Aula 01

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A profissão secretarial
A profissão secretarial surgiu em meio à intelectualidade e aos centros de poder 
e decisão. Os escribas foram os primeiros a exercerem essa função, por dominarem 
a escrita e terem um amplo conhecimento cultural, necessários para assessorar os 
governantes e líderes em suas batalhas. Mais tarde, com a inserção das mulheres no 
mercado de trabalho, e os avanços da ciência e da tecnologia, ocorreu um salto quan-
titativo e qualitativo na profissão, de maneira que, atualmente, o secretário ocupa um 
espaço evidente nas organizações e é considerado um profissional essencial nesses 
ambientes.
Este capítulo dedica-se à contextualização da profissão na sociedade. Para tanto, 
apresenta-se a sua origem, evolução, funções e atividades atuais.
Origem da profissão
A profissão de secretariado surgiu nas civilizações antigas, na figura dos escribas, 
que foram os primeiros a serem conhecidos como assessores, profissionais que do-
minavam a escrita, com alto nível de intelectualidade e conhecimento cultural e, por 
isso, ocupavam lugares de prestígio na sociedade, eram respeitados por todos, além de 
colaborarem na perpetuação do conhecimento por meio da prática da escrita. “Cabia 
ao escriba exercer funções de secretário, copista, contador, geógrafo, arquivista, histo-
riador, linguista e escritor, podendo atuar ainda como guerreiro quando acompanhava 
seu líder em batalhas e viagens exploratórias” (NONATO JÚNIOR, 2009, p. 81). Ocupa-
vam também cargos de considerável importância nos negócios públicos das províncias 
em que estavam inseridos, sendo que, muitas vezes, trabalhavam como secretários de 
Estado e em diversas atividades respeitáveis.
Várias profissões atuais têm origem no fazer do escriba, especialmente a secre-
tarial, que se dedica ao assessoramento a empresas públicas e privadas, necessitando 
agir com ética, profissionalismo, competência e demonstrar confiança. Esses atributos 
já faziam parte do trabalho do escriba.
A partir da democratização na Grécia e da proliferação de novas ideologias religio-
sas e políticas no sudeste do continente europeu, que possibilitou ao povo facilidades 
para aprender a ler e a escrever, a classe dos escribas foi enfraquecida e dividiu-se em 
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dois grupos. No primeiro, permaneceram os escribas que continuaram em posições de 
destaque, como professores, filósofos e escritores devido ao seu domínio intelectual 
e vasta cultura. No segundo grupo ficaram os escribas prisioneiros de guerra, submis-
sos e explorados, recebiam e executavam ordens de seus superiores, restringindo-se à 
atividade de copista. Com isso, “[...] a competência intelectual dos assessores não era 
mais conhecida pelo povo, pois todo seu trabalho era tomado como sendo obra de 
seu superior” (NONATO JÚNIOR, 2009, p. 86), o que acabou nublando a imagem desse 
profissional, que até então ocupava lugar de destaque na sociedade.
Dessa forma, o primeiro grupo dos escribas ligou-se a profissões renomadas, en-
quanto, o segundo, mascarou a função dos escribas pelo trabalho servil e operacional 
que realizava. A profissão secretarial se desenvolveu com o segundo grupo de escribas, 
por isso, por um período, esteve sob o comando de superiores, devendo deter-se ao 
solicitado por eles ou pedir permissão para qualquer iniciativa, restringindo sua atua-
ção a tarefas operacionais e obediência de ordens. Esses fatos, de certa forma, expli- 
cam o porquê da profissão ainda hoje ser vista como excessivamente técnica e prag-
mática, desconsiderando toda a sua evolução ao longo da história.
Evolução da profissão
A Revolução Industrial possibilitou o incremento tecnológico em máquinas e 
equipamentos de produção, logo modificou o sistema produtivo, as relações de traba-
lho e os processos empresariais. Com isso, a presença de assessores de executivos, para 
a realização de tarefas administrativas, passou a ser fundamental, retomando parte do 
prestígio atribuído à profissão, em sua origem com os escribas.
