Auxiliar na estruturação e operacionalização de projetos

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Auxiliar na estruturação e operacionalização de projetos
Projeto
Para que um técnico em administração consiga executar suas atribuições de maneira crítica e reflexiva em uma organização, é importante que conheça estratégias e instrumentos básicos na área de projetos. Esses conhecimentos possibilitam a execução de processos com agilidade, criatividade e organização.
O planejamento de processos é útil tanto para o desenvolvimento pessoal de um profissional da área quanto para o crescimento da empresa em que atua.
Trabalharemos com a análise de situações-problema e com a construção de alternativas, sanando dúvidas e ambiguidades e sempre tendo em vista que a estruturação de projetos é um processo de sistematização e de integração entre as diversas áreas de uma empresa.
Com a prática do pensamento dinâmico, analítico e crítico, é possível construir projetos mais bem delineados e consistentes. A simplicidade, a aplicabilidade e a objetividade são de grande relevância para os resultados finais de um projeto.
Desenvolvendo essas competências, é possível ter uma visão sistêmica da organização e ser capaz de propor soluções eficazes para situações cotidianas de projetos no ambiente empresarial.
“Somente a ação inteligente é capaz de transformar problemas em soluções, assim como sua falta transforma ações em problemas” (LUCK, 2012).
Conceito de projeto
Um projeto é um empreendimento único, com início e fim determinados. Ele demanda recursos, é conduzido por pessoas e visa a atingir objetivos predefinidos.
Assim, um projeto é temporário, pois tem início e fim definidos; engloba produtos, serviços ou resultados exclusivos, uma vez que cria entregas exclusivas; e é de elaboração progressiva, ou seja, é desenvolvido por etapas.
O sucesso de um projeto depende da entrega ao cliente de um produto ou serviço com padrão de qualidade, que atenda a suas necessidades, dentro do que foi contratado. A preocupação com a qualidade de produtos e serviços, portanto, é um dos principais desafios das empresas.
Pensando nos projetos aplicados às rotinas diárias das grandes organizações, percebemos que construir um plano de projeto que seja de fácil elaboração e entendimento, evidenciando as conexões entre as partes, tem sido o grande desafio das empresas.
Tipologia
O tipo de projeto depende do seu objetivo. Projetos podem ser administrativos, estratégicos, operacionais. Também há projetos pessoais.
· As motivações para a elaboração de um projeto podem ser diversas, como:
· realização de uma viagem;
· lançamento de um novo produto ou serviço;
· construção de uma casa;
· informatização de um determinado setor da empresa;
· elaboração de um plano de marketing e publicidade;
· realização de uma dieta.
Nos projetos com enfoque econômico, há as seguintes classificações:
Imagine que uma empresa de telecomunicação está elaborando um projeto para oferecer um novo aplicativo para smartphones focado no relacionamento com o cliente. Esse novo produto oferecerá serviços como emissão de fatura, alteração de plano de serviço e de dados cadastrais, aquisição de novos aparelhos, entre outros, visando a agilizar o atendimento ao cliente e otimizar custos e tempo. Agora, procure pensar em como esse projeto estaria classificado em termos de setor econômico, de impacto e de finalidade, conforme a tabela da figura 2.
Como já sabemos, um projeto tem início e fim definidos. Entre esses dois momentos, entretanto, um projeto tem etapas.
Etapas de um projeto
O processo de elaboração e análise de um projeto envolve uma série de etapas, nas quais se procuram balancear os diferentes fatores, com a finalidade de se obter o equilíbrio entre aqueles que são mais importantes.
Um projeto é desenvolvido a partir de uma ideia e progride para um plano, que, por sua vez, é executado e concluído. Cada fase ou etapa é caracterizada pela entrega, ou finalização, de um determinado trabalho. Toda entrega dever ser de fácil identificação, como, por exemplo, um relatório, um cronograma ou um conjunto de atividades.
Genericamente, o ciclo de vida de um projeto inclui o conjunto de processos que devem ser seguidos para que ele seja bem gerenciado.
De acordo com o Guia PMBOK, existem alguns processos representativos do ciclo de vida do projeto. Cada processo ou etapa de projeto determina o trabalho técnico que deve ser realizado e quem deve estar envolvido.
Vejamos o detalhamento de cada um dos itens da figura 3.
Indicadores
A finalidade dos indicadores é permitir o controle e a execução do projeto por meio do confronto de dados fazendo uma comparação entre o que foi planejado e o que está sendo realizado.
É importante compreender a diferença entre indicadores do projeto e indicadores de gestão do projeto.
Atenção - Os indicadores do projeto medem os benefícios esperados e aparecem normalmente depois do seu encerramento. Já os indicadores da gestão do projeto estão relacionados com o controle durante a execução, e as entregas previstas são comparadas com as entregas realizadas.
Ao estabelecer os indicadores a serem considerados conforme o objetivo do projeto, as empresas devem definir procedimentos e sistemas que não apenas coletem as informações relevantes de forma operacional, mas também as estratégicas, que deverão ser consideradas nos processos de comunicação a todas as partes interessadas.
