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ORÇAMENTO EMPRESARIAL Alberto dos Santos , 2 SUMÁRIO 1 ORÇAMENTO EMPRESARIAL .................................................................... 3 2 ORÇAMENTO DE VENDAS ...................................................................... 17 3 ORÇAMENTO DE PRODUÇÃO ................................................................ 25 4 ORÇAMENTO DE DESPESAS (DESPESAS OPERACIONAIS) ....................... 36 5 A PROJEÇÃO DOS RESULTADOS E O ORÇAMENTO DE CAIXA ................. 45 6 ORÇAMENTO DE CAPITAL ...................................................................... 59 , 3 1 ORÇAMENTO EMPRESARIAL 1.1 Definição de Orçamentos e o papel na organização Na atualidade e em função da competitividade, as empresas necessitam cada vez mais de ferramentas de suporte para suas tomadas de decisão. Não bastam seus relatórios mensais de desempenho ou seus fluxos de caixa diários como o foi no passado. O balanço é pouco diante de tanta adversidade. O Demonstrativo de resultados deixou de ser um incentivador de novos negócios ou uma foto da sustentabilidade das empresas. É necessário mais do que isso, é necessário planejar o futuro. Evidentemente, tal posicionamento sempre foi um diferencial nas empresas, mas fazer isso nunca foi tão complexo quanto é agora. A situação econômica do país; a mudança recente do governo; a falta de credibilidade por parte dos investidores; o crescente desemprego; a desvalorização do poder de compra da moeda; a velocidade da informação; o dinamismo do mercado; o desespero da concorrência por sobrevivência; a inflação baixa oficializada pelo governo em confronto com os aumentos elevados de preço acima dessa inflação e a mudança da CLT que, teoricamente, ainda protege os trabalhadores pela terceirização do trabalho. Essas são algumas questões que devem ser tratadas como premissas quando se pensa em projetar futuro nas empresas. Não é uma tarefa simples. Diante de cenários instáveis, como gerar perspectivas de negócios, mesmo em curto espaço de tempo? Em outras palavras, como podemos definir qual será o faturamento das empresas? Qual o comportamento do mercado para o próximo trimestre? Haverá lucro ou prejuízo? E o concorrente, o que estará decidindo? Conforme Padoveze (2009), orçamento é colocar à frente aquilo que está acontecendo hoje. De maneira mais simplista, é uma maneira de antecipar para hoje os acontecimentos futuros, ou seja, criar a possibilidade no agora, de visualizarmos os resultados de uma organização ou de uma ação que ocorreria no futuro. , 4 A utilização dessa visão antecipada, por se tratar de uma empresa, ao fazê-lo, denominamos de orçamento empresarial. Se considerarmos que todo o modelo de gestão está orientado para a busca de resultados e que para isto envolvem objetivos, sejam eles de curto prazo, cujo alinhamento com as diretrizes primárias são no mínimo relevantes, ou de longo prazo, para o qual há todo um processo de envolvimento de metas e estratégias a serem cumpridas, que utilizam informações das áreas da empresa, departamentos e unidades de negócios, então compreendemos o porquê os gestores necessitam conhecer o futuro da organização hoje. Além disso, as organizações também necessitam da avaliação e do estudo da necessidade de investimentos a médio e longo prazo de forma a garantir e muitas vezes permitir a sustentabilidade organizacional, bem como seu crescimento, competitividade e sobrevivência. A elaboração do orçamento é uma etapa relevante na implementação da estratégia da empresa, pois busca a tradução dos vários pressupostos do planejamento da estratégia empresarial em demonstrativos numéricos de mercados e de recursos. Porter define estratégia competitiva como sendo a “combinação dos fins (metas) que a empresa busca e meios (políticas) pelos quais ela está buscando chegar lá.” (PORTER, 1986, p.16). Para Kotler: Um negócio deve ter metas realistas e os objetivos da empresa precisam ser consistentes. Não é possível maximizar vendas e lucros, atingir grande volume de vendas a baixo custo ou desenhar o melhor produto no mais curto espaço de tempo possível (KOTLER, 1994, p. 85). 1.2 Planejamento e controle Planejamento consiste numa técnica que permite analisar o ambiente interno e externo da organização para identificar suas oportunidades e ameaças, bem como seus pontos fortes e fracos, à luz de sua missão. Os resultados consolidados dessas análises são a base para definir a direção que a organização seguirá de maneira a aproveitar as oportunidades e evitar as ameaças (FREZATTI, 2005). , 5 Welsch (1977) diz que o controle pode ser definido como uma ação necessária para verificar se os objetivos, planos, políticas e padrões estão sendo obedecidos e, se necessário, considerar e adotar alternativas de ação para corrigir as deficiências observadas e assegurar que os objetivos sejam alcançados. Para ser eficaz, o controle exige medidas de desempenho e feedback de informações para melhoraria dos ciclos subsequentes de planejamento e controle. Como o sucesso da organização estará fundamentado no modelo de administração da empresa, podemos observar através da comparação abaixo, evidenciada por Welsch (1977), a diferença entre o modelo simples e o modelo de administrar sob o enfoque do planejamento e controle: Teoria do Mercado Teoria do Planejamento e Controle 1 – A administração está totalmente sujeita às forças econômicas, sociais e políticas vigentes (meio ambiente). 1 – O futuro destino da empresa pode ser manipulado; portanto, pode ser planejado e controlado. 2 – Em consequência, a administração desempenha o papel de um adivinho – “lendo” o meio ambiente. 2 – Bons administradores podem conceber meios realistas para executar os planos. 3 – Quando o meio ambiente é interpretado corretamente, a decisão administrativa a ser tomada é evidente. 3 – A administração pode manipular as variáveis internas para tirar proveito integral dos acontecimentos externos. 4 – Portanto, a competência (sucesso) da administração depende da capacidade para interpretar o meio ambiente. 4 – A Qualidade das decisões de planejamento e controle pela administração (incluindo seu julgamento) determina a competência da administração e, portanto, o sucesso da empresa. (WELSCH,1996, p. 28) Como parte integrante do planejamento da organização, necessitamos incorporar o planejamento e controle de resultados às premissas básicas para obtenção das análises necessárias que evidenciam a execução do planejado, que visa aperfeiçoar o resultado das organizações. Para tal, segundo Welsch (1996), o planejamento e controle de resultados podem ser definidos como enfoque sistemático e formal à execução das responsabilidades de planejamento, coordenação e controle da administração. A justificativa de sua implantação fundamenta-se no fato de facilitar o desempenho do processo de administração. , 6 Para poder acompanhar a concorrência, a moderna administração de empresas de fins lucrativos tem verificado ser necessário delinear as suas atividades com antecedência e usar as técnicas apropriadas para garantir a coordenação e o controle das operações (WELSCH, 1996, p. 20). O planejamento e controle de resultados não solucionam os problemas existentes na organização, porém, uma administração competente pode planejar, manipular e controlar as variáveis mais significativas da empresa, uma vez que este processo permite e exige integração de toda a organização. Sob esse aspecto, prioritariamente, o plano necessita da identificação dos objetivos da organização para definição do plano de resultados em longo prazo, o qual será avaliado sob a estratégia a ser adotada, acrescido da definição do plano de resultados em curto prazo, que focará em diversos níveis relevantes de responsabilidadecomo divisões; produtos e projetos, complementando-se com as projeções de receitas e despesas; fluxos de entrada e saída de caixa; fluxos de capital circulante; orçamentos de capital e balanços. Para isso, deve-se aplicar o uso de metodologia para implantação de um sistema de relatórios periódicos com medidores de desempenho por níveis de responsabilidade e atividades, que permitam comparar o desempenho real ao desempenho planejado. 