Nessa época a profissão era eminentemente desenvolvida pelos homens. A pri-
meira iniciativa de inserir o sexo feminino no trabalho secretarial ocorreu na Europa. 
Napoleão Bonaparte informou sua esposa que levaria uma secretária para registrar 
seus feitos na batalha contra a Rússia, porém, ela não concordou e solicitou que um 
homem o acompanhasse na guerra. Assim, Bonaparte levou o linguista francês Fran-
çois Champollion, que se tornou um dos maiores secretários de todos os tempos. 
Champollion deixou um importante ensinamento: “[...] o labor da assessoria deve ser 
feito com grande aprofundamento teórico e uma ampla visão cultural sobre a realida-
de assistida” (NONATO JÚNIOR, 2009, p. 89). Ensinamento que vem sendo seguido pela 
maioria dos profissionais de secretariado em sua prática de trabalho.
Contudo, devido às diversas guerras em nível mundial ocorridas nos séculos XIX 
e XX, levando um grande número de homens para os campos de batalha, surgiu a 
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necessidade de as mulheres ocuparem postos de trabalho. As mulheres, acostumadas 
com os afazeres domésticos e com o cuidado dos filhos, levaram para os escritórios 
esse perfil. Preocupavam-se, portanto, com a organização do ambiente, visando ao 
conforto e bem-estar das pessoas que lá conviviam, o que foi importante para aquele 
momento.
As mulheres, historicamente, sofrem preconceitos e discriminações da socieda-
de. O fato de terem saído do espaço do lar, e irem para o espaço profissional, serem 
remuneradas pelo trabalho e com isso contribuírem com o sustento da família foi um 
marco significativo na busca da igualdade diante do sexo masculino. A discriminação, 
entretanto, continuou nos ambientes de trabalho. As mulheres, tidas como proprie-
dade dos homens, tiveram que se sujeitar a situações bastante desiguais, jornada de 
trabalho, remuneração, atividades, sobretudo, à dominação exercida pelos homens, 
que eram os que detinham o poder. Isso reduziu as contribuições das mulheres, logo, 
das secretárias, pois elas ficaram restritas à execução de tarefas simples e ao mando 
dos superiores, sem terem a oportunidade de desenvolver seus potenciais, ficando im-
plícito um perfil submisso e expectador.
Aos poucos, as mulheres foram conquistando a igualdade e se consolidando no 
mercado de trabalho. A profissão secretarial foi uma das áreas em que as mulheres 
se firmaram e passaram a ser a maioria. Ao mesmo tempo, com a evolução da ciência 
e dos meios tecnológicos, alicerçados pelas transformações mundiais na área social, 
política e econômica, especialmente a partir da década de 1950, houve um salto qua-
litativo no fazer da assessoria, impulsionando o desenvolvimento e a valorização da 
profissão secretarial. De auxiliar, o secretário se transformou em assistente de executi-
vos, ganhando espaço diferenciado nas organizações, fortalecendo suas habilidades e 
mostrando sua competência para desempenhar diversas funções nas organizações.
No Brasil, assim como nos demais países, a profissão começou a se destacar em 
meados de 1950 e já era exercida eminentemente por mulheres. A atuação secretarial 
focalizava o desenvolvimento das técnicas secretariais, que foram sendo aprimora-
das a partir das inovações tecnológicas e da complexificação dos processos empresa-
riais. O fato de os profissionais demonstrarem fácil adaptação às mudanças e a busca 
pelo aperfeiçoamento, inclusive em termos de educação profissional, promoveu o 
crescimento da profissão.
Com o crescimento, a categoria se organizou em entidades no Brasil cuja primeira 
conquista foi a Lei 6.556, de 5 de setembro de 1978, que dispõe sobre a atividade de 
secretário. Essa lei foi o primeiro documento oficial da categoria, embora tenha consi-
derado o trabalho secretarial como atividade e não como profissão.
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Lei 6.556, de 5 de setembro de 1978
Dispõe sobre a atividade de Secretário e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono 
a seguinte lei:
Art. 1.º O exercício da atividade de Secretário, com as atribuições previstas nesta Lei, será 
permitido ao portador de certificado de conclusão do curso regular de Secretariado, em nível 
de 2.º grau.
