Aula 6 Execução, monitoramento e controle de projetos

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Aula 6: Execução, monitoramento e controle de projetos
Apresentação
Chegou a tão esperada hora de executar o projeto, colocando-o em marcha. Ao longo das últimas aulas, dedicamos boa parcela do nosso tempo às fases de iniciação e às de planejamento para não termos surpresas em sua execução. Como saberemos se ele está realmente voltado para os seus objetivos e se o cronograma está sendo executado como o planejado? Os recursos serão suficientes? Responderemos a alguns desses questionamentos nesta aula, abordando os aspectos principais de uma boa execução do projeto. Destacaremos também a importância de se monitorar tudo: afinal, só conseguimos gerenciar aquilo que medimos.
Objetivos
· Identificar a importância da capacitação da equipe para a execução do projeto;
· Combinar os indicadores com a coerência e os objetivos dele;
· Definir os processos monitorados durante a sua execução.
Primeiras palavras
Na fase de execução do projeto, obviamente haverá um maior envolvimento da equipe e, consequentemente, do seu gestor. Ao final dela, o resultado é entregue (o objetivo do projeto) a seus patrocinadores.

Deve-se estar preparado para possíveis necessidades de mudança no planejamento inicial, sejam elas originadas por fatores externos ou internos.
Esse entendimento é muito importante para não gerar na equipe desmotivação ou sentimento de incompetência. As correções ou os ajustes irão acontecer. Para isso, o monitoramento que produz indicadores para a tomada de decisão é fundamental, porque as mudanças também deverão ser aprovadas – e, quando apresentamos fatos e números, nossos argumentos tornam-se mais consistentes.
Execução
Para executarmos um projeto conforme o planejado, cumprindo todas as metas estabelecidas e entregando o produto ao nosso cliente, é necessário que tenhamos uma equipe preparada tecnicamente e que seus integrantes saibam trabalhar em grupo, comportando-se como um time. Suponhamos que ela é capaz de executar o projeto.
Quais os benefícios de se trabalhar com equipes de alta performance?
· Potencializa as oportunidades de sucesso;
· Estimula a criatividade;
· Promove a sinergia;
· Otimiza a solução de problemas;
· O trabalho torna-se prazeroso.
Como podemos desenvolver nossas equipes?
Reconhecimento e premiação
Normalmente, as empresas optam por sistemas do tipo, ratificando ou promovendo um comportamento esperado. Porém, para a obtenção do resultado desejado e a garantia de que eles são realmente eficazes, deve existir, de forma clara, uma correlação entre o desempenho esperado e a premiação ou o reconhecimento proposto.
Collocation
Uma outra técnica é a realização de reuniões com toda a equipe em um mesmo ambiente denominado sala de guerra. Esta técnica irá proporcionar uma maior interatividade e estimulará o desenvolvimento do trabalho em equipe com foco no resultado.
Capacitação
Outra técnica bastante tradicional realizada dentro ou fora da empresa. Esta atividade deve ser projetada para aumentar as habilidades e o conhecimento da equipe.
O gestor de projeto é fundamental para nortear uma equipe a fim de que ela essa possa desenvolver as competências necessárias à execução das ações previstas no planejamento. É fundamental ele ter habilidade para liderança, resolução de conflitos e comunicação eficaz – enfim, competências comportamentais e técnicas.
Controle
O que é controle?
Antes que você responda, vamos estudar um pouco o conceito relativo a um indicador. Afinal, ele é um meio de verificar o andamento dos projetos, traduzindo e medindo o que se entende por um conjunto de resultados e objetivos das ações que irá apoiar decisões com base em métodos científicos.
A ABNT ISO 9001:2015, por exemplo, estipula os requisitos de um sistema de gestão: monitoramento, medição, análise e avaliação. Afinal, algumas questões podem surgir durante um projeto:
O que você faz está dando o resultado esperado? Se você não o conhece, como pretende alcançá-lo?
O primeiro passo consiste em definir esse monitoramento. Nem tudo que é realizado deve ser considerado relevante para o projeto. Devemos nos concentrar naquilo que é realmente importante. Após definirmos o que deve ser medido, monitorado, avaliado e analisado, temos de escolher ou optar como serão realizados esses processos.
Medir
Nada mais é que determinar o tamanho ou a grandeza de algo.
Monitorar
Inerente à medição, é o ato de acompanhar algo que está sendo medido para entender justamente a evolução dos dados medidos.
Avaliar
Quando realizo uma avaliação, estou comparando os resultados com a evolução do processo. Trata-se da comparação do resultado da meta estabelecida com o que foi medido.
Analisar
Feito isso, deveremos analisar os resultados dela para identificar fatores de sucesso ou de fracasso. 
