organização de eventos

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Organização de Eventos 
 
1 - Apresentação ....................................................................................................................... 3 
2 - Tipos de Eventos .................................................................................................................. 3 
Simpósio ................................................................................................................................ 3 
Conferência ........................................................................................................................... 3 
Congresso .............................................................................................................................. 4 
Seminário .............................................................................................................................. 4 
Painel ..................................................................................................................................... 4 
Fórum .................................................................................................................................... 4 
Inauguração ........................................................................................................................... 4 
Mesa Redonda....................................................................................................................... 4 
Seminário .............................................................................................................................. 5 
Sessão de autógrafo .............................................................................................................. 5 
Festival .................................................................................................................................. 5 
Workshop .............................................................................................................................. 5 
3 – Preparação .......................................................................................................................... 5 
4 - Planejamento ....................................................................................................................... 7 
5 – Cronograma ....................................................................................................................... 10 
6 – Organização das Equipes ................................................................................................... 10 
7 - Organização e Preparação ................................................................................................. 16 
8 - Checklist ............................................................................................................................. 19 
Modelo 1 – Especifico para o Coordenador do evento ....................................................... 19 
Modelo 2 – Detalhes sobre o espaço físico (local) .............................................................. 23 
Modelo 3 - Secretaria (papelaria e material de escritório) ................................................. 24 
9 - Roteiro de atividades para a realização de um evento - Resumo ...................................... 25 
Anexo 1 - Contrato para Expositores .......................................................................................... 28 
ANEXO 2 – Ficha de Hospedagem ............................................................................................... 31 
ANEXO 3.1 – Modelo de Ofícios .................................................................................................. 32 
ANEXO 3.2 – Modelo de Ofícios .................................................................................................. 33 
Anexo 4 - Como preencher a Ficha de Consulta Prévia de Evento ............................................. 34 
 
 
 
 
 
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1 - Apresentação 
Como é bom estar reunidos com os irmãos para louvar e bendizer o Nome Santo 
do Senhor Jesus que se manifesta em nosso meio, “onde dois ou três estiverem reunidos 
em meu nome, eu estarei no meio deles” (Mt 18, 20). No desejo de proporcionar que 
nossos encontros sejam cada vez melhores no resultado humano e espiritual queremos 
esclarecer alguns itens que julgamos necessários para a organização de “Eventos na 
Igreja”. 
 
É importante que a liderança (pastorais, coordenações, grupos de oração, dioce-
ses) utilize e se acostume com tecnologias, metodologias e padrões globais, isso faz 
com que seus projetos sejam mais aceitos e que o EVENTO tenha uma boa aparência 
diante de grandes companhias quando contatada para apoio e possíveis parcerias, pois 
possibilita o intercâmbio de seus representantes. 
 
Será que existe algum mistério para fazer um evento ou atividade de funcionar? 
Quando as coisas dão certas não é por acaso. Normalmente o sucesso de um evento é 
fruto de uma união de vários fatores que iremos abortar. 
 
 
 
 
 
2 - Tipos de Eventos 
A classificação dos eventos é muito importante principalmente na hora de decidirmos 
qual evento será executado segundo a moção que o Senhor nos deu, pois existem várias 
formas de se classificar eventos, assim, apresentamos a seguir alguns tipos e usaremos 
uma linguagem de acordo com o movimento que amamos. 
 
Simpósio 
É um derivado da mesa-redonda, possuindo como característica o fato de ser de 
alto nível, com a participação de aspectos diferentes de determinados assuntos e sempre 
com a presença de um coordenador. A diferença fundamental entre o simpósio e a me-
sa-redonda é que no primeiro os expositores não debatem entre si os temas apresenta-
dos. As perguntas, respostas e o próprio debate são efetuados diretamente aos partici-
pantes da plateia. O Tema geralmente é científico. Seu objetivo principal é realizar um 
intercâmbio de informações. 
 
Conferência 
É uma reunião formal, em que um especialista desenvolve determinado tema so-
bre o qual tem amplo domínio. Ao final de sua exposição, responde perguntas. 
 
bword://!!9G2CGKRAUE,mesa-redonda/
bword://!!9G2CGKRAUE,mesa-redonda/
 
 
 
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Congresso 
É uma reunião com o propósito de distribuir informações, tomar decisões, anali-
sar e resolver problemas, trocar informações, planejar, conduzida por pessoas muito 
qualificadas (técnicas, especialistas, expert). Em geral, o congresso se inicia com uma 
exposição geral (palestra magna), uma série de trabalhos em pequenos grupos, discus-
sões em painel e uma assembleia geral de conclusões. 
 
São reuniões promovidas por entidades de classe ou associações diversas, para 
apreciação, estudos, debates de interesses seus, de seus participantes ou sobre algum 
ramo de conhecimento que queira criar, desenvolver ou colaborar. Normalmente, o con-
gresso se desenvolve em módulos ou sessões organizados de diversas formas: mesas-
redondas, sessões plenárias, reuniões de comissões mistas, subcomissões, subgrupos ou 
grupos de trabalhos. 
 
Seminário 
É uma atividade de investigação, pesquisa, visão global, análise e síntese. O es-
tudo ou investigação de um tema é realizado em reuniões de trabalho devidamente pla-
nejadas, por meio da colaboração recíproca dos participantes. 
 
 
Painel 
Reúnem-se várias pessoas para exporem suas ideias sobre determinado assunto 
ante um auditório. No painel, a conversação é basicamente informal, os membros não 
atuam como oradores, não expõem. 
 
Fórum 
É destinado exclusivamente às pessoas que dominem o assunto a ser tratado. O 
participante poderá debater com liberdade suas posições, sem restrições quanto à quan-
tidade de participantes. Existe um mediador para garantir a participação livre dos inte-
ressados, direcionando-os na busca do consenso e no registro de opiniões significativas. 
 
 
Inauguração 
É um evento formal de alta representatividade social, e portanto, requer um pla-
nejamento minucioso, envolvendo todas as fases de um evento complexo, portanto,não 
deve ser confundido com apenas um cortar de fita e o descerramento de uma guarnição 
que envolve uma bela placa comemorativa. 
 
 
Mesa Redonda 
Técnica utilizada por pequenos grupos comprometidos com um mesmo ramo de 
conhecimento ou interesse, para esclarecimentos, troca de ideias, discussão de casos. 
 
 
 
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Cada participante tem tempo para expor os seus pontos de vista, para serem apreciados 
e debatidos. Para se garantir a boa ordem dos trabalhos é nomeado um coordenador que 
todos devem acatar. 
 
 
Seminário 
Destinado a pessoas que apresentem praticamente o mesmo nível de conheci-
mento. Os participantes têm prévio conhecimento do que será tratado. Divide-se em três 
fases: Exposição, discussão e conclusão. 
 
 
Sessão de autógrafo 
É o encontro do autor de um livro com o seu público. Com certeza vai ficar cari-
nhosamente marcado por uma dedicatória e um autógrafo. O autor cria uma excelente 
oportunidade para confirmar as suas pesquisas, quanto ao tipo de pessoas que ele está 
sensibilizando com a sua escrita: expectativas, suas necessidades, etc. 
 
 
Festival 
É uma grande manifestação artística, podendo ser relacionado à música, teatro, 
fotografia... 
 
Workshop 
Na verdade, trata-se de um “aprenda a fazer”, cuja finalidade é promover o 
aprendizado de forma prática... 
 
