A Arte de Fazer Acontecer

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A ARTE DE FAZER 
ACONTECER 
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Este conteúdo contempla o resumo original do livro 
“A Arte de Fazer Acontecer”, do ator David Allen. 
 
 
A versão completa está disponível para compra e 
leitura online nas principais livrarias e plataformas 
digitais. 
 
 
Introdução
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Poucos livros são capazes de mudar a vida das pessoas. 
 
O Getting Things Done (com o título bizarro em português de 
"A Arte de Fazer Acontecer") do David Allen é um dos que 
mais nos transformaram e nos ajudaram a nos tornar mais 
produtivos aqui no 12'. 
 
Sempre fomos um time que pegava muitos projetos, muitas 
tarefas e muitas vezes, acabamos nos enrolando por não 
conhecer os fundamentos da produtividade. 
 
Este livro nos ensinou e vai ensinar você a manter a vida 
organizada e se tornar uma pessoa 10x mais produtiva. 
 
Mais do que um livro, o GTD é um método e, neste 
resumo,vamos ajudar você a colocá-lo em prática. 
 
 
Zeigar o quê?
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Na década de 20, Bluma Zeigarnik se dispôs a observar um 
restaurante e entender como ele funciona. 
 
Em suas observações, a psicóloga russa percebeu que os 
garçons tinham a habilidade de se lembrar de ordens 
complexas, o que permitia que eles entregassem a comida 
certa para as mesas certas com alta eficiência. 
 
Além disso, eles tinham facilidade de fechar as contas com 
velocidade, logo após o cliente terminar sua refeição. 
 
Porém, ela observou um fenômeno interessante, chamado 
posteriormente de efeito Zeigarnik. 
 
Logo após uma mesa ser fechada e a conta ser paga, era 
como se ela tivesse saído da cabeça do garçom. 
 
Se um cliente voltasse com uma dúvida sobre sua refeição, os 
garçons precisavam se esforçar muito para se lembrar e, na 
maioria das vezes, erravam feio. 
 
A partir dessa observação, Zeigarnik desenvolveu uma teoria: 
a nossa energia mental é atraída pelas tarefas incompletas e, 
uma vez que uma tarefa é concluída, ela sai da nossa cabeça. 
 
Anos depois, diversos pesquisadores confirmaram a tese de 
Zeigarnik em diversos experimentos. 
 
 
A nossa energia mental é atraída pelas 
tarefas incompletas e, uma vez que uma 
tarefa é concluída, ela sai da nossa 
cabeça.- Bluma Zeigarnik.
Habemus GTD
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David Allen, ao desenvolver seu método famoso, chamou esse 
efeito de "circuitos abertos", que ele define como “qualquer 
coisa atraindo a nossa atenção que não está no seu devido 
lugar do jeito que está.” 
 
Circuitos abertos, segundo Allen, podem ser coisas complexas 
como "acabar com a fome na África" ou tão pequenas quanto 
"colocar um envelope no correio". 
 
O ponto central do livro é que mesmo pessoas que não estão 
conscientemente "estressadas", sempre estarão mais 
relaxadas, focadas e produtivas se aprenderem a lidar com 
seus circuitos abertos de maneira eficiente. 
 
Para isso, ele propôs um método, que chamou de GTD, ou 
Getting Things Done (em tradução livre, "Deixando as coisas 
prontas" ou "Concluindo Tarefas"). 
 
O GTD é um sistema para controlar esses circuitos abertos, 
para que você possa focar na sua tarefa atual sempre, sem 
distrações. 
 
De acordo com David Allen, cada circuito aberto na sua vida 
deve ter um lugar próprio, organizado e arquivado, para que 
você possa tirá-lo da cabeça temporariamente, com a 
tranquilidade de que, quando precisar revisitá-lo, estará 
devidamente catalogado. 
 
Além disso, o GTD também apresenta um sistema de 
priorização de tarefas, para garantir que você sempre esteja 
atuando na atividade mais importante naquele momento. 
 
O sistema é quebrado em etapas. Conheça-as abaixo: 
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O primeiro passo para adotar o GTD é reunir as tarefas que 
estão tirando seu foco. Você pode usar papel, uma ferramenta 
como o Evernote ou mesmo um cliente de email para fazer isso 
(nosso favorito é o Inbox, da Google). 
 
As tarefas que você precisa coletar nessa lista virão das suas 
atividades do dia a dia, mas também de solicitações de 
colegas de trabalho, amigos e familiares. 
 
Para ter sucesso nesta etapa é importante que: 
 
A) Toda tarefa planejada deve ir para o seu sistema de coleta 
e, assim, sair da sua cabeça; 
 
B) Essa lista precisa ser revisitada constantemente e limpa, 
quando você realiza ou cancela uma tarefa. 
 
Ter essa lista é essencial e, se uma tarefa está aberta em sua 
cabeça, é importante que você tome nota, senão ela vai 
acabar se tornando uma distração que tira seu foco a todo 
momento. 
1. Coletando 
Informações
2. Processando 
suas 
informações
3. Executando - 
Get Shit Done!
4. Analisando e 
Revisando 
Sua Rotina
Passo 1: Coletando Informações
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É impossível finalizar todas as suas tarefas e fechar todos os 
seus circuitos. É da natureza humana que sempre apareçam 
novos circuitos abertos. 
 