Agora que já temos uma resposta sobre o controle, podemos destacar alguns tipos que não poderão faltar no seu projeto:
Controle do escopo
A verificação do escopo servirá para determinar se os resultados obtidos por meio de exames, testes e medições estão de acordo com os requisitos planejados. É muito importante que eles sejam formalizados e validados – até mesmo para a continuidade do trabalho. Caso ocorra alguma mudança no escopo – e ela realmente pode acontecer, seja por imposição, opção ou originada por motivos internos ou externos –, sempre haverá impactos em outras dimensões do projeto.
Exemplo
Prazo, custos e aquisições.
Comentário
Existe um termo bastante comum na atividade de gerenciamento de projetos: rebaseline. Ele é usado quando as mudanças no escopo original do projeto geram impactos no seu replanejamento.
Controle do cronograma e dos custos
Por que estamos abordando estes dois temas de dimensões diferentes em conjunto? Por um motivo muito simples: ambos possuem o mesmo objetivo, permitindo que acompanhemos as tendências do projeto.
Exemplo
Um projeto está progredindo ou regredindo segundo o planejamento preestabelecido?
A partir desses indicadores, poderemos:
· Fazer uma análise das variações, comparando os resultados reais com o que foi planejado;
· Implementar ações para manter custos e prazos dentro de limites aceitáveis.
Controle da qualidade
Ação para monitorar se os resultados obtidos atendem os padrões de qualidade exigidos, impedindo que produtos sem conformidade cheguem ao cliente final. Obviamente, este controle será utilizado também para identificar formas de eliminar as causas dos resultados insatisfatórios.
Dica
Para ele ser realmente eficaz, é necessária a implantação de controles estatísticos.
Controle e monitoramento dos riscos
É muito importante termos a consciência de que nem tudo está contemplado no planejamento: situações não previstas definitivamente poderão acontecer. Nesses momentos, é necessário utilizar soluções para gerenciar ou mitigar os impactos (workaround).
Atenção
Esta etapa de controle não indica necessariamente que a análise de risco foi mal elaborada. Pelo contrário: seu processo deve ser contínuo justamente por permitir o monitoramento dos riscos já contemplados no planejamento e a identificação dos novos, assegurando e avaliando a eficiência do plano de resposta.
Execução
Nesta fase, certamente enfrentamos as maiores dificuldade da gestão de projetos. Por conta disso, quanto mais nos dedicarmos ao planejamento, mais preparados estaremos para a execução dela e as dificuldades que se apresentarão. Pode parecer contraditório, mas a única certeza da fase de execução é que mudanças acontecem. Caberá ao gestor do projeto, juntamente com a sua equipe, enfrentar tais situações, mantendo-se no rumo do seu objetivo.
Os grupos de processos estão ligados pelos resultados que produzem. O resultado de um geralmente se torna base de início de outro. Descrevermos a seguir as atividades previstas de dois destes grupos:
Atividades
1. Analise as alternativas abaixo:
I – Durante a execução e o monitoramento dos projetos, é possível haver necessidades no planejamento inicial.
II – Caso aconteça alguma necessidade de mudança no escopo inicial, o gestor do projeto tem autonomia para realizar as mudanças sema necessidade de solicitar uma aprovação.
III – Somente fatores externos poderão determinar as necessidades de mudança e a alteração do escopo – e, por consequência, do planejamento.
a) Todas as alternativas estão corretas.
b) Todas as alternativas estão erradas.
c) Somente a alternativa I está correta. Resposta certa!
d) Somente as alternativas I e II estão corretas.
e) Somente as alternativas I e III estão corretas.
Gabarito
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra C
O gestor sempre terá de validar as alterações com a alta direção e/ou os patrocinadores, pois certamente as mudanças poderão implicar em alteração do cronograma, aumento do custo e outros impactos. Elas também poderão ocorrer devido a fatores internos, como, por exemplo, o pedido de demissão de um colaborador-chave para o projeto.
2. Podemos afirmar que uma equipe bem preparada tecnicamente, cujos integrantes sabem trabalhar em equipe e se comportam como um time, trará, com certeza, grandes benefícios para um projeto. Analisando as opções abaixo, qual delas não se trata de uma consequência das características citadas no texto?
a) Potencializa as oportunidades de sucesso.
b) Estimula a criatividade.
c) Promove a sinergia.
d) Otimiza a solução de problemas.
e) Estimula a competitividade entre os participantes. Resposta certa !
Gabarito
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra E
O sentimento de equipe estimula justamente o contrário. Todos devem trabalhar em prol do objetivo final do projeto. Os objetivos individuais não devem ser priorizados, já que não deve existir competições individuais. Deve-se sempre evitar o eu e valorizar o nós.