 
Conclusão: 
Meu irmão, da próxima vez em que for organizar um evento em sua comunida-
de, grupo, diocese, etc, tenha cuidado para não cair no erro ou na tentação de dar uma 
designação imprópria para o mesmo. 
 
 
 
 
 
3 – Preparação 
Assim como numa cirurgia a preparação é fundamental para o resultado final, o 
quanto antes se começa, melhor será o resultado final, para isso é muito importante que 
o grupo saiba realmente quais objetivos desejam alcançar, isso tem que está muito claro 
e anotado. Preparamos nove itens que são fundamentais e devem ser seguidos e vivi-
dos, antes, durante e depois do evento: 
 
 
 
 
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3.1 - Deus é o centro do processo. Romanos 12, 2 
• Embaraços ou relutâncias quanto à dimensão espiritual não são aceitáveis; 
• É necessário tempo suficiente para a Palavra, devoção e oração. 
• O jejum é necessário, mas lembre-se, jejum é pessoal e não compartilhado, e se 
você fala que está fazendo jejum ele no máximo se torna uma dieta; 
• As pessoas gostam de ser envolvidas. Elas gostam umas das outras e amam a 
Deus. 
• Tempo para orar antes, durante e após o evento. 
 
 
 
3.2 - Espírito comunitário. Atos 2,44 
• Os membros das equipes se conhecem? 
• Os membros vibram com as bênçãos recebidas; 
• Os membros têm que aprender orar, trabalhar e se divertir juntos; 
• Os membros têm que ter confiança entre si. 
 
3.3 - Planejamento. Eclesiastes 3 
• É um tempo necessário para o sucesso do evento; 
• São elaboradas as atividades; 
• Preparar planos para os imprevistos; 
• As responsabilidades devem ser muito bem delegadas; 
• Os detalhes devem ser previstos. 
 
3.4 - A liderança se dá pelo exemplo. Tiago 3 
• Recomendo a leitura do livro: O Monge e o executivo; 
• Somos batizados no Espírito Santo; 
• Docilidade no falar e no mandar; 
• Respeite todos; 
• Cuidados com as brincadeiras. 
 
3.5 - Comunicação, informação abundante e constantes lembretes. I Cor 15,33 
• A publicidade tem que ser atrativa e completa; 
• Cada participante de equipe deve está envolvido e entusiasmado; 
• Lista atualizada com nomes, telefones e e-mails dos responsáveis de cada equipe; 
• Todos devem está atualizado sobre as informações gerais do evento. 
 
3.6 - Criatividade e Profissionalismo. Atos 17,15-34 
• Novas ideias e inovações devem acontecer; 
• Devemos ser profissionais e não amadores em nossas atividades como servos; 
 
 
 
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3.7 - A liderança e ajuda aos servos e lucro. Levítico 19,32 
• Há irmãos que não podem participar em razão das limitações financeiras; 
• Os jovens e idosos devem se sentir que são parte da igreja hoje, e não a ”igreja do 
amanhã” e tampouco a “igreja do passado”; 
• O foco deve ser a evangelização, lucro é consequência; 
• Cuidado com o exagero nos gastos, o dinheiro é do povo e deve ser respeitado. 
 
3.8 - São incluídos elementos de Promoção Humana. Êxodo 23,5 
• Campanhas de doação de roupas (limpas), alimentos, leite, fraudas; 
• Doação de sangue; 
• Banco de currículos e empresários da igreja... 
 
3.9 - Avaliação do evento com base nos anteriores. Jó 36,10 
• A oportunidade é pra aproveitar para verificar o que funcionou e o que não funcio-
nou, desenvolvendo ideias para o futuro. 
• O objetivo não é apontar erros, mas corrigir as falhas. 
 
 
 
 
 
4 - Planejamento 
O planejamento funciona como uma receita de bolo, e podemos com muito cui-
dado incluir, remover ou substituir alguns itens. Nossos ingredientes são: 
 
4.1 - Qual o tipo de evento? 
Como já falamos sobre alguns os tipos de eventos, devemos saber qual o resultado 
que desejamos para bem escolher o tipo de eventos que iremos promover. 
 
4.2 – Quais os objetivos do evento? 
• Campeonato 
• Comunitário 
• Consagração 
• Formação 
• Missionário 
• Motivação 
• Recreação e lazer 
• Treinamento 
 
 
4.3 - Qual o público esperado? 
 
 
 
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Baseado no público esperado pode decidir o melhor local para promover com suces-
so nosso evento. Se o tipo de evento que será realizado já teve uma edição anterior, se-
rá mais fácil termos uma ideia de participantes e saber quais fatores contribuíram para o 
sucesso ou não do evento anterior. 
 
 
4.4 - Qual o perfil dos participantes? 
Sabemos que nosso público normalmente é misto, mas precisamos saber de forma 
geral a quem se destinam jovens, adultos, homens, mulheres, religiosos, e assim pode-
remos ter uma melhor infraestrutura de material e acessibilidade a ser usa-
do/providenciado, inclusive no que diz respeito à publicidade, ornamentação e licenças. 
 
 
4.5 - Qual o tema? 
 O tema do evento é um fator muito importante, pois a partir dele muitas pessoas 
escolherão em participar ou não do evento. Um ótimo nome e tema são responsáveis 
por grande parte do sucesso do evento. Ele deve ser curto e objetivo para ser de fácil di-
vulgação boca a boca. 
 
 
4.6 - Onde será o evento? 
Para melhor escolher o local do evento precisamos saber: 
• Quantitativo esperando e infraestrutura necessária, como banheiros masculinos e 
femininos e chuveiros, cozinha, parte elétrica para o som e iluminação...; 
• Há salas disponíveis para as equipes (comunicação, limpeza, liturgia, tesouraria, 
pregadores, cantores, secretaria...); 
• A localização também é fundamental para facilitar o acesso do povo, tanto de 
transporte publico como particular; 
• O local do evento é acessível aos deficientes? 
• Há estacionamento suficiente? 
• Quais atividades acontecem nesse local? Tenhamos cuidado com o marketing ne-
gativo. 
 
 
4.7 - Como deve ser o evento? 
Estamos falando de eventos Católicos, assim sendo, a Identidade de nossa Fé é 
fundamental e ela se dá quando há entrega do coração ao Senhor Jesus e a vivência da 
amizade ativa com Ele! 
 Se já sabemos qual o tipo de evento e o resultado esperando agora devemos co-
locar a mão na massa, fazer as engrenagens funcionarem, e a INOVAÇÃO pode ser 
uma ótima ferramenta para fazer a diferença 
 
4.8 - Quando será o evento? 
 Já sabemos onde e como será nosso evento, o tema e o local já foram definidos, 
mas a data deve ver escolhida respeitando: 
• Feriados no município e municípios vizinhos e feriados estaduais; 
 
 
 
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• Férias escolares; 
• Eventos como jogos de futebol, olimpíadas, eleições (1º e 2º turno) 
• Tempo litúrgico (principalmente a quaresma) 
• Fatores climáticos são incontroláveis, mas podemos ter uma posição. 
• Um prazo mínimo de três meses deve ser respeitado para que uma boa organização 
aconteça e receba as licenças necessárias... 
 
4.9 – Itens importantes que devemos definir: 
• Quem é o responsável pelo evento 
•Será cobrado? Qual valor? 
• Quem são os responsáveis pelas equipes? 
• Quais sãos as responsabilidades especificas para cada equipe? 
• Qual tipo de som será necessário para o local? 
• Como será a divulgação do evento? 
• Patrocínios e Apoio – Quais empresas irão patrocinar/apoiar o evento e de que 
forma? (material/capital) Cuidado com o apoio de políticos ou pessoas que querem usar 
do evento para fazer possível demonstração de imagem visando às eleições. 
• Como será a divulgação dos patrocinadores? 
 
