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INTENSIFICAR O PAPEL DA AUDITORIA NAS EMPRESAS: FERRAMENTA DE SEGURANÇA PARA A ADMINISTRAÇÃO E GARANTIA AOS INVESTIDORES Adriene Vallandro Tardin Rodrigues1 RESUMO Este artigo surgiu como ferramenta de informação para apresentar aos empresários o papel da auditoria e a sua importância na proteção dos ativos da empresa, bem como na confirmação da eficiência dos controles internos, credibilidade das demonstrações contábeis, assessoramento econômico- financeiro, dentre outros. Para tanto, desenvolveu uma pesquisa bibliográfica acerca dos temas como: conceito de auditoria, a responsabilidade do auditor e benefícios gerados pela auditoria. Têm-se como considerações finais que na empresa auditada há uma maior eficiência nos seus controles internos, redução de gastos desnecessários, dificuldade quanto aos desvios dos bens patrimoniais e de pagamentos indevidos de despesas além de proporcionar aos usuários das informações credibilidade e garantia, valorizando a imagem da empresa. PALAVRAS CHAVES: auditoria, controle interno, benefícios e credibilidade. ABSTRACT This article is seen as a tool of information to present the businessmen the function of the auditory and its importance in the protection of the actives of the company, as well as in the confirmation of the efficiency of the internal controls, credibility of the account demonstrations and economic-finance assistance. For that, it was developed a bibliographic research about subjects like: concept of auditory, the responsibility of the auditor, and the benefit brought by the auditory. As final considerations, in the searched company there is a bigger efficiency in its internal controls, reduction of unnecessary spent, difficulties in embezzlement possessions and of wrong payment of expense, proposing the user of the information credibility and guarantee, valuing the image of the company. 1 Graduada em Ciências Contábeis, Especialista em Perícia Contábil e Professora da Faculdade Capixaba de Nova Venécia e do Instituto de Ensino Superior de Nova Venécia. KEY-WORDS: Auditory, Internal Control, Benefits and Credibility. 1 INTRODUÇÃO A auditoria das demonstrações contábeis constitui o conjunto de procedimentos técnicos, que tem por objetivo a emissão de parecer sobre a sua adequação, consoante os princípios fundamentais de contabilidade e as normas brasileiras de contabilidade e, no que for pertinente, a legislação específica. O auditor externo ou independente, portanto, tem por objetivo emitir a sua opinião sobre as demonstrações financeiras examinadas. Para atingir esse objetivo, o auditor independente necessita de planejar adequadamente o seu trabalho, avaliar o sistema de controles internos relacionados com a parte contábil e proceder à revisão analítica das contas do ativo, passivo, da despesa e receita, a fim de estabelecer a natureza, as datas e a extensão dos procedimentos de auditoria, colher as evidências comprobatórias das informações das demonstrações financeiras e avaliar essas evidências. A auditoria é uma das técnicas utilizadas pela contabilidade destinada a examinar a escrituração e demonstrações contábeis, a fim de confirmar sua adequação. Dessa forma, a auditoria aperfeiçoa a utilidade das informações fornecidas e dá credibilidade à contabilidade, valorizando seus objetivos e melhorando a imagem da empresa. 2 REFERENCIAL TEÓRICO Atualmente, a auditoria é meio indispensável de confirmação da eficiência dos controles internos, fator de maior tranqüilidade para a administração e de maior garantia para os investidores, bem como para o próprio fisco, que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito, que contribui indiretamente para melhor aplicação das leis fiscais. Dentre algumas vantagens da auditoria podemos destacar: • comprovação, pelo registro, de que os fatos patrimoniais são exatos; • demonstração dos erros e fraudes encontrados; • sugestão das providências cabíveis, visando à prevenção de erros e fraudes; • verificação de que a contabilidade é satisfatória sob o aspecto sistemático e de organização; • verificação do funcionamento do controle interno; • proposição de medidas de previsão de fatos patrimoniais, com o propósito de manter a empresa dentro dos limites de organização e legalidade. Afinal, a custódia dos bens da empresa é uma das principais responsabilidades de uma administração. Evidente, que um sistema contábil bem estruturado, sólido e que conte com pessoal suficiente é um meio eficaz de proteger os bens da empresa. Apesar da evolução da