Prévia do material em texto
1 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE CUSTOS NA VISÃO DOS GESTORES DE UM HOSPITAL DE ENSINO Aluna: Lisiane Jacintho de Oliveira1 Prof. Orientador: Mauricio Trindade RESUMO Este artigo tem como objetivo avaliar a importância e contribuição da gestão de custos no processo decisório em um hospital de ensino, analisando o posicionamento estratégico da área de custos no organograma da organização bem como analisando como é utilizada a informação estratégica da gestão de custos. A pesquisa tem o objetivo exploratório, utilizando o método de estudo de caso, e as técnicas para coleta dos dados com base em documentos e entrevistas semiestruturadas. Foi realizada análise de conteúdo dos documentos e entrevistas, concluindo-se que gestão de custos hospitalar contribui ao processo decisório operacional e estratégico, porém necessitando de constantes aprimoramentos internos devido a sua complexidade. Palavra - Chave: Hospitais. Custos Hospitalares. Controladoria. Implantação. Métodos de Custeio. ABSTRACT This article has the objective of evaluating the importance and contribution of cost management in the decision process of a teaching hospital, analyzing the strategic positioning of the costs area in the organization’s organizational chart, as well as analyzing how the cost management’s strategic information is utilized. The objective of this research is exploratory, based on the case study method, utilizing the techniques based on documents and semi-structured interviews for data collection. An analysis of the documents and interviews was made, leading to the conclusion that the cost management in hospitals is complex, having to consider the fact that it is an university hospital, that the defrayal method is the Total Absorption Costing and the management of costs contributes to the operational and strategical process, needing constant internal enhancements. Keywords: Hospitals, Hospital Costs, Controllership, Implementation, Defrayal Methods. 1 INTRODUÇÃO Nas organizações hospitalares, principalmente as que se mantém com repasses dos governos, a gestão da recursos assume papel relevante pois os recursos são escassos, o que acaba prejudicando as operações do seu dia a dia. A 1 Graduanda no Curso de Ciências Contábeis. E-mail: lisianejo@gmail.com 2 escassez dos recursos tem origem da falta de uma “data certa” para o ingresso das receitas, dificultando o planejamento financeiro destas organizações. A elevação dos gastos e custos com a assistência médica, que é um fator relacionado ao aumento e envelhecimento da população, avanço da tecnologia, e surgimento de novas doenças. De acordo com o autor Del Nero (1995, Cap. I), relata um breve conceito sobre a economia na saúde: “[...] tem por objetivo a otimização das ações de saúde, ou seja, o estudo das condições ótimas de distribuição de recursos disponíveis para assegurar à população a melhor assistência à saúde e o melhor estado de saúde possível, tendo em conta meios e recursos limitados. (Del Nero, 1995, Cap. I, p. 5 – 21).” Nos hospitais universitários, as questões citadas aparecem com bastante complexidade, pois além da assistência médica prestada pelo hospital, também estão agregadas atividades de ensino e pesquisa. Hospitais Universitários têm como definição, de acordo com o Ministério de Educação (MEC): “Os hospitais universitários são centros de formação de recursos humanos e de desenvolvimento de tecnologia para a área de saúde. Além disso, os programas de educação continuada oferecem oportunidade de atualização técnica aos profissionais de todo o sistema de saúde. (portal.mec.gov.br. 2016)” Para manter uma estrutura de um hospital universitário, os profissionais que trabalham na área de saúde, tem o grande desafio de conhecer, aprender e manusear todos os diferentes desafios que ocorrem no âmbito hospitalar. Deste modo, para o gestor de uma instituição de saúde, o principal desafio é consolidar todos os custos já desenvolvidos com os novos custos que estão a acontecer dentro do hospital e com isso fazer um planejamento estratégico para a produtividade no local de trabalho. Mesmo que traga grandes avanços para dentro da instituição hospitalar, a tecnologia não resolve de forma isolada as necessidades estratégicas, tornando-se importante conhecer como é realizada a preparação e o desenvolvimento da gestão de custos, ao invés de apenas conhecer os valores finais de um serviço. A contagem e o controle dos custos hospitalar necessitam de uma total precisão, uma vez que serve de ferramenta eficaz para a gerência e acompanhamento dos serviços, e também consiste na implantação de medidas corretivas que propor-se uma melhor execução das unidades hospitalares. Um hospital é basicamente, um centro de fornecimento de vários serviços assistenciais. Para execução destes serviços, os profissionais do hospital utilizam materiais, produtos, serviços e demais componentes, exigindo adoção de controles, processos e rotinas estratégicas e operacionais. Considerando o contexto de gestão e o cenário competitivo em que estão inseridos os hospitais, o problema de pesquisa apresenta-se da seguinte forma: Qual a contribuição da gestão de custos no processo decisório em um hospital de ensino? No intuito de responder o problema, o objetivo geral da pesquisa é identificar a importância da gestão de custos em hospitais de ensino. 3 Neste sentido, o presente trabalho tem por objetivo apresentar e discutir o papel que a gestão de custos assume no contexto dessas instituições de saúde. Os objetivos específicos são: a) Analisar o posicionamento estratégico da área de custos no organograma do HCPA; b) Identificar os tipos de serviços prestados e os principais clientes do HCPA; c) Identificar como é utilizada a gestão estratégica de custos no processo decisório do hospital em estudo. Esta pesquisa justifica-se pela importância da gestão de custos dentro de um hospital. O estudo consiste na identificação da importância da gestão, em formato de custos, como se faz a implantação da gestão de custos. 