Gestão do Tempo

Prévia do material em texto

FACULDADE DESCOMPLICA 
PÓS-GRADUAÇÃO EM PERÍCIAS NA CONSTRUÇÃO CIVIL 
DISCIPLINA: GESTÃO DO TEMPO 
PREPARANDO A CASA 
Todo sistema de Gestão de Tempo deve ter como base os seguintes pontos: 
contatos, compromissos, anotações e tarefas. O primeiro passo na organização 
desses pontos é a escolha da ferramenta que irá auxiliar o processo. 
FERRAMENTAS 
CONTATOS: celular, provedores de e-mail, computador, agenda etc. 
COMPROMISSOS: ferramentas de calendário, google agenda, agenda 
tradicional etc. 
ANOTAÇÕES: aplicativos de celular, outlook, bloco de notas, folha de 
anotações etc. 
TAREFAS: aplicativos de celular, google tarefas, outlook, bloco de notas etc. 
DEFINA SEU ESTILO 
A escolha das ferramentas define o seu estilo de gestão. 
TOTALMENTE ONLINE: smartphone, laptop e ferramentas online. 
TOTALMENTE OFFLINE: agenda tradicional, papéis para anotações. 
MISTO: um pouco de cada. 
Em qual estilo você se enquadra? 
O PLANEJAMENTO 
TIPOS DE PLANEJAMENTO 
Longo Prazo: mais de um ano para realizar. 
Ex.: filhos, casamento, compra de apartamento, carro, etc. 
Médio Prazo: menos de um ano para realizar. 
Ex.: eventos, viagens, cursos, treinamentos etc. 
Curto Prazo: uma semana. 
Ex.: tarefas e compromissos. 
Curtíssimo Prazo: follow up diário. 
FACULDADE DESCOMPLICA 
PÓS-GRADUAÇÃO EM PERÍCIAS NA CONSTRUÇÃO CIVIL 
DISCIPLINA: GESTÃO DO TEMPO 
Ex.: verificação das atividades adiadas, do dia e que podem ser antecipadas. 
 
OS PILARES DA GESTÃO DO TEMPO 
CONTATOS 
- Registro de telefone, email, empresa, cargo etc no seu telefone e provedor 
de email. 
- Estabeleça o maior network possível. 
- Cultive o vínculo fraco. 
- Crie grupos no provedor de email. 
- Seja criterioso com os contatos do Facebook e use o Linkedin. 
COMPROMISSOS 
- Anote todos em uma plataforma com lembretes. 
- Compartilhe com as pessoas envolvidas. 
- Anote as informações fundamentais do compromisso (pauta, local, horário, 
convidados). 
- Use a ferramenta “Repetir” para eventos recorrentes (aniversários). 
- Use os lembretes de forma criteriosa. 
- Não registre uma Tarefa como Compromisso. 
ANOTAÇÕES 
- Fundamental na organização do conhecimento. 
- Use para projetos futuros, pautas, dados etc. 
FACULDADE DESCOMPLICA 
PÓS-GRADUAÇÃO EM PERÍCIAS NA CONSTRUÇÃO CIVIL 
DISCIPLINA: GESTÃO DO TEMPO 
- Mantenha uma Tarefa associada a Anotação quando necessário (evite que 
caia no esquecimento). 
- Crie pastas em seu computador para organizar artigos, apresentações etc. 
TAREFAS 
- Registre todas as suas tarefas importantes. 
- Use a ferramenta “Repetir” para eventos recorrentes. 
- Defina SEMPRE um prazo, mesmo que tenha que adiar constantemente. 
- Transforme emails em tarefas (copiando os dados relevantes). 
- Seja criterioso no uso de lembretes. 
 