4.10 – Espaços para crianças e orações. 
 É importante saber se no evento, mesmo para adultos, se há espaço para as cri-
anças e pessoas para ficarem com elas, e fraldário também é muito bem vindo. Capelas 
e locais para orações são sempre bem vindos. 
 
4.11 – Identificação 
 É bom que o crachá da equipe tenha alguma diferenciação em relação aos dos 
participantes, mesmo que seja uma simples e pequena etiqueta colada no crachá, isso 
facilita a identificação nas salas reservadas e palco. O crachá pode ter o mesmo layout, 
apenas com cores diferentes dos participantes e equipes, e também entre as diversas 
equipes para controlar melhor o acesso nas dependências do local do evento. 
 
4.12 – Rádios comunicadores 
 Embora gerem um custo para o evento são necessários para facilitar a comunica-
ção entre as equipes inclusive o palco e apoio. Algumas pessoas gostam de brincar com 
esses equipamentos e devem ser alertadas para não o fazerem. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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5 – Cronograma 
O cronograma detalhado das atividades do evento com a data de início e termino 
de cada item auxilia na administração e prevenção de fatores surpresa. É bom que o or-
ganizador tenha uma planilha detalhada sobre cada atividade junto aos responsáveis de 
cada equipe e o tempo/data para a conclusão. 
 
 
 
 
 
 
6 – Organização das Equipes 
Já temos anotado o item anterior, agora vamos colocar a mão na massa, vamos 
para as vias de fato, desde a operacionalização do evento e redução de custos até as in-
formações estruturais, como a montagem do local e a contratação de serviços e impor-
tante pensar com antecedência em todos os detalhes. Faça uma reunião de planeja-
mento estratégico do evento e deixe tudo anotado, uma ata sempre é bem vinda. Assun-
to definido deve ser cumprido não se deve ir e voltar em assuntos que já foram decidi-
dos e solucionados. 
 
Tenha pessoas comprometidas, responsáveis e experientes por cada equipe. 
Temos que ser profissionais no que fazemos, é verdade que somos voluntários, mas os 
talentos devem ser eficazes. É importante que todos estejam bem interados do evento e 
do objetivo a ser transmitido. É importante, sempre partilhar as informações e docu-
mentos. 
 
6.1 – As Equipes... 
Classificamos abaixo, algumas equipes e sabemos que nem todas serão necessárias 
aos eventos, assim com, outras serão inseridas. Tenha sempre atualizado o nome do 
responsável, telefones e e-mail para manter uma comunicação ativa e total de partici-
pantes de cada equipe para providenciar as refeições dos servos. 
1. Acolhimento 
2. Aeroporto 
3. Apoio 
4. Camarim 
5. Comercial 
6. Comunicação 
7. Confecção de faixas 
8. Congressinho 
9. Cozinha para Equipe de Serviço 
10. Cozinha para pregadores 
11. Cura e Libertação 
12. Decoração 
 
 
 
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13. Externa 
14. Famílias 
15. Finanças 
16. Gravação 
17. Hospedagem 
18. Intercessão 
19. Limpeza 
20. Liturgia 
21. Livraria 
22. MC – Mestre de Cerimônias 
23. Música 
24. Recepção 
25. Sacerdotes - (Responsável pelos sacerdotes) 
26. Secretaria 
27. Som 
28. Trânsito 
 
Se for criada alguma outra equipe, é fundamental que lhe seja muito bem explicado 
o seu papel no evento. Muitas vezes temos sérios problemas com “pessoal”, pois sem-
pre têm que ser do tipo mil e uma funções e acaba sobrecarregado. Excelência é a pala-
vra de Ordem, com os princípios cristãos! 
 
 
6.2 – Serviços das Equipes... 
É necessário que cada equipe saiba muito bem qual o seu papel. Quais materiais 
serão necessários para a eficácia realização de suas atividades. Todas as atividades são 
necessárias e importantes, não existe a mais importante e a menos importante. A seguir 
segue algumas atribuições. 
 
Acolhimento 
Muito comum em nossos eventos, mas lembre-se que acolher não se resume a 
um grupo de cantores... O sorriso verdadeiro, o olhar nos olhos com amor e misericór-
dia, o aperto de mão nem muito forte e nem fraco, o abraço pode acontecer, mas tenha-
mos cuidado com os irmãos carentes. É o cartão de visitas do evento! 
 
Aeroporto/Rodoviária 
Caso nosso evento tenha convidados especiais, normalmente pregadores, que 
vem de fora, é muito importante saber como recebê-los, por isso que irá buscá-los e le-
vá-los deve ter confirmado o aeroporto, companhia, data, hora de chegada. Caso que o 
busque não conheça o convidado, é importante ter uma placa (uma folha) com o nome 
do convidado, o mesmo se dá na rodoviária. 
 
 
 
 
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Apoio 
São importantes para gerenciar o acesso ao palco, áreas particulares, e aos ir-
mãos que estejam foram da unidade e do espírito do evento... 
 
Camarim 
Cuida do bem estar dos palestrantes, sacerdotes e músicos, devem buscar as so-
luções de acomodação no local (cadeiras, sofás, recipiente para água, copos, café...) 
 
Comercial 
Caso haja expositores, é essa pessoa que irá gerenciar o contato e contrato de 
expositores, respeitando espaços e valores. Veja o modelo de contrato em Anexo1 Con-
trato para Expositores 
 
Comunicação 
Nossos irmãos do Ministério de Comunicação, com orientação do Coordenador 
do Evento, preparar todo o plano estrutural publicitário, deste a confecção de cartaz, 
folder, flyer, vinhetas... Preparação de mensagem de boas-vindas, filmes, vídeos, faixas, 
banners, programa, etc. e a distribuição e disponibilização de material de assessoria de im-
prensa (press-releases, fotos e folhetos), convites a jornalistas, especialistas, e no dia do evento 
a cobertura e possível transmissão ao vivo via internet... 
 
Confecção de faixas 
Muitas vezes precisamos sinalizar nas vias publicas placas indicativas de como 
chegar ao local do evento. No local do evento são importantes para indicar setores es-
pecíficos como banheiros masculinos, banheiros femininos, caixas, recepção... 
 
 
Congressinho 
Quando necessário e divulgado, assim os pais podem participar tranquilamente 
do evento. É necessário ter uma atenção especial para preparar o local para as crianças. 
 
Cozinha para Equipe de Serviço 
Assim como em todas as equipes, o responsável pela cozinha deve ter experiên-
cia, visitar o local e verificar TODOS os utensílios disponíveis e providenciar o que for 
necessário, deste os fósforos, panos de limpeza, panelas, gás e lembre-se que nada pode 
ficar para depois... 
 
Cozinha para pregadores 
Dependendo do evento pode ser que haja uma equipe de cozinha específica para 
os pregadores, e assim como a equipe de Cozinha para Equipe de Serviço é importante 
 
 
 
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que esses tenham experiência em preparar refeições para um publico maior e verifi-
car/providenciar utensílios para que as refeições sejam servidas... 
 