Art. 2.º Poderá beneficiar-se da prerrogativa do artigo anterior o profissional que conte dois 
ou mais anos, atividades próprias de Secretário, na data da vigência desta Lei, e que apresente 
certificado de curso em nível de 2.º grau.
Art. 3.º São atribuições do Secretário:
a) executar tarefas relativas à anotação e redação, inclusive em idiomas estrangeiros;
b) datilografar e organizar documentos;
c) outros serviços de escritório, tais como: recepção, registros de compromissos e informações, 
principalmente junto a cargos diretivos da organização.
Parágrafo único. O secretário procederá segundo normas específicas rotineiras, ou de acordo 
com seu próprio critério, visando a assegurar e agilizar o fluxo dos trabalhos administrativos da 
empresa.
Art. 4.º O disposto nesta Lei aplica-se à iniciativa privada, às empresas com maioria de ações do 
Estado ou da União, às empresas públicas e às fundações.
Parágrafo único. O disposto nesta Lei não se aplica à administração direta e às autarquias da 
União.
Art. 5.º O regulamento desta Lei disporá sobre as modalidades de Secretariado, definindo 
categorias e hierarquia salarial, inclusive para os fins previstos no Art. 6.º.
Art. 6.º O exercício da atividade de Secretário depende de registro na Delegacia Regional do 
Trabalho.
Parágrafo único. O Ministério do Trabalho expedirá instruções sobre o registro referido neste 
artigo.
Art. 7.º Na Carteira de Trabalho e Previdência Social deverá ser anotada a categoria de Secretário, 
dentre aquelas mencionadas no regulamento.
Art. 8.º Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação [...]
Como retrata a referida lei, as atividades costumeiramente desenvolvidas pelos 
secretários se caracterizavam pela anotação de recados, atendimento telefônico, regis-
tros de entrevistas, arquivamento, redação de ditados, entre outras. A preocupação era 
voltada à eficiência na realização de tais tarefas, de maneira a agilizar o trabalho.
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O reconhecimento do secretariado como profissão ocorreu sete anos depois, por 
meio da Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985, que também define o enquadramento 
funcional do secretário executivo e do técnico em secretariado, bem como as atribui-
ções de cada um. A redação, dos incisos I e II do artigo 2.º, do caput do artigo 3.º, do 
inciso VI do artigo 4.º e o parágrafo único do artigo 6.º, foi alterada em 1996 pela Lei 
9.261. A versão final da lei que regulamenta a profissão secretarial é a que segue.
Lei 7.377, de 30/09/85 com alterações da Lei 9261, de 10/01/96
Dispõe sobre o exercício da profissão de secretário e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a 
seguinte Lei:
Art. 1.º O exercício da profissão de secretário é regulado pela presente Lei.
Art. 2.º Para os efeitos desta Lei, é considerado:
I - Secretário Executivo - o profissional diplomado no Brasil por Curso Superior de Secretariado, 
reconhecido na forma da Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma 
seja revalidado no Brasil, na forma da Lei.
II - Técnico em Secretariado - o profissional portador de certificado de conclusão de curso de 
secretariado, em nível de 2.º grau.
Art. 3.º Fica assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados 
nos termos do artigo anterior, contem, pelo menos, 5 (cinco) anos ininterruptos, ou 10 (dez) 
intercalados, de exercício em atividades próprias de secretaria, na data de vigência desta Lei [...].
Art. 4.º São atribuições do Secretário Executivo:
I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
II - assistência e assessoramento direto a executivos;
III - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas;
IV - redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
V - interpretação e sintetização de textos e documentos;
VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma 
estrangeiro;
VII - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da 
empresa;
VIII - registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à 
chefia;
X - conhecimentos protocolares.
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Art. 5.º São atribuições do Técnico em Secretariado:
I - organização e manutenção dos arquivos de secretaria;
II - classificação, registro e distribuição de correspondência;
III - redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma 
estrangeiro;
IV - execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, 
informações e atendimento telefônico.
