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ORÇAMENTO Programa de Pós-Graduação EAD UNIASSELVI-PÓS Autoria: Valdecir Knuth CENTRO UNIVERSITÁRIO LEONARDO DA VINCI Rodovia BR 470, Km 71, no 1.040, Bairro Benedito Cx. P. 191 - 89.130-000 – INDAIAL/SC Fone Fax: (47) 3281-9000/3281-9090 Reitor: Prof. Hermínio Kloch Diretor UNIASSELVI-PÓS: Prof. Carlos Fabiano Fistarol Equipe Multidisciplinar da Pós-Graduação EAD: Carlos Fabiano Fistarol Ilana Gunilda Gerber Cavichioli Cristiane Lisandra Danna Norberto Siegel Camila Roczanski Julia dos Santos Ariana Monique Dalri Bárbara Pricila Franz Marcelo Bucci Revisão de Conteúdo: Bárbara Pricila Franz Revisão Gramatical: Equipe Produção de Materiais Diagramação e Capa: Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI Copyright © UNIASSELVI 2018 Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial. K74o Knuth, Valdecir Orçamento. / Valdecir Knuth – Indaial: UNIASSELVI, 2018. 160 p.; il. ISBN 978-85-53158-17-1 1.Administração financeira – Brasil. II. Centro Universitário Leonardo Da Vinci. CDD 658.15 Valdecir Knuth Possui Mestrado (stricto-sensu) em Ciências Contábeis com concentração em Controladoria, Especialização (lato-sensu) em Contabilidade Gerencial e Graduação em Ciências Contábeis. Atualmente, é professor e pesquisador em cursos de Graduação (desde 1996) e Pós-Graduação (Especialização/ lato-sensu desde 2001) na área de Contabilidade com ênfase em Controladoria e Auditoria (Controles Internos/Sarbanes Oxley), Contabilidade Geral, Custos (principalmente nos seguintes temas: Gestão de Custos e de Resultados, Sistemas de Custeio, Método de Custeio e Orçamentos). É autor de materiais de estudos nas áreas de Orçamento Empresarial, Empreendedorismo, Custos Industriais, Contabilidade de Custos, Engenharia Econômica, Controladoria, Contabilidade Social e Ambiental. Atua como consultor empresarial nas áreas de custos e orçamentos. É sócio da empresa P2B Consulting Consultoria, Assessoria e Treinamento Empresarial Ltda. Contador CRC – SC-022526/0-8 Sumário APRESENTAÇÃO ..........................................................................07 CAPÍTULO 1 Conceito de Empresa ..................................................................11 CAPÍTULO 2 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações .................................43 CAPÍTULO 3 CAPÍTULO 4 CAPÍTULO 5 Implantação do Orçamento Empresarial .................................79 Utilização do Orçamento Empresarial ..................................101 Orçamentos e Projeções .........................................................129 APRESENTAÇÃO Nas últimas décadas, as necessidades das pessoas e das empresas proporcionaram maior desenvolvimento tecnológico e também socioeconômico, ocasionando o aumento da complexidade no desenvolvimento das atividades operacionais e administrativas das empresas. Isso gerou a necessidade de as empresas aumentarem o volume de informações com qualidade, para possibilitar aos gestores o controle do processo de produção e tomar decisões estratégicas com maior assertividade, podendo prever os resultados futuros da empresa dentro de determinados parâmetros. Neste contexto, os gestores perceberam novas necessidades no sentido de planejar as ações e buscar o controle da empresa, e o processo orçamentário tornou-se cada vez mais indispensável para a administração de qualquer negócio. Para tanto, a disciplina de Orçamento irá fornecer condições para que você estude a elaboração e utilização do orçamento financeiro e da demonstração financeira. O objetivo é proporcionar a você o conhecimento e a prática na aplicação do orçamento, abrangendo diversas áreas dentro da empresa, de forma que possa contribuir com a melhoria dos resultados econômicos e financeiros. No capítulo 1 iremos estudar o conceito de empresa e como as atividades operacionais podem se constituir em um modelo de negócio, onde a empresa possa criar novos produtos e conceitos para a sua utilização. Iremos abordar sobre o sistema empresa, sua definição e importância na elaboração e consecução do orçamento, uma vez que suas técnicas e aplicações estão relacionadas com um conjunto de atividades que envolvem vários profissionais, sendo que os setores devem estar integrados. Além disso, existem fatores externos à empresa, como as mudanças constantes no campo político e econômico que exercem profundo impacto no resultado da empresa e que também influenciam direta ou indiretamente no seu funcionamento. Analisaremos as características de um sistema organizacional, onde deve ser criada e estabelecida a missão da empresa, a qual representa a filosofia da empresa. A empresa deve ser vista e percebida como um sistema aberto, pois recebe algum tipo de influência de praticamente todas as áreas externas. No capítulo 2, estudaremos os tipos de orçamentos e suas aplicações. Afinal de contas, é comum a existência de gestores que ainda se questionam da real importância de uma ferramenta orçamentária. O orçamento serve como uma bússola para a empresa seguir, este irá evidenciar se a empresa está fora do resultado planejado ou não, e assim, permitir que os gestores possam tomar medidas preventivas e evitar situações piores no futuro. Este é um dos objetivos do orçamento, pois com as análises das variações das contas de receitas e despesas (assim como custos de produção) entre determinados períodos, irão alertar situações que mereçam especial atenção. Neste caso, a empresa estará inserida no processo orçamentário que envolve Planejamento, Direção e Controle, para que o gestor possa não apenas planejar, mas também acompanhar os resultados e ter em suas mãos o controle dos resultados da empresa. Neste capítulo, você irá estudar também os tipos de orçamentos, como o Orçamento Estático, o Orçamento Flexível, o Orçamento de Tendências e o Orçamento Base-Zero. Cada tipo de orçamento tem suas características especiais e todos podem, de alguma maneira, atender da melhor ou pior maneira as necessidades do gestor. No capítulo 3, estudaremos o que é o Plano Orçamentário e como é feita a implantação do orçamento nas empresas. A implantação do orçamento está intrinsicamente relacionada com o modelo de gestão da empresa, pois de nada adianta elaborar um orçamento ousado com projeções de crescimento além do cenário do mercado atual, se o modelo de gestão desta empresa é extremamente conservador. O modelo de gestão da empresa, conservador ou arrojado, está vinculado com a cadeia de accountability, onde cada nível de gestão possui autoridade e responsabilidade para gerenciamento das atividades. Por esse motivo, há a necessidade de criar novas mentalidades na empresa. No capítulo 4 vamos estudar a importância e as vantagens do controle orçamentário. O gestor deve ter em mente que em um mercado conturbado como o brasileiro, por exemplo, é de fundamental importância acompanhar todos os resultados fielmente. Além disso, há necessidade de observar os limites na elaboração do orçamento. Todas as previsões devem estar pautadas em expectativas realistas e não se deve, em nenhum momento, estabelecer metas inalcançáveis, pois o resultado na gestão seria catastrófico. Por esse motivo é importante que o orçamento seja elaborado pelo controller ou diretor financeiro por estarem envolvidos com a realidade econômica da empresa. Esta realidade deve estar pautada de acordo com os cenários econômicos vivenciados no país onde está situada a empresa. No capítulo 5 vamos estudar o orçamento operacional e suas projeções, principalmente as relacionadas com o orçamento de vendas e seus impactos tributários, o orçamento de estocagem dos produtos, o orçamento da mão de obra direta, o orçamento de unidades físicas em estoque, o orçamento da produção e, por fim, o orçamento de compras, consumo e estoque de materiais. É importante ler cada unidadecom atenção e fazer as atividades de aprendizagem. Mas, lembre-se! O conteúdo apresentado nesta disciplina tem a finalidade de enriquecer os seus conhecimentos e aumentar a capacidade de colocá-los em prática na sua vida profissional, o que resultará na melhoria do processo orçamentário e, consequentemente a melhoria dos resultados financeiros da empresa. Porém, busque mais informações e procure estar sempre atualizado, pois as exigências do mercado nos reservam desafios constantes e a busca do conhecimento aliada à determinação e ao saber fazer é fundamental. Tenha um excelente estudo! Prof. Valdecir Knuth CAPÍTULO 1 Conceito de Empresa A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo, você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: � Compreender o conceito de sistema empresa e correlacionar com as atividades no mercado. � Entender a empresa como sistema aberto que recebe a influência de fatores externos à suas atividades. � Entender a empresa como um sistema dinâmico que inter-relaciona as atividades internas com as atividades externas como fator determinante ao seu resultado. � Analisar a influência dos fatores internos e externos que impactam no ciclo operacional da empresa e culminam com a geração do seu resultado. 