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CURSO: ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS Disciplina: Desenvolvimento Organizacional Prof. Alexandre Leite (prof.alexandre.leite@gmail.com) Data:_____/_____/_____ Teoria do desenvolvimento organizacional (DO) Desenvolvimento Organizacional é uma mudança planejada. As mudanças decorrem da necessidade de modernizar, atualizar. O mundo está mudança a toda instante, é preciso acompanhar a evolução para não ficar em desvantagem. O mundo de hoje caracteriza-se por um ambiente em constante mudança. O ambiente que envolve as organizações é extremamente dinâmico, exigindo delas uma elevada capacidade de adaptação como condição básica de sobrevivência. O processo de mudança organizacional começa com o aparecimento de forças que vêm de fora ou de algumas partes da organização. Para ser DO é preciso que a mudança tenha certo vulto e importância, não pode ser a mudança de lugar de uma mesa, mas poderia ser a mudança do lay out de mesas de modo que possibilitar maior conforto, mais espaço no ambiente, mais racionalidade à produção, ou mesmo uma nova percepção aos funcionários que se servem de tais mesas. Portanto, para ser DO é necessário que a mudança interfira no ambiente, no processo ou no comportamento das pessoas, por exemplo. DO diz respeito à capacidade adaptativa das pessoas e consequentemente das organizações. O que é Desenvolvimento Organizacional French e Bell definem DO como “esforço de longo prazo, apoiado pela alta direção, no sentido de melhorar os processos de resolução de renovação organizacional, particularmente através de um eficaz e colaborativo diagnóstico e administração da cultura organizacional – com ênfase especial nas equipes formais de trabalho, equipes temporárias e cultura intergrupal – com a assistência de um consultor- facilitador e a utilização da teoria e tecnologia das ciências comportamentais, incluindo ação e pesquisa”. Esta definição implica em: 1. Processos de solução de problemas; 2. Processos de renovação; 3. Administração participativa; 4. Desenvolvimento e fortalecimento (empowerment) de equipes; 5. Pesquisa-ação: a) Diagnóstico preliminar do problema; b) Obtenção de dados para apoio (ou rejeição) do diagnóstico; c) Retroação de dados pelos participantes da organização; d) Exploração dos dados pelos participantes da organização; e) Planejamento da ação apropriada pelos participantes; f) Execução da ação apropriada. Pressupostos Básicos Existem pontos de concordância no que se refere aos pressupostos básicos que fundamentam o DO, a saber: 1. A constante e rápida mutação do ambiente - O mundo moderno caracteriza-se por mudanças rápidas constantes e numa progressão explosiva. 2. A necessidade de contínua adaptação - O indivíduo, o grupo, a organização e a comunidade são sistemas dinâmicos e vivos de adaptação, ajustamento e reorganização, como condição básica de sobrevivência em um ambiente em constante mudança. 3. A interação entre a organização e o ambiente - As qualidades mais importantes da organização são sua sensibilidade e sua adaptabilidade: sua capacidade de percepção e de mudança adaptativa ante a mudança de estímulos externos. 4. A interação entre indivíduo e organização - Toda organização é um sistema social. 5. Os objetivos individuais e os objetivos organizacionais - É plenamente possível o esforço no sentido de se conseguir que as metas dos indivíduos se integrem com os objetivos da organização. 6. A mudança organizacional deve ser planejada - A mudança planejada é um processo contínuo, e que leva anos. 7. A necessidade de participação e comprometimento - A mudança planejada é uma conquista coletiva e não o resultado do esforço de algumas pessoas. O aprendizado de novos comportamentos através de variadas técnicas introduz, além da competência interpessoal (relacionamento humano isento de bloqueios e preconceitos), maior adaptabilidade às mudanças. 8. O incremento da eficácia organizacional e do bem-estar da organização dependem de uma correta compreensão e aplicação dos conhecimentos acerca da natureza humana - As ciências do comportamento buscam localizar e criar nas organizações o ambiente de trabalho ótimo, em que cada indivíduo possa dar sua melhor contribuição e, ao mesmo tempo, ter consciência do seu potencial. 9. A variedade de modelos e estratégias de D.O. - Não há uma estratégia ideal nem ótima para o D.O. Existem, isto sim, modelos e estratégias mais ou menos adequados para determinadas situações ou problemas, em face das variáveis envolvidas e do diagnóstico efetuado. 10. O D.O. é uma resposta às mudanças - É um esforço educacional muito complexo, destinado a mudar atitudes, valores comportamentos e estrutura da organização, de tal maneira que esta possa se adaptar melhor às demandas ambientais, caracterizadas por novas tecnologias, novos mercados, novos problemas e desafios. 11. Um objetivo essencial das organizações é o de melhorar a qualidade de vida – As meras alterações estruturais (rearranjos no organograma, mudanças na hierarquia etc.) ou funcionais (alterações de rotinas e procedimentos), bem como os métodos científicos que visam melhorar a eficiência organizacional podem desenvolver estratégias de forma paralela às intervenções mais amplas para melhorar o processo de relações entre indivíduos, entre grupos, organização e seu ambiente, etc. 12. As organizações são sistemas abertos - A organização em si consiste em um número de subsistemas dinamicamente interdependentes, e mudanças em alguns deles podem afetar os outros subsistemas. Da mesma forma, a organização é em si um subsistema em um ambiente que consiste em muitos outros sistemas, todos dinamicamente interdependentes. Características do DO Os pontos que caracterizam o DO são: 1. Focalização na organização como um todo; 2. Orientação sistêmica: aumentar a eficácia tanto do corpo de individuais quanto da estrutura da organização 3. Agentes de mudança: pessoas que estimulam, orientam e coordenam a mudança dentro de um grupo ou organização; 4. Solução de problemas; 5. Aprendizagem: análise pelos participantes do grupo daquilo que foi aprendido pela experiência; 6. Processo de grupo e