POP Procedimento Operacional Padrão

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O Procedimento Operacional Padrão – POP 
 
 
 
 
 
O Procedimento Operacional Padrão – POP 
 
1. Definição e introdução 
Um POP – Procedimento Operacional Padrão – pode ser definido como um documento 
que descreve as operações regularmente recorrentes e relevantes para a qualidade daquilo 
que se faz ou se investiga. O objetivo de um POP é realizar as operações corretamente e 
sempre da mesma maneira. Um POP deve estar disponível no local onde o trabalho será feito. 
Um POP é uma instrução obrigatória. Se os desvios dessa instrução forem permitidos, as 
condições para isso devem ser documentadas, incluindo quem pode dar permissão para isso 
e qual o procedimento completo. O original deve permanecer em um local seguro enquanto 
as cópias de trabalho devem ser autenticadas com selos e assinaturas de pessoas autorizadas. 
Várias categorias e tipos de POPs podem ser distinguidas. O nome “POP” pode nem sempre 
ser apropriado, por exemplo, a descrição de situações ou outros assuntos podem designar 
protocolos, instruções ou simplesmente formulários de registro mais adequados. Além disso, 
planilhas pertencentes a um procedimento analítico devem ser padronizadas (para evitar 
anotar leituras e cálculos em pedaços de papel). 
Série de tipos de POP mais comuns (e importantes) são: 
• POP fundamental: estes dão instruções sobre como fazer POPs das outras categorias; 
• POP metódico: estes descrevem um sistema completo de teste ou método de 
investigação; 
• POP para precauções de segurança; 
• POP para operar instrumentos, aparelhos e outros equipamentos; 
• POP para métodos analíticos; 
• POP para a preparação de reagentes; 
• POP para recepção e registro de amostras; 
• POP para garantia de qualidade; 
• POP para arquivamento e para lidar com reclamações. 
2. Como manter os procedimentos de gestão dos POPs? 
Os procedimentos são exigidos por padrões de conformidade, tais como ISO em qualidade, 
Sarbanes-Oxley para contabilidade de empresas públicas ou a Comissão Conjunta em saúde. 
Usa-se procedimentos para formar novos funcionários e em um processo para obter 
resultados mais consistentes. Os procedimentos são usados para documentar o conhecimento 
da empresa para garantir que informações importantes sejam mantidas. Também usamos 
procedimentos de melhoria de processo para documentar o estado futuro de um processo 
depois de melhorarmos para que possamos comunicar as novas etapas para outros. 
Ao longo do tempo, os procedimentos melhoram e evoluem para “melhores práticas”. Às 
vezes, estas são chamadas boas práticas de fabricação ou BPF. Um BPF (já comentado em 
publicação anterior) é um POP que evoluiu para uma prática recomendada. O dispositivo 
médico e a indústria farmacêutica se referem a um procedimento como um BPF em seu 
sistema de qualidade. 
3. Políticas e procedimentos 
Os procedimentos geralmente são associados ou suportados por outros documentos, como 
políticas. 
3.1Qual a diferença entre uma política e um procedimento? 
A política é a declaração de objetivo e o procedimento é a descrição de como atingir o 
objetivo. Então, basicamente, cada procedimento deve ser associado a uma política. 
Outros documentos de suporte ao procedimento podem incluir: 
• Processar Mapas; 
• Manuais de negócios; 
• Descrição do trabalho; 
• Relatórios, formulários e listas de verificação (Checklist); 
• Objetivos de negócios; 
• FMEA, planos de controle, planos de qualidade e outros. 
4. Por onde começar um POP? 
Como falamos acima, a iniciativa e o procedimento adicional para a preparação, 
implementação e gestão dos documentos, é um procedimento em si que deve ser descrito. 
Esse POP mestre deve, pelo menos, mencionar: 
• Quem pode ou deve fazer determinado tipo de POP; 
• A quem as propostas para um POP devem ser submetidas e a quem confere o esboço; 
• O procedimento para aprovação; 
• Quem decide a data de implementação e quem deve ser informado; 
• Como as revisões podem/devem ser feitas ou como um POP pode ser descontinuado. 
Deve ser estabelecido e registrado quem é responsável pela distribuição, arquivamento e 
administração (por exemplo, do original e outras cópias) dos documentos. Finalmente, deve-
se indicar qual o tempo de validade de um POP e a frequência que o mesmo deve ser avaliado 
ou revisado (comumente usa-se 2 vezes ao ano) e quem tem a prerrogativa de fazê-lo. Somente 
cópias oficialmente emitidas podem ser usadas, para o uso da instrução adequado estar 
garantido. 
No caso de POP metódicos ou de aparelhos/equipamentos, o autor solicita a um ou mais 
colegas qualificados para testar o POP. Em caso de procedimentos de execução para 
investigações ou protocolos, o líder do projeto poderia fazer o teste. Nesta fase, a redação do 
POP está ajustada. Quando o teste é aprovado, o POP é submetido ao administrador do POP 
para aceitação. As revisões de POPs seguem o mesmo procedimento. 
5. Como elaborar um POP? 
A composição dos documentos deve atender no mínimo os seguintes requisitos: 
5.1 Cada página deve ter um título e/ou uma frase mencionando: 
• Data de aprovação e/ou número da versão (versão); 
