Na sequência, apenas o resultado líquido será mencionado para simplificar a apresenta- ção da conta de resultados. O funcionamento das contas Foi visto no precedente capítulo que o balanço contabilístico sofre mutações devidas às operações económicas que a mutualidade realiza. Para evitar estabelecer constantemente um novo balanço e para conservar informações relativas a essas mutações, estas são regis- tadas nas contas. Estas contas permitirão estabelecer a conta de resultados e o balanço do exercício. Este capítulo explica o papel, a organização e o funcionamento das contas. Contudo, não é suficiente para produzir uma formação completa na matéria. O objectivo aqui é de dar explicações acessíveis aos administradores das mutualidades a fim de reforçar a sua capa- cidade de dialogar com os contabilistas e de utilizar os documentos produzidos pela con- tabilidade. 2.1 A conta Uma conta é um quadro que permite registar as operações que modificam uma rubrica do balanço ou da conta de resultados. A utilização das contas permite: � conservar uma pista das operações registadas cronologicamente e de forma contínua nas diferentes contas em função da sua natureza; � dispor a qualquer momento de informação sobre o estado da caixa, as dívidas, os pro- dutos, os encargos, etc.; � facilitar o estabelecimento das contas anuais (balanço e conta de resultados) do exercí- cio, assim como, estatísticas e indicadores respeitantes ao funcionamento. Parte IV • A contabilidade de uma mutualidade de saúde 129 Apresentação Uma conta apresenta-se sob a forma de um quadro cujo traçado pode ser efectuado de dois diferentes modos: � débito e crédito separados, � débito e crédito reunidos (esta apresentação é sobretudo adaptada às contas de tesou- raria: caixa, banco, etc.). 130 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África BIT/STEP A apresentação material da conta deve, obrigatoriamente, indicar: � a data efectiva da operação; � a natureza da operação (descrição), por exemplo: Factura Fevereiro 2002 (factura nº 48); � os montantes colocados no débito da conta; � os montantes colocados no crédito da conta; Exemplo Débito e crédito separados Em Março de 2002, a conta da Mutualidade de Saúde Espoir, destinada a registar as prestações doença reembolsadas ao Hospital Bonne Santé, apresenta-se assim: Conta: 6021 – Hospital Bonne Santé Débito e crédito reunidos Em Março de 2002, a conta bancária da Mutualidade Espoir apresenta-se assim: Conta:5211 – Caixa Popular de Mogo � o saldo inscrito numa coluna específica (débito e crédito reunidos) ou debaixo da coluna débito ou da coluna crédito (débito e crédito separados). Regras de utilização � Cada quadro de conta deve ser dedicado a uma única conta; � Uma mutualidade deve abrir progressivamente e utilizar unicamente as contas que lhe são úteis ( ver adiante a secção sobre o plano contabilístico); � As contas de encargo e de produtos são abertas no decurso do exercício em função das necessidades. Contrariamente às contas de balanço, não há transporte de saldo de um exercício para outros; � O registo das operações nestas diferentes contas devem ser feitos linha após linha. A recolha da informação deve ser feita em tempo real, isto é, no momento em que a operação é realizada. � As contas são encerradas no último dia do exercício contabilístico. Para proceder ao fecho da contabilidade, totaliza-se o débito depois o crédito, a diferença entre estes dois totais corresponde ao saldo da conta que será inscrito na coluna cujo total é o mais baixo (débito e crédito separados). � As contas de balanço são reabertas no início de um novo exercício. Para reabrir uma conta de balanço, inscreve-se o transporte do saldo do precedente exercício no débito se este saldo estiver devedor, ou no crédito, se estiver credor. Parte IV • A contabilidade de uma mutualidade de saúde 131 As contas servem para registar as operações financeiras e os fluxos. Estes caracterizam-se por: ✔ a sua origem; ✔ o seu destino; ✔ o seu