Curso Completo SESI Redação Administrativa

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Olá! Você está na unidade 1 do curso Redação Administrativa. Nesta primeira aula, você vai 
conhecer a importância dos documentos empresariais e sua aplicação no contexto corporati-
vo.
O que é a comunicação? 
Comunicação é a ação de fazer-se comum a todos ou a muitos; participação, aviso, notícia, 
convivência. Comunicar significa tornar comum e compreensível a mensagem que estamos 
transmitindo ao outro.
De acordo com Medeiros (1998), “da eficácia da comunicação depende o resultado do de-
sempenho de uma empresa.” Com essa explicação, apontada por Bosco, perceba que a 
comunicação é uma via de mão dupla.
Acabou a era do emissor autoritário ditando ordens para receptores passivos. A empresa é 
um evento comunicativo permanente; ela é movida à comunicação, que potencializa a siner-
gia entre investimentos, pessoas, processos e tecnologias.
Como você observou no exemplo da fotonovela, foi mostrada uma situação bastante recor-
rente em várias empresas. Soluções criativas e inteligentes não conseguiam ser implemen-
tadas no local de trabalho, pois havia uma falha na comunicação. Os funcionários não con-
seguiam compreender as sugestões de melhoria e informações que eram transmitidas nas 
improdutivas reuniões.
Redação Administrativa
Unidade I - A Escrita Profissional
Antes de passar para o próximo assunto, vamos nos lembrar de alguns pontos importantes 
vistos até aqui!
- A comunicação é fazer-se entender.
- Para se comunicar é importante que você saiba:
 • com quem se comunica; 
 • se a linguagem é ou está apropriada à realidade do seu receptor;
 • qual mensagem pretende comunicar;
 • ir direto ao assunto, procurando sempre ser objetivo;
 • que a clareza é fundamental para a que a comunicação aconteça.
Adequação da linguagem (formal/informal)
Nesta aula, você também vai aprender a utilizar a linguagem mais adequada à comunicação 
escrita profissional, própria do mercado de trabalho. Ela deve ser simples, porém formal, com 
o cuidado de evitarem-se os vícios da oralidade, como gírias, problemas gramaticais e termos 
inadequados ou desconhecidos pelo seu interlocutor (com quem se fala).
Com certeza, isso prejudicará a comunicação que, por sua vez, comprometerá a sua imagem e 
a de sua empresa. 
O que é a LINGUAGEM?
Linguagem é a capacidade humana de comunicação. Uma vez que buscamos o aperfeiçoa-
mento em produção de documentos profissionais, é importante saber que a linguagem escrita, 
especificamente, é um importante canal de comunicação com o cliente, por isso e bons textos 
protegem o capital social de seus relacionamentos.
O grau de formalidade entre indivíduos que participam do ato comunicativo também deve ser 
levado em consideração. Assim, fique atento às situações em que você se encontra, pois elas 
podem exigir um grau:
Formal: linguagem na forma padrão, conforme o estilo escrito. É o caso da escrita de textos 
técnicos e jornalísticos. Usamos a linguagem formal quando falamos com uma autoridade ou 
escrevemos cartas e documentos oficiais. Nesse caso, empregamos com mais rigor as regras 
gramaticais.
Exemplos:
“A Seleção nacional de futebol deixa hoje Macau rumo à Coreia do Sul, mais propriamente a 
Seul, onde vai ficar instalada durante a primeira fase do Campeonato.”
“Tudo o que provoca o riso exalta o espírito do homem e lhe dá prazer, permitindo-lhe por mo-
mentos, esquecer as preocupações e atribulações que frequentam a vida. Assim, vós, vedes 
que o riso é bom para todos e que aquele que sabe provocá-lo no momento e no 
lugar certo é digno de elogios.” ( Minois).
Informal: Usamos a linguagem informal no dia a dia, quando falamos com 
os amigos e familiares, escrevemos cartas, bilhetes, diários etc. Nesse 
caso,não seguimos rigorosamente as regras gramaticais, usamos gírias 
e expressões populares.
Para você se situar no mundo globalizado e ampliar seus conhecimentos, conheça 
algumas palavras mais usadas nas empresas modernas: 
• Comunicação
• Informação
• Tecnologia
• Imaginação
• Criatividade
• Competências
• Lucratividade
Quando nos comunicamos, devemos sempre levar em consideração:
• Quem é a pessoa com quem vamos nos comunicar?
• O que quer dizer?
• Como transmitir as informações?
• Como se certificar de que conseguimos convencer o receptor?
Ao lembrar da fotonovela, percebemos duas situações que mostram a importância de co-
municar pensando no interlocutor, ou seja, em quem irá receber a mensagem. Na primeira 
situação, Patrícia está conversando com Carlos. Apesar de dominar o conteúdo ela não sabia 
transmitir a mensagem de forma eficiente. Podemos supor que ela utilizava termos técnicos 
que Carlos não compreendia, não apresentava argumentos para convencê-lo da aplicabilida-
de de suas ideias e não era objetiva ao falar, fazendo com que ele se distraísse e perdesse o 
foco do assunto em alguns momentos. 
No entanto, Maria, que era uma boa comunicadora, conseguia falar com Carlos de maneira 
formal, porém acessível. Era concisa em suas palavras e conseguia articular as informações 
com bons argumentos, exemplos e comparações. Ainda conseguia observar a receptividade 
do seu ouvinte, seja percebendo as expressões de Carlos ou até mesmo perguntando se ele 
havia compreendido.
Estilo e linguagem do moderno texto empresarial 
Com a Globalização, o mercado mundial tornou-se muito competitivo, com a necessidade 
de discriminar os procedimentos e padrões diários nas empresas, exigindo objetividade nas 
informações, minimização o “refazer”, diminuindo o intervalo de tempo entre os fatos e as 
ações (providências), visando à sobrevivência e o lucro.
Para Miriam Gold (2002), podemos observar essas mudanças a partir dos documentos em-
presariais, que sofreram alterações importantes quanto ao estilo da linguagem e à disposição 
dos elementos, a saber:
“Década de 60
Estilo: PROLIXO – uso e abuso de vocabulário mais sofisticado, clichês, subterfúgios.
Disposição dos elementos: DENTEADO – com espaços na margem esquerda e na abertura 
dos parágrafos”.
“Década de 90
 
Estilo: OBJETIVO – apresentação das informações necessárias com clareza.
Disposição dos elementos: BLOCO – uma única margem vertical do lado esquerdo”.
A seguir, vemos os exemplos práticos desses tipos documentos por meio da fotonovela. Pri-
meiro, conhecemos a forma correta e atual que Maria organiza seu texto e logo após o docu-
mento de Carlos.
Vamos rever alguns pontos importantes sobre estilo e linguagem?
 • A linguagem formal tem a ver com a comunicação aprimorada, que utiliza vocábulos espe-
cíficos, técnicos, incomuns, além de conhecimentos gramaticais como concordância, regên-
cia, emprego da vírgula, ortografia, etc. 
 • A linguagem informal é usada no cotidiano familiar, popular; é descontraída e sem obedi-
ência às normas gramaticais.
 • O estilo dos textos empresariais é formal, claro, objetivo e usa apenas informações neces-
sárias à comunicação.
Outros exemplos de uso formal e informal da língua:
“Venho solicitar a V.S. a concessão de auxílio-doença.”
“Quero te pedir um grande favor.”
Um bilhete aceitando um convite feito por um amigo para um coquetel pode ser redigido 
assim:
“Caros Mário e Lourdes,
Agradecemos muito o convite para sua festa na próxima sexta-feira. É claro que ficare-
mos encantados em comparecer. Você acha que haverá algum problema se levássemos 
o irmão de Viviane que estará hospedado lá em casa por essa época? Achamos que não 
haveria problema, mas caso haja, por favor ligar para nós.
Agradecemos muito por ter-se lembrado de nós.
Afetuosamente,
João José e Viviane”
Você viu alguns exemplos de uso formal e não formal, que podem ser observados em diver-
sas ocasiões. Na fotonovela o uso do informal estava muito presente no vocabulário do per-
sonagem Carlos, como se observa na imagem a seguir, quando ele conversa com sua amiga 
Maria. 