Em síntese, existem muitas técnicas para monitorar e controlar os resultados de um projeto. Contudo, diversos autores destacam a análise do valor agregado (EVA – Earned Value Analysis), também conhecida como gerenciamento de valor agregado (EVM – Earned Value Management), e a utilização de indicadores financeiros. Seriam ferramentas eficazes para monitorar o desempenho do projeto, com ênfase em parâmetros financeiros, prazo e custo.
Aplicabilidade
A aplicabilidade do gerenciamento do projeto está relacionada com o contexto em que ele será utilizado.
Entre as áreas com maior aplicabilidade das técnicas de gerenciamento de projetos, destacam-se estas:
· engenharia e construção civil;
· estratégia militar;
· administração de empresas; e
· pesquisa e desenvolvimento.
Segundo Samsão Woiler, os aspectos mais importantes a serem considerados na aplicabilidade do gerenciamento de projetos são os seguintes:
Econômicos
Mercado - Determina a quantidade demandada, preço de venda, canal de distribuição etc.
Localização - Define o local ideal para o investimento
Tamanho - Determina a escala de produção, conforme o estudo de mercado.
Técnicos
Após definir os processos operacionais, os processos técnicos constituirão a base física da elaboração dos cronogramas (físico e financeiro de implantação do projeto) e das projeções dos resultados.
Recursos financeiros
Composição do capital - Determina a composição do capital, se próprio ou de terceiros.
Financiamentos - Analisa alternativas de financiamento disponíveis.
Capital de giro - Analisa as fontes e as aplicações do capital de giro, do investimento total a ser realizado com o projeto.
Outros - Trata-se da análise anterior e posterior à elaboração do projeto como grau de endividamento ou liquidez da empresa.
Recursos administrativos
Custos da estrutura administrativa para a implantação do projeto.
Processo de treinamento e capacitação das pessoas envolvidas no projeto.
Aspectos contábeis com a metodologia de elaboração de cronogramas financeiros de das projeções futuras.
Institucionais – Jurídicos, legais e de meio ambiente
Jurídico - Envolve a assinatura de contratos para compra de nova tecnologia, por exemplo.
Legal - Estão relacionados com as exigências legais ou com incentivos fornecidos pelos governos federal ou estadual.
Meio ambiente - Preservação e cuidados com o meio ambiente são fatores de grande relevância na elaboração do projeto.
Os fatores a serem levados em consideração para o gerenciamento de um projeto representam a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas fundamentais ao desenvolvimento das atividades que visam a atingir os objetivos do projeto. Assim, é importante perceber o caráter integradordo desenvolvimento de projetos, uma vez que ele possibilita a integração multifuncional nas organizações.
Estrutura do projeto
Construir um plano de projeto de fácil elaboração e efetivamente aplicável no cotidiano da organização é um grande desafio para o gerente de projetos (stakeholder). Um dos recursos que podem auxiliá-lo é o uso de modelos mentais.
Um modelo mental de projeto é formado por conceitos (como, por exemplo, recursos, stakeholders, entregas, riscos) e pelas relações que podem ser estabelecidas entre esses conceitos.
Baseado em modelos mentais, o Project Model Canvas é uma metodologia simples e de baixo custo de gerenciamento de projetos.
Apresentação
Para que se possa elaborar um projeto, alguns pontos devem ser levados em consideração. A seguir, estão relacionados os principais aspectos a serem pensados, bem como as ações a eles relacionadas, com base no modelo Canvas.
No processo de elaboração de um projeto, além dos aspectos mencionados, características como discernimento, perspicácia, versatilidade e criatividade são importantes por parte dos executores. Elas serão colocadas em ação para a construção dos elementos do projeto.
Basicamente, um projeto apresenta sete elementos:
1. Identificação do projeto – Identificam-se as informações básicas e os aspectos gerais da sua abrangência.
2. Descrição da situação-problema – Descreve-se a problemática.
3. Definição de metas – Os resultados desejados são estabelecidos.
4. Delineamento do método, estratégias e procedimentos – Definem-se as premissas.
5. Especificação do cronograma – Determina-se o prazo de duração das etapas do projeto.
6. Identificação de recursos e custos – Os recursos que serão disponibilizados para a realização do projeto são arrolados.
7. Proposição de monitoramento e avaliação – Todas as etapas do projeto são acompanhadas e monitoradas.
Criar um plano de projeto é um exercício em que se devem contemplar as suposições relativas a custo e a tempo. As suposições dadas como certas no plano do projeto são chamadas de premissas.
Objetivos
O objetivo do projeto está relacionado com aquilo que ele deve atingir, com o resultado que se espera. Ele pode seguir o formato conhecido como SMART, sigla que deriva das iniciais das cinco palavras mostradas a seguir.
S - Específico é preciso usar qualificadores e adjetivos suficientes para elucidar o projeto.
M - Mensurável é necessário apontar números relativos ao esforço necessário ou aos principais resultados.
A - Alcançável é preciso mostrar que o projeto pode ser realizado com as competências que estão ao alcance da organização.
R - Realista é necessário mostrar que haverá tempo e recursos (financeiros ou não) para realizar o projeto.
T - Delimitado no tempo é preciso indicar a data de conclusão do projeto.
Vejamos um exemplo.