2 REFERÊNCIAL TEÓRICO Neste capitulo são apresentados os referenciais teóricos que tratam dos temas relativos ao contexto econômico dos hospitais de ensino, controladoria, gestão estratégica de custos e métodos de custeio. 2.1 CONTEXTO ECONÔMICO DE HOSPITAIS DE ENSINO Os conceitos de economia em conjunto com os conceitos da assistência à saúde têm apresentado bastante destaque no contexto de gestão, levando em consideração a distribuição de recursos disponíveis e a reais necessidades da sociedade, em especial as necessidades de saúde. Segundo Del Nero (1995, Cap. I, p. 20), a economia na saúde trata-se da, “aplicação do conhecimento econômico ao campo das ciências da saúde, em particular como elemento contributivo à administração dos serviços de saúde.”. De acordo com Piola e Vianna (1995), uma definição ampla da economia da saúde seria: “A aplicação do conhecimento econômico ao campo das ciências da saúde, em particular como elemento contributivo à administração dos serviços de saúde. Uma outra proposta de definição, ainda em estágio inicial, porém mais específica, seria: o ramo do conhecimento que tem por objetivo a otimização das ações de saúde, ou seja, o estudo das condições ótimas de distribuição dos recursos disponíveis para assegurar à população a melhor assistência à saúde e o melhor estado de saúde possível, tendo em conta meios e recursos limitados. (Piola e Vianna, 1995, pg. 19).” Um dos princípios básicos da economia da saúde é adotar medidasracionalizadas, que proporcionem uma redução dos custos sem que ocorram impactos negativos nos níveis de saúde, ou seja, aumentar a eficiência dos serviços, sem que haja prejuízos na eficácia e na efetividade (Del Nero, 1995). Na economia da saúde é fundamental o conhecimento e o uso das técnicas adotadas de gestão de custos, sendo, por exemplo: Custo-Benefício, Custo- Efetividade, Custo-Utilidade, Custo Mínimo e Custo de Oportunidade ou Custo Social. Ainda é elementar no Brasil a realização de avaliações econômicas nos serviços de saúde, mesmo que as mais simples. A descrição de custos e a descrição de resultados praticamente inexistem. Para viabilizar a realização de qualquer tipo de estudo de avaliação econômica, o ponto de partida deve ser a implementação nas organizações de saúde de um sistema de custeio. 4 2.2 CONTROLADORIA NO PROCESSO DE GESTÃO A controladoria se trata de um importante ramo do conhecimento relacionado à gestão, que segundo Catelli (2001): “A controladoria enquanto ramo do conhecimento, apoiada na Teoria da Contabilidade e numa visão multidisciplinar, é responsável pelo estabelecimento das bases teóricas e conceituais necessárias para a modelagem, construção e manutenção de sistemas de Informações e Modelo de Gestão Econômica, que supram adequadamente as necessidades informativas dos Gestores e os induzem A controladoria enquanto ramo do conhecimento, apoiada na Teoria da Contabilidade e numa visão multidisciplinar, é responsável pelo estabelecimento das bases teóricas e conceituais necessárias para a modelagem, construção e manutenção de sistemas de Informações e Modelo de Gestão Econômica, que supram adequadamente as necessidades informativas dos Gestores e os induzem (Catelli, 2001, pg. 344).” A outra definição para á controladoria, que segundo Nascimento e Reginato (2009), é apoiar o processo decisório da empesa, através de sistemas de informações que possibilitem o controle operacional, visando monitoramento das atividades da empresa. A controladoria pode ter funções diversas, dependendo das dimensões da empresa e da filosofia que orienta a sua organização. 2.3 GESTÃO ESTRATÉGICA DE CUSTOS Segundo Shank e Govindarajan (1997, p.4), a gestão estratégica de custos é “uma análise de custos é vista sob um contexto mais amplo, em que os elementos estratégicos tornam-se mais conscientes, explícitos e formais para desenvolver estratégias superiores a fim de se obter uma vantagem competitiva”. Martins (1998) contribui para o conceito de Gestão Estratégica de Custos afirmando: “Numa visão mais abrangente, a Gestão Estratégica de Custos requer análises que vão além dos limites da empresa para se conhecer toda a cadeia de valor: desde a origem dos recursos materiais, humanos, financeiros e tecnológicos que utiliza, até o consumidor final. Passa a não ser apenas importante conhecer os custos da sua empresa, mas os dos fornecedores e os dos clientes que sejam ainda intermediários, a fim de procurar, ao longo de toda a cadeia de valor (até chegar ao consumidor final), onde estão as chances de redução de custos e de aumento de competitividade. (MARTINS 1998, p.318)”. Segundo Mowen e Hansen (2001, p.423), a gestão estratégica de custos é “o uso de dados de custos para desenvolver e identificar estratégias superiores que produzirão uma vantagem competitiva sustentável”. A Gestão Estratégica de Custos vem sendo usada nos últimos tempos para indicar a integração que deve haver entre o processo de gestão de custos e o processo da empresa como um todo. Compreende que esta integração é necessária para que as empresas possam resistir num ambiente de negócios crescente globalizado e concorrente. 5 2.3 MÉTODOS DE CUSTEIO Os Métodos de Custeio determinam a maneira como os custos devem ser alocados aos produtos, isto é, como deve ser feito o custeio dos produtos, quanto a seus custos e despesas, embasando-se na classificação e comportamento dos mesmos. Os principais métodos a serem abordados, é o Método de Custeio por Absorção, Método de Custeio Variável e Método Abc. 2.3.1 Custeio por Absorção Segundo descrito no site Portal de Contabilidade, o conceito para Custeio por Absorção é: “Consiste na apropriação de todos os custos (diretos e indiretos, fixos e variáveis) causados pelo uso de recursos da produção aos bens elaborados, Todos os gastos relativos ao esforço de fabricação são distribuídos para todos os produtos feitos.”