desenvolvimento de equipes; 7. Retroação: informações de retorno, feedback; 8. Orientação contingencial: o D.O. é dinâmico e modela-se de acordo com as exigências situacionais; 9. Enfoque interativo: a comunicação e interação são o centro da atenção do D.O.. Objetivos do DO Os objetivos comuns do D.O. são: 1. Criação de um senso de identificação das pessoas com relação à organização. Busca-se a motivação juntamente com o comprometimento, compartilhamento de objetivos comuns e o aumento de lealdade; 2. Desenvolvimento do espírito de equipe por meio da integração das pessoas; 3. Aprimoramento da percepção comum sobre o ambiente externo a fim de facilitar a adaptação de toda a organização. No fundo, o DO constitui a aplicação das técnicas das ciências comportamentais para melhorar a saúde e eficácia organizacional através da habilidade das pessoas de confrontar com as mudanças ambientais, melhorar as relações internas e incrementar a capacidade de solução de problemas. Origens do DO O movimento de Desenvolvimento Organizacional surgiu a partir de 1962, com um conjunto de idéias a respeito do homem, da organização e do ambiente, no sentido de facilitar o crescimento e o desenvolvimento das organizações. No sentido restrito, o D.O. é um desdobramento prático e operacional da Teoria Comportamental a caminho da abordagem sistêmica. Não se trata de uma teoria administrativa, mas de um movimento no sentido de aplicar as ciências do comportamento. As origens do DO podem ser atribuídas a vários fatores, a saber: 1. A dificuldade encontrada em se operacional os conceitos das diversas teorias sobre organização, cada qual trazendo uma abordagem diferente. O D.O. resultoudos esforços da Teoria Comportamental no sentido de promover a mudança e flexibilidade organizacional. 2. Os estudos sobre a motivação humana vieram demonstrar a necessidade de uma nova abordagem da administração, capaz de interpretar uma nova concepção do homem moderno e da organização atual, baseada na dinâmica motivacional. Os objetivos dos indivíduos nem sempre conjugam com os objetivos organizacionais, levando os participantes da organização a um comportamento alienado e ineficiente que retarda ou impede o atendimento do objetivo da organização. 3. A criação do National Training Laboratory (N.T.L.) de Bethel em 1947 e as primeiras pesquisas de laboratório sobre o comportamento de grupo. As técnicas de laboratório feita sobre Treinamento da sensitividade visavam principalmente a melhorar o comportamento de grupo. O treinamento da sensitividade utiliza o chamado Training Group (T-Group). 4. A publicação de um livro, em 1964, por um grupo de psicólogos do National Training Laboratory, expondo suas pesquisas sobre T-Group, os resultados com o treinamento da sensitividade e as possibilidades de sua aplicação dentro das organizações. 5. A pluralidade de mudanças no mundo que deram origem ao desenvolvimento organizacional a saber: a) Transformação rápida e inesperada do ambiente organizacional; b) Aumento do tamanho das organizações, fazendo com que os volumes das atividades tradicionais da organização não sejam suficientes para sustentar o crescimento; c) Diversificação e complexidade da tecnologia moderna, exigindo integração entre atividades e pessoas especializadas e de competência diferentes; d) Mudança no comportamento administrativo devido a um: • Novo conceito de homem baseado num crescente e maior conhecimento de suas complexas e mutáveis necessidades, o qual substitui uma idéia de homem ultra- simplificado; • Novo conceito de poder, baseado na colaboração e na razão, o qual substitui um modelo de poder baseado na coação e na ameaça; • Novo conceito de valores organizacionais, baseados em ideais humanístico democrático, o qual substitui o sistemas de valores despersonalizados e mecanistico da burocracia. 6. A fusão das duas tendências no estudo das organizações: o estudo da estrutura e o estudo do comportamento humano nas organizações, integrados através de um tratamento sistemático. A teoria de sistemas aglutina aspectos culturais e comportamentais, possibilitando daí para frente, o surgimento do D.O.. Há diferenças em processo e estrutura: a) Os aspectos estruturais são elementos estáticos da organização, se referindo ao arranjo dos seus componentes.O processo, por outro lado, é dinâmico e refere-se às normas culturais que determinam ambiente da organização, a qualidade das comunicações humanas e outros fatores. b) O desenvolvimento da organização não pode ser gerado por modificações apenas de estrutura ou pela destruição das estruturas. Além da mudança estrutural, o D.O. exige mudanças nos processos entre pessoas e grupos. 7. Os estudos sobre conflitos interpessoais, de pequenos grupos, passando a administração pública e posteriormente a todos os tipos de organização, recebendo modelos, procedimentos e métodos de diagnósticos. O D.O. constituiu um passo intermediário entre o behaviorismo e a Teoria dos Sistemas somente se formou quando incorporou a abordagem sistêmica no tratamento das organizações. Foi com o D.O. que a Teoria da Contingência fincou suas bases definitivas e partiu para a divulgação de suas premissas básicas. 8. Os modelos de D.O. consideram basicamente quatro variáveis:ambiente,organização, grupo e indivíduo.Os autores exploram a interdependência dessas variáveis para diagnosticar a situação e intervir em aspectos estruturais e comportamentais para provocar mudanças. Conceito de Desenvolvimento O desenvolvimento é um processo lento e gradativo que produz o exato conhecimento de si próprio e à realização de suas potencialidades da organização .O desenvolvimento da organização permite: 1. Conhecimento profundo e realístico de si próprio e de suas possibilidades; 2. Conhecimento profundo e realístico do meio em que opera; 3. Planejamento das relações com o meio ambiente e com os seus participantes. 