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GOVERNANÇA CORPORATIVA Flavia Elias Análise administrativa: estruturas organizacionais Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto, você deve apresentar os seguintes aprendizados: � Identificar os diferentes elementos ligados às estruturas vertical e horizontal das organizações. � Reconhecer a função de um organograma e o que ele representa. � Diferenciar as características das organizações dos tipos funcional, divisional, matricial e em rede. Introdução O ordenamento, ou arranjo ótimo, dos recursos disponíveis é um processo complexo que exige muita habilidade e competência dos administradores. Uma das funções do administrador é a organização de uma empresa, que consiste na definição de responsabilidades, poder, autoridade e divisão do trabalho e no estabelecimento de mecanismos de interação. Todas estas definições são frutos de decisões tomadas pelos adminis- tradores com intuito de propiciar maior eficiência e eficácia à organi- zação e, consequentemente, uma boa governança corporativa. A boa governança corporativa está voltada para a criação de um ambiente de negócios saudável e confiável, o que também é garantido pelo desenho da estrutura organizacional. Neste texto, você vai estudar as estruturas organizacionais. Você irá aprender a identificar os elementos ligados às estruturas verticais e horizontais das organizações, a reconhecer a função de organograma e a diferenciar as características das organizações dos tipos funcional, divisional, matricial e em rede. Estruturas vertical e horizontal A estrutura organizacional ordena, agrupa e coordena atividades e recursos, buscando alcançar os objetivos e resultados estabelecidos. Segundo Oliveira (2002), “estrutura organizacional é o instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo o estabelecimento dos níveis de alçada e dos processos decisórios, visando ao alcance dos objetivos estabelecidos pelo planejamento da empresa” (OLIVEIRA, 2002, p. 12). Pode-se dizer que a estrutura organizacional se refere à forma como as atividades de uma organização – funções, tarefas, relações, procedimentos, etc. – são ordenadas para permitir que os seus objetivos sejam alcançados. Richard Daft (2008) define três elementos presentes na estrutura organizacional: 1. as relações formais de subordinação; 2. o agrupamento de indivíduos em departamentos; 3. a comunicação, coordenação e integração de esforços entre todos os setores. A partir deste contexto, formam-se dois principais tipos de estruturas organizacionais, que você vai conhecer a seguir. Organizações verticais Uma estrutura vertical apresenta diferentes níveis hierárquicos, iniciando-se, na primeira linha, com o presidente da empresa, seguido pelo vice-presidente, na segunda linha, os diretores, na terceira linha, os gerentes, na quarta linha e assim seguindo, sucessivamente, até a base da pirâmide. O número de níveis hierárquicos dependerá do tamanho da empresa. A quantidade de subordinados diretos nesse tipo de estrutura é reduzida, devido a um maior número de níveis hierárquicos (OLIVEIRA, 2002). Já os postos de trabalho são agrupados por função, em departamentos, promovendo assim uma maior especialização. O agrupamento por funções promove a eficiência, principal objetivo das estruturas mecânicas, mas inibe a inovação. Pessoas com as mesmas habilidades de conhecimento, em depar- tamentos com baixa interação e autonomia, podem sacrificar os objetivos da organização em prol dos objetivos dos departamentos ao limitar sua atuação. Análise administrativa: estruturas organizacionais154 As estruturas verticais são consideradas estruturas mais rígidas e mais lentas por sua grande centralização da tomada de decisão. A autoridade exercida é formal, baseada no cargo ocupado. A comunicação ocorre de cima para baixo, em um fluxo descendente com baixa interação e cooperação. Por todas essas características, as estruturas verticais são descritas como organizações mecânicas. A dimensão vertical da estrutura das empresas molda os relacionamentos de autoridade, subordinação, responsabilidade e accountability. A Figura 1 apresenta um modelo de estrutura vertical. Figura 1. Estrutura vertical. CO M U N IC AÇ ÃO Presidente Diretores Gerentes Supervisores Funcionários Organizações horizontais Segundo Ostroff (1999), a organização horizontal reduz níveis hierárquicos, seja por