Por sua vez, a sua amiga mesmo escrevendo um documento para Carlos, optou por fazer seu 
texto formal, já que se tratavam de informações relativas a trabalho. Ela, então, construiu um 
documento utilizandoa linguagem correta, texto bem estruturado, sem a utilização de gírias, 
nem excesso de intimidade ou descontração.
Nesta Unidade, podemos concluir que, ao comunicarmos, podemos usar tanto a linguagem 
formal quanto a informal. A primeira exige postura, cuidado e sofisticação; a segunda caracte-
riza-se pela descontração, distração e desobediência à gramática na produção de textos orais 
ou escritos.
Portanto, é importante saber quando usar cada uma dessas linguagens 
nos diversos contextos.
Precisão – exatidão de cálculos, e rigor sóbrio de linguagem:
Transmita informações numéricas:
 • sempre que possível, seja específico em relação a quantidades, valores e prazos.
Quantifique:
 • muitos, poucos, bastante, alto, baixo, tudo isso é subjetivo. O que é grande para um pode 
ser pequeno para o outro. Prefira os números, eles são mais concretos – valores, volumes, 
porcentagens, etc.
 • o conceito de urgência também depende do ponto de vista. Explicite os prazos.
Use argumentos concretos:
 • evite a argumentação inconsistente e genérica. Não prossiga com a comunicação antes 
de ter clareza sobre quais são os reais resultados que pretende obter. 
Concisão – exposição das ideias em poucas palavras, brevidade:
Utilize frases curtas:
 • frases longas atrapalham a concentração e geram a leitura cansativa e pouco produtiva.
Diga apenas o essencial:
 • ao escrever imagine-se no lugar do leitor.
 • economize a paciência do seu leitor.
Resuma suas ideias:
 • Sintetize seus pensamentos. Tente produzir textos ricos, mas concisos.
Persuasão – a arte de convencer o interlocutor:
Use o texto como instrumento para “vender ideias”:
 • Mostre que suas propostas são adequadas.
 • Persuadir não é enganar, é elaborar uma argumentação convincente e direcionada, que 
estimule o leitor a seguir determinada conduta ou escolher determinado caminho.
 • Evite adjetivos que nada acrescentam.
 • A melhor argumentação é aquela que contém dados claros e bem apresentados.
Voltando ao exemplo da fotonovela, Patrícia precisaria aprender algumas dicas sobre comuni-
cação para conseguir implementar suas ideias no trabalho. Ela dominava o assunto e poderia 
até ser precisa ao informar dados, prazos, quantidade, mas não conseguia ser concisa. De-
morava muito ao explicar os conceitos de suas ideias, ao invés de apenas argumentar primei-
ramente o que se pretendia obter e o que gostaria de implementar. Ao protelar as informações 
essenciais acabava perdendo a atenção dos seus ouvintes. Também não persuadia os outros 
funcionários ou sua chefe para que suas ideias fossem aceitas, ela deveria argumentar por-
que era importante o que gostaria de fazer. Não havia a necessidade de incrementar uma boa 
proposta com elogios demasiados ou promessas enganosas. Mas, relacionar as informações 
seria fundamental para que todos compreendessem o que ela estava propondo.
Qualidades da redação negocial/ profissional
Para que sua mensagem seja compreendida e, assim, atraia bons negócios para a sua orga-
nização, elencamos algumas das principais características da redação profissional. Vejamos:
Objetividade – relativa ao alvo que se pretende atingir:
Comece pelo mais importante:
 • Qual é o objetivo de sua comunicação? O que você pretende com ela? O que espera que 
seu leitor faça ao terminar de lê-la?
 • Não deixe as informações mais importantes para o final nem as espalhe pelo texto.
 • O primeiro parágrafo é o lugar certo para resumir o essencial da comunicação.
Vá direto ao ponto:
 • Evite rodeios. É engano achar que ir diretamente ao assunto é sinônimo de grosseria ou 
rudeza. Na comunicação negocial, quanto mais direto for o texto, maior a eficácia do proces-
so.
 • Ao ler uma mensagem assertiva, o leitor terá mais segurança para tomar sua decisão 
sobre o assunto.
Clareza – qualidade do que é claro ou inteligível, que se compreenda bem:
Use palavras de entendimento geral: 
 • Evite termos complexos ou técnicos. Os grandes comunicadores usam palavras comuns, 
o que favorece a compreensão e a empatia entre comunicador e leitor.
Construa frases de fácil leitura:
 • Inversões linguísticas e estilo rebuscado podem ser itens valorizados na literatura. Na 
comunicação de negócios, os excessos estilísticos se transformam em ruído, atrapalhando a 
compreensão e distanciando o leitor do emissor.
Não deixe dúvidas:
 • Muitas vezes, as dúvidas são criadas pela falta de precisão nas informações. Ou, então, 
por uma abordagem genérica, que tangencia os objetivos da mensagem, mas não os atinge. 
Algumas pessoas não percebem que estão deixando dúvida, outras agem intencionalmente 
para esquivar-se da responsabilidade pelo que escrevem.
 • Não pressuponha nada em relação ao leitor, pois todo pressuposto atrapalha a comunica-
ção. Explique e detalhe o necessário para que o leitor se posicione em relação à informação.
Vamos sintetizar a seguir o que vimos de cada personagem que conhecemos na fotonovela 
“A confusão”, para concluirmos esses primeiros exemplos. Maria demonstrou habilidades em 
comunicação quando conseguiu apresentar em um único documento as principais informa-
ções da reunião, sendo direta. Ela sabia se comunicar de forma clara com Carlos, interpretan-
do o que Patrícia conversou com ele e falando novamente de 
maneira mais acessível. Também possuía sensibilidade para observar 
como seu interlocutor estava recebendo a informação; antes mesmo de 
conversar com Carlos ela já havia percebido que o amigo possuía 
dúvidas após a conversa com Patrícia.
Coerência – dar sequência lógica ao texto: 
 • é a conexão de sentido entre as palavras para formar uma mensagem harmônica.
Eficiência – domínio das técnicas para realizar corretamente uma tarefa, no caso, a produ-
ção de texto.
Eficácia – diz respeito a realizar a tarefa certa, no momento oportuno (adequado, apropria-
do, com razões convincentes e convenientes), para alcançar o objetivo.
Originalidade – consiste na forma de um redator dizer o que tem para transmitir:
 
 • Está ligada ao estilo do escritor, à sua maneira peculiar de passar suas ideias.
Correção gramatical – a correção é a obediência à gramática. 
 • Usar a gramática de forma correta gera credibilidade. 
 • Quanto maior o nível de conhecimento do receptor, maior deve ser a atenção do redator quan-
to à correção gramatical. Daí a necessidade de estudar sintaxe, concordância verbal e nominal, 
colocação pronominal e colocação dos termos na oração.
Essas características podem ser exemplificadas ao pensarmos no personagem Carlos. Ele sabia 
o que transmitir, mas não era eficiente ao redigir textos. Não dominava a norma padrão e não era 
muito coerente, apresentando argumentos fora de propósito. A originalidade partiu sempre de 
Maria, que conseguia propor formas mais claras e didáticas de apresentar o conteúdo, talvez com 
exemplos ou comparações melhores.
Enfim, percebemos que tão importante quanto saber o que comunicar é saber expressar. Deve-
mos pensar no interlocutor e nas formas de transformar sua mensagem para que ela seja recebi-
da e compreendida por todos da melhor forma possível.
Esta unidade apresenta uma grande invenção na comunicação humana: o e-mail. Atualmente, 
não é só um meio de troca de mensagens entre pessoas, mas uma ferramenta que favorece a 
produtividade das empresas. 
Nesta unidade você assistiu a uma fotonovela de suspense em que um dos “personagens” prin-
cipais era o e-mail. Vamos mostrar agora que ninguém precisa ter medo de utilizar essa ferra-
menta de comunicação, basta observar atentamente as dicas a seguir para dominá-la.