Art. 6.º O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia Regional 
do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apresentação de documento 
comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do Art. 2.º desta Lei e da 
Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS.
Parágrafo único. No caso dos profissionais incluídos no art. 3.º desta lei, a prova da atuação será 
feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social de qualquer outro meio 
permitido em Direito.
Art. 7.º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 8.º Revogam-se as disposições em contrário.
A década de 1980 foi decisiva para a ascensão da profissão secretarial. Muitas 
foram as conquistas nesse período, iniciando com a regulamentação da profissão (Lei 
7.377/85). Na sequência, em 1987, houve o enquadramento sindical (Portaria 3.103, de 
29/04/1987) como categoria profissional diferenciada. A partir de então, as entidades 
de classe existentes foram se constituindo em sindicatos para defender os direitos da 
profissão. Atualmente existem 25 sindicatos estaduais unidos em favor da área secre-
tarial, assim distribuídos pelo país:
Quadro 1 – Sindicatos do secretariado no Brasil
Região Estado Sindicato
Norte
Amapá SINSEAP
Amazonas SINSEAM
Pará SINSEPA
Roraima SINSERR
Nordeste
Alagoas SINSEAL
Bahia SINDSEB
Ceará SINDSECE
Maranhão SINDSEMA
Paraíba SINSEPB
Pernambuco SINSEPE
Piauí SINSEPI
Rio Grande do Norte SINSERN
Sergipe SINSESE
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Região Estado Sindicato
Sudeste
Espírito Santo SINDESEC
Minas Gerais SINDSEMG
Rio de Janeiro SINSERJ
São Paulo SINSESP
São Paulo/ABC SINSEC
São Paulo/Campinas SINSECAMP
Centro-Oeste
Distrito Federal SISDF
Mato Grosso SINSEMAT
Mato Grosso do Sul SINSEMS
Sul
Paraná SINSEPAR
Santa Catarina SINSESC
Rio Grande do Sul SISERGS
O próximo avanço, ainda em agosto de 1988, foi a criação da Federação Nacio-
nal de Secretárias e Secretários (Fenassec), em Curitiba. Atualmente essa federação é 
sediada em Recife e tem como foco de atuação: educação profissional, conscientiza-
ção de cidadania, assuntos legais (acordos salariais, assistência jurídica), imagem da 
profissão e do profissional, eventos/cursos sociais e de integração (FENASSEC, 2010). 
A respeito da fundação da federação, Nonato Júnior (2009, p. 107) lembra que em ou-
tubro de 1988 seria outorgada a nova Constituição brasileirae as categorias profissio-
nais, que até então não tinham uma federação exclusiva, poderiam fazer parte de uma 
federação majoritária de trabalhadores. Por isso a criação da Fenassec nessa data foi 
fundamental para a área, sobretudo, para a ascensão da profissão.
Em 1989, tem-se outra importante conquista: o Código de Ética do Profissional de 
Secretariado, composto de oito capítulos, que tratam dos princípios, direitos, deveres, 
sigilo profissional e relações entre profissionais, com empresas e entidades. Assim, se 
chega na década de 1990 com os principais documentos necessários a uma categoria 
profissional no país: regulamentação, enquadramento sindical, sindicatos estaduais, 
federação nacional e código de ética.
Formação em secretariado
A partir da evolução da profissão, as instituições de ensino superior do país pas-
saram a ofertar o bacharelado em secretariado executivo com o propósito de melhor 
preparar e capacitar os profissionais para as novas demandas do mercado, por meio 
de uma formação sólida, abrangente e interdisciplinar. O primeiro curso foi criado em 
1969 pela Universidade Federal da Bahia (UFBA), mas foi na década de 1990 que o 
ensino superior em secretariado se proliferou, juntamente com eventos e produção 
acadêmica na área. Foi nesse período, também, que a procura por tal formação cresceu 
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consideravelmente. Atualmente o curso é ofertado na maioria dos estados brasileiros 
e possui Diretrizes Curriculares Nacionais específicas (Resolução 03/2005 da Câmara 
de Educação Superior).
