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Introdução à TEORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO Material fornecido pelo Prof. José Carlos Barbieri e complementado pelo Prof. Julio Cesar Wunderlich. UNIFAMMA - TGA I 2 INTRODUÇÃO Você já deve ter ouvido que o homem é um ser social, um ser gregário. E o que isto significa? Significa que o homem tende a viver em sociedade, a organizar-se em grupos. Desde os primórdios da humanidade o ser humano se reunia, primeiramente em grupos familiares, depois em bandos, tribos etc. Se observarmos ao nosso redor, percebemos que durante toda a nossa vida somos participantes de algum tipo de organização: uma escola, uma faculdade, um time de futebol, uma igreja, um grupo de música, exército, empresas etc., ou seja, na moderna sociedade os seres humanos se reúnem em diversos tipos de organizações para que, com isto, possam atingir diversos objetivos. Assim sendo, as organizações, vistas como grupos, existem desde que o homem existe sobre a face da terra. Atualmente, em nossa sociedade existem diversos tipos de organizações, com ou sem fins lucrativos. Os objetivos buscados por estas organizações não poderiam ser alcançados pelos indivíduos isoladamente, ou, pelo menos, não de maneira tão eficiente quanto aquela conseguida através das organizações. Percebemos, então, que a vida das pessoas depende das organizações e estas mesmas organizações dependem do trabalho das pessoas, sem as quais a existência das organizações não se justificaria, pois o objetivo das organizações é, em última análise, atender às necessidades humanas, seja através do trabalho que ela possibilita ou das necessidades que ela atende. Nós nascemos, vivemos, somos educados, tratados, nos divertimos e morremos dentro de organizações. Por serem extremamente diversificadas e heterogêneas, pois existem organizações dos mais variados tipos, tamanhos, complexidade, fins e objetivos, as organizações, quando atingem um certo tamanho, precisam ser adequadamente administradas para que possam atingir seus objetivos, ou seja, elas precisam de uma condução racional e adequada a fim de caminharem rumo aos seus objetivos, para que possam continuar a existir e crescer. Nos dias atuais, com a globalização, a Administração é uma das áreas do conhecimento humano mais complexas e desafiantes. Em toda organização em que um administrador se propuser a trabalhar, ele irá desempenhar as suas funções coordenando e liderando equipes, diagnosticando e solucionando problemas, elencando ameaças e oportunidades para a empresa por ele administrada, tudo isto de forma particular para cada organização, pois cada uma delas é um ente particular, único, com características próprias. Portanto, problemas e soluções em uma organização não serão necessariamente os mesmos em outra. Com isso, um administrador bem sucedido em uma organização não será necessariamente bem sucedido em outra, pois as oportunidades, ameaças, cultura organizacional, estrutura empresarial, objetivos etc. são outros, que exigem um tratamento particular e diversificado. Por isso, “velhas receitas” não são garantia de sucesso! Como exemplo disto temos os técnicos de futebol que num clube (organização) são vitoriosos, bem sucedidos e, noutro, não conseguem o mesmo sucesso, chegando, às vezes, a não vencer um só jogo e, quando são transferidos para um terceiro clube, voltam a vencer, mesmo com jogadores não tão talentosos quanto aqueles do clube anterior. Por isso, quando uma empresa vai selecionar executivos e administradores, ela os submete a uma bateria de testes que avalia seus conhecimentos técnicos e administrativos, seu equilíbrio emocional, seu comportamento diante de situações adversas, sob pressão, como trabalha ou trabalhou em equipes, seus sucessos e fracassos anteriores, e, mais importante, como lidou com estas situações, pois tudo isto vai influenciar diretamente em seu desempenho enquanto administrador. Assim, a conclusão óbvia é a de que Administração não é coisa mecânica que dependa de certos hábitos físicos que devem ser superados ou corrigidos a fim de obter o comportamento correto. Pode- se ensinar o que um administrador deve fazer, mas isso não o capacitará efetivamente a fazê-lo em todas as organizações. O sucesso de um administrador na vida profissional não está inteiramente correlacionado com aquilo que lhe foi ensinado, com o seu brilhantismo acadêmico ou com o seu interesse pessoal em praticar o que lhe foi ensinado nas escolas. Esses aspectos são importantes, porém estão condicionados a características de personalidade e ao modo pessoal de agir de cada um. O conhecimento tecnológico da Administração é importantíssimo, básico e indispensável, mas depende sobretudo da personalidade e do modo de agir do administrador. Há pelo menos três tipos de habilidades necessárias a um bom administrador: • Habilidades técnicas: consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para a realização de suas tarefas específicas, por meio de sua instrução, experiência e educação. Ao fim do curso os alunos terão uma bagagem importante de habilidades técnicas, como finanças, produção, marketing, sistemas de informação, contabilidade, recursos humanos etc., que os UNIFAMMA - TGA I 3 auxiliará a entrarem no mercado e desempenharem suas funções, enquanto administradores, de maneira mais eficiente. A maioria dos indivíduos para poder atingir seus objetivos utiliza-se de uma infinidade de habilidades técnicas. Estas habilidades fornecem os meios necessários para que o profissional possa desenvolver as tarefas necessárias à consecução dos objetivos propostos, contudo elas vão perdendo a importância de acordo com a elevação no nível hierárquico da empresa, pois este profissional terá preocupações mais amplas que os níveis menos elevados, que são mais especializados e menos amplos que os níveis mais elevados. Mas a importância destas habilidades não pode ser desprezada, pois são elas que oferecem os meios necessários ao indivíduo ascender hierarquicamente na organização e dão condições de avaliar o desempenho dos subordinados. • Habilidades humanas, de comunicação ou interpessoais: consiste na capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas, comunicar, compreender suas atitudes e motivações e aplicar uma liderança eficaz. Estas habilidades indicam a maneira como o administrador trabalha ou lida com as pessoas. Ao contrário das habilidades técnicas, esta habilidade é vital para o administrador em todo e qualquer nível hierárquico que se encontre, pois, por lidar com pessoas, precisa entender e se fazer entender adequadamente, precisa coordenar esforços, liderar equipes, convencer e motivar pessoas etc. • Habilidades conceituais ou de decisão: são aquelas que possibilitam o reconhecimento e compreensão das questões complexas, dinâmicas e conflitantes nas quais as organizações estão permanentemente inseridas. Possibilita identificar, compreender e lidar com o enorme emaranhado de reflexos e inter-relações das decisões nas organizações. Esta habilidade é muito importante aos executivos do topo das organizações, pois lhes possibilita entender toda a complexidade de sua empresa, a inserção e importância desta no contexto externo. Estas três habilidades básicas são necessárias a todo e qualquer administrador. Não é possível um bom administrador que entenda ou se dedique especificamente a uma ou outra habilidade. O que varia é a quantidade de tempo que o administrador dedica a cada uma delas em função do nível hierárquico que ele ocupa na organização. Contudo, as habilidades e a compreensão de cada uma delas é imprescindível a um bom administrador. Paralelamente a estas habilidades, um bom administrador, qualquer que seja sua função, para poder conduzir sua organização aos seus objetivos, sempre assume papéis. Segundo Mintzberg (apud Stoner, 1999) o trabalho dosvários administradores é muito similar. Todos os gestores possuem autoridade formalizada sobre os subordinados e passam a possuir um status proveniente desta autoridade formal. Para Mintzberg (apud Stoner, 10:1999) “todos os administradores representam uma série de papéis interpessoais, de informação e de decisão”. O ambiente dinâmico e imprevisível que os administradores enfrentam no seu dia a dia obriga-os a serem capazes de compreender e representar papéis apropriados a cada situação e a terem flexibilidade para, rapidamente, trocar de papel, tão logo se perceba a necessidade. Somente assim poderão ser eficazes. Um administrador pode exercer as mais variadas funções em uma organização, em função da complexidade desta, de suas políticas, setor, tamanho, legislação pertinente etc. Algumas destas funções seriam: administração da produção, administração financeira, administração de pessoal ou RH e variantes, dependendo dos pontos acima expostos. Mas, independente da função administrativa exercida pelo profissional de administração na organização, o processo administrativo será basicamente o mesmo, para qualquer que seja a organização, seu tamanho, complexidade, bem como o nível hierárquico do indivíduo na mesma. Processo administrativo Planejar, Organizar, Dirigir (Liderar) e Controlar. Planejar: é a tentativa de se antecipar aos fatos, possibilitando com isso definir os recursos necessários, como adquiri-los e utilizá-los de maneira mais eficiente possível. Através do planejamento se determina onde se quer chegar e qual o caminho a ser seguido, ou seja, qual a maneira mais eficiente para atingir os objetivos e ser eficaz.1 O desempenho de um administrador é medido não somente pela sua eficácia, mas também pela sua eficiência na utilização dos recursos necessários aos objetivos perseguidos. Organizar: é através desta função que a empresa eficaz é