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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO ALINE HELOÍSA WEBER ANNA PAULA DIAS POZZA Trabalho de conclusão de estágio PROPOSTA DE MELHORIA NO SETOR DE ESTOQUE DA EMPRESA ARMARINHOS TIRADENTES ITAJAÍ 2011 1 ALINE HELOÍSA WEBER ANNA PAULA DIAS POZZA TRABALHO DE ESTÁGIO PROPOSTA DE MELHORIA NO SETOR DE ESTOQUE DA EMPRESA ARMARINHOS TIRADENTES Trabalho de Estágio desenvolvido para o Estágio Supervisionado do Curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas – Gestão da Universidade do Vale do Itajaí. Orientador: Guido Renato de Miranda ITAJAÍ 2011 2 Agradeço primeiramente à minha parceira de trabalho pela dedicação, aos meus amigos pela paciência e principalmente à nossas famílias pelo apoio, auxílio e carinho; e ao Guido pelas orientações concedidas. Agradeço a Deus, à Aline pelo desempenho e companheirismo de anos, ao meu marido por sua paciência e apoio, aos nossos pais que nos deram força e motivação e por nosso orientador pela ajuda oferecida. 3 "Os sonhos são como uma bússola, indicando os caminhos que seguiremos e as metas que queremos alcançar. São eles que nos impulsionam, nos fortalecem e nos permitem crescer." (Augusto Cury). "Desconfie do destino e acredite em você. Gaste mais horas realizando que sonhando, fazendo que planejando, vivendo que esperando, porque embora quem quase morre esteja vivo, quem quase vive já morreu."(Luis Fernando Veríssimo). 4 EQUIPE TÉCNICA a) Nome do estagiário Aline Heloísa Weber e Anna Paula Dias Pozza b) Área de estágio Administração de Materiais c) Orientador de conteúdo Prof. Eduardo Krieger da Silva d) Supervisor de campo Bento José dos Santos e) Responsável pelo Estágio Prof. Guido Renato de Miranda 5 DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO a) Razão Social Comercial de Armarinhos Tiradentes Ltda b) Endereço Rua José Pereira Liberato, 315. Bairro São João – Itajaí/SC. CEP: 88305-390 c) Setor de Desenvolvimento do Estágio Administração de materiais d) Duração do estágio Mais de 300 horas e) Nome e cargo do supervisor de campo Bento José dos Santos / Proprietário f) Carimbo e visto da organização 6 RESUMO Este trabalho de conclusão de estágio foi desenvolvido na empresa Comercial de Armarinhos Tiradentes LTDA, tendo como objetivo geral, propor melhorias no controle de materiais da empresa Armarinhos Tiradentes, otimizando o espaço físico com um método de controle correto e confiável. Seus objetivos específicos foram: descrever o processo de recebimento de matérias, descrever os processos de vendas de mercadorias, analisar o layout do setor de estoque e propor melhorias, realizar inventário físico, atualizar o sistema interno de controle de estoque, analisar a curva ABC da empresa e propor um método eficaz que dê continuidade ao controle do sistema interno. A tipologia deste trabalho foi uma proposição de planos, tendo a perspectiva de suas diversas fases caracterizadas como abordagem qualitativa e quantitativa. Este estudo teve como participante da pesquisa, o proprietário da empresa. Os instrumentos de coletas de dados utilizados nesta pesquisa foram: observação direta, permitindo a observação do ambiente de trabalho em estudo, entrevista focada, assumindo o caráter de uma conversa informal; e tratamento de dados quantitativos para análise. O resultado da pesquisa identificou falhas existentes no setor de controle de estoque da empresa Armarinhos Tiradentes, possibilitando assim, a elaboração de uma proposição de controle eficaz adequado às necessidades da empresa. No decorrer deste estudo, as acadêmicas também propuseram uma modificação do layout no setor de armazenagem da empresa, tornando-o ainda mais interessante, pela viabilidade econômica e operacional entre eles. PALAVRAS-CHAVE: estoque, layout, processo. 7 LISTAS DE TABELAS Tabela 1 – Relação dos principais fornecedores............................................ 41 Tabela 2 – Produtos de classe A.................................................................... 55 Tabela 3 – Produtos de classe B.................................................................... 55 Tabela 4 – Produtos de classe C.................................................................... 56 8 LISTAS DE FIGURAS Figura 1 – Modelo para confecção da curva ABC............................................. 25 Figura 2 – Empresa Armarinhos Tiradentes..................................................... 37 Figura 3 – Sistema CE (Controle de estoque)................................................... 39 Figura 4 – Layout térreo........................................................................... 45 Figura 5 – Layout mezanino.............................................................................. 46 Figura 6 – Layout de armazenagem.................................................................. 46 Figura 7 – Layout proposto............................................................................... 47 Figura 8 – Produtos encartelados (Pino fêmea e rodízio)................................. 50 Figura 9 – Kit..................................................................................................... 50 Figura 10 – Baldes............................................................................................ 51 Figura 11 – Kit................................................................................................... 51 Figura 12 – Gráfico de classificação ABC.........................................................54 9 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ................................................................................................... 11 1.1 Objetivo geral ................................................................................................. 12 1.2 Objetivos específicos ...................................................................................... 12 1.3 Justificativa da realização do estudo .............................................................. 13 1.4 Aspectos metodológicos ................................................................................. 14 1.5 Técnicas de coleta e análise dos dados ......................................................... 16 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA .......................................................................... 17 2.1 Administração e objetivos de estoque ............................................................ 17 2.2 Avaliação de estoque ..................................................................................... 19 2.3 Custo de estoque ........................................................................................... 19 2.4 Controle de estoque ....................................................................................... 21 2.4.1 PEPS (Primeiro a entrar primeiro a sair) ..................................................... 22 2.4.2 UEPS (Último a entrar primeiro a sair) ........................................................ 23 2.4.3 Retorno de capital investido em estoque .................................................... 24 2.4.4 Curva ABC .................................................................................................. 24 2.4.5 Giro de estoque .......................................................................................... 27 2.4.6 Just in time .................................................................................................. 28 2.4.7 Kanban ........................................................................................................29 2.5 Operações de Almoxarifado ........................................................................... 30 2.5.1 Armazenamento de materiais ..................................................................... 31 2.5.2 Layout ......................................................................................................... 32 2.5.3 Localização de materiais ............................................................................. 33 2.5.4 Inventário .................................................................................................... 34 2.5.5 Capital de giro ............................................................................................. 35 3 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO ......................................................... 37 3.1 Histórico .......................................................................................................... 37 3.2 Ramo de atividade .......................................................................................... 38 3.3 Produtos ......................................................................................................... 39 3.4 Mercados ........................................................................................................ 40 4 RESULTADOS DA PESQUISA .......................................................................... 42 10 4.1 Descrever o processo de recebimento de materiais. ...................................... 42 4.2 Descrever os processos de vendas de mercadorias ...................................... 43 4.3 Analisar o layout do setor de estoque e propor melhoria................................ 44 4.4 Realizar inventário físico ................................................................................. 49 4.5 Atualizar o sistema interno de controle de estoque. ....................................... 52 4.6 Analisar a curva ABC da empresa .................................................................. 