Além do bacharelado em secretariado executivo, acompanhando as políticas 
educacionais nacionais, atualmente também são ofertados cursos superiores de tec-
nologia em secretariado. Em maio de 2009, o Ministério da Educação publicou o novo 
Catálogo Nacional de Cursos Superiores de Tecnologia, que organiza e orienta a oferta 
de cursos tecnológicos em todas as áreas no país.
[...] formar profissionais aptos a desenvolver, de forma plena e inovadora, as atividades em um 
determinado eixo tecnológico e com capacidade para utilizar, desenvolver ou adaptar tecnologias 
com a compreensão crítica das implicações daí decorrentes e das suas relações com o processo 
produtivo, o ser humano, o ambiente e a sociedade. (BRASIL, 2009)
O Catálogo Nacional de Cursos Superiores de Tecnologia está organizado em 10 
eixos tecnológicos, sendo um deles de Gestão e Negócios, no qual o curso de secreta-
riado ficou alocado, juntamente com os cursos de comércio exterior, gestão comer-
cial, gestão da qualidade, gestão de cooperativas, gestão de recursos humanos, gestão 
financeira, gestão pública, logística, marketing, negócios imobiliários e processos 
gerenciais.
Em se tratando do perfil profissional do tecnólogo em secretariado, o catálogo 
prevê o que segue:
O Tecnólogo em Secretariado planeja e organiza os serviços de secretaria de centros decisórios de 
uma instituição. Aplicando conceitos e ferramentas tecnológicas específicas de assessoramento, de 
forma a otimizar os processos vinculados a suas atividades, esse profissional assessora executivos, 
diretores e suas respectivas equipes, planeja, organiza, implanta e executa atividades e metas da 
área, eventos, serviços protocolares, viagens, relações com clientes e fornecedores, comunicação e 
redação de textos técnicos, além de gerenciar informações. (BRASIL, 2009)
Assim sendo, a profissão secretarial, ao longo de sua história, evoluiu acompa-
nhando as mudanças sociais e organizacionais, tornando-se uma categoria organizada 
que luta pelos seus direitos e reconhecimento. Com a qualificação dos profissionais em 
nível superior, que possibilita a atuação ainda mais condizente com as necessidades 
das organizações, a visão unilateral impregnada na profissão vem sendo desmistifica-
da, consequentemente, o campo de atuação é ampliado. Os secretários vêm assumin-
do mais responsabilidades, agregando outras atividades e funções.
Funções e atividades secretariais
Desde os anos 1950 percebe-se uma transformação no fazer do secretário, logo, 
no perfil profissional. A passagem da sociedade industrial para a sociedade do conhe-
cimento influenciou intensamente essa transformação, uma vez que as organizações 
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passaram a necessitar de mão de obra qualificada e diferenciada, pois o conhecimento 
técnico já não era suficiente para responder com competência à complexidade dos 
processos empresariais e às demandas do mercado.
Por isso, os secretários contemplaram em seu trabalho novas metodologias e tec-
nologias que muito contribuíram e contribuem para o processo organizacional. Não se 
trata de excluir da profissão as técnicas e procedimentos, mas de agregar uma atitude 
diferenciada diante de tais técnicas, atitude de reflexão sobre o fazer e de interferência 
nessa realidade, e não de alienação e submissão.
Evidentemente, toda tecnologia que passa a fazer parte do cotidiano das empre-
sas precisa ser administrada por um ser que reflete sobre o fazer, e com isso cria e so-
luciona. A automação dos ambientes de trabalho, isoladamente, não acarreta um pro-
fissional mais competente, mas sim a sua capacidade de utilizar inteligentemente os 
meios tecnológicos em prol de um trabalho mais eficaz e que apresente maior índice 
de produtividade e qualidade.
Mudanças no perfil do secretário são sinalizadas por Guimarães (2001), no quadro 
2, que faz um paralelo entre as atividades antes realizadas e as atuais, referindo-se a 
meados de 2000.
Quadro 2 – As mudanças na atividade secretarial
O que se fazia antes O que se está fazendo hoje
Datilografia
Gerenciamento de sistemas de informação por meio do 
controle de rotinas automatizadas multimídia (editores 
de texto, agendas e planilhas eletrônicas, bancos de da-
dos etc.)