eliminação de trabalhos que não agregam valor, seja pela transferência de responsabilidades para os operadores de processos que possuem autonomia de decisão sobre suas atividades. Os ocupantes dos cargos possuem, assim, responsabilidades mais amplas, de acordo com as necessidades empresariais. Em vez de especialistas, esta estrutura conta com grupos interdisciplinares e autogeridos, em interação permanente. A comunicação ocorre no sentido horizontal e vertical, facilitada pela livre circulação de informações. Com 155Análise administrativa: estruturas organizacionais uma comunicação mais informal, a interação entre as pessoas é incentivada e se dá por meio de aconselhamento e informação, em detrimento de ordens e instruções. Para Ostroff (1999), a organização horizontal promove um ambiente de participação e colaboração, com foco contínuo no desenvolvimento das pessoas e das organizações. Como a capacidade e as habilidades de todos os envolvidos nos processos são aproveitadas, esta estrutura fomenta a implemen- tação de inovações. A tomada de decisão é mais descentralizada e informal. A obediência à autoridade é menos importante que o compromisso com as metas da organização. As estruturas horizontais são consideradas mais fluídas, flexíveis e ágeis, devido à descentralização de decisões e à organização por processos. Por essas características, são descritas como organizações orgânicas. A Figura 2 apresenta a diferença entre as estruturas horizontal e vertical. Figura 2. Diferença entre as estruturas horizontal e vertical. Fonte: Kawauchi (2015). Estrutura Vertical Estrutura Horizontal É importante ressaltar que o funcionamento de qualquer empresa depende do uso da autoridade, e que essa é concedida formal e informalmente. A auto- ridade formal é tradicionalmente mais exercida e ocorre quando um chefe tem autoridade para decidir devido ao cargo ocupado e, por causa dessa posição, é prontamente atendido. Já a autoridade informal reside nos conhecimentos, habilidades e experiências das pessoas. Essa autoridade não está relacionada Análise administrativa: estruturas organizacionais156 com a hierarquia estabelecida pelos cargos e também pode coexistir em uma organização ao lado da autoridade formal. As estruturas das empresas também podem variar em termos de diferen- ciação e integração. Diferenciação significa que a empresa é composta de diversas partes (unidades, departamentos ou áreas) que se dedicam a tipos diferentes de tarefas, usando habilidades e métodos de trabalho distintos. Já a integração significa que as diversas partes são reunidas de tal maneira que o trabalho é coordenado para tornar global um determinado objetivo. Henry Fayol, no início do século XX, descreveu o processo administrativo com a de- finição de quatro funções: planejamento, organização, direção e controle. Planejar abrange a definição de uma estratégia e também de metas e planos para alcançá-la. Já a organização trata da definição das tarefas que devem ser realizadas, de quem deve realizá-las, de como devem ser agrupadas, de quem se reporta a quem e de onde as decisões devem ser tomadas. Direção abrange as atividades ligadas à gestão das pessoas e de conflitos. E o controle envolve o processo de monitoração das atividades, garantindo a realização do que foi planejado e a correção de rumos. Muito tempo se passou, mas as funções administrativas são as mesmas ainda hoje. A função de um organograma e o que ele representa Toda empresa possui doistipos de estrutura: a estrutura informal e a estrutura formal. A estrutura informal é resultado da interação social entre as pessoas e não é reconhecida oficialmente pelos membros de uma organização. Esta surge em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos funcionários. Segundo Oliveira (2002), a estrutura formal, por sua vez, é aquela deliberadamente representada, em alguns de seus aspectos, pelo organograma. O organograma, também denominado desenho organizacional, é uma representação visual da organização da empresa, ou seja, é um modelo de sua estrutura organizacional. Ele nos diz muito sobre o funcionamento de uma organização. Por revelar o caráter formal de uma empresa, o organograma é especialmente importante para o funcionário recém-admitido. 