são terceirizados e essas empresas distintas são conectadas eletronicamente a um escritório central. Ficam sob seu comando somente as operações estratégicas, como o desenvolvimento de produtos e marketing, atividades que podem lhe conferir um diferencial importante frente à concorrência, tanto em termos de competências como pelo uso de tecnologias ou design superiores. 1.5.9 Estruturas híbridas As estruturas híbridas com a complexidade crescente dos ambientes e das organizações, uma única abordagem não se mostraria suficiente para conciliar todas as necessidades organizacionais. Assim, é comum o uso de estruturas híbridas ou combinadas, que fundem características de duas ou mais abordagens para tirar vantagem dos seus pontos fortes e evitar seus pontos fracos. 1.6 AS NOVAS ORGANI ZAÇÕES Os novos caminhos a serem seguidos pelas organizações apontam para o uso intensivo de equipes ou grupos de trabalho, tentando romper de maneira mais incisiva o paradigma individualista ainda vigente, resultado de uma forte tradição burocrática, ainda presente em grande parte das empresas. Dentre as novas propostas, podemos destacar: Rede criativa; Estrutura circular; Estrutura Invertida; 17 Estrutura em teia de aranha; Estrutura tríplice. 1.6.1 Rede criativa A ideia vem da necessidade contínua de inovação, para poder enfrentar as demandas organizacionais atuais. É uma ampliação do conceito de terceirização, já que ao invés de simplesmente adquirir componentes ou produtos existentes, existe um interesse na colaboração ou cooperação. Assim, ao invés de utilizar o clássico modelo de competição de Porter - as cinco forças - utiliza-se outro modelo, mais voltado à Teoria dos Jogos, que envolve cooperação. 1.6.2 Estrutura circular As unidades básicas de trabalho são interligadas no chamado "círculo de decisão", que conta com representantes de cada uma das células de trabalho e de recursos adicionais. Estes últimos podem ser permanentes ou temporários e detêm, normalmente, algum tipo de especialização necessária para o aconselhamento das unidades de trabalho. Este círculo de decisão elege seus representantes para formarem a unidade de negócios que, por sua vez, utiliza-se de processo semelhante para constituir, finalmente, o Strategic Action Council ou SAC, que determina a direção estratégica e gerencia a empresa como um todo. 18 1.6.3 Estrutura invertida Nas empresas com forma invertida, o principal ponto de geração do conhecimento situa-se no contato com os clientes, não no núcleo da organização. Como os contatos são feitos por profissionais qualificados e autossuficientes, a difusão do conhecimento é feita entre os próprios profissionais e destes para o núcleo da organização, numa evidente inversão da forma de atuação. 1.6.4 Estrutura em teia de aranha As organizações do tipo Teia de Aranha trabalham com projetos variados e que necessitam de grande qualificação para a resolução dos problemas encontrados. É composta de nódulos, basicamente formados por especialistas e de pontos de relacionamento com os clientes. Nessa configuração não existe uma hierarquia que interfira nas atividades nem centralização de ordens. As equipes, inclusive seus líderes, são montadas de acordo com as necessidades, sendo basicamente ad hoc, e as soluções são buscadas entre os especialistas dos diversos módulos. Segundo Toledo (2006), A organização “teia de aranha” apresenta vantagens seletivas em ambientes altamente competitivos porque pode acomodar, ao mesmo tempo, alta especialização, múltiplos locais geográficos e um enfoquedisciplinado num único problema ou conjunto de clientes. São exemplos dessa forma de organização os grupos de pesquisa entre universidades, consórcios de bibliotecas e grupos de ação política. . 19 1.6.5 Estrutura tríplice É resultante de uma visão tridimensional da estrutura organizacional, contemplando que além das atividades básicas, pode-se demonstrar que as pessoas podem contribuir de maneira tríplice para a organização, sem se limitar ao seu cargo funcional, enriquecendo a sua atuação. Para explicá-la, criou-se a imagem de uma pirâmide com base triangular, de forma que diferentes perspectivas de atuação das pessoas na organização pudessem ser apreciadas ao mesmo tempo, não sendo excludentes, nem ficando sobrepostas. Assim, a forma de atuação de cada pessoa passa de uma perspectiva única para uma perspectiva tríplice. 