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1 2 Fundação Getulio Vargas Programa de Certificação de Qualidade Curso: Graduação em Administração Contabilidade Gerencial Professor Elaborador: Antonieta Elisabete Magalhães Oliveira. Doutora e Mestre em Administração de Empresas pela Fundação Getulio Vargas de São Paulo, EAESP. Professora da FGV-SP nas Escolas de Administração, Direito e Economia, em cursos de graduação e pós-graduação lato sensu. Atualmente, dedica-se aos cursos de pós-graduação nas Escolas de Administração e de Economia. Coordenadora de cursos de educação executiva e professora do IDE-FGV. Consultora na FGV Projetos, atuando em empresas públicas e privadas, nas áreas de Contabilidade e Controladoria. 3 Sumário Capítulo 1. Contabilidade financeira e contabilidade gerencial .......................... 5 1.1. Introdução ................................................................................................ 5 1.2. Desenvolvimento histórico da contabilidade gerencial............................. 5 1.3. Diferenças entre contabilidade financeira e contabilidade gerencial ....... 9 Capítulo 2. Classificações e comportamento dos custos e despesas .............. 13 2.1. Introdução e definições .......................................................................... 13 2.2. Custos e despesas ................................................................................ 14 2.3. Componentes dos custos ...................................................................... 14 2.4. Classificação quanto ao objeto de custo, produto ou serviço ................ 15 2.5. Classificação quanto ao volume ............................................................ 16 2.6. Outras classificações de custos ............................................................. 18 2.7. Classificações de custos e sistemas de custeio .................................... 18 Capítulo 3. Custeio por absorção e precificação .............................................. 22 3.1. Introdução .............................................................................................. 22 3.2. Fluxo de custos ...................................................................................... 22 3.3. Materiais diretos e tributos ..................................................................... 24 3.4. Mão de obra direta e encargos .............................................................. 27 3.5. Custeio por absorção sem departamentalização ................................... 29 3.6. Custeio por absorção com departamentalização ................................... 30 3.7. Tratamento da capacidade ociosa ......................................................... 31 3.8. Formação de preço com tributos e margem .......................................... 32 3.9. Diferenças entre os sistemas de custeio tradicionais ............................ 34 Anexo 3.1. Tributos incidentes sobre compras e vendas .......................... 38 Capítulo 4. Custeio marginal e decisões .......................................................... 41 4.1. Introdução .............................................................................................. 41 4.2. Relações custo, volume e lucro (CVL) ................................................... 42 4 4.3. Ponto de equilíbrio ................................................................................. 42 4.4. Margem de segurança ........................................................................... 47 4.5. Grau de alavancagem operacional ........................................................ 47 4.6. Decisões gerenciais ............................................................................... 49 Capítulo 5. Custeio Baseado em Atividades (Activity-Based Costing – ABC) .. 54 5.1. Antecedentes do ABC............................................................................ 54 5.2. Sistema de Custeio Baseado em Atividades ......................................... 58 5.3. Sistema de Gestão Baseado em Atividades (Activity-based management – ABM) .......................................................................................................... 65 5.4. Aspectos de implementação .................................................................. 67 5.5 Time-Driven Activity-based Costing – TD-ABC ....................................... 67 Anexo 5.1. Exemplo de uso do ABC ......................................................... 69 Anexo 5.2. Exemplo de uso do TD-ABC (time driven–activity based costing) ...................................................................................................... 70 Capítulo 6. Planejamento e controle orçamentário ........................................... 73 6.1. Introdução .............................................................................................. 73 6.2. Planejamento orçamentário ................................................................... 74 6.3. Controle orçamentário: análise de variações e orçamento flexível ........ 80 6.4. Tendências ............................................................................................ 83 Anexo 6.1. Resumo do ciclo orçamentário ................................................ 83 Capítulo 7. Bibliografia ..................................................................................... 85 7.1. Bibliografia básica .................................................................................. 85 7.2. Bibliografia complementar ..................................................................... 85 5 Capítulo 1. Contabilidade financeira e contabilidade gerencial 1.1. Introdução Informações para a tomada de decisão sempre foram geradas, de forma mais ou menos estruturada, e utilizadas desde as primeiras negociações entre os homens. E, desde seus primeiros usos, a contabilidade, informalmente chamada de “linguagem dos negócios”, foi a fonte principal de informações financeiras. Atualmente, as empresas têm sistemas gerenciais com informações financeiras e não financeiras, que permitem a geração de relatórios para auxiliar nas decisões dos usuários externos e dos usuários internos. Como chegamos até aqui? É sempre importante conhecer as origens, os principais fatos e personagens relacionados a qualquer campo de estudos ou profissão. O conhecimento dos desenvolvimentos e das tendências na Contabilidade Gerencial pode fornecer uma perspectiva para a avaliação das práticas e do pensamento atuais. 1.2. Desenvolvimento histórico da contabilidade gerencial Considera-se que a Contabilidade de Custos se desenvolveu como um “filho” da Contabilidade Geral e que sua origem está associada ao crescimento do sistema fabril na Revolução Industrial, que nasceu na Inglaterra no século XVIII. Foi realmente nessa época que muitos contadores se defrontaram, pela primeira vez, com a maioria dos problemas que ainda hoje afligem a Contabilidade Gerencial. Na primeira fase da Revolução Industrial, os proprietários administravam pessoalmente as organizações, não precisando de informações mais elaboradas para conferir a rentabilidade das operações. Na segunda fase, começou-se a dissociar a figura do administrador da do proprietário; a rentabilidade passou a ser uma medida de eficiência operacional; houve um aumento da complexidade dos negócios e da pressão competitiva, e tudo isso impulsionou o uso de uma Contabilidade de Custos mais sistemática, exigindo registros de custo mais complexos, semelhantes aos encontrados hoje em muitas empresas. 6 Com o rápido crescimento de alguns setores, como a mineração de carvão e a indústria têxtil, no fim do século XVIII e início do XIX surgiram várias dificuldades associadas ao grande montante de capital investido em instalações, equipamentos e transportes. Os três problemasprincipais para os gestores eram o estabelecimento de preços, a apropriação dos custos indiretos de fabricação e a integração das contas contábeis e de custos. Ao se observar como os gerentes das empresas fabris do século XIX usavam as informações contábeis para as decisões e o controle gerencial, percebeu-se que o surgimento de novos modos de organização da atividade econômica ajuda a explicar o desenvolvimento de procedimentos contábeis de custos nas empresas industriais dessa época. O uso de informações contábeis para planejamento e controle se desenvolveu nas empresas do setor têxtil e nas ferrovias nos Estados Unidos, na primeira metade do século XIX. Esses setores realizavam transações muito volumosas (em número de transações e no montante de dinheiro envolvido), o que levou a procedimentos para registro e sumarização dessas transações, e para a confecção de relatórios financeiros das suas várias subunidades, dispersas geograficamente. Resumindo, até o século XIX as informações contábeis eram geradas para uso interno, pelos gestores, o que hoje denominamos Contabilidade Gerencial. As empresas só passaram a usar os procedimentos da Contabilidade Financeira no início do século XX. Foram as exigências legais para a confecção dos relatórios financeiros, encontradas nos regulamentos do imposto de renda e nos contratos com o governo, que levaram à ampla difusão de tais procedimentos. Nos anos 1930, nos Estados Unidos, foi criada a estrutura da legislação contábil, e ao longo do século XX as empresas maiores e mais complexas se concentraram em gerar relatórios para usuários externos, como bancos, governos e órgãos reguladores. As organizações precisavam apresentar relatórios de curto prazo para o público externo: acionistas, instituições financeiras, fiscais de imposto de renda