53 4.7 Propor um método eficaz que dê continuidade ao controle do sistema interno. ........................................................................................................... 57 4.7.1 Processos de compra de materiais ............................................................. 58 4.7.2 Processos de recebimento de materiais ..................................................... 59 4.7.3 Processos de venda de mercadorias .......................................................... 60 4.7.4 Inventário físico ........................................................................................... 62 5 SUGESTÕES PARA A ORGANIZAÇÃO ........................................................... 64 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................... 66 REFERÊNCIAS ..................................................................................................... 69 APÊNDICES ......................................................................................................... 71 ANEXOS ............................................................................................................... 80 ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS ................................................................. 83 11 1 INTRODUÇÃO É um grande desafio para as organizações, entender qual o papel estratégico do planejamento e controle dos estoques, porém é de notória importância para o mercado competitivo que alguns detalhes, como no caso deste trabalho, o controle de estoques, estejam resolvidos e bem implantados. A organização que entende a importância desta prática tem a tendência de obter maior competitividade dos seus processos operacionais e um melhoramento contínuo nos serviços prestados ao cliente. O estoque quando parado, gera custos para a empresa, como: juros, depreciação, aluguel, equipamentos de movimentação, deterioração, obsolescência, seguros, salários e conservação. Uma solução eficaz para esta dificuldade em diminuir os custos de armazenagem, foi controlar o reabastecimento de estoque inicial de acordo com a necessidade, com um ponto de pedido definido, com o tempo correto e com a demanda. Para qualquer tipo de organização é importante que se tenha um controle de estoque correto e confiável, já que este será utilizado para controlar os desperdícios, os desvios, valores para a análise do capital e controle de venda e seus retornos. Otrabalho de conclusão de estágio foi desenvolvido na Comercial de Armarinhos Tiradentes, uma empresa de pequeno porte, voltada para a venda de armarinhos em geral, além de outros produtos, como utilidades domésticas, brinquedos, artigos para festa, pesca, papelaria, entre outros. É um distribuidor com uma política comercial própria e a disposição de vendas dos seus produtos aos consumidores ocorre por intermédio de lojistas revendedores. A empresa tem parceria com diversos fabricantes, reduzindo o custo da mercadoria. Uma dificuldade percebida foi a localização de produtos estocados, referindo-se a uma grande quantidade, que resulta em perda de vendas por produtos faltantes ou a falta de conhecimento do produto estocado e a falta de capital de giro, sendo este um fator imprescindível para uma empresa de pequeno porte. Quando se encomendam quantidades maiores, como no caso desta empresa, o estoque médio é maior, tendo um custo elevado para mantê-lo. Por estes motivos, a empresa pôde perceber a necessidade de uma solução precisa e eficaz para o 12 controle de estoques e a melhor disposição dos produtos nas prateleiras, aproveitando melhor o espaço físico disponível. O propósito do estudo foi efetivamente propor a solução da problemática anteriormente identificada, apresentando e auxiliando as possíveis maneiras de organizar o estoque. A realização de um inventário, a modificação da localização para melhor identificação, a padronização e atualização do estoque em quantidade e valor real. A junção das problemáticas levou as acadêmicas a realizarem este trabalho, avaliando e propondo melhorias no setor de armazenagem, para aperfeiçoar a qualidade dos serviços prestados, com mais agilidade, às atividades da empresa Comercial de Armarinhos Tiradentes. 1.1 Objetivo geral A área de estágio deste trabalho é voltada para administração de materiais, baseando-se no setor de estoque. Roesch (2007) afirma que o objetivo é o alvo que se pretende atingir, por sua vez, objetivo geral define o propósito do trabalho de forma mais ampla e especifica. O objetivo geral deste trabalho é propor melhorias no controle de materiais da empresa Armarinhos Tiradentes, otimizando o espaço físico com um método de controle correto e confiável. 1.2 Objetivos específicos Para que este projeto possa ser concluído com eficácia, será necessário passar por diversas fases, visando o alcance do objetivo geral. Abaixo os destaques de cada fase a ser percorrida neste trabalho de estágio que levou as acadêmicas a atingir o objetivo geral. 13 “Assim, no caso da formulação de um plano ou sistema [como neste trabalho], por exemplo, os objetivos passam a ser claramente associados às etapas do plano e normalmente a literatura aponta indicações de fases ou etapas a cumprir.” Roesch (2007, p. 97). • Descrever o processo de recebimento de materiais; • Descrever os processos de vendas de mercadoria; • Realizar inventário físico; • Atualizar o sistema interno de controle de estoque; • Analisar o layout do setor de estoque e propor melhoria; • Analisar a curva ABC da empresa; • Propor um método eficaz que dê continuidade ao controle do sistema interno. 1.3 Justificativa da realização do estudo Partindo de uma abordagem prática e principalmente teórica, a reestruturação do departamento de estoque é justificada como importante, tendo em vista a melhoria do controle de produtos, em quantidade efinanceiramente. O investimento em aquisições de produtos são aplicações financeiras que a empresa espera obter retorno, a pouca rotatividade e a falta de controle geram prejuízos para a empresa. A qualidade de atendimento, referindo-se a empresa-alvo, estava afetada pela falta de confiança nas informações de dados que os funcionários necessitam para efetuar as vendas, onde a realização do inventário físico supriu essa carência com a correção destes. Pozo (2002) não nos deixa esquecer de que a manutenção das informações deve ser constante, e tal fato deve continuar após a aplicação deste trabalho. A melhor distribuição dos produtos também auxilia no atendimento aos clientes, evitando que os funcionários percam tempo para localizar os produtos. Este trabalho de estágio possuiu uma viabilidade alta, levando em consideração que o custo utilizado para implantar as modificações no departamento de materiais 14 foi quase nulo, com a existência da colaboração por parte da empresa através de informações transparentes e precisas. Na empresa Comercial de Armarinhos Tiradentes, existe um sistema que comporta e controla as informações de materiais em estoque, porém seus dados não estavam precisos. A realização deste trabalho foi pioneira na empresa e estava voltada para suprir a deficiência já existente. A complexidade do estudo para a aplicação mais adequada do trabalho, bem como as implicações físicas relacionadas com a oportunidade em desenvolvê-lo na empresa, levando em consideração todos os objetivos específicos relacionados, resultou em um ano e seis meses para a conclusão deste. Além da importância para organização, as acadêmicas, reconheceram a importância deste método científico que possibilitou aprimorar e praticar os conhecimentos adquiridos teoricamente. Esse relacionamento prático auxiliou no desenvolvimento profissional, qualificando e preparando competitivamente para um mercado abrangente na área administrativa. Por fim, esse processo realizou uma aproximação positiva da empresa com a universidade, e especificamente neste trabalho, todos os envolvidos agregaram estudos para o curso de administração. Com tantos benefícios e importâncias que este trabalho proporcionou, a sociedade obteve ganhos através das universidades cada vez mais preparadas, buscando atualização científica constantemente, que gera profissionais qualificados para realizar melhorias e crescimento nas empresas. 1.4 Aspectos metodológicos O nível deste trabalho de estágio seguiu a natureza da pesquisa descritiva. Esta pesquisa envolveu o uso de técnicas padronizadas de coleta de dados por meio de levantamentos em geral. A descrição das características de determinado fenômeno e estabelecer relações entre variáveis foi importante para o desenvolvimento deste trabalho, o que permitiu 15 às acadêmicas realizarem coleta de dados, análise, observação sistemática e apresentação das conclusões. Roesch (2007, p. 137) contribui: “Censos, levantamentos de opinião pública ou pesquisas de mercado procuram fatos descritivos; buscam informação necessária para a ação ou predição”. A identificação da problemática deste trabalho de estágio foi diagnosticada pela empresa Armarinhos Tiradentes, o que resultou na utilização da tipologia de estágio “Proposição de Planos ou Sistemas”, pois através de melhorias na administração de materiais o problema referido foi solucionado, adaptando e aplicando soluções que trouxeram retorno positivo para a empresa. Segundo Roesch (2006, p.66) “um adendo para tornar o trabalho mais relevante é estabelecer medidas para avaliar o sucesso do plano, depois de implementado”. Para realizar as modificações necessárias no setor de armazenagem, surgiu a necessidade de adotar ambas as pesquisas: quantitativa e qualitativa. A pesquisa quantitativa decorre por mensurar os produtos estocados, bem como seus valores, captando o fluxo de capital de giro. A análise destes processos, que ocasionou melhorias no ambiente físico da empresa, está relacionada com a pesquisa qualitativa, que transcreve dados estatísticos em interpretação pessoal. Por fim, a pesquisa bibliográfica foi utilizada neste trabalho como uma estratégia, pois o desenvolvimento deste foi focado em livros, artigos e demais fontes científicas, que correspondem a experiências já compreendidas pelos autores. A pesquisa bibliográfica permitiu ainda uma ampla visão de acontecimentos futuros e consequências relacionadas às atitudes atuais, acelerando os processos e minimizando erros. Administração de materiais é o embasamento das pesquisas bibliográficas deste trabalho, porém não é qualquer método administrativo que se aplica à organização, tendo em vista que a mesma atua em uma área específica de distribuição focada para lojistas. 