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PRODUÇÃO TEXTUAL ESCOLAR • Área: Educação • Curso: A função do Secretário Escolar na contemporaneidade SUMÁRIO APRESENTAÇÃO .............................................................................................................................................. 6 INTRODUÇÃO / PROVOCAÇÃO ...................................................................................................................... 7 UNIDADE 1 – SECRETARIA ESCOLAR. ......................................................................................................... 10 INTRODUÇÃO...................................................................................................................................................... 10 CAPÍTULO 1 – SECRETARIA ESCOLAR E SUAS ATRIBUIÇÕES ............................................................. 12 1.1 PERFIL DO SECRETÁRIO ESCOLAR. ......................................................................................................... 16 1.2 DESENVOLVIMENTO DA LEITURA E ESCRITA EM DOCUMENTOS OFICIAIS. .................................................................... 19 1.2.1 DOCUMENTOS OFICIAIS. .......................................................................................................................... 22 CAPÍTULO 2 – ESCRITURAÇÃO ESCOLAR .................................................................................................. 31 2.1 TERMOS, ABERTURA E ENCERRAMENTO................................................................................................. 34 2.3 REGISTROS NECESSÁRIOS PELA INSTITUIÇÃO EDUCACIONAL. ............................................................... 35 2.4 MATRÍCULA. .............................................................................................................................................. 50 UNIDADE 2 – TRABALHANDO COM ARQUIVOS ESCOLARES ................................................................ 64 INTRODUÇÃO...................................................................................................................................................... 64 CAPITULO 1 - IMPORTÂNCIA DOS ARQUIVOS ESCOLARES. ................................................................. 65 CAPITULO 2 - ARQUIVOS ESCOLARES E SEUS PROCEDIMNETOS LEGAIS ...................................... 83 ANEXOS;............................................................................................................................................................. 103 REFERENCIAS; ................................................................................................................................................. 108 ÍCONES Apresentamos inicialmente ícones que tem como função pedagógica e objetivam chamar a atenção do(a) aluno(a) para os conteúdos ou ações que o(a) mesmo(a) deverá desenvolver durante seus estudos, através desse material didático. Provocação Apresentamos através desse ícon, textos que levam o(a) aluno(a) a fazer reflexões sobre determinado assunto antes mesmo de iniciar sua leitura ou após algum trecho pertinente para o autor/conteudista. Para refletir Questões e tópicos inseridos no decorrer do estudo, que tem por objetivos propiciar ao aluno(a) momentos de pausa e reflexão sobre o conteúdo estudado ou temas que o ajudem em seu raciocínio. É importante que ele verifique seus conhecimentos, suas experiências e seus sentimentos. As reflexões são o ponto de partida para a construção de suas conclusões. Sugestão de estudo complementar Sugestões de leituras adicionais, filmes e sites para aprofundamento do estudo. Praticando Sugestão de atividades, no decorrer das leituras, com o objetivo didático de fortalecer o processo de aprendizagem do/a aluno/a. Atenção Chamadas para alertar detalhes/tópicos importantes que contribuam para a síntese/conclusão do assunto abordado. Saiba mais Informações complementares que contribuem na construção das sínteses/conclusões sobre os conteúdos abordados. Sintetizando Texto que busca resumir informações relevantes do conteúdo, facilitando o entendimento pelo(a) aluno(a) sobre trechos mais complexos. Exercício de fixação Atividades que buscam reforçar a assimilação e fixação dos períodos e conteúdos que o autor/conteudista achar mais relevante em relação a aprendizagem de seu módulo. Avaliação Questionário com 05 questões objetivas e/ou subjetivas, baseadas nos objetivos do curso e nos objetivos da disciplina, que oportunizam a verificação da aprendizagem dos capítulos e das unidades desse material didático. Para não finalizar Texto integrador, ao final do módulo, que motiva o(a) aluno(a) a continuar a aprendizagem ou estimula ponderações complementares sobre o módulo estudado. APRESENTAÇÃO Caro (a) aluno (a), Bem-vindo à disciplina Produção de Texto Escolar. Este é o nosso Caderno de Estudos, material elaborado com o objetivo de contribuir para a realização e o desenvolvimento de seus estudos, assim como para a ampliação de seus conhecimentos no tocante ao ensino do curso de pós-graduação Lato Sensu Especialização SECRETARIADO ESCOLAR. Para que você se informe sobre o conteúdo a ser estudado nas próximas semanas, conheça os objetivos da disciplina, a organização dos temas e o número de horas de estudo que deve ser dedicado a cada unidade. Os conteúdos foram organizados em unidades de estudo, subdivididas em capítulos de forma didática, objetiva e coerente. Eles serão abordados por meio de textos básicos, com questões para reflexão, que farão parte das atividades avaliativas do curso; serão indicadas também fontes de consulta para aprofundar os estudos com leituras e pesquisas complementares. Desejamos a você um trabalho proveitoso sobre os temas abordados nesta disciplina! Lembre-se de que, apesar de distantes, podemos estar muito próximos. OBJETIVOS - Formar profissionais capazes de acompanhar atividades de planejamento, de produção, de distribuição e desenvolvimento de ações de cunho administrativo- pedagógico. - Contribuir para a formação de um profissional com ampla visão da área administrativo-pedagógica que o capacite a atuar no planejamento, na organização e circulação de informações e funcionamento da atividade escolar. - Analisar o comportamento humano e as questões referentes a multidimensionalidade da administração pedagógica, sobre o convívio em ambientes comunitário e organizacional, na perspectiva da cultura, da condição social, dos hábitos e costumes. - Compreender e identificar as atividades administrativas e pedagógicas, e dar suporte organizacional aos setores da instituição educacional. INTRODUÇÃO/PROVOCAÇÃO Qual o papel do secretário de uma escola? Suas responsabilidades, atribuições e deveres? Esta atividade se confunde com o de um administrador, sua influência é vital para o sucesso da experiência escolar. O Secretário é um dos elementos a quem a Diretoria escolar delega poderes. Sua posição é tão importante que um dos requisitos para a autorização de funcionamento de uma escola é a existência de um secretário credenciado. A abordagem deste curso visa a secretaria escolar como o setor responsável por todos os serviços e funções destinadas a manter os registros, os arquivos de documentação dos alunos e dos funcionários, além de comunicados e expedições para apoiar o desenvolvimento do processo escolar, dando valor legal a toda a documentação expedida com aval do Secretário responsável e da Direção da Escola. Dentro de suas características, a Secretaria regula a admissão e a saída dos alunos e compõe os arquivos, os livros e os prontuários necessários para o devido funcionamento da escola. A Secretaria organizae mantém os arquivos de todos aqueles que já passaram pela escola, chamados de egressos, assim como mantém os registros que se referem a todos os alunos e professores ativos na escola. Os livros arquivados pela Secretaria são registros de matrícula, listagem de alunos, atas de reuniões e resultados, livra de transferências, livro de protocolos, livro de ponto dos funcionários, livro de requerimentos, livro de ofícios (que informam pais, alunos e órgãos responsáveis), livro de remessas circulares e comunicados internos e outros controles que cada instituição particularmente decide manter. O Secretário é responsável por planejar, coordenar e executar todos os trabalhos administrativos da escola dentro dos prazos estabelecidos, e também de participar das reuniões pedagógicas e de gestão escolar, com parceria direta com o diretor. Geralmente, a Secretaria tem horários específicos para atender a comunidade escolar e esse atendimento é feito em balcões de acesso externo à escola. Há quem diga que a Secretaria é o coração da escola, pois sem ela não existe história do aluno, do corpo docente, dos funcionários e da instituição como um todo. É muito importante valorizar este departamento e considerá-lo dentro da política escolar, pois é a Secretaria a responsável por todos os eventos burocráticos e legais de funcionamento da instituição. Agora já podemos ter uma idéia sobre a importância de uma secretaria escolar e com isso faço o convite para apronfundar-mos nossos conhecimentos nas diversas atividades e procedimentos que são pernitentes a esta função. UNIDADE 1 – SECRETARIA ESCOLAR. INTRODUÇÃO Para que se de inicio aos estudos sobre SECRETARIADO ESCOLAR e suas atribuições, vamos trabalhar de modo introdutório com conceito de escola e uma breve relação entre suas funções. A escola é uma organização que, como muitas outras, lida com pessoas. Sua peculiaridade está em ser a primeira instituição que