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E-BOOK HEALTH EDUCATION GESTÃO DE UNIDADES DE TERAPIA INTENSIVA Prof. Caio Pires HEALTH EDUCATION G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA IN T R O D U Çà O Desde os primórdios da criação das unidades de terapia intensiva, geri-las sempre foi um desafio. Organizar o ambiente físico, alocar funcionários nas mais diversas funções e horários, angariar recur- sos e utiliza-los da forma mais racional e econômica possível, pros- pectar custos, definir os pacientes que deveriam ingressar e sair destas unidades, colocam em prova a capacidade gerencial dos responsáveis pelas decisões. Atualmente, com a conquista de espaço do mundo corporativo na área de saúde, tanto no âmbito público quanto no privado, ainda mais dentre aqueles que susten- tam sistema de auto-gestão, ocorreram algumas mudanças de conceitos, moldando a prestação de serviço em saúde, outrora objeto da simples e direta relação médico-paciente, em um produ- to comerciável. A gestão de uma UTI engloba uma série de habili- dades que, em algum momento, se interpõem umas com as outras. São exemplos destas habilidades as mais diversas formas de gestão: a de pessoas, a de recursos materiais, da qualidade, finan- ceira e de resíduos. Cada um destes itens será comentado de forma objetiva para que se tenha uma ideia global do gerencia- mento deste tipo de unidade.em respeito à fase da alfabetização que os alunos vivenciam neste momento. INTRODUÇÃO 1 Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) Gestão de pessoas é a associação de conheci- mentos, habilidades e atitudes, o mnemônico “CHA” da gestão de pessoas por competências. Métodos, políticas, técnicas e práticas auxiliam administrar as características comportamen- tais dos indivíduos, potencializando o capital humano (maior desafio do gestor). Os compo- nentes da gestão de pessoas estão demonstra- dos na tabela 1. Aliado à gestão de pessoas, a gestão financeira, mostra-se como um dos maiores desafios contemporâneos para um gestor. O ambiente organizacional, no qual se inclui o hospital e as suas subunidades, vive em constante mutação, cabendo ao gestor mostrar uma postura flexível e adaptativa frente as mais diversas incertezas que vivemos em todos os setores produtivos, sejam públicos ou privados. A responsabilidade gerencial para conseguir se adaptar e prosperar neste cenário necessita da otimização de suas próprias competências - da sensibilidade (estar atento ao clima organiza- cional dentro de sua unidade, adotando pronta- mente ações de reequilíbrio do índice de satis- fação, e ainda, externamente, foco nas altera- ções de mercado), do senso de oportunidade (condutas que podem criar maior ganho humano ou financeiro) e de sua visão lógica (deixando de lado quaisquer crenças infunda- das e comodismos, não tendo receio de romper com velhos paradigmas). HEALTH EDUCATION G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O D E PE SS O A S GESTÃO DE PESSOAS: 2 Tabela 1 – Componentes da Gestão de Pessoas Planejamento de Recursos Humanos Aplicação de Recursos Humanos Desenvolvimento de Recursos Humanos Manutenção de Recursos Sociais Monitorização de Recursos Humanos Conhecimento do painel de funcionários (desde a limpeza, CME, segurança e assistenciais diretos), demandando recrutamento (interno e externo) e seleção de mão de obra quali�cada. Integração, desempenho, análise e avaliação de cargos, desempenhos e de�nição de metas. Treinamento, capacitação, desenvolvimento e mobilidade organizacional (alinhar habilidades e desejos com as necessidades da instituição). Remuneração (por competências e resultados), benefícios sociais e relações trabalhistas e sindicais. Coleta de dados e criação de sistema de informações em recursos humanos. Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) Levando-se em consideração este cenário dinâ- mico que as instituições de saúde vivem, tanto com relação ao mercado de trabalho quanto nas relações entre contratantes/contratados, os objetivos da instituição e as estratégias para alcança-los precisam estar muito bem consoli- dados, de forma que cada funcionário ou cola- borador se sinta peça indissociável para a obtenção do sucesso, como verdadeiros embai- xadores da organização (gestão participativa). O principal modelo de gestão de pessoas atual- mente está centrado no denominado de gestão por competências. A gestão por competências possibilita ao gestor, através de diversas meto- dologias, conhecer, com maior fidedignidade, as qualidades e capacidades de seus liderados, especialmente as comportamentais e técnicas requeridas para a execução de um determinado cargo (ou função), mensurando o grau ideal de cada habilidade, conhecimento e atitude neces- sária à execução de tarefas para atingir os obje- tivos organizacionais previamente traçados. Através da gestão de competências podemos alinhar o perfil comportamental/técnico dos funcionários com o perfil esperado em sua ativi- dade laboral, reconhecendo a importância do papel do indivíduo na efetividade organizacio- nal, podendo aperfeiçoar e potencializar suas respectivas qualidades. As competências, sobretudo as comportamentais, derivam dos valores organizacionais ou mais simplesmente falando, dos “credos” dos acionistas e proprie- tários em relação ao negócio. Pode-se dizer, então, que um funcionário que atenda às com- petências comportamentais de uma organiza- ção é aquele cujos valores pessoais se coadu- nam com os valores que lhe são requeridos pelo seu empregador. As competências técnicas funcionais, aquelas requeridas para o desempe- nho da profissão, tais como títulos de capacita- ção, de especialização e outros, e as comporta- mentais, bem avaliadas, podem desaguar em competente plano de desenvolvimento e capa- citação, fechando, assim, o círculo virtuoso do capital intelectual, tão necessário a qualquer empreendimento nos dias de hoje. Um trabalho ilustrativo sobre mapeamento de competências foi realizado em 2007 pelo conselho regional de enfermagem do Estado de São Paulo (CO- REN/SP). Estes dados estão resumidamente adaptados na tabela 2, juntamente com seus respectivos conceitos. HEALTH EDUCATION G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O D E PE SS O A S 3 Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) Tabela 2 – Mapeamento de Competências Liderança Comunicação Tomada de Decisão Trabalho em Equipe Capacidade de in�uenciar as pessoas de forma a atingir/superar os objetivos propostos por ela mesma e pela instituição, investindo no desenvolvimento pro�ssional e respeitando as diversidades. Competência Conceito Processo pelo qual ocorre interação interpessoal, por meio de compartilhamento de informações, conhecimentos, experiências, ideias e emoções que se expressam de maneira verbal e não verbal. Processo de escolha da melhor alternativa, utilizando os conhecimentos adquiridos, visando uma solução adequada para cada decisão, considerando os limites e riscos. Habilidade de interagir com um grupo de pessoas, articulando ações que visem alcançar objetivos comuns, respeitando os limites, necessidades e diferenças individuais. HEALTH EDUCATION Relacionamento Interpessoal Capacidade de agregar e interagir com pessoas de maneira cordial, empática e pro�ssional, proporcionando ambiente favorável ao desenvolvimento das atividades. Flexibilidade Capacidade de se adaptar a mudanças, de ser receptivo às criticas/sugestões, de rever conceitos, mantendo o foco nos objetivos,preservando os valores institucionais. Empreendedorismo Identi�ca oportunidades inovadoras e/ou inusitadas, presentes ou futuras, prevendo riscos e executando ações de maneira segura. Criatividade Desenvolve capacidades inovadoras, quer em métodos de trabalho e/ou processos, facilitando as ações cotidianas. Visão Sistêmica Visualizar, analisar e compreender a instituição como um todo, e sua relação para com as partes (conhecer os quatro cantos da organização e suas interrelações). Planejamento, Organização e Controle De�ne a estratégia e processos, organiza e prioriza atividades a serem desenvolvidas, conduzindo as ações de modo que favoreçam a oportunidade da assistência e do trabalho em equipe, monitorando resultados. Negociação Capacidade de alcançar os resultados desejados utilizando como premissa o conhecimento dos fatos, e o consenso, onde ambas as partes se satisfaçam com os resultados, permeados pelos preceitos éticos, legais e técnico/cientí�cos. Brainstorm é uma técnica de negociação onde, as partes, num primeiro momento, afastando o espírito crítico, trazem à mesa, todos os pontos e questões que se deseja contemplar no resultado �nal (reavaliação posterior convergindo para o resultado almejado). G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O D E PE SS O A S 4 Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) Uma competência muito apreciada num gestor, tanto pela equipe gerida, quanto pela instituição, é a de liderança. Historicamente, através das mais diferenciadas correntes do ramo de administração de empresas, sempre se discutiu quais seriam as melhores atribuições de um líder, quando avaliado tanto pelas empresas, quanto pelos funcionários. Em todos os tempos, entretanto, por unanimidade, uma competência foi indiscutível, qual seja, o da obtenção dos melhores resultados possíveis para a instituição. Mais recentemente, entretanto, com as discussões sobre inteligência emocional, vários autores descrevem que para a obtenção dos melhores