e, finalmente, auditores. Estes não estavam interessados na informação do 7 custo do produto para tomada de decisão, mas, sim, em seu impacto na avaliação dos estoques e nos lucros relatados. Deve-se destacar, também, o alto custo da coleta e do processamento dos dados. Nesse período, houve alguns poucos desenvolvimentos nas técnicas e práticas de Contabilidade Gerencial. O tratamento moderno do orçamento de capital, usando a abordagem do fluxo de caixa descontado para a avaliação de projetos, foi a principal inovação no período. O conceito do valor do dinheiro no tempo já era conhecido, mas o uso do fluxo de caixa descontado como uma ferramenta analítica só surgiu nos anos 1950, em substituição aos métodos do Return on Investment (ROI) e do Payback. Na mesma época, o conceito de Residual Income (RI) foi utilizado pela empresa General Electric. RI é o lucro que resta depois que o custo de todo o capital empregado é subtraído do lucro operacional da divisão ou empresa, também conhecido como Lucro Econômico. Outra novidade foi o uso do custo de oportunidade da divisão vendedora como preço de transferência. Com isso, o valor de mercado ficou como um caso especial de um mercado perfeitamente competitivo. A partir de 1960, como consequência do desenvolvimento da pesquisa operacional como disciplina acadêmica, cresceu a aplicação de modelos quantitativos aos mais diversos problemas de planejamento e controle. Isso, porém, não ampliou o domínio da Contabilidade Gerencial – foram apenas novas ferramentas analíticas para ajudar no processo decisório. Com o conceito de custo agregado como a base da Contabilidade de Custos e com o aumento na complexidade dos processos produtivos, o predomínio da Contabilidade Financeira sobre a Gerencial fez com que os dados de custo perdessem a confiabilidade. Chegamos à década de 1980 numa situação bastante difícil. Os pesquisadores nas universidades se ocupam com modelos altamente sofisticados, aplicados a cenários de produção bastante simplificados, com o auxílio da tecnologia da informação. As organizações reais não eram levadas em conta, nem como motivação nem como ambiente para teste das pesquisas. Os contadores 8 gerenciais, nesse período, não escreveram nada sobre seus problemas ou sobre inovações surgidas nas suas organizações. Além da complexidade crescente das empresas, outras mudanças ocorreram no ambiente de negócios a partir dos anos 1980: Internamente: automação, flexibilidade no ambiente de produção, controle de qualidade, ampliação no portfólio de produtos etc. Externamente: ambiente competitivo e busca pelo atendimento às necessidades dos clientes. Nos anos 1990, observou-se uma evolução no foco e na estrutura dos sistemas de informações nas empresas. Durante muitas décadas, todas as informações tinham origem nos dados da Contabilidade Financeira, geradora dos relatórios para os usuários externos (bancos, investidores e governo), o que se sabe ser insuficiente e inadequado para as decisões gerenciais. No entanto, a Tecnologia da Informação (TI), com capacidade crescente e custo decrescente, permitiu a separação dos relatórios contábeis em internos e externos e, como consequência, da Contabilidade em Financeira e Gerencial, de maneira mais formal. No fim do século XX, com a ajuda da TI, muitas empresas passaram a ter uma base de dados comum, gerando diferentes relatórios para os usuários externos e internos, ainda com foco nas informações financeiras. Hoje, há preocupação com a geração de informações financeiras e não financeiras, para todos os envolvidos com as organizações. Essas mudanças se refletiram no próprio desenho da estrutura organizacional das empresas; a área de Controladoria, responsável pela captura, tratamento e distribuição das informações para os vários usuários, é considerada tão importante que a tendência, nas grandes organizações, é que a ela funcione como uma assessoria simultânea à presidência e ao conselho de administração, no topo da estrutura organizacional. Outra variável mudando o ambiente de negócios foi a crescente participação do setor de serviços, inicialmente nas economias dos países desenvolvidos e depois nos países em desenvolvimento. Por esse motivo, entre outros, em todos os setores foi observada a crescente participação dos ativos intangíveis 9 nos investimentos realizados para a geração de receitas e lucros e para a definição do valor de mercado das empresas. Muitos desses ativos nem são registrados pelo sistema contábil, tornando inviável conduzir o processo de gestão das empresas usando apenas indicadores financeiros. Vale ressaltar que a evolução relatada e todos os desenvolvimentos aconteceram em empresas industriais, e só aos poucos as empresas prestadoras de serviços incorporaram os sistemas de custeio e outras ferramentas gerenciais, preocupadas com a qualidade das informações para decisão. Os bancos e o setor de saúde foram os pioneiros no Brasil, seguidos das empresas que foram privatizadas, do governo e do terceiro setor. As prestadoras de serviços no Brasil atuavam em ambiente menos competitivo, eram mais protegidas por regulamentação ou eram organizações governamentais. O uso da informação gerencial era apenas para orçamento e controle, e não para determinar o custo do serviço ou gerar indicadores de desempenho. Com a competição, alguns aspectos – como a não existência de um produto tangível, que pode ser trocado, e o contato maior entre funcionários e clientes – tornaram a qualidade do serviço e a rapidez de atendimento fatores críticos, o que ajuda a explicar a busca por informações gerenciais. Hoje, é possível ter uma base de dados comum e diferenças no tratamento dos dados e na estrutura dos relatórios, em função dos objetivos dos diferentes usuários das informações, tanto externos quanto internos. Essa tendência também aparece com a contabilidade financeira se aproximando da contabilidade gerencial para “mostrar a realidade econômico-financeira das empresas”, como estáocorrendo no Brasil, pelo alinhamento ao padrão contábil internacional (International Financial Reporting Standard – IFRS). 1.3. Diferenças entre contabilidade financeira e contabilidade gerencial Contabilidade Gerencial é o processo de produção de informações financeiras e não financeiras para atender às necessidades dos usuários internos à organização (empregados e gerentes), orientando-os nas suas decisões operacionais e estratégicas. As informações geradas pelos sistemas gerenciais 10 auxiliam no planejamento e controle e no processo de tomada de decisão, além de contribuírem para a melhoria contínua das organizações. O quadro a seguir resume as diferenças entre as duas áreas da Contabilidade em relação aos aspectos: usuários, legislação, orientação para o passado ou não, preponderância de dados históricos, grau de agregação, uso de informações financeiras e não financeiras, periodicidade da informação e relevância. Quadro 1 Contabilidade financeira Contabilidade gerencial usuários externos usuários internos restrições: IFRS e Receita Federal sem restrições externas foco em informações do passado orientada o para futuro também dados históricos dados não históricos informações agregadas da empresa informações abertas informações financeiras informações financeiras e não financeiras informações atrasadas informações em tempo hábil objetiva, auditável julgamental, relevante A informação contábil gerencial atende a várias funções na empresa: controle operacional, custeio do produto e do cliente, controle gerencial e controle estratégico. Controle operacional é o processo que fornece feedback a empregados e gerentes sobre a eficiência e qualidade das atividades realizadas. Custeio do produto e do cliente inclui a medição dos custos dos recursos usados para projetar, produzir, vender e entregar produtos ou serviços para os clientes. Controle gerencial é o processo de fornecimento de informações sobre o desempenho de gerentes e unidades operacionais. 11 Controle estratégico é o processo de fornecimento de informações sobre o desempenho competitivo do negócio, tanto em termos financeiros quanto no atendimento das expectativas dos clientes. A demanda pela informação contábil gerencial difere, dependendo do nível na organização. No nível operacional, onde a matéria-prima ou os materiais comprados são convertidos em produto final e onde os serviços são executados para os clientes, a informação é necessária primeiramente para controle e melhoria das operações. A informação é desagregada e frequente; é mais física e operacional do que financeira e econômica. Quanto mais se sobe na estrutura organizacional, onde o trabalho é supervisionado e as decisões sobre produtos, serviços e clientes são tomadas, a informação pode ser recebida com menos frequência e é mais agregada e estratégica. É usada para fornecer uma visão mais geral da organização e sinalizar se alguns aspectos operacionais estão diferentes das expectativas. A informação nos níveis mais altos da organização resume as transações e os eventos que ocorreram no nível da operação ou do cliente. Nesses níveis, a informação financeira é a mais usada, de modo que os gestores possam avaliar as consequências dos eventos ocorridos no nível operacional da organização. Aqui, a informação é ainda mais estratégica e menos frequente, com uma proporção muito maior de informações financeiras e somente algumas poucas variáveis operacionais agregadas, usadas para relatar os fatores críticos de sucesso de toda a organização. Assim, a informação contábil gerencial pode ser gerada para empregados e administradores, dependendo das suas necessidades. Novas