4. Estrutura interna flexível para se adaptar às mudanças que ocorrem no meio ambiente e entre os seus participantes; 5. Meios de informação do resultado dessas mudanças e da adequação resposta. As organizações devem possuir estruturas orgânicas adaptáveis e capazes de resolver problemas. Para tanto, o desenvolvimento da organização pode ser feito através de estratégias de mudança, a saber: ● Mudança evolucionária: Quando a mudança de uma ação para outra que a substitui é pequena e dentro de limites das expectativas e dos arranjos do status quo. Geralmente ela é lenta, suave e não transgride a expectativa que nelas estão envolvidos. ● Mudança revolucionária: Quando a mudança substitui, contradiz ou destrói os arranjos do status quo. Esta mudança é rápida, intensa, brutal, transgride e rejeita as antigas expectativas. ● Desenvolvimento sistemático: Os responsáveis pela mudança delineiam modelos do que a organização deveria ser em comparação com o que é, enquanto aqueles cujas ações serão afetadas pelo desenvolvimento sistemático, estudam, avaliam, criticam o modelo de mudança para recomendar alterações nele, baseadas em seu próprio discernimento e compreensão. Desenvolvimento Organizacional O Desenvolvimento Organizacional é uma resposta da organização às mudanças. É um esforço educacional muito complexo, destinado a mudar atitudes, valores, comportamentos e a estrutura da organização, de tal maneira que esta possa se adaptar melhor às novas conjunturas, mercados, tecnologias, problemas e desafios que estão surgindo em uma crescente progressão. O Desenvolvimento Organizacional visa dar a clara percepção do que está ocorrendo nos ambientes interno e externo da organização, a análise e decisão do que precisa ser mudado e a intervenção necessária para provocar a mudança, tornando a organização mais eficaz, perfeitamente adaptável às mudanças e conciliando as necessidades humanas fundamentais com os objetivos e metas da organização. O D.O. exige a participação ativa, aberta e não-manipulada de todos os elementos que serão sujeitos ao seu processo (ou seja, das pessoas que sofrerão a mudança) e, mais do que tudo, uma profundo respeito pela pessoa humana (saber que é natural as pessoas relutarem às idéias inivadoras. Muitos pensam: se assim funciona, por que mudar? E se não der certo com essa mudança? O que será? E elas têm razão, pode mesmo não dar certo. As Mudanças e a Organização O conceito de organização para os autores especialistas em DO é tipicamente comportamental: “uma organização é a coordenação de diferentes atividades de contribuintes individuais com a finalidade de efetuar transações planejadas com o ambiente”. Esse conceito utiliza a noção tradicional de divisão do trabalho ao se referir as diferentes atividades e a coordenação existente na organização e se refere às pessoas como contribuintes para as organizações, em vez de estarem elas próprias, incluídas totalmente nas organizações. Toda organização atua em determinado meio ambiente e sua existência e sobrevivência dependem da maneira como ela se relaciona com esse meio. Assim, ela deve ser estruturada e dinamizada em função das condições e circunstâncias que caracterizam em que ela opera. Os autores do D.O. adotam uma posição antagônica ao conceito tradicional da organização, salientando as diferenças fundamentais existentes entre os sistemas mecânicos (típicos do conceito tradicional) e os sistemas orgânicos (abordagem do D.O.). Para eles, os sistemas orgânicos tornam as organizações coletivamente conscientes de seus destinos e da orientação necessária para melhor se dirigir a eles. A tarefa básica doD.O. é transformar as organizações mecanicistas em orgânicas. As Mudanças e a Organização O conceito de Desenvolvimento Organizacional está intimamente ligado aos conceitos de mudança e de capacidade adaptativa da organização à mudança. Uma que se caracteriza como organização mecanicista não está aberta à mudança devido ao seguinte: • A ênfase é exclusivamente individual e nos cargos • Relacionamento do tipo autoridade e obediência • Rígida adesão à delegação e à responsabilidade dividida • Divisão do trabalho e supervisão hierárquica rígidas • Tomada de decisões centralizada • Controle rigidamente centralizado • Solução de conflitos por meio de repressão, arbitragem e/ou hostilidade Já as organizações que se caracterizam como Sistemas Orgânicos ou sistemas organicistas são mais fácis de se promover mudanças porque: • A ênfase é nos relacionamentos entre e dentro dos grupos • Confiança e crença recíprocas • Interdependência e responsabilidade compartilhada • Participação e responsabilidade multigrupal • A tomada de decisões é descentralizada • Amplo compartilhamento de responsabilidade e de controle • Solução de conflitos através de negociação ou de solução de problemas Conceito de Cultura Organizacional Cultura organizacional é o conjunto de hábitos, crenças e valores e relacionamento sociais típicos de cada organização.Em outras palavras, ela é representa as normas informais e não escritas que orientam o comportamento dos membros da organização. Clima Organizacional O clima organizacional constitui o meio interno de uma organização, a atmosfera psicológica característica que existe em cada organização.Assim, resulta de um complexo envolvimento de componentes relacionados com aspectos formais e informais da estrutura, dos sistemas de controle, regras e normas e relações interpessoais existentes na organização. Mudança da cultura e do clima organizacional 1. A organização é um sistema complexo humano, com características próprias, típicas da sua própria cultura e clima organizacional. Para mudar o clima organizacional, a organização precisa ter capacidade inovadora, ou seja: a) Adaptabilidade:capacidade de resolver problemas e reagir de maneira flexível ás exigências mutáveis e inconstantes do meio ambiente. Para ser adaptável, a organização deve: b) ser flexível, para poder adaptar e integrar novas atividades; c) ser receptiva e transparente a novas idéias, venham elas tanto de dentro como de fora da organização, 2. Senso de identidade: conhecimento e a compreensão do passado e do presente da organização e a compreensão compartilhamento dos objetivos da organização por todos os seus participantes. No D.O. não há lugar pára a alienação do empregado, mas para o comprometimento do participante. 