1.7 SISTEMAS ABERTOS Com a globalização e as mudanças ocorrendo a todo instante, as empresas devem interagir com o ambiente externo, se modificar continuamente e se adaptar ao ambiente. Richard Daft (2014) aponta: “ a organização deve encontrar e deter recursos, interpretar e agir nas mudanças do ambiente, do destino aos produtos e controlar e coordenar as atividades internas em face das perturbações ambientais e das incertezas. ” E ainda determina que: “todo sistema que deve interagir com o ambiente para sobreviver é um sistema aberto. ” Tendo como definição de sistemas: “um conjunto de elementos interativos que recebem entradas do ambiente, transformando-as, e emite saídas para o ambiente externo. “ Ele é composto por conjunto de subsistemas, que desempenham as funções especificas necessárias à sobrevivência da organização. 20 Fonte: CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração. 7ª edição. Rio de Janeiro, Editora Elsevier Ltda. p 473. 1.8 CONFIGURAÇÃO ORGANIZACIONAL Henry Minstzberg (2004) sugere que: “toda organização possui cinco componentes, projetados para desempenhar as funções-chaves dos subsistemas. Os Cincos componentes podem variar em tamanho e importância dependendo do ambiente, tecnologia e outros fatores. “ 21 Fonte: Chiavenato, I. Introdução à TGA, Makron Books, 1998. Núcleo Técnico: inclui pessoal que realiza o trabalho básico da organização. Suporte Técnico: a função do suporte técnico ajuda a organização a adaptar-se ao ambiente Suporte administrativo: é responsável pela operação uniforme e conservação da organização, o que inclui os elementos físicos e humanos. Administração: Subsistema distinto, responsável pela coordenação de outras partes da organização. A alta administração fornece direção, estratégia, metas e políticas. A administração média é responsável pela implementação e coordenação no nível departamental. 22 2 ESTUDO DE CASO 2.1 APRESENTAÇÃO DA EMPRESA A constituição de uma empresa encontra-se no arquivamento de seus atos constitutivos no registro civil e no comercio de pessoas jurídicas. Um instrumento de hierarquia máxima, que visa regular as normas organizacionais e mantenedoras do estado. É um organismo vivo. Razão social: Miguel Nunes dos Santos – ME Nome Fantasia: Cibel Tecidos Varejista CNPJ: 22.932.230/0001-21 Inscrição Estadual: 04.275.536-0 Inscrição Municipal: 11568001 Município: Manaus Estado: Amazonas Natureza Jurídica: 47.55-5-01 - Comércio varejista de tecidos Localização: Av. Francisco Queiroz, nº 67 – Cidade Nova A empresa Cibel Tecidos começou suas atividades no ano de 2006, no qual seu proprietário recebeu incentivos da família a escolher o ramo têxtil, com o objetivo de atender as necessidades do mercado, visando o crescimento da empresa e o lucro. Pelo setor econômico dependendo do tipo de prestação da empresa, têm-se as seguintes categorias: setor primário, correspondendo à agricultura; setor secundário, correspondendo a indústria; setor terciário, correspondendo ao setor de serviços e setor quaternário, correspondendo às organizações não governamentais. Enquanto que pelo número de proprietário a empresa pode ser apenas uma pessoa, é caso das empresas individuais, como podem ser mais de uma, formando sociedades. Neste caso, existem as seguintes modalidades nas legislações portuguesa e brasileira: empresa em nome individual, sociedade por quotas, empresa de responsabilidade limitada (LTDA ou Ltda. – Terminação no nome da 23 empresa), sociedade anônima (SA – terminação no nome da empresa), cooperativas (CRL – terminação no nome da empresa) e em comandita. A Cibel Tecidos é uma empresa individual que exerce a categoria de prestação de serviços no ramo de vendas de tecidos no atacado e varejo, sua classificação é definida pelo Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES) como microempresa, onde sua receita operacional bruta anual é, menor ou igual a R$ 2,4 Milhões. 2.1.1 Força de Trabalho Conceito de origem marxista, a força de trabalho representa as capacidades físicas e outras a desenvolver pelos indivíduos nos diversos processos do trabalho. Estes indivíduos, agentes dos processos de trabalho, são dotados de capacidades técnicas e de métodos que lhes permite operar as ferramentas e os equipamentos. A força de trabalho é, portanto, “ Uma mercadoria como outra qualquer e, contudo, muito especial. Esta mercadoria tem, com efeito, a especial virtude de ser uma força criadora de valor, uma fonte de valor, e, se sabe emprega-la, de maior valor que o que em si mesma possui”. (PORTO, 2003) Se a força de trabalho é, simultaneamente, fonte de valor é uma mercadoria que é vendida aos detentores dos meios de produção, então podemos entrever o processo de obtenção de mais-valia por via do sobre trabalho ou trabalho não pago ao trabalhador. Clarificando, no caso concreto da formação social capitalista, o detentor dos meios de produção, ao comprar ao trabalhador a sua força de trabalho, adquire o direito de usá-la como qualquer outra mercadoria, o que lhe permite ficar com todo o valor por ela produzido. Em outras palavras, o comprador da força de trabalho retém para si, sob a forma de uma mais-valia ou lucro, a parte não paga produzida pela força de trabalho do colaborador. 