menos ou mais eficiente, pois é através da organização que os insumos serão alocados e distribuídos adequadamente às pessoas, setor, departamento 1 Eficácia: é fazer a coisa certa, atingir o objetivo. Eficiência: é a maneira como se faz as coisas, a melhor maneira de fazer as coisas. UNIFAMMA - TGA I 4 incumbido das tarefas ou atividades necessárias aos objetivos propostos. Dirigir (Liderar): hoje o termo mais adequado é liderar e não dirigir, pois liderar significa motivar, influenciar os membros do grupo a realizar as tarefas a eles propostas, e, como se diz, administrar é fazer as coisas através das outras pessoas. A liderança, através da motivação, do convencimento e do envolvimento possibilita um grau de eficácia e eficiência muito maior às organizações. Controlar: é através do controle que o administrador realmente exerce a administração, pois ele assegura que aquilo que foi planejado, ou seja, o que foi estabelecido na fase do planejamento, seja efetivamente atingido e que qualquer desvio nos rumos ou objetivos propostos sejam prontamente detectados e tomadas as devidas medidas de correção. Para tanto é preciso estabelecer padrões de desempenho, medir o desempenho da empresa, comparar este desempenho com históricos ou padrões e assim, caso seja necessário, tomar as medidas corretivas. O SURGIMENTO DA TEORIA ADMINISTRATIVA Alvarez, M.E.B. Manual de Organização, Sistemas e Métodos in Gualazzi, I.L. Homepage com textos diversos sobre administração. Chiavenato, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 5a edição. Rio de Janeiro: Campus, 1999. Megginson, L.C. e outros. Administração – Conceitos e Aplicações. 4a edição. São Paulo: Harbra, 1998. Como já foi visto, o ser humano é, por definição, gregário, pois sua unidade natural de existência é o grupo. Neste sentido, apareceram, no decorrer da história, provas da preocupação com o administrar quando organizações (ou agregados organizados) atingiram proporções consideráveis no que diz respeito ao número de pessoas envolvidas. Assim sendo, pode-se afirmar que a Administração, seus conceitos e técnicas sempre foram usados, consciente ou inconscientemente. No entanto, o pensamento administrativo se desenvolveu num ritmo lento até o final do século XIX, e isso ocorreu por várias razões: 1. desde o tempo dos filósofos gregos até a Idade Média, e mesmo em um período mais moderno, as atividades comerciais ou industriais não eram aceitas como profissões respeitáveis; 2. os primeiros economistas e cientistas políticos não se preocupavam com os aspectos empreendedores ou administrativos das empresas; 3. os próprios administradores não ajudaram no desenvolvimento da administração, pois consideravam sua profissão uma arte e não uma ciência, explicando que os princípios científicos não podem ser aplicados à administração como o eram nas outras ciências; 4. até quase o fim do século XIX, os negócios eram operados principalmente em bases pessoais e escala reduzida. Todavia, a partir do despontar do século XX surgiu, como um acontecimento histórico da maior transcendência, a chamada “Ciência da Administração” e o desenvolvimento da Administração foi muito rápido, sendo a TGA (Teoria Geral da Administração) uma área recente do conhecimento humano. Para que ela surgisse foram necessários muitos séculos de preparação e muitos antecedentes históricos capazes de permitir e viabilizar as condições indispensáveis ao seu aparecimento. Os Primórdios da Administração A Administração, tal como a encontramos atualmente, é o resultado histórico e integrado da contribuição cumulativa de numerosos precursores, alguns filósofos, outros físicos, economistas, estadistas e, até mesmo, empresários que, no decorrer dos tempos, foram desenvolvendo e divulgando as suas obras e teorias relativas aos seus respectivos campos de atividades. Referências históricas documentam que houve uma evolução gradual na prática administrativa, sendo que muitos desses conceitos são usados até hoje, conforme exemplos a seguir: ♦ Êxodo do Egito - Moisés usou princípios de administração durante o êxodo do Egito, por volta do ano 1250 a.C., quando, seguindo conselhos de seu sogro, escolheu homens capazes e delegou-lhes autoridade como se fossem seus representantes - chefes de UNIFAMMA - TGA I 5 1000, chefes de 100, chefes de 50 e chefes de 10 - que passaram a exercer jurisdição julgando eles mesmos as causas simples, levando a Moisés apenas as mais graves; ♦ Civilizações Antigas - As grandes civilizações da Suméria, da Babilônia, do Egito, da Assíria e da Pérsia tinham administradores experientes, dos quais se exigia um gênio empresarial e organizacional que lhes tornassem capazes de planejar e guiar os esforços de milhares de trabalhadores, como se pode provar por suas realizações: • as muralhas de suas cidades e os canais da Suméria (cujos construtores utilizaram pagamento por mérito); • os jardins suspensos, o sistema de irrigação e os ensinamentos matemáticos e astronômicos da Babilônia; • as estradas e os sistemas de bibliotecas da Assíria; • as grandes cidades e riquezas da Pérsia; • as monumentais construções erigidas no Egito. ♦ Grécia - Os moradores das cidades gregas, já na antigüidade, trabalhavam mediante pagamento por peça nos contratos com o governo. Além disso, o nome Grécia ainda sugere uma visão de arte, arquitetura, literatura e governo civil sofisticados, realizações que exigiram a aplicação de conhecimento administrativo complexo e detalhado. ♦ Roma - A aplicação de conceitos especializados de administração para conceber um sistema militar que é um modelo até os dias de hoje permitiu a Roma o controle de boa parte do mundo, desde a Inglaterra até a Ásia, dando-lhe notoriedade pelo seu sistema de estradas (algumas ainda em uso), por sua elaborada arquitetura de edifícios públicos, suas negociações comerciais,seu governo civil e a Pax Romana (“Paz Romana”). ♦ China - A Muralha da China, os exércitos compactos, o sistema viário intercontinental e o comércio da seda também exigiram conhecimentos de administração. O princípio de especialização (divisão do trabalho) já era usado em 1650 a.C. e a rotação de mão-de- obra já era aplicada desde 400 a.C. ♦ Filósofos - A administração recebeu enorme influência da Filosofia: • Sócrates (470 a.C ~ 300 a.C. - grego) - vê a Administração como uma habilidade pessoal separada do conhecimento técnico e da experiência (enunciado da universalidade da Administração). • Platão (429 a.C. ~ 347 a.C. - grego) - discípulo de Sócrates, deu ao mundo o enunciado do princípio da especialização. • Aristóteles (384 a.C. ~ 322 a.C. - grego) - criador da Lógica e distinguiu três formas de administração pública: Monarquia, Aristocracia e Democracia. • Francis Bacon (1561 ~ 1626 - inglês) - era, também, estadista. Considerado o fundador da Lógica Moderna baseada no método experimental e indutivo, apresentou as bases do princípio da prevalência do principal sobre o acessório (separar experimentalmente o que é essencial do que acidental ou acessório). • René Descartes (1596 ~1650 - francês) - era, também, matemático e físico. Considerado o fundador da Filosofia Moderna, criou as famosas “coordenadas cartesianas” e descreveu os principais conceitos do hoje denominado método cartesiano, o qual foi utilizado pela moderna administração na formulação de vários de seus princípios, como os da divisão do trabalho, da ordem, do controle etc. ♦ Outros filósofos, como Thomas Hobbes (1588 ~1679), Jean-Jacques Rousseau (1712 ~1778), alguns Economistas liberais como Adam Smith (1723 ~1790), Karl Marx (1818 ~ 1883) e seu parceiro Friedrich Engels (1820 ~1895), entre outros, escreveram sobre as relações do Estado, da sociedade e dos mercados, influenciando o pensamento administrativo. ♦ A Igreja Católica - Na medida em que o cristianismo se espalhava e surgiam diferentes seitas, a Igreja Católica Romana precisava definir com mais clareza sua missão, fins, objetivos, diretrizes, regras e regulamentos, assim como sua hierarquia organizacional. Nesse esforço, mesmo tendo desenvolvido um relacionamento altamente centralizado de autoridade e responsabilidade, a estrutura por ela criada UNIFAMMA - TGA I 6 serviu de modelo para muitas organizações que, ávidas de experiências bem sucedidas, passaram a incorporar uma infinidade de princípios e normas administrativas utilizadas na Igreja Católica. ♦ Organização Militar - A organização militar influenciou enormemente o desenvolvimento das teorias da administração ao longo do tempo, conferindo-lhe muitos de seus conceitos e princípios, tais como: • organização linear • unidade de comando (cada subordinado só pode ter um superior) • escala hierárquica (níveis de comando conforme autoridade/ responsabilidade) • Planejamento • Assessoramento (staff) • Direção Influência da Revolução Industrial (1780 ~ 1914) No final do século XIX, o advento da Revolução Industrial e a invenção de maquinário específico (em diversos estágios) trouxeram às organizações econômicas a possibilidade de terem seu contingente humano aumentado. Surgiu, assim, a necessidade de coordenar e, portanto, de administrar não mais atividades numericamente pouco significativas, mas sim a atividade exercida pela grande maioria da população: o trabalho humano. Há que se entender, portanto, a razão pela qual a teoria administrativa nasceu somente no século XX, embora organizações (e até macro-organizações) tenham existido desde sempre. A Revolução Industrial, lenta, mas definitivamente, foi o evento que propiciou o início e o desenvolvimento da Administração como ciência, baseada apenas em cada vez maior especialização do trabalho humano. A par da própria especialização, todas as grandes invenções, num período aproximado de duzentos anos, influenciaram, de