3. Perspectiva exata do meio ambiente: uma percepção realista aliada a uma capacidade de investigar e compreender o meio ambiente; 4. Integração entre os participantes: para que a organização possa se comportar como um todo orgânico. Conceito de Mudança O mundo atual se caracteriza por um ambiente dinâmico, exigindo das organizações uma elevada capacidade de adaptação como condição básica de sobrevivência. Adaptação, renovação e revitalização significam mudança. O processo de mudança adotado pelo D.O. se baseia no modelo de Lewin e outros. O modelo envolve três etapas distintas: ● Descongelamento do padrão atual do comportamento: Surge quando a necessidade de mudança torna-se óbvia onde se pode rapidamente entendê-la e aceita-lá, para que a mudança possa ocorrer. O descongelamento significa que velhas idéias e práticas serão derretidas; ● Mudança: Surge quando ocorre a descoberta e adoção de novas atitudes, valores e comportamentos. A mudança é a fase em que novas idéias e práticas são aprendidas de modo que as pessoas passam a pensar e a executar de uma nova maneira; ● Recongelamento: Significa a incorporação de um novo padrão de comportamento através de mecanismos de suporte e de reforço, de modo que ele se torna a nova norma, passando a ser a nova maneira de fazer o seu trabalho. As Forças que Atuam no Processo de Mudança O DO é vital para a organização que concorre e luta pela sobrevivência em condições de mudança. As mudanças que ocorrem no mundo moderno exigem a revitalização e reconstrução das organizações. Estas têm de se adaptar às mudanças do ambiente.As mudanças organizacionais devem ser planejadas. A administração da mudança começa com a análise das forças exógenas e das forças endógenas que criam a necessidade de mudança na organização. Essas forças são transferidas para necessidades percebidas na organização, tratando de verificar o que deve ser mudado na empresa. A mudança ocorre quando as forças impulsionadoras e favoráveis são maiores do que as forças restritivas e impeditivas. Fases da Organização As organizações assumem diferentes formas organizacionais em diferentes ambientes e em diferentes épocas. Uma organização, durante sua existência, percorre cinco fases bastante distintas: 1. Fase pioneira: é a fase inicial da organização pelos seus fundadores ou empresários. 2. Fase de expansão: é a fase em que a organização cresce e expande as suas atividades, intensificando sua operação e aumentando o número de seus participantes. 3. Fase de regulamentação: com o crescimento das atividades da organização, esta é obrigada a estabelecer normas de coordenação entre os diversos departamentos ou setores que vão surgindo, bem como definir rotinas e processo de trabalho. 4. Fase de burocratização: com o desenvolvimento das operações e de acordo com sua dimensão a organização passa a necessitar de uma verdadeira rede de regulamentação burocrática. 5. Fase de reflexibilização: ou seja, de readaptação ‘a flexibilidade, de reencontro com a capacidade inovada perdida, através da introdução consciente de sistemas organizacionais flexíveis. Críticas às Estruturas Convencionais Os especialistas em D.O. salientam que as estruturas convencionais de organização não têm condições de estimularem atividade inovadora nem de se adaptarem a circunstância em mudanças. As principais críticas que fazem às estruturas convencionais de organização são as seguintes: ● O poder da administração frustra e aliena o empregado ● A divisão do trabalho e a fragmentação de funções impedem o compromisso emocional do empregado. ● A autoridade única ou unidade de comando restringe a comunicação do empregado, afetando negativamente o comprometimento deste com a organização. ● As funções permanentes, uma vez designadas, tornam-se fixas e imutáveis. Processos de DO Seus processos são os seguintes: 1. Colheita de dados: Sendo uma das partes mais difíceis do D.O., a colheita e análise de dados nos dá uma idéia geral da organização, ressaltando onde as coisas vão bem e onde precisam melhorar. Necessita de técnicas e métodos para descrever o sistema, suas relações e assuntos mais importantes. 2. Diagnóstico organizacional: É o processo de solução de problemas, utilizando dos conhecimentos adquiridos na etapa anterior. Utilizam-se técnicas de identificações de prioridades e conseqüências chegando até aos objetivos. Além disso também tem importância estratégica, pois tem de se pensar em soluções alternativas para eventuaisfalhas. 3. Ação de intervenção: O momento da mudança efetivamente dita. É neste ponto que as idéias planejadas são postas em prática. Existem várias técnicas para diminuir as dificuldades que ocorrem durante as transações, além de outras tantas para se medir o resultado das decisões tomadas. Não é a fase final do processo, já que o mesmo está sem contínua mudança, ou seja, após esta fase o processo volta à colheita de dados, e segue na ordem para que as idéias e planejamentos nunca estejam desatualizados. Estágios do DO A partir destes conceitos,foi elaborado um modelo de diagnóstico e ação, baseado num ciclo de quatro estágios, à saber: 1. Diagnóstico: avalia-se a situação atual e a situação desejada; 2. Planejamento de ação: a ação da mudança é planejada, podendo ser de natureza educacional, natureza estrutural ou uma mudança na estratégia transicional básica da organização; 3. Implementação de ação: comprometimento dos participantes a seguir o plano de ação e acompanhamento do processo (follow-up); 4. Avaliação: o resultado da avaliação implica numa alteração do diagnóstico, o que leva a novos levantamentos e planejamentos a serem executados. Estes quatro estágios podem se sobrepor. Cultura organizacional ou Teoria do Desenvolvimento Organizacional (D.O.) O precursor deste movimento teórico foi Leland Bradford, autor do livro “T-Group Theory and laboratory methods” (Nova York, 1964). D.O. considera basicamente quatro variáveis: 1) o meio ambiente, focalizando aspectos como a turbulência ambiental, a explosão do conhecimento, a explosão tecnológica, a explosão das comunicações, o impacto dessas mudanças sobre as instituições e valores sociais, etc.; Tudon isso exige que uma organização reveja seus valores e procedimentos para acompanhar a evolução. Exemplo: Um empresa permanece usando a tradicional comunicação feita pelo correio e não liga para a internet. O que acontecerá com ela? 2) a organização: sofre o impacto da turbulência ambiental, por isso é compelida a criar condições ou mecanismos para escapar dessas forças destrutivas. Ex. se vê compelida a mudar regras que acaba de implantar, ou seja, acaba tendo que flexibilizar ; 3) o grupo social, considerando aspectos de liderança, comunicação, relações interpessoais, conflitos, etc.; Os grupos na empresa também sofrem influências diversas e tal modo a pressionar os indivíduos que não se aderem ao novo valor. 