24 A Cibel tecidos é composta por três departamentos: administrativo, vendas e estoque. Constituída por nove funcionários com os níveis de escolaridade conforme o gráfico abaixo: Os colaboradores da empresa são celetistas, ou seja, respondem ao regime da consolidação das leis do trabalho – CLT, na qual, [...] a consolidação estatui as normas que regulam as relações individuais e coletivas de trabalho. Considera-se empregado toda pessoa física que prestar serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário. (CÉSPEDES, 2005, p.62). 2.1.2 Produtos e Clientes Segundo Armstrong (2007, p. 200) produto é: “qualquer coisa que possa ser oferecida a um mercado para atenção, aquisição, uso ou consumo, e que possa satisfazer a um desejo ou necessidade. ” O produto é o primeiro elemento do composto mercadológico, todos os demais componentes dependem do estudo e conhecimento do produto. A propaganda, o preço e a distribuição só podem ser definidas após um estudo do produto e da identificação de seu mercado-alvo. 22% 66% 12% Nível de Escolaridade Superior Incompleto Ensino Médio Ensino Fundamental 25 Os principais produtos da organização são os tecidos, os diferentes tipos garantem uma procura maior no mercado, dentre os vários tecidos destacam-se por maior demanda de mercado: Malha PV, Malha PP, Brim, Cotton, Fio 30, Oxford e Oxford Microfibra. Pode-se admitir como cliente aquele que é o destinatário de um produto, entendendo-se como produtoo resultado de um processo e entende-se como processo um conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam entradas em saídas (AZEVEDO, 2011, p.2). O principal cliente é a J D M Confecções, com foco em peças do vestuário sobre medida. 2.1.3 Principais Concorrentes da Organização A concorrência é uma parte muito importante do mundo capitalista, pois ela incentiva sempre a busca por melhorias nos produtos e serviços envolvendo qualidade, preço, tecnologia e outros fatores. Para Adam Smith, a solução para o funcionamento da economia na sociedade deve ser encontrada nas leis de mercado, na interação do interesse individual e na concorrência, uma vez que o empresário se vê obrigado pelas forças da concorrência a vender suas mercadorias a um preço próximo do custo de produção: é preciso ser o mais eficiente possível para manter seus custos baixos e permanecer em condições competitivas. A ’mão invisível’ do mercado não só designa as tarefas, mas também dirige as pessoas na escolha da profissão, fazendo com que se levem em conta as necessidades sociais (TROSTER, 1999, p. 61). A Cibel Tecidos tem os seguintes concorrentes: Tapajós Tecidos e Importadora Silvia. 26 2.1.4 Principais Insumos De acordo com Michaelis (2012) insumo, [...] neologismo com que se traduz a expressão inglesa imput, que designa todas as despesas e investimentos que contribuem para a obtenção de determinado resultado, mercadoria ou produto até o acabamento ou consumo final. Insumo é tudo aquilo que entra. A Cibel Tecidos tem como principais insumos os tecidos: Fio trinta, Malha PP, Malha PV, liga net, Cotton, Brim, Helanca light, Cacharel e Oxford. Elásticos, Linhas e Agulhas. 2.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 2.2 .1 Descrição da Estrutura Encontrada na Empresa A estrutura encontrada na empresa em estudo é funcional que de acordo com (SOBRAL,2013, p. 272): “se refere à agregação de tarefas de acordo com a função organizacional – marketing, finanças, recursos humanos, operações, entre ouros. ” Sendo ela constituída pelas funções de Administrador, Assistente administrativo, vendas, caixa e estoque. A empresa é representada estruturalmente no organograma abaixo: 27 Figura 1 - Organograma da empresa 2.2.2 Descrição das Condições Ambientais Encontradas na Empresa As condições de trabalho incluem aspectos relacionados ao levantamento, transporte e descarga de materiais, ao mobiliário, aos equipamentos e às condições ambientais do posto de trabalho, e à própria organização do trabalho (WILKER, 2016). No ambiente de trabalho da empresa em estudo, foram avaliados os seguintes aspectos: luminosidade, ventilação, temperatura, ruídos, música e cor. A iluminação é um dos fatores mais importantes em um local de trabalho podendo comprometer a produtividade dos colaboradores e uma pior percepção do produto e dos serviços prestados aos clientes. Na empresa Cibel tecidos a iluminação não interfere negativamente no trabalho, a empresa utiliza lâmpadas florescentes que estão bem localizadas e também fazem uso da luz natural usando portas de vidros incolor que também ajudam na visualização dos produtos. Sobre a temperatura, é importante que os postos de trabalho proporcionem um ambiente agradável tanto para os funcionários como para os clientes, neste quesito a empresa mantém um ambiente climatizado refrigerado por ar-condicionado Administrador Caixa Supervisão de Vendas Vendas Estoque Assistente Administrativo 28 e ventilador para ajudar na ventilação segundo o administrador da empresa é necessário devido ao clima da cidade ser seco e úmido. Quanto a ventilação, esta deve ser suficiente para evitar vapores, fumaça e odores prejudiciais à saúde, conforme normas especificas, as NRs e as NBRs. Ruído é som desagradável. Ele é desagradável porque não é percebido pela pessoa-alvo como concordante com seus interesses momentâneos. Não há ruídos internos na empresa que possam atrapalhar o trabalho e o atendimento aos clientes. A música e a cor atuam na esfera subjetiva contribuindo para a promoção de conforto e bem-estar. A empresa faz uso de música ambiente com o objetivo segundo o proprietário de motivar os colaboradores e proporcionar um melhor ambiente para o cliente e oferecer um efeito de distração para diminuir o stress que o cliente possa vir a ter, as cores usadas na organização são cores neutras como branco gelo, a estratégia da empresa em usar cores neutras é para que não chame mais atenção que seus produtos que são tecidos das mais diversas cores. Em relação à estrutura da organização em estudo, ela é toda hierarquizada sendo bem definidos quem são os chefes e os chefiados, suas decisões são centralizadas onde a tomada de decisão final fica a cargo do administrador beneficiando o controle, mas os departamentos ficam mais dependentes. A comunicação organizacional ou empresarial, assim, tem por fim ser o elemento de equilíbrio e transformação nos processos sociais internos das organizações. Trabalhando os diversos públicos, prioritariamente interno e externo, a comunicação deve possibilitar à organização o equilíbrio nas relações do público interno de modo a repercutir nas relações com o público externo, consumidor da imagem da organização, a qual é o reflexo do ambiente organizacional (Antônio, 2012). Com relação a comunicação interna ela é feita muitas vezes de forma informal para os empregados, as informações são passadas pelo supervisor ou pelo administrador e em algumas circunstâncias são realizadas reuniões. A comunicação externa é feita através de atendimento na estrutura da empresa física, na internet na rede social facebook, por telefone fixo e celular como 29 por meio de aplicativo o WhatsApp. E a comunicação com os fornecedores é feita via e-mail e telefone fixo e visitas de representantes 2.2.3 Avaliação da empresa quanto à sua estrutura organizacional e como essa estrutura incentiva (ou não) o comprometimento das partes interessadas Para o porte da empresa que é de pequeno porte, e é estruturada funcionalmente, avalia-se que a estrutura física e organizacional atende às necessidades da empresa e as necessidades do mercado. Podendo ser feito algumas melhorias principalmente no que se refere à estrutura do estoque E incentiva a melhor prestação de serviço e o atendimento ao cliente com rapidez através da supervisão e faz bastante uso da estrutura informal da empresa em relação ao comprometimento de seus colaboradores. De acordo com (PECI, 2013, p. 271): “a estrutura informal refere-se às relações interpessoais na organização que afetam as decisões internas, mas que nem sempre são reconhecidas ou representadas no organograma. “ 2.2.4 Recursos e ferramentas utilizados na medição de desempenho da organização Para avaliar o desenho da organização e sua estrutura foi utilizado método empírico que se dá por meio de observação e posteriormente foi feito pesquisas científicas e questionários com o administrador da empresa. E também aplicado o modelo de controle do planejamento estratégico, composto de três etapas – medição, comparação e ação corretiva – para a avaliação do desempenho organizacional. “O objetivo do gerenciamento do Desempenho Organizacional é garantir que a organização e todos os seus subsistemas (processos, departamentos, times, colaboradores) estão trabalhando juntos em um modelo ótimo para atingir os resultados desejados pela organização (GODOY,2013). 