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1 AUDITORIA DE GESTÃO Unidade II Prof. Gemau Halla 2 HALLA, Gemau Auditoria de Gestão (livro-texto II) / Gemau Halla. São Paulo: Pós-Graduação Lato Sensu UNIP, 2019. 43 p. : il. 1. Auditoria. 2. Auditoria interna. 3. Compliance. I. HALLA, Gemau. II. Pós-Graduação Lato Sensu UNIP. III. Título. 3 Sumário AUDITORIA DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS.................................................................. 5 1. BALANÇO PATRIMONIAL ....................................................................................... 5 1.1 ATIVO CIRCULANTE .............................................................................................................. 5 1.1.1 CAIXA ................................................................................................................................... 5 1.1.2 BANCO .................................................................................................................................. 7 1.1.3 APLICAÇÕES FINANCEIRAS .................................................................................................. 9 1.1.4 CONTAS A RECEBER/CLIENTES ........................................................................................... 9 1.1.5 PROVISÃO PARA CRÉDITOS DE LIQUIDAÇÃO DUVIDOSA (PCLD) ................................... 12 1.1.6 ESTOQUES .......................................................................................................................... 14 1.1.7 DESPESAS ANTECIPADAS .................................................................................................. 20 1.2 ATIVO NÃO CIRCULANTE................................................................................................... 22 1.2.1 REALIZÁVEL A LONGO PRAZO ............................................................................................ 22 1.2.2 INVESTIMENTO .................................................................................................................... 22 1.2.3 IMOBILIZADO ....................................................................................................................... 23 1.2.4 INTANGÍVEL ........................................................................................................................ 24 1.3 PASSIVO CIRCULANTE....................................................................................................... 26 1.3.1 FORNECEDOR OU DUPLICATAS A PAGAR .......................................................................... 26 1.3.2 EMPRÉSTIMOS BANCÁRIOS ................................................................................................ 26 1.3.3 SALÁRIOS A PAGAR ........................................................................................................... 29 1.3.4 PROVISÃO PARA AS FÉRIAS ............................................................................................... 30 1.3.5 PROVISÃO PARA O 13.º SALÁRIO ....................................................................................... 32 1.3.6 ADIANTAMENTO DE CLIENTES ............................................................................................ 34 1.3.7 IMPOSTOS A PAGAR ........................................................................................................... 34 1.4 PASSIVO NÃO CIRCULANTE ................................................................................................... 35 2. DEMONSTRAÇÕES DO RESULTADO DO EXERCÍCIO (DRE) ........................... 36 2.1. RECEITAS ....................................................................................................................... 36 2.2. DESPESAS E CUSTOS .................................................................................................... 37 BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................ 43 4 OBJETIVO O curso de Auditoria de Gestão busca subsidiar o participante com modernas ferramentas de auditoria para que esse possa avaliar a tomada de decisões dos gestores com análises quantitativas, o que toma mais preciso, independente e impessoal o critério de análise. Em um ambiente competitivo como é o atual, as empresas que tornarem seus processos mais ágeis e eficientes têm mais chances de sobrevivência e de aumentarem suas margens de lucros. Sinergia de negócio se torna a palavra do momento, já que empresas não podem mais perder recursos limitados como tempo e dinheiro com operações e processos ineficientes. Isso faz como que os gestores das empresas tenham que ser melhor preparados para se tornarem ágeis e assertivos em suas decisões, dando à empresa condições necessárias para se tornarem competitivas. 5 AUDITORIA DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS O Inciso I e III do artigo 176 da Lei n.º 6.404/76 estabelece que o “balanço patrimonial” e a “demonstração do resultado do exercício”, respectivamente, devem ser elaboradas pela empresa ao final de cada exercício social. (BRASIL, 1976). Estudaremos agora a forma de proceder a análise de cada uma das principais contas que compõem essas duas demonstrações financeiras, bem como abordaremos os controles básicos que as empresas devem possuir sobre esses saldos. 1. BALANÇO PATRIMONIAL Informa aos interessados, podendo ser esses: acionistas, investidores, clientes, fornecedores e a situação financeira da empresa em determinada data. É dividido em dois segmentos: (i) o “ativo”, no qual estão localizados os bens e direitos da empresa, e o (ii) “passivo”, no qual estão localizadas as obrigações financeiras constituídas pela empresa para a elaboração de suas atividades, bem como o patrimônio líquido, representando o capital que os sócios investiram na empresa. No balanço patrimonial, as contas do ativo e do passivo são classificadas de acordo com seu grau de liquidez, o qual se verifica de acordo com a possibilidade de transformação em recursos monetários no ativo e a prioridade no pagamento nas contas do passivo. No ativo, as contas serão classificadas como (I) – ativo circulante; II – ativo não circulante, composto por ativo realizável a longo prazo, investimentos, imobilizado e intangível (BRASIL, 1976 art. 178 § 1). 1.1 Ativo circulante Compreende as disponibilidades e os direitos realizáveis no curso do exercício social subsequente e as aplicações de recursos em despesas do exercício seguinte (BRASIL, 1976) art.179, inciso I O ativo circulante pode ser dividido nas seguintes contas: 1.1.1 Caixa Caixa ou caixinha, como também é chamada, é a conta com maior liquidez no balanço; representa valores com disponibilidade imediata, geralmente dinheiro em espécie, mas atualmente também pode ser movimentada por meio de cartão de crédito, geralmente pré-pagos, com valores de gastos e saques limitados pela empresa. Existem duas formas de registrar contabilmente a conta-caixa, sendo: (i) fundo fixo, no qual a empresa delimita um valor fixo suficiente para arcar com pequenos pagamentos cujo valor não pode ser ultrapassado dentro de um determinado 6 período (geralmente um mês). A reposição é realizada por meio de cheque ou transferência no valor exato dos gastos realizados e dentro da periodicidade predeterminada para a empresa, mantendo o saldo da conta sempre fixo, o que lhe caracteriza o nome. (ii) caixa flutuante: nesse formato, todos os gastos passam pela conta-caixa, não tendo um limite nem um período predeterminando para a reposição, podendo ser reposto com grande frequência: esse é o meio de mais risco, já que não existe um valor-limite, o que pode levar a sua utilização para fins não aceitos pela empresa. Para disciplinar e orientar a utilização desse ativo,as regras para uso dos valores do caixa devem estar descritas em um procedimento interno, que deve ser amplamente divulgado, devendo minimamente informar: Tipo de gastos permitidos via caixa; Documentação aceita para comprovar as despesas (notas e cupons fiscais); Regras para contagens do caixa; Regras e penalidades em caso de diferenças identificadas na contagem do caixa. O responsável pela salvaguarda dos valores do caixa deve possuir um termo de responsabilidade devidamente assinado, informando os valores a ele entregues e sob sua responsabilidade; também deve informar claramente ao empregado possíveis descontos em salário em caso de divergências identificadas no caixa. Como boa prática, a utilização desses valores deve ser para pequenos (não representativos) pagamentos, via de regra emergenciais e que não ocorram todos os meses, o que caracterizaria o pagamento de um fornecedor, devendo possuir outra tratativa. A empresa deve possuir uma rotina periódica para a conferência dos valores registrados no caixa, que deve ser realizada por uma pessoa que não seja a responsável pelos valores; é indicado que essa conferência seja realizada sempre em caráter-surpresa, dessa forma, não permitindo que exista tempo para ajuste dos valores em caso de fraude. Para essa conferência é indicado que o auditor esteja acompanhado de uma testemunha, visto que um erro detectado nessa conta pode indicar a ocorrência de uma fraude. O auditor deve utilizar o formulário-padrão e solicitar a assinatura de todos os envolvidos logo após a finalização das contagens. Detalhe: 7 Tabela 1 Fonte: Halla Gemau, 2018 Documentos a serem analisados: Termo de responsabilidade do caixa; Boletins de caixa (mensais); Documentos-suporte (fiscalmente aceitos); Relatórios das contagens surpresa de caixa (surpresa). Testes a serem realizados: 1. Realizar contagem surpresa do caixa utilizando formulário de contagem; 2. Confrontar o boletim de caixa com o saldo contábil registrado na respectiva conta; 3. Conferir o termo de responsabilidade do caixa: verificar sua existência, valor registrado no termo, sua correspondência e o valor contábil; 4. Verificar se os recibos (documentação-suporte) presentes no boletim de caixa correspondem aos itens informados; 5. Verificar se os recibos que suportam o boletim de caixa obedecem ao critério de competência (ex: no mês de janeiro, só pode ter recibos referentes às despesas realizadas no próprio mês); 6. O auditor deve verificar se os documentos que suportam as despesas são fiscalmente aceitos (possuir nome da empresa contratada e CNPJ). 