4) o indivíduo: ressalte-se as motivações, atitudes necessidades, etc. Ex: os jovens que entram numa empresa se deparam com o conservadorismo dos mais velhos. Como sobreviver a esse impacto? Cultura Organizacional A cultura é o que dá identidade ao homem, interfere em seu caráter, molda suas crenças e explica o mundo. O conjunto de valores, crenças e modos de vida de uma pessoa, somado ao conjunto de valores, etc, de outras, forma uma cultura. Então, cultura é a forma de ser de um grupo. Ex. Na Faal os valores dos professores, suas crenças sobre a qualidade do ensino, suas formas de pensar e agir, são, de certo modo, muito parecidos, pois a maioria tem formação semelhante. Isso é um traço cultural do corpo docente. Os alunos, por sua vez, ao assimilarem esses valores, validando na prática os valores adotados pelos professores, igualmente, compartilham dos mesmos valores. A soma disso resulta na cultura da Faal. Por exemplo, a idéia de que no emprego público as pessoas trabalham pouco, se quisermos mudar isso, estaremos diante de uma situação típica de DO. Ou seja, se tentarmos mudar essa forma de ser do servidor público, a maioria vai resistir provavelmente. Portanto, se quisermos mesmo mudar, teremos que planejar muito bem essa intervenção para dar certo. É assim que DO se torna útil, ele ajuda as lideranças realizarem mudanças, a intervirem na cultura, nos processos, etc. A Cultura Organizacional repousa sobre um sistema de crenças e valores, tradições e hábitos, uma forma aceita e estável de interações e de relacionamentos sociais típicos de cada organização. A cultura de uma organização não é estática e permanente, mas sofre alterações ao longo do tempo, dependendo de condições internas ou externas. Algumas organizações conseguem renovar constantemente sua cultura mantendo a sua integridade e personalidade, enquanto outras permanecem com sua cultura amarrada a padrões antigos e ultrapassados. A única maneira viável de mudar uma organização é mudar a sua cultura, isto é, os sistemas de valores dentro dos quais as pessoas vivem e trabalham. Além da cultura organizacional, os autores do D.O. põem ênfase no clima organizacional, que constitui o meio interno de uma organização, a atmosfera psicológica característica em cada organização. O clima organizacional está intimamente ligado ao moral e à satisfação das necessidades humanas dos participantes. O clima pode ser saudável ou doentio, pode ser quente ou frio, pode ser negativo ou positivo, satisfatório ou insatisfatório, dependendo de como os participantes se sentem em relação à sua organização. Por exemplo: para introduzirmos as técnicas industriais japonesas numa organização, certamente vamos nos deparar com o comodismo das pessoas, elas querem permanecer fazendo a mesma coisa. A única mudança que as pessoas querem é no resultado. Sem mudar a forma, não haverá mudança no resultado. Fazendo a mesma coisa sempre é insano querer que os resultados sejam diferentes. Diante desse dilema, cabe então ao administrador mostrar que os resultados serão diferentes se houver mudanças na forma forma de fazer. Portanto, para mudar. É preciso primeiro mudar a cultura, as pessoas precisam ter outras atitudes no fazer para terem outros resultados. Nesse caso caso, a teoria mostra que as técnicas japonesas são capazes de mudar os resultados nas empresas. Para introduzir essas técnicas na empresa, é preciso mudar a cultura. Conceito de Mudança Fases da Organização As organizações assumem diferentes formas organizacionais em diferentes ambientes e em diferentes épocas. Mais do que isso, as organizações, durante sua existência, percorrem cinco fases distintas: • Fase Pioneira: é a fase inicial da organização pelos seus fundadores ou empresários. Com os poucos procedimentos estabelecidos, a capacidade de empresa para realizar inovações é bastante elevada. • Fase de Expansão: é a fase em que a organização cresce e expande suas atividades, intensificando suas operações e aumentando o número de seus participantes. A preocupação básica é o aproveitamento das oportunidades que surgem e o nivelamento entre a produção da organização e as necessidades ambientais. • Fase de Regulamentação: com o crescimento das atividades da organização, esta é obrigada a estabelecer normas de coordenação entre os diversos departamentos ou setores que vão surgindo, bem como definir rotinas e processos de trabalho. • Fase de Burocratização: com o desenvolvimento das operações e de acordo com a sua dimensão, a organização passa a necessitar de uma verdadeira rede de regulamentação burocrática, preestabelecendo todo o comportamento organizacional dentro de padrões rígidos e de um sistema de regras e procedimentos para lidar com todas as contingências possíveis relacionadas com as atividades do trabalho. • Fase de Reflexibilização: é uma fase de readaptação à flexibilidade, de reencontro com a capacidade inovadora perdida, através da introdução consciente de sistemas organizacionais flexíveis. O Desenvolvimento Organizacional é exatamente um esforço de reflexibilização. É aqui que mais se vê a necessidade de DO, pois a organização e as pessoas se acomodaram. Modelos de DO O DO em sua essência exige alterações estruturais que constitui-se basicamente de alterações em organogramas, métodos e processos, rotinas e procedimentos de trabalho, alterações no projeto do trabalho, entre outros; e alterações comportamentais que focam a cultura da organização, relações interpessoais, etc... Além disso ambas alterações devem funcionar em conjunto e harmonia segundo o D.O. Devido à Teoria de Sistemas que ligou as teorias