Imagine que uma empresa de telecomunicações está elaborando um projeto para oferecer um novo aplicativo para smartphones focado no relacionamento com o cliente. Esse novo produto oferecerá serviços como emissão de fatura, alteração de plano de serviço e de dados cadastrais, aquisição de novos aparelhos, entre outros, visando a agilizar o atendimento ao cliente e a otimizar custos e tempo. Agora, procure pensar em como o objetivo desse projeto seria elaborado considerando o formato SMART.
Finalidade
A finalidade, ou justificativa, do projeto abordará a relevância dele na proposta de solução para o problema apresentado.
De acordo com Heloísa Lück (2012, p. 96), a justificativa pode ser assim compreendida:
(...) a descrição de uma realidade específica, mediante análise de todos os seus aspectos importantes, de modo a caracterizar com clareza e objetividade uma situação que demanda ação de inovação, melhoria ou transformação.
Evidenciando a complexidade e a dinâmica da realidade identificada na demanda do projeto, estabelecem-se parâmetros e estratégias de ação e a sinergia necessária para atingir a melhoria proposta.
Viabilidade
A execução de um projeto dependerá dos recursos internos e externos disponíveis à empresa. Esses recursos podem ser recursos humanos, capital, informática e tecnologia.
Com o exame dos estudos de viabilidade, é preciso destacar alguns fatores externos que podem influenciar diretamente a realização ou a implementação do projeto.
Orçamento
No orçamento, registram-se os custos e as metas que foram estabelecidos na elaboração do projeto.
Tempo, custos e riscos estão intimamente relacionados. Avaliar o investimento total a ser gasto no projeto é uma das tarefas que estão relacionadas à sua viabilidade.
Cronograma
Quanto mais simples for o cronograma, melhor.
Ele estabelece o tempo necessário para a realização de um trabalho e para a promoção dos resultados pretendidos. O tempo é dimensionado e especificado para organizar as ações necessárias para a realização dos objetivos.
Um cronograma deve mostrar ao gerente do projeto o fluxo de trabalho entre os grupos de recursos. Nele, a gestão da execução aproxima a realidade da estimativa.
O cronograma estabelece a sequência das atividades, sua duração, recursos necessário e restrições.
Para simplificar o processo, pode-se adotar uma estratégia para organizar o cronograma de um projeto. Veja um exemplo:
· Divida o tempo desde o início do projeto até data-limite em quatro partes iguais
· Trace linhas verticais e horizontais, como no modelo a seguir
· Marque o prazo final da entrega de cada período
· Procure não acumular muitas entregas no último período, pois nele será integrada grande parte das entregas
Veja o modelo a seguir:
A tabela de quatro colunas e três linhas, cada coluna organiza-se como: primeiro período; segundo período; terceiro período; quarto período.
Planos de ação
Toda organização tem objetivos, metas e estratégias. A questão é: como “fazer acontecer” no dia a dia?
O plano de ação pode ajudar. Trata-se de uma ferramenta de gestão da qualidade aplicada à padronização de procedimentos. Ele permite o desenho adequado dos projetos e programas que a organização pretende implementar.
Exemplo: programa de fidelização de clientes.
Formatação
Determinar a metodologia e o modelo a serem utilizados na elaboração de um projeto constitui parte importante do processo.
É preciso procurar um modelo que contemple todas as informações necessárias para a etapa do planejamento e que seja de fácil entendimento, manutenção e operacionalização pelos responsáveis e pelas partes interessadas, visando ao objetivo maior de alcançar os resultados e de atender a todas as expectativas do projeto.
A seguir, apresentamos o modelo do Project Model Canvas, que prioriza a lógica e o pensar em conjunto.
Figura 3 – Modelo Canvas
Fonte: http://blog.mundopm.com.br/wp-content/uploads/2013/06/pm-canvas.png. Acesso em: 22 jan. 2016.
O objetivo do modelo Canvas é representar de forma visual e em apenas uma folha, chamada canvas (palavra em inglês que significa “tela”), 13 componentes fundamentais para a composição do plano do projeto.
Há um processo de quatro etapas relativas ao plano: conceber, integrar, resolver e compartilhar. A seguir, veremos cada uma delas.
Metodologia Canvas
1. Conceber o plano
Nesta etapa, são respondidas estas seis perguntas fundamentais sobre o projeto: “Por quê?”; “O quê?”; “Quem?”; “Como?”; “Quando?”; e “Quanto?”.
Essas perguntas são desdobradas em 13 componentes, ou seções, que compõem o Canvas, conforme demonstrado na figura 5. A equipe deve trabalhar nessas seções para buscar respostas completas, concisas e integradas.
Clique nas seções, que estão separadas por cores para visualizar as perguntas.
O modelo apresenta procedimentos detalhados para o preenchimento de cada uma das 13 seções baseando-se na técnica SMART.
2. Integrar o plano
O foco é entender as conexões do modelo. A integração dá coesão e um maior sentido ao conteúdo das 13 seções e é conduzida pelo gerente do projeto e pela equipe por meio de um protocolo de integração em oito passos.
São revisadas sequencialmente as justificativas, assim como o objetivo, os requisitos, os stakeholders externos,a equipe, as premissas, as restrições, os riscos e o cronograma e o orçamento em alto nível, dando um viés mais dinâmico ao processo de composição do plano do projeto.
