Guia de Orientações em Legislação Educacional

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Guia de Orientações Básicas em 
Legislação Educacional: Procedimentos 
de Escrituração e Inspeção Escolar 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
“Ninguém ignora tudo, ninguém sabe tudo. Todos nós sabemos alguma coisa. 
Todos nós ignoramos alguma coisa. Por isso aprendemos sempre” 
 
Paulo Freire. 
 
2015 
7ª Edição - 2015 
 
 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
GERÊNCIA DE EDUCAÇÃO 
SUBGERÊNCIA DE CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E GESTÃO ESCOLAR 
COORDENAÇÃO DE INSPEÇÃO ESCOLAR 
Rua: Padre Chiquinho, s/n - Palacio Rio Madeira – Edifício Rio Guaporé, 3º andar – Porto 
Velho/RO – CEP: 76801-086 
Telefone: (69) 3216-5980 e-mail: pca@seduc.ro.gov.br 
 
 
 
 
Governador do Estado de Rondônia 
Confúcio Aires Moura 
Vice-Governador do Estado 
Daniel Pereira 
Secretário de Estado da Educação 
Aparecida de Fátima Gavioli Soares Pereira 
Gerente de Educação 
Maria Angélica Silva Ayres Henrique 
Subgerência de Controle, Acompanhamento e Gestão Escolar 
Elizabete Matia de Siqueira 
Coordenação de Inspeção Escolar 
Regina Célia Nareci Baijo 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
mailto:pca@seduc.ro.gov.br
 
 
 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
GERÊNCIA DE EDUCAÇÃO 
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COORDENAÇÃO DE INSPEÇÃO ESCOLAR 
Rua: Padre Chiquinho,s/n - Palacio Rio Madeira – Edifício Rio Guaporé, 3º andar – Porto 
Velho/RO – CEP: 76801-086 
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Equipe Técnica de Elaboração e Organização: 
Antônio Pinto da Silva Neto (homenagem póstuma) 
Ricardo Braz Bezerra 
Sirlene Mara Padovez Tenani 
Vangela de Souza Normando 
 Colaboradores: 
Lênis da Costa Barros 
Lúcia Rejane Trigueiro da Silva 
Nilton Ribeiro de Carvalho 
Manoel Campos Prestes 
Raimundo Lucas Pereira 
Apoio: 
Coordenadorias Regionais de Educação 
Inspetores de Ensino 
Secretários (as) Escolares 
 
 
 
 
 
 
 
mailto:pca@seduc.ro.gov.br
 
 
MENSAGEM AOS SECRETÁRIOS ESCOLARES 
 
 
Caros Secretários Escolares, 
 
O Guia de Orientações Básicas em Legislação Educacional: Procedimentos de Escrituração 
e Inspeção Escolar, ora apresentado, versa sobre os procedimentos e as rotinas pertinentes à 
Secretaria Escolar, sobre as competências relativas ao Secretário Escolar, bem como sobre os 
instrumentos de registro escolar. 
Os temas abordados objetivam subsidiar as atividades técnicas administrativas 
desenvolvidas pela equipe que atua na Secretaria Escolar, na perspectiva de um trabalho eficiente, 
eficaz e dinâmico, a fim de aperfeiçoar o atendimento prestado à comunidade escolar em toda a 
rede de ensino do Estado de Rondônia. 
A Coordenação de Inspeção Escolar – CIE/SCAGE/GE/SEDUC/RO acredita que a correta 
organização da Secretaria Escolar e os adequados procedimentos de registro escolar, devidamente 
fundamentados na legislação educacional em vigor, garantem a solidez das informações que 
permeiam a vida escolar do estudante e a vida da própria instituição de ensino escolar. 
Por assumir esse caráter vital para o sucesso do processo escolar, agradecemos o 
compromisso e engajamento de todos os profissionais que atuam nas Secretarias Escolares da rede 
de ensino do Estado de Rondônia, e desejamos pleno êxito no desempenho de suas atividades. 
 
Sucesso a todos! 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SUMÁRIO 
PARTE I – ESTRUTURA DA SECRETARIA ESCOLAR 07 
1.1 Secretaria da Instituição de ensino Escolar 07 
1.2 Atribuições Gerais 07 
1.3 Principais Atividades e Atribuições da Escrituração Escolar 09 
1.4 Matrícula 09 
1.4.1 A Renovação da Matrícula e a Matrícula Nova 10 
1.4.2 Processo da Matrícula 11 
1.4.3 Ficha de Matrícula 12 
1.4.4 Procedimento para Efetivação de Matrícula com Entrega de Documentação Incompleta 15 
1.5 Ficha de Anamnese 16 
1.6 Chamada Escolar 18 
1.7 Ficha Individual 18 
1.7.1 Procedimentos Básicos Relacionados a Ficha Individual 18 
1.8 Histórico Escolar 23 
1.8.1 Obrigatoriedade Constar no Histórico Escolar 23 
1.9 Transferência 27 
1.9.1 Transferência Recebida 27 
1.9.2 Transferência Expedida 28 
1.9.3 Documentos que Deverão ser Expedido para Transferência do estudante do CBA 29 
1.10 Expedição e Registro de Diplomas e/ou Certificados 29 
1.11 Livro de Registro de Certificado ou Diploma 37 
2 Diário de Classe Eletrônico 42 
3 Atas de Resultados Finais 43 
4 Arquivo Escolar 46 
4.1 Tipos de Arquivos 46 
4.1.1 Arquivo Ativo ou Arquivo de Movimento 46 
4.1.2 Arquivo Passivo ou Arquivo Permanente 46 
4.2.2 Incineração de Documentos Escolares e Prazo de Permanência dos Documentos no 
estabelecimento de Ensino 
 
47 
5 Veracidade de Documentos 48 
5.1 Procedimentos para Solicitação de Veracidade 49 
6 Declaração da Situação do Estudante 50 
7 Requerimento 54 
8 Documentos que devem Constar na Pasta do Estudante 55 
9 Cadastro do Corpo Técnico Administrativo e Docente 57 
10 Reuniões 58 
 
PARTE II – SERVIÇOS PEDAGÓGICOS – VIDA ESCOLAR 59 
2.1 Classificação 59 
2.2 Procedimentos para a Classificação Independentemente de Comprovação da Escolaridade 60 
2.3 Reclassificação 69 
2.4 Reclassificação por Altas Habilidades 77 
2.5 Progressão Parcial 82 
2.5.1 Procedimentos Básicos: 82 
2.6 Aproveitamento de Estudos 88 
2.7 Adaptação de estudo 88 
2.7.1 Por Complementação 88 
2.7.2 Por Suplementação 88 
2.8 Lacuna na Vida Escolar do Estudante 92 
2.9 Exames de Circulação de Estudos 95 
3 Das Dispensas 98 
3.1 Educação Física 98 
3.2 Para Portadores das Afecções 100 
3.3 Da Gestante 105 
4. Sistema de Avaliação do Ensino e da Aprendizagem 109 
4.1 Frequência Escolar 110 
4.2 Infrequência Escolar 111 
5 Atendimento Educacional para População em Situação de Itinerância 115 
PARTE III – DOS NÍVEIS E DAS MODALIDADES DE EDUCAÇÃO E ENSINO 117 
3.1 Da Educação Básica 117 
3.1.1 Etapas de Ensino 117 
3.1.2 Ensino Fundamental 118 
3.2 Equivalência entre o Ensino Fundamental de Oito Anos e o de Nove Anos 119 
3.3 Ciclo Básico de Aprendizagem - CBA 119 
3.4 Correção de Fluxo – CAA 129 
3.5 Modalidade de Ensino 133 
3.5.1 Educação de Jovens e Adultos 133 
3.5.2 Curso Semestral – EJA 133 
3.5.3 Exames de Conclusão 140 
3.5.4 Curso Modular – EJA 145 
3.5.5 Exames Nacional para Certificação de Compência de Jovens e Adultos – ENCCEJA 158 
3.5.6 Exames Nacional do Ensino Médio – ENEM 164 
4 Equivalência de Estudos de Estudantes Oriundos de Estabelecimentos Escolar Estrangeiros 170 
4.1Procedimentos para Matrícula de Estudante Oriundo de Países Estrangeiros, Elencados na 
Resolução 150/00-CEE/RO 
 
170 
7 
 
 
PARTE I 
ESTRUTURA DA SECRETARIA ESCOLAR 
 
1.1 Secretaria da Instituição de ensino Escolar 
 
A estrutura de Recursos Humanos da Secretaria da Instituição de ensino Escolar é composta 
por: secretário (a) escolar e seus auxiliares, exercida por profissionais habilitados (cargo de Técnico 
Educacional, com escolaridade de nível médio) com suas atribuições definidas nos termos da Lei 
Complementar nº 680/12, da seção IV, do inciso II, Artigo 17, e do Regimento Escolar. 
 
1.2 Atribuições Gerais 
 
Aos funcionários em exercício cabe o registro e a manutenção da vida escolar dos 
estudantes, de acordo com a função a seguir: 
 Ao Secretário Escolar exerce atividades 
relacionadas às ações da secretaria escolar, que lhe 
forem determinadas pelo Diretor da Instituição de 
ensino Escolar e o mesmo é o responsável pela sua 
equipe que compõem a secretaria escolar. 
Aos Auxiliares de Secretaria cabe desenvolver atividades no âmbito da organização escolar, 
relacionadas com a execução de ações envolvendo a secretaria escolar e o atendimento a estudantes 
e à comunidade, de acordo com as necessidades da instituição de ensino escolar, a saber: 
I – organizar e manter atualizadas as pastas individuais dos estudantes, procedendo ao registro 
e escrituração relativos à vida escolar, especialmente no que se refere à matrícula, frequênciae 
histórico escolar; 
II – providenciar a elaboração de diplomas, certificados de conclusão de ano e de cursos, de 
aprovação em componentes curriculares e outros documentos relativos à vida escolar dos estudantes 
(Resolução. nº 202/2005_CEE/RO); 
III – expedir comunicados à equipe escolar sobre movimentação escolar dos estudantes; 
IV – inserir, manter e atualizar dados dos estudantes nas fichas de matrículas e/ou nas fichas 
individuais, quando for o caso, tais como: 
a) efetivação de matrícula e manutenção, de acordo com a documentação civil, e atualização 
do endereço completo; 
Importante! 
 