Envio e recebimento de correspondências
Coordenação de fluxo de informações e de papéis no de-
partamento, muitas vezes encaminhando-os para uma 
equipe de apoio.
Provisão de material
Coordenação de compras, cotação de materiais com for-
necedores alternativos e administração dos custos do 
departamento.
Coordenação de viagens (Incluído no segundo item).
Atendimento de telefones e visitas Atendimento com enfoque de qualidade total a clientes internos e externos.
Manutenção de arquivos
Organização de sistemas de dados e informações em
arquivos físicos e eletrônicos.
Agendamento de reuniões
Apoio a reuniões, já que os próprios executivos marcam
seus compromissos utilizando sistemas informatizados
de comunicação interna.
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O exposto no quadro 2 revela que, no final do século XX, a atuação do secretário 
já era outra, em termos de perfil, responsabilidades e postura, quando comparada à de 
meados de 1950. Observa-se que as atividades já não se detêm ao operacional, mas 
o extrapolam, dirigindo-se ao campo gerencial. O nome das atividades é semelhante, 
mas a metodologia e tecnologia utilizadas são distintas, assim como o objetivo busca-
do na realização delas.
Medeiros e Hernandes (2003, p. 17) referem-se à mudança no perfil secretarial 
apontando que o secretário transformou-se em assistente executivo “[...] que domina 
as habilidades requeridas num escritório, demonstra capacidade para assumir respon-
sabilidades sem supervisão direta e tem iniciativa para tomar decisões segundo os 
objetivos assinalados pela autoridade”. Os autores citam uma alteração significativa 
no perfil profissional que diz respeito à atuação mais autônoma, não necessitando de 
supervisão direta e podendo tomar decisões em torno do seu trabalho.
Azevedo e Costa (2004, p. 146) igualmente indicam a alteração do perfil secreta-
rial, sinalizandoa necessidade de competência em:
 assessoria que diz respeito à capacidade de trabalhar ao lado dos centros de 
poder e decisão;
 gestão, compreendendo o exercício das funções de planejamento, organiza-
ção, liderança e controle; 
 empreendedorismo que representa a capacidade reflexiva e criativa para iden-
tificar e solucionar problemas e promover práticas inovadoras.
Ao se discutir sobre atividades de uma dada profissão, também se torna impor-
tante buscar dados constantes na Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), do Mi-
nistério do Trabalho e Emprego, que classifica as atividades e profissões em dez gran-
des grupos (GG) por ordem de competência, sendo que o GG1 abarca profissionais 
com mais competência do que o GG2, e assim por diante. A CBO foi atualizada em 2002 
e nessa versão o secretariado executivo ficou classificado no segundo grande grupo 
(GG2), denominado Profissionais das ciências e das artes e o técnico em secretariado 
no terceiro grande grupo (GG3), denominado Técnicos de nível médio. Os dados rela-
tivos ao secretário executivo e técnico em secretariado existentes na CBO são os que 
seguem.
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Quadro 3 – Classificação do secretariado executivo e técnico em secretariado 
na CBO
Código da CBO Funções
Descrição sumária de 
suas atribuições
Secretária executiva – 
2523–05
Secretário bilíngue – 
2523–10
Secretária trilíngue – 
2523–15
Secretária executiva
Assessor de diretoria, assessor de presi-
dência, assistente de diretoria, assistente 
de presidência, auxiliar administrativo de 
diretoria, auxiliar administrativo de presi-
dência, secretário de diretoria, secretário 
de gabinete, secretário de presidência, 
secretário pleno, secretário sênior
Assessoram os executivos no desem-
penho de suas funções, gerenciando 
informações, auxiliando na execução 
de suas tarefas administrativas e em 
reuniões, marcando e cancelando com-
promissos.
Coordenam e controlam equipes (pes-
soas que prestam serviços à secretária: 
auxiliares de secretária, office boys, co-
peiras, motoristas) e atividades; contro-
lam documentos e correspondências.