 
Decoração 
Como seria bom termos um profissional para ajudar na orientação da decoração 
do local, há muitos irmãos com boa vontade, mas a decoração deve ser ímpar e marcan-
te, porém sem exageros e que contribua com o tema e objetivo do evento, respeitando as 
cores do cartaz. Flores no presbitério sempre naturais, nunca artificiais, pois é uma 
norma litúrgica. A equipe precisa visitar o local e apresentar um croqui, fazer uma ex-
celente lista incluindo a quantidade e tipo de cada material que será necessário. 
 
Externa 
São nossos irmãos, que já têm carro, que irão contribuir na busca dos pregado-
res, compra de materiais, buscarem doações. Quando possível e para que for necessá-
rio, é justo que seja oferecidauma ajuda financeira, pois além do combustível há outros 
desgastes como óleo de motor, de freio, pneus. 
 
 
Finanças 
São nossos irmãos com experiência contábil que fazem o lançamento fiscal de 
todo o fluxo de capital, entrada e saída de nosso evento. Logo após o termino do evento 
a equipe de finanças irá apresentar o DRE (Demonstrativo do Resultado do “Evento”) 
ao coordenador estadual/diocesano e a quem for designado. 
 
Gravação 
Se no evento houve a comercialização das palestras e/ou shows, teremos que 
providenciar uma equipe experiente nesse serviço, pois requer material específico. 
Também serão necessários mídias, capas, etiquetas. 
 
Hospedagem 
Se o evento pedir, será necessário providenciar hospedagem para participantes, 
equipes e palestrantes. Essas podem ser nas casas de membros do Movimento, casas de 
retiros, colégios e se for o caso hotel. A equipe de hospedagem deve gerenciar os pedi-
dos e a locação de cada irmão. 
 
Nas Casas de membros deve ser providenciado uma ficha para que o responsável 
da casa preencha, com o objetivo de conhecer as condições da casa e da possível 
hospedagem. Veja o modelo da ficha no Anexo 2. 
 
 
 
 
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Casas de retiro devem ser agendadas o previamente e geram custo. Verifique a 
quantidade e tipo de acomodação (quartos individuais, duplos, dormitórios banhei-
ros e chuveiros). Se for usada mais de uma casa, devemos ter no mínimo um casal 
responsável pelo local, para cuidar de possíveis necessidades e com celular que faça 
ligação. Caso use ou não a cozinha os valores podem ser alterados, e se informe so-
bre a utilização do gás, sabemos que algumas casas já têm incluso no aluguel o gás, 
outras não, assim como papel higiênico e material de limpeza. 
 
Colégios devem ser solicitados com antecedência e é de praxe a entrega de oficio. 
Dependendo do tipo de colégio, só são liberados para sábado e domingo, pois na 
sexta-feira há aulas à noite. Requer um cuidado especial, pois as salas devem ter as 
mesmas quantidades de mesas e cadeiras e respeitando a forma como estavam dis-
postas na entrega. Um diga é se fizer fotos (com os celulares) de cada sala para aju-
dar na arrumação. Os colégios são uma ótima opção, pois normalmente não geram 
custos, tem uma excelente capacidade e infraestrutura de banheiros e chuveiros, mas 
lembre-se de providenciar papel nos banheiros. 
 
No dia do evento a equipe deve ter uma lista impressa com o nome do participante e 
local da hospedagem. 
 
Intercessão 
Imprescindível nos eventos. Deve seguir as orientações especificas da coordena-
ção do Ministério. Requer uma sala, com uma mesa, cadeiras, e almofadas são bem vin-
das. 
 
Limpeza 
É um trabalho comum e os participantes do evento devem cooperar. Se o local 
não tiver, ou for escasso, devemos providenciar lugares para o lixo. A equipe deve pro-
videnciar vassouras, rodos, panos de limpeza, desinfetantes, sacos de lixo, papel higiê-
nico e demais materiais. È necessário uma sala para que a equipe guarde os materiais. 
 
Liturgia 
Se houver celebrações litúrgicas, devemos ter uma equipe preferencialmente os 
MECEs para cuidar dos Vasos Sagrados, materiais litúrgicos e providenciá-los. Nor-
malmente o celebrante leva seus paramentos, mas como falamos os demais materiais 
como cálice, âmbulas, toalhas, vinho canônico e partículas e hóstias serão necessários. 
 
Livraria 
Se for decidido que teremos uma livraria devemos ter pessoas que cuidem dela 
no atendimento ao publico. Consignações são bem vindas, mas cuidado com os contra-
 
 
 
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tos. Cuidado para não levar materiais que vende, mas são contraditórios com a Igreja. 
Um exemplo são religiosos/leigos que escrevem sobre temas específicos (Batismo no 
Espírito Santo, Dons, Carismas, Curas, mas não é o que a Igreja - Bispos falam). 
Outro cuidado é com a marcação de preços com canetas. Se os livros forem 
marcados, não poderão ser devolvidos. Jamais os preços devem ficar na frente dos li-
vros, mas sim dentro ou na contra capa. 
 
Providencie uma caixa para guardar o dinheiro, e após cada intervalo é bom que 
alguém para fazer a sangria (tenha sempre apenas duas ou três pessoas pré-determinado) 
 
É importante que o local da livraria seja acessível e que o publico tenha fácil vi-
sualização dos produtos e que a organização dos livros, camisas sejam atrativas. Saco-
las e saquinhos é uma forma de agradar e gerar novas vendas. È importante ter zelo 
com nossos materiais de formação e crescimento espiritual. Se tiver vendendo camisas, 
essas devem está organizadas em caixas por tamanhos, para facilitar a venda e não se 
esqueça de levar calculadoras canetas e papel. 
 
Aluguel de Espaços 
É bem comum em diversos eventos, principalmente os de grande porte, alugar 
espaços predeterminados para vendas de materiais, como livrarias, doces, demais obje-
tos... Recomendamos que sejam elaborados contratos particulares para que não haja 
duvidas sobre o espaço e materiais autorizados a serem comercializados, horários de en-
trada e liberação do espaço alugado ao término do evento. 
 
 
MC – Mestre de Cerimônia 
É uma pessoa escolhida pela coordenação do evento, alegre e educado, ficam 
sobre sua responsabilidade todos os avisos e orientações comuns do evento. 
 
 
Música 
Primordial nos eventos e cabe ao coordenador discernir qual grupo ou ministé-
rio será responsável. Dependendo do evento há músicas próprias que devem ser canta-
das e ministradas. Informe-se com os músicos sobre os microfones e instrumentos, ne-
cessários. Jamais deixe para providenciar as coisas na hora. Cuidado com as estrelas 
que fazem inúmeras exigências (toalhas brancas, água mineral importada, ar condicio-
nado, frutas específicas....) 
 
Recepção 
 
 
 
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Após serem acolhidos, são encaminhados para a recepção, que faz as entregas 
dos crachás, tickets e demais materiais. Pode ter mais de uma recepção separadas por 
municípios, estados ou quaisquer outras que sejam necessárias. Cada evento requer 
uma recepção especifica baseado na expectativa do número de participantes. Sempre 
com o sorriso nos lábios e transparecendo Jesus Cristo. Se o evento for pago, devemos 
ter caixa para o recebimento. 
 
Sacerdotes - (Responsável pelos sacerdotes) 
É necessário ter alguém responsável pelo contato com os sacerdotes (normal-
mente a secretária), e quando eles podem participar ou são convidados, é necessário 
confirmar se irá precisar de transporte e se houver nossos irmãos da equipe de externa 
devem ser avisados. 
 