1.1.2 Banco Nessa conta são registradas as movimentações realizadas nas contas bancárias pertencentes à empresa, tanto para recebimento de valores quando para pagamentos. Moeda R$ Quantidade Total Moeda R$ Quantidade Total 0,05 1 0,05 0,50 1 0,50 0,10 1 0,10 1,00 1 1,00 0,25 1 0,25 0,50 1 0,50 1,00 1 1,00 1,90 1,50 3,40 Notas R$ Quantidade Total Notas R$ Quantidade Total 1,00 1 1,00 20,00 1 10,00 2,00 1 2,00 50,00 1 50,00 5,00 1 5,00 100,00 1 100,00 10,00 1 10,00 18,00 160,00 178,00 Item Nº Recibo Total 1 11 50 2 222 60 3 3333 70 4 4444 80 260 3,40 178,00 260,00 441,40 500,00 58,60- Assinatura Assinatura Assinatura Assinatura Diferença (a registrar ou a devolver) Nome do Responsável pelo caixa Nome do Auditor Nome da Testemunha 1 Nome da Testemunha 2 Moedas Notas Recibos Total do Caixa Total do termo de responsabilidade em nome do empregado Detalhe Mat. Escritório Mat. Copa Chaveiro Água Total dos recibos Total Saldo total em notas Total N O TA S MODELO PARA CONTEGEM DE CAIXA Dinheiro em Espécie Total Total Saldo total em moedas M O ED A S 8 Os valores relacionados a esse item devem ter disponibilidade imediata, dessa forma, podem ser sacados a qualquer momento por meio de DOC, TED, cheque, cartão ou saque em dinheiro. O acesso a esses valores deve ser restrito ao menor número de pessoas possível. É uma boa prática e quase sempre uma exigência dos bancos que o empregado responsável pela movimentação dos saldos (transferências e saques) tenha poderes para isso, possuindo uma procuração em nome do empregado responsável. Documentos a serem analisados: Extratos bancários; Cartas de circularização; Conciliações bancárias; Autorização para movimentação (procuração). Testes a serem realizados: 1. O auditor deve circularizar os saldos bancários com os bancos com os quais a empresa possuir relação; neste caso, fica a critério do auditor selecionar se a circularização será realizada no formato positivo ou negativo, no entanto, para essa conta específica é recomendável que se use os dois procedimentos, reforçando a chance da obtenção de uma resposta. 2. O auditor deve realizar um cutoff de cheques (corte de data) com o objetivo de verificar se os últimos cheques emitidos e recebidos estão devidamente registrados nas respectivas contas bancárias. 3. O auditor deve testar a entrada de valores relativos às vendas nas contas bancárias para validar que todas as vendas recebidas tiveram como contrapartida a conta banco. 4. O auditor deve testar as saídas de valores para pagamentos de fornecedores e empregados a fim de validar se todos pagamentos realizados saíram de forma tempestiva da conta bancária. 5. Testar a saída da conta bancária e a entrada na conta-caixa dos valores relativos à reposição de caixa. 6. Caso os saldos dos extratos bancários e os contábeis não forem os mesmos, o auditor deve solicitar à empresa a conciliação bancária. Essa conciliação deve conter a abertura individual dos valores das diferenças e deve estar acompanhada da documentação-suporte (exemplo: cópia do cheque não compensado). 7. Posteriormente o auditor deve realizar o teste de subsequente para conferir se, após o encerramento do balanço, os valores realmente foram compensados (nos próximos dias úteis). 8. O auditor deve solicitar a procuração dos responsáveis pela movimentação das contas bancárias para verificar se somente as pessoas autorizadas e devidamente representadas possuem acesso a esse ativo. 9 1.1.3 Aplicações financeiras Nessa conta estão os investimentos de curtíssimo prazo da empresa, devendo esses ter liquidez imediata, podendo a empresa convertê-los em dinheiro a qualquer momento. Essas aplicações geralmente são realizadas em curto períodos, com recursos advindos de sobra momentânea de caixa com a qual a empresa busca ganhar alguma rentabilidade sobre os saldos parados; esses recursos também podem ser ocasionados por falta de investimentos mais atrativos ou mesmo falta de novas oportunidades de negócio que tenham sinergia com a operação da empresa. Saldos parados a longa data nessa conta podem indicar falha na gestão financeira, principalmente se o fluxo de caixa da empresa estiver positivo e a empresa possuir empréstimos, pois as remunerações de empréstimos de curto prazo tendem a ser baixas, o que justificaria a transferência dos recursos para aplicações com mais rentabilidades ou o pagamento de dívida financeira com juros que superam os recebidos com as aplicações financeiras, tornando a empresa mais atrativa para os investidores. Documentos a serem analisados: Extratos das contas de investimentos; Contratos dos investimentos adquiridos; Razão contábil. Testes a serem realizados: 1. Confrontar os saldos contábeis com os extratos das aplicações financeiras;em caso de diferenças, verificar a existência de conciliações documentadas. 2. Verificar se o valor do imposto de renda sobre aplicações financeiras está correto e se é registrado na conta de imposto de renda a reocupar, uma vez que esse pode ser recuperado na apuração do IRPJ. 3. Verificar se a remuneração obtida com a aplicação financeira está em conformidade com o que foi contratado pela empresa, efetuando um recálculo. 4. Analisar o contrato da aplicação financeira, verificando se é uma aplicação de curto prazo, se a empresa é remunerada por dias de aplicação e não por um determinado prazo (exemplo da permanência mínima de 6 meses); se os recursos tiverem que ficar aplicados por prazo maior que 1 dia, devem ser registrado na conta contábil de investimento, pois a liquidez deles é baixa e a empresa não pode contar com esse recurso a curto prazo. 1.1.4 Contas a receber/clientes Nessa conta são registrados os valores referentes a vendas de produtos e/ou a serviços resultantes da atividade da empresa, dessa forma, são considerados uma promessa quase certa de recebimento. No contas a receber do ativo circulante, devem ser registrados títulos que tenham como previsão de recebimento no máximo o último dia do ano subsequente ao fechamento do balanço, devendo os demais títulos serem registrados no ativo realizável a longo prazo. Por exemplo: 10 Uma empresa, na data de 01/12/X0, realiza uma venda a prazo no valor de 15.000 em 15 parcelas iguais com o primeiro vencimento para 30 dias. Em 31/12/X0 teríamos a seguinte posição contábil nas contas a receber do balanço: Ativo circulante Contas a receber = 12.0001 Ativo não circulante Realizável a longo prazo Contas a receber = 3.0001 Dessa forma, o ativo circulante reflete os recebimentos previstos para ocorrerem no ano de X1, sendo 12 pagamentos de 1.000, totalizando, assim, 12.000 e, para o ano de X2, fica registrado no realizável a longo prazo o valor de 3.000 referentes à diferença. Documentos a serem analisados: Razão da conta, contas a receber/clientes; Relatório financeiro de duplicatas a receber; Livro de saída mercadoria e produto (ICMS/IPI) e serviços (ISS); Extrato para a análise do recebimento subsequente; Notas fiscais; Normas internas do processo de cobrança. Testes a serem realizados: 1. Confrontar os saldos entre razão e relatório financeiro do contas a receber; caso existam diferenças, solicitar conciliação dos valores. 2. Confrontar valores do razão e relatório financeiro contra os valores existentes nos livros de saída de mercadoria e produto (ICMS/IPI) e serviços (ISS). Nesse ponto, o intuito é saber se para todas as saídas ocorreram emissões de nota fiscal e se essas estão refletidas nos demais relatórios. Observação: é importante ressaltar que nos livros de saída, nem todas as movimentações serão referentes a receitas, dessa forma, devem ser observados os grupos de nota. 3. Selecionar, de forma amostral, alguns recebimentos e realizar o teste subsequente, solicitando para a empresa o comprovante de recebimento dos valores (extrato bancário). 4. Caso o item selecionado na amostra ainda não tenha sido recebido, solicitar a nota fiscal e validar a data de vencimento (conferir se é a mesma do relatório financeiro e contábil). 5. Elaborar um relatório de vencimento (AgiList) utilizando como base a data de vencimento das duplicatas a receber. 