FERRAMENTAS ADMINISTRATIVAS

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GESTÃO ADMINISTRATIVA
INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO
Administração é a ciência social voltada para as práticas administrativas de uma 
organização, ou seja, o gerenciamento de recursos financeiros e humanos para 
atingir objetivos da empresa. Dirigir, planejar, organizar e controlar são princípios 
básicos da administração estratégica.
As principais funções administrativas envolvem negociação, tomada de decisões, 
estabelecimento de metas, identificação e resolução de problemas, liderança de 
pessoas, organização de recursos materiais, financeiros, humanos e 
mercadológicos.
Administração estratégica
É no campo da administração que é feito o planejamento estratégico da empresa.
Ele define quais são objetivos, metas, projetos, orçamentos, logísticas, táticas e 
planos de ação. Organização entra no processo e compreende funcionamento do 
processo do negócio, método para se atingir as metas e a estrutura, ou seja, 
hierarquia, divisão do trabalho e das responsabilidades.
O papel do administrador
Um administrador mede a relação entre a empresa e os empregados, participa do processo 
de seleção, admissão e demissão de funcionários. Em termos de recursos financeiros e 
materiais, é sua responsabilidade controlar custos, orçamentos e fluxo de caixa, além de 
compra e estocagem de matérias-primas, logística, insumos e produtos finais. Observação 
das tendências de mercado também faz parte do negócio para avaliar oportunidades de 
investimento e monitorar as ações da concorrência.
A direção do negócio requer bom posicionamento de liderança, prevenção e correção de 
erros. Para isso, espera-se de um gestor de administração boa comunicação, liderança de 
pessoas, boas estratégias de negociação, habilidade para tomada de decisões e boa 
observação das situações de forma global e sistêmica.
Com essas habilidades é possível navegar entre as quatro áreas básicas administrativas: 
marketing, produção, finanças e recursos humanos. O administrador pode trabalhar com 
marketing e vendas, execução do produto ou serviço, suprimentos, expedição e 
distribuição, recebimentos e pagamentos, controle de pessoal, relações humanas, 
controladoria e outras áreas administrativa do negócio.
Nelas, o administrador vai fazer o planejamento de estratégias, o gerenciamento cotidiano 
da empresa e a gestão de recursos. Assim, o papel da administração é também o de 
planejar metas para que elas saiam do papel e encontrem a melhor maneira de serem 
executadas.
Para isso, mais do que um executor, o administrador precisa fazer uma análise e um 
diagnóstico das diversas situações sob a luz dos objetivos traçados para a empresa. É ele 
quem resolve os problemas e maneja os recursos para realizar os planos da organização.
O papel do administrador
ESTRUTURA DE UMA ORGANIZAÇÃO
Estrutura organizacional é o sistema formal de tarefas e relacionamentos de 
autoridade que controla como as pessoas coordenam suas ações e usam os 
recursos para atingir os objetivos organizacionais; controla também a 
coordenação e as formas de motivação. 
Para qualquer organização, uma estrutura apropriada é aquela que facilita 
respostas eficazes aos problemas de coordenação e motivação, evolui à medida 
que a organização cresce e se diferencia e pode ser gerenciada e modificada 
através do processo de desenho organizacional.
A estrutura interna da organização define os níveis hierárquicos, os setores e 
departamentos (células) da organização e como estão interligados 
(organograma). Determina as inter-relações e mobilidade dentro da organização. 
Interfere diretamente na flexibilidade (ou resistência às mudanças), na criatividade 
e na capacidade de inovação. Em sua dinâmica, influencia e é influenciada pela 
cultura e pelo clima organizacional.
Organização da empresa é definida como a ordenação e agrupamento de 
atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados 
estabelecidos.
ESTRUTURA DE UMA ORGANIZAÇÃO
ESTRUTURA DE UMA ORGANIZAÇÃO
Quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada, ela 
propicia:
• identificação das tarefas necessárias
• organização das funções e responsabilidades
• informações, recursos e feedback aos empregados
• medidas de desempenho compatíveis com os objetivos
• condições motivadoras
ORGANOGRAMA
O organograma é um gráfico que representa a estrutura organizacional de 
uma empresa. Ele define os níveis hierárquicos dos colaboradores, 
organizando quem deve responder à quem na organização e a estrutura de 
seus setores. Auxilia na disposição de cargos e departamentos de uma 
empresa de maneira mais clara e objetiva.
