Gestão da Informação e Documentação - Conceitos Básicos em Gestão Documental -Exercício Avaliativo 3

Prévia do material em texto

Gestão da Informação e Documentação 
- Conceitos Básicos em Gestão 
Documental -Exercício Avaliativo 3 
1. Painel 
2. Meus cursos 
3. Gestão da Informação e Documentação - Conceitos Básicos em Gestão 
Documental 
4. Módulo III: Ciclo de vida dos documentos 
5. Exercício Avaliativo 3 
Iniciado em segunda, 31 mai 2021, 13:10 
Estado Finalizada 
Concluída em segunda, 31 mai 2021, 13:20 
Tempo empregado 10 minutos 17 segundos 
Notas 5,00/5,00 
Avaliar 25,00 de um máximo de 25,00(100%) 
Questão 1 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
Marcar questão 
Texto da questão 
As fases de uma gestão documental englobam um conjunto de 
procedimentos e podem ser dividas em 3 (três): produção, utilização 
e destinação. Assinale a alternativa que corresponde à fase de 
PRODUÇÃO do documento: 
Escolha uma opção: 
a. Essa fase promove a eliminação periódica dos documentos que já 
tenham cumprido os prazos de guarda e não possuam valor 
secundário. 
b. Essa fase compreende os métodos de controle relacionados às 
atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, 
organização e elaboração de instrumentos de recuperação da 
informação. 
c. Nessa fase é importante ter o cuidado de evitar a produção de 
documentos não essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos 
recursos de reprografia e de automação. 
A afirmação refere-se à fase de Produção, ou seja, essa fase 
corresponde à produção dos documentos provenientes da execução 
https://mooc38.escolavirtual.gov.br/mod/quiz/view.php?id=24775
https://mooc38.escolavirtual.gov.br/my/
https://mooc38.escolavirtual.gov.br/course/view.php?id=1355
https://mooc38.escolavirtual.gov.br/course/view.php?id=1355
https://mooc38.escolavirtual.gov.br/course/view.php?id=1355#section-3
https://mooc38.escolavirtual.gov.br/mod/quiz/view.php?id=24775
das atividades de um órgão ou entidade. Nessa fase é importante ter 
o cuidado de evitar a produção de documentos não essenciais, a fim 
de garantir o uso adequado dos recursos de reprografia e de 
automação. 
d. Essa fase compreende métodos de controle relacionados às 
atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, 
organização e elaboração de instrumentos de recuperação da 
informação, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a 
implantação de sistemas de arquivo. 
Feedback 
Sua resposta está correta. 
O ciclo de vida dos documentos diz respeito às fases de uma gestão 
documental e engloba um conjunto de procedimentos referentes à 
produção, utilização e destinação dos documentos, compreendendo 
desde a criação até a eliminação ou o recolhimento para a guarda 
permanente, e tem como objetivos assegurar, de forma eficiente, a 
produção, utilização e destinação dos documentos; garantir que a 
informação esteja disponível quando e onde seja necessário; 
contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda 
permanente, levando em conta o seu valor probatório, científico ou 
histórico e assegurar a eliminação dos documentos que não tenham 
valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa, além de permitir 
o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e 
financeiros. 
A resposta é: 
Nessa fase é importante ter o cuidado de evitar a produção de 
documentos não essenciais, a fim de garantir o uso adequado 
dos recursos de reprografia e de automação. 
Questão 2 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
Marcar questão 
Texto da questão 
A destinação dos documentos implica decidir quais os documentos a 
serem eliminados e quais serão preservados permanentemente. 
Com isso, para que a destinação dos documentos seja realizada de 
forma eficiente, deve-se: 
Escolha uma opção: 
a. Cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gestão 
de documentos. 
O Documento só poderá passar para a fase de destinação caso 
tenha cumprido o estabelecido na primeira e na segunda fase. 
b. Manter processos contínuos de avaliação, sem aplicação dos 
prazos de guarda e destinação final dos documentos. 
c. Não promover a eliminação periódica dos documentos que já 
tenham cumprido os prazos de guarda e não possuam valor 
secundário. 
d. Não é necessário decidir quais os documentos a serem 
eliminados e quais serão preservados permanentemente. 
Feedback 
Sua resposta está correta. 
A resposta é: 
Cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gestão 
de documentos. 
Questão 3 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
Marcar questão 
Texto da questão 
A Teoria das três idades diz que o documento arquivístico passa por 
três fases, de acordo com a frequência de uso. Essa teoria determina 
a destinação de cada documento. Acerca do ciclo de vida dos 
documentos, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações 
abaixo: 
Arquivo permanente: nesta fase encontramos os documentos que estão em 
curso, em trâmite ou que foram arquivados, mas que são objetos de consultas 
frequentes. 
Resposta 1
Falso
 
Arquivo Intermediário: a idade intermediária refere-se aos documentos que 
não são mais de uso corrente, mas, por conservarem ainda algum 
interesse administrativo, aguardam no arquivo intermediário o cumprimento 
do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação para serem 
eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. 
Resposta 2
Verdadeiro
 
