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INTRODUÇÃO Por diversas décadas, observamos a necessidade de transformação por parte das organizações de qualquer negócio ou segmento em função dos efeitos provocados por fatores externos, hoje em dia, associado não somente à globalização mas também à era da informação. Passamos por invenções e descoberta disruptivas, como o surgimento da eletricidade (1753), lâmpada (1879), aviação (1906), penicilina (1928), e alguns movimentos importantes, como a revolução industrial (1760 a 1820 / 1840) e a transformação digital do mundo contemporâneo, que gerou mudanças e impactos e, em um futuro bem próximo, irá conduzir as nações de todo o mundo a outros patamares tecnológicos. O que esses marcos têm em comum? Podemos citar algumas características: visão integrada, foco no resultado, inovação e transformação. Além disso, ambos são suportados por projetos. As organizações têm o desafio de, cada vez mais, implementar projetos para a transformação imposta pela tecnologia, globalização, necessidade de revisão do modelo de gestão organização e da forma de fazer negócios. Nesse contexto, o papel do profissional de projetos se torna ainda mais importante. É preciso assumir um protagonismo de liderança sem autoridade e conduzir um time com foco na entrega de resultados que irão suportar tal transformação. Sob essa ótica, analisaremos a importância e o valor da gestão de projetos para as organizações, além de estudarmos algumas práticas recomendadas para aplicação de forma que eleve as chances de sucesso dos seus projetos, ilustrando o desafio imposto aos profissionais da atualidade. Nesse sentido, esta disciplina oferece reflexões e possibilidades de aplicação de melhores práticas de gerenciamento de projetos recomendadas de para a maior parte do tempo, na maioria dos projetos e de qualquer natureza. Para tal, a disciplina tem como objetivo: identificar os conceitos fundamentais sobre o valor do gerenciamento de projetos; identificar os conceitos e as definições de gerenciamento de projetos; relacionar melhores práticas referenciadas por 10 áreas de conhecimento do guia PMBOK® e consolidar um plano de projeto. Seja bem-vindo ao mundo dos projetos! SUMÁRIO CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS DOS PROJETOS ............................................................................................. 7 CONCEITOS E DEFINIÇÕES ............................................................................. 8 O que é o PMI? ........................................................................................ 9 O que é o guia PMBOK® ........................................................................... 9 Estrutura do guia PMBOK® ..................................................................10 Estrutura do gerenciamento de projetos ....................................................11 Projeto ..............................................................................................11 Programa ...........................................................................................12 Portfólio .............................................................................................13 Projeto versus operações .....................................................................15 Gerenciamento de projetos organizacional .............................................16 Ciclo de vida do produto versus ciclo de vida do projeto ..........................19 Tipos de ciclo de vida de projeto ...........................................................20 Tailoring ................................................................................................20 Documentos de negócio ...........................................................................21 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................................................................ 22 SÍTIOS ELETRÔNICOS ...................................................................................23 PROFESSOR-AUTOR ................................................................................................................................................. 