O papel mais importante do organograma é deixar claro para funcionários e 
stakeholders exatamente onde eles estão dentro da estrutura da empresa e 
com quais áreas ou pessoas eles se relacionam diretamente.
https://www.google.com/url?q=https://blog.luz.vc/como-fazer/estrutura-organizacional-organograma/&sa=D&ust=1593827552717000&usg=AFQjCNGCpK-l-SW1pEF4qv-rEOx87RX0DA
EXEMPLO DE ORGANOGRAMA
EXEMPLO DE ORGANOGRAMA
EXEMPLO DE ORGANOGRAMA
Definição da Missão
A missão é tida como o detalhamento da razão de ser da empresa, ou seja, é o porquê 
da empresa. Na missão, tem-se acentuado o que a empresa produz, sua previsão de 
conquistas futuras e como espera ser reconhecida pelos clientes e demais 
stakeholders.
A missão de uma empresa está tão ligada ao lucro quanto ao seu objetivo social, ela 
deve orientar os objetivos financeiros, humanos e sociais da organização.
“A Missão é a projeção da organização na visão do mundo e o papel que ela 
exercerá”. 
(Pavani, Deutscher e Lopes)
Exemplos de Missão
ArcelorMittal
Ser líder inquestionável no setor de aço.
Marcopolo S.A.
Desenvolver soluções valorizadas pelos clientes, com base nos princípios da 
inovação e da sustentabilidade, contribuindo para a evolução do transporte 
coletivo de passageiros e o progresso social.
Disney
Alegrar as pessoas.
Visão
A visão é algo responsável por nortear a organização. É um acumulado de 
convicções que direcionam sua trajetória. 
O professor de empreendedorismo Louis Jacques Filion define visão como "a 
imagem projetada no futuro do espaço de mercado futuro a ser ocupado pelos 
produtos e o tipo de organização necessária para se alcançar isso".
Em suma, a visão pode ser percebida como a direção desejada, o caminho que 
se pretende percorrer, uma proposta do que a empresa deseja ser a médio e 
longo prazo e, ainda, de como ela espera ser vista por todos.
Exemplos de visão
ArcelorMittal
Ser a produtora de aço mais admirada do mundo – a referência global no setor.
Marcopolo S.A.
Ser um grupo empresarial relevante nos negócios e geografias em que estiver 
atuando e de sólida imagem socioambiental e econômica.
Disney
Criar um mundo onde todos possam se sentir crianças.
Princípios e Valores
Os valores incidem nas convicções que fundamentam as escolhas por um modo 
de conduta tanto de um indivíduo quanto em uma organização. 
Os valores organizacionais podem ser definidos como princípios que guiam a vida 
da organização, tendo um papel tanto de atender seus objetivos quanto de 
atender às necessidades de todos aqueles a sua volta.
ArcelorMittal
Valores: Sustentabilidade, Qualidade e Liderança
Marcopolo S.A.
Valores: Respeito e Valorização das Pessoas, Satisfação dos Clientes, Solidez 
Econômico-Financeira, Meio-Ambiente e Comunidades, Ética e Parcerias
Disney
Valores: Não Ceticismo; Criatividade, Sonhos e Imaginação; Atenção Fanática 
aos Detalhes, Preservação e Controle da Magia da Disney
Exemplos de Princípios e Valores
FUNÇÕES DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
O auxiliar administrativo, como o próprio nome diz, tem a função de dar apoio à administração de uma empresa em suas 
tarefas diárias. Ele pode trabalhar em organizações dos mais variados portes e segmentos, geralmente dando suporte a 
mais de um setor interno, como, por exemplo: compras, pessoal, logística, estoque, financeiro, marketing, etc.
