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UNIVERSIDADE PAULISTA INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO – ICSC CURSO DE ADMINISTRAÇÃO SÃO PAULO 2020 TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E SUA FUNCIONALIDADE NAS ORGANIZAÇÕES 2 Emerson Fernandes dos Santos – F314499 Gustavo Carvalho da Silva – N543BD3 Rafael Alves Pereira – N545DG5 Rafael Pacheco Silva – F32AFA7 Vitor Alves Pereira Neto – F328FA4 TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E SUA FUNCIONALIDADE NAS ORGANIZAÇÕES SÃO PAULO 2020 Atividades Práticas Supervisionadas – APS II – trabalho apresentado como exigência para a avaliação do 2º semestre, do curso de Administração da Universidade Paulista sob orientação de professores do semestre. 3 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS AMD - ADVANCED MICRO DEVICES APS - ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS BNDES – BANCO NACIONAL DO DESENVOLVIMENTO CEF - CHROMIUM EMBEDDED FRAMEWORK CRM - CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT CSS - CASCADING STYLE SHEETS CVE - COMMON VULNERABILITIES AND EXPOSURES ERP - ENTERPRISE RESOURCE PLANNING HBSA – HIDROVIAS DO BRASIL SOCIEDADE ANÔNIMA HTML - HYPER TEXT MARKUP LANGUAGE MB – MEGABYTE NTLM - NT LAN MANAGER PEE - PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EMPRESARIAL PETI - PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO RAM - RANDOM ACCESS MEMORY S.A. - SOCIEDADE ANÔNIMA SAP - SYSTEME, ANWENDUNGEN UND PRODUKTE IN DER DATENVERARBEITUNG TI - TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO VPN - VIRTUAL PRIVATE NETWORK XML - EXTENSIBLE MARKUP LANGUAGE XMPP - EXTENSIBLE MESSAGING AND PRESENCE PROTOCOL 4 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO ........................................................................................... 5 2. PERFIL DA ORGANIZAÇÃO .................................................................... 7 3. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA DAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO .... 8 3.1 Revisão conceitual: o que são TIs, quais suas vantagens e benefícios para as organizações, como as TIs impactam na gestão organizacional. ...... 8 3.2 Quais as principais ferramentas de TI que podem ser utilizadas por uma organização? ................................................................................................. 9 3.3 Como é feito um planejamento de TI?................................................ 10 3.4 Como este sistema de TI influencia no andamento dos processos organizacionais? .......................................................................................... 12 4. ANÁLISE DA FERRAMENTA DE TI ........................................................ 14 5. OFERTA DA FERRAMENTA ................................................................... 17 6. FERRAMENTAS UTILIZADAS NA EMPRESA PARCEIRA .................... 18 7. SUGESTÃO DE MELHORIAS ................................................................. 21 8. CONSIDERAÇÕES FINAIS ..................................................................... 22 9. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................ 23 5 1. INTRODUÇÃO As atividades práticas supervisionadas (APS), tem com a finalidade mesclar o conhecimento teórico com o prático dentro das organizações. Fatores como disponibilidade, limitações e regras são casos que dificultam aprofundar e requisitar informações sobre determinado tema, sendo assim, o embasamento teórico é posto para exatamente clarear os horizontes e melhorar a qualidade das pesquisas. As análises a seguir, foram desenvolvidas com o apoio da empresa Hidrovias do Brasil, um forte operador logístico hidroviário que está presente em 3 países, Brasil, Paraguai e Uruguai. O tema proposto é como a tecnologia da informação norteia o ambiente organizacional, apresentando processos, ferramentas e soluções. A tecnologia da informação é um recurso tecnológico e computacional que proporciona o uso e gera informações, segundo Cruz (2019). A TI é um agregado de conhecimentos, especial e essencialmente científico que é aplicado a um determinado ramo de atividade, completa De Medeiros Valle (1996). Desempenho na produção, aprimoramento das atividades de aquisição de matérias-primas e relacionamento com seus fornecedores, redução do uso de recursos, mão-de-obra e tempo, são outros resultados que podem ser alcançados através da aplicação e do gerenciamento correto das TIs. Levando em consideração as ferramentas que a tecnologia da informação pode beneficiar com o seu uso nas organizações, o Enterprise Resource Planning (ERP) ou o sistema de gestão integrado, interliga as diferentes áreas da empresa, trazendo mais eficiência e controle nos processos. Software de monitoramento, ferramenta essencial para uma gestão tranquila e sem preocupação, pois traz mais segurança para os dados armazenados no sistema. Para Rezende e Abreu (2002), devido à complexidade no alinhamento e sinergia que envolvem os recursos e a tecnologia da informação, torna-se um grande desafio empresarial, para a integração da TI e os procedimentos. Reys (2014), tratando-se do impacto da tecnologia da informação nos processos do Negócio, ela possui influência na gestão e a realização das formas dos trabalhos, e essa movimentação de atividades é sustentado pela ferramenta ERP. 6 Partindo do pressuposto estratégico, Carvalho (1996) argumenta que para o aperfeiçoamento da competitividade empresarial parte de uma gestão estratégica da