30 Além disso, foram procurados dados nos processos da organização, que são utilizados em seus controles com a finalidade de medir seu desempenho, e saber o quanto esses processos estão integrados entre si para alcançar os objetivos globais da organização. No entanto, existem outras características que interferem no desempenho organizacionalque são subjetivas. Alguns exemplos são satisfação do cliente, qualidade de atendimento, desempenho dos trabalhadores, disponibilidade para aprender, satisfação dos funcionários, dentre outras. Tais características foram medidas, de forma indireta, através de pesquisa de opinião pontuando os aspectos subjetivos. 2.2.5 Forma como a administração apoia, implementa e impulsiona a estratégia da organização Oliveira (2003) define estratégia como: “um caminho, ou maneira, ou ação formulada e adequada para alcançar, preferencialmente, de maneira diferenciada, os desafios e objetivos estabelecidos, no melhor posicionamento da empresa perante seu ambiente”. A estratégia usada pelo administrador na organização é de desenvolvimento, haja vista que o administrador visualiza pontos fortes, tais como boa localização, muitos clientes e variedades de produtos ofertados no mercado. Tentando desenvolver a organização através de novos clientes e implementação de novas tecnologias, procurando atingir novos negócios no mercado. No âmbito administrativo, ou seja, nas tomadas de decisões do administrador, ele apoia a empresa desempenhando e delegando algumas estratégias organizacionais para o assistente administrativo, como controlar a entrada e saída de mercadoria, verificar se as metas estão sendo cumpridas, como andam as vendas e convocando reuniões para solução de conflitos ou mudanças de estratégias. 31 Para Maximiano (2004, p. 14): “ a palavra motivação deriva do latim motivus, movere, que significa mover. O seu sentido original fundamenta-se no processo no qual o comportamento é incentivado, estimulado ou energizado por algum motivo ou razão”. Tal estratégia de desenvolvimento é apoiada através de investimentos em novas tecnologias, admissão de colaboradores capacitados, promoção de marketing, atendimento rápido, análise de informações que são passadas pelo seu staff e melhorias na estrutura física da empresa para proporcionar o melhor ambiente organizacional. 3 ANÁLISES E SUGESTÕES DE MELHORIAS 3.1. ANALISAR OS ITENS DE 2.2 TENDO COMO REFERENCIA OS CONCEITOS – FUNDAMENTOS TEÓRICOS – APRESENTADOS EM 1. Em análise a estrutura organizacional da empresa Cibel tecidos e com referência aos conceitos fundamentados teoricamente, para que a empresa alcance efetividade e eficiência é necessário que sejam feitas melhorias estruturais físicas e organizacionais. Tendo a estrutura do estoque uma maior atenção por parte deste estudo, foram identificados alguns problemas estruturais que influenciam negativamente a produtividade e o desenvolvimento da empresa. Alguns desses problemas estruturais são: Não há um bom sistema de controle de estoque Falhas operacionais (armazenagem incorreta e mal distribuída nos espaços) Baixa qualificação do operador de estoque Falta de sinalização e demarcação Falta de endereço e identificação de cada produto O sistema de controle da empresa em estudo é ineficaz, pois a quantidade em estoque não condiz com a quantidade real de produtos, evidenciando que todos 32 os processos que envolvem a logística da empresa não estão em harmonia que são eles a compra, armazenagem, manuseio e vendas. E ficou evidente que eles impactam na lucratividade e na operação da empresa. 3.2 SUGERIR MELHORIAS DIRETAMENTE RELACIONADAS COM O TEMA DA APS – ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS 3.2.1 A logística e a gestão de materiais Para esclarecimento do termo logística com uma definição mais formal e especializada, Gasnier (2014) aponta como: [...] processo de planejar, executar e controlar o fluxo e a armazenagem, de forma eficaz e eficiente em termos de tempo, qualidade e custos, de matérias-primas, em elaboração, produtos acabados e serviços, bem como- das informações correlatas, desde o ponto de origem até o ponto de consumo (cadeia de abastecimento), com o propósito de assegurar o atendimento das exigências de todos os envolvidos, isto é, clientes, fornecedores, acionistas, governo, sociedade e meio ambiente Simplificando a definição de logística, significa abastecer os clientes, sejam aqueles externos ou internos da organização. Dentro das competências da logística, a gestão de materiais, trata especificamente do planejamento e controle de materiais (PCM). Por planejamento entendemos o processo de determinar diretrizes e ações futuras coordenadas visando aumentar a probabilidade de alcançar os resultados desejados. A partir daí, cabe ao controle acompanhar o progresso destas ações, visando identificar desvios relevantes que acionam medidas corretivas, assegurando assim, a implementação conforme havia sido planejada. 