O Secretário escolar é designado por meio de 
Ato do Secretário de Estado da Educação para o 
exercício da função, por meio de Portaria. E 
suas atribuições encontram-se no Art. 72 do 
Decreto nº 9053/2000. 
 
8 
 
 
b) lançamento de todas as informações referentes à participação em programas de 
distribuição de renda, quando for o caso, de caracterização de necessidade educacional especial; 
c) lançamento da movimentação escolar, tais como: transferência, ausências, abandono e 
outros; 
d) lançamento de notas e frequência dos estudantes, por componente curricular; 
e) registro do rendimento escolar individualizado; 
V – organizar e manter atualizado o protocolo, arquivo escolar, acervo de leis, decretos, 
regulamentos, resoluções, portarias e comunicados do interesse da instituição de ensino escolar, 
responsabilizando-se pela guarda de documentos; 
VI – cumprir normas legais, regulamentos, decisões e prazos estabelecidos para a execução 
dos trabalhos de sua responsabilidade; 
VII – receber, registrar, preparar, distribuir e instruir expedientes e ofícios, dando-lhes o 
devido encaminhamento; 
VIII – atender os servidores da instituição de ensino escolar e aos estudantes, prestando-lhes 
esclarecimentos sobre escrituração e legislação, consultando o chefe imediato da instituição de 
ensino escolar. 
O trabalho da Secretaria Escolar se estrutura de acordo com o organograma abaixo. 
 
Atendimento aos professores, estudantes, 
pais, órgãos públicos e comunidade em geral. 
 
 
Expediente envolve registros escolares, 
funcionais e correspondências. 
 
 
Escrituração Escolar por meio de registro 
de dados escolares dos estudantes e funcionais 
dos profissionais da educação. 
 
 
Arquivo caracteriza-se em físico ou virtual, 
de movimento/ativo, permanente/passivo. 
 
O pleno funcionamento da secretaria escolar está ligado diretamente ao perfil, à habilidade e 
à competência da pessoa que responde por ela e pelos auxiliares de secretaria. 
9 
 
 
Para o bom desempenho dos trabalhos desenvolvidos na secretaria escolar será essencial 
formação adequada, além de características indispensáveis à função de secretário e auxiliares tais 
como: 
 Respeitar os outros e ser solidário; 
 Ser honesto; 
 Ser organizado e pontual; 
 Revelar facilidade em comunicar-se; 
 Estar aberto às aprendizagens; 
 Atender a todos com cordialidade e 
simpatia. 
 
 
 
1.3 Principais Atividades e Atribuições da Escrituração Escolar 
 
A escrituração Escolar é o registro sistemático de todos os fatos relativos à vida escolar do 
estudante e da Instituição de ensino Escolar com finalidade de assegurar em qualquer tempo, a 
regularidade e autenticidade da vida escolar do estudante e do funcionamento da instituição de 
ensino escolar. 
O setor responsável pela escrituração escolar é a secretaria da instituição de ensino escolar, a 
quem cabe registrar as ocorrências de acordo com a ordem e sequência dos acontecimentos, para 
que sirvam de documentos comprobatórios da trajetória escolar dos estudantes, bem como da vida 
funcional dos servidores que nela atuam e da própria instituição de ensino escolar. 
A vida escolar do estudante inicia-se a partir da matrícula. O registro o acompanhará por 
todo o seu percurso escolar. 
 
1.4 Matrícula 
 
É dever do Estado garantir a oferta da Educação Básica obrigatória e gratuita dos 4 (quatro) 
aos 17 (dezessete) anos de idade, assegurar, inclusive para os que não tiveram acesso na idade 
própria. (Art. 2º da Resolução nº 824/2010-CEE/RO). 
A matrícula escolar é o ato formal que vincula o estudante a uma instituição de ensino, 
assegurando-lhe os direitos educacionais. 
A matrícula pode ser: 
É DE RESPONSABILIDADE DA 
SECRETARIA ESCOLAR 
 
 O registro da vida escolar do estudante; 
 O registro de pessoal; 
 A organização e manutenção dos arquivos e 
fichários que contêm a escrituração escolar; 
 A preparação da correspondência inter e 
extraescolar; 
 A guarda da documentação, bem como, do 
processamento das informações que circulam 
fora e dentro da instituição escolar. 
 
10 
 
 
 Inicial – efetuada pela primeira vez na instituição de ensino, o estudante deve ter idade 
mínima de 06 anos ou a completar no decorrer do ano letivo; 
 Renovada – quando o estudante cursou ano anterior do ensino fundamental ou médio, na 
mesma instituição de ensino escolar; 
 Matrícula com Dependência - é o processo que permite ao estudante avançar de um ano 
escolar para outro, com pendência no ano escolar anterior, sendo permitido somente nos 7º, 
8º e 9º anos escolares do ensino fundamental de nove anos ou nos 6º, 7º e 8º anos escolares 
do ensino fundamental de oito anos (EJA) e nos 1º e 2º anos escolares do ensino médio 
(Regular e EJA), desde que preservada a sequência do currículo e observadas às normas do 
sistema de ensino, num período de dois anos letivos consecutivos, a partir do processo da 
matrícula, em no máximo três componentes curriculares. 
 Na condição Especial – ocorre quando o estudante dos anos escolares finais do Ensino 
Fundamental e do Ensino Médio, retidos em no máximo três componentes curriculares será 
permitido à repetição do ano, na condição especial de cursar somente os componentes 
curriculares em que ficaram retidos durante o período máximo de dois anos letivos 
consecutivos, findos os quais, não obtendo aprovação, repetirão todo o ano escolar. Alínea 
“i”, inciso IX, Art. 21 da Resolução 138/99-CEE/RO. 
14.1 A Renovação da Matrícula e a Matrícula Inicial 
 
A matrícula Inicial e a renovação são feitas 
respeitando a Portaria da Chamada Escolar da época 
prevista no planejamento da instituição de ensino escolar, 
mediante instrumento próprio, que é assinado pelo 
estudante (quando maior de idade) ou responsável 
(quando menor), declarando aceitar as normas regimentais 
da instituição de ensino. 
A instituição de ensino escolar pode aceitar matrícula em qualquer época do ano, desde que 
exista vaga e o estudante atenda às disposições legais. 
A matrícula será deferida pela Direção e seu controle é de responsabilidade da secretaria 
escolar. 
No ato da matrícula o (a) secretário (a) escolar deve observar e preencher todos os campos 
mencionados na ficha de matrícula. 
Importante! 
 
Para o ingresso do estudante no 1º ano do ensino 
fundamental, o mesmo deverá ter 06 anos ou a 
completar no decorrer do ano letivo, conforme 
Processo nº 0011677-27.2013.4.01.4100, tramitando 
na 1ª Vara Federal da seção judiciária do Estado de 
Rondônia e o Comunicado do CEE/RO. 
 
 
 
11 
 
 
A matrícula será efetivada após a confirmação de que os documentos apresentados atendam 
às exigências da legislação vigente. Em caso de dúvida quanto à interpretação dos documentos 
apresentados, a escola deve solicitar esclarecimentos diretamente à escola de origem. 
1.4.2 Processo da Matrícula – Etapas 
O processo da matrícula pode ser dividido em três etapas: organização, processamento e 
análise detalhada da documentação. 
1 - Organização: momento de planejar a matrícula: 
 Estabelecer o número de vagas por ano, ciclo, etapas, modalidades, turma e turno, 
resguardando as vagas dos repetentes e veteranos, de acordo com as condições de 
atendimento observando o número de professores, salas de aulas disponíveis, mobiliário 
suficiente e adequado; 
 Indicaro servidor ou servidores que participarão do processo de matrícula e capacitá-los 
para a efetivação da matrícula e orientação aos pais e responsáveis para o preenchimento de 
fichas (anamnese) e formulários; 
 Divulgar para a comunidade o calendário de matrícula por meio de edital; 
 Providenciar materiais necessários para a operacionalização da matrícula tais como: Pasta 
Individual; ficha de matricula; termo de matricula; atestado de vaga e ficha socioeconômica; 
termo de opção de Educação Religioso e Espanhol; Normas regimentais da Escola que 
deverá ser assinada uma via e outra entregue aos responsáveis em conformidade com os 
artigos 15 e 16 da Portaria 1243/2013- GAB/SEDUC. 
Processamento: momento de efetuar a matrícula, organizar e arquivar os documentos 
escolares. 
Análise detalhada da documentação: com vistas a detectar necessidade de adaptação, 
preenchimento de lacuna entre outros. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
12 
 
 
Documentação Necessária no Ato da Matrícula 
REMATRÍCULA MATRÍCULA 
1. Constatar a classificação do estudante. 1. Pasta individual do estudante devidamente 
preenchida. 
2. Documentos de identificação: Certidão de 
Nascimento ou casamento (conforme o caso), RG 
e CPF. Do aluno e seus responsáveis; ficha 
socioeconômica preenchida; 
Xerox documentos do responsável ou 
responsáveis; 
2. Ficha de Matrícula. 3. Ficha de Matrícula. 
4. Fotos 3x4. 
3. Foto 3x4 (quando houver necessidade de 
atualizar a fotografia). 
5. Histórico Escolar, Ficha ou relatório individual, 
constando o aproveitamento do estudante na 
instituição de ensino de origem, em caso de 
transferência no decorrer do ano letivo. 
4. Atualização de endereço (quando necessário). 6. Comprovação de endereço, contendo CEP, 
telefone e e-mail. 
7. Comprovação de situação militar, quando for o 
caso. 
8. Cartão de Vacina para estudantes a serem 
matriculados na Educação Infantil ou nos anos 
iniciais do Ensino Fundamental; cartão bolsa 
família; 
Documentos como cartões do SUS do estudante 
são necessários, porém, não são quesitos 
obrigatórios para impedimento do ato da 
matrícula. 
Lembrete: No ato da matrícula, ao ser apresentado cópias de documentos pessoais, deve-se conferir 
com os originais e, após a conferência, deverá ser registrada a expressão: “CONFERE COM O 
ORIGINAL”, devendo o responsável pela matrícula, datar e assinar. 
 
