Gestão da Informação e Documentação - Conceitos Básicos em Gestão Documental

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1 - Pergunta
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Verdadeiro - Gestão da Informação é um conjunto de estratégias que visa a identificar as necessidades de informação, prevendo o mapeamento dos fluxos formais de informação nos diferentes ambientes da organização, assim como sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenagem e disseminação, com o objetivo de apoiar o desenvolvimento das atividades cotidianas e a tomada de decisão no ambiente corporativo.
Feedback: A afirmativa está correta, pois a gestão da informação é entendida como a gestão eficaz de todos os recursos de informação relevantes para a organização, tanto de recursos gerados internamente como os produzidos externamente.
Falso - A Gestão da Informação diz respeito à proposição e acompanhamento de políticas de gestão dos documentos pelos órgãos, com vistas à preservação e à integridade dos documentos públicos, bem como a garantia de acesso a todo acervo documental.
Feedback: A questão é falsa, pois é a Gestão da Documentação que diz respeito à proposição e ao acompanhamento de políticas de gestão dos documentos pelos órgãos, com vistas à preservação e à integridade dos documentos públicos, bem como a garantia de acesso a todo acervo documental.
Verdadeiro - A Gestão Documental confere à organização a capacidade de: 
Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das informações; 
Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão; possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros; 
Fornecer evidência em caso de litígios; proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes; assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica; manter a memória corporativa e coletiva da organização. 
Feedback: A afirmativa está correta, pois a gestão de documentos contribui para as funções arquivísticas sob diversos aspectos: transparência, governança, controle social, tomada de decisão, continuidade das atividades, evidência quando há litígio, proteção, pesquisa e memória institucional. 
Falso - A gestão da informação pode ser dissociada da gestão da documentação, pois manter os arquivos organizados corretamente não significa manter a informação organizada e à disposição, para os fins que se fizerem importantes e necessários, das instituições e da sociedade.
Feedback: A afirmativa está incorreta, pois a gestão da informação não pode ser dissociada da gestão da documentação, pois manter os arquivos organizados corretamente significa manter a informação organizada e à disposição, para os fins que se fizerem importantes e necessários, das instituições e da sociedade.
2- Pergunta
Sua resposta está correta.
Falso - Dado é a maior parte da informação. Um dado pode ser entendido como uma unidade de conhecimento. Normalmente, no conceito geral, ele é definido como a própria informação.
Feedback: A afirmativa é falsa, pois dado é uma parte menor de um todo. Um dado pode ser entendido como uma unidade de conhecimento. Normalmente, no conceito geral, ele é definido como uma parte da informação.
Verdadeiro - Dado é um elemento que mantém a sua forma bruta (texto, imagens, sons, vídeos, etc.), ou seja, ele sozinho não levará a compreender uma determinada situação.
Feedback: Afirmativa correta. Um dado por ele mesmo não é capaz de transmitir uma mensagem, somente dentro de um contexto é possível compreender o dado como um conteúdo informativo.
Verdadeiro - Informação é o dado cuja forma e conteúdo são apropriados para um uso específico.
Feedback: Afirmativa correta. Informação é o conjunto de dados que, após tratados e contextualizados, permitem que a organização os utilize diante de uma situação.
Verdadeiro - A informação, em seu sentido amplo, abrange tudo o que comunica algo.
Feedback: Afirmativa correta. De forma ampla, podemos dizer que tudo o que fazemos, observamos e discutimos são fontes de informação para nossas vidas.
3- Pergunta
Sua resposta está correta.
Verdadeiro - De uma forma ampla, documento é toda a informação registrada em um suporte material (papel, fita, disco óptico, etc.) e utilizada para consulta, estudo, prova ou pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época. 
Feedback: A afirmativa é verdadeira. Um documento contém informações que são registradas em um suporte material, podendo ser papel, fita, disco óptico, etc. Além disso, é uma característica do documento que ele seja utilizado para consulta, estudo, prova ou pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época.
Verdadeiro - Suporte + Informação = Documento
Feedback: A afirmativa é verdadeira. Esses são os dois atributos que compõem um documento.
Falso - SUPORTE: o papel, no qual são registradas as informações, é considerado o único suporte disponível atualmente.
Feedback: A afirmativa é falsa, pois suporte é todo material no qual são registradas as informações, e não só o papel. O suporte mais conhecido é o papel, mas existem muitos outros (pergaminho e papiro - muito utilizados antigamente -, fita magnética, disco magnético, disco óptico, disquete, filme de nitrato).
