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Universidade Federal do Piauí Centro de Educação Aberta e a Distância ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Geordy Souza Pereira Ministério da Educação - MEC Universidade Aberta do Brasil - UAB Universidade Federal do Piauí - UFPI Universidade Aberta do Piauí - UAPI Centro de Educação Aberta e a Distância - CEAD Geordy Souza Pereira Administração de Sistemas Cleidinalva Maria Barbosa Oliveira Ubirajara Santana Assunção Zilda Vieira Chaves Elis Rejane Silva Oliveira Roberto Denes Quaresma Rêgo Samuel Falcão Silva José Luís Silva Djanes Lemos Ferreira Gabriel PRESIDENTE DA REPÚBLICA MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO GOVERNADOR DO ESTADO REITOR DA UNIVERSAIDADE FEDERAL DO PIAUÍ SECRETÁRIO DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA DO MEC PRESIDENTE DA CAPES COORDENADOR GERAL DA UNIVERSIDADE ABERTA DO BRASIL DIRETOR DO CENTRO DE EDUCAÇÃO ABERTA E A DISTÂNCIA DA UFPI Dilma Vana Rousseff Linhares Fernando Haddad Wilson Nunes Martins Luiz de Sousa Santos Júnior Carlos Eduardo Bielshowsky Jorge Almeida Guimarães Celso Costa Gildásio Guedes Fernandes CONSELHO EDITORIAL DA EDUFPI Prof. Dr. Ricardo Alaggio Ribeiro ( Presidente ) Des. Tomaz Gomes Campelo Prof. Dr. José Renato de Araújo Sousa Profª. Drª. Teresinha de Jesus Mesquita Queiroz Profª. Francisca Maria Soares Mendes Profª. Iracildes Maria de Moura Fé Lima Prof. Dr. João Renór Ferreira de Carvalho COORDENAÇÃO DE MATERIAL DIDÁTICO TÉCNICOS EM ASSUNTOS EDUCACIONAIS EDIÇÃO PROJETO GRÁFICO DIAGRAMAÇÃO REVISÃO © 2011. Universidade Federal do Piauí - UFPI. Todos os direitos reservados. A responsabilidade pelo conteúdo e imagens desta obra é dos autores. O conteúdo desta obra foi licenciado temporária e gratuitamente para utilização no âmbito do Sistema Universidade Aberta do Brasil, através da UFPI. O leitor se compromete a utilizar oconteúdo desta obra para aprendizado pessoal, sendo que a reprodução e distribuição ficarão limitadas ao âmbito interno dos cursos. A citação desta obra em trabalhos acadêmicos e/ou profissionais poderá ser feita com indicação da fonte. A cópia deste obra sem autorização expressa ou com intuito de lucro constitui crime contra a propriedade intelectual, com sansões previstas no Código Penal. É proibida a venda ou distribuição deste material. EQUIPE DE DESENVOLVIMENTO COORDENADORES DE CURSOS ADMINISTRAÇÃO CIÊNCIAS BIOLÓGICAS FILOSOFIA FÍSICA MATEMÁTICA PEDAGOGIA QUÍMICA SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Francisco Pereira da Silva Filho Maria da Conceição Prado de Oliveira Zoraida Maria Lopes Feitosa Miguel Arcanjo Costa João Benício de Melo Neto Vera Lúcia Costa Oliveira Rosa Lima Gomes do Nascimento Pereira da Silva Luiz Cláudio Demes da Mata Sousa P436a Pereira, Geordy Souza Administração de Sistemas de Informações/ Geordy Souza Pereira - Teresina: EDUFPI/UAPI 2014 144 p. ISBN: 978-85-7463-725-9 1- Sistema de Informação Gerencial. 2 - Administração. 3 - Planejamento - Sistema de Informação I. Título C.D.D. - 658.403 Caro Alunos !! O crescimento da Internet, a globalização do comércio e ascensão das economias da informação deram novo papel aos sistemas de informação nos negócios e na administração. Além disso, conhecer sistema de informação é essencial para criar empresas competitivas, gerenciar corporações e fornecer serviços e produtos úteis aos clientes. Esta apostila foi escrita para estudantes da área de Administração da UAPI que buscam uma visão gerencial e de como as empresas usam as tecnologias de sistemas da informação para atingir objetivos corporativos. Partimos da premissa que todos os estudantes da área precisam de alguns conhecimentos básicos sobre como usar sistemas e tecnologias da informação em seu ambiente de trabalho. A razão disso é simples, os sistemas de informação são uma das principais ferramentas disponíveis para que gestores atinjam metas corporativas, tais como: excelência operacional, desenvolvimento de novos produtos e serviços, melhor tomada de decisão e conquista de vantagem competitiva. Dessa forma, o material apresentado traz como proposta transmitir a vocês, de forma clara e objetiva, um conjunto de conhecimento que ajudará a compreender a Tecnologia da Informação. Para isso, iniciamos as primeiras unidades com o conceito de sistema de informação, suas principais aplicações e os desafios que a administração enfrenta para montar e utilizar um sistema de informação. Em seguida, discutiremos os benefícios da utilização do comércio colaborativo, redes setoriais privadas, sistemas integrados para a empresa e a administração de recursos de dados. Para finalizar faremos duas abordagens analíticas sobre a importância do planejamento do Sistema de Informação – PSI e a Gestão Estratégica da Informação como processo de criação de vantagem competitiva. Para melhor fixação da aprendizagem dos alunos preparamos atividades e exercícios relacionados com o conteúdo disponibilizado. Essas atividades se encontram no final de cada uma das unidades. Esperamos que este material contribua na formação de administradores mais conscientes da importância da tecnologia da informação como estratégia competitiva das empresas. UNIDADE 1 INTRODUÇÃO AO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Introdução ......................................................................................... 11 A empresa como sistema x ............................................................11 O que é um sistema de informação? ............................................14 Importância da informação para uma empresa ..........................17 Perspectiva empresarial sobre Sistema de Informação ...........18 Principais Aplicações do Sistema de Informação .......................20 Tecnologia no Sistema de Informação .........................................21 O novo papel dos Sistemas de Informação nas organizações 22 A revolução da rede e a Internet ..................................................23 As novas opções para o desenho organizacional ......................23 A empresa digital: o comércio eletrônico .....................................26 Desafios dos sistemas de informação ..........................................28 UNIDADE 2 SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA EMPRESA Sistema de informação na empresa .............................................37 Diferentes tipos de sistemas ..........................................................37 Os principais tipos de sistemas .....................................................38 Relacionamento entre sistemas ....................................................44 Sistemas numa perspectiva funcional ........................................45 Integração de funções e processos de negócios .......................49 Comércio colaborativo e redes setoriais ......................................52 Sistemas Integrados ....................................................................... 53 11 11 UNIDADE 3 ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS DE DADOS Sistema de gerenciamento de dados .......................................61 Tipos de Banco de dados .........................................................63 Requisitos de gerenciamento para sistemas de banco de dados .......................................................................69 Bancos de dados e a Web .......................................................78 Ligando banco de dados interno à Web Business Intelligence (BI) ........................................................79 UNIDADE 4 PLANEJAMENTO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO-PSI Introdução.................................................................................87 As funções do administrador ...................................................88 O planejamento estratégico .....................................................88 Conceitos sobre planejamento de sistemas de informação .....89 O planejamento dos sistemas de informação .......................90 Modelosde planejamento .......................................................92 A proposta para o planejamento de sistemas de informação ..94 PSI dentro da Gestão de Sistemas de Informação ..................96 Implementação de Sistemas de Informação .........................98 Planejamento para aquisição e implantação de TI ..................99 Os passos do desenho e implementação ..............................101 Conclusão...............................................................................102 UNIDADE 5 A GESTÃO ESTRATÉGICA DA INFORMAÇÃO COMO PROCESSO DE CRIAÇÃO DE VANTAGEM COMPETITIVA Introdução...............................................................................107 A importância do Gerenciamento Estratégico da Informação 111 A gestão estratégica da informação ..................................... 111 A Informação Estratégica no Processo de Decisão ...............117 O uso da TI como Vantagem Competitiva e o Processo de Alinhamento Estratégico .....................................................121 61 85 107 Introdução ao Sistema de Informação 9 UNIDADE 01 Introdução ao Sistema de Informação Introdução ao Sistema de Informação 11 INTRODUÇÃO AO SISTEMA DE INFORMAÇÃO 1.Introdução As empresas relacionam-se entre si e com o mundo externo por meio da troca de informações, de insumos e de produtos em geral. Assim, pode-se perceber a importância da informação para uma operação bem-sucedida nas empresas. Num mundo globalizado e altamente informatizado, a informação é um dos produtos mais valiosos para o funcionamento de uma empresa. A informação certa, no formato adequado e na hora certa pode mostrar oportunidades de negócio ou ameaças que levam as empresas a tomar decisões importantes para a melhoria da qualidade e produtividade dos serviços ofertados. A evolução tecnológica faz com que os sistemas de informação se tornem cada vez mais essenciais em qualquer atividade econômica e humana. Isto significa a transformação gradativa da sociedade industrial em sociedade da informação. A tecnologia da informação mostra uma tendência de desenvolvimento cada vez mais acelerado, causando uma verdadeira inovação no processo de produção das empresas. Essa inovação representa mudanças em atividades, métodos e procedimentos. Neste contexto, percebe-se a grande relevância da informação que a empresa deve ter em mãos sobre a reação do mercado, ou melhor, sobre o comportamento da demanda, as atitudes dos usuários e dos concorrentes. Isso dá à empresa a possibilidade de avaliar o que, quanto e para quem produzir. 