1.3 Objetivos do sistema orçamentário. O que é um sistema? Toda organização, ao desenvolver o orçamento empresarial, podemos dizer que ela irá elaborar o Plano Orçamentário. Padoveze (2009) define como um processo de planejamento caracteristicamente de curto prazo, que tem como referência estrutural o sistema de informação contábil. Portanto, assim como o sistema de contabilidade geral, o sistema de planejamento orçamentário faz parte das atribuições da controladoria. Visão sistêmica da organização Considerando as premissas da controladoria, a organização deve adotar um sistema aberto para sua gestão. Sistema é um conjunto de elementos que formam um todo organizado de modo interdependente. Por outro lado, descreve-se que um sistema é tudo aquilo que consiste em partes unidas entre si. , 7 Então, podemos considerar que uma organização deve ser tratada como um grande sistema, que deve relacionar-se com o meio ambiente no qual está inserida e os diversos sistemas de sua composição. Para tal, podemos observar a figura seguinte como ilustração sistêmica, cujo grande objetivo é atingir a missão proposta. Fonte: http://conteudodeadm.blogspot.com/2011/10/organizacao-sob-uma-visao-sistemica.html Figura 1.1 – A organização sob uma visão sistêmica Em rápidas palavras, podemos definir imputs e outputs como sendo entradas e saídas de informações com foco no objetivo, ou seja, sua missão. Missão da empresa pode ser entendida como a razão da empresa existir. Podemos observar nas organizações, que a missão auxilia os gestores em seu foco estratégico e direcionamento dos negócios, bem como a acertada tomada de decisão, o que leva a conceber um modelo de gestão eficaz, ou seja, aquele que busca agregar valor à empresa e para o cliente, obtendo resultados condizentes com as expectativas dos gestores. , 8 Paralelamente, permite identificar também a gestão ineficaz, ou seja, aquela que ocasiona perda de valor percebida por geração de custos altos, erros, omissão de resultados, retrabalhos constantes ou até mesmo oriundos por treinamentos inapropriados. Para evitar conflitos, devemos nos lembrar de que nos referimos acima com o termo “eficácia” que tem a ver com resultados, sem confundir com “eficiência” que tem a ver com métodos de melhoria a serem utilizados. Associando definição de estratégia e de planejamento, obteremos o planejamento estratégico que tem forte relação com as consequências futuras das decisões cotidianas. Desta forma, o fluxo padrão inicia-se com o estabelecimento dos objetivos organizacionais para depois se definirem as estratégias para alcançá-los e, por último, elaborar planos detalhados de forma a garantir que as estratégias sejam implantadas. Como complemento, a organização deverá estabelecer as relações entre os planos estratégicos, objetivos de médio prazo e orçamentos de curto prazo, bem como motivar a integração de todo os planos operacionais. , 9 1.4 Processo de elaboração do orçamento No modelo tradicional de elaboração do orçamento, é prática do mercado observar as ocorrências dos anos anteriores e proceder aos ajustes das variações e incorporando as projeções esperadas. Esta prática tem lógica visto que os orçamentos dos anos anteriores já haviam sido aprovados pela alta direção. Orçamento de vendas Orçamento de produção Orçamento de estoque Orçamento de mão de obra direta Orçamento de matéria- prima direta Orçamento de custos gerais de produção Orçamento de caixa Orçamento de despesas de vendas e administrativo Balanço projetado Projeção da demonstração de resultados , 10 Porém, há outra linha de pensamento, menos utilizada, que é o abandono de todos os dados anteriores, partindo-se de uma nova posição como se não houvesse dados disponíveis na organização. É o que se denomina de “Orçamento base zero”. A origem do plano orçamentário é baseada nas informações das vendas que ocorrerão no período projetado. Portanto, é vital que a área comercial consiga definir adequadamente o que deverá ser comercializado no futuro. É o ponto de partida da elaboração do orçamento operacional. Sua importância está diretamente relacionada com o fato de que, para a maioria das empresas, todo o processo de planejamento decorre da percepção da demanda. Por que as empresas necessitam de um processo orçamentário? A partir das previsões de vendas que atendam à expectativa da organização, é necessário elaborar os demais orçamentos que irão compor toda a visualização que forma o resultado previsto, a saber: orçamento de produção, que inclui o orçamento de matéria prima; mão de obra e gastos gerais de fabricação; orçamento de caixa e o orçamento de despesas administrativas, comerciais e financeiras. Deste ponto em diante, já é possível visualizar o demonstrativo de resultados e o balanço patrimonial projetado. É de consenso que para gerenciar uma empresa, são necessárias ferramentas de suporte para tomadas de decisão, como por exemplo, um balanço patrimonial, um demonstrativo de resultados, uma demonstração das variações do patrimônio líquido e das mutações do fluxo de caixa, no mínimo. Se no cotidiano da empresa são necessárias tais ferramentas, então, para visualizarmos o futuro, as necessitaremos também, não é verdade? Vivemos um momento delicado na economia que tem, indubitavelmente, reflexos nas empresas. Porém, ou a empresa aceita ser ousada na crise e ganha mercado (até porque é mais fácil, uma vez que a concorrência vai se lamentar por ter ficado para trás nessa competição) ou poderá simplesmente desaparecer. , 11 As dez mudanças relacionadas a seguir, servirão para empresários e seus gestores refletirem sobre a decisão de optarem por uma estratégia para adquirir vantagem competitiva e de obterem visão antecipada na realização, ou não, de resultados condizentes com as expectativas propostas. São mudanças relacionadas aos produtos, mercados e concorrentes que, por observação, fazem-se presentes no cotidiano das organizações e pressionam os empresários a se decidirem pela adoção de uma estratégia, decisão de vital importância para a organização e que não mais é possível de ser prorrogada. São elas: 1. Mudanças ocorrem com maior constância; 2. Mudanças ocorrem em um espaço de tempo extremamente rápido; 3. Realização de margens de lucro cada vez menores; 4. Necessidade de aumento de unidades vendidas para manter rentabilidade; 5. Necessidade de ampliar negócios e vender para novos mercados; 6. Tecnologias cada vez mais iguais e disponíveis para todos, inclusive aos concorrentes; 7. Concorrências maiores e concorrentes melhores; 8. Clientes mais exigentes e com forte poder de persuasão; 9. Soluções inovadoras na forma de recebimento das vendas através de troca por mercadorias, títulos com resgate futuro, que não geram liquidez imediata; 10. Exigência dos consumidores por aumento do prazo de garantia. , 12 Segundo Welsch (1977), o processo de elaboração do orçamento implica na formalização prévia de uma série de atividades e ações que incluem: a) O registro escrito dos objetivos gerais da empresa em longo prazo. b) Uma declaração dos objetivos específicos necessários à efetiva consecução dos objetivos gerais, incluindo planos para linhas deprodutos e serviços, taxas de crescimento, margens de lucro e retornos do investimento. c) Uma declaração das estratégias (métodos de ação) básicas a serem aplicadas para alcançar tanto os objetivos gerais quanto os específicos. d) Políticas detalhadas essenciais para adoção das estratégias básicas. Além disso, deverá ter uma expressão formal dos projetos planejados; um plano de resultados de curto prazo; um plano de resultados de longo prazo. Esses três últimos componentes devem culminar em projeções de receitas e despesas; fluxos de entradas e saídas de caixa; fluxos de capital de giro; projeções de resultados e balanços. Esses demonstrativos formais são preparados para representar resultados financeiros previstos em consequência do conjunto de planos e políticas da administração para os períodos estabelecidos. Como complemento, e no mesmo grau de importância, deverão ser gerados todos os relatórios formais de desempenho e que deverão ser distribuídos periodicamente para todas as áreas de responsabilidade ou centros de resultados, para que comparem o desempenho real obtido ao desempenho planejado em todos os aspectos operacionais controláveis pela administração em cada unidade. Em palavras simples, tais relatórios deverão refletir aos seus usuários e colaborados a visão clara, coesa e objetiva do que a organização está pretendendo obter agora e no futuro. , 13 Partindo dessas premissas, os gestores, desde o nível presidencial até os níveis operacionais, deverão decidir do que necessitam. Portanto, é evidente que tal pretensão é o ponto de chegada. Uma vez que foi estudada entre todos os responsáveis pela organização, desde a presidência até o nível operacional, não há razões que justifiquem a sua não obtenção. As premissas ou pontos pretendidos resultam de algum nível de consenso entre os gestores. Uma vez aceitas pela organização, são dadas como parâmetros obrigatórios de serem cumpridos e passarão a ser utilizadas no orçamento e terão impacto relevante sobre os resultados. O processo de elaboração do orçamento, deve considerar os pontos básicos para sua idealização e posterior implementação, tais como: a) As variáveis relativas ao consumo de materiais e utilização de mão de obra; b) Mix de produtos que serão definidos no período futuro; c) Estrutura de composição da organização necessária, como área, equipamentos, máquinas, pessoas, entre outros, para atender as necessidades de realização do que se projeta; d) Centros de custos e/ou unidades de negócio que atenderão ao plano de contas ideal; e) Origem dos insumos, se importados ou nacionais, bases de definição de preços de aquisição; f) Data base inicial para projeção do orçamento, de modo a considerar os saldos existentes, como saldo do balanço patrimonial, dos estoques, do caixa, bem como as informações da folha de pagamento, posição histórica de preços, saldo de duplicatas a receber, etc. g) Variáveis econômico-financeiras como inflação, taxas de juros, variação do dólar, moeda a ser utilizada; h) Período de projeção, se por 01 (um) ano, por 02 (dois) anos, por 03 (três) anos. , 14 1.3 As vantagens e as limitações na elaboração do orçamento Não podemos negar que há uma grande complexidade na elaboração dos orçamentos nas empresas que o fazem. Podemos observar que a dinâmica do mercado, as mudanças diárias na economia mundial, a competitividade acirrada e as ocorrências cotidianas que interferem