Mas se você não pode fazer todas as tarefas que você 
anotou, como pode manter sua lista vazia? 
 
Para isso, existe um processo simples de limpeza, mas 
extremamente eficiente, que mantém você organizado. 
 
A) Identifique o item 
 
Antes de começar uma nova tarefa, é necessário que 
identifiquemos o que está contido nela e fazer uma análise 
criteriosa. 
 
Pergunte-se "O que é isso?" e entenda a fundo o que aquela 
tarefa representa. Isso é muito importante, especialmente 
quando as tarefas são demandas que vêm de outras pessoas, 
como e-mails. 
 
Entender o item vai te ajudar a decidir quais tarefas precisam 
ser feitas para fechar o circuito aberto. 
 
B) Pergunte-se 
 
"Eu preciso fazer algo com relação a isso?" 
 
Essa pergunta é interessante pois nem todas as tarefas 
precisam realmente ser realizadas, afinal, algumas demandas 
podem não ter sentido ou pode ser que você ou alguém do seu 
time não sejam necessariamente a melhor pessoa para fazê-lo. 
 
Se você identificar uma tarefa com relação a qual você não 
precisa tomar providências, faça uma das seguintes coisas: 
 
Coloque-a no lixo. Arquive-a como "um dia / talvez" (isso é 
para qualquer coisa que você pode querer fazer no futuro, 
mas não pode fazer ou não quer fazer agora). 
 
 
 Passo 2: Processando suas Informações 
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Arquive-o como "referência" (você não precisa fazer nada a 
respeito disso, mas pode precisar dessas informações mais 
tarde; é uma boa ideia ter um sistema organizado para 
guardar itens de referência, seja no seu sistema de favoritos, 
numa pasta de emails ou mesmo num papel sobre sua mesa). 
 
C) Use o Evernote 
 
Se a tarefa requer sua atenção, mas não agora, o melhor é 
marcá-la como tal. É essencial colocá-la numa lista para ser 
revisitada no futuro. Uma boa ideia seria colocar um lembrete 
automático na sua agenda, para quando a ação precisa ser 
tomada. 
 
D) Use o Google Calendar ou Google Inbox! 
 
Nos casos acima, você resolveu o item e pode removê-lo do 
seu sistema de coleta e assim fechar (ainda que 
temporariamente, no caso da atenção futura) o circuito 
aberto. 
 
Provavelmente, a maioria dos itens nos seus baldes de coleta 
não vão passar dessa etapa. 
 
Esse passo é essencial para garantir que tenhamos a cabeça 
livre para começarmos a produzir e focar nas tarefas que 
requerem nossa atenção imediata. 
 
Se sua lista só possui tarefas que requerem atenção imediata, 
agora é hora de ir para o próximo passo. 
 
E) Pergunte-se 
 
"De tudo que tenho na lista, qual é a próxima atividade que 
devo executar?" 
 
Agora que você está com a mente livre para produzir, é 
preciso ser inteligente ao escolher em que vamos focar 
primeiro. 
 
Se for uma tarefa simples, você pode ir direto para o próximo 
passo. Porém em nossas vidas, muitas tarefas são complexas e 
requerem várias pequenas atividades para ter o objetivo 
desejado. 
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Se a tarefa for simples, passe para o próximo passo. Se a 
tarefa é mais complexa e vai exigir que ela seja quebrada em 
várias tarefas menores, você precisa adicioná-la a uma nova 
lista chamada projetos. 
 
Na lista projetos, é necessário quebrar este item em todos os 
seus subitens. 
 
Com os subitens definidos, volte os mais importantes para sua 
lista principal. 
 
A lista de projetos é uma lista de todos os circuitos abertos 
que exigemque mais de uma tarefa seja concluída. 
 
Um bom exemplo seria ter um projeto "Alugar apartamento" e 
suas subtarefas seriam "Visitar a imobiliárias", "Escolher 
apartamentos para visitar", "Visitar Apartamentos", "Fazer 
uma oferta à imobiliária". 
 
A lista projetos é uma ferramenta para rastrear os circuitos 
abertos nos quais você ainda está trabalhando. 
 
Quando você concluir todas as subtarefas de um projeto, você 
pode retirá-lo da lista de projetos. 
 
Quando aparecerem novas tarefas no projeto, como por 
exemplo "Encontrar fiador para contrato", adicione-a à lista 
do projeto. 
 
 
F) Trabalhe em tarefas pequenas 
 
 
 
Esse passo é para se perguntar: "Eu posso concluir essa tarefa 
em uma única ação e em menos de dois minutos?". 
 
Tarefas simples como as dos exemplos abaixo, podem ser 
executadas imediatamente. 
 
Responder uma dúvida de um colega de trabalho, preencher 
um formulário de pesquisa curto, agendar uma reunião, e se 
você pode concluí-la imediatamente, porque não finalizá-la 
agora e limpar seu cérebro desse circuito aberto? 
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G) Delegue o que não lhe compete/não é o melhor uso do 
seu tempo 
 
Finalizadas as tarefas imediatas, as fáceis e rápidas, é hora 
de saber como lidar com as tarefas um pouco mais complexas, 
é hora de priorizá-las. 
 