Secretaria 
Responsável pelas atas, ofícios, cartas convite, cartas de agradecimento, compra 
dos materiais solicitados pelas equipes, preparar pastas/materiais para a imprensa local e 
demais funções que lhe forem confiadas. 
 
Som 
Requer especial atenção, pois contribui de forma ímpar para o sucesso do even-
to. Infelizmente ainda somos “amadores” quando se trata de som. Cada evento requer 
um som específico, baseado em: 
• Tipo do local (aberto, fechado, acústica...); 
• Se haverá gravação; 
• Se usaremos telão; 
• É necessário o rider técnico (O rider técnico é uma lista de equipamentos de sono-
rização e/ou iluminação que serão necessários) 
 
Trânsito 
Responsável pelo estacionamento no local e o controle de trânsito externo, e 
quando for o caso cooperar ativamente com a guarda municipal ou policiais militares. 
Inicio e termino do evento são os momentos que requerem maior atenção. É bom que a 
equipe use o colete de trânsito. 
 
7 - Organização e Preparação 
Além do trabalho das equipes alguns trabalhos nos são necessários, hoje em dia 
um evento bem organizado é um evento que tem um grande potencial de crescimento e 
sucesso. Inclusive eventos pequenos que iniciam de forma organizada são extremamen-
te promissores para o anuncio do querigma. Por isso é importante: 
 
 
 
17 
 
Divulgação 
A divulgação nos grupos deoração, redes sociais, rádios é necessária para atrair 
e explicar ao povo o motivo da realização do evento. O uso de distribuição de panfletos, 
de pôsteres em locais públicos, nos jornais da comunidade, “campus” de universidades 
e como não pode faltar, a melhor publicidade é o boca a boca. 
 
Arte Visual 
É importante que os cartazes contenham a mensagem do evento. A arte dos car-
tazes deve ser feita por profissionais (e temos bons designers na Igreja) respeitando as 
regras de marketing publicitário. 
 
Cobertura 
Os eventos planejados para o início do dia (antes do meio da tarde) podem apa-
recer no noticiário da noite enquanto que os eventos mais tardios não. Pense em formas 
de tornar o evento visualmente atrativo. É importante que as emissoras (rádio e televi-
são) sejam comunicadas do evento com antecedência, para que o evento entre na pauta. 
 
Ofícios 
Deve seguir o padrão e é uma excelente ferramenta para conseguir doações dos 
mais diversos materiais e patrocínios que são necessários... Veja o modelo de Oficio 
em nosso Anexo 3.1 e 3.2, mas lembre-se, eles devem ser enviados com maior prazo 
possível. Para empresas de grande porte, os ofícios devem ser enviando até outubro pa-
ra entrarem nas despesas do próximo ano, é sério! 
 
Autorizações 
As autorizações variam de acordo com a escolha do local e o número do público 
esperado e prefeitura. Sempre que for necessária a interdição de 
rua ou alguma alteração no tráfego viário para a realização de um 
evento, a Companhia de Engenharia de Tráfego, da Secretaria 
Municipal de Transportes, através de suas Coordenadorias Regio-
nais, deverá ser consultada, mediante o encaminhamento da Ficha 
de Consulta Prévia de Eventos, em prazo nunca inferior a 10 (dez) 
dias antes da data de sua realização. 
A prefeitura local deve ser comunicada e por escrito ela dá 
a autorização. Na cidade do Rio de Janeiro o link para o formulá-
rio é: http://www.rio.rj.gov.br/web/scch/exibeconteudo?article-id=135046 
 
 
A Ficha de Consulta Prévia de Evento é o passo inicial para a autorização de 
eventos. Você também pode imprimi-la a partir do site www.rio.rj.gov.br/clf 
Depois de analisada e aprovada a FCPE, você receberá a relação de documentos 
que precisará apresentar para a aprovação do seu pedido. 
Depois do deferimento do pedido, você paga a taxa devida e recebe a sua Auto-
rização Transitória. 
 
http://www.rio.rj.gov.br/web/scch/exibeconteudo?article-id=135046
http://www.rio.rj.gov.br/clf
 
 
 
18 
Órgãos que poderão ser indicados para emissão de Certificados ou Nada a 
Opor 
• Corpo de Bombeiros – eventos em áreas fechadas, ou abertas onde haja estru-
tura montada com mais de 20m2. 
 
 
• Secretaria Municipal de Transportes – SMTR - se necessária à alteração no trá-
fego; 
 
• Coordenadoria do Imposto Sobre Serviço da Secretaria Municipal Fazenda; 
 
• Polícia Militar - sempre que se tratar de festas ou, ainda, os eventos com gran-
de aglomeração; 
 
• Policia Militar 
 
• Policia Civil 
 
• Policia Federal 
Comprovante de encaminhamento à polícia federal do plano de segurança do 
evento, para eventos com estimativa de público superior a 1000 pessoas; 
 
• Fundação Parques e Jardins - eventos em praças, parques ou jardins; 
 
• Secretaria Municipal de Esporte e Lazer – SMEL - eventos esportivos; 
 
• Secretaria Municipal de Meio Ambiente – SMAC - em áreas de proteção ambi-
ental; 
• Subprefeitura da área - para todos os eventos em áreas públicas 
 
Para aprender preencher como preencher a FCP - Eventos veja o Anexo 4 Como 
preencher a Ficha de Consulta Prévia de Evento. 
 
É possível que o hospital municipal deva ser comunicado, isso varia de acordo 
com os municípios e normas de segurança, outro órgão que tem que ser comunicado e 
gera despesa é o ECAD que faz a arrecadação e a distribuição de direitos autorais 
decorrentes da execução pública de músicas nacionais e estrangeiras. Pode haver redu-
ção nos valores se os autores/interpretes ou os donos de propriedades autorais entrega-
rem uma carta de autorização de não cobrança. Se o ECAD não for avisado e eles des-
cobrirem o evento (via internet, cartazes...) haverá multa, e é cara! 
 
Site: http://www.ecad.org.br 
Cálculos: http://www.ecad.org.br/ViewController/publico/conteudo.aspx?codigo=436 
Formulários: http://www.ecad.org.br/ViewController/publico/conteudo.aspx?codigo=22 
 
http://www.ecad.org.br/
http://www.ecad.org.br/ViewController/publico/conteudo.aspx?codigo=436
http://www.ecad.org.br/ViewController/publico/conteudo.aspx?codigo=22
 
 
 
19 
Saiba que: 
Eventos com público maior do que 1000 (mil) pessoas: tem que ter empresa res-
ponsável pela segurança do evento com apresentação de documento que certifique a re-
gularidade com a Polícia Federal (Lei. 10.826/2003 – Estatuto do Desarmamento, artigo 
34). 
Todos os eventos realizados na orla dependerão de prévia autorização do Prefei-
to e os pedidos deverão ser feitos com, no mínimo, 30 dias de antecedência. 
 