Atendem clientes externos e internos; 
organizam eventos e viagens e prestam 
serviços em idiomas estrangeiros.
Podem cuidar da agenda pessoal dos 
executivos.
Técnico em secreta-
riado – 3515–05
Técnico em secretariado, secretária (téc-
nico em secretariado - português), se-
cretário (técnico de nível médio), secre-
tário-assistente administrativo (técnico), 
técnico em secretariado (português).
Transformam a linguagem oral em es-
crita, registrando falas em sinais, deco-
dificando-os em texto; revisam textos e 
documentos; organizam as atividades 
gerais da área e assessoram o seu de-
senvolvimento; coordenam a execução 
de tarefas; redigem textos e comuni-
cam-se, oralmente e por escrito.
Importante destacar que o GG4 corresponde aos Trabalhadores de serviços ad-
ministrativos e que, apesar do trabalho secretarial estar relacionado aos serviços ad-
ministrativos, os secretários executivos não foram enquadrados no GG4 porque esse 
grupo é composto por profissionais que têm um perfil executor, realizam atividades 
burocráticas de ordenar, armazenar, computar e recuperar informações, bem como ati-
vidades de fornecimento de serviços a clientes. Esse perfil profissional é contrário ao 
do secretário executivo na atualidade, o que é comprovado até mesmo pela descrição 
sumária das atribuições (terceira coluna do quadro 3) (FENASSEC, 2010). O secretá-
rio executivo atua em funções de assessoria, gestão e consultoria, possui formação 
interdisciplinar, elevado nível intelectual e competências técnicas, comportamentais, 
cognitivas e analíticas.
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A respeito das atividades, atualmente desenvolvidas pelos secretários, apresen-
tam-se ainda dados de uma recente pesquisa realizada com 59 secretários atuantes em 
empresas privadas do interior do Rio Grande do Sul, em que se levantaram as ativida-
des cotidianas desses profissionais, conforme o exposto a seguir.
Quadro 4 – Atividades atualmente desenvolvidas pelos secretários
Atividades atualmente desenvolvidas pelos secretários
Aquisição, armazenamento, distribuição, tratamento e disponibilização de informações por meio de Sis-
temas de Informações Gerenciais (SIG) e Sistemas de Apoio à Decisão (SADs).
Uso de editores de textos, planilhas, apresentações gráficas, correios eletrônicos, pesquisas virtuais.
Coordenação do fluxo das informações e dos documentos e correspondências, assegurando a circula-
ção adequada das informações.
Gerenciamento do estoque e dos custos. Levantamento de preços e efetuação de compras.
Planejamento de viagens, organização da documentação para a viagem.
Atendimento aos diversos públicos, conciliando os interesses e visando à satisfação.
Faz a ligação entre a empresa e os clientes e entre os superiores e funcionários.
Gestão documental em arquivos físicos e eletrônicos. Gerenciamento Eletrônico de Documentos 
(GED).
Planejamento, acompanhamento, registro e apoio em reuniões.
Gerenciamento da agenda da empresa e dos superiores, buscando otimizar o tempo.
Controles diversos que orientam a tomada de decisão dos superiores.
Planejamento, execução e avaliação de eventos internos e externos.
Identificação e solução de problemas.
Planejamento, organização, direção e controle das suas práticas.
Observa-se que a atuação secretarial é ainda mais abrangente e complexa nos 
dias de hoje. O secretário envolve-se com a projeção de ações, delineamento dos ob-
jetivos, definição de prioridades e prazos e a metodologia a ser adotada na ação, ou 
seja, preocupa-se com o que fazer, para que fazer, quando fazer, além do como fazer. 
Igualmente, identifica e soluciona problemas, sugere e estimula mudanças, concilia 
interesses pessoais e empresariais.
Com visão holística, criativa e flexível, o secretário colabora profundamente na 
gestão da informação e dos documentos, na otimização do tempo, na organização 
interna, na satisfação dos clientes internos e externos e esses fatores são significativos 
para as organizações porque interferem diretamente no desenvolvimento do negó-
cio. Assim, a profissão secretarial vem acompanhando as mudanças de paradigmas 
sociais e organizacionais, buscando o aperfeiçoamento e a agregação de valores em 
seu trabalho.