demandas por informação gerencial incluem: a medida do custo e da lucratividade de tipos de serviços, segmentos de mercado e clientes; informações para controle operacional que permitam melhorias de custo e qualidade; uso dos Sistemas Activity-based Costing (ABC), Time-driven Activity-based Costing (TDABC) e Activity-based Management (ABM); e o uso de sistema de indicadores de desempenho vinculados à estratégia da empresa, 12 relacionando ações atuais com os objetivos de longo prazo, como o Balanced Scorecard (BSC). O esquema a seguir descreve as relações entre os vários campos de estudo ligados à gestão contábil financeira das empresas, destacando a contabilidade de custos e o sistema orçamentário, objetos de nossa disciplina. Figura 1 13 Capítulo 2. Classificações e comportamento dos custos e despesas 2.1. Introdução e definições A Contabilidade de Custos tem como objetivo fornecer informações úteis para os responsáveis pela operação das empresas, visando à confecção de relatórios externos e ao aprimoramento do desempenho interno. Ela identifica, mede, relata e analisa os vários elementos dos custos diretos e indiretos, associados com a produção e a comercialização de bens e serviços. Seus objetivos são: Avaliação dos estoques para a determinação do resultado do exercício, se for o caso. Controle de custos e despesas. Auxílio no processo de tomada de decisão. Auxílio no estabelecimento de uma política de preços. É importante destacar que a determinação do custo de um produto não é um fim em si mesmo, mas é necessária para uma ou mais das finalidades citadas; também é preciso considerar que a obtenção dessas informações tem um custo, o qual deve ser sempre confrontado com o benefício decorrente do seu uso. A contabilidade de custos, junto com outras ferramentas gerenciais, compõe a contabilidade gerencial, definida e caracterizada no capítulo anterior. Emprega certos termos que precisam ser definidos para a compreensão adequada dos conceitos a seguir: Centro de custos. Menor unidade ou área de responsabilidade onde se acumulam custos. Exemplos: um equipamento, departamento ou atividade. 14 Centro de lucros. Centro que tem receitas e custos sob a sua responsabilidade e que pode gerar lucro (ou prejuízo). Exemplo: uma divisão de uma empresa. Centro de serviços. Unidade que não trabalha diretamente com o produto, mas onde se acumulam custos que são apropriados a outros centros de custos, de forma tal que, no fim, esses valores sejam zerados. Exemplos: os departamentos de controle de qualidade, almoxarifado e manutenção. Objeto de custo. Qualquer unidade identificável e mensurável para a qual são atribuídos custos. Exemplos: um produto, serviço ou lote de produção. 2.2. Custos e despesas Os primeiros conceitos relacionados à apuração dos custos e das despesas e, portanto, do lucro são descritos a seguir: Custos são os gastos aplicados na fabricação de um bem ou na realização de um serviço. Despesas são outros gastos necessários para a geração de receitas, como os relativos à administração, às vendas e aos financiamentos. Investimentos são gastos ativados em função de benefícios futuros. Desembolsos são os pagamentos pela aquisição de um bem ou serviço. 2.3. Componentes dos custos Em uma empresa industrial ou prestadora de serviços, os elementos do custo são os mesmos, com pequenas alterações de nomenclatura. Matéria-prima (MP), ou materiais, são os itens adquiridos para uso no processo de fabricação, na prestação do serviço. 15 Mão de obra direta (MOD) inclui os salários e encargos das pessoas e é aquela aplicada sobre a MP para transformá-la no produto a ser vendido, ou aquela que trabalha diretamente na prestação do serviço. Custos indiretos de fabricação (CIF), ou custos indiretos, incluem os outros custos do processo que não podem ser classificados como MP ou MOD. Exemplos de diferentes estruturas de custos em diferentes setores: Setores intensivos em MP: embalagens e alimentos. Setores intensivosem MOD: escolas tradicionais e consultorias. Setores intensivos em custos indiretos: telecomunicações, onde a depreciação de equipamentos é o custo mais elevado. Os custos podem ser classificados de duas formas: quanto ao objeto de custo (produto ou serviço) e quanto ao volume de atividade. 2.4. Classificação quanto ao objeto de custo, produto ou serviço A primeira classificação está relacionada com a forma de atribuição a um objeto de custo. Custo direto é aquele que pode ser diretamente relacionado a um objeto de custo (produto, serviço ou departamento). A madeira para a produção de uma mesa pode ser identificada com a unidade mesa e pode ser medida em termos de consumo e valor, caracterizando assim um custo direto. O salário do gerente do Departamento Pessoal é um custo direto do Departamento Pessoal. Custo indireto é aquele que não pode ser diretamente relacionado a um objeto de custo (produto, serviço ou departamento). Há necessidade de um rateio, usando uma base de apropriação arbitrária. Por exemplo, o aluguel de um imóvel que aloja diversos centros de 16 custos departamentais é um custo indireto para esses centros, e uma base lógica para fazer sua apropriação seria de acordo com a área ocupada pelos vários departamentos. Do mesmo modo, a energia elétrica consumida na produção de mesas é um custo indireto do objeto de custo mesa, já que há necessidade de rateio. A classificação em diretos e indiretos só é válida para os custos, e não para as despesas; a classificação está associada ao sistema de custeio por absorção. 2.5. Classificação quanto ao volume A segunda classificação está relacionada ao comportamento do custo em relação ao volume de atividade. Essa classificação se aplica a custos e despesas operacionais. Custo variável é aquele que muda, no total, com as mudanças no volume de atividade, sendo constante por unidade. Um exemplo é a matéria-prima. O gráfico a seguir apresenta o comportamento dos custos e despesas variáveis, onde Q é a quantidade ou volume de atividade, CVT é o custo variável total e CVu é o custo variável unitário,. As despesas variáveis apresentam o mesmo comportamento. Figura 2 17 Custo fixo é aquele que, em determinado período e faixa de atividade, não se altera com mudanças no volume de atividade. Por exemplo, aluguel do prédio da fábrica. É importante lembrar que os custos fixos são fixos dentro de certos limites, pois, quando o volume excede determinado nível de capacidade (ou intervalo relevante), os custos fixos passam para outro patamar. É o chamado “efeito escada nos custos fixos”. O gráfico a seguir apresenta o comportamento dos custos e despesas fixos. CFT é o total de custos fixos. As despesas fixas apresentam o mesmo comportamento. Figura 3 Custo semivariável é aquele composto por uma parte fixa e outra variável. Por exemplo, energia elétrica. Há poucos exemplos de despesas variáveis e semivariáveis, e quase todas as despesas são classificadas como fixas. O gráfico a seguir apresenta o comportamento dos custos e despesas semivariáveis. 18 Figura 4 2.6. Outras classificações de custos Existem outros conceitos relacionados com a apuração e a gestão de custos: Custos de conversão ou de transformação: são todos os custos necessários para transformar o que foi comprado pela empresa em produto acabado. Inclui todos os custos de produção menos matérias- primas ou outros materiais comprados prontos, como as embalagens. Custos primários: matéria-prima mais mão de obra direta. Custo de oportunidade: o que a empresa deixou de ganhar por ter escolhido uma alternativa, e não outra. Perdas: bens ou serviços consumidos de forma anormal e involuntária e que não geram receita. 2.7. Classificações de custos e sistemas de custeio As classificações apresentadas estão vinculadas aos sistemas de custeio que serão comentados a seguir, de forma resumida. Um sistema de custeio pode ser definido como uma abordagem teórica para tratamento de dados de custos para fornecer informações que atendam às necessidades dos usuários internos e externos à organização. 19 Existem dois sistemas chamados “tradicionais” para a determinação do custo dos produtos: custeio por absorção e custeio marginal, ou variável. As informações fornecidas por esses sistemas podem ser usadas para: Avaliação de estoques, determinação do Custo do Produto Vendido (CPV), do Custo do Serviço Prestado (CSP) e do resultado do período, de acordo com a legislação societária e fiscal. Auxiliar no processo de tomada de decisão, planejamento e controle. No custeio por absorção, os custos são classificados em diretos e indiretos, sendo os indiretos rateados através de bases de rateio arbitrárias. A Demonstração de Resultados do Exercício usando o custeio por absorção tem a seguinte estrutura: Receita de vendas (-) CMV, CPV, CSP Lucro bruto (-) Despesas operacionais Lucro antes do IR/CSLL (-) IR/CSLL Lucro Líquido Essa é a estrutura adotada nos relatórios externos da contabilidade financeira. No custeio marginal, os custos e as despesas são classificados de acordo com o comportamento (fixos ou variáveis em relação ao volume de atividade), e os custos e despesas fixos são tratados como despesa do período associada a um período de tempo, e não a uma unidade produzida. A Demonstração de Resultados do Exercício usando o Custeio Marginal tem a seguinte estrutura: Receita de vendas (-) Custos/despesas variáveis 20 Margem de contribuição (-) Custos/despesas fixos Lucro operacional Nessa estrutura, surge o importante conceito da margem de contribuição. Como não há apuração do custo total do produto ou serviço, esse sistema de custeio não é aceito nos relatórios externos, sendo usado apenas para fins gerenciais. O custeio por absorção, portanto, classifica os custos de acordo com a forma como são atribuídos aos produtos ou serviços. O Custeio Marginal classifica os custos de acordo com seu comportamento em relação ao volume de atividade. A principal vantagem do custeio por absorção é que todos os custos são atribuídos aos objetos de custo, de uma forma ou de outra, e a desvantagem é que os objetos de custos podem receber custos que não causaram, já que os critérios de rateio são, muitas vezes, arbitrários e subjetivos. A principal vantagem do Custeio Marginal é que, com a separação dos custos e despesas em fixos e variáveis, o relatório gerencial facilita a compreensão do que acontece se forem alterados os volumes, os custos e os preços, o que torna esse sistema um instrumento útil no processo decisório do administrador. Por outro lado, não se obtém o custo total do produto ou serviço. É importante que os administradores entendam as duas abordagens de custeio, pois, na prática, elas são frequentemente combinadas. O quadro a seguir resume os principais conceitos apresentados no capítulo. Quadro 2 21 O detalhamento das características e dos usos desses sistemas de custeio será apresentado nos capítulos seguintes. 