Arquivo corrente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente 
preservados devido a seu valor histórico, probatório ou informativo. Todo 
documento possui valor administrativo, mas nem todo possui valor histórico. 
Aqueles que o possuem serão recolhidos à idade permanente, da qual jamais 
serão eliminados. Portanto, apenas os documentos históricos são recolhidos. 
Resposta 3
Falso
 
No arquivo permanente, temos um conjunto de documentos originários de 
arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam sua destinação 
final. 
Resposta 4
Falso
 
Feedback 
Sua resposta está correta. 
Falso - Arquivo permanente: nesta fase encontramos os 
documentos que estão em curso, em trâmite ou que foram 
arquivados, mas que são objetos de consultas frequentes. 
Feedback: A afirmativa diz respeito ao arquivo corrente, pois nessa 
fase encontramos os documentos que estão em curso, em trâmite 
ou que foram arquivados, mas que são objetos de consultas 
frequentes. 
Verdadeiro - Arquivo Intermediário: a idade intermediária refere-se 
aos documentos que não são mais de uso corrente, mas, por 
conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam no 
arquivo intermediário o cumprimento do prazo estabelecido em 
tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou 
recolhidos ao arquivo permanente. 
Feedback: A afirmativa descreve o arquivo intermediário, ou seja, 
refere-se aos documentos que não são mais de uso corrente, mas, 
por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam 
no arquivo intermediário o cumprimento do prazo estabelecido em 
tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou 
recolhidos ao arquivo permanente. 
Falso - Arquivo corrente: refere-se aos documentos que devem ser 
definitivamente preservados devido a seu valor histórico, probatório 
ou informativo. Todo documento possui valor administrativo, mas 
nem todo possui valor histórico. Aqueles que o possuem serão 
recolhidos à idade permanente, da qual jamais serão eliminados. 
Portanto, apenas os documentos históricos são recolhidos. 
Feedback: A afirmativa diz respeito ao arquivo permanente, pois essa 
fase, como o próprio nome sugere, refere-se aos documentos que 
devem ser definitivamente preservados devido a seu valor 
histórico, probatório ou informativo. 
Falso - No arquivo permanente, temos um conjunto de documentos 
originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que 
aguardam sua destinação final. 
Feedback: Afirmação equivocada, pois no arquivo intermediário é que 
temos um conjunto de documentos originários de arquivos 
correntes, com uso pouco frequente, que aguardam sua destinaçãofinal. 
Questão 4 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
Marcar questão 
Texto da questão 
O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade são 
instrumentos arquivísticos que tratam das regras utilizadas para 
definir a classificação dos documentos, bem como o tempo que 
estes permanecerão no arquivo. Vimos que existem 3 fases em que 
os documentos podem estar, são elas: corrente, intermediária e a 
permanente. Contudo, para descobrir a forma de classificar esses 
documentos e a definição de qual é o tempo correto para manter o 
documento em um arquivo, utiliza-se o Código de Classificação dos 
Documentos e Tabela de Temporalidade. Julgue como verdadeiras 
ou falsas as afirmações abaixo, acerca da classificação de 
documento e do uso do código de classificação e da tabela de 
temporalidade: 
Classificar é organizar, e, neste caso, é a organização dos documentos em um 
arquivo. A classificação é feita a partir da análise do conteúdo dos 
documentos, para posteriormente selecionar a categoria do assunto. 
Resposta 1
Verdadeiro
 
O instrumento utilizado para a classificação do assunto de um documento é a 
tabela de temporalidade, que estabelece as regras de classificação de todo e 
qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas 
funções e atividades. 
Resposta 2
Falso
 
Uma vez classificado, o documento pode ser facilmente localizado e 
corretamente arquivado. 
Resposta 3
Verdadeiro
 
A Tabela de temporalidade é o instrumento que registra o ciclo vital dos 
documentos, na qual devem constar os prazos de guarda dos documentos de 
arquivo corrente, sua transferência ao arquivo central/intermediário e sua 
destinação final, que seria a eliminação ou o recolhimento ao arquivo 
permanente. 
Resposta 4
Verdadeiro
 
A Tabela de Temporalidade não é construída a partir do Código de 
Classificação dos Documentos e é um instrumento arquivístico resultante de 
uma avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de 
documentos, com vista a garantir o acesso à informação. 
Resposta 5
Falso
 