2. A empresa como sistema Iniciaremos nossa abordagem com o conceito de sistema que pode ser sintetizado como: Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes unidade 0112 que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. Ou ... Sistema pode ser considerado um conjunto de elementos, ligado entre si, por interação e /ou por interdependência para atingir objetivos comuns. (CHIAVENAT O, 2004) Outro aspecto a considerar no sistema é que ele pode ser considerado como núcleo central ou foco principal de um processo administrativo. Observa-se que um sistema é limitado pelo seu ambiente, que influencia ou é influenciado por ele. Podemos conceituar ambiente de um sistema como um conjunto que não pertence ao sistema, mas qualquer alteração no sistema pode mudar ou alterar os seus elementos e qualquer alteração nos seus elementos pode mudar ou alterar o sistema (POLLONI, 2002). Um ambiente de uma empresa pode ser representado pelos elementos que estão apresentados na figura 01 a seguir. A empresa vista como sistema pode ser decomposta em partes menores, denominadas subsistema, cada um com objetivos claros e, eventualmente, particulares, que contribuem para o objetivo maior. Segundo Laudon & Laundon (2004), considerando-se o nível de detalhamento das informações, o local na estrutura onde a decisão é tomada e o nível de aglutinação dos dados manipulados, podem-se estabelecer os seguintes subsistemas: Figura 01. Ambiente de um sistema empresarial. Fonte sest/senat. 2009. Introdução ao Sistema de Informação 13 Denominação Características básicas Sistemas de transações e processos Refletem o desenvolvimento e os resul- tados das transações, operações e pro- cessos diários que são necessários para conduzir os negócios da empresa; servem ao nível operacional da organização; apresentam intensidade de detalhes; são definidos nos níveis superiores da estru- tura de acordo com critérios pré-estabe- lecidos para controle de decisão. Sistemas especialistas Sistemas de automação Os sistemas especialistas são usados por profissionais especializados em deter- minadas áreas da empresa, sua missão básica, além da criação de novas tecno- logias, é a integração desse novo conheci- mento dentro da organização; geralmente lançam mão do processamento eletrônico de dados em qualquer uma de suas apli- cações. Sistemas de informações gerenciais Trabalham e existem em função do nível tático da organização e das decisões que devem ali ser tomadas, via de regra aten- dem às funções de planejamento, controle e tomada de decisão para estabelecer o sumário da rotina diária e as aventuais ex- ceções passíveis de ocorrência; seu nível de detalhamento é mais consolidado do que o operacional. Sistema de apoio à decisão Está destinado aos altos escalões empre- sariais, visa combinar dados e sofisticados modelos de análise para apoiar decisões de todos os tipos, combina ainda avança- das técnicas gráficas e de comunicação. Hoje em dia, inegavelmente, a tecnologia está presente na vida das pessoas. Os avanços da informática, dos computadores e de outras formas de tecnologia têm exercido efeito significativo também na vida das organizações. Com a massificação do uso da tecnologia, particularmente da tecnologia de informação provenientes dos bancos de dados gerados por computadores, há a necessidade de que as pessoas que atuam nas organizações, e delas fazem parte, evoluam na sua forma de agir e de pensar. Agora vamos aprofundar um pouco nos componentes que os sistemas apresentam: 1. Os Objetivos – referem-se não só aos objetivos dos usuários, mas também da própria existência do sistema, ou seja, a finalidade para qual o Tabela 01 – Subsistema de informação. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais unidade 0114 sistema foi criado. 2. As entradas do sistema, cuja função caracteriza as forças que fornecem ao sistema o material, a energia e a informação para a operação ou processo, o qual gerará determinadas saídas que devem estar em sintonia com os objetivos anteriormente estabelecidos. 3. Processo de transformação do sistema é definido como a função que possibilita a transformação de um insumo em produto ou serviço. Esse processo de transformação depende de como os elementos interagem no sentido de produzir saídas desejadas. 4. As saídas do sistema, que correspondem aos resultados do processo de transformação. As saídas podem ser definidas como as finalidades para as quais se uniram objetivos atributos e relações do sistema. 5. Os controles e avaliações do sistema: são usados, principalmente, para verificar se as saídas estão coerentes com os objetivos estabelecidos. Para realizar o controle e a avaliação de maneira adequada, é necessária uma medida de desempenho do sistema, chamada de padrão. 6. A retroalimentação ou feedback do sistema é um processo de comunicação que reage a cada entrada de informação incorporando resultado da ação resposta desencadeada por meio de uma nova informação, a qual poderá afetar seu comportamento e assim sucessivamente. A figura 02 sintetiza os componentes presentes no sistema. 3. O que é um sistema de informação? Segundo Loudon & Laundon (2004) um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes interrelacionados que coleta(ou recupera), processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Além de dar suporte à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses sistemas auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. Outro autor define “Sistema de Informações como um método organizado de fornecer informações passadas, presentes e futuras Introdução ao Sistema de Informação 15 relacionadas às operações internas e ao serviço de inteligência externa. Serve de suporte para as funções de planejamento, controle e operação de uma empresa para assistir o tomador de decisão no nível operacional e estratégico”. (FOINA, 2001). Alternativamente, podemos entender Sistema de Informações por: “Sistema integrado homem-máquina que fornece informações para dar suporte às funções de operação, administração e tomada de decisões de uma empresa”. Os sistemas de informação contêm informações sobre pessoas, locais e coisas significativas para a organização ou o ambiente que a cerca. No caso, informação quer dizer dados apresentados em uma forma significativa e útil para seres humanos. Dados, ao contrário, são correntes de fatos brutos que representam eventos que estão ocorrendo nas organizações ou no ambiente físico, antes de terem sido organizados e arranjados de uma forma que as pessoas possam entendê-lo e usá-los. Neste contexto, a informação tem como propósito básico o de auxiliar a empresa a alcançar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis (pessoas, materiais, equipamentos, tecnologia e a própria informação). Observe o diagrama na tabela 02 e veja as diferenças básicas entre dados, informação e conhecimento. Dados Informação Conhecimento Simples observações so- bre o estado do mundo. Dados dotados de relevân- cia e propósito. Informação valiosa da mente humana. Inclui re- flexão, síntese e contexto Figura 02. Componente de um sistema. Fonte sest/senat 2009. unidade 0116 Facilmente estruturado Requer unidade de análise De difícil estruturação. Facilmente obtido por máquinas Exige consenso em rela- ção ao significado De difícil captura em má- quinas Frequentemente quantifi- cado Exige necessariamente medição humana. Frequentemente tácito Facilmente transferível De difícil transferência Tabela 02 – dados e informação. Fonte: Davenport (2001) Portanto, uma pessoa deve obter conhecimento a partir do dado transformado em informação, o que lhe propicia um processo dinâmico ou um elemento de ação. Esta situação dinâmica permite que a pessoa se posicione diante de um problema ou de uma situação qualquer. Para uma melhor estruturação da informação é necessário considerar todo o processo de tratamento da informação, principalmente no que se refere à confiabilidade, à clareza e à acessibilidade, o nível de resposta às questões formuladas e a distribuição ao usuário. Portanto, o sucesso de todos esses elementos depende essencialmente da consistência dos dados gerados nas atividades de rotina. As informações inseridas no contexto organizacional atendem a três níveis de decisão, a saber: Operacional – contém decisões operacionais que estão relacionadas com as atividades de rotina. Tático – contém decisões pertinentes ao controle gerencial. Estratégico – agrupa decisões do nível tático, podendo utilizar informações do ambiente externo. Por fim, três atividades em um sistema de informação produzem as informações de que as organizações necessitam para tomar decisões, controlar operações, analisar problemas e criar novos produtos ou serviços. Essas atividades são: 1. A entrada que captura ou coleta dados brutos de dentro da organização ou de seu ambiente externo. 2. O processamento que converte esses dados brutos em uma forma mais significativa. 