. Também como descrito no site Ciências Contábeis, há um breve conceito para Custeio por Absorção é: “Custeio por Absorção é um processo de apuração de custos, cujo objetivo é ratear todos os seus elementos (fixos e variáveis) em cada fase da produção. Logo um custo é absorvido quando for atribuído a um produto ou unidade de produção, assim cada unidade ou produto receberá sua parcela no custo até que o valor aplicado seja totalmente absorvido pelo Custo dos Produtos Vendidos ou pelos Estoques Finais. (www.cienciascontabeis.com.br, 2016)”. Segundo Padoveze (2000, p. 249), a definição para custeio por absorção: “O custeio por absorção, que é o mais utilizado por ser o critério fiscal e legal em praticamente todo o mundo, incorpora os custos fixos e indiretos industriais (Mão-de-Obra direta, Despesas Gerias e Depreciações) aos produtos, traduzindo esses gastos em custo unitário por meio de procedimentos de rateio das despesas a alocação aos diversos produtos e serviços. (Padoveze, 2000, pg. 249).” A seguir, a figura 1 mostra um esquema de custeio por absorção, sem departamentalização. Figura 1 – Esquema de Custeio por Absorção, sem Departamentalização. Fonte: Martins (2008). http://www.cienciascontabeis.com.br/ 6 2.3.2 Custeio Variável Sobre o método de custeio variável, Neves e Viceconti (2000, pg.143) defendem que: o custeio variável é um tipo de custeamento que consiste em considerar como Custo de Produção do Período apenas os custos variáveis incorridos. Segundo Dubois, Kulpa e Souza (2009), a definição para custeio variável: “O método de custeio variável pode ser definido como aquele no qual os custos fixos são alocados aos resultados como se fossem despesas (independentemente do volume de produção da empresa), enquanto os custos e despesas variáveis são elementos fundamentais para a obtenção da Margem de Contribuição. Aos produtos cabem apenas os elementos variáveis. (Dubois, Kulpa e Souza, 2009, pg. 133).” Dubois, Kulpa e Souza (2009), e Neves e Viceconti (2000) mencionam, entre outras, as seguintes vantagens da utilização do custeio variável: a) Impede que os aumentos de produção não correspondam a aumento de vendas distorçam o resultado; b) Facilidade de obtenção de margem de contribuição por tipo de produto elaborado; c) É uma ferramenta adequada para a tomada de decisão, pois só considera como custo do produto os elementos variáveis; d) O custeamento variável proporciona maior clareza no planejamento do lucro e na tomada de decisão; e) É uma ferramenta melhor para a tomada de decisões dos administradores. f) O custeamento variável é totalmente integrado com o custo padrão e o orçamento flexível, possibilitando o correto controle de custos. Sendo assim, o custeio variável pressupõe que, para uma organização funcionar, deve já estar comprometida com os custos fixos, os quais não serão alterados, caso ocorra aumento ou diminuição da produção, ou, ainda, caso não haja produção. Assim, uma vez que a estrutura fixa da organização já está preparada para atender aos clientes, a decisão relevante está relacionada com os custos variáveis. 2.3.3 Custeio Abc Segundo o autor Bornia (2002, pg. 121), tem uma definição para o custeio Abc: “é tomar os custos das várias atividades da empresa e entender seu comportamento, encontrando bases que representam as relações entre os produtos e essas atividades”. Segundo Leone (2010), a definição para custeio Abc: “O sistemade custeio Abc, é uma técnica de custeamento em que os custos e despesas indiretos são apropriados a várias unidades através de algumas bases que não são relacionadas aos volumes dos fatores de produção. (Leone, 2010, pg.252).” 7 De acordo com o site ECR Brasil, os benefícios e como se da o inicio do método ABC, são os seguintes: a) Cálculo do Custo de Produtos e Serviços de forma realista; b) Análises de Lucratividade precisas; c) Subsídios para decisões sobre mudança de Preços e de Mix de produtos; d) Oportunidades de Melhorias Operacionais e de Redução de Custos; e) Mensuração dos desempenhos dos processos e das atividades; f) Análises comparativas de processos (benchmarking). Para a implantação do Abc necessita-se não apenas do apoio contábil, mas também do conhecimento técnico da operação a ser custeada. Um projeto de Abc pode ser dividido nos seguintes passos básicos: a) Definição do escopo do projeto (quais os processos a serem mensurados); b) Identificação de atividades; c) Mapeamento dos recursos consumidos; d) Definição dos direcionadores de recursos e alocação para as atividades; e) Identificação dos objetos de custo (produtos, serviços e clientes); f) Definição dos direcionadores de atividades e alocação para o objeto de custos; 2.4 GESTÃO DE CUSTOS EM HOSPITAIS Não há dúvida da importância do controle de custos em uma instituição hospitalar. De acordo com Ching (2001, p. 34), a mensuração dos custos é útil para: A) Entendimento de seu comportamento quanto aos diversos níveis de volume seja de pacientes/dia, exames de laboratório, números de cirurgias no centro cirúrgico etc.; B) Identificar e elaborar estratégias eficazes de contenção de custos; C) Conhecer a rentabilidade dos diversos grupos de fontes pagadoras, seja particular, seja seguradoras, empresas de autogestão, convênios etc.; D) Ajudar no estabelecimento de tabelas de preços diferenciadas para cada grupo de fonte operadora; E) Comparar e determinar a correta alocação dos recursos entre os diversos serviços de um mesmo hospital Um sistema de controle de custo mais apurado, que permita identificar quais os componentes que podem gerenciados de maneira mais efetiva, sem perda da qualidade e as causas dos custos de cada atividade