1Como exemplo didático, só estão sendo demonstrados lançamentos do ativo, sendo, neste exemplo, desconsiderados os demais lançamentos contábeis. 11 6. Analisar se a empresa está tomando alguma ação em relação ao crédito concedido aos clientes devedores ou se, mesmo devendo a longa data, eles continuam a tomar mais crédito da empresa, tendendo a aumentar o prejuízo. 7. Analisar se estão sendo cobrados juros e multas no caso de atraso. 8. Analisar o controle do processo de cobrança, verificando como os devedores são cobrados e se existe um processo de cobrança estabelecido. O relatório pode ser classificado como o exemplo a seguir: Tabela 2 Fonte: HALLA, Gemau, 2018 Simplificando a tabela acima, teremos a seguinte situação: Tabela 3 Recebimentos Quantidade Valor % A vencer 2.345 592.800 48% Vencidos 895 642.200 52% Total 3.240 1.235.000 100% Fonte: HALLA, Gemau, 2018. Fica claro, nesse exemplo, que a empresa possui um problema com o recebimento das suas vendas, uma vez que 52% dos títulos encontram-se vencidos na data da análise. Recebimentos Quantidade Valor % A vencer 2.345 592.800,00 48% Vencidos a 30 dias 20 123.500,00 10% Vencidos a 60 dias 45 98.800,00 8% Vencidos a 90 dias 30 86.450,00 7% Vencidos a 120 dias 29 86.450,00 7% Vencidos a 180 dias 333 123.500,00 10% Vencidos a 360 dias 219 61.750,00 5% Acima de 360 219 61.750,00 5% Total 3.240 1.235.000,00 100% 12 O processo de cobrança pode começar logo no primeiro dia após o vencimento do título. Algumas empresas adotam estratégias parecidas com a do exemplo abaixo: Figura 1 Fonte: HALLA, Gemau, 2018 D+1 = Primeiro dia após o vencimento: a área de cobrança liga para o cliente informando que não contataram pagamento (geralmente esse item serve de alerta, caso o cliente tenha esquecido de realizar o pagamento); D+5 = Quinto dia após o vencimento: a empresa efetua o registro do cliente devedor no sistema de uma empresa de (exemplos: Serasa e SPC); D+15 = Decimo quinto dia após o vencimento: a área de cobrança envia uma mensagem para o celular do cliente devedor informando a falta de pagamento; D+18 = Decimo oitavo dia após o vencimento: a área de cobrança liga para o cliente informando que não constataram pagamentos; D+25 = Vigésimo quinto dia: a empresa envia um e-mail para o cliente informando que não foi identificado pagamento e que a falta desse pode gerar uma cobrança judicial. O importante nesse período de cobrança é alertar e documentar de forma insistente ao cliente da sua inadimplência com a empresa e lembrar que alguma ação será tomada, caso não regularize o pagamento. Após o período de 25 dias, algumas empresas costumam protestar judicialmente o título, mas essa tomada de decisão é estritamente gerencial. O auditor deve verificar que todo esse processo de cobrança está sendo realizado de forma efetiva e que existem normas internas que estabelecem esse procedimento. 1.1.5 Provisão para Créditos de Liquidação Duvidosa (PCLD) Essa é uma conta redutora do ativo circulante. Refere-se a uma provisão para clientes inadimplentes e tem como intuito refletir de uma forma mais realista os saldos que a empresa tem a receber, visto que, por conta de um cenário de inadimplência, nem tudo será recebido no tempo esperado. É a antiga conta de Provisão para Devedores Duvidosos (PDD) que foi substancialmente alterada com a entrada em vigor das Leis n.º 11.638/2007 e 11.941/2009, passando a ser chamada de Provisão para Créditos de Liquidação Duvidosa (PCLD). D+1 D+5 D+15 D+18 D+25 13 Para o cálculo dessa provisão, é necessária uma ampla análise dos gestores da empresa em conjunto com as áreas contábil e comercial a fim de entender qual o atual histórico de perdas de títulos com relação às contas a receber. Conforme pronunciamento técnico CPC38 (CONTÁBEIS, 2018), para a constituição da PCLD deve-se utilizar somente as perdas efetivamente incorridas no período analisado. No entanto, conforme (HOLTZ, 2014), devido à dificuldade de mensuração das perdas realmente incorridas no cenário empresarial brasileiro, as empresas têm adotado como alternativa realizar o cálculo por estimativa de perda, assim como realizado na apuração da PDD e ao final do exercício efetuando o ajuste para perdas incorridas conforme pede o CPC 38. Como alternativa, as empresas brasileiras costumam utilizar uma dasduas opções abaixo relacionadas: Histórico de perdas no período Dessa forma, para a apuração da provisão, são levadas em consideração as perdas históricas ocorridas nos três últimos exercícios sociais da empresa; com esses dados, é calculada uma média aritmética. Por exemplo: Nos últimos três exercícios sociais, a empresa incorreu em perdas do seu “contas a receber” (falta de pagamento) nos seguintes percentuais; 3% em 20X0, 4% em 20X1 e 5% em 20X2, que, se somados, chegam a um resultado de 12% no período; quando dividido por 3 períodos, obtemos a média de 4%, que será o percentual utilizado para a constituição da provisão. Suponhamos que em 31/12/20X2 a empresa tenha observado que o saldo do “contas a receber” era de 370.000,00; a empresa aplicaria do 4% sobre esse valor, o que representa 14.800,00, e faria a provisão com base nesse valor para o ano de 20X3. Tempo do vencimento dos títulos Outra forma de realizar a estimativa seria utilizar os dados relativos ao tempo dos títulos se encontram em atraso, conforme AgiList do contas a pagar, calculado no contas a receber/clientes, tendo como premissa que quanto mais tempo o título estiver em atraso, menores são as chances de recuperação dos valores por parte da empresa. A seguinte regra pode ser utilizada: Para os títulos vencidos acima de 180 dias, a empresa provisionaria 50% dos valores, assumindo uma possível perda. Para itens vencidos a mais de 180 dias, a empresa provisionaria 100% dos valores. Documentos a serem analisados: Razão do contas a receber; 14 Razão da conta Provisão para Créditos de Liquidação Duvidosa (PCLD); Planilha com a base de cálculo do PCLD elaborada pela empresa; AgiList do vencimento dos títulos. Testes a serem realizados: 1. Confrontar saldo da conta PCLD com a planilha de cálculo elaborada pela empresa a fim de verificar se os saldos estão atualizados; 2. Realizar o recálculo da planilha base de cálculo do PCLD elaborada pela empresa; 3. Discutir com gestores qual seria o método mais adequado a ser adotado pela empresa para a constituição do PCLD: Histórico de perdas no período; ou Tempo do vencimento dos títulos. Observação: a premissa contábil sugere que, para este caso, o método que a empresa deveria utilizar fosse o que desse maior valor, pois em caso de incerteza de um valor, o ativo deve ser superavaliado. 1.1.6 Estoques Essa conta registra os itens adquiridos pela empresa para suas atividades de fabricação e/ou comercialização, a depender do seu ramo de atividade. Detalhe: Distribuidoras/revendas Estoque é final, posteriormente será vendido e irá direto para o consumidor, não sofrendo processo de industrialização. Indústria Existem vários tipos de estoque que devem ser devidamente classificados e apurados pela auditoria. Observação: Industrialização: qualquer operação que modifique a natureza, o funcionamento, o acabamento, a apresentação ou a finalidade do produto, ou o aperfeiçoe para consumo. (Brasil, 2010) É essencial que as empresas possuam os controles necessários para classificar os estoques das seguintes formas: Estoque de matéria-prima – Nesta etapa, encontra-se o produto bruto que servira de base para o processo de industrialização. Exemplo: parafina e pavio em uma empresa que fabrique velas de decoração; Estoque em produção – Nesta etapa, a matéria-prima já está fisicamente na linha de produção, podendo estar ainda em seu estado bruto ou já ter passado por alguma transformação. Por exemplo: em uma empresa de velas, podemos ter a parafina já na linha de produção, mas também podemos tê-la no formato líquido (já 15 aquecida), ou ainda, em outro caso, podemos ter as velas já finalizadas, mas ainda em processo de embalagem; Estoque de produto acabado – Nesta etapa, o produto final já se encontra pronto para venda, não sendo necessária mais nenhuma intervenção antes da sua comercialização; Estoque em trânsito – Este estoque é composto por itens comprados e/ou vendidos pela empresa, mas que ainda não tenham sido efetivamente recebidos ou entregues, no entanto, que de forma contratual, estejam sob sua responsabilidade; Estoque de terceiros em poder da empresa – Este estoque é composto por estoque de terceiros que foi deixado sob a responsabilidade da empresa, para manutenção ou como consignação; Estoque próprio em poder de terceiros – Este estoque é composto por estoque de próprio que foi deixado sob a responsabilidade de um cliente ou fornecedor, mas que é de responsabilidade da empresa. Diferenças entre almoxarifado, depósito, estoque e armazém Existem diferenças entre essas nomenclaturas; todos servem para a guarda de matérias de forma temporária:as diferenças estão associadas ao tipo de utilização. Almoxarifado: é utilizado para a guarda de matérias que tenham utilização interna da empresa, como por exemplo: material de escritório; material de limpeza. Depósito: é maior que o almoxarifado, no entanto recebe ao mesmo tempo materiais com diversas classificações. Exemplo: materiais de escritório; matéria-prima; e material acabado. O uso de depósito só é recomendado quando existir uma clara segregação física e visual dos materiais acondicionados em seu interior. Estoque: é utilizado para o armazenamento de itens destinados à produção e venda das empresas; muito utilizado por indústrias. Armazém: é um prédio independente, destinado exclusivamente ao recebimento de mercadorias; essas podem ter todos os portes: pequeno, médio e grande. É principalmente utilizado por empresas comerciais e distribuidores, onde existe um elevado volume de itens. Pontos de atenção do auditor em relação à gestão do estoque Existem diversos pontos a que o auditor deve se atentar durante a análise desse grupo de conta, sempre tendo em vista que o teste principal é a confirmação da existência física dos estoques por meio do inventário. Inventário é um sistema de conferência das quantidades existentes fisicamente em um estoque e posterior confronto com os registros contábeis, com o intuito de garantir que os valores apresentados no sistema contábil estão aderentes aos encontrados fisicamente. 