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UNIVERSIDADE PAULISTA – UNIP INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS RELATÓRIO DE ESTÁGIO EM ADMINISTRAÇÃO Nome RA: Outubro/ 2020 2 Nome RA: RELATÓRIO DE ESTÁGIO EM ADMINISTRAÇÃO Relatório de Estágio Curricular apresentado ao Instituto de Ciências Sociais e Comunicação da Universidade Paulista, como parte dos requisitos necessários para a obtenção do título de Bacharel em Administração de Empresas. Orientador: São Paulo 2020 3 Lista de Ilustrações Figura 1: Força de trabalho da organização...................................................19 Figura 2: Descrição dos Macroprocessos da Organização.................................... 23 Figura 3: Processos de apoio da organização................................................24 Figura 4: Mapa do Principal Processo da Organização...........................................27 Figura 5: Mapa do Processo......................................................................................28 Figura 6: Mapa do principal processo do setor de trabalho............................29 4 Lista de Tabelas Tabela 1: Critérios do BNDES.......................................................................................08 5 SUMÁRIO Introdução ................................................................................................................. 06 I Perfil da Organização .............................................................................................. 07 1 Instituição, Tipo, Atividade e Porte ................................................................... 07 2 Produtos e Clientes .......................................................................................... 10 3 Serviços Associados......................................................................................... 18 4 Força de Trabalho ............................................................................................ 18 5 Principais insumos ............................................................................................ 23 II Descrição dos Macro-processos da Organização ...................................................... 1 Principais Processos de negócio – Processos Chave ...................................... 23 2 Principais Processos de Apoio – da organização ............................................. 24 III Descrição dos processos do Setor de Trabalho ........................................................ 1 Denominação do setor de trabalho ................................................................... 25 2 Principais processos e sequência de atividades .............................................. 25 3 Produtos resultantes dos processos ................................................................. 25 4 Clientes dos produtos resultantes (internos ou externos) ................................. 25 5 Necessidades e expectativas dos clientes dos produtos resultantes ............... 25 6 Insumos vindos de fornecedores (internos ou externos) .................................. 26 7 Práticas usadas para eficiência e eficácia dos processos principais do setor de trabalho ........................................................................................................... 26 IV Modelagem / Mapeamento dos Processos ............................................................... 1 Macroprocesso da organização ........................................................................ 27 2 Mapa do Principal Processo da Organização ................................................... 28 3 Mapa do Principal Processo do Setor de Trabalho .......................................... 29 V Análise e Avaliação do desempenho dos Processos ................................................. 1 Análise e avaliação do desempenho do processo principal do negócio da organização. ................................................................................................... 32 2 Análise e avaliação do desempenho do processo principal do setor de trabalho.. ......................................................................................................... 33 Conclusão ................................................................................................................. 34 Referências ............................................................................................................... 35 Apêndices .................................................................................................................. 37 6 Introdução O Relatório de Estágio, O Estágio Curricular é mais uma etapa importante que necessita de dedicação e concentração de esforços, culminando com a apresentação de um relatório final, que deverá ser avaliado pelo coordenador do curso. Ele foi instituído pela Lei 64 94 de 07 de dezembro de 1977, regulamentada pelo Decreto Lei 87.497 de 18 de agosto de 1982. Este relatório é de suma importância no exercício da profissão, pois é a forma utilizada para que o profissional demonstre sua competência e é através do qual será avaliado durante a conclusão do curso, servindo paralelamente como fonte informativa e apresentação para o Curriculum Vitae, servindo como visão da realidade profissional, aproximando os conhecimentos acadêmicos das práticas de mercado, complementando o processo de aprendizagem, pois, evidencia o nível de desempenho do futuro bacharelando curso de Administração, expondo pontos principais dos aspectos vistos durante os anos de faculdade pelo aluno e a perspectiva do mesmo, perante a empresa estagiada, utilizando seu ponto de vista sobre a sua ótica administrativa. 7 2. Perfil da Organização. 2.1. Instituição, Tipo, Atividade e Porte. A Arbyn é uma empresa 100% nacional, atuante no mercado desde 1964, que tem como principal objetivo tornar-se referência na fabricação de Abraçadeiras metálicas e moto peças, os produtos são dirigidos ao segmento da irrigação, construção civil, indústria farmacêutica, petroquímica, química, plástica, distribuidoras de duas e quatro rodas linha leve e pesada. Endereço: Rua: Engenheiro Guilherme Cristiano Frender Nº114 Bairro: Aricanduva Cep:03477-000 Cidade: São Paulo-/SP Contatos: (11) 2727-3777 Site: Arbyn.com.br E-mail: arbyn@arbyn.com.br 2.2. Tipo Fornecedor de equipamentos industriais 2.3. Atividade Principal Fabricação de Abraçadeiras metálicas e moto peças. 2.4. Porte (segundo critérios do BNDES) (segundo quadro do BNDES, apresentado abaixo), a Arbyn é classificada como empresa de médio porte. 