22 Capítulo 3. Custeio por absorção e precificação 3.1. Introdução O ambiente de negócios vivido pelas empresas, atualmente, é bastante complicado. Além dos impactos externos, globais, o ambiente interno reforça a incerteza em relação ao modo de gestão dos negócios. Apesar de taxas baixas de inflação e de taxas de juros decrescentes, a queda de demanda e a concorrência acirrada dificultam a competição pela preferência dos consumidores. Nesse panorama, observamos que os administradores estão enfrentando muitas dificuldades em relação às decisões que devem ser tomadas. As informações fornecidas pelos sistemas de Contabilidade Gerencial devem ser confiáveis para garantir a eficácia nos processos dedecisão, assim como o alcance do objetivo de lucratividade das empresas no longo prazo. Para melhor enfrentar a concorrência, é imprescindível que a empresa determine o custo justo dos seus produtos e serviços, o que serve de orientação na determinação dos preços, do potencial de vendas e das perspectivas de lucro. Retomando os sistemas de custeio apresentados no Capítulo 2, este capítulo abordará o custeio por absorção, a apuração dos custos diretos, o tratamento dos custos indiretos e a formação do preço de venda. No sistema de custeio por absorção, os custos são classificados em diretos e indiretos, de acordo com o plano de contas da empresa, e todos os custos são absorvidos pelos objetos de custo, sendo que os custos indiretos são rateados usando bases de apropriação arbitrárias. 3.2. Fluxo de custos Nas empresas industriais, que se dedicam ao processo de transformação de matérias-primas em produtos acabados, existe um fluxo complexo de custos até chegar à comercialização. Essa operação de transformação, que fez surgir 23 a Contabilidade de Custos, procura determinar o custo total de determinado produto, por unidade ou lotes. Na Contabilidade Industrial existem: Estoques, controlados separadamente para: o Matérias-primas. o Produtos em processamento ou semiacabados. o Produtos acabados. Mão de obra direta, que corresponde ao custo e ao tempo efetivamente aplicado na obtenção dos produtos; e Custos Indiretos de Fabricação, que são incorridos na fábrica, mas que exigem critérios específicos para apropriação aos produtos. A compreensão desse fluxo de custos exige a apresentação de três conceitos: Custo de produção do período (CPP), que é a soma dos custos incorridos no período na fábrica. Custo dos produtos acabados no período (CPA), que é a soma dos custos contidos na produção acabada no período, podendo incluir custos de produção de períodos anteriores. Custo dos produtos vendidos no período (CPV), que é a soma dos custos incorridos na fabricação dos bens que só agora estão sendo vendidos, podendo incluir custos de produção de diversos períodos. A apuração dos custos de produção do período (CPP), do custo dos produtos acabados (CPA) e do custo dos produtos vendidos (CPV) envolve o uso das seguintes equações: Estoque inicial de matérias-primas + Compras de matérias-primas - Estoque final de matérias-primas = Matérias-primas consumidas 24 + Mão de obra direta (MOD) + Custos indiretos de fabricação (CIF) = Custo de produção do período (CPP) Estoque inicial de produtos semiacabados + Custo de produção do período (CPP) - Estoque final de produtos semiacabados = Custo dos produtos acabados (CPA) Estoque inicial de produtos acabados + Custo dos produtos acabados (CPA) - Estoque final de produtos acabados = Custo dos produtos vendidos (CPV) 3.3. Materiais diretos e tributos A apuração dos custos diretos envolve, geralmente, os materiais diretos e a mão de obra direta (MOD). O primeiro custo direto a ser apurado é o dos materiais diretos, composto por matéria-prima, componentes comprados e embalagens, usados na operação e registrados a custo histórico de aquisição. A gestão dos estoques compreende vários aspectos, como o montante a atribuir às várias unidades – que é o ponto relevante aqui –, o controle em termos de distribuição de funções, fluxo de requisições e consumo efetivo, além da programação das compras. Para fins de apuração do custo dos materiais, consideram-se: o valor de entrada no estoque, a forma de controle e o valor de saída do estoque. O valor de entrada não é o valor da nota fiscal, sendo necessários alguns ajustes, já que o registro de um ativo contempla a inclusão de todos os gastos necessários para colocá-lo em condições de uso ou de venda. Alguns itens devem ser observados quando do registro do valor de entrada de materiais direto nos estoques: 25 Frete e seguro devem ser acrescentados ao valor da nota fiscal, e rateios são necessários quando estão incluídos vários materiais na mesma entrega. Armazenagem e outros gastos do departamento de compras costumam ser incluídos nos custos indiretos e depois são rateados aos objetos de custo, como uma simplificação, pela dificuldade de identificação com os materiais. O uso do rateio aos produtos não traz grandes diferenças se o fluxo de produção é homogêneo e se o custo da área é constante. Descontos comerciais e abatimentos reduzem o valor do custo de aquisição dos materiais diretos. Todos os gastos de importação são incorporados aos custos de aquisição dos materiais diretos. Os aspectos financeiros (despesas financeiras e descontos financeiros) não entram no valor do estoque, indo diretamente para a DRE. Os tributos incidentes nas operações de compras e vendas (IPI, ICMS, PIS e COFINS) podem ser incorporados ao custo de aquisição, ou não, dependendo se há ou não recuperação do mesmo tributo na venda do produto ou serviço. Neste capítulo, os tributos são tratados apenas nos aspectos referentes à sua incorporação ou não no custo dos materiais. É relevante destacar que há projetos de mudança na legislação em relação aos tributos incidentes nas compras e vendas, entre outros. O Anexo 3.1 apresenta um resumo das características destes tributos. Há duas formas de controle de estoques: inventário periódico e inventário permanente. Inventário periódico: quando, ao final de cada exercício, com a contagem física do estoque e o registro das compras, determina-se o que foi consumido, sem haver controle durante o período das entradas 26 (compras) e saídas (requisições). Conhece-se o valor do estoque inicial, ao qual são somados os valores das compras do período e subtraído o valor do estoque final. É utilizado para materiais de pequeno valor e cujo custo do controle permanente não compensa. Inventário permanente: quando se registram em ficha, cronologicamente, todas as entradas (compras) e saídas (requisições). Através da soma de todas as saídas, temos o consumo dos materiais, e o saldo da ficha representa o valor monetário do estoque em qualquer data. Quanto ao valor de saída, há vários métodos que podem ser adotados gerencialmente, quando os valores de entrada registrados são diferentes para itens iguais, que não podem ter o custo específico identificado: Custo médio ponderado móvel. Cada nova entrada (compra) será acumulada, em termos de quantidade e valor, com as respectivas quantidades e valores existentes. A divisão do valor monetário acumulado pela quantidade acumulada dá o Custo Médio Ponderado. Havendo uma saída (requisição), ela será valorizada pelo Custo Médio Ponderado existente, e os itens que sobram permanecem no estoque com o mesmo valor. PEPS. Primeiro que entra é primeiro que sai quando da requisição. UEPS. Último que entra é primeiro que sai quando da requisição. PREPS. Próximo que entra é primeiro que sai, também chamado de custo de reposição, sendo usado muitas vezes em decisão de preço. Cada método apresenta um custo de saída que influenciará para mais ou para menos o valor dos materiais consumidos e do custo do produto ou serviço, levando a menor ou maior Resultado Bruto. Ainda em relação aos materiais diretos, resta comentar sobre as perdas. Uma perda normal é inerente ao processo e permanece embutida no custo dos 27 materiais. É o caso, por exemplo, da perda por evaporação no processo de fabricação de tintas. Uma perda é anormal quando é aleatória e involuntária; nesse caso, é registrada diretamente na DRE, reduzindo o resultado do período. Algumas situações permitem a recuperação de perdas: Os subprodutos aparecem normalmente no processo e têm mercado e preço estáveis; são custeados pelo valor de venda e o valor recuperado reduzo custo de produção do período. Exemplos: apara de plástico, limalha de ferro e serragem. As sucatas são itens com venda esporádica e valor não previsível; o valor das vendas vai para a DRE como outras receitas operacionais. 