1.4.3 Ficha de Matrícula 
 
Na Ficha de Matrícula, devem constar os seguintes registros: 
 
1. identificação e código da instituição de ensino escolar; 
2. nome do estudante (sem abreviaturas) 
3. sexo; 
4. identificação do estudante – ID, RG e CPF (quando for o caso) certidão civil ( nascimento e/ou 
casamento) ou Identidade de Estrangeiro; naturalidade, Unidade da Federação - UF, 
nacionalidade e data nascimento; 
5. cor/raça, Número de Inscrição Social - NIS (Bolsa Família); 
13 
 
 
6. Necessidades Educacionais Especiais; 
 
7. filiação; (pai e mãe sem abreviaturas) 
8. endereço residencial e telefone do 
estudante; 
9. endereço, telefone e e-mail do trabalho dos 
pais; 
10. ano letivo; 
11. ano escolar; 
12. etapa de ensino; 
13. data da matrícula; 
14. assinatura do responsável pela 
matrícula; 
15. assinatura do responsável pelo 
estudante; 
16. assinatura do diretor escolar; 
17. espaço para observações. 
 
 
 
Na página 14 está exemplificado um modelo de ficha de matrícula. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Importante! 
Algumas siglas que aparece na ficha de matrícula, o seu 
significado encontra-se no caderno de instruções do 
educacenso e Portaria nº156/2004/INEP/MEC. 
 
Importante! 
 
A ficha de matrícula deve ser preenchida 
obrigatoriamente pelos servidores da secretaria 
escolar, em todos os campos e sem rasuras, 
inclusive com a informação completa dos dados 
referentes ao endereçamento do estudante. Esta 
deve ser homologada (assinada) pela direção 
da escola, imediatamente. 
 
14 
 
 
MODELO DE FICHA DE MATRÍCULA 
 
 
 
 
 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
 
FICHA DE MATRÍCULA 
Código do INEP: Razão Social: Zona: Urbana 
Endereço: Nº: Bairro: 
UF Município: Regularizada: 
Telefone Dep. Administrativo: Ano Letivo: 
Email 
 
 
 
FOTO 
Dados do Aluno 
Nome: Nascimento: UF: 
Idade: Naturalidade: Nacionalidade: 
Sexo: Pai: Mãe 
Endereço: Bairro: Nº 
Cidade: CEP: Cor/raça 
Necessidades Educacionais Especiais: Sim ( ) Não ( ) 
 
Documentos 
Modelo: Certidão: Livro: Folha: Emissão 
CPF: RG: Órgão Exp. Data da Emissão 
ID 
Nacional: 
 ID Estadual: 
 
Contato 
Fone Contato: Celular: 
Email 
 
Benefício 
Bolsa Família Nº 
Transporte Escolar 
Acesso ao Portal: Nº 
Certidão Livro Data da Emissão 
 
ANO 
LETIVO 
ANO 
ETAPA DE 
ENSINO 
DATA DA 
MATRÍCULA 
ASS. RESP. PELA 
MATRÍCULA 
ASS. RESPONSÁVEL PELO 
ESTUDANTE 
ASS.DO DIRETOR 
ESCOLAR 
OBSERVAÇÕES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
_________________________________ _______________________ 
 Secretário (a) Escolar Diretor (a) 
 
15 
 
 
 
1.4.4 Procedimentos para Efetuação de Matrícula com Entrega de Documentação Incompleta 
 
Quando efetuar a matrícula de estudantes transferidos sem histórico escolar, certifique-se da 
procedência da declaração de escolaridade e de sua autenticidade e, ainda sobre o prazo 
estabelecido na mesma. 
Após recebimento da declaração de escolaridade do estabelecimento que emitiu a 
transferência, a Secretaria da escola recipiendário deverá providenciar a documentação do estudante 
junto à escola de origem, durante o prazo de 15 dias conforme Lei Federal nº 9051 de 18 de maio de 
1995, por meio de contado via telefone, e-mail e/ou correios. Pois segundo Constituição da 
República Federativa do Brasil de 1988, em seu art. 5º, inciso XXXIII, [...] todos tem direito a 
receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou interesse coletivo ou geral, 
que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo 
seja imprescindível à segurança da sociedade e do estado. 
A Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 em seu Art. 4º “Todos têm direito a receber 
dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, 
contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de 
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do 
Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das 
pessoas”. 
A Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, em seu Art. 32. Constituem condutas 
ilícitas que ensejam responsabilidade do agente público ou militares: 
I - recusar-se a fornecer informação requerida nos termos desta Lei, retardar 
deliberadamente o seu fornecimento ou fornecê-la intencionalmente de forma incorreta, incompleta 
ou imprecisa; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
16 
 
 
 
1.5 Ficha de Anamnese 
 
As instituições escolares deverão realizar anamnese e Índice de Massa Corporal - I.M.C. 
tanto para os estudantes rematriculados quanto para os novatos, sendo de responsabilidade da 
secretaria a aplicação da Anamnese no ato da matrícula e o I.M.C. ficará a cargo do professor de 
Educação Física, a qual deverá ser atualizada anualmente e após seu preenchimento deverá ser 
arquivada na pasta individual do estudante. (Art. 5º, § 1º ao 4º da Portaria nº 704/2011-
GAB/SEDUC). Modelo de Ficha de Anamnese página 17. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
17 
 
 
 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
GERÊNCIA DE EDUCAÇÃOCOORDENAÇÃO DE EDUCAÇÃO FÍSICA, DESPORTO E CULTURA ESCOLAR 
cec@SEDUC.ro.gov.br - Fone/Fax: 69-3216-5389 
Palácio Rio Madeira, Rua Padre Chiquinho s/nº, 1º andar- Bairro Pedrinhas, Porto Velho RO/ CEP 76801-468 
 
 
ALUNO (A): _________________________________________________________________________________________ I.D. _______________________________________ DATA DE NASCIMENTO: ______/______/__________ 
ENDEREÇO: ______________________________________________________________ BAIRRO: ____________________________________ NOME DO RESPONSÁVEL: _____________________________________________ 
TELEFONE FIXO: _____________________________________ CELULAR: ______________________________________________ 
FICHA DE ANAMNESE 
Este tópico refere-se à identificação das doenças das quais esse aluno (a) já fora cometido, deve ser preenchido pelo responsável do mesmo. 
 
DOENÇAS ANTERIORES O ALUNO (A) FOI ACOMETIDO? ________________________________________________________________________________________________________________________________________ 
 
ALUNO (A) É PORTADOR DE ALGUMA DOENÇA? QUAL? ________________________________________________________________________________________________________________________________________ 
 JÁ FOI SUBMETIDO (A) A ALGUMA CIRURGIA? __________________________________________________________________________________________________________________________________________ 
TEM ALERGIA A ALGUM PRODUTO? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 
TEVE FRATURAS? QUAIS?_ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 
FAZ USO DE MEDICAMENTO CONTROLADO? QUAL? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ 
POSSUI ALGUMA NECESSIDADE EDUCACIONAL ESPECIAL? QUAL? _____________________________________________________________________________________________________________________________ 
 
OBSERVAÇÕES:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 
 
COLETA DE DADOS 
 ANO ANO ESCOLAR RESPONSÁVEL PELA COLETA DE DADOS P1 A1 IMC DATA P2 A2 IMC DATA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LEGENDA: P= Peso A: Altura IMC: Índice de Massa Corporal 
18 
 
 
1.6 Chamada Escolar 
 
É uma ação da Secretaria de Estado da Educação – SEDUC, com o objetivo de assegurar a 
matrícula aos estudantes da Educação Básica que estão fora da rede de ensino. É destinada ao 
público que não possui escolarização, para os desistentes e para os transferidos, que se encontram 
fora da rede de ensino, conforme Portaria vigente. 
 
1.7 Ficha Individual 
 
É o registro da situação escolar do estudante em termos de rendimento escolar, componentes 
curriculares, carga horária, frequência, referente a cada ano letivo, ano escolar, etapa, fase, módulo 
ou outras formas de organização do ensino ou do curso. 
Deve conter espaços para dados pessoais, tais como: filiação, ou o que preconiza a Lei 
Federal nº 7088/83, de 23/03/83 e Resolução nº 202/05-CEE/RO, de 13/12/05, Portaria n° 1912/12-
GAB/SEDUC, que estabelecem normas para a expedição e registro de documentos escolares. 
O resultado final (rendimento) será transcrito para as atas de resultados finais e, para o 
boletim do estudante (rendimento e frequência), conforme sistema de avaliação adotado pela 
instituição de ensino escolar e indicado no Projeto Político Pedagógico - PPP e Regimento escolar. 
 Para que a ficha individual tenha validade e seja reconhecida, a sua autenticidade deverá 
conter obrigatoriamente: 
a) Assinatura do diretor; 
b) Assinatura do (a) secretário (a); 
c) Ser emitida em duas vias, (quando o estudante sair cursando). 
 