12 ORÇAMENTO 13 Conceito de Empresa Capítulo 1 Contextualização O desenvolvimento do orçamento das empresas é baseado no estudo do sistema empresa, pois é assim que se observa a interação e inter-relação do ambiente de cada departamento e as suas atividades geradoras para o desenvolvimento da empresa como um todo. A harmonia e sincronismo das atividades de cada departamento da empresa, obtidos de acordo com um bom planejamento operacional, pode promover o crescimento e desenvolvimento da empresa no mercado onde atua. O estudo do sistema empresa permite identificar de que forma os ambientes interno e externo da empresa podem interagir com suas atividades operacionais e possibilitar que a empresa possa se adequar constantemente para se manter no mercado. Isso quer dizer que no ambiente interno deve existir, por exemplo, o número de funcionários contratados o suficiente para atender as demandas de trabalho da empresa. Quanto ao ambiente externo, pode-se citar como exemplo a variação da taxa de câmbio que pode influenciar no nível de vendas da empresa (se esta realiza exportações) ou no custo do produto, pois muitas empresas necessitam importar a matéria-prima da empresa. Desta maneira, para que o processo orçamentário seja elaborado de acordo com as necessidades da empresa em atendimento a realidade de mercado onde está inserida, é fundamental conhecermos a empresa como um sistema que interage internamente entre os seus departamentos ao mesmo tempo em que recebe influências do que acontece na sociedade. Conceito de Empresa Na sociedade moderna, com o desenvolvimento tecnológico, grande parte da população em idade produtiva já teve algum tipo de envolvimento com empresas, seja como funcionário, sócios, acionistas, ou inclusive como prestador de serviços. A empresa é a união de esforços financeiros, físicos e intelectuais, na aquisição de ativos que tem a finalidade de criar e transacionar produtos e serviços no mercado interno e/ou externo, que resultam na formação e circulação de capital que possa trazer benefícios econômicos atuais e futuros com utilidade social. Conforme Nascimento e Reginato (2009, p. 15), “[...] a decisão de investir ou não em novos ativos baseia-se, antes de tudo, no planejamento para, a seguir, analisarem-se os valores que serão comprometidos, o retorno esperado e o período necessário para se obtê-lo”. 14 ORÇAMENTO A empresa é uma entidade constituída juridicamente, ou não, que desenvolve atividade econômica de produção, transformação, comércio ou prestação de serviços, que podem ter fins lucrativos, filantrópicos ou sociais. Padoveze (2009, p. 13) afirma que “a empresa é um sistema em que há recursos introduzidos, que são processados, e há a saída de produtos ou serviços”. Na mesma linha de raciocínio, Figueiredo e Caggiano (2008, p. 8) mencionam que “a empresa é uma unidade produtora que visa criar riquezas, transacionando em dois mercados, um fornecedor, outro consumidor”. Sistema Empresa Para que se possa compreender o que é e como funciona um sistema organizacional de uma empresa, deve-se conhecer como os departamentos da empresa integram uma organização, como desenvolvem a suas atividades para que possam garantir a sustentabilidade e perenidade da empresa no mercado. Para isso, faz-se necessário entender o que é um sistema. Buscar-se-á em Beer (1969, p. 25) uma definição de sistema da seguinte forma: “qualquer coisa que consiste em partes unidas entre si pode ser chamada de sistema, podem ser apontadas como agregados de pedaços e peças [...]”. Para Bio (1985, p. 18), o sistema é “[...] um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo”. Nas empresas, nas atividades cotidianas, costuma-se ouvir que as “coisas” no seu ambiente de trabalho, funcionam corretamente quando existe a harmonia das atividades desenvolvidas pelas pessoas e que estão relacionadas entre si. Para saber se é possível de se identificar, deve-se imaginar que a empresa irá desenvolver um novo tipo de produto para oferecer ao mercado. O setor de projetos irá desenvolver junto de sua equipe o desenho desse produto, as suas características, sua utilidade e funcionalidade dentre outros. O setor de Marketing verificará a aceitabilidade desse tipo de produto no mercado, com o uso de uma pesquisa de campo, objetivando identificar a viabilidade para a produção desse produto ou não. Pode ocorrer o inverso nesta fase, em que o setor de Marketing primeiro identifica as necessidades de mercado para, em seguida, projetar o produto que o mercado necessita. O setor de administração da produção necessita saber, a partir do setor de projetos, quais são os tipos de materiais que serão utilizados para a produção, assim como o cálculo do tempo estimado da produção. Nessa cadeia de atividades, o setor de compras realizará as cotações de preços e identificará os fornecedores com melhores preços, prazos e qualidade para que se possa planejar quanto poderia se gastar na aquisição de insumos e matéria-prima necessária à fabricação do produto. A área de custos apurará os 15 Conceito de Empresa Capítulo 1 valores necessários para a sua produção e identificará a margem de lucratividade ideal para manter a perenidade (a sobrevivência) da empresa no mercado. Sobre o funcionamento da interatividade dos setores (departamentos), Bertalanffy (1977, p. 53) diz que: “[...] é necessário estudar não somente as partes e processos isoladamente, mas também resolver os decisivos problemas encontrados na organização e na ordem que os unifica, resultante da interação dinâmica das partes [...]”. Isso quer dizer que a empresa é naturalmente “dividida” em partes e essas interagem entre si? Com toda a certeza SIM, pois cada departamento tem como compromisso atender o objetivo da empresa e para isso deve desenvolver e cumprir as suas atividades ou tarefas. Como consequência, a empresa incorre na interação de forma harmoniosa até chegar ao produto final. Desta forma, podemos dizer que a empresa é um sistema, ou seja, um SISTEMA EMPRESA. E em relação às informações geradas em cada departamento? A empresa, para funcionar bem, necessita de todos os departamentos em franca harmonia e funcionamento. As informações geradas no sistema de dados de um determinado departamento da empresa podem contribuir para que o gestor de outro departamento não tome decisões equivocadas. Corrobora Nascimento e Reginato (2009, p. 106): O ambiente de controle é consequência direta do modelo de gestão, ou seja, depende da intenção dos gestores, da maneira como estesquerem conduzir a sua organização e do modo como essa intenção é repassada ao restante das pessoas que compõem a organização, para que sigam as mesmas diretrizes estabelecidas pela direção. 16 ORÇAMENTO A empresa precisa ser observada como um organismo vivo? Isso quer dizer que a empresa não é um sistema fechado, a empresa é um sistema aberto que recebe a influência do resultado da interação das atividades dos departamentos da empresa, assim como de fatores externos como os econômicos, políticos e sociais. As empresas possuem as mesmas características de interatividade das suas atividades, elas não diferem de uma em relação com as outras, pois estão inseridas em um macrossistema que fornece seus serviços para um conjunto de empresas que agregam seus bens ao produto final. As empresas devem estar preparadas para se adequarem às constantes mudanças que acontecem no mercado, pois isto é fundamental para a sua manutenção e sobrevivência. Em outras palavras, ADEQUAR-SE E MELHORAR SEMPRE. Kochanski (2000, p. 54) afirma que: Quando uma organização passa a oferecer valor agregado a seus produtos e/ou serviços, o mercado reage naturalmente, exigindo que as demais organizações também passem a oferecer valor agregado a seus produtos e serviços, levando- as a se tornarem mais competitivas. 17 Conceito de Empresa Capítulo 1 Em relação aos fatores macroeconômicos, Tung (1974, p. 29) demonstra que: Nenhuma empresa pode, hoje, permitir-se o luxo de ignorar os acontecimentos do mundo exterior. A interdependência das empresas entre si e destas com o Estado em particular, é patente. A sobrevivência dos negócios depende, em grande parte, do conhecimento, dos fatos atuais e da previsão dos acontecimentos futuros, tanto no plano nacional, quanto no internacional. Quando as empresas respondem aos estímulos do mercado, estas procuram se adequar ou readequar a nova realidade econômica que é construída na sociedade em que está inserida e, nas constantes reestruturações, buscam a competitividade. Mas tudo isso é definido levando-se em consideração, conforme Cruz (1998), dois tipos de comportamentos: o operacional e o estratégico, pelos quais a empresa interage com o ambiente que a cerca e que se complementam entre si, dando um caráter holístico que toda organização deve ter. Devemos tomar cuidado e observar que, com esse mercado dinâmico, muitas empresas também poderão desaparecer. Apenas o cuidado não garante a sustentação da empresa no mercado. Tung (1974, p. 29) afirma que: “[...] em princípio é uma fase de constantes ajustes e reajustes, pois qualquer trabalho atual constitui apenas um teste para o futuro, cujo alvo é a meta do desenvolvimento global. O cenário financeiro-econômico nacional repercute sempre, direta ou indiretamente, sobre as atividades da empresa”. Para entender como uma empresa transforma recursos materiais, humanos, financeiros, tecnológicos, dentre outros, em produtos e serviços que são destinados ao mercado, observe a figura a seguir: 18 ORÇAMENTO Mercado Fornecedor Recursos materiais Compras de Recursos Serviços de apoio Finanças Estocagem de produtos Entrega dos produtosTransportes Manutenção Estocagem de materiais Produtos e serviços Compro- metimento da missão Produção Recursos humanos Recursos financeiros Recursos de informação ContinuidadeEficiência Valores econômicos Valores econômicos Eficácia Resultado econômico Recursos de tecnologia Mercado Consumidor Acionistas, concorrentes, governo, sindicatos etc. Figura 1 – Visão sistêmica da empresa Fonte: Adaptado de Catelli (1999, p. 39). Nessa figura, observa-se que, de forma bastante simplificada, a empresa é percebida como um sistema. 