forma definitiva, o modo de vida, a sociedade e os valores sociais. Essas invenções, juntamente com o aumento populacional, de um lado, e a demanda de artigos para o consumo da população, de outro, fizeram com que cada vez mais se buscassem formas alternativas de produção para o atendimento de um enorme mercado em ascensão. Esses fatores definem o modo pelo qual o artesão se converteu em operário, sua oficina em fábrica, e o mestre desapareceu para dar lugar ao proprietário. Surgiram as novas indústrias exercendo um poder atrativo muito grande sobre a população rural, que, abandonando as terras, migrou para a cidade provocando, cada vez mais, o aumento da população urbana. Naturalmente, nem todos os artesãos possuíam condições financeiras de adquirirem essas novas máquinas e equipamentos para a instalação de suas próprias fábricas. Este contingente, menos privilegiado, viu como única saída trabalhar para outros proprietários, vendendo, assim, seu conhecimento e sua experiência. Outros, ainda, uniram-se, promovendo associações de pequenas oficinas que se tornaram grandes oficinas mecanizadas que, por sua vez, acabaram se transformando em fábricas. Por outro lado, o novo componente da produção - as máquinas - provocou outro efeito: decresceu o custo da produção. Esse decréscimo proporcionou a vantagem de se reduzirem os preços e, conseqüentemente, o aumento do mercado consumidor. Automaticamente, esse mesmo aumento de consumo forçou as fábricas a utilizarem cada vez mais pessoas em suas frentes de trabalho. A revolução na tecnologia empregada na produção trouxe, também, significativas mudanças sociais. Os antigos artesãos passaram a fazer parte de uma nova classe social - o proletariado. No entanto, as condições totalmente adversas existentes no novo ambiente de trabalho, estimularam a atuação dos sindicatos, herdeiros diretos das antigas corporações de ofício. Foi a força do sindicalismo que, gerando leis de proteção ao trabalhador e, associada ao pensamento socialista desenvolvido no século XlX por Karl Marx e Friedrich Engels, acabou por obrigar o capitalista a redistribuir a alocação dos recursos (materiais versus humanos) e, portanto, a procurar, na otimização do uso dos recursos, novos métodos e processos de racionalização do trabalho, processos estes que metodicamente expostos coincidem com o início do século XX. Para a TGA, a principal conseqüência disso tudo é que a organização e a empresa modernas nasceram com a Revolução Industrial, graças a vários fatores, dentre os quais pode-se destacar principalmente: ♦ a ruptura das estruturas corporativas da Idade Média; ♦ o avanço tecnológico, graças às aplicações dos progressos científicos à produção, com a descoberta de novas formas de energia e a possibilidade de uma enorme ampliação de mercados; ♦ a substituição do tipo artesanal por um tipo industrial de produção. UNIFAMMA - TGA I 7 ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA Livro Base: Introdução à Teoria Geral da Administração, de Idalberto Chiavenato. É assim chamada a Administração, por tentar utilizar-se dos métodos da ciência aplicados à Administração. Sua preocupação original foi tentar acabar com o desperdício e elevar os níveis de produtividade. O principal expoente da Administração Científica foi Frederic Winslow Taylor (1856-1915), americano, que foi operário, capataz, contramestre, chefe de oficina e engenheiro em uma mesma empresa: a Midvale Steel Company. Taylor iniciou seus estudos pelo trabalho do operário, generalizando, após, para toda a administração (caminho de baixo para cima e das partes para o todo). O estudo da contribuição de Taylor para a Administração é dividido em dois períodos: o primeiro período corresponde ao lançamento do livro Administração de Oficinas, em 1903, que cuida das técnicas de racionalização do trabalho, através do estudo dos tempos e movimentos. Neste períodoTaylor dizia que: ♦ o objetivo de uma boa administração era pagar salários altos e ter baixos custos de produção; ♦ era necessário aplicar métodos científicos de pesquisa e experimento para o seu problema global, para formular princípios e processos padronizados que permitam o controle; ♦ os empregados deveriam ser cientificamente colocados em serviços ou postos em que os materiais e as condições de trabalho fossem cientificamente selecionados, para que as normas pudessem ser cumpridas; ♦ os empregados deveriam ser cientificamente adestrados para aperfeiçoar suas aptidões e executar serviços ou tarefas de modo que a produção normal fosse cumprida; ♦ teria que ser cultivada uma atmosfera de íntima e cordial cooperação entre a Administração e os trabalhadores, para garantir a continuidade do ambiente psicológico e possibilitar a aplicação dos outros princípios. O segundo período corresponde ao lançamento do livro Princípios de Administração Científica, em 1911, onde Taylor conclui que a racionalização do trabalho do operário deve ser acompanhada de uma estruturação geral da empresa, tornando coerente a aplicação dos princípios. Nesta obra, Taylor afirma que as indústrias da época padeciam de males, os quais eram reunidos em três grupos: ♦ vadiagem sistemática dos operários, que reduziam a produção a um terço do normal, para evitar redução das tarifas de salários. A vadiagem baseava-se também em três pressupostos: 1. na crença de que o maior rendimento do homem e da máquina resultaria no desemprego de grande número de operários; 2. O sistema defeituoso de administração, que força os operários à ociosidade no trabalho, para proteger os seus interesses; 3. Os métodos empíricos ineficientes, com os quais os operários desperdiçam grande parte do seu esforço e do seu tempo; ♦ desconhecimento, pela gerência, das rotinas de trabalho e do tempo necessário para sua realização; ♦ falta de uniformidade das técnicas ou métodos de trabalho. Apesar de sua atitude pessimista a respeito da natureza humana, já que considera o operário como irresponsável, vadio e negligente, Taylor se preocupou em criar um sistema educativo, baseado na intensificação do ritmo de trabalho em busca da eficiência empresarial, ressaltando a perda que o país vinha sofrendo com a vadiagem e a ineficiência dos operários em quase todos os atos diários. Para Taylor, a improvisação deve dar lugar ao planejamento, acabando com o "achômetro". Ele foi o primeiro a fazer uma análise completa do trabalho, bem como dos tempos e movimentos, estabelecendo padrões preciosos de execução, especializando o pessoal. As máximas de Taylor, ao falar sobre a Administração Científica, são: ♦ "Ciência em lugar de empirismo. ♦ Harmonia em vez de discórdia. ♦ Cooperação e não individualismo. ♦ Rendimento máximo em lugar de produção reduzida. ♦ Desenvolvimento de cada homem a fim de alcançar maior eficiência e prosperidade". Os elementos de aplicação da Administração Científica são: a) estudo de tempos e padrões de produção; b) supervisão funcional; c) padronização de ferramentas e instrumentos; d) planejamento de tarefas e cargos; e) princípio da exceção; f) utilização da régua de cálculo e instrumentos para economizar tempo; g) fichas de instruções de serviço; h) idéia de tarefa associada a prêmios de produção pela sua execução eficiente; i) classificação dos produtos e do material utilizado na manufatura; j) delineamento da rotina de trabalho. UNIFAMMA - TGA I 8 A Administração Científica afirma que os verdadeiros interesses dos empregados e do empregador são um único: a prosperidade do empregador não pode existir por muito tempo se não for acompanhada da prosperidade do empregado e vice-versa. É preciso dar ao trabalhador o que ele mais deseja: altos salários e ao empregador, também, o que ele realmente deseja: baixo custo de produção. ORGANIZAÇÃO RACIONAL DO TRABALHO (ORT) Taylor verificou que a maioria dos operários aprendia seu ofício observando os companheiros vizinhos. Esta prática levava a diferentes maneiras de fazer a mesma tarefa, necessitando de uma grande variedade de instrumentos e ferramentas diferentes. Como sabemos que entre os diferentes métodos de realizar um trabalho, sempre existe um mais rápido e um instrumento mais adequado, podemos deduzir que eles possam ser encontrados e aperfeiçoados, por meio de uma análise científica e um estudo de tempos e movimentos bem feito, ao invés de ficar a critério pessoal de cada operário. Essa substituição dos métodos empíricos e rudimentares por métodos científicos recebeu o nome de Organização Racional do Trabalho. Com a chegada da ORT, a gerência fica com o planejamento e a supervisão e o trabalhador fica somente com a execução do trabalho. Os aspectos mais importantes da ORT são: 1. análise do trabalho e estudo dos tempos e movimentos 2. estudo da fadiga humana 3. divisão do trabalho e especialização do operário 4. desenho de cargos e tarefas 5. incentivos salariais e prêmios de produção 6. conceitos de "homem econômico" 7. condições ambientais de trabalho 8. padronização de métodos e de máquinas 9. supervisão funcional Vamos estudar cada um destes aspectos da ORT para melhor compreensão. 