16 1.5 Técnicas de coleta e análise dos dados Baseado nos objetivos específicos estabelecidos no inicio deste trabalho, as acadêmicas utilizaram métodos de coletas e análise mediante dados específicos e adequados para cada etapa seguida. A fonte variada de dados é dividida em primária e secundária, responsáveis pela coleta de dados pioneira e realizadas através de dados já analisados anteriormente, respectivamente. Ambas foram abordadas neste trabalho, quase que em sua totalidade, pela utilização de fontes de dados primários. As fontes de dados secundários foram utilizadas apenas para a análise da curva ABC, para propor um método eficaz que dê continuidade ao controle do sistema interno e na atualização do sistema interno de controle de estoque. As técnicas abordadas para as coletas de dados secundárias são conhecidas como pesquisa bibliográfica e documental, tal qual utilizou informações de movimentação de estoque registradas no sistema interno da empresa, disponibilizou de obras científicas para dar embasamento e direcionamento na escolha do melhor método e também ocorrerá por intermédio do inventário físico já realizado na empresa. Os procedimentos operacionais da empresa Armarinho Tiradentes para realizar o controle de materiais, bem como o próprio espaço físico da empresa serviram como instrumento de coleta de dados para três etapas, dos sete objetivos que foram realizados neste trabalho acadêmico. A análise do layoute a descrição de recebimento e venda materiais são elas. A realização do inventário físico na empresa Armarinhos Tiradentes, foi possível através da utilização de fonte in loco, ou seja, no local de atividade para o levantamento e contagem de materiais. 17 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Como o título já descreve, a fundamentação teórica é composta por apresentações de literaturas e documentos científicos que proporcionam esclarecimentos aprofundados, experiências e acontecimentos relevantes para o trabalho de estágio. Levantar soluções alternativas, dados e informações contextuais para expandir e qualificar o estudo, é segundo Roesch (2007), o principal propósito. A autora destaca ainda que os problemas atuais são resolvidos com embasamento na literatura administrativa. 2.1 Administração e objetivos de estoque O principal objetivo de uma empresa é, sem dúvida, aumentar os lucros sobre o capital investido em financiamentos de vendas, reserva de caixa e em estoques. Para que o lucro seja alcançado, é necessário que o investimento em estoques não seja tão alto e que este não fique parado por muito tempo, aumentando consequentemente seu capital de giro e retorno do capital investido. Pozo (2002, p. 32) cita o principal foco da Administração de Estoques e seu objetivo: Cabe a esse setor o controle das disponibilidades e das necessidades totais do processo produtivo, envolvendo não só os almoxarifados de matérias-primas e auxiliares, como também os intermediários e os de produtos acabados. Seu objetivo não é deixar faltar material ao processo de fabricação, evitando alta imobilização aos recursosfinanceiros. Embora isso pareça contraditório, as modernas filosofias japonesas mostram-nos como conciliar perfeitamente com tal situação. Pozo (2002) de forma moderna argumentaque o estoque deve estar condizente com o sistema de controle. É importante não faltar produtos e não mantê-lo parado por muito tempo, destacando o método japonês. Este método, por sua vez, é prático, porém surge a necessidade de ter um conhecimento avançado do assunto. 18 É uma gestão diferente e uma necessidade distinta da qual encontramos na empresa escolhida para realização deste trabalho. Pozo (2002) afirma ainda que a principal função da administração de estoques é maximizar o uso dos recursos da área logística da empresa, e que este tenha um grande efeito dentro dos estoques. Dias (1997) destaca que a função real da administração de estoques é maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas não realizadas e minimizar simultaneamente o capital investido em estoques. O custo para manter o estoque é alto e evolui continuamente. Para a gerência financeira, a minimização dos estoques é meta prioritária. Dias (1997, p. 19) cita que: “O objetivo, portanto, é otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido em estoques”. Um fator preocupante para Dias (2007) é a deficiência do controle de estoque, chamados sintomas e são demonstrados pela falta de espaço para armazenamento, elevação do número de cancelamento de pedidos e principalmente a baixa rotação dos estoques, causando obsoletismo em demasia. Um fato curioso e importante para o entendimento e desenvolvimento deste trabalho, é que para que as empresas tenham plena satisfação e cobertura da demanda, é necessário ter um estoque a altura, como é no caso da empresa Comercial de Armarinhos Tiradentes, que não tem o tão famoso “Just in Time”, como as grandes fabricantes de carro no Japão. No entanto, Pozo (2002) comenta que estoques baixos, não administrados corretamente, podem atrasar entregas, envolvendo a insatisfação do cliente e até possivelmente sua perda diante a situação. A distribuição física dos produtos tem custos acima de duas vezes o limite superior à média do custo de materiais. Este é um fator de grande importância para o administrador da empresa, que deve estar a par e cuidar principalmente das áreas que lhe trazem custo, neste caso a área da distribuição. Determinar o local de materiais dentro da parte logística não é tarefa simples. Este mesmo assunto causa debates e discussões para concluir o melhor local e de mais fácil acesso. A grande dificuldade de um administrador está na decisão entre pagar menos por altas quantidades de produtos, que acarreta a necessidade de elevado capital de giro e consequentemente produzem elevados custos ou manter o estoque reduzido 19 com mais compras durante o ano e mantê-las, que também não será de fácil negociação. 2.2 Avaliação de estoque Para Dias (2006, p. 159), “todas as formas de registro de estoque manuais ou informatizadas objetivam controlar a quantidade de materiais em estoque, tanto o volume físico como financeiro”. Jacobsen (2009) concorda com o autor citado acima e afirma que a avaliação deve ser realizada através da quantidade e preço de cada produto. Esta deverá ser feita anualmente, para proporcionar uma avaliação exata do material e informações financeira atualizadas. Para se fazer a avaliação dos estoques, é importante que seja utilizado como base o menor preço, de custo ou de mercado. “O preço de mercado é aquele pelo qual a matéria-prima é comprada e consta nota fiscal do fornecedor”. (DIAS, 1997, p. 161). As baixas são feitas de acordo com as vendas, consumo interno ou baixas diversas, como obsoletismo, deterioração e furto.Esta avaliação pode ser feita por métodos, tais como de custo médio, PEPS e UEPS. 2.3 Custo de estoque A evolução do processo competitivo confirma a importância da estocagem e seus custos embutidos. Com a concorrência acirrada dos tempos atuais, a empresa tem a necessidade de conhecer todos os custos envolventes de uma armazenagem de grandes quantidades e quais são as vantagens em ter um estoque reduzido. Dias (1997, p. 43) afirma que: “Todo e qualquer armazenamento de material gera determinados custos que são: juros, depreciação, aluguel, equipamentos de movimentação, deterioração, obsolescência, seguros, salários e conservação”. Estes 20 custos podem ser agrupados em modalidades, como custos de capital, custos com pessoal, custos com edificação e custos residenciais. Há duas variáveis que aumentam estes custos, que são a quantidade de produtos estocados e o tempo de permanência no estoque. Para que grandes quantidades de estoque sejam movimentadas, seria necessária a utilização de mais pessoal ou mais equipamentos, ou seja, haverá a elevação de custos para a empresa. Todos estes custos relacionados são os custos de armazenagem. (DIAS, 1997). Para Dias (1997), a principal preocupação assim que o processo do desenvolvimento industrial reatou, após a Segunda Guerra Mundial, foi minimizar os custos de fabricação através do aumento da produção. Isto refletiu em um menor custo de fabricação, porém aumentaram os problemas na área de estocagem. Pozo (2002) concorda com o autor citado acima e exemplifica que para cada pedido emitido, há um custo fixo e variável. Os custos fixos são associados aos funcionários que fazem as compras e os custos variáveis implica nas fichas de pedido, no processo de enviar o pedido ao seu fornecedor, bem como todos os recursos necessários para fazer a operação. De acordo com Pozo (2002), as empresas preferem ter o estoque mínimo pelo fato de este material não ficar parado na empresa, aumentando o tão desejado capital de giro. Os