montante. O funcionamento das contas Exemplo Fecho e reabertura da conta caixa Conta: 57 – Caixa Estas características dos fluxos estão na base da contabilidade em partidas dobradas, para a qual: ✔ a origem de um fluxo interessa a uma conta; ✔ o seu destino interessa a outra conta. Cada operação interessa, portanto, a duas contas pelo menos. A questão é saber de que lado de cada conta deve ser inscrito o montante da operação. Para fazer isso, é necessário, antecipada- mente, distinguir as contas de balanço e as contas de gestão. ✔ As contas de balanço que reagrupam: – no activo, as contas que representam os bens duradouros e circulantes da mutua- lidade (o emprego dos recursos). Estas contas são contas devedoras. O seu valor aumenta por causa dos débitos e diminui por causa dos créditos; – no passivo, as contas que representam a origem dos recursos. Estas contas são contas credoras. O seu valor absoluto diminui por causa dos débitos e aumenta por causa dos créditos. ✔ As contas de gestão que compreendem: – as contas de encargos, cujo aumento é registado no débito e a diminuição no crédito; – as contas de produtos que, inversa- mente, aumentam pelo crédito e dimi- nuem pelo débito. O saldo de uma conta mede a diferença entre os montantes inscritos no débito e os inscritos no crédito. Quando o total dos montantes inscritos no débito de uma conta é superior ao total dos inscritos no crédito, diz-se que o saldo é devedor. Inversamente, quando o total da coluna crédito é superior ao da coluna débito, diz-se que o saldo é credor. Quando os totais das duas colunas são iguais, diz se que o saldo é nulo. As contas são reagrupadas num documento chamado livro - razão. O livro- razão constitui, assim, uma ferramenta essencial da contabi- lidade da mutualidade. Pode apresentar-se por diversas formas, das quais, a principal e a mais prática, é fazer figurar cada conta numa ficha cartonada, no rosto e no verso. Os registos são feitos de forma contínua no rosto e, depois, no verso. Quando uma ficha está com- pletamente preenchida, utiliza-se uma nova, junta à primeira. Estas fichas são conservadas, quer numa caixa, quer num classificador (sendo esta segunda solução a mais prática). O livro-razão O saldo de uma conta 132 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África BIT/STEP 2.2 O plano contabilístico A escrituração de uma contabilidade exige uma organização metó- dica. Uma das primeiras tarefas a realizar, aquando da abertura da contabilidade de uma mutualidade de saúde, é determinar a rela- ção das contas que serão abertas. Esta relação faz parte do plano contabilístico da mutualidade que apresenta os procedimentos e a organização contabilísticos. Cada conta é identificada por um número de código de forma a: ✔ simplificar a classificação; ✔ referenciar rapidamente cada conta; ✔ precisar o tipo de contas (classe) ao qual pertence uma dada conta. Para elaborar o seu plano contabilístico, uma mutualidade deve, em primeiro lugar, ter em atenção o Plano Contabilístico Geral em vigor no país. Este plano contabilístico apresenta a relação das contas, os princípios e as regras, assim como, a terminologia preconizadas ou impostas pelo Estado. Contudo, pode ser adaptado às característi- cas da mutualidade. A utilização deste Plano Contabilístico Geral, eventualmente mediante as necessárias adaptações, apresenta diversas vantagens. Permite, nomeadamente, implementar uma linguagem comum entre todas as mutualidades que adoptam a mesma prática respeitante à terminologia, ao registo das operações nas contas, à apresentação dos documentos contabilísticos, etc. Cada Plano Contabilístico Geral propõe uma relação de contas subdividida em classes e segue uma codificação que permite a clas- sificação das operações. Encontrar-se-ão, por exemplo, pelo menos sete classes divididas em duas grandes categorias de contas: ✔ As contas de balanço: – Classe 1: Contas de capitais; – Classe 2: Contas de imobilização; – Classe 3: Contas de stock; – Classe