Gestão de tempo em Projetos

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Gestão de tempo em projeto.
Qual a importância da gestão de tempo nos projetos?
Como você mantém times dentro dos seus prazos? A gestão do fluxo de trabalho é fundamental para garantir a satisfação do cliente ao final de um projeto. Justamente por isso, muitos negócios investem em estratégias como a de gerenciamento de tempo.
Essa técnica auxilia negócios a identificar demandas, o perfil do time e outros fatores que influenciam no tempo necessário para executar cada etapa de um projeto. Dessa forma, os prazos podem ser estruturados de modo mais realista, evitando atrasos e sobrecarga de trabalho.
A gestão de tempo é um dos pontos mais complexos do gerenciamento de projetos. Geralmente, definidos pelos gerentes, os prazos precisam ser estruturados com muito cuidado, uma vez que isso definirá a maneira como os times trabalharão as ferramentas utilizadas, os gastos e até mesmo a priorização de etapas.
Além disso, a maneira como os prazos são organizados e o fluxo operacional definido, impacta diretamente no nível de satisfação do cliente após o projeto terminar. Se bem definidos, esses dois fatores contribuem para a entrega de um produto dentro do prazo, alinhado com as expectativas de todos os stakeholders e com um bom retorno sobre o investimento.
Justamente por isso, é fundamental investir em uma boa gestão de tempo. Nos projetos corporativos, ela contribuirá para organizar melhor cada etapa, diminuindo riscos, tornando o cronograma mais flexível e garantindo que todos possam se planejar de modo integrado para atingir o melhor resultado possível.
O gerenciamento de tempo é feito a partir de um conjunto de processos estruturados de maneira que o time terá mais chances para se manter aderente aos prazos combinados pelo gestor.
Rotinas para essa área de conhecimento!
- Planejamento do gerenciamento de cronograma. O gestor é orientado a identificar quais são as melhores políticas e procedimentos para desenvolver, gerenciar e controlar o cronograma do projeto.
- Definição das atividades. Aqui há a identificação das atividades que são fundamentais para cada uma das entregas do projeto. Ou seja, o que os profissionais devem fazer para atingir os resultados esperados em cada etapa.
- Sequenciamento de atividades. Nesta etapa o gestor fará a identificação e a documentação das relações de dependência entre cada atividade do projeto. Isso auxilia a priorizar rotinas e avaliar como os recursos podem ser distribuídos de um modo mais eficaz. As rotinas terão uma sequência lógica, clara e objetiva.
- Identificação dos recursos. Essa atividade é voltada para estimar o tipo e a quantidade de recursos monetários e operacionais que serão necessários para executar cada uma das atividades do projeto. Assim, pode-se preparar com mais antecedência e evitar a falta de recursos durante o projeto.
- Definição dos prazos. Nesse momento, o gestor definirá quantos dias serão necessários para executar cada uma das atividades que fazem parte do projeto. É importante que essa etapa seja feita considerando metas, ferramentas, regras internas e o perfil dos times envolvidos em cada etapa.
- Desenvolvimento do cronograma. Aqui é feita uma análise de cada atividade, a sua duração, as restrições e os recursos que são necessários para criar o cronograma do projeto.
- Controle do cronograma. Esse momento é voltado para o gestor controlar as mudanças que são feitas no cronograma, assim como o seu impacto no fluxo de trabalho.
Quando se fala em gestão de tempo, o uso de um bom sistema de gestão de projetos permite ao líder avaliar como todas as etapas estão sendo executadas, distribuir responsabilidades e garantir que nenhum gargalo seja ignorado.
A distribuição mais ágil de tarefas, permite que as equipes façam o seu planejamento de modo mais inteligente. Ao mesmo tempo, a empresa conseguirá evitar que gargalos se perpetuem por muito tempo.
Ou seja, sempre que um time estiver atrasado, o gestor poderá entrar em ação rapidamente para solucionar o problema e garantir que as equipes retomem o seu fluxo operacional.
Portanto, o negócio deve sempre considerar o investimento em um sistema de gestão de projetos como forma de incorporar técnicas como a de gerenciamento de tempo ao seu dia a dia. Dessa forma, será possível atingir melhores resultados sem comprometer os custos do negócio.
Como manter-se aderente a prazos com mais eficiência?
Gerenciar projetos não é uma tarefa simples. Garantir que a combinação de vários fatores ocorra da maneira mais fluida possível, sem conflitos ou erros, é algo que demanda um grande esforço do gestor.
Se pouco cuidado for tomado, a companhia corre o risco de sofrer com erros, conflitos e baixa produtividade. Além disso, há o risco de um atraso atrapalhar as receitas da companhia e a entrega de resultados.
Justamente por isso, o negócio precisa estruturar estratégias para maximizar a aderência dos times durante o projeto. Técnicas como o gerenciamento de tempo auxiliam a companhia a manter os times dentro dos prazos ao evitar gargalos e indicar a melhor forma de orientar as rotinas de cada etapa. Assim, o negócio pode evitar problemas e dar mais qualidade ao seu projeto.