informação, e que as táticas voltadas a ele são indispensáveis. Para Laurindo (2001), a TI progrediu de sua direção habitual de apoio administrativo para uma função estratégica dentro das empresas, e esse olhar diferenciado da TI é debatido e enfatizado. Em contrapartida, Santos (2010), retrata que ocorre um aprisionamento tecnológico das organizações no que diz respeito ao seu processo, quando empresas estão sujeitas a fazer o uso de uma determinada tecnologia, e que essa dependência ocorre da dificuldade de troca, pelo fato dos altos custos associados a ela. Seguindo essa linha de estratégias e ferramentas para melhoria do sistema empresarial, a empresa parceira analisada, recorre ao uso de ferramenta como o ERP, que integra as diferentes áreas da organização. Parte do uso de ferramentas de segurança, como bloqueios instantâneos, segurança de dados, criptografias e regularmente atualizações para a segurança dessas informações. Voltadas as análises na prática, também será apresentado ferramentas já discutidas e outras que atuam na melhoria do processo organizacional, baseadas no uso da tecnologia da informação. 7 2. PERFIL DA ORGANIZAÇÃO A Hidrovias do Brasil é uma empresa privada de soluções logísticas hidroviárias integradas, nascida em 2010 a partir de uma startup financiada pelo fundo de investimentos Pátria. De acordo com os critérios de classificação do porte empresarial do Banco Nacional do Desenvolvimento (BNDES), a Hidrovias do Brasil se enquadra em uma empresa de grande porte. Atuantes a mais de 8 anos com projetos consistentes para atender de maneira personalizada e inovadora, às necessidades de cada cliente. Presentes em três países como Brasil, Paraguai e Uruguai. O diferencial da empresa está em entender de forma detalhada o negócio de seus clientes e as obrigações para propor a melhor solução logística em parcerias de médio e longo prazo. Os maiores clientes da Hidrovias do Brasil são companhias internacionais dos setores de comércio de produtos agrícolas, mineração e celulose. Os clientes incluem as subsidiárias da Vale Internacional S.A., Cofco Group, Norsk Hydro ASA, Salinor – Salinas do Nordeste S.A. e entre outros. De norte a sul, soluções logísticas integradas e inovadoras para o desenvolvimento do mercado, oferecem as opções mais completas para atender as necessidades de seus parceiros, com excelência operacional, segurançae dentro do cronograma. 8 3. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA DAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO Com o passar dos anos, as empresas cada vez mais necessitam de uma ferramenta para gerenciar os seus negócios. Com a modernidade e a evolução da internet, as empresas que não acompanham essa evolução podem ter muitos prejuízos em relação aos seus concorrentes, pois o objetivo de ter uma ferramenta para gerenciar o negócio é de otimização do tempo e alavancar as vendas, podendo ter um controle melhor e mais confiável. 3.1 Revisão conceitual: o que são TIs, quais suas vantagens e benefícios para as organizações, como as TIs impactam na gestão organizacional. Na atualidade, o conceito “informática” tornou-se ultrapassado e foi substituído pelo termo tecnologia da informação. Para Cruz (2019, p. 06) qualquer ferramenta detentora da capacidade de computar dados e informações pode ser classificada como tecnologia da informação, independentemente de onde será sua aplicação. De maneira resumida a tecnologia da informação é todo e qualquer recurso tecnológico e computacional que gera e faz uso da informação. Hardware e seus dispositivos periféricos, softwares e seus recursos, sistemas de telecomunicações, gestão de dados e informações são os componentes onde a tecnologia da informação está fundamentada. Esses componentes interagem entre si, mas para que a tecnologia da informação se torne funcional e útil, é necessário o recurso humano, conhecido como peopleware ou humanware. Podemos enxergar com facilidade a grande aplicabilidade que as TIs possuem, exames computadorizados, aluguel filmes em locadoras, computadores em bibliotecas, tudo isso e muito mais demonstram como a tecnologia da informação possui força em diversas áreas. Podem ser definidos como principal finalidade das tecnologias da informação o auxílio e suporte nos negócios, processos e atividades nas organizações. As TIs, se integradas, mapeadas e executadas de maneira correta podem agregar diversos benefícios a uma organização. Para Fernandes e Abreu (2012, p. 10) a importância das TIs no âmbito organizacional é medida pela quantidade de operações conduzidas através da 9 ferramenta, ou seja, quanto maior for o número de processos dependentes da TI, maior será seu papel para a organização. Através da TI uma empresa pode disponibilizar um autosserviço por parte de seus clientes, gerando assim, um aumento em seus lucros e diminuição nos custos. Mas as vantagens não param por aí, o departamento de marketing, utilizando dessa tecnologia, pode fazer uso do CRM (Customer Relationship Management), para automatizar suas funções e melhor atender seus clientes. Desempenho na produção, aprimoramento das atividades de aquisição de matérias-primas e relacionamento com seus fornecedores, redução do uso de recursos, mão-de-obra e tempo, são outros resultados que podem ser alcançados através da aplicação e do gerenciamento correto das TIs. Oliveira, B.E.D (2009, p. 64) esclarece que a utilização das tecnologias da informação não é sinônimo de sucesso e prosperidade para as empresas, muitas vezes será preciso que elas realizem mudanças profundas ou promovam inovações em seus métodos de negócios. A Tecnologia da Informação não se trata apenas de modernidade, e sim de uma necessidade dos tempos modernos, afinal, a informação sempre esteve e sempre estará presente em nossas vidas. 