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rofissão secretarial
A profissão secretarial conquistou um espaço mais evidente nas estruturas orga-
nizacionais, uma participação e interferência mais amplas nos processos empresariais, 
sobretudo, maior autonomia para gerir o seu trabalho e tomar decisões inerentes ao 
seu campo de atuação. Desse modo, a atuação do secretário hoje é muito mais estraté-
gica do que operacional, fazendo-se, portanto, respeitada e valorizada pelo mercado. 
O perfil executor está ficando para trás devido à qualificação dos profissionais e a inter-
venção apropriada na realidade.
Texto complementar
Níveis de atuação do profissional de secretariado
(SIQUEIRA, 2005, p. 14)
A profissão de secretariado, assim como outras profissões, vem passando por 
mudanças, tanto na sua forma quanto na amplitude de atuação. Esse fenômeno visa 
atender a uma demanda do novo cenário empresarial.
Demanda essa que exige profissionais ativos, com sólidas competências técni-
cas e humanas, capazes de absorver novas atribuições e com visão multidisciplinar. 
Esta postura garantirá o aproveitamento das oportunidades de mercado, com foco 
na gestão e maximização de resultados para a organização em que atua.
Esse artigo é uma contribuição para suscitar a necessidade de reflexões, dis-
cussões e ações sistematizadas. O objetivo é atender a demanda de mercado, em 
relação aoprofissional de secretariado. A base para as considerações aqui expostas 
resulta de observação, análise e pesquisa da realidade e das tendências de merca-
do; das Diretrizes Curriculares Nacionais Parecer CNE/CES 102/2004 do Conselho 
Nacional de Educação e da Câmara de Ensino Superior e de ações já implantadas 
e realizadas pela Fenassec (I e II Fóruns Nacionais de Debates sobre Competências 
Profissionais).
Qual a expectativa do mercado em relação ao profissional de secretariado? A de 
que esse profissional tenha sólidos conhecimentos técnicos/administrativos, visão 
holística da estrutura organizacional da empresa e da sua relação interna e externa, 
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principalmente das especificidades da área em que atua (dinâmica dos processos, 
linguagem e terminologias técnicas etc.). Além disso, que ele seja eficaz no assesso-
ramento do time “pool” de executivos com suas respectivas equipes/colaboradores 
e gestor de resultados organizacionais. Enfim, seja um prestador de serviços, apto a 
oferecer soluções assertivas com agilidade e precisão.
Pode-se constatar, portanto, que a mudança na estrutura dessa profissão está 
vinculada ao delineamento de níveis de atuação, para atender as peculiaridades em-
presariais. Sejam elas em função de nichos de mercado, de porte empresarial, de 
nível hierárquico-administrativo, de área do conhecimento (financeira, marketing, 
produção, suprimentos, recursos humanos, entre outras) e de perfis dos gestores/
profissionais, que o profissional de secretariado assessore.
Enfim, a tendência é que para assessorar, por exemplo, a área de saúde de uma 
organização pública, o profissional tenha capacidade de análise, interpretação e ar-
ticulação de conceitos da administração pública, bem como das especificidades da 
área de saúde e do perfil dos profissionais dessa área do conhecimento. Só assim 
conseguirá desenvolver ações e atividades que agreguem valor aos processos e pro-
cedimentos, contribuindo para a consecução dos resultados.
A competitividade do profissional de secretariado será assegurada na medida 
em que este conseguir ter habilidades e conhecimentos que agreguem valor ao tra-
balho, à organização e à sociedade, aquilo que podemos chamar de valor pensante. 
O profissional vitorioso será aquele capaz de oferecer o que a tecnologia e mesmo 
outros profissionais são incapazes de oferecer.
Este é o momento de arregaçar as mangas, repensar os rumos da profissão e 
contribuir para a evolução profissional de forma ordenada e significativa. O mundo 
atual exige e vai exigir, cada vez mais, pessoas capazes de quebrar as velhas regras. 
Capazes de abrir novos horizontes e aceitar os riscos.
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