contribui para a tomada de decisões estratégicas. A maioria das instituições de saúde enfrenta dificuldades financeiras por conta do desconhecimento dos custos reais de seus serviços prestados, falhas na apuração destes custos e estrutura organizacional inadequada. Um sistema de controle de custo mais apurado, que permita identificar quais os componentes que podem gerenciados de maneira mais efetiva, sem perda da qualidade e as causas dos custos de cada atividade contribui para a tomada de decisões estratégicas. A maioria das instituições de saúde enfrenta dificuldades financeiras por conta do desconhecimento dos custos reais de seus serviços prestados, falhas na apuração destes custos e estrutura organizacional inadequada. Bornia (2010) caracteriza os métodos de custeio, da seguinte maneira: 8 A) Custeio variável: é análise custo-volume-lucro, que determina a influência no lucro provocado por alterações nas quantidades vendidas. B) Custeio padrão: é fornecer suporte para controle de custos, fornecendo um padrão de comportamento para o sistema e comparando sua variação. C) Custeio RKW ou custeio integral: usa o método de centro de custos, ele aloca os custos em um centro de custos e depois repassa aos produtos. D) ABC (custeio baseado em atividade): é distribuir os custos aos produtos. É importante destacar que para controladoria, custos é um dos seus principais artefatos, visto que se a decisão for aumentar o faturamento é necessária uma adequação dos custos. Para os controllers os custos dentro das organizações são estratégicos, especialmente dentro de um mercado globalizado e cada vez mais competitivo. Outros controles realizados pela controladoria é o acompanhamento da evolução dos custos, e também como os custos que podem ser reduzidos. 3 METODOLOGIA Nesta parte são apresentados os métodos e técnicas de pesquisa utilizados para a realização e composição desse estudo, bem como as referencias teóricas acerca de cada item abordado. A presente pesquisa se enquadra a sua finalidade ou natureza em pesquisa aplicada, que de acordo com Gil (2010), explica que: “Abrange estudos elaborados com a finalidade de resolver problemas identificados no âmbito das sociedades em que os pesquisadores vivem. Pesquisa voltada á aquisição de conhecimento com vistas á aplicação numa situação especifica. (Gil, 2010, pg. 26 e 27).” A pesquisa tem como objetivo descritivo, que como Gil (2006) tem como conceito: “A pesquisa descritiva tem por objetivo estudar as características de um grupo. [...] suas características mais significativas está na utilização de técnicas padronizadas de coleta de dados, tais como o questionário e a observação sistemática. (GIL, 2006, pg. 42)”. A abordagem é mista, pois os dados vão ser analisados e interpretados. De acordo com Creswell (2010, pg. 38), a pesquisa mista tem como conceito: “A pesquisa de métodos mistos, empregando a combinação de abordagens quantitativas e qualitativas”. Esta pesquisa caracteriza-se como estudo de caso. Que de acordo com Pinheiro (2010, pg. 23), “envolve o estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos de maneira que se permita o seu amplo e detalhado conhecimento”. As técnicas utilizadas para coleta dos dados, de largo uso, é a análise de documentos e entrevistas semiestruturadas. A técnica de análise de dados é realizada após a aplicação do questionário e coleta documental. 9 4 ESTUDO DE CASO Este capítulo tem por objetivo apresentar a empresa objeto do estudo de caso, as técnicas de coleta e análise de dados buscando respostas ao problema e objetivos da presente pesquisa. 4.1 APRESENTAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO HOSPITALAR A pesquisa ocorre no hospital de Clinicas de Porto Alegre (HCPA), que de acordo com o site do HCPA, é uma Empresa Pública de Direito Privado, criada pela Lei 5.604, de 2 de setembro de 1970. Integrante da rede de hospitais universitários do Ministério da Educação e vinculado academicamente à Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS). O HCPA nasceu com a missão de oferecer serviços assistenciais à comunidade gaúcha, ser área de ensino para a Universidade e promover a realização de pesquisas científicas e tecnológicas. (HCPA, http://www.hcpa.edu.br/content/view/13/97/). A assinatura, pelo então presidente Emílio Garrastazu Médici, da lei que instituía a figura jurídica da Instituição, foi o coroamento de uma longa trajetória para a criação do hospital universitário. Mas a história do Hospital de Clínicas começa muito antes desta data. Desde 1931, a Faculdade de Medicina já sonhava com a construção de um hospital universitário, que foi autorizada pelo então presidente da República, Getúlio Vargas. Em 1938, o terreno destinado à realização da obra foi comprado pelo Governo do Estado e, dois anos mais tarde, doado à Universidade (HCPA, http://www.hcpa.edu.br/content/view/13/97/). Em julho de 1971, o estatuto do Hospital foi aprovado e publicado no Diário Oficial da União. No ano seguinte, com o prédio ainda inacabado, entram em funcionamento alguns serviços assistenciais: o primeiro atendimento ambulatorial foi em 2 de fevereiro, na especialidade de Endocrinologia, e a primeira internação, de um paciente da Nefrologia, ocorreu em 23 de maio, no 4° andar / Ala Norte. Gradualmente, mais serviços foram sendo colocado em funcionamento, com a inauguração de novas unidades de internação e ambulatórios, Bloco Cirúrgico, Laboratório de Patologia Clínica, Serviço de Radiologia e Centro de Material Esterilizado, entre outros. A integração com diferentes unidades de ensino da UFRGS ampliou-se e consolidou-se ano pós ano, com a abertura de novos espaços paraa atuação de docentes, acadêmicos e pesquisadores. (HCPA, http://www.hcpa.edu.br/content/view/13/97/). Atualmente, o Hospital de Clínicas ocupa plenamente sua área física e seus recursos humanos, tendo conquistado reconhecimento como centro de referência em assistência, na formação de profissionais e na geração de conhecimentos. É uma das empresas mais sólidas e eficientes do país: não apenas cumpre, de forma qualificada, com sua Missão Institucional, como tem obtido, ano após ano, reconhecimento e destaque por seu desempenho. (HCPA, http://www.hcpa.edu.br/content/view/13/97/). 