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BRENO BARBOSA DA SILVA Estágio supervisionado no setor de Gestão documental e memória do Tribunal Superior do Trabalho – TST. Brasília – DF 2016 Tribunal Superior Do Trabalho – TST Seção de Arquivo Administrativo - SAADM Estágio supervisionado no setor de Gestão documental e memória do Tribunal Superior do Trabalho – TST. Projeto a ser apresentado ao Centro universitário do Planalto do Distrito Federal - UNIPLAN, como requisito parcial para conclusão do curso de Administração. Orientador: Prof. Gilberto Guedes Brasília – DF 2016 SUMÁRIO Sumário ...................................................................................................................... 3 1. APRESENTAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO .................................................................. 4 1. APRESENTAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO 1.1. Razão Social Tribunal Superior do Trabalho CNPJ - 00.509.968/0001-48 1.2. Origem A historia do TRIBUNAL SUPERIOR DO TRABALHO – TST começa no ano de 1923, quando foi criado o CONSELHO NACIONAL DO TRABALHO - CNT, órgão consultivo e administrativo, e termina em 1941, quando a Justiça do Trabalho é oficialmente instalada pelo então presidente Getúlio Vargas. O Conselho Nacional do Trabalho, antecessor do TST, foi criado por meio do Decreto n.º 16.027, de 1923, na condição de órgão ligado ao Ministério da Agricultura, Indústria e Comércio. A denominação de Tribunal Superior do Trabalho somente foi conferida pelo Decreto-Lei n.º 9.797, de 9 de setembro 1946. Dias depois, em 18 de setembro de 1946, com a Constituição de 1946, passou a ser formalmente integrante da estrutura do Poder Judiciário. Desde suas origens, o TST era composto por Ministros togados e Ministros classistas. Os Ministros togados eram vitalícios e considerados Magistrados para todos os efeitos legais. Os Ministros classistas, representantes paritários dos empregados e dos empregadores, eram temporários. A a partir da Emenda Constitucional n.º 24, de 1999 os Ministros Classistas passaram a ser extintos, não mais havendo nenhum Ministro classista atualmente no TST. 1.3. Evolução O TST foi criado por meio do Decreto-Lei nº 9.797, de 9 de setembro de 1946. Documentos encontrados no sitio do TST que aludem a sua criação: Decreto n. 16027, de 30 de abril de 1923: Crêa o Conselho Nacional do Trabalho. Ata da 1ª Sessão Solene de instalação do Conselho Nacional do Trabalho, de 23 agosto de 1923 Ata da 2ª Sessão do Conselho Nacional do Trabalho, de 24 de agosto de 1923. Decreto n. 21396, de 12 de maio de 1932: Institui Comissões Mistas de Conciliação Ata da 1ª Reunião da Comissão Mista de Conciliação do 1º Distrito desta Capital, para conhecer do requerimento da firma Lauria e Kunstadt, de 28 de dezembro. de 1932 Ata da 5ª Reunião da Comissão Mista de Conciliação do 1º Distrito do Distrito Federal para julgar do dissídio Lauria e Kunstadt, de 11 de janeiro de 1933 Decreto-Lei n. 1237, de 2 de maio de 1939: Dispõe sobre a Justiça do Trabalho. e sua organização Ata da 1ª Sessão Plena Ordinária do Conselho Nacional do Trabalho, de 2 de maio de 1940 -- Decreto n. 6596, de 12 de dezembro de 1940: Aprova o Regulamento da Justiça do Trabalho -- Ata da Sessão Solene de Instalação do Tribunal Superior do Trabalho, de 23 de setembro de 1946 Lei n. 2244, de 23 de junho de 1954: Altera dispositivos da Consolidação das Leis do Trabalho na parte relativa à Justiça do Trabalho Ata da Sessão de Instalação do Tribunal Superior do Trabalho na Capital Federal, de 1º de maio de 1971 1.4. Endereço Esta unidade administrativa está localizada no prédio central do TST, Quadra 08, lote 01, SAFS – Setor de Administração Federal Sul, bloco A, sala 359. 1.5. Ramo de atividade O Tribunal Superior do Trabalho - TST é a instância mais elevada de julgamento de leis trabalhistas no Brasil, julga através dos seus ministros processos trabalhista em uma instância superior. 1.6. Filiais Por ser a instância máxima da Justiça Federal especializada do Direito do Trabalho brasileiro, ela é organizada em Tribunais Regionais do Trabalho - TRT e que por sua vez coordenam as Varas do Trabalho em todo território nacional. A Vara do Trabalho é a primeira instância das ações de competência da Justiça do Trabalho, sendo competente para julgar conflitos individuais surgidos nas relações de trabalho. Tais controvérsias chegam à Vara na forma de Reclamação Trabalhista. Os Tribunais Regionais do Trabalho constituem a 2ª Instância da Justiça do Trabalho no Brasil. São 24 (vinte e quatro) Tribunais Regionais, que estão distribuídos pelo território nacional. 