auditoria, seu espaço no mercado ainda é pequeno se comparado aos países desenvolvidos. Este artigo visa apresentar aos empresários o papel da auditoria e a sua importância na proteção dos ativos da empresa. Onde na sua origem, a auditoria era utilizada apenas para verificar os registros contábeis, visando observar se eles eram exatos. Com o tempo ampliou-se o seu campo de trabalho, tornando o seu significado mais abrangente. Nos dias atuais, o conceito hoje é dinâmico e prossegue em evolução, atribuindo-se à auditoria outras importantes funções, abrangendo todo o organismo da empresa e da sua administração. Muitos administradores só têm conhecimento da auditoria para a cobertura exclusiva destas duas proteções: fiscal e da fraude. Mas estes não são os objetivos básicos da auditoria e sim secundários. Como básico, são classificados os da opinião da credibilidade de informes contábeis e até extra-contábeis; como secundários, temos o da descoberta de erros e fraudes, informes sobre o controle interno e assessoramento econômico-financeiro, tudo isto ensejando aspectos objetivos que demandam a seleção da matéria pertinente. No seu caráter de exame, de indagação, de intervenção e de censura dos registros patrimoniais e da administração do patrimônio, a auditoria situa-se realmente como fiscalizadora e orientadora e por esta razão não pode colocar em planos inferiores o problema da descoberta e da prevenção contra fraudes. Não podemos nos esquecer, todavia, que a falta de um regime de auditoria competente, de ampla vigilância de quem detém o poder, causa sérios danos à sociedade: para tanto, basta relembrar os episódios que levaram à deposição do governo Collor e os escândalos sobre o orçamento da República. A falta de um sistema adequado de controle contábil, pela auditoria, levou a nação ao episódio das fraudes contra o povo e contra a riqueza nacional. Naturalmente, nos países de maior poderio econômico e financeiro, a necessidade do auditor foi-se impondo com maior rapidez, chegando-se a oficializarem-se por atos governamentais as suas prerrogativas e obrigações. Estamos constantemente observando nos jornais os casos mais variados de desfalques em empresa sob a orientação e guarda de renomadas empresas prestadoras de serviços de auditoria. Onde o auditor ao invés de preservar o seu cliente contra todos os riscos e possíveis escândalos, participou na falsificação de balanços e manobras realizadas com o intuito de lesar terceiros. No mundo atual, com a decadência dos princípios éticos tão acentuada, a contabilidade não pode sonegar a sua contribuição contra o patrimônio público e particular. Escândalos sucessivos ocorrem querendo o trabalho sério e competente dos auditores para a apuração das responsabilidades. A assinatura do auditor em balanços, peças, relatórios etc. deverá dar-lhes um cunho de seriedade, fidelidade e garantia. Essa é a razão pela qual se não houver idoneidade suficiente, a assinatura não merecerá crédito perante bancos, credores, acionistas etc. O auditor precisa ter bom nome profissional e plena independência, isto é, lastro moral,intelectual e cultural, para proteger sua clientela contra os riscos naturais, bem como para se manter em uma posição que lhe possibilite realizar as suas tarefas acima de problemas materiais. Portanto, para que a auditoria atinja os seus objetivos proporcionando aos usuários da informação contábil segurança e credibilidade, o profissional precisa da cooperação dos administradores na motivação de toda equipe, onde, mediante tais fatores que visam a produção da eficácia, constituiremos um controle de qualidade sobre o serviço prestado. Verifica-se que ao contratar os serviços de auditoria, serão agregados benefícios consideráveis às empresas. Entre eles podemos citar a correta análise do controle interno, a adequação quanto à realidade das demonstrações contábeis, a real situação econômica e financeira, a proteção do patrimônio, a fiscalização das transações ocorridas, a credibilidade das demonstrações contábeis, a proteção aos interesses dos sócios administradores, acionistas, investidores e financiadores, possibilitando o aumento dos lucros e a capitalização dos recursos. Para a empresa proteger os seus ativos, verificar a exatidão operacional e promover a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas, ela necessita ter um bom controle interno que compreende no plano da organização e todos os métodos e medidas coordenados. Um adequado sistema de controle interno deve possuir os seguintes objetivos básicos, para atender aos interesses da