4.2 COLETAS DOS DADOS A seguir apresenta-se a coleta e análise dos dados, visando responder ao problema e aos objetivos da pesquisa. 10 4.2.1 Análise Documental Análise documental ocorreu com base na coleta de documentos realizada no Setor de Análise e Controle de Gestão, mais precisamente no setor de Serviço de Custos, com a supervisão do gestor deste setor. Os documentos analisados foram: a) Organograma: apresenta as relações hierárquicas dentro do HCPA, a distribuição dos setores e das unidades funcionais e tem como função demonstrar o posicionamento estratégico do setor de custos no organograma do HCPA; b) Tabela dos Principais Serviços Prestados: fonte de receitas e de custos e tem como função demonstrar o volume e os principais serviços prestados pelo HCPA, que reflete nas atividades de gestão de custos; c) Tabela dos principais clientes: apresenta os principais clientes do HCPA e têm como função demonstrar a existência de controle de custos por tipo de cliente, estabelecendo a relação Receita x Custos. 4.2.2 Entrevistas Semiestruturadas Para atender aos objetivos propostos nesta pesquisa, optou-se pela realização de entrevista como instrumento de pesquisa, houve a definição do gestor a ser entrevistado, sendo preservado o nome do gestor. O primeiro responsável a ser entrevistado atua no setor de custos e orçamento, tendo conhecimentos amplos sobre o setor de custos. E o segundo responsável a ser entrevistado atua no setor de Contabilidade Gerencial. Foi aplicado questionário contendo 16 questões com cada gestor. 4.3 ANÁLISE DOS DADOS A seguir, apresenta-se o resumo dos dados do á analise do organograma, das tabelas e também as informações coletadas na entrevista, de forma sucinta, visando dar sentido ao atendimento do objetivo da pesquisa. 4.3.1 Análise Organograma e Tabela Os organogramas do HCPA, apresentados nas Figuras 1, 2 e 3 visam evidenciar as relações existentes entre a instância máxima decisória até ao setor de custos, ou seja, as relações existentes entre quem toma decisões e quem controla e produz informações para a gestão de custos. 11 FIGURA 1 – Organograma Geral Fonte: Site HCPA (2016). O Conselho Diretor é a instância máxima decisória do HCPA, sendo que internamente cabe a Presidência conduzir o processo de gestão estratégica do HCPA conforme apresentado na Figura 1. FIGURA 2 – Organograma da Vice – Presidência Administrativa Fonte: Site HCPA (2016) Na Vice Presidência Administrativa, subordinada a Presidência, há 8 coordenadorias, entre elas a Coordenadoria Financeira conforme apresentado na figura 2. 12 FIGURA 3 – Organograma da Coordenadoria Financeira Fonte: Site HCPA (2016). A Coordenadoria financeira tem como principais responsabilidades realizar a gestão operacional de 5 tipos de Serviços, entre eles, o Serviço de Análise e Controle. Cabe ao Serviço de Análise e Controle a gestão da Seção de Custos. Na Seção de Custos há um gestor responsável e mais 2 colaboradores em cargos de analistas de custos, atuando nos principais processos de controle e gestão de custos, que são: a) Mapeamento dos serviços e atividades prestadas, por área de especialidades médicas, para organização e codificação dos centros de atividades e de custos, visando à correta lotação de custos; b) Geração de relatórios gerenciais mensais com informações sobre os custos diretos e indiretos. c) Definição de centro de custos, para novos serviços do HCPA. d) Lançamento no sistema dos gastos específicos de cada setor. Os Principais Serviços Prestados e os Principias Clientes do HCPA, apresentados nos Quadros 1 e 2, visam demonstrar a ampla rede hospitalar que é o HCPA. A Tabela 1 abaixo ilustra os principais Serviços Prestados pelo HCPA: Quadro 1 – Principais Serviços Prestados SERVIÇOS MÉDICOS Anestesia e Medicina Perioperatória Mastologia Atenção Primária à Saúde Medicina Intensiva Bioética Medicina Nuclear Cardiologia Medicina Ocupacional Centro Cirúrgico Ambulatorial Nefrologia 13 Quadro 1 – Principais Serviços Prestados Serviços Médicos - CONTINUAÇÃO Centro Cirúrgico Neonatologia Cirurgia do Aparelho Digestivo Neurologia Cirurgia Cardiovascular Nutrologia Cirurgia Pediátrica Oftalmologia Cirurgia Geral Oncologia Cirurgia Plástica Oncologia Pediátrica Cirurgia Torácica Ortopedia e Traumatologia Cirurgia Vascular e Periférica Otorrinolaringologia Clínica Médica - Medicina Interna Patologia Coloproctologia Patologia Clínica Dermatologia Pediatria Dor e Medicina Paliativa Pneumologia Emergência Psicologia Emergência e Medicina Intensiva Pediátrica Psiquiatria Endocrinologia Psiquiatria da Infância e da Adolescência Fisiatria e Reabilitação Psiquiatria em Adição – UAA Gastroenterologia Radiologia Genética Médica Reumatologia Ginecologia e Obstetrícia Educação Física e Terapia Ocupacional Hematologia Clínica Serviço Social Hemoterapia Urologia Imunologia SERVIÇO DE ENFERMAGEM Adição - UAA Internação Clínica – UAA Atenção Primária em Saúde (SEAPS) Materno Infantil Cardiovascular, Nefrologia e Imagem. Neonatologia Centro Cirúrgico Onco-Hematológica Cirúrgica Pediátrica Clínica Psiquiatria Educação em Enfermagem Saúde Pública Emergência Terapia Intensiva COMISSÕES ASSISTENCIAS Bioética Clínica Óbitos, Controle Cirúrgico e Revisão Anátono- Patológica. Cateteres Processo de Enfermagem Controle de Tabagismo Prontuário do Paciente Ética Médica Rotinas em Emergência e Catástrofes Intra-Hospitalar de Doação de Órgãos e Tecidos para Transplantes Suporte Nutricional Laboratório Fonte: Sistema HCPA em 15 Ago. 2016 