custos não são apenas de armazenagem dos produtos em si, tem ainda os impostos e os seguros de incêndio e roubo decorrentes do material estocado. É possível fazer o cálculo do custo de armazenagem. Quando o estoque é grande, o custo de armazenagem é proporcional e quando o estoque é mínimo, o custo será mínimo também. A falta do estoque gera um custo quando o pedido atrasa e não é possível fazer a entrega destes materiais, com o cancelamento de pedidos, por custos adicionais quando há fornecimento substitutivo com material de terceiros e por meio de quebra de imagem da empresa, facilitando para a concorrência. O custo total de pedidos é composto pela mão de obra e o material utilizado. Para fazer este cálculo é necessário ter as informações de pedidos processados do período de um ano. Entre os tipos de custos citados, o custo que mais afeta a rentabilidade da empresa é o custo decorrente da estocagem e armazenamento de materiais. É importante lembrar que até alguns anos atrás, eram poucas empresas que se 21 preocupavam com seus estoques. A movimentação e estocagem dos produtos eram de responsabilidade do almoxarife e este setor era considerado o de menos importância, priorizando a produção. (DIAS, 2006). Pozo (2002, p. 39) concorda com Dias (1997) e afirma que: “O objetivo é minimizar o custo total, que é a somatória dos três custos que incidem sobre a manutenção do estoque.”, desta maneira, é possível dizer que os três custos são os custos de manutenção de estoques, o custo de pedidos e o custo de falta de produto. 2.4 Controle de estoque O controle de estoque serve para a boa ordem e organização da empresa com seu espaço e atualização do sistema de estoque. É importante que se tenha um planejamento ou expectativa do resultado desta atividade, para que o controle seja feito de maneira eficaz. Francschini; Gurgel (2002) conceitua controle como um fluxo de informações que permite comparar o resultado real de uma atividade, com seu desempenho já planejado anteriormente. Para que isto sejapossível, os autores indicam que esta ação deve ser documentada, para que possa ser analisado, arquivado e recuperado quando necessário. Concordando com os autores citados acima, Viana (2006, p.137) segue a mesma linha de raciocínio e afirma que “Controle é a função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho de qualquer atividade, visando aos interesses da empresa”. Na percepção de Francschini; Gurgel (2002, p. 148) “Para que o controle de estoque seja eficaz é necessário, portanto, que haja um fluxo de informações adequado e um resultado esperado quanto a seu comportamento”. Gonçalves (2004), por sua vez, acredita que para o bom funcionamento operacional dos estoques e melhor controle deste, é necessário manter de forma adequada e otimizada, o suprimento dos materiais, sempre analisando a quantidade e momento correto de repor os produtos. 22 Ambos os autores salientam a necessidade de informações precisas e confiáveis para que exista a possibilidade de premeditar com antecedência alguns possíveis contratempos e estes dados permitem a constante adaptação do nível de estoque para cada momento da empresa. Dias (1952) acredita que para organizar um setor de controle de estoques, é importante destacar os principais objetivos para fazê-lo. De oito objetivos destacados, pudemos verificar extrema importância em três deles, que são: determinar “quando” se devem reabastecer os estoques: periodicidade; manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados e identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. Se referindo ao controle, reposição e quantidade de materiais, Francischini; Gurgel (2002, p.148, grifo nosso) destaca: Espera-se de um Administrador de Materiais que os usuários tenham fácil acesso aos itens estocados quando eles forem necessários para a elaboração de alguma atividade na empresa, mas, por outro lado, o volume do estoque não pode ser tão alto que comprometa a rentabilidade da empresa. Para auxiliar no controle de estoque, os autores citados nas referências deste trabalho, relatam alguns critérios como: Curva ABC, Giro de estoque, Kanban e Just- in-time. São métodos que facilitam o conhecimento do administrador para tomar qualquer tipo de decisão, já que com a curva ABC será possível descobrir quais produtos vendem melhor e requer atenção especial, saberá no giro de estoque qual o produto fica parado por muito tempo e pode certamente auxiliar as possíveis mudanças da maneira de estocar, como o método japonês Just in time. Estes métodos de grande importância do controle de estoque serão aprofundados neste trabalho. 2.4.1 PEPS (Primeiro a entrar primeiro a sair) Este método é também mencionado por Dias (1997) e Jacobsen (2009) como First in, First out (FIFO) que ambos os autores conceituam, como o próprio nome já 23 diz, por um controle que regula a ordem de entrada e saída dos produtos em estoque. Explica ainda Dias (1997, p. 163) “Sai o material que primeiro integrou o estoque, sendo substituído pela mesma ordem cronológica em que foi recebido, devendo seu custo real ser aplicado”. “Baseia-se na premissa de que a baixa do material deve ser efetuada pelos primeiros custos registrados, ou seja, pelos mais antigos” (JACOBSEN, 2009, p. 74). Além da importância financeiro/fiscal deste, as acadêmicas relacionam o método com o melhor aproveitamento do produto estocado, levando em consideração sua integridade e deterioração, que ao permanecer por um período pequeno as possibilidades de danos são quase nulas. 2.4.2 UEPS (Último a entrar primeiro a sair) Contrariando o sistema anterior, este método trabalha com a saída invertida dos produtos em estoque, que faz a baixa dos produtos vendidos pela entrada mais recente ou pelos produtos mais novos. Jacobsen (2009, p. 75) informa que: Esta é uma avaliação, também conhecida como LIFO (last in, first out). Baseia-se na premissa de que a baixa do material deve ser efetuada pelos últimos registros, ou seja, partindo sempre dos mais recentes, avançando para os mais antigos na medida do necessário. “É o método mais adequado em períodos inflacionários, pois uniformiza o preço dos produtos em estoque para venda no mercado consumidor” afirma Dias (1997, p. 164). Contrariando Dias, e destacando em seu livro, Jacobsen (2009) ressalta que a legislação tributária do Brasil não permite a utilização deste método, pois estamos vulneráveis a sofrer variações inflacionárias constantemente. Descreve que “[...] em cuja situação UEPS apresenta um custo de produto vendido maior, o que resulta em menos lucro bruto e, consequentemente, no pagamento de um imposto de renda menor”. 24 2.4.3 Retorno de capital investido em estoque Jacobsen(2009, p. 39) afirma que retorno de capital investido em estoque “É a relação entre o lucro das vendas anuais e o capital investido no estoque, cujo coeficiente deve situar-se acima de 1”. Para que o retorno de capital seja mensurado, é feito um cálculo para encontrar o valor exato e sua porcentagem, dividindo o lucro das vendas anuais pelo capital investido no estoque, seja em matéria-prima, material auxiliar, material de manutenção e produtos acabados. 2.4.4 Curva ABC O método da curva ABC implica em ordenar os produtos em classificações desde o maior grau de importância no ponto de vista econômico-financeiro até o menor grau, facilitando a identificação dos itens que necessitam de atenção e tratamento adequados e a substituição de produtos, se necessário. Viana (2006) relata a origem da classificação relatando a existência do sistema em 1897, através do economista Wilfredo Pareto, que observou a distribuição de renda entre a população e anotou respectivamente o número de pessoas para cada diferente renda recebida. Concluindo que uma pequena parcela da população absorvia grande porcentagem da renda. No início da década de 1950, como menciona Gonçalves (2004), engenheiros da General Eletric, nos Estados Unidos, adaptaram esse estudo para na administração de materiais. “O critério de gestão de estoque baseado na curva ABC tem diversas aplicações”. (GONÇALVES, 2004, p. 141). Alt; Martins (2001) explica de uma forma clara que a análise deste sistema consiste na verificação do consumo, valor monetário ou quantidade dos itens de estoque, para que de acordo com a importância de cada critério os produtos sejam separados em A, B e C. Os autores detalham que a 25 análise dos critérios deve ser realizada em certo espaço de tempo, que normalmente varia de seis meses a um ano. Concordando com esses diferentes critérios de análise, Viana (2006, p. 64) ressalta que o sistema de curva ABC é um [...] “importante instrumento que permite identificar itens que justificam atenção e tratamento adequados em seu gerenciamento”. Gonçalves (2004) acredita que realizar um tratamento diferenciado nos itens que possuem maior valor de demanda, por exemplo, com representatividade de altos valores de investimentos, permitem grandes reduções nos custos dos estoques. “Os itens A são os mais significativos, podendo representar algo entre 35% e 70% do valor movimentado dos estoques, os itens B variam de 10% a 45%, e os itens C representam o restante”. Alt; Martins (2001, p. 162). Pressupondo que esses percentuais sofrem alterações decorrentes do perfil de cada empresa, do número de itens estocados e de seus consumos. “A análise ABC tem outras aplicações e pode ser utilizada como uma ferramenta complementar para a gestão dos estoques”. Gonçalves (2004, p. 146). Comentando sobre uma abordagem relacionada ao consumo dos produtos estocados que permite a visualização de itens com estoque elevado em relação ao consumo, ou o declínio