A primeira pergunta deveria ser: Eu sou a melhor pessoa para 
realizar essa atividade ou posso delegá-la a alguém da minha 
equipe (família, amigos, etc)?. 
 
Se faz sentido delegar esta atividade, vá em frente e faça 
isso. Uma vez que você delegou uma tarefa, deve agendar a 
data na qual pretende checar o progresso da tarefa. 
 
Se você optou por executar a tarefa, coloque-a na sua lista de 
próximas ações. 
 
A lista de próximas ações é um planejamento pontual, que 
idealmente deve ser fechado no início do dia para que você 
consiga ser produtivo e fazer o máximo possível. 
 
H) Organizando sua lista de próximas ações 
 
Você deve revisitar constantemente sua lista de próximas 
ações. As duas formas mais comuns de organizá-la são por 
contexto e por prioridade. 
 
Para organizar sua lista por contexto, pergunte-se: "onde eu 
preciso estar para realizar essa tarefa?" 
 
Contextos podem ser locais físicos, como seu escritório, sua 
casa ou o supermercado, mas também podem ser situações 
específicas, já pré ocupadas diariamente ou semanalmente na 
sua agenda. 
 
Um bom exemplo de contexto de situação seria ter um horário 
fixo na sua agenda, de 8 às 9 da manhã chamado "gestão de 
emails", ou "reuniões internas". Para cada contexto, você 
deve criar uma lista de tarefas. 
 
Organizar por contexto ajuda você a, independentemente do 
esteja fazendo, olhar para a sua lista de próximas ações e ver 
o que você precisa fazer onde você está. 
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Já a organização por prioridade, deve ser feita de forma 
diferente. 
 
É necessário se perguntar: “Dados o meu contexto, tempo e 
energia disponível, o que vai me recompensar mais?” 
 
Outro ponto importante é considerar as tarefas de acordo com 
seus objetivos a longo prazo. 
 
Allen também sugere que você conheça a Matriz Eisenhower 
de priorização, que é baseada na urgência e importância das 
tarefas (google isso ou leia o artigo acima!). 
Agora que já criou sua lista de próximas ações e as organizou 
por contexto e prioridade, você está pronto para começar a 
trabalhar. 
 
Mão na massa para executar as tarefas mais complexas e 
cabeludas. 
 
Ainda assim, você ainda vai ter tarefas aparecendo na sua 
agenda (aquelas que você delegou e marcou de checar no 
Passo 5), por isso, planeje-se para que tenha tempo para elas 
também. 
 
Se durante seu momento de execução alguma nova tarefa 
começar a te distrair ou a atrapalhar seu foco, coloque-a na 
sua lista de circuitos abertos para que você possa voltar a ela 
posteriormente. 
Etapa 3: Executando - Get Shit Done! 
A última etapa é a constante revisão das nossas listas e 
existem três análises essenciais, que devem se tornar hábitos 
para que possamos manter nossos circuitos constantemente 
nos eixos. 
 
São elas: 
 
● Revisão de contexto novo: Sempre que estiver em um novo 
contexto (exemplo, no conselho da empresa que você foi 
convidado a participar mensalmente.), verifique sua lista de 
próximas ações. 
Etapa 4: Analisando e Revisando Sua Rotina 
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Isso cria o hábito de trabalhar em suas prioridades em 
qualquer contexto. 
 
● Revisão diária da agenda Toda manhã, consulte sua agenda 
e veja que tarefas você precisa completar nesse dia. Analise, 
avalie e se precisar, faça ajustes. 
 
● Revisão semanal das listas de próximas ações e dos circuitos 
abertos A revisão semanal é essencial para turbinar sua 
produtividade usando o GTD. Ela funciona assim: 
 
 ○ Esvazie sua lista de circuitos abertos: Revise sua lista 
principal, semanalmente e tente tirar dela o maior número de 
atividades possível, 
 
 ○ Revise sua lista de projetos: Finalize os projetos 
concluídos, avalie quais estão perdendo importância e se 
surgiram novos projetos. 
 
 ○ Limpe sua lista de próximas ações: Reorganize sua lista 
transferindo as tarefas da semana passada que ainda 
precisam ser concluídas e adicionando novos itens a sua lista 
de circuitos abertos. 
 
A revisão semanal, permite que você se mantenha organizado 
e constantemente evoluindo. 
O GTD não é um método tão fácil quanto parece. GTD é um conjunto de 
hábitos e hábitos levam tempo para serem formados. Em vez de tentar fazer 
tudo de uma vez, nós sugerimos que você melhore cada um dos seus passos 
aos poucos e crie um hábito de cada vez, sempre partindo para o próximo. 
 
O objetivo do método é fazer você focar no trabalho que importa e acabar 
com sua procrastinação. Em caso de dúvida, sempre repense se aquela 
atividade que você está fazendo é realmente importante para atingir seus 
objetivos. Isso é Get Things Done! 
Notas