TRABALHANDO OS QUADRANTES 
Uma vez compreendida a distribuição de seu tempo nos 4 quadrantes da 
Matriz do Tempo, faz-se necessário realizar um trabalho de redução nos 
quadrantes IV, III e I. O objetivo é ter cada vez mais tempo para dedicar ao 
quadrante II. 
Como ELIMINAR o quadrante IV? 
- Reflexão constante; 
- Cuidado com os ladrões do tempo: televisão e internet; 
- Gestão do estresse; 
- Propósito familiar / pessoal; 
Como EVITAR o quadrante III? 
- Alinhamento (profissional); 
- Discutir a relação (pessoal); 
- Esclarecer expectativas; 
- Aprender a dizer não e a negociar novos prazos; 
- Delegando poder (aumentando o nível de autonomia); 
FACULDADE DESCOMPLICA 
PÓS-GRADUAÇÃO EM PERÍCIAS NA CONSTRUÇÃO CIVIL 
DISCIPLINA: GESTÃO DO TEMPO 
- Desde que seja possível, não atenda todas as suas ligações. Faça um filtro 
na origem das ligações e no momento em atendê-las. Interromper uma atividade 
importante pode levar à perda de foco; 
Aprendendo a dizer não 
Está aí uma tarefa bem complicada. Dizer não torna-se especialmente difícil 
quando, por mais que a atividade proposta seja de nenhuma importância em sua 
vida, a pessoa que está pedindo é. Leia abaixo os problemas relacionados e 
algumas dicas que vão facilitar o seu próximo NÃO. 
Problemas: 
- É algo contrário à nossa cultura; 
- Muitas vezes passa antipatia, grosseria ou falta de atenção; 
- Dicotomia entre a não importância da tarefa e a importância da pessoa; 
Dicas: 
- Tenha um planejamento semanal como escudo; 
- Pense na tarefa você não realizará para atender o pedido; 
- Faça perguntas: isso é necessário agora? Precisa realmente de mim? 
Precisa realmente ser feito? 
- Não use o TALVEZ; 
- Ao superior: transfira a ele a decisão sobre as suas prioridades; 
- Fuja à popularidade e tenha coragem! 
Como REDUZIR o quadrante I? 
- Realizando um Planejamento semanal; 
- Cuidando dos relacionamentos; 
- Delegando; 
- Meta: 25% em urgências. 
 
 
FACULDADE DESCOMPLICA 
PÓS-GRADUAÇÃO EM PERÍCIAS NA CONSTRUÇÃO CIVIL 
DISCIPLINA: GESTÃO DO TEMPO 
A MATRIZ DO TEMPO 
Metas 
É impossível gerenciar seu tempo sem saber onde pretende chegar. A 
definição de metas de curto, médio e longo prazos é fundamental para um correto 
planejamento semanal, afinal suas ações precisam estar alinhadas aos seus 
objetivos. 
“Deixo a vida me levar, vida leva eu...” é bem popular e positivo na canção 
do Zeca Pagodinho. Mas será que essa é a melhor atitude a tomar em sua vida? E 
se a vida lhe levar para onde não quer? Uma vida sem definição de metas é uma 
vida sem norte. 
Urgência x Importância 
A grande mudança de paradigma na Gestão do Tempo é separar suas 
atividades recorrentes e imprevistas em Urgência e Importância. Tudo que é 
urgente é necessariamente importante? A Importância está diretamente 
relacionada às suas metas. E urgência está intimamente ligada ao tempo que você 
dispõe para realizar a atividade sugerida. 
Várias atividades podem ser urgentes e importantes. Uma crise com um 
cliente, um familiar doente precisando de apoio. Porém, muitas atividades são 
meramente urgentes, mas não estão alinhadas às suas metas e, por várias vezes, 
apenas desperdiçam seu tempo. 
Todas as atividades (compromissos ou tarefas) que vivemos diariamente 
podem ser divididas em quadrantes. A formação desse modelo mental é baseada 
em dois conceitos fundamentais: importância e urgência. 
Importante: atividades que estão alinhadas com seus interesses, valores e 
prioridades. 
Urgente: atividades que possuem um prazo imediato. 
Dessa forma divide-se o tempo em quatro quadrantes: 
FACULDADE DESCOMPLICA 
PÓS-GRADUAÇÃO EM PERÍCIAS NA CONSTRUÇÃO CIVIL 
DISCIPLINA: GESTÃO DO TEMPO 
 