16 Tipos de inventário Inventário geral Realizado de forma anual para atendimento à auditoria externa devido ao fechamento das demonstrações financeiras da empresa, não é item obrigatório, mas geralmente as empresas de auditoria externa não abrem mão dessa conferência devido ao aumento do risco de erro no balanço. Pode ser elaborado com outras periodicidades conforme exigência da gestão da empresa, no entanto demanda um alto custo devido à necessidade de paralização parcial ou total das atividades da empresa, além de elevado número de pessoas envolvidas. Inventário parcial Realizado em uma parte específica do estoque, não sendo necessária a contagem de todos os itens, nesta modalidade a empresa determina de forma antecipada os itens do estoque que possuam maior valor ou os que devam ter um maior controle devido à possibilidade de furto. Inventário rotativo Nestas modalidades é definida uma periodicidade de contagens (diária, semanal, mensal, trimestral) em que todos os itens devem ser contados ao menos uma vez. Inventário cíclico Utilizado para manter um controle atualizado sobre os estoques, diminuindo a incidência de fraudes e mitigando o volume de perdas, caso venham a acontecer. Atualiza de forma constante as contas contábeis: muito indicado para empresas com grande quantidade de produtos, de alto valor agregado e que tenham grande poder de revenda no mercado informal. Procedimentos para a realização do inventário: Segregação física dos materiais: o Todos os materiais devem estar segregados fisicamente, conforme classificação contábil. Normas para o inventário: o Todos os participantes devem passar por treinamento antes do dia doinventário. 17 o É essencial que a empresa elabore um manual de instruções do inventário para que as principais dúvidas sejam tratadas no manual. Equipes de Inventário o Certificar-se de que na equipe de contagem não existam responsáveis pela salvaguarda do estoque (conflito de interesse). o Certificar-se de que existam no mínimo 3 equipes para contar o estoque. Ficha de inventário o Todos os materiais devem possuir ficha de inventário anexa; esse formulário deve possuir o código e a descrição do produto e a quantidade deve estar em branco. o As empresas costumam deixar 3 fichas de contagem anexas, uma para cada equipe de contagem. o Todos os materiais deverão ser contados no mínimo 2 vezes, por equipes diferentes. o As contagens serão registradas em um sistema pela equipe responsável pela apuração do inventário; no caso do resultado da primeira e da segunda contagem serem iguais ao valor a ser considerado, será o apurado, caso não coincidam as contagens, deve ser realizada uma terceira contagem e o resultado deve ser confrontado com as demais contagens. O processo deve ser repetido até que duas contagens coincidam. Segregações físicas e controle de acesso aos estoques Segundo relatório da Associação dos Examinadores de Fraude Certificados (Examiners, 2016 p. 12), o furto de ativos é o primeiro colocado no ranking de fraudes, representando 84% das ocorrências analisadas. Detalhe: Figura 2 Fonte: (Examiners, 2016) Dessa forma, é prudente a existência de segregação física (barreiras) e controle físico de acesso que permitam só a entrada das pessoas responsáveis pelo controle dos estoques. 0,835 0,354 0,096 0% 20% 40% 60% 80% 100% Desvio de ativos Corrupção Fraudes financeiras % de ocorrências por categoria 18 Gerenciamento dos estoques Posteriormente à verificação física, é necessário que o auditor entenda como a empresa administra seus estoques; nesse sentido, é importante o auditor fazer o uso de indicadores. Exemplos: Estoque médio Rotação do estoque ou giro de estoque Estoque médio O estoque médio é utilizado para saber como o saldo contábil de determinado estoque se comportou linearmente durante determinado período. É obtido pela média aritmética do saldo contábil (soma dos itens dividida pelo número de ocorrências no período). Exemplo: Tabela 4 Mês Venda Compra Saldo contábil Janeiro 600 - 20.000 Fevereiro 4.000 - 16.000 Março 5.000 - 11.000 Abril 8.000 14.500 17.500 Maio 4.000 - 13.500 Junho 7.000 - 6.500 Julho 2.000 16.000 20.500 Agosto 2.000 - 18.500 Setembro 13.000 - 5.500 Outubro 4.000 13.000 14.500 Novembro 2.500 - 12.000 Dezembro 4.000 - 8.000 Total 56.100 43.500 Fonte: HALLA, Gemau, 2019 Nesse exemplo, devemos elaborar o seguinte cálculo para a obtenção do estoque médio: 19 20.000+16.000+11.000+17.500+13.500+6.500+20.500+18.500+5.500+14.500+12.000 +8.000/ 12 = 13.625 Esse cálculo pode ser aplicado aos diversos tipos de estoque de forma individual: matéria-prima, produtos acabados etc. Rotação do estoque ou giro de estoque A rotação de estoque é utilizada para saber quantas vezes o estoque se renovou por completo durante o período. Essa análise é primordial principalmente para empresas que trabalhem com estoques perecíveis, no entanto, também pode ser observado qual é o esforço da empresa para renovação do estoque. Para a obtenção da rotação do estoque devemos dividir o total das vendas (saída) pelo estoque médio. Utilizando os dados do exemplo anterior, teríamos: Tabela 5 Descrição Valores Total das vendas 56.100 Estoque Médio 13.625 Giro de estoque 4 Isso indica que no período de 12 meses, o estoque da empresa girou 4 vezes por completo. Documentos a serem analisados: Razão contábil da conta-estoque; Documentação de inventários cíclicos realizados pela empresa; Nota fiscal de entrada; Nota fiscal de saída. Testes a serem realizados: O auditor deve efetuar uma seleção com base amostral e proceder o processo de contagem física; Selecionar alguns resultados de inventários realizados pela empresa e verificar se ocorreram ações para identificar o motivo das diferenças apuradas; Verificar se o registro dos inventários realizados pela empresa possui assinatura do responsável pelas contagens; 20 Teste de entrada com base na razão contábil; selecionar de forma amostral alguns materiais e verificar se existem evidências do recebimento desses materiais (pedido de compra, conferência de entrada com carimbo da portaria); Teste de saída de materiais com base na razão contábil; selecionar de forma amostral alguns materiais e verificar se existem evidências do processo de separação e saída dos materiais (pedido de venda, conferência de saída na portaria); Avaliar a rotação da matéria-prima (teste de rotação do estoque); Rotação estoque versus vendas (teste de rotação do estoque) para verificar a existência de estoque muito acima da capacidade de vendas da empresa; Verificar a obsolescência do estoque (itens comprados que não têm mais serventia), itens perecíveis próximos ao vencimento e itens que possuam longo período sem movimentação; Verificar a existência de segregação física dos estoques; Verificar se o acesso ao estoque é permitido somente para os responsáveis pelo controle. 1.1.7 Despesas antecipadas Nesta conta são registradas as despesas realizadas de forma antecipada que correspondam a direitos que a empresa receberá no futuro (aluguéis antecipados; pagamento de seguros; assinatura de periódicos). De acordo com os princípios contábeis, as despesas são apropriadas conforme o regime de competência, dessa forma, só podem ser reconhecidas proporcionalmente conforme forem ocorrendo. Por exemplo: Em 12/20X0 uma empresa contratou um seguro industrial para os próximos 18 meses e pagou à vista o valor de R$ 1.200.000,00. Como o benefício do seguro ocorrerá somente a partir de 01/01/20X1, a empresa registrou em seu balanço de 31/12/20X0 os seguintes valores: Ativo circulante Despesas antecipadas = R$ 800.000,002 Ativo não circulante Realizável a longo prazo Despesas antecipadas = R$ 400.000,002 Nessa conta contábil, é imprescindível que a empresa possua um acompanhamento paralelo dos saldos a serem apropriados como despesa mês a mês; para isso, ela deve ter um controle parecido com o item a seguir: 2Como exemplo didático só estão sendo demonstrados lançamentos do ativo, sendo, nesse exemplo, desconsiderados os demais lançamentos contábeis. 