estruturais e comportamentais apareceram vários modelos de D.O. Além disso muitos autores propõem alterações comportamentais ao invés de estruturais por considerarem a primeira mais realística e autêntica, fazendo assim com que hajam muito mais modelos relacionados à mudançascomportamentais do que estruturais. Modelos Relacionados com AlteraçõesEstruturais São alterações inicialmente geralmente pela administração que incidem sobre as estruturas da organização, como: a situação ou o ambiente de trabalho de uma pessoa, sobre a estrutura ou tecnologia adotada na organização. Existem algumas mudanças importantes estruturais a longo prazo: ● Mudanças nos métodos de operação: maneiras de realizar o trabalho, localização do trabalho, disposição das áreas de trabalho, natureza dos materiais usados, natureza da fábrica e das instalações, maquinaria, ferramentas e equipamentos, práticas de segurança e de manutenção, e normas operacionais; ● Mudanças nos produtos: especificações dos produtos, especificações de processos,materiais componentes, e padrões de qualidade; ● Mudanças na organização: estrutura da organização e atribuição de responsabilidades, níveis de supervisão, extensão da delegação de padrões, tamanho e natureza dos grupos de trabalho, supervisão dos grupos de trabalho, e colocação dos indivíduos em tarefas específicas; ● Mudanças no ambiente de trabalho: condições de trabalho, sistemas de recompensa e punição, padrões de desempenho, e diretrizes e métodos de ação. Modelos Relacionados com Alterações Comportamentais Devido ao DO ser fundamentalmente antiautoritário a maior parte dos modelos que se dedicam à alterações comportamentais destinam-se a encorajar uma maior participação e comunicação dentro da organização. Desenvolvimento de Equipes Como as estruturas convencionais organizacionais trazem uma certa inibição sobre a inovação e a criatividade, a técnica de formação e desenvolvimento de equipes, onde grupos de empregados de vários níveis e especializações se reúnem sob a orientação de um especialista ou consultor e criticam-se mutuamente de uma forma a obter uma melhor compreensão de todos numa equipe. A posição hierárquica dos participantes, durante o processo, torna-se irrelevante. As características mais importantes de uma equipe eficiente são: compreensão, entendimento mútuo e identificação no que se refere às metas do grupo, comunicações francas e abertas, confiança e apoio mútuos e recíprocos, tratamento eficiente dos conflitos, desenvolvimento de um uso seletivo e adequado do conceito de equipe, utilização adequada das habilidades dos seus membros, e desenvolvimento de uma liderança adequada. Outra técnica é fazer com que a coordenação do consultor se torne mais firme e ele mesmo faça intervenções para trazer uma melhoria em seus processos. As técnicas têm modelos escalares para a avaliação da eficiência de equipe propostos por McGregor e Schein. Dessa forma o desenvolvimento de uma equipe passa pelos seguintes estágios: 1. Formulação do problema, a partir da necessidade sentida. 2. Apresentação de propostas para a solução. 3. Previsão das conseqüências e teste das propostas. 4. Planejamento para a ação. 5. Tomada das providências para a ação. 6. Avaliação dos resultados. Existem ainda outras abordagens para o desenvolvimento de equipes, porém com os jácitados já percebe-se que em geral o mesmo destina-se à obtenção de equipes coesas e homogêneas. GESTÃO DA MUDANÇA ORGANIZACIONAL PONTOS A CONSIDERAR EM UMA MUDANÇA ORGANIZACIONAL I – PREPARANDO-SE PARA A MUDANÇA Qual é o primeiro passo? Quem precisa ser envolvido? II – PLANEJANDO A MUDANÇA Os passos seguintes o ajudarão a ter sucesso ao apresentar e implementar um processo de mudança em sua organização. É importante que esses passos sejam primeiramente aplicados pelo gerente da mudança à própria equipe selecionada para trabalhar esse processo. Esse exercício ajudará você e seu grupo a estarem preparados para enfrentar as questões, dúvidas ou problemas que são intrínsecos ao processo de mudança. Dependendo das circunstâncias, você não precisará atravessar cada passo em perfeita ordem ou na seqüência ideal, mas deverá estar alerta para o que esse passo pode representar para o sucesso da missão. O exercício poderá também demonstrar que você e seu grupo correm o risco de não estarem preparados adequadamente para implementar a mudança com sucesso. Estes passos são: a. Preparação: antecipar os elementos-chave da mudança. b. Planejamento: colocar a sua equipe em ação para planejar o trabalho a ser feito. c. Estruturas de transição: estabelecer meios especiais de trabalho conjunto e estruturas organizacionais transitórias (temporárias). d. Implementar o processo de mudança: ativando uma proposta flexível e criando condições para que a equipe estabeleça um ciclo de aprendizagem como parte integrante do processo. e. Recompensar: reconhecer as pessoas que conseguiram realizar seus trabalhos. Use o exercício seguinte como passos importantes para o estabelecimento de mudanças. Preparação Antes de realizar mudanças, sempre que possível siga estes cinco passos: 1. Prepare seus funcionários esclarecendo-os com a antecipação necessária sobre as mudanças propostas. CUIDADO: tudo tem seu tempo! A comunicação não deve ser muito antecipada, porque pode gerar ansiedade por um longo período. Não deve ser muito próximo da mudança, para não ser considerada uma imposição, e sim um forte desejo de que as pessoas participem ativamente do processo de mudança. 2. Descreva todos os passos da mudança tão detalhadamente quanto possível. Não deixe de descrever como você vê as mudanças afetando os funcionários e suas funções dentro da organização. Tente identificar aqueles funcionários que seriam os mais afetados e se aproxime deles antes dos demais. 3. Pesquise o que ocorreu durante a última mudança. Qual foi o comportamento de seu grupo em relação a ela? Houve envolvimento ou a experiência foi traumática ? Aprenda com as experiências passadas e deixe essas vivências influenciarem as ações atuais. 