Por esse motivo – ode abarcar uma ampla gama de atividades diárias –, a função do auxiliar administrativo pode variar de 
acordo com o segmento da empresa onde ele trabalha. Mas é possível estabelecer algumas tarefas comuns a 
praticamente todos os profissionais dessa área:
● Estruturação e organização de arquivos de documentos
● Serviços auxiliares de controle financeiro
● Preenchimento de formulários, planilhas e outros documentos
● Atendimento (telefone, e-mail)
● Encaminhamento interno de clientes e visitantes da empresa
● Recebimento de fornecedores e encaminhamento dos materiais recebidos
● Elaboração de agendas
● Redação e digitação de documentos e comunicados
● Participação em reuniões de vários setores, sempre que solicitado
FUNÇÕES DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Um auxiliar administrativo pode também se especializar no apoio a uma determinada área da empresa.
Por exemplo, se trabalhar lado a lado com o departamento financeiro, vai se encarregar de trabalhos 
mais específicos, como o lançamento de notas fiscais e ajuda nos balanços financeiros. Caso trabalhe no 
setor de pessoal, atuará em atividades como auxílio na administração das folhas de ponto, folhas de 
pagamento e de documentos relativos a férias, vales transporte e alimentação.
Trabalhar como auxiliar administrativo é, muitas vezes, a porta de entrada para alcançar cargos mais 
altos na empresa.
REQUISITOS PARA A FUNÇÃO
● Ter boa comunicação escrita e oral;
● Saber usar microcomputadores, ms word e ms excel;
● Saber resolver problemas, planejar e organizar suas tarefas;
● Trabalhar sob pressão.Saber dar prioridade às suas tarefas;
● Saber honrar datas término de serviços;
● Saber guardar sigilo de informações confidenciais;
● Conhecer métodos, sistemas, procedimentos, equipamentos de trabalho em um escritório;
● Saber o que cada pessoa da empresa faz;
● Saber efetuar controles de serviços.
QUALIDADES PESSOAIS NECESSÁRIAS:
● Iniciativa
● Organização
● Paciência
● Habilidade de relacionar-se com pessoas diferentes
● Adaptação a novos serviços e tarefas
CONHECENDO OS SETORES DE UMA EMPRESA
A divisão de tarefas é a chave do sucesso para qualquer organização. Enquanto 
nas pequenas empresas, muitas vezes, apenas uma pessoa pode ser suficiente 
para realizar um tipo de tarefa, nas empresas maiores, podem ser necessários 
departamentos específicos para isso.
Os setores de uma empresa variam de acordo com o tamanho e o tipo de 
atividade que ela executa. A forma como as áreas funcionais se articulam 
depende do organograma da empresa. Apesar das particularidades, há algumas 
funções que são essenciais para uma boa gestão. Se não existir em uma 
empresa um departamento próprio para alguma dessas áreas, em geral ela 
estará absorvida por outro setor.
SETOR ADMINISTRATIVO
O setor administrativo é o coração da empresa. Ele é responsável pelo 
planejamento estratégico e pela gestão das tarefas, coordenando e fiscalizando 
os demais setores e fornecendo os dados necessários para a tomada de decisões 
pelos executivos da companhia.
Em empresas menores, o departamento administrativo pode absorver outras 
áreas essenciais da administração geral, como o setor de recursos humanos e o 
setor financeiro.
SETOR FINANCEIRO
O departamento financeiro é aquele que administra os recursos de uma empresa. Ele faz o 
controle da tesouraria, dos investimentos e dos riscos, além da gestão de contas e 
impostos, do planejamento financeiro da companhia e da divulgação de seus resultados.
A função do departamento financeiro é garantir recursos para que a empresa possa cumprir 
seus objetivos, mantendo-se ativa e competitiva e garantindo não apenas lucros imediatos, 
mas também no longo prazo.
Em muitas empresas, o departamento financeiro é separado do setor contábil. Nesse caso, 
o departamento de contabilidade cuida das tarefas mais do dia a dia, como o fluxo de caixa, 
as contas a pagar e todas as movimentações de ativos e passivos.
Nesse caso, o setor financeiro assume as funções mais estratégicas, como a análise dos 
resultados e os investimentos.
SETOR DE RECURSOS HUMANOS
O departamento de recursos humanos é o responsável pelo recrutamento do pessoal e pela 
gestão de pessoas. Ele busca soluções para conflitos, controla os horários de entrada e 
saída dos trabalhadores, as horas extras e estabelece políticas para a retenção de talentos, 
dentre outras funções.