no equilíbrio do modelo de gestão, criam situações difíceis que provocam dificuldades em sua projeção. As vantagens As organizações, independentes de seu tamanho e nicho de negócios, obtêm importantes benefícios quando da elaboração de um plano orçamentário. Esses benefícios incluem: a) Os orçamentos demonstram para toda a organização os planos da administração e de seus donos; b) Os orçamentos obrigam aos administradores refletirem sobre o futuro e qual a melhor maneira de planejá-lo. Na ausência dos orçamentos, muitos administradores passariam o seu dia decidindo sobre as emergências diárias; c) O processo de elaboração de orçamentos tem como foco principal, garantir a eficácia no uso dos recursos utilizados pelo negócio como um todo; d) O processo de elaboração de orçamentos intensifica a identificação dos pontos de gargalos da organização e de certa maneira, colabora em sua extinção; e) A elaboração dos orçamentos busca orientar os seus colaboradores a se direcionarem ao mesmo objetivo provocando uma situação de integração entre eles; f) Os orçamentos definem metas, targets e objetivos que atuam como padrões referenciais para a avaliação de desempenho subsequente. g) As tomadas de decisão passam por uma avaliação mais consistente com os planos de organização; , 15 h) A visualização antecipada de saldos dos fluxos de caixa permite uma melhor percepção das decisões econômicas financeiras; i) As projeções e os resultados esperados são acompanhadas de prazos para sua realização; j) Favorece a delegação de poder e autoridade e nomeia responsáveis pela liderança nos projetos propostos; k) Aperfeiçoa a utilização dos recursos disponibilizados e consegue justificar as causas dos desvios ocorridos com mais credibilidade o que favorece a maior velocidade nos ajustes, rumo ao idealizado; l) Identifica os pontos de gargalos e parametriza os limitadores de gastos; m) Ocorrem ganhos de performance gerencial e as reuniões são pautadas nas deficiências o que motiva os colaboradores a se ajustarem; n) Possibilita evitar desperdícios, dando visão global do negócio, mensurando em números situações prioritária e aspectos relevantes, minimizando subjetivismos e todo tipo de “chutometria” e “achismos”. As limitações a) Como são informações criadas para o futuro, estas se baseiam em conhecimento empírico, ou seja, fruto das experiências vividas por cada um nas organizações, o que faz de sua base de sustentação ser estimadas, possibilitando a ocorrência de erros maiores ou menores, segundo a sofisticação do processo de estimação. b) Como os resultados são projetados, eles não garantem sua realização, o que necessita constante monitoramento e ajustes em função das tendências das atuais circunstâncias da organização; c) Os sistemas de gestão disponíveis no mercado, não atendem aos requisitos de todas as empresas. Necessita de customizações, o que elevam os custos de implantação e manutenção; , 16 d) Como os desvios ocorridos necessitam das informações atualizadas, estas nem sempre ocorrem em tempo hábil, o que compromete os ajustes necessários. e) Como sempre ocorrem necessidades de ajustes, estas geram desconfianças em relação a resultados projetados, pois certamente há um sentimento generalizado de que a projeção está errada. f) Dependendo da intensidade das oscilações econômicas e financeiras nos períodos de projeção, estas geram fortes distorções nos resultados projetados. Referências FREZZATTI, Fábio. Orçamento empresarial. São Paulo: Atlas, 2005. KOTLER, Philip. Administração de Marketing: análise, planejamento, implementação e controle. São Paulo: Atlas, 1994. MARTINS, Eliseu. Contabilidade de custos. 5. ed. São Paulo: Atlas, 1996. PADOVEZE, Clovis Luis; TARANTO, Fernando Cesar. Orçamento empresarial: novos conceitos e técnicas. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2009. PORTER, Michael E. Estratégia competitiva: técnicas para análise de indústrias e da concorrência. São Paulo: Campus, 1986. WELSCH, Glenn A. Orçamento empresarial: planejamento e controle do lucro. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1977. . Orçamento empresarial. São Paulo: Atlas, 1996. , 17 2 ORÇAMENTO DE VENDAS Como vimos, a origem do plano orçamentário é baseada nas informações das vendas que ocorrerão no período projetado. 2.1Conhecimento da área comercial e sua sistemática Para tanto, é necessário criar um plano de vendas adequado, que atinja todas as áreas de comercialização propostas, que abranja os planos de incorporação de novos mercados se houver, que seja altamente agressivo em termos de competitividade e atenda às estratégias de resultados previstos pelos gestores. 1. De acordo com Welsch (1996), o plano de vendas representa os componentes de receita e despesas de vendas no plano global de resultados, cujos elementos estabelecem as bases por meio da formulação de objetivos da empresa, estratégias e previsões de vendas. 2. Welsch (1996) descreve que planejamento de despesas deve concentrar sua atenção no estabelecimento de bases sólidas para a projeção de saída de caixa e o controle efetivo de custos. 3. Ainda Welsch (1996) descreve que planos de investimento devem ser compatíveis com a posição de caixa e as considerações financeiras criadas. O orçamento de vendas está inicialmente baseado no PLANO DE MARKETING. Ele indica a atividade comercial da organização, no que se refere ao volume físico de vendas, por período, área, preço, etc. Deve definir a política de descontos, prazos, gastos com publicidade, comunicações e despesas comerciais previstas. O plano deve conter as decisões verificadas no plano estratégico. , 18 É o ponto de partida da elaboração do orçamento operacional. Sua importância está diretamente relacionada com o fato de que, para a maioria das empresas, todo o processo de planejamento decorre da percepção de demanda dos seus produtos para o período a ser orçado. É por isso que o volume de vendas pode ser considerado o fator limitante para todo o processo de elaboração do orçamento. 2.2 Métodos de projeção de vendas Para a realização do orçamento de vendas é necessário observar diversos aspectos que podem influenciar a projeção, a saber: • Identificação dos produtos, acessórios, opcionais e complementos a serem vendidos; • Identificação dos mercados a serem atingidos e de que forma atingir esses mercados; • Determinação das quantidades a orçar; • Determinação da política de preços e crédito; • Identificação dos impostos incidentes sobre as vendas e eventuais créditos fiscais; • Projeção de inadimplência. A partir da observância desses aspectos, pode-se dar início ao processo de projeção, para a qual seguem algumas etapas: A) Previsão da quantidade vendida para cada produto O primeiro orçamento apresenta a estimativa das quantidades vendidas. São apresentadas as quantidades mensais por produto e por mercado, as quantidades de produtos complementares (peças, acessórios, e outros complementos) estes normalmente orçados como percentual das vendas de produtos visto que, normalmente, há algum tipo de correlação entre a venda de mercadorias e produtos complementares. , 19 B) Orçamento de Preços Apresenta os preços por produto e seus respectivos mercados. Neste orçamento são apresentados os reajustes esperados para as tabelas de preços de venda. Também é observada a política de prazos de pagamento concedidos aos clientes. C) Orçamento das Receitas Por fim, é apresentada a estimativa das receitas mensais por produtos e mercados, considerando a receita bruta, os impostos e a receita líquida. Aqui também são projetados os valores das contas a receber mês a mês e a previsão dos créditos incobráveis. Com esses dados temos a informação dos recebimentos das vendas totais, ou seja, a primeira linha do nosso Demonstrativo de Resultados (DRE) projetado. 2.3 Maximizando lucro versus maximização de vendas Como vimos até aqui, a premissa básica para a elaboração do plano orçamentário, é a vital importância da incorporação do pensamento nas empresas de ser quase impossível caminhar rumo ao crescimento e desenvolvimento do negócio, utilizando- se somente de Contas a Pagar, Contas a Receber, Fluxos de Caixa, Registros Contábeis, Sistemática de Custos, Extrato Bancário, etc. As empresas necessitam conscientizar-se da necessidade de gerarem um sistema de gestão, pois o mundo globalizado e competitivo atual exige informações a respeito da situação em que estas se encontram e da necessidade de identificar seu posicionamento perante o mercado e seus gestores para as tomadas de decisões. Foi muito comum ouvir que aumentar a participação de mercado aumenta os lucros, ou que crescer faz os lucros crescerem e que, automaticamente, esses são os caminhos que levam as empresas ao sucesso esperado. Esses caminhos, antes diretos, tornaram-se labirintos repletos de armadilhas, encruzilhadas e becos sem saída. Muitas grandes empresas, que seguiram em direção à participação de mercado e ao crescimento de volume, depararam com um muro de estagnação dos lucros. (SLYWOTZKY, 1998, p. 2) , 20 Isso poderia ser o motivo de muitas empresas brasileiras estarem totalmente desorientadas. Portanto, na busca por competitividade, neste cenário globalizado, a empresa necessita de um sistema de gestão para poder responder às questões do tipo: • Que ações estão sendo feitas para aumentar a margem de lucro dos produtos? • Que ações estão sendo feitas para alocar mais força de vendas nos produtos que geram lucro? • Quais são as áreas da empresa que criam valor e quais não tem sentido estratégico para o negócio? • O lucro é maximizado em que ponto ótimo de vendas? • Qual é o nível de crescimento que a empresa suporta para os próximos meses? Se na maioria dos questionamentos acima obtivermos respostas, é sobre elas que a área comercial deve atuar para elaboração das informações de vendas projetadas, pois dessa forma, o orçamento de vendas estará atendendo ao desejo do consumidor e aproximando-se dos resultados desejados, maximizando dessa forma as vendas e os lucros. 