empresa: • Garantir informações adequadas, visando à tomada de decisões; • Proteger Ativos; • Promover a eficiência e eficácia operacional; • Estimular o respeito e a obediência às políticas da administração. A finalidade dos controles internos é a de estabelecerem-se padrões, medir o desempenho real e agir preventivamente, assegurando que não ocorram erros potenciais, através do controle de suas causas, destacando-se, entre os objetivos específicos a serem atingidos, os seguintes: • Observar as normas legais, instruções normativas, estatutos e regimentos; • Assegurar, nas informações contábeis, financeiras, administrativas e operacionais sua exatidão, confiabilidade, integridade e oportunidade; • Antecipar-se, preventivamente, ao cometimento de erros, desperdícios, abusos, práticas antieconômicas e fraudes; • Propiciar informações oportunas e confiáveis, inclusive de caráter administrativo/operacional, sobre os resultados e efeitos atingidos. • Salvaguardar os ativos financeiros e físicos, quanto a sua boa e regular utilização, e assegurar a legitimidade do passivo registrado; • Permitir a implementação de programas, projetos, atividades, sistemas e operações, visando a eficácia, eficiência e economicidade dos recursos; • Assegurar a aderência às diretrizes, normas, aos planos e procedimentos dos órgãos/entidade. Os sistemas de controles internos, de acordo com os seus objetivos específicos, podem ser assim classificados: • Controles Administrativos: Os principais objetivos desse tipo de controle é o de auxiliar no processo decisório, melhorar a eficiência operacional, bem como respeitar e obedecer às políticas administrativas, garantindo o controle sobre as operações da empresa e a qualidade das informações e documentos a serem processados pelo sistema contábil. Esses controles incluem pontos de controle, estatuto/ contrato social, regimento interno, manual de organização (atribuições e competências), controle de qualidade, estudos de tempo e movimentos, treinamento de pessoal, análise estatística de lucratividade por linhas de produtos, controle dos compromissos assumidos, porém, ainda não realizados economicamente, análise das variações entre os valores orçados e os incorridos. • Controles Contábeis: Os principais objetivos desse tipo de controle estão relacionados à análise da veracidade dos documentos, a legalidade dos atos e a fidelidade funcional, assegurando qualidade dos registros e demonstrações contábeis e proteção dos ativos da empresa. Esses controles incluem pontos de controle, plano de contas, plano de livros/registros, plano de formulários, plano de rotinas de trabalho, controle físico dos ativos, sistemas de conferência, aprovação e autorização de gastos, auditoria interna e segregação de funções. A principal função dos controles internos, sejam eles administrativos ou contábeis, é de agir preventivamente, assegurando que não ocorram erros potenciais, alertando para possíveis problemas e corrigindo os erros já existentes. Baseado nestes pressupostos, a escolha do tema se deu pela importância de demonstrar os benefícios da auditoria contábil como proteção do patrimônio da empresa e na absorção de melhores resultados. A proteção que a auditoria oferece à riqueza patrimonial apresenta os seguintes aspectos: • Sob o aspecto administrativo: contribui para redução de ineficiência, negligência, incapacidade e improbidade de empregados e administradores. • Sob o aspecto patrimonial: possibilita melhor controle dos bens, direitos e obrigações que constituem o patrimônio. • Sob o aspecto fiscal: é fator de mais rigoroso cumprimento das obrigações fiscais, resguardando o patrimônio contra multas e o proprietário contra penalidades decorrentes da lei de sonegação de impostos. • Sob o aspecto técnico: contribui para mais adequada utilização das contas, maior eficiência dos serviços contábeis, maior precisão das informações e garantia de que a escrituração e as demonstrações contábeis foram elaboradas de acordo com princípios e normas de contabilidade. • Sob o aspecto financeiro: resguarda crédito de terceiros (fornecedores e financiadores) contra possíveis fraudes e dilapidações do patrimônio, permitindo maior controle dos recursos para fazer face a esses compromissos. • Sob o aspecto econômico: assegura maior exatidão dos custos e veracidade dos resultados, na defesa do interesse dos investidores e titulares do patrimônio. • Sob o aspecto ético: examina a moralidade do ato praticado, pois o registro poderá estar tecnicamente elaborado e o fato legalmente comprovado, porém, o ato da