3.2 Quais as principais ferramentas de TI que podem ser utilizadas por uma organização? ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Integrado), o sistema de gestão integrado tem como objetivo automatizar a gestão empresarial e auxiliar os gestores das empresas nas tomadas de decisões. O ERP é um sistema normalmente dividido em módulos que tem o objetivo de integrar as informações de diversas áreas da empresa para auxiliar na tomada de decisões táticas e estratégicas, trazendo mais eficiência e controle aos processos e reduzir custos operacionais. Abaixo alguns módulos operacionais que o sistema ERP oferece para auxiliar a empresa: a) Contabilidade; b) Contas a pagar; c) Planejamento financeiro; d) Estratégia de negócio; e) Recursos Humanos; 10 f) Estoque. CRM (Customer Relationship Management) ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, o sistema de CRM é responsável por armazenar os dados dos clientes desde o começo de uma negociação até o fechamento. Usando esse sistema é possível que todas as pessoas que trabalham na empresa tenham acesso a todas as informações dos clientes, assim a informação pode ser consumida por qualquer colaborador. É um sistema que cada vez mais vem sendo procurado pelas empresas de diferentes ramos. Software de monitoramento, essa ferramenta é essencial para uma gestão tranquila e sem preocupação, pois traz mais segurança para os dados armazenados no sistema. É importante na empresa ter um departamento especializado em TI para que qualquer falha ou invasão no sistema seja resolvido o mais rápido possível. Backup, uma das ferramentas que são cruciais para empresa é o backup remoto, ela é responsável por manter os dados da empresa salvos no sistema, trazendo mais segurança para os dados. Uma política de backup eficaz deve incluir o uso de várias ferramentas. Isso garante a alta confiabilidade das cópias criadas e meios para a recuperação de um registro que tenha sido alterado indevidamente. Nesse cenário, o cloud backup está se destacando como uma forma eficaz e barata de manter arquivos protegidos. 3.3 Como é feito um planejamento de TI? A TI evoluiu de uma orientação de suporte administrativo para um importante papel estratégico dentro das organizações. Além de sustentar as operações de negócio básicas, também viabiliza novas estratégias empresariais. Lufman Brier (1999), a partir da estruturação das informações e da disponibilização compartilhada dos conhecimentos organizacionais personalizados de acordo com a estratégia da empresa, a TI e seus recursos podem agregar valores aos serviços das organizações, auxiliando a promoção das suas inteligências competitivas e organizacionais. Apesar disso, paira uma grande dúvida acerca de evidências de ganhos significativos devido a utilização de TI. Está falta de habilidade de empresas em obter retornos consideráveis, deve-se a falta de coordenação e estratégia de TI. 11 É necessário analisar posicionamento e atuação de mercado em um processo dinâmico e contínuo ao longo do tempo, Henderson e Venkatraman (1993). O uso eficaz da TI e a integralização entre sua estratégia e a estratégia de negócio vão além da ideia de ferramenta de produtividade, podendo ser muitas vezes fator crítico para o sucesso. Mas o caminho para o sucesso vai além da utilização de hardware e softwares, ou ainda metodologias de desenvolvimento, mas com o alinhamento de TI com a estratégia e características da empresa. Rezende e Abreu (2002), ao longo dos anos, a proposição de diferentes modelos de alinhamento estratégico que contemplam a integração da estratégia empresarial e a tecnologia da informação, é apresentado como um verdadeiro desafio empresarial devido à dificuldade no alinhamento e sinergia dos planejamentos que envolvem TI e seus recursos, também ao grande volume de variedades envolvidas no processo. Tais dificuldades consomem muito dinheiro das organizações que por sua vez decidem não utilizarem a TI em seus planejamentos estratégicos. Alguns dos modelos de estratégicos mais famosos são o PEE e o PETI. O Planejamento Estratégico Empresarial (PEE) é uma ferramenta na qual a organização desenvolve estimativas e previsões que podem ser traduzidas em metas, analisando os pontos fracos e fortes além de possíveis ameaças. Quando bem organizado facilita o processo de tomada de decisão, orienta atitudes e atividades para os objetivos da organizaçãoe reduz gastos desnecessários com o intuito de aumentar a competitividade empresarial. O Planejamento Estratégico da Tecnologia da Informação (PETI) é um processo dinâmico e interativo para estruturar estratégias, táticas e operacionalmente as informações organizacionais, a TI (e seus recursos) hardware, software, sistemas de telecomunicações, gestão de dados e informações), os sistemas de informação (estratégicos, gerenciais e operacionais), as pessoas envolvidas e a infraestrutura necessária para o atendimento de todas as decisões, ações e respectivos processos da organização. 