1. Análise do Trabalho e Estudo dos Tempos e Movimentos Esta escola afirma que o trabalho pode ser melhor executado através da divisão e subdivisão de todos os movimentos necessários para a execução de cada operação de uma tarefa. Os movimentos inúteis são descartados e os úteis são simplificados e racionalizados para economizar tempo e esforço do operário. Após este estudo, cada movimento útil e racionalizado foi cronometrado através da observação da realização por um operário comum, determinando-se o tempo médio de execução. Somavam-se os tempos mortos para chegar- se ao tempo padrão. O estudo dos tempos e movimentos trouxe ainda outras vantagens: a) eliminou os movimentos inúteis e os substituiu por outros mais eficazes b) tornou mais racional a seleção e treinamento do pessoal c) melhorou a eficiência do operário e o rendimento da produção d) distribuiu uniformemente o trabalho, para não ocorrer falta ou excesso de trabalho e) ter uma base uniforme para salários e prêmios para aumento de produção f) calcular com mais precisão o custo unitário e o preço de venda dos produtos. Frank Gilbreth, que auxiliou diretamente Taylor, chegou à conclusão de que todo trabalho manual pode ser decomposto em movimentos elementares. Para a lista a seguir, ele deu o nome de Anagrama de Gilbreth: 1. procurar 10. utilizar 2. escolher 11. soltar a carga 3. pegar 12. inspecionar 4. transportar vazio 13. segurar 5. transportar cheio 14. esperar inevitavelmente 6. posicionar 15. esperar quando evitável 7. preposicionar 16. repousar 8. unir (ligar ou anotar) 17. planejar 9. separar Com esses movimentos elementares pode-se decompor e analisar qualquer tarefa. Como exemplo temos a tarefa de colocar parafusos, que pode representar sete movimentos elementares: pegar o parafuso, transportá-lo até a peça, posicioná-lo, pegar e transportar a chave de fenda até o parafuso, utilizá-la e posicioná-la na situação anterior. 2. Estudo da Fadiga Humana Com base no estudo dos movimentos, Gilbreth definiu que sua serventia básica tinha três finalidades: a) evitar movimentos inúteis na execução de uma tarefa b) executar o mais economicamente possível, do ponto de vista fisiológico, os movimentos úteis. c) Dar aos movimentos selecionados uma seriação apropriada (economia de movimentos). UNIFAMMA - TGA I 9 Como Gilbreth era engenheiro, estudou os efeitos da fadiga sob o ponto de vista estatístico, determinando seus efeitos principais: ♦ Diminuição da produtividade e da qualidade do trabalho ♦ Perda de tempo ♦ Aumento da rotação de pessoal ♦ Doenças♦ Acidentes ♦ Diminuição da capacidade de esforço Após os estudos, conclui-se que a fadiga era um redutor de eficiência, e seu direcionamento deveria ser o da eliminação dos movimentos que a causavam nos trabalhadores. 3. Divisão do Trabalho e Especialização do Operário Com a análise do trabalho e as melhorias provocadas pelos estudos de tempos e movimentos, economizou-se tempo e energia. Esta economia possibilitou a divisão do trabalho e a conseqüente especialização dos operários, o que elevou a produtividade. Com a divisão do trabalho apresentou-se uma melhor e mais rápida execução das tarefas; então, a Administração Científica concluiu que o trabalho de cada pessoa deveria ser limitado à execução de uma única tarefa dominante. Como decorrência direta da divisão do trabalho e da especialização dos operários, temos a linha de produção (ou linha de montagem). Ao mesmo tempo que aumentava a quantidade produzida, trazia consigo a perda da liberdade e a eliminação da iniciativa dos operários em determinarem suas maneiras próprias de execução de serviços. O operário ficava como Charles Chaplin no filme Tempos Modernos. A idéia básica da especialização do operário é quanto mais especializado maior a sua eficiência no desenvolvimento das tarefas. 4. Desenho de Cargos e Tarefas Tarefa é toda e qualquer atividade executada por alguém no seu trabalho dentro da organização. É a menor unidade possível na divisão do trabalho nas organizações. Cargo é o conjunto de tarefas executadas de maneira cíclica ou repetitiva. Um conjunto de cargos forma uma seção, um conjunto de seções forma um departamento, um conjunto de departamentos forma a organização. Desenhar um cargo é especificar seu conteúdo (tarefas), os métodos de executar as tarefas e as relações com os demais cargos existentes. Com a Administração Científica cada operário fica restrito a uma tarefa específica, que deve ser executada cíclica e repetitivamente, para aumentar a eficiência da mesma. O objetivo básico do desenho de cargos e tarefas é proporcionar ao operário um número limitado de tarefas, de forma a que ele possa fazer as atribuições, não se preocupando em pensar ou decidir. Tal objetivo facilita o controle e o acompanhamento visual da realização de trabalho. Os contatos com os colegas relacionados com a tarefa são formalizados e controlados para evitar a perda de tempo. O desenho de cargos e tarefas traz algumas vantagens: a) admissão de empregados com qualificação mínima e salários menores, o que reduz o custo de produção b) minimização dos custos de treinamento (aprendizagem do método de trabalho) c) redução da possibilidade de erros na execução, diminuindo os refugos e rejeições d) facilidade à supervisão, permitindo que cada supervisor possa controlar um número maior de subordinados e) aumento da eficiência do trabalhador, permitindo-lhe uma produtividade maior 5. Incentivos Salariais e Prêmios de Produção Após os quatro primeiros aspectos, é necessário fazer com que o operário colabore com a empresa e trabalhe dentro dos padrões de tempo previstos. Para Taylor e Gilbreth, a remuneração baseada no tempo (mês, horas ou dias) não gerava estímulo algum ao operário, devendo ser substituída pela remuneração baseada na produção (por peça), gerando a produção padrão e a produção extra. A padrão recebia o pagamento fixo e a produção extra recebia o fixo acrescido de um adicional. Este incentivo levou o operário americano (onde Taylor desenvolvia suas teorias) a ser um dos mais bem pagos do mundo, porém, esse operário de bom salário e bom padrão de vida, teve que suportar durante décadas o trabalho simples, repetitivo, padronizado, robotizado. 6. Conceito de Homem Econômico (Homo ecomonicus) Para Taylor, toda pessoa é profundamente influenciada por recompensas salariais, econômicas e materiais, sendo exclusivamente motivada a trabalhar pelo medo da fome e pela necessidade de dinheiro para sobreviver. Esta visão parcial do ser humano via no operário da época um indivíduo limitado e mesquinho, preguiçoso e culpado pela vadiagem e desperdício das empresas e que deveria ser controlado continuamente por meio do trabalho previamente racionalizado e do tempo padrão, o que gerou críticas ferrenhas para a Administração Científica. 7. Condições de Trabalho Taylor sustentava que a eficiência não depende somente do método de trabalho e da remuneração, mas também de um conjunto de condições que garantam o bem-estar físico do trabalhador e que diminuam a fadiga. As principais preocupações da Administração Científica neste campo foram: UNIFAMMA - TGA I 10 ♦ A adequação dos instrumentos e equipamentos de produção para diminuir o esforço do operador e a perda de tempo para executar a tarefa. ♦ Arranjo físico das máquinas e equipamentos para racionalizar o fluxo da produção. ♦ A melhoria do ambiente físico, de forma que os ruídos, ventilação, iluminação, o conforto geral no trabalho não reduzam a eficiência do trabalhador. ♦ Equipamentos e instrumentos especiais para cargos específicos, para reduzir movimentos desnecessários. Com a Administração Científica as condições de trabalho passam a ser importantes elementos no aumento da eficiência. As melhorias são executadas não porque os operários merecem e sim porque elas geravam a eficiência do trabalhador. 8. Padronização Foi dada ênfase na padronização global, envolvendo máquinas e equipamentos, ferramentas e instrumentos de trabalho, matérias-primas e componentes, para reduzir a variabilidade e a diversidade. Com tal preocupação, esperava-se alcançar o desempenho desejado (o padrão). 9. Supervisão Funcional Taylor concluiu que o melhor sistema de supervisão é o sistema funcional, que consiste na existência de vários supervisores, cada qual especializado em determinada área. Ele afirma em seu livro de 1911: "A Administração Funcional consiste em dividir o trabalho de maneira que cada homem, desde o assistente até o superintendente, tenha que executar a menor variedade possível de funções... a característica mais marcante e visível da administração funcional consiste no fato de que cada operário, em lugar de se pôr em contato direto com a administração num único ponto, isto é, por intermédio de seu chefe de turma, recebe e orienta ordens diárias de oito encarregados diferentes, cada um dos quais desempenhando sua própria função particular". Neste caso, os especialistas é que transmitem a cada operário o conhecimento específico e a orientação. Recebeu diversas críticas porque deixava claro que um operário poderia ter mais de um "chefe", o que era contrário ao que a Administração Científica propunha, mas conseguiu antecipar-se às necessidades das empresas que se seguiram à teoria. PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA Um princípio é uma afirmação válida para uma determinada situação prevista; é uma previsão antecipada do que deverá ser feito quando ocorrer aquela determinada solução. Principais Princípios da Administração Científica de Taylor: 1. Princípio de planejamento: substituir no trabalho o critério individual de cada operário, a improvisação e a atuação empírica, pelos métodos baseados em procedimentos científicos. Substituir a improvisação pela ciência, por meio do planejamento do método. 2. Princípio de preparo: selecionar cientificamente os trabalhadores de acordo com suas aptidões e prepará-los e treiná-los para produzirem mais e melhor, de acordo com o método planejado. Além do preparo da mão-de-obra, prepara também as máquinas e equipamentos de produção, bem como o arranjo físico e a disposição racional das ferramentas e materiais. 3. Princípio do controle: controlar o trabalho para se certificar de que o mesmo está sendo executado de acordo com as normas estabelecidas e segundo o plano previsto. A gerência deve cooperar com os trabalhadores para que a execução seja a melhorpossível. 