Verdadeiro - De forma objetiva, suporte é o meio físico empregado para registrar algo de um documento, ou seja, é a base na qual se encontra determinada informação ou mesmo um documento.
Feedback: A afirmativa é verdadeira. Suporte é o material no qual são registradas as informações. O suporte mais conhecido é o papel, mas existem muitos outros (pergaminho e papiro - muito utilizados antigamente -, fita magnética, disco magnético, disco óptico, disquete, filme de nitrato).
4- Pergunta
Sua resposta está correta.
Documento arquivístico - É produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte que ela utilize, a fim de manter o registro da informação produzida no exercício de suas competências. 
Feedback: A afirmativa é verdadeira. Esse é o conceito geral de documento arquivístico.
Arquivo - Funciona como o guardião das informações existentes. É o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.
Feedback: A afirmativa é verdadeira. Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.
Suporte - Material no qual são registradas as informações.
Feedback: Afirmativa correta. Suporte é todo material no qual são registradas as informações.
5- Pergunta
Sua resposta está correta.
Verdadeiro - Documento eletrônico é uma unidade de registro de informações codificadas de forma analógica ou em dígitos binários, acessíveis por meio de equipamentos eletrônicos.
Feedback: A afirmativa é verdadeira. O documento eletrônico é aquele que pode ser lido por um aparelho eletrônico, como a filmadora, o disquete, o videocassete e computadores. Esses documentos podem ser registrados e codificados em forma analógica ou em dígitos binários e são acessados por meios eletrônicos.
Verdadeiro - Existem os documentos eletrônicos analógicos e os documentos digitais, como as fitas videomagnéticas em formato vhs e as páginas na web, respectivamente.
Feedback: A afirmativa é verdadeira. Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (aparelho de videocassete, filmadora, computador). Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Assim, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documentoeletrônico é digital. Exemplos: 1) documento eletrônico: filme em VHS, música em fita cassete. 2) documento digital: texto em PDF, planilha de cálculo em Microsoft Excel, áudio em MP3, filme em AVI.
Verdadeiro - Documento eletrônico: todo registro que tem como meio físico um suporte eletrônico.
Feedback: A afirmativa é verdadeira. Documento eletrônico é o gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos.
Falso - Não se pode considerar como documento eletrônico a informação armazenada em um dispositivo eletrônico como o disquete, pois este não é mais utilizado hoje em dia.
Feedback: A afirmativa é falsa. Podemos considerar como documento eletrônico toda informação armazenada em um dispositivo eletrônico (disco rígido, disquete, CD-ROM, fita magnética) ou transmitida através de um método eletrônico.
6- Pergunta
Sua resposta está correta.
Verdadeiro - Os arquivos podem ter um caráter híbrido, podendo conter: 
documentos analógicos (convencionais).
documentos digitais.
Feedback: A afirmativa é verdadeira. Os arquivos híbridos podem ser tanto analógicos quanto digitais.
Verdadeiro - Pode ser citado como exemplo de documento híbrido: projeto arquitetônico que apresenta a descrição em papel e as plantas em disco óptico.
Feedback: A afirmação está correta, pois o exemplo trata de um dossiê formado por documentos digitais natos e digitalizados.
Falso - A maior diferença entre documento digital e não digital está no suporte.
Feedback: A afirmação é falsa, pois a maior diferença entre documento digital e não digital está na forma de acesso, e não no suporte. O documento digital é acessível e interpretável por meio de recursos computacionais, já um documento não digital é produzido, tramitado e armazenado em formato convencional, como, por exemplo, em papel.
Falso - O documento digital é aquele produzido, tramitado e armazenado por meio de sistema computacional, já o digitalizado é o documento digital (papel, por exemplo), capturado e transferido para sistema computacional.
Feedback: A afirmação está incorreta. O documento digitalizado é o documento convencional capturado e transferido para sistema computacional.
7- Pergunta
b. Há restrições para a assinatura digital, sendo que esta não poderá ser utilizada em: contratos, procurações, laudos, e-mails, certificados, formulários web e relatórios. A afirmativa é falsa. A assinatura digital pode ser utilizada em diversas situações, por exemplo: em contratos, procurações, laudos, e-mails, certificados, formulários web, relatórios, imagens, mandatos, notificações, balanços, declarações, petições, resultados de exames, prontuários médicos, propostas e apólices de seguros e arquivos eletrônicos transferidos entre empresas.
8 – Pergunta 
Sua resposta está correta.
Verdadeiro - NUP - Número Único de Protocolo - é um Código numérico que identifica, de forma única e exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produzido, recebido ou autuado no âmbito da Administração Pública Federal, que necessite de tramitação, independentemente do seu suporte.