14 Na análise do Quadro 1, podemos identificar que estão destacados os principais serviços prestados pelo HCPA, estando separado por áreas diferentes, como Serviços Médicos, Serviço de Enfermagem e Comissões Assistências. Em cada serviço prestado a um tipo de seguimento, nisto contendo uma ampla prestação de serviços. Cada um dos principais serviços prestados representa um centro de custo. Trabalha-se com o Método de Custeio por Absorção. No Quadro 2, ilustra os principais Clientes do HCPA, sendo: Quadro 2 - Principais Clientes AFISVEC - Associação de Fiscais de Tributos do RS CABERGS - Caixa Assistência dos Funcionários Banrisul CASSI - Caixa Assistência do Banco do Brasil Centro Clínico Gaúcho Doctor Clin Clinica Médica FUCAE - SAÚDE PAS - funcionários da Caixa Estadual GEAP - Fundação de Seguridade Social IPE - Instituto de Previdência do Estado do RS MULTICLÍNICA Serviços de Saúde LTDA PARTICULAR Porto Alegre Clínicas Ltda Pró-Salute Serviços para a Saúde Ltda RBS Participações S.A. SASAMP/RS - Superintendência Assistência Saúde Ministério Público do RS Saúde Bradesco Sulmed Assistência Médica Ltda TACCHIMED - Hospital Tacchini UNIMED - Cooperativa de Trabalho Médico SUS Fonte: Site HCPA em 02 Set. 2016 Na análise do Quadro 2, podem-se observar os principais clientes (Convênios), em que o HCPA atende. E ainda também atendendo os pacientes do SUS e Particulares. Identificou-se que o principal cliente do HCPA é o SUS, que repassa verbas do governo federal para pagamento dos serviços prestados de acordo com tabela própria de valores, logo, afetando diretamente o controle de custosdos serviços prestados a este cliente. Os planos particulares de convênios com operadoras, como exemplo a UNIMED, são os demais principais clientes exigindo do setor custos controles específicos para gestão das prestações de contas e repasses destas operadoras. 15 4.3.2 Análise das Entrevistas Semiestruturadas A partir das possibilidades de serem realizadas as entrevistas, houve a definição dos gestores a serem entrevistados, sendo preservado o nome dos gestores. O primeiro gestor a ser entrevistado atua na Seção de Custos, tendo conhecimentos amplos sobre as demandas e rotinas executadas neste setor. O segundo gestor a ser entrevistado é do Setor de Contabilidade Gerencial, tendo conhecimentos amplos na área financeira e gerencial. Ambos os entrevistados foram escolhidos por terem um conhecimento na área de custos. No quadro abaixo são apresentadas as questões aplicadas nas entrevistas semiestruturadas, bem como as respostas obtidas pelos gestores e a análise das respostas. Quadro 3 – Questionário e Análise Pergunta Gestor 1 Gestor 2 Análise 1) Qual o tipo da unidade hospitalar é o HCPA? E qual é o nível de complexidade de gestão? O HCPA é um Hospital Universitário que possui alta complexidade de gestão de custos. É um Hospital Universitário. Com muitos setores, atividades que demandam necessidades de controles gerenciais de custos. Percebe-se que ambos os gestores identificaram que a gestão de custos hospitalar é complexa, devendo-se considerar o fator do HCPA ser um hospital Universitário. 2) Qual o setor em que pertence? Qual a complexidade do setor? Setor Público, sendo muito complicada a gestão dos custos que envolvem o SUS. Pertence ao Setor Público. Os gestores indicam conhecimento do HPCA, a ser ligado ao setor publico, com as devidas características e exigências que este setor determina no processo de gestão administrativa de forma geral. 3) Existe uma área especifica em que é responsável por calcular os custos do hospital? Sim. A área responsável seria a Seção de Custos. A área especifica para cálculo dos custos, seria á seção de custos. Após a análise desta questão, ambos os gestores informam que a um setor responsável pelo cálculo dos custos, e elaboração dos relatórios. 4) Qual o método de custeio utilizado no hospital? O método utilizado é o Método de Custeio por Absorção. É utilizado o Método de Custeio por Absorção. Os gestores indicam que o método utilizado para o custeio dos custos do HCPA, é o Método de Custeio por Absorção, por se adequar melhor ao ambiente hospitalar. 5) Quais são os custos apurados e controlados pelo hospital? Os custos são os Por Centro de Custo, Por Grupo de Custos, Procedimentos e Serviços. Os custos apurados e controlados pelo hospital são os Por centro de custos (Ex.: Setor de Farmácia, Setor de Lavanderia.). Para os gestores os custos apurados e controlados pelo HCPA é o Por Centro de Custo, onde se é especificado por setor. 6) Como está estruturado o Sistema de Informações de Custos no hospital? É feito por Planilhas Eletrônicas. É estruturado por Planilhas eletrônicas (Microsoft Office Excel, etc.). Os gestores informam que para a estruturação do sistema de informação é utilizado uma planilha 16 eletrônica, para posteriormente estar inserindo as informações no sistema. 7) Utiliza-se a apuração e controle de custos para quais finalidades: É utilizado para Campanhas Internas de Redução de Desperdícios. Elaboração do planejamento estratégico; Campanhas internas de redução de desperdícios; Estudos de viabilidade projetos e serviços; Formação de preços; Redução de custos; Renovação de contratos; Tomada de decisão estratégica. Para apuração e controle dos custos, os gestores indicam que é feito Campanhas Internas e elaboração de projetos para á redução de custos. 8) A informação apresentada nos relatórios de custo é suficiente? No momento os relatórios não apresentam informações suficientes. Não. O sistema com necessidade de aprimoramento, não integrado. Foi possível observar que os relatórios apresentados, não passam informações suficientes e que é preciso um aprimoramento no sistema. 