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SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ............................................................................................ 3 2 CONCEITO DE SERVIÇO .......................................................................... 4 3 CARACTERÍSTICAS GERAIS DOS SERVIÇOS ........................................ 5 3.1 Intangibilidade ...................................................................................... 5 3.2 Inseparabilidade ................................................................................... 6 3.3 Variabilidade ......................................................................................... 6 3.4 Perecíveis ............................................................................................. 7 4 GOVERNANÇA DE TI ................................................................................ 7 5 GESTÃO DE SERVIÇOS DE T.I .............................................................. 10 5.1 Information Technology Infrastructure Library – ITIL .......................... 13 5.2 Central de Serviços ............................................................................ 17 5.3 Gerenciamento de Incidentes ............................................................. 19 5.4 Gerenciamento de Problema .............................................................. 21 5.5 Gerencia de disponibilidade ............................................................... 22 5.6 Relacionando gerências à equipe de suporte .................................... 23 6 ALINHAMENTO ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 25 6.1 Quadro Teórico .................................................................................. 26 6.2 Planejamento Estratégico do Negócio (PEN) ..................................... 27 6.3 Planejamento Estratégico de TI (PETI) .............................................. 28 6.4 Alinhamento Estratégico ..................................................................... 29 6.5 Modelos de Alinhamento Estratégico de TI ........................................ 32 7 BIBLIOGRAFIA ......................................................................................... 43 8 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .......................................................... 43 1 INTRODUÇÃO Prezado aluno! O Grupo Educacional FAVENI, esclarece que o material virtual é semelhante ao da sala de aula presencial. Em uma sala de aula, é raro – quase improvável - um aluno se levantar, interromper a exposição, dirigir-se ao professor e fazer uma pergunta, para que seja esclarecida uma dúvida sobre o tema tratado. O comum é que esse aluno faça a pergunta em voz alta para todos ouvirem e todos ouvirão a resposta. No espaço virtual, é a mesma coisa. Não hesite em perguntar, as perguntas poderão ser direcionadas ao protocolo de atendimento que serão respondidas em tempo hábil. Os cursos à distância exigem do aluno tempo e organização. No caso da nossa disciplina é preciso ter um horário destinado à leitura do texto base e à execução das avaliações propostas. A vantagem é que poderá reservar o dia da semana e a hora que lhe convier para isso. A organização é o quesito indispensável, porque há uma sequência a ser seguida e prazos definidos para as atividades. Bons estudos! 2 CONCEITO DE SERVIÇO Os diversos setores de serviços constituem, certamente, a parte da economia das nações que mais se desenvolve atualmente no mundo, atuando em segmentos tradicionais, como segurança e limpeza, e em segmentos que cresceram recentemente, como turismo, envolvendo empresas aéreas, de receptivo, hotéis e estruturas de lazer, desenvolvimento de softwares, corretoras de títulos e valores mobiliários, serviços bancários, assistência médica e outros. Segundo Lovelock e Wright (2006, p. 5, apud GUILHERME, 2015), Os serviços constituem o grosso da economia de hoje, não só no Brasil, onde respondem por 56,7% do Produto Interno Bruto (PIB), mas também no mundo. Nos Estados Unidos e no Canadá, respondem respectivamente por 75, 2% e 73,4% do Produto Nacional Bruto (PNB). Em 2000, 64% da riqueza mundial foram gerados pelas instituições financeiras operadoras de telefonia, provedores de internet e todas as formas de comércio, entre outras atividades que fazem parte da categoria de serviços. O setor de serviços responde pela maior parte do crescimento dos novos empregos – no Brasil, são mais de 34 milhões de pessoas empregadas. Na maioria dos países, o setor dos serviços na economia é muito diversificado, incluindo uma ampla gama de atividades diferentes, variando desde empreendimentos gigantescos que operam a nível global até pequenas empresas que atendem a uma única cidade ou bairro. O porte das empresas de serviços varia desde grandes corporações internacionais como companhias aéreas, bancos, seguradoras, empresas de telecomunicações, cadeias de hotéis, transportadoras, fast food, entretenimento, até pequenas empresas de propriedade e administração local, que incluem restaurantes, lavanderias, táxis, médicos, dentistas e variados serviços específicos. Existe também uma fração de serviços oculta em muitas grandes corporações que são classificadas pelas estatísticas governamentais como atividade industrial, agricultura e extração de recursos naturais. Os governos e organizações sem fins lucrativos também estão no ramo da prestação de serviços, variando muito de um país para outro, em função da tradição e dos valores políticos. Em muitos países, universidades, creches, hospitais e museus são de propriedade pública ou operam em uma base não lucrativa, mas também existem versões lucrativas de cada um desses tipos de instituição. Por essa razão, é importante o estudo e a compreensão sobre os conceitos de serviços, no qual se observa a interação entre clientes e fornecedores, as características e a natureza dos serviços, enfatizando que são intangíveis – ou seja, são apenas percebidos pelos clientes, pois não podem ser tocados por eles – baseados em atividades e, muitas vezes, produzidos e consumidos simultaneamente, tendo os clientes como participantes do processo de produção dos serviços. A classificação dos serviços se caracteriza pelo agrupamento por ramo de atividades, variando o grau de tangibilidade e intangibilidade, destinatário direto do processo de serviço, tempo e lugar da entrega do serviço e o grau de personalização e padronização. Nas categorias de processos de serviços, pode-se observar o envolvimento com pessoas, bens, estímulos mentais e informações. 3 CARACTERÍSTICAS GERAIS DOS SERVIÇOS Os Serviços podem ser baseados em máquinas e equipamentos (máquinas de venda, lava-jatos, digitação de trabalhos), onde esses instrumentos tangíveis levam a execução do serviço em si e em pessoas que podem ser inexperientes ou profissionais especializados. Nesse último aspecto os serviços se mostram em seu pleno caráter intangível, pois, as habilidades das pessoas envolvidas é que fará o serviço se efetivar. 3.1 Intangibilidade São as intangibilidades, que farão com que o fornecedor tente tornar tangível a abstração em que já se consiste no serviço. Em razão disso, ele busca tornar mais visível ao cliente sua qualidade, atribuindo-lhe segundo Kotler, características bastante concretas como: Localização: Se o prestador de serviço pretende relacionar a empresa com a agilidade, por exemplo, o espaço físico deverá corresponder com vias livres de passagem, isto é, um layout planejado para a melhor circulação de pessoas ou materiais. Funcionários: Tal qual o espaço físico, estes também deverão ser eficientes sendo o mais veloz possível e na quantidade certa dentro da empresa. Equipamentos: Os mais ágeis e modernos, materiais de comunicação tecidos e fotos, comunicação visual e sugestiva, indicando movimento e velocidade. Símbolos: Que assumam formas ou personagens queexpressem qualidade. A Qualidade de Procura é uma característica bastante ligada aos produtos, pois seus diversos aspectos podem ser avaliados antes da compra, os serviços, entretanto, possuem a Qualidade de Experiência, onde o consumidor poderá avaliá-lo somente após a compra e ainda Qualidades Credenciais, onde até mesmo depois de utilizar o serviço encontra dificuldades em avaliar. Nesse sentido, o que se diz a respeito ou qual o conceito deste serviço na opinião de consumidores que já o utilizou, parece determinante no momento de optar por este ou aquele serviço verifica-se então sua credibilidade na praça. 3.2 Inseparabilidade Nos serviços não existe um processo longo de elaboração do resultado final, como no caso dos produtos. O fornecedor de serviços e o cliente estão inseridos no processo onde este último obtém um benefício que lhe ofertado pelo primeiro. Ao contrário da formação de um bem físico, nos serviços seus funcionários estão frente a frente com o cliente, a produção e o consumo são realizadas simultaneamente. Isso faz com que o aspecto do controle da qualidade de serviços, seja de difícil avaliação, pois não há um interim entre o prestador e o cliente para ser analisados e corrigida quaisquer falhas. Por isso elas devem fundamentalmente serem prevenidas. 3.3 Variabilidade Assim os são definidos por dependerem de pessoas para realizá-los, sendo que estas mudam de acordo com as circunstâncias internas e externas a elas. Para minimizar estes efeitos e garantir a qualidade, os prestadores de serviço devem investir substancialmente em treinamento e seleção de pessoal, para que como consequência seja verificada a padronização em qualquer unidade daquela empresa, conquistando a clientela. Bom atendimento sempre e em todo lugar. 