Feedback: A afirmativa é verdadeira. O NUP - Número Único de Protocolo - é um identificador utilizado no âmbito da Administração Pública Federal. Esse código não faz distinção entre processos e documentos avulsos.
Falso - De acordo com a Portaria interministerial nº 2.321, de 2014, as entidades da Administração Autárquica adotarão o NUP para os documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de tramitação, independentemente do suporte desses documentos.
Feedback: A afirmação é falsa, pois a Portaria interministerial nº 2.321, de 2014, estabelece a adoção do NUP para os documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de tramitação, independentemente do suporte desses documentos, no âmbito da Administração Pública Federal, e não nas entidades da Administração Autárquica.
Falso - O NUP é composto de dezoito dígitos, separados em grupos (000000.00000/0000-000).
Feedback: A afirmação está incorreta. O NUP é composto de vinte e um dígitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00).
Verdadeiro - O NUP tem uma função de grande relevância, pois viabiliza a padronização na gestão documental, desde a produção ao arquivamento dos documentos.
Feedback: Afirmativa é verdadeira. Essa padronização facilita as comunicações entre as unidades administrativas dos órgãos e entidades ou delas com a sociedade, promovendo a simplificação do acesso às informações sobre os documentos públicos federais.
9 – Pergunta
Sua resposta está correta.
A resposta é: Valor primário ou imediato: é identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento faz-se necessária permanentemente.
Valor secundário ou mediato: é inerente à criação do documento, podendo apresentar valor administrativo, fiscal ou jurídico.
10 - Pergunta
Sua resposta está correta.
Proveniência - Registro da identidade de quem produziu o documento, ou seja, de sua origem.
Feedback: A afirmativa é verdadeira. Essa característica mostra que os arquivos devem ser organizados em obediência à competência da instituição ou à pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda do documento.
Organicidade - É a característica que recebe um documento por ser estruturado e ter funções e atividades definidas pela entidade produtora/acumuladora, em suas relações internas e externas.
Feedback: A afirmativa é verdadeira. Essa organização advém do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade, uma vez que contextualizam o conjunto a que pertencem e definem o tempo de guarda dos documentos.
Unicidade - Compreende que cada documento é único no conjunto documental ao qual pertence.
Feedback:A afirmativa é verdadeira. Podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, pois o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é singular.
Indivisibilidade - De acordo com este conceito, arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Feedback:A afirmativa é verdadeira. Indivisibilidade estabelece que arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
11 – Pergunta
Sua resposta está correta.
A resposta é: Confiabilidade: está relacionada à segurança do documento, aos atributos que tornam o documento confiável.
12 – Pergunta
Sua resposta está correta.
A resposta é: Documentos iconográficos: são documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Exemplo: Filmes e Fitas.
13 – Pergunta
Sua resposta está correta.
Atos normativos - São expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Exemplo: Medida Provisória, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento, Regulamento, Resolução, Portaria, Instrução Normativa, Ordem de Serviço, Decisão, Acórdão.
Feedback: A afirmativa é verdadeira. Os atos normativos são expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas.
Atos enunciativos - São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplo: Parecer, Relatório, Voto.
Feedback: A afirmativa é verdadeira. Os atos enunciativos são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução.
Atos de correspondência - Objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplo: Aviso, Ofício, Carta, Memorando, Circular, Mensagem, Edital, Intimação, Exposição de Motivos, Notificação, Telegrama, Telex, Telefax.
Feedback: A afirmativa é verdadeira. Os atos de correspondência objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo.Exemplo: Aviso, Ofício, Carta, Memorando, Circular, Mensagem, Edital, Intimação, Exposição de Motivos, Notificação, Telegrama, Telex.
Atos comprobatórios - São os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Exemplo: Traslado, Certidão, Atestado, Cópia Autêntica ou Idêntica.
Feedback: Os atos comprobatórios são os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Exemplo: Traslado, Certidão, Atestado, Cópia Autêntica ou Idêntica.
Atos de ajuste - São acordos em que a administração pública (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) é parte. Exemplos: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste). 
Feedback: A afirmativa é verdadeira. Os atos de ajuste são acordos em que a administração pública (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) é parte.
14 – Pergunta
Sua resposta está correta.
A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: 
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; 
Esse prazo poderá ser prorrogado uma vez, por igual período. 
II - secreta: 15 (quinze) anos; e 
III - reservada: 5 (cinco) anos. 
Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo possível, considerados: 
 I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e 
 II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.
A resposta é: Quando classificados como sigilosos, os documentos carregam, para sempre, essa classificação.