8 Classificação Receita operacional bruta anual Microempresa Menor ou igual a R$ 2,4 milhões Pequena empresa Maior que R$ 2,4 milhões e menor ou igual a R$ 16 milhões Média empresa Maior que R$ 16 milhões e menor ou igual a R$ 90 milhões Média-grande empresa Maior que R$ 90 milhões e menor ou igual a R$ 300 milhões Grande empresa Maior que R$ 300 milhões Tabela 01: critérios do BNDES 3. Fundamentação Teórica: Perspectivas Históricas da Administração Partindo do contexto da teoria weberiana, Burrell (1998) expõe que os teóricos organizacionais da época estavam fascinados com a burocratização e ao mesmo tempo míopes, fazendo com que a análise organizacional fosse ignorada. Afinal, em relação a burocracia, racionalidade e efetividade não haviam questionamentos e a teoria contingências eram tidas como meros elementos que interferiam na operação dos princípios da modelagem e do funcionamento organizacional. A análise da teoria organizacional é criticada por Morgan (2005), segundo ele os teóricos frequentemente entendem seu objetode estudo a partir da uma estrutura de referências com base em suposições inquestionáveis, atrelado a isto há distanciamento alcançado no modo ortodoxo de observar o objeto. Burrell (1998) se propõe então a discutir o explanandum e explanans. As pessoas influentes viam a administração como um fenômeno a ser explicado (explanandum), entretanto não consideravam o panorama explanatório utilizado, que era positivista e estrutural (explanans). Solucionando-se o problema pouco importa a forma pela qual chegou-se a solução. Os estudos organizacionais se encontram em um campo desigual e fragmentado, são carentes de uma linguagem e de um projeto compartilhados. O autor expõe uma visão que a teoria organizacional deveria ser mais disciplinada, centralizada e controlada por um pequeno grupo, desta forma paradigmas, metáforas, discursos e genealogias são tidas como lesões à vida organizacional. Conceitualizações aprisionam, imobilizam e ferem, até mesmo porque há pouco acordo em relação aos tipos de conceitualização. Conforme se aumentavam as diferentes explicações de problemas crescia-se, também, o número de acadêmicos envolvidos com a teoria da organização, e isto fez a fragmentação de tal teoria ficar mais visível. Outro ponto importante é que a natureza móvel do empreendimento (por exemplo as privatizações, as franquias e o ataque 9 sobre a burocracia) passou a demonstrar que o explanandum estava em transformação. O mundo organizacional não cabia mais num sistema classificatório. Assim, a teoria das organizações não está mais pautada na "ciência normal", que seria a atividade de resolver problemas e realizar pesquisas incrementais, com base em modelos teóricos aceitos e institucionalizados (paradigmas?), mas na "ciência revolucionária", no qual o objeto de estudo, os modelos de interpretação e o conhecimento são criticados e reavaliados continuamente (REED, 1998). Morgan (2005) apresenta três definições para o termo: 1) um modo de ver a realidade; 2) organização social da ciência em termos de escolas de pensamento e realizações científicas; e 3) utilização de ferramentas e textos para a solução de quebra- cabeças científicos. O autor usa o termo com significado de visão explícita ou implícita da realidade, e discute paradigma como realidade alternativa. Paradigma, segundo Burrell (1998) é um termo que expressa a ideia de "leis clássicas" e "modos de vida comunitária". Paradigmas, para Lewis e Grimes (2005) são considerados premissas, práticas e concordâncias em uma comunidade acadêmica. Alguns analistas organizacionais sem se preocuparem com a ortodoxia legitimaram outros paradigmas, hoje isto está longe de acontecer (BURRELL, 1998). No meio acadêmico busca-se em vez de "imposição paradigmática" do que a "proliferação paradigmática", de maneira a desenvolver o intelectual com estímulos a abordagens diferentes que não foram contaminadas pelas perspectivas competitivas. É preciso então decidir pela ilimitação da liberdade intelectual de forma fragmentada e isolada ou pelo consenso antiquado reforçado pela vigilância e controle intelectuais. Há uma terceira via que caminha em direção da reconstrução da história do desenvolvimento intelectual da teoria das organizações balanceando contexto social com as ideias teóricas. Até mesmo porque a criação de uma teoria está intimamente ligada a prática intelectual e ao contexto social (REED, 1998). Nos argumentos paradigmáticos há quatro possibilidades: integracionismo (reconciliação eclética); isolacionismo (estratégia do separatismo); imperialismo (sucesso de uma posição teórica sobre outra) e pluralismo (rejeição de todas as abordagens e a promulgação de novas) (REED apud BURREL, 1998). O autor, Burrell, traz à tona a noção de metáforas como um meio pelo qual os paradigmas são atualizados nas mentes dos teóricos. A tal visão ortodoxa, apresentada no final do primeiro parágrafo, se baseia fortemente nas metáforas da máquina (como aquelas traçadas por Taylor, Fayol e Weber) e do organicismo (quaisquer sistemas de partes interligadas e dependentes de forma mútua). A ortodoxia na teoria organizacional se desenvolveu a partir de metáforas que refletiam os pressupostos do paradigma funcionalista, no qual os fundamentos não são questionados. 10 Como uma forma de desafio emergem os pressupostos dos paradigmas interpretativistas, humanista radical e estruturalista radical gerando uma série de metáforas para a análise organizacional. O ponto principal é que a teoria organizacional ortodoxa deve repensar a natureza do objeto frente aos diferentes paradigmas, que com suas várias visões de mundo favorecem algumas metáforas que constituem a natureza das organizações (MORGAN, 2005). A teoria das organizações precisa desenvolver investigações baseadas em uma série de paradigmas, multiparadigmática, ou ainda construir teorias com base em uma série de paradigmas, metatriangulação (LEWIS, GRIMES, 2005). Entretanto, a compreensão do conceito dominante, que afirma como as tarefas da administração poderiam ser organizadas, tende a fazer a teoria da organização mude apenas a sua forma (por meio de metáforas) e não o todo (BURRELL, 1998). 4. Produtos e Clientes 4.1. Produtos/bens ou serviços principais da organização Braçadeira Borracha Braçadeira tipo Mangotão 11 Braçadeira tipo Mangotinho Alongador CG- TT- BIZ- YBR 12 Borracha pedaleira SUZUKI YES Dianteira Mini Manete pretoYBR Abraçadeira Conexão inox 13 Pedaleira dianteira Color 4.2. Clientes-Alvo da organização Construção civil, Indústria farmacêutica, Petroquímica, Química, Plástica, Distribuidoras de duas e quatro rodas linha leve e pesada. 