considerável do consumo, ocasionado pela substituição do produto, geralmente. Por fim, Gonçalves (2004, p. 146) conclui:[...] a análise ABC tanto do consumo dos itens quanto de seus estoques é uma ferramenta bastante útil na administração dos materiais. Ela permitirá uma depuração dos materiais e uma adequação dos estoques de cada item de acordo com o perfil de consumo e a necessidade da empresa. Há alguns aspectos que devem ser levados em conta, seguindo um planejamento para facilitar a montagem da curva ABC da empresa. Dias (2007) afirma que a uniformidade dos dados coletados é de primordial importância para as conclusões, principalmente quando estes dados são números. Abaixo, um checklist para a confecção da curva ABC, por Dias (2007): 26 Figura 1: Modelo para confecção da curva ABC Fonte: Dias (2007, p.78) Para o levantamento da curva ABC de um estoque, é importante considerar alguns levantamentos e providências, como o código do material, preço do custo unitário, demanda futura ou passada, cálculo da demanda em valor monetário e ordenação decrescente dos itens, em função da demanda em valores monetários (movimentação de valor). (JACOBSEN, 2009) Para que a classificação seja concluída, é necessário tabular os dados e representá-los em gráfico um cartesiano, facilitando a visualização e decisão do administrador. Jacobsen (2009) comenta sobre o tratamento das classes ABC e explica que é através da curva ABC que se pode conhecer a prioridade em uma lista de estoques, definindo procedimentos e critérios específicos. Os itens A devem permanecer em estoque pelo menor tempo possível, o controle deve ser mais rigoroso e suas previsões feitas com maior exatidão possível. Os itens C podem ser estocados em maior quantidade, com exceção aos perecíveis, possuindo um controle menos rígido em termo de quantidade e freqüência, o que requer menor imobilização de capital. Já para os itens de classe B, o tratamento poderá ser intermediário, controlado de forma atenta, mas flexível. É necessário que as empresas que estocam produtos de sazonalidade tenham cuidados em relação ao obsoletismo e perecibilidade, comenta Jacobsen (2009). 27 “O ideal é chegar no final deste período com seus estoques zerados, prevenindo contra as possibilidades de obsolência, perecibilidade, deterioração, perda de determinadas propriedades físicas e outras, durante o desuso”. 2.4.5 Giro de estoque A agilidade é o principal objetivo da administração de materiais, porque permite maior eficiência e lucro quando a mercadoria permanece em estoque por um período pequeno. “O conceito de giro está ligado ao conceito de velocidade. Isso implica dizer que quanto maior o giro, mais rapidamente o estoque é renovado.” (GONÇALVES, 2004, p. 147). Através de uma abordagem mais simplificada, Alt; Martins (2001, p. 159) descrevem que “o giro de estoques mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou”. Este método de científico representa a avaliação do capital investido em estoques, comparando com o custo das venda e/ou da quantidade média de materiais em estoque. Sua fórmula de cálculo baseia-se no valor do estoque dividido pelo custo anual das vendas. (POZO, 2002) A rotatividade elevada expressa uma quantidade grande de circulação de capital e “[...] um giro baixo, poderá estar indicando imobilizações demasiadas em estoque, e consequentemente retenção de capital” segundo Jacobsen (2009, p. 38). “Giro de estoque: indica a velocidade de renovação dos estoques dentro de um período definido, usualmente um ano [...]” Gasnier (2002, p. 166, grifo do autor). De conta partida, Jacobsen (2009) afirma que esse período não se enquadra em qualquer empresa, ficando a critério de cada organização um determinado espaço de tempo considerado normal para que os materiais possam ser adquiridos e convertidos em capital. O autor cita ainda a classificação da curva ABC para identificar qual a rotatividade representativa de determinado produto em estoque, considerando que para cada um há giros diferenciados, conforme a necessidade. (JACOBSEN, 2009, p. 37) continua: 28 Se os itens forem mantidos em estoque além deste período, a empresa está incorrendo num acréscimo dos custos e na diminuição da velocidade do retorno do investimento feito, resultando em prejuízo ou deixando, na melhor das hipóteses, de remunerar melhor seu capital. Atualmente no Brasil, a média de rotatividade das empresas está em torno de 14 giros ao ano, que é um valor muito baixo comparado aos padrões mundiais. 2.4.6 Just in time É um método de planejamento e controle da manufatura e da gestão de estoques, ou uma filosofia, como conceitua Jacobsen (2009), que procura suprir a necessidade da demanda de bens ou serviço com exatidão, precisão e qualidade. Muitos autores enfatizam e relacionam o Just in Time apenas como uma redução e controle da produção, que não deixa de ser errado, porém a utilização teórica deste sistema de controle para embasamento neste trabalho foi relacionada especificamente ao controle de estoque na aquisição do produto acabado, e não na fabricação do mesmo, tendo em vista que a empresa Armarinhos Tiradentes apenas compra e distribui seus produtos. Viana (1952, p. 169), compreende o sistema enfocando as duas variáveis como “a produção na quantidade necessária, no momento necessário, para atender à variação de vendas com o mínimo de estoque em produtos acabados, em processos e em matéria-prima”. Em uma abordagem clássica, o estoque elevado representava credibilidade e confiança, uma vez que qualquer imprevisto com maquinários antigos e danificados, ou até mesmo na troca de mercadorias defeituosas, a empresa possuía uma grande reserva de segurança (JACOBSEN, 2009). Hoje, a manutenção de estoques gera custos adicionais, principalmente se exageradamente, representando desperdícios de espaço físico, imobilização de capital (pois o investimento feito no produto fica parado até a venda do mesmo), na utilização de maquinário e de funcionários, continua o autor Jacobsen (2009). 29 Conclui-se que no sistema JIT (Just in time) é preciso ter somente o estoque necessário, para melhorar a qualidade e os retornos financeiros desejados na organização. O período de reposição é uma variável importante para determinar o estoque de segurança. A reposição deve ser freqüente e em escalas pequenas, diminuindo o tempo disponibilizado para repor o produto e por conseqüência, reduzindo o estoque físico.Gonçalves (2004, p. 178) afirma que “Quanto maior o tempo de reposição, maior será o estoque de segurança e maior também será o seu custo”. O autor comenta ainda que são sete os tipos de desperdício listados no sistema JIT: O desperdício de superprodução, desperdício de tempo de espera, desperdício do tempo de transporte, tempo de processamento, movimentação interna, produção sem qualidade e excesso de estoques. Para que o Just in Time funcione com excelência nos processos empresariais, é de suma importância o relacionamento com os fornecedores, que ocasiona a necessidade de contratos de longo prazo, demandas previsíveis com solicitações flexíveis, comunicação rápida e tempo de entrega curto e garantido, contribui CHING (1999). 2.4.7 Kanban É um sistema de controle de estoque que surgiu na empresa Toyota, através da informação manual que sinalizava a necessidade de reposição de materiais. Wanke (2003) relata a definição da palavra japonesa Kanban em cartão ou tíquete, pressupondo que tal sinalização acontece através destes. Kanban “[...] tem por objetivo controlar e balancear a produção, eliminando os desperdícios, e acionar um sistema de reprodução de estoque em função das exigências da demanda, que “puxa” a produção.” (GONÇALVES, 2004 p. 181). O sistema kanban, atua em três áreas da empresa, no estoque, na atuação com fornecedores e na produção. Viana (2006) compara o método kanban com o convencional nessas três áreas, destacandoa pontualidade da reposição de 30 materiais, eficiência e defeito zero no processo de produção, giro de estoque maior e qualidade total. A distinção mencionada por Viana (2006) de três áreas de atuação do kanban também é citada por Gonçalves (2004, p.182), que por sua vez reconhece a variedade existente, mas destaca que “o objetivo primordial do kanban é sinalizar a necessidade de um movimento para suprir a linha de produção, seja transportando produtos, seja produzindo-o ou fornecendo a um determinado estagio do processo produtivo”. “Em suma, o potencial do sistema kanbanpode ser medido por sua capacidade de identificar, entender e promover os ajustes com velocidade para não produzir interrupções no fluxo de trabalho” (DIAS, 1997 p.152). 2.5 Operações de Almoxarifado A palavra almoxarifado é representada pelas operações de recebimento, conferência, estocagem, conservação, distribuição e controle de produtos. Na perspectiva de Viana (2006), o seu significado também inclui a guarda dos produtos, mas se estende com o objetivo de preservarsua integridade até o consumo final. DIAS (1997 p. 173) contribui: Um sistema correto de almoxarifado influi no aproveitamento da matéria-prima e dos meios de movimentação. Além de evitar a rejeição de peças por efeito de batidas e impactos, reduz as perdas de material no manuseio e impede outros extravios. Aeconomia nos custos de material reflete proporcionalmente sobre os produtos acabados ou semiprocessados. Partindo deste ponto de vista, as empresas atuais deixaram de possuir meros depósitos com acúmulos de material mal organizado, e surgiu uma nova idéia de sistemas de manuseio, como descreve Viana (2006). Para o autor este fato resultou em redução de custos, aumento significativo da produtividade e maior segurança nas operações de controle, com a obtenção de informações precisas em tempo real. 31 “[...] o controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas [...]”