15 – Pergunta
Sua resposta está correta.
O ciclo de vida dos documentos diz respeito às fases de uma gestão documental e engloba um conjunto de procedimentos referentes à produção, utilização e destinação dos documentos, compreendendo desde a criação até a eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente, e tem como objetivos assegurar, de forma eficiente, a produção, utilização e destinação dos documentos; garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessário; contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, levando em conta o seu valor probatório, científico ou histórico e assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa, além de permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.
A resposta é: Nessa fase é importante ter o cuidado de evitar a produção de documentos não essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.
16 – Pergunta
Sua resposta está correta.
A resposta é: Cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gestão de documentos.
17 – Pergunta
Sua resposta está correta.
Falso - Arquivo permanente: nesta fase encontramos os documentos que estão em curso, em trâmite ou que foram arquivados, mas que são objetos de consultas frequentes. 
Feedback: A afirmativa diz respeito ao arquivo corrente, pois nessa fase encontramos os documentos que estão em curso, em trâmite ou que foram arquivados, mas que são objetos de consultas frequentes.
Verdadeiro - Arquivo Intermediário: a idade intermediária refere-se aos documentos que não são mais de uso corrente, mas, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam no arquivo intermediário o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. 
Feedback: A afirmativa descreve o arquivo intermediário, ou seja, refere-se aos documentos que não são mais de uso corrente, mas, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam no arquivo intermediário o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.
Falso - Arquivo corrente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu valor histórico, probatório ou informativo. Todo documento possui valor administrativo, mas nem todo possui valor histórico. Aqueles que o possuem serão recolhidos à idade permanente, da qual jamais serão eliminados. Portanto, apenas os documentos históricos são recolhidos.
Feedback: A afirmativa diz respeito ao arquivo permanente, pois essa fase, como o próprio nome sugere, refere-se aos documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu valor histórico, probatório ou informativo.
Falso - No arquivo permanente, temos um conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam sua destinação final.
Feedback: Afirmação equivocada, pois no arquivo intermediário é que temos um conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam sua destinação final.
18 – Pergunta
Sua resposta está correta.
Verdadeiro - Classificar é organizar, e, neste caso, é a organização dos documentos em um arquivo. A classificação é feita a partir da análise do conteúdo dos documentos, para posteriormente selecionar a categoria do assunto.
Feedback: A afirmativa é correta, pois classificar é organizar, e, neste caso, é a organização dos documentos em um arquivo. A classificação é feita a partir da análise do conteúdo dos documentos, para posteriormente selecionar a categoria do assunto.
Falso - O instrumento utilizado para a classificação do assunto de um documento é a tabela de temporalidade, que estabelece as regras de classificação de todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.
Feedback: O instrumento utilizado para essa análise é o código de classificação, que estabelece as regras de classificação de todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.
Verdadeiro - Uma vez classificado, o documento pode ser facilmente localizado e corretamente arquivado.
Feedback: Afirmativa correta, pois uma vez classificado, o documento pode ser facilmente localizado e corretamente arquivado.
Verdadeiro - A Tabela de temporalidade é o instrumento que registra o ciclo vital dos documentos, na qual devem constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferência ao arquivo central/intermediário e sua destinação final, que seria a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.
Feedback: O item descreve a tabela de temporalidade, ou seja, a Tabela de temporalidade é o instrumento que registra o ciclo vital dos documentos, na qual devem constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferência ao arquivo central/intermediário e sua destinação final, que seria a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.
Falso - A Tabela de Temporalidade não é construída a partir do Código de Classificação dos Documentos e é um instrumento arquivístico resultante de uma avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação.
Feedback: A Tabela de Temporalidade é SIM construída a partir do Código de Classificação dos Documentos e é um instrumento arquivístico resultante de uma avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação.
19 – Pergunta 
Sua resposta está correta.
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, e a destinação final - eliminaçãoou guarda permanente. A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos da Administração Pública Federal ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Após obter a autorização para proceder à eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, em periódico oficial, sendo que, na ausência deste, poderão publicá-los em outro veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos. Os órgãos e entidades deverão encaminhar obrigatoriamente para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado. Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico, encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para ciência de que a eliminação foi efetivada. A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, nunca por incineração, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida. 
Ainda sobre eliminar documentos sem obedecer a legislação vigente: 
Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. (Art. 25 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991).
A resposta é: Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
20 – Pergunta
Sua resposta está correta.