3.2.2 O controle de estoque O controle de estoque é um dos processos logísticos mais evidentes. Garantir uma gestão de estoque eficiente ajuda a entender melhor a demanda dos clientes, realizar compras de mercadorias mais condizentes com a realidade, evitar faltas ou excessos em estoque, reduzir índices de desperdícios e perdas, além de garantir que o capital da empresa seja bem investido na compra dos materiais. 33 De acordo com Paulo Rodrigues (2007, p.19): Gerenciar eficazmente o espaço tridimensional de um local adequado e seguro, colocado à disposição para a guarda de mercadorias que serão movimentadas rápida e facilmente, com técnicas compatíveis as respectivas características, preservando a sua integridade física e entregando-a a quem de direito no momento aprazado. E expõe também que: Para armazenadores vinculados ao atendimento sob a filosofia Just-In-Time o objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação, simplificação, especificação, normalização, e padronização de materiais, de maneira a possibilitar procedimentos de armazenagem e controle eficiente dos estoques. Simplificar é reduzir a diversidade de itens usados para a mesma finalidade, caso exista mais de uma. Juntamente com a simplificação, faz-se necessário especificar o material, ou seja, detalhá-lo minuciosamente, de forma a evitar equívocos entre fornecedor e consumidor. A normalização descreve pesos, medidas, formatos, finalidades do material e identifica-o, padronizando a terminologia pela qual é conhecido. Classificar um material é agrupá-lo segundo a sua forma, dimensão, peso, tipo, uso, etc. Deve ainda servir definir, para fins de segregação, os materiais incompatíveis entre si, de maneira que cada diferente gênero de material ocupe um tipo de local correlato. Como consequência direta da classificação, pode ser feita a sua codificação, ou seja, representar todas as informações necessárias por meio de números e/ou letras. Os sistemas de codificação mais comuns são: Alfabético: O material é codificado por letras; Alfanumérico: combinação de letras e números, normalmente dividido em grupos e classes. Exemplo: AH-47251AH – Grupo e classe 47251 – Cód. Identificador; Numérico: também chamado de decimal: é o mais empregado, pela simplicidade e possibilidades de abranger inúmeros itens de estoque e conter informações. Um dos sistemas mais conhecidos é o do Federal Supply Classification, que oferece a seguinte estrutura: 34 XX - XX - XXXXXX - X Dígito de Controle Código Identificador Classe Grupo Exemplo: 05-02-000042-7 05 – Grupo Material de escritório 02 – Canetas esferográficas 000042-7 Marca ômega, escrita grossa, cor verde Modernamente, com a disseminação da leitura ótica por códigos de barras e o processamento eletrônico de dados, este sistema vem sendo universalizado na codificação de materiais, através do Sistema de Geraçãode Códigos – SCG e do Sistema Para Alimentar Computadores – SAC. O sistema SAC é ideal para grandes quantidades de itens de estoque. Há diferentes tipos de sistemas que podem ser aplicadas na empresa dois deles são o sistema de controle e análise de estoque que de acordo com (SLACK,2002.) Lidar com muitos milhares de itens estocados, fornecidos por muitas centenas de fornecedores, com possivelmente dezenas de milhares de consumidores individuais, torna a tarefa de operações complexa e dinâmica. Para controlar tal complexidade, os gerentes de produção têm que fazer duas coisas. Primeiro, eles têm que discriminar os diferentes itens estocados, de modo que possam aplicar um grau de controle a cada item, que seja adequada a sua importância. Segundo, precisam investir em um sistema de processamento de informação que possa lidar com seus particulares conjuntos de circunstâncias de controle de estoque. Outro sistema que poderá ser utilizado é o de classificação de valores consumidos (ABC), que visa o ponto de vista econômico. 