. (VIANA, 2006, p. 275). Santos (2001) reconhece a importância de minimizar os produtos em estoque, mas este procedimento não se aplica a todas as empresas, levando-as ao gerenciamento eficaz do seu almoxarifado. Algumas empresas ainda portam a necessidade de manterem estoques para período mais longos, como na empresa base deste trabalho, e também por possuírem itens estratégicos e/ou de aquisição difícil. 2.5.1 Armazenamento de materiais Quando se fala de armazenamento de materiais, é inevitável a lembrança dos mais variáveis tipos de produtos, partindo deste princípio, Viana (2006) assegura que o armazenamento se dá a critérios definidos pela estrutura da instalação e no layout da empresa para proporcionar condições físicas que preservem a qualidade dos materiais (podendo ser perecíveis, inflamáveis, tóxicos ou não). “São as condições do trabalho que determinam as possibilidades reais de melhoria. Elas servem de base para a escolha do sistema de armazenagem de cargas e da operação do almoxarifado (FRANCISCHINI; GURGEL, 2002, p. 213)”. Os autores destacam a importância do armazenamento dos produtos para maximizar os lucros, pois o local de armazenamento devidamente limpo e bem segmentado evita perda de tempo no atendimento ao cliente e principalmente a perda de dinheiro através de danos em mercadorias. Para um aproveitamento amplo do espaço de armazenagem, Viana (2006, p. 278) diz: “A melhor forma de guardar é aquela eu maximiza os espaço disponível nas três dimensões do prédio: comprimento, largura e altura”. 32 2.5.2 Layout Viana (2006) relaciona o significado de layout através das palavras desenho, plano ou esquema. De acordo com o autor, o layout interfere na modificação do terreno (se necessário), na distribuição e localização dos produtos e também na movimentação dos materiais. “Quando se fala em arranjo físico, pressupõe-se o planejamento do espaço físico a ser ocupado e utilizado” (VIANA, 2006 p. 310). Dias (2007, p.137) diz: A primeira necessidade sentida do layout ocorre quando a implantação de um depósito; está presente desde a fase inicial até a etapa de operacionalização, influindo na seleção do local, projeto de construção, localização de equipamentos e estação de trabalho, seleção do equipamento de transporte e movimentação de materiais, estocagem, expedição e dezenas de detalhes que vão desde a topografia do terreno até a presença ou não de janelas. Messias (1977) continua com as peculiaridades, não menos importantes, de prever e programar o limite de altura do armazém, bem como a existência de portas largas, resistência do suporte de materiais e a distância da exposição dos materiais para o melhor desenvolvimento operacional. Oautor analisa ainda o trabalho de espaço e movimentação, na qual se ressalta a quantidade e os tipos de materiais a armazenar, as mudanças previsíveis nas quantidades, as características técnicas de cada um, como serão organizados os materiais e o número e distribuição de colunas existentes no armazém, para em fim elaborar um layout funcional e flexível de acordo com a necessidade de cada organização. Não existe um padrão, ou um critério exato para diagnosticar um layoutcorreto, entende-se que cada empresa possui sua peculiaridade. Dias (2007) justifica que as empresas podem se interessar pela ”[...] redução máxima da movimentação interna; em outros, o custo mínimo de estocagem, ou ainda, a estocagem máxima independente do custo, para atender a certos picos ou regimes anormais de vendas”. Referente à variação de demanda comentada anteriormente, Dias (2007) ainda explica que quando ocorre aumento ou redução de vendas se faz necessário o 33 estudo de capacidade ociosa, obsolência iminente do produto e adequação do equipamento existente. “O depósito deve se modificar ao longo dos anos, de acordo com as condições tecnológicas e evolução dos métodos de trabalho, não podendo ficar parado no tempo (FRANCISCHINI; GURGEL, 2002, p. 214)”. Dias (2007, p.137) concorda e acrescenta que “o layoutsofre, pois, alterações periódicas que influem profundamente na vida do depósito”. 2.5.3 Localização de materiais A definição da palavra localização traz a lembrança da identificação de um ponto específico. Este pensamento possui uma aplicação louvável quando se refere à organização e guarda de produtos, pois esses materiais representam o capital investido da empresa. Teoricamente “um esquema de localização tem por finalidade estabelecer os meios necessários e proporcionar facilidades em identificar imediatamente o endereço da guarda do material no almoxarifado, de acordo com Viana (2006, p. 352)”. Alt; Martins (2001, p. 161, grifo dos autores) também destacam a importância deste critério com a automatização dos almoxarifados. Obtendo o mesmo propósito citado por Viana (2006), os autores citam que “a localização dos estoques é uma forma de endereçamento dos itens estocados para que eles possam ser facilmente localizados”. A má localização e identificação dos materiais trazem prejuízos para as empresas, pois uma vez que não localizados, são efetuadas compras e reposição de um material desnecessário e já existente. Viana (2006) conclui que todo material deve ter um endereço certo, implicando a utilização de uma codificação representativa no local de armazenagem, evitando distorções e possíveis equívocos. Além do estudo para implantação de sistema eficiente de localização dos materiais, o autor Gonçalves (2004) descreve a necessidade de avaliar também a 34 flexibilidade do sistema de armazenamento, no que se refere às facilidades de retirada de um material de seu local de armazenagem. Este pensamento está ligado ao fato de que a localização dos materiais deve ser planejada de modo que ao retirar algum produtoestocado não haja a necessidade de remover outro produto que esteja obstruindo a passagem. 2.5.4 Inventário Todos os autores compreendem inventário, de uma forma geral, como a contabilização física dos materiais em estoque na empresa, com o intuito de comparar os valores existentes e registrados. Viana (1952) concorda com a definição e acrescenta que esta atividade tem o objetivo de garantir a plena confiança e exatidão de registros contábeis e físicos, sendo essencial para que o sistema funcione com a eficiência requerida. O inventário é realizado geralmente de dois modos: periódico ou rotativo. O inventário periódico ocorre quando feito em períodos, como exemplo o fechamento de um ano fiscal ou duas vezes por ano, realizando a contagem física de todos os itens do estoque, acrescenta Alt; Martins (2001). Neste caso, coloca-se um número de pessoas bem maior com a função específica de contar os itens. É uma força tarefa exclusivamente para este fim, já que deve ser feito no menor espaço de tempo possível (geralmente de um a três dias). Inventário rotativo é quando os itens em estoque são frequentemente contados. Esta política exige um número de pessoas que trabalham integralmente nesta função, o ano todo. Gasnier (2002, p. 118) afirma que “[...] são diversas as vantagens do inventário rotativo, sendo esta uma prática usual entre as empresas bem organizadas.” Este autor também traz algumas diferenças entre o inventário geral e o inventário rotativo, dentre elas que o inventário geral, aquele feito geralmente de ano em ano, tem o esforço concentrado, que há um pico custo. Já no inventário rotativo, os almoxarifes 35 tornam-se especialistas no processo e no ajuste, sem ter um pico de esforço e custo, sendo uma constante. O inventário rotativo também é destacado por Dias (2006), com suas contagens frequentes e concentrada cada mês em menor quantidade de itens e tempo, proporcionando melhor controle e análise. O Autor acredita que para a realização deste, deve-se dividir os itens de estoque em três grupos. Primeiro grupo é composto pelos itens mais significativos, comportando inventários de três vezes ao ano, o segundo grupo consequentemente é formado pelos itens de importância intermediária que pode ser contabilizado duas vezes ao ano. Por fim os demais itens, são representados pelo grupo três que necessitam de contagem anual. O principal objetivo do inventário rotativo é identificar os furos nos processos, para que seja possível corrigi-los. O maior benefício é certificar-se que as quantidades no computador correspondam às quantidades físicas efetivamente disponíveis. É preciso atuar nas causas, para que não se repitam. Ao finalizar o inventário Alt; Martins (2001, p. 156) informam que “caso haja diferenças entre o inventário físico e os registros do controle de estoques, devem ser feitos os ajustes conforme recomendações contábeis e tributárias.” Permitindo então calcular a acurácia dos controles, que mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade, quanto em valor. 2.5.5 Capital de giro São encontradas várias definições para o assunto em diversas autorias, entretanto o consenso geral está relacionado diretamente aos itens circulantes do balanço patrimonial. “Definimos como todo o valor monetário (dinheiro) investido em materiais sejam estes matérias-primas, materiais em processo ou produtos acabados.”