3. A saída que transfere as informações processadas às pessoas que as utilizarão ou às atividades em que serão empregadas. Os sistemas de informação também requerem um feedback, que é a entrada que volta a determinados membros da organização para ajudá-lo a avaliar ou corrigir o estágio de entrada. “Dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não con- duz a uma compreensão de um determinado fato ou situação”. “Informação é o dado trabal- hado que permite uma pes- soa tomar uma decisão”. “Informação pode ser enten- dida como um valor ou dado, que possa ser útil para al- guma aplicação ou pessoa”. “A informação é o produto da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados dentro de um contexto, para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada.” Saiba Mais Introdução ao Sistema de Informação 17 Figura 03 – Funções de um sistema de informação. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais 4. Importância da informação para uma empresa Toda e qualquer atividade executada em uma empresa envolve o manuseio e a utilização da informação. De forma geral, a informação é um evento transmitido num processo de comunicação interpessoal ou interdepartamental e está presente em qualquer processo de decisão, independentemente do seu nível de realização. No processo de comunicação interno de uma empresa, os funcionários exercem papéis definidos, como emissor ou receptor das informações, com a finalidade de participar do processo de produção da empresa. Esses funcionários exercem funções variadas: diretor, gerente, contador, auxiliar administrativo etc. As informações se referem ao tratamento de dados relativos à rentabilidade, ao custo, ao consumo de materiais, aos problemas com a mão de obra, ao desempenho das atividades da empresa. Essas informações são transmitidas por diversos canais de comunicação, como telefone, terminal de computador, relatório, fichário de um arquivo, reunião etc. No contexto da empresa, o tomador de decisão funciona como um transmissor da informação, pois como gerente ele processa a informação no sentido de reconhecer o problema, avaliá-lo e buscar alternativas de solução e escolher a mais apropriada à situação enfrentada, conforme está sintetizada na figura 03, que mostra o ciclo da informação em uma empresa. unidade 0118 Figura 04. Ciclo de informação da empresa. Fonte Sest/Senat 2009. 1.5 Perspectiva empresarial sobre sistema de informação Da perspectiva de uma empresa, o sistema de informação é uma solução organizacional e administrativa baseada na tecnologia para enfrentar um desafio proposto pelo ambiente. A análise dessa definição deixa clara a ênfase sobre a natureza organizacional e administrativa dos sistemas de informação: para atendê-los, o administrador precisa conhecer as dimensões mais amplas da organização, da administração e da tecnologia de informação dos sistemas e seu poder de fornecer soluções para os desafios e problemas no ambiente empresarial. Veja a figura 04. Figura 05. Sistema de informação é mais do que apenas computadores. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais Introdução ao Sistema de Informação 19 1.5.1 Organizações Sistemas de informação são parte integrante das organizações. Na verdade, para algumas empresas, como as que fazem avaliação de crédito, sem sistema de informação não haveria negócios. Os elementos das organizações são pessoas, sua estrutura, seus procedimentos operacionais, suas políticas e sua cultura. Uma organização coordena seu trabalho por meio de uma estrutura hierárquica e de procedimentos de operação formais e padronizados. A hierarquia organiza o quadro de pessoal segundo uma estrutura piramidal de autoridade e responsabilidade crescentes. Procedimento operacional padrão (POPs) são regras formais para realização de tarefas desenvolvidas ao longo de muito tempo. Os processos de negócios da empresa estão baseados em seus procedimentos operacionaispadrão. Muitos processos de negócios e POPs são incorporados aos sistemas de informação, por exemplo, como pagar fornecedores ou corrigir uma fatura errada. 1.5.2 Administração Os administradores percebem os desafios à empresa presentes no ambiente, estabelecem a estratégia organizacional para responder a eles e alocam os recursos humanos e financeiros para cumprir a estratégia e coordenar o trabalho. Uma parcela substancial da responsabilidade da administração é o trabalho criativo impulsionado por novos conhecimentos e informações. A tecnologia de informação pode desempenhar importante papel no redirecionamento e na reestruturação da organização. 1.5.3 Tecnologia A tecnologia de informação é uma das muitas ferramentas que os gerentes utilizam para enfrentar as mudanças. O Hardware é o equipamento físico usado para atividades de entrada, processamento e saída de um sistema de informação. Consiste em: unidade de processamento do computador, diversas entradas, saídas e dispositivos de armazenagem e mais o meio físico que interliga os diversos dispositivos. O Software consiste em instruções detalhadas e pré-programadas que controlam e coordenam os componentes do hardware de um sistema de informação. A Tecnologia de informação abrange tanto os meios físicos de armazenagem de dados, como disco ou fitas magnéticos ou ópticos, quanto os programas que comandam a armazenagem e a organização dos dados nesses meios físicos. A Tecnologia da armazenagem abrange tanto os meios físicos de Saiba mais... O sistema de informações, se bem estruturado, traz os seguintes benefícios para a empresa: Redução dos custos de op- erações; Melhoria no acesso às infor- mações, propiciando relatóri- os mais precisos e rápidos com menor esforço; Melhoria na produtividade, tanto setorial como global; Melhoria nos serviços real- izados e ofertados; Estímulo de maior interação entre os tomadores de de- cisões da empresa; Redução da mão de obra bu- rocrática; Redução do grau de central- ização de decisões da em- presa; Aumento de satisfação entre os funcionários que compar- tilham as informações. unidade 0120 armazenagem de dados, como discos ou fitas magnéticos ou ópticos, quanto os programas que comandam a armazenagem e a organização de dados nesses meios físicos. A Tecnologia de comunicações, composta de meios físicos e softwares, interliga os diversos equipamentos de computação e transfere dados de uma localização física para outra. Equipamentos de computação e comunicação podem ser conectados em rede para compartilhar voz, dados, imagens, som e até vídeo. Uma rede liga dois ou mais computadores para compartilhar dados ou recursos, como por exemplo, uma impressora. Todas as tecnologias representam recursos que podem ser compartilhados por toda a organização e constituem a infraestrutura de tecnologia de informação (TI). A infraestrutura provê a fundação ou plataforma sobre a qual a empresa pode montar seu sistema de informação específico. 1.6 Principais Aplicações do Sistema de Informações Nas organizações existem vários tipos de interesses e de níveis, por isso existem diferentes tipos de sistema. Um sistema sozinho não pode fornecer todas as informações de que uma empresa necessita. Normalmente, os sistemas encontrados nas organizações estão relacionados aos níveis estratégico, gerencial e operacional e também às áreas funcionais, como vendas, marketing, produção, finanças, contabilidade e recursos humanos. A figura 05 sintetiza os diferentes tipos de sistemas e a cada um deles atende. Figura 06. Tipos de sistema de informação. Fonte sest/senat (2009). Introdução ao Sistema de Informação 21 O que significa cada um dos tipos de sistema de informação: Sistema de nível operacional – trata-se de sistemas que dão suporte aos gerentes operacionais no acompanhamento de atividades e transações elementares da organização, como vendas, contas a receber, folha de pagamento, concessão de crédito e o fluxo de matérias-primas utilizadas na produção do serviço. Sistema de nível gerencial – atende às atividades de monitoração, controle e tomada de decisões e procedimentos administrativos. Esse sistema tem a característica de produzir relatórios periódicos sobre as operações, em vez de informações instantâneas. Sistema de Nível estratégico – ajuda a gerência sênior (diretores) a atacar e enfrentar questões estratégicas e tendências de longo prazo, tanto para empresa como para o ambiente externo. Cabe a esse nível buscar informações e estruturá-las de forma a responder questões do tipo: quais serão os níveis de emprego em cinco anos? Quais as tendências de longo prazo do custo do setor e onde nossa empresa se encaixa? Que produtos deveremos estar fazendo dentro de cinco anos? 1.7 Tecnologia no Sistema de Informação Vamos agora discutir o papel da tecnologia na construção do Sistema de Informações. Dada a incapacidade humana de controlar muitos subordinados diretos, criou-se nas empresas uma estrutura organizacional capaz de coletar e sintetizar as informações necessárias para que se possa administrar a empresa. O desenvolvimento de instrumentos administrativos apoiados na tecnologia da informação (por exemplo: telefone, fax, correio eletrônico, computadores, etc) promove um aumento de produtividade gerencial, permitindo que as informações sejam coletadas com qualidade (precisão e velocidade) e as diretrizes disseminadas com exatidão entre o principal executivo da empresa e os funcionários que efetivamente executam as tarefas produtivas. Já discutimos anteriormente que a informação com qualidade e no tempo certo é vital para a empresa. Vamos agora analisar como garantir qualidade e a pontualidade necessária para a informação. A resposta a essa questão está no uso adequado dos recursos da tecnologia da informação. Então vamos entender o conceito de tecnologia Para que esses objetivos sejam alcançados, a tecnologia da 1. A informação não é facilmente arquivada em computadores – e não é constituída apenas de dados. 