4. Princípio da execução: distribuir distintamente as atribuições e as responsabilidades, para que a execução do trabalho seja bem mais disciplinada. Outros Princípios (implícitos) de Administração Científica segundo Taylor: 1. Estudar o trabalho dos operários, decompô-lo em seus movimentos elementares e cronometrá-lo para, após análise, eliminar ou reduzir os movimentos inúteis e aperfeiçoar os úteis. 2. Estudar cada trabalho antes de fixar o modo como deverá ser executado. 3. Selecionar cientificamente os trabalhadores, de acordo com as tarefas que lhes são atribuídas. 4. Dar aos trabalhadores instruções técnicas sobre o modo de trabalhar, treinando-os adequadamente. 5. Separar as funções de preparação e as de execução, com atribuições precisas e delimitadas. 6. Especializar e treinar os trabalhadores, na preparação e no controle do trabalho, bem como na execução do mesmo. 7. Preparar a produção, planejar e estabelecer prêmios e incentivos para quando forem atingidos os padrões estabelecidos, bem como para quando estes forem ultrapassados. UNIFAMMA - TGA I 11 8. Padronizar os utensílios, materiais, maquinários, equipamentos, métodos e processos de trabalho. 9. Dividir as vantagens que resultarem do aumento da produção, proporcionado pela racionalização. 10. Controlar a execução do trabalho, para mantê-lo nos níveis desejados, aperfeiçoando, corrigindo e premiando. 11. Classificar, de forma prática e simples, os equipamentos, processos e materiais a serem empregados ou produzidos, de forma a tornar fácil o seu trato e uso. Seguindo os passos iniciais de Taylor, Harrington Emerson antecipou a Administração por Objetivos, que seria proposta por Peter Drucker trinta anos mais tarde, ao divulgar os doze princípios da eficiência organizacional: 1. Traçar um plano objetivo e bem definido, de acordo com os ideais. 2. Estabelecer o predomínio do bom senso 3. Manter boa orientação e supervisão 4. Manter disciplina 5. Manter honestidade nos acordos, justiça social no trabalho 6. Manter registros precisos, imediatos e adequados 7. Fixar remuneração proporcional ao trabalho 8. Fixar normas padronizadas para as condições de trabalho 9. Fixar normas padronizadas de trabalho 10. Fixar normas padronizadas para as operações 11. Estabelecer instruções precisas 12. Fixar incentivos eficientes ao maior rendimento e à eficiência. Henry Ford, gigante da indústria automobilística norte- americana, iniciou sua vida como simples mecânico, chegando a engenheiro-chefe de uma fábrica. Em 1899, fundou, com alguns colaboradores, a sua primeira fábrica de automóveis, que foi fechada logo a seguir. Fundou a Ford Motor Co., fabricando um carro a preço popular, dentro de um plano de vendas e de assistência técnica de grande alcance. Em 1913, fabricava 800 carros por dia. Em 1914, repartiu com seus próprios empregados uma parte do controle acionário da empresa. Estabeleceu o salário mínimo de cinco dólares por dia e a jornada diária de oito horas de trabalho (nos outros países variava de 10 a 12 horas). Em 1926 possuía 88 usinas e empregava 150.000 pessoas, fabricando 2.000.000 de carros por ano. Ford utilizou um sistema de concentração vertical, produzindo desde a matéria-prima inicial ao produto final acabado, atuando na distribuição comercial com agências próprias. Ford aperfeiçoava constantemente seus métodos, processos e produtos. Utilizava-se da simplicidade da produção em linha (produção em série) e alcançou o sucesso. Ele adotou alguns princípios básicos que o seguiram durante toda a sua vida: Princípio da intensificação: diminuir o tempo de duração do processo produtivo com o emprego imediato dos equipamentos e da matéria-prima e a rápida colocação do produto no mercado. Princípio da economicidade: reduzir ao mínimo o volume de estoque de matéria-prima em transformação, conseguindo fazer com que a produção seja paga antes do pagamento da matéria-prima e dos salários. Ford dizia: O minério sai da mina no sábado e é entregue sob a forma de um carro, ao consumidor, na terça-feira, à tarde. Princípio da produtividade: aumentar a capacidade do homem no mesmo período de tempo por meio da especialização da linha de montagem. Princípio da Exceção: as decisões mais freqüentes devem reduzir-se à rotina e serem delegadas aos subordinados, deixando os problemas mais sérios e importantes para os superiores. As decisões somente irão para os superiores quando as ocorrências fugirem aos padrões de normalidade, seja positiva ou negativa esta variação. CRÍTICAS À TEORIA DA ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA Por ser a primeira escola a sistematizar o estudo da Administração, a Administração Científica teve diversos críticos ferrenhos, que baseavam seus ataques a pontos específicos da Teoria, tais como: 1. Mecanicismo da Administração Científica 2. Superespecialização do Operário 3. Visão Microscópica do Homem 4. Ausência de Comprovação Científica 5. Abordagem Incompleta da Organização 6. Limitação do Campo de Aplicação 7. Abordagem Prescritiva e Normativa 8. Abordagem de Sistema Fechado Vamos abrir cada uma das principais críticas para discussão: 1. Mecanicismo da Administração Científica: deu-se pouca importância ao elemento humano na organização, percebendo-a como um arranjo rígido e estático de peças (uma máquina). Taylor dizia que os empregados são essencialmente instrumentos passivos, capazes de executar o trabalho e receber ordens, mas sem poder de iniciativa e sem exercerem influência provida de qualquer significação. Essa afirmativa demonstra que Taylor procurava, sem conhecer devidamente o organismo humano, conseguir o rendimento máximo, quando deveria conseguir o rendimento ótimo. UNIFAMMA - TGA I 12 O estudo dos tempos e movimentos torna-se incompleto, pois o chamado tempo morto possuía um papel relevante, que era o de repor as energias dos trabalhadores. O aumento da produtividade, que Taylor creditava ao sistema, apoiava-se em um aumento salarial para o aumento da produção, não deixando claro se os operários trabalhavam melhor pelo sistema ou pelo prêmio. Diversas greves foram iniciadas no período, culminando em uma pesquisa do Senado Americano2. Os críticos afirmam que as técnicas utilizadas desumanizaram o trabalho industrial. 2. Superespecialização do Operário: Os críticos afirmavam que a especialização extrema do operário torna supérflua sua qualificação, privando os trabalhadores de satisfação no trabalho e violando a dignidade humana. Este esquema será o responsável pelo alcance de altos lucros a curto prazo, porém, com baixo nível salarial e à custa de tensões sociais e dos sindicatos, culminando na robotização dos operários3. 3. Visão Microscópica do Homem: A Administração Científica refere-se sempre ao homem como um operário, sem lhe dar as características humanas e sociais. Chama-o de preguiçoso e ineficiente. Os críticos afirmam que a industrialização extensiva implica na proliferação do trabalho desqualificado que existe conjuntamente com uma estrutura alienante, onde a principal virtude é a obediência às ordens. Taylor erra ao afirmar que cada operário é individualizado nas suas relações com os instrumentos de trabalho, com os companheiros e superiores, não dando importância aos grupos informais. Finalizando, o trabalho humano é encarado como sendo apenas um acessório ao trabalho da máquina e a fadiga é considerada exclusivamente como um fenômeno muscular e fisiológico, sem a ocorrência da fadiga psicológica. 4. Ausência de Comprovação Científica: Taylor pretendeu elaborar uma ciência sem utilizar-se da comprovação científica para suas propostas. As idéias eram lançadas de forma empírica: os técnicos observavam uma situação isolada e concluíam para a totalidade da administração, dando mais importância ao como fazer e não ao porquê fazer. 5. Abordagem Incompleta daOrganização: É considerada incompleta por não analisar a organização informal e nem 2 - Pesquisa Hoxie, realizada em 1911, dirigida pelo Professor Hoxie, da Universidade de Chicago, para estudar o problema de greves e tumultos na maioria das empresas americanas. 3 - O filme Tempos Modernos, de Charles Chaplin retrata esta superespecialização em seus extremos, quando o "Carlitos" não consegue parar os movimentos realizados durante o trabalho rotineiro, quando chega seu horário de almoço. os aspectos humanos da organização, restringindo-se aos aspectos formais. Não aborda, em tempo algum, os conflitos existentes em qualquer organização. 6. Limitação do Campo de Aplicação: Os problemas analisados eram somente os de fábrica, não dando importância aos problemas financeiros, comerciais e outros. Torna-se exigência que nada seja alterado na linha de produção para que os estudos de tempos e movimentos e o próprio desenho dos cargos tenha validade, já que se ocorrerem mudanças, todos os estudos terão que ser refeitos. Na época atual, tais procedimentos seriam enormemente dificultados já que a mudança e a adaptação é uma exigência do dia-a-dia. 7. Abordagem Prescritiva e Normativa: Os críticos consideram a Administração Científica como uma abordagem voltada para receitas antecipadas, para soluções enlatadas e para princípios normativos que devem reger o como fazer as coisas dentro das organizações. Essa abordagem mostra como a organização deveria funcionar e não como ela realmente funciona. 