3. Resolver problemas e pendências do plano
É o momento de atacar os pontos de conflito, obter informações até então não confirmadas e avaliar inúmeros pontos de fragilidade do projeto. Nesse momento, o valor e a pertinência do projeto são colocados em discussão, para que não haja dúvidas de que os benefícios que gerará justificarão os recursos que serão consumidos para realizá-lo.
4. Comunicar e compartilhar o plano
Nesta etapa, os envolvidos são comunicados sobre o modelo para que o projeto seja adotado e para que haja o comprometimento necessário para viabilizá-lo. É possível que ele seja feito com mais formalismo e mais detalhes, se necessário.
Definição de escopo de projeto
Os objetivos e a produção de resultados com padrão de qualidade determinam a sobrevivência e a competitividade da organização moderna.
O planejamento dinâmico é o processo que cria e articula as condições para um desempenho inteligente, criando novos estágios de desenvolvimento, maximizando os recursos e organizando os processos.
O escopo é o documento formal que descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciar o projeto.
Devem estar documentados, entre outros itens:
· Título do projeto
· Nome da pessoa que elaborou o documento
· Nome do patrocinador
· Nome do gerente do projeto (stakeholder)
· e suas responsabilidades
· Organograma
· Nome dos integrantes da equipe do projeto
· Descrição, objetivos e justificativas do projeto
· Produto do projeto
· Alocação financeira
· Registro de alterações no documento
Custos/aquisições/viabilidade
Registra-se o custo estimado do projeto, com todos os custos diretos e indiretos previstos e a soma de todos os tipos de despesas.
Uma maneira de simplificar o registro dos custos de um projeto é estruturá-los por entrega, sendo que o custo de cada entrega poderia ser desdobrado em outros elementos (como mão de obra, por exemplo, ou matéria-prima).
É preciso analisar também os riscos, pois, se forem elevados, reservas de contingência deverão ser consideradas. 
Também é possível decompor os custos em outras categorias, como trabalho, materiais e contratações.
Qualidade
Qualidade se define como o atendimento aos requisitos do cliente. É o cumprimento dos processos a fim de garantir que o projeto produza aquilo que foi criado para produzir.
Para garantir que o produto, serviço ou resultado final de um projeto seja entregue, é necessário pensar em seus componentes, ou seja, nas suas entregas, as quais garantirão a conclusão do projeto.
Entender a lógica do projeto é um dos papéis e uma das responsabilidades do stakeholder, assim como promover uma comunicação clara e coerente para que as demais partes envolvidas consigam compreender os objetivos das entregas, mesmo que para isso seja necessário agrupá-las, simplificando os processos.
Comunicação e memória
A comunicação é um elemento vital para o desempenho eficaz de um projeto. Ela acontece em todas as suas fases e envolve todas as partes interessadas, como o cliente, o gerente e a equipe envolvida.
Na memória do projeto, ficam registrados todos os fatos ocorridos com relação a cronograma, custos, prazos, riscos, mudanças e alterações. A organização pode utilizar o que aprendeu anteriormente para promover uma melhora significativa na execução dos projetos seguintes.
Riscos
A probabilidade de haver risco durante a elaboração e a execução do projeto deve ser considerada e mensurada de acordo com o grau.
Exemplo:
Ao se analisar um risco, é preciso considerar alguns elementos. Veja:
Documentos do projeto
Identificação do público-alvo
Para que se possa dar início a determinada ação de um projeto, é preciso primeiramente identificar o público ao qual ele se destina, ou seja, o seu público-alvo. Isso aumenta as chances do bom desenvolvimento de um projeto e o seu sucesso.
A escolha do público-alvo está relacionada com o conhecimento do tipo de público que se quer atingir com determinada ação. Para atingir esse público, é necessário primeiramente identificá-lo; e, para isso, algumas reflexões são relevantes.
Quem eu quero atingir?
Qual faixa de idade quero atingir?
Quais clientes quero atingir?
Quando?
Por quê?
Pode-se partir de uma listagem mais geral e complementá-la, refletindo sobre necessidades mais específicas, se for o caso. Assim, obtém-se um norte mais assertivo.
Exemplo:
Quem eu quero atingir, ou seja, quem são as pessoas que eu quero atingir?
O quê? O que essas pessoas consomem e com que frequência? Onde fazem compras? O que fazem após as compras? Quando? Em que período do dia? Por que escolhem determinado produto ou serviço?
As questões específicas que identificam o público-alvo, e que podem passar por adequações ao longo do tempo, são primordiais no planejamento. Determiná-lo de modo completo certamente ajuda a estruturar melhor os objetivos.
Vejamos um exemplo de marketing
A partir da determinação do público-alvo, uma empresa pode traçar metas para atingir determinada faixa do mercado. Então, todo empresário precisa saber em quem quer focar as estratégias do seu negócio.
Fazer uma divulgação adequada de marketing para as pessoas certas não apenas ajuda a propagar melhor a mensagem da empresa como resulta em ações com custos mais baixos. Além disso, a escolha do público-alvo tem relação direta com a aceitação de produtos e serviços.
Se uma empresa não conhece os seus clientes, como poderá desenvolver melhores produtos e aperfeiçoar seus serviços?
Entender as características daqueles que buscarão o que a empresa oferece é fundamental para desenvolver produtos que atendam às expectativas dos clientes e que os satisfaçam.