19 Conceito de Empresa Capítulo 1 Então quer dizer que a empresa pode ser vista de forma sistêmica? Naturalmente, diversos fatores externos à empresa, como o governo, as políticas econômicas, a relação entre fornecedores e clientes, podem frequentemente alterar a sua dinâmica. Isto significa que ao mesmo tempo em que a empresa precisa interagir no seu ambiente interno, também sofre a influência do ambiente externo, conforme se pode observar na figura a seguir: Figura 2 − A influência do ambiente interno e externo na empresa (macrossistema) Fonte: Disponível em: <http://www.ebah.com.br/content/ABAAAex3kAC/ conceito-sistema-enfoque-sistemico?part=2>. Acesso em: 5 jan. 2018. Pode-se observar na figura, que as empresas recebem do mercado fornecedor as matérias-primas e insumos que, de acordo com suas atividades operacionais e projetos dos produtos, serão processados, gerando novos produtos, que serão disponibilizados ao mercado consumidor. Os demais fatores no ambiente próximo, respondem aos seguintes estímulos em relação à empresa: 20 ORÇAMENTO • fornecedores: devem atender às necessidades da empresa com materiais de qualidade, com pontualidade nos prazos de entrega e preços que estejam de acordo com o mercado; • comunidades: necessitam que a empresa possa gerar emprego e renda para as pessoas que ali vivem e assim proporcionar satisfação e qualidade de vida onde está inserida; • governo: necessita que a empresa possa gerar informações referentes à arrecadação tributária para que este possa atender as necessidades básicas da população como o saneamento básico, segurança, educação, saúde pública, transporte público e infraestrutura que possa atender com qualidade às necessidades da população; • acionistas: estes esperam da empresa que recebam o retorno mínimo dos seus investimentos, para que estes possam continuar acreditando no potencial da empresa e assim manter os seus investimentos. A empresa deverá manter a qualidade da geração do caixa que é a formação da riqueza da empresa; • sindicatos: estes esperam que a empresa atenda a legislação trabalhista em vigor e participe na negociação dos dissídios coletivos e regularize a participação dos funcionários nos lucros da empresa; • comunicação: a empresa deverá deixar de forma transparente todas as decisões que os gestores venham a tomar para o desenvolvimento e crescimento, a fim de não gerar dúvidas em relação aos impactos que possam gerar ao meio ambiente; • clientes: estes esperam da empresa que atenda suas necessidades na oferta de produtos e serviços de forma ética sem favorecimentos a determinadas pessoas ou grupos econômicos. Em relação ao ambiente remoto, respondem aos seguintes estímulos em relação à empresa: • cultura: ao adentrar em um novo mercado, os gestores da empresa deverão respeitar as determinações culturais locais, pois isso demonstra preocupação dos gestores para com a manutenção da história cultural da sociedade ou comunidade em que a empresa está inserida; 21 Conceito de Empresa Capítulo 1 • educação: o preparo acadêmico e técnico das pessoas da comunidade poderão agregar novas propostas ao desenvolvimento das empresas. E é isso o que os gestores das empresas esperam: que as pessoas da comunidade possam melhor se preparar para o mercado de trabalho e assim contratar os melhores profissionais que se adequem à filosofia da empresa; • legislação e tributos: a empresa sempre deverá salvaguardar o seu sistema de informações gerencial para que possa cumprir todos os aspectos legais (tributários, trabalhistas, comerciais, civis, penais, criminais, ambientais); • economia: os aspectos do desenvolvimento da economia mundial, ou regional, onde a empresa está localizada também influenciam no desenvolvimento da empresa, pois se a economia vai bem, os resultados para empresa, quando bem gerenciada, também estarão de acordo com o almejado pelos acionistas ou investidores; • tecnologia: o desenvolvimento tecnológico exerce fundamental importância e influência para o desempenho das atividades da empresa, pois a inovação tecnológica pode trazer benefícios para a empresa, como aredução no tempo da produção e consequentemente redução dos custos com mão de obra; • concorrentes: para a empresa, a concorrência pode proporcionar oportunidades para a melhoria dos seus produtos e serviços, pois o mercado consumidor cada vez mais exigente pode buscar produtos na concorrência se a empresa assim não estiver adequada para atender essas necessidades; • demografia: o desenvolvimento demográfico da comunidade onde a empresa está inserida, também exerce influência sobre a mesma, pois o contingente populacional pode caracterizar necessidades de a empresa implantar seu parque fabril em outra comunidade que tenha o contingente populacional adequado para contratar os seus colaboradores; • clima: esse aspecto também exerce influência na qualidade da gestão da empresa, pois fatores climáticos como enchentes, calor, tempestades com constantes quedas de energia, pode afetar a produção e consequentemente a geração da riqueza; 22 ORÇAMENTO • recursos naturais: estes são de fundamental importância para a empresa, pois pode utilizar recursos hídricos como poços artesianos, que reduz substancialmente os gastos com água fornecida pelos órgãos competentes; • política: a conjuntura política exerce fundamental influência no desenvolvimento das empresas, pois as políticas de desenvolvimento econômico e as aberturas de frentes de trabalho com propostas de desenvolvimento em determinadas regiões do país são fundamentais para que as empresas se instalem e desenvolvam economicamente determinada região; • sociedade: as pessoas tendem a acreditar e investir na boa imagem das empresas, tanto considerando como um bom lugar para se trabalhar por parte de seus colaboradores, como o fato de a empresa agir dentro dos preceitos éticos; Todos esses fatores podem se constituir em oportunidades e ameaças à sobrevivência da empresa no mercado. Para garantir a sua continuidade é necessário que a empresa mantenha sua capacidade de mudanças e adaptações no seu ambiente interno, levando em consideração o que acontece no ambiente externo. Características do Sistema Organizacional de uma Empresa De acordo com o que estudamos na seção anterior, os departamentos que estão integrados e interagem entre si resultam em um sistema organizacional, no qual existe uma ordem hierárquica a ser respeitada em decorrência do agrupamento humano integrante da organização. Para que o sistema empresa tenha um bom funcionamento, este encontra-se dividido em vários subsistemas, que são os seguintes: • institucional: este é denominado de matriz, pois coordena os demais subsistemas, compreende a missão, assim como crenças e valores da organização; • gestão: esse subsistema é o responsável pelo processo de tomada de decisões, pois abrange as atividades de planejamento, gerenciamento e mecanismo de controle interno. Nascimento e Reginato (2009, p. 37) corroboram que “o modelo de gestão, por sua vez, origina-se das crenças 23 Conceito de Empresa Capítulo 1 e valores dos proprietários e principais executivos da empresa. Tais crenças e valores nascem e se mantém de acordo com as percepções do mundo em geral e do mercado em particular [...]”. • organização: este determina como a empresa deve estar preparada (organizada) para o desenvolvimento das atividades, assim como definir o tipo de estrutura empregada (vertical ou horizontal), o grau de autoridade e atribuição de responsabilidade. Conforme Nascimento e Reginato (2009, p. 39) “tais diretrizes funcionam como ‘molas propulsoras’ que conduzem o sistema-empresa através da sinergia entre os seus elementos na interação do próprio sistema com o ambiente [...]”. O objetivo é assegurar que todas as atividades da organização sejam desenvolvidas de forma ética, sendo influenciadas pelo subsistema institucional. • social: abrange o quadro de funcionários da empresa, incluindo-se nessa esfera a cultura e demais características inerentes ao capital intelectual da organização. Guerreiro (1996, p.171) destaca os seguintes fatores que envolvem este subsistema: “necessidades dos indivíduos, criatividade, objetivos individuais, motivação, liderança, treinamento etc.”. • informação: de acordo com as necessidades que a atual dinâmica dos mercados como um todo impõe às empresas, este subsistema deve ser avaliado com considerável importância, pois consiste no conjunto de dados necessários para uma melhor tomada de decisão dos gestores da empresa. Guerreiro (1996, p. 172) enfatiza que: [...] dentre as inúmeras atividades executadas no âmbito da empresa, existem aquelas que objetivam basicamente a manipulação de informações. Elas geram essas informações através da manipulação (processamento) de dados derivados da execução das diversas atividades necessárias ao desenvolvimento das funções empresariais básicas. Essas atividades se caracterizam por três aspectos básicos: recebimento de dados, processamento e geração de informações. As informações geradas nesta categoria devem alcançar um elevado grau de excelência na qualidade, ou seja, qualidade nas informações, eliminando a criação de atividades desnecessárias, o que resulta em um melhor procedimento de gestão. Na figura esquemática de uma empresa, a qual inclui os subsistemas, serão descritos a seguir: 24 ORÇAMENTO Figura 3 – Visão sistêmica da empresa, subsistemas e eficiência Fonte: Adaptado de Padoveze (2009). Um dos pontos fundamentais do funcionamento dos subsistemas com sinergia e eficácia é a existência de um objetivo a ser alcançado para onde convergem todas as ações. Assunto a ser visto na próxima seção. Missão da Empresa Atualmente, praticamente todas as corporações possuem na sua filosofia empresarial o conceito de missão. A missão de cada empresa está intrinsicamente vinculada ao seu motivo de existência, e está correlacionada