4. Avalie a prontidão organizacional de sua equipe para com a mudança proposta. Estão prontos para a mudança? Quando uma pessoa ou grupo não está preparado, há uma tendência a reagir de maneira negativa. As pessoas resistem menos à mudança se estiverem emocionalmente preparadas para lidar com ela. 5. Procure não fazer mudanças adicionais às que foram propostas. As pessoas precisam se sentir seguras. Esteja atento para que as mudanças propostas, e de grande importância para a organização, não sejam atrapalhadas por mudanças cosméticas que afetam a vida do funcionário e de sua família, tais como: alterar datas de pagamento de salários ou horário de entrada e saída, café, almoço, etc. MUDE O QUE É REALMENTE IMPORTANTE PARA A ORGANIZAÇÃO. Planejamento Esta é uma etapa muito importante e deve ser adequadamente pensada: 1. Faça planos de contingência, pense em alternativas às mudanças propostas, caso elas não sejam concretizadas. Pense também em possíveis resultados que não podem ser antecipados. 2. Leve em conta o impacto da mudança na performance e produtividade do pessoal. Não espere que as pessoas adiram às mudanças imediatamente. Cada um responde diferentemente a elas. Encoraje a participação de cada um dos funcionários. 3. Antecipe os conhecimentos e habilidades necessários para administrar o processo de mudança. Sua equipe tem esses conhecimentos e habilidades? Você pensou em treiná-los nessas habilidades? 4. Estabeleça um cronograma para a mudança, bem como os objetivos a serem atingidos. Isso facilitará o monitoramento e estabelecerá etapas para se avaliar e reconhecer o sucesso alcançado pelo grupo em seu processo de mudança. Estruturas temporárias de transição Após realizar o planejamento, você deverá: 1. Estabelecer um grupo temporário que irá gerenciar e monitorar o processo de transição. Esse grupo é temporário porque não se espera que ele continue uma vez que a mudança seja completada. Esse grupo ajudará a organização a sair do estado presente para a nova situação desejada. Pode ser necessário realocar poderes dentro da organização paraque linhas de mando temporárias possam coordenar e identificar possíveis obstáculos na implementação das mudanças. 2. Estabelecer políticas e diretrizes ou procedimentos temporários que devem permanecer enquanto durar a transição. Não se esqueça de que nessa etapa a organização está vivendo um momento de ansiedade, de tensão organizacional, de criatividade e de busca de novidades. Gerenciar esse equilíbrio entre a tensão e a criatividade requer grande atenção e flexibilidade por parte do gerente da mudança. 3. Criar novos canais de comunicação. Reforce a importância das mudanças através de todos os meios de comunicação possíveis. Ajude os participantes a entenderem o que se busca, não permitindo que o inevitável surgimento de boatos solapem a confiança nos responsáveis pelas mudanças. 4. Realizar encontros freqüentes para a resolução de problemas inesperados, dar retorno às dúvidas dos participantes, esclarecendo tudo o que for possível. Reserve tempo na agenda dos responsáveis pela mudança para que eles possam escutar e receber críticas de qualquer membro da organização com relação às mudanças que estão ocorrendo ou que deverão ocorrer. Implementação 1. Providencie treinamento apropriado para as novas habilidades e acompanhe bem de perto a aquisição de novos modelos de comportamento que reflitam os novos valores que a organização está promovendo. 2. Reafirme a todos, do topo da organização ao mais simples funcionário, a respeito da importância e responsabilidade deles no processo de mudança. 3. Esteja presente e dê estímulo à sua equipe de trabalho. Fique mais próximo das pessoas do que o usual, para que elas sintam segurança em um momento de transição e incerteza. 4. Entenda a resistência. Ajude as pessoas a se afastarem do “velho”. Prepare-se para ajudar aqueles que têm maior dificuldade em acompanhar as mudanças propostas. Dê às pessoas uma chance para avançar no sentido da mudança. Observe seus desempenhos. Questione se a mudança está indo na direção certa. 5. Encoraje as pessoas a pensar e atuar criticamente. 6. Colabore, construa pontes entre seu grupo de trabalho e outros grupos. Aproveite todas as oportunidades para influenciar os outros com seu dinamismo e sucesso. 7. Monitore o processo de mudança. Estabeleça mecanismos para monitorar como a organização está respondendo ao processo de mudança. Recompensa 1. Compartilhe os sucessos conseguidos durante o processo de mudança. 2. Crie incentivos para os esforços especiais. Reconheça aqueles que lideram o processo de mudança. Dê a conhecer que a organização está satisfeita com o esforço realizado. Divulgue pelos meios de comunicação disponíveis as realizações e os responsáveis pelo sucesso alcançado. III – O QUE ACONTECE COM AS PESSOAS? “As pessoas não temem a mudança, temem a perda.” Entendendo a perda A mudança ocorre quando algo termina e outra coisa diferente ou nova se inicia. O período entre esses dois pontos é a transição. Geralmente significa mover-se daquilo que nos é familiar para o desconhecido. Mesmo quando a mudança é positiva, esse processo pode nos afetar, a ponto de somatizarmos os sintomas. Um dos erros mais freqüentes na gestão de mudanças é subestimar o efeito que elas têm nas pessoas. Lembre-se sempre de que envolve um processo de desordem e compreenda que as pessoas necessitam de um tempo de adaptação. Lembre-se também de que toda mudança envolve algum tipo de perda e, caso você não saiba gerenciar perdas, não poderá conduzir pessoas a uma nova direção. Alguns tipos de perda associadas a processos de mudanças são os seguintes: (a) segurança, (b) competência, (c) relacionamentos, (d) direção e (e) território. Como as pessoas mudam As pessoas mudam quando há uma boa condução do processo por parte do líder e não quando há uma simples imposição. É de suma importância que a equipe confie no dirigente, pois só assim o seguirá. É também importante incentivar a equipe durante o processo e saber reconhecer os méritos ao longo do caminho. Do perigo à oportunidade É comum que as pessoas enxerguem mudanças como sendo um perigo ou ameaça, uma vez que tais processos levam ao desconhecido. Saber transladar o foco para que as pessoas percebam também as oportunidades é uma maneira de potencializar a implementação