O setor de RH tem como foco, portanto, o cliente interno da empresa, ou seja, o seu 
conjunto de funcionários. Cabe ao departamento de RH estabelecer políticas de motivação 
e treinamento, pensar em planos de carreira e promoções e trabalhar para melhorar as 
relações entre as equipes e a qualidade de vida dos colaboradores.
SETOR COMERCIAL
Também chamado de departamento de marketing, o foco do setor comercial é 
nos clientes externos da empresa. Ele é o responsável pelas vendas, garantindo 
a geração de receitas para a empresa.
Para isso, o departamento comercial precisa se preocupar em conhecer os 
clientes da companhia para satisfazer suas necessidades. Esse setor é o 
responsável por criar as estratégias de divulgação e definir as formas de vendas 
mais adequadas para alcançar o público-alvo, além de fidelizar a clientela já 
conquistada.
SETOR OPERACIONAL
O departamento operacional, que em alguns casos pode ser chamado de setor de 
produção ou de setor técnico, é o responsável por administrar todo o processo de 
transformação dos insumos no produto final.
Ele controla a entrada e o consumo de matérias-primas, dá suporte logístico, faz 
a gestão do uso e da manutenção das máquinas e equipamentos e acompanha 
os níveis de produtividade da empresa.
Sua função é garantir que a operação transcorra sem imprevistos, tendo como 
meta garantir que a empresa obtenha a maior produção possível aplicando o 
mínimo de recursos.
FERRAMENTAS 
ADMINISTRATIVAS
ABA PÁGINA INICIAL
Grupo Área de Transferência
● Recortar (CTRL + X) 
● Copiar (CTRL + C)
● Opções de colagem (CTRL + V)
ABA PÁGINA INICIAL
Grupo Fonte
● Tipo de fonte (CTRL + SHIFT + F)
● Tamanho da fonte (CTRL + SHIFT + P)
● Negrito (CTRL + N)
● Itálico (CTRL + I)
● Sublinhado (CTRL + S)
● Tachado 
● Efeitos de Texto
● Subscrito (CTRL + =)
● Sobrescrito (CTRL + SHIFT + +)
● Cor do realce do texto
● Cor da fonte
ATRIBUIÇÕES DO 
PROFISSIONAL
ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS
A excelência da comunicação escrita constitui um dos maiores desafios para o 
profissional que deseja obter sucesso no cenário de competitividade que hoje se 
apresenta. Está demonstrado que, no processo de comunicação, não é suficiente 
apenas deter o conhecimento do conteúdo; mais que isso, é preciso dominar as 
técnicas de transmissão das informações.
Dentre as atividades do Auxiliar Administrativo está a elaboração de documentos 
oficiais como atas, memorandos, ofícios, despachos, atestados e cartas. 
Os documentos podem sofrer variações dependendo do estilo adotado pela 
empresa. Neste capítulo serão abordados conceitos e modelos destes 
documentos.
ATA DE REUNIÃO
Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em 
reuniões devem ser registradas, formalizadas, e divulgadas a todos a quem as 
informações puderem interessar por meio da ata.
Este é o melhor documento para registrar as decisões tomadas em reuniões pelo 
seu formato simples e prático. A ata é um relato resumido do que foi discutido.
Antigamente, atas levavam a fama de serem demasiadamente complexas, 
principalmente pela linguagem exigida. Mas hoje, a exigência do português 
coloquial diminuiu e elas são bem mais práticas, de fácil compreensão a todos. 
Algumas orientações gerais continuam válidas, principalmente no que diz respeito 
às informações que devem constar em um documento deste tipo e a linguagem a 
ser utilizada.
TIPOS DE ATAS
As atas não são só textos que reúnem os problemas e acordos tratados em uma reunião 
oficial ou privada, como podem ser de um congresso, por exemplo; são também os 
certificados que atestam a eleição de alguémpara um cargo. Além disso, uma ata serve 
para certificar oficialmente um fato, como acontece na ata de certidão lavrada em cartório.
Uma ata deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação 
posterior.
Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo, como neste 
exemplo: “Aos vinte dias do mês de março, digo, de abril, de mil de dois mil e treze…”
Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se a expressão “em 
tempo”: “Em tempo: onde se lê março, leia-se abril”.