3.4 Perecíveis Os serviços não são estocáveis. Como exemplificou Kotler “ ....Alguns médicos cobram de seus pacientes o horário quando eles não comparecem à consulta marcada, porque o valor do serviço existiu apenas naquele momento” . Não se pode “guardar a lavagem de um carro”, se o cliente não tiver a necessidade e ir até o lava- jato, o serviço simplesmente nunca existiu. 4 GOVERNANÇA DE TI Governança de TI é o termo usado para descrever a forma como as pessoas responsáveis pela governança de uma organização considerarão a TI em supervisão, monitoramento, controle e direção. A forma como a TI é aplicada na organização terá um impacto imenso sobre o alcance (ou não) da visão, da missão e dos objetivos estratégicos da organização (ITGI, 2003). Para Weill e Ross (2006, p. 8), GTI é “a especificação dos direitos decisórios e do framework de responsabilidades para estimular comportamentos desejáveis na utilização da TI”; e Lunardi (2008, p. 38) detalha: (apud TEODORO et al, 2014) Governança de TI consiste no sistema responsável pela distribuição de responsabilidades e direitos sobre as decisões de TI, bem como pelo gerenciamento e controle dos recursos tecnológicos da organização, buscando, dessa forma, garantir o alinhamento da TI às estratégias e aos objetivos organizacionais. As definições de GTI possuem em comum aspectos que tratam de estrutura, processos, controle e pessoas da TI, alinhamento da TI com os processos de negócio, estratégias e objetivos da organização, tomada de decisão e geração de valor para a organização (Peterson, 2004; Alves et al., 2013, apud TEODORO et al, 2014). Trabalhos recentes, como os de Jaeger Neto, Becker, Luciano e Testa (2009) e Tarouco e Graeml (2011), corroboram a importância da GTI na área de administração, no Brasil. Alves et al. (2013) demonstram que há um crescente interesse pelo tema na literatura acadêmica brasileira. Com base nos conceitos citados na revisão de 90 artigos, de 2004 a 2011, os autores propuseram quatro variáveis-chave para a GTI, que podem ser aplicadas aos estudos de organizações brasileiras: (apud TEODORO et al, 2014) Estrutura organizacional e participação da TI e de outras áreas na tomada de decisão sobre GTI; Negócios e alinhamento de TI; Tamanho e tipo de empresa; Relações entre pessoas e áreas para entender as relações de poder e o fluxo da informação. No entanto, embora a GTI seja um tema importante para as organizações, sua influência nas medidas de sucesso dos negócios não acompanha o nível de importância que lhe é atribuído (Jaeger Neto et al., 2009, apud TEODORO et al, 2014). As decisões da GTI são centralizadas e localizadas em áreas de TI ou unidades de negócios e estão quase sempre estritamente relacionadas a assuntos internos da organização, o que significa que as direções de TI são determinadas por orientação de redução de custos, em vez de contribuir para formas inovadoras de fazer negócio (Alves et al., 2013, apud TEODORO et al, 2014). Diversos estudos têm apontado que a GTI é utilizada nas organizações por meio de um conjunto de mecanismos referentes à estrutura, aos processos e ao relacionamento da TI com as demais áreas de negócio (Peterson, 2004, apud TEODORO et al, 2014). As estruturas estão relacionadas aos responsáveis pelas ações de TI e aos diversos comitês para tomada de decisões. Os processos estão relacionados ao direcionamento estratégico e a seu monitoramento pela TI. Nos relacionamentos, estão inclusos a participação da TI nas demais áreas, o diálogo estratégico, o aprendizado e a comunicação apropriada (Van Grembergen, De Haes & Guldentops, 2004, apud TEODORO et al, 2014). Segundo Van Grembergen et al. (2004), os mecanismos mais comumente ligados à estrutura de tomada de decisão de TI são: a clara definição de responsabilidades e dos papéis na TI, a estrutura da TI na organização, a presença do Chief Information Officer (CIO) no conselho de administração ou em um comitê executivo, a existência de um escritório de projetos, além da possibilidade de existência de diversos outros comitês. Os mecanismos de GTI ligados a processos fazem com que os responsáveis por TI e pelas áreas de negócio trabalhem em conjunto para que as decisões de TI e o negócio estejam alinhados, executando e monitorando a aplicação das decisões, em um processo de retroalimentação do aprendizado dessas iniciativas (Ribbers, Peterson & Parker, 2002). Segundo De Haes e Van Grembergen (2005), os mecanismos de governança de TI relacionados aos processos são: a utilização de indicadores de desempenho, o planejamento estratégico de sistemas de informação, a utilização de metodologias como Information Technology Infrastructure Library (ITIL) e Control Objectives for Information and Related Technology (Cobit), e a utilização de acordos de nível de serviço (SLA – Software Level Agreement). O relacionamento entre TI e as demais áreas de negócio permite que as soluções para problemas ou projetos possuam saídas mais ligadas às reais necessidades de negócio, ultrapassando as fronteiras funcionais (Lunardi, 2008). Os mecanismos que o implementam são canais de comunicação entre as áreas de negócio e a TI, e pode-se criar um âmbito de colaboração que aproxima as necessidades de negócio às soluções e às restrições da TI (De Haes & Van Grembergen, 2005). (apud TEODORO et al, 2014) Segundo Lunardi (2008), pode haver casos em que os processos e a estrutura da TI estejam bem ajustados, mas, mesmo assim, em virtude de problemas de relacionamento entre a TI e o negócio, a área de TI não funcione de forma satisfatória. Os mecanismos de relacionamento são indispensáveis para a governança, haja vista a importância da comunicação efetiva com os diversos públicos da organização. Segundo Weill e Ross (2006), quanto mais a organização comunica os mecanismos de governança e seu funcionamento, mais eficaz será sua governança. Outro exemplo é o compartilhamento de aprendizagem, que assegura o compartilhamento de conhecimento entre as áreas de negócio e a TI, de forma que a TI se mantenha alinhada aosobjetivos da organização (Callahan & Keyes, 2004; De Haes & Van Grembergen, 2005). O compartilhamento e a gestão do conhecimento são facilitados por algumas ferramentas, como o treinamento funcional entre TI e as áreas, a educação continuada e a utilização de banco de projetos (Lunardi, 2008). (apud TEODORO et al, 2014) Para Lunardi, Becker e Maçada (2010, apud TEODORO et al, 2014), algumas áreas podem ser destacadas como foco de atuação da governança de TI das organizações: Alinhamento estratégico – faz com que o trabalho executado pela TI e suas prioridades estejam atendendo às necessidades estratégicas estabelecidas pelas áreas de negócio da organização (ITGI, 2003, apud TEODORO et al, 2014); Valor da TI – busca assegurar que a TI entregue ao negócio os benefícios pretendidos, dentro dos prazos e custos dos investimentos propostos; Gerenciamento de riscos – propõe a proteção dos ativos da TI, tanto ativos físicos quanto informação ou disponibilidade dos serviços; Recursos de TI – buscam utilizar da melhor forma a infraestrutura e os conhecimentos de TI da organização, por meio de investimentos e da utilização adequadamente distribuída dos recursos, sejam pessoal, dados, suporte, tecnologia etc. (Lunardi, 2008, apud TEODORO et al, 2014); Mensuração do desempenho da TI – busca acompanhar e monitorar a implementação da estratégia, os processos, o gerenciamento e os projetos de TI, com o intuito de melhorar a entrega de valor da TI ao negócio; Accountability – visa definir, para cada decisão da TI, quem são os responsáveis e as diversas partes envolvidas, e assegurar que a organização compreenda essas estruturas. Segundo Van Grembergen et al. (2004, apud TEODORO et al, 2014), é um ponto-chave para uma boa GTI. 5 GESTÃO DE SERVIÇOS DE T.I O uso de Tecnologia da Informação (TI) pelas organizações tem se tornado cada vez mais expressivo, suportando a execução dos processos ou estratégias de negócio e colocando a TI no centro da atenção das empresas (BOWEN; CHEUNG; ROHDE, 2007, apud LUCIANO et al, 2012). No entanto, à medida que aumenta o uso da TI e uma vez que mais componentes operam em paralelo, sua complexidade também cresce e passa a ser necessária uma adequada gestão do ambiente de TI (RODGER; PENDHARKAR; PAPER, 1999, apud LUCIANO et al, 2012). Esta gestão tem como objetivo um atendimento mais qualificado e ágil aos clientes (internos e externos), a garantia de continuidade do negócio e o alinhamento às estratégias da organização (SILVA et al., 2006, apud LUCIANO et al, 2012). No mesmo sentido, a preocupação com práticas de gestão que reduzam o risco das operações e garantam a sustentabilidade e a continuidade das organizações tem sido cada vez mais observada. Essas questões são tratadas pela governança corporativa, que pode ser entendida como o processo de tomada de decisão que dirige as operações de uma organização (MENDES-DASILVA; MAGALHÃES FILHO, 2005, apud LUCIANO et al, 2012). Weill e Ross (2006) definem governança corporativa como “a criação de uma estrutura que determina os objetivos organizacionais e monitora o desempenho para assegurar a concretização desses objetivos”. Alinhada a esta, a governança de TI se refere à estrutura de relações e ao processo de tomada de decisão em TI, como as decisões de investimento e de priorização (WEILL, 2004; RAU, 2004, apud LUCIANO et al, 2012). Ambos os tipos de governança podem influenciar significativamente o desempenho da empresa por meio da criação de valor para o negócio e do gerenciamento balanceado do risco com o retorno do investimento (WEILL; ROSS, 2006; XUE; LIANG; BOULTON, 