1.7.1 Procedimentos Básicos Relacionados à Ficha Individual 
 
Transcrever as notas na Ficha Individual, de acordo com o canhoto do diário de classe ou 
documento equivalente, entregue pelos professores, (sem rasura e assinado pelo professor). 
 No espaço destinado ao resultado final, escrever aprovado ou reprovado. 
 Deve conter assinatura e carimbo da Direção e do (a) secretário (a) escolar e do (a) 
responsável pelo preenchimento. 
 Em caso de transferência para outra unidade escolar, durante o período letivo, uma via da 
ficha individual deverá ser anexada ao histórico escolar, contendo a nota, frequência obtida pelo 
estudante e dias letivos/carga horária até a data da expedição dos documentos. 
19 
 
 
 Não se expede, nem se aceita ficha individual com rasuras ou alterações de qualquer 
natureza. 
Nas páginas 20 a 22 segue modelo de fichas individuais 
20 
 
 
 
MODELO DE FICHA INDIVIDUAL 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
 
 
Dados da Escola 
Código INEP: Razão Social: Zona: 
Endereço: Nº: Bairro: 
UF: Município: Regularizada: 
Telefone: Dep. Administrativa Ano Letivo: 
 
Dados do Estudante 
Nome: Nascimento: 
Pai: Mãe; 
Endereço: Bairro: Nº 
ID Nacional: ID Estadual: 
Certidão: Livro: Folha: Data da Emissão: 
Turma: Chamada Modalidade: 
Idade: Naturalidade: UF Naturalidade 
 
FICHA INDIVIDUAL DO ENSINO FUNDAMENTAL 
COMPONENTES 
CURRICULARES 
 NOTAS E FREQUÊNCIA DOS BIMESTRES RECUPERAÇÃO 
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Língua Portuguesa 
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Matemática 
Ciências 
História 
Geografia 
Educação Religiosa 
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 Língua 
 
 
TOTAL DE FALTAS 
 
CARGA HORÁRIA ANUAL:_________ DIAS LETIVOS:___________ TOTAL DE FALTAS ANUAL: _________ RESULTADO FINAL_____________________ 
 
Observação: ______________________________________________________________________________________________________________________________ 
 
Município, ______ de ____________ de _________ 
_______________________ ___________________ 
 Secretário (a) Escolar Diretor (a) 
 
 
 
 
21 
 
 
 
MODELO – FICHA INDIVIDUAL DO ENSINO MÉDIO 
 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
 
 
Dados da Escola 
Código INEP: Razão Social: Zona: 
Endereço: Nº: Bairro: 
UF: Município: Regularizada: 
Telefone: Dep. Administrativa Ano Letivo: 
 
Dados do Estudante 
Nome: Nascimento: 
Pai: Mãe; 
Endereço: Bairro: Nº 
ID Nacional: ID Estadual: 
Certidão: Livro: Folha: Data da Emissão: 
Turma: Chamada Modalidade: 
Idade: Naturalidade: UF Naturalidade 
 
FICHA INDIVIDUAL DO ENSINO MÉDIO 
 
B
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COMPONENTES 
CURRICULARES 
NOTAS E FREQUÊNCIA DOS 
BIMESTRES 
 
 
 RECUPERAÇÃO 
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Língua Portuguesa 
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História 
Geografia 
Sociologia 
Filosofia 
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 História do Estado de Rondônia 
Geografia do Estado de Rondônia 
TOTAL DE FALTAS 
 
CARGA HORÁRIA ANUAL:_________ DIAS LETIVOS:___________ TOTAL DE FALTAS ANUAL: _________ RESULTADO FINAL_________________ 
 
Município, ______ de ____________ de ___________ 
____________________________________ _________________________ 
 Secretário (a) Escolar Diretor (a) 
 
 
22 
 
 
 
MODELO DE FICHA INDIVIDUAL DO ENSINO MÉDIO REGULAR 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
 
Dados da Escola 
Código INEP: Razão Social: Zona: 
Endereço: Nº: Bairro: 
UF: Município: Regularizada: 
Telefone: Dep. Administrativa Ano Letivo: 
 
Dados do Estudante 
Nome: Nascimento: 
Pai: Mãe; 
Endereço: Bairro: Nº 
ID Nacional: ID Estadual: 
Certidão: Livro: Folha: Data da Emissão: 
Turma: Chamada Modalidade: 
Idade: Naturalidade: UF Naturalidade 
 
FICHA INDIVIDUAL DO ENSINO MÉDIO REGULAR 
 
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COMPONENTES 
CURRICULARES 
NOTAS E FREQUÊNCIA DOS 
BIMESTRES 
 
 
 RECUPERAÇÃO 
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1º 2º 3º 4º 
4º N F N F N F N F 
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Língua Portuguesa 
Arte 
 Língua Inglesa 
 Língua Espanhola 
Educação Física 
Matemática Matemática 
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História 
Geografia 
Sociologia 
Filosofia 
P
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 História do Estado de Rondônia 
Geografia do Estado de Rondônia 
TOTAL DE FALTAS 
 
CARGA HORÁRIA ANUAL:_________ DIAS LETIVOS:___________ TOTAL DE FALTAS ANUAL: _________ RESULTADO FINAL_________________ 
Observação: * O estudante eliminou os componentes curriculares através dos Exames Gerais. 
Aproveitamento de Estudo: Provão ( ) Modular ( ) ENEM ( ) Telensino ( ) Circulação de Estudos ( ) Progressão Parcial ( ) 
Município, ______ de ____________ de _________ 
 
_______________________ ___________________ 
 Secretário (a) Escolar Diretor (a) 
 
 
23 
 
 
 
1.8 Histórico Escolar 
 
E um documento de registro contendo informações relativas à identificação do estudante e 
dos estudos por ele realizados em sua trajetória escolar, constituindo-se ainda, no documento formal 
de transferência de uma para outra instituição de ensino escolar. 
Em todos os documentos expedidos deverão constar necessariamente e com clareza, de 
acordo com a Resolução nº 202/2005-CEE/RO e Portaria nº 1912/12-GAB/SEDUC as seguintes 
informações: 
a) ato de regularização da instituição de ensino escolar e/ou do curso, observando, 
rigorosamente, a denominação oficial; 
b) identificação do estudante; 
c) assinatura do diretor e do secretário; 
d) carimbo legível contendo o nome, a função e o ato de designação das autoridades que 
assinarem o documento. 
Poderá ser fornecida 2ª via ou fotocópia de qualquer documento, constante do arquivo 
definitivo ou passivo, por solicitação do interessado, através de requerimento na qual deve constar a 
referência – segunda via ou fotocópia e será entregue mediante documento de recebimento de 
acordo. Art. 9º da Res.362/08-CEE/RO, não havendo a necessidade de registro de Boletim de 
Ocorrência. 
 
 
 
 
Observação: Quando a escola expedir documento escolar para estudante que necessita de visto da 
Coordenação Regional de Educação - CRE para prosseguimento de estudos não deverá colocar o 
amparo da Resolução nº 202/05-CEE/RO 
Nos casos de 2ª via de Histórico Escolar, esta deve ser cópia fiel da 1ª via, devendo ser 
mantida a nomenclatura dos componentes curriculares vigentes à época dos estudos do estudante, 
bem como constar grafado “2ª Via” no alto do documento, lado direito. 
 
1.8.1 Obrigatoriedade que deve constar no Histórico Escolar 
 
A Autenticidade do Histórico Escolar consiste no preenchimento correto de todos os campos 
necessários, obedecendo à legislação correspondente. Devendo conter: 
Conforme Resolução nº 1109/12-CEE/RO, as escolas deverão expedir o histórico 
escolar no prazo máximo de 30 dias. 
24 
 
 
a) nome e endereço da instituição de ensino escolar; 
b) nome da entidade mantenedora; 
c) decreto de criação e código da instituição de ensino escolar; 
d) ato do poder público ou órgão que autorizou ou reconheceu o seu funcionamento; 
e) nome do estudante e sexo; 
f) data de nascimento, naturalidade, unidade federativa e nacionalidade; 
g) documento de identificação (certidão de nascimento ou casamento); 
h) RG (para maiores de 16 anos, Lei Federal 7.088/83); 
i) número de CPF, quando se tratar de Educação Profissional; 
j) cadastro de identificação nacional do estudante; 
k) frequência escolar; 
l) carga horária anual e total do curso; 
m) resultados finais obtidos em cada Componente Curricular, área de conhecimento ou 
atividade; 
n) observações; ler o próximo quadro de atenção 
o) antes das assinaturas, constar município de expedição e data; 
p) assinatura da Direção, com a respectiva 
portaria; 
q) assinatura do (a) secretário (a), com os 
respectivos números de portaria de 
designação, expedida pela Secretaria de 
Estado da Educação; 
 
Nas páginas 25 e 26 segue modelo de histórico escolar do Ensino Fundamental e Médio. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Atenção! 
É obrigatório constar no rodapé do Histórico 
Escolar, um espaço destinado às observações. 
Observações: são procedimentosde 
regularização da vida escolar, promovido pela 
instituição escolar, quando houver, indicando 
sua fundamentação legal. 
 