Lembre-se de que a definição de público-alvo não envolve apenas as estratégias de marketing da empresa: ela envolve o público que determinada ação de um projeto atinge, quem se quer atender.
Relação e formas de comunicação com o público-alvo
Além de definir o público-alvo de um projeto, é preciso estar atento também à relação e às formas de comunicação com esse público. Saber o que comunicar e para quem, além de estabelecer uma boa relação com o público-alvo, é essencial para manter os rendimentos da empresa.
Sendo assim, o técnico em administração, ao participar do desenvolvimento de projetos na sua empresa, deverá estar atento aos objetivos traçados com relação ao público-alvo, o que significa que deverá estar atento também aos canais de comunicação com esse público.
E-mails institucionais, intranet, internet, televisão e redes sociais são poderosos aliados para se obter um melhor desenvolvimento da comunicação entre o produto ou serviço e o público que se quer atingir, por meio de propagandas, comunicados, informativos etc. No entanto, esses meios devem ser adequadamente utilizados, porque o seu mau uso pode ter efeitos opostos.
Alguns elementos podem indicar o que se quer comunicar ou remeter ao projeto ou ao grupo responsável pela comunicação. Um logo ou uma marca, por exemplo, funcionam como uma assinatura, o que pode gerar credibilidade ao longo do tempo e a fidelidade do público-alvo. A maçã mordida da marca Apple é um exemplo disso.
Estar atento a propagandas, slogans, figuras e outras formas utilizadas pelas empresas na comunicação com seu público favorece o cumprimento dos objetivos do seu projeto. Isso pode também favorecer a empresa como um todo, qualificando seus processos e ampliando seus negócios.
No que diz respeito à comunicação aplicada à gestão de projetos, é importante perceber que uma comunicação eficiente e eficaz é fundamental para o sucesso da gestão de projetos. Um alto grau de comunicação pessoal e a escrita no início do projeto são de suma importância para a concretização de um trabalho com foco e qualidade. Isso promove a construção da equipe, o desenvolvimento de boas relações de trabalho, o estabelecimento de expectativas e a definição das metodologias de trabalho a serem aplicadas durante odesenvolvimento do projeto.
A preocupação com a satisfação do cliente deve estar presente durante o processo de desenvolvimento do projeto, o qual exige um processo de comunicação contínua. Isso mantém os envolvidos informados e determina se as expectativas mudaram ou se ocorreu alguma outra alteração. Com isso, a equipe demonstrará a importância de sua participação na construção e no desenvolvimento do projeto.
A comunicação pode ser feita de diferentes maneiras, como: comunicação pessoal, reuniões, apresentações, relatórios e documentação, uso de tecnologia (comunicação oral).
O acompanhamento e o gerenciamento do projeto são realizados por meio dos seguintes processos de comunicação:
· e-mail;
· publicação na web;
· memorandos;
· documentos impressos;
· reuniões com ata lavrada;
· reuniões por videoconferência;
· mensagens de voz;
· software de rede.
É importante ter certos cuidados durante o processo. Veja:
· As informações do projeto devem ser atualizadas constantemente, incluindo custos e prazos.
· Toda e qualquer mudança no projeto deverá ser comunicada por escrito ou por e-mail para posterior registro de memória do projeto, sendo emitida pelo gerente do projeto (stakeholder) e transmitida a todos os demais membros da equipe.
· A comunicação pessoal escrita é feita por e-mails, memorandos, cartas internas e externas, devendo ser sempre clara e concisa. Deve ser utilizada principalmente para informar, confirmar ou solicitar algo.
· Reuniões devem ser agendadas sempre que necessário para alinhar as informações durante o projeto.
As reuniões são outro meio de comunicação muito utilizado e importante para a elaboração e acompanhamento dos projetos. As mais usuais são as seguintes:
Reunião de status – Tem como propósito de informar, identificar problemas e estabelecer tarefas, considerando os assuntos tratados nas reuniões anteriores, como custos, cronograma, escopo do trabalho, ações corretivas, oportunidades de melhorias, etc.
Reunião de resolução de problemas – É realizada com o propósito específico de resolver e solucionar um problema potencial, identificar as suas causas, coletar dados, avaliar soluções, revisar o plano de elaboração do projeto e propor ações de melhoria.
Reunião de análise crítica – É uma reunião técnica entre o gerente do projeto e o cliente. Nela, ocorre a apresentação do projeto, de acordo com as especificações do cliente, e são verificadas e analisadas todas as suas etapas. Verificam-se ainda a fase em que se encontra, o seu desenvolvimento, as suas entregas, os seus custos e o cumprimento de prazos.
Após a realização da reunião e do seu registro em ata, as informações são atualizadas e transmitidas para os demais membros da equipe. Também são comunicadas mudanças ou alterações que se fizerem necessárias, gerando-se novos registros de documentos (novos relatórios, atualização do cronograma, atualização dos custos).
Portanto, para garantir o sucesso de um projeto, em qualquer setor da empresa, primeiramente devem-se identificar as necessidades do público-alvo. Este, no caso do técnico em administração, poderá ser formado por clientes externos ou internos (colegas de empresa).
Antes de tudo, é preciso selecionar a faixa da população que se quer atender. Pesquisar, observar e analisar essa população permite que se percebam suas características e necessidades e que ela seja atendida nos objetivos do projeto, traçando metas a serem cumpridas em todas as etapas.