4.3. Necessidades e expectativas dos clientes-alvo finais da organização Os clientes finais possuem diversas necessidades, tendo como principal delas que os processos desempenhados sejam fidedignos, evitando possíveis erros e equívocos com a expectativa de receber um produto de qualidade, agilidade e com preços competitivos. 5. Fundamentação Teórica: Desejos, Necessidades e Demandas. Kotler (1993) afirma que os conceitos básicos do marketing referem-se aos desejos e às necessidades humanas. Uma necessidade humana é um estado em que se percebe alguma privação. O estudo sobre as necessidades humanas remete a Maslow (1954), que afirma que elas motivam o comportamento humano. Para ele as necessidades humanas estão organizadas em níveis hierárquicos segundo seu valor e premência. As necessidades mais importantes ou prementes monopolizam a consciência do indivíduo e tendem automaticamente a organizar a mobilização das diversas faculdades do organismo. Outro conceito básico em marketing é o desejo humano, o qual é moldado pela cultura e pelas características individuais. Para Kotler (1993) os desejos são descritos em termos de objetos que satisfaçam as necessidades. Quanto mais as pessoas são expostas a objetos 14 que despertam seu interesse e atenção, maior é a tentativa das empresas oferecerem produtos e serviços que satisfaçam os seus desejos. Outro elemento importante é a Demanda. As demandas representam os desejos por produtos ou serviços específicos, mas que devem ser apoiadas na possibilidade de contrapartida. Isto significa que as empresas devem avaliar não somente o número de pessoas que desejam o produto, mas principalmente se estão dispostas e apta a adquire-lo. 5.1. Trocas, Transações e Mercados. Ainda recorrendo a Kotler (1993) o marketing ocorre quando as pessoas decidem satisfazer suas necessidades e desejos por meio de trocas. A troca se verifica quando o objeto desejado é adquirido e algo é oferecido como pagamento. Para que a troca ocorra é preciso que algumas condições sejam satisfeitas: pelo menos duas partes devem participar,sendo que cada uma deve possuir algo de valor para oferecer; cada uma deve querer negociar com a outra e ter liberdade de aceitar ou rejeitar a oferta; e, finalmente cada parte deve ser capaz de fornecer o objeto prometido. A transação é a unidade de medida do marketing e em geral é feita por meios monetários. Finalmente, o conceito de mercado diz respeito ao grupo de compradores reais e potenciais de um determinado produto. Diferentemente, Grönroos (1993) afirma que definir marketing de acordo com a abordagem do marketing mix (Quatro “Ps”: Produto, Posicionamento ou Praça, Preço e Promoção) utilizada por muitos autores, é como usar por definição uma lista de objetos, e tampouco aumentar no número de “Ps” proporciona uma melhoria fundamental à definição, ou seja, tal definição representa uma simplificação, que não se adapta aos tempos atuais. Para o autor é necessário que a abordagem do conceito gire em torno do relacionamento com o cliente, onde os objetivos das partes envolvidas se encontram através de vários tipos de promessa e troca. Os relacionamentos com o cliente são a chave desse conceito. Assim, “promessas sobre trocas que irão ocorrer são dadas mutuamente no relacionamento e essas promessas são realizadas e cumpridas com vários tipos de trocas que ocorrem”. 5.2. Clientes. As definições que se encontram na literatura para designar clientes possuem um caráter muito amplo, a exemplo da definição de Kotler (1993): “clientes são organizações ou pessoas, internas ou externas à empresa que são impactadas pelos produtos”. Os clientes podem ser internos ou externos. Clientes externos não pertencem à organização, aqui se inclui o público em geral, outras organizações e os órgãos regulamentadores. Clientes internos são os que recebem, dentro da empresa, produtos e serviços de outros departamentos e de pessoas da própria empresa. 15 Reconhecer a importância, e dar a devida atenção ao público interessado-leia-se clientes, funcionários, fornecedores, distribuidores; é o que, atualmente estão fazendo as empresas para alcançar os lucros desejados. Sem clientes não há negócios. Vale salientar que todos os Stakeholders são importantes e devem ser considerados como clientes. Não somente objetivando o lucro da empresa, mas sim, uma parceria lucrativa para todos os envolvidos. Isso é que sustentará a empresa. Segundo Whiteley (1992), os clientes são todos aqueles cujas decisões determinam se sua empresa irá prosperar. Pode tratar-se de um grupo complexo e de múltiplas camadas, mas é preciso conhecer e servir todos os seus componentes para garantir a prosperidade. Em uma empresa, a maioria das pessoas serve a três tipos de clientes: Clientes Finais: São pessoas que irão buscar seu produto no dia a dia e– conforme se espera – deverão ficar encantadas; Clientes Intermediários: Trata-se normalmente de distribuidores ou revendedores que tornam os produtos disponíveis para o cliente final; Clientes Internos: São pessoas na organização a quem são repassados os trabalhos concluídos para o desempenho da próxima função na direção de servir os clientes intermediários e finais. Por exemplo, para um montador, o cliente interno poderá ser o próximo colega da linha de montagem. Para Peppers & Rogers (1997), as empresas para tornarem-se competitivas devem atuar de forma que o foco principal deixe de ser os produtos ou serviços para passar a ser uma solução para os seus clientes. Isto exige uma profunda mudança de cultura e valores, pois ainda permanece a cultura e os hábitos dos treinamentos de muitos anos em que o foco central era apenas os próprios produtos ou serviços. Assim, para esses autores as empresas devem: Identificar seus clientes: Significa saber quem são os clientes, quais os clientes potenciais e qual o mercado e o negócio da organização. Aqui se devem relacionar todos que efetivamente fazem negócio com a empresa; Classificar os clientes: É necessário classificar os clientes segundo um critério que seja considerado relevante para a empresa, ou seja, é necessário classificar os clientes a partir de uma percepção interna e externa. A classificação interna deve esta baseada na estratificação dos clientes sob o ponto de vista do valor