25 
 
 
MODELO DE HISTÓRICO ESCOLAR DO ENSINO FUNDAMENTAL 
 
 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
 
 
INSTITUIÇÃO DE 
ENSINO ESCOLAR: 
 CÓDIGO INEP: 
ENDEREÇO: Nº: BAIRRO 
CEP: MUNICÍPIO: UF 
TELEFONE: Email BAIRRO: 
ENTIDADE MANTENEDORA: GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA DECRETO DE CRIAÇÃO: N° 
ATO DO PODER PÚBLICO ( ) AUTORIZAÇÃO DE FUNCIONAMENTO Portaria Nº: RECONHECIMENTO Resolução N°: 
NOME DO (a) ESTUDANTE (a): SEXO: F ( ) M ( ) 
DATA DE NASCIMENTO: NACIONALIDADE NATURALIDADE/UF: 
MODELO Certidão: Livro Folha Emissão: ID Nacional: 
CPF: ID Estadual: RG: Órgão Exp. Data da Emissão 06/09/14 
Pai: Mãe: 
 
HISTÓRICO ESCOLAR DO ENSINO FUNDAMENTAL 
 
RESULTADOS FINAIS = RF 
CARGAS HORÁRIAS = CH 
TOTAL DE FALTAS = TF 
 
ANOS / CARGA HORÁRIA 
1º 
Ano 
2º 
Ano 
3º 
Ano 
4º 
Ano 
5º 
Ano 
6º Ano 
 
7º Ano 
 
 
8º Ano 
 
 
9º Ano 
 
ÁREAS DE CONHECIMENTO 
COMPONENTES CURRICULARES 
RF RF RF RF RF RF CH TF RF CH TF RF CH TF RF CH TF 
Base Nacional 
Língua Portuguesa 
Arte 
Educação Física 
Matemática 
Ciências 
História 
Geografia 
Educação Religiosa 
Sub Total 
Parte Diversificada 
Língua 
 
 
Sub Total 
Total Geral 
DIAS LETIVOS - 200 
CARGA HORÁRIA ANUAL - 800 
CARGA HORÁRIA TOTAL 
 
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 ANO ESCOLAR ANO INSTITUIÇÃO DE ENSINO ESCOLAR MUNICÍPIO UF 
1º Ano 
2º Ano 
3º Ano 
4º Ano 
5º Ano 
6º Ano 
7º Ano 
8º Ano 
9º Ano 
SÍNTESE DO SISTEMA DE AVALIAÇÃO 
Será aprovado quando obtiver média anual igual ou superior a 6,0 (seis), após Exames Finais quando obtiver média final igual ou superior a 5,0 (cinco) e frequência mínima de 75%. 
OBSERVAÇÕES: 
 CERTIFICADO 
O Diretor da Instituição de ensino Escolar_____________________________________, CERTIFICA, nos termos do Inciso VII, Artigo 24 da Lei Federal 
9394/96, que, ______________________________________________________, RG______________________, concluiu o Ensino Fundamental, no ano de 
______________. 
 
 
 
Município- UF, _____ de _________de_______ 
 
Nome: 
Portaria: 
Secretário da Instituição de ensino Escolar 
Nome: 
Portaria: 
Diretor da Instituição de ensino Escolar 
26 
 
 
MODELO – HISTÓRICO ESCOLAR DO ENSINO MÉDIO 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
 
INSTITUIÇÃO DE 
ENSINO ESCOLAR: 
 CÓDIGO INEP: 
ENDEREÇO: Nº: BAIRRO 
CEP: MUNICÍPIO: UF 
TELEFONE: Email BAIRRO: 
ENTIDADE MANTENEDORA: GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA DECRETO DE CRIAÇÃO: N° 
ATO DO PODER PÚBLICO ( ) AUTORIZAÇÃO DE FUNCIONAMENTO Portaria Nº: RECONHECIMENTO Resolução N°: 
NOME DO (a) ESTUDANTE (a): SEXO: F ( ) M ( ) 
DATA DE NASCIMENTO: NACIONALIDADE NATURALIDADE/UF: 
MODELO Certidão: Livro Folha Emissão: ID Nacional: 
CPF: ID Estadual: RG: Órgão Exp. Data da Emissão 06/09/14 
Pai: Mãe: 
 
HISTÓRICO ESCOLAR DO ENSINO MÉDIO 
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COMPONENTES CURRICULARES 
 
ANOS / CARGA HORÁRIA 
1º Ano 2º Ano 3º Ano 
RF CH TF RF CH TF RF CH TF 
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Língua Portuguesa 
Arte 
 Língua Inglesa 
 Língua Espanhola 
Educação Física 
Matemática Matemática 
Ciências da 
Natureza 
Química 
Física 
Biologia 
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História 
Geografia 
Sociologia 
Filosofia 
Sub Total 
Parte 
Diversificada 
História do Estado de Rondônia 
Geografia do Estado de Rondônia 
Sub Total 
Total Geral 
DIAS LETIVOS - 200 
CARGA HORÁRIA ANUAL - 800 
CARGA HORÁRIA TOTAL 
 
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 ANO ESCOLAR ANO INSTITUIÇÃO DE ENSINO ESCOLAR MUNICÍPIO UF 
1º Ano 
2º Ano 
3º Ano 
SÍNTESE DO SISTEMA DE AVALIAÇÃO 
Será aprovado quando obtiver média anual igual ou superior a 6,0 (seis), após Exames Finais quando obtiver média final igual ou superior a 5,0 (cinco) e frequência mínima de 75%. 
OBSERVAÇÕES: 
 
 CERTIFICADO 
O Diretor da Instituição de ensino Escolar_____________________________________, CERTIFICA, nos termos do Inciso VII, Artigo 24 da Lei Federal 9394/96, que, 
______________________________________________________, RG______________________________, concluiu o Ensino Médio, no ano de ______________. 
 
Município- UF, _____ de _________de_______ 
 
Nome: 
Portaria: 
Secretário da Instituição de ensino Escolar 
Nome: 
Portaria: 
Diretor da Instituição de ensino Escolar 
27 
 
 
1.9 Transferência 
 
Trata-se da movimentação do estudante de uma instituição de ensino escolar para outra, ou 
do estudante que saiu de uma turma do ensino regular e foi cursar a educação de jovens e adultos na 
mesma instituição de ensino ou em outra. 
A transferência realizar-se-á: 
 
 de uma instituição de ensino escolar para outra congênere; 
 de uma Unidade da Federação para outra; 
 de um país para o outro; 
 de uma modalidade de ensino para outra. 
 
A transferência pode ocorrer de duas 
maneiras: 
 
a) Recebidas 
b) Expedidas 
 
A transferência pode ser expedida em qualquer época do ano, a pedido do responsável ou do 
próprio estudante, se maior de 18 anos. 
Na transferência em curso, o estudante levará o Histórico Escolar, a Ficha Individual com o 
registro da frequência e notas parciais quando houver. 
Quanto ao estudante transferido que não apresentar histórico escolar no ato de matrícula, a 
escola recipiendária deverá realizar matrícula com a declaração de transferência da escola de 
origem, certificando-se da procedência e autenticidade da declaração, cabendo ao estudante 
apresentar Histórico Escolar, no prazo registrado conforme a Declaração da escola de origem. 
1.9.1 Transferência Recebida 
Cuidados necessários: 
1. Conferir os dados pessoais de acordo com o documento de identificação civil apresentado: 
RG ou Certidão de Nascimento, ou Casamento (nome do estudante, data, local de 
nascimento e filiação), ou documento equivalente; 
2. Verificar no Histórico Escolar todos os dados necessários relacionados aos estudos 
realizados; 
3. Quando se tratar do Ensino Médio, verificar se acompanha o Histórico Escolar do Ensino 
Fundamental, o certificado ou Atestado de Conclusão; 
Importante! 
 
 Em caso de estudante transferido em curso, as 
fichas: individual e anamnese (cópia) devem ser 
apresentadas juntamente com o histórico escolar. 
 
 Ao analisar um Histórico Escolar, havendo dúvidas 
quanto à legitimidade do mesmo deverá ser mantido 
contato imediato com a escola de origem, a fim de 
averiguar sua fidedignidade. 
 
 
28 
 
 
4. Verificar se está assinado e carimbado pela direção, e secretário com os respectivos números 
dos atos autorizativo para as funções; 
5. Verificar, quando houver observação, registro de data e assinatura do secretário e direção; 
6. Verificar o ato legal de Autorização de Funcionamento ou Reconhecimento da instituição de 
ensino escolar, ou Credenciamento de curso. 
 
1.9.2 Transferência Expedida 
Cuidados necessários: 
 
1. Transcrever nome, data e local de nascimento do estudante e filiação, tudo rigorosamente de 
acordo com o documento de identificação pessoal, ou amparo legal da Lei Federal nº 7088-
83; 
2. Nome da escola, cidade e Estado em que o 
estudante concluiuou está cursando o ensino 
fundamental ou médio (no caso de estar 
cursando, acompanhar a ficha individual e 
ficha de anamnese); 
3. Transcrever as notas e a carga horária de cada 
componente curricular de acordo com a matriz curricular; 
4. Observar bem o registro completo dos componentes curriculares; 
5. Realizar todas as observações que se fizerem necessárias, datar e colher a assinatura do (a) 
diretor (a) e do (a) secretário (a) da instituição de ensino escolar, contendo o número dos 
atos legais de autorização no exercício dos referidos cargos; 
6. A identificação dos componentes curriculares deve ser escrita por extenso; 
7. Todos os espaços em branco serão devidamente invalidados; 
8. Não deverá conter emendas ou rasuras, sob pena de nulidade. 
 
Toda transferência deverá ser solicitada através de requerimento padrão fornecido pela 
secretaria da instituição de ensino escolar e preenchido pelo interessado, (se for maior de idade) ou 
de responsável (quando o estudante for menor de idade). 
Quando solicitada, a transferência deverá ser elaborada em duas vias de igual forma e teor, 
ficando a 2ª via, arquivada em sua pasta individual. 
 
 
Atenção! 
 
O prazo para expedição de transferência é de 30 
(trinta dias) obedecido rigorosamente. (Resolução 
nº 1109-2012_CEE/RO). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
29 
 
 
1.9.3 Documentos que deverão ser expedidos para Transferência do estudante do CBA 
 
Anexar Relatório descritivo bimestral do progresso e dificuldade dos estudantes do CBA, 
quando se tratar de transferência no decorrer do ano letivo. (Inciso III, Art. 10 da Portaria nº 
0673/13/GAB/SEDUC. Anexo Único). 
 
1.9.4 A Transferência de estudantes com necessidades educacionais especiais, matriculados nas 
instituições de ensino regulares, deve constar: 
 
I – Histórico Escolar, com a descrição de suas habilidades e competências adquiridas; 
II – Relatório descritivo e bimestral das atividades desenvolvidas e de seu estágio de 
aprendizagem. 
 