24 Neste módulo, iremos refletir sobre o valor do gerenciamento de projetos para as organizações, e destacaremos a apresentação de conceitos, definições e terminologia de gestão de projetos na visão do Guia PMBOK®. O ponto de partida para o profissional de projetos é conhecer o básico do conhecimento (melhores práticas), referência para a disciplina de fundamentos de projetos. A partir desse ponto, será possível compreender outros padrões, métodos, abordagens, ferramentas e técnicas. Um dos fatores que mais influenciam de forma negativa, segundo estudos do PMI®, é a falta de conhecimento em gerenciamento de projetos, ou seja, existem muitas pessoas que gerenciam projetos sem ter conhecimento mínimo para isso – o que compromete o resultado final desejado pela organização executora. CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS DOS PROJETOS 8 Conceitos e definições Projeto não é algo novo e tem sido usado por centenas de anos. Vejamos alguns exemplos: Figura 1 – Exemplos ilustrativos de projetos 9 O que é o PMI? Fundado em 1969 (USA), o Project Management Institue – PMI® – agrega valor a mais de 2,9 milhões de profissionais que trabalham em quase todos os países do mundo por meio de advocacy, colaboração, educação e pesquisa globais (acesse PMI.org). Sobre o Instituto (em 2018), podemos destacar: Possui representação em mais de 120 países/282 capítulos, dos quais 15 capítulos estão no Brasil). Programa de certificação internacional1 – 8 credenciais (as maiores são PMP® e CAPM®): Certified Associate in Project Management (CAPM)®; Project Management Professional (PMP)®; Program Management Professional (PgMP)®; Portfolio Management Professional (PfMP)®; PMI Professional in Business Analysis (PMI-PBA)®; PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)®; PMI Scheduling Professional (PMI-SP)® e PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)®. É responsável pelo Guia PMBOK® (base e referência de todo o conteúdo de nossa disciplina, e que estaremos estudando mais a frente) e outros padrões. Mais de 1.000.000 de profissionais, estudantes e pesquisadores filiados ou cerificados em todo o mundo. Possui uma modelo de filiação profissional e de estudantes com uma taxa a ser paga anualmente. Oferece oportunidade de trabalho voluntário em todo o mundo, inclusive no Brasil, local e internacional (saiba mais em VRMS.pmi.org). O que é o guia PMBOK® O Guia de conhecimento de gerenciamento de projetos – Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) – é um conjunto de melhores práticas aplicadas na maior parte do tempo na maioria dos projetos de qualquer natureza. O PMBOK® é atualizado de 04 em 04 anos por voluntários e praticantes de gerenciamento de projetos de todo o mundo. O Guia se encontra na 6ª edição, lançada em setembro de 2017. É importante destacar que o PMBOK® (1) é um guia e (2) não é uma metodologia de gerenciamento de projetos. Nesse sentido, quando falamos de melhor prática, isso significa: 1 Cada certificação requer uma série de requisitos determinadas pelo PMI® para tornar a aspirante habilitado para realizar o exame de certificação profissional reconhecido internacionalmente e específico para cada tipo de credencial. Esse processo é chamado de elegibilidade e tem um custo associado. Além disso, existe o processo de renovação de certificação em acordo com o período determinado pelo processo CCRS – Continuos Certification RS – do instituto. Para saber mais sobre o programa de certificação, acesse o site oficial do PMI®. 10 reconhecimento geral – o conhecimento e as práticas descritassão aplicáveis à maioria dos projetos, na maior parte das vezes, e existe um consenso em relação ao seu valor e à sua utilidade, e boa prática – existe um acordo geral de que a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas podem aumentar as chances de sucesso de muitos projetos em entregar o valor de negócio e os resultados esperados. O PMBOK® é um padrão de gerenciamento de projetos suportado pela ANSI American National Standards Institute (Instituto Nacional Americano de Padrões) nos EUA. Estrutura do guia PMBOK® O Guia PMBOK® é dividido em três partes: Parte 1 – Guia de conhecimento em gerenciamento de projetos (guia PMBOK®) 1. Introdução 2. Ambiente em que os projetos operam 3. Papel do gerente de projetos Áreas de conhecimento (capítulos 04 ao 14) Parte 2 – Padrão do gerenciamento de projetos 1. Introdução 2. Grupo de processos de iniciação 3. Grupo de processos de planejamento 4. Grupo de processos de execução 5. Grupo de processos de monitoramento e controle 