21 Tabela 6 Seguro a apropriar em 20X1 Mês Parcela Valor a apropriar Saldo contábil Janeiro 1 66.666,67 1.133.333,33 Fevereiro 2 66.666,67 1.066.666,67 Março 3 66.666,67 1.000.000,00 Abril 4 66.666,67 933.333,33 Maio 5 66.666,67 866.666,67 Junho 6 66.666,67 800.000,00 Julho 7 66.666,67 733.333,33 Agosto 8 66.666,67 666.666,67 Setembro 9 66.666,67 600.000,00 Outubro 10 66.666,67 533.333,33 Novembro 11 66.666,67 466.666,67 Dezembro 12 66.666,67 400.000,00 Fonte: HALLA, Gemau, 2019 Tabela 7 Seguro a apropriar em 20X2 Mês Parcela Valor a apropriar Saldo contábil Janeiro 13 66.666,67 333.333,33 Fevereiro 14 66.666,67 266.666,67 Março 15 66.666,67 200.000,00 Abril 16 66.666,67 133.333,33 Maio 17 66.666,67 66.666,67 Junho 18 66.666,67 - Fonte: HALLA, Gemau, 2019 As despesas devem ser apropriadas às contas de resultado nos respectivos meses de competência. 22 Documentos a serem analisados: Razão contábil Contratos das despesas antecipadas Planilha de controle 1.2 Ativo não circulante 1.2.1 Realizável a longo prazo O ativo realizável a longo prazo pode conter as mesmas contatas que o ativo circulante, no entanto, são registrados os direitosque serão recebidos após o término do exercício social subsequente (mais de 360 dias) ao da elaboração do balanço. Também devem ser registrados nessa conta empréstimos para sócios ou diretores e partes relacionadas, mesmo que realizados a curto prazo. Ao validar essa conta o auditor deve ficar atento quanto à natureza e competência dos vencimentos dos itens registrados, conforme visto nos exemplos no contas a receber e despesas antecipadas. Exemplo de contas do realizável a longo prazo: Estoque; Despesas antecipadas; Juros a apropriar; Empréstimo a empresa coligada. Documentos a serem analisados: Razão da conta contábil; Documentação-suporte que comprove o saldo a longo prazo; Contrato firmado para os casos de empréstimos com partes relacionas (sócios e diretores). Testes a serem realizados: Verificar a existência dos valores e se possuem saldos a realizar a mais de um ano da data de elaboração do balanço, o que confirmará o longo prazo; Verificar a existência de contrato para os saldos que estiverem relacionados às partes relacionadas com a empresa. 1.2.2 Investimento Nessa conta são registradas as participações permanentes em outras sociedades e os direitos de qualquer natureza, não classificáveis no ativo circulante e que não se destinem à manutenção da atividade da companhia ou da empresa. (BRASIL, 1976 art. 179 § III). 23 Terrenos e imóveis para futura utilização: são classificadas a aquisição de terrenos em que a empresa tenha planos de ter nova atividade, implementação de alguma fábrica e ou ampliação de uma existente. Quando a empresa decidir pela realização do plano, esse ativo deve ser reclassificado para a conta de ativo imobilizado. Propriedades para investimentos: são classificadas as aquisições de imóveis que tenham como destinação a geração de lucro para a companhia e não podem ser destinadas à elaboração da atividade da empresa. Investimentos em participação societária: são classificados os investimentos em sociedades que não possuam caráter temporário; nesta categoria a empresa investidora deve ter a intenção de permanecer com o vínculo em caráter definitivo, por interesses econômicos na sociedade. Se, no entanto, o intuito com a compra for esperar a valorização para posterior revenda, esta compra deve ser lançada na área do realizável a longo prazo. Investimentos em coligadas e controladas: são classificadas as participações em empresas em que a investidora tenha forte influência ou controle total das tomadas de decisões. Documentos a serem analisados: Contrato de compra de terreno ou imóvel; Planejamento de investimento que suporte sua aquisição; Contrato de locação; Registro em junta comercial da compra de participação acionária. Testes a serem realizados: 1. Confrontar os saldos das razões contábeis das contas de investimento com as documentações-suporte aos saldos. 2. Verificar a existência de documentação-suporte para a aquisição dos imóveis e terrenos. 3. Confrontar o plano de investimento com a aquisição do terreno a fim de garantir que a compra tenha sido realizada com um propósito específico. 4. Conferir os contratos de locação ou equivalentes a este para os imóveis destinados à geração de renda. 5. Checar a documentação relativa à compra de ações, atentando-se à existência de autorização para sua aquisição. 6. Verificar se o responsável pela compra das ações não é a mesma pessoa que possui autorização para realizar o registro contábil, o que poderia gerar conflito de interesses. 1.2.3 Imobilizado Nessa conta são registrados os direitos que tenham por objeto bens corpóreos destinados à manutenção das atividades da companhia ou exercidos com essa finalidade, inclusive os decorrentes de operações que transfiram à companhia os benefícios, riscos e controle desses bens. (BRASIL, 1976 art. 179 § IV). 24 Imobilizados são bens como imóveis, máquinas, equipamentos e mobiliário que estejam diretamente ligados à produção de valor da empresa. É esperado neste grupo e contas que a empresa possua controles físico e que este esteja amarrado à localização. A principal observação que o auditor faz sobre esse grupo de contas está relacionada à existência do objeto, correto registro contábil. Os principais erros identificados nessa conta costumam ser de registro de imobilizado como despesas (diminuindo o IRPJ a pagar) e registro de despesa como imobilizado (melhorando o resultado na empresa); também é possível o auditor se deparar com a inexistência do ativo, sendo essa possivelmente atrelada à obsolescência do estoque, possíveis furtos ou descontrole em relação à zeladoria. Os saldos contábeis podem estar desatualizados devido à falta de depreciação do ativo ou à utilização de percentual de depreciação errado. Documentos a serem analisados: Razão contábil do imobilizado; Relação do imobilizado; Documentos que suportem a posse dos imobilizados; o Veículos = Certificado de Registro de Veículo (CRVL); o Imóveis = registro em cartório do imóvel; o Aeronaves = Registro Aéreo Brasileiro (RAB); o Máquinas, equipamentos e mobiliário = nota fiscal de compra; Tabela de depreciação calculada pela empresa. Testes a serem realizados: 1. Confrontar os itens da razão contábil com os itens do imobilizado; 2. Confrontar tabela de depreciação com saldo contábil para verificar possíveis diferenças; 3. Selecionar alguns ativos com base amostral e proceder o recálculo da depreciação, posteriormente confrontando com o cálculo realizado pela empresa; 4. Selecionar alguns itens da relação de ativos com base amostral e proceder o inventário físico; 5. Selecionar alguns itens da relação de ativos com base amostral e solicitar a respectiva documentação de compra e existência do ativo. 1.2.4 Intangível Nessa conta são registrados os direitos que tenham por objeto bens incorpóreos destinados à manutenção da companhia ou exercidos com essa finalidade, inclusive o fundo de comércio adquirido. (BRASIL, 1976 art. 179 § VI) 25 Intangíveis são direitos como fundo de comércio, direitos de exploração de serviços públicos obtidos por meio de licitação, direitos autorais, marcas, patentes, entre outros. Um ativo intangível deve ser reconhecido e registrado na conta específica se: (A) For provável que os benefícios econômicos futuros esperados serão gerados em favor da entidade; (B) O custo do ativo puder ser mensurado com confiabilidade. Os direitos classificados no intangível devem ser registrados pelo custo incorrido na aquisição deduzido do saldo da respectiva conta de amortização. (BRASIL, 1976 art. 183 § VII). Os principais erros identificados nessa conta são: falta de registro do direito existente, superavaliação no registro do direito e falta de amortização do ativo. Documentos a serem analisados: Razão contábil da conta intangível; Planilha de controle do ativo intangível com cálculos de amortização realizados pela empresa; Documentação que suporte a existência do respectivo direito intangível; o Fundo de comércio = contrato de aquisição de negócio já existente; o Direitos de exploração = contrato firmado com poder público (ex: licitação); o Direitos autorais = registro na Biblioteca Nacional; o Marcas e Patentes = registro no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI). Testes a serem realizados: 1. Abrir papel de trabalho com o valor inicial do intangível, ágio, amortização do saldo final calculado pela auditoria, saldo contábil e diferença; 2. Confrontar o saldo da razão contábil contra a planilha de controles, verificando se os saldos são os mesmos. Nesse passo não devem existir diferenças; 3. Realizar confronto entre o saldo inicial do ativo intangível versus o valor da documentação que suporta sua existência. Passivo São as obrigações assumidas pela empresa no decorrer de suas atividades;representam o financiamento que a empresa faz junto a terceiros, sendo eles fornecedores, empregados ou acionistas. No passivo, as contas serão classificadas como (I) – passivo circulante; II – passivo não circulante; e III – patrimônio líquido (BRASIL, 1976 art. 178 § 2). 