 
 
 
 
 
 
8 - Checklist 
O s checklists são listas de verificações com itens a serem observados, tarefas a serem 
cumpridas, materiais a serem comprados, documentos para serem providenciados, ou 
seja, é uma lista onde você coloca itens que devem ser providenciado, deste os mais 
simples (que normalmente se esquece na hora) aos mais importantes. Essas listas nos 
auxiliam nas tarefas ou em algo que esteja planejando ou executando, evitando assim 
futuros esquecimentos, falhas, faltas. Ele deve ser usado por todas as equipes. 
Preparamos alguns modelos de checklists, o modelo 01 é especifico para o coor-
denador do evento, os outros modelos para as equipes, e fique muito a vontade para in-
serir novos itens. 
Modelo 1 – Especifico para o Coordenador do evento 
MODELO DE CHECK LIST 
NOME DO EVENTO: 
DATA: HORÁRIO: 
LOCAL: 
ANTES DO EVENTO 
ATIVIDADES PRAZO RESPONSÁVEL STATUS OBSERVAÇÃO 
Reunião de Planejamento do Evento 
Calendário de eventos da cidade / estado 
/ país 
Previsão orçamentária 
Definir a programação 
Lista de convidados 
Criação de material comunicação visual 
 
Orçamentos / Contratações 
ATIVIDADES PRAZO RESPONSÁVEL STATUS OBSERVAÇÃO 
Escolha do local 
Criação de material 
 
 
 
20 
Convites 
Banner 
Cartaz 
Folder 
Cardápio para as mesas 
Fundo de palco 
Crachás 
Uniformes / camisetas 
Blocos 
Pastas 
Canetas 
E-mail marketing 
Telão / Vídeo 
Iluminação 
Sonorização 
Toalhas 
Decoração 
Contratação de apresentação artística 
Recepcionistas 
Decoração 
Filmagem 
Alimentação 
 
verificar número de garçons (1 para ca-
da 15 ou 20 pessoas) 
 
solicitar guardanapos de qualidade, co-
pos e taças de vidros, verificar louças e 
quantidades 
 selecionar cardápio 
 
Instruções: não servir fritura ou se ofe-
recer devem ser na hora quentes e se-
quinhas 
 
Instruções: não servir salgados e doces 
com pelotines 
 Instruções: bandejas de inox ou vidro 
 
Instruções: identificar a alimentação no 
bufê e garçons devem saber o que es-
tão servindo para evitar acidentes 
 
Instruções: quando o serviço em bufê, 
cuidar número de ilhas que devem ser-
vir os dois lados para evitar filas, além 
do nº ser – a cada 50 pessoas 1 ilha. 
Em casos de espaços pequenos, pode-
se mesclar o serviço com empratados e 
bufê. 
 
Instruções:não deixar garrafas de vidro 
nas mesas, garçons atentos para deixar 
copos cheios. 
Transporte 
Estacionamento 
Limpeza 
Púlpito 
Bandeiras 
 
 
 
21 
Palestrante 
Mestre de Cerimônias 
Ações 
Envio de convite 
Confirmações de presença 
Etiquetasde autoridades 
Lista de autoridades e vips 
Pronunciamentos 
Lista de contatos com telefones 
Elaboração do roteiro 
Elaborar apresentação de telões 
 
 
Equipes 
Equipe PRAZO RESPONSÁVEL STATUS OBSERVAÇÃO 
Acolhimento 
Aeroporto 
Apoio 
Camarim 
Comercial 
Comunicação 
Confecção de faixas 
Congressinho 
Cozinha para Equipe de Serviço 
Cozinha para pregadores 
Cura e Libertação 
Decoração 
Externa 
Famílias 
Finanças 
Gravação 
Hospedagem 
Intercessão 
Limpeza 
Liturgia 
Livraria 
MC – Mestre de Cerimônias 
Música 
Recepção 
Sacerdotes - (Responsável pelos sacerdo-
tes) 
Secretaria 
Som 
Trânsito 
 
 
 
 
 
 
 
22 
 
 
Autorizações 
ATIVIDADES PRAZO RESPONSÁVEL STATUS OBSERVAÇÃO 
Prefeitura 
CBMRJ 
Policia Militar 
Policia Civil 
Policia Federal 
Secretaria Municipal de Transportes 
Fundação de Parques e Jardins 
Secretaria Municipal de Esporte e Lazer 
Secretaria Municipal de Meio Ambiente 
ECAD 
 
 
 
 
 
NO DIA DO EVENTO - estar tudo pronto 2h antes do evento iniciar 
ATIVIDADES PRAZO RESPONSÁVEL STATUS OBSERVAÇÃO 
Sonorização e Projeção - chegam às 
Passar roteiro com o técnico 
testar projeção / apresentação 
testar hinos e músicas do roteiro 
testar vídeos 
testar iluminação 
Testar os microfones 
Cuidar acabamentos dos fios (usar fita 
adesiva para fixar no chão) 
Projetar DVD de shows ou músicas 1h an-
tes do evento para receber convidados 
Local - Liberado às 
Limpeza 
Nº de lixeiras 
Verificar banheiros 
Organização das mesas 
 
Montagem / Hora do evento 
Decoração 
Atração artística 
Comunicação visual 
deixar em local onde apareça para as 
fotos 
Alimentação 
Bebidas 
servidas quando o primeiro convidado 
chegar 
Fotógrafo 
Mestre de Cerimônias passar roteiro e testar som 
 
 
 
23 
 
 
 
 
 
 
 
Modelo 2 – Detalhes sobre o espaço físico (local) 
Ambão 
Ar Condicionado 
Banheiros 
 Feminino 
Masculino 
Cadeiras 
Com apoio para escrever 
Para convidados 
Para conferencistas 
Para os participantes 
Para participantes 
Filmagem passar roteiro 
 
PÓS-EVENTO 
ATIVIDADES PRAZO RESPONSÁVEL STATUS OBSERVAÇÃO 
Desmontagem 
Realizar a avaliação do evento 
Agradecimentos 
Fazer o fechamento de valores investidos 
e encaminhar pagamentos pendentes 
 
 
 
24 
Capacidade 
Coberto ou aberto 
Cores dos Ambientes 
Estacionamento 
Gerador (energia) 
Iluminação Natural 
Internet 
Jardins 
Local para refeições 
Mesa para conferencistas 
Mesas para participantes 
Salas para as equipes 
Som 
Telão 
Ruído 
Umidade 
Vagas para deficientes 
 
Modelo 3 - Secretaria (papelaria e material de escritório) 
Apontadores 
Bloco para anotações 
Canetas 
Canetas do tipo Pilot (CD) 
 
 
 
25 
Canetas para escrever em Transparências 
Cartucho 
Clipe 
Etiquetas 
Fita Adesiva 
Fita Crepe 
Giz de Cera 
Impressora 
Lápis 
Lápis de cor 
Outros materiais de Escritório 
Papel A4 
Papel de Rascunho 
Pastas 
Pincel Atômico 
Transparências 
 
 
 
 
 
 
 
 
9 - Roteiro de atividades para a realização de um evento - Resumo 
• Defina o tipo e objetivo do evento (convenção, encontro de ministério, reunião de con-
selho, congresso, seminário, entre outros); 
• Analisar a viabilidade do evento; 
 
 
 
26 
• Dimensionar o evento; 
• Estimar o número de participantes; 
• Analisar os possíveis locais; 
• Definir temas / conteúdo programático do evento; 
• Definir duração e data do evento; 
• Listar equipamentos e materiais necessários; 
• Verificar recursos humanos disponíveis e a contratar; 
• Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (banheiros químicos, assistência 
médica, etc.); 
• Estimar custos e verificar disponibilidade de verba; 
• Buscar patrocínios e apoios; 
• Definir o cronograma de atividades; 
• Definir programação visual (banners, faixas, placas, painéis, etc.); 
• Preparar material gráfico (circulares, programas, folhetos, flyers, convites, contratos, 
fichas, envelopes, adesivos, crachás, certificados, pastas, etc.); 
• Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, etc.); 
• Preparar assessoria de imprensa (press-release, fotos, convites, cadastramento); 
• Entregar ofícios (diretores, autoridades, órgãos públicos); 
• Definir programação social (hotéis, shows, tours, recepções); 
• Contratar empresas de filmagem e gravação de áudio; 
• Preparar o cerimonial do evento; 
• Preparar a ordem do dia; 
• Realizar cobranças e pagamentos; 
• Provisionar impostos a serem pagos; 
 
 
 
27 
• Preparar anais do evento; 
• Realizar a prestação de contas do evento. 
 