• Um título único (abreviado se assim o desejar); 
• O número do POP (de preferência com categoria); 
• Número das páginas e número total de páginas do POP; 
• O título (ou apenas o logotipo) dos originais deve ser de preferência impresso em outra 
cor que não o preto. 
5.2 As categorias podem ser indicadas com uma letra ou combinação de 
letras, por exemplo: 
• F para POP fundamental; 
• A ou APP para aparelho POP; 
• M ou METH para método analítico POP; 
• P ou PROJ para procedimento para realizar uma investigação especial (projeto); 
• PROT para um protocolo descrevendo uma sequência de ações ou operações; 
• ORG para um documento organizacional; 
• PERS para descrever assuntos de pessoal; 
• RF para formulário de registro (por exemplo, produtos químicos, amostras); 
• WS para folha de cálculo (relacionado a procedimentos analíticos) 
5.3 Quanto à 1ª páginas e página de títulos, as mesmas devem mencionar; 
• Informações gerais mencionadas acima, incluindo o título completo; 
• Um resumo dos conteúdos com finalidade e campo de aplicação (se estes não forem 
evidentes no título); 
• Quaisquer POP relacionados (das operações utilizadas no presente POP); 
• Possíveis instruções de segurança; 
• Nome e assinatura do autor, incluindo data de assinatura. (É possível gravar os autores 
centralmente em um registro); 
• Nome e assinatura da pessoa que autoriza a introdução do POP (incluindo a data). 
5.4 Outras recomendações e informações sugeridas para um POP; 
• O equipamento necessário e o detalhamento de outros meios; 
• Uso de uma descrição clara e inequívoca no idioma dominado pelo usuário; 
• Recomenda-se a inclusão de critérios para o controle e aplicação do procedimento 
escrito para a execução da operação; 
• Recomenda-se incluir uma lista de conteúdo (checklist), especialmente se o POP for 
longo; 
• Recomenda-se incluir uma lista de referências (quando aplicar normatização de 
terceiros ou oriundos de outras fontes externas). 
6. Como distribuir, administrar e implementar os POPs? 
A partir desta descrição, parece que a preparação e administração de um POP ou outra 
documentação de garantia de qualidade é um trabalho oneroso. No entanto, uma vez que o 
rascunho é elaborado e um esquema de distribuição simples de pessoas e departamentos 
envolvidos é estruturado, a tarefa pode ser consideravelmente facilitada. 
Para controlar os POPs, recomenda-se a utilização da matriz para organização da 
informação. Esta é uma matriz de relação que pode ser usada para qualquer departamento ou 
um instituto. Nesta matriz podem ser indicadas todas as pessoas ou departamentos que estão 
envolvidos com o assunto, bem como o tipo de envolvimento deles. Isso pode ser indicado no 
esquema com um código de envolvimento. 
6.1 Definição das pessoas envolvidas e suas responsabilidades: 
1. Tomar a iniciativa (qualquer pessoa pode sugerir após verificar a necessidadedesta); 
2. Redigir o documento (definir quem é o responsável pela elaboração); 
3. Submeter para verificação (definir quem é o responsável pela verificação); 
4. Autorização pela pessoa competente (quem é o responsável pela aprovação?); 
5. Implementação e uso (quem vai implementar, dar treinamento sobre o POP?); 
6. Divulgação do procedimento (como se dará a distribuição, conhecimento do POP?); 
7. Verificar a implementação e eficácia (quem vai implementar e avaliar a eficácia?); 
8. Arquivar e controlar (como será feito o controle do POP?). 
Existe uma multiplicidade de abordagens válidas para a distribuição de POP, mas deve 
haver sempre um mecanismo para informar os potenciais usuários de que um novo POP foi 
escrito ou que um POP existente foi revisado ou descontinuado. 
Vale a pena configurar um bom sistema de arquivamento para todos os documentos logo 
no início. Isso irá poupar muito inconveniente, confusão e constrangimento, não só no uso 
interno, mas também no que diz respeito à administração da empresa, autoridades, clientes 
e, se for o caso, inspetores de órgãos de credenciamento. 
6.2 Dados para controle e armazenamento do POP: 
• Número POP; 
• Número da versão 
• Data de emissão 
• Data de validade 
• Título 
• Autor 
• Status (POP submetido, sendo redigido, emitido, pronto, etc.) 
• Departamento de usuários (área onde o POP será aplicado); 
• Nomes dos titulares (responsáveis ou a quem se aplica); 
• Número de cópias por titular se este for mais de um; 
• Número de registro de POPs a que se faz referência; 
• Dados históricos (histórico de problemas e revisões anteriores). 
O administrador do POP mantem pelo menos duas cópias de cada POP; um para o histórico 
e um para o arquivo de backup. Isso também se aplica às versões revisadas. As versões 
substituídas devem ser coletadas e destruídas (exceto a cópia para o arquivo histórico) para 
evitar confusões e uso não autorizado. 
(Texto adaptado da fonte originário FM2S) 
 
Anseio contribuir, ainda que com essas simples linhas redigidas, para a ampliação do 
seu conhecimento. O sucesso é mera consequência de perseverança, dedicação e estudos! 
 
Um grande abraço e sucesso a todos! 
 
 
 
 
Francinei Rodrigues 
Especialista em Engenharia de Qualidade e Gestão de Processos