MODELO DE ATA
O modelo de ata deve ser:
● com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de texto 
que não permita alteração, como o PDF, por exemplo;
● sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
● sem abreviaturas de palavras ou expressões;
● com números escritos por extenso;
● sem rasuras nem emendas;
● sem uso de corretivo
● com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
● com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.
ATA DE REUNIÃO INFORMAL
Aspecto informal que se caracteriza como uma espécie de súmula na qual serão registradas apenas as informações mais 
relevantes e que posteriormente poderá ser enviado ao RH. Ex: reuniões departamentais, reuniões com clientes e entre 
outros.
Principais tópicos que devem constar na ata simples:
● Data, local, horário de início e fim da reunião: é necessário saber onde e quando as pautas foram 
discutidas;
● Pessoas presentes e seus cargos: é preciso informar por quem as decisões foram tomadas;
● Pauta da reunião: uma das principais informações que deve constar na ata a fim de saber o propósito para o 
qual as pessoas se reuniram;
● Discussões abordadas: parte fundamental para registro das discussões para esclarecer porque as decisões 
foram tomadas e porque algumas ideias foram abandonadas a fim de evitar que a mesma discussão ocorra 
várias outras vezes;
● Registro das decisões: outra parte fundamental para registrar o que de fato foi acordado entre os integrantes 
e listar quais serão os próximos passos;
● Compromissos: essencial para registrar os prazos para execução de cada tarefa e é onde se estabelece o 
dia, horário, local e participantes da próxima reunião;
ATA DE REUNIÃO FORMAL
Aspecto extremamente formal, sendo assinada por todos os integrantes e registrada em cartório. Ex: alteração contratual, 
alteração de diretoria, entre outros.
A ata formal é constituída por 5 partes:
● Abertura: indica a data, horário, local e o nome da entidade que está reunida;
● Legalidade: declaração de legalidade da reunião por existir quórum, conforme os estatutos. Não havendo 
quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a ata deverá ser lavrada para que o fato fique registrado;
● Expediente registro informativo no qual constam os nomes dos presentes e as ausências justificadas, além de 
avisos e outros assuntos;
● Ordem do dia: parte central do texto, corresponde ao registro das discussões e decisões ocorridas durante 
uma reunião, devendo ser narrados em ordem cronológica e também registrados os quesitos, a forma de 
votação e o resultado;
● Encerramento e desfecho: quando todos o acontecimentos foram registrados.
PREPARE-SE PARA A REUNIÃO
● Lembre de levar papel e caneta ou seu notebook para fazer todas as anotações necessárias.
● Sente-se em um local de onde possa ouvir com clareza toda a discussão.
● Se preferir redigir a ata diretamente no computador, certifique-se que realmente digita com rapidez; 
caso contrário, opte por anotar as informações a mão e, mais tarde, com calma, redigir no 
computador.
● Verifique a questão do barulho do teclado do computador. Acredite: ele irrita! Ainda mais em 
reuniões que exigem concentração.
● Arquive o documento e encaminhe por e-mail. Uma opção é disponibilizar a ata por internet para 
todos os participantes.
● Caso sinta-se mais segura, você poderá gravar a reunião na forma de áudio. Isso ajuda a tirar 
dúvidas na hora de redigir a ata. Caso opte por essa opção, é importante comunicar a todos que a 
reunião será gravada para esse objetivo.
OFÍCIO
Ofício é uma carta formal destinada a alguma autoridade pública, empresa ou mesmo 
pessoa física, para solicitar, reivindicar ou comunicar algo. Seu texto deve ser escrito de 
maneira formal e conter argumentos coerentes e consistentes, de forma a justificar o 
pedido. Também é importante se atentar para o vocabulário (evitando repetições de 
palavras) e para a correção gramatical. 
O mais comum, é ser usado como um instrumento de comunicação formal entre autoridades 
de órgãos ou instituições diferentes, inclusive de inferiores a superiores hierárquicos. O 
termo “oficial”, com sentido de “real” ou “definitivo” tem justamente origem nesse tipo de 
documento. 
Ao escrever um ofício, uma pessoa formalmente manifesta sua visão ou opinião, fixando 
assim uma “posição oficial”. Por extensão, é comum encontrar em veículos de mídia essa 
designação para qualquer decisão apresentada definitiva por empresa, órgãos de governo 
ou até de uma celebridade. Mas o importante aqui é responder como fazer um ofício.