 
 
 
Sucesso e Paz 
Paulo Cesar 
 
 
 
 
 
28 
Anexo 1 - Contrato para Expositores 
Sempre em papel timbrado 
CONTRATO DE LOCAÇÃO DE ESPAÇO FÍSICO 
 
Pelo presente instrumento particular, de um lado a Mitra IgrejaXXXXXXXXXXXXX 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, com Se-
de Administrativa à Rua xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, xxxxxx, Rio de Janeiro - RJ, inscrita 
no CNPJ sob o nº xx.xxx.xxx/xxxx-xx, aqui representada por seu XXXXX XXXXX 
XXXXX, portador do RG nº xxxxxxxxxxxxx, inscrito no CPF sob o nº 
XXX.XXX.XXX-XX, doravante denominada LOCADORA; e de outro lado Sr(a) 
.......................................... residente à ................................, portador do RG nº 
.................................., CPF ..................., doravante denominada simplesmente LOCA-
TÁRIO (A) , celebram este CONTRATO, que se regerá pelo disposto no Código Civil 
Brasileiro e pelas cláusulas e condições seguintes. 
 
CLÁUSULA PRIMEIRA – DO OBJETO E PRAZO DE CONTRATAÇÃO 
 
1.1 O presente ajuste tem por objeto a LOCAÇÃO de espaço físico específico e limi-
tado à LOCATÁRIA, a ser designado oportunamente pela Equipe de Organização 
do Congresso Estadual da LOCADORA que acontecerá entre os dias xx e xx de 
xxxxxxxx do ano civil de 2015, no (local e endereço) xxxxxxxxxxxxx, – UF, na 
Circunscrição Eclesiástica da diocese de XXXXXXXX. 
 
1.2 O prazo de LOCAÇÃO compreende o período de xx:xxh do dia xx/xx/2015, a 
partir do qual o LOCATÁRIO (A) poderá iniciar a montagem de seus stands de 
vendas e eventual decoração e propaganda no espaço designado pela Equipe de 
Organização do Evento, até às xx:xxh do dia xx/xx/2015, horário em que o aludi-
do espaço deverá estar totalmente limpo e liberado, inclusive de eventuais ferra-
gens de barracas e/ou banners de propaganda e decoração. 
 
Parágrafo Único: Qualquer modalidade de uso do espaço específico e limitado a ser de-
signado pela Equipe de Organização do Evento só poderá ser realizada desde que cum-
pridas rigorosamente as normas aqui estabelecidas e desde que o evento não venha a ser 
cancelado ou adiado por fato superveniente ou motivo de força maior, hipótese em que 
a LOCADORA se compromete a avisar à LOCATÁRIA com no mínimo 48 (quarenta e 
oito) horas de antecedência do início do evento, isto é, até o dia xx/xx/2015 às xx:xxh. 
 
CLÁUSULA SEGUNDA – DO VALOR DA LOCAÇÃO E ESPAÇO 
 
2.1 Pela locação ora ajustada o(a) LOCATÁRIO(A) pagará à LOCADORA, o valor in-
tegral de R$ _________ (__________________) antecipadamente, isto é, até o dia 
XX/XX/2015, não sendo lícito ao LOCATÁRIO (A) pleitear posteriormente quaisquer 
abatimentos ou devolução proporcional de tal valor, baseando-seem seu faturamento 
durante o evento. 
 
 
 
29 
2.2 No ato da assinatura do presente Contrato, o(a) LOCATÁRIO(A) pagará à LOCA-
DORA um sinal mínimo no valor de R$ XXX,XX (xxxxxxxxxx xxxxx) e o restante até 
a data supramencionada. 
 
2.3 Nos casos em que não ocorra o pagamento integral do valor avençado dentro da data 
determinada, o presente contrato será automaticamente cancelado, e o (a) LOCATÁ-
RIO(A) não será ressarcido de quaisquer valores, exceto por motivo de força maior 
comprovadamente exposto. 
 
2.4 O espaço para cada expositor será de três metros de frente por quatro de profundida-
de. 
 
CLÁSULA TERCEIRA – DAS OBRIGAÇÕES DA LOCADORA 
 3.1 Constituem-se obrigações e responsabilidades da LOCADORA: 
 
3.1.1 Designar espaço específico e limitado à LOCATÁRIA a partir das 15:00h do dia 
XX/XX/XXXX através de sua Equipe de Organização do Evento; 
 
3.1.2 Liberar o acesso da LOCATÁRIA ao ‘Rincão do Senhor’ durante os dias do 
Evento com antecedência mínima de uma hora e meia do início das atividades; 
 
3.1.3 Exigir da LOCATÁRIA a sua evacuação total do local do evento após 2 (duas) 
horas do término das atividades, exceto o disposto na Cláusula Primeira, Item 1.2, que 
corresponde ao término da locação no fim do Evento. 
 
§1º A LOCADORA não se responsabiliza pelo extravio, furto, roubo ou danos a quais-
quer objetos, valores ou estruturas de stands e materiais de propaganda e/ou divulgação 
deixados no local do evento no período de locação do espaço previsto na Cláusula Pri-
meira, Item 1.2 deste Contrato. 
 
§2º O valor da locação constante da Cláusula Segunda, item 2.1 do presente Contrato 
NÃO INCLUI custos de deslocamento, alimentação, estadia e quaisquer outras despesas 
pessoais dos representantes da LOCATÁRIA ou da própria. 
 
CLÁSULA QUARTA – DAS OBRIGAÇÕES DO LOCATÁRIO(A) 
4.1 São obrigações e responsabilidades do(a) LOCATÁRIO(A): 
 
4.1.1 Proceder à vistoria do espaço que lhe for designado assinando Termo de Vistoria a 
ser entregue à Equipe de Organização do Evento. 
 
4.1.2 Após a entrega do Termo de Vistoria devidamente assinado, a manutenção do lo-
cal por quaisquer danos ficará ao encargo do (a) LOCATÁRIO(A). 
 
4.1.3 Usar com zelo as dependências colocadas à sua disposição, evitando gerar qual-
quer dano. 
4.1.4 Não utilizar outros espaços físicos além daquele(s) previamente combinados. 
 
 
 
30 
4.1.5 NÃO É PERMITIDA a venda de quaisquer produtos que contenham a Marca 
“RCC” ou “RCCBRASIL”, sob pena de denúncia do presente Contrato por parte da 
LOCADORA, sem que tal medida gere direito a qualquer tipo de indenização. 
 
4.1.6 Não é permitida a utilização de quaisquer recursos de Áudio que comprometam a 
realização do evento, sob pena de denúncia do presente Contrato por parte da LOCA-
DORA, sem que tal medida gere direito a qualquer tipo de indenização. 
 
4.1.7 É de exclusiva responsabilidade do(a) LOCATÁRIO(A) o deslocamento, bem 
como a montagem e desmontagem de stands ou quaisquer outras estruturas, assim como 
a colocação e retirada de banners e outros materiais de divulgação. 
 
