Dicas sobre o e-mail

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Saiba Mais
Usando o e-mail 
com eficácia
Nos dias de hoje, o e-mail é uma das ferramentas 
mais utilizadas como meio de comunicação nas 
empresas, e no dia-a-dia pessoal.
Ao escrever um e-mail corporativo é preciso 
prestar atenção à linguagem usada, ao grau de 
formalidade e até mesmo ao visual.
Este fascículo da Série Saiba Mais tem o objetivo 
de destacar a importância dessa ferramenta e a 
melhor maneira de utilizá-la, quando se trata do 
ambiente empresarial.
Estrutura do e-mail
1
O e-mail não tem uma estrutura definida, pois não é um tipo de texto. Ele pode veicular diferentes conteúdos ou apenas 
informações. Porém, há formas de estruturá-lo para chamar mais a atenção. É o que chamamos de Pirâmide Invertida.
Ou seja:
• Comece o e-mail com a informação principal 
e depois prossiga na ordem decrescente de 
importância;
• Se escrever um e-mail muito explicativo com muitos 
detalhes, correrá o risco de perder o leitor já na 
metade do primeiro parágrafo;
• Comece o e-mail pela conclusão e vá detalhando 
até o fim da mensagem.
Como impactar 
por e-mail
2
Seja objetivo e sucinto
Adjetivos são os grandes responsáveis por seu texto perder 
a objetividade. Evite usá-los. Opte também por não incluir 
impressões pessoais desnecessárias. Certas frases podem ser 
substituídas ou resumidas por uma única palavra. Tente fazer 
este exercício. 
Exemplo:
“Passei a maior parte do meu tempo” pode ser
“Passei a maioria do tempo”.
“Fui instrutor dos estudantes de engenharia” pode ser
“Instruí os estudantes de engenharia”.
Escolha um título adequado para o campo “Assunto”
Sua escolha nesse campo determinará a rapidez com que a sua 
mensagem será lida – ou o quão será jogada em uma caixa de 
“espera”. Use palavras de impacto, diretas e de interesse neste 
campo.
Exemplo: 
Assunto: “Um minuto de seu tempo” pode ser
Assunto: “Responda à pesquisa e ganhe um celular”.
Lembre-se de anexar os arquivos 
mencionados
Depois de terminar de escrever uma 
mensagem importante, logo e por impulso 
já clicamos no botão “enviar” e esquecemos 
os arquivos anexos. Isso gera retrabalho e 
acúmulo de e-mails na caixa do receptor da 
mensagem. Confira sempre seus e-mails e os 
anexos antes de enviar.
Deixe a linguagem de internauta para as mídias sociais
Apesar de diversos fóruns na web e programas como “Messenger” 
estarem cheios de abreviaturas, os e-mails profissionais devem estar 
livres de “Internetês”. A comunicação profissional deve ser clara e 
sem abreviações. Isso significa que o uso de “você” para “vc” ou 
“quando” para “qdo”, por exemplo, pode ser evitado.
Exemplo: Pedro, 
A reunião hj foi cancelada.
Vc teria disponibilidade na terça q vem? Q hrs seria melhor p/ vc? 
Deveria ser: Pedro, 
A reunião de hoje foi cancelada.
Você tem disponibilidade na próxima terça-feira?
Qual é o melhor horário para você?
Utilize tópicos
Ao enviar um e-mail com conteúdos diferentes ou muitas 
atividades, procure listá-los em tópicos. Com um texto em 
itens, será mais fácil de ler e causará um impacto maior.
Exemplo: DE
Prezado Diretor,
Conforme discutido nas reuniões de fim de ano, de 2007 
a 2009, a nossa empresa cresceu de 10 para 75 pessoas, 
cresceu em volume de empréstimos de U$ 12 milhões para 
U$ 450 milhões. Cresceu também o nosso lucro U$ 12 
milhões para U$ 25. Cresceu também o entendimento de 
todos nós em relação a riscos, banking, garantias e também 
cresceu a responsabilidade de cada um.
Atenciosamente,
PARA:
Prezado Diretor,
Conforme discutido nas reuniões de fim de ano, concluímos que, 
de 2007 a 2009, a nossa empresa obteve crescimento em dois 
aspectos notáveis: dados financeiros e capital humano.
Dados financeiros:
• Volume de empréstimo: de U$ 12 milhões para U$ 450 milhões;
• Lucro: de U$ 12 milhões para U$ 25 milhões.