2.4 Elaboração do orçamento de vendas A determinação de quantidade, preços e impostos que será vendida nos próximos períodos é a etapa mais difícil de todo o orçamento para a maioria das empresas. Essa dificuldade existe dada a imprevisibilidade da economia e da sazonalidade inerente à oferta de bens e serviços. A construção do cenário em que acontecerá a venda, levando em consideração essa imprevisibilidade e sazonalidade, deve possibilitar condições mínimas para estabelecermos probabilisticamente as vendas futuras. Além disso, espera-se que a empresa já tenha um histórico sobre o comportamento de seus produtos nos mercados a atingir. , 21 Para aumentarmos a probabilidade de acerto na projeção das vendas, utilizamos pelo menos dois grandes métodos de previsão: • O método estatístico consiste em utilizar modelos de correlação e análise setorial ou mesmo de análise de tendências. Permite prever o comportamento futuro das vendas tendo em vista os acontecimentos passados. Exemplificando: a partir da correlação entre o crescimento da frota de automóveis e as vendas podemos projetar as vendas para o mercado nacional de autopeças; • O método de controle de dados das fontes de origem de vendas tem como base as informações oriundas dos clientes. É uma metodologia interessante, mas como depende de informações de terceiros pode trazer resultados inconsistentes e frágeis. Com os métodos atuais de interligação cliente-fornecedor podemos minimizar essa fragilidade, já que o planejamento do cliente pode ser repassado ao fornecedor. Exemplificando: Dentro do conceito de cadeia de fornecimento, o meu cliente, uma indústria eletrônica, projeta sua necessidade de compra dos produtos que nós fornecemos. A partir dessa projeção temos os dados para a nossa projeção de vendas para esse cliente. A área comercial deverá criar uma programação de vendas que atinja o maior resultado possível, aperfeiçoando os recursos existentes na organização, como os recursos humanos, recursos financeiros, recursos tecnológicos e o conhecimentodos colaboradores, de forma a obter o máximo de vendas. Se, uma vez concluído os cálculos, o lucro desejado não for alcançado, deverá ser reprojetado o orçamento de vendas de forma que a combinação de todos os fatores envolvidos promova a maior rentabilidade. Devemos lembrar que neste momento deverá ser considerada a incidência de impostos do tipo ICMS, IPI e das devoluções que poderão ocorrer. Embora pareça uma tarefa simples, há muita complexidade nestas projeções, pois envolverão toda a carteira de clientes já existentes, as perspectivas de novos mercados, novos clientes, novos produtos e ainda trabalhar adequadamente a questão da concorrência que estará, no mínimo, fazendo o mesmo. , 22 De uma maneira simplista, veja a seguir como podemos elaborar uma projeção das quantidades e do total de faturamento: Previsão de vendas Produto: Fio de cobre 2,5 mm vermelho Quantidade Região em Metros Por metro Total (R$) Norte 400.000 0,80 320.000,00 Sul 200.000 0,85 170.000,00 Leste 300.000 0,80 240.000,00 Oeste 100.000 0,80 80.000,00 TOTAL 1.000.000 810.000,00 Preço de Venda 2.5 Estratégias para atingir o orçamento planejado Observa-se atualmente o uso muito frequente da palavra estratégia e que muitos autores correlacionam-na ao sucesso da organização associando-a as metas ou objetivo dessa organização com visualização orientada à competitividade, ou seja, essas estratégias definidas e que deverão ser realizadas no cotidiano da organização, farão com que esta adquira relevância em seu mercado de atuação e obtenha vantagem competitiva. Em função desses objetivos, alguns relacionamentos conflitantes surgem, por exemplo: a) Altas margens de lucro versus alta participação de mercado; b) Adentrar intensamente nos mercados existentes versus desenvolver novos produtos; c) Metas de lucro versus metas de venda; d) Alto crescimento versus baixo risco; , 23 A formulação da estratégia terá papel fundamental para atingir as metas pré- estabelecidas, desde que ambas estejam definidas na organização com muita clareza. “As metas indicam o que a unidade de negócio deseja atingir; a estratégia responde a como chegar lá. Cada negócio deve estabelecer sua própria estratégia para atingir suas metas” (KOTLER, 1994, p. 87). Diante desses cenários, as empresas se posicionaram e adotaram estratégias para obterem mais lucro e mais mercado partindo de algumas premissas, a saber: a) Não há relação entre a “questão custo” e a “questão preço”, mas estas estão ligadas ao valor que os clientes veem nos produtos e serviços ofertados pela empresa no mercado. Sob esse aspecto, Kotler (1994) descreve que um número crescente de empresas está baseando seu preço no valor percebido do produto. Elas estudam as percepções de valor dos compradores, não seus custos, como fatores-chaves para determinar preço. b) Não começar pelo custo para formar o preço. Fazer exatamente o inverso, neste caso, de acordo com Kotler (1994), a empresa baseia largamente seu preço em função dos preços cobrados pelos concorrentes, dedicando menor atenção a seus próprios custos ou à demanda. O que se observa nessa estratégia, é a posterior necessidade de buscar métodos que viabilizem o preço em relação a seu custo. c) Começar o processo de custos no cliente e não dentro da empresa. O custo começa a ser determinado pelo mercado e não vice-versa. Tal colocação foi feita por Slywotzky (1998), quando afirmou que a empresa deve desprezar o modelo clássico da análise de valor e utilizar a cadeia de valor moderna. d) Ter uma ideia clara e transparente da relação custo-preço-benefício oferecido. , 24 Referências FREZZATTI, Fábio. Orçamento empresarial. São Paulo: Atlas, 2005. KOTLER, Philip. Administração de Marketing: análise, planejamento, implementação e controle. São Paulo: Atlas, 1994. MARTINS, Eliseu. Contabilidade de custos. 5. ed. São Paulo: Atlas, 1996. PADOVEZE, Clovis Luis; TARANTO, Fernando Cesar. Orçamento empresarial: novos conceitos e técnicas. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2009. PORTER, Michael E. Estratégia competitiva: técnicas para análise de indústrias e da concorrência. São Paulo: Campus, 1986. SLYWOTZKY, Adrian J. A estratégia focada no lucro. Rio de Janeiro: Campus, 1998. WELSCH, Glenn A. Orçamento empresarial: planejamento e controle do lucro. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1977. . Orçamento empresarial. São Paulo: Atlas, 1996. , 25 3 ORÇAMENTO DE PRODUÇÃO 3.1 Orçamento de Produção com base no orçamento de vendas Para que a empresa consiga atender as necessidades de vendas de acordo com o projetado, também deverão ser considerados neste estudo os: 1) Estoques de matérias-primas Correspondem aos materiais que farão parte da composição do produto, ou seja, os materiais diretos que serão utilizados na produção de cada produto. Estes materiais serão comprados nas unidades de suas características e transformados durante o processo de industrialização. Ex. Aço, cobre, PVC etc. 2) Estoques de materiais auxiliares Correspondem aos materiais que participarão indiretamente do processo de produção, ou seja, fazem parte do processo produtivo, porém não são agregados diretamente ao produto. Ex. Lixas, óleo lubrificante de máquinas, ferramentas diversas, materiais de segurança dos trabalhadores etc. 3) Estoque de produtos em processo Correspondem aos materiais que estão na fase de elaboração, ou seja, estão semiacabados. São itens que os identificamos ainda nos processos intermediários da produção e não estão acabados (finalizados). No nosso exemplo, imagine que o fio a ser produzido ainda não está com o PVC extrudado, ou seja, ainda o fio de cobre esteja “desencapado”. , 26 4) Estoques de produtos acabados Correspondem aos produtos que já estão com seu processo de produção concluído, ou seja, são itens que estão prontos para serem comercializados. No nosso exemplo, o fio de cobre está pronto para ser vendido. Além disso, se pensarmos que a empresa pode não ter capacidade interna suficiente para atender as novas demandas, considerar a estratégia de produção terceirizada, possibilidade de utilização de mão de obra temporária, ocorrência de horas extras ou até mesmo, a implantação de mais turnos de trabalho. Observe meu caro aluno, que nesta fase devem ser estudadas todas as possibilidades para a organização atender a maximização de lucro. 