2008, apud LUCIANO et al, 2012). O aumento da complexidade da TI, combinado com a exigência crescente de disponibilidade e continuidade, passou a exigir recursos especiais para seu controle, gerenciamento e manutenção (OLUGBODE; RICHARDS; BISS, 2007, apud LUCIANO et al, 2012), enquanto a necessidade de gerenciamento provocou a busca por sistemáticas e práticas para viabilizar o gerenciamento de um ambiente de TI. Para isso, as organizações aplicaram à TI regras análogas a outros serviços, iniciando o movimento para a qualificação dos serviços prestados pela TI (KAKABADSE; KAKABASSE, 2001, apud LUCIANO et al, 2012). É em meio a esse esforço que se inserem mecanismos como o ITIL (Information Technology Infrastructure Library) e o CMM Services (Capability Maturity Model). O ITIL é um conjunto de melhores práticas, agrupadas em livros, que orientam as organizações sobre como gerenciar adequadamente os serviços de TI. O ITIL foi criado em 1980 pelo Office Government of Commerce (OGC), a partir de uma coletânea de práticas das empresas que tinham sucesso na implantação, gerenciamento e manutenção da TI (MAGALHÃES; PINHEIRO, 2007, apud LUCIANO et al, 2012). Já o CMM Services é um modelo de maturidade direcionado às empresas prestadoras de serviços de TI, tais como gestão, operação e manutenção de hardware e software. Segundo Weill (2004), a gestão de serviços do ITIL indica as melhores práticas a serem utilizadas de diferentes maneiras dentro de uma organização, independentemente do tamanho desta ou de seu nicho de atuação. Em 2005, a International Organization for Standardization (ISO) lançou a ISO 20000, denominada Information Technology — Service Management. Essa norma é baseada na biblioteca ITIL, mas acaba por refletir também os princípios do CMM Services, já que o objetivo de todos é a melhoria do planejamento, fornecimento, suporte, controle e acompanhamento dos serviços de TI. (apud LUCIANO et al, 2012) Em uma investigação preliminar (via websites e fóruns de discussão), identificou- se que o CMM Services ainda está em fase de análise nas organizações brasileiras, havendo poucos registros de sua utilização. De acordo com o ITSMF (2003:7), “o processo de prover um serviço é uma combinação de produção e uso, onde cliente e fornecedor interagem simultaneamente”. Assim, de uma maneira simplificada, os serviços podem ser apresentados em cinco grupos: serviços empresariais, comerciais, sociais, públicos ou de infraestrutura. A infraestrutura é abordada neste trabalho e inclui áreas como comunicações, TI, transportes e outros recursos que são fundamentais para o desempenho de uma organização. De acordo com o ITSMF (2003:7), “o processo de prover um serviço é uma combinação de produção e uso, onde cliente e fornecedor interagem simultaneamente”. Assim, de uma maneira simplificada, os serviços podem ser apresentados em cinco grupos: serviços empresariais, comerciais, sociais, públicos ou de infraestrutura. A infraestrutura abordada e inclui áreas como comunicações, TI, transportes e outros recursos que são fundamentais para o desempenho de uma organização. O desenvolvimento de novos serviços determinado pela pesquisa e inovação tecnológica é caracterizado por Fitzsimmons e Fitzsimmons (2010, apud LUCIANO et al, 2012) como teoria da inovação empurrada, na qual primeiro é criado um serviço ou produto e, a partir dessa criação, encontram-se utilidades variadas para o invento. Esse modelo, embora sugira grandes mudanças de paradigma a cada novidade, tem um uso improvável na economia globalizada, onde o foco nas soluções é essencial e a agilidade, eficiência e eficácia de serviços são controladas por contratos rígidos (GOO; HUANG, 2008, apud LUCIANO et al, 2012). Em contrapartida, Sterne (1996, apud LUCIANO et al, 2012) defende que as expectativas dos usuários devem ser sempre consideradas, com o propósito de produzir algo que tenha completa utilidade e atenda às reais necessidades deles. Desta forma, dar satisfação àquele que consome um serviço implica melhoria contínua e evolução da infraestrutura, por meio da renovação, ampliação e revigoramento dos serviços disponibilizados (FITZSIMMONS; FITZSIMMONS, 2010, apud LUCIANO etal, 2012). A TI é fundamental para as organizações porque, sem o seu funcionamento, as organizações não conseguem entregar os bens gerados, impedindo a entrada de receitas. A qualidade de um serviço de TI, segundo Magalhães e Pinheiro (2007, apud LUCIANO et al, 2012), pode ser medida considerando-se: a) a disponibilidade (tempo que um serviço leva para estar pronto e disponível para uso); b) o desempenho (resposta do serviço em termos de atendimento do que foi combinado em contrato); c) a capacidade de resposta (garantia de que a capacidade da prestação de serviço se mantenha como combinado em contrato); d) e a continuidade do serviço (tempo necessário para que o serviço volte a ficar disponível em caso de indisponibilidade). A percepção dos fatores essenciais de gerenciamento dos serviços e de gerenciamento dos níveis de serviço torna-se fator crítico de sucesso, por assegurar que não haverá falhas e, consequentemente, perda de produtividade, de dados, de tempo (para os usuários das ferramentas tecnológicas e informacionais disponíveis na organização). Para o ITSMF (2003, apud LUCIANO et al, 2012), os preceitos da qualidade nos serviços seguem três premissas básicas: o serviço deve atender às expectativas; o serviço deve ter qualidade igual, ou melhor, ao longo do tempo; o serviço oferecido deve ter um custo aceitável. A insatisfação com o serviço é gerada se não há estabilidade sempre que um serviço é oferecido. Segundo Pink Elephant (2006), há uma série de desafios envolvidos para que o serviço tenha e mantenha sua qualidade. Como forma de ajustar as necessidades de serviços aos recursos de uma infraestrutura eficiente e eficaz pode-se utilizar o ITIL, assunto da próxima seção. 5.1 Information Technology Infrastructure Library – ITIL No final dos anos 80, um conjunto de melhores práticas de gestão de infraestrutura de TI teve seu desenvolvimento iniciado, para uso do governo do Reino Unido. Passou então a ser utilizado por organizações que desejavam um caminho confiável para a gestão de serviços de TI. Desde então, o ITIL tem sido adotado em todo o mundo como uma biblioteca de recursos para o gerenciamento da infraestrutura e serviços de TI de organizações de qualquer porte. O modelo de trabalho do ITIL mostra objetivos, atividades gerais, entradas e saídas de processos que podem ser utilizados nas organizações. Os processos não são fixos justamente pelo motivo de que cada organização tem suas características específicas. O ITIL está atualmente na terceira versão. A primeira versão, criada no final dos anos 80, trazia visões elementares de gerenciamento de serviços de TI. Foi na versão 2 (lançada no ano 2000) que o ITIL se popularizou em todo o mundo, trazendo a visão de 10 disciplinas agrupadas em dois grupos: entrega de serviços e suporte a serviços. A versão 3, lançada em 2007, manteve os princípios da versão 2, mas com uma estrutura diferenciada, a de ciclo de vida do serviço. A versão 2 focava o que deveria ser feito para melhorar os processos relacionados aos serviços, enquanto a versão 3 enfatiza como fazer isso (ITSMF, 2007). A estrutura da versão 3 é composta de cinco grupos (em vez de dois, da versão anterior): estratégia, design, transição, operação e melhoria contínua dos serviços, dispostos em uma visão de ciclo de vida, de maneira a ter ciclos de feedback e melhoria dos serviços. Este ciclo é baseado na visão de melhoria contínua por meio do PDCA (Plan, Do, Check and Act) e age no sentido de melhorar continuamente a qualidade dos serviços de TI (MAGALHÃES; PINHEIRO, 2007, apud LUCIANO et al, 2012). Independentemente da versão em processo de adoção, uma série de elementos deve ser ajustada na organização para que se inicie o processo de implantação do ITIL. Dentre eles, podemos citar: procedimentos de alinhamento estratégico (objetivos da empresa versus objetivo da TI), processos (que são necessários para as atividades da empresa), pessoas (suas habilidades e competências), tecnologia (que é empregada para dar andamento aos processos) e a cultura (o tratamento e a importância dados à TI dentro da organização). Ao se preparar a adoção do ITIL, é necessário realizar a gestão dos riscos desse processo. Questões como escopo, tempo, custo, qualidade, organização do projeto e capacidades do time devem ser analisadas (WEILL, 2004, apud LUCIANO et al, 2012). Esses riscos normalmente estão associados à forma como o escopo foi concebido; questões técnicas ou ainda recursos e competências que estejam ausentes no time escolhido podem dificultar o processoITIL V3 A revisão e atualização destas práticas são constantemente feitas por empresas públicas e privadas que utilizam ITIL, contribuindo com a experiência adquirida na sua utilização. A ITIL V2 foi desenvolvida nos anos 90. Desde então, as TI e a forma como as empresas se relacionam com os recursos computacionais – assim como toda a sociedade – amadureceram a um ritmo elevado. Com os novos modelos de negócio e o desenvolvimento das tecnologias, o que se dizia que eram as “melhores práticas”, provavelmente agora são apenas "boas práticas", criando a necessidade de atualizar o ITIL, de forma a assegurar que ele vá de encontro às necessidades das comunidades de hoje. Seguindo essa premissa, a ITIL V3 foi lançada em junho de 2007, e tem como base o ciclo de vida dos serviços, o que o torna mais abrangente que a V2, portanto, mais completo e adequado para as organizações de TI. A figura abaixo