35 CHAMBERS (2008, p. 97), aponta que: “ em qualquer estoque que contenha mais de um item, alguns itens serão mais importantes para a organização que outros”. A implementação da classificação ABC é uma das mais fáceis, porque pode ser apurada a partir de um processamento matemático ou computacional, enquanto que as outras classificações precisam ser avaliadas criteriosamente caso a caso. Na gestão de materiais, o critério mais empregado consiste em multiplicar o consumo médio do item pelo seu custo de reposição. A partir do ranking destes itens, será estratificado três categorias de itens por meio de cortes previamente definidos em termos da porcentagem acumulada. Na tabela de classificação ABC temos: Classe A: que consiste nos itens prioritários. São os principais produtos com alguma diferenciação em estoque, foco de atenção do gestor de materiais, pois são materiais valiosíssimos devido à importância econômica. Merecem tratamento especial, sendo denominados VIP. Classe B: são os itens intermediários. Compreendem os produtos que ainda são considerados economicamente preciosos, logo após os itens da categoria A, e que recebem cuidados medianos. Classe C: itens secundários. Não deixam de ser importantes também, pois sua falta pode inviabilizar a continuidade do processo, no entanto o critério estabelece que seu impacto econômico não é dramático, o que possibilita menos esforço. A partir desta classificação, quando não dispomos de recursos humanos ou tempo hábil para acompanhar todos os itens em detalhes, priorizamos aqueles de classe A nas políticas de estoques devido à maior importância econômica. Desta forma, os itens classe A receberão sistematicamente maior atenção do que itens classe C, em termos de análise mais detalhadas, menores estoques, maiores giros, menores lotes de reposição, mais contagens, etc. 36 Ambos os sistemas necessitam de suporte tecnológico, necessários para sua implementação e melhor controle de forma que integrem todas as áreas da empresa para isso existem softwares ERPs que são sistemas empresariais. Enterprise Resourse planning – ERP São pacotes de gestão empresarial ou de sistemas integrados, com recursos de automatização e informatização para contribuir com o gerenciamento empresarial (REZENDE, p. 193, 2013). Além disso, constatou-se que o armazenamento não é feito adequadamente, não há identificação em todos os cavaletes onde ficam armazenados os produtos e os espaços não são bem distribuídos e aproveitados. Um Estoque bem organizado permite a empresa ter agilidade na separação dos Pedidos, reduzindo significativamente o tempo de resposta. Com isto a empresa pode manter um serviço de pronta entrega confiável, atendendo ao pedido de forma completa (INTERLOGIS, 2012). Caso o armazenamento fosse feito de forma adequada aumentaria o nível do serviço e a resposta ao cliente seria rápida evitando desperdício de tempo e melhorando o atendimento ao cliente. Sugere-se que se faça um rigoroso controle das atividades de estocagem, como um lugar para cada material e cada material no seu devido lugar, maximização da utilização dos espaços e garantia de segurança dos produtos e sua conservação. E adotar a política de operação FIFO, respeitando o princípio do primeiro item que entra deve ser o primeiro que sai. Dessa forma, mesmo que as peças de tecidos não tenham data de validade. Sempre terão tecidos novos no estoque. Ainda se verificou que o operador de estoque tem baixa qualificação profissional tendo este apenas ensino fundamental incompleto, no qual seria impossível implementar, novas tecnologias e novas formas de controle se o operador não passar por treinamentos e qualificação profissional. Propõe-se que o administrador atente para a eficiência profissional deste setor, aplicando programa de treinamento ou contratando um profissional qualificado que possa gerir o estoque com os novos programas de controle e suas novas tecnologias. Para melhorar a qualidade na empresa poderia ser aplicado o programa 37 5s, que tem como objetivo mobilizar, motivar e conscientizar toda a empresa para a qualidade total, através da organização e da disciplina no local do trabalho. Adotando a política de operação Housekeeping, onde é praticado sistematicamente os 5S, Seiri (separação), Seiton (organização), Seiso (limpeza), Seiketsu (padronização) e Shitsuke (disciplina), nos almoxarifados, depósitos e áreas comuns, mantendo todos os itens devidamente identificados e estocados em um ambiente limpo e organizado, visando segurança e produtividade operacional. Em termos de visibilidade e gestão visual, procurar sempre deixar em evidencia os problemas operacionais para que as