Na fotonovela “Assistência Técnica”, a empresa em que o personagem Roberto trabalha dava 
muita importância à comunicação. Além de ter um turno noturno exclusivo para a troca de e-
-mails com seus clientes e fornecedores, ainda disponibilizava um suporte técnico também por 
esse meio. 
Priorizar a comunicação possibilitou a empresa manter-se no mercado e assegurar o bom rendi-
mento dos seus trabalhadores.
Voltandoà fotonovela, a empresa em que Roberto trabalhava possuía uma Intranet, ou seja, 
uma internet restrita à organização. O e-mail da assistência técnica circulava apenas pela em-
presa. A produtividade de Carlos era boa graças ao retorno imediato dado pela comunicação 
por e-mail. Esse recurso organizacional é bastante comum em grandes companhias e contribui 
para preservar e registrar as informações que circulam sobre a empresa.
Dicas para escrever e-mails profissionais:
 • Tenha bom senso e naturalidade.
 • Seja econômico - escreva apenas o necessário e referente aos assuntos profissionais.
 • Demonstre tranquilidade, nada de afobação.
 • Lembre-se de que e-mails não substituem reuniões ou almoço de negócios. 
 • Utilize outros meios para assuntos longos, como telefone e videoconferência.
 • Se a mensagem for longa, confira a versão impressa antes de enviar.
 • Não repasse simplesmente um e-mail com alguma informação que queira difundir. É mais 
delicado escrever uma introdução sua e o restante do texto em seguida.
Roberto e a assistência técnica eram objetivos e formais, não tinham 
problemas de comunicação, pois Roberto era pontual nas questões e se 
expressava bem. Por esse motivo a assistência técnica não tinha dúvi-
das sobre como ajudá-lo. Assim, os dois conseguiam desempenhar o 
seu papel e contribuíam para a produtividade da empresa. 
Redação Administrativa
Unidade II - Textos profissionais
Quando responder a um cliente por e-mail, tenha em mente:
 • Tempo - tenha agilidade no contato. A demora é uma das maiores ofensas ao internauta. É 
preciso enviar, ao menos, uma resposta parcial. Algumas empresas utilizam o padrão “respos-
tas automáticas”.
 • Propaganda - deve se limitar aos e-mails. Não é a informação que deve chegar ao usuário, 
mas este é que deve ir à informação. Mas, tenha alguns cuidados:
1. Certifique-se de que o usuário possa ter de fato interesse no produto oferecido.
2. Não o coloque em uma enorme lista de clientes (no mesmo e-mail).
3. Dê opções para a pessoa se autoexcluir do mailing list e respeite essa opção.
4. Não envie imagens pesadas para download por e-mail.
5. Identifique de maneira clara e objetiva no campo “assunto” que se trata de uma mensagem 
publicitária.
 • Texto - linguagem formal - lembre-se de que no e-mail profissional as mensagens entre 
fornecedores e clientes é uma troca de documentos. Portanto, o atendimento deve ser simples 
e educado, não necessariamente erudito, rebuscado, com palavras de difícil compreensão do 
leitor.
 • Organização de um mailing list - não utilize “spams”, os e-mails indesejados. É necessá-
rio que em qualquer transação o cliente seja perguntado se deseja receber “notícias”, “no-
vidades”, “promoções” ou outras mensagens. A cada e-mail enviado deve ser dada a opção 
“exclua-me”.
No exemplo da fotonovela, vemos como a eficiência na resposta de um e-mail gera uma ex-
pectativa positiva no receptor da mensagem, além de contribuir com a eficiência no trabalho, 
visto que, certas vezes, algumas pessoas podem depender de uma resposta para iniciar ou 
concluir alguma etapa. 
No caso da empresa da fotonovela, existia uma assistência técnica, programada para auxiliar 
o trabalho do novato Roberto. Atualmente, muitas empresas utilizam mensagens automáticas 
para a divulgação. Estas podem ser bastante incômodas se o receptor não desejar aquela 
informação. Por isso, é importante respeitar a vontade do cliente e deixar sempre disponível 
a opção de cancelar mensagem, retirar o nome da lista e especificar do que se trata aquele 
e-mail, para que não se tenha o efeito contrário do que se deseja: a publicidade negativa.
Carlos Eduardo Teixeira Para: silva76@hotmail.com
13/11/2010 11:04 Cc:
 Co:
 Assunto: Cronograma de cursos
 
Sr. Teodoro Sampaio,
Conforme combinado, enviamos o nosso cronograma de cursos para o mês de novem-
bro.
Colocamo-nos à disposição para qualquer esclarecimento.
Atenciosamente,
(Remetente)
Carlos Eduardo Teixeira 
Centro de Desenvolvimento Gerencial
Para: Raul Vieira dos Santos
De: Rogério Souza Filho Empreendimentos 
Assunto: Convite para evento social 
Prezado Senhor,
 
Convidamo-lo para a inauguração de mais uma loja, realizada no dia 31 de janeiro de 
2010, à Rua 25 de Março, 341, Centro, às 14 horas horas. 
Favor confirmar sua presença pelo telefone 21 – 4000 – 42322.
Atenciosamente,
Rogério Souza Filho Empreendimentos
De: Soares Representações Ltda
Para: Croax automóveis S/A
Assunto: Comunicação 
Prezados Senhores,
Somos uma empresa de representações em vendas e temos em nosso quadro fun-
cional apenas vendedores altamente capacitados e profissionalizados.
Anexamos nesta oportunidade nosso portfólio para análise e manifestamos nossa 
intenção de representar sua empresa em municípios da região.
Caso haja interesse por parte de sua empresa, colocamo-nos à disposição para 
novos contatos.
Agradecemos a atenção.
Atenciosamente,
Abílio Menezes 
Diretor de Marketing
Soares Representações Ltda
Vimos que o e-mail é uma das formas de comunicação mais usadas atualmente, também 
como documento que facilita negociações e empreendimentos.
A linguagem do e-mail profissional não deve ser a mesma do pessoal, respeitando sem-
pre o cliente e evitando os vícios de linguagem, próprios da oralidade e distante da norma 
padrão.
E você já havia pensado em quantas vezes utiliza o e-mail por dia e na praticidade que esse 
recurso proporciona? É bom relembrar o que muitas vezes se torna comum para nós para 
reavaliarmos a forma que utilizamos o que está em nosso cotidiano. Assim, podemos melho-
rar nossa maneira de nos relacionar com as ferramentas e as pessoas.
O e-mail profissional também é um documento e precisa ser construído com calma e aten-
ção. Precisamos estar atentos à linguagem correta e à organização eficiente e clara da 
informação.
Reveja os e-mails que recebeu e os que enviou e perceba na prática o que acabou de ver 
nesse conteúdo.
Após essa aula você percebeu como utilizar o e-mail profissionalmente. Essa ferramenta 
bastante prática e muito utilizada faz parte da documentação das informações que circulam 
na empresa. Por isso, é importante repensar a elaboração de suas mensagens em seu local 
de trabalho. A comunicação ocorre o tempo todo e agora você já deve ficar mais atento à 
forma com que irá se expressar. 
Lembre-se de avaliar seus conhecimentos na plataforma de estudos. 
Nesta unidade, vamos conhecer a carta, um dos documentos mais usados na empresa priva-
da, e que mais sofreu transformações devido à Globalização e à tecnologia. Sua estrutura e 
as mudanças sofridas do tradicional para o moderno aconteceram para atender às necessida-
des de um mercado mais exigente e oscilante, que impõe respostas/soluções cada vez mais 
rápidas.
As cartas, além de diversos destinos, também têm função variada, como a de informar, soli-
citar ou persuadir. De acordo com a função, as cartas podem ser de solicitação de emprego, 
oferta de algum produto de sua empresa, reclamação quanto à má prestação de algum ser-
viço, cobrança de algum débito, bem como outras situações que fazem parte do cotidiano 
empresarial.
Apresentamos uma situação na fotonovela “A recomendação” em que a comunicação ocorria 
por meio de cartas. Mas, essa unidade trata sobre um tipo específico de carta: a profissional. 