 
FUNDAMENTOS 
Olá, 
Vivemos numa sociedade cada vez mais imediatista, na qual estresse e 
ansiedade tornaram-se comuns a todos. 
O sistema capitalista cobra resultados cada vez maiores e nem sempre as 
organizações investem no bem-estar de seu colaborador. Em casa nossos filhos 
são mais questionadores e cobram nossa atenção de forma muitas vezes mais 
cruel que nossos “chefes”. 
Diante desse cenário, ter uma boa Gestão do Tempo torna-se uma 
obrigação. 
Esse treinamento foi desenvolvido com o objetivo de tornar mais eficaz a sua 
relação com tarefas, compromissos, anotações e contatos. 
FACULDADE DESCOMPLICA 
PÓS-GRADUAÇÃO EM PERÍCIAS NA CONSTRUÇÃO CIVIL 
DISCIPLINA: GESTÃO DO TEMPO 
Você gostaria de ter mais tempo em sua vida? Para quê? 
Algumas reflexões sobre Gestão do Tempo... 
“Tempo é dinheiro.” 
Existem ditados que considero bastante infelizes, principalmente se não 
soubermos interpretá-los. O que mais me incomoda na frase acima é o quanto ela 
nos passa uma ideia de trabalho constante. Se o dia tivesse 6 horas a mais, 
trabalharia todas elas para gerar mais dinheiro. Em outro cenário, se conseguir 
reduzir a realização de minhas tarefas em 2 horas, terei novamente mais tempo 
para gerar mais dinheiro. Discordo disso. Boa parte do tempo que podemos gerar 
através de produtividade deve ser destinado a geração de equilíbrio trabalho-lazer, 
não de dinheiro. 
“Isso é coisa para quem é organizado demais.”Não há dúvidas que quanto mais habilidade de organização você tiver mais 
fácil será gerenciar seu tempo. Pessoas com alto nível de racionalidade terão uma 
maior aptidão a absorver os conceitos apresentados aqui. Porém, definir-se como 
incapaz de desenvolver técnicas que melhorem sua relação com o tempo já é 
demais. Não se vitimize, nem caia no erro do “eu sou assim e pronto”. 
“Torna a minha vida muito programada.” 
Outro erro comum de quem olha de fora um processo de organização do 
tempo é acreditar que o mesmo torna a sua agenda muito engessada. A questão é 
simples: se fosse capaz de fazer sobrar 1 hora no seu dia, teria mais liberdade ou 
se sentiria mais preso? Se vivesse menos em regime de urgência, qual domínio 
teria sobre suas ações? 
Acredite! Quanto melhor for o planejamento de seus compromissos e tarefas 
mais liberdade de ação você terá no seu dia-a-dia. 
“Minha vida pessoal e profissional são muito bem separadas.” 
Você é único. Não existe o lado profissional separado do pessoal. De fato é 
muito comum pessoas terem comportamentos distintos no trabalho e em casa. 
Em geral, o ambiente corporativo demanda um nível de organização maior e o 
FACULDADE DESCOMPLICA 
PÓS-GRADUAÇÃO EM PERÍCIAS NA CONSTRUÇÃO CIVIL 
DISCIPLINA: GESTÃO DO TEMPO 
risco de uma demissão torna as pessoas mais receptivas a métodos e 
padronizações. 
Agora reflita sobre quantas vezes você levou trabalho para casa e prejudicou 
o convívio com a sua família. Ou ainda quantas vezes um problema pessoal 
atrapalhou seu desempenho no trabalho. Um sistema de gerenciamento de tempo 
deve levar em conta todos os papéis do indivíduo, sem separação. 
Proatividade 
O conceito de proatividade é lugar comum no universo corporativo. A todo 
momento somos cobrados a tomar iniciativa e assumir a responsabilidade por 
nossas ações. 
Proatividade vai muito além de iniciativa. É assumir a responsabilidade 
pelas suas escolhas, independente de ter ou não culpa nos resultados. 
O meio externo influencia? Sim. É o responsável pelas suas escolhas? Não. 
Ter uma postura positiva em suas ações e perder tempo apenas com o aquilo que 
você é capaz de influenciar, compõe o comportamento proativo. 
 