157Análise administrativa: estruturas organizacionais A Figura 3 retrata a versão tradicional de um organograma. Figura 3. Organograma de uma estrutura formal. Fonte: Tunes et al. (2012). Presidência Diretor de Marketing Diretor de Produção Diretor de TI Gerente de TI Gerente de Produção Gerente de Marketing Diretor de RH Diretor Financeiro Gerente Financeiro Gerente de RH Contábil Fiscal Recrutamento/ Seleção Treinamento Vendas Publicidade Maquinário Estoque Suporte Manutenção Um organograma é usualmente composto por dois tipos de formas que se interligam – linhas e retângulos. As linhas representam o fluxo da autoridade, e os retângulos representam uma função, departamento, atividade, produto ou unidade de negócio. Quando os retângulos estão no mesmo nível horizontal, significa que as pessoas responsáveis por essas funções têm a mesma autoridade e poder dentro da organização. Quando um retângulo está acima de outro e diretamente ligado a ele, significa que essa função tem mais autoridade sobre a que está abaixo (MINTZBERG, 2005). Segundo Mintzberg (2005), o organograma de uma empresa retrata fiel- mente a divisão formal do trabalho e exibe de forma clara as posições existentes na organização, o seu agrupamento em unidades e as relações de autoridade e poder formal existentes entre elas. Apesar da simplicidade do desenho, ele pode ser representado de diversas formas. Para organizações mais complexas, por exemplo, utiliza-se organo- gramas circulares que permitem resumir a grandeza da organização em um gráfico menor, conforme é mostrado na Figura 4. Análise administrativa: estruturas organizacionais158 Figura 4. Exemplo de um organograma circular. Fonte: Ávila (2015). M an ut en ção Té cn ico O . S er viç o In ati vo s E1 E2 E3 Inst alação GPS GPRS Site T.I. eGestão Acesso Rem oto Hardware Desenvolvimento Software CFTV Co br an ça Re cu rs os Co m pr a Ve nd a Em is sã o Co nt ro le Fin an ce iro s Intern o Comercial O peração Externo Externo O peracional Interno O peracional A tendim ento Inspeção Atendim ento Inspeção Campo Expansão Telemarketin g SAC Ad m in is tr aç ão Organogram a O organograma circular não tem como foco principal a estrutura hierár- quica da empresa, sugerindo uma ideia de colaboração e participação entre as diversas áreas que são representadas por círculos concêntricos. Esse formato mais colaborativo e participativo auxilia na redução de conflitos. Observe também que a principal autoridade se encontra no círculo central, fluindo dele para a periferia. Ou seja, quanto mais ao centro, maior a responsabilidade. Esse modelo permite uma melhor divisão da hierarquia, com o destaque das áreas e da proximidade entre elas, sendo muito útil para estruturas organizacionais mais robustas. 159Análise administrativa: estruturas organizacionais Você pode conhecer e analisar o organograma de várias organizações de grande porte consultando suas respectivas páginas na internet. Nos links a seguir, você pode acessar os organogramas de organizações como a Votorantim, o Banco Bradesco e o Banco do Brasil. Perceba que nessas estruturas estão presentes elementos como o conselho de administração, a diretoria e os acionistas — importantes figuras do contexto da governança corporativa (GC). Visando promover aspectos como transparência, equi- dade, prestação de contas e responsabilidade corporativa no cenário organizacional, a GC está presente em muitas empresas. https://goo.gl/vvFULQ https://goo.gl/k45bC9 https://goo.gl/RioXU9 Características das organizações Não existe um modelo ideal de estrutura organizacional. As organizações podem assumir configurações distintas em função de seus objetivos empresa- riais. O importante é garantir o funcionamento eficaz, atingindo os objetivos e cumprindo a missão da organização. Estrutura funcional Segundo Daft (2008), a estrutura funcional, também denominada estru- tura tradicional ou clássica de organização, utiliza a função organizacional como agrupamento. A organização se divide segundo diferentes funções, como produção, finanças, recursos humanos, comercial, marketing, etc. Os recursos alocados em cada departamento respondem a um único comando ou autoridade. Além disso, cada área tem pessoas que possuem conhecimentos e habilidades similares. Análise administrativa: estruturas organizacionais160 Essa estrutura é usualmente utilizada pelas empresas que estão iniciando suas atividades, pela facilidade de agrupar as tarefas, e também por organiza- ções que atuam em ambientes mais estáveis. O objetivo da estrutura funcional é a obtenção de