6. Grupo de processos de encerramento Parte 3 – Apêndices, glossário e índice remissivo Apêndice X1 – Mudanças da 6ª edição Apêndice X 2 – Colaboradores e revisores do guia PMBOK® – sexta edição Apêndice X 3 – Ambiente de projeto ágil, iterativo, adaptativo e híbrido Apêndice X 4 – Resumo dos conceitos essenciais para áreas de conhecimento Apêndice X 5 – Resumo das considerações sobre adaptação para áreas de conhecimento Apêndice X6 – Ferramentas e técnicas Glossário Em nossa disciplina, estaremos abordando o conteúdo por meio de uma visão didática e simplificada, com objetivo da compreensão da estrutura do gerenciamento de projetos, do ambiente em que os projetos operam e das melhores práticas de gerenciamento de projetos. 11 Estrutura do gerenciamento de projetos Nos dias atuais, em estudo realizado sobre Projetos pelo Project Management Institute – PMI® –, a pesquisa The Pulse of the Profession® sugere uma mudança positiva na forma como as organizações estão gerenciando projetos e programas. Pela primeira vez em cinco anos, mais projetos estão reunindo objetivos originais e intenção de negócios, sendo concluídos dentro do orçamento. Também houve um declínio significativo em dólares perdidos: as organizações estão desperdiçando uma média de US $ 97 milhões para cada US $ 1 bilhão investido, devido ao baixo desempenho do projeto – isso representa um declínio de 20% um ano atrás. As empresas empregam, cada vez mais, o conceito de Gerenciamento de Projetos com o objetivo de organizar e estruturar o cumprimento de demandas para o negócio, seja: inovação tecnológica; desenvolvimento de um novo produto ou serviço; responsabilidade social ou sustentabilidade; construção de um prédio ou veículo; aquisição de carteira, entre outras. Projeto Qual seria o conceito de projetos nessa história? “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.” (PMBOK, 2017). Temporário significa que todos os projetos possuem um início e um final definidos. Nesse sentido, um projeto constrói entregas exclusivas, mas uma característica importante é que todos os projetos serão únicos. Desse modo, podemos construir dois prédios iguais com mesmo escopo, mas cada terá as suas respectivas caraterísticas. Vejamos: possui início e fim; é único; necessita de práticas adaptadas a partir do guia pmbok®; é elaborado progressivamente e é feito por pessoas. 12 Todo projeto é elaborado progressivamente. Á medida que o projeto avança, adquirimos mais conhecimento sobre ele. Por exemplo, o escopo do projeto pode ser definido, de maneira geral, no início do projeto e é detalhado conforme aumentamos o entendimento sobre ele, ou seja, é uma característica que integra os conceitos de temporário e exclusivo. Os resultados de um projeto: alteram as naturezas das operações; impulsionam mudanças; geram benefícios e permitem a criação de valor de negócio. Há também o conceito de subprojetos, considerados uma divisão de projetos visando facilitar o gerenciamento e o controle. Esse conceito é normalmente usado quando há serviços contratados por uma empresa externa ou outra unidade funcional na organização. Subprojetos: divisão de projetos visando facilitar o gerenciamento e normalmente, contratados por uma empresa externa ou outra unidade funcional na organização. Programa Um programa é um conjunto de múltiplos projetos coordenados que possuem ou não uma relação entre si. Os projetos constituintes de um programa são necessariamente relacionados e, dessa forma, conseguem obter sinergia. Como são geridos de forma coordenada, os projetos que compõem o programa alcançam mais facilmente os seus objetivos. Atendendo aos objetivos individuais, eles conseguirão atender, eventualmente, aos objetivos do programa maior, que são os próprios objetivos e benefícios estratégicos da organização. 13 Figura 2 – Gestão de programas Portfólio Podemos definir portfólio como: coleção de projetos ou programas e outros trabalhos que sejam agrupados de forma a facilitar o gerenciamento efetivo daquele trabalho para atender objetivos empresariais estratégicos. Para exemplificar a gestão de portfólio, vamos definir um cenário clássico de uma grande organização que deseja determinar o orçamento para o próximo ano. A diretoria financeira ou a área responsável solicita a todas as áreas que apresentem as suas necessidades para o próximo ciclo de execução. A lista com as necessidades de todas as áreas da empresa que são candidatas a receberem (ou não) o recurso necessário para a sua execução. O que a gestão de portfólio faz? Com os recursos disponíveis aprovados para o próximo ciclo de execução pela alta administração e uma avaliação com base em critérios alinhados com a estratégica da organização (com pesos definidos), é definida uma lista priorizada por grau de relevância e impacto no negócio. A gestão de portfólio responde a seguinte pergunta: “Se pudéssemos fazer somente um projeto por vez, qual seria a ordem?”