os cidadãos, ainda crianças, conhecem depois da família. Mais ainda, uma instituição que, em complemento às famílias, tem a missão de educar. A experiência na escola contribui positivamente para desenvolver os sentimentos de confiança e satisfação de pertencer à sociedade e de exercer a cidadania. A secretaria escolar é a porta de entrada da escola para a comunidade externa. Ela é também responsável por toda a organização documental da escola, de seus alunos e professores, e que garante o controle de toda a situação escolar: • Atendimento; • Qualidade dos serviços; • Funcionamento; A secretaria escolar é um pino de sustentação da equipe administrativa e pedagógica e dela depende o bom funcionamento da organização da escola. Ela é o órgão responsável pelos serviços de escrituração, documentação, correspondência e processos em conjunto com o setor administrativo e o pedagógico da escola. Juntamente com o seu diretor, responde administrativamente e legalmente pela documentação escolar. A secretaria escolar é importantíssima na dinâmica de uma escola. É através do correto lançamento e da efetivação dos chamados registros escolares que são verificados: • Os direitos de um candidato à matrícula; • A regularidade da vida escolar; • O desenvolvimento da aprendizagem de um aluno; • O acompanhamento pedagógico; • Os resultados finais de cada aluno para promoção ou expedição de certificados de conclusão. A secretaria escolar representa para a comunidade o órgão de maior importância na produção e organização de informações para dentro e para fora da escola, pois faz a ponte de ligação entre pais e mestres, podendo assim dar um caráter pessoal no processo educacional do aluno. • Para dentro da escola inclui as informações usadas por alunos, professores e equipe técnico-administrativa. • Para fora inclui informações às autoridades públicas responsáveis pela administração de redes de ensino e pelas políticas nacionais. CAPÍTULO 1 – SECRETARIA ESCOLAR E SUAS ATRIBUIÇÕES O secretário/a escolar deve constituir-se muito além de um/a mero/a executor/a de tarefas burocráticas, mas de um/a profissional que tem em mãos dados essenciais para pensar estrategicamente o processo pedagógico da escola, bem como a memória dos sujeitos que nela estão ou estiveram inseridos. A amplitude de suas funções, o coloca em relação direta e permanente com diferentes áreas de atuação da Unidade Educativa, exigindo sua interação com todos os envolvidos, no trabalho escolar, “Em suas funções diárias, o secretário escolar deve ser mais do que uma pessoa encarregada de digitação das correspondências, manutenção do arquivo e atendimento de telefonemas. Às vezes, esse profissional é a ponte entre aqueles que tomam decisões gerenciais e os que executarão tais decisões; muitas vezes, porém, toma decisões e executa tarefas relevantes e decisivas. É, pois, nesse momento, verdadeiro assessor, função que exige competências e formação básica bem específicas (MEDEIROS e HERNANDEZ,1999,p.17)” O responsável pela Secretaria e o Secretário Escolar compõem o quadro funcional da instituição educacional e assumem responsabilidades essenciais à gestão escolar. No modelo organizacional abaixo, repare á importância da função exercida pela Secretaria Escolar. Fonte: MANUAL DE SECRETARIA ESCOLAR DO SISTEMA DE ENSINO DO DISTRITO FEDERAL PUBLICADO EM 2002 O grupo escolar e sua equipe devem tomar decisões coletivas, com relações hierárquicas flexíveis em busca do equilíbrio e do movimento das informações e encaminhamentos; podendo se ver como uma equipe nauilo que é realizado e criado, “neste caso a estrutura do grupo sustenta e esclarece a práxis entendida como o modo de agir no exercício da função” (LORENZONI,1993,p.117).” É através do secretário escolar e de sua organização, que a escola tem acesso a dados estatísticos de aprendizagem, sociais, familiares e sociais de seus/suas educandos/as, sendo que esta organização deve ser de fácil acesso a todos/as os membros da escola com a devida identificação destes documentos, “Não basta limpar, inventariar e organizar, é também fundamental reinstalar a informação a partir de uma nova organização, para que o acervo e a conservação condignos sejam possibilitados” (MAGALHÃES, 1999,p.59).” Dados que pode transformar-se em diagnósticos e fontes de pesquisa se bem utilizados e acompanhados, bem como medidas de conservação, manutenção e disponibilização. Tem-se como atribuições básicas da função do secretário escolar: • Responsabilizar-se pelo funcionamento da Secretaria Escolar; • Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares; • Cumprir as determinações da Direção; • Coordenar e fiscalizar o serviço da Secretaria Escolar, fazendo a distribuição a dos trabalhos entre seus auxiliares; • Manter em dia a escrituração, o arquivo, a correspondência escolar e o registro de resultados de avaliação de alunos; • Manter atualizado o arquivo de legislação e de documentação da unidade escolar; • Conhecer a legislação do ensino vigente, zelando pelo seu cumprimento, no âmbito de suas atribuições; • Manter o arquivo de documentação de alunos e funcionários lotados na unidade escolar, organizado de forma funcional, com capacidade de proporcionar rapidez nas informações; • Analisar, juntamente com a Direção ou Coordenação Pedagógica, as transferências recebidas; • Encarregar-se da correspondência oficial da unidade escolar, submetendo-a à • assinatura da Direção; • Elaborar relatórios, atas, termos de abertura e encerramento de livros e quadros estatísticos; • Divulgar, no prazo estabelecido, os resultados bimestrais das avaliações realizadas; • Entregar aos professores os Diários de Classe devidamente preenchidos, no que lhe compete; • Vetar a presença de pessoas estranhasna Secretaria Escolar, a não ser que haja autorização da Direção; • Divulgar e subscrever, por ordem da Direção, instruções, editais e todos os documentos escolares; • Secretariar solenidades e outros eventos que forem promovidos pela unidade escolar, quando necessário; • Manter atualizadas as pastas individuais dos servidores e alunos da unidade escolar; • Prestar esclarecimentos quando solicitado; • Atender aos corpos Docente, Discente e Técnico-Administrativo, prestando-lhes informações e esclarecimentos relativos à escrituração escolar e à legislação do ensino; • Participar de reuniões e treinamentos, quando convocado; • Instruir processos, quando solicitado, pelos órgãos competentes; • Acompanhar as reuniões dos Conselhos de Classe, registrando os resultados finais; • Assinar, junto com o Diretor, a documentação escolar dos alunos; • Responsabilizar-se pela autenticidade da documentação escolar expedida. Cabe ao secretário escolar e/ou educador/a olhar o cotidiano da escola e sua documentação, sujeitos que nela circulam, enquanto fonte de dados de uma categoria teórica que demonstra a vivência e as especificidades da experiência escolar diária. Mais do que preencher dados ou fichas, arquivar documentos rotineiros dividindo- os em ativos ou permanentes, participar de reuniões, atender a comunidade escolar é necessário compreender e interpretar os sujeitos e as situações; as ausências, os pedidos, os silêncios, os contextos de elaboração de uma proposta, uma atitude sem aparente justificativa, um abandono, todo o movimento da escola que reflete sua política e suas necessidades, “(..)o seu fazer perpassa, fundamentalmente, pelo caminho de que o secretário escolar é educador e como tal, interfere, sobremaneira, na condução das políticas educacionais da escola” (GAMA & CARVALHO,2010,p.3). É o secretário escolar que possui essas valiosas informações que podem ser exploradas para um diagnóstico do cotidiano escolar, seja para avaliar e compreender as faltas ou abandono escolar, buscar estratégias para o retorno destes alunos, traçar oportunidades para os alunos com dificuldade de aprendizagem, assim como atendimentos para suas famílias nas áreas sociais, de lazer e saúde, pesquisar quais disciplinas acarretam mais dificuldade em determinados contextos, elaborar planos que agilizem as rotinas administrativas, ou seja, atuar também na gestão da escola auxiliando sua proposta político-pedagógica. 