1.7. Missão e objetivo da empresa. Missão do TST: Uniformizar a jurisprudência trabalhista brasileira. Visão do TST: Consolidar-se como Órgão de excelência nas pacificações das relações de trabalho. Valores: “Comprometimento: Atuar com dedicação para alcance dos objetivos.” Efetividade: Realizar ações com eficiência e eficácia de modo a cumprir sua função institucional. Ética: Agir com honestidade, integridade e imparcialidade. Foco no Jurisdicionado: Concentrar esforços na resolução das demandas dos jurisdicionados. Pro atividade e Inovação: Antecipar-se aos fatos com ações preventivas e promover a inovação e o aperfeiçoamento contínuo de procedimentos e serviços. Sustentabilidade: Atuar com responsabilidade socioambiental. “Transparência: Praticar ações com visibilidade plena no cumprimento das atribuições” 1.8. Principais Concorrentes. Por se tratar de um órgão público do poder judiciário com o objetivo de julgar processos trabalhistas em instância superior não existe outro órgão com a mesma atribuição e competência para competir com tal serviço, uma vez que não é necessária a presença de dois órgãos distintos que não estejam interligados cuidando do mesmo assunto de interesse do cidadão brasileiro. 1.9. Principais produtos. Como já mencionado anteriormente o Tribunal superior do Trabalho – TST, é um órgão que julga processos trabalhistas, portanto seu produto é o serviço que o mesmo presta a sociedade brasileira, que vem a ser os processos julgados. 1.10. Organograma Geral da Organização 2. APRESENTAÇÃO DA ÁREA ESTAGIÁDA. 2.1. Setor estagiado O estágio teve como área de pesquisa o TRIBUNAL SUPERIOR DO TRABALHO – TST, exatamente na Coordenadoria de Gestão Documental e Memória – CGEDM, na Seção de Arquivo Administrativo – SAADM. O quadro funcional da CGEDM é por volta 40 servidores, distribuído entre servidores efetivos, requisitados, estagiários e prestadores de serviço. No caso da CGEDM, esta unidade administrativa do TST tem como missão promover a gestão documental de forma organizada e transparente, a fim de facilitar a tomada de decisão célere aos gestores da instituição, bem como a difusão de informação a sociedade, compreendendo pesquisadores, advogados, acadêmicos, e afins. 2.2. Organograma do Setor. 2.3. Descrição de funções contidas no organograma do setor. A CGEDM possui 03 (três) seções: SAADM, SAJUD e SMEP. A Primeira, SAADM – Seção de Arquivo Administrativo é responsável pelo tratamento da documentação área- meio do TST, ou seja, documentos aos quais se faz movimentar o TST, como folhas de ponto, requisições de material, proposta orçamentária, etc. A SAJUD – Seção de Arquivo Judicial tem como substrato documentos alusiva a área finalística do TST, ou seja, documentos que reforça a razão de ser do TST: processosjudiciais, acórdãos e decisões que tem impacto no mundo jurídico na esfera trabalhista. A SMEP tem como foco promover a preservação e difusão da memória institucional do TST. 3. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES REALIZADAS. O estágio supervisionado foi realizado no Tribunal Superior do Trabalho – TST. Com base nas atividades que são realizadas na Coordenadoria de Gestão Documental e Memória – CGEDM. As seguintes atividades foram desenvolvidas pelo estagiário Breno Barbosa da Silva. O Setor de gestão documental e memória – CGEDM recebe documentos de todos os setores do TST. Após o recebimento dos documentos servidores, estagiários e terceirizados classificam os documentos para o arquivamento. Tal classificação documental de cada unidade é classificada de acordo com a tabela de temporalidade do órgão, através de códigos os documentos são separados pelo assunto e sua temporalidade. Após a definição da classificação e a temporalidade dos documentos os mesmos são divididos em dois grupos para eliminação: O primeiro grupo é de documentos que tem temporalidade de até 15 anos para descarte. Nesta etapa os documentos serão cadastrados em uma planilha Excel onde é informado o tipo de documento, o número do documento, o assunto no qual o documento se refere, o código de temporalidade, o prazo para o descarte do documento, e a nova caixa onde o documento ficará guardado até que possa ser descartado. Para documentos com temporalidade acima de 15 anos um tratamento diferenciado é dado aos mesmos. A primeira parte é a chamada “higienização” dos documentos, que seria a retirada de clipes metálicos, capas antigas, plásticos e etc. Após a retirada desses objetos é dada uma nova capa ao documento que contém informações que serão necessárias para alimentar o sistema utilizado pelo setor para o controle de documentos que serão arquivados. Auxílio na transferência de documentos, empréstimo/reprodução de documentos, atendimento ao usuário e elaboração de relatórios/estatísticas. São atividades realizadas com objetivos de trazer rapidez na localização e no atendimento das solicitações (que podem acontecer via telefone e pessoalmente). Os documentos que são mais solicitados tem prioridade no tratamento. 