. Ao longo do clico de execução – no nosso exemplo, de um ano – a lista precisa ser revisada e atualizada por conta das tendências de mercado, do grau de viabilidade das iniciativas e da velocidade (constante da mudança). Figura 3 – Gestão de portfólio 14 Fonte: shutterstock. Para refletirmos sobre a integração de projetos, programas e portfólio, vamos analisar a figura a seguir do Guia PMBOK®: Figura 4 – PMBOK® – Interação entre projetos, programas e portfólio Sintetizando, o portfólio responde à pergunta “Se eu pudesse fazer sobre um projeto por você qual seria a ordem?”. Tal ordem seria definida com base em critério e objetivos estratégicos de maior impacto para o negócio, e considera os recursos disponíveis. 15 Uma das principais diferenças entre programas e projetos e, que pode causa confusão em como e quando aplicar um ou outro é bem simples. Vejamos: Programa - libera benefícios durante a sua execução. A visão de programas, ou seja, gestão de múltiplos projetos é mais ampla e extensa do que a visão do projeto. Projeto – libera benefícios somente após o seu término. Projeto versus operações Podemos dividir o trabalho das organizações em dois tipos: projetos e operações. A principal diferença entre elas é que projetos são temporários e únicos, enquanto operações são contínua e repetitivas. Por exemplo: 1. as atividades de desenvolvimento ou construção de um sistema são consideradas projeto e 2. a manutenção pós-implantação do sistema é considerada operação contínua. Atenção! A visão de gestão das operações de uma organização não é contemplada pelo Guia PMBOK®. É importante apenas compreendermosa diferença entre atividades de um projeto (algo temporário) e das operações (contínuas e repetitivas). Quando falamos da criação de cultura do gerenciamento de projetos de uma organização, existem diversos fatores que influenciam a aplicação dessas práticas, além do fator humano (estudaremos isso mais a frente). No entanto, as operações têm alta influência considerando (mas não se limitando): atenção da organização; foco do executivo; prioridade no momento de crise e impacto na cultura de projetos; Por que isso acontece? É bem simples: porque o dinheiro vem de lá. Lembre-se disso! É importante compreendermos que os profissionais de projetos precisam ter habilidades para lidar com essas características no momento de aplicação de práticas de gerenciamento de projetos. 16 Figura 5 – Portfólio, programas, projetos e operações Fonte: PMBOK® Figura 1-3. Gerenciamento de projetos organizacional Podemos considerar ciclos desde a tomada de decisão até a implementação dos projetos estratégicos. Observe que, quanto maior a empresa, maior a complexidade e os atores envolvidos. Na figura a seguir, o PMBOK® apresenta a estrutura do gerenciamento de projetos organizacional: 17 Figura 6 – Gerenciamento de projetos organizacionais Fonte: PMBOK® Figura 1-4. Usando a visão de uma grande empresa, por exemplo, podemos considerar um grupo de partes interessadas de alto poder versus influência que tomam da decisão do caminho a ser seguido pela organização no que diz respeito à estratégia. Essa estrutura necessita ser desdobrada até o nível de execução, ou seja, é um desafio imposto às organizações para manter a real essência da sua estratégica na execução e com práticas que visam priorizar (portfólio), organizar múltiplas demandas (programa), executar (projetos) e atingir o sucesso pleno da transformação. Observe a figura a seguir, que ilustra o fluxo do processo decisões uma organização. Nesse caso, temos uma grande empresa (lembrando que, quanto menor for a empresa, a quantidade de atores envolvidos do processo também se reduz). Por exemplo: em uma startup, os sócios poderiam fazer o papel de decidir e executar projetos, devido à limitação de recursos. 