que os mesmos trazem para a empresa. Quanto à classificação interna, os tipos podem ser: 1. De maior potencial: São aqueles que, no momento não geram receita, por não adquirir diretamente ou não ter despertado interesse para as ofertas; 16 2. Fiéis: São os que adquirem tudo que é possível e dentro dos limites que possuem não há condições de haver expansão neste relacionamento, mas é de interesse sua manutenção como cliente; 3. Não interessantes: São clientes que não estão apresentando bons resultados e nem há perspectiva de melhorias. Significa que não devem ser eliminados, porém sem qualquer regra de tratamento diferenciado; 4. De maior valor: São aqueles que, no presente, geram larga margem de lucro, ou demandam grandes quantidades de produtos e serviços, o que justifica um tratamento diferenciado; 5. De maior valor vitalício: São aqueles que no momento podem não ser de maior valor, porém, dentro de uma projeção de relacionamento ao longo todo tempo, possuem um valor elevado, no médio e longo prazo; 6. De maior ou menor margem de lucro: são clientes que à medida que adquirem produtos ou serviços geram maior ou menor margem em função das características dos valores adquiridos que, por sua vez está diretamente relacionado com as suas características individuais. Por exemplo, um cliente que demanda por status é um cliente potencial para margens de lucros maiores, diferentemente de um outro que se traduz com um seguidor que somente adquire um produto após o mesmo já estar consagrado no mercado. A classificação externa deve ser baseada na estratificação dos clientes sob diversos pontos de vista de valor que podem trazer. Quanto à classificação externa Peppers & Rogers (1997) propõem os seguintes tipos: 1. Suspeitos: Aqueles que podem vir a comprar os produtos ou serviços; 2. Candidatos: Já conhecem ou ouviram falar da empresa e que são potenciais compradores; 3. Compradores: Aqueles que estão começando o relacionamento com a empresa agora ou há pouco tempo; 4. Clientes: Aqueles que voltam sempre e que merecem todo o esforço para mantê- los satisfeitos; 5. Fãs ou advogados da marca: Os produtos para esse tipo de cliente são vetor de sucesso e satisfação; 6. Finais e Intermediários: São aqueles que farão uso do produto ou serviço, ou aqueles que farão a intermediação até a chegada ao cliente final; 7. Afetado ou Impactado: São aqueles que no caso de uma descontinuidade ou problema com o produto ou serviço, não irá paralisar sua produção nem irá sofrer maiores perdas. 17 Diferenciar os clientes: É necessário criar regras de negócio diferenciadas em função do valor e potencial que cada cliente proporciona para a empresa. Clientes especiais devem ter tratamento especial e clientes que não interessam devem ser induzidos a procurar a concorrência. Em outras obras dos mesmos autores, temos este passo da diferenciação incorporando o passo anteriormente apresentado da Classificação; Interagir com os clientes e Personalizar o contato: Não deve ser somente a área de Marketing e Vendas a responsável pelo contato com a clientela. Todos devem interagir com os clientes. Neste ponto, a Tecnologia da Informação – TI tem um papel importante nessa interação, isto é, a conversa com o cliente deve começar a partir do seu último contato, independente de quando, onde, com quem, e do meio utilizado. A imagem da empresa, percebida pelo cliente, estará sendo passada a cada novo contato, necessitando uma individualização no relacionamento para que haja consistência na imagem passada e no seu fortalecimento com um valor para a empresa. Enquanto Peppers & Rogers (1997) classificamos clientes conforme os sete tipos descritos acima, considerando que as empresas devem proporcionar solução para os seus problemas, Raphel (1999) aprofunda a abordagem considerando que o processo de criação de valor para o cliente transforma-o num divulgador espontâneo do negócio. Assim, Raphel (1999) afirma que a lealdade do cliente deve ser “construída” segundo uma escala que ele denomina “Escala da Lealdade”. Para Raphel (1999) a Escala da Lealdade que pode ser utilizada para tornar um cliente fiel tem cinco níveis. A tarefa é trazer o consumidor da base para o topo da Escala da Lealdade. A seguir são descritos os cinco estágios da “Escala da Lealdade” bem como os elementos esclarecedores da cada um: Cliente potencial: interessado em comprar algo de sua empresa; Cliente pesquisador: visita seu estabelecimento pelo menos uma vez; Cliente eventual: compra algo ocasionalmente; Cliente assíduo: compra vários itens que o estabelecimento oferece e que ele possa utilizar; Cliente divulgador: compra vários itens que o estabelecimento oferece e ele possa utilizar e ainda convence outras pessoas a comprar lá. 5.3. Produto Além dos conceitos acima apresentados, é relevante mencionar o conceito de produto, pois é com ele que as pessoas satisfazem seus desejos e necessidades. Para a Fundação Prêmio Nacional da Qualidade - FPNQ (2002) produto é o resultado de atividades ou processos. O termo produto pode incluir serviços, materiais e equipamentos, informações ou uma combinação desses elementos; um produto poder ser tangível (como por exemplo, equipamentos ou materiais) ou intangível (por exemplo, 18 conhecimento ou conceitos), ou uma combinação dos dois; e um produto pode ser intencional (por exemplo, oferta aos clientes) ou não-intencional (por exemplo, um poluente ou efeito indesejável). Para Kotler (1993): “Produto é qualquer coisa que pode ser oferecida a um mercado para aquisição, atenção, utilização ou consumo e que pode satisfazer um desejo ou necessidade”. O desenvolvimento de um produto deve considerar três estágios: o primeiro diz respeito ao produto básico que é o núcleo do produto. Ele consiste nos serviços de solução de problemas ou benefícios que o consumidor obtém quando adquire, por exemplo, o comprador não adquire uma máquina de lavar roupas, mas sim, roupa lavada. A partir do produto básico tem-se o produto real. Produtos reais podem ter até cinco características: nível de qualidade, aspectos, estilo, nome de marca e embalagem. O terceiro estágio é o produto ampliado que significa a oferta de serviços e benefícios adicionais para a solução completa do problema do consumidor. 6. Serviços associados Pedidos acima de 10.000 peças, o cliente ganha uma caixa de ferramentas. 7. Força de Trabalho A Arbyn possui, com carteira de trabalho profissional assinada, empregados pelo regime jurídico de vínculo CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) de acordo com o DECRETO-LEI N.