1.9.5 Transferência de Estudantes de Cursos, Projetos e Programas com Organização Didática 
Diversa: 
 
Operacionalizar os respectivos registros em conformidade com a legislação correlata, 
observando a metodologia operacional, carga horária letiva prevista e ministrada, resultados 
avaliativos, frequência escolar. 
 
1.10 Expedição e Registro de Diplomas e/ou Certificados 
 
A expedição e o registro de diplomas e/ou certificados são atos de responsabilidade 
exclusiva das instituições educacionais do Sistema de Ensino do Estado de Rondônia. Os 
documentos escolares de conclusão de cursos/estudos efetuados pelos estudantes, com os direitos 
que deles decorrem, são: 
a) Diploma: expedido quando da habilitação da educação profissional técnica de nível médio, 
que confere direito ao exercício de uma profissão. 
b) Certificado: expedido quando da conclusão do Ensino Médio, de capacitação, de 
aperfeiçoamento, de especialização, de atualização profissional e outros de caráter geral. 
Para emissão de 2ª via de Certificado ou Diploma, o interessado deve comprovar o 
extravio do título original (mediante Boletim de Ocorrência Policial) e receber da instituição de 
ensino de ensino a segunda via devidamente especificada. (Art. 9º da Res.362/08-CEE/RO). 
As instituições escolares educacionais devem ter rigoroso controle da expedição desses 
documentos. Na elaboração dos instrumentos devem constar as especificações abaixo, quando for o 
caso, e observada à legislação educacional vigente. 
 
30 
 
 
No Certificado de Conclusão do Ensino Médio - No anverso: 
 
 Selo Nacional e Brasão das Armas de Rondônia; 
 inscrições: “República Federativa do Brasil” e “Governo do Estado de Rondônia”; 
 nome e endereço completos da instituição de ensino escolar; 
 logomarca da instituição de ensino, quando houver; 
 nome da entidade mantenedora; 
 ato legal, número e data de credenciamento da instituição de ensino escolar; 
 fundamentação legal: leis e seus artigos, resoluções, portarias, pareceres de aprovação do 
curso e a matriz curricular; 
 especificação do documento expedido: certificado de conclusão do Ensino Médio ou 
diploma de conclusão de educação profissional técnica de nível médio; 
 habilitação, área profissional e data de conclusão do curso, se diploma; 
 nome do titulado, data de nascimento, nacionalidade e naturalidade (cidade e unidade da 
federação); 
 número do RG, órgão expedidor e data de expedição, ou registro nacional de estrangeiros, 
quando for o caso; 
 cidade e data de expedição do documento; 
 número do CPF; 
 assinatura do Diretor e do Secretário Escolar com os nomes sotopostos e os números da 
portaria; 
 assinatura do titulado. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Atenção 
De acordo com a Lei Federal nº 5.700 de 1 de setembro de 1971 no seu Art. 27. O 
Selo Nacional será usado para autenticar os atos de governo e bem assim os 
diplomas e certificados expedidos pelos estabelecimentos de ensino oficiais ou 
reconhecidos. 
 
31 
 
 
No verso: 
 
 especificação de registros e de dados, de acordo com a legislação vigente que normatiza; 
 número do registro, da folha, do livro de registros, data do registro; 
 nome da instituição de ensino escolar, cidade, UF e a data de conclusão do Ensino Médio, 
quando se tratar de diploma; 
 número de identificação do curso (NIC) no Sistema Nacional de Informações da Educação 
Profissional Tecnológica – SISTEC; 
 assinatura do Diretor (a) e do (a) Secretário (a) Escolar da instituição de ensino escolar, com 
os nomes sotopostos e os números das respectivas portarias. 
Na página 32 segue exemplo de certificado de conclusão da educação básica e na página 34 
exemplifica-se o certificado de conclusão da educação básica na modalidade de Educação de Jovens 
e Adultos semestral. 
Segue nas páginas 32 a 36 modelos de Certificados e Diplomas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
32 
 
 
Modelo de Certificado da Educação Básica 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÕNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
INSTITUIÇÃO DE ENSINO 
ENDEREÇO 
ENDEREÇO ELETRÔNICO 
ATO DO PODER PÚBLICO 
CERTIFICADO DE CONCLUSÃO DO 
ENSINO MÉDIO 
 
O (A) DIRETOR (A) DO (A) ________________________________________________de acordo com 
os art.24,inciso VII, Arts. 35 e 36 da Lei Federal nº 9394, de 20 de dezembro de 1996. Confere 
a__________________________________________________________________, Documento de Identificação 
Civil_________________, nacionalidade__________________________ Natural de _______________________________________, 
Unidade da Federação ____________________________________, Nascido (a) em ______________/________/______________, 
O presente CERTIFICADO por haver concluído no ano de __________ do Ensino Médio. Este documento atende às exigências da 
Lei Federal 7.088 de 23 de março de 1983. 
 
Porto Velho RO, 10 de setembro de 2014. 
 
 
 
Diretor (a) 
 
 
Secretária (a) 
 
Concluinte 
 
 
33 
 
 
 
Modelo do Verso do Certificado 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GOVERNO DE ESTADO DE RONDÔNIA 
Secretaria de Estado da Educação 
 
 
 
Registro Nº________ FL_______ Livro Nº_____________ efetuado de acordo com 
inciso VII, Art. 24 da Lei 9394/96 e do § 2º, inciso II, Art. 3º da Resolução Nº 202/05-
CEE/RO. 
__________________________,________de _______________de________________ 
Registrado por:_________________________________________________________ 
Assinatura por Extenso do Responsável pelo Registro 
Nº de matrícula 
 
 
34 
 
 
Modelo de Certificado da Educação de Jovens e Adultos 
 
 
 
REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÕNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
INSTITUIÇÃO DE ENSINO 
ENDEREÇO 
ENDEREÇO ELETRÔNICO 
ATO DO PODER PÚBLICOCERTIFICADO DE CONCLUSÃO DO 
ENSINO MÉDIO 
 
O (A) DIRETOR (A) DO (A) ________________________________________________de acordo com 
os art.24,inciso VII, Arts. 37 e 38, §1º, inciso II da Lei Federal nº 9394, de 20 de dezembro de 1996. Confere 
a__________________________________________________________________, Documento de Identificação 
Civil_________________, nacionalidade__________________________ Natural de _______________________________________, 
Unidade da Federação ____________________________________, Nascido (a) em ______________/________/______________, 
O presente CERTIFICADO por haver concluído no ano de __________ do Ensino Médio. Este documento atende às exigências da 
Lei Federal 7.088 de 23 de março de 1983. 
 
Porto Velho RO, 10 de setembro de 2014. 
 
 
 
Diretor (a) 
 
 
Secretária (a) 
 
Concluinte 
 
 
35 
 
 
 
Modelo do Verso do Certificado 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Observação para constar nos versos dos Certificados ou Diplomas das Escolas encerradas 
De acordo com § 3° do art. 20 da Resolução nº 095/2003/CEE/RO. “O encerramento total das atividades da instituição determina o recolhimento 
da documentação escolar ao órgão competente, o qual tem a atribuição de verificar a regularidade da situação do estudante e conceder-lhes 
quando requerida a documentação relativa à sua vida escolar”. 
Este Estabelecimento de Ensino foi encerrado conforme a Resolução nº XXXXXXX CEE/RO 
 
 
 
 
 
GOVERNO DE ESTADO DE RONDÔNIA 
Secretaria de Estado da Educação 
 
 
 
Registro Nº________ FL_______ Livro Nº_____________ efetuado de acordo com 
inciso VII, Art. 24 da Lei 9394/96 e do § 2º, inciso II, Art. 3º da Resolução Nº 202/05-
CEE/RO. 
__________________________,________de _______________de________________ 
Registrado por:_________________________________________________________ 
Assinatura por Extenso do Responsável pelo Registro 
Nº de matrícula 
 
 
36 
 
 
 
 
 
 
 
( 
 
 
REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÕNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
INSTITUIÇÃO DE ENSINO 
ENDEREÇO 
ENDEREÇO ELETRÔNICO 
ATO DE AUTORIZAÇÃO DE FUNCIONAMENTO: 
DIPLOMA 
 
O DIRETOR (a), do _______________________________________________________ o art. 24, Inciso VII, arts. 
36-C, inciso I, 36-D, 41, da Lei Federal n° 9394 de 20 de dezembro de 1996, confere a 
______________________________________________________________________________________, Documento de Identificação 
Civil_________________, nacionalidade__________________________ Natural de _______________________________________, 
Unidade da Federação ____________________________________, Nascido (a) em ______________/________/______________, 
O presente DIPLOMA por haver concluído no ano de __________ a Educação Profissional Técnica de Nível Médio. 
Este documento atende às exigências da Lei Federal 7.088 de 23 de março de 1983. 
 
Porto Velho RO, 27 de fevereiro de 2015. 
 
 
 
Concluinte 
 
Secretário (a) 
 
Diretor (a) 
 
 
37 
 
 
 
GOVERNO DE ESTADO DE RONDÔNIA 
Secretaria de Estado da Educação 
 
Registro Nº________ FL_______ Livro Nº_____________ efetuado de acordo com inciso VII, Art. 24 da Lei 9394/96 e do 
§ 2º, inciso II, Art. 3º da Resolução Nº 202/05-CEE/RO. 
__________________________,________de _______________de________________ 
Registrado por:_________________________________________________________ 
Assinatura por Extenso do Responsável pelo Registro 
Nº de matrícula 
 
 
 
 
1.11 Livro de Registro de Certificado ou Diploma 
 
A Instituição de ensino escolar deverá registrar em livro próprio para cada curso 
os respectivos Diplomas e Certificados, que expedirem conforme expresso de acordo com 
inciso VII, Art. 24 da Lei 9394/96 e do § 2º, inciso II, Art. 3º da Resolução Nº 202/05-
CEE/RO, com fins de validação em nível nacional. O Diretor (a) e o Secretário (a) 
Escolar assinarão o termo de abertura e de encerramento do livro de registro e 
rubricarão as respectivas folhas, obrigatoriamente numeradas. 
No Livro de Registro de Certificados de Conclusão do Ensino Médio e de 
Diplomas de Curso de Educação Profissional Técnica de Nível Médio também deverão 
constar o Termo de Abertura e o Termo de Encerramento. 
1.11.1 O que deve conter no Livro de Registro 
 
1. Nome completo do estudante; 
2. Número do registro; 
3. Data da expedição 
4. Data da conclusão do curso; 
5. Filiação; 
6. Registrado por; 
7. Cargo; 
8. Número de matrícula; 
9. Data do registro; 
 
Nas páginas 37 a 40 constam exemplos de procedimentos para serem utilizados nos 
livros de registros de certificados pela instituição de ensino . 
 