3.2 Planejando a produção O planejamento de produção é totalmente decorrente do orçamento de vendas, visto que essas são o fator limitante da maioria dos orçamentos. Uma das características básicas é que este orçamento é quantitativo, ou seja, ele aponta as quantidades a serem produzidas no período e isso é fundamental para a programação das operações da empresa. Para a execução desse orçamento é necessária a definição de política de estocagem da empresa na qual estará definida a estratégia que será utilizada na manutenção dos estoques e, portanto do nível desejado de capital de giro, ou seja, produto na prateleira é dinheiro parado, não é mesmo? Afinal, há sempre a possibilidade de a empresa desejar trabalhar com maior ou menor quantidade estocada. Em relação a essa questão de estoque, pense na possibilidade da empresa ter estoque de itens que variam constantemente de preço em função do dólar. Dependendo dessas variações, manter determinado estoque pode gerar ganhos financeiros em função das oscilações nos preços e justificaria estoques na prateleira. , 27 Estudo de adequação da capacidade operacional e da logística interna O que determina o nível de atividade operacional da empresa é a sua quantidade de vendas e de produção. De fato, a empresa é estruturada para atender determinados níveis de atividade,sendo necessária a avaliação da capacidade fabril e posteriormente, de sua comercialização. Para a execução desse estudo, é necessária a análise da capacidade operacional e de logística, avaliando os recursos disponíveis dentro dos processos existentes para efetuar as operações de produção, suprimento, movimentação e comercialização dos produtos. O estudo de adequação de capacidade operacional deve levar em consideração todos os equipamentos e instalações disponíveis e planejados para o período. Aqui devemos levar em conta o conceito de teoria das restrições, ou seja, é possível que determinados equipamentos e instalações não consigam atender a demanda esperada tornando-se gargalos. Contudo, a empresa deve encontrar uma maneira de contornar essa restrição. Nesta etapa, devemos estudar também a capacidade da mão de obra direta para a realização de processos planejados e nas quantidades orçadas. A capacidade da rede logística está ligada às questões quantitativas e qualitativas relacionadas ao suprimento de materiais, transporte de materiais e produtos, movimentação interna de materiais, sistemas de armazenamento, tecnologias de embalagens, etc. Está ligada à integração de todos os componentes da cadeia logística da empresa, buscando maior eficiência. , 28 A programação da produção pode ter três formas diferentes: 1) Produção Constante: Vantagens: - menor capacidade produtiva - maior produtividade - redução dos custos de mão de obra direta (MOD) - diminuição dos estoques de matérias primas. Desvantagens: - maiores áreas de estocagem - despesas com armazenamento e seguro dos estoques - obsolescência física - maiores custos financeiros com investimentos em estoques. 2) Produção ao nível das vendas: Vantagens: - minimização dos investimentos em estoques - menores despesas operacionais com estoques. Desvantagens: - maior capacidade produtiva - fortes oscilações de MOD - altos custos com pessoal. 3) Produção por ciclos: Vantagens: - minimiza os custos de produção de equipamentos - tempo perdido com ajustamento das máquinas. Desvantagens: - Formação de estoques - Custos de estocagem - Custos de manutenção e de obsolescência. , 29 Vamos observar nosso quadro de projeção das vendas para determinado período: Previsão de vendas Produto: Fio de cobre 2,5 mm vermelho Quantidade Região em Metros Por metro Total (R$) Norte 400.000 0,80 320.000,00 Sul 200.000 0,85 170.000,00 Leste 300.000 0,80 240.000,00 Oeste 100.000 0,80 80.000,00 TOTAL 1.000.000 810.000,00 Preço de Venda Vemos que a quantidade prevista é de 1.000.000 de metros. Se partirmos da premissa que não havia estoque inicial e se a empresa necessitar manter 200.000 metros em estoque, a produção então deverá ser de 1.200.000 metros. Visualizando melhor, a produção total estimada em metros será: Estoque Inicial Zero Produção para atender venda 1.000.000 Produção para atender estoque 200.000 Produção total estimada (em metros) 1.200.000 3.3 Orçamento de matéria-prima Com a definição das quantidades a serem vendidas e uma vez adequadas capacidade operacional e logística interna, o próximo passo é determinar o volume de materiais necessários constantes das estruturas dos produtos e dos processos fabris conforme a ficha técnica individual de produção dos produtos, que devem ser consumidos para atingir o objetivo do orçamento. É elaborado um orçamento de consumo de materiais, que é relacionado com a programação de produção e um orçamento de estoque de materiais, que decorre da política de estocagem da empresa. , 30 Atendendo aos conceitos contábeis, cabe destacar que o consumo de matérias primas está inserido no conceito de “custo direto”, ou seja, são custos que podem ser quantificados e identificados no produto ou serviço prestado e podem ser valorizados com certa facilidade. Dessa forma, não é necessária a utilização de critérios de rateios para alocação aos produtos fabricados ou aos serviços prestados. Como exemplo, custos relativos às matérias primas ou embalagens. Vamos considerar que para atender às premissas de comercialização, conforme todas as já evidenciadas acima em nosso texto, a empresa tenha desenvolvido o estudo do custo de produção por metro de seu produto. Considere que, para o cálculo estimado do custo por kg de material, foram adotadas metodologias de cotação de preço de vários fornecedores e escolhido o menor deles. Na prática, este método de decisão pelo menor preço nem sempre é relevante, pois pode ocorrer que o menor preço tem o maior prazo de entrega e tal decisão diante desta variável dependerá da urgência no atendimento ao cliente. Temos então a seguinte posição: Custo de produção por Metro Peso por Custo por Custo Metro Kg Material Cobre 0,010 30,00 0,30 PVC 0,010 8,00 0,08 Custo total de material por metro 0,38 Custo do Material Se observarmos nosso quadro de estudo de material utilizado, veremos: Peso por Custo por Metro Kg Cobre 0,010 30,00 PVC 0,010 8,00 Custo do Material , 31 Considerando nossa necessidade de produção de 1.200.000 metros, teremos a seguinte necessidade de matéria-prima: Descrição do Material Peso por metro Produção Total em metros Necessidade de Matéria Prima (em KGs) Cobre 0,010 1.200.000 12.000 PVC 0,010 1.200.000 12.000 É interessante notar que esse orçamento deverá determinar o montante dos valores pagos para os fornecedores (importante para o fluxo de caixa). De uma maneira simplista, visualizando até este ponto de nosso estudo e desprezando a questão de impostos no momento da compra (ICMS, IPI, etc.) teríamos, até aqui, a seguinte necessidade de reserva de caixa, considerando nosso custo estimado para Cobre de R$ 30,00 por Kg e de PVC de R$ 8,00 por Kg, a saber: Necessidade de Custo por Total de Recurso Matéria Prima KG Financeiro para (em KGs) (sem impostos) comprar (em R$) Cobre 12.000 30,00 360.000,00 PVC 12.000 8,00 96.000,00 Total de necessidade de recursos financeiros (sem impostos) 456.000,00 Descrição do Material Resumindo, para atender nossa previsão de vendas, necessitaríamos de R$ 456.000,00 de matéria prima (sem impostos). 3.4 Orçamento de Mão de obra direta Este orçamento tem forte correlação com o número de pessoas envolvidas no processo produtivo, ou seja, corresponde aos números de funcionários que irão “construir” os produtos. O maior ou menor volume de produção impactará diretamente no número de funcionários a serem utilizados. , 32 Dependendo das variações que ocorrem durante os períodos de produção, principalmente quando ocorre sazonalidade, ou seja, períodos de maior venda em função de uma condição especial (sorvete no verão, por exemplo) poderá haver a necessidade de contratação temporária, ocorrência de horas extras ou até terceirização. Esta necessidade já deverá estar definida no momento da elaboração do orçamento geral. Outra condição que já deve ter sido estudada, é a questão da eficácia produtiva, ou seja, qual o fator de ineficiência que deverá ser utilizado nos processos produtivos? Vejam: Dentro de uma mesma empresa, haverá setores mais ou menos eficientes, e esta variável depende muito dos aspectos tecnológicos, grau de capacitação e treinamento dos funcionários, condição de salubridade do trabalho, motivação dos operários, etc. Por outro lado, o dimensionamento errado de maior número de funcionários necessários, causará um aumento nos custos finais de produção, visto que haverá um gasto com salários maior do que onecessário. O principal impacto está na questão de competitividade, pois se meu concorrente possuir uma produção mais adequada, meu preço de venda será maior do que o dele, ou, se for igual ao preço de venda, meu lucro será menor em relação ao dele. Também considere que para o cálculo estimado de custo por hora, tenham sido somados todos os custos de MOD e dividido pelo total de horas correlatas. Utilizando nossas premissas de estudo, então teríamos o seguinte quadro: Horas por Custo por Metro Hora Mão de obra Direta 0,00120 50,00 Industrialização Considerando nossa necessidade de produção de 1.200.000 metros, teremos a seguinte necessidade de mão de obra direta: Descrição Horas por metro Produção Total em metros Necessidade de MOD (em Horas) MOD 0,00120 1.200.000 1.440 , 33 Significa que, para atender nossas expectativas de vendas projetadas, considerando que no tempo previsto de produção já tenha sido inserido o percentual de ineficiência, teríamos uma necessidade de 1.440 horas nesse período. Igualmente, podemos também estimar nossa necessidade de caixa, considerando que nosso custo por hora de mão de obra direta corresponde a R$ 50,00, teremos: Total de Custo por Total MOD Descrição Horas Hora (em R$) MOD 1.440 50,00 72.000,00 Ou seja, R$ 72.000,00 de necessidade de recurso financeiro. 