aos produtos e serviços que ela produz e oferece ao mercado, visando à satisfação de seu público-alvo. O próprio conceito de sistema envolve a ideia [sic] de partes que interagem para alcançar um objetivo em comum. Assim, os diversos componentes do sistema empresa interagem, para que esta atinja seus objetivos. Por objetivo entende-se o alvo ou desígnio a que se quer atingir. São vários os objetivos de uma empresa, que poderiam ser classificados por hierarquia de importância e temporaneidade. O objetivo fundamental, isto é, o mais importante e permanente, é a sua missão. (MOSIMANN; ALVES; FISCH, 1993, p. 19). De acordo com Padoveze (2009), a missão constitui o propósito da empresa e do seu negócio, devendo comunicar interna e externamente esse propósito junto aos empregados e a sociedade em geral. Ela deve estar apresentada de forma 25 Conceito de Empresa Capítulo 1 clara, objetiva e breve. Deve compreender também as atividades da empresa, o mercado onde atua, os produtos e serviços que esta oferece, o seu diferencial no mercado e o seu papel em relação a seus concorrentes e às principais conquistas que deseja alcançar. Como exemplo, veja a transcrição da missão da empresa Petrobras: Atuar na indústria de petróleo e gás de forma ética, segura e rentável, com responsabilidade social e ambiental, fornecendo produtos adequados às necessidades dos clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde atua. (Fonte: Disponível em: <http://institutomontanari. com.br/planejamento-estrategico/missao-visao-e-valores>. Acesso em: 8 jan. 2018.) Veja também a missão da empresa de cosméticos Avon: Nossa Missão é ser: Líder global em Beleza A marca de escolha das mulheres A líder em vendas diretas O melhor lugar para se trabalhar A maior Fundação para as mulheres A empresa mais admirada (Fonte: Disponível em: <http://www.br.avon.com/PRSuite/ static/downloads/pdfs_releases/Release_VisaoMissao.pdf>. Acesso em: 8 jan. 2018.) Observa-se que a missão da empresa deve ser definida com muita clareza, pois a partir dessadefinição, convergirá o sistema organizacional da empresa por meio dos seus subsistemas. Há, ainda, muitas empresas que não têm divulgadas a sua missão, ou seja, não está explícita; mas a partir do momento em que a empresa opta por explicitá- la, deve considerá-la como diretriz permanente, direcionando as finalidades socioeconômicas como resultado das suas atividades. A missão da empresa está na “cabeça do proprietário”, e a falta de transparência pode levar a “punições injustas” de seus colaboradores; o gestor pode ser demitido por “não estar envolvido com a cultura da empresa” quando, na verdade, a missão da empresa é que não está exposta com clareza para todos. Se eventualmente houver um erro na evidenciação da missão, se não estiver clara, ou não tiver o seu foco nas atividades da empresa, esta poderá vir a se desvirtuar de seus reais propósitos, não permitindo aos gestores o conhecimento das necessidades imediatas da empresa. Como muitos gestores são contratados no mercado de trabalho, quando assumem seus cargos e funções na empresa, levam algum tempo para se adaptarem à cultura organizacional da empresa e consequentemente, absorver a ideia da missão da empresa. Uma vez conhecido o que é um sistema organizacional e compreendendo a 26 ORÇAMENTO importância de uma empresa ter a missão definida claramente, pode-se passar para o próximo assunto: os fatores que influenciam o desenvolvimento da empresa, como os financeiros, o mercado concorrente, a política econômica e social, entre outros. Isso se chama sistema aberto. A Empresa como Sistema Aberto Como visto na anterior, as empresas sofrem influências externas que podem contribuir ou comprometer o desempenho das atividades operacionais e assim leva-la ao sucesso ou ao fracasso. Conforme Coronado (2006, p. 6): O ambiente nos mostra que, para satisfazer suas necessidades, os homens se associam e criam organizações, que podem ter os mais diversos objetos de interesse, como entidades comerciais, industriais, religiosas, políticas e desportivas, dentre outras. Essas associações podem visar tanto os benefícios materiais, como bens e riqueza, como aos não-materiais, como religião, política, status, mas sempre almejando o bem-estar do próprio homem. Desta forma, entende-se que em todas as áreas das atividades empresariais (mineração, alimentício, transporte, indústria, serviços, dentre outros) as empresas apresentam as concepções de um sistema aberto. Prossegue Coronado (2006, p. 6): Administrar e organizar significa um grande desafio no melhor dos tempos. As dificuldades aumentam num ambiente de mudanças rápidas como o atual. Para ser um líder ou um profissional que ajude as empresas a se adaptarem e a promoverem mudanças, é fundamental conhecer o ‘sistema empresa’. Desta forma, para que os gestores tenham conhecimento do sistema empresa, precisam estar preparados para conhecer o mercado onde a empresa atua e também entender as influências dos fatores externos que de forma relevante podem impactar nos resultados. Seguindo este raciocínio Tung (1974, p. 27) afirma o seguinte: No regime de livre comércio, o alvo da empresa é o maior lucro possível, conciliável com o seu crescimento a longo prazo e também com o bem-estar da coletividade, mediante o atendimento das suas necessidades. Para atingir esse objetivo, a tarefa da empresa seria a de determinar quais as necessidades ou desejos desta mesma coletividade, para depois organizar-se do ponto de vista da produção e da comercialização. Essa tarefa é contínua, pois as necessidades e os desejos dos homens sofrem alterações permanentes. Para que a empresa consiga maior lucro, cada setor de atividade deverá procurar aplicar métodos eficientes, a partir de uma análise acuradamente elaborada. 27 Conceito de Empresa Capítulo 1 Então, o que acontece fora da empresa pode influenciar nas decisões tomadas pelos gestores de cada departamento dentro da empresa? Para reforçar essa concepção de que os acontecimentos externos da empresa podem refletir nas decisões dos gestores na administração da empresa, Bio (1985, p. 18) ressalta que: Uma das implicações críticas dos conceitos de sistemas na Administração é justamente a concepção da empresa como um sistema aberto, pois tal visão ressalta que o ambiente em que vive a empresa é essencialmente dinâmico, fazendo com que um sistema organizacional, para sobreviver, tenha de responder eficazmente às pressões exercidas pelas mudanças contínuas e rápidas do ambiente. No Capítulo 5, serão elaborados os orçamentos por várias áreas ou departamentos da empresa, e no modelo que será estudado você aprenderá que o orçamento da área de produção exerce influência sobre o orçamento de compras, e o orçamento da área financeira deve prever quanto será necessário para manutenção da continuidade da empresa. Veremos isso na prática. É de fundamental importância observar que a cada decisão tomada na empresa pelos seus gestores, inclusive por dirigentes políticos no âmbito empresarial, pode afetar o andamento das empresas e implicar na necessidade de novas tomadas de decisões, mudando estratégias e ações já previstas. Isso acarreta um esforço estressante e estafante, o que culmina em algo chamado “pressão psicológica”, pois dirigentes empresariais não querem manchar sua imagem e carreira por algum resultado não alcançado, uma meta não atingida, ou alguma decisão tomada de forma equivocada e ser punido com alguma demissão, o que de certa forma “mancharia o seu currículo”. 28 ORÇAMENTO Por esse motivo, é comum dizer que o gestor está à disposição da empresa 24 horas por dia, pois precisa pensar nos problemas de hoje que ficaram para trás e que precisam ser solucionados amanhã, fora os novos problemas que surgirão amanhã nas empresas. E isso se torna uma “bola de neve”, principalmente para o gestor que adora desafios e chama para si os problemas para serem solucionados. Há gestores que alinham desafios da empresa e metas pessoais com o propósito de no futuro alcançar a presidência de uma grande empresa multinacional ou trabalhar em outro país. Com certeza deverá estar bem preparado para tal função. Em outro exemplo: se determinadas empresas exportam alguns tipos de produtos, e na política econômica daquele país foi aplicada alguma lei protecionista referente a estes produtos, essas empresas deverão rever seus planos de expansão, pois assim não terão condições de buscar esses mercados. Por isso, é importante simular diversos cenários e analisar como a empresa reagiria a determinados acontecimentos no mercado. Isso pode prever diversos problemas futuros. Chiavenato (2000, p. 552) afirma que: [...] é perfeitamente aplicável à organização empresarial. A organização é um sistema criado pelo homem e mantém uma dinâmica interação com seu meio ambiente, sejam clientes, fornecedores, concorrentes, entidades sindicais, órgãos governamentais e outros agentes externos. As empresas que atuam no mercado nacional e internacional têm a necessidade de sempre estarem atualizadas e preparadas para as constantes e inevitáveis mudanças de mercado, as quais estão relacionadas aos aspectos financeiros, políticos, econômicos e fatores macroeconômicos, entre muitos outros aspectos e fatores que influenciam diretamente no seu desenvolvimento. Enfim, pode-se afirmar que são as constantes mutações internas e externas das organizações, decorrentes do ambiente em que estão inseridas, o motivo que as levam à sobrevivência no mercado competitivo. A amplitude de acontecimentos nacionais e internacionais implica diretamente na empresa, o que a leva a realizar intercâmbios com o meio, por intermédio dos quais angaria pontos importantes necessários à sua viabilidade, capacidade reprodutiva e adaptativa, resultando em sua continuidade. O mercado mundial é dinâmico e, diante disso, Kochanski (2000, p. 54), afirma categoricamente que “aquelas que aindanão se adequaram ou ainda não estão se adequando a este novo contexto mercadológico, irão sentir-se forçadas a adaptarem-se ou irão desaparecer do mercado rapidamente [...]”