apresenta a linha do tempo referente às publicações das versões da ITIL, desde sua concepção e ideias iniciais, no início da década de 80, até o lançamento da versão 3.0 em 2007. ITIL: Linha do Tempo. Fonte: BERNARDO, 2011. Cohen (2008, apud BERNARDO, 2011) apresenta a definição de serviço pela ITIL V3 como “um meio de entregar valor ao cliente, facilitando os resultados que os clientes querem alcançar, sem ter que assumir custos e riscos”. A versão 3.0 é composta de uma biblioteca de cinco livros que traz documentadas as melhores práticas para o fornecimento e suporte de serviços de Tecnologia da Informação para as necessidades atuais, sendo eles: Estratégia de serviço: prevê e conceitua um conjunto de serviços que ajuda o negócio a alcançar seus objetivos. É aqui que são tomadas as decisões estratégicas relacionadas aos serviços que vão ser desenvolvidos. Desenho de serviço: desenha o serviço tendo em mente objetivos de utilidade e garantia. Basicamente desenha o que a estratégia decidiu. Transição do serviço: move os serviços para o ambiente de produção. Os serviços são desenvolvidos, testados e liberados de forma controlada. Operação de serviço: gerencia os serviços em produção para assegurar que seus objetivos de utilidade e garantia sejam alcançados. Aqui estão os processos do dia-a-dia, que mantêm os serviços funcionando. Melhoria de serviço continuada: avalia os serviços e identifica formas de melhorar sua utilidade e garantia no suporte aos objetivos do negócio. Através da Figura abaixo é possível visualizar melhor como os livros se integram no ITIL V3 para formar o ciclo de vida dos serviços. O ITIL V3 tem um eixo (núcleo) de condução das atividades, o livro de Estratégia de Serviço, que norteia os demais livros / processos, que são Desenho de Serviço, Transição de Serviço e Operação de Serviço. Circundando todos os processos está o livro de Melhoria Contínua de Serviço. Todos são tidos como fases do ciclo de vida dos serviços, sendo a Estratégia a fase inicial do mesmo. Processos e funções são distribuídos ao longo do ciclo de vida. ITIL V3: Ciclo de vida dos serviços. Fonte: BERNARDO, 2011. 5.2 Central de Serviços A crescente demanda por serviços de TI faz com que as áreas responsáveis sejam pressionadas a oferecer maior agilidade e qualidade. Em geral, as áreas de TI das organizações trabalhamde modo reativo, isto é, suas ações são orientadas para atender a demanda do momento. A Central de Serviços possui um papel muito importante na busca pela melhoria dos serviços de TI, pois é nela que está imbuída a responsabilidade de atender e resolver chamados o mais rápido possível. A Central de Serviços é o único ponto de contato entre os clientes e usuários e a área de TI. Por meio da Central de Serviços é possível que os processos de negócio sejam integrados ao serviço de gerenciamento da infraestrutura. A Central de Serviços não se limita apenas em lidar com incidentes, problemas e requisições de serviços. Por meio de relatórios, provê informações de contratos de acordos de nível de serviços, disponibilidade dos serviços e dos itens de configuração que compõem um serviço de TI. Este intrínseco relacionamento da Central de Serviços com as demais gerências do ITIL possibilita o acesso às informações acerca das necessidades de TI da organização, em termos de: Deficiências que os serviços de TI possuem; Desempenho dos serviços de TI; Necessidade de treinamento dos clientes e usuários; Associação dos custos dos serviços de TI; A Central de Serviços permite a integração dos processos de negócio aos processos de gerenciamento da infraestrutura de TI. Para Martins (2006, apud BERNARDO, 2011) uma das habilidades que uma Central de Serviço deve possuir é a capacidade de comunicação entre o negócio e área técnica, transmitindo as necessidades dos usuários e do negócio para a área técnica e vice-versa. A tarefa de se fazer entender entre dois universos tão distintos é possível devido ao alinhamento de vocabulário que o ITIL propicia. Podemos pensar na Central de Serviços como um tradutor: ela transmite as necessidades dos usuários, do negócio para a área técnica e vice-versa. Central de Serviços. Fonte: BERNARDO, 2011. A Central de Serviços é a única função da ITIL. É responsável por receber todas as comunicações de Incidentes que afetam o ambiente, solicitações de mudanças em serviços já existentes, solicitação de criação de novos serviços. (ITSMF, 2007, apud BERNARDO, 2011) Além destas informações, a Central de Serviços deve receber e disponibilizar informações a respeito de acompanhamento de Incidentes relatados bem como o estado de resolução destes, agenda de mudanças no ambiente de TI, roteiros a serem realizados pelos usuários para sanar problemas que já tenham sido identificados e até mesmo realizar mudanças pré-aprovadas no ambiente, visando garantir maior agilidade aos processos. 5.3 Gerenciamento de Incidentes Um incidente é qualquer acontecimento que altere os níveis de serviço acordados nos acordos de nível de serviços (SLA) ou ainda qualquer acontecimento que não faça parte da operação normal dos sistemas e ambientes estabelecidos. (ITSMF, 2007, apud BERNARDO, 2011) O tratamento e a resolução de todos os incidentes de serviços de TI é papel do Gerenciamento de Incidentes. Visa restabelecer os serviços no menor prazo possível e com o menor impacto negativo ao usuário. Sua parte operacional é apoiada pela Central de Serviços, uma vez que trabalha com as solicitações e eventos recebidos por esta (MAGALHAES E PINHEIRO, 2007, apud BERNARDO, 2011). O Gerenciamento de Incidentes envolve o processamento de solicitações e eventos que a Central de Serviços venha a receber e não consiga solucionar. É executado por especialistas que são agrupados de acordo com o perfil de desenvolvimento profissional em unidades de suporte. A função do Gerenciamento de Incidente é a resolução mais rápida possível destes incidentes, retornando o estado de funcionamento das soluções de TI para os níveis acordados, ou níveis normais de operação. Para Martins (2006, apud BERNARDO, 2011), as principais atividades associadas à Gerência de Incidentes são: Identificar e documentar todos os incidentes; Priorizar (determina urgência) e categorizar (avalia o risco); Fazer análise inicial do incidente e fornece suporte; Corrigir a falha e restaurar o serviço; Fechar e documentar o incidente; Monitorar, acompanhar e comunicar progressos no tratamento do incidente; Avaliar incidentes e preparar relatórios para melhoria dos serviços. A grande missão a ser desempenhada pelo Gerenciamento de Incidentes é restaurar a operação normal dos serviços tão rápido quanto possível e minimizar os efeitos negativos no processo de negócio. É importante salientar que a operação de serviço dita normal, é definida dentro dos limites dos SLA. (ITSMF, 2007, apud BERNARDO, 2011) Para registrar todos os detalhes do incidente, o gerenciamento de Incidentes faz uso do CMDB, sigla em inglês para Configuration Management Database (banco de dados de gerenciamento de configuração). O CMDB é um banco de dados que contém todas informações relevantes de todos componentes de uma infraestrutura de TI, e também o relacionamento e interdependência entre eles. O CMDB provê uma visão organizada dos dados e uma maneira de examiná-los de qualquer perspectiva desejada. Dentro deste contexto cada peça de informação é chamada de Item de Configuração. Um CI pode ser qualquer componente conceitual de TI, ou seja, software, hardware, documentação, pessoas, e também a combinação existente entre eles. A partir das informações do CMDB, o incidente passa a ser priorizado de acordo com a extensão de seu impacto nos objetivos estratégicos no negócio. Pelo acesso às informações do CMDB, o Gerenciamento de Incidentes tem condições, por exemplo, de identificar o impacto que um incidente representa para a organização. Isso é possível devido ao relacionamento dos IC presentes no CMDB. O processo de resolução de incidentes é iniciado através do acionamento da Central de Serviços. Caso já exista algum procedimento disponível para resolver o incidente registrado, o mesmo é executado. Após o registro do incidente, a Central de Serviços fará sua classificação e tentará resolvê-lo em primeira linha. Havendo a impossibilidade de atendimento, o Gerenciamento de Incidentes irá trabalhar na investigação, análise e recuperação do incidente. O fechamento de um incidente só ocorre mediante a autorização do indivíduo que iniciou o processo. 