resultados através de pessoas faz-se necessá- rio que o bom líder tenha, antes de qualquer coisa, conhecimento de si próprio – “o autoconhecimen- to” (noção de suas forças e fraquezas) conjugado ao desejo de aperfeiçoamento (o que quer e por que quer) e humildade, o que lhe permitirá melhor entendimento e gerenciamento das relações interpessoais, descrevendo-se assim, as características fundamentais de um bom líder. Algumas qualidades desejadas atualmente num líder estão descritas na tabela 3. HEALTH EDUCATION G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O D E PE SS O A S 5 Tabela 3 – Características do Modelo Atual de Liderança Situacional Facilitador /Coach Adéqua objetivo ao orçamento Comunicativo Disseminador de conhecimento Valores Compartilhados Conciliador Valoriza Capital Humano Resiliente Sentimento de Unidade e Igualdade Colaborador Educado Entusiasta Como observado na tabela acima, a visão atual de um líder (facilitador, agregador e dissemina- dor) difere bastante da imagem antiga que se tinha do mesmo (do “chefe” impositivo, autori- tário e doutrinador). Desta forma, com a evolu- ção natural do relacionamento interpessoal da equipe, com o seu amadurecimento (técnico e psicológico), e encarando o indivíduo como peça única dentro da equipe, podem-se aprimo- rar as capacidades de cada membro, de forma que as ações realizadas pelos mesmos deixem de serem meros cumprimentos cegos de uma ordem de seu superior (perfil de liderança auto- ritário), para serem delegações, promovendo integração entre as pessoas (perfil de liderança democrático). Para que ocorra de forma eficaz o amadurecimento desta relação, do líder com os membros da equipe (e vice-versa), objetivando a obtenção dos melhores resultados pessoais e coorporativos, torna-se primordial o conheci- Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) mento de seu próprio perfil psicológico e de suas preferências inatas de liderança (auxiliado através do Myers-Briggs Type Indicator), reco- nhecendo que seu comportamento varia conforme a necessidade situacional, buscando o melhor desempenho da organização como um todo. O líder deve exercitar permanentemente na busca do melhor estilo de gerir a equipe (como grupo e como unidade), balizando, de forma coerente, a maturidade psicológica (autonomia, dependência, e responsabilidade) e maturidade no trabalho (grau de conhecimento técnico). Para auxiliar a compreensão desta dinâmica movimentação entre os diferentes estilos de liderança, adequados aos mais diferentes graus de maturidade (psicológica e trabalho), devemos usar a grade de estilos (E) e maturidade (M) representados abaixo (figura 1). A partir do momento que o gestor/líder conhece as forças e fraquezas, próprias e de seus funcionários, bem como, os pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades da organiza- ção, que poderá ser obtido através da técnica de SWOT analysis (assunto comentado mais à frente), pode lançar mão de uma ação de gestão estratégica denominada empowerment, que visa o melhor aproveitamento do capital humano nas organizações, através da delega- ção de poder (baseada na ideia de ownership), objetivando tornar os resultados e ações mais rápidas e efetivas através da descentralização/- desburocratização de determinadas decisões. Além de tornar a instituição mais rápida, leva a maior motivação/satisfação pessoal e maior agilidade/flexibilidade, com um quadro de funcionários eventualmente menor, resultando num maior potencial competitivo (sentimento de apropriar-se, de ser coparticipe dos negó- cios, gerando satisfação pessoal - ownership). Cabe ao líder o papel fundamental de fortalecer a visão, missão, valores, objetivos e metas da organização, bem como motivar e cobrar o compartilhamento de informações para que se consiga obter de forma prática e clara o resulta- do almejado. A comunicação tem importância inexorável no bom funcionamento de qualquer relação, seja profissional ou não, principalmen- te no cotidiano extremo que os trabalhadores de unidades de terapia intensiva (intensivistas ou não) vivem. Deve-se lembrar de que somen- te 45% da influência comunicativa é verbal, sendo apenas 7% a palavra (restante o tom de voz). A maior parte da influência comunicativa restringe-se a fisiologia (gestos e postura, por exemplo). Assim, comunicar não é apenas falar, mas sim, se fazer entender (fundamental em todas as relações, quer com funcionários, pacientes e principalmente, familiares). A eficá- cia do serviço de saúde é diretamente propor- cional à qualidade do relacionamento humano estabelecido entre os próprios profissionais (equipe multidisciplinar), e entres estes e os usuários (pacientes e familiares) durante o processo assistencial (pré, intra e pós-hospita- lar). Unindo a ideia de gestão por competências com a importância de uma comunicação asser- tiva, nos permite avaliar a qualidade dos servi- ços prestados, conjugando a expectativa daqui- lo que se é esperado pela empresa e pelo funcionário. Assim sendo, as avaliações periódi- cas de performance são fundamentais para a melhoria do serviço, situando as pessoas na estrutura organizacional, mostrando quais são as expectativas da instituição para com elas (e G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O D E PE SS O A S 6 HEALTH EDUCATION Gestão financeira é a habilidade de otimizar/ra- cionalizar a utilização dos recursos capitais nas mais variadas etapas de produção do serviço oferecido, controlando seus custos e aumen- tando sua eficiência, pilares responsáveis pela manutenção daatividade do serviço (gerar lucro e saldar dívidas). Em inúmeros momentos, a gestão financeira de uma unidade de terapia intensiva permeará os demais processos geren- ciais da unidade, podendo influenciar, muitas vezes, na dinâmica organizacional dos mesmos. No Brasil, a administração financeira hospitalar é pouco desenvolvida, muitas vezes confundida com contabilidade geral. A função do contador é restrita ao fornecimento de substratos geren- ciais ao gestor (através de balanços, balancetes e demonstrativos, bem como, discriminação de fluxo de caixa), essenciais para a tomada de decisões e perenidade organizacionais. O conhecimento pormenorizado dos custos, e a racionalização dos recursos são fundamentais na manutenção da atividade de qualquer unida- de ou instituição de saúde (bem como sua adequação ao mercado), seja ela de cunho público, privado ou filantrópico. Duas funções estratégicas são inerentes ao cotidiano da gestão financeira, o financiamento e a alocação dos recursos obtidos. Em hospitais públicos, o financiamento provém do repasse dos recursos provenientes do sistema único de saúde (SUS) e nos hospitais particulares, dos próprios fundos, de pacientes não conveniados, das seguradoras de saúde, de parcerias empresariais, dos sócio- acionistas, de empréstimos e, nas unidades mistas, também de repasse de dinheiro público. A alocação dos recursos obtidos necessita de um profundo conhecimento da instituição, para que se possam obter os melhores resultados, com menores custos, menor quantidade de insumos (eficiência técnica), maior lucro e menor desperdício (eficiência alocativa). Muitas vezes o mesmo procedimento tem valo- res institucionais muito discrepantes devido a graus variados de ineficiência técnica e alocati- va. De forma prática, o gestor utiliza-se de três ferramentas operacionais, para que possa desempenhar sua função estratégica de finan- ciamento e alocação: planejamento, controle e avaliação. O planejamento financeiro é repre- sentado pela elaboração e estabelecimento de planos orçamentários para se alcançar aquilo que se deseja. O controle consiste no monitora- mento das atividades em andamento, corrigin- do, o mais precocemente possível, vieses de execução (monitoramento de metas). A avalia- ção é a comparação dos resultados das ativida- des concluídas com as metas previamente fixadas. O planejamento, controle e avaliação não são funções privativamente financeiras, podendo existir em qualquer processo geren- cial, mas, são componentes imprescindíveis no processo de planejamento em saúde. Funda- mental ter em mente, antes da realização de seu planejamento financeiro, dos pormenores dos repasses de capital, seja em unidades públicas ou privadas, garantindo a menor taxa de inade- quação de valores. Deve-se nutrir o sistema de informações de forma correta, com exemplar preenchimento de guias, reduzindo ao máximo o número de glosas. A data e periodicidade de repasse, incluindo atrasos, também são de suma importância na estruturação do processo. Além das funções de planejamento, controle e avaliação acima descritos, a organização da área financeira é composta por outras funções, estando elas descritas na tabela 4. Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) vice-versa), auxiliando no direcionamento de esforços/melhorias e na descoberta de novas compe- tências. É fundamental que para toda avaliação exista feed-back do avaliador (nova oportunidade de comunicação) onde, com amadurecimento profissional e pessoal de cada componente da equipe, haja a identificação das respectivas necessidades motivacionais (fisiológicas, segurança, afetivo-so- ciais, estima ou auto-realização), comportamentais e técnicas, tornando cada vez menor as discre- pâncias, e consolidando o sentimento de unidade e engajamento entre a equipe. G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O D E PE SS O A S 7 HEALTH EDUCATION C o m p o rt am en to R el ac io n al Comportamento de Tarefa BAIXO B A IX O A LT O ALTO E3=M3=COMPARTILHAR TAREFA BAIXA E RELACIONAMENTO ALTO RESOLVE PROBLEMAS E ENCORAJA M1: Maturidade baixa. Pessoas incapazes, indispostas ou inseguras. M2: Maturidade baixa - moderada. Pessoas incapazes mas com disposição ou confiança em si. M3: Maturidade moderada - alta. Pessoas capazes mas indispostas ou inseguras. M4: Maturidade alta. Pessoas capazes, competentes, dispostas e seguras. E1: Determinar Comportamento de tarefa alto (treinamento, acompanhamento e controle) e relacionamento baixo. E3: Compartilhar Ênfase em treinamento motivacional. E4: Delegar Comportamento de relacionamento e tarefa baixos. Ações de treinamento de integração, seminários de relacionamento e reciclagem profissional. E2: Persuadir Comportamento de tarefa alto e relacionamento alto. Treinamento no posto de trabalho com liberdade de ação e treinamentos técnicos com carga motivacional. E2=M2=PERSUADIR TAREFA ALTA E RELACIONAMENTO BAIXO EXPLICA E CONVENCE E4=M4=DELEGAR TAREFA BAIXA E RELACIONAMENTO BAIXO OBSERVA E MONITORA NÍVEL DE MATURIDADE (M) ESTILO APROPRIADO (E) E1=M1=DETERMINAR TAREFA ALTA E RELACIONAMENTO BAIXO CONTA E DIRIGE Figura 1 – Análise de Estilo e Maturidade de Liderança. Gestão financeira é a habilidade de otimizar/ra- cionalizar a utilização dos recursos capitais nas mais variadas etapas de produção do serviço oferecido, controlando seus custos e aumen- tando sua eficiência, pilares responsáveis pela manutenção da atividade do serviço (gerar lucro e saldar dívidas). Em inúmeros momentos, a gestão financeira de uma unidade de terapia intensiva permeará os demais processos geren- ciais da unidade, podendo influenciar, muitas vezes, na dinâmica organizacional dos mesmos. No Brasil, a administração financeira hospitalar é pouco desenvolvida, muitas vezes confundida com contabilidade geral. A função do contador é restrita ao fornecimento de substratos geren- ciais ao gestor (através de balanços, balancetes e demonstrativos, bem como, discriminação de fluxo de caixa), essenciais para a tomada de decisões e perenidade organizacionais. O conhecimento pormenorizado dos custos, e a racionalização dos recursos são fundamentais na manutenção da atividade de qualquer unida- de ou instituição de saúde (bem como sua adequação ao mercado), seja ela de cunho público, privado ou filantrópico. Duas funções estratégicas são inerentes ao cotidiano da gestão financeira, o financiamento e a alocação dos recursos obtidos. Em hospitais públicos, o financiamento provém do repasse dos recursos provenientes do sistema único de saúde (SUS) e nos hospitais particulares, dos próprios fundos, de pacientes não conveniados, das seguradoras de saúde, de parcerias empresariais, dos sócio- acionistas, de empréstimos e, nas unidades mistas, também de repasse de dinheiro público. A alocação dos recursos obtidos necessita de um profundo conhecimento da instituição, para que se possam obter os melhores resultados, com menores custos, menor quantidade de insumos (eficiência técnica), maior lucro e menor desperdício (eficiência alocativa). Muitas vezes o mesmo procedimento tem valo- res institucionais muito discrepantes devido a graus variados de ineficiência técnica e alocati- va. De forma prática, o gestor utiliza-se de três ferramentas operacionais, para que possa desempenhar sua função estratégica de finan- ciamento e alocação: planejamento, controle e avaliação. O planejamento financeiro é repre- sentado pela elaboração e estabelecimento de planos orçamentários para se alcançar aquilo que se deseja. O controle consiste no monitora- mento das atividades em andamento, corrigin- do, o mais precocemente possível, vieses deexecução (monitoramento de metas). A avalia- ção é a comparação dos resultados das ativida- des concluídas com as metas previamente fixadas. O planejamento, controle e avaliação não são funções privativamente financeiras, podendo existir em qualquer processo geren- cial, mas, são componentes imprescindíveis no processo de planejamento em saúde. Funda- mental ter em mente, antes da realização de seu planejamento financeiro, dos pormenores dos repasses de capital, seja em unidades públicas ou privadas, garantindo a menor taxa de inade- quação de valores. Deve-se nutrir o sistema de informações de forma correta, com exemplar preenchimento de guias, reduzindo ao máximo o número de glosas. A data e periodicidade de repasse, incluindo atrasos, também são de suma importância na estruturação do processo. Além das funções de planejamento, controle e avaliação acima descritos, a organização da área financeira é composta por outras funções, estando elas descritas na tabela 4. Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) A gestão de insumos e recursos materiais tem como objetivo assegurar a disponibilidade, no momento e local adequados, dos suprimentos, componentes e equipamentos necessários para o eficiente funcionamento da entidade, englo- bando a guarda física e o controle dos estoques e equipamentos. Uma realidade vivida na maio- ria dos hospitais possuidores de unidade de terapia intensiva é o constante desafio na compra, armazenagem e distribuição dos recur- sos materiais. A centralização na compra e armazenagem de recursos materiais, apesar de propiciar, eventualmente, custos mais baixos, faz com que o processo de compra se torne mais lento, menos eficaz, tornando mais moroso o acesso rápido aos medicamentos, promovendo, muitas vezes, atrasos indesejados para a insti- tuição, em uma determinada conduta. Tal atraso gera insatisfação nos envolvidos no processo assistencial, desde o paciente ao médico. Idealmente, uma forma racional de adequação às necessidades de uma UTI seria a descentralização do estoque através da criação de uma unidade provedora de insumos no setor (farmácia/unidade de materiais), com reabaste- cimento periódico por uma unidade central, mediante feedback constante das necessida- des, objetivando maior adequação da oferta e consumo de materiais, promovendo, assim, um melhor direcionamento de capital e menor perda de produtos, bem como, maior agilidade na instituição da terapêutica prescrita. A impor- tância da gestão de materiais é muito maior que aquela dada por grande parte dos gestores de unidades de terapia intensiva. Os estoques devem ser enxergados como uma forma prote- ção da imprevisibilidade dos processos dinâmi- cos nos quais a UTI está envolvida, sendo que o aumento no volume dos estoques pode refletir a não conformidade com a prestação dos servi- ços, seja através da ocupação inadequada dos leitos ou compra desnecessária de insumos, resultando em perda de capital e déficit na aplicação de recursos – pode, até mesmo, acar- retar em aumento da morbi-mortalidade. Assim, níveis elevados de estoques podem refletir conivência com erro e com a não resolu- ção dos problemas causadores. Os objetivos da manutenção de estoques podem ser subdividi- dos em três: custo; nível de serviço e retorno de capital. O objetivo de custo visa determinar o ponto ótimo dos custos de armazenagem, levando em consideração o custo do pedido do produto (proporcional ao volume solicitado), o custo da falta do mesmo (custo da compra emergencial, podendo gerar atrasos desneces- sários no uso e depreciação da imagem da insti- tuição) e o custo de manutenção no estoque (materiais propriamente ditos, mão de obra, sistemas, depreciação de objetos/equipamen- tos alocados para armazenagem e custo do material utilizado para manter determinado produto naquele local). Conhecendo e transfor- mando em dados objetivos as necessidades de HEALTH EDUCATION G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O D E IN SU M O S E R EC U R SO S M AT ER IA IS GESTÃO DE INSUMOS E RECURSOS MATERIAIS: 8 consumo de uma UTI, tendo em mente as variá- veis envolvidas na manutenção de um estoque, devemos nos questionar quando seria o melhor momento de solicitar reposições, tendo em vista que a manutenção de insumos em estoque gera custo e reflete um recurso mal locado na instituição. Donabedian (Figura 2), de forma simples e objetiva, refere que os resultados são frutos da infraestrutura somados ao processo de execução da atividade profisional, muitas vezes, o precedendo – determinantes proces- suais: adequação da realidade institucional com melhores resultados (médicos e financeiros). Gestão financeira é a habilidade de otimizar/ra- cionalizar a utilização dos recursos capitais nas mais variadas etapas de produção do serviço oferecido, controlando seus custos e aumen- tando sua eficiência, pilares responsáveis pela manutenção da atividade do serviço (gerar lucro e saldar dívidas). Em inúmeros momentos, a gestão financeira de uma unidade de terapia intensiva permeará os demais processos geren- ciais da unidade, podendo influenciar, muitas vezes, na dinâmica organizacional dos mesmos. No Brasil, a administração financeira hospitalar é pouco desenvolvida, muitas vezes confundida com contabilidade geral. A função do contador é restrita ao fornecimento de substratos geren- ciais ao gestor (através de balanços, balancetes e demonstrativos, bem como, discriminação de fluxo de caixa), essenciais para a tomada de decisões e perenidade organizacionais. O conhecimento pormenorizado dos custos, e a racionalização dos recursos são fundamentais na manutenção da atividade de qualquer unida- de ou instituição de saúde (bem como sua adequação ao mercado), seja ela de cunho público, privado ou filantrópico. Duas funções