1.1 Perfil do Secretário Escolar. O (A) Secretário (a) Escolar, deve organizar as diversas atividades do trabalho da Secretaria Escolar, organizar o ambiente e administrar coerente e conjuntamente os aspectos administrativos, econômicos e de relações humanas, empregando de forma adequada e segura recursos materiais e humanos colocados a sua disposição, com as seguintes competências administrativas: • Dignidade – O desempenho da profissão de secretário requer honra e dignidade; o secretário deve abster-se de qualquer comportamento que pressuponha infração ou implique descrédito para a instituição. • Integridade – a lealdade e a boa fé são requisitos para exercer a profissão de ecretário; o sigilo profissional exige a observância rigorosa do princípio da confidencialidade e da responsabilidade nos fatos e notícias que o profissional conhecer no exercício da sua profissão. • Discrição – é qualidade exigida para se salvaguardar o sigilo profissional. Constantemente chegam ao conhecimento do secretário assuntos confidenciais relacionados à escola que exigem discrição e contenção. • Polidez – o secretário deve abster-se de comentários desrespeitosos, jocosos para com alunos, colegas de profissão e superiores, duvidar da qualidade técnica das chefias ou criticar a administração do sistema. • Presteza – é obrigação de qualquer secretário oferecer a sua colaboração a todos os seus colegas, quando a sua intervenção for necessária para agilizar o trabalho e o funcionamento da instituição. • Atualização – cultivar os conhecimentos pertinentes à área para que seu trabalho atinja o rendimento máximo. • Organização – a eficiência do secretário facilita o trabalho da direção, selecionando e encaminhando a ela somente as obrigações que lhe são pertinentes. Deve haver prestação de contas e de tarefas ao diretor. Conhecimento e exatidão de procedimentos - o domínio dos procedimentos da secretaria poupa tempo, dá segurança à administração do estabelecimento de ensino e diminui gastos, como por exemplo, com impressos errados. Deve-se observar as normas regimentais da escola. • Apresentação – cultivar a comunicação correta, a aparência pessoal, a cor tesia, o respeito, a autodisciplina. • Pontualidade/assiduidade – a responsabilidade pelo funcionamento da instituição exige do secretário sua presença nos horários de atendimento. • Espírito de Equipe – o secretário alcançará maior produtividade e obterá melhores resultados se sua equipe souber claramente o que se espera dela, se • as instruções forem suficientemente claras, se forem traçadas metas, se houver um ambiente agradável e saudável. • Relações interpessoais – usar sempre as expressões: por favor, por gentileza e obrigado. Tais expressões fazem parte de uma boa educação. As responsabilidades do Secretário Escolar incidem sobre a unidade escolar como um todo: Grupo Técnico Pedagógico; Corpo Docente; Grupo de Apoio operacional e Corpo Discente. Qualidades a serem consideradas na ação administrativa do (a) Secretário (a): capacidade de liderança; capacidade de articulação; capacidadede decisão e capacidade de delegação de responsabilidades. O (A) Secretário (a) Escolar como líder deve ser: executivo (a); motivador(a); avaliador(a); controlador(a); coordenador(a); mediador(a) e orientador(a). Como o (a) Secretário (a) Escolar é o(a) responsável legal pela gestão daSecretaria Escolar, tendo por responsabilidade a escrituração e expedição dedocumentos escolares, autenticando-os pela aposição de sua assinatura, bemcomo a guarda e inviolabilidade dos arquivos escolares pelo registro de todos os atos escolares, a ética profissional no trato de todo esse trabalho administrativo é importantíssima. O padrão ético-profissional é definido a partir da compreensão de pessoa e sociedade. 1) A ética profissional evidencia: 2) Importância e valores; 3) Compromissos e postura ética; 4) Prelação pessoa x sociedade; 5) Caráter moral do ato profissional; 6) Concepção de pessoa x sociedade. 7) Falar sobre ética é falar sobre responsabilidade, deveres e condutas inerentes à profissão. 8) Ética é estar de acordo com os padrões de sua profissão: 9) Ter responsabilidade; 10) Regra moral que todo o profissional deve ter; 11) Compromisso de vida e com a vida. 1.2 Desenvolvimento da leitura e escrita em documentos oficiais. Considerando que a secretaria escolar é o primeiro contato com a comunidade escolar e com o público em geral, o secretário deve deter os conhecimentos pertinentes para bem atender a clientela que procura os serviços prestados pelo estabelecimento. PROPOSTA PEDAGÓGICA — é o documento da escola que contém: • Sua organização, seus princípios e sua filosofia; • Sua forma de atendimento; cursos e conteúdos ofertados, metodologia de ensino; • Sua matriz curricular, regime, calendário escolar; • Seus processos de avaliação, promoção, classificação, progressão parcial; • Seus recursos materiais e humanos. PLANO DE CURSO — é o plano de trabalho pedagógico de cada curso: contém os objetivos do curso, o cronograma das atividades propostas e o desenvolvimento dos conteúdos. REGIMENTO ESCOLAR — é documento legal onde constam todos os dados do estabelecimento de ensino: cursos ofertados, objetivos gerais e específicos, normas para admissão, avaliação, promoção e reprovação, obrigações, direitose deveres. É o conjunto das normas e regras que norteiam os procedimentos, os direitos e os deveres da equipe administrativa, professores e educandos. O regimento constitui uma síntese do projeto políticopedagógico da escola. Deve ser construído de forma participativa, envolvendo toda a comunidade escolar: corpo docente, corpo discente, pais de alunos, direção, equipe pedagógica, funcionários da escola, Conselho Escolar e APMF. EMBASAMENTO LEGAL DO REGIMENTO ESCOLAR: Constituição Federal, LDB nº 9394/96, Lei nº 8069/ 90 - Estatudo da Criança e do Adolescente, Deliberação nº 16/99-CEE – normatiza o Regimento Escolar. ESTRUTURA DO REGIMENTO ESCOLAR — deve ser ordenado por assunto, do geral para o particular, desenvolvido por títulos, capítulos e seções e composto por artigos. Deve focalizar os elementos fundamentais indispensáveis ao funcionamento de um estabelecimento de ensino. MATRÍCULA Efetivação da matrícula – exige-se extrema atenção para a leitura e cópia dos dados pessoais dos alunos, que devem ser retirados da certidão de nascimento ou casamento para o preenchimento do requerimento de matrícula. Deve-se recolher cópia dessas certidões para constar na pasta individual do aluno. Da cédula de identidade, do título de eleitor e da carteira de reservista devem-se retirar apenas os dados, não há necessidade de guardar cópia desses documentos. • Deferimento da Matrícula - o secretário deve atestar a regularidade e autenticidade dos documentos apresentados para matrícula, para que o diretor defira ou indefira as matrículas no prazo de 60 (sessenta) dias. • Matrícula de Ingresso – para matrícula na 1ª série do Ensino Fundamental o candidato deve ter 7 anos de idade ou facultativamente 6 anos completos até o dia 1º de março do ano letivo em que cursará esta série, conforme artigo 7º da Del. 09/01 CEE. • Matrícula por Tranferência – quando o aluno é recebido de outro estabelecimento de ensino, deverá apresentar histórico escolar ou declaração de transferência da escola de origem (validade de 30 dias), documentos pessoais, guia de transferência e cópia da matriz curricular quando a transferência for para o 2º ou 3º ano do Ensino Médio. • Cadastro do Aluno no Sistema SERE (Sistema Estadual de Registro escolar) – é o documento base que contém todos os dados referentes ao aluno e que dá suporte à expedição dos demais documentos de alunos. Preencher com a máxima atenção todos os campos com os dados necessários. • Geração do Disquete – a geração do disquete do arquivo de matrícula e obedece ao prazo estabelecido pela SEED, ou em casos especiais, quando solicitado. Alimentação e Atualização do Sistema SERE – o sistema deve ser alimentado ao final de cada bimestre ou semestre, conforme o sistema de avaliação regimentado pelo estabelecimento de ensino. • Livros Registro de Classe - devem ficar alocados na Secretaria da Escola e conter a lista dos alunos de cada turma no espelho. As informações sobre frequência e avaliações contidas nos livros registro de classe devem estar disponíveis e atualizadas para alimentar o Sistema SERE DOCUMENTAÇÃO DOS ALUNOS Para atender ao cronograma do estabelecimento de ensino o secretário deve observar as orientações seguintes: • Organizar e arquivar os documentos e respectivas cópias nas pastas individuais dos alunos; • Emitir as fichas individuais preenchidas e assinadas que devem ficar arquivadas nas pastas individuais; • Emitir o boletim escolar no final de cada período de avaliação; • Expedir os guias de transferência, declarações ou certidões, acompanhadas dos documentos necessários, quando solicitados; • Expedir os históricos escolares, preenchidos de acordo com as orientações da Coordenação de Documentação Escolar/SEED. • Digitar os dados solicitados pelo Censo Escolar no sistema, no prazo determinado; expedir ofícios, cartas, editais, convites e expedientes em geral e manter o controle dos mesmos através de livro-protocolo. • Manter cópias de segurança (back-up) dos dados da escola, e enviá-las ao NRE bimestralmente, ou em casos especiais, quando solicitado no sistema off line. RELATÓRIO FINAL Gerar o disquete do relatório final e emitir no prazo estabelecido pela SEED ou em casos especiais quando solicitado. 1.2.1 Documentos Oficiais. ATA Ata é o documento em que se registram, de forma exata e metódica, as ocorrências, decisões em assembléias, reuniões ou sessões realizadas por comissões, conselhos, congregações, corporações ou outras. É documento de valor jurídico. Por essa razão, deve ser redigida de tal maneira, que não se possa modificá-la posteriormente. Geralmente é lançado em livro próprio, devidamente autenticado, cujas páginas são rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e de encerramento, o que lhes dá cunho oficial. Na ata não se fazem parágrafos ou alíneas, escreve-se tudo seguidamente para evitar que nos espaços em branco se façam acréscimos. Deve-se preencher os eventuais espaços em branco com pontos ou outros sinais convencionais. Não se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redação, usa-se a palavra “digo”, depois da qual se repete a palavra ou expressão anterior ao mesmo erro. Em caso de contestações ou emendas ao texto apresentado, a ata só poderá ser assinada depois de aprovadas as correções. Assinam a ata, todas as pessoas presentes à reunião. Caso sejam necessários acréscimos ou retificações ao final da reunião, emprega-se a expressão “Em Tempo” seguido das assinaturas dos presentes. As partes de uma ata variam segundo a natureza das reuniões: as mais impor tantes e que mais freqüentemente aparecem, além do título e das assinaturas, são: • Dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso); • Local da reunião; • Pessoas presentes, devidamente qualificadas (diretor, diretor auxiliar, secretário, supervisores, orientadores, professores, etc.); • Presidente e secretário dos trabalhos; • Ordem do dia (discussões, conselho classe, reunião com pais, etc.) Modelo ATA: CERTIDÃO Trata-se de documento revestido de formalidades legais, fornecido por autoridade competente, a pedido do interessado, solicitado ou requisitado ex-officio por autoridade administrativa ou judicial, por processo ou documento qualquer em poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato, ou dar forma à existência de tal registro. Como um documento público, a certidão pode servir de prova de ato jurídico. As certidões podem ser de inteiro teor, ou resumidas, contanto que exprimam fielmente o que contém o original donde foram extraídas. Quando a cer tidão consiste em transcrição “verbum ad verbum”, ou seja é integral, recebe o nome de translado.É escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. No término, o servidor que a lavrou (Secretário (a)) deverá datar, assinar e levá- la para a conferência e assinatura do (a) Diretor (a). Partes: • Título: nome do documento; • Preâmbulo: alusão ao ato que determinou a expedição do documento. Também, quando for o caso, será mencionado o documento, ou livro, de onde a certidão está sendo extraída; • Texto: teor do que certifica: transcrição do documento original ou descrição do que foi encontrado; • Fecho: termo de encerramento; • Local e data (da expedição do ato); • Assinatura do Secretário e Diretor do Estabelecimento, a fim de que a certidão produza os efeitos legais desejados. Modelo CERTIDÃO: CONVITE E CONVOCAÇÃO O convite é o instrumento pelo qual se faz uma convocação, pede-se o comparecimento de alguém ou solicita- se sua presença no Estabelecimento de Ensino. A convocação corresponde ao convite, mas tem o sentido de intimação, exigindo o comparecimento, devendo ser justificado o não comparecimento. Já o convite é somente uma solicitação. Há mensagens sociais ou comemorativas:as primeiras em razão de acontecimentos de cunho social (instalação, inauguração, ou festividades referentes à escola) e as segundas por motivo de datas comemorativas (Dia das Mães, Dia dos Pais, do Professor, etc.). É preciso ter cuidado com as mensagens sociais: • Texto que se refira a homem e a mulher, no singular e no plural, observando-se os pronomes de tratamento corretos; • Nome e endereço certos do destinatário; • Atualização ou renovação do texto; • Revisão e atualização periódica do banco de dados, a fim de corrigir grafias, datas, endereços, etc. Quanto às mensagens comemorativas, que são, em geral, transmitidas por meio de escrita, o primeiro cuidado deve estar em que seu conteúdo atinja perfeitamente o objetivo visado. Modelo CONVITE CONVOCAÇÃO: DECLARAÇÃO. Significa a afirmação da existência de um fato, existência ou não de um direito. Tem valor documental e pode ser de vários tipos: para atestar comparecimento, freqüência, realização de cursos; para atestar recebimentos, pagamentos, doação; para atestar que profissional atuou no Estabelecimento, etc. Pode-se iniciar uma declaração assim: • Declaro, para fins de prova junto ao órgão...... • Declaro, para os devidos fins, que........ • Declaro, a pedido verbal de........ Modelo DECLARAÇÃO: EDITAL. Edital é o ato escrito oficial, contendo aviso, determinação, ou citação, mandado publicar por utoridade competente, no Órgão Oficial ou outros Órgãos de Imprensa, ou ainda, afixado em lugares públicos, como murais dos Estabelecimentos de Ensino onde pode facilmente ser lido por todos. São objetos de Editais: intimações, notificações, convocações e demais avisos que, por sua natureza, devem ter ampla divulgação, conforme a legislação vigente. • Título: denominação do ato: algumas vezes o título é completado com a espécie de edital de que se trata: de convocação, de citação, de anulação, etc; • Ementa: resumo do assunto do edital. Não é parte obrigatória do texto do edital; • Texto: desenvolvimento do assunto: havendo vários parágrafos, convém numerá-los com algarismos arábicos, de preferência. Não se numera o primeiro parágrafo; • Local e data; • Assinatura: nome da autoridade competente, indicando-se seu cargo ou função., Modelo EDITAL: FAX. É uma forma de comunicação rápida e deve ser utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, não desobrigando o encaminhamento a seu tempo, do documento original. O fax, por sua natureza, necessita de formulário apropriado em papel A4, uma vez que a comunicação chega ao destinatário via telefone, ficando o original do documento com o expedidor. MODELO FAX REQUERIMENTO É o instrumento que serve para solicitar algo a uma autoridade do serviço público. Não se envia requerimento a empresas comerciais ou a grêmios esportivos. Para estes casos, o pedido ou a solicitação é objeto de carta. O requerimento é a solicitação sob o amparo da lei, mesmo que o motivo seja suposto. A etição é o pedido, sem certeza legal ou sem segurança quanto ao despacho favorável. Quando concorrem duas ou mais pessoas, então teremos: • Abaixo-assinado (requerimento coletivo). Exemplos apropriados: • Nestes termos, • Aguarda deferimento. • Espera deferimento. MODELO REQUERIMENTO. CAPÍTULO 2 – ESCRITURAÇÃO ESCOLAR A escrituração escolar é o registro sistemático dos fatos relativos à vida escolar do aluno e da instituição educacional, com a finalidade de assegurar, em qualquer época, a verificação: • Da identidade do aluno; • Da autenticidade da vida escolar; • Da regularidade de seus estudos; • Do funcionamento da instituição educacional. No caso das instituições educacionais da rede pública de ensino, A escrituração escolar consta, dentre outros, de registros sobre: • Abertura e encerramento do ano ou semestre letivo; • Ocorrências diárias; • Aprovação, reprovação, promoção, progressão parcial; • Processos especiais de avaliação: avanço de estudos, classificação e reclassificação; • Exames supletivos; • Resultados parciais e finais de avaliação, de recuperação e a frequência dos alunos; • Expedição e registro de certificados e diplomas; • Investidura e exoneração de Diretor, Vice-Diretor, Supervisores e Chefe de Secretaria Escolar; • Visitas do órgão de inspeção de ensino; • Incineração de documentos; • Decisões do Conselho de Classe. Para registro da vida escolar do aluno e da instituição educacional são utilizados os seguintes instrumentos, dentre outros, considerando-se as peculiaridades e a esfera administrativa da instituição educacional: • Fichas; • Diários de classe; • Históricos escolares; • Certificados; • Diplomas; • Relatórios; • Atas; • Requerimentos; • Declarações; • Livro de registros; • Registro de avaliação processual, interventiva e funcional dos alunos da Educação Especial. • Plano de Atendimento Educacional Especializado da Sala de Recursos; • Plano de Atendimento Individual para alunos matriculados no Centro de Ensino Especial e em classes especiais na escola comum; • Registro individual de adequação curricular; • Registro individual de terminalidade específica para alunos com deficiência e transtorno global de desenvolvimento, quando for o caso. Os fatos relativos à vida escolar do aluno e à instituição educacional devem ser registrados em instrumentos próprios, elaborados para tal fim, devendo conter cabeçalho com nome da instituição educacional, nome e endereço completo da mantenedora, Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, ato legal de credenciamento/recredenciamento e de autorização para oferta da etapa e da modalidade da Educação Básica, bem como, telefone, sítio, correio eletrônico e Código de Endereçamento Postal - CEP. Os registros podem ser efetuados em livros, fichas, diários, meios magnéticos, sistemas informatizados de gestão escolar e outros, levando em consideração a natureza do fato. Alguns princípios como objetividade, simplicidade, autenticidade, racionalidade e legibilidade devem ser observados no ato da efetivação dos registros, resguardando a fidedignidade dos dados neles contidos. Todos os registros escolares efetuados e os documentos expedidos pela instituição educacional são, obrigatoriamente, assinados, com nomes sotopostos, pelo Diretor e pelo Secretário Escolar, corresponsáveis pela veracidade dos respectivos documentos. Suas assinaturas devem estar acompanhadas dos respectivos nomes, por extenso e sotopostos, bem como a função que exercem e o número do registro do diploma das respectivas habilitações. Ressalta-se que, no caso da rede pública de ensino, o Secretário Escolar deve cumprir os prazos estabelecidos pela Subsecretaria de Desenvolvimento Educacional no que se refere à atualização do sistema de informação, especialmente os dados relativos à abertura do ano letivo, ao lançamento das notas bimestrais/semestrais e ao fechamento do ano letivo. O lançamento das notas dos alunos no sistema de informação deverá ser concluído no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis após o término do bimestre ou do final do ano letivo. 2.1 Termos, Abertura e Encerramento. Todos os livros de escrituração escolar devem conter, na folha de rosto, o Termo de Abertura, devidamente datado e assinado, com nomes sotopostos, pelo Diretor e pelo Secretário Escolar da instituição educacional, com a indicação do número de páginas, sendo devidamente rubricadas, e da finalidade a que se destina o livro. Encerrado o livro de escrituração escolar, lavrar o Termo de Encerramento, anulando os espaços em branco, que, de igual forma, deverá ser assinado pelo Diretor, conforme modelos a seguir.