PARA ELABORAR UM OFÍCIO...
Um ofício pode ser simples, destinado a uma só pessoa ou instituição, ou múltiplo, voltado a diferentes destinatários. O 
formato não precisa ser engessado, porque é bastante frequente que cada órgão ou corporação tenha suas peculiaridades 
e normas próprias. Em geral, a formalidade é uma regra. Então, ao escrever uma correspondência assim, aposte em 
fórmulas de tratamento (sr., sra., srta., ilmo. etc.), evite gírias e jargões, fuja de “palavrões” e vocabulário chulo e prefira a 
norma formal da língua (em oposição ao coloquialismo; quer dizer, evite escrever da maneira costumamos falar no dia a 
dia).
É comum incluir nome e endereço do destinatário em um único bloco, no topo ou no final do documento, indicando aos 
cuidados de quem (A/C) se destina o pedido ou comunicado. Assim como memorandos ou avisos, essa prática é 
especialmente útil para ofício destinado a uma instituição, onde há muitas pessoas trabalhando e um grande volume de 
cartas sendo recebidas. A área de protocolo de uma organização assim precisa saber, da forma mais clara e direta 
possível, como direcionar cada um dos documentos.
Então, para evitar extravios, certifique-se de que o nome do destinatário, departamento ou setor estejam corretamente 
descritos antes de enviar o documento.
TIPOS DE OFÍCIO
● Ofício de solicitação: Documento com demandas de providências, de informações, de materiais 
ou proposta de acordo, entre outros fins sobre temas diversos. Pode servir para renegociação de 
débitos tributários a mudanças cadastrais. O foco é o pedido que você ou sua empresa vai 
apresentar ao órgão público em questão.
● Ofício de comunicação: Correspondência de caráter meramente informativo, como informar a 
quitação de um débito, a solução de um problema previamente notificado ou formalizar algum tipo 
de medida adotada.
● Ofício de pedido ou requerimento: Semelhante ao de solicitação, segue modelos mais 
padronizados conforme o caso. O requerimento costuma envolver temas e formatos específicos.
● Ofício jurídico: Documento destinado ao poder Judiciário, como tribunais de Justiça, Ministério 
Público ou mesmo advogados ou representantes legais de outra partes (o advogado de outra 
pessoa). Neste último caso, trata-se de uma correspondência extra-judicial.
● Ofício para pedir patrocínio: Correspondência dedicada a solicitar aporte de recursos a um 
projeto, evento ou ação.
MODELOS DE OFÍCIO
No modelo apresentado a seguir, foi utilizada uma fórmula genérica, com alguns campos a preencher. Considere a 
possibilidade de usar papel timbrado, se sua empresa tiver um, com a marca e o nome.
1. Tipo de ofício: de Solicitação, de Comunicação, de Requerimento, Jurídico etc.
2. Número do ofício: Uma empresa, mesmo pequena, pode precisar emitir um número grande de ofícios por ano. 
Controlar a numeração e a emissão dos ofícios podeser feito em um caderno de papel, bem guardado, ou em um 
documento no computador, por exemplo.
3. Destinatário: Inclua o nome do destinatário do ofício. Em linhas separadas e imediatamente abaixo, inclua o cargo 
(por exemplo: “Diretor do Departamento”, ou “Coordenador de Setor” ou “Gerente geral”) e o nome da empresa ou 
instituição.
4. Assunto: A exemplo do que é usado em um e-mail, pode ser interessante incluir uma linha com o tema tratado. 
Quanto mais específico, descritivo e claro você for, melhor.
5. Fórmula de tratamento: Antecedido por uma forma de tratamento, inclua o cargo do destinatário, já que um ofício 
costuma ser encaminhado a alguém por causa do posto que ocupa — não é um documento pessoal, mas 
profissional ou protocolar (como “Prezado Senhor Diretor”, “Cara senhora Secretária-Executiva”, “Ilmo. Sr. 
Administrador Regional”).