12 3.4 Como este sistema de TI influencia no andamento dos processos organizacionais? Nas últimas décadas as organizações e a tecnologia da informação - TI, têm passado por intensas mudanças, removendo suas camadas gerenciais intermediárias e assim tornando-as estruturas mais horizontais e descentralizadas, Dolci (2005). Reys (2014), tratando-se do impacto da tecnologia da informação nos processos do Negócio, ela possui influência na gestão e a realização das formas dos trabalhos. Esse fluxo de atividades é suportado por um sistema integrado, como o ERP (Enterprise Resource Planning) ou em alguns casos ele é prescrito pelo sistema. Para Mendes e Escrivão Filho (2002), o sistema ERP é capaz de controlar toda a empresa, da área de finanças à produção. Fazendo assim o seu registro e processando cada fato novo, para então distribuir a informação clara e com segurança em tempo real. Ao adotar um ERP o objetivo é melhorar os processos empresariais usando a tecnologia da informação, e que a adesão desse sistema implicará em uma mudança organizacional, complementam Mendes e Escrivão Filho (2002). Jesus e Oliveira (2006) argumentam que os sistemas ERP possuem a capacidade de moldar o cenário de informações das organizações e que ainda é possível integrá-lo conforme suas funções operacionais. Carvalho (1996), uma gestão estratégica da informação se faz necessária para o aperfeiçoamento da competitividade empresarial, com base nesse motivo, é indispensável o desenvolvimento de táticas voltadas a esse sistema da informação. Seguindo essa linha de raciocínio, Moraes, Terence e Escrivão Filho (2004), a tecnologia da informação tem uma abrangência de produtos de software e hardware capazes de reunir, processar, recolher e acessar imagens e números que são usados para controlar equipamentos e processos de trabalho e conectar pessoas. As transformações necessárias nas características organizacionais é o que vai ser acompanhada com os investimentos em TI, quando aplicações mesmo corriqueiras da tecnologia da informação são correspondidas pelas alterações nos procedimentos internos, podem ocorrer vantagens significativas, diz Zanela, Macadar e Soares (1999). 13 Para Laurindo (2001), a TI progrediu de sua direção habitual de apoio administrativo para uma função estratégica dentro das empresas, esse olhar astuto competitivo da tecnologia da informação é debatido e enfatizado, que além de sustentar operações existentes, ela permite viabilizar novas estratégias empresariais. Da Silva, Silva e Gomes (2016), argumentam que ao fazer uma ligação entre a tecnologia e os processos organizacionais resulta em um artifício essencial quando também é colocado em conjunto com a estratégia organizacional. E que ainda possui dois lados, onde os recursos proporcionam meios de agilizar esses processos da informação na empresa, e o outro, requer essas condições tecnológicas e a capacidade humana para realizar a operação, Da Silva, Silva e Gomes (2016). Santos (2010), retrata que ocorre um aprisionamento tecnológico das organizações no que diz respeito ao seu processo, quando empresas estão sujeitas a fazer o uso de uma determinada tecnologia, e que essa dependência ocorre da dificuldade de troca, pelo fato dos altos custos associados a ela. Esse aprisionamento também ocorre com seus usuários, que uma vez submetidos a ela, uma simples troca, pode custar muito caro, complementa Santos (2010). Por ser um tanto complexo, a TI possui uma dificuldade para obter soluções claras sobre questionamentos a quem deverá tomar as decisões na área da tecnologia da informação nas empresas. Portanto, para alcançar os objetivos nas organizações a tecnologia da informação pode colaborar significativamente, e para tornar isso possível, é necessário transformar uma governança de TI clara e mais fácil para o uso e implantação, conclui Mendonca (2013). 14 4. ANÁLISE DA FERRAMENTA DE TI Vivemos em um mundo onde as tecnologias se modernizam a cada dia, e junto com toda essa modernização vem a necessidade humana de estar sempre conectado. Portanto oferecer meios de comunicação precisos e seguros é quase uma obrigação de qualquer organização que se preze. Desenvolvido pela Cisco, o Jabber ou Cisco Jabber é uma ferramenta dotada de excelentes recursos, construída com o propósito de promover um ambiente de comunicações simples, prático e seguro. Classificado como uma ferramenta essencial ao processo de comunicação, o Jabber possui a capacidade de unificar os recursos comunicativos, como chamadas de áudio e vídeo, mensagens instantâneas, compartilhamento de desktop entre outros. A utilização dessa ferramenta não se limita apenas aos dispositivos desktops e laptops, graças a função softphone todos os recursos que o Jabber oferece se estendem também aos dispositivos móveis, permitindo que seus usuários sejam produtivos e colaborativos em qualquer lugar. Pelas muitas funções que o Jabber oferece, empresas de médio a grande porte podem fazer uso da ferramenta para facilitar e aprimorar suas operações comunicativas, sejam elas, organizações atuantes no ramo de consultoria, finanças, tecnologia, logística, saúde, educação e muitos outros setores. A ferramenta disponibiliza de versões para Desktop e celular e a instalação deve ser realizada de forma separada para cada colaborador, pois exige o processamento de dados pessoais do colaborador e do certificado de uso, tratando-se do uso de celular a instalação pode ser até mais simples. Para seu devido uso é necessário ter acesso a internet para utilizar os recursos online de comunicação. A ferramenta utiliza de uma interface simples que facilita a utilização de recursos para encontrar as pessoas certas, acessar o bate-papo ou marcar uma reunião. A ferramenta pedi alguns requisitos mínimos, que não são obrigatórios, mas evitam travamentos