eficiência, com a maior utilização dos recursos disponíveis. Essa estrutura preza pela manutenção da ordem, da disciplina, dos regulamentos e dos procedimentos. A Figura 5 mostra um exemplo de estrutura funcional. Figura 5. Estrutura funcional. Presidência RH Finanças Marketing Produção Estão presentes nessa estrutura departamentos de linha e departamentos de apoio. Os departamentos de linha são responsáveis pelas atividades- -objeto da empresa, seus bens ou serviços primários. As principais decisões organizacionais são tomadas por esses departamentos. Já os departamentos de apoio são aqueles que fornecem habilidades em forma de serviços de assessoria e/ou consultoria aos departamentos de linha. Na estrutura funcional são comuns os conflitos entre os departamentos de linha e de apoio. Isso porque esse tipo de departamentalização promove a diferenciação funcional, mas não garante a integração. As principais causas de conflito são as aspirações e metas diferentes. As aspirações de crescimento na carreira nas funções de apoio dependem da perícia na área específica, enquanto, nas funções de linha, dependem do conhecimento no segmento de negócios. O Quadro 1 mostra os pontos fortes e fracos da estrutura funcional. 161Análise administrativa: estruturas organizacionais Fonte: Adaptada de Daft (2008, p. 98). Pontos fortes Pontos fracos Permite economias de escala nos departamentos funcionais Facilita atingir as metas funcionais É mais indicada para uma organização com poucos produtos O tempo de resposta/reação às mudanças geralmente é lento A maior centralização pode sobrecarregar a hierarquia A coordenação horizontal é deficiente, pela dificuldade de comunicação interdepartamental Promove menos inovação Restringe a visão geral da organização Quadro 1. Pontos fortes e pontos fracos da estrutura funcional. Estrutura divisional Com o crescimento e a diversificação das organizações, muitas vezes as estruturas funcionais se reestruturam em estruturas divisionais, dada a difi- culdade dos departamentos funcionais em gerenciar muitos produtos, clientes ou regiões geográficas. Na estrutura divisional, as funções são agrupadas em uma só divisão e multiplicadas em todas as divisões. Cada divisão contará com um departamento de marketing, de finanças, de RH e assim por diante. Esse tipo de estrutura é indicado para empresas que atuam em diferentes mercados e, por isso, precisam de estratégias de comercialização específicas, ou para organizações que possuem uma linha de produtos e uma carteira de clientesdiversificados. Na estrutura divisional, a empresa é segmentada em unidades separadas e autossuficientes, e não por funções (DAFT, 2008). O agrupamento da estrutura divisional pode ser feito por unidades de produtos, de mercados ou de clientes. Todos os recursos necessários à produ- ção são agrupados em uma unidade estabelecida de acordo com os objetivos da organização. A Figura 6 mostra um exemplo de estrutura divisional com unidades estabelecidas por área geográfica. Análise administrativa: estruturas organizacionais162 Figura 6. Exemplo de uma estrutura divisional. Fonte: Pontes (2010). Presidência RJ SP MG RS Marketing Finanças R.H. Operações Marketing Finanças R.H. Operações Marketing Finanças R.H. Operações Marketing Finanças R.H. Operações Segundo Sobral e Peci (2008), a estrutura divisional destina-se a organi- zações grandes e maduras, com: � linha de produtos ou serviços diversificados; � atuação em mercados diferentes, que exigem estratégias de comercia- lização específicas; � produtos ou serviços que demandam tecnologias diferenciadas de produção; � presença em áreas geográficas distantes. 163Análise administrativa: estruturas organizacionais O Quadro 2 mostra os pontos fortes e fracos desse tipo de estrutura organizacional. Fonte: adaptada de Daft (2008, p. 101). Pontos fortes Pontos fracos Adequada para ambientes instáveis, que exigem mudanças rápidas Permite o foco no cliente Permite alta coordenação intradivisional Facilita a diferenciação em produtos, regiões e clientes Descentraliza as decisões Reduz ou minimiza a economia de escala em departamentos funcionais Reduz a coordenação Reduz ganhos de especialização técnica Dificulta a integração e a padronização entre linhas de produtos Quadro 2. Pontos fortes e fracos da estrutura divisional. Estrutura matricial A estrutura matricial é utilizada por organizações que precisam focar