TIPOS E FUNÇÕES DE DOCUMENTOS

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Tipos e funções de documentos
Aprendizagem Profissional Comercial 
em Serviços Administrativos
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Unidade curricular 2: Organizar e operacionalizar 
procedimentos de recepção.
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educacionais e culturais, desde que citada a fonte. 
Senac - Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial
Diretoria Regional
Divisão de Educação e Tecnologia - DITEC
Coordenadoria de Educação a Distância - CED
Autoria
Juliana do Nascimento Valomim
Coordenação de produção
Liza Patrícia de Souza 
Análise pedagógica
Talita Costa de Oliveira Almeida
Design educacional e revisão de texto
Cledes Ferreira da Costa
Projeto gráfico e diagramação
Ana Luiza Fernandes
Thiago Sihvenger
Eixo: Gestão e Negócios
S474 SENAC. Departamento Regional do Paraná.
Tipos e funções de documentos. / SENAC. 
Departamento Regional do Paraná; Juliana do Nascimento 
Valomin. – Curitiba: SENAC, 2017. 
10 p., il.
1. Correspondência comercial. 2. Carta comercial. 3. Nota 
fiscal. 4. Memorando. 5.Ofício. I. Valomin, Juliana Nascimento. 
II. Título
CDD 469.5
Bibliotecária: Maria Rosa Davin Crb9 /1179
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Sumário
Tipos e funções de documentos ___________________________________________________4
Referências ________________________________________________________________ 9
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Tipos e funções de documentos
Comunicação
Podemos nos comunicar de muitas formas com as 
pessoas, existem meios diferentes de transmitir uma 
mensagem, de dizer algo, como: usando a fala, a 
escrita, desenho, fotos, gestos, etc., porém para uma 
boa comunicação é necessário usar os termos e os 
meios adequados para cada situação. 
No nosso dia a dia existem várias formas de nos 
comunicarmos com as pessoas considerando a 
linguagem falada e a escrita. Nesse material vamos 
considerar apenas as formas de comunicação escrita 
em âmbito profissional. Ainda assim, a quantidade 
de tipos de documentos escritos existentes para a 
comunicação profissional é vasta. 
Você já observou a quantidade de documentos 
que sua empresa produz todo dia? Pois é! Esses 
documentos possuem tipos e funções diferentes. 
Para comunicação entre setores é utilizado um 
tipo de documento, já para o cliente outro tipo de 
documento é necessário e por aí vai. 
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Então que tal conhecermos os tipos e as funções de alguns documentos? 
Uma carta comercial mal escrita pode:
a) levar o cliente a descartar a empresa que enviou essa carta;
b) contratar a empresa concorrente que enviou correspondência similar, só que redigida de forma clara e direta.
CARTA 
COMERCIAL
É utilizada para fazer uma comunicação comercial e empresarial.
Função: fazer comunicação empresarial. Por meio dela a empresa pode propor, manter ou encerrar 
negociações e ainda transmitir ou solicitar informações com clientes e fornecedores.
A circular não exige uma escrita formal como os demais textos comerciais. A mensagem deve ser simples, 
objetiva e direta. 
CIRCULAR Documento simples e objetivo, utilizado por empresas, igrejas, escolas, clubes, etc. Função: transmitir avisos, decisões, comunicados a várias pessoas ao mesmo tempo. 
A linguagem deve ser simples, objetiva evitando termos técnicos, porém o texto é formal, pois trata-se de texto 
comercial. 
MEMORANDO
Também chamado de comunicado interno (CI) é utilizado na comunicação interna das empresas 
(entre setores ou filiais). 
Função: comunicação no dia a dia entre setores da empresa ou até mesmo de uma filial para outra 
com nível de hierarquia igual ou distinto.
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O comunicado pode ser para o público interno ou externo de uma empresa, evento, etc.
COMUNICADO Aviso ou recado oficial para transmitir informação. Função: fazer divulgações, promover eventos, reuniões, etc. Muito utilizado na administração pública. 
O e-mail é uma das portas de entradas de vírus no computador, é aconselhável instalar um antivírus. 
E-MAIL Endereço particular na internet, tem a mesma função que uma caixa postal.Função: envio/recebimento de mensagens e transferência de arquivos.
Diferentemente dos outros tipos de textos comerciais, no ofício o nome e o cargo do destinatário só aparecem 
no final do documento.