e facilitam o uso. Portanto, a ferramenta pedi a versão mais recente do Windows, Processador móvel 3600+ AMD Sempron 2 gigahertz, 2 GB (128 MB livre) de RAM e espaço do disco de pelo menos 356 MB. A utilização do Cisco Jabber promove diversas vantagens no processo de comunicação e consequentemente produtividade da empresa: 15 a) Maior produtividade, o Cisco Jabber unifica vários recursos de comunicação, facilitando o trabalho colaborativo e aumentando consideravelmente o ritmo de produtividade da equipe; b) Mais mobilidade no trabalho, normalmente a comunicação era realizada apenas através do desktop, mas a Cisco Jabber trouxe consigo a experiência móvel que é tão eficiente quanto a versão para desktop, oferecendo chamadas de voz e vídeo fluentes, além dos bate-papos de mensagens instantâneas, facilitando situações que precisam de uma comunicação mais rápida; c) Redução de custos, com o auxílio do Cisco Jabber e de seus recursos, como mensagens instantâneas e webconferência é possível limitar os gastos com viagens de negócios ou longas chamadas por telefone; d) Comunicações seguras e criptografadas, disponibilizando de diversas formas de comunicação, torna-se necessário um ótimo sistema de segurança para proteger informações internas da organização e o Jabber possui um avançado sistema de segurança contra o impacto de qualquerviolação de hackers. São quatro vulnerabilidades de risco, médio e crítico. Elas são chamadas de: CVE-2020-3495, CVE-2020-3430, 2020-3537 e CVE-2020-3498. A falha mais crítica encontrada foi chamada de CVE-2020-3495, a qual permitia ataques remotos autenticados, que facilitavam a execução de códigos no sistema. Por meio dela, um invasor poderia executar um malware na máquina da vítima, infectando também toda a rede corporativa. Para isso, era preciso enviar apenas uma mensagem em um formato inválido pelo aplicativo. A falha CVE-2020-3430, classificada como de risco alto, era bem similar ao CVE-2020-3495, mas a execução do código só era feita caso o usuário clicasse em um link enviado por e-mail ou por outro meio. As vulnerabilidades CVE-2020-3537 e CVE-2020-3498, classificadas como de médio risco, permitiam ao invasor acessar informações sensíveis, incluindo o hash de senhas do protocolo 'NTLM' (conjunto de protocolos de segurança da Microsoft que fornece autenticação, integridade e confidencialidade aos usuários). Os riscos descobertos foram encontrados em falhas na criação do código do Jabber para o framework 'Chromium Embedded Framework (CEF)', a qual permite o desenvolvimento de aplicações nativas em HTML, CSS e Javascript. Normalmente o código que é executado no CEF roda por um navegador interno e certos acessos são restritos, como a arquivos e chamadas ao sistema. 16 Muitos softwares, no entanto, precisam acessar certos arquivos ou realizar chamadas ao sistema para funcionarem corretamente. Por isso, alguns desenvolvedores buscam formas de burlar tais limitações, e grande parte dos problemas de segurança surgem de tais improvisos. As atualizações do sistema ocorrem quando necessárias, os servidores do Jabber ficam na matriz e que por ser uma ferramenta nova, ainda não houve atualizações. Para atualização de dados pessoais, o próprio usuário realiza as alterações, para atualização do certificado na máquina, os técnicos que irão fazer. Além desta ferramenta trazer mais segurança na hora das chamadas, pois todas as chamadas são criptografadas, além de ter uma ótima qualidade no som e na imagem, facilitando uma clareza na hora das chamadas. A ferramenta Cisco Jabber otimiza vários recursos de comunicação, facilitando o trabalho colaborativo e aumentando o ritmo de produtividade da sua equipe. A tecnologia de comunicação unificada do Jabber oferece a mesma experiência em todos os dispositivos. A experiência móvel é tão eficiente quanto a versão para desktop, que oferece chamadas de voz e vídeo fluentes, além dos bate-papos de mensagens instantâneas em trânsito. 17 5. OFERTA DA FERRAMENTA A ferramenta Jabber da Cisco, destacou-se com a chegada da pandemia para trazer maior agilidade na comunicação da empresa entre as áreas, clientes e fornecedores. Com a interface simples e de fácil utilização suas funções são de troca de mensagens, vídeo chamadas e ligações (ramal) para o meio corporativo, deixando o ambiente mais seguro e trazendo maior velocidade para o trabalho. A sua usabilidade se dá por meio da busca de contatos e colegas de equipe, que pelo próprio endereço de e-mail corporativo as funções do Jabber poderão ser utilizadas. Esse contato rápido com o colega consequentemente poderá trazer maiores resultados para a empresa e eficiência nas atividades desenvolvidas. As videoconferências poderão ser realizadas em ambiente tranquilo e seguro com as pessoas selecionadas ou a serem incluídas posteriormente, utilizando apenas o e-mail do colaborador. Sua confidencialidade é por meio de criptografia e segurança das informações tratadas nele, pois a ferramenta utiliza um protocolo de XMPP baseado em XML. Também é possível desempenhar uma função de ramal no Jabber, discando o número da área pretendida e assim extrair uma informação, realizar um elogio ou sugestões, de uma maneira fácil e rápida por meio dessa ferramenta. Outra novidade para o ambiente empresarial é o seu uso para dispositivos móveis, o Jabber possui seu aplicativo para desempenhar suas tarefas de qualquer lugar, desde reuniões até uma simples troca de mensagens com o seu colega de equipe. Portanto, são diversos benefícios para a sua utilização