º 5.452, DE 1º DE MAIO DE 1943. Os funcionários têm direito aos benefícios legais como, férias, 13º salário e FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e a empresa também oferece plano de saúde aos funcionários. A empresa possui 40 funcionários, sendo que: 12% são Graduados, e 88% possuem têm ensino médio. 19 7.1. Composição e percentual (total percentual por nível de chefia, percentual por nível de escolaridade, regime jurídico de vínculo). Podem ser usados gráficos. FIGURA 01: Força de trabalho da organização Fonte: Autoria própria 8. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA: UM OLHAR PARA AS TEORIAS ADMINISTRATIVAS A revolução industrial introduz um novo modo de produzir que inclui, dentre outras características, o trabalho coletivo, a perda do controle do processo de produção pelos trabalhadores e a compra e venda da força de trabalho. Neste contexto, no final do século XIX e início do século XX apareceram os primeiros trabalhos tratando da administração com o objetivo de racionalização do trabalho. A Teoria da Administração Científica iniciada por Frederick W. Taylor (1856 1915) fundamenta–se na aplicação de métodos da ciência positiva, racional e metódica aos problemas administrativos, a fim de alcançar a máxima produtividade. Essa teoria provocou uma verdadeira revolução no pensamento administrativo e no mundo industrial. Para o aumento da produtividade propôs métodos e sistemas de racionalização do trabalho e disciplina do conhecimento operário colocando–o sob comando da gerência; a seleção rigorosa dos mais aptos para realizar as tarefas; a fragmentação e hierarquização do trabalho. Investiu nos estudos de tempos e movimentos para melhorar a eficiência do trabalhador e propôs que as atividades complexas fossem divididas em partes mais simples facilitando a racionalização e padronização. Propõe incentivos salariais e prêmios 0% 20% 40% 60% 80% 100% Graduados Ensino Médio Completo 12% 88% FORÇA DE TRABALHO DA ORGANIZAÇÃO 20 pressupondo que as pessoas são motivadas exclusivamente por interesses salariais e materiais de onde surge o termo "homo economicus".1–3 Henry Ford, em 1913, aplica a tecnologia da linha de montagem na fabricação de automóveis. Utiliza os mesmos princípios desenvolvidos pelo taylorismo, porém trata–se de "uma estratégia mais abrangente de organização da produção, que envolve extensa mecanização, como uso de máquinas–ferramentas especializadas, linha de montagem e de esteira rolante e crescente divisão do trabalho".4:97 O modelo taylorista/fordista difundiu–se no mundo e influenciou fortemente todos os ramos da produção. Há algumas décadas, vem–se debatendo os efeitos negativos da organização do trabalho taylorista/fordista sobre os trabalhadores destacando–se: a fragmentação do trabalho com separação entre concepção e execução, que associada ao controle gerencial do processo e à hierarquia rígida tem levando a desmotivação e alienação de trabalhadores, bem como a desequilíbrios nas cargas de trabalho. A Teoria Clássica de Fayol complementou o trabalho de Taylor, substituindo a abordagem analítica e concreta de Taylor por uma abordagem sintética, global e universal. Propôs a racionalização da estrutura administrativa e a empresa passa a ser percebida como uma síntese dos diversos órgãos que compõe a sua estrutura. A preocupação maior de Fayol é para com a direção da empresa dando ênfase às funções e operações no interior da mesma. Estabeleceu os princípios da boa administração, sendo dele a clássica visão das funções do administrador: organizar, planejar, coordenar, comandar e controlar.1–3 A Teoria Burocrática de Max Weber identifica certas características da organização formal voltada exclusivamente para a racionalidade e para a eficiência. Em suas dimensões essenciais muitos dos aspectos do modelo burocrático podem ser encontrados em Taylor e Fayol: a divisão do trabalho baseada na especialização funcional; hierarquia e autoridade definidas; sistema de regras e regulamentos que descrevem direitos e deveres dos ocupantes dos cargos; sistema de procedimentos e rotinas; impessoalidade nas relações interpessoais, promoção e seleção baseadas na competência técnica, dentre outros.3–4 O Movimento das Relações Humanas surge da crítica à Teoria da Administração Científica e a Teoria Clássica, porém o modelo proposto não se contrapõe ao taylorismo. Combate o formalismo na administração e desloca o foco da administração para os grupos informais e suas inter–relações, oferecendo incentivos psicossociais, por entender que o ser humano não pode ser reduzido a esquemas simples e mecanicistas. A Escola das Relações Humanas depositou na motivação a expectativa de levar o indivíduo a trabalhar para atingir os objetivos da organização. Defende a participação do trabalhador nas decisões que envolvessem a tarefa, porém essa participação sofre restrições e deveestar de acordo com o padrão de liderança adotado.1–4 21 A Teoria Estruturalista parte da análise e limitações do modelo burocrático e declínio da teoria das relações humanas, de quem na verdade aproxima–se conceitualmente. Inaugura um sistema aberto das organizações. Avança em relação às demais teorias ao reconhecer a existência do conflito nas organizações, assumindo que este é inerente aos grupos e às relações de produção.3,5 A Teoria Comportamentalista tem sua ênfase mais significativa nas ciências do comportamento e na busca de soluções democráticas e flexíveis para os problemas organizacionais preocupando–se mais com os processos e com a dinâmica organizacional do que com a estrutura. Amplia a discussão sobre a motivação humana com base nas teorias da motivação de Maslow e a teoria sobre os fatores que orientam o comportamento das pessoas de Herzberg. Esta abordagem ganha impulso no início da década de 80 quando começam a aparecer um conjunto de idéias, experiências e princípios provenientes do estilo japonês de administração, que se preconizou chamar Teoria Z da administração. A teoria Z fundamenta–se nos princípios de: emprego estável; baixa especialização; avaliação permanente do desempenho e promoção lenta; democracia e participação nas decisões; valorização das pessoas.1,3 A Teoria dos Sistemas surge de estudos do biólogo alemão Ludwig Von Bertalanfly publicados entre 1950 e 1968 e busca formulações conceituais passíveis de aplicação na realidade empírica. Para este autor "um sistema pode