. 29 Conceito de Empresa Capítulo 1 Schein (1987 apud NAKAGAWA, 1993, p. 23-24) também estabelece a sua concepção de empresa a partir do sistema aberto da seguinte forma: a) a empresa deve ser concebida como um sistema aberto, o que significa que ela se encontra em constante interação com todos os seus ambientes, absorvendo matérias-primas, recursos humanos, energia e informações, transformando-se em produtos e serviços, que são exportados para esses ambientes; b) a empresa deve ser concebida como um sistema de múltiplas finalidades ou funções, que envolvem múltiplas interações entre ela e seus diversos ambientes. Muitas atividades dos subsistemas existentes na empresa não podem ser compreendidas sem que se considerem essas múltiplas interações e funções; c) a empresa é constituída de muitos subsistemas que estão em interação dinâmica uns com os outros. Em vez de se analisarem os fenômenos organizacionais em termos de comportamento individual, cada vez se torna mais importante analisar o comportamento desses subsistemas, que sejam considerados em termos de coalizões, grupos, funções ou de outros elementos conceituais; d) devido ao fato de que os subsistemas, em graus variáveis, são interdependentes, as modificações ocorridas em um sistema, provavelmente, afetam o comportamento dos outros subsistemas; e) a empresa existe dentro de um conjunto de ambientes, alguns maiores, outros menores do que ela. Os ambientes, de diversos modos, fazem exigências e oferecem restrições à empresa e a seus subsistemas. O funcionamento total da empresa não pode ser compreendido, portanto, sem explícita referência a essas exigências e restrições e a maneira como ela os enfrenta a curto, médio e longo prazos; f) as numerosas vinculações entre empresa e seus ambientes tornam difícil especificar claramente seus limites. O relacionamento entre os cenários poderá implicar na continuidade da empresa, por isso Brito (2003, p. 31) entende que “[...] o processo de montagem de cenários deve ser visto como processo evolutivo, no qual frequência e disciplina são muito importantes [...]”. No Capítulo 4 estudaremos de que forma os cenários podem influenciar e até interagir nas atividades das empresas e, por conseguinte, afetar ou não a elaboração do processo orçamentário 30 ORÇAMENTO A Empresa como Sistema Dinâmico Pode-se entender que o “movimento sistêmico” que mantém a empresa em constante formação ou transformação, é influenciado pelo sistema dinâmico. A palavra “DINÂMICA” significa que todas as coisas se transformam com a influência de outros fatores ou mecanismos existentes. Isso significa que a empresa processa, executa e operacionaliza as suas atividades a partir do momento em que os gestores utilizam a força decisória para a tomada de decisões. As coisas somente acontecem quando alguma pessoa do comando da empresa “faz acontecer”. Catelli (1999, p. 39) corrobora que “[...] a empresa encontra-se permanentemente interagindo com seu ambiente. Como um sistema dinâmico, realiza uma atividade, ou um conjunto de atividades, que a mantém em constante mutação e requer que seja constantemente orientada ou reorientada para a sua finalidade principal”. No capítulo 2 faremos o estudo do Orçamento Flexível. Você poderá estudar, analisar e entender que o orçamento deve permitir os ajustes necessários para adequar-se à realidade de mercado. O sistema externo e interno de uma empresa pode ser identificado conforme a figura a seguir: 31 Conceito de Empresa Capítulo 1 Figura 4 – Contexto das atividades no sistema empresa Fonte: O autor. Ao se observar a figura anterior, para melhor compreensão, segue o exemplo: uma empresa do ramo industrial, conforme o conceito de sistema empresa, está inserida na produção em escala. Esta empresa interage desde o recebimento dos pedidos até a entrega do produto final aos seus clientes. Ela adquire a matéria- prima que se encontra disponível no mercado e transforma essa mesma matéria- prima em outros produtos que retornarão ao mercado sob a forma de produto pronto ou acabado. Isso tem relação com a empresa como um ambiente dinâmico, pois a empresa exerce um papel fundamental no funcionamento da cadeia de relacionamentos. Como visto anteriormente, existem diversos fatores externos, como o mercado, a política econômica, o governo, a concorrência e a sazonalidade. Esses fatores influenciam tanto as corporações contratantes de produtos ou serviços como as 32 ORÇAMENTO empresas de produção em escala. A primeira poderá fornecer insumos para a segunda, que produz em escala, somente se houver harmonia com os fatores externos. Qualquer anormalidade poderá colocar em risco as suas atividades e, como resultado, poderão faltar ou sobrar produtos no mercado. Verificando-se essa dinâmica a seguir: • as grandes corporações industriais fornecem os insumos necessários para empresas de menor porte, que transformarão os insumos em produtos acabados, ou prestarão serviços às grandes corporações. Em ambos os casos estas empresas também necessitam de outros serviços, como energia elétrica, mão de obra, água, telefone, material de expediente, dentre outros, movimentando a economia; • ao encerrar a produção ou a prestação de determinado serviço, a empresa de menor porte retorna os produtos elaborados para o seu contratante de serviços (as grandes corporações) e, através da entrega, conclui-se o processo produtivo; • as grandes corporações disponibilizam seus produtos ao mercado consumidor. Por sua vez, o mercado consumidor poderá ou não consumir esses produtos, dependendo dos estímulos provocados pelos fatores externos, como mercado, política econômica, governo, concorrência, sazonalidade, tendências da moda, dentre outros. Esse processo se transforma em um ciclo, portanto, para a continuidade dos empreendimentos, faz-se necessário que todos os segmentos empresariais estejam em consonância com os estímulos externos e internos, formando uma cadeia de relacionamentos. Se há consumo, há produção. O inverso poderá paralisar a economia. Contudo, o que se observa na sociedade brasileira, é a concentração da maior renda em uma parcela menor da população, e isso se chama “acúmulo de riqueza”, o acúmulo de riqueza nem sempre se traduz em aumento de consumo, pois os extremamente ricos não necessitam gastar mais com bens de consumo uma vez que já possuem as suas necessidades atendidas; por consequência acumulam riqueza. 33 Conceito de Empresa Capítulo 1 IBGE: 10% CONCENTRAM 43,4% DE TODA A RENDA RECEBIDA NO BRASIL Em 2016, as pessoas situadas na parcela de 1% dos maiores rendimentos recebiam, em média, R$27.085, enquanto a metade de menor renda recebia R$747,00 em um país cujo rendimento médio mensal foi de R$2.149,00 Nesse mesmo ano, os 10% com maiores rendimentos concentravam 43,4% de toda a renda recebida no Brasil. Os números que mostram a desigualdade e a concentração de renda no país integram o módulo Rendimento de todas as fontes da Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios (Pnad) Contínua, 2016. Fonte: IBGE. Disponível em: <http://www.jb.com.br/pais/noticias/2017/11/29/ibge-10- concentram-434-de-toda-a-renda-recebida-no-brasil/>. Acesso em: 8 jan 2017. Então, pode-se afirmar que, no estudo do Sistema Empresa como um sistema dinâmico, a concentração de renda em menor parcela da população no Brasil pode influenciar nos resultados das empresas. Nos Estados Unidos da América, o efeito é inverso. 34 ORÇAMENTO POR QUE MAIS DE 400 MULTIMILIONÁRIOS NOS EUA NÃO QUEREM PAGAR MENOS IMPOSTOS [...] Pelo contrário, eles asseguram que estão dispostos a aceitar impostos mais altos se o dinheiro for investido em áreas comoeducação, fiscalização e infraestrutura, ou para garantir a continuidade de programas públicos de saúde destinados aos mais pobres. "Tenho uma renda alta. Se ela sobe, não vou investir mais. Simplesmente vou poupar mais", disse Bob Crandall, ex-diretor- executivo da companhia aérea American Airlines. "Eles (republicanos) dizem que não podemos permitir que haja aumento de gastos, mas, ao mesmo tempo, que podemos dar aos ricos uma grande redução de impostos. Isso não faz sentido. [...] Fonte: Disponível em: <http://www.bbc.com/portuguese/ internacional-41997632>. Acesso em: 8 jan 2017. Entende-se que, com a maior concentração de riqueza para os extremamente ricos, haverá maior poupança, não o maior consumo. Por conseguinte, se os governos não taxarem as altas rendas, pode ocorrer renúncia de receitas o que pode impactar nos programas sociais, dentre outros. Você percebeu como é importante entendermos o SISTEMA EMPRESA como um SISTEMA DINÂMICO? Qualquer alteração imposta pelo governo pode impactar nos resultados das empresas, pois nem sempre o vilão é a alta carga tributária no Brasil. A má distribuição de renda também não gera consumo. 