Capital humano:
• Número de pessoas de 10 para 75 pessoas;
• Competência em diversas áreas: riscos, banking e garantias;
• Responsabilidade individual.
Atenciosamente,
O tom correto
Ao escrever um e-mail para uma pessoa 
pela primeira vez, pode ser difícil 
saber qual tratamento usar. Aposte na 
neutralidade: use “Caro (nome)” ou 
“Prezado (nome)”. Utilize formas mais 
próximas, apenas para destinatários que 
você conhece bem.
Feche com chave de ouro
O fechamento de um e-mail reunirá as 
formas de despedida e encerramento do 
texto. 
Algumas sugestões podem ser adotadas, 
como:
• Grato;
• Cordialmente;
• Obrigado;
• Atenciosamente.
Exemplo:
Cara Patricia,
Seguem as planilhas anexas e as imagens 
que nos solicitou.
Grata,
Marta
Releia, releia, releia
Esta é a última coisa que você fará 
antes de enviar o e-mail, mas é a 
primeira em que você deve pensar. É 
muito importante que suas mensagens 
sejam bem redigidas e revisadas para 
evitar erros de digitação ou outras 
inadequações.
O que não fazer ao 
escrever um e-mail 
3 Não coloque papel de fundoO papel de fundo deixa a mensagem mais 
pesada do que o normal e tira a formalidade 
de um e-mail de negócios. Deixe para usá-
los em seus e-mails pessoais.
Não altere sua assinatura de e-mail
Ao acrescentar mensagens ou imagens 
na sua assinatura de e-mail, você acaba 
comprometendo a imagem da empresa. 
Evite mudar os padrões da assinatura, 
alterar o logo da empresa e sempre 
mantenha as informações com os seus 
contatos corretos e atualizados.
Consulte o modelo de assinatura da OAS 
clicando aqui. 
NÃO ESCREVA TEXTOS EM LETRA MAIÚSCULA
COM ELAS, O TEXTO FICA MAIS DIFÍCIL DE SER LIDO E PARECE 
QUE QUEM ESCREVEU ESTÁ GRITANDO COM O SEU LEITOR.
Não envie e-mails irrelevantes o tempo todo
O mundo corporativo não tem tempo a perder. Envie somente 
o que for relevante para o receptor do e-mail. Não perca o seu 
tempo e o do seu leitor também. Opte por falar alguns assuntos 
pelo telefone ou até pessoalmente. Nem tudo tem que ser 
escrito.
http://www.oas.com.br/redir/veriforg.asp%3Farq%3Dmain.asp%3FView%3D%7B385C21C3-DBA9-47F4-98B1-50203CDFBC6B%7D%20
Não escreva e-mails longos
Seja breve, escreva o necessário.
Exemplo:
Caro Mário,
Gostaria de informar que ontem, às 20h, 
fechamos o último relatório financeiro, 
que obteve um índice alto de economia. 
Anexo o arquivo para o seu conhecimento 
e análise.
Muito Obrigado,
PODE SER:
Caro Mário,
Informo que já fechamos o último relatório 
financeiro e segue anexo o arquivo para seu 
conhecimento.
Atenciosamente,
Não “responda a todos” 
indiscriminadamente
Responda apenas a quem interessa. É 
cansativo e pode ser até desrespeitoso 
receber diversos e-mails com 
conteúdo que não seja de interesse 
para o receptor. As demais pessoas 
podem não ter tempo para ler e-mails 
que não sejam dirigidos a elas. Copie 
apenas quem realmente aproveitará a 
mensagem.
Não utilize gírias ou palavrões
Quando você envia uma mensagem 
de trabalho, você se torna um 
porta-voz da empresa. Cuidado 
com a informalidade. Seriedade e 
comprometimento têm que partir da 
postura de todo profissional. As gírias 
e palavrões devem ser evitados no 
e-mail.
Emoticon Significado
Tradicional sorriso.
Costuma indicar satisfação
Piscada.
Em geral, acompanha uma piada ou brincadeira
Preocupação.
Costuma indicar tristeza ou descontentamento.
Não use sinais gráficos (smiles e emoticons)
No início do uso do e-mail, foram desenvolvidos sinais gráficos 
destinados a transmitir uma mensagem de humor, chamados de 
smiles ou emoticons. Em geral, apontam o tom do texto, como 
indiferença ou preocupação, por exemplo. Mas vale lembrar que 
nem todas as pessoas conhecem o significado desses símbolos 
e há quem os considere infantis. Evite usá-los em e-mails 
profissionais.