9) Tem sido capaz de suprir a necessidade de informação gerencial, enfatizando o processo de tomada de decisão, dentro do que foi esperado ou planejado? Atualmente ás informações não tem atendido as necessidades. Não. Devido à falta de integração com demais sistemas e o método ser basicamente rateio. É possível observar que as informações não suprem as necessidades, por falta de integração dos sistemas. 10) Qual a relação entre a contabilidade, custos e orçamento existente no plano de contas da organização? Funcionam como sistema independente. Funcionam como sistema independente. Ambos os gestores concordam que os setores funcionam como um sistema independente. 11) O sistema de custos é usado para a tomada de decisões? O sistema de custos, atualmente não é utilizado para tomada de decisão. Sim. É utilizado para tomadas de decisões. Ambos os gestores não concordam. 12) Como é utilizada a gestão estratégica de custos no processo decisório? Atualmente não são utilizados no hospital. Com os dados básicos estruturados por Centro de Custos é utilizado para observar necessidades, analisar dados e problemas possíveis de serem apresentados na gestão de custos x tomada de decisão. Novamente é possível observar que ambos os gestores não tem posição. 13) Descreva em frase sucinta o termo “gestão de custo hospitalar”: A gestão de Custos Hospitalar é utilizada para que os recursos sejam utilizados para Formular estratégias para a melhoria dos serviços prestados. Ambos os gestores concordam que a gestão de custos hospitalar é utilizada para uma melhor 17 buscar o atendimento de maior número de pessoas. prestação de serviço e um melhor atendimento as pessoas. 14) Como é feita a gestão de custos? É feitas através da análise das áreas de negocio e de apoio do hospital. Basicamente rateio por centro de custos x gastos vinculados. Podemos observar que é feito através de analise de informações. 15) Que decisões são tomadas com base na gestão de custos? Somente para análise das despesas realizadas. Avaliar as áreas com maior incidência de despesas/gastos por centro de custos gerenciando. Os mesmos para melhorar o desempenho. As decisões são tomadas através das analises das despesas, Para um melhor desempenho. 16) Como são utilizadas as informações obtidas com o gerenciamento dos custos? Apenas para fechamento contábil. São utilizadas para gerenciar os gastos/despesas por área/centro de custo objetivando a redução e readequação dos mesmos. São utilizadas para fechamento de relatórios e o gerenciamento dos gastos e despesas. Fonte: Elaborado pelo Autor Foi possível observar na presente pesquisa que o quão importante é a gestão de custos dentro de um hospital de ensino, pois é fundamental que as organizações, busquem técnicas e ferramentas que possibilitem um melhor gerenciamento. Tem-se uma dificuldade do uso de informações dos relatórios, para a tomada de decisão, pois em torno de 70% dos serviços prestados são para os clientes do SUS, que possui um preço padrão. 5 CONCLUSÃO O tema abordado na presente pesquisa demonstra o quão importante é a gestão de custos dentro de um hospital de ensino, pois diante de consumidores mais exigentes e valores investidos em hospitais, é fundamental que as organizações, busquem técnicas e ferramentas que possibilitem um melhor gerenciamento. Foi realizada uma pesquisa documental que permitiu analisar o posicionamento estratégico da área de custos no organograma do HCPA. Também com base na pesquisa documentalfoi possível descrever os principais clientes e os principais serviços prestados pela organização. Percebe-se que o HCPA depende fortemente de recursos do SUS. A seguir foram realizadas as entrevistas com os gestores, onde foi descrito as principais formas de cálculo e manuseio dos custos, e a forma da gestão de custos na organização de estudo, com o objetivo de identificar a importância da gestão de custos. Os itens mais relevantes na análise da Tabela 3 – Questionário e Análise indicam que ambos os gestores identificaram que a gestão de custos hospitalar é complexa, que o método utilizado para o custeio dos custos do HCPA é o Método de Custeio por Absorção, por se adequar melhor ao ambiente hospitalar, que os relatórios apresentados, não passam informações suficientes e que é preciso um aprimoramento no sistema. Ambos os gestores concordam que a gestão de custos 18 hospitalar deve ser utilizada para uma melhor prestação de serviço e um melhor atendimento as pessoas, bem como melhor controle do uso de recursos. Conclui-se que o objetivo geral da pesquisa foi alcançado, pois com base na analise do posicionamento estratégico da área de custos no organograma do HCPA, na identificação dos tipos de serviços prestados e os principais clientes do HCPA e na identificação de como é utilizada a gestão estratégica de custos no processo decisório do hospital em estudo foi possível identificar qual a contribuição da gestão de custos no processo decisório em um hospital de ensino. Sugere-se que em futuras pesquisas seja analisado, se houve algum avanço na gestão de custos, se houve melhorias no setor de custos em relação à geração de informações mais concretas para ser feita uma boa gestão. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ALEGRE, HOSPITAL DE CLINICAS DE PORTO. Historia. Disponível em: http://www.hcpa.edu.br/content/view/13/97/. Consultado em: 15.06.2016. ALEGRE, HOSPITAL DE CLINICAS DE PORTO. Organograma. Disponível em: https://intranet.hcpa.edu.br/downloads/cgp/organograma/6-_org_coord_financeira_- _03.jpg. Consultado em: 15.06.2016. BORNIA, ANTONIO CEZAR. Análise Gerencial de Custos: Aplicação em Empresas Modernas. Ed. Bookman: São Paulo, 2002. BORNIA, ANTONIO CÉSAR. Análise Gerencial de Custos: aplicação em empresas modernas. 