18 Figura 7 – Processo de decisão organizacional O Guia PMBOK® determina cinco conceitos-chave importantes para compreender as práticas (a serem estudadas mais à frente): Tabela 1 – Conceitos-chave do PMBOK® ciclo de vida do projeto Série de etapas que um projeto passa, do início até o término. fases de um projeto Série de fases que um projeto passa, do início até o término. revisão de fase Análise no final de uma fase em que uma decisão é tomada em relação a passar para a fase seguinte ou iniciar uma nova fase, continuar com modificações ou finalizar um programa do projeto. processos de gerenciamento de projetos Série de atividades sistemáticas direcionadas para alcançar um resultado final, de forma que se aja em relação a uma ou mais entradas a fim de criar uma ou mais saídas. grupos de processos de gerenciamento de projetos Área de conhecimento de gerenciamento de projetos definida pelos seus requisitos e descrita em termos dos processos que a compõem: práticas, entradas, saídas, ferramentas e técnicas. Atenção! As fases de um projeto estão associadas diretamente à natureza do produto final previsto pelo projeto, e não são os cinco grupos de processo (iniciação, planejamento, execução, monitoramento & controle e encerramento). 19 Exemplo 1: em um projeto de desenvolvimento de um sistema de informação, poderíamos ter as seguintes fases: requisitos; desenvolvimento; homologação e implantação. Exemplo 2: em um projeto de construção de um prédio, poderíamos ter as seguintes fases: desenho básico; desenho executivo; obra e entrega das chaves. Ciclo de vida do produto versus ciclo de vida do projeto Conforme estudamos anteriormente, o ciclo de vida do projeto constitui as etapas que o processo passa desde a sua concepção até o seu encerramento. Quando falamos de ciclo de vida do produto, podemos considerar desde o dia em que nasce a ideia até o dia que o produto é descontinuado do mercado para sempre. Observe a imagem a seguir: Figura 8 – Ciclo de vida produto Fonte: shutterstock. Ao longo do ciclo de vida de um produto, existirão diversos (N) projetos que irão suportar as principais etapas de período – da ideia à descontinuidade. Para cada projeto, haverá as respectivas fases e entrega. Observa a figura 9 a seguir: Figura 9 – Ciclo de vida projeto 20 Fonte: shutterstock. Tipos de ciclo de vida de projeto As melhores práticas de gerenciamento de projetos devem ser adaptadas em acordo com a cultura organizacional, ou seja, cada organização determinará a forma como irá gerenciar os seus projetos. No entanto, o PMBOK, em sua 6ª edição (2017), afirma que há dois tipos de ciclo de vida de projeto: o preditivo e o adaptativo. O primeiro é também chamado de ciclo de vida clássico, pois os esforços seguem uma ordem pré-definida até a conclusão do projeto. O ciclo de vida adaptativo, de forma diversa, é mais desenvolvido à medida que se desenrola o dia a dia do projeto, ou seja, as iterações sucessivas é que dão o ritmo do projeto e das suas entregas. Dentro do ciclo de vida de cada projeto, há geralmente uma ou mais fases associadas com o desenvolvimento do produto, serviço ou resultado planejado pelo projeto. Elas são chamadas de ciclo de vida de desenvolvimento. Os ciclos de vida de desenvolvimento podem ser preditivos, iterativos, incrementais, adaptativos ou um modelo híbrido. Tailoring Normalmente, os profissionais de projetos aplicam metodologias de gerenciamento de projetos nas organizações. De acordo com o PMBOK®, uma metodologia é um sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras usadas por aqueles que trabalham em uma disciplina. Reiterando, o guia PMBOK® não é uma metodologia. Nesse sentido, o guia PMBOK® determina o que fazer e a metodologia determina como fazer. As metodologias de gerenciamento de projetos podem ser desenvolvidas por especialistas de gerenciamento de projetos da organização, ou adquiridas de fornecedores, associações profissionais ou governamentais. 