2 Como identificar os tipos de datas de identificacao cronologica

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GESTÃO DOCUMENTAL NA PRÁTICA
O QUE VOCÊ PRECISA SABER?
Volume - 2 Como identificar os tipos de datas de identificação cronológica
O que você precisa saber para identificar os tipos de datas de identificação
cronológica
O que é?
A data é um elemento de identificação cronológica que determina o período de produção,
recebimento ou acumulação e que a define o início de contagem do prazo de guarda, da destinação
final e da descrição de um documento ou de um conjunto documental.
Tipo de data Definição
Data de produção1
identificação cronológica pelo qual se indica a data em que o
documento foi produzido/autuado ou recebido
Data2
de 
arquivamento identificação cronológica pelo qual se indica a data em que o
documento foi arquivado
exercício financeiro
identificação cronológica pelo qual se indica a data do
exercício financeiro
homologação da 
aposentadoria
identificação cronológica pelo qual se indica a data em que
ocorreu a homologação da aposentadoria
quitação da dívida
identificação cronológica pelo qual se indica a data em que
ocorreu a quitação da dívida
finalização da 
permanência na 
ocupação
identificação cronológica pelo qual se indica a data em que
ocorreu a finalização da ocupação
finalização da vigência 
da prestação do serviço
identificação cronológica pelo qual se indica a data em que
ocorreu a finalização da vigência da prestação do serviço
trânsito em julgado
identificação cronológica pelo qual se indica a data em que
ocorreu o trânsito em julgado
conclusão do caso
identificação cronológica pelo qual se indica a data em que
ocorreu a conclusão do caso
alienação
identificação cronológica pelo qual se indica a data em que
ocorreu a alienação
finalização da vigência identificação cronológica pelo qual se indica a data em que
ocorreu a finalização da vigência
finalização da 
permanência do 
membro/servidor
identificação cronológica pelo qual se indica a data em que
ocorreu a finalização da permanência do membro/servidor no
órgão
acumulação
identificação cronológica pelo qual se indica a data em que
variantes da história de formação do acervo como herança
de fundos, sucessão arquivística e aquisições por compra ou
doação
Datas-limite
identificação cronológica pelo qual se indica as datas de
início e término do período abrangido pelo conjunto
documental
1 regra geral para seleção: quando não há a especificação de uma data evento.
2 elemento de identificação cronológica de uma ação concreta que ocorre em relação a um
determinado conjunto documental.
Utilizando algumas datas - exemplos
Data de produção - para eliminação
Documento: Guia da Movimentação do Sistema Único
Classificação: 063.21 - protocolo: recepção, tramitação e expedição de documentos
Data de produção: 2009, 2010, 2011, 2012, 2013
Eliminação (em 2018) com datas-limite: 2009-2013
Data de finalização da vigência da prestação do serviço - para contagem do prazo de guarda
Documento: PGEA de pagamento referente à prestação de serviços especializados de versão e
tradução de textos à pessoa física
Classificação: 029.5 - serviços profissionais transitórios: autônomos e colaboradores
Data de produção: 2004
Data de finalização da vigência da prestação do serviço: 2005
Fase corrente: até 2005
Fase intermediária: até 2056
Data de trânsito em julgado - para recolhimento à guarda permanente
Documento: PGEA de análise em que colaborador terceirizado reclama ressarcimento em pecúnia ao
MPF 
Classificação: 029.6 - ações trabalhistas. Reclamações Trabalhistas
Data de transito em julgado: 1999
Fase corrente: até 1999
Fase intermediária: até 2004
Recolhimento: 2005
Data de finalização da permanência do membro/servidor - para contagem do prazo de guarda
para eliminação
Documento: Assentamento Funcional
Classificação: 020.5 - assentamentos individuais. Cadastro
Data de produção: 2003
Data de finalização da permanência do membro/servidor: 2011
Fase corrente: até 2011
Fase intermediária: até 2103
Eliminação: 2104
Data de acumulação - para recolhimento à guarda permanente
Documentos: autos acumulados até o ano de 1993 - Corte Cronológico (PT PGR/MPF nº 184/2016)
Recolhimento: a qualquer tempo.
Responsabilidade técnica Divisão de Arquivo - DIARQ/SEJUD
Elaboração Caroline Maria Guimarães Beasley
Fernanda Rosa de Vasconcelos Oliveira
Flávia Ataide Costa 
Konrad Augusto de Alvarenga Amaral
Maiara Coutinho Carvalho
Thiago Henrique Soares Costa
Referência
Portaria PGR/MPF nº 19, de 23 de janeiro de 
2013 (PT PGR/MPF nº 19/2013)
Portaria PGR/MPF nº 184, de 21 de março de 
2016 (PT PGR/MPF nº 184/2016)
Instrução Normativa SG/MPF nº 1, de 1º de 
fevereiro de 2013 (IN SG/MPF nº 1/2013)
Dúvidas SNP - Categoria: Orientação Arquivística