38 
 
 
 
 
MODELO - CAPA DE LIVRO DE REGISTROS DE CERTIFICADOS DA EDUCAÇÃO 
BÁSICA 
 
Escola Estadual de Ensino Fundamental e Médio XXXXXXXXXXXX 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LIVRO DE REGISTROS DE CERTIFICADOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
Nº 001 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
39 
 
 
 
 
MODELO - TERMO DE ABERTURA DO LIVRO DE REGISTROS DE CERTIFICADOS 
DA EDUCAÇÃO BÁSICA 
 
TERMO DE ABERTURA 
 
 
 
 
 
Servirá o presente livro, composto de ______ folhas devidamente 
numeradas, para registros de Certificados do nível escolar da Educação 
Básica do Ensino Médio, efetuado pela Escola Estadual de Ensino 
Fundamental e Médio ______________________________________. 
Nos termos da lei nº 9394/96 do § 2º, inciso II, Art. 3º da Resolução 
202/05-CEE/RO, todas as folhas levam a rubrica__________ do Diretor 
da Instituição de ensino Escolar. 
 
 
_________________________________________________ 
Local e Data 
 
_________________________________________________ 
Diretor (a) 
Portaria nº 
 
_________________________________________________ 
Secretário (a) 
Portaria nº 
 
 
 
 
 
 
 
 
40 
 
 
 
MODELO DE REGISTROS DE CERTIFICADOS DA EDUCAÇÃO BÁSICA 
DENTRO DO LIVRO DE REGISTRO 
001 
 
 
Nome:___________________________________________________________________ Nascido a ______/________/_______ 
Expedido em ________/_________/________ Concluído em________/_______/_____ 
Filiação:__________________________________________________________________________________________________ 
Registrado por:____________________________________________________________________________________________ 
Cargo______________________________________________________ Nº de Matrícula________________________________ 
 
Data do Registro_______/_______/_______ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Nome:___________________________________________________________________ Nascido a ______/________/_______ 
Expedido em ________/_________/________ Concluído em________/_______/_____ 
Filiação:__________________________________________________________________________________________________ 
Registrado por:____________________________________________________________________________________________ 
Cargo______________________________________________________ Nº de Matrícula________________________________ 
 
Data do Registro_______/_______/_______ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
REGISTRO Nº 
Visto: 
REGISTRO Nº 
Visto: 
41 
 
 
MODELO - TERMO DE ENCERRAMENTO DO LIVRO DE REGISTROS DE 
CERTIFICADOS DA EDUCAÇÃO BÁSICA 
 
 
 
TERMO DE ENCERRAMENTO 
 
 
 
Nesta data, declaro encerrado o Livro de Certificados do nível escolar da Educação 
Básica do Ensino Médio. 
 
 
 
 
 
 
_________________________________________________ 
Local e Data 
 
_________________________________________________ 
Diretor 
Portaria nº 
 
_________________________________________________ 
Secretário(a) 
Portaria nº 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
42 
 
 
2. Diário de Classe Eletrônico 
 
Registratoda vida escolar do estudante. No entanto, ainda não possui certificação 
digital para os usuários do Sistema. Portanto todos os documentos impressos deverão ser 
assinados pelo diretor, secretário, professor e supervisor escolar, quando for o caso, conforme 
Res. nº 202/2005-CEE/RO. 
Procedimentos Obrigatórios: 
 
1. Exija do professor que preencha o diário de classe eletrônico diariamente; 
2. Ao término de cada bimestre sejam impressos todos os documentos gerados 
eletronicamente pelo diário de classe eletrônico; 
3. Entregar na secretária escolar para arquivamento em local acessível para possíveis 
verificações; 
4. Professores emergenciais com contrato encerrado devem cumprir com os 
procedimentos elencados nos itens de 1 a 3, se o bimestre ainda não estiver encerrado 
o mesmo deverá assinar até a data de sua saída da instituição de ensino escolar; 
5. A Supervisão Escolar deve acompanhar todo o procedimento. 
 
ATRIBUIÇÕES NO PREENCHIMENTO DO DIÁRIO DE CLASSE 
SECRETARIA PROFESSOR SUPERVISOR 
ESCOLAR 
1. Nome da instituição de 
ensino 
 
 
 
1. Frequência, rendimento 
escolar. 
1. Orientar os professores 
quanto ao preenchimento 
correto e contínuo dos 
diários de classe. 
2. Nome do professor 
2. Conteúdos 
programáticos das aulas. 
2. Orientar o professor 
quanto à escrituração do 
diário de classe, 
esclarecendo que é de sua 
exclusiva responsabilidade e 
que deve mantê-lo 
atualizado e organizado. 
3. Componente curricular 3. Possíveis ocorrências. 
4. Ano, ano escolar/etapa, 
turma, turno, habilitação 
(quando se tratar de curso 
profissional). 
4. Assinatura no campo 
específico. 
5. Relação nominal dos 
estudantes por ordem 
alfabética. 
5. Encerramento mensal ou 
bimestral. 
3. Vistoriar e assinar no 
campo específico 
mensalmente os diários de 
classe após conferência de 
praxe. 
6. Previsão de aulas. 
6. O diário de classe deve 
ser preenchido diariamente 
pelo professor da turma.. 
 
 
 
43 
 
 
 
3. Atas de Resultados Finais 
 
A ata de Resultados Finais é um documento de escrituração escolar, onde se registra o 
resultado final da situação do estudante, sendo o documento, que servirá no futuro de 
reconstituição da vida escolar do estudante caso aconteça algum sinistro na instituição de 
ensino escolar. 
Procedimentos para elaboração de Atas de Resultados Finais: 
 
As Atas de Resultados Finais obedecem aos seguintes procedimentos: 
 São elaboradas pela Secretaria Escolar; 
 Confeccionadas em três vias; 
 Sem rasuras e sem nomes abreviados; 
 A relação nominal dos estudantes deve estar de acordo com o Diário de Classe; 
 No espaço destinado ao Resultado Final deverão constar as notas, atas ou outros 
constantes dos canhotos; 
 Registrar também, quanto à condição do estudante de infrequência escolar no que se 
refere à reprovação (instrumentais); 
 A nomenclatura das áreas de conhecimento ou componentes curriculares deve ser 
registrada conforme o estabelecido na Matriz Curricular aprovada, em consonância 
com a legislação educacional vigente; 
 A data de encerramento do processo de avaliação deve ser a data do último dia de 
atividade previsto no Calendário Escolar; 
 No termo de encerramento deve constar a data da elaboração do documento; 
 Os espaços em branco devem ser cancelados. 
As Atas de Resultados Finais devem ser conferidas e assinadas pelo Diretor e pelo 
Secretário Escolar, cabendo-lhes inteira responsabilidade por estes atos de acordo com o Art. 
5º da Resolução 362/08/CEE/RO. Uma via do documento será arquivada na instituição de 
ensino escolar, uma via na Coordenadoria Regional de Educação – CRE ao qual a instituição 
de ensino escolar é jurisdicionada e a outra via, será encaminhada a Coordenação de Inspeção 
Escolar - CIE/SCAGE/GE/SEDUC, no prazo máximo de 90 dias após o encerramento do ano 
letivo. 
Sugue na página 44 e 45 modelo de atas de resultados final. 
 
 
44 
 
 
 
 
E, para constar, lavrei a presente ata de resultados finais que vai assinada por mim e pelo(a) 
diretor(a) desta Escola. 
Município _____________, _____de_________ de______ 
 
 Diretor (a) 
 
 
 Secretário (a) 
 
 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
 
 
 
INSTITUIÇÃO DE ENSINO 
ESCOLAR: 
 CÓDIGO INEP: 
ENDEREÇO: Nº: BAIRRO 
CEP: MUNICÍPIO: UF 
TELEFONE: Email BAIRRO: 
ENTIDADE MANTENEDORA: GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA DECRETO DE CRIAÇÃO: N° 
 
 
ATA DE RESULTADOS FINAIS 
 
Aos ____________________ dias do mês de _______________ de dois mil e ______________ terminou o 
processo de apuração dos resultados do Xº ano escolar da Turma_______ do Ensino Fundamental do Turno 
_________, com o seguinte resultado. 
 
 
 
 
 
 
 
Componentes Curriculares da Base Nacional 
 
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A
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L
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A
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O
S
 
Nomes dos Estudantes 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
45 
 
 
 
E, para constar, lavrei a presente ata de resultados finais que vai assinada por mim e pelo(a) 
diretor(a) desta Escola. 
Município _____________, _____de_________ de______ 
 
 Diretor (a) 
 
 Secretário (a) 
 
 
4 Arquivo Escolar 
 
 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
 
 
 
 
 
INSTITUIÇÃO DE ENSINO 
ESCOLAR: 
 CÓDIGO INEP: 
ENDEREÇO: Nº: BAIRRO 
CEP: MUNICÍPIO: UF 
TELEFONE: Email BAIRRO: 
ENTIDADE MANTENEDORA: GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA DECRETO DE CRIAÇÃO: 
N° 
 
ATA DE RESULTADO FINAL 
 
Aos ____________________ dias do mês de _______________ de dois mil e ______________ 
terminou o processo de apuração dos resultados do Xº ano escolar da Turma_______ do Ensino 
Médio do Turno _________, com o seguinte resultado. 
 