5.4 Gerenciamento de Problema O Gerenciamento de Problema é o processo que investiga na infra- estrutura todos os incidentes que afetam o ambiente. Este processo busca identificar as causas dos atuais e potenciais erros na entrega do serviço. A investigação acontece, pois, nem sempre a relação entre incidentes é óbvia. Vários erros podem estar ligados a um mesmo problema. Esta correlação tem como função buscar as causas comuns para a origem de vários incidentes, que podem ser classificadas como problemas. Essa ação de investigação leva a busca pela causa raiz do problema. Um problema descreve uma situação indesejável, indicando a causa desconhecida de um ou mais incidentes existentes ou em potencial. Erros conhecidos são problemas para os quais já existe uma solução temporária, ou seja, uma solução de contorno, ou mesmo uma solução definitiva. Segundo Martins (2006, apud BERNARDO, 2011), o Gerenciamento de Problemas introduz diversos benefícios para a organização, dos quais podemos citar: Melhoria da qualidade e gerenciamento de serviços de TI: erros são documentados e eliminados; Aumento da produtividade dos usuários: como consequência o aumento da qualidade; Aumento da produtividade do pessoal de suporte: as soluções são documentadas, o que permite que o pessoal com pouca experiência possa resolver os incidentes com mais eficiência e rapidez; Aumento da credibilidade dos serviços de TI: resultando no incremento da estabilidade do serviço e no aumento da confiança e credibilidade para o uso dos novos serviços pelos clientes; Aumento dos conhecimentos e aprendizados de gerenciamento e operaçãode serviços de TI: o Gerenciamento de Problemas conta com informação histórica que ajuda na identificação de tendências e pode servir para tomar medidas que evitem novos incidentes. Melhoria do registro de incidentes: há a introdução de padrões para o registro e classificação de incidentes para identificar problemas e seus sintomas eficientemente. Alto índice de soluções no primeiro nível: soluções para incidentes e problemas com soluções de contorno disponíveis na base de conhecimento, permitindo que a Central de Serviços resolva os incidentes no primeiro contato. (ITSMF, 2007, apud BERNARDO, 2011) O Gerenciamento de Problemas visa identificar os problemas e investigar suas causas. O imperativo do controle de problemas é converter problemas em erros conhecidos, diagnosticando a causa raiz do problema. O Gerenciamento de Problemas, por meio do relacionamento com outros processos da ITIL, recebe informações sobre os incidentes que a Central de Serviços trata. A princípio, qualquer incidente que não possua uma causa raiz associada deve ser investigado. O Gerenciamento de Problemas trabalha na busca pelas causas raízes dos problemas. Ao identificar a solução de um problema, o Gerenciamento de Problemas alimenta a sua base de conhecimentos para que a Central de Serviços possa melhor atender de forma mais eficiente os seus chamados. Propicia também uma maior estabilidade de infraestrutura, pois, a partir da correção de um problema, os incidentes que antes ocorriam acabam por cessar. O Gerenciamento de Problema demonstra o seu sucesso justamente pela redução do número de incidentes. 5.5 Gerencia de disponibilidade Ter o recurso não é o mesmo que tê-lo disponível: Disponibilidade é poder contar com o recurso no momento certo. A gerência de disponibilidade visa assegurar de uma forma consistente e ininterrupta, a entrega dos níveis de disponibilidade exigidos pela organização. Baseia-se em processos que visam a maior disponibilidade possível, minimizando as paradas programadas dos serviços (ITSMF, 2007, apud BERNARDO, 2011). A disponibilidade do serviço define os níveis de paradas não programadas que podem ser toleradas na organização. Esta gerencia será utilizada no que tange a disponibilidade do Recurso humano de atendimento de suporte. O profissional integrante da Equipe de Suporte que disponibiliza seu conhecimento à serviço do atendimento dos incidentes e solução de problemas. 5.6 Relacionando gerências à equipe de suporte De acordo com a gerência de incidente, um Incidente deve ser sempre resolvido com o menor custo possível ao negócio, através de uma solução definitiva ou uma solução de contorno, temporária. A causa de um ou mais incidentes pode estar ligada à existência de um problema, que deve ser tratado pela gerencia de problemas. Assim, pelas boas práticas apresentadas pelo ITIL, nunca um incidente se transforma em problema, ou vice-versa. Na prática de pequenas empresas, ter equipes de suporte separadas para tratar incidente e problemas resulta em aumento considerável do custo financeiro com pessoal, encarecendo a operação. Assim, é comum utilizar-se da mesma equipe para tratar tanto incidentes quanto problemas, relacionando-os e solucionando-os. Para entendimento da diferença entre incidente e problema ser mais clara, é feito uso da metáfora de uma goteira em casa num dia de chuva. Se começa a pingar água pelo telhado da casa, criando poça de água, isto é um incidente. Para resolver o incidente de forma imediata, um balde d’água é colocado sob a goteira. Isto é uma solução de contorno, o que não resolve a causa raiz do incidente. Uma vez que a chuva tenha findado, é possível identificar a causa raiz do incidente – possivelmente uma telha quebrada – e tratar a solução definitiva do problema – efetuando a troca da telha. Neste caso está sendo feito o gerenciamento do problema, pois a causa raiz foi identificada e tratada. Trazendo o exemplo para o cenário diário de suporte ao usuário, tomemos a situação hipotética de um usuário que faz uma solicitação à Central de Serviços, informando que “seu computador não funciona”. O profissional integrante da equipe de suporte designado para atender à solicitação, identifica que se trata do monitor que não liga, substituindo-o. Neste ponto foi executada uma solução de contorno, tendo sido resolvido da forma mais rápido possível estes incidentes, retornando o estado de funcionamento das soluções de TI para os níveis acordados, ou níveis normais de operação (ITSMF, 2007, apud BERNARDO, 2011), conforme prescrito pela gerencia de incidentes. Já o monitor foi retirado para manutenção por estar apresentando problema. Tal como prescreve a gerencia de problemas, um problema descreve uma situação indesejável, indicando a causa desconhecida de um ou mais incidentes (ITSMF, 2007, apud BERNARDO, 2011). Para garantir que haja a disponibilidade de um profissional para efetuar o atendimento do incidente e/ou do problema, poder ser utilizadas as boas práticas apresentada pela gerência de disponibilidade. Assim, é possível relacionar estas três gerencias no objetivo de modelar as necessidades de atendimento para um profissional integrante da equipe de suporte. A figura abaixo apresenta visualmente esta relação para melhor entendimento. Relacionando as gerencias ao suporte. Fonte: BERNARDO, 2011. Atualmente, trata-se de um desafio a ser superado pelos coordenadores de Equipes de Suporte, garantir a disponibilidade de profissionais para efetuar atendimento de suporte, face aos anseios do setor financeiro de redução de custos, ficando o setor de TI cada vez mais compelido a apresentar uma folha de despesas cada vez mais enxuta. A disponibilidade do serviço define os níveis de paradas não programadas que podem ser toleradas na organização, mas no que se refere à equipe de Suporte, a falta de um integrante da equipe pode compreender risco de parada para um serviço prestado pela TI, ou atividade exercida pela empresa atendida. Assim, visando apenas diminuir os custos financeiros de curto prazo, a maioria das empresas opta por oferecer aos integrantes da equipe de suporte a troca de suas horas trabalhadas por horas de folga, o que é denominado Banco de Horas. 6 ALINHAMENTO ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO O alinhamento estratégico de TI é um processo contínuo de ajustes que as organizações utilizam para obter-se a interligação entre os objetivos e estratégias de negócios e os objetivos e estratégias da área de TI, com o intuito de obter vantagem competitiva. Ao longo dos anos, diversos conceitos, metodologias e modelos ligados ao alinhamento estratégico (AE) de sistemas de informações e de tecnologia da informação foram desenvolvidos. A importância do AE para as empresas tem sido estudada por diversos pesquisadores nacionais e internacionais. Evidências teóricas e empíricas indicam que o melhor alinhamento da TI aos negócios facilita a obtenção da vantagem competitiva (Hirschheim; Sabherwal, 2001, apud AFFELDT, 2009), dependendo do posicionamento dos gestores em relação à estratégia (Sabherwal; Chan, 2001, apud AFFELDT, 2009). Além disso, o AE proporciona a visualização das informações estratégicas, bem como posiciona a área de TI e os sistemas de informação como elementos chave dentro das empresas (Peak; Guynes, 2003, apud AFFELDT, 2009). A importância do tema pode ser observada no crescente número de estudos acadêmicos e na prioridade que o Alinhamento Estratégico. Em uma survey periódica realizada pela SIM (Society for Information Management), Luftman (2005, apud AFFELDT, 2009) ressalta que o tema Alinhamento entre TI e Negócios foi o primeiro do ranking nas últimas duas edições da pesquisa, nos anos 2003 e 2004. A pesquisa, que trata sobre os principais temas considerados para a gestão da TI, apresentou ainda que o AE foiparte dos “temas top ten” nos últimos anos (desde 1983), sendo que sua posição cresceu no ranking na última década. Adicionalmente, 70% dos respondentes dessa pesquisa, no ano 2004, indicaram que suas organizações estão entre os níveis 2 e 3 de maturidade do AE (sendo os níveis de 1 a 5 medidos de forma crescente por escala do tipo Likert). O nível de maturidade relativamente baixo apresentado enfatiza a necessidade de se compreender melhor o tema e apoiar a prática das organizações na busca de um alinhamento mais efetivo entre a TI e os negócios. 