ser definido como um complexo de elementos em interação".6:84 Interação significa que os elementos estão em relação. E que o comportamento destes elementos modificam–se quando há mudança na relação. A Teoria do Desenvolvimento Organizacional surge de um conjunto de idéias a respeito do ser humano, da organização e do ambiente na perspectiva de propiciar o crescimento e desenvolvimento organizacional, de acordo com suas potencialidades. Volta– se para estratégias organizacionais planejadas através de modelos de diagnóstico, intervenção e de mudanças envolvendo modificações estruturais ao lado de modificações comportamentais para melhorar a eficiência e eficácia das empresas.1,3 A busca por modelos de estruturas organizacionais eficazes, relacionando variáveis ambientais e formas estruturais, dá origem a Abordagem Contingencial e marca o surgimento de um modelo denominado orgânico nas organizações. Este modelo, dotado de grande flexibilidade, descentralização e desburocratização, é colocado como opção para ambientes em constante mutação e condições instáveis, contrapondo–se, de certa forma, ao modelo mecanicista que prevalece em situações e ambientes relativamente estáveis. No que se refere à organização do trabalho esta abordagem privilegia a análise tecnológica, entre as diversas contingências, no sentido de limites à reorganização do trabalho. Está associada à participação do trabalhador, sendo que os estudos desenvolvidos colocam a participação relacionada às variáveis de condições estruturais, que facilitam ou dificultam a 22 interação trabalhador/gerência e a propensão dos trabalhadores para buscar a participação. Desmistifica a administração científica do trabalho e reconhece os fatores contingenciais que interferem nas organizações e nas relações funcionais.5 De um amplo arranjo de teorias e técnicas das ciências comportamentais surge a Abordagem Sócio–Técnica com ênfase nas relações entre o funcionamento dos sub– sistemas social (os indivíduos e suas relações, relações sociais no trabalho e cultura), e técnico (tecnologia, máquinas e equipamentos, procedimentos e tarefas); princípio da otimização conjunta; escolha organizacional; desenvolvimento de trabalho em grupos semi– autônomos; preocupação com evolução e aprendizado contínuo. Coloca–se numa lógica distinta e oposta de organização do trabalho em relação ao modelo taylorista–fordista.5 A partir dos anos 80 foram sendo difundidas, alternativas administrativas, de gestão e organização do trabalho que estão associadas, freqüentemente, à superação dos modelos taylorista/fordistas de organização do trabalho, na medida em que podem favorecer a participação dos trabalhadores nos processos de tomada de decisão. Enfatizam a cooperação; a valorização de grupos de trabalho; a diminuição de níveis hierárquicos; auto– gerenciamento por setores e áreas; delegação de tarefas, responsabilidade compartilhada e transparência nas decisões. No entanto, as teorizações das diversas correntes administrativas acerca da organização do trabalho encontram–se ainda bastante centradas no aumento da produtividade e eficiência da organização, permanecendo o trabalhador em segundo plano, embora, nem sempre, esta condição seja explicitada. A discussão acerca dos modelos participativos traz uma contribuição diferenciada no sentido de aliar produtividade e participação. 23 9. Principais insumos 9.1. Principais produtos e matérias primas adquiridas de fornecedores Fitas de aço Arames Alumínio Parafusos Porcas Borracha 9.2. Práticas para garantia da qualidade dos fornecedores Qualificação Desempenho Estabilidade Financeira Cotação 10. Descrição dos Macroprocessos da Organização Figura 02: Descrição dos Macroprocessos da Organização Fonte: Autoria Própria 10.1. Principais processos de negócio: Processos-Chave O Setor de Marketing está sempre trabalhando, na divulgação dos produtos e em novas campanhas para atrair clientes potenciais; A organização, através de sua área de suprimentos faz os pedidos com seus fornecedores, á medida que o conferente do estoque faz a baixa dos produtos, surgindo à necessidade da reposição dos mesmos; Em paralelo, o departamento de vendas (Setor Comercial), está em contato com os clientes, fechando os pedidos, por telefone, e-mails ou em visitas presenciais. Os pedidos são faturados pelo setor responsável e as NFs são encaminhadas para o setor que separa os produtos vendidos, fazendo a baixa do estoque; Fornecedores ARBYN: Marketing Suprimentos Vendas Produção Logística Clientes Saída Entrada 24 Os produtos são encaminhados para logística, onde será enviado por transporte para o destino final, o cliente; Após a entrega do produto, o comercial da empresa envia uma pesquisa de satisfação ao cliente, para fazer o tratamento de pós-venda e avaliar o atendimento, podendo avaliar a reflexão do grau de desempenho dos processos. 11. Principais Processos de Apoio da organização Os processos de apoio partem das áreas internas da Arbyn, eles são responsáveis por dar suporte necessário para alavancar o processo chave. Figura:03: Processos de apoio da organização Fonte: Autoria Própria O Setor Financeiro é responsável por todo processo monetário da empresa, nele é feito a provisão de valores das atividades de financiamento, investimento e operacional, além de faturamento, pagamento e recebimento de todos os valores da empresa; O Departamento de Pessoal: é responsável pela contratação, demissão e controle dos benefícios dos funcionários. O operacional é o setor responsável pela a produção dos pedidos Dentro da Infraestrutura a empresa tem o setor de Facilities: que é composto pela copeira, faxineira, porteiro e serviços ligados à estrutura do ambiente da empresa. FINANCEIRO DEPARTAMENTO PESSOAL OPERACIONAL INFRAESTRUTURA Faturamento Contas a pagar Contas a receber Fluxo de Caixa Recursos humanos Produção Facilities 25 12. Descrição dos processos do Setor de Trabalho 12.1. Denominação do setor de trabalho O setor estagiado, de onde foi possível fazer a reprodução do trabalho é a área financeira, no setor de Contas que trabalhadando apoio para os processos-chave. O controle de contas a pagar é um dos principais processos de gestão que controla, antecipa e estima as obrigações durante determinado período. Além de evitar juros decorrentes de vencimentos, esse dado ajuda a prever a margem de lucratividade e avaliar o saldo real em caixa. 