8. Abordagem de Sistema Fechado: Quando as organizações são analisadas unitariamente, sem levar-se em conta as relações com clientes, fornecedores, órgãos normatizadores, concorrentes e outras organizações, a análise fica extremamente prejudicada, pois não leva em consideração algumas variáveis importantes que não ocorrem dentro da organização analisada. O sistema fechado, proposto por Taylor, é mecânico, previsível e determinístico, o que nunca ocorre em nenhuma organização. TEORIA CLÁSSICA DA ADMINISTRAÇÃO Livro Base: Introdução à Teoria Geral da Administração, de Idalberto Chiavenato. Livro Auxiliar: Administração, de Stoner & Freeman. Em 1916, surgia na França a chamada Teoria Clássica da Administração, com ênfase direta na estrutura das organizações. Esta escola buscava, também, a eficiência das organizações, com a diferença que, na Teoria Clássica, o ponto de partida das análises era o todo organizacional e a estrutura, como forma de garantir a eficiência a todas as partes envolvidas. O idealizador da Teoria Clássica da Administração foi Henri Fayol (1841-1925), que viveu na França durante toda a vida. Começou como engenheiro de minas, aos 19 UNIFAMMA - TGA I 13 anos, sendo promovido a gerente de minas e posteriormente a gerente geral da empresa, recuperando- a de difícil crise financeira. Publicou em 1916 sua principal obra, intitulada Administração Industrial e Geral. Fayol empregou seus últimos anos de vida à tarefa de demonstrar que, com previsão científica e métodos adequados de gerência, resultados satisfatórios eram inevitáveis. Seu estilo de estudo demonstrava que toda empresa pode ser dividida em seis grupos de funções essenciais: 1. funções técnicas: produção de bens ou de serviços da empresa; 2. funções comerciais: relacionadas com a compra, venda e permutação; 3. funções financeiras: relacionadas com a procura e gerência de capitais; 4. funções de segurança: relacionadas com a proteção e preservação dos bens e das pessoas; 5. funções contábeis: relacionadas com os inventários, registros, balanços, custos e estatísticas; 6. funções administrativas: relacionadas com a integração da cúpula com as outras cinco funções. As funções administrativas coordenam e sincronizam as demais funções da empresa. A função administrativa tem o dever de formular o programa de ação geral da empresa, de constituir seu corpo social, de coordenar os esforços e harmonizar os atos. Com Fayol inicia-se uma das mais famosas definições de Administração, qual seja: Prever - Organizar - Comandar Coordenar - Controlar 1. Prever: visualizar o futuro e definir os objetivos e metas da empresa. Envolve a avaliação do futuro e aprovisionamento em função dele. 2. Organizar: constituir o duplo organismo material e social da empresa. Organização proporciona todas as coisas úteis ao funcionamento da empresa e pode ser dividida em organização material e organização social. 3. Comandar: dirigir e orientar o pessoal. Consiste em levar a organização a funcionar. Seu objetivo é alcançar o rendimento máximo dos funcionários no interesse global. 4. Coordenar: ligar, unir, harmonizar todos os atos e todos os esforços coletivos. A coordenação harmoniza todas as atividades do negócio, facilitando seu trabalho e seu sucesso. Ela sincroniza coisas e ações em suas proporções certas e adapta os meios aos fins. 5. Controlar: verificar que tudo ocorra de acordo com as regras e as ordens dadas. Consiste em assegurar que todas as coisas ocorram em conformidade com o plano adotado, com as instruções transmitidas e com os princípios estabelecidos. O objetivo é localizar as fraquezas e erros para corrigi-los no presente e preveni-los no futuro. Estes cinco atos constituem o processo administrativo e são localizáveis em qualquer atividade dos administradores e em qualquer nível. Para Fayol existe uma proporcionalidade da função administrativa, isto é, embora ela se reparta por todos os níveis da hierarquia da empresa e não seja privativa da alta cúpula, à medida que se desce na escala hierárquica, mais aumenta a proporção das outras funções da empresa e, à medida que se sobe nessa escala, mais aumenta a extensão e o volume das funções administrativas. Outros autores acrescentaram outros elementos que, em sua essência, quase nada se afastam do modelo básico proposto por Fayol. Lyndall Urwick definiu-os como: a) investigação; b) previsão; c) planejamento; d) organização; e) coordenação; f) comando; g) controle. Luther Gulick propôs os seguintes elementos: a) planejamento; b) organização; c) assessoria; d) direção; e) coordenação; f) informação; g) orçamento. Princípios Gerais de Administração, segundo Fayol: 1. Divisão do trabalho: consiste na especialização das tarefas e das pessoas para aumentar a eficiência 2. Autoridade e responsabilidade: autoridade é o direito de dar ordens e o poder de esperar obediência; a responsabilidade é uma conseqüência natural da autoridade. Ambas devem estar equilibradas entre si. 3. Disciplina: depende da obediência, aplicação, energia, comportamento e respeito aos acordos estabelecidos. 4. Unidade de comando: cada empregado deve receber ordens de apenas um superior. É o princípio da autoridade única. 5. Unidade de direção: uma cabeça e um plano para cada grupo de atividades que tenham o mesmo objetivo. 6. Subordinação dos interesses individuais aos interesses gerais: os interesses gerais devem sobrepor-se aos interesses particulares. 7. Remuneração do pessoal: deve haver justa e garantida satisfação para os empregados e para a organização em termos de retribuição. UNIFAMMA - TGA I 14 8. Centralização: refere-se à concentração da autoridade no topo da hierarquia da organização. 9. Cadeia escalar: é a linha de autoridade que vai do escalão mais alto ao mais baixo. É o princípio do comando. 10. Ordem: tanto os materiais, como as pessoas, devem estar no lugar certo na hora certa. É a ordem material e humana. 11. Eqüidade: amabilidade e justiça para alcançar lealdade do pessoal. 12. Estabilidade e duração (em um cargo) do pessoal: a rotação tem um impacto negativo sobre a eficiência da organização. Quanto mais tempo uma pessoa permanecer num cargo, tanto melhor. 13. Iniciativa: a capacidade de visualizar umplano e assegurar seu sucesso. 14. Espírito de equipe: harmonia e união entre as pessoas são grandes forças para a organização. Fayol defendia que o ensino da Administração nas escolas e faculdades era possível e necessário. Seu ensinamento, porém, pecava por considerar a estrutura das organizações como estática e limitada, restringida à organização formal. Tanto a Administração Científica quanto a Teoria Clássica destacam a importância da divisão do trabalho. A primeira preocupava-se no nível do operário e a Teoria Clássica preocupa-se com os órgãos das organizações, em duas direções de divisão: ♦ Verticalmente: quando é utilizada a autoridade de linha (hierarquia) para promover a divisão do trabalho e suas implicações; e ♦ Horizontalmente: quando divide-se as atividades em um mesmo nível hierárquico, dentro de um departamento específico. Com relação à coordenação, Fayol destacava que era a reunião, unificação e harmonização de toda a atividade e esforço, sendo obrigatória. Quanto maior a organização (empresa) e quanto maior a divisão do trabalho, tanto maior a necessidade de coordenação, para assegurar a eficiência como um todo. Conceitos de Linha e Staff Fayol defendia a organização linear, que se baseia na unidade de comando e na hierarquia. Por tal motivo, Fayol dizia que os órgãos de linha devem seguir o princípio escalar (autoridade de comando), sem se desviarem de suas funções básicas. Para que tal atividade seja possível, tornam-se necessários órgãos prestadores de serviços especializados (órgãos de staff), estranhos às atividades dos órgãos de linha. Estes serviços não são impostos, mas sim oferecidos aos órgãos de linha e a autoridade do staff é uma autoridade de especialista e não uma autoridade de comando. CRÍTICAS À TEORIA CLÁSSICA Dentre as inúmeras críticas que a Teoria Clássica recebeu, destacam-se seis principais: 1. Abordagem simplificada da organização formal - não considerava os aspectos psicológicos e sociais com a importância devida, atendo-se somente aos termos lógicos, formais, rígidos e abstratos. Essa visão simplória e reducionista atem-se somente aos aspectos formais da organização. 2. Ausência de trabalhos experimentais - mesmo propondo-se um trabalho baseado na cientificidade, Fayol utiliza-se dos métodos empíricos e no senso comum, sem realização de trabalhos que comprovem seus pressupostos. Os chamados elementos de prova (comprovação da teoria) não são encontrados na Teoria Clássica e seus princípios não tem regularidade e consistência para serem assim chamados, demonstrando presunção. 3. Extremo racionalismo na concepção da administração - visando utilizar-se de um racionalismo exagerado, a Teoria Clássica chega mesmo a perder a clareza em alguns de seus princípios. A utilização de experiências diretas e não- representativas que levaram os teóricos a aplicações imediatas e prescritivas, tiraram a compreensão plena da mesma. A visão da organização voltada para atingir a eficiência máxima nos aspectos técnico e econômico, sem preocupações adicionais, causa um racionalismo exagerado que prejudica o desenvolvimento integrado das organizações. 4. Teoria da máquina - considerava o comportamento da organização como um comportamento de máquina, onde todas as ações teriam uma correlação entre a causa e o efeito, priorizando-se que os operários (tratados como peças) soubessem muito sobre pouca coisa. 5. Abordagem incompleta da organização - não levou em consideração a organização informal, preocupando-se com a forma e com a estrutura exageradamente. Mesmo sem ignorar a existência dos problemas humanos, a teoria clássica não deu um tratamento sistemático à interação que existe entre as pessoas, nem aos conflitos decorrentes da mesma. A teoria clássica estudou a "anatomia" da organização, não se preocupando com seus aspectos "fisiológicos" (circulação, energia, corrente sangüínea). 