Noções básicas de estatística
Coleta e exposição de dados e modelos estatísticos
Você já pensou sobre o uso da estatística na administração?
“Na administração, os métodos estatísticos podem ser empregados para o planejamento e o controle da produção, visando à implantação de técnicas administrativas eficientes que garantam menores custos e maiores lucros, na estimação de receitas, previsão de estoques e de demandas, e, principalmente, ao conhecimento do mercado e de seu cliente” (IGNÁCIO, 2010, p. 10).
Para entender melhor, pense no seguinte exemplo: suponhamos que você deseje pesquisar o aumento de vendas da empresa em que trabalha fazendo um comparativo mês a mês de um ano para outro. Para isso, é preciso organizar os elementos presentes.
Observe alguns deles:
· A população ou o universo da pesquisa (vendas cadastradas no sistema da empresa, no caso)
· O período de verificação dos dados (de janeiro a março dos anos que você deseja comparar, por exemplo)
· Escolha do modo de coleta dos dados
· Definição da maneira como os dados serão expostos
· Para determinar esses elementos, é preciso conhecer alguns instrumentos básicos da estatística.
Segundo Crespo (2002, p. 13), a “estatística é uma parte da matemática aplicada que fornece métodos para a coleta, organização, descrição, análise e interpretação de dados para a sua utilização na tomada de decisões”.
No dia a dia, encontramos diversos tipos de conjuntos de dados. No contexto de uma empresa, por exemplo, temos a quantidade, a idade e o salário dos funcionários, entre outros.
Todos esses conjuntos contêm informação sobre algum grupo de indivíduos ou o comportamento de um processo ou produto. As possíveis diferenças dentro desses conjuntos determinam a variação que está sempre presente na análise de dados. A estatística utiliza técnicas que avaliam essas variações e obtém informações por meio delas (TAVARES, 2011).
Para compreender as técnicas da estatística, algumas definições são importantes.
Também é importante destacar que a estatística se divide em duas áreas:
Estatística descritiva: coleta, organização e descrição de dados.
Estatística inferencial (indutiva): análise e interpretação de dados já coletados.
Coleta e exposição de dados
Há diferentes tipos de dados.
Coleta de dados
Segundo Crespo (2002), a coleta de dados pode ser classificada de duas maneiras:
1. Direta: os dados são coletados pelo próprio pesquisador por meio do levantamento de registros (contracheque/holerite, notas fiscais, livro-caixa etc.) ou diretamente por entrevista, questionário ou outro.
2. Indireta: os dados são obtidos a partir de uma coleta direta já realizada, ou do conhecimento prévio sobre os fenômenos relacionados ao fenômeno estudado. Em uma pesquisa sobre o estoque de mercadoria, por exemplo, os dados são extraídos dos balanços da empresa.
A coleta indireta gera dois tipos de dados: 
Dados absolutos são aqueles que se obtêm diretamente da fonte, sem nenhuma manipulação, apenas contagem ou medida. 
Dados relativos são obtidos por meio de cálculos matemáticos, ou seja, são resultado de especificações por quociente (razões) a partir dos dados absolutos.
Os dados relativos podem ser obtidos, em geral, por meio das seguintes medidas matemáticas:
Proporção mede a ponderação de uma medida, ou a sua participação proporcional, em relação ao seu conjunto. Exemplo: Há 90 funcionários em uma empresa, e 45 deles trabalham na produção. Qual é a proporção dos funcionários da produção com relação a todos os funcionários?
Índice é a razão entre duas grandezas. Exemplo: A renda per capita é a renda média de cada habitante de um determinado lugar.
Coeficiente é a razão entre o número de ocorrências de um evento e o número total. Exemplo:
Taxas são os coeficientes multiplicados por uma potência de 10 (10, 100, 1.000), o que torna o resultado mais legível. Exemplo:
Exposição de dados
A escolha do modo mais adequado para apresentar os dados obtidos ao longo de um estudo deve ter por objetivo facilitar o seu entendimento. Gráficos ou tabelas podem ser usados para expor os dados da maneira mais simples e objetiva possível.
Tabelas
A tabela é utilizada para organizar, de forma lógica, os dados de uma observação. Uma tabela compõe-se de:
Corpo: linhas e colunas compostas pelos valores dos dados coletados.
Cabeçalho: posicionado na parte superior da tabela, especifica o conteúdo de cada coluna.
Coluna indicadora: descreve o conteúdo das linhas.
Casa ou célula: espaço destinado a uma só informação.
Título: conjunto de informações sobre a tabela que deve responder às seguintes perguntassobre os dados: “O que são?”; “Qual período representam?”; e “Onde estão localizados?”. Localiza-se no topo da tabela.
É possível apresentar esses dados em uma tabela, de maneira organizada. Veja a figura 1.
Gráficos
O gráfico estatístico é uma maneira de apresentar os dados estatísticos. Seu objetivo é produzir uma impressão mais rápida e viva do fenômeno em estudo.
Existem diversos tipos de gráfico. Os mais comuns são o de colunas, o de linhas e o circular.
Para representar a tabela do exemplo anterior (salários dos funcionários do setor de logística), utilizamos um gráfico de linhas com indicação nominal ordenada de cada unidade pesquisada no eixo horizontal e o valor da unidade pesquisada no eixo vertical.