13. Principais processos e sequência de atividades Pagamentos Conferências de notas fiscais Lançamento de Notas fiscais Organizar entradas/Saídas de documentos Liquidação de Títulos Elaboração de relatórios 14. Produtos resultantes dos processos Abraçadeiras Borracha Coxim Manete Molas Pedaleira 15. Clientes dos produtos resultantes (internos ou externos) Nossos principais clientes resultantes dos nossos produtos são empresas do segmento: Irrigação Construção Civil Petroquímicas Distribuidoras e etc. 16. Necessidades e expectativas dos clientes dos produtos resultantes Com necessidades de materiais e peças de qualidade, nossos clientes possuem expectativas de um atendimento de qualidade, cumprimento de prazos e durabilidade das peças. 26 17. Insumos vindos de fornecedores (internos ou externos) Destaco a entrada de insumos externos; como materiais para que os colaboradores possam desempenhar suas funções e etc. Materiais de escritório. Folhas, Canetas, Clips, e etc. Produtos de higiene e limpeza Papel Higiênico, Sabonetes Líquidos, Álcool, e etc. 18. Práticas usadas para eficiência e eficácia dos processos principais do setor de trabalho No caso do setor estagiado utiliza-se um indicador Ação X Metas para medir as atividades realizadas de cada colaborador e a meta estipulada mensalmente pelo o setor Financeiro. 27 19. Modelagem / Mapeamento dos Processos 19.1. Macroprocesso da organização Identificação do Processo Nome: Venda de Produto Evento de Início: Suprimentos Evento de Fim: Cliente Escopo dentro: Emissão de Pedido Escopo fora: Entrega/ Transporte Suprimentos Vendas Financeiro Produção Logística & Transporte Marketing Departamento Pessoal Fugura 05: Mapa do Principal Processo da Organização Fonte: Autoria Própria Conferência de estoque Recebimentos das mercadorias Compra de Produtos com fornecedores Emissão de Pedidos Informação no sistema Fluxo de Caixa Contas a Pagar Contas a Receber Faturamento Separação de Produtos Carregamento do caminhão Entrega Planejamento Divulgação Recrutamento e Seleção Recepção de documentação Demissão Produção dos pedidos 28 19.2. Mapa do Processo Clientes Vendas Contas Faturamento Produção Logística & Transporte Figura 05: Mapa do principal Processo da organização Fonte: Autoria Própria Solicitação do Pedido Previsão de entregas Emissão do Pedido de Compra Analise Comercial Confere e realiza pagamentos Confirma o pagamento Início Recebe e prepara os pedidos Confere Separa Carrega o caminhão Emissão de nota fiscal 29 20. Mapa do Principal Processo do Setor de Trabalho Identificação do Processo Nome: Títulos Evento de Início: baixa por seleção Evento de Fim: Baixa Total Escopo dentro: Extrato, Pagamentos, Boletos e etc. Escopo fora: Banco 20.1. Mapa do principal processo do setor de trabalho Tem desconto? Baixa Parcial? Fim Não Não Sim Sim Figura 06: Mapa do principal processo do setor de trabalho Fonte: Autoria Própria Realizar baixa por seleção Movimentação Realizar Baixa Realiza Baixa Parcial Realiza Baixa Total Início do Processo 30 21. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA: CADEIA DE VALOR O conceito de Cadeia de Valor foi criado por Michael Porter em 1985. Para entender esse conceito analisam-se duas palavras significativas: cadeia e valor. A palavra cadeia vem do sentido de haver uma sequência de conexões. Uma série de elos ligados, como uma corrente. Então, quando falamos de cadeia de valor normalmente estamos falando sobre o encadeamento dos macroprocessos da empresa, ou seja, como os macroprocessos da empresa se relacionam, como eles se encaixam e como eles estão ligados. O segundo conceito importante é de valor, ou seja, como os meus produtos e serviços agregam valor para o cliente. Então, a cadeia de valor normalmente é uma visão geral dos macroprocessos da empresa – um mapa dos processos da empresa. Logo, é possível perceber que ela ajuda a entender como esses macroprocessos da empresa estão organizados visando agregar valor para o cliente fazendo com que a empresa possa se distinguir da concorrência. Então, a cadeia de valor mostra também o diferencial da empresa, ou seja, como a empresa se posiciona e se coloca no mercado, o que é um aspecto muito importante. 21.1. Tipos de Macroprocessos Agora vocês devem estar se perguntando: que macroprocessos são esses que são apresentados na cadeia de valor? A cadeia de valor normalmente trabalha com 3 tipos de macroprocessos: negócio, apoio e gestão. Macroprocessos de negócio: Os macroprocessos de negócio também são conhecidos como core business ou processos primários da empresa. Esses processos primários são os processos que de fato têm a ver com a atividade fim da empresa, com a sua missão e o seu propósito de existir. Representam aquilo que uma organização executa para cumprir sua missão. Eles são os processos relacionados com o coração da empresa. Macroprocessos de apoio: Os macroprocessos de apoio também são conhecidos como processos de suporte ou processos secundários. Estes são processos que contribuem para que os processos primários possam funcionar bem. Isso não quer dizer que esses processos não sejam relevantes, pois são eles que a empresa precisa desempenhar para que os processos do core business possam 31 agregar valor. Aumentam a capacidade da organização de efetivamente realizar os processos de negócio. Entretanto, os processos de apoio não estão diretamente ligados com a atividade fim da empresa, eles são processos que complementam a atividade da empresa. Macroprocessos de gestão: Os macroprocessos gerenciais ou de gestão estão voltados para medir, monitorar, acompanhar, controlar e administrar o presente e o futuro do negócio. Geralmente, ficam na parte de cima na cadeia de valor, porque eles têm a ver com o olhar de gestão dos outros processos. Então, geralmente, eles estão controlando, supervisionando e coordenando os macroprocessos de negócio e de apoio. 32 22. Análise e Avaliação do desempenho dos Processos 22.1. Análise e avaliação do desempenho do processo principal do negócio da organização. 