35 Conceito de Empresa Capítulo 1 Para reforçar esse pensamento, também buscou-se a contribuição de Chiavenato (2000), que diz o seguinte: Como todos os sistemas sociais, as organizações são sistemas abertos, afetados por mudanças em seus ambientes, denominados variáveis externas. O ambiente não tem fronteiras e inclui variáveis desconhecidas e incontroladas. Por essa razão, as consequências dos sistemas sociais são probabilísticas e não determinísticas e o seu comportamento nunca é totalmente previsível. As organizações são complexas e respondem a muitas variáveis que não são totalmente previsíveis (CHIAVENATO, 2000, p. 553). As empresas existem de acordo com as respostas aos estímulos externos ou internos. De certa forma, pode-se afirmar que as empresas estão inseridas em sistemas abertos, que trocam produtos e serviços no ambiente em que atuam e que formam um elo entre o próprio mercado fornecedor de insumos e o mercado consumidor. Pode-se afirmar que existe uma interface neste mercado, pois o que ocorre através da inter-relação entre um sistema e o ambiente em que está estruturado é chamado de interface. Essa interface propõe respostas aos estímulos do mercado onde a empresa está inserida, reconhecendo-se essas interações entre todos esses elementos. Para muitos estudiosos da economia, a empresa responde aos estímulos do mercado exterior. Esses estímulos estão relacionados à sua produção (compra de insumos), controles internos, venda de produtos, contratação de mão de obra (aspectos sociais), dentre outras, com o objetivo da maximização dos seus resultados (em busca do lucro). Entende-se que a interação de sistemas é complexa e a busca para a harmonização dos seus elementos acontece de acordo com o estilo de administrar de cada empresa. 36 ORÇAMENTO Modelo Conceitual de Sistema Empresa Até o momento, foi visto que as empresas estão inseridas em um ambiente que se pode chamar de organismo vivo, pois todo o mercado, a produção, o consumo, as finanças, o planejamento, dentre outros fatores estão em constantes mutações. Para exemplificar o que vem a ser esse ambiente de inter-relações, apresentados na figura a seguir como sendo um modelo conceitual de sistema-empresa. Figura 5 – Visão sistêmica da empresa ENTIDADES REMOTAS FUNÇÕES: COMERCIAL OPERACIONAL FINANÇAS VARIÁVEIS AMBIENTAIS Resultado Econômico Grandes Corporações consumidores – Dinheiro – Informações – Recursos Humanos – Serviços – Clientes – Dinheiro – Informação – Recursos Humanos – Serviços – Fornecedores – Mercadorias – Transportes AMBIENTE PRÓXIMO CONCORRENTES ATIVIDADES PRINCIPAIS Estocar Vender Comprar Movimentar Transportar Fonte: Adaptado de Coronado (2001, p. 69). 37 Conceito de Empresa Capítulo 1 O Resultado Econômico – em destaque na Figura 5 – é o resultado da interação dos fatores oriundos das entidades remotas (econômica, social, política, tecnológica, dentre outras) com as variáveis ambientais (ambientes onde se desenvolvem as entidades remotas, como compras, vendas, transportes, dentre outros) que interagem com o ambiente interno da empresa, que, de acordo com as principais funções e atividades (como produzir, vender, dentre outras), geram o resultado almejado. O RESULTADO ECONÔMICO pode ser o Lucro ou o Prejuízo. A concorrência exerce um papel fundamental no sistema empresa, ela faz parte dos fatores externos da empresa que podem afetar o resultado econômico. Pode ocorrer de diversas formas. As decisões que os gestores das empresas concorrentes tomam afetam positivamente ou negativamente. Se o gestor da empresa concorrente decidir baixar o preço e, por conseguinte, diminuir a qualidade dos seus produtos, corre o risco de afetar a manutenção da perenidade dos seus negócios no mercado. Entretanto, se o gestor da empresa concorrente decidir melhorar a qualidade dos produtos sem elevar demais seus preços, isto poderá afetar a perenidade dos negócios das outras empresas do mesmo ramo de atividades. Portanto, uma empresa exerce, diretamente ou indiretamente, influência na outra. De certa maneira, o resultado econômico é alcançado com a utilização de todos esses recursos, que são transformados em produtos ou serviços oferecidos ao mercado, que remuneram as suas atividades. Por sua vez, os consumidores em geral são aqueles que se utilizam desses produtos ou serviços das empresas. Mas essa cadeia produtiva encontra-se alicerçada em uma série de decisões tomadas pelos seus gestores. Coronado (2001, p. 97) explica que: Decisões dizem respeito à identificação de eventos futuros. Eventos, por sua vez, referem-se à classe de transações, por exemplo, um conjunto homogêneo de transações de vendas forma o evento vendas. Logo, um evento econômico representa um acontecimento que modifica a estrutura patrimonial da empresa. Ressalta-se que esses resultados são reflexos das movimentações financeiras geradas pelas decisões tomadas, pois, com a escassez dos recursos financeiros no mercado, é preciso tomar decisões convenientes para não comprometer os 38 ORÇAMENTO resultados da companhia. Essas decisões podem estar relacionadas ao tipo de recurso que a empresa necessita (a forma de financiamento), as habilidades desenvolvidas pelos profissionais e aos recursos tecnológicos disponíveis. Isso impacta nos resultados da empresa, e essas decisões estão fundamentadas nas ferramentas dos orçamentos, que são suficientemente capazes de fornecer informações para gerar os melhores resultados. As ferramentas de ORÇAMENTOS são suficientemente capazes de fornecer informações para gerar os melhores resultados? Já é possível compreender que as empresas podem ser determinadas como organismos vivos que interagem no ambiente social, econômico e outros. Esse dinamismo (ambiente dinâmico) é gerado pelo esforço da tomada de decisões dos seus gestores. Essas decisões podem afetar a continuidade (perenidade) dos negócios da empresa e, portanto, podem e devem ser determinadas com base nas ferramentas de orçamentos, que são elaborados a partir dos estímulos dos gestores em resposta ao mercado no seu ambiente de atuação. Atividades de Estudos: 1) Para que o sistema empresa tenha um bom funcionamento, este é dividido em diversos outros subsistemas. Um dos aspectos que abordam esse tema está relacionado com a seguinte definição: “É o responsável pelo processo de tomada de decisões, pois abrange as atividades de planejamento, gerenciamento e mecanismo de controle interno”. Assinale a alternativa que corresponde a este subsistema: a) ( ) institucional. b) () organização. c) ( ) gestão. d) ( ) social. 39 Conceito de Empresa Capítulo 1 2) Os fatores externos da empresa, como os relacionados às decisões governamentais, podem impactar nos resultados das empresas. De que forma políticas de distribuição de riqueza podem impactar na melhoria dos resultados das empresas? ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ Algumas Considerações Neste capítulo você teve a oportunidade de conhecer a Teoria dos Sistemas e compreender que as empresas interagem como organismos vivos e sofrem a influência do ambiente interno e externo da empresa para a manutenção da sua sobrevivência. Na organização empresarial, os departamentos são dependentes entre si na busca da realização dos seus objetivos. Diversos fatores externos à empresa, como o governo, as políticas econômicas, a relação entre fornecedores e clientes podem frequentemente alterar a sua dinâmica. O sistema organizacional de uma empresa é dividido em vários subsistemas, que são: institucional, gestão, organização, social, informação e físico-operacional. Você aprendeu que a missão deve ser escrita de forma objetiva e breve, compreendendo as atividades da empresa, o mercado de atuação, os produtos e serviços oferecidos, a sua diferenciação e o seu papel em relação a seus concorrentes e às principais conquistas que se quer atingir. A empresa é uma organização compreendida como um sistema aberto, pois diversos fatores externos influenciam na tomada de decisões de seus gestores. A empresa é uma organização compreendida como um sistema dinâmico, pois realiza uma atividade, ou um conjunto de atividades, que a mantém em constante mutação e requer que seja constantemente orientada ou reorientada para a sua finalidade. 40 ORÇAMENTO Por fim, o modelo Conceitual de Sistema Empresa é importante para identificar e apurar com mais facilidade o Resultado Econômico, levando em consideração a interação de fatores oriundos dos ambientes internos e externos da empresa, assim como a distribuição de renda como fator preponderante para a melhoria dos resultados da empresa. Referências BERTALANFFY, Ludwig Von. Teoria geral dos sistemas. Petrópolis: Vozes, 1977. BEER, Stafford. Cibernética e administração industrial. Rio de Janeiro: Zahar, 1969. BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, 1985. BRITO, Osias Santana de. Controladoria de risco: retorno em instituições financeiras. São Paulo: Saraiva, 2003. CATELLI, Armando (Coord.). Controladoria: uma abordagem da gestão econômica - GECON. São Paulo: Atlas, 1999. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 6. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. CORONADO, Osmar. Controladoria no atacado e varejo: logística integrada de gestão sob a óptica da gestão econômica logisticon. São Paulo: Atlas, 2001. ______. Contabilidade gerencial básica. São Paulo: Saraiva, 2006. CRUZ, Tadeu. Sistemas de informações gerenciais: tecnologia de informação e a empresa do século XXI. São Paulo: Atlas, 1998. FIGUEIREDO, Sandra. CAGGIANO, Paulo César. Controladoria: teoria e prática. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2008. GUERREIRO, Reinaldo. A meta da empresa: seu alcance sem mistérios. São Paulo, 1996. KOCHANSKI, Djone. Sistemas de gestão empresarial distribuídos como ferramenta competitiva. Leonardo: Órgão de Divulgação Científica e Cultural da Associação Educacional Leonardo da Vinci-ASSELVI, Indaial, v. 1, n. 1, jul./dez. 2000. p. 53-58. MOSIMANN Clara P; ALVES Osmar de C.; FISCH, Sílvio. Controladoria: seu papel na administração de empresas. Florianópolis: UFSC – ESAG, 1993. 41 Conceito de Empresa Capítulo 1 NASCIMENTO, Auster Moreira; REGINATO, Luciane (Orgs.). Controladoria: um enfoque na eficácia organizacional. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2009. PADOVEZE, Clóvis Luis. Controladoria estratégica e operacional. São Paulo: Cengage Learning, 2009. SCHEIN, Edgar H. Psicologia organizacional. In: NAKAGAWA, Masayuki. Introdução à controladoria: conceitos, sistemas, implementação. São Paulo: Atlas, 1993. TUNG, Nguyen H. Controladoria financeira das empresas: uma abordagem prática. 4. ed. São Paulo: Universidade de São Paulo, 1974. Edições Universidade Empresa. 42 ORÇAMENTO CAPÍTULO 2 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo, você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: � Compreender qual é a utilidade e aplicação do orçamento na empresa. � Conhecer quais são os tipos de orçamentos e qual é o tipo de aplicação de cada um deles. � Compreender qual é o tipo de gestão da empresa, que refletem os orçamentos. � Entender qual é o tipo de comportamento que o orçamento influência nos gestores. � Analisar os tipos de orçamentos e identificar àquele que melhor se adapta à empresa. � Analisar qual é o efeito que o orçamento exerce nos gestores quanto ao seu aspecto comportamental. 44 ORÇAMENTO 45 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 Contextualização Neste capítulo, serão estudados os orçamentos, os seus objetivos na determinação do resultado da empresa e os tipos de orçamentos existentes, dentre eles os orçamentos: estático, flexível, tendência e base zero. O sistema de orçamentos é de fundamental importância, pois se refere à integração das informações dos diversos departamentos da empresa (importante observar que o sistema de orçamentos está em concordância com o sistema empresa). Em se tratando de resultados financeiros, deve-se ter o cuidado de observar que é assunto relacionado ao alcance das metas de trabalho dos gestores, considerando que a empresa deve atingir os resultados almejados da maneira mais eficaz possível. Assim, também será estudado o que refletem os orçamentos e os seus efeitos nas pessoas envolvidas no processo. Aspectos Conceituais É de conhecimento geral que no mundo empresarial os gestores possuem a necessidade de planejar as ações e buscar o controle da empresa, e a utilização da ferramenta orçamentária torna-se indispensável na boa gestão de qualquer negócio. Com as mudanças no comportamento das pessoas, que levaram a mudanças na necessidade de consumo, a crescente expectativa do desenvolvimento tecnológico de novos produtos e o desenvolvimento do mercado, as empresas aumentaram a sua complexidade no desenvolvimento das suas atividades e dos seus controles internos. Para as empresas, tornou-se necessário aumentar o volume de informações com qualidade, com o objetivo de proporcionar aos gestores o controle do processo de produção e tomar decisões estratégicas, podendo assim, antever o futuro no resultado das empresas com a adoção das ferramentas orçamentárias. Segundo Nascimento e Reginato (2009, p. 16-17): A dimensão de controle de dados e informações alicerça a de gestão. É nela que se mantêm os registros de todos os eventos e transações realizados na empresa. É, pois, a fonte supridora de dados e informações aos gestores e, principalmente, [...] no sentido de que esses usuários possam se munir de recursos informacionais que ofereçam o conhecimento detalhado e global da situação passada e atual da organização e possam projetar cenários que atendam às expectativas futuras da administração. 46 ORÇAMENTO Com isso, o processo orçamentário envolve a elaboração de planos detalhados das operações a serem cumpridos no âmbito produtivo com o objetivo de maximizar o lucro e otimizar o caixa. Por maximização do lucro, pode-se entender como o aumento do lucro com maior valor agregado nos preços dosprodutos e serviços. A otimização do caixa se entende por alcançar o lucro referente às vendas efetuadas no caixa da empresa de acordo com os prazos negociados junto ao cliente. De nada adianta a empresa vender, apresentar mensalmente lucro na Demonstração do Resultado da Empresa se este lucro não se concretiza no caixa da empresa. Em pouco tempo, será transformada em uma empresa insolvente. O planejamento para o resultado da empresa envolve a previsão dos custos e despesas de acordo com a estrutura das políticas existentes, além de fixar padrões para a atuação dos gestores que exercem poder de decisão na empresa. De que forma pode-se conceituar um orçamento? O orçamento pode ser conceituado como um planejamento de operações detalhado em todas as suas fases para um período futuro, buscando retratar formalmente as políticas, planos e metas estabelecidas pelos administradores, expressos em forma quantitativa. Entende-se que orçar significa processar todos os dados constantes do sistema de informação e apresentá-los em forma de relatórios gerenciais, permitindo aos gestores terem uma visão do futuro da organização (de forma quantitativa) e poderem acompanhar de forma sistemática o cumprimento, ou não, do que foi orçado como fator primordial para a sobrevivência da empresa. Coronado (2006, p. 13) salienta que: Sabe-se da dificuldade de sobrevivência vivida pelas empresas, principalmente aquelas de pequeno porte, em um ambiente turbulento, no qual as mudanças são rápidas e constantes. Para sobreviver e prosperar nesse ambiente, as empresas precisam apresentar desempenho eficiente e eficaz. O empresário, muitas vezes, tem dificuldades de entender essas variáveis e, eventualmente, até para estabelecer parâmetros a fim de avaliar o desempenho da empresa. 47 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 Para Atkinson et al. (2000, p. 465), os orçamentos representam: Um papel semelhante no planejamento e no controle para gerentes que estão dentro de unidades empresariais e que são parte central no projeto e na operação de sistema de contabilidade gerencial. [...] Os orçamentos nas empresas refletem as condições quantitativas de como alocar recursos financeiros para cada subunidade organizacional, com base em suas atividades e nos objetivos de curto prazo. [...] Assim, um orçamento é uma expressão quantitativa das entradas de dinheiro para determinar se um plano financeiro atingirá os objetivos organizacionais. Orçamentação é o processo de preparação dos orçamentos. Portanto, o orçamento é o instrumento que descreve o plano geral das operações, orientado por objetivos e metas propostos pela alta cúpula diretiva da empresa para um determinado período. O orçamento é o método de planejamento e controle financeiro, vinculado aos planos operacionais e/ou de investimentos da empresa, com a finalidade de aperfeiçoar o rendimento de recursos físicos e monetários da empresa. Isto significa compreender de forma quantitativa o que “pode acontecer” com os recursos e resultados da empresa em períodos futuros. Conforme Nascimento e Reginato (2009, p. 158): O orçamento financeiro compreende os efeitos que o orçamento operacional e os planos de investimentos de capital provocarão sobre a estrutura financeira da empresa. Essa parte do orçamento, ao contrário do orçamento operacional, representa a posição global da empresa e não de uma unidade de negócios em particular. De certa forma, podemos tirar como conclusão que Orçamento nada mais é do que colocar à frente aquilo que está acontecendo hoje, processando todos os dados constantes do sistema de informação contábil de hoje e introduzindo os dados previstos para o próximo período, de acordo com as ferramentas para projeção que os gestores utilizam. 48 ORÇAMENTO O orçamento é a pura repetição dos relatórios gerenciais atuais, mas utiliza dados previstos. Lunkes (2003) explana sobre o orçamento, seu desenvolvimento e importância nas empresas: - Na primeira fase predominou o orçamento empresarial, que teve como ênfase a projeção dos resultados e posterior controle. É um plano projetado para atender a um nível de atividade do próximo período. - A segunda fase privilegiou o orçamento contínuo, que tem como ênfase a revisão contínua, removendo-se os dados do mês recém-concluído e acrescentando-se dados orçados para o mesmo mês do ano seguinte. A aplicação desse método está se tornando bastante frequente nas empresas. - O passo seguinte foi o surgimento do orçamento de base zero (OBZ), com a projeção dos dados como se as operações estivessem começando da estaca zero e tivessem necessidade de justificar os gastos. No orçamento de base zero os gestores estimam e justificam os valores orçados como se a empresa estivesse iniciando suas operações. - A quarta etapa apresenta o orçamento flexível em destaque com a projeção dos dados das peças orçamentárias em vários níveis de atividade. O orçamento flexível é projetado para cobrir uma gama de atividades, portanto, pode ser usado para estimar custos em qualquer nível de atividade. - Posteriormente, surgiu o orçamento por atividades como uma extensão do custeio baseado em atividades, com projeção dos recursos nas atividades e o uso de direcionadores para estimar e controlar resultados. O orçamento por atividades usa a informação sobre os direcionadores no planejamento e no processo de avaliação. - Finalmente, o orçamento perpétuo, que prevê o uso dos recursos fundamentado na relação causa-efeito. - Pode-se ainda considerar outros métodos, como o orçamento padrão, orçamento de tendência e orçamento incremental (LUNKES, 2003, p. 37). O sistema orçamentário está baseado no modo de conduzir as ideias e progredir, passo a passo, nas ações que estão sendo implementadas na empresa e que podem ser confrontados os resultados entre o realizado e o orçado e apurar potenciais discrepâncias para as correções necessárias. O sistema orçamentário da empresa precisa estar “conectado” de certa forma ao mercado, pois é de fundamental importância que as empresas planejem os seus objetivos e suas atividades sempre considerando as suas necessidades e se adaptando às novas realidades do mercado e que podem ter impacto nas empresas. 