26 1.3 Passivo circulante Nesse grupo de contas, são classificadas as obrigações constituídas pela empresa e que tenham o prazo de vencimento no curso do exercício social subsequente ao do fechamento do balanço até 360 dias do encerramento do balanço analisado. O passivo circulante é composto pelas contas a seguir descritas: 1.3.1 Fornecedor ou duplicatas a pagar Nessa conta são registradas as obrigações constituídas com fornecedores da empresa referentes a financiamentos para a aquisição de ativos, tanto de curto como de longo prazo. O reconhecimento do item nessa conta deve ocorrer quando a empresa receber o produto ou serviço, ou ainda na transferência da mercadoria para propriedade da empresa. O teste do auditor nessa conta deve estar direcionado à tempestividade do reconhecimento. Documentos a serem analisados: Razão da conta-fornecedor ou duplicatas a pagar; Documentação-suporte da compra; Notas fiscais. Testes a serem realizados: 1. Selecionar alguns fornecedores com base amostral e proceder a circularização de saldos em uma determinada data-base. Exemplo: 31/12/20X0; 2. Caso o fornecedor emita uma carta com valores divergentes, é necessário que entenda com a empresa o motivo das diferenças; caso persistam dúvidas, é preciso considerar a necessidade de visitar o fornecedor; 3. Selecionar alguns itens com base amostral e solicitar as notas fiscais, verificando se correspondem conta de fornecedores; 4. Para os itens da amostra, verificar se existem evidências de recebimento do material ou serviço; 5. Verificar se a contabilização na razão foi realizada na data do recebimento da mercadoria na empresa; 6. Para alguns itens, realizar o teste de pagamento subsequente, a fim de verificar se foram pagos na data. 1.3.2 Empréstimos bancários Nessa conta são contabilizados os empréstimos bancários adquiridos pela empresa necessários para a manutenção de suas atividades. Os empréstimos devem ser registrados nessa conta por ocasião de seu recebimento e devem ser avaliados pela quantidade efetivamente devida na data do balanço; a empresa deve manter um controle mensal do pagamento de principal, juros, 27 amortização e saldo remanescente, que são contabilizados separadamente nas respectivas contas por ocasião dos pagamentos. Como exemplo, vamos analisar um caso em que a empresa obteve um financiamento de $ 100.000,00 a uma taxa de 3% ao mês com um prazo de pagamento de 15 meses, em parcelas iguais, que é a metodologia mais utilizada no Brasil, sendo essa forma considerada uma tabela price, que tem como característica o pagamento fixo e constante. Conforme cálculo na HP12c ou utilizando a fórmula (pgto) do Excel, obtemos o seguinte valor de pagamento constante: Tabela 8 Valor Tecla HP 12c Excel 15 N Nper 3% i Taxa 100.000,00 PV VP PMT (-8.376,66) Fonte: HALLA, Gemau, 2019 O sinal negativo deve ser desconsiderado nesse caso, uma vez que tanto a função da HP12c quanto a fórmula do Excel utilizam esse indicador para demonstrar que se trata de uma saída de capital no caso de um fluxo de caixa. Sabendo o valor da parcela, podemos elaborar a tabela price para registro e acompanhamento mensal da dívida. 28 Tabela 9 Parcela Principal Juros Amortização Saldo Final (a) (b) (c) = ((e-1)*3%) (d) = (b-c) (e) = (e-1)-d 0 - - - 100.000,00 1 8.376,66 3.000,00 5.376,66 94.623,34 2 8.376,66 2.838,70 5.537,96 89.085,38 3 8.376,66 2.672,56 5.704,10 83.381,29 4 8.376,66 2.501,44 5.875,22 77.506,07 5 8.376,66 2.325,18 6.051,48 71.454,59 6 8.376,66 2.143,64 6.233,02 65.221,57 7 8.376,66 1.956,65 6.420,01 58.801,56 8 8.376,66 1.764,05 6.612,61 52.188,95 9 8.376,66 1.565,67 6.810,99 45.377,96 10 8.376,66 1.361,34 7.015,32 38.362,64 11 8.376,66 1.150,88 7.225,78 31.136,86 12 8.376,66 934,11 7.442,55 23.694,31 13 8.376,66 710,83 7.665,83 16.028,48 14 8.376,66 480,85 7.895,80 8.132,68 15 8.376,66 243,98 8.132,68 (0,00) Fonte: HALLA, Gemau, 2019 Sabendo-se que o empréstimo da empresa foi realizado no último dia do ano 20X0, os lançamentos contábeis seriam realizados da seguinte forma para o balanço de 31/12/20X0: Passivo circulante 29 Empréstimos Bancários = R$ 100.519,903 Passivo não circulante Empréstimos Bancários = R$ 25.129,973 O valor de R$ 100.519,90 representa a soma dos valores a pagar nos 12 próximos meses do fechamento do balanço, que ficam registrados no passivo circulante; os demais saldos são registrados no passivo não circulante. Documentos a serem analisados: Razão da conta contábil de empréstimos bancários; Contrato de empréstimo bancário firmado com o banco; Planilha de controle-suporte dos empréstimos bancários. Testes a serem realizados: 1. Recalcular a planilha de controle dos empréstimos bancários e verificar se estão sendo efetuados conforme contrato firmado com o banco; 2. Verificar se a contratação do empréstimo bancário foi realizada por pessoa com poderes e devidamente autorizada; 3. Confrontar os saldos contábeis contra os saldos apurados nas tabelas de controle (exemplo: price) e verificar se refletem a realidade da posição no fechamento do balanço. 1.3.3 Salários a pagar Normalmente os salários são pagos no 5.º dia útil do mês subsequente ao que ocorreu a prestação de serviços, no entanto, pelo princípio contábil da competência, é necessário que estes sejam contabilizados no mês em que a prestação de serviço ocorreu. Dessa forma, a contabilização da folha de pagamento no passivo circulante é realizada com o efeito de uma provisão contábil, devendo ser revertida assim que os salários forem pagos no mês subsequente, não devendo permanecer saldo nessa conta após o pagamento. A existência de saldos em aberto nessa conta deve ser justificada em uma conciliação e analisado prontamente pelo auditor em seus trabalhos. Documentos a serem analisados: Razão contábil da conta “salários a pagar”; Resumo da folha de pagamento; Relação de empregados; Guias de recolhimento de impostos. 3Como exemplo didático só estão sendo demonstrados lançamentos do passivo, sendo nesse exemplo desconsiderados os demais lançamentos contábeis. 30 Testes a serem realizados: 1. Confrontar relação de empregados com folha de pagamento (verificar se todos constam nas duas relações); 2. Verificar se os totais registrados na folha de pagamento relativos a salários foram devidamente contabilizados; 3. Verificar se os totais relativos às contribuições sociais e impostos foram devidamente contabilizados, observando o critério de competência; 4. Realizar teste em meses anteriores ao do fechamento balanço e verificar se os salários, impostos e contribuições foram devidamente pagos, bem como se ocorreram as baixas das provisões; 5. Conferir, junto ao Superior Tribunal do Trabalho, pendências trabalhistas atreladas ao CNPJ. (site <http://www.tst.jus.br/certidao>). 1.3.4 Provisão para as férias Nessa conta são registrados os valores devidos aos empregados referentes ao período de férias a que eles já têm direito, mas que ainda não foram gozadas; dessa forma, a provisão é necessária, pois a empresa já reconhece que o pagamento é líquido e certo de ocorrer caso o empregado venha a gozar as férias. A empresa deve ao empregado proporcionalmente 2,5 dias de férias a cada mês de trabalho. O cálculo de provisão de férias começa a ocorrer imediatamente após o último período aquisitivo a que o empregado teve direito; ao cálculo deve ser acrescido1/3 do salário mais os encargos sociais e o FGTS proporcionais aos dias de trabalho do empregado. Exemplo: Tabela 10 Provisão de férias vencidas e proporcionais Nome Data de admissão Salário + 1/3 constitucional Férias Encargos sociais Salário Por dia Vencidas Proporcionais Totais Previdência R$ terceiros R$ FGTS R$ Dias Avos4 Dias Dias R$ (a) (b) (c) (d) = (c/30) (e) (f) (g) = (f*2,5) (h) = (e+g) (i) = (d*h) (j) = i*23% (l) =i*5,8% (m) = i*8% Maria 01/10/16 4.111 137,03 30 5 12,5 42,50 5.823,92 1.339,50 337,79 465,91 Joana 01/12/17 13.814 460,47 30 4 10 40,00 18.418,67 4.236,29 1.068,28 1.473,49 Lívia 29/01/18 8.987 299,57 0 1 2,5 2,50 748,92 172,25 43,44 59,91 Marcio 29/01/16 2.000 66,67 30 11 27,5 57,50 3.833,33 881,67 222,33 306,67 Teodoro 29/01/16 3.210 107,00 0 3 7,5 7,50 802,50 184,58 46,55 64,20 4De forma didática, os avos foram imputados manualmente e não estão atrelados à data de admissão do empregado. 31 Total 29.627,33 6.814,29 1.718,39 2.370,19 Para melhor entendimento, a forma sintética dos valores das provisões seria: Tabela 11 Descrição da conta Valor Férias 29.627,33 Contribuição previdenciária 6.814,29 Contribuição de terceiros 1.718,39 FGTS 2.370,19 Total 40.530,20 O valor de férias de R$ 29.627,33 corresponde aos avos a que os empregados têm direito na data do cálculo. O valor de contribuição previdenciária de R$ 6.814,29 refere-se ao FPAS divulgado pela previdência social e é composto da seguinte forma: Tabela 12 Descrição Percentuais Empresa 20% Seguro-acidente do trabalho (risco grave) 3,0% Total 23% Esta composição pode modificar de acordo com o risco de exposição da empresa. O total referente à contribuição de terceiros no valor de R$ 1.718,39 é composto da seguinte forma: 32 Tabela 13 Descrição Percentuais Salário-educação 2,5% Incra 0,2% SENAI 1,0% SESI 1,5% Sebrae 0,6% Total 5,8% O valor de R$ 2.370,19 refere-se ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), que corresponde a um valor fixo de 8% aplicado ao valor do salário bruto devido. Documentos a serem analisados: Razão contábil da conta provisão de férias; Memória de cálculo da apuração (provisão para férias elaborada pela empresa); Guias de recibo de férias (assinadas pelos empregados). Testes a serem realizados: 1. Recálculo da provisão de férias elaborada pela empresa, conferindo as bases para a apuração dos impostos; 2. Conferir a guias de recibo de férias assinadas pelo empregado e verificar se a provisão foi realizada tendo como base nas últimas férias gozadas pelo empregado; 3. Entrevistar alguns empregados perguntando a eles se gozaram as férias no período correspondente ao que assinaram os respectivos recibos de férias. 