Na fotonovela, a personagem Júlia não sabia ainda a diferença na composição de uma carta 
pessoal de uma profissional e, por isso, não conseguiu alcançar o que desejava. Ela escreve 
uma carta emotiva, longa e de forma manuscrita, o que não é muito recomendável caso se 
trate de assuntos profissionais, principalmente se quem a escreve não possuir uma letra bas-
tante legível. 
Carta comercial
A correspondência é o cartão de visita da empresa. Ela é a sua própria imagem. É a razão 
pela qual devemos aprimoraro tratamento dado à comunicação escrita.
A personagem Cláudia Alencar responde à carta de Júlia como empresa, por esse motivo pos-
sui preocupações, como, por exemplo, manter uma postura formal, objetiva, texto bem estru-
turado, entre outros. A carta se torna extensão da empresa, representa como ela se comunica 
com os demais e a forma que se apresenta.
Por isso, Júlia, mesmo não estando feliz com a resposta que recebeu, admirou a carta que lhe 
foi enviada. E percebeu a diferença entre uma carta pessoal de uma profissional.
A carta moderna sofreu muita influência dos modelos americanos, tanto na forma quanto no 
estilo.
Pontuação aberta é um recurso norte-americano que consiste em não se colocar nenhum 
sinal de pontuação em três elementos: data, vocativo e fecho.
Redação Administrativa
Unidade III – Carta
Composição ou estrutura da carta comercial
a) Cabeçalho ou timbre
b) Destinação ou endereçamento
c) Data
d) Iniciação: abrangendo vocativo (invocação), referência e início, com várias fórmulas possí-
veis.
Na invocação, é de praxe a expressão “Prezado(s) Senhor (Senhores)”, seguida de dois-pon-
tos. Outras fórmulas: “Prezado Amigo:”, “Senhor Diretor:”, “Senhor Gerente:”, “Caro Cliente:”, 
“Senhores:” etc. 
“Observe:
 • Para o início propriamente dito, há uma série de fórmulas, mas nada impede que o redator 
crie outras.” 
Como exemplos:
 • “Em atenção ao anúncio publicado...” “Em atenção ao pedido...” “Com relação à carta do 
dia...”;”Atendendo à solicitação da carta...”; “Em cumprimento às determinações...”; “Participa-
mos-lhes que...”; “Servimo-nos da presente para...” ; “Solicitamos-lhes a fineza de:..” . 
 • Procure evitar a forma “Pela presente” ou “Tem a presente...”, já gastas pelo uso. 
e) Corpo da carta, ou a exposição do assunto - é variável, obviamente, de acordo com o que 
se pretende. É comum o uso de formas de tratamento abreviadas, como V. Sa.; V. Sas.; V. 
S.a.; V. S.as.; V. Exa.; V. Ex.a.; Exmo. Sr. e outras. 
Vale lembrar que o verbo relacionado com os referidos pronomes de tratamento deve estar 
sempre na terceira pessoa do singular ou do plural. 
f) Fecho da carta - é a parte que encerra a carta, com uma série de fórmulas já estabelecidas, 
como:
 • Atenciosamente.
 • Com elevado apreço.
 • Com elevada consideração (ou estima).
 • Cordiais Saudações (Saudações cordiais).
 • Cordialmente.
 • Saudações atenciosas (Atenciosas saudações).
 • Antecipadamente somos agradecidos.
g) Assinatura do emitente
h) cargo ou função na empresa Sugestão: isso ficaria na caixa de informação lateral da carta..
Evite as fórmulas:
 • “Termino esta...”
 • “Sem mais, termino esta...”
 • “Sem mais para o momento,...
1. São Paulo, 20 de junho de 2004. 
(5 espaços)
2. Prezados Senhores: 
 
(3 espaços)
 
3. Com referência à sua reclamação, na carta do dia 15 do mês em curso, levamos ao conheci-
mento de V. Sas. os necessários esclarecimentos. 
(2 espaços)
O atraso na entrega da mercadoria solicitada ocorreu não por falha de nossos funcionários, mas 
por negligência da empresa entregadora. 
Estamos tomando as devidas providências a fim de que as mercadorias sejam entregues rapida-
mente. 
(2 espaços)
4. Pedimos desculpas pelo ocorrido e continuamos à disposição de V. Sas. 
(3 espaços)
5. Paulo Garcia 
Gerente de Vendas. 
Loja da Maria
Maria e Cia. Ltda.
Comércio de utensílios
Av. João, 1000
Goiânia – GO
Goiânia, 03 de março de 2008.
Ao diretor 
Joaquim Silva
Rua das Amendoeiras, 600
Belo Horizonte – MG
Prezado Senhor
Informamos-lhe que o referido valor foi depositado no dia 1º de março, na agência 0003, con-
ta corrente 3225, Banco dos empresários. 
Atenciosamente
Amélia Sousa
Gerente comercial
Data: Terça-feira, 10 de Abril de 2003
De: João Santos (jsantos@yahoo.com)
Assunto: Director regional de Vendas (ref.02/8755)
Para: paulo.vieira@melia.com
Estimado Sr. Paulo Vieira,
Tendo quebrado os records de vendas e excedido as quotas de vendas em todos os meus 
empregos anteriores, e tendo concluído um MBA em Marketing na Universidade de 
Lisboa, sou o candidato ideal para a posição de director regional de vendas no Melia Club 
Internacional.
Como coordenador de vendas do Clube de Férias na Disney, desenvolvi novo material de 
vendas, dei formação à minha equipa comercial e alterei a forma de publicitar entre os 
nossos clientes a entrada para o Clube.
O sector de turismo de férias é uma indústria dinâmica e em constante crescimento e 
estou convencido de que posso usar a minha experiência e ideias para que o Melia Club 
Internacional continue a crescer e a mantenha a sua reputação e posição dominante 
neste mercado.
Uma reunião entre ambos para falar sobre este posto seria perfeito. Entrarei em contato 
consigo nos próximos 10 dias para marcar una entrevista. Se considerar necessário algum 
esclarecimento antes de nos encontrarmos, pode contatar-me pelo telefone 918 123 123 
ou por e-mail. Obrigado pelo seu tempo e atenção.
Atentamente,
João Santos 
A Carta Comercial é um documento muito usado entre empresas privadas, de linguagem 
formal; faz uso de pronomes de tratamento, como V.Sa., V. Exa, entre outros. 
Conforme vimos anteriormente, possui também uma estrutura “blocada”, ou seja, alinhada à 
esquerda, composta de:
cabeçalho ou timbre,
endereçamento,
iniciação,
corpo,
fecho,
assinatura do emitente,
cargo ou função na empresa.
Uma carta elaborada em uma esmerada estética, cordial, clara, correta e concisa passa a 
ideia de que a empresa que representamos tem organização, planejamento e se preocupa 
com a satisfação do cliente. Pode ser enviada no formato de e-mail.
empresa
Cordial
Formal
clara
concisa
Organização
Planejamento
Preocupação com o cliente
carta
A seguir, avalie seus conhecimentos.
Nesta unidade você conhecerá um documento de caráter muito simples e de uso interno nas 
empresas entre colaboradores: o memorando. 
Segundo Carlos Pimentel (2003), o memorando é uma correspondência interna (CI, Memo-
rando, Memo etc.), mais descontraída e informal, dispensando tratamentos formais como 
Vossa Senhoria e outros. Além disso, pelo seu caráter mais dinâmico, ele dispensa quaisquer 
rodeios e pede que se vá diretamente ao assunto, com a dispensa, inclusive, do vocativo e 
de quaisquer termos de encerramento.
Exemplo de Memorando 
“De: Fernando Emediato
Para: Fernando Costa
Por favor, compareça, ainda hoje, ao Departamento de Pessoal para que possamos resolver 
o problema da admissão da sua nova secretária
Fernando Emediato”
Folha A4
Redação Administrativa
Unidade IV - Memorando
Mais exemplos 
“Memorando Nº 01/09 
15 de julho de 2009. 
Ao Sr. Chefe de Recursos Humanos
Assunto: Desligamento de funcionário
Com base na determinação do próprio funcionário Luciano da Silva, comunicamos que o 
mesmo foi desligado, hoje, deste departamento e, portanto, está sob orientação dos se-
nhores para as tramitações legais.