3.4. Mão de obra direta e encargos O segundo custo direto a ser apurado é a mão de obra direta (MOD). O custo da MOD se refere ao pessoal que trabalha diretamente no produto em elaboração ou na prestação do serviço, desde que seja possível medir o valor e o tempo, identificando quem executou o trabalho, sem rateios aos produtos e serviços. Sua contabilização é mais simples do que a dos materiais. São incluídos no custo da MOD os salários mais os encargos sociais. Se a MOD é grande parte do custo do produto ou serviço, justifica-se o investimento em um sistema mais sofisticado de medida, mas há uma tendência de diminuição da MOD pelo aumento da automação em todos os setores. A mão de obra indireta (MOI) é aquela que não pode ser identificada e medida para cada objeto de custo. É rateada aos produtos com maior ou menor grau de erro e incluída nos custos indiretos. Pode acontecer de a MOD ser tratada como MOI pelo valor pequeno e a dificuldade para medir (o alto custo de medida não compensa a melhoria na qualidade da informação). É importante destacar que há uma diferença entre a folha de pagamento, que é fixa e independe do volume de produção, e a MOD, que é variável na parte relativa ao tempo realmente utilizado na produção. 28 A taxa horária de MOD, ou custo total por hora, é calculada considerando salários mais encargos que são proporcionais ao valor dos salários no numerador, e as horas de trabalho realmente disponíveis no denominador. Cada empresa deve calcular sua taxa de encargos, pois há variações nos diferentes setores de atividade. Os componentes da taxa horária de MOD: Salário e encargos sociais que são função do valor pago. Descanso semanal remunerado. Férias, feriados, faltas abonadas. Há benefícios que não são proporcionais aos salários, como transporte, alimentação e assistência médica, e que por isso devem ser incluídos nos custos indiretos para rateio aos produtos ou serviços. Outros aspectos sobre a apuração do custo da MOD e da MOI são: As paradas sazonais, que devem ter seu custo provisionado para o ano e rateado para todos os produtos, se for possível sua previsão. Os tempos de preparação (setup), que devem ser apropriados aos produtos ou ordens de serviço, se a identificação for possível, ou incluídos nos custos indiretos. As paradas para descanso, que devem ter seu custo apropriado ao produto, se o processo é contínuo ou as ordens de serviço são demoradas, ou incluído nos custos indiretos. O custo do tempo ocioso utilizado em outra função, que deve ser tratado como MOI. As horas extras, que devem ter seu custo atribuído diretamente ao produto ou ordem de serviço que lhes deu origem ou incluído nos custos indiretos; se podem ser previstas, incluir na determinação da taxa horária de MOD. 29 Dadas as características apresentadas, cada caso deve ser analisado individualmente. Vale destacar que há mudanças já aprovadas na legislação trabalhista, e outras em projeto, que, em algumas situações, podem eliminar a necessidade do cálculo da taxa horária aqui apresentado. 3.5. Custeio por absorção sem departamentalização O tratamento dos custos indiretos no custeio por absorção envolve rateios, ou alocações, e pode ser feito sem ou com departamentalização. No custeio por absorção sem departamentalização, os custos indiretos são apropriados aos produtos ou serviços por estimativas, critérios de rateio, o que implica subjetividade na determinação do custo total do produto ou serviço. Etapas do custeio por absorção sem departamentalização: 1º passo: Separação entre custos e despesas. 2º passo: Atribuição dos custos diretos (identificados e medidos). 3º passo: Atribuição dos custos indiretos por rateio. Nesse método, pode ser usado um critério de rateio único para toda a empresa, ou dois ou mais critérios por grupos de custos, levando em conta as caraterísticas dos custos, mesmo sem haver departamentalização. As bases de rateio mais comumente usadas são: Volume. Horas de MOD ou reais de MOD. Quantidade de materiais ou reais de materiais. Horas-máquina. A decisão a ser tomada aqui é em relação ao melhor critério, que forneça a melhor informação de custo possível; para auxiliar na escolha do critério, deve ser feita uma análise dos componentes dos custos indiretos, assim como é fundamental o conhecimento dos processos operacionais. 30 3.6. Custeio por absorção com departamentalização Antes do detalhamento do custeio por absorção com departamentalização, é preciso apresentar algumas definições: Um departamento é uma unidade mínima administrativa, representada por homens e equipamentos, com atividades homogêneas. Um centro de custos é uma unidade mínima para a acumulação de custos. Existem departamentos denominados operacionais, pois neles acontece uma atuação direta sobre os produtos, modificando-os, ou o atendimento aos clientes na prestação dos serviços. Os departamentos de apoio, ou auxiliares, prestam serviços aos outros departamentos, na operação da empresa. Existem, ainda, departamentos e centros de custos nas áreas de vendas e administração, mas seus gastos são despesas e não entram na apuração do custo dos produtos e serviços. Vale ressaltar que um departamento pode incluir mais de um centro de custos, e um centro de custos pode incluir mais de um departamento. Também é importante haver uma espécie de conciliação entre os departamentos e centros de custos e o organograma da empresa. Sempre tem que haver alguém responsável pelo centro de custos ou departamento. Qualquer mudança na estruturação dos centros de custos deve ser acompanhada por uma revisão no organograma, e vice-versa. Etapas do custeio por absorção com departamentalização: 1º passo: Separação entre custos e despesas. 2º passo: Atribuição dos custos diretos (identificados e medidos). 3º passo: Atribuição dos custos indiretos. 31 Vale ressaltar que: Custos identificados são atribuídos diretamente aos departamentos. Custos são rateados separadamente para os departamentos, pois a identificação não é possível. Departamentos auxiliares têm seus custos transferidos, por rateios, para os departamentos operacionais. Departamentos operacionais têm seus custos transferidos, por rateios, para os produtos ou serviços. No sistema de custeio por absorção com departamentalização, a apropriação é feita em duas etapas: 1. Custos isolados ou combinados em grupos são identificados ou rateados para os departamentos, usando bases variadas; os custos dos departamentos auxiliares ou de apoio à operação são rateados para os departamentos operacionais. 2. Custos são rateados de cada departamento para os produtos, geralmente usando a MOD (horas ou valor) ou horas-máquina como base. No custeio por absorção com departamentalização, observamos dois diferentes objetos de custo: departamentos e produtos ou serviços. 3.7. Tratamento da capacidade ociosa Este é um tema controverso, e, conforme o tratamento adotado, pode haver distorções significativas no custo dos produtos e serviços, prejudicando as decisões gerenciais. A ociosidade normal, planejada, deve ter todo o seu custo incluído nos custos indiretos para rateio posterior aos produtos ou serviços. Já a ociosidade anormal não deve “contaminar” o custo do produto ou serviço, mas, sim, ser tratada como despesa de produção ou como custo em uma linha separada do 32 custo do produto ou serviço. Para entender o conceito e o cálculo da ociosidade, algumas definições são necessárias: Capacidade disponível teórica: total de horas disponíveis pelo calendário do período, sem descontar dias e horas sem atividade. Capacidade disponível prática: total de horas disponíveis descontando da capacidade teórica os dias e horas sem atividade. Capacidade utilizada: total de horas efetivamente trabalhadas, seja de MOD ou de horas-máquina. A ociosidade é a diferença entre a capacidade prática e a efetivamente utilizada. A determinação das taxas de rateio dos custos indiretos deve ser feita com a capacidade disponível prática do critério de rateio, para evitar a “armadilha” de o custo do produto depender do volume de produção do período. Dessa forma é possível determinar o custo da capacidade ociosa a cada período, informação muito relevante para a gestão. 3.8. Formação de preço com tributos e margem Após a obtenção da informação do custo total do produto ou serviço, a próxima etapa é formar o preço de venda, geralmente somando ao custo o lucro pretendido, ou aplicando um fator sobre o custo. Em muitos setores e situações, o mercado determina os preços, e nesse caso resta às empresas: Buscar menores custos para garantir o lucro pretendido, dado o preço de mercado. Reduzir o lucro pretendido se não há mais condição de redução de custos. Reduzir a participação do produto ou serviço no mix ofertado. Finalmente, desistir de ofertar o produto ou serviço. As abordagens associadas à formação do preço de venda são: 33 Abordagem orientada pela Teoria Econômica, onde os preços são determinados pelo equilíbrio entre oferta e demanda. Abordagem orientada pelo Mercado, onde a empresa acompanha constantemente a demanda e os preços praticados pela concorrência e, dependendo de sua posição no setor, pode não ter outra saída senão adotá-los. Abordagem orientada pelos Custos, onde os preços são formados para cobrir todos os custos e despesas, além dos tributos e do lucro pretendido para garantir a remuneração dos proprietários. As empresas usam todas as abordagens em conjunto nos seus processos de decisão, com ênfase nas abordagens de mercado e custo. Na abordagem orientada pelo custo surge o conceito do fator preço de venda (FPV), ou mark-up. É um fator a ser aplicado sobre o custo para determinar o preço de venda com impostos embutidos. As informações necessárias para a determinação do FPV são: impostos sobre faturamento como percentual da receita, obtidos da legislação tributária; e margem bruta desejada como percentual da receita, obtida geralmente do orçamento da empresa. A fórmula do FPV é: FPV = 1 / (1 – %impostos - %lucro bruto) E o preço de venda é obtido pela fórmula: PV = Custo total x FPV Esse mesmo procedimento pode ser feito com a margem operacional. E o lucro pretendido pode estar expresso em valores monetários, e não percentuais, da receita. 