22.2. Objetivos da Organização X Objetivos do processo principal do negócio Os processos facilitam a comunicação entre os departamentos. Eles auxiliam a implantar estratégias nas operações do negócio, colocando a visão, missão e os valores da empresa em prática, refletindo o funcionamento da mesma, criando valor na perspectiva do cliente. O mapeamento dos processos também auxilia a empresa a enxergar claramente os pontos fortes, pontos fracos (pontos que precisam ser melhorados tais como: complexidade na operação, reduzir custos, gargalos, falhas de integração, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos, excesso de documentação e aprovações), além de ser uma excelente forma demelhorar o entendimento sobre os processos e aumentar a desempenho do negócio. Os principais processos da organização concentram-se basicamente no primeiro contato com o cliente, que é a primeira impressão que ele terá da empresa, emissão do pedido, pagamento, Nota fiscal e entrega que dependendo da agilidade da organização culminará satisfação e fidelização dos clientes. 22.3. Apresentar os indicadores de desempenho do processo principal do negócio Destaco o indicador de eficiência, que tem como objetivo a redução de custos, mensurando todos os recursos aplicados. Após o Estágio e levantamento das informações, é possível entender que o processo, apesar de conciso, está bem elaborado, pois com o CRM que a empresa possui, os processos são ágeis e todas as áreas tem grande interação. É claro que os processos de apoios também se destacam, pois sem eles a empresa não sobrevive, por isso conclui-se que organização tem uma ótima estrutura e está pronta para as adversidades do mercado. O objetivo dessa organização não é diferente dos objetivos de todas as outras, voltado para o crescimento e aumento nas vendas, a empresa vem desempenhando um bom papel, porém, identifica-se que ela precisa elaborar um BPM (Business Process Mode l and Notation), pois, ele irá combinar com maior clareza os processos de negócios, pessoas, tecnologias, criando uma visão única e integrada de tudo, melhorando cada vez mais a tomada de decisões da empresa que está praticamente alçando voo para o mercado em massa. 33 23. Análise e avaliação do desempenho do processo principal do setor de trabalho. 23.1. Objetivos da Organização X Objetivos do processo principal do setor A conciliação bancária apresenta uma situação financeira realista da empresa, basicamente, o processo consiste na comparação entre o saldo de uma conta bancária com as NFs e valores em Aberto. A partir desta informação e dos extratos é possível identificar todas as entradas do caixa da empresa. Além da liberação do produto ao cliente mediante a confirmação de pagamento, Por conta disso, corre-se o risco de perder o controle do capital disponível para o desenvolvimento de suas atividades diárias ou, ainda, para o cumprimento de obrigações, como empréstimos, financiamentos bancários e parcelamentos com fornecedores. Avaliando o setor estagiado, evidencia-se que a pesar de se tratar de um setor de apoio, o mesmo é muito importante para condução dos processos, pois, sem a confirmação de que o cliente efetuou o pagamento, os processos-chave param e o cliente não recebe sua mercadoria com a agilidade que deseja. 23.2. Apresentar os indicadores de desempenho do processo principal do setor Destaco o indicador de efetividade, que neste caso são verificados os resultados da conjugação entre eficácia e eficiência. O desempenho dos processos da área está sendo eficiente e eficaz, pois as tecnologias utilizadas para os processos são de ponta e está sendo possível liberar os pedidos em tempo real, não cometendo atrasos, nem erros. O objetivo dessa organização não é diferente dos objetivos de todas as outras, voltado para o crescimento e aumento nas vendas. Apesar de na visão macro ficar evidente a falta de BPM, o setor tem um ótimo funcionamento e os processos do mesmo caminham perfeitamente bem, conforme supracitado. 34 24. Conclusão O objetivo principal de estágio de completar a formação acadêmica foi plenamente alcançado. Isso foi facilitado a partir da elaboração de um programa de estágio bem estruturado, com acompanhamento constante das atividades realizadas e também pela dedicação mostrada pelos colaboradores em transmitirem seu conhecimento, seguindo a filosofia da empresa de formar seus liderados. Com o estágio aprendi coisas que na teoria dada em aula, não nos é proporcionado e quando a teoria caminha juntamente com a prática para nós alunos o desenvolvimento do curso se torna melhor e de um aprendizado contínuo e proveitoso. 35 25. Referências BURREL, G. Ciência Normal, Paradigmas, Metáforas, Discursos e Genealogia da Análise. In: CLEGG, S. R. et al. (orgs). Handbook de Estudos Organizacionais, v.1. São Paulo, Atlas, 1998. p. 439-462. LEWIS, M. W.; GRIMES, A. J. Metatriangulação: a construção de teorias a partir de múltiplos paradigmas.Revista de Administração de Empresas, v.45, n.1, 2005. MORGAN, G. Paradigmas, Metáforas e Resolução de Quebra-Cabeças na Teoria das Organizações. Revista de Administração de Empresas,v.45, n.1, 2005. REED, M. Teorização Organizacional: um campo historicamente contestado. In: CLEGG, S. R. et al. (orgs). Handbook de Estudos Organizacionais, v.1. São Paulo, Atlas, 1998. p. 61-98. Motta FCP. Teoria geral da administração: uma introdução. 19a ed. 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Ele foi instituído ... 2.1. Instituição, Tipo, Atividade e Porte. 3. Fundamentação Teórica: Perspectivas Históricas da Administração 4. Produtos e Clientes 5. Fundamentação Teórica: Desejos, Necessidades e Demandas. 6. Serviços associados 7. Força de Trabalho 9. Principais insumos 10. Descrição dos Macroprocessos da Organização Figura 02: Descrição dos Macroprocessos da Organização Fonte: Autoria Própria 10.1. Principais processos de negócio: Processos-Chave 11. Principais Processos de Apoio da organização 12. Descrição dos processos do Setor de Trabalho 12.1. Denominação do setor de trabalho 13. Principais processos e sequência de atividades 14. Produtos resultantes dos processos 15. Clientes dos produtos resultantes (internos ou externos) 16. Necessidades e expectativas dos clientes dos produtos resultantes 17. Insumos vindos de fornecedores (internos ou externos) 18. Práticas usadas para eficiência e eficácia dos processos principais do setor de trabalho No caso do setor estagiado utiliza-se um indicador AçãoX Metas para medir as atividades realizadas de cada colaborador e a meta estipulada mensalmente pelo o setor Financeiro. 19. Modelagem / Mapeamento dos Processos 19.1. Macroprocesso da organização 20. Mapa do Principal Processo do Setor de Trabalho 21.1. Tipos de Macroprocessos 22.1. Análise e avaliação do desempenho do processo principal do negócio da organização. 23. Análise e avaliação do desempenho do processo principal do setor de trabalho. 24. Conclusão 25. Referências 26. Apêndices
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