dentro da empresa, recursos fáceis e seguros para as tarefas do dia a dia. 18 6. FERRAMENTAS UTILIZADAS NA EMPRESA PARCEIRA As pesquisas desenvolvidas nas Atividades Práticas Supervisionadas do Semestre vigente, possuíam limitações quanto a busca por informações pertinentes a empresa estudada. No atual cenário da pandemia do Coronavírus, as visitas presenciais foram suspensas, sendo então realizadas por videoconferências, onde todas informações foram com base na disponibilização dos funcionários e pesquisas acadêmicas relacionadas ao tema proposto. Tratando-se de tecnologia da informação, algumas das ferramentas utilizadas pela Hidrovias do Brasil S.A., são: ServiceNow, SAP, Cisco VPN, Cisco Jabber, Service Desk/Help Desk. Para Albertin, Albertin (2008) um dos artifícios mais importantes para a área de negócios na atualidade é a tecnologia da informação, ela proporciona vantagens para as organizações aproveitarem seus benefícios com excelência. Tendo em vista a significância da TI e a aplicação de um sistema de gestão, isso gera informações pertinentes para as empresas concebendo conhecimento e permitindo decisões mais assertivas, completa Pizorno (2017). Partindo desse princípio, a ServiceNow,Inc é uma organização Americana de cloud computing ou computação em nuvem. É um software que possui ferramentas que elevam as soluções, alinhando os serviços e aperfeiçoando a manutenção de acordo com as necessidades da organização, para Sá (2019). Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) desenvolvido pela empresa SAP, é um módulo para unificar os processos empresariais, facilitando a interação entre as áreas. Explica Chererene, et al (2010), é um software que possibilita extrair as informações em um único banco de dados, facilitando então o objetivo estratégico da empresa, onde como um todo ficará interligada. Lima et al (2010), a Virtual Private Network (VPN) é uma rede virtual que possibilita uma conexão a uma rede segura, e para isso acontecer de forma confiável é necessária a garantia da segurança na comunicabilidade dos dados. Complementa Borges et al (2019), o acesso do VPN deve adotar ferramentas para ocorrer essa disponibilização aos clientes remotamente, na qual os que possuem permissão a rede corporativa propiciando a ligação de redes distantes, acessando assim as filiais à matriz. Para Barbieri (2009), o Jabber é um servidor que é encarregado pelo comando de comunicação do sistema, onde processa um protocolo de XMPP 19 (Extensible Messaging and Presence Protocol) ou protocolo aberto, extensível, para mensagens instantâneas. É um protocolo para diálogo simultâneo, empregado para uma extensa gama de aplicações para fins de videoconferências, bate-papo em grupo, mensagens instantâneas, chamado de voz e entre outros, argumenta De Oliveira Petry (2010). Tratando-se do Service Desk, Riveros et al (2017) dispõe que ele tem uma funcionalidade de gerenciar dos serviços da tecnologia da informação da empresa, um setor na organização com base funcional, administrativa e técnica. O Service Desk opera como um ponto central entre os funcionários da empresa e os auxiliares de suporte de TI, consistindo também em um local onde os usufrutuários requerem serviços e reportam incidentes de TI, Wilvert (2008). Operando na prática essas ferramentas, o ServiceNow proporciona dinamismo e agilidade nos processos das áreas, como Financeiro, Recursos Humanos, Administrativo e da própria TI, fazendo as solicitações dos serviços de baixa complexidade. Atualmente o ServiceNow é responsável pelo controle de solicitações da parte financeira principalmente,no que diz respeito aos fluxos de pagamentos. Cada requisitante abre por meio de chamados e preenche as informações dos fornecedores e clientes a pagar, podendo anexar também os documentos referentes a eles como notas fiscais, boletos, faturas e outros. O chamado criado, vai automaticamente para o Fiscal da HBSA e posteriormente para a área da Tesouraria que é responsável direto pelos pagamentos. Essa ferramenta também faz a integração da área de Recursos Humanos com as demais, podendo realizar pesquisas de clima organizacional, solicitações para notificar a necessidade de novos colaboradores para outras áreas. Para a Tecnologia da Informação o ServiceNow participa de solicitações de baixa complexidade, integrando e resolvendo os problemas dos perfis dos usuários, recuperação de senhas, instalação de novas funcionalidades e outros. Essa integração ocorre com técnicos de fora da organização, por meio do Help Desk e Service Desk, uma empresa terceira, permitindo maior segurança, agilidade e confidencialidade dos dados. Para problemas com Hardwares os chamados são abertos para os técnicos da própria HBSA, resolvendo problemas com baterias, instalações de certificados, atualizações das máquinas, travamentos e outros. 