34 3.9. Diferenças entre os sistemas de custeio tradicionais O exemplo a seguir mostra o uso do custeio por absorção de forma que o lucro da empresa depende da quantidade produzida, e não da quantidade vendida (Li, 1981). A percepção dessa distorção levou ao desenvolvimento e à adoção do custeio marginal, ou variável. Sabemos que a apuração do custo do produto deve considerar a capacidade disponível, separando o custo da ociosidade do custo do produto e eliminando essa distorção, como visto anteriormente neste capítulo. Os custos apresentam, como elementos constitutivos, a matéria-prima e a mão de obra direta, ambas com comportamento variável em relação ao volume, e o custo indireto de fabricação, composto de uma parcela variável e outra fixa, conforme o quadro 1. Quadro 3. Elementos constitutivos do custo de determinado produto Para determinar o custo total por unidade de produção, precisamos conhecer o volume de produção, ou seja, o custo total por unidade depende deste volume. É preciso ratear a parcela fixa do CIF para que ela seja absorvida pelas unidades produzidas, conforme o Quadro. 35 Quadro 4. Influência do volume sobre o custo unitário de produção Esta é a premissa do sistema denominado custeio por absorção. ele calcula um custo unitário que varia inversamente com o volume de produção. Os custos são classificados em diretos e indiretos, de acordo com o plano de contas da empresa, e todos os custos são absorvidos pelas unidades produzidas, sendo que os indiretos são rateados usando bases de apropriação arbitrárias. No Quadro 3, observamos três demonstrações de resultados, de três períodos subsequentes, baseadas nas informações dos custos, fornecidas pelo Quadro 2: Quadro 5. Demonstração de resultados pelo custeio por absorção Analisando os anos X7 e X8, observamos resultados diferentes, apesar de as receitas de vendas, as comissões sobre as vendas e as outras despesas com 36 vendas e gerais serem iguais; o ano de X7 mostra um maior resultado simplesmente porque foram produzidas mais unidades do que em X8. Comparando com o ano de X9, o resultado é ainda mais absurdo, pois, embora o número de unidades vendidas neste ano seja menor do que o dos anos anteriores, seu resultado supera os outros dois, pois neste período mais unidades foram produzidas. Essa influência do volume de produção sobre o custo unitário e, consequentemente, sobre o resultado do exercício impedia que os administradores, de modo geral, fizessem um uso gerencial mais eficiente das informações fornecidas pela Contabilidade de Custos. Essa incoerência levou ao desenvolvimento, por gestores, do Custeio Marginal, onde os custos são classificados de acordo com seu comportamento e a parcela fixa do custo indireto de fabricação é tratada como despesa do período, associada a um período de tempo, e não a uma unidade produzida. Só a matéria-prima, a mão de obra direta e o CIF variável são considerados elementos do custo fabril, os quais são deduzidos da receita de vendas, dando a margem de contribuição, de onde são subtraídos os custos fixos do período para obter o lucro ou o prejuízo. Com base no Quadro 2, o custo unitário de produção, no Custeio Marginal, seria R$2,45, independentemente do volume de produção. 37 Quadro 6. Demonstração de resultados pelo Custeio Marginal Uma vantagem de se usar o Custeio Marginal para fins gerenciais é que o resultado varia com as vendas, conforme mostra o Quadro 4. Para finalizar a comparação entre os sistemas de custeio, o exercício a seguir apresenta uma situação onde podemos usar o custeio por absorção ou o custeio marginal para decidir sobre o melhor mix de produtos, visando à maximização do lucro. Quadro 7. Produtos Plastic. Análise da produção de embalagens–31/12/X1 OBS: A capacidade máxima da planta é de 8.000 unidades por ano. Qual mix de produtos maximiza o resultado? 38 Ao observar os lucros unitários, tende-se a eliminar o produto de menor lucro, o produto X. Entretanto, os custos fixos rateados para X não necessariamente são eliminados e serão rateados para os outros produtos. Além disso, a mudança no critério de rateio (que não foi informado) pode alterar o lucro dos três produtos, o que aumenta ainda mais a incerteza da decisão. A seguir, apresenta-se a mesma situação usando as premissas e o relatório no formato do Custeio marginal. Quadro 8. Produtos Plastic. Análise da produção de embalagens–31/12/X1 OBS: A capacidade máxima da planta é de 8.000 unidades por ano. Qual mix de produtos maximiza o resultado? Ao usar a margem de contribuição para a decisão, sem fazer o rateio dos custos fixos, fica claro que o produto Y é o que contribui menos para a cobertura dos custos fixos e a geração de lucro. Esse formato de relatório, que facilita certas decisões gerenciais e permite realizar análises de sensibilidade e aplicar o orçamento flexível, será apresentadono próximo capítulo. Anexo 3.1. Tributos incidentes sobre compras e vendas ICMS: Imposto sobre a circulação de mercadorias e prestação de alguns serviços, como transporte interestadual e intermunicipal, fornecimento de energia elétrica, telefonia e outros. 39 Estadual. Contido no valor da transação. Alíquota: 18% em São Paulo. Se recuperável, é destacado do custo de aquisição e contabilizado em conta de ativo, como um direito de recuperação do imposto. Se não é recuperável, incorpora-se ao custo de aquisição dos materiais. IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados. Federal. Percentual adicionado ao valor da transação. Por ramo de atuação. Se recuperável, é destacado do custo de aquisição e contabilizado em conta de ativo, como um direito de recuperação do imposto. Se não é recuperável, incorpora-se ao custo de aquisição dos materiais. PIS: Programa de Integração Social. Criado em 1970. Contribuintes são as pessoas jurídicas de direito privado, excluídas as pequenas empresas que usam o regime de tributação Simples. Base de cálculo: total das receitas, com algumas exclusões. Passou a ser recuperável a partir de 01/12/2002, para as empresas que apuram o lucro real. Alíquotas: 1,65% (lucro real) e 0,65% (lucro presumido). COFINS: Contribuição para Financiamento da Seguridade Social. Criado em 1991. 40 Contribuintes são as pessoas jurídicas de direito privado, excluídas as pequenas empresas que usam o regime de tributação Simples. Base de cálculo: total das receitas, com algumas exclusões. Passou a ser recuperável a partir de 01/02/2004, para as empresas que apuram o lucro real. Alíquotas: 7,60% (lucro real) e 3,00% (lucro presumido). 41 Capítulo 4. Custeio marginal e decisões 4.1. Introdução O custeio marginal, ou variável, é o sistema de custeio que atribui apenas os custos e despesas variáveis aos produtos ou serviços. Os custos e despesas fixos são tratados como “despesas” do período, lançados na DRE no período em que ocorrem, independentemente das vendas realizadas. Uma vantagem a ser destacada é que os dados obtidos dessa forma são mais proveitosos para o planejamento, a análise, o controle e a tomada de decisão, justamente por exigir a distinção entre custos e despesas fixos e variáveis, o que: Familiariza o administrador com o comportamento dos custos. Evidencia a magnitude dos custos fixos, muito importante em vista da tendência constante de automação. Dirige a atenção do administrador para fatores relevantes, facilitando o processo de análise e tomada de decisão. O custeio marginal permite o cálculo da margem de contribuição, muito utilizada em vários tipos de decisões gerenciais, como, por exemplo: Identificar os produtos ou serviços que devem ter suas vendas incentivadas ou reduzidas, ou ser eliminados do mix da empresa. Identificar os produtos ou serviços que devem ser priorizados quando há fatores limitantes na operação. Definir os preços de venda em negociações especiais, como exportações, com capacidade ociosa ou sem capacidade ociosa. Decidir entre fazer internamente ou terceirizar produto ou atividade. Decidir sobre a concessão de descontos. O custeio marginal, pela estrutura simplificada da DRE, auxilia nos cálculos do ponto de equilíbrio, na margem de segurança e no grau de alavancagem operacional. 42 4.2. Relações custo, volume e lucro (CVL) A análise de sensibilidade, realizada com o auxílio do custeio marginal, recebe o nome de análise das relações custos x volume x lucro (CVL). Permite projetar o lucro esperado a diversos níveis possíveis de operação, assim como analisar o impacto sobre o lucro de modificações nos preços, custos e quantidades. A margem de contribuição total de um produto deve aumentar devido a aumentos no volume, aumentos no preço e reduções no custo variável unitário; e diminuir por reduções no volume, reduções no preço e aumentos no custo variável unitário. A análise das relações custo, volume e lucro (CVL) também ajuda a administração a determinar suas políticas, por destacar o efeito sobre o lucro das variações nos preços de venda, nos volumes de vendas, no mix de produtos, nos custos variáveis e nos custos fixos. A compreensão da interação entre esses fatores auxilia a administração no orçamento e planejamento do lucro e na avaliação dos efeitos de cursos de ação alternativos. 