devidas providencias sejam agilizadas o mais breve possível. Falconi (2004) afirma que: “ o programa 5S é um sistema de organização do ambiente do trabalho, que envolve todas as pessoas da organização e é visto como uma nova maneira de conduzir a empresa com ganhos efetivos de produtividade. É um estilo participativo de gerenciamento. " Foi identificado que no ambiente do estoque não há demarcação e sinalização, sendo este de estrema importância tanto para segurança dos colaboradores e produtos como para identificar as áreas onde os produtos estão localizados. Para isso sugere-se que sejam sinalizados os cavaletes e os pisos para demarcar áreas de acesso e de segurança, com placas sinalizadoras e fitas. Depois de sinalizados os cavaletes e os pisos, os produtos devem ser endereçados e identificados e serem alocados em seu devido lugar com seus respectivos grupos separados por tipo de produto, o que é feito na empresa em estudo, mas de forma imparcial e ineficaz. Pois se constatou que nem todos os produtos estão identificados e algumas vezes os produtos estão alocados em lugares diferentes dificultando o melhor funcionamento dos processos e consequentemente afetando negativamente o atendimento ao cliente. Todas estas falhas gerenciais e operacionais implicam em estoques contábeis não fidedignos, que causam prejuízos para a organização e atrapalham a estratégia de desenvolvimento da empresa, atrapalhando claramente na tomada de decisão do gestor que não tem informações necessárias e reais do estoque aumentando o nível de risco da tomada decisão. 38 CONCLUSÃO Ao término de nossa pesquisa, chegamos à conclusão, que adquirimos um conhecimento mais amplo relacionado às matérias do terceiro período de administração, no qual colocamos em prática a maioria dos conceitos, princípios e abordagens debatidos em sala de aula e classificamos esse conhecimento como valioso para nós. A pesquisa nos ajudou a visionar melhorias feitas em nossas organizações e até mesmo na própria Cibel Tecidos. A empresa, como foi abordada no desenvolvimento é pequena comparada a seusconcorrentes. Acredita-se que o faturamento da empresa possa ser dobrado, se a matriz estiver completamente estruturada, possibilitando abrir uma filial em outro ponto estratégico da cidade. O planejamento será essencial para essa expansão de seus serviços. O fator organizacional de uma empresa é fundamental para seu sucesso. Observa-se na empresa em debate, a busca minuciosa pela qualidade e a satisfação do cliente. Nas visitas técnicas feitas, sempre era abordado pelos colaboradores esses pontos e visualizava-se um ótimo relacionamento “cliente- empresa”. O diretor da empresa é bem receptivo com novas ideias e procura ajustar na empresa as ideias fornecidas. 39 REFERÊNCIAS ASPECTOS FISICOS E ERGONOMICOS. Disponível em: <www.bwsconsultoria.com/2009/12/aspectos-fisicos-e-ergonomicos-nos > acesso em: 19 de abril 2016. O PROCESSO DE COMUNICAÇÃO DENTRO DA EMPRESA. Disponível em: < www.administradores.com.br/artigos/marketing/o-processo-de-comunicacao- dentro-da-empresa/56412/ > acesso em: 5 de abril 2016. PLANEJAMENTO ESTRATEGICO. Disponível em: < www.cedet.com.br> acesso em: 20 de abril 2016. REDUÇÃO DE CUSTOS LOGISTICOS. Disponível: < interlogis.com.br > acesso em: 15 abril 2016. DAFT, Richard L. Organizações – Teoria e Projetos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2008. JONES, Gareth R. Teoria das organizações. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. SOBRAL, Filipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2013. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da Administração. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011. CHILD, John. Organização: princípios e prática contemporâneos. São Paulo: Saraiva, 2012. MANGANOTE, Edmilson J. T. Organização, sistemas e métodos. Campinas: Editora Alínea, 2005. MINTZBERG, Henry. Criando organizações eficazes: estruturas em cinco configurações. São Paulo: Atlas, 2003. 40 APÊNDICE APÊNDICE A - Integrantes da equipe Fonte: Alexandro Bezerra, 2016. APÊNDICE B - Fachada da empresa Cibel Tecidos Fonte: Alexandro Bezerra, 2015. 41 APÊNDICE C – Setor de estoque antes da aplicação das sugestões de melhorias Fonte: Miguel Nunes, 2016. APÊNDICE D – Setor de estoque após a aplicação de sugestões de melhorias Fonte: Miguel Nunes, 2016. 42 APÊNDICE E - Setor de estoque após a aplicação de sugestões de melhorias Fonte: Alexandro Bezerra, 2016. APÊNDICE F – Funcionário do setor de estoque Fonte: Miguel Nunes, 2015.
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