Diagnóstico de Arquivos: Etapas e Importância

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DIAGNÓSTICO 
O diagnóstico de arquivos é o primeiro passo a ser realizado na elaboração de um plano de ação para organizar o acervo documental de uma instituição. Entretanto, esse instrumento não serve apenas para esse momento, é possível fazer diagnóstico de acervos já organizados e classificados, no intuito de verificar quais ações e planos podem ser executados para a melhoria das rotinas do arquivo, o que está funcionando e o que pode ser alterado.
Portanto, o diagnóstico, é como o Plano de Classificação de Documentos, ou a Tabela de Temporalidade, devendo ser atualizado constantemente visando à melhoria contínua e a inovação nas políticas de gestão documental do arquivo.
Mas em que consiste o diagnóstico?
Consiste em uma análise das informações básicas do arquivo, como quantidade de documentos, localização, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, frequência de consulta, entre outras.
O diagnóstico é um instrumento auxiliar fundamental na gestão documental, usado para identificar os problemas relacionados às atividades realizadas no arquivo e propor soluções e alternativas para aperfeiçoar as tarefas. Sua utilização visa estabelecer programas de tratamento, agilizando elementos como o plano de classificação de documentos de arquivo e tabela de temporalidade documental.
Consiste em uma análise das informações básicas do arquivo, como quantidade de documentos, localização, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, frequência de consulta, entre outras. Tem por finalidade a implementação de sistemas e o estabelecimento de programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e outras atividades pertinentes.
Não temos muita bibliografia específica sobre a elaboração desse instrumento na arquivologia, por isso, resolvi fazer uma breve descrição das etapas a serem seguidas para a realização de um diagnóstico eficiente para qualquer arquivo, podendo ser usado inclusive nos locais os quais já possuem instrumentos de gestão documental, pois como foi dito acima, o diagnóstico é um instrumento que deve ser revisado periodicamente, pois os arquivos estão sempre em constante modificação.
Então mãos à obra:
Etapas para elaboração de um diagnóstico de arquivos:
1.      Estudo do histórico da instituição
É de extrema importância o conhecimento da história da instituição detentora do acervo, e da produtora (nos casos em que a detentora possui a custódia, mas não foi a responsável pela produção documental). Para poder classificar os documentos é sabido que temos que entende-los, entender o contexto de produção no qual foram criados, sua razão de existir. Para isso, é fundamental conhecer as atividades fim da instituição, pois é essa essência que irá determinar os prazos de guarda dos documentos na hora de elaborarmos uma tabela de temporalidade documental, nos casos em que o arquivo ainda não possua uma.
Na construção do relatório de diagnóstico do arquivo deverá constar um breve histórico da instituição para deixar o documento mais completo e fazendo sentido aos olhos de quem não conhece a história.
2.      Levantamento da Produção Documental do Arquivo
Nessa etapa deverá ser listado todo o volume documental existente no acervo, ou seja, a quantidade de documentos (podendo ser divididos por setores ou tipologias documentais, a depender de como está disposta a documentação), a localização, o estado de conservação dos documentos, o período, a frequência de consulta e empréstimos (se for o caso), os números referentes ao protocolo de recebimento (no caso de acervos ativos), o número de microfilmes e documentos armazenados em outros suportes, enfim, tudo o que for pertinente às rotinas do arquivo.
É nessa etapa também que se mencionam os planos de ação que já estão sendo executados no arquivo, como processos de digitalização e microfilmagem da documentação, bem como a elaboração de instrumentos como a tabela de temporalidade, suas atualizações e aplicação. Menciona-se, no caso de arquivos que já possuam a tabela de temporalidade em uso, o número de documentos eliminados no ano de acordo com o disposto na tabela.
Fala-se aqui também sobre os setores da empresa, levantando os que mais demandam documentos, no caso das consultas, listando os assuntos mais solicitados, assim como os setores que mais enviam documentos para serem arquivados e quais são os documentos mais recebidos. É um estudo da produção documental.
3.      Síntese da situação encontrada
Nessa etapa será descrita a situação do arquivo, listando os problemas atualmente encontrados. Faz-se uma lista desses problemas, abordando inclusive os problemas encontrados antes da chegada dos documentos no arquivo, ou seja, o que existe de ineficiência na produção dos documentos.
4.      Proposta de melhorias e implantações
Essa é a fase em que propomos soluções para os problemas apontados na etapa de síntese da situação encontrada. Aqui sugerimos tudo o que pode ser implantado para viabilizar o melhor funcionamento do arquivo.
Nessa etapa é que são sugeridas ações como elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade para os documentos, no caso dos arquivos que ainda não possuem esses instrumentos.
É também nessa fase em que propomos a otimização da produção documental com base nas observâncias feitas e na conversação com os responsáveis de cada setor. Sempre encontraremos soluções para otimizar a produção de documentos, pois, sabe-se que produz-se muita massa documental desnecessariamente, e que muitos desses documentos podem ser disponibilizados eletronicamente quando se tratam de documentos administrativos ligados às atividades meio das instituições, não sendo aqueles documentos que um dia podem ser contestados perante a lei.
É possível através do diagnóstico pensar em soluções para os documentos que continuarão indo parar no arquivo.
Sabemos como arquivistas, que por mais que a produção documental venha se modernizando e algumas empresas estejam focadas na redução dos documentos em formato papel, migrando-os para o meio digital, ainda existem diversas empresas que produzem uma grande massa documental física. Portanto, é possível através do diagnóstico pensar em soluções para esses documentos que continuarão indo parar no arquivo.
Particularmente como arquivista, prefiro pensar em soluções digitais para os documentos, pois além do armazenamento físico ser custoso e muitas vezes inviável para algumas empresas (tendo essas empresas custos com aluguel de espaços físicos em outras empresas para a guarda da documentação), existe ainda a questão da sustentabilidade, um importante assunto a ser considerado quando falamos em impressão de documentos desnecessariamente.
Deparamo-nos como profissionais com inúmeras cópias de documentos, feitas de forma desordenada e de modo irresponsável, mas muitas vezes inconsciente.
Portanto, propor ações voltadas para a conscientização dos funcionários sobre essa questão da sustentabilidade, assim como ações de difusão do arquivo e do acervo documental armazenado (até porque muitos nem fazem ideia do tamanho da produção documental armazenada no arquivo), são sugestões que considero importantes de constar em um diagnóstico.
Assim, com a elaboração do diagnóstico, teremos uma lista de problemas e uma lista de propostas de soluções para os problemas levantados.
Uma boa gestão da produção documental e do acervo traz agilidade e economia para a empresa.
Agora é só apresentar esse diagnóstico aos gestores da empresa, ou aos responsáveis pela gestão do arquivo, e partir para a implantação do plano de ação.
Referências consultadas:
GADELHA, Adriane da Silva. O diagnóstico em arquivos e sua relação com a gestão de documentos no setor público. Revista AGCRJ. n.13, 2017, p.395-418.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3. Ed. Revista e ampliada. Rio de Janeiro: Editora Fundação Getúlio Vargas, 2005.
FONTE: Como fazer diagnóstico de arquivo (linkedin.com)