3. Para a execução de um projeto, é muito importante que as equipes sejam permanentemente desenvolvidas e se sintam como parte integrante dele. Podemos afirmar que:
I – O sistema de reconhecimento e premiação é uma técnica utilizada cujo resultado esperado requer uma relação entre o reconhecimento e o desempenho esperado.
II – As reuniões devem ser realizadas com toda a equipe, estimulando a interatividade e concentrando-se no resultado.
III – A capacitação deverá ser contínua, podendo ser realizada externa ou internamente, para aumentar as habilidades e o conhecimento da equipe.
a) Todas as alternativas estão corretas. Resposta certa!
b) Todas as alternativas estão erradas.
c) Somente a alternativa I está correta
d) Somente as alternativas I e II estão corretas.
e) Somente as alternativas I e III estão corretas.
Gabarito
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra A
O sistema de reconhecimento e premiação ratifica o comportamento esperado. A técnica de reunião com toda a equipe em um único local é chamada de collocation ou sala de guerra. Quando nos referimos à capacitação, ela obviamente sempre potencializa o desenvolvimento da equipe, melhorando, por consequência, a qualidade do projeto.
4. (ESAF – 2012 – Receita Federal – auditor fiscal) “Só se gerencia aquilo que se mede.” Tomando-se a afirmativa como verdadeira, é correto afirmar que:
a) Indicadores são valores, não devendo ser interpretados como regras que associam práticas técnicas a escalas.
b) Indicadores somente são aplicáveis a medições de objetivos vinculados ao planejamento estratégico.
c) Se for possível medir, deve-se construir indicadores independentemente do que vai ser medido ou da complexidade da medição.
d) Indicador é um dado que, juntamente com outros, pode auxiliar o administrador na tomada de decisão. Resposta certa!
e) Os indicadores somente podem ser quantitativos, pois valores qualitativos são impossíveis de medir.
Gabarito
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra D
A alternativa a está errada, porque os indicadores devem ser interpretados e analisados; na b, a palavra somente inviabiliza a alternativa, pois podemos definir indicadores vinculados a outros objetivos; na c, criar indicadores sem propósito só irá acarretar desperdício de tempo ou energia. Devemos monitorar o que realmente será importante para o projeto. Os indicadores podem ser tanto quantitativos quanto qualitativos – e eles podem ser mensurados.
5. Analise as afirmativas abaixo:
I - Indicador é uma função que permite a obtenção de informações sobre características, atributos e resultados de um produto, processo ou sistema ao longo do tempo.
II - Indicadores são meios de se verificar o andamento dos projetos. Traduzem e medem o que se entende por um conjunto de resultados e objetivos das ações, apoiando as decisões com base em métodos científicos.
III – As ações de medir, monitorar, avaliar e analisar estão diretamente relacionadas à utilização de indicadores no controle de projetos.
a) Todas as alternativas estão corretas. Resposta certa!
b) Todas as alternativas estão erradas.
c) Somente a alternativa I está correta.
d) Somente as alternativas I e II estão corretas.
e) Somente as alternativas II e III estão corretas.
Gabarito
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra A
A utilização de indicadores nos permitirá identificar se as ações estão produzindo o resultado esperado e irão colaborar para definir as ações de melhoria e correção de forma científica. Medir, monitorar, avaliar e analisar fornecerão subsídios suficientes para as tomadas de decisão de forma consistente, eliminando o empirismo.
6. Durante a execução de um projeto, devemos manter controle e monitoramento permanentes sobre alguns processos. Das alternativas abaixo, qual não faz parte desse processo?
a) Controle do escopo para confirmar se tudo aquilo que foi previsto está sendo executado e para identificar possíveis mudanças que, inclusive, poderão gerar uma alteração no planejamento. Resposta certa!
b) Controle do cronograma e dos custos para identificar possíveis desvios do que foi planejado e para implementar ações a fim de manter os índices dentro dos limites aceitáveis.
c) Controle sobre a qualidade para monitorar se as ações estão sendo realizadas conforme os padrões definidos.
d) Controle dos riscos para se certificar da eficiência do plano de resposta e para identificar novas ameaças.
e) Controle sobre as atividades dos patrocinadores e stakeholders que não estão relacionadas ao projeto, pois elas poderão gerar impactos no resultado.
Gabarito
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra A
O gestor do projeto deverá estar totalmente focado no controle do escopo, no cronograma, nos custos, na qualidade e no monitoramento dos riscos. As atividades dos patrocinadores e dos stakeholders que não estejam diretamente relacionadas com o projeto não precisam ser cuidadas.