administração poderá ser moralmente indefensável, cabendo a auditoria apontá-lo para julgamento dos titulares do patrimônio ou de seus credores. Para a administração da empresa a auditoria oferece as seguintes vantagens: • Fiscaliza a eficiência dos controles internos; • Assegura maior correção dos registros contábeis; • Opina sobre a adequação das demonstrações contábeis; • Dificulta desvios de bens patrimoniais e pagamentos indevidos de despesas; • Possibilita apuração de omissões no registro das receitas, na realização oportuna de débitos; • Contribui para obtenção de melhores informações sobre a real situação econômica, patrimonial e financeira das empresas; • Aponta falha na organização administrativa da empresa e nos controles internos. Para os investidores (titulares do capital), oferece as seguintes vantagens: • Contribui para maior exatidão das demonstrações contábeis; • Possibilita melhores informações sobre a real situação econômica, patrimonial e financeira das empresas; • Assegura maior exatidão dos resultados apurados. Para o fisco, a auditoria oferece as seguintes vantagens: • Permite maior exatidão das demonstrações contábeis; • Assegura maior exatidão dos resultados apurados; • Contribui para maior observância das leis fiscais. Para a sociedade, compreendendo os trabalhadores e toda a população, direta ou indiretamente relacionada com as empresas que atuam no país, a auditoria oferece as seguintes vantagens: • Dá credibilidade às demonstrações contábeis dessas empresas; • Assegura a veracidade das informações, das quais dependerá a tranqüilidade quanto a sanidadedas empresas e à garantia de empregos; • Informa, através das demonstrações contábeis do conjunto das empresas, o grau de evolução e solidez da economia nacional. O surgimento e o progresso da auditoria verificam-se, em todos os países do mundo, como conseqüência dos seguintes fatores: a) O crescimento de empresas cuja complexidade e ramificações tornaram impossível aos administradores controlar todos os atos de seus subordinados. b) O aparecimento, cada vez em maior número, das sociedades abertas. c) A utilização, sempre crescente, de capitais de terceiros por parte das empresas, principalmente de financiamentos de entidades particulares e empréstimos junto ao público. d) O crescimento da importância do Imposto de Renda – baseado no resultado do exercício – na receita pública de muitos países. e) O controle, cada vez maior, do poder público sobre as empresas particulares e entidades que exercem atividades relacionadas com o interesse público. f) A exportação de capitais, ou seja, a instalação de subsidiárias de empresas multinacionais, exigindo a fiscalização e o controle das atividades dessas subsidiárias. Igualmente, a associação de multinacionais com empresas locais, gerando o interesse das alienígenas em controlar seu investimento. As empresas são auditadas pelos seguintes motivos: • Auditoria Independente: a) Por disposições legais: - Comissão de Valores Mobiliários (CVM). Exige, por força de lei, auditoria em sociedades anônimas de capital aberto. - Banco Central do Brasil (Bacen). Exige auditoria nos bancos comerciais, bancos de investimentos, financeiras, distribuidoras de títulos e valores mobiliários, corretoras de câmbios e valores mobiliários, sociedade de arrendamento mercantil, sociedade de crédito imobiliário. - Conselho Nacional de Seguros Privados (CNSP). Exige auditoria em sociedades seguradoras e de previdência privada. - Outras atividades regulamentadas, tais como entidades filantrópicas, Empresas beneficiárias de Incentivos Fiscais e operadoras de consórcios também são obrigadas, por força de lei, a terem suas demonstrações contábeis auditadas. b) Por outros motivos: - Instituições Financeiras: podem, mediante acordo contratual, exigir auditoria de empresas tomadoras de empréstimos vultosos. - Acionista Controlador: Pode exigir auditoria em empresas coligadas, controladas ou filiais, no próprio país ou no exterior. - A administração pode solicitar auditorias especiais para verificação, por exemplo, de fraudes. - Empresas interessadas na aquisição do controle acionário solicitam auditoria para averiguar a situação financeira e patrimonial da empresa que está sendo adquirida. - Executivos de empresas, que não podem fiscalizar todos os atos de seus subordinados. - Investidores que não tomam parte ativa na administração de uma sociedade. - Os empregados das empresas, quando eles participam dos lucros e estão interessados na confirmação dos resultados apurados. • Auditoria Interna: a) Por determinação