3ª Ed. – São Paulo: Atlas, 2010. BRASIL, ECR. Custeio Baseado em Atividades. Disponível em: http://www.ecrbrasil.com.br/ecrbrasil/page/custeio_atividades.asp. Acesso em 12.06.2016. CATELLI, ARMANDO. Controladoria: uma abordagem da gestão econômica - Gecon. São Paulo: Atlas, 2001. CHING, HONG YUH. Manual de Custos de Instituições de Saúde: Sistemas Tradicionais de Custos e Sistema de Custeio Baseado em Atividades (ABC). Ed. Atlas: São Paulo, 2001. CONTÁBEIS, CIÊNCIAS. Diferenças entre Custeio por Absorção e Custeio Direto. Disponível em: http://www.cienciascontabeis.com.br/custeio-absorcao- versus-custeio-direto/. Acesso em 21.05.2016. CONTABILIDADE, PORTAL DE. Custeio Por Absorção Contábil. Disponível em: http://www.portaldecontabilidade.com.br/tematicas/custeioporabsorcao.htm. Acesso em 21.05.2016. CRESWELL, JOHN W. Projeto de pesquisa: Métodos Qualitativos, Quantitativo e Misto. 3ª Ed. Bookman e Artmed: São Paulo, 2010. http://www.ecrbrasil.com.br/ecrbrasil/page/custeio_atividades.asp.%20Acesso%20em%2012.06.2016 http://www.ecrbrasil.com.br/ecrbrasil/page/custeio_atividades.asp.%20Acesso%20em%2012.06.2016 http://www.cienciascontabeis.com.br/custeio-absorcao-versus-custeio-direto/ http://www.cienciascontabeis.com.br/custeio-absorcao-versus-custeio-direto/ http://www.portaldecontabilidade.com.br/tematicas/custeioporabsorcao.htm 19 DEL NERO CR. O que é economia da saúde. In: Piola SF, Vianna SM. Economia da saúde: conceito e contribuição para a gestão da saúde. 3ª ed. Brasília: IPEA; 1995. DUBOIS, ALEXY; KULPA, LUCIANA; SOUZA, LUIZ EURICO DE. Gestão de Custos e Formação de Preços. 3ª Ed. Atlas: Rio de Janeiro, 2009. EDUCAÇÃO, MINISTÉRIO DA. Hospitais Universitários. Disponível em: http://portal.mec.gov.br/index.php?option=com_content&view=article&id=12267&ativ o=513&Itemid=512. Acesso em 04.10.2016. GIL, ANTONIO CARLOS. Como elaborar projetos de pesquisa. 4ª Ed. Atlas: São Paulo, 2006. GIL, ANTONIO CARLOS. Como elaborar projetos de pesquisa. 5ª Ed. Atlas: São Paulo, 2010. LEONE, GEORGE S. G; LEONE, RODRIGO JOSÉ GUERRA. Curso de Contabilidade de Custos. 4ª Ed. Atlas: São Paulo, 2010. MARTINS, E. Contabilidade de custos. 9.ed. São Paulo: Atlas, 2008. MARTINS, ELISEU. Contabilidade de custos. 6ª Ed. São Paulo: Atlas, 1998. MOWEN, MARYANNE M; HANSEN, DONR. Gestão de Custos: Contabilidade e Controle. 3ª Ed. Cemgage Larninig: São Paulo, 2001. NASCIMENTO, AUSTER MOREIRA; REGINATO, L UCIANE. Controladoria: Um Enfoque na Eficácia Organizacional. 2ª Ed. Atlas: São Paulo, 2009. NEVES, SILVÉRIO DAS; VICECONTI, PAULO E. V. Contabilidade de Custos: Um Enfoque Direto e Objetivo. 3ª Ed. Atlas: São Paulo, 2006. PADOVEZE, CLÓVIS LUÍS. Contabilidade Gerencial: Um Enfoque em Sistemas de Informação Contábil. 3ª Ed. Atlas: São Paulo, 2000. PINHEIRO, JOSE MAURICIO DOS SANTOS. Da Iniciação Cientifica ao TCC: Uma Abordagem para Cursos de Tecnologia. Ed. Ciência Moderna: Rio de Janeiro, 2010. PIOLA, SÉRGIO FRANCISCO; VIANNA, SOLON MAGALHÃES. Economia da Saúde: Conceito e Contribuição para a Gestão de Saúde. 3ª Ed. Ipea: Brasília, 2002. SHANK, JOHN K.; GOVINDARAJAN, VIJAY. A revolução dos custos: como reinventar e redefinir sua estratégia de custos para vencer em mercados crescentemente competitivos. 2. Ed. Rio de Janeiro: Campus, 1997. http://portal.mec.gov.br/index.php?option=com_content&view=article&id=12267&ativo=513&Itemid=512 http://portal.mec.gov.br/index.php?option=com_content&view=article&id=12267&ativo=513&Itemid=512 20 ANEXOS Anexo 1 – Questionário aplicado na Organização Hospitalar. Questão 1: Tipo da unidade hospitalar a. ( ) Hospital Geral (clínica médica, clínica cirúrgica, obstétrica e pediátrica). b. ( ) Hospital Universitário Questão 2: Setor a que pertence. a. ( ) Privado b. ( ) Filantrópico c. ( ) Público Questão 3: Existe uma área (setor, departamento etc.) que é responsável por calcular os custos do hospital? a. ( ) Sim b. ( ) Não Questão 4: Qual o método de custeio utilizado no hospital? a. ( ) Método de Custeio por Absorção b. ( ) Método de Custeio Variável c. ( ) Método de Custeio ABC d. ( ) Método de Custeio Direto e Indireto Questão 5: São exemplos de custos apurados e controlados pelo hospital? a. ( ) Por centro de custos (Ex.: Setor de Farmácia, Setor de Lavanderia, Recepção etc.). b. ( ) Por grupo de custos (Ex.: Pessoal, Material/Medicamentos). c. ( ) Procedimentos (Ex.: Cirurgia, Curativos, etc.). d. ( ) Serviços (Internação (leito dia), Consulta, Refeição etc.) Questão 6: Como está estruturado o Sistema de Informações de Custos no hospital? a. ( ) Planilhas eletrônicas (Microsoft Office Excel, etc.). b. ( ) Planilhas eletrônicas migrando para novo sistema c. ( ) Sistema próprio da empresa. d. ( ) Sistema integrado de gestão, adquirido pronto. Questão 7: Utiliza-se a apuração e controle de custos para quais finalidades: a. ( ) Elaboração do planejamento estratégico b. ( ) Campanhas internas de redução de desperdícios c. ( ) Estudos de viabilidade projetos e serviços d. ( ) Formação de preços e. ( ) Redução de custos f. ( ) Renovação de contratos g. ( ) Tomada de decisão estratégica Questão 8: A informação apresentada nos relatórios de custo é suficiente? a. ( ) Sim 21 b. ( ) Não Questão 9: Tem sido capaz de suprir a necessidade de informação gerencial, enfatizando o processo de tomada de decisão, dentro do que foi esperado ou planejado? a. ( ) Sim b. ( ) Não Questão 10: Qual a relação entre a contabilidade, custos e orçamento existente no plano de contas da organização? a. ( ) Funcionam como sistema independente b. ( ) Somente contabilidadee custos são integrados c. ( ) Somente contabilidade e orçamento estão integrados d. ( ) Sistema integrado de contabilidade, custo e orçamentos. Questão 11: O sistema de custos é usado para a tomada de decisões? a. ( ) Não. b. ( ) Sim. Questão 12: Como é utilizada a gestão estratégica de custos no processo decisório? Questão 13: Descreva em frase sucinta o termo “gestão de custo hospitalar”: Questão 14: Como é feita a gestão de custos? Questão 15: Que decisões são tomadas com base na gestão de custos? Questão 16: Como são utilizadas as informações obtidas com o gerenciamento dos custos?