É importante observar que para o Livro de Registro de Certificados de Conclusão do Ensino Médio e de Diplomas de Curso de Educação Profissional Técnica de Nível Médio, tanto o Termo de Abertura quanto o Termo de Encerramento deverão seguir os modelos previstos neste manual. 2.3 Registros Necessários pela Instituição Educacional. Investidura e exoneração/dispensa do Diretor, Vice-Diretor e Secretário Escolar. O Termo de Investidura deve ser lavrado após a posse, observando as informações mínimas abaixo relacionadas: • Data por extenso em que ocorreu a investidura (1 a 3); • Nome completo do investido (4); • Naturalidade (5); • Número de matrícula, quando for o caso (6); • Registro profissional da habilitação/autorização e órgão expedidor (7); • Número, órgão expedidor/UF e data de expedição da carteira de identidade (8); • Identificação da função de: Diretor, Vice-Diretor e Secretário Escolar (9); • Nome da instituição educacional (10); • Contrato de trabalho ou número do ato de nomeação e respectiva publicação no DODF (11); • Dia, mês e ano em que foi lavrada a ata (12); • Assinatura e nome sotoposto do(a) empossado(a)/ contratado(a) (13); • Assinatura e nome sotoposto da autoridade competente (14). O Termo de Exoneração deve ser lavrado após o desligamento da função, observando as informações mínimas abaixo relacionadas: • Data por extenso em que ocorreu a exoneração/dispensa (1 a 3); • Nome completo do exonerado (a)/dispensada(a) (4); • Identificação da função: Diretor, Vice-Diretor ou Secretário Escolar (5); • Nome da instituição educacional (6); • Recisão do contrato de trabalho ou do ato de exoneração/dispensa e respectiva publicação no DODF (7); • Cidade, dia, mês e ano em que foi lavrada a ata (8); • Assinatura e nome sotoposto do(a) exonerado(a)/ dispensado(a) (9); • Assinatura e nome sotoposto da autoridade competente (10). Ata de Abertura e de Encerramento de ano letivo ou semestre. A Ata de Abertura deve ser lavrada de acordo com a realidade da instituição educacional, observando as informações mínimas, abaixo relacionadas, bem como qualquer fato considerado relevante. A Ata de Abertura deverá conter: • Ano/semestre letivo que foi iniciado (1); Data, por extenso, em que foi feita a abertura do ano/semestre letivo (2 a 4); • Número e ano da Ordem de Serviço da SEDF que aprovou o Calendário Escolar vigente, no caso da rede pública de ensino, ou data da apreciação pela SEDF, no caso da rede particular (5); • Número de dias letivos a serem oferecidos (6); • Proposta pedagógica/matrizes curriculares aprovadas (7); • Atos legais que aprovaram as propostas pedagógicas e as matrizes curriculares (8); • Etapas/modalidades de educação e nome dos cursos oferecidos na educação profissional (9); • Turnos em que funciona a instituição educacional (10); • Total de alunos por turno (11); • Número de turmas (12); • Anos/séries anuais, períodos semestrais, blocos, segmentos, módulos, alternância regular de períodos de estudos, grupos seriados ou qualquer outra forma de organização (13); • Nome completo do Secretário Escolar da instituição educacional (14); • Assinatura e nome sotoposto do(a) Secretário(a) Escolar da instituição educacional (14); • Assinatura e nome sotoposto do (a) Diretor (a) da instituição (15). A Ata de Encerramento do ano letivo deve ser lavrada de acordo com a realidade da instituição educacional, registrando as informações relacionadas, a seguir, bem como qualquer fato considerado relevante: • Ano ou semestre letivo cujas atividades foram encerradas na instituição educacional (1); • Data, por extenso, em que se encerrou o ano ou o semestre letivo (2 a 4); • Número e ano da Ordem de Serviço da SEDF que aprovou o Calendário Escolar vigente, no caso da rede pública de ensino, ou data da apreciação pela SEDF, no caso da rede particular (5); • Total de dias letivos cumpridos (6); • Proposta pedagógica/matrizes curriculares (7); • Número(s)/ano(s) dos pareceres do Conselho de Educação do Distrito Federal – CEDF ou Ordem de Serviço - SEDF que aprovaram as propostas pedagógicas e matrizes curriculares (8); • Turnos em que funciona a instituição educacional (9); • Etapas/nível/modalidades da Educação Básica e cursos • Oferecidos na Educação Profissional (10); • Nome completo do Secretário Escolar (11); • Assinatura e nome sotoposto do(a) Secretário(a) Escolar da instituição educacional (12); • Assinatura e nome sotoposto do(a) Diretor(a) da instituição Educacional (13). Cadastro do corpo técnico-administrativo e docente. O Cadastro consiste no registro dos dados pessoais e funcionais de todo o corpo técnico-administrativo e docente da instituição educacional e deve conter as seguintes informações: • Nome completo; • Matrícula, quando houver; • Endereço residencial; • Sexo; • Telefone; • Estado civil; • Naturalidade/nacionalidade; • Nome do cônjuge; • Nome do(s) dependente(s) se houver; • Número de identidade, órgão emissor, data de expedição; • Filiação; • Número do CPF; • Dados do título de eleitor; • Número do certificado de reservista; • Data de admissão na instituição educacional; • Data de afastamento/desligamento da instituição educacional; • Escolaridade; • Titulação/registro; • Cargo; • Turno/período de trabalho; • Outros dados julgados pertinentes. Atenção: deverão constar, na pasta/no dossiê do funcionário/servidor, cópias dos documentos comprobatórios. Reuniões. As reuniões realizadas pela instituição educacional, no decorrer do ano letivo, devem ser registradas em ata, conforme a sua natureza: • pedagógicas; • de conselhos de classe ou de comissões de professores; • de pais e mestres; • de conselhos escolares; • de associações; • administrativas; • e outras que se fizerem necessárias. Ocorrências. Devem ser registrados os fatos e as visitas de cunho administrativo e pedagógico, considerados relevantes e/ou atípicos na rotina escolar. Livros e materiais didáticos. Devem ser relacionados os livros e os materiais didáticos adotados no ano/semestre letivo por etapa, ano/série, ciclo e modalidade. Concessão de gratuidade. As instituições de rede particular devem manter registradas as concessões de gratuidade e/ou reduções nas mensalidades escolares, fazendo constar os seguintes dados do aluno: nome completo, matrícula, ano/semestre letivo, etapa, ano/série e modalidade, valor total da mensalidade, percentual do desconto, valor final a ser pago e assinatura do aluno ou do seu responsável, quando menor de idade. Expedição e registro de diplomas e/ou certificados A expedição e o registro de diplomas e/ou certificados são atos de responsabilidade exclusiva das instituições educacionais do Sistema de Ensino. Os documentos escolares de conclusão de cursos/estudos efetuados pelos alunos, com os direitos que deles decorrem, são: • Diploma: expedido quando da habilitação da educação profissional técnica de nível médio, que confere direito ao exercício de uma profissão. • Certificado: expedido quando da conclusão do Ensino Fundamental ou Ensino Médio, de capacitação, de aperfeiçoamento, de especialização, de atualização profissional e outros de caráter geral. • Certificação Parcial: expedida quando da conclusão de componente curricular ou do conjunto de componentes, em caráter obrigatório, no caso dos exames supletivos, e em caráter optativo na educação profissional. As instituições educacionais devem ter rigoroso controle da expedição desses documentos. Na elaboração dos instrumentos devem constar as especificações abaixo, quando for o caso, e observada a legislação vigente. Certificado de Conclusão do Ensino Médio: FRENTE • Inscrições: “República Federativa do Brasil”• Nome e endereço completos da instituição educacional; • Logomarca da instituição, quando houver; • Nome da entidade mantenedora, quando se tratar de instituição educacional da rede particular de ensino; • Ato legal, número e data de credenciamento da instituição educacional; • Fundamentação legal: leis e seus artigos, resoluções, portarias, pareceres e ordens de serviço de aprovação do curso e a matriz curricular; • Especificação do documento expedido: certificado de conclusão do Ensino Médio ou diploma de conclusão de educação profissional técnica de nível médio; • Habilitação, área profissional e data de conclusão do curso, se diploma; • Nome do titulado, data de nascimento, nacionalidade e naturalidade (cidade e unidade da federação); • Número da carteira de identidade, órgão expedidor e data de expedição, ou registro nacional de estrangeiros, quando for o caso; • Cidade e data de expedição do documento; • Assinatura do Diretor e do Secretário Escolar com os nomes sotopostos e os números dos registros profissionais ou dos diplomas; • Assinatura do titulado. VERSO • Especificação de registros e de dados, de acordo com a legislação vigente que normatiza; • Número do registro, da folha, do livro de registros, data do registro; • Número e data do Diário Oficial do Distrito Federal em que foi publicado o nome do concluinte; • Nome da instituição educacional, cidade, UF e a data de conclusão do Ensino Médio, quando se tratar de diploma; • Número de identificação do curso (NIC) no Sistema Nacional de Informações da Educação Profissional Tecnológica – SISTEC (com exceção do extinto curso normal em nível médio, na emissão de segunda via); • Assinatura do Diretor (a) e do(a) Secretário(a) Escolar da- instituição educacional, com os nomes sotopostos e os números dos registros profissionais ou dos diplomas; • Observações e apostilamentos, quando houver, deverão ser assinadas pelo Diretor e Secretário Escolar. No Certificado de