O gerenciamento dos documentos compreende diversos procedimentos, como: recepção, registro, classificação da documentação e da segurança da informação, instrução. O conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos documentos arquivísticos proporciona à organização: proteção dos interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes; assegura e documenta as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica; mantém a memória corporativa e coletiva da organização; recupera documentos com segurança; proporciona respostas mais precisas e com melhor tempo; e ainda contribui para a melhoria do atendimento ao cliente.
A resposta é: Informação ou assunto restrito é a classificação que se dá ao assunto que é acessível somente para uma pessoa.
21 – Pergunta
Sua resposta está correta.
Reconstituir - Ocorre quando um documento, dossiê ou processo é danificado, extraviado, perdido ou roubado. No caso de extravio ou destruição dos autos de um processo ou dossiê, sua reconstituição será obrigatória, sendo de responsabilidade da Unidade Administrativa onde o processo extraviou-se.
Feedback: A reconstituição ocorre quando algum documento, dossiê ou processo é danificado, extraviado, perdido ou roubado.
Digitalizar - Processo de conversão de documentos físicos para o formato digital.
Feedback: A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o formato digital. Qualquer documento que contenha informação relevante para a instituição pode ser digitalizado e convertido em formatos digitais.
Tramitar - Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
Feedback: Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Pode ser referido também como tramitação ou movimentação, caracterizado como distribuição, que é a remessa de documentos, processos ou dossiês às unidades que decidirão sobre a matéria neles tratada. Tem a finalidade de movimentar os documentos, processos ou dossiês de uma unidade à outra, seja internamente ou externamente.
Acessar a documentação - Consiste na pesquisa e localização do documento, processo ou dossiê e na disponibilização do acesso a eles, verificando aqueles documentos que possuem restrições de acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentação ou o acesso a ela, para análise e subsídio de decisão e encaminhamentos internos, bem como atender às requisições de informações dos clientes externos.
Feedback: Acessar consiste, sim, na pesquisa e localização do documento, processo ou dossiê e na disponibilização do acesso a eles, verificando aqueles documentos que possuem restrições de acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentação ou o acesso a ela, para análise e subsídio de decisão e encaminhamentos internos, bem como atender às requisições de informações dos clientes externos.
Restaurar - É feita a partir de um conjunto de medidas que tem como objetivo a reversão de danos físicos e químicos que um documento sofreu ao longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção do documento original por meio de intervenção técnica, de modo a não comprometer a integridade e o caráter histórico do material.
Feedback: A restauração de um documento é feita a partir de um conjunto de medidas que tem como objetivo a reversão de danos físicos e químicos que um documento sofreu ao longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção do documento original por meio de intervenção técnica, de modo a não comprometer a integridade e o caráter histórico do material.
22- Pergunta
Sua resposta está correta.
Verdadeiro - Arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição, mas, principalmente, organizá-los de forma lógica e funcional, portanto, é organizar a documentação produzida e recebida por uma instituição de forma que a informação nela contida possa ser resgatada com agilidade.
Feedback: Essa definição é verdadeira quanto ao arquivamento de documentos, ou seja, arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição, mas é, principalmente, a sua organização lógica funcional. É organizar a documentação produzida e recebida por uma instituição, de forma que a informação nela contida possa ser resgatada com agilidade.
Verdadeiro - O método de arquivamento alfabético ocorre quando o elemento principal para a recuperação da informação é o nome. Já o método geográfico considera o local (cidade, estado e país) como o elemento principal para a recuperação da informação.
Feedback: A afirmativa é verdadeira, pois o método Alfabético de arquivamento ocorre quando o elemento principal para a recuperação da informação é o nome, já o geográfico ocorre quando o elemento principal para a recuperação da informação é o local (cidade, estado e país).
Falso - O método numérico simples acontece quando o elemento principal para a recuperação da informação é o assunto.
Feedback: Falso, pois o método numérico simples acontece quando o elemento principal para a recuperação da informação é o número do documento, e o numérico-cronológico quando o número do documento vier associado à data.
Verdadeiro - O método de arquivamento mais usado em sistemas de protocolo é o cronológico. Nesse método numeram-se os documentos, e não as pastas.
Feedback: Afirmativa verdadeira, pois o método de arquivamento cronológico é o mais usado em sistemas de protocolo e é adotado em repartições públicas. Nesse método numera-se os documentos e não as pastas. Os documentos serão arquivados por ordem cronológica, ou seja, por data, seguidade uma ordem numérica.
Falso - O método ideográfico considera que o elemento principal para a recuperação da informação é o número do documento. A ordenação dos números deverá seguir a modalidade numérica (decimal ou duplex).
Feedback: Questão equivocada, pois no método ideográfico o elemento principal para a recuperação da informação é o assunto.