bem- sucedida de uma mudança. As fases de transição de uma mudança Podemos discriminar nuances no conceito de perigo e de oportunidade. O perigo pode se concretizar sob a forma extrema de: (a) recusa ou de (b) resistência a uma mudança, enquanto a oportunidade pode se concretizar sob a forma de: (a) experimentação ou, mais ao extremo, de (b) comprometimento. Grade de transição É interessante notar que o perigo projeta o olhar para o passado, enquanto a oportunidade o projeta para o futuro. Durante o processo de mudança, os membros de uma equipe estarão passando por diferentes fases, sendo importante saber diagnosticar essas diferenças e responder com estratégias específicas a cada uma das fases mencionadas acima. Cada uma das fases possui distintos sintomas, os quais podem ser úteis para fazer um diagnóstico: • Recusa: apatia, indiferença; • Resistência: incômodo, raiva, isolamento; • Experimentação: frustração, muitas idéias novas, muito trabalho, falta de foco; • Comprometimento: trabalho em equipe, satisfação, foco e linha de ação claros. Como mudanças são inevitáveis, uma boa pergunta é: estaremos sempre navegando nessa onda de transição? A resposta ideal é sim. O desafio é aprender a passar por essas transições da maneira mais suave e criativa possível. O que nos ajuda a navegar em território desconhecido é um bom mapa daquilo que podemos esperar, assim como informações sobre maneiras de responder mais efetivamente aos desafios previsíveis que nos são apresentados. Ambiente externo Ambiente interno Passado Futuro Recusa Resistência Comprometimento Experimentação O que fazer em cada fase Durante a recusa Forneça informações, divulgue os planos de uma mudança em breve. Explique o que devem esperar e sugira o que eles poderão fazer para melhor se adaptar à nova situação. Dê tempo para que tudo isso possa ser absorvido e esteja disponível para conversar. Durante a resistência Ouça, acolha sentimentos, responda de forma empática. Jamais refute sentimentos ou pensamentos que são compartilhados com você. Durante a experimentação Concentre-se em prioridades e forneça qualquer treinamento que se faça necessário. Acompanhe projetos em fase de implementação. Estabeleça metas de curto prazo, conduza sessões de tempestade de idéias, assim como de planejamento. Durante o comprometimento Estabeleça metas de longo prazo. Concentre-se no trabalho de equipe. Olhe adiante. Evite • Ignorar a resistência • Focar de saída o trabalho em equipe • Exigir produtividade antes do tempo Competências necessárias para conduzir a mudança • Saber comunicar as mudanças; • Saber lidar com a resistência; • Aumentar o envolvimento da equipe; • Exercer uma liderança visionária. Essas quatro competências serão aprofundadas a seguir. Comunicar as mudanças A maneira como se anuncia uma mudança está diretamente relacionada com o resultado a ser obtido. Como você anuncia, o que você fala e como você negocia com os membros da equipe são as variáveis de comunicação que influenciam o processo. Seguem abaixo algumas dicas: Dirija-se à sua equipe pessoalmente e não por escrito. Observe a reação das pessoas. A forma escrita pode ser utilizada em fases posteriores. Fale a verdade. Caso você não saiba alguma resposta, diga-o abertamente. Um líder não precisa saber tudo. Estimule perguntas e busque informações que esclareçam suas dúvidas. Agende outras reuniões para compartilhar novas informações. Expresse seus sentimentos. Seja aberto. Estabeleça uma comunicação de mão dupla.Freqüentemente, você refletirá o que sua equipe pensa e sente, e isso tende a tranqüilizá-la. Ouça. Saber ouvir com atenção é muito importante e o ajudará na condução do processo. Isso será o seu termômetro. Como ouvir ativamente: 1. preste atenção com todo o seu corpo; 2. olhe nos olhos; 3. mostre interesse; 4. faça perguntas abertas; 5. preste atenção nos sentimentos por trás da fala; 6. confirme e esclareça o que você ouviu. Escolha cuidadosamente as palavras a serem utilizadas. Lidar com a resistência “O passado já se foi, o presente está confuso e o futuro me assusta terrivelmente!” (David L. Stein). A fase de resistência é mais difícil de lidar do que a de recusa, e pode ser tentador estimular a sua equipe a permanecer nesta última. Por outro lado, é um indício de que se está caminhando para a parte positiva da curva, e passar por essa fase é um mal necessário. Prepare-se para ser alvo das reclamações, pois você é um dos símbolos da mudança. Procure não levar as críticas e reclamações para o lado pessoal. Rituais de despedida podem ser uma ferramenta útil. Servem para estabelecer um novo começo, valorizando tudo o que ocorreu no passado. Aumentar o envolvimento da equipe “A vida é uma aventura ousada ou nada.” (Helen Keller). Para motivar sua equipe é preciso que ela saiba que tem um importante papel no processo de mudança. Ela quer ser útil e sentir-se parte do processo. Você deve ouvir as idéias das pessoas acerca de mudanças. Assim sendo, a participação é essencial. Fique atento a suas intenções: você é participativo porque efetivamente quer conhecer as idéias do seu grupo ou para evitar críticas. O primeiro requisito para ser participativo é confiar nas pessoas. Uma forma importante de participação é a definição de objetivos e metas; o seu papel é conduzir esse processo. Outra forma para motivar sua equipe é dar feedback (retorno) : seja direto, específico, pessoal e honesto. Recompense tentativas e esforços e não apenas resultados. Mostre à sua equipe que os erros são uma importante fonte de aprendizado. Apóie sua equipe durante novas tentativas. Redefinições de tarefas e funções também podem servir de motivação aos membros de um grupo. Alguns elementos que podem ser contemplados nessa redefinição são os novos processos, as habilidades necessárias, a abrangência da autoridade, as relações interpessoais, entre outros. Referências MOTTA, Fernando C. Prestes - Teoria geral da administração: uma introdução. 1945 - Pioneira, 1998, 22ª Edição Ampliada, São Paulo - SP. CHIAVENATO, Idalberto - Introdução à Teoria Geral da Administração. McGraw-Hill do Brasil, 3ª Edição, 1983, São Paulo - SP.
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