Formação Inicial e Continuada de Trabalhadores da Educação Profissional. • Selo nacional e brasão das armas de Brasília; • Inscrições: “República Federativa do Brasil ”e “Distrito Federal”; • A logomarca da instituição educacional, quando houver; • Nome e endereço completos da instituição educacional; • Nome da entidade mantenedora da instituição educacional, quando se tratar da rede particular de ensino; • Ato legal e data de credenciamento da instituição educacional; • Fundamentação legal: leis e seus artigos, resoluções, portarias, pareceres e ordens de serviço que aprovam o curso e a matriz curricular; • Especificação do documento expedido: certificado de formação inicial e continuada de trabalhadores da educação profissional; • Curso, área profissional, título da ocupação, data de conclusão do curso; • Nome do titulado, data de nascimento, nacionalidade e naturalidade (cidade e unidade da federação); • Número da carteira de identidade, órgão expedidor e data de expedição, ou registro nacional de estrangeiros, quando for o caso; • Cidade e data de expedição do documento; • Assinatura do Diretor e do Secretário Escolar da instituição educacional, com os nomes sotopostos e os números dos registros profissionais ou dos diplomas; • Assinatura do titulado. Certificação Parcial para Educação Profissional • Selo nacional e brasão das armas de Brasília; • Inscrições: “República Federativa do Brasil ”e “Distrito Federal”; • Especificação do documento expedido: “certificação parcial”; • Nome e endereço completos da instituição educacional; • A logomarca da instituição educacional, quando houver; • Nome da entidade mantenedora da instituição educacional; • Ato legal e data de credenciamento da instituição educacional; • Fundamentação legal: leis e seus artigos, resoluções portarias, pareceres e ordens de serviço que aprovaram o curso e a matriz curricular; • Nome do titulado, data de nascimento, nacionalidade e naturalidade (cidade e unidade da federação); • Número da carteira de identidade, órgão expedidor e data de expedição, ou registro nacional de estrangeiros, quando for o caso; • Cidade e data de expedição do documento; • Habilitação, área profissional, no caso da educação profissional, e etapa/modalidade no caso dos exames supletivos da Educação de Jovens e Adultos; • O(s) nome(s) do(s) componente(s) curricular(es) e respectiva(s) carga(s) horária(s) e resultado final; • Assinatura do Diretor e do Secretário Escolar da instituição educacional, com os nomes sotopostos e os números dos respectivos registros profissionais ou dos diplomas; • Assinatura do titulado. No Livro de Registro de Certificados de Conclusão do Ensino Médio e de Diplomas de Curso de Educação Profissional Técnica de Nível Médio também deverão constar o Termo de Abertura e o Termo de Encerramento. No livro de registro devem constar, para cada diploma ou certificado registrado, os seguintes dados: • Certificado/diploma (1); • Número de ordem do registro, que permanecerá imutável, sendo Sequenciada sua numeração, independente do término do livro e do ano letivo (2); • Habilitação/curso – área, número do NIC (3, 4 e 5); • Data de conclusão do curso (6); • Data de expedição do Diploma e/ou Certificado (7); • Nome completo do titulado sem abreviação (8); • Cidade/UF e data de nascimento (9); • Nacionalidade (10); • Naturalidade/UF (11); • Número da cédula de identidade, órgão expedidor e data de expedição (12); • Número do Diário Oficial e data de Publicação (13); • Assinatura do Diretor e do Secretário Escolar (14); • Data de efetivação dos dados do DODF no livro de registro de • Diplomas e de Certificados (15); • Nome completo, RG e assinatura de quem recebeu o documento (16); • Campo destinado a quaisquer observações pertinentes (17). PROCEDIMENTOS PARA REGISTRO DOS DIPLOMAS E CERTIFICADOS: • Expedir, logo após a conclusão do Ensino Médio ou curso da educação profissional técnica de nível médio, em conformidade com a Portaria nº 510/2002-SEDF, os respectivos diplomas e certificados; • registrar os diplomas e os certificados em livro próprio e de acordo com as normas estabelecidas pela Portaria nº 226/2008 - SEDF; • Transcrever do livro de registro de diplomas e certificados para o verso dos diplomas e/ou certificados os seguintes dados: número do registro, número da folha, número do livro e a data da efetivação do registro; • Elaborar relação nominal dos concluintes do Ensino Médio, da Educação de Jovens e Adultos, do curso normal em nível médio e da educação profissional técnica de nível médio, com os seguintes dados: • Cabeçalho, com o nome da instituição educacional em “CAIXA ALTA” e ato de credenciamento/recredenciamento da instituição educacional; • Nome do curso em “CAIXA ALTA”; • Número do livro de registro de diplomas e certificados; • Nome do concluinte (sem abreviação), número de registro e número da página; • No final da relação informar os nomes do Diretor e Secretário Escolar e número dos respectivos registros profissionais ou número da autorização precária, no caso do Secretário Escolar. PROCEDIMENTOS PARA A PUBLICAÇÃO NO DIÁRIO OFICIAL. A instituição educacional deverá solicitar a publicação da relação de concluintes à Coordenação de Supervisão Institucional e Normas de Ensino - Cosine, no prazo máximo de 90 (noventa) dias, a contar da conclusão do curso ou exames, por meio de requerimento. No requerimento deverá constar: a identificação da instituição educacional, o ato de credenciamento, o código de identificação do INEP, declaração expressa da fidelidade da relação constante no meio magnético em relação aos registros, informando o número de registro inicial e final da relação encaminhada e o quantitativo de concluintes da relação.O arquivo com a relação nominal dos concluintes deve obedecer aos critérios de formatação estabelecidos pelas normas para publicação no Diário Oficial do Distrito Federal, estabelecidas pela Portaria n° 226/2008 – SEDF, quais sejam: 1. Fonte Times New Roman tamanho 9 (nove); 2. Salvar o documento em Rich text format; 3. Configuração da página, necessariamente: margem superior 1 cm, margem inferior 0 cm, margem esquerda 1 cm e margem direita 0 cm, matriz 0 cm, cabeçalho e rodapé 0 cm. Tamanho do papel: largura 13 cm e altura 29 cm; 4. gravar o arquivo em CD, preferencialmente regravável, identificando-o com o nome da instituição educacional, nome do Secretário Escolar e o número de telefone. Os Diplomas e/ou Certificados só poderão ser entregues aos concluintes após a transcrição dos dados do DODF, no verso do documento. A segunda via dos Diplomas e/ou Certificados, registrados anteriormente à Portaria nº 61/91-SE de 27/11/91, será expedida pela instituição educacional, devendo o registro ser efetivado pela Secretaria de Estado de Educação. Na emissão da segunda via de Diploma e/ou Certificado não se fará publicação no DODF. 2.4 Matrícula. Requerimento de Matrícula é o documento formal que vincula o aluno a uma unidade escolar. O Requerimento de Matrícula é elaborado pela unidade escolar, contendo dados de identificação do aluno, endereço residencial, curso, série, turno, turma, ano letivo, cor, raça, data, assinatura do responsável legal, deferimento da Direção e espaço para observação. O Requerimento de Matrícula, por sua natureza, é de tal responsabilidade que não pode ser preenchido simplesmente pelo próprio aluno ou responsável legal, mas com acompanhamento, assistência, conferência de dados, documentos e assinaturas por funcionários experientes ou treinados da Secretaria Escolar. A matrícula só pode ser deferida pelo(a) Diretor(a) quando for constatado que os documentos do aluno estão completos, conforme a legislação vigente, assumindo a responsabilidade sobre qualquer irregularidade na documentação apresentada pelo aluno ou responsável legal. O Requerimento de Matrícula não deve conter rasuras, espaços em branco ou aplicação de corretivos. A matrícula escolar é o ato formal que vincula o estudante a uma instituição educacional. A matrícula é requerida à instituição educacional pelo interessado ou por seus pais ou responsáveis e deferida em conformidade com dispositivos regimentais e da legislação em vigor. Deferida a matrícula, os documentos apresentados passam a integrar o dossiê escolar ou a pasta individual do estudante. No caso de documentação incompleta, a instituição educacional estabelece, a seu critério, prazo para a entrega. É assegurado o direito de matrícula na Educação Infantil – préescola, primeiro e segundo períodos, à criança com idade de quatro e cinco anos, respectivamente, completos ou a completar até 30 de junho do ano do ingresso. Para a matrícula inicial no Ensino Fundamental, o estudante deve ter a idade mínima de seis anos. É assegurado o direito de matrícula, com acompanhamento didático pedagógico, adequado ao seu desenvolvimento, à criança que: I. Concluir a Educação Infantil, independente da idade; II. Completar seis anos de idade, até 30 de junho do ano da matrícula. A falta da certidão de nascimento não constitui impedimento para a aceitação da matrícula inicial no Ensino Fundamental, devendo a instituição educacional orientar os pais e/ou responsáveis quanto aos procedimentos para obtenção do documento ou providenciá-lo por conta própria. Na falta de comprovante da escolarização anterior, exceto o primeiro ano ou série do Ensino Fundamental, é permitida a matrícula em qualquer ano ou série, etapa ou outra forma de organização da Educação Básica que melhor se adéque ao estudante, mediante classificação realizada pela instituição educacional, conforme normas