6.1 Quadro Teórico Estratégia A origem do termo estratégia remonta a Grécia Antiga, onde se originou da expressão strategos, que significava inicialmente ‘a arte do general de exército’ (EVERED apud MINTZBERG; QUINN, 2001, apud AFFELDT, 2009). O sentido da estratégia, que antigamente representava uma forma de vencer o inimigo, foi estendido, com o passar do tempo, para outros campos do relacionamento humano, político, econômico e também para o contexto empresarial. Seu significado foi preservado no contexto empresarial no sentido de aumento das chances de vitória. A evolução do conceito de estratégia no contexto organizacional resultou na definição do termo como a noção das metas e dos objetivos básicos de longo prazo de uma organização, bem como a adoção de cursos de ação e a alocação de recursos para realizar essas metas. Mintzberg e Quinn (2001, apud AFFELDT, 2009) relatam que o fato de buscar-se uma definição única para estratégia levou esses autores a identificarem cinco características básicas para o termo, conforme a Tabela abaixo. Tabela: Definições de Estratégia, segundo os 5 Ps da Estratégia. Fonte: Mintzberg e Quinn, 2001. No campo organizacional não é possível adotar-se um conceito único para estratégia, segundo os autores, que possa ser utilizado para todas as empresas de uma maneira uniforme. Então, o conceito de estratégia pode depender da organização que a adota e da sua visualização da forma de atuação empresarial. Assim, a estratégia para algumas empresas possui uma relação com os planos e para outras está mais relacionada à forma de concorrer no mercado ou ao padrão de agir. Mintzberg, Ahlstrand e Lampel (2000, apud AFFELDT, 2009) definem dez escolas para o pensamento acerca da estratégia, distribuindo-as em três grupos, quanto à natureza do processo: prescritivas, descritivas e de configuração. O grupo prescritivo se preocupa em prescrever como deve ser a formulação da estratégia. O segundo grupo, descritivo, se preocupa mais com aspectos específicos do processo e com a descrição de como se formulou a estratégia e menos em pesquisar como, especificamente, a estratégia deveria ser formulada. O terceiro grupo, que possui apenas uma escola, busca uma concepção mais ampla que define, agrupa e combina elementos de todas as outras escolas na busca de uma definição mais ampla da formulação estratégica. 6.2 Planejamento Estratégico do Negócio (PEN) Analisando-se a perspectiva formal da estratégia como um plano, sugere-se a elaboração de um planejamento a partir de decisões estruturadas em um processo. Assim, o Planejamento Estratégico de Negócio (PEN) pode ser considerado como um sistema integrado de decisões, capaz de produzir dados e informações para ajudar os gestores a pensar estrategicamente, apoiando a articulação das estratégias ou visões de futuro (MINTZBERG; QUINN, 2001, apud AFFELDT, 2009). Este tema, segundo Audy e Brodbeck (2003, apud AFFELDT, 2009), teve seu auge em estudos realizados com as abordagens de Porter e Mintzberg, na década de 1980, porém nos anos que se seguiram o tema foi menos abordado. O tema retornou no final da década de 1990, alcançando destaque na sua associação com outras ferramentas como a aprendizagem, o processo decisório e o alinhamento estratégico. A relação do PEN com a estratégia é que ele representa um plano formal para disseminar a consciência de elementos estratégicos de uma organização: pontos fortes, pontos fracos, objetivos, metas, ameaças e oportunidades, dentre outros elementos. É considerado uma programação estratégica que forma uma articulação e a elaboração de visões que os gestores obtêm de diversas fontes, tanto de vivências e experiências pessoais, quanto de números coletados em planilhas, relatórios, bancos de dados, agregações ou sínteses. Essas informações são utilizadas para definir a direção que o negócio deve seguir. 6.3 Planejamento Estratégico de TI (PETI) Da mesma forma que o PEN é formulado para o negócio, o Planejamento Estratégico de TI (PETI) relaciona-se com a estratégia de Tecnologia da Informação. Consiste em um conjunto de ferramentas e técnicas utilizadas para a identificação de elementos na área de TI que possibilitam apoiar os negócios empresariais e o desenvolvimento de arquiteturas de informação, objetivos, estratégias e aplicações estratégicas. As ferramentas e técnicas utilizadas devem basear-se nas necessidades dos usuários da TI, sendo o resultado do processo um plano formal, semelhante ao PEN, para a área de TI. Outro conceito relacionado ao planejamento da área de TI foi identificado por Lederer e Sethi (1992, apud AFFELDT, 2009), os quais definem o Planejamento Estratégico de Sistemas de Informação, da sigla SISP (Strategic Information Systems Planning), considerado o processo utilizado para identificar o conjunto de aplicações baseadas em sistemas de informação que apoiarão a organização na execução de seus planejamentos de negócios e na realização de seus objetivos. O SISP também auxilia na identificação das bases de dados, aplicativos e possibilidades que melhor atenderão às necessidades identificadas. Zviran (1990, apud AFFELDT, 2009) propõe que, se o Planejamento Estratégico dos Sistemas de Informação for efetivo, poderá apoiar a organização no entendimento do impacto dos sistemas na estratégia e na utilização de sistemas e aplicações da TI para atingir os objetivos de negócio. Apesar de existirem diferentes concepções sobre a estratégia da área de Tecnologia da Informação. Assim, o PETI compreende a concepção de planos de ação dos sistemas e da tecnologia em longo prazo, uma questão chave para suprir direção, esforço de concentração, consistência de propósito, flexibilidade e continuidade dos recursos da TI apoiando ao negócio. O apoio da TI para o negócio, seja operacional ou estratégico, é representado pelo Alinhamento Estratégico. 6.4 Alinhamento Estratégico Relacionando-se a tecnologia com o processo de planejamento e a estratégia, Abetti (2001, apud AFFELDT, 2009) ressalta três posicionamentos da tecnologia dentro do processo de planejamento: como um elemento reativo, como um elemento que leva a empresa a ser proativa e como um direcionador da estratégia empresarial. De maneira análoga, pode-se analisar o Alinhamento Estratégico (AE) entre TI e os negócios, pois a TI pode ser utilizada de uma forma que possa automatizar processos (em sistemas de processamento de transações), de uma forma que busque o apoio e as decisões para a pro atividade (como em sistemas de informações gerenciais e em sistemas de inteligência empresarial) ou como um elemento que faz parte dos processos de negócios da organização, alterando e sendo alterado pelo negócio e pelo ambiente, em um modelo sistêmico. Segundo Luftman e Brier (1999, apud AFFELDT, 2009), o AE é um conceito chave para os executivos de negócios: refere-se à aplicação da TI do modo correto, no tempo correto e em harmonia com as estratégias de negócios. O alinhamento pode tanto mostrar como a TI se alinha ao negócio, quanto mostrar como o negócio pode se alinhar com a TI. Os autores relatam que de forma frustrante as organizações parecem achar difícil ou impossível utilizar o poder da TI para benefícios em longo prazo, mesmo sendo evidente seu poder de transformar indústriase mercados. O alinhamento estratégico da área de TI vem sendo estudado há anos como um objetivo a ser buscado pelas áreas de TI das organizações. Um dos pressupostos básicos é o alinhamento entre o Planejamento Estratégico do Negócio (PEN) e o Planejamento Estratégico de TI (PETI). Diversos conceitos de alinhamento estratégico podem ser ressaltados, todos eles enfatizando a importância de atingi-lo. A Tabela abaixo apresenta uma síntese dos principais conceitos acerca do alinhamento estratégico, o objeto de estudo, a importância para a organização, bem como a referência a esses pesquisadores do alinhamento estratégico nos últimos anos. Tabela: Síntese dos Conceitos e Importância do Alinhamento Estratégico de TI. Fonte: AFFELDT, 2009 Essa transformação pode ser vista em alguns modelos de negócios inovadores em que a TI se alinha de forma sistêmica ou até mesmo direciona os negócios da empresa. Modelos como o da Amazon que vende artigos através da internet, do Google, que atua na área de internet, ou mesmo o da Embraer, que desenvolve simultaneamente os projetos de seus aviões em ambientes virtuais em oito países diferentes, são exemplos de como a TI pode modificar os negócios por meio de estratégias inovadoras. Pode verificar-se que esses modelos são inovadores não somente pela TI estar posicionada como apoio ao negócio, mas pelo fato de a TI e o negócio estarem alinhados a resultados de modo sistêmico, em que a TI influencia e é influenciada pelo negócio. 6.5 Modelos de Alinhamento Estratégico de TI Em uma tentativa de apresentar a melhor forma de adequação do PETI ao PEN ou da TI ao negócio da organização, diversos modelos de alinhamento estratégico de TI surgiram nos últimos anos. Porém, na prática, nem sempre os modelos são implementados nas organizações (BRODBECK; HOPPEN, 2002, apud AFFELDT, 2009). Muitas vezes, o processo de alinhamento da TI ao negócio empresarial é feito de maneira empírica, sem o apoio de uma metodologia e, em alguns casos, sem existir ao menos o planejamento da área de TI. Esta seção apresenta um estudo sobre alguns dos modelos de AE de TI existentes. Foram estudados alguns modelos internacionais, considerados trabalhos seminais na área. Posteriormente, são apresentados dois modelos atuais, propostos por pesquisadores no Brasil e que apresentam questões como o horizonte de planejamento e elementos sustentadores do alinhamento estratégico. A apresentação dos modelos detalhados será na ordem cronológica de suas publicações. Modelo de Alinhamento de Leavitt (1965) Um dos modelos precursores referentes ao alinhamento de TI surgiu com Leavitt (1965, apud AFFELDT, 2009), autor que cunhou o termo “Tecnologia da Informação” (TI), em 1958 no artigo “Managing in the 1980´s”. O modelo de Leavitt propunha a organização como um sistema complexo onde quatro variáveis interagem: tarefas, atores, tecnologia e estrutura. As tarefas correspondiam às atividades fim de uma organização ou às operações que levariam à produção de bens e serviços. Atores seriam todas as pessoas que estariam envolvidas na realização das tarefas organizacionais. A tecnologia estaria ligada ao conjunto de elementos capazes de resolver os problemas na