4. CONTEXTUALIZAÇÃO TEÓRICA E PRÁTICA 4.1. Fundamentação Teórica. 4.2. Identificação de problemas na área estagiada. Um problema detectado no setor de gestão documental e memória – CGEDM, do Tribunal Superior do Trabalho – TST foi à forma inadequada para o armazenamento de informações referente aos documentos que tem temporalidade abaixo de quinze anos. Tal armazenamento de informação se da pelo preenchimento individual de cada documento em uma planilha de Excel. Desta forma, o procedimento se torna demorado, exaustivo, sem nenhum tipo se praticidade e segurança, uma vez que estas planilhas podem ser facilmente corrompidas, excluídas acidentalmente, e até mesmo acessadas por qualquer um, tornando esse sistema utilizado muito vulnerável a diversas praticas que podem ser prejudiciais atrapalhando o processo do setor que deve ser contínuo. É importante salientar que o TST trabalha com uma demanda de documento grande, pois além do funcionamento interno do órgão ele tem contato direto com outros órgãos, instituições e empresas, fazendo com que o fluxo de documentos recebidos e emitidos seja muito grande, logo, se refletem diretamente em uma demanda direta ao setor CGEDM, pois esse setor ficará responsável posteriormente pelo processo de armazenamento de todos os documentos acima mencionados. 4.3. Encaminhamento de soluções para os problemas identificados. Analisando o problema apresentado, a solução encontrada para o mesmo é a implementação de um sistema de armazenamento de dados específicos para coletar dados de documentos. O sistema seria implementado não apenas no setor de gestão documental mas em todo TST. Cada setor ficaria responsável por alimentar o sistema com as informações dos documentos contendo Tipo de documento. Número do documento. Assunto tratado no documento. Ano do documento. Desta forma as informações ficariam salvas em um sistema que poderia ser acessado pelos responsáveis do setor onde seria adotado o procedimento de classificação do documento, alimentando a planilha com o restante das informações necessárias, como; código de classificação, temporalidade, e numero da caixa que o documento seria guardado. Após essa etapa o documento seguiria para o arquivamento. Esse processo de informatização teria um papel muito importante na dinâmica de trabalho do TST e principalmente na dinâmica de trabalho do setor estudado pois eliminaria a etapa de armazenamento de informações na planilha de Excel que hoje é utilizado pelo TST/CGEDM. Uma vez que tal etapa passasse a ser desnecessária, a concentração de mão de obra que hoje é utilizada para ela poderia ser realocada em uma nova atividade, trazendo assim, mais dinâmica, facilidade, agilidade no processo de logística do setor que se encontra defasado. 5. CONCLUSÃO. O estágio supervisionado é uma importante etapa para formação de um profissional de nível superior, é nela que o estudando põe em prática os conhecimentos teóricos adquiridos em sala de aula. É nela também o aluno tem a oportunidade de estar contato direto com as adversidades de uma organização. Esta etapa acadêmica faz com que o aluno exercite de forma direta e indireta as atividades de um administrador; lidando com conflitos, aprendendo a reforçar sua inteligência emocional, criando seu espirito de liderança, além da pratica administrativa inerente de uma organização, a forma como a empresa funciona no dia a dia entre outras. Sem duvida, o estágio supervisionado contribuiu para que eu possa me tornar um futuro administrador buscando qualidade, eficiência e eficácia na gestão. Sumário 1. APRESENTAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO 1.1. Razão Social Tribunal Superior do Trabalho 1.2. Origem 1.7. Missão e objetivo da empresa. Missão do TST: Uniformizar a jurisprudência trabalhista brasileira. “Comprometimento: Atuar com dedicação para alcance dos objetivos.” 2. APRESENTAÇÃO DA ÁREA ESTAGIÁDA. 2.1. Setor estagiado O estágio supervisionado é uma importante etapa para formação de um profissional de nível superior, é nela que o estudando põe em prática os conhecimentos teóricos adquiridos em sala de aula. É nela também o aluno tem a oportunidade de estar contat... Esta etapa acadêmica faz com que o aluno exercite de forma direta e indireta as atividades de um administrador; lidando com conflitos, aprendendo a reforçar sua inteligência emocional, criando seu espirito de liderança, além da pratica administrativa ... Sem duvida, o estágio supervisionado contribuiu para que eu possa me tornar um futuro administrador buscando qualidade, eficiência e eficácia na gestão.