regimentais. A classificação depende de aprovação do estudante em avaliação realizada por comissão de professores, habilitados na forma da lei, designada pela direção da instituição educacional para esse fim. A classificação suprirá, para todos os efeitos escolares, a não comprovação de vida escolar anterior, devendo ser registrada em ata e no histórico escolar do estudante. É permitida a progressão parcial para o ano subsequente do 6º para o 7º ano, do 7º para o 8º ano e do 8º para o 9º ano do Ensino Fundamental de duração de nove anos e da 1ª para a 2ª série e da 2ª para a 3ª série do Ensino Médio, com dependência em até dois componentes curriculares, de acordo com as normas regimentais. Nas turmas remanescentes do Ensino Fundamental de oito anos é permitida a progressão parcial da 5ª para a 6ª série, da 6ª para a 7ª e da 7ª para a 8ª série. A matrícula em curso de Educação de Jovens e Adultos e em cursos de Educação a Distância pode ser feita mediante comprovação de escolarização anterior ou critérios de classificação ou reclassificação definidos pela instituição educacional em seu Regimento Escolar e na sua proposta pedagógica. O número máximo de estudantes por turma, nos cursos presenciais, deve respeitar a capacidade da sala de aula, de acordo com norma específica. Documentos necessários para matrícula: • Requerimento de matrícula escolar contendo os dados dos documentos de dentificação; • Foto recente; • Cópia da certidão de nascimento ou da carteira de identidade (para maiores de 16 nos) ou certidão de casamento, quando for o caso; • Histórico escolar original ou declaração provisória, também original (observar que a declaração provisória tem validade de 30 dias); • Ficha individual do aluno ou relatório individual original, no caso de séries/anos não concluídas (os); • Cartão de vacina para alunos a serem matriculados na Educação Infantil ou nas séries iniciais do Ensino Fundamental; • Carteira de identidade de estrangeiro, quando for o caso; • Especialmente para o curso de Educação Profissional Técnica em Radiologia, o aluno deverá, no ato da matrícula, necessariamente, apresentar o certificado de conclusão do Ensino Médio e possuir 18 anos completos. HISTÓRICO ESCOLAR Histórico Escolar é o documento que registra a vida escolar do aluno. Deve ser preenchido em duas vias, devidamente datado e assinado pelo Secretário Escolar e Diretor da unidade escolar, com seus respectivos carimbos, sendo uma via entregue ao aluno e a outra arquivada em sua pasta. No cabeçalho, além dos dados da unidade escolar, como nome, nº do ato legal de Autorização de Funcionamento deve constar os dados do aluno, e a última série cursada por ele. O registro das notas deve ser de acordo com o dos canhotos ou das Atas de Resultados Finais. O registro da carga horária deve ser de acordo com a estabelecida na Matriz Curricular aprovada e operacionalizada. O Histórico Escolar não deve conter rasuras, espaços em branco ou aplicação de corretivos. Todos os esclarecimentos sobre a vida escolar do aluno devem ser apostilados no verso do Histórico Escolar, contendo data e assinatura do Secretário Escolar e do Diretor, com seus respectivos carimbos. Dados essenciais no histórico escolar: Cabeçalho, contendo: • nome da instituição educacional; • nome do mantenedor; • endereço completo da instituição, com telefone e/ou e-mail; Parecer de credenciamento. • dados do aluno: • nome completo, conforme certidão de nascimento; • filiação; • nacionalidade; • naturalidade; • data de nascimento. Na organização, registrar: • a ordenação e a sequência dos anos/séries, ciclos, níveis, etapas, por ano/semestre, currículo desenvolvido, matriz curricular (base Procedimentos básicos para a matrícula: • Divulgar, no caso da rede pública de ensino, o número de vagas remanescentes, após a renovação interna e externa de matrículas, e remanejamento escolar,para atendimento às matrículas novas, de acordo com a estratégia de matrícula e com os períodos estabelecidos no lendário de matrícula. Em se tratando de instituição particular, observar o respectivo Regimento Escolar aprovado; • Atender ao interessado, ou seu responsável quando menor de idade, ouvindo suas pretensões; • Analisar a documentação apresentada; • Encaminhar o interessado, ou seu responsável, quando menor de idade, para a direção, nos casos de equivalência, adaptação e aproveitamento de estudos; • Preencher a ficha de matrícula escolar ou equivalente, em uma via, com os dados fornecidos pelo interessado, ou seu responsável quando menor de idade; nacional comum e parte diversificada), de acordo com a Proposta Pedagógica da instituição educacional; • carga horária anual/semestral ministrada, que deve ser de acordo com a Matriz Curricular aprovada e operacionalizada; • frequência; • resultado da aprendizagem expresso em notas, conceitos ou menções, conforme sistemática adotada, indicando sempre. “No qual o mínimo para aprovação no componente, conforme Regimento Escolar.” No campo de observações deverá ser registrado: • procedimentos de regularização de vida escolar promovido pela instituição educacional, nos casos de classificação, de reclassificação, de avanço de estudos entre outros; • outras informações relevantes. • Colher a assinatura do interessado, ou seu responsável, quando menor de idade, na ficha de matrícula escolar ou equivalente; • Identificar as fotos do aluno, escrevendo nome completo e curso/série/etapa/turma no verso dessas; • Devolver ao interessado, ou seu responsável quando menor de idade, os documentos pessoais originais apresentados, após proceder à anotação dos dados necessários; • Organizar fotografias, ficha de matrícula escolar, declaração provisória para matrícula ou histórico escolar, ficha individual ou relatório individual, quando for o caso, e documentos comprobatórios da classificação, no que diz respeito à ausência de comprovante de escolarização anterior, quando for o caso; • Encaminhar à direção da instituição educacional todos os documentos relacionados no item anterior para deferimento da matrícula; • Compor a pasta/o dossiê do aluno, após deferimento da matrícula, contendo capa com nome do aluno; data de nascimento; ano/série/turma; • Número de matrícula; • Número do programa social, quando for beneficiário; identificação do aluno quanto às necessidades educacionais especiais, quando for o caso; • Anos de escolaridade, se aluno em regime de progressão parcial com dependência; resultado final e observações quanto a estar em dependência e respectivos componentes curriculares; • Número de matrícula; • Listar e controlar rigorosamente as matrículas efetivadas com declaração provisória para matrícula para complementação posterior da documentação, observando o prazo de 30 (trinta dias) para o seu vencimento, bem como de outras pendências referentes a documentos; • Quando a instituição educacional assegurar em seu Regimento Escolar o regime de progressão parcial com dependência, listar as matrículas dos alunos que optaram pela dependência para, posteriormente, emitir a ficha individual do aluno e de transferência, bem como demais registros. Procedimentos para casos de documentação incompleta ou inexistente. Os procedimentos administrativos a serem seguidos, no caso da falta de comprovante da escolarização exigida para a matrícula, são: • Dar ao interessado, ou o seu responsável, quando menor de idade, nova oportunidade para a entrega dos documentos; Nesse caso: • Efetivar a matrícula do aluno no ano/série/etapa correspondente ao nível de desenvolvimento/conhecimento demonstrado após o exame de classificação; • Registrar o fato em ficha individual ou relatório individual do aluno e no livro de ata de exames e processos especiais de avaliação, mantendo os instrumentos de avaliação. Arquivados na pasta/no dossiê do aluno, juntamente com cópia da ata; • Fazer observação no histórico escolar quando este for emitido, citando a legislação vigente que fundamentou o procedimento. Observações: • A transferência dar-se-á pela Base Nacional Comum da matriz curricular, portanto, a divergência dessa matriz em relação aos componentes curriculares da parte diversificada não constitui impedimento para aceitação de matrícula; • O histórico escolar é o documento oficial para matrícula em qualquer instituição educacional; • Em caso de dúvida sobre a interpretação de documentos para efetivação da matrícula, a própria instituição educacional deverá solicitar à instituição de origem, diretamente ou por intermédio do órgão próprio de inspeção, os elementos indispensáveis ao entendimento; • É vedado a qualquer instituição educacional receber como aprovado o aluno que, segundo os critérios regimentais da instituição educacional de origem, tenha sido reprovado, ressalvados casos de: 1. Matrícula com dependência em até dois componentes curriculares, quando esta estiver prevista no Regimento Escolar da instituição educacional de destino; 2. Inexistência, no currículo, das competências e das habilidades em que tenha sido reprovado na instituição educacional de origem, desde que seja possível a adaptação ao novo currículo. • No caso de documentação incompleta para efetivação da matrícula, a instituição educacional, a seu critério, observando o seu Regimento Escolar, estabelecerá o prazo para entrega, estipulando que a declaração provisória para matrícula tem validade de 30 (trinta) dias; • A falta da certidão de nascimento não constitui impedimento para a matrícula inicial no Ensino Fundamental, cabendo à instituição orientar o interessado na aquisição desse documento ou providenciá-lo por conta