organização de forma direta. Por exemplo, a técnicas de mensuração da produtividade, sistemas computacionais e computadores. A estrutura estaria ligada aos processos organizacionais, aos sistemas de comunicação organizacionais e ao fluxo dos processos de trabalho. O alinhamento, por esse modelo, se daria através da definição das quatro variáveis, interagindo entre si. Por isso, para atingir-se o alinhamento, não bastaria a sua definição mas deveria ser levado em conta que elas são interdependentes, sendo que a modificação de itens em uma das variáveis poderia causar modificações em uma ou em todas as demais. O modelo de Leavitt é apresentado na Figura abaixo. Modelo de Alinhamento de Leavitt (1965). Fonte: Leavitt (1965). Embora o modelo de Leavitt (1965, apud AFFELDT, 2009) tenha sido um dos precursores por ter identificado a interdependência entre as variáveis no modelo, talvez ele estivesse frente à realidade tecnológica da época, em que os sistemas eram geralmente operacionais e direcionados a uma tarefa específica dentro da organização (financeira, contas a pagar e contas a receber, por exemplo). Porém, ele serviu de base para o modelo de Rockart e Scott Morton (1984, apud AFFELDT, 2009), apresentado a seguir, em que foram realizadas modificações, incluindo-se variáveis e modificando-se algumas concepções do modelo. Modelo de Alinhamento de Rockart e Scott Morton (1984) O trabalho de Rockart (1979, apud AFFELDT, 2009) também é um dos precursores para a área de TI que antecede o modelo de Rockart e Scott Morton. Nele, o autor cunhou o termo Fatores Críticos de Sucesso (FCS), que veio da expressão do inglês Success Critical Factors (SCF). A metodologia dos FCS procura identificar os fatores (em número limitado) que deverão assegurar o sucesso e a performance de uma organização. Tais fatores são áreas em que “as coisas devem ir bem para que o negócio flua de forma harmônica. São áreas em que a atividade deve receber atenção constante e cuidadosa da gestão” (ROCKART, 1979, p. 85, apud AFFELDT, 2009). A sequência dos trabalhos de Rockart, mais precisamente em um dos trabalhos considerados clássicos na área, apresenta o Modelo de Alinhamento de Rockart e Scott Morton (1984). No modelo desses autores, cujos componentes foram adaptados de Leavitt (apud ROCKART; EARL; ROSS, 1996, apud AFFELDT, 2009), existem cinco elementos que são responsáveis pelo equilíbrio do funcionamento organizacional: estrutura organizacional e cultura corporativa; processos de gestão; indivíduos e papéis das estratégias da organização e das tecnologias. Talvez, por este modelo ser mais atual que o de Leavitt (1965, apud AFFELDT, 2009), ele seja mais citado em estudos relacionados ao AE. O modelo de Leavitt (1965, apud AFFELDT, 2009) é citado diretamente por Rockart, Earl e Ross (1996, apud AFFELDT, 2009), em que os autores relatam a inclusão de uma variável: processo organizacional. No modelo de Scott e Morton está implícito que a gestão de TI pode mudar somente uma variável para o equilíbrio do sistema organizacional: a variável tecnologia (ROCKART; EARL; ROSS, 1996, apud AFFELDT, 2009). Assim como no modelo de Leavitt (1965), um pressuposto do modelo é que haja o equilíbrio, ou seja, as variáveis do modelo devem estar alinhadas e qualquer mudança em uma área poderá ser percebida nas outras. Há ainda a inclusão de uma quinta variável, a estratégia da organização. O modelo de Rockart e Scott Morton (1984, apud AFFELDT, 2009) propõe que o AE pode ser atingido através de basicamente três tipos de mudanças: a mudança tecnológica que pode trazer novas ferramentas para a empresa, mudando a sua forma de operação; a mudança estrutural que prevê a alteração do projeto da empresa, sendo em atividades organizacionais ou estruturas que influenciam o comportamento dos indivíduos na organização; a mudança comportamental em que podem ser otimizados os sistemas social e técnico, os quais influenciam um ao outro. O Modelo de Alinhamento de Rockart e Scott Morton (1984, apud AFFELDT, 2009) é apresentado na Figura abaixo. Modelo de Alinhamento de Rockart e Scott Morton (1984). Fonte: Rockart e Scott Morton (1984). Somente no estudo realizado por Rockart, Earl e Ross (1996, apud AFFELDT, 2009) é que o alinhamento estratégico é proposto em duas vias. Nesse trabalho, os autores pressupõem oito aspectos para a organização em relação à TI: alinhamento estratégico de duas vias (TI => empresa e empresa => TI); desenvolvimento de relacionamento efetivo (gerências); entrega e implementação de novos sistemas; construção e gerenciamento de infraestrutura;reconstrução da área de TI; gerenciamento de parcerias com fornecedores; construção de uma posição de alta performance; e redesenho e gerenciamento da organização de TI. É importante destacar que os autores dão ênfase ao redesenho de processos de negócios e a disponibilidade do acesso às informações necessárias a esses processos como funções essenciais da área de TI. O modelo de Rockart e Scott Morton (1984, apud AFFELDT, 2009) serve de base para outros estudos e modelos. Por exemplo, Benjamin et al. (1984, apud AFFELDT, 2009) tratam a TI como fazendo parte de um modelo com duas forças básicas: uma nova economia baseada em informações, processos, software, hardware e telecomunicações e uma segunda força caracterizada como um ambiente desafiador e competitivo. Macdonald (1991) utiliza o modelo para desenvolver o seu próprio modelo que explora resultados operacionais e o alinhamento transversal entre estratégias de negócios e de TI. Yetton, Jonhston e Craig (1994, apud AFFELDT, 2009) realizam uma adaptação do modelo de Benjamin et al. (1984, apud AFFELDT, 2009), baseando-se em um estudo de caso, na qual relatam que a TI e demais recursos podem promover uma mudança radical nas estratégias de negócios de uma empresa. Em outro modelo, McGee e Prusak (1994, apud AFFELDT, 2009) colocam as alternativas de negócio em paralelo às de TI. Esta seria recurso a ser observado durante o processo de definição ou de redesenho estratégico. Chan e Huff (1993, apud AFFELDT, 2009) desenvolvem uma base de obtenção de resultados, na qual as estratégias de TI proporcionam efetividade e geram desempenho nos negócios. Modelo de Alinhamento de Henderson e Venkatraman (1993) O modelo de Henderson e Venkatraman (1993, apud AFFELDT, 2009) é um dos mais referenciados na bibliografia estudada. É considerado um modelo precursor para outros trabalhos como o de Brodbeck e Hoppen (2002, apud AFFELDT, 2009) e o de Audy e Brodbeck (2003, apud AFFELDT, 2009). O modelo parte do princípio do estudo dos autores da alavancagem da TI para transformar as organizações, sendo ela utilizada não somente como uma ferramenta de suporte, mas com o seu potencial para apoiar novas estratégias de negócios. O conceito de alinhamento dos autores leva em consideração os ambientes externo e interno, as estratégias de negócios e de TI, as infraestruturas de negócios e de TI e parte dos princípios de formulação e implementação estratégica, sendo baseado em alguns conceitos básicos: a) Integração estratégica: é o link entre as estratégias de negócios e a estratégia de TI refletindo os componentes externos do modelo. Mais especificamente, trabalham com a capacidade ou a funcionalidade de TI para modelar e suportar a estratégia de negócios; b) Interação funcional: é o link entre os domínios internos, ou seja, o elo entre a infraestrutura organizacional e a infraestrutura de TI que deve proporcionar coerência entre os requisitos organizacionais e as expectativas, entregando à organização produtos e serviços de acordo com as necessidades. O modelo de Henderson e Venkatraman (1993, apud AFFELDT, 2009) é apresentado na Figura abaixo. Modelo de Alinhamento de Henderson e Venkatraman (1993). Fonte: Henderson e Venkatraman (1993). No modelo proposto por Henderson e Venkatraman (1993, apud AFFELDT, 2009) é possível verificar a existência de uma integração cruzada em que os componentes (quatro) dos ambientes interno e externo devem se alinhar formando o alinhamento cruzado ou multidimensional. Dessa forma, a estratégia de TI pode estar alinhada à estratégia de negócios e à infraestrutura de negócios. Esse alinhamento multidimensional pode definir diversas formas da formulação e implementação estratégica, dependendo da indústria em que a organização atua e da orientação em relação à TI. O alinhamento, por esse modelo, pode ser implementado liderado pela estratégia do negócio, havendo uma reestruturação da estrutura organizacional e da infraestrutura de TI. Por exemplo, se a empresa possui facilidade na reestruturação dos processos de negócios e de TI, os executivos podem delegar essas tarefas e focar no estudo da dinâmica do mercado. Outra forma de alinhamento seria aquela em que a estratégia de negócio determina os caminhos da empresa, enquanto que a estratégia de TI determina a estrutura de sistemas e tecnologia que deverão ser utilizadas. A exploração de capacidades tecnológicas também pode ser a responsável pelo alinhamento, sendo que por essa perspectiva a TI lidera os aspectos estratégicos da empresa, influenciando elementos chave dos negócios e desenvolvendo novas formas de relações entre tecnologia e estratégia. Por fim, pode-se criar uma perspectiva em que a área de TI serve como um centro de excelência de serviços para os negócios. A estratégia de TI é uma direcionadora de recursos e a infraestrutura de TI deve suportar a estrutura do negócio de forma ágil e dinâmica. Modelo de Alinhamento de Brodbeck e Hoppen (2002) O modelo de alinhamento estratégico de Brodbeck e Hoppen (2002, apud AFFELDT, 2009), apresentado em Audy e Brodbeck (2003, apud AFFELDT, 2009), originou-se do modelo teórico de Henderson e Venkatraman (1993, apud AFFELDT, 2009), combinado com as concepções de Reich e Benbasat (1996, apud AFFELDT, 2009). Neste modelo, o alinhamento é formado por um elo multidimensional entre as estratégias de negócios e objetivos organizacionais e pelas estratégias e objetivos de TI, dependendo também do contexto organizacional e dos ambientes interno e externo. O modelo, que está representado na Figura 4 e que pode ser visualizado como um cubo formado pelo ciclo de cada processo de planejamento, possui n ciclos. Esses ciclos representam a continuidade no processo de planejamento. Modelo de Alinhamento de Brodbeck e Hoppen (2002). Fonte: Audy e Brodbeck (2003). O alinhamento entre os objetivos e as estratégias de negócio e de TI é realizado em ambos os sentidos, tanto da TI para o negócio quanto do negócio para a TI. Isso indica reciprocidade e redirecionamento a qualquer momento. O alinhamento indica movimento no tempo e espaço, enfatizando as mudanças de estados do presente para uma posição de futuro. O modelo é apresentado de forma tridimensional, isto é, com três eixos, em que o Eixo Z representa o tempo e o dinamismo do processo de planejamento. Os eixos X e Y apresentam os processos de formulação e implementação do planejamento de firma estática. É o tempo (eixo Z) que representa o dinamismo dos diversos ciclos de planejamento e alinhamento. Os elementos de contexto organizacional também são importantes para este modelo, porém não aparecem visíveis no seu desenho. Os elementos da etapa de formulação do processo de planejamento são formados por três fatores: adequação estratégica entre objetivos de negócio e de TI; integração funcional da infraestrutura, processos e pessoas de TI para suporte dos objetivos do negócio; integração informacional entre as informações dos sistemas e os objetivos organizacionais, permitindo o controle do alcance das metas estabelecidas para cada um deles. Já os elementos relacionados ao contexto organizacional são os seguintes: cultura única de gestão, patrocínio dos projetos, política de incentivos e cobrança de resultados, sistemas integrados de informação e proatividade. Os elementos associados ao modelo de planejamento estratégico são: formalização dos planos de negócios e de TI e estruturação dos planos de negócios e de TI. Os elementos de alinhamento para a etapa de formulação dos planos são representados pela adequação estratégica, consistência dos objetivos, integração informacional e integração funcional e informacional dependente dos sistemas. Os elementos de alinhamento para a etapa de implementação são representados por uma metodologia, pelo comprometimento, pela sincronizaçãodos recursos envolvidos e pela instrumentação da gestão. Neste modelo, a promoção do alinhamento é realizada de duas formas: circular e cíclica. A característica circular é representada pelo ajuste contínuo dos objetivos e recursos organizacionais com os recursos e os projetos de TI. O ajuste deve ser mantido por todo o tempo (horizonte de planejamento). A característica cíclica é representada pela execução de revisões do alinhamento, de acordo com os ciclos de planejamento. Ou seja, o alinhamento deve ser promovido durante a execução do planejado, podendo existir mudanças ao longo do tempo, de acordo com o ciclo em que se está. O sincronismo dos planos (PEN-PETI) deveria ser obtido por reuniões de avaliação contínuas das estratégias e dos objetivos planejados. Em processos de planejamento com prazo mais longo (3-5 anos), os autores sugerem que os objetivos estratégicos devem ser descritos através de projetos, divididos em objetivos de curto prazo (até um ano). Isso permitiria melhor controle operacional de metas e ajuste mais apurado. O alcance do AE total seria identificado quando a tecnologia e os sistemas de informação da empresa estivessem fornecendo a totalidade das informações necessárias ao modelo de gestão estratégico da organização, permitindo ajuste permanente das metas executadas. Modelo de Maturidade do Alinhamento Estratégico O Alinhamento Estratégico pode existir em determinados níveis dentro de uma empresa, pois existem princípios importantes que representam as questões necessárias às áreas de TI das organizações. Chan e Huff (1993, apud AFFELDT, 2009) propõem três níveis: o primeiro nível é a consciência, o reconhecimento de que é importante ter os sistemas e a área de TI conectados e em harmonia com os negócios. Esse nível parece ser o nível mais básico e ultrapassado na maior parte das organizações. O segundo nível é a integração, nível relacionado aos planos. Pode existir de forma que os planos de TI sigam os planos de negócios; os planos de TI sejam realizados simultaneamente aos de negócios; e os planos de TI liderarem o processo de planejamento da organização. As integrações possuem diferenças, variando quanto à indústria ou tipo de serviço. O terceiro nível é o alinhamento, nível do alinhamento estratégico em que a integração é mais elaborada, não se relacionando apenas a questões operacionais. Nesse nível de AE, existe uma adequação total das informações em relação ao negócio da organização (CHAN; HUFF, 1993, apud AFFELDT, 2009). No entanto, o Modelo de Maturidade do AE foi proposto por Luftman (2003, apud AFFELDT, 2009) e propõe a busca da maturidade do alinhamento de forma gradual, ou seja, em níveis, conforme o CMM (Capabilyty Maturity Model). Neste caso, a TI também pode, em uma perspectiva sistêmica, modificar e ser modificada, redirecionando os negócios da empresa com base na Tecnologia da Informação ou remodelando-se a área de TI para atender os objetivos empresariais. O autor propõe que esse é um importante instrumento para que se atinja o AE nas organizações. Luftman (2003, apud AFFELDT, 2009) ressalta que esses níveis são difíceis de serem mensurados empiricamente. No entanto, ressalta-se que essa mensuração é importante para que identifique-se ações específicas para certificar-se que a TI está sendo utilizada de maneira apropriada e alinhada com a estratégia de negócio. Apesar do CMM ser um modelo prescritivo, não foram identificados na literatura estudos que o implementaram na prática. Nesse modelo, em que o alinhamento se dá através cinco níveis, é apresentado na Tabela abaixo. Fonte: Luftman (2003) Um exemplo de uso do modelo em pesquisas encontra-se no estudo de Löbler et al (2008, apud AFFELDT, 2009), que apresenta uma análise dos níveis de maturidade em duas empresas, sob a ótica dos fatores críticos de sucesso. O Modelo de Maturidade do AE, além de identificar níveis de maturidade, apresenta seis critérios que formam a metodologia para a mensuração de qual nível que uma organização se encontra. Cada um dos critérios é composto de diversas variáveis. Os seis critérios propostos são descritos a seguir: maturidade das comunicações - claro entendimento das questões referentes ao que importa para uma estratégia de sucesso nos negócios bem como uma troca efetiva de ideias entre TI e negócios; maturidade na mensuração de valor/competências: - métricas comuns e claras do valor e desempenho da TI e dos negócios. A TI deve demonstrar o seu valor em termos de contribuição para as necessidades dos negócios; maturidade de governança: certificação de que há a discussão conjunta acerca das prioridades e alocação dos recursos de TI. A autoridade para a tomada de decisão neste sentido precisa ser claramente definida; maturidade de alianças/parcerias: envolvimento, relacionamentos existentes entre a TI com demais áreas, deve envolver como a TI habilita e também direciona as mudanças nos processos e estratégias de negócios; maturidade da tecnologia (escopo e arquitetura): TI indo além do back office e front office da organização. Assume um papel de suporte flexível e transparente para todos os parceiros e clientes contemplando a abrangência e efetividade da arquitetura de TI para atender às necessidades do negócio; maturidade de habilidades de RH: envolve todas as considerações acerca das pessoas para a organização. Ir além das considerações tradicionais, como salário, treinamento e performance, incluindo o ambiente social e cultural. A análise dos cinco níveis de maturidade, mensurados a partir de cada critério, é realizada de acordo com uma metodologia específica. Caso uma organização esteja no nível mais alto da maturidade no alinhamento (nível cinco), o alinhamento será total. Caso ela esteja no primeiro nível, o alinhamento é inexistente. 7 BIBLIOGRAFIA AFFELDT, F. S.; VANTI, A. A.. Alinhamento Estratégico De Tecnologia Da Informação: Análise De Modelos E Propostas Para Pesquisas Futuras. 2009. BERNARDO, A. DE F.. Otimização De Processos Na Área De Suporte Em Ti Banco De Horas. 2011. GUILHERME, G.. Gerenciamento de Serviços. 2015. LUCIANO, E. M.; TESTA, M. G.; BRAGANCA, C. E. B. de A. Percebendo os benefícios e dificuldades da adoção da gestão de serviços de tecnologia da informação. 2012. TEIXEIRA, I. S.; TEIXEIRA, R. C.; SOUSA, R. A.. Qualidade dos serviços: um diferencial competitivo. 2014. TEODORO, A. N.; PRZEYBILOVICZ, É.; CUNHA, M. A. Governança de tecnologia da informação: uma investigação sobre a representação do conceito. 2014. 8 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS Weill, PeterRoss, Jeanne W. Governança de Ti - Tecnologia da Informação. 2005. Haussler Carneiro Ramos, Karoll Ramos, Luiz Fernando. Gestão de Tecnologia da Informação. 2010. Joia, Luiz Antonio Silva, André Antunes Nogueira Da Ramos, Eduardo Augusto De Andrade. Gestão Estratégica de Tecnologia de Informação. 2012.
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