2. Quanto mais complexo o modelo de informação, menor será a sua utilidade. 3. A informação pode ter mais de um significado em uma organização. 4. A tecnologia é apenas um dos componentes do ambiente de informação e frequentemente não se apresenta como um meio adequado para operar mudanças. Saiba mais... unidade 0122 informação deve agir sobre os seguintes pontos: • Definir conceitualmente os termos e vocábulos usados na empresa. • Estabelecer um conjunto de informações estratégicas. • Atribuir responsabilidades pelas informações. É importante que cada área saiba exatamente quem são os usuários da informação gerada e sua necessidade na execução de uma determinada atividade. • Identificar, otimizar e manter o fluxo de informações da empresa de forma sistêmica. Por exemplo, estabelecer todo o fluxo de informações e suas interfaces para cada uma das áreas da empresa, conforme sua estrutura organizacional. • Mecanizar os processos manuais. Por exemplo, cuidar para que as informações sejam armazenadas de forma organizada e disponibilizadas conforme as necessidades. Se as informações forem organizadas de forma informatizada, isso facilitará o processo de coleta, tratamento e distribuição, garantindo sua qualidade. Para que esses objetivos sejam alcançados a tecnologia de informação dispõe de modernas ferramentas baseadas em computadores, bancos de dados, sistema de comunicação de voz, dados e imagens, processamento de dados e imagens, microfilmagem, jornais internos etc. 1.8 O novo papel dos sistemas de informação nas organizações Administradores não podem ignorar os sistemas de informação porque estes desempenham um papel fundamental nas organizações atuais. Os sistemas de hoje afetam diretamente o modo como os administradores decidem, planejam e gerenciam seus funcionários e cada vez mais determinam quais produtos serão produzidos e onde, quando e como.Há uma crescente interdependência entre estratégia empresarial, regras e processos, de um lado, e programas, equipamentos, bancos de dados e telecomunicações, de outro. Uma mudança em qualquer um desses componentes muitas vezes exige mudanças em outros. “Tecnologia da informação é um conjunto de métodos e ferramentas mecanizadas ou não, que se propõe a garantir a qualidade e pontualidade das informações dentro de uma atividade empresarial” (FOINA, 2001) Saiba mais... Figura 07 . Interdependência entre organizações e sistema de informação. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais. Introdução ao Sistema de Informação 23 1.9 A revolução da rede e a Internet Uma das razões pelas quais os sistemas de informação têm papel tão importante nas organizações e afetam tantas pessoas é o imenso poder e o custo cada vez mais baixo da tecnologia de computadores. O imenso poder da tecnologia dos computadores tem gerado poderosas redes de comunicação que as organizações podem utilizar para acessar vastos arquivos de informações no mundo inteiro e coordenar atividades independentemente do espaço e do tempo. Essas redes estão transformando o modelo e a forma das empresas, criando as fundações para a empresa digital. A maior e mais utilizada rede do mundo é a Internet. Trata-se de uma rede internacional de redes de propriedade ao mesmo tempo pública e particular. A internet é extremamente elástica. Desse modo, ela está criando uma nova plataforma tecnológica universal sobre a qual podem ser construídos todos os tipos de novos produtos, serviços, estratégias e organizações. A World Wide Web é um sistema de armazenagem, recuperação, formatação e exibição de informações em ambiente de rede com padrões universalmente aceitos. A informação é armazenada e apresentada como ‘páginas’ eletrônicas que podem conter texto, elementos gráficos, animações, som e vídeos. O conjunto de páginas da Web mantido por uma organização ou indivíduo é denominado site Web. 1.10 As novas opções para o desenho organizacional 1.10.1 O achatamento das organizações e as mudanças no processo de administração Figura 08- Evolução do sistema de informação. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais unidade 0124 Organizações grandes e burocráticas, que se desenvolveram sobretudo antes da era do computador, não raro são ineficientes, lentas na mudança e menos competitivas do que as organizações criadas recentemente. Algumas dessas grandes organizações passaram por um processo de redução, com a diminuição do número de funcionário e de níveis hierárquicos em seu organograma. A hierarquia e os níveis organizacionais não desaparecem nas empresas digitais. Mas elas desenvolvem ‘hierarquias ótima’ que contribuem com a carga da tomada de decisões equilibradamente por toda a organização, resultando em estruturas mais achatadas. Essas estruturas apresentam menos níveis gerencias, e o pessoal dos níveis mais baixos detém maior autoridade para tomar decisões. Esses profissionais têm maior poder de tomar decisões do que no passado, não cumprem mais o horário convencional de trabalho, nem precisam mais trabalhar necessariamente em um escritório. Além disso, podem estar geograficamente distribuídos e, às vezes, podem trabalhar longe da gerência, do outro lado do mundo. Essas mudanças significam que a abrangência do controle gerencial também foi expandida, permitindo que gerentes de alto escalão administrem e controlem mais funcionários a distâncias maiores. 1.10.2 Trabalho desvinculado da organização A tecnologia das comunicações eliminou o fator distância para diversos tipos de trabalho em muitas situações. Muitos funcionários podem trabalhar longe do escritório, em casa ou no carro, e as empresas podem reservar espaço para reuniões com clientes ou outros funcionários em Figura 06 – Organização achatada. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais. Introdução ao Sistema de Informação 25 escritórios centrais menores. O trabalho colaborativo em equipe a quilômetro de distância tornou-se uma realidade, pois os projetistas trabalham juntos em um novo produto, mesmo que estejam localizados em continentes diferentes. 1.10.3 Reorganização do fluxo de trabalho Os sistemas de informação vêm substituindo progressivamente procedimentos manuais por procedimentos automatizados de trabalho, de fluxos de processos de trabalho. Os fluxos eletrônicos reduziram o custo das operações em muitas empresas, porque dispensam as rotinas manuais e em papel que envolvem. O melhor gerenciamento do fluxo de trabalho permitiu que muitas empresas não somente reduzissem uma parcela significativa de seus custos, mas, ao mesmo tempo, melhorassem também o atendimento aos clientes. Os fluxos de trabalho replanejados podem causar profundo impacto sobre a eficiência organizacional e até mesmo levar as novas estruturas organizacionais e novos produtos e serviços. 1.10.4 Aumento da flexibilidade das organizações As empresas podem utilizar a tecnologia de comunicações para montar uma organização mais flexível, ampliando sua capacidade de perceber e reagir às mudanças do mercado e aproveitar novas oportunidades. Os sistemas de informação podem propiciar às empresas, grandes ou pequenas, flexibilidade adicional para superar algumas das limitações impostas por seu próprio tamanho. Figura 10 – Fluxo de trabalho replanejado para a atividade. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais unidade 0126 1.10.5 Redefinição das fronteiras organizacionais: novos caminhos para a colaboração Uma característica-chave da empresa digital emergente é a capacidade de conduzir negócios que ultrapassam essas fronteiras com tanta eficiência e eficácia quanto o faz dentro dela mesma. Sistemas de informação em rede permitem às empresas coordenar-se com outras a longa distância. Transações como pagamento e pedidos de compra podem ser trocadas eletronicamente entre diferentes empresas, reduzindo assim o custo de obtenção de produtos e serviços fora dela. Organizações também podem compartilhar dados de negócios, catálogos ou mensagens por meio de redes. Esses sistemas de informação em rede podem criar novas eficiências e novos relacionamentos entre a organização, seus clientes e seus fornecedores, redefinindo assim as fronteiras organizacionais. Muitos desses sistemas estão baseando-se cada vez mais na tecnologia da Web e proporcionando um compartilhamento mais intenso de conhecimento, recursos e processos de negócios do que no passado. As empresas estão utilizando esses sistemas para trabalhar juntamente com fornecedores e outros parceiros de negócios no projeto e desenvolvimento de produtos, na programação e no fluxo de trabalho da produção, na seleção de fornecedores e na distribuição. Esses novos níveis de colaboração e coordenação interempresas podem resultar em níveis mais altos de eficiência, valor para os clientes e, por fim, significativa vantagem competitiva. 1.11 A empresa digital: o comércio eletrônico Um mercado eletrônico é um sistema de informação que interliga muitos compradores e vendedores para trocar informações, produtos, serviços e pagamentos. Utilizando computadores e redes, esses sistemas funcionam como intermediários eletrônicos, com custos mais baixos para as transações típicas de mercado, como compatibilizar compradores e vendedores, determinar preços, fazer pedido de mercadorias e pagar fatura. Introdução ao Sistema de Informação 27 A Web está sendo cada vez mais utilizada para realizar transações empresa-empresa. A disponibilidade global da Internet para troca de transações ente compradores e vendedores alimentou o crescimento do comércio eletrônico, processo de compra e venda de bens e serviços, com transações comerciais computadorizadas, utilizando a Internet, redes e outras tecnologias digitais. Abrange também as atividades de apoio a essastransações de mercado, como propaganda, marketing, atendimento ao cliente, entrega e pagamento. Substituindo os procedimentos manuais e em papel por alternativa eletrônica e usando fluxos de informações de maneira nova e dinâmica, o comércio eletrônico pode acelerar a requisição de pedidos, a entrega e o pagamento dos bens e serviços, reduzindo, ao mesmo tempo, os custos de operação e de estoque da empresa. As empresas estão aproveitando a conectividade e a facilidade de utilização da tecnologia da Internet para criar redes corporativas internas denominadas intranets. As intranets privadas colocadas à disposição de usuários autorizados externos à organização são chamadas de extranets. Figura 08 – Comércio e negócios eletrônicos na empresa digital. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais unidade 0128 As empresas usam essas redes para coordenar suas atividades com outras empresas no comércio e nos negócios eletrônicos. 1.12 Desafios dos sistemas de informação Embora a tecnologia de informação esteja avançando a uma velocidade espantosa, não há nada fácil nem de mecânico na montagem e na utilização de sistemas de informação. A seguir destacam-se os desafios que os administradores enfrentam: 1. Desafio estratégico das empresas; concretização da empresa digital – como as empresas podem usar a tecnologia de informação para se tornarem competitivas, efetivas e digitalmente capacitadas? Criar uma empresa digital e obter benefícios é uma jornada longa e difícil para a maioria das organizações. Apesar dos grandes investimentos em tecnologia de informação, muitas delas não estão conseguindo significativos benefícios nos negócios nem estão se tornando capacitadas digitalmente. O poder dos equipamentos e programas de computação tem crescido muito mais rápido do que a capacidade que as organizações têm de aplicar e usar essa tecnologia. Para se beneficiarem plenamente da tecnologia de informação, conseguir produtividade real e tirar proveito das capacidades da empresa digital, muitas organizações precisam ser totalmente reestruturadas. 2. O desafio da globalização: como as empresas entendem as exigências de negócios e sistemas de um ambiente econômico global? O rápido crescimento do comércio internacional e a emergência de uma economia global pedem sistemas de informação que possam suportar tanto a produção quanto a venda de bens em diferentes países. No passado, cada escritório regional de uma corporação multinacional concentrava- se em resolver os próprios e exclusivos problemas de informação. Dadas as diferenças de idioma, culturais e políticas existentes entre países, esse foco frequentemente resultava no caos e no fracasso dos controles da administração central. 3. O desafio da arquitetura e da infraestrutura da informação: como as organizações podem desenvolver uma arquitetura de informação e uma infraestrutura tecnológica de informação que possam dar apoio a seus objetivos quando as condições e tecnologias empresariais estão mudando tão rapidamente? Enfrentar os desafios empresariais e tecnológicos propostos pela economia digital de hoje exige reestruturar a organização e montar nova arquitetura de informação e infraestrutura de tecnologia de informação (TI). 4. Arquitetura da informação é o formato particular que a tecnologia de informação assume em determinada organização para atingir objetivos Introdução ao Sistema de Informação 29 selecionados ou realizar certas funções. É um projeto para as aplicações de sistemas empresariais que atendem a cada especialidade funcional e nível da organização e os modos específicos como são utilizados por cada organização. À medida que as empresas passam para organizações e tecnologias de empresa digital, as arquiteturas de informação são elaboradas cada vez mais em função de processos de negócios e de conglomerados de aplicações de sistema que abrangem funções e níveis organizacionais múltiplos. A figura 09 ilustra os elementos mais importantes da arquitetura de informação que os administradores precisão desenvolver. 5. Desafio do investimento em sistema de informação: como a organização pode determinar o valor empresarial dos sistemas de informação? Um importante problema suscitado pelo desenvolvimento de computadores poderosos de baixo preço não envolve tecnologia, e sim administração e organizações. Uma coisa é usar a tecnologia da informação para projetar, produzir, entregar e manter novos produtos, outra é ganhar dinheiro com isso. 6. Desafio da responsabilidade e do controle: como a organização pode garantir que os sistemas de informação sejam usados de maneira ética e socialmente responsável? Como projetar sistemas de informações que as pessoas possam controlar e entender? Embora os sistemas de informação tenham proporcionado enormes benefícios e eficiência, também criaram Figura 12. Arquitetura de informação e infraestrutura de tecnologia de informação. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais unidade 0130 novos problemas, e os administradores devem estar cientes deles. Os administradores enfrentaram constantes problemas de segurança e controle. Sistemas de informação são tão essenciais para as empresas, os governos e a vida diária que as organizações devem tomar medidas especiais para garantir que sejam precisos, confiáveis e seguros. Assim, os sistemas de informação devem ser projetados para funcionar como planejado e para que seres humanos possam controlar o processo. 1. Qual é o papel dos sistemas de informação no ambiente empresarial com- petitivo hoje? 2. O que é exatamente um sistema de informação? O que administradores precisam saber sobre eles? 3. Qual a diferença entre dados e informação? 4. Como os sistemas de informação estão transformando as organizações e a administração? 5. Como a internet e a tecnologia de internet transformam a empresa? 6. Qual a relação entre revolução de rede, empresa digital, comércio ele- trônico e empresa eletrônica? 7. Quais são os mais importantes desafios da administração para a monta- gem e a utilização de sistemas de informação? Introdução ao Sistema de Informação 31 Estudo de caso: A importante relação da Tecnologia da Informação e os Sistemas de Informação A principal vantagem proporcionada pela tecnologia aos Sistemas de Informação é a capacidade de processar um gigantesco número de dados simultaneamente, tornando a disponibilização das informações demandadas, praticamente on-line. Mas de pouco adianta esse potencial se os sistemas (rotinas, processos, métodos) não estiverem muito bem coordenados e anali- sados. Informatizar sistemas ruins traz novos problemas e nenhuma solução, além de nublar as possíveis causas dessas falhas. O computador não pensa, apenas realiza as tarefas que lhe são “en- sinadas”. O desenvolvimento dos Sistemas de Informação, bem como sua análise, deve ser feito de maneira independente. Uma vez desenvolvidos os processos, resta apenas transmiti-los à máquina. A eficiência dos sistemas não é medida pela informatização, mas pela qualidade e eficiência dos méto- dos, assegurando a informação desejada, confiável e no tempo certo. Os Sistemas de Informação são peça fundamental para as empre- sas, não apenas na elaboração de relatórios, mas fazem parte de todos os departamentos e atividades da companhia, desde o simples controle até a confecção de planos estratégicos complexos. Tudo que acontece, todos os processos são regidos por um sistema, que pode ou não ser informatizado. Mais uma vez, deve ser considerada a importância do administrador nesse processo, que é nada menos que vital para a corporação. Para complementar, leia o Estudo de Caso abaixo e analise as falhas ocorridas na administração da informação da presente empresa. Estudo de Caso: “O Resultado Mensal” A XPTO é uma empresa que produz e vende equipamentos especiais feitos sob encomenda. Pelas características de seus produtos, a área de vendasatua de forma agressiva no mercado, e seus vendedores são remu- nerados pelo volume de vendas realizadas. No final do ano, a XPTO reuniu todos os seus funcionários em uma espetacular festa de fim de ano (com direito a conjunto de música, distri- buição de brindes, churrasco, etc.), para comemorar um novo recorde de vendas e a superação das metas estabelecidas de faturamento para o ano (que seria convertida em polpudas gratificações para seus executivos). No unidade 0132 início do ano seguinte, após o fechamento do balanço do ano anterior, a XPTO descobre-se completamente quebrada, com prejuízo operacional de cerca de 30% do faturamento. Ora, como uma empresa que está vendendo muito bem e que teve crescimento de 20% no faturamento sobre o ano ante- rior pode estar quebrada? Após o holocausto rotineiro nessas ocasiões (demissões em massa, redução drástica de todas as despesas, cortes nos intervalos, fechamento de escritórios etc.), começou um trabalho sério de análise, para determinar as razões da catástrofe e seu respectivo saneamento. O resultado, sintético, de todo o esforço de diagnóstico organizacio- nal foi que a empresa não dispunha de um sistema de informações seguro e suficientemente ágil para orientar as tomadas de decisões. As várias áreas da empresa conceituavam de forma diferente cada um dos dados que circu- lavam por ela, como, por exemplo, o faturamento mensal. Para a área de vendas, o faturamento mensal era a soma das vendas realizadas no período (e era usual considerar “realizada” a venda apenas indicada na forma de uma promessa feita pelo cliente, mas que seria – essa era a esperança – fechada no dia seguinte). Para a área comercial, o faturamento mensal era a soma dos contra- tos que efetivamente eram aprovados, ou seja, corretamente preenchidos, assinados e acompanhados do valor correspondente ao sinal da venda (o faturamento mensal apurado pela área era sempre cerca de 10% menor que o alardeado pela área de vendas). Para a área financeira, o