estratégicas são inerentes ao cotidiano da gestão financeira, o financiamento e a alocação dos recursos obtidos. Em hospitais públicos, o financiamento provém do repasse dos recursos provenientes do sistema único de saúde (SUS) e nos hospitais particulares, dos próprios fundos, de pacientes não conveniados, das seguradoras de saúde, de parcerias empresariais, dos sócio- acionistas, de empréstimos e, nas unidades mistas, também de repasse de dinheiro público. A alocação dos recursos obtidos necessita de um profundo conhecimento da instituição, para que se possam obter os melhores resultados, com menores custos, menor quantidade de insumos (eficiência técnica), maior lucro e menor desperdício (eficiência alocativa). Muitas vezes o mesmo procedimento tem valo- res institucionais muito discrepantes devido a graus variados de ineficiência técnica e alocati- va. De forma prática, o gestor utiliza-se de três ferramentas operacionais, para que possa desempenhar sua função estratégica de finan- ciamento e alocação: planejamento, controle e avaliação. O planejamento financeiro é repre- sentado pela elaboração e estabelecimento de planos orçamentários para se alcançar aquilo que se deseja. O controle consiste no monitora- mento das atividades em andamento, corrigin- do, o mais precocemente possível, vieses de execução (monitoramento de metas). A avalia- ção é a comparação dos resultados das ativida- des concluídas com as metas previamente fixadas. O planejamento, controle e avaliação não são funções privativamente financeiras, podendo existir em qualquer processo geren- cial, mas, são componentes imprescindíveis no processo de planejamento em saúde. Funda- mental ter em mente, antes da realização de seu planejamento financeiro, dos pormenores dos repasses de capital, seja em unidades públicas ou privadas, garantindo a menor taxade inade- quação de valores. Deve-se nutrir o sistema de informações de forma correta, com exemplar preenchimento de guias, reduzindo ao máximo o número de glosas. A data e periodicidade de repasse, incluindo atrasos, também são de suma importância na estruturação do processo. Além das funções de planejamento, controle e avaliação acima descritos, a organização da área financeira é composta por outras funções, estando elas descritas na tabela 4. Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) A gestão de insumos e recursos materiais tem como objetivo assegurar a disponibilidade, no momento e local adequados, dos suprimentos, componentes e equipamentos necessários para o eficiente funcionamento da entidade, englo- bando a guarda física e o controle dos estoques e equipamentos. Uma realidade vivida na maio- ria dos hospitais possuidores de unidade de terapia intensiva é o constante desafio na compra, armazenagem e distribuição dos recur- sos materiais. A centralização na compra e armazenagem de recursos materiais, apesar de propiciar, eventualmente, custos mais baixos, faz com que o processo de compra se torne mais lento, menos eficaz, tornando mais moroso o acesso rápido aos medicamentos, promovendo, muitas vezes, atrasos indesejados para a insti- tuição, em uma determinada conduta. Tal atraso gera insatisfação nos envolvidos no processo assistencial, desde o paciente ao médico. Idealmente, uma forma racional de adequação às necessidades de uma UTI seria a descentralização do estoque através da criação de uma unidade provedora de insumos no setor (farmácia/unidade de materiais), com reabaste- cimento periódico por uma unidade central, mediante feedback constante das necessida- des, objetivando maior adequação da oferta e consumo de materiais, promovendo, assim, um melhor direcionamento de capital e menor perda de produtos, bem como, maior agilidade na instituição da terapêutica prescrita. A impor- tância da gestão de materiais é muito maior que aquela dada por grande parte dos gestores de unidades de terapia intensiva. Os estoques devem ser enxergados como uma forma prote- ção da imprevisibilidade dos processos dinâmi- cos nos quais a UTI está envolvida, sendo que o aumento no volume dos estoques pode refletir a não conformidade com a prestação dos servi- ços, seja através da ocupação inadequada dos leitos ou compra desnecessária de insumos, resultando em perda de capital e déficit na aplicação de recursos – pode, até mesmo, acar- retar em aumento da morbi-mortalidade. Assim, níveis elevados de estoques podem refletir conivência com erro e com a não resolu- ção dos problemas causadores. Os objetivos da manutenção de estoques podem ser subdividi- dos em três: custo; nível de serviço e retorno de capital. O objetivo de custo visa determinar o ponto ótimo dos custos de armazenagem, levando em consideração o custo do pedido do produto (proporcional ao volume solicitado), o custo da falta do mesmo (custo da compra emergencial, podendo gerar atrasos desneces- sários no uso e depreciação da imagem da insti- tuição) e o custo de manutenção no estoque (materiais propriamente ditos, mão de obra, sistemas, depreciação de objetos/equipamen- tos alocados para armazenagem e custo do material utilizado para manter determinado produto naquele local). Conhecendo e transfor- mando em dados objetivos as necessidades de HEALTH EDUCATION G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O D E IN SU M O S E R EC U R SO S M AT ER IA IS 9 consumo de uma UTI, tendo em mente as variá- veis envolvidas na manutenção de um estoque, devemos nos questionar quando seria o melhor momento de solicitar reposições, tendo em vista que a manutenção de insumos em estoque gera custo e reflete um recurso mal locado na instituição. Donabedian (Figura 2), de forma simples e objetiva, refere que os resultados são frutos da infraestrutura somados ao processo de execução da atividade profisional, muitas vezes, o precedendo – determinantes proces- suais: adequação da realidade institucional com melhores resultados (médicos e financeiros). Pelo já exposto, podemos matematicamente expressar nossas necessidades através de uma fórmula extraída de um modelo gráfico (gráfico 1). O ponto de reposição (PR) é o produto da taxa de demanda diária (D) pelo lead time (LT), também conhecido com tempo de ressupri- mento, acrescido do valor do estoque de segu- rança (ES). O estoque de segurança é obtido por sua vez pelo produto da demanda diária por uma constante (proporcional ao nível de aten- dimento desejado para o produto). Sabendo quando solicitar a reposição de estoque outro questionamento que os gestores devem fazer diz respeito ao volume de produto a ser solicita- do. Grandes volumes solicitados geram altos custos de armazenamento, porém com custo unitário do produto progressivamente menor. Assim, idealmente, seria encontrar o ponto ótimo entre demanda, custo de armazenamen- to e custo do produto. Denominamos este ponto ótimo de lote econômico (LE), obtido quando os custos de armazenamento (CA) se equiparam com os custos do pedido (CP). Temos a representação matemática do lote econômico através do gráfico abaixo (gráfico 2). Figura 2 – Modelo de Qualidade Indisociável de Donabedian. Estrutura física; Materiais; Medicamentos; Recursos Humanos; Estoques. Infra-estrutura Processos Guidelines; Métodos diagnósticos; Tratamentos. Resultados Morbidade; Mortalidade; Indicadores de qualidade; Desempenho �nanceiro; Satisfação do cliente. Gestão financeira é a habilidade de otimizar/ra- cionalizar a utilização dos recursos capitais nas mais variadas etapas de produção do serviço oferecido, controlando seus custos e aumen- tando sua eficiência, pilares responsáveis pela manutenção da atividade do serviço (gerar lucro e saldar dívidas). Em inúmeros momentos, a gestão financeira de uma unidade de terapia intensiva permeará os demais processos geren- ciais da unidade, podendo influenciar, muitas vezes, na dinâmica organizacional dos mesmos. No Brasil, a administração financeira hospitalar é pouco desenvolvida, muitas vezes confundida com contabilidade geral. A função do contador é restrita ao fornecimento de substratos geren- ciais ao gestor (através de balanços, balancetes e demonstrativos, bem como, discriminação de fluxo de caixa), essenciais para a tomada de decisões e perenidade organizacionais. O conhecimento pormenorizado dos custos, e a racionalização dos recursos são fundamentais na manutenção da atividade de qualquer unida- de ou instituição de saúde (bem como sua adequação ao mercado), seja ela de cunho público, privado ou filantrópico. Duas funções estratégicas são inerentes ao cotidiano da gestão financeira, o financiamento e a alocação dos recursos obtidos. Em hospitais públicos, o financiamento provém do repasse dos recursos provenientes do sistema único de saúde (SUS) e nos hospitais particulares, dos próprios fundos, de pacientes não conveniados, das seguradoras de saúde, de parcerias empresariais, dos sócio- acionistas, de empréstimos e, nas unidades mistas, também de repasse de dinheiro público. A alocação dos recursos obtidos necessita de um profundo conhecimento da instituição, para que se possam obter os melhores resultados, com menores custos, menor quantidade de insumos (eficiência técnica), maior lucro e menor desperdício (eficiência alocativa). Muitas vezes o mesmo procedimento tem valo- res institucionais muito discrepantes devido a graus variados de ineficiência técnica e alocati- va. De forma prática, o gestor utiliza-se de três ferramentas operacionais, para que possa desempenhar sua função estratégicade finan- ciamento e alocação: planejamento, controle e avaliação. O planejamento financeiro é repre- sentado pela elaboração e estabelecimento de planos orçamentários para se alcançar aquilo que se deseja. O controle consiste no monitora- mento das atividades em andamento, corrigin- do, o mais precocemente possível, vieses de execução (monitoramento de metas). A avalia- ção é a comparação dos resultados das ativida- des concluídas com as metas previamente fixadas. O planejamento, controle e avaliação não são funções privativamente financeiras, podendo existir em qualquer processo geren- cial, mas, são componentes imprescindíveis no processo de planejamento em saúde. Funda- mental ter em mente, antes da realização de seu planejamento financeiro, dos pormenores dos repasses de capital, seja em unidades públicas ou privadas, garantindo a menor taxa de inade- quação de valores. Deve-se nutrir o sistema de informações de forma correta, com exemplar preenchimento de guias, reduzindo ao máximo o número de glosas. A data e periodicidade de repasse, incluindo atrasos, também são de suma importância na estruturação do processo. Além das funções de planejamento, controle e avaliação acima descritos, a organização da área financeira é composta por outras funções, estando elas descritas na tabela 4. Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) HEALTH EDUCATION G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O D E IN SU M O S E R EC U R SO S M AT ER IA IS 10 N ív el d e Es to qu e Lead Time (LT) ou Tempo de Ressuprimento PR = (D x LT) + ES LE = CA - CP = ZERO CT = CA + CP CT = (Q/2 x Cul x I) + (D/Q x Cup Ponto de Reposição (PR) Taxa de Demanda (d) Estoque de Segurança (ES) Tempo Grá�co 1 – Fluxo de Estoques Conforme Demanda, Ponto de Reposição e Segurança. Grá�co 2 – Lote Econômico Custo Total (CT) Custo de Armazenagem (CA) Custo do Pedido (CP) Cu st o LoteLote Econômico (LE) CA = Estoque médio x Custo unitário de estocagem CA = (Tamanho do lote (Q)/2) x (Cul x I) CP = Pedidos feitos x Custo unitário por pedido CP = (Demanda (D)/Tamanho do lote (Q)) x Cup De forma resumida, uma gestão de insumos e materiais bem sucedida, baseiase no equilíbrio entre a manutenção dos menores estoques obtidos nos menores custos e a melhor satisfação, não somen- te dos pacientes, mas também, dos profissionais multidisciplinares envolvidos no ato assistencial. Gestão financeira é a habilidade de otimizar/ra- cionalizar a utilização dos recursos capitais nas mais variadas etapas de produção do serviço oferecido, controlando seus custos e aumen- tando sua eficiência, pilares responsáveis pela manutenção da atividade do serviço (gerar lucro e saldar dívidas). Em inúmeros momentos, a gestão financeira de uma unidade de terapia intensiva permeará os demais processos geren- ciais da unidade, podendo influenciar, muitas vezes, na dinâmica organizacional dos mesmos. No Brasil, a administração financeira hospitalar é pouco desenvolvida, muitas vezes confundida com contabilidade geral. A função do contador é restrita ao fornecimento de substratos geren- ciais ao gestor (através de balanços, balancetes e demonstrativos, bem como, discriminação de fluxo de caixa), essenciais para a tomada de decisões e perenidade organizacionais. O conhecimento pormenorizado dos custos, e a racionalização dos recursos são fundamentais na manutenção da atividade de qualquer unida- de ou instituição de saúde (bem como sua adequação ao mercado), seja ela de cunho público, privado ou filantrópico. Duas funções estratégicas são inerentes ao cotidiano da gestão financeira, o financiamento e a alocação dos recursos obtidos. Em hospitais públicos, o financiamento provém do repasse dos recursos provenientes do sistema único de saúde (SUS) e nos hospitais particulares, dos próprios fundos, de pacientes não conveniados, das seguradoras de saúde, de parcerias empresariais, dos sócio- acionistas, de empréstimos e, nas unidades mistas, também de repasse de dinheiro público. A alocação dos recursos obtidos necessita de um profundo conhecimento da instituição, para que se possam obter os melhores resultados, com menores custos, menor quantidade de insumos (eficiência técnica), maior lucro e menor desperdício (eficiência alocativa). Muitas vezes o mesmo procedimento tem valo- res institucionais muito discrepantes devido a graus variados de ineficiência técnica e alocati- va. De forma prática, o gestor utiliza-se de três ferramentas operacionais, para que possa desempenhar sua função estratégica de finan- ciamento e alocação: planejamento, controle e avaliação. O planejamento financeiro é repre- sentado pela elaboração e estabelecimento de planos orçamentários para se alcançar aquilo que se deseja. O controle consiste no monitora- mento das atividades em andamento, corrigin- do, o mais precocemente possível, vieses de execução (monitoramento de metas). A avalia- ção é a comparação dos resultados das ativida- des concluídas com as metas previamente fixadas. O planejamento, controle e avaliação não são funções privativamente financeiras, podendo existir em qualquer processo geren- cial, mas, são componentes imprescindíveis no processo de planejamento em saúde. Funda- mental ter em mente, antes da realização de seu planejamento financeiro, dos pormenores dos repasses de capital, seja em unidades públicas ou privadas, garantindo a menor taxa de inade- quação de valores. Deve-se nutrir o sistema de informações de forma correta, com exemplar preenchimento de guias, reduzindo ao máximo o número de glosas. A data e periodicidade de repasse, incluindo atrasos, também são de suma importância na estruturação do processo. Além das funções de planejamento, controle e avaliação acima descritos, a organização da área financeira é composta por outras funções, estando elas descritas na tabela 4. Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) Gestão financeira é a habilidade de otimizar/ra- cionalizar a utilização dos recursos capitais nas mais variadas etapas de produção do serviço oferecido, controlando seus custos e aumen- tando sua eficiência, pilares responsáveis pela manutenção da atividade do serviço (gerar lucro e saldar dívidas). Em inúmeros momentos, a gestão financeira de uma unidade de terapia intensiva permeará os demais processos geren- ciais da unidade, podendo influenciar, muitas vezes, na dinâmica organizacional dos mesmos. No Brasil, a administração financeira hospitalar é pouco desenvolvida, muitas vezes confundida com contabilidade geral. A função do contador é restrita ao fornecimento de substratos geren- ciais ao gestor (através de balanços, balancetes e demonstrativos, bem como, discriminação de fluxo de caixa), essenciais para a tomada de decisões e perenidade organizacionais. O conhecimento pormenorizado dos custos, e a racionalização dos recursos são fundamentais na manutenção da atividade de qualquer unida- de ou instituição de saúde (bem como sua adequação ao mercado), seja ela de cunho público, privado ou filantrópico. Duas funções estratégicas são inerentes ao cotidiano da gestão financeira, o financiamento e a alocação dos recursos obtidos. Em hospitais públicos, o financiamento provém do repasse dos recursos provenientes do sistema único de saúde (SUS) e nos hospitais particulares, dos próprios fundos, de pacientes não conveniados, das seguradoras de saúde, de parcerias empresariais, dos sócio- acionistas, de empréstimos e, nas unidades mistas, também de repasse de dinheiro público. A alocação dos recursos obtidos necessita deum profundo conhecimento da instituição, para que se possam obter os melhores resultados, com menores custos, menor quantidade de insumos (eficiência técnica), maior lucro e menor desperdício (eficiência alocativa). Muitas vezes o mesmo procedimento tem valo- res institucionais muito discrepantes devido a graus variados de ineficiência técnica e alocati- va. De forma prática, o gestor utiliza-se de três ferramentas operacionais, para que possa desempenhar sua função estratégica de finan- ciamento e alocação: planejamento, controle e avaliação. O planejamento financeiro é repre- sentado pela elaboração e estabelecimento de planos orçamentários para se alcançar aquilo que se deseja. O controle consiste no monitora- mento das atividades em andamento, corrigin- do, o mais precocemente possível, vieses de execução (monitoramento de metas). A avalia- ção é a comparação dos resultados das ativida- des concluídas com as metas previamente fixadas. O planejamento, controle e avaliação não são funções privativamente financeiras, podendo existir em qualquer processo geren- cial, mas, são componentes imprescindíveis no processo de planejamento em saúde. Funda- mental ter em mente, antes da realização de seu planejamento financeiro, dos pormenores dos repasses de capital, seja em unidades públicas ou privadas, garantindo a menor taxa de inade- quação de valores. Deve-se nutrir o sistema de informações de forma correta, com exemplar HEALTH EDUCATION G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O F IN A N CE IR A GESTÃO FINANCEIRA: 11 preenchimento de guias, reduzindo ao máximo o número de glosas. A data e periodicidade de repasse, incluindo atrasos, também são de suma importância na estruturação do processo. Além das funções de planejamento, controle e avaliação acima descritos, a organização da área financeira é composta por outras funções, estando elas descritas na tabela 4. Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) Gestão financeira é a habilidade de otimizar/ra- cionalizar a utilização dos recursos capitais nas mais variadas etapas de produção do serviço oferecido, controlando seus custos e aumen- tando sua eficiência, pilares responsáveis pela manutenção da atividade do serviço (gerar lucro e saldar dívidas). Em inúmeros momentos, a gestão financeira de uma unidade de terapia intensiva permeará os demais processos geren- ciais da unidade, podendo influenciar, muitas vezes, na dinâmica organizacional dos mesmos. No Brasil, a administração financeira hospitalar é pouco desenvolvida, muitas vezes confundida com contabilidade geral. A função do contador é restrita ao fornecimento de substratos geren- ciais ao gestor (através de balanços, balancetes e demonstrativos, bem como, discriminação de fluxo de caixa), essenciais para a tomada de decisões e perenidade organizacionais. O conhecimento pormenorizado dos custos, e a racionalização dos recursos são fundamentais na manutenção da atividade de qualquer unida- de ou instituição de saúde (bem como sua adequação ao mercado), seja ela de cunho público, privado ou filantrópico. Duas funções estratégicas são inerentes ao cotidiano da gestão financeira, o financiamento e a alocação dos recursos obtidos. Em hospitais públicos, o financiamento provém do repasse dos recursos provenientes do sistema único de saúde (SUS) e nos hospitais particulares, dos próprios fundos, de pacientes não conveniados, das seguradoras de saúde, de parcerias empresariais, dos sócio- acionistas, de empréstimos e, nas unidades mistas, também de repasse de dinheiro público. A alocação dos recursos obtidos necessita de um profundo conhecimento da instituição, para que se possam obter os melhores resultados, com menores custos, menor quantidade de insumos (eficiência técnica), maior lucro e menor desperdício (eficiência alocativa). Muitas vezes o mesmo procedimento tem valo- res institucionais muito discrepantes devido a graus variados de ineficiência técnica e alocati- va. De forma prática, o gestor utiliza-se de três ferramentas operacionais, para que possa desempenhar sua função estratégica de finan- ciamento e alocação: planejamento, controle e avaliação. O planejamento financeiro é repre- sentado pela elaboração e estabelecimento de planos orçamentários para se alcançar aquilo que se deseja. O controle consiste no monitora- mento das atividades em andamento, corrigin- do, o mais precocemente possível, vieses de execução (monitoramento de metas). A avalia- ção é a comparação dos resultados das ativida- des concluídas com as metas previamente fixadas. O planejamento, controle e avaliação não são funções privativamente financeiras, podendo existir em qualquer processo geren- cial, mas, são componentes imprescindíveis no processo de planejamento em saúde. Funda- mental ter em mente, antes da realização de seu planejamento financeiro, dos pormenores dos repasses de capital, seja em unidades públicas ou privadas, garantindo a menor taxa de inade- quação de valores. Deve-se nutrir o sistema de informações de forma correta, com exemplar preenchimento de guias, reduzindo ao máximo o número de glosas. A data e periodicidade de repasse, incluindo atrasos, também são de suma importância na estruturação do processo. Além das funções de planejamento, controle e avaliação acima descritos, a organização da área financeira é composta por outras funções, estando elas descritas na tabela 4. G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O F IN A N CE IR A 12 Tabela 4 – Componentes da Gestão Financeira. Planejamento Controle Avaliação Contabilidade Elaborar e estabelecer planos orçamentários para o alcance dos objetivos. Função Conceito Monitorar as atividades em andamento e correção de vieses de execução (�scalização de metas). Comparar dos resultados das atividades concluídas com as metas iniciais. Registra e gera dados das movimentações monetárias (balanços, balancetes e demonstrativos), capazes de identi�car o montante de recursos �nanceiros disponíveis ao serviço, sua relação com os gastos, as principais despesas e o proporcional de depreciação. Tesouraria Área que administra todos os pagamentos e recebimentos, bem como, todo dinheiro em caixa ou em contas bancárias. Faturamento Área que cuida da preparação e envio de contas hospitalares. Custos Área responsável pela apuração e controle dos custos dos serviços prestados. Auditoria Mecanismos de veri�cação de registros contábeis. Administração de Capital de Giro Gerenciar recursos �nanceiros necessários no dia-a-dia (diferença entre o ativo circulante e o passivo circulante), objetivando a gestão do ciclo operacional e assegurar a estabilidade �nanceira institucional. Manutenção de caixa/conta bancária, investimentos de curto prazo e alta liquidez, administração de estoques de materiais e insumos. Análise de Investimentos Visão crítica sobre as necessidades e possibilidades de investimentos (instalações, equipamentos, espaço físico, etc.), utilizando como instrumentos o �uxo de fundos, análise de custo-benefício e de custo-efetividade. Orçamentação Preparação, acompanhamento e execução do orçamento �nanceiro através de padrões de desempenho (planos de ação). HEALTH EDUCATION Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) Gestão financeira é a habilidade de otimizar/ra- cionalizar a utilização dos recursos capitais nas mais variadas etapas de produção do serviço oferecido, controlando seus custos e aumen- tando sua eficiência, pilares responsáveis pela manutenção da atividade do serviço (gerar lucro e saldar dívidas). Eminúmeros momentos, a gestão financeira de uma unidade de terapia intensiva permeará os demais processos geren- ciais da unidade, podendo influenciar, muitas vezes, na dinâmica organizacional dos mesmos. No Brasil, a administração financeira hospitalar é pouco desenvolvida, muitas vezes confundida com contabilidade geral. A função do contador é restrita ao fornecimento de substratos geren- ciais ao gestor (através de balanços, balancetes e demonstrativos, bem como, discriminação de fluxo de caixa), essenciais para a tomada de decisões e perenidade organizacionais. O conhecimento pormenorizado dos custos, e a racionalização dos recursos são fundamentais na manutenção da atividade de qualquer unida- de ou instituição de saúde (bem como sua adequação ao mercado), seja ela de cunho público, privado ou filantrópico. Duas funções estratégicas são inerentes ao cotidiano da gestão financeira, o financiamento e a alocação dos recursos obtidos. Em hospitais públicos, o financiamento provém do repasse dos recursos provenientes do sistema único de saúde (SUS) e nos hospitais particulares, dos próprios fundos, de pacientes não conveniados, das seguradoras de saúde, de parcerias empresariais, dos sócio- acionistas, de empréstimos e, nas unidades mistas, também de repasse de dinheiro público. A alocação dos recursos obtidos necessita de um profundo conhecimento da instituição, para que se possam obter os melhores resultados, com menores custos, menor quantidade de insumos (eficiência técnica), maior lucro e menor desperdício (eficiência alocativa). Muitas vezes o mesmo procedimento tem valo- res institucionais muito discrepantes devido a graus variados de ineficiência técnica e alocati- va. De forma prática, o gestor utiliza-se de três ferramentas operacionais, para que possa desempenhar sua função estratégica de finan- ciamento e alocação: planejamento, controle e avaliação. O planejamento financeiro é repre- sentado pela elaboração e estabelecimento de planos orçamentários para se alcançar aquilo que se deseja. O controle consiste no monitora- mento das atividades em andamento, corrigin- do, o mais precocemente possível, vieses de execução (monitoramento de metas). A avalia- ção é a comparação dos resultados das ativida- des concluídas com as metas previamente fixadas. O planejamento, controle e avaliação não são funções privativamente financeiras, podendo existir em qualquer processo geren- cial, mas, são componentes imprescindíveis no processo de planejamento em saúde. Funda- mental ter em mente, antes da realização de seu planejamento financeiro, dos pormenores dos repasses de capital, seja em unidades públicas ou privadas, garantindo a menor taxa de inade- quação de valores. Deve-se nutrir o sistema de informações de forma correta, com exemplar preenchimento de guias, reduzindo ao máximo o número de glosas. A data e periodicidade de repasse, incluindo atrasos, também são de suma importância na estruturação do processo. Além das funções de planejamento, controle e avaliação acima descritos, a organização da área financeira é composta por outras funções, estando elas descritas na tabela 4. HEALTH EDUCATION G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O E ST R AT ÉG IC A GESTÃO ESTRATÉGICA: 13 Após o conhecimento dos conceitos financeiros explicados acima, os gestores devem questionar qual seria a melhor forma de alocação de recur- sos e investimento financeiro. A gestão estraté- gica representa as decisões e ações gerenciais contínuas que servem como substrato para assegurar que a organização/setor formule e implemente ações benéficas no ambiente, condizentes com seu objetivo. Assim, o planeja- mento estratégico, através de análise situacio- nal, determina o caminho a ser seguido até a definição dos resultados desejados e os esfor- ços/recursos materiais e humanos, necessários para a obtenção do resultado (prosperidade/pe- renidade). Os componentes da ideologia estra- tégica estão descritos na tabela 5. Tabela 5 – Bases da Gestão estratégica Planejamento Estratégico Componentes Conceitos Contextualização Processo que mobiliza a instituição para de�nir/delinear e construir o seu futuro. Tornar-se UTI de referência nacional no cuidado de pacientes críticos. Negócio Processo que mobiliza a instituição para de�nir/delinear e construir o seu futuro. Tornar-se UTI de referência nacional no cuidado de pacientes críticos. Missão Razão de existir de uma empresa. Excelência na assistência ao paciente crítico, adotando medicina de ponta e cuidado humanizado. Valores ou Princípios Bases para o processo decisório e comportamento das pessoas e da empresa no cumprimento de sua missão. Respeito ao ser humano, Qualidade de serviços, Competência técnica/comportamental, Integridade e honestidade. Análise do Ambiente Técnicas que permitem identi�car e monitorar como as variáveis competitivas afetam o desempenho da organização. Levantar dados da unidade, tais como, ocupação, infecção, mortalidade e reinternação, capazes de fornecer substrato comparativo (índices) com locais de referência nacional e mundial. Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) Gestão financeira é a habilidade de otimizar/ra- cionalizar a utilização dos recursos capitais nas mais variadas etapas de produção do serviço oferecido, controlando seus custos e aumen- tando sua eficiência, pilares responsáveis pela manutenção da atividade do serviço (gerar lucro e saldar dívidas). Em inúmeros momentos, a gestão financeira de uma unidade de terapia intensiva permeará os demais processos geren- ciais da unidade, podendo influenciar, muitas vezes, na dinâmica organizacional dos mesmos. No Brasil, a administração financeira hospitalar é pouco desenvolvida, muitas vezes confundida com contabilidade geral. A função do contador é restrita ao fornecimento de substratos geren- ciais ao gestor (através de balanços, balancetes e demonstrativos, bem como, discriminação de fluxo de caixa), essenciais para a tomada de decisões e perenidade organizacionais. O conhecimento pormenorizado dos custos, e a racionalização dos recursos são fundamentais na manutenção da atividade de qualquer unida- de ou instituição de saúde (bem como sua adequação ao mercado), seja ela de cunho público, privado ou filantrópico. Duas funções estratégicas são inerentes ao cotidiano da gestão financeira, o financiamento e a alocação dos recursos obtidos. Em hospitais públicos, o financiamento provém do repasse dos recursos provenientes do sistema único de saúde (SUS) e nos hospitais particulares, dos próprios fundos, de pacientes não conveniados, das seguradoras de saúde, de parcerias empresariais, dos sócio- acionistas, de empréstimos e, nas unidades mistas, também de repasse de dinheiro público. A alocação dos recursos obtidos necessita de um profundo conhecimento da instituição, para que se possam obter os melhores resultados, com menores custos, menor quantidade de insumos (eficiência técnica), maior lucro e menor desperdício (eficiência alocativa). Muitas vezes o mesmo procedimento tem valo- res institucionais muito discrepantes devido a graus variados de ineficiência técnica e alocati- va. De forma prática, o gestor utiliza-se de três ferramentas operacionais, para que possa desempenhar sua função estratégica de finan- ciamento e alocação: planejamento, controle e avaliação. O planejamento financeiro é repre- sentado pela elaboração e estabelecimento de planos orçamentários para se alcançar aquilo que se deseja. O controle consiste no monitora- mento das atividades em andamento, corrigin- do, o mais precocemente possível, vieses de execução (monitoramento de metas).A avalia- ção é a comparação dos resultados das ativida- des concluídas com as metas previamente fixadas. O planejamento, controle e avaliação não são funções privativamente financeiras, podendo existir em qualquer processo geren- cial, mas, são componentes imprescindíveis no processo de planejamento em saúde. Funda- mental ter em mente, antes da realização de seu planejamento financeiro, dos pormenores dos repasses de capital, seja em unidades públicas ou privadas, garantindo a menor taxa de inade- quação de valores. Deve-se nutrir o sistema de informações de forma correta, com exemplar preenchimento de guias, reduzindo ao máximo o número de glosas. A data e periodicidade de repasse, incluindo atrasos, também são de suma importância na estruturação do processo. Além das funções de planejamento, controle e avaliação acima descritos, a organização da área financeira é composta por outras funções, estando elas descritas na tabela 4. HEALTH EDUCATION Visão Explicação do que deve ser visualizado pela e para empresa. Ser uma instituição reconhecida nacionalmente como excelência no tratamento ao paciente crítico. Objetivo Resultados a serem alcançados pela empresa, em prazo determinado, para concretizar a sua visão, sendo competitiva no ambiente atual e futuro. Possuir UTI com equipamentos com a mais avançada tecnologia, empregando pro�ssionais com forte apelo humanístico e de reconhecida capacitação técnica. Horizonte Estratégico Intervalo de tempo do planejamento estratégico para se alcançar os objetivos. Acompanhamento familiar: seis meses Adquirir equipamentos: um ano Formação pro�ssional de ponta: dois anos Estratégia Competitiva Aquilo que se decide em fazer ou não fazer ao considerar o ambiente, para concretizar a visão e atingir os objetivos, respeitando os princípios, visando cumprir a missão. Viabilizar acompanhamento familiar em período integral, como coadjuvante terapêutico Adquirir equipamentos de última geração inéditos no território nacional. Capacitar pro�ssionais internacionalmente em reconhecidos hospitais. G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O E ST R AT ÉG IC A 14 Uma ferramenta muito utilizada no ambiente organizacional, independentemente de seu ramo de atuação, para a compreensão situacio- nal sistêmica e decisão estratégica (revisão ou tomada estratégica) é a análise SWOT. O modelo da análise SWOT representa uma matriz de quatro quadrantes, estando dispos- tos nos quadrantes superiores os fatores inter- nos (controláveis), as forças (Strenth) e fraque- zas (Weaknesses), e nos quadrantes inferiores, os fatores externos (incontroláveis), as oportu- nidades (Opportunities) e ameaças (Threats) - forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. De forma ilustrativa, encontra-se abaixo um exem- plo contextualizado de análise SWOT em uma unidade de terapia intensiva, descrevendo características de variável, bem como, o seu respectivo significado gerencial (figura 3). Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) De forma adjuvante à análise SWOT, para que haja amplo entendimento das forças competi- tivas num determinado ramo de atividade, foi criado um modelo composto inicialmente por cinco variáveis, as variáveis externas influen- ciadoras na competitividade/lucratividade (Modelo das Cinco Forças de Porter). A influ- ência e o poder de atração de uma instituição num determinado segmento, bem como, seu respectivo retorno financeiro (muito variável em um mesmo ramo), depende, em grande parte, da dinâmica das cinco forças de Porter sobre o sucesso. Abaixo se encontra ilustrado as cinco forças de Porter, de forma expandida e atualizada ao ambiente competitivo, bem como, suas variáveis comentadas e contextu- alizadas num ambiente de unidade de terapia intensiva (figura 4). Gestão financeira é a habilidade de otimizar/ra- cionalizar a utilização dos recursos capitais nas mais variadas etapas de produção do serviço oferecido, controlando seus custos e aumen- tando sua eficiência, pilares responsáveis pela manutenção da atividade do serviço (gerar lucro e saldar dívidas). Em inúmeros momentos, a gestão financeira de uma unidade de terapia intensiva permeará os demais processos geren- ciais da unidade, podendo influenciar, muitas vezes, na dinâmica organizacional dos mesmos. No Brasil, a administração financeira hospitalar é pouco desenvolvida, muitas vezes confundida com contabilidade geral. A função do contador é restrita ao fornecimento de substratos geren- ciais ao gestor (através de balanços, balancetes e demonstrativos, bem como, discriminação de fluxo de caixa), essenciais para a tomada de decisões e perenidade organizacionais. O conhecimento pormenorizado dos custos, e a racionalização dos recursos são fundamentais na manutenção da atividade de qualquer unida- de ou instituição de saúde (bem como sua adequação ao mercado), seja ela de cunho público, privado ou filantrópico. Duas funções estratégicas são inerentes ao cotidiano da gestão financeira, o financiamento e a alocação dos recursos obtidos. Em hospitais públicos, o financiamento provém do repasse dos recursos provenientes do sistema único de saúde (SUS) e nos hospitais particulares, dos próprios fundos, de pacientes não conveniados, das seguradoras de saúde, de parcerias empresariais, dos sócio- acionistas, de empréstimos e, nas unidades mistas, também de repasse de dinheiro público. A alocação dos recursos obtidos necessita de um profundo conhecimento da instituição, para que se possam obter os melhores resultados, com menores custos, menor quantidade de insumos (eficiência técnica), maior lucro e menor desperdício (eficiência alocativa). Muitas vezes o mesmo procedimento tem valo- res institucionais muito discrepantes devido a graus variados de ineficiência técnica