 Chefe administrativo do Departamento de Produção.”
“De: Depto. de Estilo ES.10-12-20…
Para: Depto. Pessoal CI. nº
Assunto: Comunicação de falta com justificativa
Francisca Rodrigues, Carteira Profissional nº…, funcionária de nosso departamento, avi-
sou que deixaria de comparecer ao expediente de hoje por motivo de doença, o que ficou 
de comprovar.
Grata,
Teresa Estersso,
Chefe do Depto. de Estilo.”
Na situação apresentada na fotonovela “A nova direção”, a utilização do memorando foi bas-
tante explorada visto que toda a comunicação da empresa era realizada por meio dele. Mas, 
você percebeu que os funcionários ficaram bastante confusos e ansiosos porque não esta-
vam sendo devidamente informados sobre as transformações da empresa? 
O memorando é uma ferramenta mais apropriada para mensagens curtas e corriqueiras, 
como apresentação de um novo funcionário, aviso de ausência no trabalho devido a atesta-
do, aviso de recebimento de equipamentos ou novo material do escritório, etc. Seriam ne-
cessárias reuniões ou outros tipos de documentos de comunicação internapara esclarecer 
assuntos mais complexos ou relevantes como, por exemplo, a venda da empresa, mudança 
de diretoria, alterações salariais, entre outros.
Você viu que o memorando é uma mensagem de comunicação rápida, simples e eficaz; pos-
sui caráter interno e administrativo entre unidades, departamentos e setores, sem se prender 
a burocracias. 
Agora, vamos colocar em prática o que vimos nesta unidade.
Esta unidade diz a respeito ao Ofício, documento administrativo muito usado pelas reparti-
ções públicas e endereçado às autoridades. Nada impede que seja utilizado por empresas 
ou outras organizações e entidades, uma vez que, em caso de parcerias ou outros objetivos 
importantes, não possa ser elaborado por órgãos não oficiais. 
Ofício
O Ofício é usado pelas autoridades para a comunicação de assuntos entre superiores e su-
balternos nos órgãos da administração pública. Distingue-se da carta pelo caráter público. 
Também pode ser usado por entidades não oficiais, como as autoridades eclesiásticas, clu-
bes e associações, tendo em vista que empresas e diversas áreas do Poder Público fazem 
parcerias com estas para o bem-estar da população/comunidade.
Segue o padrão tradicional, embora muitas empresas adotem o estilo moderno da Carta 
comercial – estilo objetivo e estrutura “blocada”, (de bloco), isso é, a escrita é toda alinhada à 
esquerda.
Finalidades do Ofício:
 • Comunicações de fatos
 • Decisões
 • Determinações
 • Convites
 • Cumprimentos ou agradecimentos
 • Solicitações (informações ou providências, etc.)
Redação Administrativa
Unidade V - Ofício
Partes do ofício:
No exemplo a seguir você verá os elementos que compõem o Ofício e, logo depois, a explica-
ção de cada um deles no texto. Observe:
GOVERNO DO ESTADO DO PARANÁ
Ofício n.º 25/02 Foz do Iguaçu, 10 de maio de 2002.
Ementa: Encaminha informações para análise
Exma. Sra.
SECRETÁRIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
Rua Benjamin Constant, 450 – Bloco C
80910-001 – CURITIBA-PR
 
Senhora Secretária,
Analisamos a proposta de V. Exa. para desativar o prédio do Colégio
entretanto, ser de nossa obrigação encaminhar outras informações para análise.
Sua retidão de caráter não lhe permitirá agir sob influência, e
influenciá-lo não é nossa intenção. Apenas julgamos úteis essas informações para uma análi-
se sob outros pontos de vista.
Pedimos, pois, a V. Exa. que mande analisar essas informações antes de tomar a decisão 
final.
Respeitosamente,
Aglael Mongenster Oliva
INSPETOR REGIONAL
Anexos: Mapa da área de influência
Projeção de matrículas
Manifesto da comunidade
Observado o exemplo de Ofício, veremos as partes que o compõem utilizando o próprio mo-
delo apresentado. Vejamos: 
 • Timbre (logomarca da empresa que emite o documento):
 
GOVERNO DO ESTADO DO PARANÁ
 • Índice e número: a três linhas do timbre, escreve-se Ofício n.º na margem
esquerda, seguido do número do ofício, uma barra e os algarismos do ano.
Assim:
Ofício n.º 25/02 Foz do Iguaçu, 10 de maio de 2002.
 * A numeração dos ofícios recomeça a cada ano. 
 • Local e data – escreve- se na mesma linha do índice e número, porém à direita. 
Foz do Iguaçu, 10 de maio de 2002.
 • Ementa ou assunto: só se justifica se o assunto for muito longo.
Ementa: Encaminha informações para análise
 • Endereço - na parte superior.
Exma. Sra.
SECRET ÁRI A DE ES TADO DA EDUCAÇÃO
Rua Benjamin Cons tant, 450 – Bloco C
80910-001 – CURITIBA-PR
* Pode ser também usado na parte inferior do papel, à esquerda e a cerca de duas linhas do 
anexo ou três da assinatura, escrevem-se em linhas diferentes:
a) Forma de tratamento exigida - apenas as letras iniciais maiúsculas.
b) Nome do destinatário – todas as letras maiúsculas.
c) Cargo que o destinatário ocupa – letras iniciais maiúsculas
 • Vocativo: tratamento ou cargo do destinatário. Assim:
Senhora Secretária
 • Texto: 
Analisamos a proposta de V. Exa. para desativar o prédio do Colégio
entretanto, ser de nos s a obrigação encaminhar outras informações para análise.
Sua retidão de caráter não lhe permitirá agir sob influência, e
influenciá-lo não é nossa intenção. Apenas julgamos úteis essas 
informações para uma análise sob outros pontos de vista.
Pedimos , pois, a V. Exa. que mande analisar essas informações antes
de tomar a decisão final.
• Fecho: A IN-04/92 estabelece dois fechos :
*Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República.
Atenciosamente: para autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.
• Assinatura: coloca- se o nome do signatário, cargo e função. Assim:
Aglael Mongenster Oliva
INSPETOR REGIONAL
• Anexos : Caso o ofício seja acompanhado de outros papéis , escreve-se à esquerda e a 
duas linhas da assinatura a palavra Anexo e a indicação desses papéis .
Assim:
Anexos : Mapa da área de influência
Projeção de matrículas
Manifesto da comunidade
* A palavra anexo concorda em gênero e número com o substantivo a que se refere:
anexo, anexa, anexos , anexas .
A seguir mais exemplos de ofícios:
(Timbre)
Ofício n°13/2007
Rio Branco, 13 de agosto de 2007.
Senhor Diretor do Instituto dos Arquitetos do Acre,
Tendo em vista o não comparecimento dos representantes dessa instituição às plenárias do Conselho 
de Cultura, solicitamos a indicação de outros representantes para o cargo de conselheiro e suplente de 
conselheiro do Estado do Acre. Informo que de acordo com o Regimento Interno do Conselho Estadual 
de Cultura não é possível fazer a referida permuta. Aproveito para solicitar que Vossa Senhoria se mani-
feste por escrito, num prazo de até quinze dias, a contar do recebimento desse ofício, sobre o interesse 
da Academia Acreana de Letras permanecer com um assento nesse Conselho de Cultura. Aviso que a 
não manifestação no devido prazo será entendida como declinação da vaga, tendo em vista as sucessivas 
ausências de representantes dessa instituição nas plenárias desse Conselho. 
Atenciosamente,
Dalmir Rodrigues Ferreira
Presidente do ConCultura
(Timbre)
Ofício nº 324/2010
Cachoeiro de Itapemirim, 19 de julho de 2010.
À
Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim
Ref.: Agradecimento
A Associação de Moradores do Bairro BNH por meio de seu presidente, vem manifestar profundo agra-
decimento pela doação de uma área de terreno localizada nas proximidades do trevo para construção da 
sede da associação, onde serão prestados serviços de relevância social para comunidade.
Aproveito a oportunidade para renovar meus protestos de respeito e consideração.