4.3. Ponto de equilíbrio O cálculo do ponto de equilíbrio (PE) estabelece a quantidade mínima que uma empresa deve produzir e vender para que não incorra em prejuízos; determina o volume de vendas que cobre exatamente os custos e despesas totais, ou seja, que gera lucro operacional igual a zero. Se a empresa pretende evitar prejuízos, suas vendas precisam cobrir todos os custos e despesas: aqueles que variam diretamente com o volume e aqueles que não se modificam dentro de certos limites de produção, o chamado intervalo relevante. Conforme apresentado no Capítulo 2, são exemplos de custos e despesas fixos: aluguéis de imóveis, salários do pessoal administrativo, depreciação de veículos e equipamentos, despesas gerais do escritório, entre outros. Alguns desses itens podem ser variáveis até certo ponto, entretanto, as empresas evitam reduzi-los como resultado de uma flutuação temporária nas vendas. 43 São exemplos de custos e despesas variáveis: matérias-primas, materiais e despesas variáveis com o volume vendido. Na prática, alguns custos são difíceis de classificar como fixos ou variáveis. Esses custos duvidosos devem ser tratados como custos fixos quando são esperadas reduções no volume e como variáveis quando são previstos aumentos no volume, o que leva em consideração uma posição mais conservadora em ambos os casos. Existem dois métodos para determinar o PE: algébrico – usando fórmulas – e gráfico, onde são projetadas as retas de custos totais e receitas totais para obter sua intersecção, que é o PE. A determinação do PE pelo método gráfico é apresentada na Figura 1, onde temos o volume vendido no eixo horizontal e os custos e receitas no eixo vertical. Os custos fixos são representados por uma reta horizontal; isto é, eles são independentes do volume de atividade da empresa e nesse exemplo totalizam R$600,00. Os custos variáveis são de R$0,50 por unidade. O custo variável total aumenta em R$0,50 para cada unidade adicional vendida. A produção é vendida ao preço unitário de R$2,00, sendo a receita total mostrada como uma linha reta, aumentando também com as unidades vendidas. A tabela 1 foi composta para auxiliar na confecção do gráfico (Figura 1). Tabela 1 44 Figura 5 A inclinação positiva da reta da receita total é mais acentuada do que a da reta dos custos variáveis, porque a empresa está tendo uma receita de R$2,00 para cada R$0,50 de custos variáveis por unidade. Até o ponto de equilíbrio, que é o cruzamento das retas de custo total e receita, existe prejuízo. Depois desse ponto, a empresa começa a ter lucro. A Figura 1 indica o ponto de equilíbrio quando custos e vendas são iguais a R$800,00 e o nível de vendas é de 400 unidades. Para facilitar a notação matemática e gráfica, foram usados custos variáveis (CVT), representando custos e despesas variáveis, e custos fixos (CFT), representando custos e despesas fixos. Na solução algébrica, usa-se o mesmo conceito, ou seja, a quantidade no ponto de equilíbrio é definida como o volume de vendas no qual a receita é exatamente igual aos custos totais (custos fixos mais custos variáveis). Receitas – custos variáveis – custos fixos = lucro operacional = zero Considere-se que: 45 PVu = Preço de Venda Unitário Q = Quantidade Vendida CFT = Custos Fixos Totais CVu = Custo Variável Unitário Então: RV= CT RV = CFT + CVT RV = CFT + CVu.Q PVu.Q = CFT + CVu.Q PVu.Q – CVu.Q = CFT Q (PVu – CVu) = CFT PE (Q)=CFT ÷ (PVu – CVu) Esse é o PE em unidades, e PVu – CVu é a margem de contribuição unitária O cálculo do ponto de equilíbrio em reais de vendas, e não em unidades vendidas, também é bastante útil. A principal vantagem desse método é que ele nos permite determinar um ponto de equilíbrio geral para uma empresa que vende vários produtos a preços e custos variáveis diversos. O procedimento exige um mínimo de informações. Três valores são necessários: receita de vendas, custos fixos totais e custos variáveis totais, facilmente obtidos se a empresa utiliza o custeio marginal ou variável. Se o custeio marginal não é utilizado, informações sobre a receita de vendas e sobre o custo total estão disponíveis na demonstração de resultados do exercício. Os custos e as despesas totais podem ser determinados deduzindo- se os lucros operacionais das vendas líquidas. Depois, é necessário classificar os custos em fixos e variáveis. Os maiores itens de gastos fixos podem ser obtidos na mesma DRE (aluguel, depreciação, juros, despesas gerais e administrativas). Por fim, os custos variáveis podem ser obtidos subtraindo-se do custo total os gastos fixos. Nesse caso, é preciso lembrar que estamos realizando estimativas mais vulneráveis. 46 No ponto de equilíbrio, as vendas (RV) são iguais aos custos fixos totais (CFT) mais o custo variável total (CVT). RV = CFT + CVT Como o preço de venda e o custo variável unitário são considerados constantes na análise do ponto de equilíbrio, o índice CVT/RV também é constante e pode ser obtido da DRE pelo custeio marginal. Já que os custos variáveis são uma porcentagem constante da receita de vendas, a equação acima pode ser facilmente transformada no PE em reais de vendas ou faturamento. Nessa equação, o denominador é a margem de contribuição em percentagem. O ponto de equilíbrio em unidades ou reais é aquele em que contabilmente não há lucro ou prejuízo. O resultado contábil nulo significa que, economicamente, a empresa está perdendo o retorno do capital próprio investido (PL). O PE econômico considera também a cobertura do retorno esperado para o PL. Ao mesmo tempo, é possível fazer uma análise da situação da empresa levando- se em conta somente os desembolsos de caixa. Alguns dos gastos fixos não são desembolsos, como as depreciações, e há outras saídas de caixa que não são registradas na DRE, como a amortização de empréstimos. O PE financeiro é a quantidade ou o valor da receita de vendas que cobre todos os desembolsos de caixa. Uma empresa pode ter um nível de custos fixos que gera prejuízo em época de recessão de negócios e apresentar grandes lucros em períodos de expansão. Se as saídas de caixa são pequenas, mesmo durante a época de prejuízos, a empresa pode continuar operando acima do ponto de equilíbrio financeiro. Assim, os riscos de insolvência, no sentido de impossibilidade de atender às obrigações que exigem pagamento em dinheiro, são reduzidos. 47 A análise do ponto de equilíbrio é bastante útil no estudo das relações entre volume, preços e custos e outras decisões gerenciais. Ela tem, entretanto, limitações, devido a algumas premissas simplificadoras. Nem todos os custos são sempre fixos ou variáveis em relação ao volume; alguns custos apresentam comportamento errático, fora de determinada faixa de atividade. Só um período é considerado para o cálculo do PE. Qualquer mudança no mix de produtos invalida o PE calculado anteriormente. A análise linear do ponto de equilíbrio é especialmente falha por considerar um preço de venda constante. Desse modo, para estudar as possibilidades de lucro com diferentes preços, é necessário fazer uma série completa de gráficos, com um gráfico para cada preço. 4.4. Margem de segurança Atrelada ao conceito do PE e ao uso do custeio marginal, a margem de segurança (MS) é o quanto a receita pode ser diminuída antes de haver prejuízo. Pode ser expressa em quantidade, valores monetários ou percentagem, que é a forma mais utilizada. A margem de segurança depende do nível de vendas da empresa adotado como base para o cálculo. MS (% )=(RV-PE ($ ))/RV 4.5. Grau de alavancagem operacional Alavancagem é o uso de ativos ou recursos com custo fixo, para aumentar o retorno para os proprietários da empresa. Elevações na alavancagem aumentam o risco e o retorno, e reduções na alavancagem resultam em menor risco e retorno. Existem três tipos de alavancagem: operacional, financeira e total. 