PLANEJAMENTO SEMANAL 
O PLANEJAMENTO SEMANAL 
- É o planejamento de rotina. 
- Foco na execução. 
- Melhor unidade de tempo para planejamento. 
- Deve ser feito entre sexta a tarde (ideal) e segunda de manhã (menos 
indicado). 
- Duração de 20 a 30 min. 
PASSO A PASSO DO PLANEJAMENTO SEMANAL 
1. Reveja o planejamento da semana anterior. 
- Registrando novas tarefas que ainda não foram anotadas; 
FACULDADE DESCOMPLICA 
PÓS-GRADUAÇÃO EM PERÍCIAS NA CONSTRUÇÃO CIVIL 
DISCIPLINA: GESTÃO DO TEMPO 
- Eliminando as tarefas executadas; 
- Fazendo o acompanhamento de tarefas delegadas; 
- Criando novos prazos para as tarefas não cumpridas; 
- Reagendando compromissos não realizados. 
2. Analise os Compromissos da semana 
- Dimensione encontros e reuniões com as tarefas propostas para a semana; 
- Reagende o que for necessário; 
- Fique atento às demandas de cada compromisso (análise de dados, envio 
de relatórios); 
- Confirme os compromissos. 
3. Defina as Tarefas da semana 
- Dimensione a quantidade de tarefas com o tempo disponível; 
- Adie para a próxima semana o que for necessário; 
- Não planeje 100% de seu tempo (ou conviva tranquilamente com 
adiamentos); 
- Estabeleça quais tarefas são prioritárias; 
- Distribua as tarefas nos dias da semana. 
Verificações diárias: 
- O que não foi feito de dias anteriores? 
- O que deve ser feito hoje? 
- O que será realmente adiado (tarefas e compromissos)? 
 
DICAS IMPORTANTES 
GESTÃO DE E-MAILS: 
Algumas dicas valiosas para aumentar a sua produtividade: 
- Caixa de entrada é de ENTRADA! 
FACULDADE DESCOMPLICA 
PÓS-GRADUAÇÃO EM PERÍCIAS NA CONSTRUÇÃO CIVIL 
DISCIPLINA: GESTÃO DO TEMPO 
Não deixe as mensagens na caixa de entrada eternamente. Uma vez 
resolvido o assunto encaminhe o e-mail para outra pasta. 
- Gerencie SPAMs. 
Utilize um e-mail auxiliar para cadastros e fichas. Marque os indesejados 
como SPAM e cancele o cadastro nos mailings indesejados. 
- Reduza as respostas desnecessárias (ok, ciente etc). 
Faça a sua parte e cobre das pessoas que façam a delas. Reduzir em 20% o 
número de e-mails abertos por dia tomando essa medida. 
- Só copie quem for necessário. 
- Use cópia oculta. 
- Não apague e-mails. 
- Crie apenas pastas necessárias. 
- Crie uma pasta padrão para e-mails resolvidos. 
- Crie grupos de destinatários. 
- Defina horários para “zerar” a caixa de entrada. 
- Não ligue nenhum notificador de e-mails. 
- Não verifique a caixa o tempo todo! 
ESCREVENDO EMAILS 
- O assunto deve ser totalmente compreensível; 
- Não escreva textos longos (3 ou 4 parágrafos no máximo); 
- Dê espaço entre parágrafos; 
- Use tópicos numerados e marcadores; 
- Leia o texto antes de enviá-lo; 
- Evite “broncas” por e-mail. 
GESTÃO DE REUNIÕES 
Algumas dicas para tornar suas reuniões mais objetivas e produtivas. 
FACULDADE DESCOMPLICA 
PÓS-GRADUAÇÃO EM PERÍCIAS NA CONSTRUÇÃO CIVIL 
DISCIPLINA: GESTÃO DO TEMPO 
- Defina Pauta; 
- Selecione os presentes; 
- Defina horário de início e principalmente de término; 
- Envie os arquivos necessários previamente; 
- Comece SEMPRE no horário; 
- Eleja um mediador; 
- Seja o mais sinérgico possível. 
CONSIDERAÇÕES FINAIS 
SINTA O RESULTADO 
O início é árduo e precisa de grande dedicação. É um processo de mudança 
de hábito. Assuma o compromisso de fazer por 4 semanas seguidas. Ao final de 
cada uma delas, veja o quanto você progrediu! 
ESTUDE 
Nunca foi tão fácil ter acesso ao conhecimento. Pratique sistematicamente 
atividades de estudo como leituras, treinamentos, cursos formais e outros. 
REVEJA CONSTANTEMENTE O MÉTODO 
O melhor método de Gestão do seu tempo é o que você desenvolverá. Utilize 
as dicas discutidas nesse curso para criar seu próprio modelo. Algo que sugeri não 
surtiu efeito? Ignore! Você pensou em adaptar alguma dica para outro formato? 
Faça! 
ENSINE 
A melhor forma de fixar um método é compartilhá-lo com outras pessoas. 
Comece dividindo o modelo com alguém próximo e depois expanda seus 
horizontes.