Atenciosamente,
Carlos Antônio Medeiros
Agora que você já tem conhecimento sobre como estruturar um Ofício, e também em que oca-
siões deve usar essa forma de documento, vamos relembrar a fotonovela “A promoção de João” 
para observar novamente como o documento foi utilizado. Daniela havia simulado um Ofício e 
entregue a João. Ele estranhou receber aquele documento porque não era nenhuma autoridade. 
Aquele era um tipo de documento oficial, é por meio dele que se formaliza a comunicação entre 
autoridades ou as informações destinadas a autoridades.
João, pela sua posição na empresa, estava acostumado a receber apenas memorandos, e-mails, 
etc.
A comunicação empresarial exige atenções e formalidades que nem sempre nos atentamos no nosso dia 
a dia. Mas, quando temos a necessidade de comunicação com personalidades superiores, autoridades ou 
instituições oficiais, precisamos saber que existem certos protocolos que nos inserem convenientemente 
em cada situação.
A fotonovela mostrou que a comunicação entre superiores e funcionário era feita de maneira formal e 
por meio de ofícios. Mostrou ainda a mudança de protocolo, quando João havia subido de cargo, pois seu 
chefe Sérgio recomenda a Daniela que lhe encaminhe um Ofício pedindo desculpas.
São várias as situações em que é necessária a utilização desse documento, mas agora você já tem em 
mãos as informações de que precisa para estruturar um Ofício corretamente. 
Nesta unidade compreendemos que o Ofício pode ser elaborado com vários objetivos.O modelo bási-
co deve conter o nome da empresa que vai fazer o ofício, o número, o nome e o endereço de quem vai 
receber o ofício, o setor, o assunto, a data, e os agradecimentos ,de maneira formal como requer qualquer 
documento. Quanto ao fecho do ofício devemos simplificar com os termos: Atenciosamente ou Res-
peitosamente, adequando-os à realidade, como vimos anteriormente. Se o papel tiver o logotipo com os 
dados da empresa o documento ficará mais apresentável e passará mais confiança e credibilidade a quem 
for receber.
O Requerimento é um documento ou ferramenta que registra solicitações em uma instituição 
ou empresa. Pode ser aceito (deferido) ou não aceito (indeferido). Vejamos o que devemos 
considerar ao escrever um Requerimento.
Estrutura
• Identificação do cargo da entidade (Presidente, Ministro, Chefe, Diretor...) e da instituição a 
que é dirigido.
• Identificação do requerente: específica, consoante às circunstâncias e requisitos (Ex: se nos 
dirigimos a uma Repartição de Finanças ou a uma Escola: nome, nº BI, morada, profissão, 
estado civil etc).
• Pedido e fundamentação do que é requerido (incluindo enquadramento jurídico).
No exemplo da fotonovela “Deferido”, o personagem Pedro está em sua sala preparando 
requerimentos a fim de buscar ajuda em uma situação específica. Ele trabalha na Prefeitura 
de sua cidade e sempre envia esses documentos para várias instituições, mas em seu caso, 
muitas vezes é indeferido, ou seja, negado. Nessa história fictícia, o personagem Pedro é uma 
autoridade, mas ainda assim respeita a burocracia e os regulamentos para se comunicar com 
os demais. 
Havia uma situação muito séria e não muito comum ocorrendo na cidade, que deveria ser 
solucionada por Pedro com a ajuda de mais algumas pessoas. Mas, não é apenas nesse tipo 
de situação que utilizamos esse recurso, o uso de requerimentos é bem mais comum. Ele é 
utilizado em situações excepcionais ou corriqueiras, mediando formalmente a comunicação 
em questões administrativas, institucionais, entre outras. Uma gincana na escola, pedido de 
patrocínio, utilização de espaço público, entre outras, que envolvem organização, solicitações 
e envolvimento de terceiros geralmente exigem requerimentos para formalizar a comunicação 
e até mesmo registrar o que for estabelecido.
Redação Administrativa
Unidade VI - Requerimento
Fórmulas de encerramento em:
a) uma linha:
“Pede/Aguarda deferimento”; “Termos em que pede deferimento”; “Pede e aguarda deferimen-
to”; “Nestes termos, pede deferimento”
b) duas linhas:
“Termos em que
Pede deferimento”
“Nestes termos
Pede deferimento”
“Termos em que
Pede e aguarda deferimento”
c) com abreviaturas:
“T. em que
P. deferimento”
• Assinatura; Local e data.
Exemplo de Requerimento
Exmo. Senhor Presidente do Conselho Executivo da Escola Secundaria José Saramago
MARIA ALBERTINA TAVARES LINO, professora do Quadro de Nomeação Definitiva, do 1° 
Grupo, vem requerer, de acordo com o disposto no artigo 104.º do Decreto-Lei 139/80 de 28 
de Abril, que a contagem de tempo de serviço para efeitos de aposentadoria seja acrescida de 
30 dias, conforme estipulado, e respeitante ao ano letivo de 1999- 2000.
Pede deferimento,
Mafra, 1 de Outubro de 2000
Maria Albertina Tavares Lino 
Folha A4
Exemplo de Requerimento
EXMO. SENHOR SECRETÁRIO DE SEGURANÇA PÚBLICA DO ESTADO DO ESPÍRITO 
SANTO
LUIS CARLOS MEIRELLES, brasileiro, casado, Administrador, portador da Cédula de Identi-
dade R.G. nº 1865.987 – ES, residente na Expedito Garcia, nº 121 , Campo Grande, Cariaci-
ca, vem à presença de V.Exa. para expor e requerer o que segue: 
Na localidade em que o requerente reside tem aumentado muito o número de assaltos, agres-
sões e até mortes, dada a insegurança que passou a existir no local nos últimos tempos. Já 
não é possível transitar com o mínimo de tranquilidade nem mesmo durante o dia.
Diante do exposto, a fim de garantir a segurança dos moradores e facilitar o acesso à Polícia, 
requer a V.Exa. sejam adotadas as providências necessárias para a instalação de um Distrito 
Policial no bairro, bem como a presença ostensiva de policiamento.
Pede Deferimento
Cariacica, 18 de fevereiro de 2009.
Luis Carlos Meirelles
Folha A4
Requerimento é um documento usado para solicitar a determinada autoridade pública algo 
amparado por lei. Pode ser emitido por pessoa física (alguém) ou por pessoa jurídica (empre-
sa /órgãos públicos).
Quanto ao fecho, este apresenta variadas formas apresentadas em uma, duas ou com abre-
viaturas como vimos nesta Unidade.
Qualquer pessoa pode ser um requerente como vimos na apostila acima, mas o requeri-
mento é destinado a autoridades públicas. Na fotonovela, os moradores da cidade pequena 
deferiram o requerimento de Pedro como forma de apoio, mas foi um ato simbólico, visto que 
aquele requerimento de desabafo também não se tratava de um requerimento oficial e nem 
estava conforme ele deveria estar por não seguir a estrutura que já era conhecida por Pedro 
e que foi apresentada nesse material.
Pedro era uma autoridade no exemplo da fotonovela, mas vimos no material apresentado aci-
ma que a utilização de requerimentos não se limita a pessoa jurídica, mas pode também ser 
usado por qualquer pessoa que tenha questões a solicitar a alguma autoridade pública. 
Declaração é a afirmação da existência ou da inexistência de um fato ou situação. A decla-
ração pode ser feita por pessoa física ou jurídica. Para que possa servir realmente de prova 
é necessário que o declarante tenha pleno conhecimento do fato, tendo assim, capacidade 
e liberdade de afirmativa. A declaração pode ser dada em causa própria ou referir-se a outra 
pessoa.
Partes da Declaração: 
• Timbre do órgão que a fornece;
• Título: DECLARAÇÃO (em letras maiúsculas e centralizado sobre o texto);
• Texto: exposição daquilo que se afirma, atesta ou declara; dados de identificação do emis-
sor; exposição de fatos;
• Local e data;
• Assinatura, nome e cargo da autoridade/ empresa que atesta.
Redação Administrativa
Unidade VII - Declaração
Veracidade Fotos e Fatos Ltda. 