1.3.5 Provisão para o 13.º salário A provisão de 13.º salário deve ser constituída de uma proporção de um doze avos por mês; a esse cálculo devem ser acrescidos o valor devido de INSS e FGTS. Por exemplo: 33 Tabela 14 Empregado Salário Mensal 1/12 avos Data base Data da provisão Meses decorridos Salário devido INSS FGTS (8%) Total da provisão % Valor (a) (b) (c) = b/12 (d) (e) (f) = e-d (g) = c*f (h) (i) = g*h (j) = g*8% (l) = g+i_J Maria 4.111 343 Jan/18 Jul/18 7 2.410 9% 217,00 193,00 2.819 Joana 13.814 1.151 Jan/18 Jul/18 7 8.097 11% 642,34 648,00 9.387 Lívia 8.987 749 Jan/18 Jul/18 7 5.267 11% 579,00 421,00 6.268 Marcio 2.000 167 Jan/18 Jul/18 7 1.172 8% 94,00 94,00 1.360 Teodoro 3.210 268 Jan/18 Jul/18 7 1.881 9% 169,00 151,00 2.201 Total 18.827 1.702,00 1.506,00 22.035 A provisão se faz necessária pois o empregado tem direito a ela de forma proporcional ao seu tempo de permanência na empresa. A tabela do INSS devido é calculada tendo como base a tabela fornecida pelo Instituto Nacional de Seguro Social (INSS). Detalhe: Tabela 15 Salário de Contribuição INSS (R$) Alíquota Até R$ 1.751,81 8% De R$ 1.751,82 a R$ 2.919,72 9% De R$ 2.919,73 até R$ 5.839,45 11% Fonte: INSS/2019 Observação: O valor máximo pago de INSS por empregado é fixado e corresponde ao cálculo do teto de R$ 5.839,45 aplicado a uma taxa de 11% que corresponde a R$ 642,34, dessa forma, o empregado que atingir esse teto passará a pagar o valor fixo, mesmo que o salário ultrapasse a faixa do INSS a pagar. Documentos a serem analisados: Razão contábil da conta-provisão de 13.º salário; Memória de cálculo da apuração do 13.º salário elaborada pela empresa. 34 Testes a serem realizados: 1. Recálculo da provisão de 13.º salário elaborada pela empresa, conferindo as bases para a apuração dos impostos. 2. Confrontar o cálculo com o total da provisão realizada pela empresa na contabilidade. 1.3.6 Adiantamento de clientes Nessa conta são registrados os adiantamentos recebidos dos clientes, porém, sem a entrega do produto ou prestação de serviço. Esta acontecerá posteriormente, assim como a baixa desses valores da conta contábil. Na análise dessa conta o auditor deve atentar para a existência de saldos muito antigos (meses ou anos), o que pode demostrar a existência de problemas no gerenciamento dessa conta, principalmente com relação à sonegação fiscal, pois não é normal a compra de um produto ou serviço e que esse tenha pagamento adiantado para uma entrega nos meses ou anos posteriores. Documentos a serem analisados: Razão contábil da conta Adiantamento de Clientes; Contrato, acordo ou pedido de compras formalizado com o cliente. Testes a serem realizados: 1. Com base na razão contábil, selecionar, de forma amostral, alguns adiantamentos para análise, verificando se o valor registrado corresponde ao valor pago pelo cliente na conta bancária; 2. Verificar a existência de contrato, prevendo adiantamento entre as partes; verificar também a antiguidade desse contrato; 3. Verificar, nos controles gerenciais da empresa, a existência de pagamento desse cliente posterior à data do adiantamento que está sendo analisada (pagamentos integrais, que já tenham ocorrido na entrega de mercadoria e que não tenham sido baixados da conta de antecipação, podem ser entendidos pelo fisco como sonegação); 4. Montar um aging list da conta de adiantamentos, solicitando para a empresa a explicação dos itens abertos a longa data. 1.3.7 Impostos a pagar Nessa conta são registrados valores dos impostos devidos pela empresa e que deverão ser pagos ou compensados no decorrer do exercício social subsequente (até 360 dias). Exemplos de impostos que podem estar registrados nessa conta. IPI; ICMS; 35 ISS; Imposto de renda de pessoa jurídica; Contribuições. Para esta análise, o auditor deve atentar-se ao correto registro dos valores nas respectivas datas (competência); também deve ser observada a existência de impostos registrados a longa data e que ainda não tenham sido baixados (pagos), uma vez que boa parte dos impostos tem seu pagamento previsto para o mês subsequente ao da apuração. Documentos a serem analisados: Razão da conta “impostos a pagar”; Tabela de apuração dos impostos; Tabela de compensação de impostos; Guias de pagamento. Testes a serem realizados: 1. Com base na razão da conta “impostos a pagar”, selecionar, de forma amostral, alguns itens para análise; solicitar os documentos de origem e recalcular os impostos para verificar se foram corretamente calculados; 2. Verificar se foram registrados na data de sua competência; 3. Conferir as somas das tabelas de apuração de impostos e posteriormente confrontar com a razão contábil a fim de identificar diferenças; 4. Na tabela de compensação de impostos, selecionar alguns itens de forma amostral; verificar se não ocorreram duplicidades nas compensações; 5. Realizarteste subsequente para validar se as guias de pagamento de meses anteriores foram pagas na data do vencimento e se seus valores estavam corretamente calculados e devidamente suportados por memórias de cálculo. 1.4 Passivo não circulante No passivo não circulante, podem ser registradas as mesmas contatas que no passivo circulante, no entanto, estas devem conter saldos de obrigações que possuirão vencimento após o término do exercício social subsequente (mais de 360 dias) ao da elaboração do balanço. Ao validar essa conta, o auditor deve ficar atento quanto à natureza e à competência dos vencimentos dos itens registrados. Exemplo de contas do passivo não circulante: Fornecedores e títulos pagar; Empréstimos a pagar; Adiantamento de clientes. Documentos a serem analisados: 36 Razão da conta contábil; Documentação-suporte que comprove o saldo a longo prazo; Contrato firmado para os casos de empréstimos bancários. Testes a serem realizados: Verificar a existência dos valores e se possuem saldos a vencer há mais de um ano da data de elaboração do balanço, o que confirmará o longo prazo; Verificar os contratos bancários e verificar a existência de acompanhamento, por parte da empresa, sobre os saldos a serem pagos. 2. DEMONSTRAÇÕES DO RESULTADO DO EXERCÍCIO (DRE) A demonstração do resultado do exercício é uma das demonstrações financeiras exigidas pela Lei 6404/76; nesta são registradas as contas de resultado da empresa, sendo elas: receitas, despesas e custos. Seguem o seguinte formato: 2.1. Receitas As receitas são classificadas de acordo com sua natureza, podendo ser elas: Operacionais; Financeiras; Não operacionais. Receitas operacionais: são os ganhos auferidos por meio da atividade principal da empresa. Como exemplo, podemos utilizar uma empresa locadora de veículos que, como próprio nome diz, tem a receita atrelada à locação dos veículos que são de sua propriedade. Receitas financeiras: são advindas da remuneração recebida dos empréstimos que a empresa realiza a terceiros. Como exemplo, citamos a empresa de veículos que, por algum motivo, teve uma sobra de caixa e deixou seu capital aplicado em uma conta bancária por 25 dias e foi remunerada por essa aplicação. Receita não operacional: é representada pela remuneração que a empresa recebe e não está atrelada à atividade principal. Ainda utilizando a locadora de veículos, podemos exemplificar como receita operacional a venda do veículo após sua utilização. As receitas só podem ser reconhecidas nesse grupo quando da transferência do direito para a empresa, ou seja, somente quando existir a transferência de propriedade o regime para o registro deve ser o de competência. Os principais erros encontrados nesse grupo de contas são: (i) falta de documentação que suporte a receita registrada; (ii) falta de desconto dos impostos dedutíveis da base (ICMS, IPI, outros); (iii) não reconhecimento da receita no período de competência, ou até mesmo não reconhecimento da receita (que diminui o imposto a pagar da empresa e pode acarretar em sonegação). 37 Documentos a serem analisados: Razão da conta contábil; Notas fiscais; Pedido de compra (do cliente); Extratos bancário ou borderôs de recebimento. Testes a serem realizados: Receita operacional 1. Tendo como base a razão contábil, efetuar uma seleção com base amostral de algumas receitas e solicitar as notas fiscais, verificando o valor da nota corresponde respectiva receita; 2. Verificar se as receitas registradas nessa conta correspondem a receitas com características operacionais; 3. Verificar se para a seleção ocorreu entrada de recursos nas contas bancária da respectiva receita e no mesmo valor; 4. Confrontar as receitas selecionadas com os respectivos pedidos de compras, cruzando informações como: quantidade, valor unitário e valor total; 5. Verificar, para cada receita, se existem evidências de saída da mercadoria ou da prestação do serviço. Receita financeira 1. Realizar uma seleção com base amostral e confrontar com os respectivos rendimentos demonstrados nos extratos bancários; 2. Verificar se as receitas registadas nessa conta correspondem a receitas com características financeiras. Receita não operacionais 1. Essas receitas são testadas em conjunto com a venda dos ativos imobilizados, confrontando a movimentação da baixa do ativo imobilizado, como a receita registrada nessa conta. 