3.5 Orçamento de custos indiretos de fabricação Dependendo da organização, estes custos recebem nomes diferentes. Podem ser gastos gerais de fabricação, custos gerais de fabricação ou custos indiretos de industrialização. São custos definidos com base no produto e não podem ser diretamente apropriados para as unidades fabricadas ou serviços executados, por não serem perfeitamente identificados a eles. Necessitam então, da utilização de um rateio, ou seja, um método de distribuição (por hora, por kg consumido, por metro, etc.) destes aos produtos fabricados para sua alocação. Como exemplo, custos relativos ao gasto com energia elétrica, materiais de manutenção. São custos que englobam não só os materiais envolvidos e necessários no processo produtivo, mas também funcionários que, indiretamente, participam do processo de produção chefia, supervisores, lideres e os demais setores de apoio como almoxarifado, controle de qualidade, engenharia e expedição. Ainda dentro dos conceitos de custos, é normal as empresas adotarem a distinção entre custos variáveis e custos fixos, pois se torna mais fácil a interpretação dos resultados obtidos. , 34 Custos Fixos Definido com base na atividade realizada, custos que permanecem constantes dentro de determinada capacidade instalada e que em determinado momento, ultrapassam essa capacidade, oscilarão, mas não necessariamente de forma proporcional à evolução dos custos aplicados. Os custos fixos não mantêm relação direta com o volume de produção, ou seja, uma alteração no volume produzido para mais ou para menos não irá alterar o valor total do custo, mas sim, o custo unitário produzido. Como exemplo, podemos citar o caso do aluguel ou dos gastos com seguros da fábrica. Custos Variáveis Sua definição é baseada na atividade realizada e são custos que dependem diretamente do volume de produção ou serviço executado. Desta forma, o total dos custos variáveis aumenta na medida em que o volume de atividade da empresa também aumenta. Na maioria das ocorrências, esse crescimento, no total, aumenta na proporcionalidade do acréscimo ocorrido no volume produzido. Sendo assim, podemos concluir que todo custo direto é um custo variável, assim, matérias primas e embalagens possuem essas características. Convêm lembrar que, independentemente da classificação acima, todo custo direto e indireto também pode ser classificado como custo variável ou fixo ao mesmo tempo. Como exemplo, a energia elétrica é um custo indireto e variável. O Seguro é um custo indireto e fixo. Também considere que para o cálculo estimado do Custo por Hora, tenham sido somados todos os custos de GGF e dividido pelo total de horas correlatas. Utilizando nossas premissas de estudo, então teríamos o seguinte quadro: Horas por Custo por Custo da Metro Hora Industrialização Gastos Gerais de Fabricação 0,00100 40,00 0,04 Industrialização , 35 Considerando nossa necessidade de produção de 1.200.000 metros, teremos a seguinte necessidade de gastos gerais de fabricação (GGF): Descrição Horas por metro Produção Total em metros Necessidade de GGF (em Horas) GGF 0,0010 1.200.000 1.200 Significa que, para atender nossas expectativas de vendas projetadas, teríamos uma necessidade de 1.200 horas nesse período. Igualmente, podemos também estimar nossa necessidade de caixa. Considerando que nosso custo por hora de gastos gerais de fabricação corresponde a R$ 40,00, teremos: Total de Custo por Total MOD Descrição Horas Hora (em R$) GGF 1.200 40,00 48.000,00 Ou seja, R$ 48.000,00 de necessidade de recurso financeiro. Referências FREZZATTI, F. Orçamento empresarial. São Paulo: Atlas, 2005. KOTLER, Philip. Administração de Marketing: análise, planejamento, implementação e controle. São Paulo: Atlas, 1994. MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. 5 ed. São Paulo: Atlas, 1996. PADOVEZE, Clovis Luis. Orçamento empresarial: novos conceitos e técnicas . Clóvis Luis Padoveze e Fernando Cesar Taranto. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2009. PORTER, Michael E. Estratégia competitiva: Técnicas para análise de indústrias e da concorrência. São Paulo: Campus, 1986. SLYWOTZKY, Adrian J. A Estratégia Focada no Lucro. Rio de Janeiro: Campus, 1998. WELSCH, G. A. Orçamento empresarial: planejamento e controle do lucro. 2. Ed. São Paulo: Atlas, 1977. . Orçamento empresarial. São Paulo: Atlas, 1996. , 36 4 ORÇAMENTO DE DESPESAS (DESPESAS OPERACIONAIS) 4.1 Orçamento de despesas administrativas Há uma crença nas organizações de que estes gastos, por se tratarem dos recursos que serão despendidos com a gestão da empresa, não são relevantes para o modelo de gestão; muito pelo contrário: eles são importantes sim. Eles referem-se a gastos tais como honorários dos diretores, salários do pessoal administrativo, aluguéis das áreas administrativas, seguros, energia, telefonia. As despesas administrativas são todos os gastos utilizados para a gestão e o funcionamento adequado da empresa excluindo os gastos com as operações de produção e comercialização. Podemos dizer que as despesas administrativas são predominantemente fixas, e não variáveis, visto que elas estão presentes todos os meses independentemente de haver produção e/ou comercialização. Um dos princípios fundamentais observados para o planejamento e controle das despesas administrativas é a característica da departamentalização. Pela natureza de suas funções, cada um dos departamentos administrativos oferece assistência às demais áreas da empresa. Podemos dizer que é o cérebro da máquina empreendedora, que gerencia grandes responsabilidades e suas funções representam o controle global da organização. Incorpora nas despesas administrativas, a presidência da organização, a área de controladoria e finanças (veja figura abaixo), à área de Recursos Humanos (RH), a área da segurança patrimonial (inclui portaria e vigilância). , 37 Fonte: http://nuvemprochet.blogspot.com/2013/02/aula-numero-01.html Figura 4.1 – Organograma da área de finanças A correta gestão do departamento de administração da empresa e da manutenção dos setores e dos funcionários envolvidos que formam a base da organização é totalmente dependente de uma boa equipe funcional, fundamental para realizar diversas funções. É absolutamente imprescindível que haja divisão de tarefas no setor administrativode uma empresa. Organização da equipe para realizar um planejamento adequado irá garantir novas ideias, metas e resultados. A finalidade principal de separar despesas por departamento é outorgar a cada gerente, plena autoridade e responsabilidade para cuidar dos assuntos internos do seu departamento; que é um fator psicológico importante para o sistema de controle orçamentário. A maior parte dessas despesas sofre influência pelas políticas e decisões da administração. Cada gasto administrativo deve estar vinculado a um responsável, quer seja pelo seu planejamento ou pelo seu controle. Quando ocorrerem nas contas específicas, despesas em excesso, deve haver um processo de comunicação aos responsáveis obedecendo ao nível de hierarquia da organização. , 38 O orçamento de despesas administrativas engloba os de diversas áreas da organização; desta forma, o gerente de cada uma dessas áreas deve ser o responsável pelo planejamento e controle das suas realizações. Depois de projetados pelos responsáveis das respectivas unidades administrativas, estes orçamentos devem ser validados e aceitos pela alta administração de forma padronizada e atendendo à forma de que foi descrita para todos os orçamentos. Para a projeção e estudo das Despesas Administrativas, estas devem ser baseadas em planos e programas específicos, ajuste de experiências passadas, adequação às mudanças de políticas e diretrizes da organização e outras condições econômicas, análise dos dados dos períodos anteriores e adoção da forma de orçamentos que reflita as necessidades da organização sem exageros. Veja abaixo a previsão de gastos administrativos para o período em análise: Projeção de Despesas Administrativas Valores mensais Em Reais (R$) Salários administrativos 7.000,00 Encargos administrativos 4.800,00 Energia Elétrica 6.500,00 Água e saneamento 2.600,00 Seguro de veículos 1.400,00 Gastos com uniformes 2.100,00 Material de proteção individual 1.800,00 Gastos com refeições 8.700,00 Gastos com Combustíveis 3.700,00 Pro-labore 10.000,00 TOTAL MENSAL 48.600,00 Descrição 4.2 Orçamento de despesas comerciais O orçamento de despesas com vendas é o estudo da previsão que irá correlacionar os valores a serem desembolsados com a previsão daquilo que será comercializado no período em projeção, sempre com o devido cuidado de classificar corretamente estes gastos como sendo da área comercial. , 39 É formado por todas as despesas que irão ocorrer com a área de vendas, considerando gastos com o pessoal e seus encargos correlatos. Lembrando que este pessoal deve ser suficiente para atender todas as demandas que satisfaçam as necessidades dos clientes (cotação, pedidos, informações, orientação para suporte técnico, venda, prospecção de novos clientes e novos mercados); material de uso diário (notas fiscais, duplicatas); comissões dos vendedores, propaganda, promoção, gastos