(GASNIER, 2002, p. 137) O custo financeiro do capital de giro, na prática, é mais incômodo quando a empresa se dá conta que o capital imobilizado é grande e que este poderia estar 36 sendo contabilizado em outras maneiras mais rentáveis, como por exemplo, investido em trabalhos, que seria um custo de oportunidade. Gasnier (2002, p. 137) contribui: “A questão relevante para o gestor de materiais consiste em como quantificar este custo, para então gerenciá-lo". Segundo Martins; Assaf Neto (1985 apud DI AGUSTINI, 1996, p. 19): O conceito de capital de giro ou capital circulante está associado aos recursos que circulam ou giram na empresa em determinado período de tempo. Ou seja, é uma parcela de capital da empresa aplicada em seu ciclo operacional. Agustini (1996) descreve o capital de giro próprio como uma comparação entre o retorno real oferecido pelo mercado financeiro com o retorno pelo lucro gerado por sua operação. Se o retorno real for superior ao lucro, a empresa terá a tendência de diminuir seu nível de atividade, concentrando a maior quantidade possível de recursos; caso contrário, os investimentos em capital de giro serão direcionados apenas às atividades operacionais. O capital de giro de terceiros é devido aos gastos excessivos ao obter o capital de giro, que é provocado pelas taxas de juros, que devem ser repassados para o preço do produto. Um dos principais motivos do elevado número de falências e concordatas das empresas é a falta do capital de giro ou capital de giro negativo. É notória a importância e a complexidade de administrar os riscos da indexação das receitas, dos passivos e dos custos. (AGUSTINI, 1996). 37 3 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO Esta seção tem como objetivo apresentar a empresa na qual as acadêmicas realizaram o trabalho de conclusão de estágio, abrangendo seu histórico, o segmento de mercado em que atua, portfólio de produtos, principais clientes e fornecedores. 3.1 Histórico A empresa Comercial de Armarinhos Tiradentes LTDA ME está localizada na Rua José Pereira Liberado, nº 315, bairro São João, no município de Itajaí, estado de Santa Catarina, atuando no ramo atacadista de armarinhos em geral. Por possuir uma experiência louvável na área de armarinhos em geral, de 14 anos, Bento José dos Santos tomou a iniciativa empreendedora de abrir seu próprio negócio. Figura 2: Empresa Armarinhos Tiradentes Fonte: Extraído pelas acadêmicas A empresa foi fundada há quinze anos, iniciando suas atividades em junho de 1996 e registrada na Junta Comercial do Estado sob Nº 422.02205473 em 06 de agosto do mesmo ano, com a razão Social LOJAS 99 LTDA. 38 Nesta mesma época, o proprietário decidiu inaugurar uma filial da loja na cidade de Navegantes, para prosperar ainda mais seus negócios e idéias. Inicialmente a idéia principal era formar um conjunto de lojas com preço único, (R$ 1,99). Assim que a empresa abriu sua segunda filial, em Itajaí, o proprietário percebeu a dificuldade em encontrar pessoas qualificadas e de confiança para gerenciar estas lojas. Com este pensamento, em 07 de dezembro de 1999, foi discutida a possibilidade em modificar a área de atuação, a fim de diversificar seu portfólio. A idéia inicial foi alterada e como consequência, as filiais foram fechadas. Deste modo, a empresa transformou-se em uma distribuidora dentro do mesmo segmento com preços variados, expandindo o mercado e tendo como principais clientes as lojas, mercearias, agropecuárias e mini-mercados, abrangendo grande parte do estado atuante. Com esta ampliação, a empresa formou uma equipe de vendedores para atingir o objetivo de diversificar o portfólio, procurando novos clientes e cadastrando-os para que o seu leque de contatos aumentasse gradativamente. A atual intenção da empresa não é expandir as praças, mas fortalecer e inovar os itens na pauta, para atender as necessidades do mercado. A empresa conta atualmente com 1 (um) assistente financeiro, 3 (três) vendedores, 1 (um) ajudante operacional e a atuação do proprietário na administração geral da empresa. A carga horária de trabalho é de 44 horas semanais, sendo de segunda-feira à sexta-feira das 8h às 18h00min, com intervalo de 1h30min. 3.2 Ramo de atividade Empresas comerciais são aquelas que vendem mercadorias diretamente ao consumidor, que é o caso do comércio varejista. Há ainda aquelas que compram diretamente dofabricante para revender ao consumidor final, denominado comércio atacadista, como exemplo o segmento de armarinhos. 39 A empresa Armarinhos Tiradentes, atua no ramo de mercado de armarinhos em geral, através de distribuição de produtos para revenda nas lojas de pequeno porte. Segundo dados obtidos através do site da AEDB em setembro de 2011, a Associação Brasileira de Atacadistas e Distribuidores(ABAD)informa que a atividadeatacadista representa 4% do faturamento do PIB brasileiro, e em 2002 obteve um faturamentode 50 bilhões de reais, com um aumento de 11% nas vendas se comparado ao ano anterior, oque reflete a importância das empresas de distribuição e sua magnitude no mercado. 3.3 Produtos A empresa distribui produtos de armarinhos em geral, representados pelos mais variados setores, tais como: utilidades domésticas, brinquedos, artigos para festa, pesca, papelaria entre outros. Cada grupo identificado pela empresa possui subgrupos e uma relação de produtos respectivos, segundo o sistema CE utilizado pela empresa: Figura 3: Tela do sistema CE (Controle de estoque) Fonte: Armarinhos Tiradentes 40 A empresa possui um relatório dos 100 produtos mais vendidos da empresa na vigência de junho/2010 a junho/2011. De acordo com este relatório, as acadêmicas puderam destacar alguns grupos de produtos que possuem grande importância para a empresa. Houveram três grupos com um destaque maior, que foram: - Grupo 01: Materiais elétricos, de ferragens e hidráulicos com a venda de produtos: Veda Rosca, Fita isolante, Pino 3 saídas, pino macho, cola cano krona, tomada externa, joelho liso, bucha, durepox, torneira, prego, entre outros. - Grupo 04: Brinquedos, identificados pela saída dos produtos: Bolas vinil, bambolê, carrinhos, boneca, baldinho praia, jogos de memória, jogo de chazinho, kit beleza e kit panelinha. - Grupo 11: Armarinhos e utilidades domésticas que são representados pelos produtos: borracha para panela de pressão, panelas, potes, porta frios, escorredor e pegador de macarrão, cortina para box, varal, incenso e cabide. 3.4 Mercados Atuante no segmento de mercado de distribuição, a empresa realiza o processo de entrega de mercadoria no Vale do Itajaí e região, atendendo primordialmente as praças de Itajaí, Navegantes e Florianópolis. Em seu banco de dados, a empresa possui o registro de clientes das cidades: Anitápolis, Agronômica, Águas Mornas, Angelina, Antonio Carlos, Apiúna, Araranguá, Armazém, Ascurra, Aurora, Barra Velha, Benedito Novo, Biguaçú, Blumenau, Bombinhas, Botuverá, Braço do Norte, Brusque, Cocal do Sul, Criciúma, Doutor Pedrinho, Florianópolis, Forquilhinha, Garopaba, Governador Celso Ramos, Gravatal, Guabiruba, Guaramirim, Ibirama, Içara, Imaruí,Imbituba, Imbuia, Ituporanga, Jaraguá do Sul, Laguna, Laurentino, Lauro Muller, Leoberto Leal, Luiz Alves, Major Gercino, Mirim Doce, Morro Da Fumaça, Nova Trento, Orleans, Palhoça, Paulo Lopes, Pomerode, Porto Belo, Presidente Getulio, Rancho Queimado, Rio do Oeste, Rio do Sul, Rio dos Cedros, Rio Fortuna, Rodeio, São Ludgero, Salete, Santo Amaro da Imperatriz, São Bonifácio, São Francisco Do Sul, 41 São João Batista, São João do Itaperiú, São José, São Martinho, Taió, Tijucas, Timbó, Trombudo Central, Tubarão, Urussanga, Vidal Ramos. Ao longo de 15 anos de empresa, a Armarinhos Tiradentes teve parceria de fornecedores em seu total de 445 empresas distintas. Com a diminuição do fluxo de vendas, houve a intuição por parte da empresa de adquirir uma parceria ainda mais forte com cada fornecedor e diminuir expressivamente a quantidade de fornecedores ativos, com compras mais frequentes. Deste modo, atualmente há dez principais fornecedores, sendo eles: Tabela 1: Relação dos principais fornecedores Fonte: Elaborado pelas acadêmicas Fornecedor Itens comprados Localização MN Teruya Ferragens São Paulo/SP Poliplast Utilidades domésticas Timbó/SC Hiperball Brinquedos São Paulo/SP Apollo Brinquedos São Paulo/SP Haracém Utilidades domésticas São José dos Pinhais/PR Krona Ferragens Joinville/SC Encasa Perfumaria Blumenau/SC Plásticos Santana Utilidades domésticas São Paulo/SP Formplast Utilidades domésticas São Paulo/SP Atacado Martins Diversos Uberlândia/MG 42 4 RESULTADOS DA PESQUISA Neste capítulo serão abordados a descrição dos processos de recebimento de materiais, descrição dos processos de vendas, análise do layout do setor de estoque e propor melhorias, realização do inventário físico, atualização do sistema interno de controle de estoque, análise da curva ABC e por fim propor um método eficaz que dê continuidade ao controle de estoque, sendo estes os objetivos específicos utilizados pelas acadêmicas para desenvolver, o trabalho em questão, na empresa Armarinhos Tiradentes. 4.1 Descrever o processo de recebimento de materiais Quando existe a necessidade de compra de mercadoria, o proprietário solicita a quantidade desejada de cada produto que pode ser realizada por e-mail, telefone ou fax, obtendo a confirmação da lista de compra posteriormente. Em geral, o prazo estabelecido para recebimento dos pedidos varia de quinze a vinte dias, tendo em vista que os principais fornecedores estão localizados em São Paulo e região. Quando a mercadoria solicitada chega ao Comercial de Armarinhos Tiradentes, a nota fiscal é entregue ao proprietário para que a conferência dos produtos e suas respectivas quantidades aconteçam no momento em que a mercadoria é descarregada. Caso haja alguma divergência ou discrepância no pedido referido, o comunicado ao fornecedor deve ocorrer mediante a presença do transportador, para o ressarcimento, devolução ou reposição da mercadoria. Este procedimento se faz necessário para maior confiabilidade dos fornecedores, além de evitar uma cobrança posterior indevida, garantindo um processo confiável, sem que nenhuma das partes fique prejudicada. 