20 Por sua vez, a ferramenta ERP da SAP, participa do controle e registro de gastos da organização. Com ela a HBSA faz o registro das informações de seus clientes e fornecedores, unindo os requisitantes com as áreas do financeiro, compras e contabilidade principalmente. O requisitante só registra as informações quando passa pelo processo de compras, após isso, é possível fazer esse registro, que é a confirmação do serviço realizado ou produto entregue. Esse registro das informações, é acompanhado pela contabilidade, caso haja divergências nos valores que não são frequentes, só é possível registrar com algum documento fiscal. Com a ferramenta SAP, o controle é realizado de diversas maneiras, basta saber o uso correto e para qual é a finalidade. É possível acompanhar o saldo disponível para pagamento dos fornecedores, saldos disponíveis no budget de cada área, lançamentos realizados e que estão impactando de alguma forma o processo atual, prazos contratuais e outros ações para verificar o andamento dos processos. Com as constantes evoluções da TI, uma ferramenta já usual e que incorporava o ambiente organizacional, é o uso do VPN, que conecta ao computador em qualquer lugar fora do escritório. Mas durante a pandemia foi incorporado para uso dos colaboradores uma nova ferramenta para facilitar a comunicação entre as pessoas, é o Cisco Jabber. Com a plataforma do Jabber é possível realizar interações e controle instantâneos com os colaboradores da empresa. O controle é realizado pois o Jabber permite a conexão do e-mail corporativo com sua própria plataforma, mostrando a disponibilidade do colaborador, como o on-line do Skype. Para não depender apenas do e-mail do colega de equipe e que não possua o número para contato, a busca para troca de mensagens instantâneas, videoconferência e ligações é feita pelo próprio endereço do e-mail corporativo, possibilitando então, o contato rápido e com qualquer colaborador. Dentre essas ferramentas e outras do seu uso, a Hidrovias vem sempre inovando e melhorando a qualidade de suas ferramentas, para obter um processo rápido e mais produtivo para seus colaboradores. 21 7. SUGESTÃO DE MELHORIAS A implementação e uso das ferramentas da Tecnologia da Informação, são importantes para o desenvolvimento e aprimoramento dos processos dentro de uma organização. Em um ambiente cada vez mais tecnológico, o uso da informação e busca por conhecimentos são cada vez mais procurados, a evolução não pode ocorrer em pequenos grupos ou áreas, a evolução ocorre quando todos possuem o mesmo ou quase o mesmo nível de informação para atingir o objetivo. Tratando-se da ferramenta, a principal aplicabilidade do Jabber na organização deveria ser o seu de uso de ligações telefônicas e ramal. Para mensagens instantâneas e vídeos chamadas a empresa possui outras ferramentas que são mais específicas para essa função. Em meio a uma pandemia as ligações ficam mais difíceis fora do escritório, visto que 100% dos funcionários estão desenvolvendo seu trabalho a partir de suas casas, os clientes, fornecedores e os próprios colaboradores tentam o contato das áreas. A implantação definitiva para todos do ramal no Jabber, seria um grande avanço na comunicação da empresa, facilitaria a procura dos contatos em outros possíveis meios. Mesmo havendo uma forte comunicação dentro da organização, novas ferramentas sempre serão bem vistas, adquire maior reconhecimento, precisão nas tarefas e acompanha o crescimento da empresa. 22 8. CONSIDERAÇÕES FINAIS As atividades práticas supervisionadas têm a finalidade de mostrar o lado prático dentro das organizações, comparando com as pesquisas teóricas disponíveis referentes ao tema proposto. O objetivo do trabalho apresentado foi destacar as principais ferramentas da Tecnologia da Informação, mostrando suas funcionalidades e o que são, com base nas pesquisas teóricas e em parceria da empresa Hidrovias do Brasil S.A. Os levantamentos realizados proporcionaram um maior conhecimento referente a TI, como ela funciona dentro de uma organização e o quão é importante para uma empresa, retirando o pensamento em que foca apenas na parte de disponibilização de computadores, manutenção de equipamentos, impressoras, e trazendo a parte de gestão da informação que a TI gera dentro da mesma. As dificuldades foram no alcance do atual cenário de uma pandemia, as informações curtas, respostas objetivas, porém com o resultado necessário para o desenvolvimento do trabalho. Os materiais teóricos foram de grande importância no decorrer do desenvolvimento para tornar o assunto mais completo e didático. Contudo, o conhecimento e informações adquiridas foram de suma importância para a formação e conclusão do trabalho proposto, agregou assuntos que antes desconhecidos, agora fazem parte do nosso meio. 23 9. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CARVALHO, João Álvaro. Desenvolvimento de sistemas de informação: da construção de sistemas informáticos à reengenharia organizacional. adaptado do Capítulo, v. 3, 1996. – 18/10/2020 21:54 DE MEDEIROS VALLE, Bejamim. Tecnologia da informação no contexto organizacional. Ciência da Informação, v. 25, n. 1, 1996. 27/10/2020 21:31 ZANELA, Amarolinda Costa; MACADAR, Marie Anne; SOARES, Rodrigo Oliveira. Mudança Organizacional provocada pela utilização de sistemas integrados de gestão empresarial: uma proposta de estudo. Encontro da Associação Nacional de pós-graduação e pesquisa em Administração, v. 23, 1999. – 18/10/2020 23:18 LAURINDO, Fernando José Barbin et al. O papel da tecnologia da informação (TI) na estratégia das organizações. 