logísticos, montante com fretes e carretos e despesas diversas, como viagens, representações, etc. Estes gastos deverão utilizar os mesmos critérios de projeção, tais quais os mencionados para a previsão dos gastos administrativos. Como característica própria, o orçamento de despesas comerciais exige um perfeito equilíbrio entre os gastos (despesas) de venda e os resultados obtidos (receitas) com relação às vendas. Portanto, o controle de gastos é essencial. Por observação, o pessoal de vendas a encara de maneira irrelevante, pois acredita que deles dependam os resultados da organização e esta linha de pensamento os leva a querer gastar o que não devem. Podemos citar como exemplo o constante gasto com almoços e jantares junto a potencias clientes que nem sempre se tornam clientes, gastos estes que nada agregam de valor para a empresa. A gestão dos recursos gastos em vendas deve propiciar um perfeito equilíbrio entre o orçamento de vendas propriamente dito e os gastos com propaganda e publicidade, gastos com promoção, viagens e hospedagens. O orçamento de vendas deve ser projetado pelos profissionais desta área. Se houver representantes, estes também devem projetar seus gastos de forma a utilizarem uma previsão de consenso entre todos da área comercial e entre todos na organização. , 40 Veja abaixo a previsão de vendas para o período em análise: Projeção de Despesas Comerciais Descrição Valores mensais Em Reais (R$) Salários do pessoal de vendas 7.000,00 Encargos do pessoal de vendas 4.100,00 Comissões (1% sobre vendas) 4.050,00 Fretes e seguros 3.500,00 Material de escritório (NFs) 2.300,00 Viagens e hospedagens 4.400,00 Gastos com refeições 3.800,00 Propaganda e publicidade 4.300,00 Gastos com Combustíveis 3.800,00 Gastos diversos 3.250,00 TOTAL MENSAL 40.500,00 , 41 4.3 Orçamento de despesas financeiras O orçamento de despesas financeiras é o estudo dos gastos que irá contemplar os futuros desembolsos monetários destinados à manutenção do capital de giro ou do próprio capital fixo, necessários para o funcionamento da organização e alcance do seu objetivo. Em sua composição, deverão ser previstos, em função do que foram projetados para comercialização, todos os tributos que a empresa deverá recolher em nível federal, estadual e municipal. Além disso, considerando a desvalorização da moeda no tempo em função da inflação brasileira que provoca o não alinhamento entre os aumentos de custos e os aumentos no preço de venda, pode ser que a empresa passe a ter gastos mediante empréstimos e/ou financiamentos a serem captados nas instituições financeiras, ou seja, haverá gastos com juros para pagamento da dívida. O seu principal objetivo relaciona-se à concepção do fôlego financeiro que ela necessita possuir, isto é essencial no momento da elaboração do orçamento, quando a empresa se habilita a captar recursos de terceiros e, em contrapartida, devolve à instituição financeira o principal mais os encargos financeiros correspondentes. Também ocorrem gastos financeiros no momento do pagamento de suas duplicatas se a empresa não honrar o compromisso nas datas previstas, ou seja, o fornecedor poderá cobrar encargos financeiros pelo atraso. Evidente que esta previsão, raramente as empresas a fará, visto que todo o processo de planejamento é absolutamente coerente e positivo sob o aspecto de pretensão de cumprir todas as premissas iniciais. , 42 Vamos admitir o seguintes valores projetados para o período: Projeção de Despesas Financeiras Valores mensais Em Reais (R$) Impostos totais (20% do total das vendas) 162.000,00 Encargos financeiros diversos (0,5% das vendas do período) 4.050,00 Encargos para o fornecedor 1.000,00 TOTAL MENSAL 167.050,00 Descrição 4.4 Orçamento de receitas e despesas não operacionais Receitas e despesas não operacionais são aquelas que são decorrentes de transações que não fazem parte das atividades principais que constituem o objeto social da empresa. O objeto social pode ser entendido como o coração do contrato social da empresa, no qual está especificado o que a empresa pretende desenvolver como atividade para a geração de receitas, ou seja, o que ela fará para ganhar dinheiro. Em contabilidade, o resultado não operacional ocorre a partir das receitas e das despesas que não estão relacionadas diretamente com a atividade da empresa e que por isso são classificadas comonão operacionais. Normalmente, referem-se a ganhos ou perdas de capital, como por exemplo: • Lucros ou prejuízos com a venda de itens do ativo imobilizado (com lucro ou prejuízo) como a venda de um veículo, venda de máquinas, equipamentos etc. • Venda de sucata que gera receita. https://pt.wikipedia.org/wiki/Contabilidade https://pt.wikipedia.org/wiki/Receita https://pt.wikipedia.org/wiki/Despesa , 43 Vamos admitir que em nossas projeções do período, tenha ocorrido um resultado não operacional positivo demonstrado a seguir: Projeção de Receitas e Despesas Não Operacionais Valores mensais Em Reais (R$) Prejuízo na venda de ativo imobilizado 12.000,00- Venda de sucata 14.000,00 Lucro na venda de máquinas industriais 5.000,00 Resultado Não Operacional 7.000,00 Descrição 4.5 Concluindo o orçamento de despesas Como visto até aqui, a previsão do orçamento de gastos operacionais e não operacionais, está diretamente correlacionada à atividade exercida pela empresa, seu mercado de atuação e as perspectivas de crescimento e sobrevivência da organização. Os gastos devem ser condizentes com a estrutura da empresa. Gastos indevidos, maiores do que os esperados propiciarão menor competitividade, visto que estes gastos não possuem relação direta com o volume de vendas e impactam diretamente no resultado. Gastos menores farão com que a organização não tenha o dinamismo desejado para atender a satisfação dos clientes. Isto poderá provocar uma perda da parcela do mercado de atuação, bem como uma perda de parcela dos clientes. Enfim, a perfeita adequação dos gastos é imprescindível no momento da elaboração do orçamento. , 44 Vamos visualizar até aqui nossa previsão: Projeção de Despesas Valores mensais Em Reais (R$) Administrativas 48.600,00 Comerciais 40.500,00 Financeiras 195.500,00 Resultado não operacional 7.000,00 TOTAL PREVISTO PARA O PERÍODO 291.600,00 Descrição Referências FREZZATTI, Fábio. Orçamento empresarial. São Paulo: Atlas, 2005. KOTLER, Philip. Administração de Marketing: análise, planejamento, implementação e controle. São Paulo: Atlas, 1994. MARTINS, Eliseu. Contabilidade de custos. 5. ed. São Paulo: Atlas, 1996. PADOVEZE, Clovis Luis; TARANTO, Fernando Cesar. Orçamento empresarial: novos conceitos e técnicas. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2009. PORTER, Michael E. Estratégia competitiva: técnicas para análise de indústrias e da concorrência. São Paulo: Campus, 1986. SLYWOTZKY, Adrian J. A estratégia focada no lucro. Rio de Janeiro: Campus, 1998. WELSCH, Glenn A. Orçamento empresarial: planejamento e controle do lucro. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1977. . Orçamento empresarial. São Paulo: Atlas, 1996. , 45 5 A PROJEÇÃO DOS RESULTADOS E O ORÇAMENTO DE CAIXA 5.1 Os produtos e seus custos projetados Como custos podem colaborar para alavancar os negócios da empresa? Conhecê-los plenamente nos dias atuais é, no mínimo, algo sensato que as empresas podem desejar principalmente se tiverem cunho estratégico como objetivo de sua implementação. Conforme Martins (1996), o custo é definido como gasto relativo a bem ou serviço utilizado na produção de outros bens ou serviços, sendo apenas mais um componente para avaliação que, associado a outras ferramentas de estratégia, alavancarão os negócios da organização com rumo ao objetivo esperado. Para obter vantagem competitiva, conhecer os custos é muito importante, conforme mencionado por Porter (1986) quando descreve que o custo baixo em relação aos concorrentes torna-se o tema central de toda a estratégia e para ter custo baixo, necessita-se conhecer estes custos plenamente. O que se tem constatado é que, com o ressurgimento da função de produção como um dos elementos-chave da estratégia de uma empresa que pretende ter sucesso num mercado global extremamente competitivo, mensurar o dinamismo, flexibilidade, produtividade e alternativas de processos produtivos mais baratos, tornou-se uma necessidade constante. Este estudo favorece a otimização dos recursos e a maximização dos resultados. , 46 Vamos evidenciar como seria nossa projeção de custos: Custo de produção por Metro Peso por Custo por Custo Metro Kg Material Cobre 0,010 30,00 0,30 PVC 0,010 8,00 0,08 Custo total de material por metro 0,38 Horas por Custo por Custo da Metro Hora Industrialização Gastos Gerais de Fabricação 0,00100 40,00 0,04 Custo total da industrialização por metro 0,10 Cuto Total por metro produzido 0,48 Custo do Material Industrialização 5.2 Orçamento de Caixa O fluxo de caixa é um instrumento que permitirá ao gestor financeiro planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar todos os recursos financeiros da empresa para o determinado período estudado. Portanto, o fluxo de caixa (ou cash flow em inglês) representa o montante de caixa recebido e gasto por uma empresa num determinado período. O fluxo pode ser associado à atividade da empresa ou apenas a um projeto específico. O principal objetivo do fluxo de caixa é permitir um panorama das atividades e das operações financeiras