 
 
 
Turma: Turno: Ano: Ano Escolar: Ano Escolar 
 
Componentes Curriculares da Base Nacional 
 
L
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P
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A
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S
 
 
Nomes dos Estudantes 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
46 
 
 
 
É o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições de ensino, em 
decorrência de exercício de suas atividades especificas qualquer que seja o suporte da 
informação ou natureza dos documentos, com o objetivo de preservar a memória de todos os 
documentos que passam pela instituição de ensino. 
 
4.1 Tipos de Arquivos 
 
 O arquivo escolar deve estar permanentemente em condições de fácil acesso e pronta 
consulta pela própria administração escolar e pelos Inspetores de Ensino do Poder Público. 
Observam-se duas formas de organização do Arquivo Escolar. Os arquivos compreendem 
duas partes, a de movimento e a de caráter definitivo, assim entendido: 
4.1.1 Arquivo Ativo ou Arquivo de Movimento 
 
Da qual constam documentos e livros 
sobre escrituraçãoe ou consultas frequentes, em 
especial, documentos escolares dos estudantes 
com cadastro ativo na instituição de ensino, 
podendo ser intitulado de arquivo ativo. O 
mesmo é de utilização corrente e passível de 
assentamentos, referente aos estudantes com 
escolarização em processo. Nele ficam os 
documentos que possuem atualidade e 
funcionalidade. 
 
4.1.2 Arquivo Passivo ou Arquivo 
Permanente 
 
É de caráter definitivo, da qual constam 
documentos e livros cuja escrituração foi 
concluída e que as informações, inalienáveis e 
imprescritíveis, devem ser preservadas, em 
especial, os documentos escolares dos estudantes 
que não mais pertencem ao cadastro ativo da instituição de ensino de ensino, podendo ser 
instituído de arquivo passivo. O mesmo refere-se aos estudantes que concluíram curso, 
Atenção! 
 
 O Arquivo Escolar poderá ser organizado por 
ordem alfabética por curso, turma e turno, para 
facilitar o controle e manuseio. 
 Os Documentos Definitivos garantem 
indefinidamente a autenticidade dos estudos dos 
estudantes referentes à vida escolar, sendo 
Históricos Escolares, Fichas Individuais, Atas de 
Resultados Finais, dentre outros. 
 Os documentos escolares administrativos e de 
gestão devem estar sob a guarda e a 
responsabilidade da secretaria da escola. 
 Arquivo físico é o arquivamento de qualquer 
documento da escrituração, emitido pela escola 
ou recebido de outros estabelecimentos de ensino 
nacional ou estrangeiro. 
 Arquivo informatizado é o arquivamento, no 
qual se utiliza HD externo, CD-ROOM ou outra 
forma obtida por meio eletrônico, ópticos ou 
magnéticos. 
47 
 
 
desistentes e àqueles que foram transferidos da instituição de ensino. São documentos de 
valor perene, mas não necessários para uso imediato e insuscetível de escrituração. 
 
Procedimento de Retorno de Estudantes 
 
Quando ocorrer retorno de estudante a instituição de 
ensino escolar, deve retirar a pasta individual do arquivo 
passivo ou permanente, efetivando o registro para controle 
interno da secretaria, na movimentação da pasta e retornando ao local de origem, ou seja, ao 
arquivo ativo ou de movimento. 
 
4.2 Cuidados que Devemos ter com o Arquivo 
 
O arquivo deverá estar em lugar adequado que possua: 
1. um aparelho de ar, de acordo com a dimensão da sala, para garantir a umidificação, 
desumidificação, filtragem e temperatura adequada, além da medição regular da 
qualidade do ar, pois a poluição traz a degradação dos documentos; 
2. a limpeza da sala deverá ser com pano úmido, com produto neutro e inodoro; 
3. para limpar documentos, devemos utilizar escova e aspiração manual com 
equipamento adequado; 
4. necessitamos ter a preocupação de zelar sempre pela organização do arquivo, após a 
consulta, a unidade documental deve regressar ao local onde se encontrava. 
 
4.2.1 Arquivamento Informatizado 
 
Os HDs externos, Pendrive, CD-ROOM e outras 
formas eletrônicas de arquivamento devem ser armazenados, 
sendo uma para uso corrente da instituição de ensino e a outra 
guardada como cópia de segurança em lugar protegido, a 
critério da escola e sob sua responsabilidade, ressalvando-se 
que faz necessária atualização permanente das vias. 
4.2.2 Incineração de Documentos Escolares e Prazos de Permanência dos Documentos 
no Estabelecimento de Ensino 
A eliminação dos documentos escolares deverá ser feita por meio de incineração ou 
fragmentação mecânica. Antes da eliminação os documentos devem ser registrados em 
Fique de Olho! 
 
Em nenhum documento escolar deverá 
conter rasuras ou emendas. 
 
Atenção 
A responsabilidade dos 
arquivos é do Secretário 
Escolar da instituição de 
ensino, sob a supervisão do 
Diretor. 
48 
 
 
listagem própria da instituição de ensino de ensino, que deverá ser arquivada, da qual devem 
constar: 
I. a identificação da instituição de ensino de ensino; 
II. número de ordem dos documentos listados; 
III. identificação, data e assunto dos documentos; 
IV. observação complementares, se for o caso; 
V. rodapé com local e data, nome, cargo e assinatura dos responsáveis pela eliminação. 
 
São responsáveis pela eliminação de 
documentos o Diretor, o Secretário Escolar e mais 
um funcionário do corpo técnico da instituição de 
ensino de ensino, os quais devem, previamente, 
avaliar os documentos a serem eliminados, 
observando a natureza e a temporalidade dos 
documentos. 
 
Documentos que podem ser eliminados após 
cinco anos. 
I. Diário de classe; 
II. Exames finais; 
III. Atestado; 
IV. Horários; 
V. Calendários; 
VI. Editais e 
VII. E outros documentos cujos dados e informações não tem valor atual 
 
5. Veracidade de Documentos 
 
A responsabilidade pela veracidade dos dados e informações assim como pelo registro 
dos Documentos Escolares é da Secretaria Escolar e da Direção da Instituição de ensino 
Escolar que os expedir, respondendo administrativa e judicialmente, quando houver 
constatação de qualquer irregularidade, em conformidade com §2º, inciso III e art.4º da 
Resolução 202/05-CEE/RO. 
 
 
Atenção 
Em hipótese alguma, podem ser 
eliminados documentos referentes 
à vida escolar de estudante, livros 
de atas de reuniões de órgão 
colegiados e de outras reuniões, de 
frequência dos funcionários, de 
atas de resultados finais e outros 
que a instituição de ensino entende 
que devam ser preservados. 
Ler os Artigos de 11 a 13 da 
Resolução nº 362/08-CEE/RO. 
49 
 
 
5.1 Procedimentos para Solicitação de Veracidade 
 
1. Recebimento de ofício da instituição de ensino, na qual solicita Certidão de 
Regularidade de Estudos; 
2. A Coordenação de Inspeção Escolar – CIE/SCAGE/GE/SEDUC, encaminha 
solicitação por meio de e-mail para a Coordenadoria Regional de Educação, a qual a 
instituição de ensino escolar está jurisdicionada, ou diretamente para as instituições de 
ensino; 
3. Em caso de instituição de ensino escolar “ativa”, a mesma expedirá Certidão de 
Regularidade de Estudos; 
4. Em caso de instituição de ensino escolar “desativada”, a Coordenadoria Regional de 
Educação – CRE expedirá Certidão de Veracidade de Estudos; 
5. Após a expedição da Certidão de Regularidade de Estudos, deverá ser encaminhado 
diretamente para a instituição de ensino que solicitou com aviso de acusar 
recebimento, após a confirmação do recebimento pela instituição de ensino solicitante. 
A Coordenadoria Regional de Educação encaminhará via e-mail para a Coordenação 
de Inspeção Escolar – CIE/SCAGE/GE/SEDUC; 
 
Nas páginas 50 e 51 segue exemplo de modelo de certidão de regularidade de estudos, 
emitidos pelas Escolas e Coordenadorias Regionais de Educação e na página 53 o modelo da 
declaração da situação do estudante. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
50 
 
 
 
MODELO DE DECLARAÇÃO - EMITIDO PELAS INSTITUIÇÕES ESCOLARES 
 
GOVERNO DO ESTADO DE RONDÔNIA 
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 
INSTITUIÇÃO DE ENSINO ESCOLAR___________________________ CÓDIGO DA INSTITUIÇÃO DE ENSINO 
ESCOLAR:____________ 
 ATO DO PODER PÚBLICO ( ) AUTORIZAÇÃO FUNCIONAMENTO Portaria Nº.: ___________ ou ( ) RECONHECIMENTO Resolução N°: ______________________ 
ENDEREÇO: ___________________________ ENDEREÇO ELETRÔNICO: __________________TELEFONE: ( ) ____________________ 
 
 
 
CERTIDÃO DE REGULARIDADE DE ESTUDOS 
 
 
 
 Declaramos para os devidos fins que o (nome do estudante “em negrito e “caixa alta”), data de 
nascimento (dia, mês e ano), filho (a) de (nome do pai) e (nome da mãe), CONCLUIU o Ensino Médio no 
ano de ___________ nesta Instituição de ensino Escolar. 
E por ser verdade, eu (nome do (a) secretário (a) por extenso), secretário (a) escolar, expedi a presente Declaração, a 
qual vai assinada por mim e pelo Diretor (a) da Instituição de ensino Escolar. 
 
 
 
Município- UF, ____