49 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 Sabe-se da fundamental importância das ferramentas orçamentárias para as empresas. No Brasil, o orçamento passou a ser foco de estudo a partir de 1940, mas apenas a partir de 1970 as empresas o adotaram com mais frequência em suas atividades. De modo geral, o processo orçamentário foi sendo adaptado às tendências das modernas teorias de gestão e atualmente deve apresentar as seguintes características: • projeta o futuro da empresa no seu mercado de atuação; • flexibiliza sua aplicação de modo a facilitar sua operacionalização e compreensão dos resultados; • deve ter a participação direta dos responsáveis na sua elaboração, acompanhamento e análise; • precisa ter um grau de acerto aceitável dentro da realidade da empresa e do mercado; • é adaptado ao ciclo operacional, o que possibilita verificar o custo versus benefício dos investimentos; • demonstra capacidade para apresentar com rapidez possíveis problemas na relação entre gastos e retornos financeiros; • permite o seu imediato ajuste operacional com encaminhamentos corretivos. A partir da década de 80, com o acentuado processo de globalização, as distâncias globais desapareceram e as fronteiras deixaram de ser um obstáculo para o mundo dos negócios. Isso permitiu que as empresas adquirissem matérias- primas em outros países com maior qualidade e até por vezes, com preços reduzidos. Inclusive, várias empresas tiveram oportunidade de construir suas fábricas em que os custos eram menores e com a possibilidade de oferecer seus produtos e serviços em qualquer parte do mundo. Como consequência, os padrões de consumo foram massificadose o capital financeiro passou a buscar uma melhor rentabilidade global. Contudo, a competição nunca foi tão acirrada quanto na atualidade, pois o mercado recebe constantemente novos produtos importados ou de concorrentes locais com preços mais baixos, e, com isso, a necessidade de maior produtividade e redução dos custos é cada vez maior. Figueiredo e Caggiano (2008) abordam que todo este processo impacta no contexto externo das relações contratuais das empresas e também no seu ambiente interno, criando a demanda por melhores práticas de gestão. A empresa é uma instituição econômica que tem o objetivo de ofertar aos consumidores produtos e serviços necessários ou desejados pelas pessoas. Esses objetivos somente serão viabilizados se o lucro for alcançado. Assim, as atividades das empresas devem estar sincronizadas com as metas fixadas ao invés de serem realizadas de forma aleatória, isto é, necessitam ser planejadas e controladas. 50 ORÇAMENTO Objetivos dos Orçamentos O processo para a implantação das ferramentas orçamentárias nas empresas é demorado e requer muita negociação com os gestores, pois é uma mudança de filosofia, é uma mudança no pensamento do gestor da empresa e deve estar de acordo com a definição de ações globais e setoriais. Labes (2002, p. 43) afirma que as ações globais, ou seja, os planos, programas ou projetos macros da organização são precedidos pelas estratégias definidas de negócios. Nessa fase, são definidos os objetivos e as metas globais, tendo sempre em mente para quanto tempo futuro o planejamento considera. A implantação da ferramenta orçamentária envolve um árduo trabalho de negociação. O demonstrativo adicional que compara o que foi realizado na empresa com o que foi projetado tem por objetivo apresentar ao gestor as variações dos valores entre o orçado e o realizado das receitas e gastos, o que ocorreu dentro do previsto e fora do planejado para que assim se possa corrigir o que for necessário. Na análise de variações de receitas e gastos para o controle orçamentário, Crepaldi (2012, p. 414) considera as seguintes probabilidades: • relevância da variação: devemos avaliar o grau de importância da variação; • erros de informação: tanto os dados de orçamento quanto os dados reais devem ser examinados para ter-se a certeza de que não há erros de informação; • a variação deve-se a uma decisão: muitas vezes, a administração tomará decisões causadoras de variações, com o intuito de aumentar a eficiência ou atender a certas exigências. Pode-se, por exemplo, realizar um projeto publicitário especial e não planejado previamente; • variações não controláveis: muitas variações são explicáveis em termos do efeito de fatores não controláveis, por exemplo, inflação; • variações cuja causa não é conhecida: essas variações devem constituir motivo central de preocupação e devem ser cuidadosamente analisadas. Essas são as exceções que geralmente requerem a tomadas de medidas corretivas. 51 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 Assim, entende-se que as ferramentas orçamentárias possuem objetivos direcionados para o bom funcionamento das empresas. No entanto, Welsch (1983, p. 344) alerta para determinadas cautelas: [...] o analista deve reconhecer que essas análises envolvem distinções que dificilmente podem ser expressadas de uma maneira simples e concisa: portanto, devem ser usadas com cautela. No que diz respeito à apresentação dos resultados das análises de variações, há dois enfoques. Em primeiro lugar, as análises podem ser feitas como parte de um relatório especial focalizando problemas específicos (não repetitivos) com os quais a administração está preocupada. Em segundo lugar, as análises podem ser incluídas na parte de ‘comentários’. Ao analisar as variações, Brookson (2000, p. 54) observa que: Identifique variações significativas, de modo a garantir que seu orçamento seja cumprido da melhor forma possível. Para escolher quais exigem uma análise mais detalhada, leve em conta a possibilidade de controlá-las, o custo estimado de investigá-las e as chances de que elas tornem a acontecer no futuro. As principais questões a considerar para a seleção do que deve ser examinado são: ‘Por que estudar essa variação?’ e ‘O que farei com ela depois de entendê-la?’. Se não houver utilidade prática, não perca tempo com isso. Para se entender melhor o que significam os objetivos e sua aplicabilidade, buscou-se as citações de alguns autores. O objetivo do plano orçamentário: [...] não é apenas prever o que vai acontecer e seu posterior controle. Ponto básico e, entendemos, fundamental, é o processo de estabelecer e coordenar objetivos para todas as áreas da empresa, de forma tal que todos trabalhem sinergicamente em busca dos planos de lucros. [...] No estabelecimento de objetivos haverá o envolvimento de todos, numa gestão participativa, ao mesmo tempo em que se delegará responsabilidades. Com isso, será possível a etapa final, que é o controle do orçamento e a análise do desempenho e de suas variações (PADOVEZE, 1997, p. 354). Padoveze (1997) ainda afirma que deve existir o envolvimento de todos os setores e todos os responsáveis de cada departamento, e as atividades deverão “estar alinhadas” de forma congruente. Warren, Reeve e Fees (2001, p. 179) abordam que “o orçamento envolve (1) o estabelecimento de metas específicas, (2) a execução de planos para atingir suas metas e (3) a comparação periódica dos resultados efetivos com as metas”. 52 ORÇAMENTO O orçamento é constituído por planos específicos em datas e unidades monetárias que visam atingir objetivos programados. Tais objetivos, por vezes, podem ser baseados em orçamento empresarial por sazonalidade, por exemplo, a área têxtil que deverá acompanhar o mundo da moda. É o plano financeiro para implantar a estratégia da empresa em determinado exercício e, portanto, é uma ferramenta básica de gestão que pode ser de curto prazo ou de longo prazo. O orçamento de curto prazo (geralmente um ano) é bastante detalhado e subdividido de acordo com as áreas da empresa. Sua função é quantificar os planos e estabelecer as metas operacionais que determinam o que fazer, quando fazer, como fazer e quais recursos utilizar. O orçamento de longo prazo orienta a realização dos objetivos estratégicos. Com o sistema orçamentário, é possível emitir diversos tipos de relatórios que contêm informações gerenciais importantes para a gestão de uma empresa, como os seguintes: • relatórios de análise de desempenho por áreas de responsabilidade; • relatórios de análise de resultados, como a margem de contribuição por produto, • relatórios de investimentos em imobilizado, que possibilitam a identificação do pay-back; • relatórios de performance econômica e financeira da empresa, como o Retorno Operacional sobre os Ativos Líquidos (ROAL) que é o resultado gerado em relação aos investimentos dos ativos descontando-se os impostos recuperáveis conforme sua aquisição; • demonstrações financeiras, como o balanço patrimonial, a demonstração de resultado de exercício e a demonstração do fluxo de caixa projetados. Quando se trata de metas, na verdade, está-se falando em estabelecê-las para o resultado da empresa de forma global, mas sempre buscando “conectar” as atividades de cada departamento, uma vez que cada setor da empresa também possui suas metas individuais a serem atingidas. 53 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 Em gestão, podemos compreender o seguinte: - as metas como uma função administrativa de planejamento; - a execução dos planos e das ações, de acordo com o processo orçamentário, como uma função administrativa de direção; e - a comparação dos resultados como uma função administrativa de controle. Em outras palavras, o Orçamento envolve: PLANEJAMENTO DIREÇÃO CONTROLE. a) Planejamento É um conjunto de metas estabelecidas
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