6. Abordagem de sistema fechado - preocupou-se somente com alguns aspectos conhecidos e previsíveis, em especial os que podiam ser manipulados pelos "princípios gerais da administração". As demais variáveis, por UNIFAMMA - TGA I 15 encontrarem-se fora do sistema analisado, não têm sua análise efetivada. Mesmo com todas as críticas apresentadas, uma grande parte dos teóricos elogia a Teoria Clássica porque ela é uma das melhores teorias para introduzir os iniciantes da Administração no complexo mundo empresarial. Suas "receitas" são de fácil compreensão, possibilitando aos novatos uma verdadeira "cartilha" administrativa. Esta facilidade esbarra posteriormente nas complexidades que surgem nas organizações, porém, com a própria vivência dos novatos na arte da administração, estes passam a ter a experiência necessária para adequar-se aos problemas decorrentes da Administração. TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS Livro Base: Introdução à Teoria Geral da Administração, de Idalberto Chiavenato. Livro Auxiliar: Administração, de Stoner & Freeman. O cientista social George Elton Mayo (1880-1949) é considerado o Pai da Teoria das Relações Humanas. É também chamada de Teoria Humanística da Administração. Surgiu através dos trabalhadores (principalmente os americanos) e dos sindicatos, em contraposição às teorias científica e clássica da administração. Verificou-se que as posições destas teorias não eram adequadas ao estilo de vida americano, já que elas possuíam forte tendência à desumanização do trabalho através da aplicação de métodos rigorosos, científicos e precisos, nos quais a submissão dos empregados era exigida. Suas origens básicas foram: a necessidade de humanização e democratização da atividade administrativa, exigência do operariado americano; o desenvolvimento vertiginoso das ciências humanas, em especial a sociologia e a psicologia, que deixavam clara a inadequação da Teoria Clássica; e as conclusões da Experiência de Hawthorne. EXPERIÊNCIA DE HAWTHORNE Em 1924, a Academia Nacional de Ciências dos Estados Unidos procurava saber as correlações existentes entre a produtividade e a iluminação das fábricas. Para tanto, convidou George Elton MAYO para executar as pesquisas nesta área. Mayo iniciou-as na Western Eletric Company, uma empresa situada no Bairro de Hawthorne, na cidade de Chicago, em 1927, tentando determinar a relação entre a intensidade da iluminação e a eficiência dos operários e depois extrapolando para o estudo da fadiga, dos acidentes no trabalho e da rotação de pessoal. Em todos estes aspectos, os pesquisadores notaram a existência de fatores psicológicos, coisa que, até então, não havia recebido nenhum tipo de estudo ou atenção. A empresa que seria analisada fabricava equipamentos e componentes telefônicos, dentre os quais os relês de telefone. Estes relês eram montados por moças, que executavam tarefas simples e repetitivas, baseadas em sua rapidez. Na época, havia uma montagem de cinco relês em cada seis minutos, por moça. O interesse da empresa era no melhor conhecimento dos empregados e não no aumento da produção ou da lucratividade. Mayo dividiu sua pesquisa em quatro fases e na seqüência concluiu a pesquisa. Primeira Fase da Experiência: Mayo escolheu dois grupos que faziam o mesmo trabalho, determinando que um seria o grupo de controle e o outro o grupo de observação. O grupo de observação trabalhou com intensidade de luz variável, enquanto que o grupo de controle trabalhou com luz constante. Conclusão direta: nenhuma. Os pesquisadores determinaram a existência do chamado FATOR PSICOLÓGICO, já que os operários reagiam à experiência de acordo com suas próprias suposições, julgando-se na obrigação de produzir mais quando a iluminação aumentava e menos quando diminuía, mesmo sem nada lhes ser transmitido. A prevalência do fator psicológico sobre o fator fisiológico foi demonstrada claramente. Nesta fase inicial, os pesquisadores decidiram queo fator psicológico era inoportuno e decidiram retirá-lo da experiência. Continuaram as experiências com outros fatores fisiológicos, tais como: fadiga no trabalho, mudança de horários, introdução de descansos. Segunda Fase da Experiência A mais extensa fase da experiência começou com a seleção de seis moças de nível médio (nem novatas, nem peritas) que formaram o Grupo de Observação. Cinco montavam os relês e a sexta fornecia as peças para manter o trabalho direto. A sala de provas era separada do restante do pessoal (onde ficava o Grupo de Controle) por uma divisão. A produção tornou-se o índice de comparação entre o Grupo Experimental e o grupo de controle, lembrando que o primeiro estava sujeito a mudanças nas condições de trabalho e as demais não. Além do supervisor normal, que existia nos dois grupos, o grupo de observação contava com outro supervisor, que assegurava a cooperação entre as moças. As moças UNIFAMMA - TGA I 16 deste grupo participavam da pesquisa, sabendo corretamente os objetivos e conhecendo previamente as alterações que seriam efetivadas e quais os resultados esperados, sendo sempre instruídas para que trabalhassem normalmente e à vontade. Esta fase foi dividida em doze períodos, transcritos a seguir: 1o período: registrou-se a produção de cada operária ainda no local original de trabalho, sem seu conhecimento, estabelecendo a capacidade produtiva individual, que seria comparada com a produção dos demais períodos da pesquisa. 2o período: isolou-se o grupo experimental na sala de provas, mantendo-se todas as condições normais de trabalho e medindo-se o ritmo da produção, visando verificar o efeito da mudança de local de trabalho. 3o período: mudou-se o sistema de pagamento. O pagamento era efetuado por tarefas em grupo. O grupo de controle, composto por mais de cem moças, não percebia alterações elevadas nos salários pois estas eram dispersas pela quantidade. No grupo experimental (composto por seis moças) as variações eram concentradas, permitindo que, com o aumento da produção, estas notassem claramente o aumento do salário de cada uma. Ocorreu um aumento na produção. 4o período: introduziu-se um intervalo de cinco minutos de descanso, no meio da manhã, e outro de cinco minutos, no meio da tarde. Ocorreu um aumento na produção. 5o período: aumentou-se os intervalos para dez minutos de manhã e de tarde. Novo aumento da produção foi constatado. 6o período: passou-se a três intervalos de cinco minutos de manhã e a mesma quantidade de intervalos à tarde. As moças reclamaram da quebra do ritmo da produção e a produção não aumentou. 7o período: voltou-se a dois intervalos de dez minutos, agora com um lanche leve. A produção voltou a crescer. 8o período: o grupo experimental passou a trabalhar somente até as 16:30 e não até as 17:00 horas como o grupo de controle. A produção aumentou bastante. 9o período: o trabalho do grupo experimental passou a terminar às 16:00 horas e a produção permaneceu constante. 10o período: o grupo experimental voltou a trabalhar até as 17:00 horas. A produção aumentou bastante. 11o período: começou a semana de apenas cinco dias, enquanto o grupo de controle tinha semana de seis dias. A produção continuou a subir. 12o período: voltou-se as mesmas condições do 3o período, tirando-se todos os benefícios (com a permissão das moças). Este último período durou doze semanas, atingindo uma produção diária e semanal nunca antes alcançada na empresa. Com esta pesquisa notou-se que, após um ano de alterações, os resultados esperados não eram mais alcançados, não conseguindo-se determinar o fator que levava a isto. Porém, estes doze períodos trouxeram algumas conclusões: a) as moças gostavam de trabalhar na sala de provas pela supervisão mais branda, o que gerava maior liberdade e menor ansiedade b) havia um ambiente amistoso (sem pressões), o que aumentava a satisfação. c) não havia temor ao supervisor. d) ocorreu um desenvolvimento social do grupo experimental, com as moças fazendo amizades entre si, tornando-se uma verdadeira equipe. e) desenvolveu-se liderança e objetivos comuns compartilhados entre os membros do grupo experimental. Terceira Fase da Experiência Como existiram diferenças entre as moças do grupo experimental e do grupo de controle, os pesquisadores passaram a verificar melhor as relações humanas no trabalho. Verificaram que a supervisão vigilante e constrangedora era humilhante para as operárias e que sua política de pessoal, considerada aberta, quase nada sabia sobre os fatores determinantes de atitudes das operárias em relação à supervisão, aos equipamentos de trabalho e à própria empresa. Com tal resultado, optaram por um Programa de Entrevistas a ser efetuado com os operários, visando obter maiores conhecimentos sobre suas atitudes e sentimentos e ouvir suas opiniões quanto ao trabalho e ao tratamento que recebiam, bem como ouvir as SUGESTÕES que pudessem ser aproveitadas. Os resultados foram tão animadores que foi criada uma divisão de Pesquisas Industriais, que objetivava entrevistar todos os operários anualmente. Após três anos de sua implantação, as técnicas de entrevista passaram a ser não-diretivas, permitindo que os operários falassem livremente, sem interferência do pesquisador. Este tipo de entrevista permitiu o conhecimento da ORGANIZAÇÃO INFORMAL, criada pelos operários com a finalidade de se protegerem contra o que consideravam ameaças ao seu bem-estar. Esta organização informal manifestou-se através de: a) produção controlada por padrões que os operários julgavam ser a produção normal que deveriam dar e que não eram ultrapassadas por nenhum deles; b) práticas não-formais de punição que o grupo aplicava aos operários que excediam aqueles padrões e que eram considerados sabotadores; c) expressões de insatisfação quanto aos resultados do sistema de pagamento de incentivos por produção; UNIFAMMA - TGA I 17 d) liderança informal por certos operários que