Modelos estatísticos
Segundo Walter (2000),
Os modelos estatísticos são representações de situações reais por equações matemáticas, por figuras como gráficos, por números de resumo, como tabelas e taxas, e outros (...). A finalidade dos modelos é auxiliar na compreensão dos problemas, resumindo-os e focalizando aspectos específicos. São utilizados para representar ideias e conceitos.
Um modelo estatístico se assemelha a um mapa, que é uma representação simplificada do caminho real que se deve seguir.
Modelos estatísticos são equações matemáticas que representam situações reais pela relação entre as variáveis de efeito. Essas variáveis são elementos que exercem influência sobre determinada situação, assim como a saúde de uma pessoa, por exemplo, tem influência sobre seus gastos com remédios.
Tais modelos expressam o efeito das relações por meio de fórmulas matemáticas. As situações reais são as variáveis de resposta (Y), pois são as respostas das interações entre as variáveis de efeito (X).
Se gastos com remédios fossem a variável resposta Y, por exemplo, a saúde seria uma variável de efeito X. O estado de saúde de uma pessoa influencia os seus gastos com remédios.
Outras variáveis também podem explicar os gastos de uma pessoa com remédios. Elas serão outras variáveis de efeitos que poderão ser acrescentadas ao modelo.
É possível verificar todas as variáveis que influenciam um fenômeno?
Não. Existirão inúmeras variáveis respostas que não será possível especificar em um modelo. Elas são consideradas um erro e serão representadas de forma conjunta pela letra grega épsilon (ε).
Então, o efeito de X sobre Y pode ser expresso por meio de um modelo matemático. Veja:
Para escolher um modelo que represente em equações matemáticas as relações entre X e Y, é preciso verificar diversos fatores, como a natureza das variáveis de efeito, o tipo de relação entre X e Y e as suposições sobre o erro (ε). épsilon
Os modelos são utilizados para prever situações e auxiliam, assim, na tomada de decisões.
Exemplo:
Como se pode prever o aumento na demanda de sorvete?
O aumento na demanda de sorvete é a situação real (Y), e as variáveis de efeito são as situações que, por hipótese, terão efeito sobre a demanda.
No caso, as variáveis são:
Preço (X1) – Quanto mais baixo for o preço, maior será o número de pessoas dispostas a comprar e em maior quantidade.
Estação do ano (verão/inverno) (X2) – No verão, a venda de sorvetes é maior.
Renda da população (X3) – Quanto maior for a renda, maior poderá ser o gasto com sorvetes.
Qualidade (X4) – Uma maior qualidade do produto faz com ele que tenha mais procura.
Propaganda (X5) – A propaganda aumenta a visibilidade do produto e passa credibilidade.
Erro (ϵ) épsilon – Há ainda outras variáveis que podem influenciar a demanda por sorvete.
Neste exemplo, pode-se utilizar uma regressão linear simples1 para medir como o preço, a estação do ano, a renda da população, a qualidade e a propaganda influenciarão o aumento da demanda de sorvete.
Medidas de posição e dispersão
Neste material, abordaremos os cálculos matemáticos utilizados na estatística para medir os dados. Esses cálculos fornecem diversas informações sobre os dados.
Antes de entendermos os cálculos, é importante salientar que os dados podem ser apresentados de duas maneiras: agrupados ou não agrupados.
Os dados não agrupados são os valores que aparecem de maneira individual. Suponhamos, por exemplo, que você vá medir os alunos de uma turma para verificar a altura de cada um. Os dados obtidos podem ser expostos de forma não agrupada, como mostra a figura 1.
Os dados agrupados são os valores que são agrupados em classes. Veja na figura 2 como os dados da altura das crianças podem ser agrupados dessa maneira.
Atenção - Os conteúdos trabalhados nos tópicos a seguir abordarão as medidas de posição e dispersão somente para dados não agrupados.
Medidas de posição para dados não agrupados
As medidas de posição indicam a localização de dados.
Para que os conceitos das medidas fiquem bem claros, trabalharemos com eles de forma prática. Partiremos de um caso hipotético para ilustrar as funções de um auxiliar de recursos humanos.
Imagine a seguinte situação: você é auxiliar de recursos humanos em uma empresa, e seu chefe pediu que você fizesse o levantamento do salário dos dez funcionários que trabalham no setor de logística. Você deverá determinar os valores em salários-mínimos.
Salário de cada funcionário: Arnaldo recebe 2 salários-mínimos; Bernardo recebe 2 salários-mínimos; Carlos recebe 5 salários-mínimos; Daniel recebe 4 salários-mínimos; Evandro recebe 8 salários-mínimos; Filipe recebe 9 salários-mínimos; Guilherme recebe 7 salários-mínimos; Horácio recebe 2 salários-mínimos; Ivan recebe 1 salário-mínimo; e João, 6 salários-mínimos.
De modo organizado, podemos apresentar os dados da seguinte forma:
Xi é uma variável aleatória que indica os salários dos funcionários do setor de logística. As observações assumiram os valores 2, 2, 5, 4, 8, 9, 7, 2, 1 e 6 salários-mínimos.
Rol
O rol é a forma de organizar os dados e de apresentá-los em ordem crescente ou decrescente.