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Gilberto Sabino, nº215 Cidade: Pinheiros - SP CEP: 05425-020 Telefone: (11) 3905-6000 Nome do contato na empresa/organização: Cargo: Turma: AD2P36 e AD2Q36 Classe: Representante grupo: Rafael Alves Pereira Telefone: (11) 96945-8201 E-mail: rafaelalves226@gmail.com Identificação dos Integrantes das Equipes Nome: Emerson Fernandes dos Santos Endereço: Rua Jardinópolis, 35 RA: F314499 Telefone: (11) 97788-0714 E-mail: emerson.santos53@aluno.unip.br Nome: Gustavo Carvalho da Silva Endereço: Rua Doutor Paulo Ferraz da Costa Águiar, 1600 RA: N543BD3 Telefone: (11) 95936-8010 E-mail: gustavo.silva279@aluno.unip.br Nome: Rafael Alves Pereira Endereço: Rua Vinte e um de Abril,342 RA: N545DG5 Telefone: (11) 96945-8201 E-mail: rafaelalves2264@gmail.com Nome: Rafael Pacheco Silva Endereço: Rua Professor Jorge Nino Soares, 220 RA: F32AFA7 Telefone: (11) 99524-3769 E-mail: rafael.silva394@aluno.unip.br Nome: Vitor Alves Pereira Neto Endereço: Rua Joaquim Dias de Oliveira, 17 RA: F328FA4 Telefone: (11) 958533753 E-mail: vitorapj43@gmail.com 28 FICHA DAS ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS - APS Atividades Práticas Supervisionadas (laboratórios, atividades em biblioteca, Iniciação Científica, Trabalhos Individuais e em grupo, práticas de ensino e outras) Nome do aluno: EMERSON FERNANDES DOS SANTOS Turma: AD2P36 RA: F314499 Curso: ADMINISTRAÇÃO Campus: CIDADE UNIVERSITÁRIA Semestre: 2º Turno: NOTURNO ASSINATURA ATIVIDADE DATA TOTAL DE HORAS ALUNO PROFESSOR FORMAÇÃO DO GRUPO E PLANO DE AÇÃO 21/09/2020 10 HORAS EMERSON F. INTRODUÇÃO 03/10/2020 4 HORAS EMERSON F. PERFIL DA ORGANIZAÇÃO 04/10/2020 3 HORAS EMERSON F. REVISÃO CONCEITUAL 10/10/2020 20 HORAS EMERSON F. IDENTIFICAÇÃO DE PRÁTICAS 14/10/2020 8 HORAS EMERSON F. ANÁLISE 17/10/2020 17 HORAS EMERSON F. OPORTUNIDADES DE MELHORIA 25/10/2020 7 HORAS EMERSON F. CONSIDERAÇÕES FINAIS 03/11/2020 6 HORAS EMERSON F. ENCERRAMENTO 10/11/2020 4 HORAS EMERSON F. POSTAGEM 15/11/2020 1 HORA EMERSON F. TOTAL DE HORAS: 80 (Oitenta) DATA: APROVADO/REPROVADO:_______________ 29 FICHA DAS ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS - APS Atividades Práticas Supervisionadas (laboratórios, atividades em biblioteca, Iniciação Científica, Trabalhos Individuais e em grupo, práticas de ensino e outras) Nome do aluno: GUSTAVO CARVALHO DA SILVA Turma: AD2P36 RA: N543BD3 Curso: ADMINISTRAÇÃO Campus: CIDADE UNIVERSITÁRIA Semestre: 2º Turno: NOTURNO ASSINATURA ATIVIDADE DATA TOTAL DE HORAS ALUNO PROFESSOR FORMAÇÃO DO GRUPOE PLANO DE AÇÃO 21/09/2020 10 HORAS GUSTAVO CARVALHO INTRODUÇÃO 03/10/2020 4 HORAS GUSTAVO CARVALHO PERFIL DA ORGANIZAÇÃO 04/10/2020 3 HORAS GUSTAVO CARVALHO REVISÃO CONCEITUAL 10/10/2020 20 HORAS GUSTAVO CARVALHO IDENTIFICAÇÃO DE PRÁTICAS 14/10/2020 8 HORAS GUSTAVO CARVALHO ANÁLISE 17/10/2020 17 HORAS GUSTAVO CARVALHO OPORTUNIDADES DE MELHORIA 25/10/2020 7 HORAS GUSTAVO CARVALHO CONSIDERAÇÕES FINAIS 03/11/2020 6 HORAS GUSTAVO CARVALHO ENCERRAMENTO 10/11/2020 4 HORAS GUSTAVO CARVALHO POSTAGEM 15/11/2020 1 HORA GUSTAVO CARVALHO TOTAL DE HORAS: 80 (Oitenta) DATA: APROVADO/REPROVADO:_______________ 30 FICHA DAS ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS - APS Atividades Práticas Supervisionadas (laboratórios, atividades em biblioteca, Iniciação Científica, Trabalhos Individuais e em grupo, práticas de ensino e outras) Nome do aluno: RAFAEL ALVES PEREIRA Turma: AD2Q36 RA: N545DG5 Curso: ADMINISTRAÇÃO Campus: CIDADE UNIVERSITÁRIA Semestre: 2º Turno: NOTURNO ASSINATURA ATIVIDADE DATA TOTAL DE HORAS ALUNO PROFESSOR FORMAÇÃO DO GRUPO E PLANO DE AÇÃO 21/09/2020 10 HORAS RAFAEL ALVES INTRODUÇÃO 03/10/2020 4 HORAS RAFAEL ALVES PERFIL DA ORGANIZAÇÃO 04/10/2020 3 HORAS RAFAEL ALVES REVISÃO CONCEITUAL 10/10/2020 20 HORAS RAFAEL ALVES IDENTIFICAÇÃO DE PRÁTICAS 14/10/2020 8 HORAS RAFAEL ALVES ANÁLISE 17/10/2020 17 HORAS RAFAEL ALVES OPORTUNIDADES DE MELHORIA 25/10/2020 7 HORAS RAFAEL ALVES CONSIDERAÇÕES FINAIS 03/11/2020 6 HORAS RAFAEL ALVES ENCERRAMENTO 10/11/2020 4 HORAS RAFAEL ALVES POSTAGEM 15/11/2020 1 HORA RAFAEL ALVES TOTAL DE HORAS: 80 (Oitenta) DATA: APROVADO/REPROVADO:_______________ 31 FICHA DAS ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS - APS Atividades Práticas Supervisionadas (laboratórios, atividades em biblioteca, Iniciação Científica, Trabalhos Individuais e em grupo, práticas de ensino e outras) Nome do aluno: RAFAEL PACHECO SILVA Turma: AD2P36 RA: F32AFA7 Curso: ADMINISTRAÇÃO Campus: CIDADE UNIVERSITÁRIA Semestre: 2º Turno: NOTURNO ASSINATURA ATIVIDADE DATA TOTAL DE HORAS ALUNO PROFESSOR FORMAÇÃO DO GRUPO E PLANO DE AÇÃO 21/09/2020 10 HORAS RPS INTRODUÇÃO 03/10/2020 4 HORAS RPS PERFIL DA ORGANIZAÇÃO 04/10/2020 3 HORAS RPS REVISÃO CONCEITUAL 10/10/2020 20 HORAS RPS IDENTIFICAÇÃO DE PRÁTICAS 14/10/2020 8 HORAS RPS ANÁLISE 17/10/2020 17 HORAS RPS OPORTUNIDADES DE MELHORIA 25/10/2020 7 HORAS RPS CONSIDERAÇÕES FINAIS 03/11/2020 6 HORAS RPS ENCERRAMENTO 10/11/2020 4 HORAS RPS POSTAGEM 15/11/2020 1 HORA RPS TOTAL DE HORAS: 80 (Oitenta) DATA: APROVADO/REPROVADO:_______________ 32 FICHA DAS ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS - APS Atividades Práticas Supervisionadas (laboratórios, atividades em biblioteca, Iniciação Científica, Trabalhos Individuais e em grupo, práticas de ensino e outras) Nome do aluno: VITOR ALVES PEREIRA NETO Turma: AD2Q36 RA: F328FA4 Curso: ADMINISTRAÇÃO Campus: CIDADE UNIVERSITÁRIA Semestre: 2º Turno: NOTURNO ASSINATURA ATIVIDADE DATA TOTAL DE HORAS ALUNO PROFESSOR FORMAÇÃO DO GRUPO E PLANO DE AÇÃO 21/09/2020 10 HORAS VITOR ALVES INTRODUÇÃO 03/10/2020 4 HORAS VITOR ALVES PERFIL DA ORGANIZAÇÃO 04/10/2020 3 HORAS VITOR ALVES REVISÃO CONCEITUAL 10/10/2020 20 HORAS VITOR ALVES IDENTIFICAÇÃO DE PRÁTICAS 14/10/2020 8 HORAS VITOR ALVES ANÁLISE 17/10/2020 17 HORAS VITOR ALVES OPORTUNIDADES DE MELHORIA 25/10/2020 7 HORAS VITOR ALVES CONSIDERAÇÕES FINAIS 03/11/2020 6 HORAS VITOR ALVES ENCERRAMENTO 10/11/2020 4 HORAS VITOR ALVES POSTAGEM 15/11/2020 1 HORA VITOR ALVES TOTAL DE HORAS: 80 (Oitenta) DATA: APROVADO/REPROVADO:_______________
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