e alocati- va. De forma prática, o gestor utiliza-se de três ferramentas operacionais, para que possa desempenhar sua função estratégica de finan- ciamento e alocação: planejamento, controle e avaliação. O planejamento financeiro é repre- sentado pela elaboração e estabelecimento de planos orçamentários para se alcançar aquilo que se deseja. O controle consiste no monitora- mento das atividades em andamento, corrigin- do, o mais precocemente possível, vieses de execução (monitoramento de metas). A avalia- ção é a comparação dos resultados das ativida- des concluídas com as metas previamente fixadas. O planejamento, controle e avaliação não são funções privativamente financeiras, podendo existir em qualquer processo geren- cial, mas, são componentes imprescindíveis no processo de planejamento em saúde. Funda- mental ter em mente, antes da realização de seu planejamento financeiro, dos pormenores dos repasses de capital, seja em unidades públicas ou privadas, garantindo a menor taxa de inade- quação de valores. Deve-se nutrir o sistema de informações de forma correta, com exemplar preenchimento de guias, reduzindo ao máximo o número de glosas. A data e periodicidade de repasse, incluindo atrasos, também são de suma importância na estruturação do processo. Além das funções de planejamento, controle e avaliação acima descritos, a organização da área financeira é composta por outras funções, estando elas descritas na tabela 4. G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O E ST R AT ÉG IC A 15 Figura 3 – Análise SWOT. S O W T Foco na qualidade e acreditação; Humanização do atendimento; Tecnologia de ponta; Pro�ssionais renomados; Marca com credibilidade; Parceria com grandes centros; Fidelidade dos usuários. Crescimento dos serviços (CAPITALIZAR). STRENTHS Propaganda negativa (mídia); Pequena abrangênciageográ�ca; Marketing pouco efetivo para rede; Prática/padrões inadequadamente integrados; Ausência de diferencial em conhecimentos e procedimentos. Fortalecimento da posição (MONITORAR). WEAKNESSES Aquisição de novas tecnologias; Atração/retenção de pro�ssionais quali�cados; Novas parcerias e convênios; Mudanças nas políticas do governo; Mudanças na idade da população; Baixas taxas de �nanciamento. Desenvolvimento interno (MELHORAR). OPPORTUNITIES Aumento de taxas e impostos; Risco jurídicos; Mudanças nas políticas do governo; Regularidade de repasse monetário; Concorrência e novos entrantes; Não �delização dos usuários; Economia global. Reposicionamento do serviço (ELIMINAR). THREATS AMBIENTE INTERNO AMBIENTE EXTERNO A JU D A A A LC A N ÇA R A S M ET A S D IF IC U LT A A A LC A N ÇA R A S M ET A S HEALTH EDUCATION Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) Gestão financeira é a habilidade de otimizar/ra- cionalizar a utilização dos recursos capitais nas mais variadas etapas de produção do serviço oferecido, controlando seus custos e aumen- tando sua eficiência, pilares responsáveis pela manutenção da atividade do serviço (gerar lucro e saldar dívidas). Em inúmeros momentos, a gestão financeira de uma unidade de terapia intensiva permeará os demais processos geren- ciais da unidade, podendo influenciar, muitas vezes, na dinâmica organizacional dos mesmos. No Brasil, a administração financeira hospitalar é pouco desenvolvida, muitas vezes confundida com contabilidade geral. A função do contador é restrita ao fornecimento de substratos geren- ciais ao gestor (através de balanços, balancetes e demonstrativos, bem como, discriminação de fluxo de caixa), essenciais para a tomada de decisões e perenidade organizacionais. O conhecimento pormenorizado dos custos, e a racionalização dos recursos são fundamentais na manutenção da atividade de qualquer unida- de ou instituição de saúde (bem como sua adequação ao mercado), seja ela de cunho público, privado ou filantrópico. Duas funções estratégicas são inerentes ao cotidiano da gestão financeira, o financiamento e a alocação dos recursos obtidos. Em hospitais públicos, o financiamento provém do repasse dos recursos provenientes do sistema único de saúde (SUS) e nos hospitais particulares, dos próprios fundos, de pacientes não conveniados, das seguradoras de saúde, de parcerias empresariais, dos sócio- acionistas, de empréstimos e, nas unidades mistas, também de repasse de dinheiro público. A alocação dos recursos obtidos necessita de um profundo conhecimento da instituição, para que se possam obter os melhores resultados, com menores custos, menor quantidade de insumos (eficiência técnica), maior lucro e menor desperdício (eficiência alocativa). Muitas vezes o mesmo procedimento tem valo- res institucionais muito discrepantes devido a graus variados de ineficiência técnica e alocati- va. De forma prática, o gestor utiliza-se de três ferramentas operacionais, para que possa desempenhar sua função estratégica de finan- ciamento e alocação: planejamento, controle e avaliação. O planejamento financeiro é repre- sentado pela elaboração e estabelecimento de planos orçamentários para se alcançar aquilo que se deseja. O controle consiste no monitora- mento das atividades em andamento, corrigin- do, o mais precocemente possível, vieses de execução (monitoramento de metas). A avalia- ção é a comparação dos resultados das ativida- des concluídas com as metas previamente fixadas. O planejamento, controle e avaliação não são funções privativamente financeiras, podendo existir em qualquer processo geren- cial, mas, são componentes imprescindíveis no processo de planejamento em saúde. Funda- mental ter em mente, antes da realização de seu planejamento financeiro, dos pormenores dos repasses de capital, seja em unidades públicas ou privadas, garantindo a menor taxa de inade- quação de valores. Deve-se nutrir o sistema de informações de forma correta, com exemplar preenchimento de guias, reduzindo ao máximo o número de glosas. A data e periodicidade de repasse, incluindo atrasos, também são de suma importância na estruturação do processo. Além das funções de planejamento, controle e avaliação acima descritos, a organização da área financeira é composta por outras funções, estando elas descritas na tabela 4. G ES Tà O D E U N ID A D ES D E TE R A PI A IN TE N SI VA G ES Tà O E ST R AT ÉG IC A 16 Figura 4 – Análise do Macroambiente Competitivo de Potter. REGULADORES COMPLEMENTARES PODER DE BARGANHA DOS FORNECEDORES DOS FORNECEDORES PODER DE BARGANHA DOS CLIENTES DOS CLIENTES PODER DE BARGANHA DOS FORNECEDORES PODER DE BARGANHA DOS CLIENTES AMEAÇA DE NOVOS ENTRANTES AMEAÇA DE SERVIÇOS E PRODUTOS SUBSTUTIVOS RIVALIDADE ENTRE A EMPRESA E CONCORRENTES ATUAIS MACROAMBIENTE COMPETITIVO Influência de fatores econômicos, demográficos, sociais, tecnológicos, ecológicos, culturais, políticos e legais. • NOVOS ENTRANTES: Instituições com serviços diferenciados (cuidados paliativos, unidades coronarianas, por exemplo), home-care; • SUBSTITUTOS: Unidades semi-intensivas, unidades de retaguarda de prontos-socorros, unidades de cuidados paliativos, recuperação pós-anestésica; • CLIENTES: paciente, familiares, convênio, médico assistente e outros setores hospitalares (alimentadores da MICROAMBIENTE rotatividade da UTI). Numa unidade pública, o governo também se coloca cliente, sendo avaliado pelo serviço indiretamente prestado; • FORNECEDORES: Medicamentos, farmácia, equipamen- tos, cateteres, setor de imagem, recursos humanos (limpeza, enfermagem, médicos, informática, etc.). • ECONÔMICO: Incentivo fiscal para melhoria tecnológica, correção da remuneração dos serviços prestados (médico, enfermagem, exames, etc.), taxas de importação, etc.; • LEGAL: Sistema estadual de regulação, ANVISA, RDC 7, estatudos dos seguros de saúde, código de defesa do consumidor, comitê de ética, etc.; • POLITICO: Leis que regulam exportação e importação de insumos (incentivo fiscal), estabelecimento de piso salarial, ampliação da rede assistencial, programas de incentivo de atração profissional (em áreas com falta de profissionais), adequação da oferta e demanda de leitos. • CULTURAL: quebra de paradigmas da UTI (Local para se morrer? Local para se viver: Internar somente os casos necessários. Equipes de saúde versus sociedade); • ECOLOGICO: Instituição de prontuário eletrônico, gestão de resíduos, uso de fontes renováveis (luz solar, etc.); • TECNOLOGICO: adequação conforme demanda e recursos (otimização e direcionamento através de estudos epidemioló- gicos); • SOCIAL: Humanização (uso de psicólogos, assistente social, etc.), continuidade de tratamento fora do ambiente hospitalar/intensivo, manutenção do potencial doador; • DEMOGRAFICO: Adequação do serviço conforme estudos epidemiológicos (população, idade, casos mais frequentes, etc.). MACROAMBIENTE Copyright © 2020 - Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização (Inciso I do Artigo 29 Lei 9.610/98) Gestão financeira é a habilidade de otimizar/ra- cionalizar a utilização dos recursos capitais nas mais variadas etapas de produção do serviço oferecido, controlando seus custos e aumen- tando sua eficiência, pilares responsáveis pela manutenção da atividade do serviço (gerar lucro e saldar dívidas). Em inúmeros momentos, a gestão financeira de uma unidade de terapia intensiva permeará os demais processos geren- ciais da unidade, podendo influenciar, muitas vezes, na dinâmica organizacional dos mesmos. No Brasil, a administração financeira hospitalar é pouco desenvolvida, muitas vezes confundida com contabilidade geral. A função do contador