A determinação do rol crescente, na forma de conjunto, fica assim:
X = {1, 2, 2, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9}
A variável Xi assume oito valores.
Logo, pode-se determinar que N = 10 (número de observações).
Moda (Mo)
Moda (Mo) é o dado que mais vezes aparece na amostra. Isso significa que tem a maior frequência absoluta f (número de repetições) entre as N observações.
Observando a figura 4, pode-se perceber que a moda do conjunto é 2, pois esse é o valor que mais se repete no conjunto (f = 3) (Arnaldo, Bernardo e Horácio).
A determinação de Mo = 2 mostra que é maior o número de funcionários que recebem 2 salários-mínimos.
Se a maior frequência estiver associada a mais de um valor de Xi , então a distribuição terá mais de uma moda. Ela poderá ser bimodal (dois valores de Xi apresentam a maior frequência); trimodal (três valores de Xi apresentam a maior frequência); ou multimodal (vários valores apresentam a maior frequência). Ainda pode ser amodal, sem moda, sem valores repetidos.
Para observar mais facilmente o dado que mais aparece, devem-se ordenar os dados em rol.
Média (X̅)
A média é uma medida de tendência central cujo objetivo é determinar uma possível localização, o espaço do conjunto que deu origem à média.
A média X é representada pelo símbolo X̅, tal que:
A letra grega sigma (∑) representa um somatório.
Na equação, fi é o número de repetições da observação; e Xi são as observações. Podemos então chamar fi de frequência absoluta de Xi. N é o total de observações do rol.
Vamos agora calcular a média do exemplo.
Em média, cada trabalhador recebe 4,6 salários-mínimos.
De acordo com a fundamentação teórica, a média é um fator de localização do conjunto, fazendo com que 4,6 salários-mínimos sejam, mesmo que simbolicamente, a melhor representação de salário por trabalhador.
Mediana (Md)
Mediana (Md) é a medida que ocupa a posição central do rol. Ela divide o conjunto original em dois conjuntos de mesmo tamanho. Geram-se dois subconjuntos de mesmo número de observações, ou seja, 50% dos dados são superiores à mediana, e 50% são inferiores.
Para calcular a mediana, devemos seguir estes passos:
1.º Colocar os valores em ordem crescente ou decrescente.2.º Encontrar a posição central da amostra por meio da equação (n + 1) / 2.
No nosso exemplo, as dez observações já estão em ordem crescente.
Para encontrarmos a posição central, devemos usar esta equação:
A posição 5,5 está entre a 5.ª e a 6.ª posições. Portanto, calcula-se a média entre os valores que ocupam essas posições, desta maneira:
Desses dados, 50% são inferiores a 4,5 (1, 2, 2, 2, 4); e 50% são superiores a 4,5 (5, 6, 7, 8, 9).
Medidas de dispersão de dados não agrupados: variância (var) e desvio-padrão (dp)
Na estatística, há ferramentas que permitem conferir se os valores de um conjunto de dados estão espalhados ou mais agrupados, bem como averiguar a distância entre esses valores. Tais ferramentas são conhecidas como medidas de dispersão, sendo as principais a variância e o desvio-padrão.
E o que cada uma delas representa?
Variância (var)
Variância (var) é uma medida de dispersão que resulta da média dos quadrados dos desvios. Os desvios (di) são as distâncias entre a média do conjunto e os valores das observações.
As expressões para calcular as variâncias populacionais são estas:
A variável aleatória Xi determina o número salários-mínimos por trabalhador. Dez trabalhadores foram consultados, e as observações assumiram os valores 1, 2, 2, 2, 4, 5, 6, 7, 8, e 9 salários-mínimos.
Sabendo que a média X̅ = 4,6, podemos calcular os desvios, pois estes são resultado de Xi menos a média dos dados.
Vamos agora calcular o quadrado dos desvios:
Agora, podemos calcular a variância:
Quanto menor for a variância, mais próximos os valores estarão da média; e quanto maior ela for, mais os valores estarão distantes da média.
Desvio-padrão (dp)
O desvio-padrão é representado pelas letras dp. O dp é a raiz quadrada da variância.
Como os valores originais não são quadráticos, é preciso retirar a raiz quadrada da variância como fator de correção. O desvio-padrão tem a mesma unidade de medida da variável de estudo.
Temos, então:
O valor que define um desvio-padrão para mais ou para menos em torno da média (dispersão) é 2,69 salários-mínimos por trabalhador. Como esse número representa uma expectativa de variabilidade em torno da média, então sua interpretação pode assumir valores decimais.
O número médio de salários-mínimos por trabalhador entre os dez consultados é de 4,6 salários-mínimos, com 2,69 salários-mínimos para mais ou para menos.
Quanto menor for o desvio-padrão, mais os valores da variável se aproximarão de sua média, ou seja, os dados estarão mais agrupados.
Quanto maior for o desvio-padrão, mais significativa será a heterogeneidade entre os elementos de um conjunto, ou seja, os dados estarão mais espalhados ou dispersos.
No nosso caso, quanto menor for o desvio-padrão, mais homogêneos serão os salários dos funcionários, ou seja, os funcionários receberão salários mais parecidos. E, quanto maior for o desvio-padrão, maior será a diferença salarial entre os funcionários da empresa.
QUIZ
Referências bibliográficas
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