43 Se o pedido recebido for compatível com o solicitado, cabe ao proprietário do estabelecimento incluir a quantidade no sistema interno de controle de acordo com a nota fiscal recebida. Após o sistema atualizado, é um processo habitual do assistente operacional, guardar os produtos em suas respectivas prateleiras. Quando estas ficarem devidamente preenchidas, os produtos são armazenados em caixas para posterior exposição. No setor de ferragens alguns produtos expostos são encartelados, geralmente produtos pequenos como buchas e parafusos, visando facilitar a venda, o controle e o preço obtendo seu diferencial. Essas cartelas são feitas através da quantidade descrita na pauta e lacrada com a etiqueta personalizada da empresa. 4.2 Descrever os processos de vendas de mercadorias Por ser uma distribuidora, a Armarinhos Tiradentes conta com três vendedores, com suas praças já definidas, para que estes levem o catálogo com as fotografias dos produtos e preços, oferecendo as mercadorias disponíveis para sua cartela de clientes. O vendedor anota o pedido de acordo com a solicitação do cliente com as quantidades, descrições e códigos, em um bloco próprio da empresa, deixando uma via em seu cliente e trazendo a outra via para a empresa. Assim que o vendedor cumpre sua programação de visitas, este volta para a distribuidora trazendo consigo seus pedidos. Antes da preparação destes pedidos, é necessário passá-los ao sistema para que este tenha seu número de identificação, com as devidas informações de quantidade e códigos que são anexados junto ao pedido original. A preparação dos pedidos já passados ao sistema é feito na seqüência, com a separação dos produtos solicitados. Após preparado, outra pessoa responsável faz a conferência e embala as mercadorias em caixas ou sacos, incluindo a informação do número do pedido e o número do vendedor nas caixas.44 Na hora de apurar os pedidos para entrega, é definida a rota, na qual as caixas são colocadas no meio de transporte utilizado de acordo com a ordem pré- estabelecida. Neste processo, é realizada uma conferência dos volumes previamente anotados no pedido original com as caixas dos pedidos físicos. Depois de feitas todas as etapas e conferências necessárias, o pedido está pronto para seguir viagem. A entrega é realizada na semana da venda ou na semana subsequente. 4.3 Analisar o layout do setor de estoque e propor melhoria A empresa Armarinhos Tiradentes possui um terreno de 1.100 m² que dispõe de depósito, garagem, setor de armazenagem, escritório, banheiro, cozinha e departamento financeiro. A amplitude da empresa é um fator positivo que proporciona a capacidade de comportar 14 (quatorze) prateleiras grandes com 4,66m (quatro metros e sessenta e seis centímetros), feitas sob medida para a estocagem de produtos em massa, sem interferir na distribuição e na movimentação entre os corredores. A disponibilização das prateleiras no espaço físico pode ser modificada e adaptada às necessidades específicas da empresa, otimizando a operacionalização dos processos. Um fator crítico apontado pelas acadêmicas é a necessidade de separar os produtos por setores, para aproximar aqueles produtos com a mesma finalidade de venda. Contribuindo com esse raciocínio a identificação das áreas setoriais, bem como dos produtos comportados no armazém é inexistente e insuficiente para a demanda e compreensão de leigos. O portão de entrada da empresa e o portão de acesso ao galpão de armazenagem são apropriados para o recebimento e venda de mercadorias, com a capacidade de entrada de automóveis de pequeno a grande porte. As garagens cobertas ficam próximas ao portão do galpão e são de uso exclusivo dos funcionários, porém toda a área entre os dois portões da empresa são disponibilizadas aos clientes e fornecedores. 45 O escritório do gestor está localizado próximo ao acesso de entrada do galpão, possuindo duas janelas grandes, bem como duas portas para facilitar o acesso e contato os colaboradores e clientes. É facilmente identificado pela ilustração da Figura 4 que a maior área da empresa está voltada para o setor de armazenagem dos produtos contendo em seu total 800 m², utilizando quase que metade de toda a extensão do terreno. Sua proporção faz com que a empresa tenha que priorizar a organização e o bom funcionamento do local. As demais áreas da empresa são suficientemente amplas para o desenvolvimento das atividades. A iluminação do armazém é adequada para execução das rotinas operacionais, a qual possui em toda a extensão do galpão 14 (quatorze) luminárias, respeitando a altitude mínima de dois metros acima do produto armazenado mais alto.Além de duas janelas grandes nos fundos do galpão, uma janela de mesmo tamanho na entrada (ao lado do portão) e mais seis elementos vazados que auxiliam na iluminação e ventilação do ambiente. Figura 4: Layout térreo Fonte: Elaborado pelas acadêmicas LEGENDA Prateleiras de madeira Prateleira de madeira frente e verso Prateleira suspensa Prateleira de ferro Balcão fixo Balcão móvel Balcão de suporte Mesa de embalagem Elevador manual Ferragens Cesto de bolas 46 No piso superior há um espaço 600 m² para armazenagem de caixas e fardos de brinquedos, transportados pelo elevador manual. Ainda neste espaço existe o setor financeiro, que dá continuidade às vendas realizadas, finalizando o processo com a confecção de notas fiscais e boletos para a entrega. Além do piso superior que a empresa dispõe, existem dois mezaninos com altura mediana, utilizados para depósito de mercadorias como fardos de caminhões de brinquedo, bolas, entre outros produtos armazenados. Figura 5: Layout mezanino Figura 6: Layout de armazenagem Fonte: Elaborado pelas acadêmicas Fonte: Elaborado pelas acadêmicas 1 0 5 0 0 ,0 0 2 7 7 4 3 ,1 6 4 5 0 0 ,0 0 2 7 0 0 ,0 0 3 0 0 0 , 0 0 2 3 0 0 ,0 0 2 0 0 0 , 0 0 1 2 5 0 ,0 0 P a r a C i m a P a r a C im a 9 0 0 ,0 0 1 0 5 0 0 ,0 0 LEGENDA Mezanino Elevador manual Mesa de escritório 47 Figura 7: Layout proposto Fonte: Elaborado pelas acadêmicas A primeira modificação sugerida pelas acadêmicas é que o layout da empresa seja dividido por segmento de produtos, melhorando a estética da empresa, deixando um ambiente clean e organizado. A entrada da empresa Armarinhos Tiradentes ficará ampla, com a área de papelaria, compondo dois balcões, mais auxiliares para armazenagem de papel de presente. Nesta área ficarão todos os produtos que fazem parte da papelaria, desde LEGENDA Prateleiras de madeira Prateleira de madeira frente e verso Prateleira suspensa Prateleira de ferro Balcão fixo Balcão móvel Balcão de suporte Mesa de embalagem Elevador manual Ferragens Cesto de bolas Pallets Área de Papelaria Área de Pesca Área de Ferragem Armazenagem de Baldes Área de Produtos de Beleza e Acessórios Área de Brinquedos Área de Festa 48 blocos de pedido, notas fiscais à lápis de cor e apontador, centralizando estes objetos em um único local. O balcão de entrada, agora, formará um setor de atendimento para produtos de pesca, localizado ao lado do setor de papelaria. Este balcão, que antes não era utilizado, será útil para a armazenagem dos produtos de sua área atual. Este fato será extremamente importante, pois são peças pequenas que necessitam de cuidado. As prateleiras de exposição das iscas e bóias (em azul no layout) eram suspensas em uma prateleira de madeira. Com a mudança, estas ficarão atrás do balcão, anexadas à parede. Para os artigos de festas, há uma prateleira encostada na parede, entre a área de papelaria e a área de pesca, que continuará com a mesma característica e mesmos objetos que já eram colocados anteriormente. A área de plásticos ficará próxima a entrada, sustentando duas prateleiras (frente e verso) onde ficarão os potes, peneiras, lixeiros para pia, saladeira, entre outros produtos envolvendo esta mesma área. Para completar este setor, haverá a necessidade de adquirir pallets para que os baldes, bacias e lixeiras grandes tenham seu local limpo e obtendo menos contato com a poeira do chão. No fundo da empresa, local dos três balcões, ficará as ferragens que necessitam de um local para apoio, tanto de preparo e armazenagem dos pedidos, quanto para a confecção dos encartelados, pois tratam-se de produtos minuciosos. Os brinquedos, por serem peças geralmente grandes, também ficarão próximo aos balcões, o que facilitará o preparo do pedido no que se refere a retirada dos produtos solicitados pelo cliente, para que seja feita a conferência e embalagem do mesmo. As bolas ficarão no mesmo local, pois o motor utilizado para enchimento das mesmas é de difícil realocação na empresa, tendo em vista que este necessita ficar ao lado de fora do galpão. Próximo às bolas ficará a área de beleza e roupas, como acetona, lixa de unha, algodão, meias e fraldas. Para a armazenagem destes produtos serão utilizados dois balcões e mais uma prateleira, que ficará ao lado destes. Considerando o novo modelo de layout proposto, os custos para que essas modificações sejam implantadas no setor de armazenagem da empresa são quase que nulos, observando que a principal mudança acontece apenas com remanejamento de prateleiras e balcões já existentes. 49 Porém é importante ressaltar que custos com mão-de-obra são cogitados pelas acadêmicas, pois as prateleiras são de porte elevado e o peso dificulta a locomoção. Também foi orçado na empresa Rei do Pallet o preço de oito estrados plásticos, finalizando a compra
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