mantinham unidos os grupos e asseguravam o respeito pelas regras de conduta; e) preocupações fúteis com relação a promoções; f) contentamentos e descontentamentos exagerados com relação às atitudes dos superiores imediatos a respeito do comportamento dos operários. Por meio desta organização informal os operários se mantinham unidos e com lealdade entre si. Quando a lealdade à empresa era exigida e era contrária ao que queriam os operários, surgiam conflitos, tensões, inquietação e descontentamento. A quarta fase da experiência visava estudar estes comportamentos. Quarta Fase da Experiência Escolheu-se um grupo experimental (vinte operários), os quais passaram a trabalhar em uma sala especial com as mesmas condições do restante do pessoal. O sistema de pagamento era o de salário mínimo horário e também baseado na produção do grupo, elevando-se os salários se a produção aumentasse. Quando o observador do grupo experimental familiarizou-se com o grupo, notou uma série de artimanhas dos operários: eles reduziam o ritmo de trabalho, adequavam o excesso de produção de um dia para que pudesse suprir a falta de outro dia; solicitavam pagamento por excesso de produção, apresentando uma padronização de sentimentos e de solidariedade. Pela primeira vez notou-se um código de conduta, onde os operários delatavam para o grupo informal os colegas que não se “adequavam” ao proposto pelo grupo, estabelecendo punições simbólicas. Conclusões da Experiência A Experiência de Hawthorne ganhou tanto destaque porque foi a base da Escola de Relações Humanas. Todos os princípios desta Escola derivaram dos resultados desta experiência. Suas principais conclusões, em número de sete, foram: 1. Nível de produção é resultante da integração social: não é a capacidade física ou fisiológica que determina o nível da produção e sim as expectativas dos operários e suas próprias normas sociais.Sua capacidade social é o que estabelece seu nível de eficiência e não a sua capacidade de executar os serviços solicitados pela administração. Quanto mais integrado maior a disposição para produzir. 2. Comportamento social dos empregados: o comportamento individual baseia-se no comportamento do grupo. A ação e reação não são efetuadas isoladamente e sim pelo grupo. A cada desvio das normas impostas pelo grupo, este impunha punições sociais e morais aos colegas, até que se ajustassem ao que o grupo decidia. É importante o estudo de Kurt Lewin que diz: enquanto os padrões do grupo permanecerem imutáveis, o indivíduo resistirá a mudanças tão mais firmemente quanto menos disposto estiver a se afastar dos padrões do grupo. Este estudo comprova a teoria do controle social sobre o comportamento. Deve-se levar em conta a amizade e o agrupamento social para determinar corretamente as ações desse grupo. 3. As recompensas e sanções sociais: durante a experiência, quem desviava-se da média (tanto para mais quanto para menos) perdia a afeição e o respeito dos colegas, determinando até que ganhar menos era menos importante que perder as relações com os colegas. Essa postura fazia com que o grupo avaliasse os colegas de acordo com seus padrões de comportamento. Eram julgados como péssimos colegas os que não cumprissem aqueles padrões. Mayo afirmava que a motivação econômica (salário) era secundária, sendo que o reconhecimento e a aprovação social eram mais importantes que o salário, gerando o conceito de homem social. As recompensas morais e sociais são simbólicas e influenciam a motivação e a felicidade do operário. 4. Grupos Informais: os pesquisadores de Hawthorne preocupavam-se quase que exclusivamente com os aspectos informais (grupos informais, comportamento social dos operários, crenças, atitudes e expectativas). Os grupos informais constituem a organização humana da empresa, por vezes se contrapondo à estrutura formal desta. A relação diária entre os operários conduz aos padrões de aceitação, formados pelos afetos e sentimentos de uns pelos outros (ódio, amor, respeito, inveja, admiração); estes padrões tendem a ser aceitos como verdades absolutas. 5. As relações humanas: relações humanas são ações e atitudes desenvolvidas pelos contatos entre pessoas e grupos. Toda pessoa influencia e é influenciada por outras pessoas. Quando o administrador conhece e compreende estas relações humanas e suas conseqüências diretas, pode criar uma atmosfera de desenvolvimento onde as pessoas podem viver e trabalhar de forma sadia e livre. 6. A importância do conteúdo do cargo: segmentar e fragmentar o trabalho não são a forma mais eficiente da divisão do trabalho. Na experiência, os supervisores notaram que os operários trocavam de posição para variar o serviço e evitar a monotonia. Ao mesmo tempo em que estas trocas apresentavam efeitos negativos na produção, aumentavam o “moral” do grupo, sendo, portanto, aceitas sem restrições pelos operários. 7. Ênfase nos aspectos emocionais: os aspectos emocionais não-planejados e mesmo os irracionais tiveram uma grande atenção dos teóricos da Escola UNIFAMMA - TGA I 18 de Relações Humanas, dando-lhes o nome de sociólogos da organização por tal atenção. FUNÇÕES BÁSICAS DAS INDÚSTRIAS Roethlisberger e Dickson concebem a fábrica como um sistema social que tem duas funções primordiais: a primeira era a própria produção de bens e serviços (função econômica), que buscava o equilíbrio externo da organização; a segunda era a distribuição de satisfação entre os participantes (função social), que busca o equilíbrio interno da organização, só alcançável pela cooperação do pessoal. As organizações industriais são compostas por uma organização técnica (prédios, máquinas, equipamentos, produtos ou serviços produzidos, matérias-primas) e uma organização humana (pessoas que constituem a organização social). A organização humana é mais que simplesmente a soma dos indivíduos dentro do trabalho; ela é a SINERGIA derivada da interação entre os operários. Cada fato, dentro de uma empresa, se torna objeto de um sistema de sentimentos: de aprovação, de rejeição, de neutralidade ou de resistência. São sempre considerados “bons” ou “maus”, passando a ter uma significação social. Desta forma, a organização técnica e a organização humana — a organização formal e a organização informal — são subsistemas interligados e interdependentes. Qualquer modificação em uma delas provoca alteração na outra. A colaboração humana é determinada pela organização informal, sendo um fenômeno social, não-lógico, baseado em códigos sociais, convenções, tradições, expectativas e modos rotineiros de reação a situações. É uma questão de psicologia e não de lógica. Comparação entre a Teoria Clássica e a Escola das Relações Humanas Teoria Clássica Escola das Relações Humanas Trata a organização como uma máquina. Trata a organização como grupos de pessoas. Enfatiza as tarefas ou a tecnologia. Enfatiza as pessoas. Inspirada em sistemas de engenharia. Inspirada em sistemas de psicologia. Autoridade centralizada Delegação plena de autoridade Linhas claras de autoridade Autonomia do empregado Especialização e competência técnica Confiança e abertura Acentuada divisão do trabalho Ênfase nas relações humanas entre as pessoas Confiança nas regras e nos regulamentos Confiança nas pessoas Clara separação entre linha e staff Dinâmica grupal e interpessoal DECORRÊNCIAS DA TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS Com o advento da Teoria das Relações Humanas uma nova linguagem passa a dominar o repertório administrativo. Fala-se, agora, em: motivação, liderança, comunicação, organização informal, dinâmica de grupo etc. enquanto que os conceitos clássicos de autoridade, hierarquia, racionalização do trabalho, departamentalização, princípios gerais de Administração etc. passam a ser contestados. O engenheiro e o técnico cedem lugar ao psicólogo e ao sociólogo; o método e a máquina perdem a primazia em favor da dinâmica de grupo; a felicidade humana passa a ser vista sob um ângulo diferente, pois o homo economicus cede lugar para o homem social; a ênfase nas tarefas e na estrutura é substituída pela ênfase nas pessoas. Influência na Motivação Humana: A motivação procura explicar por que as pessoas se comportam. Para Taylor (1a escola) a motivação do operário era única e exclusivamente o DINHEIRO. A Experiência de Hawthorne demonstrou que o pagamento ou recompensa salarial não é o único fator decisivo na satisfação do trabalhador. O homem é motivado não só por estímulos econômicos e salariais, mas também por recompensas sociais, simbólicas e não materiais. 1. Teoria de Campo de Lewin: Para explicar o comportamento humano, Kurt Lewin propõe a seguinte equação: C = f (P,M) Onde o comportamento (C) é função (f) ou resultado da interação entre a pessoa (P) e o meio ambiente (M) que o rodeia. O ambiente psicológico (ou ambiente comportamental) é o ambiente tal como é percebido e interpretado pela pessoa. Determinados objetos, pessoas ou situações podem adquirir valência positiva (quando podem ou prometem satisfazer necessidades do indivíduo) ou valência negativa (quando podem ou prometem ocasionar algum prejuízo). A valência positiva atrai os operários, enquanto a valência negativa os repele. A resultante entre as “forças” de atração e de repulsa é que produzirá (motivará) a locomoção (aproximação ou fuga). Uma barreira provoca a frustração, provocando aumento de tensão e podendo tumultuar a percepção do ambiente e desorientar o comportamento do indivídio. UNIFAMMA - TGA I 19 2. Necessidades Humanas Básicas: O ser humano é um animal dotado de necessidades que se alternam ou se sucedem conjunta ou isoladamente. Estas necessidades são divididas em três segmentos básicos: a) Necessidades biológicas: são
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