Feedback 
Sua resposta está correta. 
Verdadeiro - Classificar é organizar, e, neste caso, é a organização 
dos documentos em um arquivo. A classificação é feita a partir da 
análise do conteúdo dos documentos, para posteriormente 
selecionar a categoria do assunto. 
Feedback: A afirmativa é correta, pois classificar é organizar, e, neste 
caso, é a organização dos documentos em um arquivo. A 
classificação é feita a partir da análise do conteúdo dos documentos, 
para posteriormente selecionar a categoria do assunto. 
Falso - O instrumento utilizado para a classificação do assunto de 
um documento é a tabela de temporalidade, que estabelece as 
regras de classificação de todo e qualquer documento produzido ou 
recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. 
Feedback: O instrumento utilizado para essa análise é o código de 
classificação, que estabelece as regras de classificação de todo e 
qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no 
exercício de suas funções e atividades. 
Verdadeiro - Uma vez classificado, o documento pode ser facilmente 
localizado e corretamente arquivado. 
Feedback: Afirmativa correta, pois uma vez classificado, o documento 
pode ser facilmente localizado e corretamente arquivado. 
Verdadeiro - A Tabela de temporalidade é o instrumento que 
registra o ciclo vital dos documentos, na qual devem constar os 
prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua 
transferência ao arquivo central/intermediário e sua destinação final, 
que seria a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente. 
Feedback: O item descreve a tabela de temporalidade, ou seja, a 
Tabela de temporalidade é o instrumento que registra o ciclo vital 
dos documentos, na qual devem constar os prazos de guarda dos 
documentos de arquivo corrente, sua transferência ao arquivo 
central/intermediário e sua destinação final, que seria a eliminação 
ou o recolhimento ao arquivo permanente. 
Falso - A Tabela de Temporalidade não é construída a partir do 
Código de Classificação dos Documentos e é um instrumento 
arquivístico resultante de uma avaliação, que tem por objetivo 
definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a 
garantir o acesso à informação. 
 
Feedback: A Tabela de Temporalidade é SIM construída a partir do 
Código de Classificação dos Documentos e é um instrumento 
arquivístico resultante de uma avaliação, que tem por objetivo 
definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a 
garantir o acesso à informação. 
 
Questão 5 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
Marcar questão 
Texto da questão 
O arquivo da Seção em que você trabalha não comporta mais 
nenhuma caixa-arquivo. Novas caixas que entram no arquivo são 
armazenadas nos corredores, em cima das mesas de trabalho e até 
no banheiro. Essa situação é semelhante em outras áreas do Órgão. 
Preocupado com esse cenário, seu Chefe, o Sr. Abelardo, decidiu, 
junto com a Coordenação, descartar diversas caixas de documentos 
e processos mais antigos da sua Seção, que, segundo eles, não são 
consultados. 
Assim, o Sr. Abelardo solicitou a você que separasse as caixas-
arquivo dos anos mais antigos e fizesse um relatório, para aprovação 
do Coordenador, com uma justificativa para eliminação daquelas 
caixas com documentos. 
Depois de concluída essa atividade, com autorização do 
Coordenador, as caixas-arquivo contendo documentos e processos 
da sua Seção puderam ser encaminhadas para o descarte. 
Você, que recentemente fez o curso de Gestão da Informação e 
Documentação - Conceitos básicos sobre Gestão Documental, 
enviou um e-mail ao seu Chefe, explicando, entre outras coisas, que 
os documentos acumulados no Órgão só podem ser descartados 
após a elaboração do seguinte documento: 
Escolha uma opção: 
a. Plano de Classificação de Documentos. 
b. Manual de Procedimentos Arquivísticos. 
c. Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. 
d. Plano de Destinação de Documentos. 
Feedback 
Sua resposta está correta. 
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante 
de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e 
destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à 
informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve 
necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos 
e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os 
prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, e a destinação 
final - eliminação ou guarda permanente. 
A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos da 
Administração Pública Federal ocorrerá depois de concluído o 
processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas 
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD e com 
autorização da instituição arquivística pública, na sua específica 
esfera de competência. 
Após obter a autorização para proceder à eliminação, os órgãos e 
entidades deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de 
Eliminação de Documentos, em periódico oficial, sendo que, na 
ausência deste, poderão publicá-los em outro veículo de divulgação 
local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os 
documentos relacionados na Listagem de Eliminação de 
Documentos. 
Os órgãos e entidades deverão encaminhar obrigatoriamente para a 
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de 
competência, uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo 
de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação de 
Documentos foi publicado. 
Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o 
Termo de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo registrar 
as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório 
dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade 
em boletim interno ou, ainda, no próprioportal ou sítio eletrônico, 
encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos 
para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de 
competência, para ciência de que a eliminação foi efetivada. 
A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter 
público será efetuada por meio de fragmentação manual ou 
mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, nunca 
por incineração, com garantia de que a descaracterização dos 
documentos não possa ser revertida. 
Ainda sobre eliminar documentos sem obedecer a legislação 
vigente: 
Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, na 
forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir 
documentos de valor permanente ou considerado como de interesse 
público e social. (Art. 25 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991). 
1.1 CÓDIGO PENAL - DECRETO LEI Nº 2.848, DE 07 DE 
DEZEMBRO DE 1940 
Art. 305 - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou 
de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou 
particular verdadeiro, de que não podia dispor: 
Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é 
público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o 
documento é particular. 
Referências: Resolução nº 14 e nº 40 do CONARQ; Lei nº 8159; 
Decreto Lei 2848/40. 
A resposta é: 
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.