em funções e produtos ao mesmo tempo, maximizando os pontos fortes das estruturas funcional e divisional. Um aspecto específico da estrutura matricial é a dupla ou múltipla subordinação, em que o especialista responde aos gerentes funcionais e aos gerentes de projetos simultaneamente, de acordo com a atividade específica que desempenha em um determinado momento. Essa dupla ou múltipla linha de comando pode causar conflitos de interesses em relação a atividades, prioridades e tempo de dedicação a cada atividade, por exemplo. A Figura 7 apresenta um exemplo de estrutura matricial. Análise administrativa: estruturas organizacionais164 Figura 7. Estrutura matricial. Fonte: Pontes (2010). Sta� Coorporativo Marketing Operações Finanças RH Diretor da Divisão 1 Marketing Operações Finanças RH Diretor da Divisão 2 Marketing Operações Finanças RH Diretor da Divisão 3 Marketing Operações Finanças RH Presidência Bons exemplos de estrutura matricial são as empresas que atuam por projetos: uma agência de publicidade, por exemplo. Ela atua simultaneamente em projetos para diversos clientes, compartilhando seus profissionais. Essa configuração permite que um mesmo recurso esteja subordinado a mais de uma pessoa, de acordo com o projeto em que esteja atuando, eliminando a unidade de comando. 165Análise administrativa: estruturas organizacionais O Quadro 3 apresenta os pontos fortes e fracos da estrutura do tipo matricial. Fonte: adaptada de Daft (2008, p. 104). Pontos fortes Pontos fracos Possibilita um ambiente mais participativo, pois depende da colaboração de muitas pessoas diferentes Possibilita maior autonomia aos funcionários Enfatiza a interdependência entre os departamentos Gera mais facilidade em controlar os resultados A dupla subordinação pode criar conflito de interesses Dificuldade de adaptação por parte de alguns funcionários Comunicação deficiente Quadro 3. Pontos fortes e fracos da estrutura matricial. Estrutura em rede Uma estrutura em rede promove a interligação de uma organização com outras organizações visando a sinergia para o alcance de objetivos específicos e comuns. Dessa forma, uma organização pode ter um fornecedor na China, um distribuidor na Alemanha, parte da produção em Hong Kong, e assim por diante (DAFT, 2008). A Figura 7 traz um exemplo desse tipo de estrutura. Análise administrativa: estruturas organizacionais166 Figura 8. Estrutura em rede. Fonte: Pontes (2010). Presidência Qualidade Marketing Recursos Humanos Engenharia Operações e Logística Finanças Essa rede de relacionamentos entre muitas empresas são arranjos fle- xíveis e dinâmicos, nos quais os membros da rede muitas vezes são unidos por contratos temporários, que estipulam os resultados esperados, e não por uma hierarquia. O papel dos gestores é a coordenação e integração da rede, em detrimento do controle e do comando. Trata-se de uma estrutura flexível, fluida, plural e descentralizada que pode oferecer inovação, reação rápida a ameaças e oportunidades e riscos reduzidos. O Quadro 4 apresenta os pontos fortes e fracos das estruturas em rede. Fonte: adaptada de Daft (2008, p. 106). Pontos fortes Pontos fracos Facilita o acesso a mercados globais Mais rapidez e respostas a alterações no ambiente Partilha de custos e capacidades Dificuldade em determinar as fronteiras da organização Redução do controle operacional Quadro 4. Pontos fortes e pontos fracos da estrutura em rede. 167Análise administrativa: estruturas organizacionais O livro “A sociedade em rede”, de Manuel Castells (2002), publicado no Brasil em 2002, apresenta um ensaio precioso sobre as transformações em curso na sociedade mundial, tendo como foco, justamente, a transição da “era industrial” para a “era pós-industrial”, denominada pelo autor de “era informacional”. Entre as tendências apresentadas, o autor afirma que organizações mais competitivas priorizam a sua atuação em “redes”, e que essas novas formas organizacionais serão predominantes na nova economia informacional. Análise administrativa: estruturas organizacionais168 ÁVILA, R. Modelos de Organogramas. Luz planilhas empresariais, Rio de Janeiro, 2015. Disponível em: <https://blog.luz.vc/o-que-e/modelos-de-organogramas/>. Acesso em: 20 out. 2017. BANCO CENTRAL DO BRASIL. Organograma. Brasília, DF, 2012. Disponivel em: <https:// www.bcb.gov.br/Adm/sobre/port/organograma.asp>. 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