21 A adaptação das melhores práticas é necessária porque cada projeto é único. Não é uma verdade que todos os processos recomendados pela guia PMBOK® são necessários para cada projeto. Ao adaptar as práticas, o profissional de projetos deve considerar diversos fatores que irão influenciar no modo como a prática será aplicada dentro de uma organização. Documentos de negócio O gerente de projetos deve assegurar que o gerenciamento de projetos esteja alinhando com a estratégia da organização. Existem documentos recomendados para essa ação. Vejamos: Business case – documento de viabilidade técnica e econômica que visa definir e sustentar benefícios, avaliar a contribuição do resultado final para o negócio e suportar a tomada de decisão ao longo da execução do projeto. Plano de gerenciamento de benefícios – plano que determina como medir os benefícios, ou seja, avaliar o pós-projeto e medir o resultado. 22 AXELOS. Managing successful projects with PRINCE2® 2017 Edition, AXELOS, 2017. Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). Disponível em: <http://www.abnt.org.br/cee-93> Acesso em 15 de nov. 2018. BARCAUI, André et all. PMO: Escritórios de projetos, programas e portfólio na prática. 1. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2012. FREITAS, Carlos Augusto. Certificação CAPM: para membros de equipes e novos gerente de projetos. 2. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2014. FREITAS, Carlos Augusto. Gestão estratégica por meio deprojetos, programas e portfólio. 1. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2016. International Organization for Standardization. Disponível em: < https://www.iso.org/standard/ 50003.html > Acesso em 15 de nov. 2018. PMI – Project Management Institute. Project manager competence development framework. 3. ed. Pensylvannia, USA: Project Management Institute, 2017. PMI – Project Management Institute. The standard for program management. 4. ed. Pensylvannia, USA: Project Management Institute, 2017. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMBOK® Guide: guia do Conhecimento em gerenciamento de projetos. 6. ed. Pensylvannia, USA: Project Management Institute, 2017. SOURCE: HILL, Gerard. The complete project management office handbook. 3. ed. [s.l.]: ESI Series, 2014. VARELLA, Lélio; ANICETO, Cirléa; MOURA, Graciele. Aprimorando competências de gerente de projetos: o sucesso no desempenho gerencial. V. 1. Rio de Janeiro: Brasport, 2010. VARGAS, Ricardo. Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. 9. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2018. VARGAS, Ricardo Viana. Manual Prático do Plano de Projeto. 5. ed. Brasport, 2014. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 23 Sítios eletrônicos Project Management Institute: www.pmi.org PMI Brasil: http://brasil.pmi.org Brightline Initiative: https://www.brightline.org Axelos – Global Best Practice: https://www.axelos.com IPMA: https://www.ipma.world Manifesto Ágil: http://www.manifestoagil.com.br 24 PROFESSOR-AUTOR Carlos Augusto Freitas é mestrando em Sistemas de Gestão pela Universidade Federal Fluminense, formação superior em Gerencia de Redes e Tecnologia de Sistemas e especialista em Docência do Ensino Superior em Ambientes Tecnológicos. Possui diversos cursos de atualização e especialização, como: Redes de Telecomunicações (PUC Rio), Gerenciamento de Projetos de Software (PUC Rio), Gerenciamento de Projetos e CMMI (UNI-Rio) e Ensino Superior a Distância (Fundação Getulio Vargas). Possui mais de 13 anos de experiência em Gestão de Projetos, Programas e Portfólio, e implantação de Escritório de Projetos (PMOs) em diferentes segmentos. Também possui mais de 10 anos de experiência em educação, treinamento e desenvolvimento gerencial em Gerenciamento de Projetos. Nos últimos anos, implantou mais de dez Escritório de Projetos (PMOs) em áreas como Oil&Gas, Logística, TI, Telecomunicações, Engenharia e Industria Química, em empresas de pequeno, médio e grande porte, aplicando gestão estratégica e suporte à governança de organizações por meio de práticas de projetos, programas e portfólio. É fundador e diretor executivo da CAF – Facilities Management (CAFFM®) – empresa com foco em gestão estratégica com clientes em diversos portes e segmentos, como Tecnologia da Informação, Engenharia, Indústria, Turismo, Serviços e Start- ups. Também, é professor da FGV desde 2008. No PMI RIO, foi vice-presidente de desenvolvimento de projetos do PMI RIO (2010-2011). Em 2012, foi eleito vice-presidente executivo do PMI RIO (2012-2014), além de integrar o Comitê Mundial de Tradução do PMBOK® 5a edição (PMI, 2013). Foi presidente do PMI RIO, de 2015 a 2017. Além disso, participa, junto à ABNT (ISO), no Comitê Brasileiro da norma ISO 21.500.
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