2.2. Despesas e custos A diferença entre despesa e custo está atrelada ao setor em que elas ocorrem; ambas se referem a gastos que a empresa terá que realizar para arcar com suas atividades. Despesas: são gastos que estão atreladas às atividades administrativas da empresa. Exemplos: gastos com passagens aéreas, gastos com materiais de escritório. Custos: são gastos que estão diretamente atrelados à atividade operacional da empresa. Exemplos: manutenção e reparo de máquina, energia elétrica da fábrica. 38 Segundo Almeida (2007), a auditoria de despesas e custos é dividida da seguinte forma: “Despesas que são testadas em conexão com as contas do balanço patrimonial; Aquisições de matéria-prima e serviços; Custo de vendas; Impostos; Folha de pagamento; Outras despesas e gastos gerais de fabricação.” Dessa forma, o auditor deveria incluir em seu planejamento esse fluxo de trabalhos para: Despesas que são testadas em conexão com as contas do balanço patrimonial. Ao auditar esse grupo de contas, o auditor pode antecipar o fluxo de trabalho, verificando os reflexos das transações do grupo de despesas. Exemplificamos alguma das contas em que essa técnica pode ser utilizada: No contas a receber o Despesas com Provisão para Créditos de Liquidação Duvidosa (PCLD). Nas despesas antecipadas o Despesas com seguros; o Despesas com aluguéis. No ativo imobilizado o Despesa com amortização dos ativos; o Despesa com manutenção de maáquinas e equipamentos. Nas Obrigações o Despesa com impostos; o Despesa com 13.º. Nos Empréstimos o Despesa com variação cambial; o Despesa com pagamento de juros. Aquisições de matéria-prima e serviços 39 Neste grupo de contas, é essencial que se avalie o processo de aquisição, principalmente das compras com pagamentos à vista, que podem não ter sido abrangidos durante os testes realizados na conta de fornecedores. O principal teste aplicado nessa conta deve ser para garantir que a empresa está adquirindo o produto ou serviço que atenda à necessidade da empresa e que tenha o melhor custo-benefício (melhor qualidade com o melhor preço). É esperado que a empresa possua um processo para compras que englobe alçadas de provação para valores significantes (o valor depende de cada empresa), processos de cotação que garantam a aquisição do produto de melhor qualidade pelo menor preço possível e que exista o controle de entrega dos materiais e serviços. Documentos a serem analisados: Razão da conta matéria-prima e serviços; Requisição de compras; Processo de cotação; Pedido de compra; Nota fiscal (do fornecedor); Documento de recebimento e inspeção dos materiais e serviços entregues. Testes a serem realizados: 1. Com base na razão contábil, selecionar alguns itens para análise (com base amostral) e verificar se o valor lançado corresponde ao valor das respectivas notas fiscais; 2. Verificar se a documentação está em nome da empresa e se é fiscalmente aceita (nome de CNPJ do fornecedor); 3. Verificar a veracidade de documentação analisada (o auditor só pode analisar a documentão original); 4. Confrontar a nota fiscal de compra e o pedido de compra, atendendo para quantidade o valor unitário e o valor total de ambos os documentos; 5. Verificar a existência de requisição de compras aprovada, assegurando que existia a necessidade da compra; 6. Verificara existência de processo de cotação com mais de 2 fornecedores do mesmo material para garantir que a empresa comprou pelo melhor preço; 7. Verificar se existem evidências de que o material e o serviço foram recebidos ou prestados para a empresa. CUSTO DE VENDAS O custo dos produtos, materiais ou serviços devem ser apurados para serem lançados na conta de resultado. Seguem os principais modelos de apuração: 40 Custo das Mercadorias Vendidas (CMV) CMV = EI + C - EF Em que: EI = Estoque inicial; C = Compras; EF = Estoque final. Custo dos Produtos Vendidos (CPV) – (Aplicável para indústrias) CPV = EI + (IN + MO + GGF) - EF Em que: EI = Estoque inicial; IN = Insumos (matéria-prima, material de embalagem e outros materiais); MO = Mão de obra; GGF = Gastos gerais de fabricação (alugueéis, energia, depreciações, mão de obra indireta); EF = Estoque final. Custo dos serviços vendidos (CSV) CSV = SIN + (MO + GDS + GIS) - SFI Em que: SIN = Saldo inicial dos serviços em andamento; MO = Mão de obra direta aplicada nos serviços vendidos; GDS = Gastos diretos (locação de equipamento, subcontratação) aplicados ao serviço prestado; GIS = Gastos indiretos (luz, mão de obra indireta, depreciações de equipamentos); SFI = Saldo final dos serviços em andamento. Documentos a serem analisados: Base de cálculo da apuração dos custos (CMV, CPV, CSV). 41 Testes a serem realizados: 1. Com base na planilha de apuração dos custos, verificar se as bases que estão sendo utilizadas correspondem ao saldo das contas utilizadas; 2. Recalcular a apuração de custos e confrontar com o valor apurado pela empresa. Impostos Nessa conta são contabilizados todos os gastos que empresa incorreu com pagamento de impostos. Por exemplo: ISS = Imposto Sobre Serviço; PIS = Programa de Integração Social; COFINS = Contribuição para o Financiamento da Seguridade social; ICMS = Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços; IPI = Imposto sobre Produtos Industrializados. Documentos a serem analisados: Razão contábil; Base de apuração dos impostos. Testes a serem realizados: 1. Verificar se a apuração dos impostos está em conformidade com as exigências da legislação mais atualizada; 2. Conferir os cálculos realizados na apuração dos impostos; 3. Confrontar com os saldos contábeis. Folha de pagamento Nessa conta são registrados os gastos relacionados a empregados, além dos testes direcionados ao pagamento. É essencial que o auditor se atente a testes relacionados à existência do empregado e ao processo de manutenção dos documentos relacionados ao empregado, principalmente para atendimento a legislação trabalhista. Documentos a serem analisados: Folha de pagamento analítica; Folha de pagamento sintética; Razão geral da conta contábil; Prontuário do empregado; Relação de empregados. 42 Testes a serem realizados: 1. Conferir as somas do salário e encargos sociais existentes na folha de pagamento analítica; 2. Confrontar os saldos totais da folha de pagamento analítica e os totais da folha de pagamento sintética; 3. Confrontar se os saldos da folha de pagamento sintética foram corretamente lançados nas contas contábeis; 4. Com base na relação de empregados, gerar uma amostra e verificar, no processo de contratação, se existem evidências da necessidade de contratação. (Exemplo: uma requisição para contratação atrelada a uma demanda interna da empresa); 5. Verificar se existem evidências de que o empregado contratado foi o que melhor se destacou no processo de seleção e que não ocorreram indicações internas ou políticas nesse processo; 6. Verificar se existem evidências do registro do empregado em carteira de trabalho e se essa encontra-se atualizada com a atual posição do empregado. 7. Verificar se as horas extras foram previamente aprovadas e se correspondem aos lançamentos da folha de pagamento; 8. Com base na relação de empregados, efetuar seleção amostral e proceder com o inventário físico de empregados. Outras despesas e gastos gerais de fabricação Nessa conta contábil devem ser classificadas as despesas que não se enquadrem nas demais classificações citadas. O auditor deve ter a atenção voltada à correta classificação dessas despesas para que não ocorra incoerência com as demais. Documentos a serem analisados: Razão contábil da conta de “outras despesas e gastos gerais de fabricação”; Documentação suporte. Testes a serem realizados: 1. Com base na razão da conta, selecione, de forma amostral, algumas despesas para análise; 2. Inspecione as documentações e assegure-se da correta classificação contábil; 3. Verifique a existência de correta alçada de aprovação para a despesa. 43 BIBLIOGRAFIA 2016 Global Fraud Study Report to the nations on occupational fraud and abuse 2014A Prática de Reconhecimento e Mensuração das Perdas Estimadas em Créditos de Liquidação Duvidosa antes e após a Adoção das Normas Internacionais de ContabilidadeV917 Auditoria: um curso moderno e completo. São Paulo: Atlas, 2007. 2018 Instrumentos Financeiros: Reconhecimento e Mensuração 1976 Lei n.º 6.404 de 15 de dezembro de 1976 . Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L6404compilada.htm>. Acesso em: 2010Regulamenta a cobrança, fiscalização, arrecadação e administração do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI.
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