DECLARAÇÃO
FRANCISCO PARENTE, Diretor do Departamento de Pessoal da Empresa Veracidade Fotos 
e Fatos Ltda., declara para os devidos fins que Elias Sepúlveda Amaro, portador da carteira 
de identidade n.º 8857777497 (IFP-AM) e do CPF n.º 230785337-88, faz parte do nosso qua-
dro de funcionários desde 2 de janeiro de 2001. Responsável pelo Departamento de Criação 
e arte, a partir de agosto de 2003, tem demonstrado eficiência e cumprimento de suas fun-
ções.
Cruzeiro do Sul, 5 de janeiro de 2005.
Francisco Parente
Rua Luz e sombra, 35/sobreloja
CALÇADOS MELINA
DECLARAÇÃO
Declaramos, para fins de prova que RODRIGO DE SOUSA HILÁRIO, matrícula nº 3456478, 
Assistente Administrativo desta empresa, foi aposentado por tempo de contribuição ao INSS, 
conforme determina o regulamento da Previdência Social, processo nº 14.756/2010.
Vitória, 12 de janeiro de 2011.
(assinatura)
Marília Ferreira Souto
Gerente de RH
Exemplos de Declaração
FARINHA DE TRIGO BOM PÃO
DECLARAÇÃO
A QUEM POSSA INTERESSAR
Declaramos para os devidos fins que a nota Promissória nº 425, com vencimento em 28 de 
dezembro de 2002, no valor de R$ 6.500,00, em nome da Panificadora Bom Tempo Ltda, Rua 
Estrela D’Alva, 237 – Belo Horizonte – MG, de nossa emissão, foi indevidamente para protes-
to. A mesma foi liquidada em nossa empresa. A empresa mencionada continua merecedora 
de toda confiança e crédito, nada havendo que possa desaboná-la.
Belo Horizonte - MG, 20 de dezembro de 2010.
Pedro Cavalcanti
Gerente Departamento de Vendas
Farinha de Trigo Bom Pão
Vimos na fotonovela “Acidente” uma situação bastante surreal que mostrava a utilização fan-
tasiosa de declarações em um cartório. Quando o personagem Filipe abriu a pasta misteriosa 
de Juliana ele viu várias declarações de óbito, nascimento, serviços prestados, etc., mostrando 
diversas situações em que podemos precisar de declarações.
A declaração pode ser de um professor,um chefe, uma autoridade pública que servirão para 
atestar uma informação ou fato que precise ser comprovado. No caso da fotonovela era de 
uma autoridade pública que estava em um cartório. No final da história o personagem Antônio, 
responsável pelo cartório, era a autoridade que atestou a afirmação de Juliana.
Nesta Unidade estudamos a Declaração como documento que afirma ser verdade o direito de 
alguém inserido numa realidade organizacional. Segundo as circunstâncias e a finalidade, tem 
outras denominações, como, por exemplo: declaração de direito, de vontade, de ausência, de 
crédito, de guerra, de falência, de interdição, de nascimento, de óbito, de renda, de princípios 
etc.
 Os fatos ocorridos no processo administrativo de uma organização precisam ser registrados 
como documento. Daí, o Relatório narra ou expõe as ações do cotidiano empresarial, per-
mitindo a pessoa interessada esclarecer e analisar os fatos e os seus resultados ou prestar 
conta a seus superiores hierárquicos para a tomada de decisões futuras ou de imediato.
Relatório
O relatório é o documento no qual se expõem os resultados de atividades variadas.
O relatório assume cada vez maior relevo na administração moderna, porque é impossível 
para um administrador ou um técnico em cargo executivo, conhecer e acompanhar pessoal-
mente todos os fatos, situações e problemas.
Para redigir um bom relatório, não basta alinhar os fatos. Ele deve ser objetivo, informativo e 
apresentável.
O relatório constitui um reflexo de quem o redige, pois espelha sua capacidade.
Vimos na fotonovela “Depois daquela festa” que a personagem Ana, por meio da utilização de 
relatórios, se informava sobre o que acontecia na empresa. Dependendo do tipo de informa-
ção que Ana precisava, sua funcionária Renata, fazia desde relatórios simples de situações 
até mesmo corriqueiras, como também relatórios complexos, utilizando anexos, sumário, 
capa, etc.
Relatório Simples – apresenta sob a forma de um memorando; utilizado nos relatórios infor-
mais (curtos, breves, atividades rotineiras).
Redação Administrativa
Unidade VIII - Relatório 
Exemplo
 
Folha A4
Relatório Complexo – comum a relatórios semi-informais e formais (longos, relacionados a as-
suntos mais abrangentes, ligados diretamente à empresa). Normalmente apresenta a seguinte 
divisão:
De: CIPA
Para: Divisão de Pessoal
Assunto: acidente no Pátio de Manobras – João da Silva – 20/03/003 – 16 h.
O funcionário foi atropelado quando descarregava um caminhão com material, 
tendo quebrado um braço e tido várias escoriações leves.
Recomenda-se que não haja mais trânsito de veículos pesados durante o horário 
de descarregamento dos caminhões.
João Simplício
Encarregado
Exemplo
 
 
Folha A4
Na história da fotonovela, Renata mudou o conteúdo do relatório e acabou transformando a 
empresa em que trabalhava, mas esse foi um caso à parte por conta de uma confusão fictícia 
que ocorreu devido à neurótica personagem Ana. Mas sabemos que um relatório deve ser fiel 
aos acontecimentos, pois ele é um registro do que aconteceu e serve também como referên-
cia para tomadas de decisões futuras.
O Relatório, como vimos nesta Unidade, é um documento necessário ao contexto corporativo, 
porque registra ações já realizadas diariamente para as decisões dos rumos de uma empresa.
CAPA
FOLHA DE ROSTO
APRESENAÇÃO
SUMÁRIO
INDICE
CORPO
CONCLUSÕES/RECOMENDAÇÕES
ANEXOS
Embora a palavra “Ata” seja composta por apenas três letras, você não imagina a relevância 
desse documento, de caráter oficial e de estrutura e linguagem formais, para uma instituição, 
por ter muitas finalidades e exigências para obter valor jurídico.
Introduzimos esse assunto com a fotonovela “O amigo oculto”, que conta a história de Renata: 
uma recém contratada secretária que estava nervosa por precisar fazer a Ata de uma reunião 
muito importante. Ela conta com a ajuda de João, que lhe dá dicas essenciais para a elabo-
ração do documento. Ter o apoio de alguém é muito bom, mas não podemos contar com isso 
no nosso dia a dia, por isso preparamos todas as informações que você precisa para elaborar 
corretamente uma Ata.
Ata
Documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrências, deliberações, resolu-
ções e decisões de reuniões ou assembleias. Por ter valor jurídico, deve ser redigida de tal 
maneira que não se possa modificá-la posteriormente. Para isso, devemos escrever:
 • sem parágrafo ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
 • sem abreviaturas de palavras ou expressões;
 • com os numerais por extenso;
 • sem emendas ou rasuras;
 • sem uso de corretivo (tipo error-ex);
 • empregando o verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo.
Ex.: verbo falar (falou, falaram); verbo discutir (discutiu, discutiram); verbo comentar(comentou, 
comentaram).
Partes de uma Ata:
a) dia, mês, ano e hora (por exemplo);
b) local;
c) pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, secretários, diretores...);
d) presidente e secretário dos trabalhos;
e) ordem do dia (discussão, votação, deliberação...);
f) fecho.
Observemos que para ressalvar erro constatado durante a redação, usa-se a palavra “digo”, 
depois da qual se repete a palavra ou expressão que se quer substituir.
Ex.: Aos dezesseis dias do mês de maio, digo, do mês de março de dois 
mil e seis, reuniu-se...
Quando se constata erro ou omissão após a redação, usa-se a expressão 
“em tempo”, que é colocada após o escrito, seguindo-se a emenda ou 
acréscimo.
Ex.: Em tempo: na linha onde se lê abono, leia-se abandono.
Em caso de contestações ou emendas ao texto apresentado, a Ata só 
poderá ser assinada depois de aprovadas as correções.