MODELOS DE OFÍCIO
6. Conteúdo do ofício: Nesta parte do documento, você vai se identificar e explicar o que precisa. É comum iniciar a 
correspondência com uma estrutura comum também em contratos, citando seu nome, nacionalidade, estado civil, 
profissão, número de documentos (como CPF e RG) e endereço, entre outros. A seguir, você inclui sua demanda ou 
comunicado.
7. Saudação e despedida: Para encerrar, aposte em fórmulas como “Atenciosamente”, ou “Limitado ao exposto, fique 
com meus votos de estima e consideração”, ou “Seguro de ter o pedido acolhido, agradeço a atenção desde já”.
8. Local e data: Antes de assinar, inclua a cidade onde está e a data.
9. Assinatura: A assinatura é praxe em ofícios, como forma de tornar o documento único.
10. Identificação: Abaixo de sua assinatura, inclua seu nome completo, cargo e instituição (se for o caso, como: 
“Sócio-diretor da empresa […..]” ou “Fundador da [….]” etc.)
11. Seu endereço: Independentemente de seu ofício ter sido enviado pelos Correios (com endereço do remetente no 
envelope) ou entregue pessoalmente, em mãos, é útil posicionar seu endereço ou meios de contato para facilitar o 
prosseguimento de sua demanda, reunindo todas as informações em um único documento.
Ofício nº ___/___
A/C sr.(sra.) [nome da pessoa que vai recebê-lo]
[cargo ou função do destinatário]
[empresa ou órgão do destinatário]
Assunto: [Tema sobre o qual você irá tratar]
Prezado(a) sr.(sra.) [cargo ou função do destinatário],
Eu, [seu nome], [nacionalidade], [estado civil], [profissão], inscrito no CPF sob o nº [número de seu CPF], residente e domiciliado à [informar cidade 
ou endereço], sirvo-me do presente para solicitar [descreva sua solicitação e a finalidade pretendida].
[Saudação e despedida],
[localidade], [dia] de [mês] de [ano]
[assinatura] 
[seu nome]
[cargo]
Ofício nº ___/___
[localidade], [dia] de [mês] de [ano]
A/C sr.(sra.) [nome da pessoa que vai recebê-lo]
[cargo ou função do destinatário]
[empresa ou órgão do destinatário]
Assunto: [Tema sobre o qual você irá tratar]
Caro(a) sr.(sra.) [cargo ou função do destinatário],
Considerando [descreva a situação e os motivos que contextualizam ou embasam sua demanda], solicito atenção e providências relacionadas a 
[detalhes de sua solicitação e a finalidade pretendida].
[Saudação e despedida],
[assinatura] 
[seu nome]
[cargo]
Ofício nº ___/___
A/C sr.(sra.) [nome da pessoa que vai recebê-lo]
[cargo ou função do destinatário]
[empresa ou órgão do destinatário]
Assunto: [Tema sobre o qual você irá tratar]
Prezado(a) sr.(sra.) [cargo ou função do destinatário],
Na condição de [seu cargo ou posição em que se apresenta], informo que [descreva o teor do que você deseja comunicar e a finalidade pretendida, 
como o pagamento de um tributo, a revisão de uma multa, o arquivamento de um processo administrativo].
[Saudação e despedida],
[localidade], [dia] de [mês] de [ano]
[assinatura] 
[seu nome]
[cargo]
MEMORANDO
O memorando é um documento onde a empresa realiza as comunicações oficiais com todos os seus 
setores, ou seja, é o documento responsável pela comunicação interna da empresa. 
Independente do tipo de comunicação, se for para todos os funcionários de um determinado setor ou 
para a toda a empresa, a comunicação será através do memorando, seja ele impresso ou virtual.
Em sua composição devem haver os seguintes itens:
● Timbre da instituição;
● Número do memorando;
● Local e data;
● Remetente (opcional);
● Destinatário, sendo este mencionado pelo cargo que ocupa;
● Indicação do assunto;
● Corpo da mensagem, ou seja, o próprio texto (com introdução, desenvolvimento e conclusão);
● Despedida;
● Assinatura e cargo.
MODELO DE MEMORANDO 1
Memorando nº (informar) 
Em, (dia) de (mês) de (ano).
Ao Senhor (indicar o nome e/ou cargo):
Setor:
Assunto: Aquisição de Equipamentos de Informática.