OFÍCIO
Utilizado para a comunicação entre autoridades ou funcionários do serviço público. Utilizado em 
proporção menor pelas empresas privadas.
Função: comunicações oficiais enviadas a funcionários ou autoridades.
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RELATÓRIO
É um documento utilizado para relatar ou descrever algo que ocorreu. 
Função: utilizado para documentar acontecimentos, problemas, soluções e resultados de um projeto 
ou processo. 
TELEGRAMAS Comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex. Função: comunicações curtas e urgentes em que é necessário a certeza de que foi recebida. 
FAX
Também chamado de telecópia é utilizado para transferência de documentos com utilização da rede 
telefônica.
Função: transmissão de documentos, antes do e-mail era a forma mais utilizada para enviar 
documentos. 
DECLARAÇÃO
É um documento que registra de maneira formal uma informação e a veracidade de um fato ou uma 
pessoa. 
Função: expressar algo que é verdadeiro. 
ATESTADO Documento elaborado por uma pessoa em prol de outra.Função: atestar a verdade sobre um fato, geralmente na área profissional. 
RECIBO Uma espécie de declaração escrita que comprova o recebimento de um valor ou de algum objeto. Função: comprovar negociações financeiras (pagamentos e recebimentos).
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REQUERI-
MENTO
Meio de comunicação redigido em terceira pessoa, muito utilizado em órgãos públicos. 
Função: usado para solicitar algo. 
AVISO Comunicação formal, com texto claro e breve, muito utilizada dentro das empresas.Função: utilizada para convidar, noticiar, prevenir, etc. 
CONVOCAÇÃO
É uma espécie de convite que é utilizada para solicitar a presença de uma pessoa. 
Função: como o próprio nome expressa, serve para convocar uma ou mais pessoas a se apresentarem 
em data e local determinados.
PEDIDO Documento muito utilizado no setor de compras, geralmente vem como formulário. Função: comprar, encomendar produtos/serviços. 
NOTA FISCAL Documento que registra a posse de algo, dá o direito de propriedade.Função: além do registro de propriedade ela também é documento para recolhimentos dos impostos. 
ORDEM DE 
COMPRA
Documento que autoriza a formalização de uma compra em nome da empresa com um fornecedor. 
Função: trata-se de um pedido para que seja comprado algum item para o setor solicitante.
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Esses são apenas alguns dos textos que fazem parte do dia a dia profissional nas empresas. Além desses, há muitos outros, 
como as atas, editais, contrato, estatuto, etc. E ainda assim, de acordo com a realidade de cada empresa, há ainda os documentos 
de circulação interna, que são criados para atender às especificidades do dia a dia profissional das empresas. 
Aqui, apresentamos alguns exemplos que julgamos serem os mais recorrentes, aqueles que provavelmente você se deparará 
no seu dia a dia. 
Mas independente do documento e de suas características e funções, tenha claro para si que como se tratam de documentos 
corporativos, de circulação nas empresas, é imprescindível que a linguagem utilizada seja formal, com base na chamada 
modalidade culta da língua portuguesa.
Nada de gírias, abreviações de internet ou emojis, que são comuns no nosso dia a dia particular. Só que isso não significa 
também partir parao extremo de utilizar palavras “difíceis”. Tenha em mente que no seu texto você busca simplesmente se 
comunicar, portanto a clareza é fundamental. Procure ser claro e objetivo nas suas comunicações empresariais e você já estará 
no caminho certo para escrever bons textos e documentos no seu cotidiano profissional.
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Referências 
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AZEVEDO, Ivanize. COSTA, Sylvia Ignácio da. Secretária: um guia prático. São Paulo: Editora Senac, 2004. 
BRASIL. Presidência da República. Manual de redação da Presidência da República. 2. ed. rev. e atual. Brasília: Presidência da República, 2002. 
RAMAL, Andrea Cecília; RAMAL, Silvina Ana. Secretariado: módulo 2. 2. ed. Rio de Janeiro: Fundação Roberto Marinho, 2011. 264 p. Disponível 
em: <http://telecursotec.cpscetec.com.br/livros/secretariado_II.pdf>. Acesso em: 23/09/2015. 
http://telecursotec.cpscetec.com.br/livros/secretariado_II.pdf