que serão realizadas dentro do ativo circulante, mais especificamente, dentro das disponibilidades, ou seja, as que representam liquidez da empresa. A representação do fluxo de caixa pode ser de forma tabular ou na forma gráfica, vejamos: • Na forma tabular, cada linha representa uma entrada ou saída de caixa. A coluna SALDO demonstra o montante de caixa disponível para as transações. Podemos ainda incluir um HISTÓRICO para determinar o que representa cada linha e ainda o DOCUMENTO a que se refere à transação. , 47 Vejamos abaixo: Fluxo de Caixa Data E/S R$ R$ Saldo 02/01/2005 Entrada 1.200,00 1.200,00 03/01/2005 Saída 400,00 800,00 04/01/2005 Saída 600,00 200,00 05/01/2005 Saída 200,00 0,00 06/01/2005 Entrada 1.400,00 1.400,00 07/01/2005 Saída 500,00 900,00 08/01/2005 Saída 100,00 800,00 09/01/2005 Saída 300,00 500,00 10/01/2005 Saída 200,00 300,00 11/01/2005 Entrada 2.000,00 2.300,00 12/01/2005 Saída 1.200,00 1.100,00 13/01/2005 Entrada 1.000,00 2.100,00 • Na forma gráfica representamos as entradas e saídas do caixa de forma que as entradas ficam acima do eixo do tempo e as saídas abaixo. Neste não há necessidade de informarmos o histórico, o documento de cada movimento ou o saldo de caixa. A grande preocupação é demonstrar as entradas e as saídas ocorridas. , 48 A vantagem do fluxo de caixa em relação à apuração de resultado contábil é que este é um conceito objetivo, bem definido e registrável de forma inequívoca. Os recebimentos e pagamentos efetivos em numerário são os registros relevantes para a medição. A desvantagem é que os valores demonstrados no fluxo de caixa não representam o lucro, e sim o saldo do caixa da empresa. Somente ao final da vida do empreendimento é que o fluxo de caixa e o lucro contábil se encontram. DFC – Demonstração do Fluxo de Caixa A sigla DFC significa Demonstração do Fluxo de Caixa e refere-se a um relatório que irá demonstrar as entradas e saídas de recursos monetários (dinheiro) do caixa de uma empresa e os saldos desse fluxo movimentado. A elaboração da DFC é obrigatória para diversos tipos de empresas. A obrigatoriedade foi determinada pela lei nº 11.638/2007, que entrou em vigor em 2008 para as sociedades de capital aberto oucom patrimônio líquido superior a R$ 2 milhões. Para as Pequenas e Médias Empresas (PMEs), a determinação está na NBC TG 1000. , 49 A apresentação do DFC deve ocorrer pelo menos uma vez por ano junto com os demais relatórios contábeis de acordo com as exigências legais. Esta obrigatoriedade tem correlação com o fato da possibilidade de ocorrência de erros e possíveis fraudes contábeis, cuja dúvida de suas ocorrências pode ser eliminada através das auditorias e análises elaboradas pelos interessados, de forma a esclarecer sobre a saúde financeira da empresa. Lembre-se que, quanto melhor for a empresa em termos de resultado obtido, mais atrativa ela será diante do mercado investidor. A DFC como é popularmente conhecida, colabora no entendimento e analise da capacidade de como a empresa gera caixa e seus equivalentes de caixa num determinado período através dos pagamentos e recebimentos em dinheiro. Esse relatório deve detalhar a origem dos recursos obtidos e como eles foram aplicados, ou seja, destino desses recursos. Na DFC, também são consideradas em sua demonstração, as demais contas, como as contas bancárias e aplicações com liquidez imediata. Portanto, todas as demonstrações contábeis que se referem a este grupo são publicadas de forma consolidada, e evidenciam as movimentações de todas as contas do PL (patrimônio líquido). A movimentação e o destino do lucro ou do prejuízo, se houver, será um fator de muita relevância a todos os interessados na empresa, mais especificamente aos investidores e aos proprietários. Nos dias atuais, é muito comum as empresas adotarem sistemas de gestão financeira de forma que o próprio sistema integrado já elabora os fluxos de caixas diários, consolidando as diversas informações de entradas e saídas de recursos financeiros, o que auxilia na dinâmica da tomada de decisão. , 50 Veja, a seguir, um exemplo de fluxo de caixa sistematizado: Fonte: http://www.officeacademia.com.br/telas/fluxodecaixa.shtml Figura 5.1 – Fluxo de caixa sistematizado 5.3 Projeção do DRE empresarial Podemos dizer que o DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), corresponde à posição mensal dos resultados das vendas ocorridas. Nele, vamos evidenciar a contraposição entre as receitas geradas, ou seja, o resultado das diversas unidades de produtos vendidos que foram multiplicados pelos seus respectivos preços e custo de fabricação desses itens comercializados. O objetivo é visualizar se ocorreu lucro ou prejuízo, isto é, se as receitas forem maiores que o custo, ocorrerá lucro e se forem menores, ocorrerá prejuízo. , 51 Evidentemente a proposta do orçamento só se consolidará na organização se ocorrer lucro. Dificilmente as organizações irão propor um plano de orçamento que gerará prejuízo. Para a Demonstração do Resultado do Exercício a lei determina que seja apresentada na forma dedutiva, isto é, parte-se da Receita Bruta de Vendas para obter o Resultado Líquido (Lucro ou Prejuízo). Deve-se seguir o princípio contábil de Competência (que compete ao mês da realização da conta, independentemente do recebimento ou pagamento) dos períodos analisados. Podemos afirmar que o regime de competência atende aos requisitos da contabilidade legal ao passo que o regime de caixa atende aos requisitos da contabilidade financeira/gerencial. No Regime de Caixa, os valores são lançados somente no mês em que ocorre o recebimento ou o pagamento. Exemplo: se ocorreu uma venda em 30 dias, no regime de competência, esta venda será contabilizada no mês da emissão da nota, sendo que no regime de caixa será somente no mês do recebimento dela. No Regime de Competência, o registro da transação contábil ocorre na data em que a transação ocorreu. A contabilidade define o Regime de Competência como sendo o registro do documento transacionado na data em que ocorreu a transação, ou seja, na data do fato gerador (de acordo com a data do documento, sem se importar quando será pago ou recebido). A Contabilidade usa o Regime de Competência, para Receitas, Custos, Despesas e Investimentos. Os valores são devidamente contabilizados no próprio mês em que ocorreu o fato gerador; isto é, na própria data de quando ocorreu a realização do serviço, da compra do material, da venda, do desconto, sem haver importância para Contabilidade, quando este item deverá ser pago ou recebido, mas sim quando foi realizada a transação. , 52 A seguir, evidenciamos um modelo de DRE: DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCÍCIO Receita Bruta Vendas Serviços (-) Dedução de Vendas Vendas Canceladas Abatimentos sobre vendas Impostos sobre Vendas (=) Receita Líquida de Vendas ( - ) C M V (=) Lucro Bruto (-) Despesas Operacionais Vendas Administrativas Despesas Financeiras (+) Receitas Financeiras (+/-)Outras Receitas / Despesas Operacionais (=) Lucro Operacional (+/-) Rec / Desp Não Operacionais (+) Receita Não Operacional (-) Despesa Não Operacional (=)Lucro Antes do Imp Renda (Lair) (-) Provisão IRPJ / CSLL (=) Lucro/(Prej) Líquido , 53 IMPORTANTE: Para que seja mais fácil a interpretação e o aprendizado dos tópicos que virão adiante, vamos desprezar nossos quadros de previsão anteriores e vamos adotar os quadros a seguir que demonstram com maior grau de veracidade o que ocorre nas organizações. A partir daqui, os usaremos para nossas previsões. Vamos analisar o seguinte DRE, que em nossos estudos, já estão prevendo as melhorias que ocorrerão em nossas projeções: Receita operacional bruta 20x8 20x7 Venda de produtos e serviços 582.925 514.320 Impostos sobre vendas (81.157) (71.045) Receita operacional líquida 501.768 443.275 Custo dos produtos e dos serviços vendidos (220.012) (225.018) Lucro bruto 281.756 218.257 Despesas (receitas) operacionais Com vendas (116.533) (136.308) Gerais e administrativas (30.029) (34.964) Impostos e taxas (2.498) (3.865) Financeiras, líquidas de receitas (4.371) (11.671) (153.431) (186.808) Lucro operacional 128.325 31.449 Resultado não operacional 2.200 756 Lucro do exercício antes da contribuição social e do imposto de renda 130.525 32.205 Contribuição social (12.139) (2.995) Imposto de renda (34.067) (8.341) Lucro líquido do exercício 84.319 20.869 Retorno Sobre Patrim. Líquido (%) 33,2 10,4 Lucro por ação do capital social (dividido em 100.000 ações) 843,19 208,69 , 54 5.4 Projetando o Balanço da empresa O Balanço Patrimonial é uma demonstração contábil na qual deve ser demonstrada a posição patrimonial e financeira da organização num determinado período de tempo. No balanço patrimonial, as contas contábeis devem ser posicionadas e classificadas de acordo com os elementos do patrimônio e agrupadas de tal modo que facilite o conhecimento e permita a análise da situação financeira da empresa. De acordo com o § 1º do artigo 176 da Lei 6.404/76, as demonstrações de cada exercício serão publicadas com a indicação dos valores correspondentes das demonstrações do exercício anterior, para fins de comparação. O Balanço Patrimonial é constituído pelo: Ativo - Compreende bens, direitos e as demais aplicações de recursos controlados pela entidade, capazes de gerar benefícios econômicos futuros, originados
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