Exemplo:
Olá Paula, tudo bem? 
Pode me ajudar com as planilhas de colaboradores?
Obrigada 
Armadilhas da 
linguagem 
4
Segue ou seguem os arquivos?
Quando você anexa dois arquivos no e-mail, 
você escreve “Segue os arquivos” ou “Seguem os 
arquivos”?
Respondendo a esta pergunta, o verbo “seguir” 
concorda com o substantivo. Ou seja, se estiver 
no singular, usamos “segue o arquivo”, se estiver 
no plural,o correto é “seguem os arquivos”.
Por exemplo: 
a) Seguem os arquivos para sua análise. (Plural)
b) Segue o arquivo para sua análise. (Singular)
Anexo, em anexo ou no anexo?
Qual o jeito certo de usar? 
• O documento segue em anexo.
• As fotos estão no anexo.
• A foto está anexa.
Na realidade, as três formas estão corretas, variando de 
acordo com o entendimento da frase.
A palavra “anexo” indica que algo está ligado, junto. 
E, nesse caso, tem função de adjetivo e, portanto, 
concordará com o substantivo que o acompanha. Por 
exemplo:
a) O documento está anexo.
b) As cópias estão anexas.
c) Envio carta anexa.
Quando o interlocutor pretende expressar o modo pelo 
qual algo está sendo enviado, poderá usar as seguintes 
estruturas de frases:
a) Segue em anexo.
b) Seguem em anexo, as planilhas de cálculos.
Neste caso, o verbo “segue” está sendo complementado 
pela locução adverbial de modo, “em anexo”.
Agora, se você pretende dizer que algo está indo 
dentro de um anexo, é melhor dizer “no anexo” em vez 
de “em anexo”:
a) A carta segue no anexo.
b) Segue no anexo, o convite.
Preciso de maiores informações 
ou mais informações?
O correto seria utilizar mais 
informações, pois a palavra maior é 
comparativo de superioridade referente 
à grandeza. Por exemplo: “Meu texto 
ficou maior que o seu”. Se “vale o que 
está escrito”, ao dizermos “maiores 
informações”, estamos querendo 
dizer que tais informações são de 
tamanho maior que alguma outra, que 
já é grande. Por isso, se você quiser 
acertar, diga “mais informações” ou 
“informações mais detalhadas”.
Por exemplo:
a) Preciso de mais informações para a 
apresentação de amanhã.
Gerundismo
O que é gerundismo?
É uma forma particular da linguagem que consiste no uso, 
muitas vezes exagerado de uma locução verbal, ou seja, 
um verbo auxiliar seguido de outro verbo no gerúndio. 
Em desacordo à norma culta, ocorre particularmente no 
português brasileiro, quando se trata de expressar ações 
no tempo e futuro.
Quem utiliza esse recurso pensando que, desse modo, 
vai enriquecer a fala ou o texto, está na verdade, 
demonstrando uma linguagem ineficiente. Evite a 
utilização dele.
 
Exemplos:
1) Vou estar telefonando para o meu diretor.
2) Vamos estar fazendo uma reunião.
Como reescrever estas frases eliminando o gerundismo?
1) Telefonarei para o meu diretor.
2) Faremos uma reunião.
“Ao invés de” e “em vez de”
“Ao invés de” só é empregado quando indica oposição, 
com significado de ao contrário de.
Por exemplo: 
a) Ao invés de entrar, o pessoal saiu.
“Em vez de” indica uma substituição, corresponde a no 
lugar de.
Por exemplo:
b) Em vez de digitar o e-mail, preferiu telefonar.
Dicas rápidas e 
úteis
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EVITE SUBSTITUA POR EVITE SUBSTITUA POR
acima citado citado anexo segue anexo
recebimento recebemos antecipadamente somos gratos agradecemos
estamos anexando anexamos estamos remetendo-lhe remetemos-lhe
levamos ao seu conhecimento informamos até o presente momento até o momento
somos da opinião que acreditamos acusamos o recebimento recebemos
temos a informar que informamos aproveitando o ensejo, anexamos anexamos
agradecemos antecipadamente agradecemos segue anexo nosso cheque anexamos
anexo à presente anexo estou escrevendo-lhe escrevo-lhe
referência supracitada mencionada seguem em anexo anexos