4.1.8 O horário ajustado em contrato não poderá ser ultrapassado, sendo responsabilida-
de do (a) LOCATÁRIO (A) a sua estrita observância, sujeitando-se a multa de 10% do 
valor da locação nos casos em que se ultrapasse a margem de tolerância de 15 minutos 
do horário combinado. 
 
4.1.9 Não é permitido prender enfeites, banners ou ornamentações na estrutura do ‘Rin-
cão do Senhor’ que possam causar danos à mesma, devendo o LOCATÁRIO (A) arcar 
com as despesas pela reparação de quaisquer danos provocados pela inobservância de 
tal disposição. 
 
CLÁUSULA QUINTA – RESPONSABILIDADE CIVIL E CRIMINAL 
5.1 O (A) LOCATÁRIO (A) responderá civil e criminalmente por todo e qualquer ato 
ilícito oriundo de sua prática comercial durante o período de locação e nas dependências 
do local do evento. 
 
CLÁUSULA SEXTA – DISPOSIÇÕES GERAIS 
6.1 Elegem os CONTRATANTES o foro da Comarca da Capital do Estado do Rio de 
Janeiro, para dirimir quaisquer dúvidas decorrentes do presente contrato. 
E, por estarem justos e contratados, firmam o presente instrumento em duas vias de 
igual teor e forma. 
Rio de Janeiro, xx de xxxxxxxxxxxx de 2015. 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 
Função na Igreja Locatário 
 
 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 
Testemunha Testemunha 
CPF CPF 
 
 
 
 
 
31 
ANEXO 2 – Ficha de Hospedagem 
Use um papel timbrado do evento 
 
Hospedagem – Evento XX 
 
 
Nome 
Endereço 
Ponto de referencia. 
Telefones 
 
Sobre os hóspedes 
Vagas disponíveis: 
 
Aceita receber: 
( ) Homens ( ) Mulheres ( ) Casal com criança ( ) Casal sem criança 
 
Hóspede deve trazer 
( ) Colchonete ( ) Roupa de cama ( ) Roupa de banho 
( ) Outros.... 
 
Outras informações 
 
 
 
 
 
 
32 
ANEXO 3.1 – Modelo de Ofícios 
Sempre em papel timbrado 
OFÍCIO Evento X N° 0001/15 
 
Rio de Janeiro, XX de XXXXXX de 2015 
 
Ref: Solicitação de Doação 
 
A/C. Sr. Fulano de Tal 
Secretário Executivo 
COMPACTOR. 
N E S T A 
 
Prezado Senhor; 
 A Comunidade XXXXXXXXXXX XXXXXXXXX em sua instância estadual 
do SEU ESTADO é uma entidade sem fins lucrativos que há mais de xxxxx anos, atua 
de diversas formas na reconstrução e edificação do homem em caráter físico, humano, 
social e espiritual a partir da Experiência (carisma da Comunidade Local). Nos dias 
xxxxxxxxx x xxxxx xx xxxxxxxx próximo futuro, teremos nosso (nome do Evento e lo-
cal e possíveis atrações e publico esperado). Por essa razão solicitamos a doação de 
cinco mil canetas para compor nosso kit que será entregue aos participantes, e materiais 
para uso infantil, que serão usados pelos filhos dos congressistas, durante o evento. 
Também pedimos materiais promocionais para divulgação. 
 
Renovamos nossos préstimos de respeito e colaboração 
 
Cordialmente, 
 
 
XXXXXXX XXXXXX XXXXX 
Pároco 
Igreja Santo Antônio 
 XXXXXXX XXXXXX XXXXX 
Coordenador do 
(Nome do evento) 
 
 
 
 
33 
ANEXO 3.2 – Modelo de Ofícios 
Sempre em papel timbrado 
 
OFÍCIO Evento X N° 0002/15 
 
Rio de Janeiro, XX de XXXXXX de 2015 
 
Ref: Solicitação de Doação 
 
 
A/C. Sr. Fulano de Tal 
Gerente 
SUPERMERCADOS XXXXXXXX 
 
Prezado Senhor; 
 A Comunidade XXXXXXXXXXX XXXXXXXXX em sua instância estadual 
do SEU ESTADO é uma entidade sem fins lucrativos que há mais de xxxx anos, atua de 
diversas formas na reconstrução e edificação do homem em caráter físico, humano, so-
cial e espiritual a partir da Experiência Experiência (carisma da Comunidade Local). 
Nos dias xxxxxxxxx x xxxxx xx xxxxxxxx próximo futuro, teremos nosso (nome do 
Evento e local e possíveis atrações e publico esperado) Por essa razão solicitamos a do-
ação de todynho, papel higiênico e material de limpeza, pedimos também materiais 
promocionais para divulgação. 
 
Renovamos nossos préstimos de respeito e colaboração. 
 
Cordialmente, 
 
 
 
 
 
 
XXXXXXX XXXXXX XXXXX 
Pároco 
Igreja Santo Antônio 
 XXXXXXX XXXXXX XXXXX 
Coordenador do 
(Nome do evento) 
 
 
 
 
34 
Anexo 4 - Como preencher a Ficha de Consulta Prévia de Evento 
 
É simples, preencha os campos de informações sobre o requerente: 
 
1 - Nome do requerente 
 
2 - Telefone do requerente 
 
3 - Endereço do requerente 
 
4 - Inscrição Municipal 
 
5 - CNPJ 
 
6 - E-mail 
 
7 - Nome 
 
8 - Local de realização 
 
9 - Período 
 
10 - Horário 
 
11 - Estimativa de público 
 
12 - Tipo 
 
13 - Outros tipos de eventos 
 
14 - Fechamento de rua ou alteração temporária de tráfego 
 
15 - Descrição das instalações e estruturas (se houver) 
 
16 - data 
 
17 - Assinatura 
 
 
 
verso: os documentos necessários, assinalados após a análise da CLF 
Documentos exigidos para a concessão do alvará de autorização transitóriaa – Requerimento ao prefeito, com descrição detalhada do evento(Decretos.20.225/01 
e 18.989/00 
 
 
 
 
35 
b – Ficha de consulta prévia de eventos aprovada 
 
C – Cópia do alvará e do cartão do CNPJ (decreto 18.989/00) 
 
D – Registro público da empresa - JUCERJ ou outro 
 
E – Prova de direito ao uso do local , quando houver uso de áreas públicas ou imóveis 
públicos 
 
f – Certificado de aprovação do corpo de bombeiros – CBMERJ (decreto 20.225/01) 
 
g – Aprovação da secretaria municipal de transportes - SMTR 
 
 h – Declaração da instalação de banheiros químicos (decreto 18.127/99) 
 
 i – Declaração da contratação de serviços de limpeza (decreto 18.126/99) 
 
 j – Declaração de realização de evento da coordenadoria do imposto sobre 
serviços (ISS) da secret. Mun. de fazenda - SMF (resol. Conjunta smf/smg 007/04) 
 
 k – Termo de respons. Civil pela montagem das estruturas utilizadas (decr. 
18.989/00)) 
 
 l – Nada a opor do batalhão da polícia militar 
 
m – Nada a opor da fundação parques e jardins, para eventos em jardins, praças e 
parques públicos (decreto 17.746/99) 
 
n – Nada a opor da secretaria municipal de esportes e lazer - SMEL, para eventos 
esportivos (decreto 16.650/98) 
 
o – Nada a opor da secretaria municipal de meio ambiente - SMAC, para eventos 
em áreas de proteção e conservação ambiental (Resolução SMAC 66/00 e Decr. 
24.420/04