 Nos termos do plano de estratégia estabelecido na reunião mensal de julho deste ano, solicitamos a Vossa Senhoria a 
tomada de orçamentos para aquisição de equipamentos dos novos equipamentos de informática para o departamento de 
Recursos Humanos.
 As especificações deverão ser obtidas junto a departamento de informática, e os orçamentos deverão ser apresentados 
na próxima reunião que ocorrerá no próximo dia 28 para deliberação.
Atenciosamente,
(nome completo)
(cargo)
(setor)
MODELO DE MEMORANDO 2
ATESTADO
É um documento em que se confirma ou assegura a existência ou inexistência de uma 
situação de direito, de que temos conhecimento, referente a alguém, ou sobre um fato e 
situação. 
É dizer por escrito, afirmando ou negando, que determinada coisa ou algum fato referente a 
alguém corresponde à verdade e assim responsabilizar-se, ao assinar o documento.
COMO FAZER? 
● O Atestado, geralmente, é fornecido por alguém que exerce posição de cargo superior 
ou igual ao da pessoa que está pedindo o atestado; 
● O papel do atestado deve conter carimbo ou timbre da entidade que o expede; 
● O atestado costuma ser escrito em atendimento à solicitação do interessado;
ORDEM DA REDAÇÃO DO ATESTADO:
a) Título, ou seja, a palavra ATESTADO em maiúsculas; 
b) Nome e identificação da pessoa que emite (que pode ser escrito no final, após a 
assinatura) e o nome e identificação da pessoa que solicitou; 
c) Texto, sempre resumido, claro e preciso, contendo o que se está confirmando ou 
negando; 
d) Assinatura, nome e cargo ou função de quem atesta.
MODELO DE ATESTADO 1
ATESTADO 
Atesto, para os devidos fins, que o Sr. (Nome do solicitante) encontra-se em 
acompanhamento psicológico para tratar de sintomas compatíveis com CID V.6281. -------- 
Nome da cidade, dia, mês, ano, 
Nome do Profissional 
Nº de inscrição no CRP 
MODELO DE ATESTADO 2
EMPRESA TUDO SEI INFORMÁTICA 
Rua: Câmara, n.84, Bairro: Ingá 
Tel:........./ e-mail:.............CNPJ:......... 
ATESTADO 
Atesto para fins de registro curricular, que o Sr. Falcão Neto, estagiário, trabalhou nesta empresa, no 
período de novembro de 1998 à dezembro de 2003, onde ingressou mediante aprovação em testes de 
capacitação a que se submeteu, havendo sempre desempenhado, de forma competente e aplicada, as 
tarefas que lhe foram confiadas e de cujo exercício se demitiu por interesse pessoal, nada constando 
contra este. 
Salvador, 25 de dezembro de 2003 
(assinatura) 
(Nome completo e cargo que ocupa)
DECLARAÇÃO
Ato afirmativo da existência ou não de um direito ou de um fato. Pode ser dada em causa própria ou 
referir-se a outra pessoa. 
Ainda, segundo as circunstâncias e a finalidade, toma várias outras denominações, como, por exemplo: 
declaração de direito, de vontade, de ausência, de crédito, de guerra, de falência, de interdição, de 
nascimento, de óbito, de renda, de princípios, etc. 
Inicia-se uma declaração assim:
- Declaro para fins de prova...
- Declaro, para os devidos fins,que...
- Declaro, a pedido verbal de...
A fonte a ser utilizada na redação da Declaração é do tipo Courier New.
Partes:
a) timbre: nome do órgão;
b) título: DECLARAÇÃO (em letras maiúsculas e centralizadas sobre o texto);
c) texto: inicia-se sempre com a palavra “declaro “ ou “declaramos” e, em seguida, a 
exposição do assunto;
d) local e data;
e) assinatura: nome do emitente e o respectivo cargo.
DECLARAÇÃO
D E C L A R A Ç Ã O 
DECLARAMOS para os devidos fins que a aluna ---------------------------(nome da pessoa a que se 
refere às informações prestadas), encontra-se regularmente matriculada na seguinte instituição de 
ensino (nome da escola, faculdade). Situada à Rua (endereço completo da instituição). 
---------------------------- 
(local e data) 
-------------------------------- 
Assinatura do emissor 
MODELO DE DECLARAÇÃO