Redação Administrativa
Unidade IX - ATA
Termo de abertura
Este livro contém cento e vinte folhas, que estão rubricadas por mim, Suzana Vargas, e se 
destina ao registro de atas das reuniões ordinárias e extraordinárias da Comunidade Rosa de 
Saron.
Contagem, 25 de agosto de 2002
(Assinatura)
Suzana Vargas
Secretária
Termo de encerramento
É feito ao terminar o livro, e também deverá ser datado e assinado por pessoa
autorizada:
Eu, Suzana Vargas, Secretária da Comunidade Rosa de Saron, declaro encerrado este livro de 
atas.
Contagem, 28 de dezembro de 2002
(Assinatura)
Suzana Vargas
Secretária da Comunidade Rosa de Saron
Exemplo de Ata
Folha A4
“Ata da trigésima quarta reunião ordinária da Diretoria do Banco Cidade S /A. Aos três
dias do mês de dezembro de dois mil e dois, às oito horas e trinta minutos , na sala de
reunião da Agência Central do Banco Cidade S /A, situada na Av. Higienópolis, número 
mil
quatrocentos e cinquenta, Savassi, Belo Horizonte, Minas Gerais, reuniu-se a
Super intendente Regional Centro-Sul, Marisa Prosdócimo e os outros membros da
Diretoria, os senhores Mauro Assumpção, Marcus Bruno Quiroga, Paulo Gomes, Luiz
Renato Monjardim, Homero Santos, Inácio Loyola, para tratar do encerramento das
atividades da Agência Petrópolis, localizada na rua Comandante Costa, número
setecentos e oitenta e sete, em Belo Horizonte, Minas Gerais. A Senhora Marisa
informou que o encerramento das atividades da Agência Petrópolis ocorrerá por causa 
da
Agência Alagoas, localizada na Rua Alagoas, trezentos e sessenta e três, no mesmo
bairro, esta mais bem equipada. Assim sendo, todos os correntistas da Agência
Petrópolis serão automaticamente transferidos para a Agência Alagoas. Quanto aos seus
funcionários, resolveu- s e que serão remanejados para outras agências, de acordo com 
a
preferência de cada um. Nada mais havendo a tratar, a Senhora Marisa encerrou a
reunião. Eu, Paula Quiroga, secretária, lavrei a presente ata que depois de lida e
aprovada, será datada e assinada por mim, pela Senhora Superintendente Regional
Centro-Sul e pelos demais Diretores presentes . Belo Horizonte, três de dezembro de
dois mil dois . * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 
* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ** * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 
* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
Assinaturas .................................................................”
Pode-se observar na fotonovela a aplicação do que foi visto nesta unidade: João ressaltando 
para Renata a relevância da Ata pelo seu valor jurídico, a necessidade de se destacar o que foi 
decidido e comentado na reunião, assinalar todos os participantes que participaram, e vimos 
ainda a chefe de Ana, no outro dia, consultando a Ata da reunião.
Conforme estudos realizados nesta Unidade, a Ata é um documento que registra resumida-
mente e com clareza as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou 
assembléias. 
Por ter valor jurídico, deve ser redigida de tal maneira, evitando-se modificações posteriores.
 
Nesta Unidade disponibilizaremos para você uma tabela com Pronomes de Tratamento dis-
pensados às autoridades civis, militares e eclesiásticas para consulta e emprego adequado 
desses pronomes.
PRONOMES DE TRATAMENTO
Os pronomes de tratamento são formas de distinção e respeito, auxiliando-nos na referência 
às autoridades que destacamos anteriormente.
Emprego dos pronomes de tratamento
Os Pronomes de Tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiarida-
des quanto à concordância verbal, nominal e pronominal.
Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se 
dirige à comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa, pois o verbo concorda 
com o substantivo que integra a locução.
Ex.: Vossa Senhoria nomeará o substituto; Vossa Excelência conhece o assunto.
Vimos uma fotonovela em que a personagem principal precisava conhecer todos os pronomes 
de tratamento e os utilizava com bastante frequência. Mesmo que não nos encontremos em 
situações como a da personagem Mariana, é importante saber que existem certas conven-
ções de formas de tratamento para cada hierarquia diferente. 
A seguir, um Quadro Demonstrativo das Formas de Tratamento:
Redação Administrativa
Unidade X - Pronomes de tratamento
DESTINATÁRIO VOCATIVO ENVELOPE TRATAMENTO ABREVIATURA
Oficiais até Coronel
Funcionários 
Graduados 
(diretores, 
chefes de seção)
Senhor Coronel
Senhor Fulano
Senhor
Sr. Fulano de Tal
Diretor do ... Vossa Senhoria
V. S.ª
Cardeais
Papa
Reitores de 
Universidades
Vossa 
Magnificência
Magnífico Reitor
Monsenhores, 
Cônegos, Padres e 
Religiosos
Reverendíssimo(a)
Senhor(a)
Reverendíssimo(a) 
Senhor Padre ... ou 
Senhora Madre ...
Vossa Senhoria 
Reverendíssima
Vossa 
Reverendíssima
Bispos e Arcebispos Reverendíssimo Senhor
Eminentíssimo 
Senhor
Santíssimo Padre Vossa Santidade V. S.
V. Mag.ª
Reverendíssimo 
Senhor D. .................
Bispo de ...................
Eminentíssimo 
Senhor D. .................
Cardeal de ...............
Santíssimo Padre
Papa.......................
Palácio do Vaticano
Exmo. Sr.
Fulano de tal
Magnífico Reitor da 
Universidade...
Vossa Excelência 
Reverendíssima
V. Em. ou
V. Em. Revma.
Vossa Eminência ou
Vossa Eminência 
Reverendíssima
V. S.ª Revma.
V. Revma.
V. Ex.ª Revma.
Procurador-Geral da Repú-
blica
Procurador-Geral da Estado
Procuradores-Gerais dos 
Tribunais
Embaixadores
Governador de Estado e DF
Presidente e Membros das 
Assembléias Legislativas
Secretários de Estado
Membros do Congresso 
Nacional
Presidente e Membros do:
Supremo Tribunal Fede-
ral, Tribunal de Contas da 
União, Tribunais de Justiça, 
Eleitorais e Regionais do 
Trabalho, Tribunal Federal 
de Recursos, Superior Elei-
toral e Superior do Trabalho
Vice-Presidente da Repú-
blica
Chefe dos Gabinetes Civil e 
Militar da Presidência
Ministros de Estado
Oficiais Generais
Consultor-Geral da Repú-
blica
Prefeitos
Excelentíssimo 
Senhor
Excelentíssimo 
Senhor
Meritíssimo 
Senhor Juiz
Excelentíssimo 
Senhor Presi-
dente da Repú-
blica Federativa 
do Brasil
Excelentíssimo 
Senhor
Fulano de Tal
Digníssimo 
Presidente da 
Exmo. Sr.
Fulano de Tal
DD...................
Exmo. Sr.
Dr. Fulano de Tal
Chefias do Estado-Maior do 
Exército, da Marinha, da
Aeronáutica e das Forças 
Armadas
Juízes em Geral e Auditores 
da Justiça Militar
Presidente da República
Exmo. Sr.
Fulano de Tal...
Vossa Excelência
Vossa Excelência
Vossa Excelência
Vossa Excelência
V. Ex.
V. Ex.
V. Ex.
Não se usa
Esta é a última Unidade de nossa apostila e, como vimos, na comunicação escrita é neces-
sário que identifiquemos a forma de tratamento adequada que seu cargo exige, o que vem 
a demonstrar segurança e nível de educação do emissor da mensagem ao aplicá-los corre-
tamente conforme a norma culta.
Ainda que você não utilize tantas vezes os pronomes “excelentíssimo e quem,” como na 
fotonovela, é importante lembrar que existem diferentes formas de tratamento, assim basta 
consultar a tabela de pronomes que disponibilizamos neste curso toda vez que precisar se 
comunicar com qualquer uma das hierarquias citadas acima. Dessa forma, você evita pas-
sar por confusões como as de Mariana.
Parabéns por terem chegado até aqui! Agora verifiquem o que aprenderam nas atividades 
que estão disponibilizadas na plataforma.