48 Alavancagem operacional: relação entre a variação no lucro operacional e a variação nas vendas da empresa. Alavancagem financeira: relação entre a variação no lucro líquido e a variação no lucro operacional. Alavancagem total: relação entre a variação no lucro líquido e a variação nas vendas da empresa. A alavancagem operacional é a variação percentual no lucro operacional como consequência da variação percentual no volume, ou seja, permite estimar o impacto da variação no volume sobre a variação no lucro. Dito de outra forma, é o uso de custos e despesas fixos para aumentar os efeitos das mudanças nas vendas sobre os lucros operacionais da empresa. Existe alavancagem operacional sempre que a empresa tem custos e despesas fixos. A alavancagem operacional funciona em ambas as direções. O aumento nas vendas resulta em aumento mais do que proporcional no lucro operacional; diminuição nas vendas resulta em diminuição mais do que proporcional no lucro operacional. A alavancagem maior pode ser favorável dependendo do ciclo de vida do produto e da posição da empresa no setor. O grau de alavancagem operacional (GAO) é uma medida numérica da alavancagem operacional da empresa. GAO = variação % no lucro operacional / variação % em vendas Sempre que a variação % no lucro operacional for maior do que a variação % nas vendas, que é a causa da variação anterior, existe alavancagem operacional. Importante destacar que um aumento nos custos fixos em relação aos variáveis aumenta o grau de alavancagem operacional. O GAO depende do nível base de vendas, adotado como referência para seu cálculo, assim como a margem de segurança. As fórmulas para cálculo do GAO e da margem de segurança são pouco usadas na prática, mas todos os gestores sabem que mais custo fixo significa mais risco de chegar ao prejuízo quando o volume se reduz, assim como 49 sabem que é melhor estar mais distante do ponto de equilíbrio. Os conceitos são usados, mas os cálculos não. 4.6. Decisões gerenciais Entre as decisões gerenciais, destaca-se a decisão sobre o preço de um produto ou serviço. A forma de análise dos custos dos produtos ou serviços é muito importante nas decisões de preços, quando a empresa estabelece ou influi nos preços no seu setor. Entretanto, mesmo quando os preços são determinados por forças de mercado, independentemente da influência da empresa, a análise dos custos ainda é importante para decidir sobre o melhor mix de produtos ou serviços. Decisões quanto a preço dependem de vários fatores: comportamento de clientes, de concorrentes, custos. Elas são tomadas por equipes multifuncionais, com representantes das áreas de Controladoria, Marketing e Estratégia. Características do setor e do produto sinalizam se é melhor aumentar ou reduzir o preço. Entre os fatores a considerar nas decisões sobre preço e mix de produtos, visando a maximizar o lucro, temos: as características do setor (pulverizado ou não), características dos produtos (commodities ou especiais), tipos de empresas (formadoras de preço, com posição destacada no setor, ou seguidoras, com pouca ou nenhuma influência no setor, seguindo preços estabelecidos), a participação da empresa no setor e o intervalode tempo da decisão (curto ou longo prazo). No curto prazo, os recursos comprometidos são tratados como custos fixos, pois a capacidade disponível não pode ser facilmente alterada. Do mesmo modo, devemos verificar o período de tempo para o qual a capacidade está comprometida, o que pode ser uma restrição para o aproveitamento de oportunidades lucrativas. A falta de capacidade pode ser contornada com horas extras, outro turno de trabalho ou terceirização. Já no longo prazo existe mais flexibilidade para ajustar os recursos disponíveis à respectiva demanda. Quando não há relacionamento de longo prazo entre vendedores e compradores e existe capacidade disponível, o preço mínimo deve cobrir os 50 custos incrementais, variáveis. Quando não existe capacidade disponível, os custos adicionais para aquisição de capacidade (ex.: horas extras) também devem ser considerados. Daí a definição de custos relevantes: são os custos a considerar na decisão entre duas alternativas. Os custos relevantes para a decisão são os que variam com a decisão, também chamados de custos incrementais: são os custos variáveis e, portanto, a decisão se baseia na margem de contribuição (MC). Se não há flexibilidade no uso dos recursos – ou seja, se há limitação de capacidade –, o produto com menor MC por fator limitante deve ser sacrificado. Outro aspecto a considerar é o impacto do custo de oportunidade: benefício potencial (lucro) sacrificado quando da escolha de uma alternativa em detrimento de outra. O critério de decisão passa a incluir os custos variáveis mais o custo de oportunidade e, portanto, a nova MC. Decisões de preço no longo prazo devem considerar como relevante o custo total (materiais, mão de obra direta e custos indiretos). Entre as situações possíveis para uso do custo total estão: contratos para desenvolvimento e produção de produtos especiais; contratos com empresas do governo; preços estabelecidos em setores regulamentados e quando há relação de longo prazo com o cliente e a empresa, o que traz flexibilidade para ajustar o comprometimento dos recursos, tornando todos os custos variáveis e relevantes. No longo prazo, o preço médio aplicado tende a ser igual ao custo total mais um mark-up, que serve como benchmarking ou preço alvo, a partir do qual a empresa ajusta os preços para cima ou para baixo, de acordo com a demanda e a capacidade disponível. Quanto ao mix, a adição ou a retirada de um produto ou serviço traz implicações de longo prazo para a estrutura de custos da empresa. Ambas as decisões exigem a implementação de planos por vários períodos, pois os recursos comprometidos para a realização de atividades que geram custos fixos não são rapidamente alterados. Nessa decisão, são usados os custos totais dos produtos, pois no longo prazo é possível ajustar a capacidade disponível para atender à demanda de recursos do novo mix. 51 As decisões de mix no longo prazo devem estar relacionadas à estratégia da empresa, e a retirada de produtos só aumenta a lucratividade da empresa se são eliminados custos fixos ou se os recursos são direcionados para outros produtos ou serviços mais lucrativos. Os custos resultam do comprometimento para o fornecimento dos recursos necessários para a realização de atividades e não desaparecem automaticamente com a retirada de um produto ou serviço não lucrativo. A comparação do preço com os custos totais fornece valiosa avaliação da lucratividade de longo prazo dos produtos ou serviços. Resumindo, a lucratividade dos produtos ou serviços pode ser avaliada usando-se: A margem de contribuição gerada pelo produto ou serviço, isto é, Receita de Vendas – Custos e Despesas Variáveis. O lucro operacional obtido pelo produto ou serviço, isto é, Receita de Vendas – Custos Diretos – Custos Indiretos rateados. No custeio marginal, a margem de contribuição indica quanto sobrou da receita de vendas após terem sido deduzidos os custos e as despesas variáveis. Essa parcela “contribui” para cobrir os custos e despesas fixos da empresa e gerar lucro na operação. Se determinado produto ou serviço é descontinuado, a empresa perde sua respectiva contribuição, sem garantia de que o custo fixo da empresa sofrerá qualquer diminuição. No custeio por absorção, tentamos quantificar a parcela do lucro operacional de uma empresa que é proveniente de um produto ou serviço específico. A receita de vendas do produto é reduzida de todos os seus custos diretos (isto é, aqueles que podem ser associados diretamente com o produto) e de uma parte daqueles custos indiretos que são apropriados de alguma forma ao produto. Se um produto ou serviço é descontinuado, seus custos diretos são eliminados, mas não há garantia de que os custos indiretos vão sofrer qualquer alteração; eles somente serão realocados aos outros produtos ou serviços. 52 Diante do que foi aqui apresentado, podemos concluir que ambos os métodos de custeio apresentam vantagens, mas também problemas. No custeio por absorção, as bases de rateio usualmente utilizadas, como MOD e horas- máquina, podem causar distorções, supondo que todos os custos têm relação com o volume ou nível de atividade. No custeio marginal os custos indiretos fixos, que estão aumentando muito, são excluídos do custo do produto ou serviço, em uma perspectiva de curto prazo. Outro ponto é a dificuldade de classificar e separar os custos em fixos e variáveis. Além disso, o rateio dos custos indiretos variáveis continua acontecendo, mesmo que os valores a ratear sejam significativamente menores. O custeio marginal permanece válido quando os custos variáveis são parte considerável do custo total e não há diversidade de produtos, o que não acontece com muita frequência atualmente. Existe um consenso geral de que: O custeio por absorção é preferível para a determinação do custo total dos produtos e serviços, para a avaliação dos estoques de produtos acabados e para a preparação de relatórios financeiros externos, além de permitir estimativas de ociosidade, total ou por departamento. O custeio marginal é preferível em termos da qualidade das informações e da estrutura simplificada da demonstração de resultados, para fins de decisões gerenciais. A principal distinção entre os sistemas é a apropriação dos custos indiretos fixos, cujas consequências são muito graves para as decisões gerenciais, pois os custos fixos estão crescendo muito em relação ao custo total do produto. Muitas empresas adotam uma combinação dos dois sistemas para estabelecer e controlar seus custos, pois não existe um sistema perfeito, que atenda a todas as necessidades de todos os usuários (internos e externos à empresa). As informações oriundas dos dois sistemas são úteis, facilitando o trabalho do administrador. 53 Esse é o cenário que observamos hoje em muitas empresas, ou seja, o uso de sistemas diferentes, alimentados por uma mesma base de dados, para atender aos vários objetivos da contabilidade de custos. Isso é viável, atualmente, pelo baixo custo e alta capacidade de processamento dos sistemas de TI. Precisamos de um sistema de custeio que incorpore todos os custos variáveis de longo prazo, o qual fornecerá uma base muito melhor para as decisões relacionadas aos produtos. Um sistema assim pode tornar-se estrategicamente importante, criando vantagem competitiva para a empresa. 54 Capítulo 5. Custeio Baseado em Atividades (Activity- Based Costing – ABC) 5.1. Antecedentes do ABC Os sistemas tradicionais de apuração do custo de produtos e serviços, apresentados nos capítulos anteriores são utilizados para a avaliação dos estoques de produtos acabados, a determinação do custo do produto vendido e do custo do serviço prestado, a confecção de demonstrações financeiras para usuários externos e o auxílio nos processos de controle
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