da administração: A administração utiliza a auditoria interna como órgão de assessoria e controle. b) Por determinação da matriz ou controladora: É comum em grandes conglomerados a existência de uma auditoria interna, subordinada à empresa controladora, que verifica a observância das normas de controle estabelecidas para todas as empresas do grupo. Para as empresas auditadas, essa auditoria é similar a uma auditoria independente. • Auditoria da Fazenda: A auditoria da fazenda é realizada segundo o interesse quanto aos tributos das respectivas competências dos entes políticos, que compreendem a União, os Estados e os Municípios. Visto que, não há outra forma de fiscalização eficiente e idônea das empresas senão através de auditores independentes. O auditor externo pode valer-se do trabalho do auditor interno para emitir sua opinião. Não se trata de duplo serviço, pois enquanto a auditoria interna é “uma opinião emitida dentro da própria empresa”, por um órgão de sua estrutura, a auditoria externa é uma opinião de natureza independente. Quando a auditoria interna é apoio para a externa, reduz-se o custo desta e também o tempo de trabalho. O auditor externo poderá apoiar seu plano de trabalho no que já se acha feito pela auditoria interna, onde antes precisará avaliar o trabalho feito, para estipular um limite da coordenação das tarefas. Isso não significa desconfiança ou desmerecimento, mas as vezes a própria estrutura da empresa apresenta limitações para o trabalho do auditor interno e este não tem total autonomia dentro da azienda. Uma integração pode ocorrer com reuniões periódicas, trocas de pontos de vista e inclusive o externo pode apoiar pretensões do interno perante a administração. Não há incompatibilidade, mas oportunidade de plena integração. Um trabalho não exclui o outro. Havendo uma coordenação eficaz, podemos afirmar que um até completa o outro. Se coordenados forem os esforços, a auditoria alcançará sua plenitude, onde, em regime de cooperação, poderá ser traçado um programa integrado entre auditor externo e interno. O auditor faz seu conceito profissional baseado na qualidade de seu trabalho. Considerada a alta responsabilidade que tem ao emitir sua opinião, o auditor encontra na qualidade a defesa de sua própria pessoa. No exercício da qualidade, a auditoria busca segurança para opinar, produtividade dos serviços, menores riscos em face da responsabilidade, menores custos dos serviços, traduzindo-se no pleno cumprimento da finalidade que gerou a requisição dos serviços profissionais. O controle de qualidade constitui-se em um sistema de medidas que visam a produção da eficácia. Para tanto, deve estimular o pessoal, aumentar a participação de todos nas tarefas, oferecer maiores oportunidades a todos, conscientizar para a tarefa, valorizar o pessoal, aguçar a criatividade, dar todo apoio à valorização do conhecimento. Só mediante tais fatores é possível fazer com que o pessoal possa melhor aplicar-se aumentando o seu interesse. Para que se consiga um bom controle de qualidade, um dos caminhos que se adota, em vários países, há muito tempo, tem sido o que se convencionou denominar “círculos de controle de qualidade”. Tais “círculos” são grupos de empregados de uma determinada área ou de áreas afins que de forma espontânea examinam os problemas do trabalho, visando a constantes aperfeiçoamentos, tudo com o objetivo de melhorar a eficiência. Suas reuniões ocorrem com uma periodicidade conveniente. Produzem resultados positivos quando estão conscientes da cooperação honesta, onde exista espírito de equipe, respeitando a estrutura administrativa e os seus propósitos, conscientizando-se da responsabilidade que envolve a opinião do auditor. 3 CONCLUSÃO A auditoria é uma ferramenta de segurança indispensável às empresas e por falta de conhecimento ou mesmo por não conhecer a relação entre custo x benefício da implantação da auditoria numa empresa, faz com que o administrador relegue a auditoria a segundo plano. Recomenda-se que os gestores das organizações onde não é realizada a auditoria que faça uma reflexão e analise com maior relevância a questão proposta neste artigo. E aos futuros e atuais empresários, se requer maior especialização neste assunto, buscando novas informações como forma de valorização da entidade. 4 REFERÊNCIAS 1. ATTIE, William. Auditoria: Conceitos e aplicações. 3.ed., São Paulo, Atlas, 1998. 2. JUND, Sergio. Auditoria: conceitos, normas técnicas e procedimentos. 5.ed., Rio de Janeiro, Impetus, 2003.
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