própria. Transferência – Expedição. Trata-se do deslocamento do aluno de uma instituição educacional para outra, ou da circulação de estudos entre etapas e modalidades da Educação Básica, como, por exemplo, em casos de transferência do aluno do Ensino Regular para a Educação de Jovens e Adultos. A transferência realizar-se-á: • de uma instituição educacional para outra congênere; • de uma Unidade da Federação para outra; • de um país para outro; • de uma modalidade de ensino para outra. Procedimentos básicos: A matrícula de transferência dar-se-á por requerimento do próprio aluno, se maior, ou dos pais ou responsáveis, quando menor. A instituição educacional deverá emitir em duas vias: • o histórico escolar, quando a transferência ocorrer ao final do ano letivo, lançando no campo apropriado todas as informações necessárias para o completo esclarecimento da vida escolar do aluno tais como as relativas aos processos especiais de avaliação, dispensa de educação física, opção pelo ensino religioso, dependências, classificação, reclassificação, equivalência de estudos e outras que se fizerem necessárias; • o histórico escolar, a ficha individual do aluno, a transferência ou o relatório individual do aluno, quando a transferência ocorrer durante o ano letivo. • entregar ao interessado ou seu responsável, quando menor de idade, o original do histórico escolar, a ficha individual do aluno e a de transferência ou relatório individual do aluno, conforme o caso, colhendo a devida assinatura na(s) cópia(s) pelo recebimento do(s) documento(s), bem como arquivá-la(s) na pasta/no dossiê do aluno, remanejandoa (s) para o arquivo permanente; • notificar os professores da turma sobre a transferência do aluno, quando ela ocorrer durante o ano letivo, e orientá-los a anular os campos destinados aos registros da frequência e das avaliações no diário de classe, a partir da data da transferência. Observações:• O histórico escolar é o documento oficial para a matrícula em outra instituição educacional, portanto, deverá ser expedido: a) nos termos da legislação vigente e sem rasuras; b) datado e assinado pelo (a) Diretor (a) e pelo(a) Secretário(a) Escolar, com os nomes sotopostos e os números dos registros profissionais ou dos diplomas; • Constitui direito do aluno, pai ou responsável, quando for o caso, solicitar a transferência, não podendo ser negada ou retida, conforme legislação vigente; • A instituição educacional não deve adotar o procedimento de anexar documentos ao histórico escolar. Quando houver dificuldade na transcrição de dados deve utilizar-se do espaço destinado a “observações/outras informações” para transcrever todos os dados relativos à vida escolar do aluno, datando e assinando as observações feitas; • Quando a transferência do aluno ocorrer durante o ano letivo, compete à direção da instituição educacional de origem orientar a instituição educacional de destino, bem como aos seus pais e/ ou responsáveis, sobre as adaptações necessárias; • O histórico escolar ou a ficha individual do aluno/relatório individual do aluno deverá ser acompanhado de informações sobre programas, livros e outros materiais de ensino, utilizados pelo aluno, sempre que for solicitado; • Somente em casos excepcionais, quando for impossível fornecer de imediato, os documentos definitivos ao interessado ou ao seu responsável, quando menor de idade, os documentos definitivos, • A instituição educacional poderá emitir uma declaração provisória com validade de até 30 (trinta) dias, respeitadas as disposições regimentais, contendo os dados necessários para a efetivação da matrícula do aluno na instituição de sua opção. CURIOSIDADES !!! ESTRUTURAS EDUCACIONAIS DE DIVERSOS PAÍSES EQUIVALÊNCIA DE ESTUDOS 2.5 Dispensa de Educação Física Com amparo legal, em que a Educação Física é facultativa ao aluno. Deve ser registrado o motivo da dispensa e o amparo legal no diário de classe, na ficha individual do aluno, na ficha de transferência, no histórico escolar e na ata de resultados finais de alunos. Poderá ser liberado da prática da Educação Física, de acordo com o estabelecido na Lei n° 10.793, de 1° de dezembro de 2003, em todas as etapas e modalidades de ensino: • O aluno que cumpra jornada de trabalho igual ou superior a 6 (seis) horas diárias; • O aluno maior de 30 (trinta) anos de idade; • O aluno que estiver prestando serviço militar inicial ou que, em situação similar, estiver obrigado à prática de Educação Física; • O aluno amparado pelo Decreto-Lei nº 1.044, de 21/10/69 e pela Lei nº 6.202, de 17/04/75; • O aluno que tenha prole. Procedimentos básicos: • Orientar o aluno, os pais ou o responsável, quando o aluno for menor, no sentido de requerer a dispensa de Educação Física, tão logo o fato se justifique; • A dispensa de que trata a Lei nº 10.793/2003 não é compulsória. • Para efetivá-la, é necessário que haja vontade do aluno, do pai ou responsável, devidamente comprovada; • Informar ao professor de Educação Física a data em que foi concedida a dispensa do aluno; • Registrar, na ficha individual do aluno e na de transferência, a dispensa e respectivo amparo legal, bem como no histórico Escolar, no diploma ou no certificado; • Arquivar na pasta/no dossiê do aluno o documento comprobatório da dispensa; • Outros fatos considerados necessários pela instituição educacional. Observações: • Caso seja observado que a carga horária mínima prevista por lei não foi contemplada, fica subentendido que tal dispensa deve ser compensada com outras atividades pedagógicas; • Para os casos de dispensa/atestado médico temporário, comunicar de imediato aos professores para que procedam aos exercícios domiciliares. UNIDADE 2 – TRABALHANDO COM ARQUIVOS ESCOLARES INTRODUÇÃO ORGANIZANDO E DESCOBRINDO A HISTÓRIA DE CADA ESCOLA O mais fascinante do trabalho com a Educação é a ampla possibilidade de abordagens que ele comporta. O limite deve ser o da imaginação, e a melhor imaginação é aquela que não tem limites. Embora a relação professor aluno dentro da sala de aula seja imprescindível, ela deve ser cada vez mais emparelhada com outras propostas de trabalho, capazes de motivar os aprendizes a uma prática mais atuante e participativa, já que crianças e jovens, estimulados pelos múltiplos apelos tecnológicos da modernidade, mostram-se cada vez menos dispostos a sentar-se passivamente diante do professor e dele receberem o conhecimento pronto. Uma das mais importantes contribuições que o professor pode oferecer a seus alunos nestes nossos tempos é ensiná-los a procurar, a produzir e a organizar o conhecimento. Neste capítulo em arquivos escolares contém preciosa informação técnica, útil e necessária para qualquer tipo de unidade escolar, que tem a obrigação de guardar e zelar pelos documentos referentes às diversas gerações de estudantes que por ali passaram.. Tendo este capítulo como guia de trabalho e material regulamentador em conformidade com a legislação pernitente, a direção e os professores poderão interessar um grupo de alunos na tarefa de ajudar a organizar o arquivo de sua escola. Além do trabalho material com o arquivo vinculado as função do Secretariado Escolar, em que a manipulação responsável e cuidadosa dos documentos terá grande importância, será possível lançar também a proposta de fazer um boletim informativo a partir dos dados levantados: falar sobre a fundação da escola, sua relação com a história do bairro ou da cidade, as diferentes gerações que por ali passaram, o destaque obtido por alguns ex- alunos como profissionais, como artistas, como gente dedicada a alguma espécie de causa generosa. Talvez professores e estudantes fiquem surpresos com as coisas que vão descobrir, com a articulação pouco visível mas muito enraizada entre a escola e a comunidade. CAPÍTULO 1 - IMPORTÂNCIA DOS ARQUIVOS ESCOLARES. Durante nossa vida, produzimos e guardamos uma série de documentos que passam a fazer parte de nossos próprios arquivos. Esses arquivos recebem o nome de arquivos pessoais, por se referirem a pessoas físicas. Mas... o que são documentos? Quando abrimos uma conta bancária ou nos matriculamos num curso, necessitamos apresentar nossos documentos: RG, CPF, certidão de nascimento, título de eleitor, etc. Esses e outros documentos servem para atestar nossos deveres e garantir nossos direitos. Entretanto, para os historiadores, tudo aquilo que servir como registro de informações históricas também é considerado documento: um decreto, uma carta, um artigo de periódico, uma fotografia, um diário, um caderno, uma peça de vestuário, uma cadeira, etc. Da mesma maneira, as instituições produzem uma vasta documentação, que forma os arquivos de partidos políticos, de empresas, de bancos, de universidades, de associações religiosas, e também de escolas. Logo, podemos definir arquivo como o conjunto de documentos reunidos, ao longo das atividades, por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. O arquivo corrente, também chamado de administrativo, é aquele composto por documentos que fazem parte das rotinas administrativas, jurídicas e funcionais da instituição (considerados de primeira idade) e que estão intimamente ligados aos objetivos pelos quais foram gerados. Quando os documentos ultrapassam os prazos de validade, mas ainda podem ser consultados pelo produtor, são encaminhados a um arquivo intermediário (segunda idade), onde será feita uma avaliação com o auxílio de uma tabela de temporalidade, para determinar seu destino: guarda ou eliminação. Assim, os documentos considerados de valor histórico,
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