faturamento mensal era a soma dos valores relativos aos contratos que entraram no sistema de contas a receber, ou seja, apenas os contratos (previamente aprovados pela área comercial) que não tiveram os cheques de sinal devolvidos por falta de fundos ou cujo crédito do cliente foi aprovado pela área de crédito (novamente, aqui, os valores apu- rados eram cerca de 10% menores que os indicados pela área comercial). Para a área de produção, o faturamento mensal era calculado pela soma dos valores correspondentes aos contratos que efetivamente entraram na produção, ou seja, aqueles que não foram cancelados e cujas especifi- cações dos produtos fossem passíveis de ser produzidas (muitos contratos especificavam produtos impossíveis de serem realizados!). As várias “definições” de faturamento mensal não levavam em conta fatores tais como cancelamento de contratos, renegociação de pagamento, inadimplência de clientes, perdas de produção, custos da administração, cus- tos financeiros etc. Assim, a XPTO vendia muito bem (na opinião da área de vendas), tinha um ativo a receber significativo (principalmente formado por pagadores duvidosos), apresentava um caixa positivo ( decorrente de esforço Introdução ao Sistema de Informação 33 para antecipar a receita e por busca de empréstimos), produzia com eficiên- cia (principalmente porque o cliente não tinha como devolver um produto, de baixa qualidade, feito sob encomenda), e, por fim, os executivos sabiam ex- atamente o que tinha acontecido na empresa, mas com cerca de seis meses de atraso. As tomadas de decisão eram lastreadas em dados informais (em geral fornecidos verbalmente) gerados nas áreas interessadas em mostrar resultados melhores do que a realidade da empresa. Ao final de cada mês, baseada no faturamento mensal informado pela área de vendas, a alta direção tomava decisões sobre investimentos e demais despesas. Vamos exemplificar um caso típico, num mês em que o faturamento mensal (versão vendas) chegou a $100.000 e estimava-se uma sobra de caixa de $ 5.000, mas houve um prejuízo de $ 2.000: Situação presumida pela direção da empresa Faturamento mensal – vendas $100.000 Custo total de produção $80.000 Custo = 80% da receita Resultado estimado $20.000 Investimento realizado $15.000 Com parte do resultado decide-se por um investimento de $15.000 Sobra de caixa mensal $5.000 Sobra estimada de $5.000 no mês. Situação real contabilizada após 60 dias Faturamento mensal – vendas $100.000 Desconsideram-se contratos inváli- dos Faturamento mensal - comercial $80.000 Desconsideram-se contratos com cheque sem fundo ou clientes com problemas de crédito Faturamento mensal – financeira $72.000 Eliminam-se contratos de equipa mentos impossíveis de serem produ zidos Faturamento mensal – produção $68.000 Eliminam-se contratos de equipa mentos impossíveis de ser produzi dos. Faturamento mensal – real $65.000 Contratos cancelados pelos clientes Custo total de produção $52.000 Custo = 80% da receita Resultado real $13.000 unidade 0134 Investimento realizado $15.000 Sobra de caixa $ 2.000 Prejuízo real de S 2.000 no mês Com isso, para realizarmos a nossa atividade, elabore um texto (para postar no “Fórum” da plataforma UAPI), abordando os seguintes tópi- cos: (pode realizar em texto ou em respostas) respondendo as seguintes questões: 1. A tecnologia da Informação na Empresa Moderna. 2. A troca eficiente de informações, desde a alta direção da empresa até a sua base operacional, é fundamental para o sucesso da organização? 3. A importância dos Sistemas de Informação para o sucesso da empresa. 4. A informação, com qualidade e no tempo certo, é vital para a empresa moderna. Como, porém, garantir a qualidade e a pontualidade necessárias para a informação? 5. No Estudo de Caso apresentado acima, quais foram as falhas ocorridas na administração da informação apontadas no texto? Sistema de Informação na Empresa 35 UNIDADE 02 Sistema de Informação na Empresa Sistema de Informação na Empresa 37 2.1 Sistema de informação na empresa Como vimos na unidade 1, a informação é o elemento básico dos sistemas, portanto, os conceitos básicos necessários dizem respeito às características da informação que se está trabalhando. Vale ressaltar que apenas se trabalha com informação e não com dados, pois o dado em si é a menor decomposição de um determinado elemento para a informação que interessa ao tomador de decisões. Como há diferentes interesses, especialidades e níveis em uma organização, existem diferentes tipos de sistemas. Nenhum sistema sozinho pode fornecer todas as informações de que uma empresa necessita. Os sistemas são estruturados para atender a esses diferentes interesses organizacionais. 2.2 Diferentes tipos de sistemas Segundo Laudon & Laudon (2004) são quatro tipos principais de sistemas de informação que atendem aos diferentes níveis organizacionais: sistema do nível operacional, do nível de conhecimento, do nível gerencial e do nível estratégico. Veja na figura 01 os tipos de sistemas de informação e grupos atendidos. Os sistemas do nível operacional dão suporte aos gerentes operacionais, acompanhando atividades e transações elementares da organização, como vendas, contas a receber, depósitos à vista, folha de pagamento, concessão de crédito e fluxo de matérias-primas dentro de uma empresa. O principal propósito de um sistema desse nível é responder a perguntas de rotinas e acompanhar o fluxo de transações pela organização. Exemplo de sistemas do nível operacional são o registro de depósitos bancários em terminais ou um que acompanhe o número de horas trabalhadas por dia pelos trabalhadores do chão-de-fábrica. Os sistemas do nível de conhecimento dão suporte aos trabalhadores do conhecimento e de dados da organização. O propósito desses sistemas do nível é auxiliar a empresa comercial a integrar novas tecnologiasao negócio e ajudar a organização a controlar o fluxo de documento. As aplicações desses sistemas, SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA EMPRESA unidade 0238 especialmente sob forma de estações de trabalho e sistemas de automações de escritórios, estão entre as que mais crescem no ambiente empresarial de hoje. Os sistemas no nível gerencial atendem as atividades de monitoração, controle, tomadas de decisões e procedimentos administrativos dos gerentes médios. Os sistemas gerenciais têm a característica de produzir relatórios periódicos sobre as operações, em vez de informações instantâneas. Alguns sistemas gerenciais apoiam a tomada de decisões não-rotineiras. Tendem a focar decisões menos estruturadas, para as quais as exigências de informação nem sempre são claras. Os sistemas do nível estratégico ajudam a gerência sênior a atacar e enfrentar questões estratégicas e tendências de longo prazo tanto na empresa quanto no ambiente externo. Sua principal preocupação é compatibilizar as mudanças no ambiente externo com a capacidade da organização. 2.3 - Os principais tipos de sistemas Existem tipos específicos de sistemas de informação correspondentes a cada nível organizacional. A organização tem sistema de apoio ao executivo (SAEs) no nível estratégico; sistemas de informação gerencial (SIG) e sistema de apoio à decisão (SADs) no nível gerencial; sistemas de trabalhadores do conhecimento (STCs) e sistema de automação de escritório no nível do conhecimento e sistema de processamento de transações (SPTs) no nível gerencial. Os sistemas de cada nível, por sua vez, são especializados para atender a cada uma das principais áreas funcionais (vendas e marketing, Figura 01 – Tipos de sistemas de informação e grupos atendidos. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais Sistema de Informação na Empresa 39 fabricação, financeira, contabilidade e recursos humanos). Na figura 02 mostra os diferentes tipos de sistemas em cada nível organizacional. 2.3.1 Sistemas de processamentos de transações (SPTS) São os sistemas integrados básicos que atendem ao nível operacional da organização. Um sistema de processamento de transações é um sistema computadorizado que realiza e registra as transações rotineiras necessárias ao funcionamento da empresa. São exemplos: o registro de pedido de venda, os sistemas de reservas de hotel, folha de pagamento, manutenção do registro de funcionários e expedição. A figura 03 descreve um SPT para folha de pagamento que é um sistema típico de processamento de transações administrativas encontrado na maioria das empresas. Figura 02 – Tipo de sistemas de informação. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais unidade 0240 Outras aplicações típicas de SPT são suas aplicações em atividades funcionais como: venda/marketing, fabricação/produção, finanças e contabilidade e recursos humanos. Os SPTs em geral são tão críticos para uma empresa que, se deixarem de funcionar por algumas horas, podem causar o seu colapso e talvez danos a outras empresas ligadas a ela. Os gerentes precisam de SPTs para monitorar o andamento das operações internas e as relações da empresa com o ambiente externo, também os SPTs são importantes produtores de informações para outros tipos de sistema. A figura 04 mostra que há cinco categorias funcionais de SPT. Figura 04 – Aplicações típicas de SPT Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de In- formação Gerenciais Figura 03 - SPT para folha de pagamento. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais Sistema de Informação na Empresa 41 2.3.2 Sistemas de trabalhadores do conhecimento (STCs) e sistemas de automação de escritório Sistemas de trabalhadores do conhecimento (STCs) e sistemas de automação de escritório atendem às necessidades de informação no nível de conhecimento da organização. Os sistemas de trabalhadores do conhecimento auxiliam os trabalhadores do conhecimento. Enquanto os sistemas de automação de escritório auxiliam primordialmente os trabalhadores de dados. Em geral, os trabalhadores de conhecimento são pessoas com educação universitária formal e quase sempre com profissões reconhecidas, como engenheiros, médicos, advogados, e cientistas. Os sistemas de trabalhadores do conhecimento, como estações de trabalho desses profissionais, trabalham a criação de novos conhecimentos e asseguram que esses novos conhecimentos e capacidades técnicas sejam adequadamente integrados à empresa. Os trabalhadores de dados geralmente têm educação menos formal e avançada e tendem a processar, e não criar informações. O sistema de automação de escritório são aplicações de tecnologia de informações projetadas para aumentar a produtividade desses trabalhadores, dando suporte às atividades de coordenação e comunicação inerente a um escritório. Esses sistemas coordenam diversos trabalhadores da informação, unidades geográficas e áreas funcionais, comunicam-se com clientes, fornecedores e outras organizações fora da empresa e servem de câmara de compensação para fluxo de informação e conhecimento. 2.3.3 - Sistemas de informações Gerenciais (SIGs) Sistemas de informações gerenciais (SIGs) atendem ao nível gerencial da organização, munindo os gerentes de relatórios ou de acesso on-line aos registros de desempenho corrente e histórico da organização. Apoiam, primordialmente, as funções de planejamento, controle e decisão no nível gerencial. Geralmente dependem dos sistemas de processamento de informações de transações subjacentes para aquisição de dados. Os SIGs resumem e relatam as operações básicas da empresa. Os básicos de transações obtidos dos SPTs são comprimidos e comumente apresentados em longos relatórios produzidos segundo uma programação periódica. Os SIGs usualmente atendem aos gerentes interessados em resultados semanais, mensais e anuais e não atividades diárias. Em geral dão respostas a perguntas rotineiras que foram especificadas anteriormente e cujo procedimento de obtenção de resposta é predefinido. A maior parte dos SIGs usa rotinas simples, como resumos e comparações, em vez de sofisticados modelos matemáticos ou técnicas estatísticas. A figura 05 mostra como um SIG típico Sistemas de processamento de transações (SPT): • Sistemas administrativos básicos que atendem ao nível operacional • Sistema computadorizado que realiza e registra as transações rotineiras necessárias ao funcionamento da empresa. Sistemas de trabalhadores do conhecimento (STC) Nível do conhecimento Entrada: Especificações de projeto Processamento: Modelagem Saída: Projetos, gráficos Usuários: Pessoal técnico Exemplo: Estações de trabalho de engenharia Lembre-se... Só para lembrar... unidade 0242 transforma os dados de transações, de estoque, produção e contabilidade em arquivos SIG, utilizados na elaboração de relatórios para os gerentes. A figura 06 apresenta uma amostra de relatório produzido pelo SIG. 2.3.4 Sistemas de apoio à decisão (SADs) Sistemas de apoio à decisão (SADs) também atendem ao nível de gerência da organização. Os SADs ajudam os gerentes a tomar decisões não- usuais, que alteram com rapidez e que não são facilmente especificadas com antecedência. Abordam problemas cujo procedimento, para chegar a uma solução, pode não ter sido totalmente predefinido. Embora os SADs usem informações internas obtidas do SPT e do SIG, frequentemente recorrem a Sistemas de informação gerenciais (SIG): Nível gerencial Entrada: Alto volume de dados Processamento: Modelos simples Saída: Relatórios/ sumários executivos Usuários: Gerentes de nível médio Exemplo: Orçamento anual Fique atento... SIG é... Decisões estruturadas e semiestruturadas Orientados para o controle de relatórios Orientação interna Processo de projeto demorado Dados passados e presentes Só para lembrar... Figura – 05 Sistemas de informações gerenciais. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Siste-mas de Informação Gerenciais Figura 06- Exemplo de relatório que poderia ser produzido pelo SIG. : Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais Sistema de Informação na Empresa 43 informações de fontes externas, tais como o valor corrente das ações ou os preços dos produtos de concorrentes. Os SADs são construídos expressivamente com uma variedade de modelos para analisar dados ou então condensam grandes quantidades de dados sob uma forma que pode ser analisada por quem toma decisões. São projetados de modo que os usuários possam trabalhar com eles diretamente; incluem software de fácil interação com o usuário. Também são interativos: o usuário pode alterar suas suposições, fazer perguntas e incluir dados. A figura 07 ilustra o SAD construído para uma empresa. 2.3.5 Sistema de apoio ao executivo (SAEs) Os SAEs atendem ao nível estratégico da organização. Abordam decisões não rotineiras que exigem bom senso, avaliação e percepção, uma vez que não existe um procedimento previamente estabelecido para se chegar a uma solução. Eles criam um ambiente generalizado de computação e comunicação, em vez de oferecer aplicação fixa ou capacidade específica. Os SAEs são projetados para incorporar dados sobre eventos externos, como novas leis tributárias ou novos concorrentes, mas também adquirem informações resumidas do SIG e do SAD interno. Filtram, comprimem e rastreiam dados críticos, com ênfase na redução do tempo e esforço requeridos para obter informações úteis aos executivos. Os SAEs empregam o que há de mais avançado em softwares gráficos e podem entregar diagramas e dados provenientes de muitas fontes instantaneamente ao escritório do executivo sênior ou à sala de reuniões da diretoria. A figura 08 ilustra um modelo de SAE. Sistemas de apoio à decisão (SAD): Nível gerencial Entrada: Pequeno volume de dados Processamento: Interativo Saída: Análise de decisão Usuários: Profissionais, equi- pe interna Exemplo: Análise de custos de contratação Só para lembrar... Figura 07 – Sistema de apoio à decisão para cálculo de transporte. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais unidade 0244 Diferentemente dos outros tipos de sistemas de informações, os SAEs não são projetados primordialmente para resolver problemas específicos. Ao contrário, proporcionam capacidade generalizada de computação e comunicações que pode ser aplicada a um conjunto de problemas que estão sempre se alterando. Enquanto muito SAD são projetados para ter alta capacidade de análise, os SAEs tendem a fazer menor uso de modelo analítico. 2.4 Relacionamento entre sistemas Os sistemas que atendem a diferentes níveis da organização se relacionam uns com os outros. Os SPTs são, comumente, a fonte mais importante de dados para outros sistemas, ao passo que os SAEs são, principalmente, recebedores de dados vindos de sistemas de níveis inferiores. Os outros tipos de sistemas também podem trocar dados entre si. Dados também podem ser trocados entre sistemas que atendem a diferentes áreas funcionais. Desse modo, é muito mais vantajoso que haja algum grau de interação entre esses sistemas para que a informação possa fluir facilmente entre diferentes partes da organização. Mas integração custa dinheiro, e integrar muitos sistemas diferentes é extremamente demorado e complexo. Cada organização deve ponderar suas necessidades de integração de sistemas contra as dificuldades de montar um esforço de integração em grande escala. A figura 09 ilustra como os sistemas que atendem a diferentes níveis da organização se relacionam uns com os outros. Figura - 08. Modelo de um sistema de apoio ao executivo. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais Sistemas de apoio ao executivo (SAE): Nível estratégico Entrada: Dados agregados Processamento: Interativo Saída: Projeções Usuários: Gerentes seniores Exemplo: Plano operacional quinquenal Só para lembrar... Sistema de Informação na Empresa 45 2.5 Sistemas numa perspectiva funcional Os sistemas de informação podem ser classificados pela função organizacional específica a que atendem, bem como pelo nível organizacional. Descreveremos agora sistemas de informação típicos que dão suporte a cada uma das funções empresariais mais importantes para cada nível organizacional. 2.5.1 Sistemas de vendas e marketing A função venda e marketing é responsável pela venda do produto ou o serviço da organização. O marketing preocupa-se em identificar os clientes para os produtos ou serviços da empresa, determinar o que precisam ou querem, planejar e desenvolver produtos e serviços para satisfazer suas necessidades, fazer propaganda e promoção desses produtos e serviços. A função venda dedica-se a contatar clientes, oferecer produtos e serviços, fechar pedidos, fazer o acompanhamento das vendas. Os sistemas de vendas e marketing dão suporte a essa atividade. Veja na tabela 01 exemplos de sistemas de informação de vendas classificados por nível organizacional. Figura 09 – Inter-relacionamento entre sistema. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Siste- mas de Informação Gerenciais unidade 0246 SISTEMA DESCRIÇÃO NÍVEL ORGANIZACIONAL PROCESSAMENTO DE PEDIDOS REGISTRAR, PROCES- SAR E ACOMPANHAR PEDIDOS OPERACIONAL ANÁLISE DE MERCADO IDENTIFICAR CLIENTES E MERCADOS CONHECIMENTO ANÁLISE DE PREÇOS DETERMINAR PREÇOS GERENCIAL TENDÊNCIAS DE VEN- DAS PREPARAR PREVISÕES QUINQUENAIS ESTRATÉGICO 2.5.2 Sistema de fabricação e produção A função de fabricação e produção é responsável pela produção propriamente dita dos bens e serviços da empresa. Sistema de fabricação e produção tratam do planejamento, desenvolvimento e manutenção das instalações de produção; do estabelecimento de metas de produção; da aquisição, armazenagem e disponibilidade de materiais de produção e da programação de equipamentos, instalações, matérias-primas e trabalho exigidos para fabricar produtos acabados. Na tabela 02 mostra alguns exemplos de sistemas de informação de fabricação e produção classificado por nível organizacional. SISTEMA DESCRIÇÃO NÍVEL ORGANIZACIONAL CONTROLE DE MA- QUINÁRIO CONTROLE DE EQUIPA- MENTOS OPERACIONAL PROJETO ASSISTIDO POR COMPUTADOR (CAD) PROJETO DE NOVOS PRODUTOS CONHECIMENTO PLANEJAMENTO DE PRODUÇÃO DECIDIR QUANTIDADE E PROGRAMAR PRODUÇÃO DE PRODUTOS GERÊNCIA LOCALIZAÇÃO DE INSTA- LAÇÕES DECISÃO DE ONDE INSTALAR FÁBRICAS ESTRATÉGICO Tabela -01 – Exemplo de sistemas de informação de vendas e marketing. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais Tabela 02 – Exemplo de sistemas de informação de fabricação e produção. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais Principais funções dos siste- mas de venda e marketing: Gestão de vendas, pesqui- sa de mercado, promoção, definição de preços, novos produtos. Principais aplicações dos sistemas: Sistemas de acompanhamen- to de pedidos, sistema de pes- quisa de mercado, sistema de estabelecimento de preços Saiba mais Sistema de Informação na Empresa 47 2.5.3 Sistemas de informação financeira e contábil A função de finanças é responsável pela administração dos ativos financeiros da empresa, como dinheiro em caixa, ações, títulos e outros investimentos, para maximizar o retorno desses ativos. A função de finanças também se encarrega do gerenciamento da capitalização da empresa. A função contabilidade é responsável pela manutenção e pelo gerenciamento dos registros financeiros da empresa (recibo, folha de pagamento, depreciação, desembolso). Finanças e contabilidade compartilham problemas correlacionados como: acompanhar o andamento dos ativos financeiros e fluxos financeiros e fluxos de recursos da empresa. Veja na tabela 03 como os sistemas de informação financeiros e contábeis colaboram em diferentes níveis organizacionais. SISTEMA DESCRIÇÃO NÍVEL ORGANIZACIONAL CONTAS A RECEBER ACOMPANHA AS CON-TAS A RECEBER OPERACIONALANÁLISE DE CARTEIRA PROJETA A CARTEIRA DE INVESTIMENTOS DA EMPRESA CONHECIMENTO ORÇAMENTO PREPARA ORÇAMENTOS DE CURTO PRAZO GERÊNCIA PLANEJAMENTO DE LUCROS PLANEJA LUCROS DE LONGO PRAZO ESTRATÉGICO 2.5.4 Sistema de recursos humanos A função de recursos humanos é atrair, aperfeiçoar e manter a força de trabalho da empresa. Os sistemas de informação de recursos humanos apoiam atividades como identificar funcionários potenciais, manter registros completos sobre funcionários existentes e criar programas para desenvolver seus talentos e suas capacidades. Na tabela 04 mostra como os sistemas de recursos humanos colaboram em diferentes níveis organizacionais SISTEMA DESCRIÇÃO NÍVEL ORGANIZACIONAL TRAINING & DEVELOPMENT ACOMPANHA TREIN- AMENTO, HABILIDADES E AVALIAÇÕES OPERACIONAL PLANO DE CARREIRA ELABORA PLANOS DE CARREIRA CONHECIMENTO Tabela 03 – Exemplo de sistemas de informação de financeira e contábil Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais Principais funções dos siste- mas de fabricação e produção Estabelecimento de metas de produção, compras, expe- dição, recepção, engenharia, operações Principais aplicações dos sistemas: Sistemas de planejamento de recursos, sistemas de controle de pedidos de compra, siste- mas de engenharia, sistemas de controle de qualidade. Saiba mais Principais funções dos sistemas de informação fi- nanceira e contábil Orçamento, livro-caixa, co- brança, contabilidade de custos. Principais aplicações dos sistemas Livro-caixa, contas a rece- ber, contas a pagar, orça- mento, sistemas de gestão financeira Saiba mais unidade 0248 ANÁLISE DE REMUNERAÇÃO MONITORA COMISSÕES, SALÁRIOS E BENEFÍ- CIOS GERÊNCIA PLANEJAMENTO DE RE- CURSOS HUMANOS PLANEJA AS NECES- SIDADES DE LONGO PRAZO DA FORÇA DE TRABALHO ESTRATÉGICO Os sistemas de recursos humanos do nível estratégico identificam os requisitos da força de trabalho (habilidades, nível de escolaridade, tipos de cargos, quantidade de cargos e custo) que atendam aos planos de negócios de longo prazo da empresa. No nível de gerência, os sistemas de recursos auxiliam os gerentes a monitorar e analisar o recrutamento, a alocação e a remuneração de funcionários. Os sistemas no nível de conhecimento para recursos humanos dão suporte às atividades de análise relacionadas à descrição das funções, ao treinamento e à elaboração de planos de carreira e relacionamentos hierárquicos para funcionários. Os sistemas operacionais de recursos humanos registram o recrutamento e alocação dos funcionários da empresa. Veja exemplo na figura 10 abaixo: Tabela 04 – Exemplo de sistemas de Recursos Humanos. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais Principais funções do Sistema de Recursos Humanos Registros de pessoal, benefí- cios, remuneração, relações trabalhistas, treinamento Principais aplicações dos sistemas: Folha de pagamentos, regis- tros de funcionários, sistemas de benefícios, sistemas de planos de carreira, sistemas de treinamento de pessoal Saiba mais Figura 10- Exemplo de um sistema de registro de funcionário. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais Sistema de Informação na Empresa 49 2.6 Integração de funções e processos de negócios As organizações estão usando sistemas de informação para coordenar atividades e decisões por toda a empresa e até mesmo setores inteiros. Os sistemas de informação para gerenciamento das relações com clientes (CRM) e da cadeia de suprimento (SCM) podem ajudar a coordenar processos que abrangem múltiplas funções empresariais, inclusive as compartilhadas com clientes e outros parceiros da cadeia de suprimento. 2.6.1 Processos de negócios e sistemas de informação Os processos de negócios referem-se à maneira pela qual o trabalho é organizado, coordenado, e focado para produzir um produto ou serviço de valor. De um lado, processos de negócios são fluxos de trabalho concreto de materiais, informações e conhecimentos. De outro, referem-se também à maneira singular de como as organizações coordenam o trabalho, informação e conhecimento e de como a gerência prefere coordenar o trabalho. Embora cada uma das principais funções empresariais tenha seu próprio conjunto de processos de negócios, há muitos outros processos de negócios que são transfuncionais, porque transcendem as fronteiras entre vendas, marketing, produção e pesquisa e desenvolvimento. Esses processos transfuncionais percorrem a estrutura organizacional, agrupando funcionários de diferentes especialidades funcionais para completar determinadas tarefas. Os sistemas de informação apoiam esses processos transfuncionais, bem como os processos para as funções empresariais separadas. Na figura 11 ilustra como esse processo transfuncional poderia funcionar. Figura 11- Exemplo de processo de pedido. Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais unidade 0250 2.6.2 Gerenciamento das relações com clientes e da cadeia de suprimentos O comércio eletrônico, a competição global e o surgimento das empresas digitais têm forçado as empresas a pensar estrategicamente sobre seus processos para o gerenciamento do relacionamento com clientes e fornecedores. Para sobreviver, as empresas precisam descobrir maneiras de fornecer aos clientes mais valor e serviço a custo mais baixo. Muitas acreditam que a solução esteja no melhoramento dos processos de negócios para interagir com clientes e para produzir e entregar produtos ou serviços. 2.6.2.1.Gerenciamento das relações com clientes (CRM) O gerenciamento das relações com clientes (CRM) foca o gerenciamento de todos os modos como uma empresa trata seus clientes existentes e seus potenciais clientes novos. O CRM é uma disciplina empresarial e também tecnológica que usa sistemas de informação para coordenar todos os processos de negócios que circundam as interações da empresa com seus clientes em vendas, marketing e serviços. O Sistema de CRM ideal cuida do cliente de ponta a ponta, desde o recebimento de um pedido até a entrega do produto e o atendimento. As ferramentas do CRM procuram integrar os processos de negócios relacionados com o cliente e consolidar informações sobre ele provenientes de múltiplos canais de comunicação (telefone, email, equipamento sem fio ou Web) de modo que a empresa possa apresentar uma face coerente ao cliente. (veja figura 12) Figura 12- Gerencimanto das relações com clientes (CRM). Fonte: Laudon & Laudon (2004). Sistemas de Informação Gerenciais. Processos de negócios Modo como o trabalho é orga- nizado, coordenado e focaliza- do para produzir um produto ou serviço de valor Fluxos de trabalho concretos de materiais, informações e conhecimentos — conjuntos de atividades Maneira singular de coordenar trabalho, informação e conhe- cimento. Maneiras como a gerência de- cide coordenar o trabalho Saiba mais Sistema de Informação na Empresa 51 6.2.2. Gerenciamento da cadeia de suprimento O gerenciamento da cadeia de suprimentos é a ligação e coordenação estreita das atividades envolvidas na compra, fabricação e movimentação de um produto. Ele integra os processos logísticos do fornecedor, do fabricante, do distribuidor e do cliente para reduzir tempo, esforços redundantes e custos de estoque. A cadeia de suprimento é uma rede de organizações e processos de negócios para selecionar matérias-primas, transformá-las em produtos intermediários e acabados e distribuir os produtos acabados aos clientes. A cadeia interliga fornecedores, instalações industriais, centrais de distribuição, meio de transporte, loja de varejo, pessoas e informações por meio de processo como seleção de matérias-primas, controle de estoque, distribuição e entrega com a finalidade de fornecer mercadorias e serviços desde fonte até o ponto de consumo. Os sistemas de gerenciamento da cadeia de suprimentos podem ser montados com o uso de intranets, extranets, ou
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